MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

I. GENERALITATI
I.1. DEFINITII

II.

STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII

2.1. DEPARTAMENT FINANCIAR CONTABIL

A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.2. DEPARTAMENT LOGISTICA

A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.3. DEPARTAMENT DE VANZARI

A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

I. GENERALITATI

1.1.

DEFINITII

1. Bonul de consum se intocmeste la scaderea produselor din gestiune. 2. Cost mediu ponderat (CMP) Costul unitar mediu ponderat se calculeaza ca raport intre valoarea totala a stocului initial (Si) plus valoarea totala a intrarilor (Vi) si cantitatea existenta in stocul initial (qs), plus cantitatile intrate (qi):
3. Decont de cheltuieli este un document pentru decontarea avansurilor acordate (in valuta sau in lei), cu ocazia deplasarii in tara sau in strainatate. 4. Dispozitie de incasare/plata este documentul justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

5. Factura fiscala (INVOICE) este un documentul contabil emis de o societatea comerciala (furnizorul), catre alta societate comerciala sau persoana (clientul), document ce contine lista cu produsele vandute si/sau serviciile prestate clientului de catre furnizor, conform unui contract facut in prealabil sau nu. 6. Foie de parcurs este un documentul ce cuprinde o detaliere a numarului de kilometri
parcursi pentru fiecare autovehicul in parte.

7. Lista de inventariere este documentul in care se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. 8. Nota de intrare-receptie, este documentul ce se intocmeste la insotirea stocurilor de la furnizor si la intrarea acestora in depozitul unitatii. Serveste ca document justificativ de incarcare din gestiunea magaziei.
9. Ordin de deplasare - delegatie este documentul ce justifica deplasarea in interes de serviciu a unei persoane, intr-o alta localitate.

10. Proces verbal de predare-primire este documentul ce se intocmeste la receptia valorilor materiale in cazul in care se constata deteriorarea sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative fata de datele indicate in documentele insotitoare. 11. Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv. Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii.

II.

STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII

Structura organizatorica a societatii comerciale cuprinde totalitatea compartimentelor de munca si legaturile dintre ele. In structura organizatorica a societatii se disting: Structura de conducere este organul de conducere al societatii care decide asupra politicii ei economice si comerciale: Adunarea Generala a Asociatilor, care decide in toate problemele esentiale activitatii societatii. Structura functionala include totalitatea compartimentelor, atributiilor si responsabilitatilor delimitate pe functiile societatii, intre care si functia financiarcontabil. Cuprinde:

Compartimentul financiar-contabil; Compartimentul de logistica; Compartimentul de vanzari.

II.1.

DEPARTAMENT FINANCIAR CONTABIL Departamentul Financiar Contabil se afla in subordinea D-nei. Tudor Elena in calitate de Expert Contabil, si indeplineste urmatoarele sarcini:

Organizarea contabilitatii sintetice si analitice a intregului patrimoniu; Evidenta capitalului social; Controlul operatiunilor contabile; Intocmirea declaratiilor lunare; Intocmirea Bilantului.

Contabilatea primara este efectuata de catre D-na. Minoiu Adriana cu functia de Economist si D-na Mirica Daniela Elena in calitate de contabila aflate sub supravegherea Expertului Contabil, inregistrand urmatoarele documentele contabile. Facturi fiscale; OP, B.O., C.E.C.; Decont de cheltuieli; Documentele financiare de incasari si plati interne si externe; Salarii; Participa la inventarierea stocului din depozitul firmei; Proces verbal de predare-primire; Actualizarea stocului curent cu marfuri.

A)

FORMULARE UTILIZATE

Documentele utilizate sunt: Nomenclator furnizor; Nomenclator produse; Raport (per furnizor, produs, perioada); Bon de consum; Facturi, Avize si Procese Verbale de Predare Primire.
B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu furnizorii este D-na Georgescu Camelia, care se ocupa cu

cererile de oferta si negocierea contractelor pana la

materiale.

plasarea comenzilor de marfa si

Receptia materialelor se face la data primirii facturilor si avizelor de la furnizor, in baza comenzilor de achizitie, de catre Dl. Ionica Cristian in calitate de gestionar si Dl. Surca Florea cu functia de manipulant marfa. In cazul in care marfa este in neconcordanta cu documentele de receptie sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare ce este semnat de catre gestionar si de furnizor, documentele sunt predate la departamentul de contabilitate pentru inregistrarea marfii in stoc. Incarcarea sau descarcarea stocului cu marfuri se face de catre D-na. Minoiu Adriana pe baza actelor primate de la gestionar. Marfurile se definesc in sistem (nomenclator) cu un cod de material definit, in functie de furnizor. Formula utilizata pentru intrarile si iesirile din stoc este Costul Mediu Ponderat care se calculeaza dupa fiecare intrare. Actualizarea costului unitar mediu ponderat dupa fiecare intrare, este obtinuta prin urmatoarea formula :
CMP = Si +Vi qs + qi

Avantajele si dezavantajele metodei C.M.P.

