Tema II – Structura și importanța documentelor contabile

2.1 Structura documentelor contabile.

Faptele economice din cadrul unei entități se contabilizează în temeiul documentelor primare.
Deținerea de către entitate a activelor cu orice titlu, înregistrarea surselor de proveniență a acestora și a
faptelor economice fără documentarea și reflectarea acestora în contabilitate sunt interzise. Documentele
primare se întocmesc în timpul efectuării (producerii) faptelor economice, iar dacă acest lucru este
imposibil – nemijlocit după efectuarea (producerea) faptelor respective.

Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare aprobate de Ministerul Finanțelor și

alte autorități publice sau poate elabora și utiliza formulare de documente primare, aprobate de conducerea
acesteia, cu respectarea prevederilor art.11 alin. (7) și (8) din Legea contabilității și raportării financiare.

Documentele primare întocmite atât pe suport de hârtie, cât și în formă electronică au aceeași putere
juridică. În cazul întocmirii documentului primar în formă electronică, la solicitarea utilizatorului, entitatea
este obligată să îi ofere copia documentului respectiv pe suport de hârtie.

Documentele se întocmesc cu respectarea anumitor elemente obligatorii, stabilite de actele

normative:

- denumirea și numărul documentului;

- data întocmirii documentului;
- denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entității în numele căreia este întocmit documentul;
- denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice
– IDNP (codul personal);
- conținutul faptelor economice;
- etaloanele cantitative și valorice în care sunt exprimate faptele economice;
- funcția, numele, prenumele și semnăturile persoanelor responsabile de efectuarea faptelor
economice.

În funcție de necesitățile informaționale ale entității și cerințelor actelor normative, documentele primare
pot conține și alte elemente suplimentare la cele prevăzute în art. 11 la alin. 7 din Legea contabilității și
raportării financiare.
 2.2 Importanța documentelor contabile.

Importanța documentelor constă în relevanța informațiilor consemnate în ele, care servesc:

 ca bază pentru efectuarea înregistrărilor contabile;

 la întocmirea unor documente, care se înregistrează în contabilitate;
 la efectuarea controlului economic și financiar pentru apărarea patrimoniului, constituind mijlocul
folosit la descoperirea unor nereguli în gestiunea acestuia;
 ca mijloc de probă în justiție pentru descoperirea adevărului;
 necesitățile organizatorice și administrative, care nu au nici o tangență cu înregistrarea în
contabilitate.

Pentru a-și îndeplini menirea lor, documentele, din momentul întocmirii/primirii și până în momentul
arhivării, trebuie să parcurgă un circuit.

După întocmire, documentele se supun verificării și prelucrării. Verificarea are ca scop evitarea
greșelilor, neregulilor și abuzurilor, precum și pentru reflectarea realității în contabilitate. Verificarea se
efectuează din punct de vedere al formei, calculului aritmetic și respectării legislației. Documentele de
casă, de plată și cele privind decontările pot fi semnate unipersonal de conducătorul entității ori de două
persoane cu drept de semnătură: prima semnătură aparține conducătorului sau altei persoane împuternicite,
a doua – contabilului-șef sau altei persoane împuternicite.

După ce sunt primite, documentele se supun prelucrării, care include: evaluarea, gruparea, contarea.
Corectările în documentele primare care justifică operațiunile de casă și de plată se interzic. Documentele
primare, cu excepția celor de casă și de plată, pot fi corectate, cu indicarea datei efectuării corectării,
numelui, prenumelui contabilului-șef și/sau persoanei responsabile și aplicarea semnăturii.

Documentele de orice natură trebuie păstrate în condiții menite să asigure integritatea deplină a lor
pentru o anumită perioadă de timp. Entitatea este obligată să păstreze documentele contabile, care cuprind
documentele primare, registrele contabile, situațiile financiare și alte documente aferente organizării și
ținerii contabilității. Documentele contabile sunt sistematizate și păstrate conform regulilor și termenelor
prevăzute de Organul de stat pentru supravegherea și administrarea Fondului Arhivistic al Republicii
Moldova. Anexa Ordinului cu privire la aprobarea Indicatorului documentelor-tip și al termenilor lor de
păstrare pentru organele administrației publice, pentru instituțiile, organizațiile și întreprinderile
Republicii Moldova și a Instrucțiunii privind aplicarea Indicatorului nr.57 din 27.07.2016 compartimentul
4.2 este destinată documentelor contabile și situațiilor financiare. Astfel, sunt precizate următoarele limite
pentru arhivare: situațiile financiare – 10 ani, documentele primare cu regim special (factura fiscală, actul
de achiziție al mărfurilor etc.) și alte documente primare (documente bancare, acte de primire-predare,
deconturi de avans) – 6 ani, registre de evidență a conturilor curente, a veniturilor și cheltuielilor – 6 ani,
rapoarte cu privire la retribuirea muncii (formularul IRV,REV, IPC 18 etc.) – 75 ani.

Documentele contabile se păstrează de către entitate pe suport de hârtie sau în formă electronică.
Documentele contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, în cazul în care contabilitatea este ținută cu
ajutorul sistemelor informaționale computerizate proprii, cu condiția să poată fi accesate în orice moment,
în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor abilitate de legislație. La păstrarea documentelor
contabile, entitatea este obligată să asigure protejarea acestora de corectări.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, entitatea este obligată să le
restabilească în termen de până la 3 luni, începând cu data constatării faptului respectiv.

În caz de încetare a activității entității, documentele contabile se transmit la arhivele statului, conform
regulilor prevăzute Organul de stat pentru supravegherea și administrarea Fondului Arhivistic al Republicii
Moldova.