Evidena de bibliotec i cdi

Conf. univ. dr. Cristina Popescu

Definiie

Evidena de bibliotec i cdi desemneaz totalitatea operaiunilor de nregistrare a datelor cantitative (numrul de documente) i valorice (preul tuturor documentelor deinute destructura infodocumentar) globale (partide, seturi, loturi, ploturi pe proveniene) i individuale (unitate cu unitate, volum cu volum) - referitoare la mrimea, componena i dinamica unei colecii.Obiective

Prin ea sunt avute n vedere urmtoarele aspecte:

-

pstrarea, identificarea i gestionarea corect a documentelor;

- cunoaterea, n orice moment - global i pe tipuri de documente a

volumului i valorii fondului de publicaii; ieirilor - pe cauze;

- urmrirea ritmicitii intrrilor de documente - pe proveniene - i a - obinerea

de date necesare politicii de completare i dezvoltare a coleciilor i pentru statisticile interne sau cele departamentale i naionale; - facilitatea verificrilor gestionare periodice.

Obligativitate

Realizndu-se n conformitate cu reglementrile pe plan naional, pentru evidena de bibliotec se folosesc numai instrumente tipizate, aprobate potrivit legii, iar nscrierea datelor n instrumentele de eviden trebuie s fie clar, exact i corect din punct de vedere biblioteconomic i financiar.

Documentul

n analiza noastr avem n vedere c orice document reprezint o informaie nregistrat care poate fi tratat ca o unitate ntr-un proces documentar, indiferent de caracteristicile i forma ei fizic, dar i ansamblul unui suport de informaii, a datelor existente pe acel suport i a semnificaiei lor.

Etapele procesului de eviden pentru toate tipurile de documente

n vederea pstrrii lor ca valori materiale ale culturii, a organizrii i circulaiei lor n rndurile cititorilor, documentele oricrei structuri infodocumentare sunt supuse unei serii de operaii biblioteconomice. Procesul de eviden implic anumite etape: 1.Etapele preliminare nregistrrii documentelor: - primirea documentelor, - tampilarea documentelor; 3. nregistrarea propriu-zis a documentelor.

Primirea documentelor i normele de tampilare a documentelor Primirea documentelor

Indiferent de tipul lor cri, periodice, hri, albume, CD-ROM-uri, DVD ROM uri etc. -, documentele intrate ntr-o structur infodocumentar reprezint o valoare material i cultural. Prin urmare, acestea sunt luate n eviden, constituindu-se, n urma nregistrrii lor, n uniti de eviden.

Conform Normelor metodologice - publicate n M.O. al Romniei, Partea I, Nr. 387/18.VIII.2000 - documentele intrate n bibliotec sunt nsoite ntotdeauna de acte, astfel:

Art.10 (2) Intrarea n gestiune a coleciilor de documente impune efectuarea urmtoarelor operaiuni: a) dac documentele intr cu acte nsoitoare de provenien (facturi, procese - verbale de donaie, acte de transfer etc), se confrunt datele nscrise n acte cu existentul, se verific / se stabilete preul pentru fiecare bun, precum i adiionarea corect a actului; orice nepotrivire ntre actele nsoitoare i situaia existent a bunurilor se specific ntr-un proces - verbal. b) dac documentele intr fr acte nsoitoare, se ntocmesc acte de intrare, stabilindu-se numrul lor, preul / exemplar i totalul, starea fizic potrivit hotrrii comisiei de evaluare care funcioneaz n cadrul bibliotecii; c) dac documentele provin din cercetri i activiti proprii ale bibliotecilor (cercetri bibliografice i documentare, culegeri tematice, editri, etc), se ntocmesc acte de intrare ca i n cazul prevzut la lit. b.)

La primirea documentelor n bibliotec, prima etap o reprezint confirmarea legalitii actelor. Dup verificarea integritii coletelor, se urmrete, pe baza actului nsoitor, concordana ntre act i stocul de documente, n privina autorului, titlului, numrului de exemplare i a valorii; apoi se constat integritatea fizic i a valorii documentare i tiinifice a documentelor. Inadvertenele numerice, valorice sau de coninut ntre act i stocul de documente precum i existena unor volume deteriorate sau cu defecte tipografice sunt semnalate, n scopul remedierii, prin ntocmirea unui proces verbal n dou exemplare. Primul exemplar se nainteaz instituiei ce a emis actul, mpreun cu volumele ce fac obiectul reclamaiei, cu o adres prin care se cere nlocuirea exemplarelor defecte, prin trimiterea exemplarelor care lipsesc sau au fost trimise greit, iar cel de-al doilea exemplar al procesului verbal rmne n bibliotec, drept act justificativ.

n cazul publicaiilor periodice, n urma realizrii evidenei preliminare care se efectueaz prin verificarea ritmicitii intrrilor, numerelor, numrului de exemplare, titlului, valorii -, dup constatarea inadvertenelor sau a lipsei unor numere, acest fapt este sesizat organelor care le-au difuzat.

