V prezentm un model de manual de proceduri financiare, pe care l putei adapta

conform cu propriile reguli i proceduri interne. Acest document este strict un

model/draft i nicio parte din cadrul acestuia nu reprezint consultan financiar, legal
ori contabil.
Autor/Editor: Ana-Maria Stancu

ANTETUL ORGANIZAIEI

MANUAL DE PROCEDURI FINANCIARE

N CADRUL ORGANIZAIEI

Documentul de fa a fost elaborat n vederea meninerii unei bune funcionri a activitii

asociaiei i pentru facilitarea comunicrii interne.
Scopul procedurilor financiare este de a orienta personalul din cadrul asociaiei asupra modului
n care se deruleaz activitatea financiar a asociaiei.

I. Dispoziii generale
Prevederile prezentului document se aplic:
1.
Tuturor salariailor asociaiei a cror activitate se intersecteaz cu cea financiar,
indiferent de durata Contractului Individual de Munc, precum i de funcia deinut;
2.
Tuturor persoanelor care au calitatea de colaboratori i/sau experi ai asociaiei, n cazul
n care activitatea lor se intersecteaz cu cea financiar;
3.
Tuturor membrilor organizaiei care se afl n situaia de a efectua cheltuieli pentru
activitile asociaiei, din fondurile asociaiei.

II. Rspundere financiar

Asumarea rspunderii reprezint asumarea responsabilitilor ce decurg din semnarea i
aprobarea documentelor aparinnd activitii financiare a asociaiei.
Au drept de semntur asupra documentelor aparinnd activitii financiare:

Directorul Financiar

Preedintele

Coordonatorul de proiect n funcie de proiect

..

Documentele i formularele financiare vor indica persoana/persoanele de la care este necesar

aprobarea.
n cazul n care una dintre aceste persoane cunoate faptul c va lipsi o anumit perioad, va
anuna identitatea persoanei creia i va delega aceast funcie de aprobare.

III. Obligaii ale personalului asociaiei

Salariaii asociaiei au urmtoarele obligaii cu privire la desfurarea activitii de natur
financiar:

S respecte ntocmai etapele de elaborare ale fiecrui document financiar, aa cum vor
fi ele descrise n continuare;

S menin o bun relaie interdepartamental bazat pe asumarea rspunderii,

comunicare i respect reciproc;

S respecte hotrrile i deciziile Preedintelui i ale Directorului Financiar referitoare la

aspecte ale activitii financiare ale asociaiei;

S cunoasc tipul i funcionalitatea documentelor implicate n activitatea financiar,

care constituie parte a activitii lor specifice;

S solicite la timp eliberarea de fonduri pentru desfurarea unei aciuni din cadrul
proiectului/departamentului respectiv pentru a evita orice inconvenien n relaiile cu beneficiarii
i/sau furnizorii sau n relaia cu Departamentul Financiar-Contabil;

S prezinte documente fiscale justificative asupra cheltuielilor efectuate;

S nu fac promisiuni viznd eliberarea de sume ctre beneficiari fr a se consulta cu

Departamentul Financiar-Contabil.

IV. Drepturi ale personalului asociaiei

Salariaii asociaiei au dreptul:

S solicite, n cazul n care constat erori ce nu le aparin, responsabililor din cadrul

Departamentului Financiar-Contabil s verifice, analizeze i/sau s corecteze aceste erori;

S solicite cooperarea personalului din cadrul Departamentului Financiar-Contabil n

problemele de natur financiar n care ntmpin dificulti.

V. Rapoarte financiare/decontri

Raportul financiar se face pe fiecare proiect n parte i cuprinde dou pri: formularul de raport
financiar i dosarul cu documente justificative (copii sau originale, dup caz).
Raportul financiar pentru cheltuieli administrative cuprinde formularul de raport financiar i
decontul de cheltuieli. La ntocmirea decontului, recomandm urmtoarele: ordinea
documentelor nregistrate n fia de decont trebuie s coincid cu ordinea n care sunt anexate
documentele justificative; formularul de decont i filele decontului se capseaz n colul din
stnga sus pentru a se evita rtcirea accidental a documentelor justificative.
Facturile fiscale acceptate sunt cele care ntrunesc cumulativ urmtoarele condiii de ntocmire:
numele complet al furnizorului ct i al cumprtorului, numrul de nregistrare la ORC al
furnizorului, codul fiscal al furnizorului ct i al cumprtorului, adresa complet a furnizorului i
a cumprtorului, contul IBAN i banca furnizorului ct i a cumprtorului, precum i datele
din buletin ale delegatului.
Termene de decontare: Raportul financiar pentru cheltuielile administrative se ntocmete i
depune lunar. Data pn la care se trimite raportul pentru cheltuieli administrative este data de
5 a lunii urmtoare lunii n care s-au efectuat cheltuielile (ex. pentru luna ianuarie ateptm
raportul pn la data de 5 februarie).
Nu se aprob spre decontare chitanele care ajung mai trziu de 15 ale lunii urmtoare celei n
care s-au efectuat cheltuielile.

