ELIMINAREA DOCUMENTELOR DIN COLECTIILE BIBLIOTECII Crina Ifrim

2019

ELIMINAREA DOCUMENTELOR DIN COLECTIILE BIBLIOTECII

„Cărţile şi documentele au un caracter perisabil. Conţin date, fapte, cifre, păreri pe care
scurgerea timpului le modifică. Să elimini? Generaţia actuala nu ar şti ce să elimine.
Cealaltă, nu va încerca să o facă. Dar ce să faci în fata unor acumulări de cărţi ...”

Paul Otlet

Eliminarea publicațiilor

Calitatea unei colecții constă astăzi nu atât în mărimea ei, cât în valoarea informației oferite.
Totuși, eliminarea publicațiilor nu trebuie făcută decât în urma unei analize riguroase ținând
cont de mai mulți factori.

Legea Bibliotecilor din România, la art. 40, alin. 2, prevede că eliminarea documentelor uzate
fizic sau moral, care fac parte din bunurile culturale comune, se poate face după minim 6 luni
de la achiziție.

De ce este nevoie de eliminarea documentelor ?

Mutaţiile profunde cu care se confrunta bibliotecile informatizate și dezvoltarea spectaculoasă

a accesului liber la raft, impun o eliminare bine gândită şi în permanentă desfăşurare.

Nu este suficientă creșterea din punct de vedere cantitativ, chiar dacă informatica oferă
bibliotecarilor instrumente noi de gestionare a colecțiilor foarte mari. Este necesară și
trierea/eliminarea documentelor, pentru un acces liber la raft cât mai facil și pentru
redirecționarea spaţiilor eliberate.

În limbaj biblioteconomic, „creşterea colecţiilor”, nu se referă exclusiv la procesul de

adăugare, ci la o operaţie permanenta de ajustare. În consecință, orice colecţie care se măreşte
prin noi achiziții, obligatoriu trebuie să „piardă” din ea.

Ce este eliminarea documentelor ?

Eliminarea documentelor este o operaţie intelectuală bazată pe statistici obiective privind

împrumutul.

Orice eliminare va avea în vedere tipul bibliotecii şi categoriile de utilizatori.

Înainte de a elimina un document, trebuie mai întâi sa vedem care este adevărata sa valoare.

Operațiunile de achiziţie, eliminare şi conservare sunt strâns legate între ele.

 ELIMINAREA DOCUMENTELOR DIN COLECTIILE BIBLIOTECII Crina Ifrim
2019

Obiective urmărite la iniţierea unei eliminări:

 Igienizarea şi curăţirea colecţiei de cărţile uzate şi deteriorate prin folosirea lor

intensivă;
 Reconsiderarea critică a rafturilor - în timp se schimbă gustul şi necesităţile
utilizatorilor;
 Cunoaşterea mai bună de către bibliotecar a propriei colecţii;
 Orientarea achiziţiei viitoare spre tipuri de lucrări care nu mai sunt în rafturi.

Efecte obtinute prin procesul de eliminare:

 Colecţia devine mai atrăgătoare.

 Stabilirea unui un raport judicios între lucrările noi şi cele vechi care au valoare
bibliografică sau bibliofilă.
 Colecţia va corespunde mai bine nevoilor utilizatorilor.
 Rafturile vor fi mai aerisite oferind un confort estetic utilizatorului.

Metode de eliminare a documentelor

Indiferent de metoda folosită, se vor obţine statistici care vor arăta exact cât de solicitat este
un document.

 Metoda fiselor de împrumut (data la care s-a facut ultimul împrumut)

 Metoda diacronică (de câte ori a fost împrumutat documentul într-o perioadă bine
definită - calculul se face pentru o perioada de împrumut de 10 ani)
 Metoda asistată de către calculator - sistemul poate furniza multe informaţii cum ar fi:
o data la care documentul a intrat in bibliotecă,
o numărul împrumuturilor pentru fiecare document,
o data editării fiecărui document din colecţie.

Criterii de eliminare a documentelor

Aceste criterii vor fi stabilite de fiecare bibliotecă în parte, în funcție de rolul şi locul său în
reţeaua – documentară naţională.

