ECHIPAMENTE SPECIFICE SI PROGRAME INFORMATICE

UTLIZATE ÎN ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABILĂ

APARATE DE MARCAT ELECTRONICE FISCALE

Nevoia de informatii interne a entitatii, intre care si cele contabile, joaca un rol important si este din
ce in ce mai pregnanta in contextul schimbarilor din mediul concurential.
Rolul mijloacelor tehnice in acest sens este determinant,d deoarece diminueaza efortul suplimentar pe
care il implica obtinerea unui volum mare de informatii.Explozia de posibilitati oferite de catre aceste
mijloace tehnice noi si-a gasit variate forme de manifestare si in domeniul economic, de la capacitatea
deosebita de colectare si prelucrare a datelor pana la raportari diverse si sofisticate de de informatii.

1. ECHIPAMENTE FISCALE
Operatorii economice care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii
direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.
Aparate de marcat electronice fiscale (AMEF) sunt: casele de marcat, precum si alte sisteme ce
includ dispozitive cu functii de case de marcat, care inglobeaza constructiv un modul fiscal, prin intermediul
caruia controleaza memoria fiscala, dispozitivul de imprimare si afisajul client .
Memoria fiscala este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuia sa permita
obligatoriu acumulari progresive ale datelor fara ca acestea sa poata fi modificate sau sterse, precum si
conservarea in timp a acestora pe o perioada de minimum 10 ani.
In memoria fiscala se stocheaza urmatoarele date: denumirea si codul fiscal al emitentului, adresa de
la locul de instalare a aparatului si logotipul si seria fiscala ale aparatului.
Aparatele de marcat electronice fiscale sunt sigilate prin aplicarea unui sigiliu fiscal de catre
persoanele autorizate in acest scop de Ministerul Finantelor Publice .
Operatori economici denumti si utilizatori , au obligatia sa emita bonuri fiscale cu aparate de marcat
electronice fiscale si sa le predea clientilor. La solicitarea clinetilor, utilizatorii vor elibera acestora factura
fiscala.
Clientii solicita si pastreaza bonurile fiscale asupra lor pana la parasirea unitatii de livrare a bunurilor
sau de prestare a serviciilor in vederea prezentarii lor la un eventual control, pentru justificarea acestora.
Sunt exceptati de la utilizarea casei de marcat:
● Comertul ocazional cu produse agricole autohtone efectuat de catre producatorii agricoli individuali
detinatori de autoriziatie in piete, targuri, oboare sau in alte locuri publice autorizate, livrarile de bunuri
efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin
automate, precum activitatile de jocuri de noroc desfasurate cu mijloace tehnice de joc ce fuctioneaza pe baza
acceptatoarele de bacnote sau monede;
• Serviciile de alimentatie publica efectuate in mijloace de transport public de calatori;
• Vanzarea de ziare si reviste prin distribuitori specializate;
• Transportul public de calatori pe baza de bilete sau abonamente tiparite conform legii, precum si cu
metroul

1
 • Activitatile pentru care incasarile se realizeaza pe baza de bonuri cu valoare fixa tiparite conform legii,
bilete de acces la spectacole,muzee,expozitii,targuri si oboare, gradini zoologice si gradini botanice,
biblioteci, locuri de parcare pentru autovehicule, bilete de participare la jocuri de noroc si altele similare;
• Activitatile de asigurari si ale caselor de pensii, precum si activitatile de intermedieri financiare, inclusiv
activitatile auxiliare acestora
Nu sunt acceptate activitatile de schimb valutar cu numerar si substitute de numerar pentru persoane
fizice, altele decat operatiunile efectuate de punctele de schimb valutar din incinta institutiilor de credit,
apartinand acestor institutii, precum si cele efectuate prin intermediul automatelor de schimb valutar;
• Activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica crearea unei
societati comerciale;
• Vanzarea obiectelor de cult si serviciilor religioase prestate de institutiiile de cult;
• Comertul cu amanuntul prin comis-voiajori, precum si prin corespondenta, cu exceptia livrarilor de
bunuri la domiciliu efectuate de magazine si unitatile de alimetatie publica, pe baza de comanda;
• Serviciile de instalatii, reparatii si intretinere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului
• Vabzarea pachetelor de servicii turistice say de componente ale acestora de catre agentiile de turism,
definite potrivit legii
• Furnizarea la domiciliul clientului a energiei electrice si termice, a gazelor naturale, a apei, a
serviciilor de telefonie, inclusiv prin cablu, de internet;
• Efectuarea lucrarilor de constructii, reparatii, amenajari si intretinere de locuinte;
• Serviciile medicale cu plata prestate la domiciliul sau la locul de munca al clientului.
Persoanele fizice (PFA) si asociatiile familiale care efectueaza comert cu amanuntul si prestari de servicii
catre populatie sunt obligate sa utilizeze case de marcat.