Dac documentele ce urmeaz a fi preluate de bibliotec sau de cdi nu sunt nsoite de acte, cum este cazul donaiilor, se va completa pe loc, n dublu exemplar un formular Act de primire nr. ..., n care se specific numele i adresa celui de la care provin crile, cantitatea i valoarea, dup care, n rubricaia urmtoare, sunt trecute datele cerute pentru fiecare titlu. Continuarea listei se face pe borderouri. Subliniem faptul c borderoul reprezint un act contabil destinat a nregistra i a nsoi documentele care intr i ies din gestiunea unei biblioteci. Borderoul de nsoire a documentelor n circuitul prelucrrii este borderoul care servete la evidena, titlu cu titlu, a exemplarelor de semnal sau de depozit legal primite de la edituri sau ntreprinderi tipografice. nsoete documentele n circuitul prelucrrii, iar dup finalizarea prelucrrii servete la comanda pentru fiele tiprite.

Normele de tampilare a documentelor

n mod obligatoriu, tuturor documentelor luate n primire de bibliotec sau cdi li se aplic dou tampile una dreptunghiular de localizare i una oval de apartenen - care atest intrarea lor n proprietatea structurii infodocumentare. n textul tampilei - ovale, respectiv dreptunghiulare este precizat denumirea exact a bibliotecii i este prevzut un spaiu destinat completrii numrului de inventar i a cotei topografice. Potrivit primului regulament de bibliotec din ara noastr, HCM. Nr. 1542/1951, tampila era aplicat, la cri, brouri i reviste, pe foaia de titlu, n mijlocul spaiului alb dintre datele de apariie i titlu; pe ultima pagin imprimat, imediat dup text. La crile care au peste 100 de pagini, tampila se aplic i din 100 n 100 de pagini, n colul din dreapta, deasupra textului, pe o pagin stabilit de fiecare bibliotec. Foile pliante, hrile, schemele, ilustraiile, reproducerile etc. se tampileaz fiecare n parte, pe verso, n mijloc. Sub tampil se nscrie numrul de inventar. Pe ziare tampila se aplic pe prima pagin a fiecrui numr, la mijlocul marginii albe de jos.

n conformitate cu noile uzane, tampila se aplic pe verso-ul paginii de titlu, pe pagina secret, aleas de fiecare bibliotec, n mijlocul cmpului alb de jos i, pornind de la aceasta, din o sut n o sut de pagini. tampila se mai imprim sub ultimul rnd din text, pe filele pliante nepaginate, pe verso-ul ilustraiilor (hri, diagrame, scheme), pentru securizarea acestora. Atragem atenia asupra faptului c publicaiile seriale care depesc 48 de pagini se tampileaz i pe ultima pagin de text. Manuscrisele sub form de codici se tampileaz la fel ca tipriturile, iar cele volante se tampileaz exemplar cu exemplar. Foile volante se tampileaz unitate cu unitate.

nregistrarea documentelor

Dup etapele preliminare - de primire i de tampilare a documentelor - urmeaz cea mai important etap, cea a nregistrrii documentelor n Registrul de micare a fondurilor (RMF) i n Registrul inventar (RI). Registrul inventar este cel mai vechi instrument de lucru ntr-o bibliotec. Conform Normelor metodologice, fiecrui document de bibliotec nscris n registrul de eviden individual i revine un numr de identificare unic. Acelai numr este nscris i pe documentul n cauz, direct sau prin aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, n funcie de natura suportului pe care este imprimat informaia. Documentele se marcheaz cu tampila bibliotecii n gestiunea creia se afl. Fiecare document de bibliotec, purttor al unui numr de identificare, constituie o unitate de eviden sau un volum".

