Din multitudinea de documente contabile am selectat principalele  zece tipuri de documente

contabile: 1- Factura; 2 – Nota de intrare receptie si constatare diferente; 3 – Chitanta; 4 – Borderou

de achizitie; 5 –  Bon fiscal; 6 – Bon consum ; 7 – Dispozitie de plata (catre casierie); 8 – Dispozitie de
incasare (catre casierie); 9 – Ordin de plata; 10 – Ordin de deplasare. Asa cum ne-am obisnuit, in
domeniul financiar –contabil exista pentru orice o lege, o norma, un regulament. Modul de intocmire
si utilizare a documentelor financiar-contabile este reglementat  prin Ordinul 3512 al ministrului
economiei si finantelor si prin Legea 571/2003 privind Codul Fiscal.   1. Factura se utilizeaza in cazul
livrarilor de bunuri si servicii. Se intocmeste in 3 exemplare, din care unul merge catre client, unul se
depune in contabilitatea proprie, iar al treilea ramane la cotorul carnetului de facturi. Factura fiscala
trebuie sa cuprinda obligatoriu urmatoarele informatii: a) seria si numarul facturii; b) data emiterii
facturii; c) numele, adresa si codul de inregistrare fiscala al persoanei care emite factura; d) numele,
adresa si codul de inregistrare fiscala, dupa caz, al beneficiarului de bunuri sau servicii; e) denumirea
si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate; f) valoarea bunurilor sau serviciilor,
exclusiv taxa pe valoarea adaugata; g) cota de taxa pe valoarea adaugata sau mentiunea scutit cu
drept de deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabil sau neinclus in baza de impozitare,
dupa caz; h) valoarea taxei pe valoarea adaugata, pentru operatiunile taxabile. Detalii despre acest
subiect gasiti in Ce trebuie sa stii despre facturare, Sanatatea Buzoiana din 22 septembrie.   2. Nota
de intrare – receptie si constatare diferente (NIR) serveste ca  document pentru receptia bunurilor
aprovizionate in gestiune si este documentul  justificativ de inregistrare in contabilitate a marfurilor si
a materialelor diverse. Formularul poate fi achizitionat de la orice librarie sau poate fi intocmit in
format electronic. In ambele cazuri trebuie sa tinem cont sa fie numerotat carnetul de NIR si sa se
completeze toate rubricile prevazute de formular. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura
efectuarii receptiei. Un exemplar ramane la gestionar, unul se depune la contabilitate impreuna cu
factura sau alte documente . In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si
constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare; se transmite un exemplar furnizorului,
pentru a lua la cunostinta si a confirma. Nu este obligatorie intocmirea Notei de receptii pentru toate
achizitiile. Cazurile in care exista obligativitatea intocmirii Notei de recepti –  bunuri materiale
procurate de la persoane fizice pe baza de borderou de achizitii; – marfuri intrate in gestiunile la care
evidenta se tine la pret de vanzare -este cazul magazinelor, farmaciilor cu vanzare cu amanuntul
catre populatie; –  in situatiile in care bunurile materiale prezinta diferente la receptie, pentru a le
comunica furnizorului; – bunuri materiale primite fara factura (cazul consignatiilor, bunuri care
urmeaza sa fie prelucrate si restituite furnizorului sau bunuri pentru care factura va sosi mai tarziu);
–  bunuri materiale insotite de factura dar care urmeaza sa intre in gestiuni diferite (cazul in care
exista mai multe puncte de lucru). Atunci cand se receptioneaza marfuri cu pret de amanunt, sunt
obligatorii si informatiile urmatoare: pretul de achizitie al cantitatii receptionate; adaosul comercial
unitar si total; pretul de achizitie unitar plus adaosul comercial; valoarea la pret de vanzare, inclusiv
TVA. Atentie, preturile de vanzare nu trebuie sa fie mai mici decat preturile de intrare, pentru ca
legea considera asta ca fiind evaziune fiscala! In  alte cazuri decat cele mentionate mai sus
inregistrarea in contabilitate se face pe baza facturilor care insotesc bunurile. Amintim ca pentru
mijloacele fixe ce nu necesita punere in functiune, inregistrarea in contabilitate se efectueaza
conform facturii.    3. Chitanta serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in
casieria unitatii. Aceasta suma poate reprezenta o suma incasata de la un client,  o restituire a
avansului dat cu ocazia deplasarii, o incasare de sume necuvenite la salariu sau alte cazuri similare.
Prin urmare, chitanta este intocmita in momentul incasarii sumei respective de bani. La fel ca si in
cazul facturilor, numerotarea chitantelor se efectueaza in baza unei decizii interne de numerotare.
Conducatorul unitatii desemneaza, prin decizie interna, o persoana cu atributii privind alocarea si
gestionarea numerelor aferente; se va aloca o serie si un interval de numere. Carnetele de
chitantiere pot fi achizitioanate de la orice librarie sau pot fi intocmite in format electronic.
Chitantele se intocmesc in trei exemplare: unul  pentru platitor, un exemplar se depune in evidenta
contabila proprie pentru a fi inregistrata in registrul de casa si cel de-al treilea ramine la cotor.