Posibile criterii de eliminare a documentelor

numărul de ani scurşi de la:

 publicare
 ELIMINAREA DOCUMENTELOR DIN COLECTIILE BIBLIOTECII Crina Ifrim
2019

 retipărire / reeditare (8 ani)

 numărul de ani scurşi fără ca documentul să fie împrumutat (3 ani)
 factorii negativi

IOUPI (acronim, care rezuma 5 criterii de eliminare a documentelor.)

• I = incorect, informaţie falsa

• O = obişnuit, superficial

• U = uzat, deteriorat, urât

• P = perimat

• I = inadecvat, nu mai corespunde fondurilor

Ce documente eliminăm ?

În primul rând sunt vizate colecţiile de periodice din ultimii ani, pentru că au un procentaj mai
scăzut de împrumut odată cu trecerea anilor și pentru că aceste tipuri de documente pot fi
scanate și salvate în variante electronice (ex. CD-ROM-urile sunt mai uşor de depozitat, ca
spaţiu).

Abia în al doilea rând sunt vizate cărțile și alte tipuri de documente audio-video.

Situațiile în care publicațiile pot fi scoase din evidența bibliotecii:

 transfer către o altă bibliotecă (se realizează numai în condițiile prevăzute de legea
bibliotecilor și numai cu aprobarea conducerii instituției. Se realizează în baza unui
proces-verbal însoțit de un borderou cu documentele propuse spre transfer, în baza
căruia se va realiza operațiunea de scoatele a lor din evidențele bibliotecii);
 uzura fizică;
 uzura morală și informațională;
 pierderea publicației de către cititori;
 cazuri de forță majoră (calamități).

Etapele procesului de eliminare (casare sau transfer):

 Stabilirea politicii de eliminare a documentelor;

 Planificarea și formarea personalului;
 Desemnarea responsabilului cu aceasta operaţie;
 Stabilirea calendarului de lucru;
 Achiziţionarea materialelor şi stabilirea spaţiului necesar pentru stocarea lucrărilor
eliminate;
 ELIMINAREA DOCUMENTELOR DIN COLECTIILE BIBLIOTECII Crina Ifrim
2019

 Selecția documentelor (în funcție de criteriile stabilite);

 Înregistrarea documentelor/redactarea borderourilor (în ordinea numerelor de
inventar);
 Verificarea (de către o Comisie numită de conducerea instituției - responsabilă de
procesul de eliminare) legalității, corectitudinii datelor și respectării procedurii de
eliminare;
 Redactarea de către Comisie a Procesului-verbal (cu menționarea motivelor eliminării,
numărului de volume și valorii totale extrase din borderoul aferent) și semnarea de
către bibliotecarii gestionari pe de o parte și de către Comisie de cealaltă parte;
 Înaintarea Procesului-verbal și borderoului aferent către conducerea instituției, spre
aprobare;
 Operarea eliminării în:
o Registrul de Inventar (RI) - se taie cu roșu, cu diagonale, numărul de inventar,
cota, prețul și la Observații se menționează casat/transferat și nr. PV
o Registrul de Mișcare a Fondului (RMF), în „Partea a II-a Ieșiri” se
completează rubricile cu datele aferente și numărul/anul actului de scoatere a
publicațiilor respective din fondul bibliotecii.
o în Baza de date (dacă e cazul)
 Operarea eliminării în fișele din catalogul de serviciu, prin tăierea cu roșu a numărului
de inventar și trecerea numărului procesului-verbal;
 Predarea documentelor eliminate către:
o instituția beneficiară (în cazul unui transfer) pe baza unui Proces-verbal de
predare-primire semnat de reprezentanții ambelor instituții;
o un centru de colectare a materialelor reciclate (în cazul unei casări), pe baza
unui document de predare/primire în care se specifică cantitatea de deșeuri
rezultată în urma cântăririi pachetelor depuse.

După ce eliminăm documentele este bine de văzut:

 cum vom pune în evidentă colecţiile rămase;

 operarea modificărilor în baza de date;
 corecţiile necesare în cataloage;

O eliminare corectă a documentelor este foarte importantă pentru conservarea mai bună a
colecţiilor și pentru scoaterea în evidență a valoarii reale a fondurilor biblioteci.