APROBAT DR.

GENERAL

PROCEDURA PRIVIND INTOCMIREA SI CIRCUITUL DECONTURILOR DE CHELTUIELI Scop. Scopul prezentei proceduri este de a ghida angajatii societatii privind modul de derulare a operatiunilor de decontare a avansurilor de trezorerie.

Procedura este structurata pe tipuri de operatiuni:

1. Intocmire decont de cheltuieli 2. Predarea catre departamentul contabilitate a deconturilor de cheltuieli

1. Intocmirea decontului de cheltuieli

Decontul de cheltuieli se intocmeste de catre titularul de avans pe societatea pe care a primit avansul spre decontare. Decontul de cheltuieli trebuie sa contina uramtoarele elemente: unitatea pe care se intocmeste decontul titularul avansului functia departamentul data la care s-a primit avansul spre decontare valoarea avansului spre decontare total decont (fata/verso) diferenta de primit/restituit semnatura titularului fata/verso semnatura sefului de compartiment precizarea documentelor justificative anexate la decont, pe verso centrul pentru care s-a facut cheltuiala(centrul de alocare al costurilor)

Documentele justificative anexate la decontul de cheltuieli pot fi : facturi fiscale achitate cu chitanta sau bon fiscal
Informatii obligatorii ce trebuie inscrise pe factura - conform legislatiei in vigoare 1. Numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic; 2. Data emiterii facturii; 3. Elemente de identificare ale furnizorului: - denumirea/numele - adresa 1

- codul de inregistrare in scopuri de TVA - forma juridica - numarul din registrul comertului; - capitalul social (subscris si varsat, daca este cazul)
4. Elemente de identificare ale clientului:

- denumirea/numele - adresa - codul de inregistrare in scopuri de TVA 5. Denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate; 6. Data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii/prestarii sau incasarii avansului. 7. Baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv TVA, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret. 8. O referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune. 9. Semnatura si stampila

bonuri fiscale
Bonul fiscal atasat la decontul de cheltuieli drept document justificativ trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: - valoare totala mai mica de 100 - stampila unitatii emitente pe verso

bonuri de combustibil
Bonurile de combustibil trebuie sa fie stampilate si sa aiba specificat pe verso numarul masinii alimentate. Pot atasa ca si document justificativ la decontul de cheltuieli bonuri de combustibil, doar angajatii care au incheiat contract de comodat cu societatea pentru masina pe care o utilizeaza si soferii pentru masinile societatii.

2. Predarea catre departamentul contabilitate a deconturilor de cheltuieli

Deconturile de cheltuieli din Centrele Medicale din tara vor fi predate impreuna cu celelalte documente in fiecare zi de luni a saptamanii pentru saptamana precedenta. Deconturile de cheltuieli ale personalului administrativ vor fi predate la contabilitate in baza unui numar de inregistrare in registrul de deconturi .

Deconturile de cheltuieli vor fi intocmite in maxim cinci zile de la primirea avansului de trezorerie impreuna cu documentele justificative . Documentele mai vechi de 1.5 luni pot fi refuzate la decontare. Nu se vor acorda avansuri de trezorerie daca exista sold nedecontat. La primire deconturile de cheltuieli vor fi verificate daca sunt intocmite conform procedurii si daca documentele justificative atasate sunt corect si complet intocmite. Operatorul deconturilor de trezorerie are obligatia inregistrarii acestora in registrul de deconturi, care poate fi intocmit in format electronic, Nr. Decontului fa fi acelasi cu al dispozitiei de plata prin care s-a acordat avansul de trezorerie. Alte observatii: -deconturile ce contin cheltuieli cu protocolul trebuiesc semnate in prealabil de top management -facturile ce reprezinta achizitii de obiecte de inventar si de mijloace fixe trebuie sa aiba atasat un proces verbal de primire , semnat de catre persoana care a primit obiectul achizitionat. -deconturile intocmite in scopul efectuarii unor deplasari in interes de serviciu (ordin de deplasare) trebuie sa contina documente a caror data sa se incadreze in perioada in care a fost facuta deplasarea. ATENTIE 1) Casierii NU vor acorda avansuri acelor pesoane ce figureaza cu avansuri neinchise. 2) Deconturi intocmite in cursul zilei vor fi trimise scanate pe mail(sau daca nu exista scaner atunci se vor trimite pe fax in atentia domnisoarei Elena Constantinescu) la sfarsitul zilei sau cel tarziu a doua zi dimineata. 3) Valoarea actelor ce nu corespund procedurii de mai sus va fi imputata persoanelor ce vor trimite aceste acte neconforme.

AVIZAT

INTOCMIT

Nume _____________ Prenume____________ Am luat la cunostinta Semnatura_________________