Citeste mai mult: https://sanatateabuzoiana.ro/10-documente-contabile-pe-care-trebuie-sa-le-

cunosti-i/

4. Borderoul de achizitie se utilizeaza in cazul cumpararilor de la persoane fizice care nu sunt

organizate intr-o societate comerciala sau alte forme de organizare impozabile (cumparari de
la piata). Trebuie sa tinem cont ca in aceste cazuri este obligatorie intocmirea Notei de
Receptii. Borderoul de achizitie serveste ca  document de inregistrare in gestiune a produselor
cumparate si este document justificativ de inregistrare in contabilitate a valorii produselor
cumparate, fiind totodata documentul care justifica sumele platite din casa pentru achizitia
respectiva. Se intocmeste in doua exemplare (un exemplar se depune in contabilitatea proprie
iar cel de-al doilea ramane la cotorul carnetului), de catre delegatul insarcinat sa
aprovizioneze unitatea cu produse de pe piata taraneasca, de la producatorii  individuali sau de
la alte persoane fizice. Se semneaza de delegatul care face achizitiile respective si de
gestionarul care primeste marfa. Borderoul de achizitii trebuie sa contina obligatoriu un
minim de  informatii pentru a putea fi inregistrat in contabilitate: denumirea unitatii; codul de
identificare fiscal; sediul (localitatea, str., numar, judet);  denumirea; numarul si data (ziua,
luna, anul) intocmirii formularului. Trebuie de asemenea sa contina date despre operatiunea
economica : denumirea produselor, UM, cantitate, pret, valoare, suma platita, semnatura de
primire a sumei, precum si date despre producatorul de la care s-a facut achizitia, respectiv,
numarul si data contractului, numele producatorului, domiciliul, seria si numarul actului de
identitate.   5. Bonurile fiscale Toti agentii  economici care efectueaza livrari de bunuri cu
amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie au obligatia de a emite bon
fiscal. Reglementarile privind casele de marcat fiscale sunt cuprinse in OUG 28/1999
actualizata si republicata si in normele de aplicare a acestui act normativ (HG 479/3003).
Bonurile fiscale emise vor fi predate clientilor. La solicitarea acestora, operatorii economici
trebuie sa le elibereze si factura fiscala.   Anumite activitati sunt scutite de obligatia de a
emite bonuri fiscale: comertul ocazional cu produse agricole autohtone efectuat de catre
producatorii agricoli individuali detinatori de autorizatie in piete si targuri , vanzarea de ziare
si reviste prin distribuitori specializati, transportul public de calatori in interiorul localitatilor,
activitatile pentru care incasarile se realizeaza pe baza de bonuri cu valoare fixa, cum sunt, de
exemplu, biletele de acces la spectacole, muzee, expozitii sau biletele de participare la jocuri
de noroc; activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu
implica crearea unei societati comerciale; serviciile medicale cu plata prestate la domiciliul
sau la locul de munca al clientului  si altele. Putem sa concluzionam ca un CMI nu este
obligat sa emita bon fiscal. Deci incasarile se pot face pe baza facuturii si chitantei sau numai
a chitantei. Daca  activitatea sanitara este organizata in SRL sau ONG, atunci SRL-ul sau
ONG –ul are obligatia de a emite bon fiscal. Exceptie fac serviciile prestate la domiciliul
clientului.   Cum iti procuri casa de marcat si ce pasi ai de urmat pentru fiscalizarea ei ?
Aparatele de marcat electronice fiscale sunt livrate numai prin distribuitori autorizati de
Ministerul Finantelor. Acestia au dreptul de a comercializa aparate de marcat electronice
fiscale, inclusiv produsele complementare acestora, dar au si obligatia sa asigure service la
aceste aparate atat in mod direct, cat si prin alti operatori economici acreditati. Dupa ce ai
achizitionat un aparat de marcat de la unul dintre distribuitorii autorizati, trebuie sa il
inregistrezi in Registrul pentru evidenta aparatelor de marcat electronice fiscale instalate,
intocmit la nivelul fiecarui judet si al Municipiului Bucuresti.   Aparatul de marcat electronic
fiscal emite trei categorii de documente: bonul fiscal, rola jurnal si raportul Z. Bonul fiscal
este un document emis de un aparat de marcat cu ocazia efectuarii livrarilor de bunuri sau
prestarilor de servicii si cuprinde detalierea datelor referitoare la acestea, in functie de
specificul activitatii desfasurate. El trebuie sa contina obligatoriu o serie de date, care trebuie
sa fie lizibile si univoce. Este vorba despre: data, ora si minutul emiterii bonului fiscal,
numarul de ordine al acestuia, numele sau codul operatorului, denumirea fiecarui bun livrat
sau a serviciului prestart, pretul unitar, cantitatea, valoarea pe fiecare operatiune, inclusiv taxa
pe valoarea adaugata, cu indicarea cotei acesteia, valoarea totala a bonului, inclusiv taxa pe
valoarea adaugata, valoarea totala a taxei pe valoarea adaugata pe cote ale acesteia, cu
indicarea nivelului de cota. Atentie ! Comisarii Garzii financiare au dat amenzi pentru lipsa
unor elemente de pe bonul fiscal ! Raportul Z se emite la inchiderea zilei, totalizeaza toate
operatiunile din ziua respectiva si se depune in contabilitatea proprie. Rola jurnal sau rola
martor este copia bonurilor fiscale, iar dupa schimbare, trebuie pastrata in arhiva unitatii.