Avantaje: valoarea intrarilor si iesirilor din stoc sunt mai aproape de realitate. Dezavantaje: datorita complexitatii sale, utilizarea acestei metode/variante de calcul este dificila pentru ciclurile de exploatare in care miscarile de stocuri sunt foarte numeroase.

Necesarul de marfuri consumabile este aprobat de catre D-na Georgescu Camelia si se preda la departamentul contabilitate. Contabila verifica stocul curent si opereaza iesirea marfii din gestiune, generand Bonul de consum care se preda la gestionar. Dupa pregatirea marfii gestionarul semneaza documentul de iesire si-l preda la contabilitate. Inregistrarea cheltuielilor in avans se face pe baza Dispozitiei de incasare/plata unde se trec datele salariatul care primeste sau deconteaza banii incasati. La sfarsitul lunii salariatul inregistreaza toate documentele ce justifica cheltuielile efectuate (chitantele si bonurile fiscale) in Decont de cheltuieli, care se preda la departamentul contabilitate.

DOCUMENT
Cerere de oferta

FLUX
Generare Comanda Descarcare marfa

RESPONSABIL
Administrator

Manipulant marfa

Factura, Aviz, P.V.

Receptie marfa

Gestionar
Creare cod furnizor

Nomenclator

Inregistrare furnizor

Furnizor nou

Economist
Creare cod marfa

Inregistrare cod marfa

Marfa noua

Fise de magazie

Stoc materiale

Gestionar

Necesar Consum, Bon de consum

Consum marfa firma

Economist

Comanda

Comanda client

Agentii de Vanzari

2.2. DEPARTAMENT LOGISTICA Compartimentul de logistica se afla in subordinea D-nei Georgescu Camelia cu functia de Administrator, avand urmatoarele atributii: sarcini. Raspunde de organizarea logistica a firmei. Asigura si raspunde de aprovizionarea materilor, marfurilor si mijloacelor fixe; Pastreaza permanent legatura cu furnizorii si negociaza conditii financiare favorabile firmei; Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor

Aprovizionarea cu marfuri se desfasoara pe baza contractelor incheiate cu furnizori, in care se precizeaza denumirea marfurilor ce se achizitioneaza, cantitatile, termenele de livrare, conditiile de transport si termenele de plata. In temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991 societatea are obligatiunea de a intocmi cel putin o data pe an pentru stabilirea plusurilor si minusurilor din gestiune. Administratorul societatii stabileste prin decizia de inventariere persoanele din comisie. Inainte de inceperea operatiunii de inventariere se iau urmatoarele masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru:

Stabilirea ordinii in care se efectueaza inventarierea marfii;

Sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, intocmirea etichetelor de raft, separarea bunurilor deteriorate de cele in stare buna; Asigurarea mijloacelor necesare identificarii marfii (cataloage, mostre, liste etc); Sigilarea cailor de acces catre magaziei cu exceptia locului in care s-a inceput inventarierea, care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi. Gestionarul intocmeste o declaratie scrisa in care specifica numarul si data ultimului document de intrare si de iesire a marfii din gestiune. Daca operatiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa se permita expedieri la clienti, iar operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele

respective "primit in timpul inventarierii" sau "eliberat in timpul inventarierii", dupa caz, in scopul evitarii inventarierii duble sau a omisiunilor. Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu se desfac decat prin sondaj, acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere respective. Rezultatul inventarierii se inregistreaza in Lista de inventariere si sunt semnate pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate in gestiune si nesupuse prelucrarii, se inscriu separat in listele de inventariere. Materialele, obiectele de inventar, produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri, indicandu-se codul, unitatea de masura, unii indici calitativi. Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere, cu evidenta tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte. Rezultatele inventarierii se consemneaza in documentul numit Proces Verbal de inventariere, in care se inscriu in principal: perioada si gestiunile inventariate, precum si persoanele care au efectuat inventarierea: plusurile si minusurile constatate, compensarile efectuate, concluziile si propunerile referitoare la inventariere. Elementele de activ si de pasiv se inscriu in Registrul-inventar pe baza listelor de inventariere, a proceselor-verbale de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui. Pentru toate plusurile si lipsurile din gestiune comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii acestora. Pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileste caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si