2. VERIFICAREA, PREGATIREA SI UTILIZAREA CASEI DE MARCAT

Aparatele de marcat electronice fiscale sunt livrate prin distribuitori autorizati. Distribuitorul
autorizat are dreptul de a comercializa aparatele de marcat electronice fiscale, inclusiv produsele de
complementarea acestora, pentru care a obtinut avizul, precum si obligatia sa asigure service la aceste aparate
atat in mod direct, cat si prin alti operatori economici acreditati de catre acesta.
Distribuitor autorizat nu poate fi decat producatorul sau importatorul aparatului respectiv.
Conform legislatiei in vigoare privind utilizare AMEF este necesar ca agentul economic, numit
utilizator, sa parcurga urmatoarele etape si sa intocmeasca documentatia aferenta:
1.Achizitionarea AMEF de la un distribuitor autorizat
• Factura fiscala de cumpararea a A.M.E.F
• Dovada achitari facturi fiscale-OP/chitanta
2.Pregatirea dosarului necesar obtinerii numarului de ordine din Registrul de evidenta AMEF
• Copie dupa Certificatul Unic de inregistrare;
• Dovada spatiului (contract de inchiriere sau de certificat constatator)
• Copie dupa actul de identitate al Administratorului
• Dovada ca este autorizat pentru vanzarea ambulanta (in situatia in care se doreste fiscalizarea casei pe
<<Ambulant>>);
• Stampila societatii;
• Cererea de atribuire a numarului de ordine din Registrul de evidenta al A.M.E.F (2 exemplare)
• Factura fiscala de cumparare a A.M.E.F – copie;

2
 • Dovada achitari facturi fiscale (O.P/Chitanta) – copie;
• Proces verbal de sigilare;
• Avizul privind distribuirea si utilizarea A.M.E.F.
3.Fiscalizarea AMEF
• Cererea de fiscalizare;
• Se completeaza si se sigileaza Cartea de interventie si Registrul Special
• Se programeaza casa de marcat: antet (contine cel putin denumirea si codul fiscal/codul unic de
inregistrare ale utilizatorului, adresa de la locul de instalare a aparatului sau dupa caz, mentiunea
“comert ambulant”), grupe fiscale,operatori, coduri produse, data si ora. Se emite un bon nefiscal,
care va fi aratat clientului pentru confirmarea corectitudinii programarii;
• Se fiscalizeaza casa de marcat, procedura din care rezulta emiterea unui bon cu data si ora fiscalizarii,
emiterea unui bon fiscal. Aceste 2 bonuri sunt atasate in Curtea de interventie, completandu-se data
si ora fiscalizarii, ultimul numar al bonului fiscal si al raportului Z, emise la finalul operatiunilor de
proba, instruirea operatorului si integritatea sigiliului. Daca se emite si raportul Z, acesta este inmanat
beneficiarului;
• Se completeaza in 4 exemplare declaratia de instalare;
• Se inregistreaza in maxim 24 de ore, la Administratia Financiara, declaratiile de instalare;
• Se depun în limitele legale, la sediul distribuitorului, 2 declaratii de instalare, inregistrate la
Administratia Financiara.
4.Utilizarea casei de marcat
Raportul fiscal de inchidere zilnica:
Este documentul de finalizare a gestiunii pe termen scurt, rescpectiv zi de lucru si trebuie sa
cuprinda:
• Antetul bonului fiscal;
• Numarul de ordine al raportului Z, care este numai crescator si se inregistreaza in control Z;
• Data emiterii raportului Z, respectiv ora, ziua, luna si anul;
• Numarul avariilor care determina stergerea memoriei RAM si ora producerii acestora. In cazul
stergerii memoriei RAM, utilizatorul are obligatia de a reintroduce datele inscrise pe rola-jurnal
privind tranzactiile efectuate de la ultima inchidere zilnica pana in momentul stergerii memoriei
RAM.
• Numarul bonurilor fiscale emise in ziua raportata;
• Logotipul si seria fiscala ale aparatului;
• Valoarea totala zilnica a operatiunilor si totalul TVA
• Valoarea totala zilnica a operatiunilor si TVA defalcata pe cote ale acesteia, cu indicarea nivelului de
cota
• Valoarea totala zilnica a operatiunilor scutite de TVA
• Valoarea altor taxe care nu se cuprind in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata.