Citeste mai mult: https://sanatateabuzoiana.ro/10-documente-contabile-pe-care-trebuie-sa-le-

cunosti-ii/

6. Bonul consum serveste ca document de eliberare din magazie a materialelor diverse si

document justificativ de inregistrare pe cheltuieli ale consumurilor de material.  Se poate
cumpara de la orice librarie un carnet de bonuri de consum, dar poate fi facut si in format
electronic. Se intocmeste in doua exemplare, un exemplar se depune obligatoriu la
compartimentul Contabilitate si un exemplar ramane la cotorul carnetului.  Continutul
minimal obligatoriu de informatii al formularului este:   denumirea unitatii, numarul
documentului, data eliberarii, denumirea materialului, cantitatea necesara, U/M, cantitatea
eliberata, pretul unitar, valoarea (dupa caz ), data si semnatura gestionarului si a primitorului.
Bonul de consum este asadar un document obligatoriu prin care se  justifica eliberarea
bunurilor din gestiunea societatii in consum si a inregistrarii cheltuielilor cu consumul
materialelor in evidenta contabila.    7. Dispoziţie de plata (catre casierie), asa cum ii arata si
numele, dispune o plata catre caseria proprie. Este un document care se utilizeaza ca
document justificativ in cazul platilor diverse cu numerar. De exemplu,  aporturile aduse de
asociati  in numerar, sau daca se acorda avansuri spre decontare si alte plati cu numerar, se
inregistreaza  cu acest document.       Se intocmeste intr-un exemplar, de catre compartimentul
financiar-contabil.       Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil, se
aproba de catre conducatorii unitatii si ramane ca anexa la registrul de casa.     8. Dispoziţie de
încasare (către casierie) se utilieaza pentru incasarea sumelor diverse  prin caseria proprie,
cum ar fi aport asociati, incasari din avansuri spre decontare neutilizate si alte incasari cu
numerar. Este un  document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate,
in cazul incasarilor  in numerar efectuate fara alt document justificativ.       Se intocmeste intr-
un exemplar de compartimentul financiar-contabil.       Se semneaza de intocmire la
compartimentul financiar-contabil, se aproba de catre conducaorii unitatii si ramane ca anexa
la registrul de casa.     9. Ordinul de plata se utilizeaza pentru a efectua o plata dintr-un cont la
banca in alt cont bancar. Se pot efectua plati cu ordin de plata catre bugetul de stat, catre un
furnizor de bunuri sau servicii sau catre salariatii proprii pentru virarea salariilor in carduri.
Fiecare banca are un formular propriu de ordin de plata. Exceptie fac platile catre bugetul de
stat, care pot fi facute in format electronic, pe modelul dat de catre Ministerul de Finante.
Viramentele bancare pot fi facute si prin intermediul internet banking-ului, fara a utiliza
formular de ordine de plata. Ordinele de plata se numeroteaza in momentul intocmirii si se 
inregistreaza  in ordine cronologica intr-un registru .   10. Ordinul de deplasare  serveste ca 
dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea, pentru decontarea de catre titularul
de avans a cheltuielilor efectuat, pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de
titularul de avans, document justificativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste intr-un
exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea,
precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in
numerar. Poate fi achizitionat de la orice librarie.

Citeste mai mult: https://sanatateabuzoiana.ro/10-documente-contabile-pe-care-trebuie-sa-le-

cunosti-iii/