caracterul plusurilor, propunand, modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma inventarierii. In situatia constatarii unor plusuri in gestiune, bunurile respective se vor evalua la valoarea justa. In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune, imputabile, administratorii vor lua masura imputarii. Bunurilor constatate lipsa, ce urmeaza a fi imputate, ce nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv. Daca lipsurile nu se datoreaza vinovatiei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitatii patrimoniale. Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in contabilitate, in termen de cel mult 5 zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere.
A) FORMULARE UTILIZATE

Documentele utilizate sunt:

Contracte furnizori; Comanda furnizori; Necesar de consum; Decizia de inventariere; Liste de inventar; Proces Verbal de inventarierE; Registrul-invetar; Ordin de deplasare delegatie; Foaie de parcurs.
B) FLUX COMERCIAL

Departamentul Financiar Contabil, Departamentul Logistica si Departamentul de Vanzari este subordonat Administratorului firmei, ce stabileste prioritatiile acestora si raportarile lunare.

DOCUMENT
Contract

FLUX
Comanda furnizori

RESPONSABIL
Administrator

Factura, Aviz, P.V.

Receptie marfa

Gestionar

Necesar Consum, Bon de consum

Consum marfa firma

Economist

Comanda

Comanda clienti Livrare marfa

Agenti de vanzari

Factura, P.V., Ordin de deplasare Liste de inventar Decizie

Sofer

Inventar marfa Stabilire comisie

Gestionar, Contabil Administrator

Sigilare magazie

Blocare sistem de tranzactii

Administrator

Liste stoc, Cataloage

Identificare marfa

Liste de inventar Rezultatele inventarierii

minusuri

Stabilirea cauzelor si responsabilii

Comisia

plusuri Proces de inventar, Registrul-inventar

Operarea plusurilor si minusurilor

Economist

DEPARTAMENT DE VANZARI
Departamentul de vanzari se afla in subordinea Dl. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari si are urmatoarele sarcini: Participa la prospectarea pietei in vederea cunoasterii necesarului de consum si prespectivele pe termen scurt; Prezinta oferte pentru desfacerea produselor realizate; Negociaza preturile de vanzare; Studiaza piata, stabilind produsele pentru care exista cerere; Stabileste metode/reguli pentru a asigura necesarul de marfa in conformitate cu planul Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor sarcini. In cadrul firmei sunt angajati doi agenti de vanzari care efectueaza studiul de piata a marfurilor, negociaza preturile de vanzare si stabilesc produsele cele mai solicitate. A) FORMULARE UTILIZATE

de vanzari;

Documentele utilizate sunt:

Contracte clienti; Comanda clienti; Raport (per client, produs, perioada); Facturi fiscale;
Documentele financiare de incasari (chitanta, B.O., C.E.C.);

B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu clientii este Dl. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari, care se ocupa cu ofertarea si negocierea contractelor pana la plasarea comenzilor de marfa.

In cazul in care marfa este in neconcordanta cu factura fiscala sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare care este semnat de catre sofer si de catre client, si se preda la gestiune pentru inregistrarea marfii in stoc. La sfarsitul fiecarei zile agentii de vanzari intocmesc urmatoarele documente:

Foile de parcurs unde se specifica: nume client si numarul de km parcusi in Raport de activitate in care se specifica clientii vizitati si detaliile cu privire

ziua respectiva, pentru decontarea motorinei in contabilitate; la marfa dorita.

DOCUMENT
Fax , mail

FLUX
Cerere de oferta

RESPONSABIL
Client

Inregistrare CO

Urmarirea comenzii

Agent vanzari

Analiza cerere oferta client vechi Formular comanda

Comanda ferma

client nou

Alocare client unui agent

Agent vanzari

Factura Gestionar

Verificare marfa in stoc

Pregatire marfa

Manipulant marfa

Factura, P.V., Ordin de deplasare

Livrare marfa

Sofer