Registrul special:
Este documetnul care se utilizaeaza dupa defectarea aparatelor pana la repunerea acestora in
functiune prin consemnarea tuturor operatiunilor de vanzare.

3
 Raportul fiscal de inchidere zilnica si regstril special sunt documente care stau la baza inregistrarii in
evident contabila a firmei utilizatoare a veniturilor si a TVA colectata rezultata din desfasurarea activitatilor
de comert si prestari de servicii catre populatie.
Aceleasi documente trebuie consemnate si in jurnalul de vanzari, sumele fiind preluate si raportate
prin decontul de TVA cod 300.
Bonul Fiscal trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:
• Denumirea si codul fiscal ale emitentului
• Adresa de la locul de instalare a aparatului
• Logotipul si seria fiscal a aparatului
• Numarul de ordine, data si ora emiterii;
• Denumirea fiecarui bun livrat sau serviciu prestat;
• Pretul sau tariful unitar, cantitatea,cantitatea, valoarea pe fiecare operatiune, inclusive TVA cu
indicarea cotei de TVA
• Valoarea totala a bonului, valoarea totala a TVA pe cote de taxa cu indicarea nivelului de cota,
valoarea totala a operatiunilor scutite de TVA si valoarea altor taxe care nu se cuprind in baza de
impozitare a TVA, daca este cazul;
Raportul fiscal de inchidere zilnica reprezinta documentul de baza caruia se inregistreaza veniturile
din activitatea de comert sau de prestari servicii in contabilitate.
Firmele care utilizeaza case de marcat sunt obligate sa foloseasca numai consumabile furnizate de catre
distribuitorii autorizati, care asigura mentinerea lizibilitati datelor pe o perioada de arhivare cuprinsa intre 2 si
10 ani. Consumabilele trebuie personalizate de catre distribuitori prin marcarea lor cu datele necesare
identificarii.
Utilizatorii sunt obligati sa afiseze la loc vizibil anunturi de atentionare a clientilor cu privire la obligatia
acestor de a solicita si a pastra bonurile fiscal pana la parasirea unitatii.
Raportul casei de marcat
- Se transmite automat la ANAF.
- Se depune on-line lunar la Administratia finantelor publice – Declarația A4200 acolo unde nu există
conexiune la internet.

In situatia defectarii aparatelor de marcat electronice fiscal, trebuie anuntat obligatoriu distribuitorul
autorizat care a livrat aparatul sau firma de service acreditata de acesta. Pana la repunerea in functiune a
aparatelor de marcat electronice fiscal, utilizatori sunt obligati sa inregistreze intru-un registru special.
In vederea obtinerii rapoartelor mai sus prezentate, agentul economic, zilnic efectueaza urmatoarele
operatii:
• Punerea in functiune a AMEF
• Deschiderea casei de marcat;
• Verificarea functionarii: curatarea geamului scannerului, fixarea/inlocuirea rolelor, testarea
functionarii sistemului, raport functionare casa;
• Conectarea la PC daca este cazul;
• Alegerea modului de operare.

4
 MODURI DE OPERARE

OFF REG X Z PGM

TEST Inregistreaza Raportare Raportare Programare
vanzari
Afiseaza Ora Citire Golire

Totalizare
Programare

Raportare prin PC

Aceste modalitati de operare se regasesc la marea majoritate a caselor de marcat aflate pe piata
romaneasca si sunt realizate prin intermediul soft-ului furnizat de catre fiecare distribuitor autorizat.
● Pregatirea casei de marcat: verificare numerar, banda de transport, codificare marfuri, esantioane bani,
moneda divizionara;
● Respectarea regulilor de incasare: eliberare bon de casa, regimul banilor proprii, deschiderea/inchiderea
casei de marcat.
Pe parcursul zilei utilizatorul inregistrieaza operatii de incasari, plati, rambursari, utilizand diverse
modalitati de incasare/plata: carduri, bonusuri de reduceri, cash, bonuri de masa, cecuri, rambursarea
contravalorii garantii ambalajelor, ordin de plata, bani scripturali, tichete valorice.
Mijloacele tehnice utilizate in present precum: casa de marcat, cititorul de cod de bare, computerul,
scannerul, procesorul de carduri, cantarul de tip balanta integrate in tejghea de fructe si legume, casele cu
autoservire pentru comert, verificatorul de preturi, masina pentru numarat bani, echipamentele pentru
desecurizarea produselor vin in sprijinul agentului economic care pun in central activitati sale satisfacerea
cerintelor clientului la standard cat mai inalte.