Documente interne
n cadrul derulrii activitii financiare a asociaiei nu se admite folosirea altor documente i
formulare n afara celor ce vor fi descrise n continuare i care sunt prezente n anexe, sau
modificarea acelora deja admise ca valabile n cadrul asociaiei.
Departamentul Financiar-Contabil va distribui copii dup documentele i formularele necesare
tuturor angajailor care au nevoie, pentru buna funcionare a activitii lor n cadrul asociaiei. De
asemenea, va exista i o form electronic a acestor documente.

VI. Documentele si formularele folosite in mod curent in cadrul asociatiei sunt:

1. Bugetul
Acest document prezint o detaliere a sumelor alocate pentru anul n curs, adic bugetul
propriu-zis destinat derulrii programelor asociaiei. n el sunt cuprinse toate proiectele care
urmeaz a fi derulate n anul respectiv i este ntocmit de ctre Preedinte mpreun cu
Directorul Financiar, la nceputul anului.

2. Dispoziia de plat
Reprezint un document care atest primirea banilor n numerar. Suma solicitat se ridic de la
casierie de ctre persoana care are cererea aprobat (formularul de dispoziie de plat este
prezentat n anex).
Dispoziia de plat trebuie obligatoriu nregistrat, n registrul de cas, nsoit de cererea de
avans aprobat de Coordonatorul de Proiect, Directorul Financiar sau Preedinte sau de
documente justificative de plat, care s ateste cheltuirea sumei solicitate cu cel puin o zi
naintea termenului dorit pentru ridicarea sumelor. Excepie de la aceast regul o constituie
cazurile n care anumite cheltuieli nu sufer amnare.
n cazul n care cel care a primit o sum ca avans spre decontare nu a decontat-o integral, nu
mai poate primi un alt avans.
3. Ordinul de plat
Reprezint un document de plat prin transfer bancar i se aprob de ctre Preedinte sau de
ctre Directorul Financiar, n lipsa acestuia. Acest document trebuie nsoit de documente care
s ateste necesitatea plii.
4. Cererea de avans spre decontare
Reprezint un document de solicitare a banilor n numerar pentru cheltuieli iniiate de cel care
solicit suma, se ntocmete de ctre acesta i se depune cu cel puin cinci zile nainte de
termenul dorit pentru ridicarea sumelor. Avansul trebuie aprobat de ctre Coordonatorul de
Proiect, Directorul Financiar i Preedinte.
Termenul de decontare a avansului nu trebuie s depeasc 3 zile de la data ncheierii aciunii,
excepie fcnd cazurile speciale pentru care decontul se va face n cel mai scurt timp de la
finalizarea aciunii.
Avansul fcut pentru efectuarea de deplasri trebuie s fie nsoit de urmtoarele documente:

Ordin de deplasare care trebuie s conin scopul deplasrii, perioada, localitatea unde
se efectueaz deplasarea i mijlocul de transport folosit;

Invitaie, n cazul deplasrilor n strintate

Nu se poate solicita i nu se poate aproba plata unui avans dac solicitantul are deja unul i nu
l-a decontat.

5. Decontul
Este documentul care nsoete actele ce justific cheltuirea sumelor solicitate n avansul spre
decontare. Actele justificative se compun din facturi nsoite de chitane fiscale, etc., n original
sau n copie dup caz.
Decontul se ntocmete de ctre cel care a ridicat avansul, pe categorii bugetare, i se aprob
de ctre Directorul Financiar/Preedinte.

VII. Sanciuni
- Decontrile n cazul angajailor care i desfoar activitatea n Bucureti se fac n termen de
3 zile lucrtoare, dup care se trece la penalizarea cu 1% pentru fiecare zi ntrziere pentru
suma luat ca avans spre decontare.
- Decontrile n cazul angajailor care nu i desfoar activitatea n Bucureti se fac n termen
de 5 zile lucrtoare de la incheierea lunii pentru care se face decontul, dup care se trece la
penalizarea cu 1% pentru suma primit ca avans.
- n cazul celorlalte persoane care au o legtur cu Asociaia (altele dect angajaii), acestea au
obligaia, dup caz, s ntocmeasc decont pentru avansuri primite n 3 zile dac i au
reedina/sediul n Bucureti i n 5 zile dac i au rezidena/sediul n ar.
- Nerespectarea regulilor financiare interne de ctre personalul angajat din cadrul Asociatiei
atrage dup sine msuri administrative, mergnd pn la desfacerea contractului de munc.
n cazul prejudiciilor financiare, Asociaia va apela la metode legale pentru recuperare.