Atentie contabili: legea va obliga sa

pastrati foile de pontaj timp de 50 de ani

Care sunt documentele ce trebuie pastrate in mod obligatoriu in arhiva si pentru cat
timp? O intrebare care inca mai framanta multi contabili, mai ales atunci cand li se
cere, in instanta chiar, sa prezinte fise de pontaj si/sau fluturasi din anii 80.
 
Conform articolului 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991 republicata in
Monitorul Oficial, Partea I nr. 454 din 18/06/2008, se stabileste faptul caregistrele de
contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in
contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1
(societatile comerciale,  societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele
nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice
au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea
financiara, potrivit prezentei legi, si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul
activitatii) timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in
cursul caruia au fost intocmite.
 
Fac insa exceptie statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.
 
Conform aceluiasi articol, alineatul 2, prin exceptie se pot stabili, in mod justificat,
prin ordin al ministrului economiei si finantelor, registrele de contabilitate si
documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.
 
Foile de pontaj reprezinta un caz aparte care trebuie semnalat. Ele sunt documente
prin care se tine evidenta timpului de munca al salariatului, a orelor suplimentare,
orelor de noapte, concediu de odihna, concedii medicale, invoiri si concediu fara
salariu, absente nemotivate, etc. Trebuie sa tinam cont ca documentul justificativ care
sta la baza inregistrarii in contabilitate este statul de salarii, care se intocmeste si in
baza foilor de pontaj. Rezulta, asadar, ca este necesara si arhivarea foilor de pontaj in
aceleasi conditii cu statul de salarii, ele fiind sunt documente in baza carora se
intocmeste statul de salarii.
 
Un alt caz interesant este cel al fluturasul de salariu. Acesta nu constituie un
document justificativ care sta la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara ci
reprezinta doar o instiintare a salariatului cu privire la calculul drepturilor banesti
cuvenite precum si al contributiilor si al altor sume datorate.
 
Iata lista documentele financiar-contabile prevazute care se pastreaza timp de 5 ani,
cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost
intocmite:
 
1. Nota de receptie si constatare de diferente
2. Bon de primire in consignatie
3. Bon de predare, transfer, restituire
4. Bon de consum
5. Bon de consum (colectiv)

1
6. Fisa limita de consum
7. Dispozitie de livrare
8 Fisa de magazie
9 Fisa de magazie (cu doua unitati de masura
10. Lista de inventariere  
11. Lista de inventariere  
12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
13. Chitanta   
14. Chitanta pentru operatiuni in valuta  
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie  
16. Decont pentru operatiuni in participatie  
17. Ordin de deplasare (delegatie)  
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale
19.Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
20 Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
21.Nota de debitare-creditare  
22.Extras de cont  
23.Borderou de primire a obiectelor in consignatie
24.Borderou de iesire a obiectelor in consignatie
25.Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)
26.Fisa de cont pentru operatiuni diverse  
27.Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
28.Document cumulativ  
29 Document cumulativ  
30.Decizie de imputare  
31.Angajament de plata
 
Nu uitati, insa, ca prevederile Legii contabilitatii 82/1991 se aplica incepand cu data
intrarii in vigoare respectiv cu data de 01 ianuarie 1992, data publicarii in Monitorul
Oficial. Asta inseamna ca se aplica documentelor justificative care stau la baza
inregistrarilor in contabilitatea financiara efectuate incepand cu data de 01 ianuarie
1992 (legea nu dispune pentru trecut). Asa ca daca aveti situatii in care vi se cer
documente din anii 80 va trebui sa va raportati la prevederile legale in vigoare la acea
data