3. ECHIPAMENTE DE BIROU

Calculatorul este prezent in mai toate birourile, micsorand timpul executarii lucrarilor marind
productivitatea muncii si sporind rentabilitatea firmei. De aceea este importanta dotarea cu un echipament de
calcul modern si care sa corespunda, fara mari investiti financiare cerintelor beneficiarilor.
Comunicarea este esentiala pentru o entitate si astfel pe langa clasicele instrumente telefon fix sau
mobil, fax apare necesitatea conectarii calculatoarelor in retea. O retea de calculatoare trebuie bine instalata si
configurata, transferul datelor trebuie sa se faca fluent si in deplina siguranta, ceea ce necesita o buna
administrare a retelei.
Organizarea departamentului financiar-contabil este de neconceput fara o astfel de dotare tocmai
datorita avantajelor pe care le ofera sistemul informatizat.

5
 Consecintele acestei dependente sunt in dublu sens. Pe deoparte, modul de concepere a unui system
contabil a trebuit sa aiba in vedere posibilitatile tehnice de culegere si stocare a datelor, iar pe de alta partea
perfectionarea tehnologica a constituit un stimulent in cresterea complexitati sistemelor elaborate.
Raportul efort-efect trebuie insa respectat tot timpul, orice volum de informati consemnat si utilizat
cu un efort de munca prea mare fiind ineficient. Ca urmare, obiectivele prioritare ale oricarui system de
evident consta in utilizarea unor instrumente menite sa asigure un nivel cat mai ridicat de integritate
patrimoniala, dar si sa furnizeze un set cat mai amplu de informati despre modul de desfasurare a activitati pe
baza carora sa se poata lua deciziile cele mai bune.
Alaturi de calculator in noul birou al contabilului gasim instrumente variate de lucru : Flash-usb, CD-
uri, DVD-uri, WEB-CAM, Copiator, Distrugator de documente, Aparate de indosariat, Flip-chart, Ghilotine,
Imprimanta, Laminatoare, toate avand acelasi scop: inregistrarea, stocarea, prelucrarea si transmiterea
informatiei contabile.
In domeniul IT, a carei caracteristica este dinamismul, au aparut solutii software la cererea clientului.
Acestea pleaca de la profilul firmei si al proceselor interne specifice. Utilizandu-le entitatea are sansa de-a se
diferentia de concurenta si de-a mentine avantajele prin care a devenit competitiva.
Ciclul de viata al unui proiect software incepe prin colaborarea cu specialisti in domeniu. Se porneste
de la analiza problemei, proiectarea solutilor, se ajunge la implementarea si dezvoltarea acestora, la testarea si
controlul calitatii. In final, se face instalarea produsului software si se asigura instruirea utilizatorului. Toate
acestea sunt oferite la preturi adaptate pietei romanesti.
Utilizarea diverselor softuri creaza posibilitatea unei rationalizari si analize a fluxului informational.
Aceasta din urma asigura prezentarea celor mai bune soluti software si particularizarea lor pe specificul
firmei.
Regasim in cadrul firmelor dezvoltate softuri de contabilitate financiara si de gestiune, managementul
mijloacelor fixe, managementul aprovizionari, managementul calitati, managementul resurselor umane,
salarizarea , baze de date etc.
Din ce in ce mai mult, programele soft de contabilitate, ca parte a sistemului informational, devin in
acelasi timp si o componenta indispensabila a sistemului de management.
Pornind de la sistemul contabil actual pe care se straduiesc sa-l deserveasca cu rigurozitate,
programele soft de contabilitate utilizeaza insa alte instrumente specifice, diferite de multe ori de cele care au
fost avute in vederea la conceperea initiala a sistemului. Parghiile logistice de care dispun acestea, constand
in posibilitati de configurare, filtrare , ordonare, determina ca folosirea metodelor si tehnicilor contabile si fie
abordata intr-un mod particular.