Unitatea de eviden

Unitatea de eviden a fondului bibliotecii este volumul de bibliotec, iar fiecare exemplar de carte sau de brour este considerat pentru eviden ca un volum. n cazul titlurilor care au n componen mai multe volume exemplu romanele: Fraii Jderi, Rscoala, Cel mai iubit dintre pmnteni - unitatea de eviden (volumul de bibliotec) este reprezentat de fiecare volum din suit. Pentru publicaiile seriale, volumul de bibliotec se stabilete n funcie de periodicitatea i de numrul de pagini al fiecrui titlu (volumul lor): cele care apar n mod frecvent n numere separate cu peste 48 de pagini reprezint, fiecare, cte o unitate de eviden; n acelai mod se procedeaz i n privina coleciilor anuale ale publicaiilor periodice lunare i trimestriale, a coleciilor semestriale ale periodicelor bilunare i sptmnale, dar i n cazul coleciilor trimestriale ale cotidienelor i ale altor publicaii cu o periodicitate mai mic de o sptmn.

Sistemul de eviden a documentelor

Aa cum am menionat anterior, unitatea de eviden a coleciilor de publicaii dintr-o bibliotec este volumul de bibliotec. Toate bibliotecile sunt obligate, conform legislaiei n vigoare, s ntrein dou tipuri de eviden, evidena global i evidena individual. Pentru publicaiile seriale, pe lng cele dou tipuri de eviden specifice tuturor tipurilor de documente, se ntreine i evidena preliminar sau temporar i evidena anual. Legea bibliotecilor nr. 334/2002, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, Nr. 132/11.11.2005, prevede, la articolul nr. 40 - (3), c evidena de bibliotec se poate face att n sistem tradiional, ct i n sistem informatizat: a) evidena global - prin Registrul de micare a fondurilor (R.M.F); b) evidena individual - prin Registrul inventar (R.I.), cu numerotare de la 1 la infinit; c) evidena periodicelor, trimestrial sau anual, prin constituirea lor uniti de inventar; d) evidena analitic - pe fie nsoite de imagini foto pentru bunurile culturale constituite n gestiuni i care fac parte din patrimoniul cultural naional mobil.

Evidena primar sau global - aspecte generale Evidena global reprezint nregistrarea tuturor partidelor (stocuri, loturi, ploturi) de documente intrate sau scoase din coleciile bibliotecii pe baza unui act nsoitor - borderou, factur, proces - verbal, decizie de scdere. Evidena primar sau global este reprezentat prin Registrul de micare al fondurilor, tip de registru ce a fost introdus prin Hotrrea Consiliului de Minitri 1541 din 1951 i aplicat de baza Instruciunilor pentru pstrarea, securitatea i originea fondurilor bibliotecii din 1955.

R.M.F.

Prima variant a R.M.F. -ului, tiprit n format A3, avea trei pri:
- n Partea I se treceau documentele n ordinea intrrii lor n colecia

bibliotecii, oferind date despre volumul i ritmicitatea intrrii crilor n bibliotec, sursele de unde au fost procurate, din ce domenii de cunotine - potrivit clasificrii zecimale - fac parte, precum i repartizarea lor dup limba n care au fost tiprite; - n Partea a II-a erau trecute crile scoase din colecia bibliotecii;
- Partea a III- a a Registrului de micare a fondurilor, denumit

Recapitulare, oglindea cu exactitate care era volumul i valoarea total a coleciilor dintr-o bibliotec, repartizarea lor pe domenii de cunotine i dup limb .

Dup 1987, au fost elaborate noi tipizate standard pentru registrele de bibliotec. R.M.F. a fost aprobat n mai multe variante n funcie de tipul de bibliotec (cod. 19-1-1/a; cod 19-1-1/b).

n prezent

Deoarece formularele tipizate, destinate activitii de bibliotec, nu mai corespund cu cele editate anterior anului 1989, Comisia Naional a Bibliotecilor le-a revzut i actualizat pe cele cu caracter general utilizate n mod frecvent n biblioteci i a aprobat o variant nou, adaptat cerinelor actuale. Aceast variant a fost validat n practica ultimilor ani, dovedindu-i utilitatea i a fost publicat n Monitorul Oficial nr. 653 din 2 octombrie 2009.Partea I. ANEXA NR. 13.

http://www.comisia-bibliotecilor.ro/NoutatiDetalii.aspx?ID=2831

Reguli pentru completarea R.M.F. Registrul de micare a fondurilor este un registru unic pentru bibliotec, iar pentru completarea lui trebuie s se in cont de unele reguli: Se completeaz ntr-un singur exemplar. Numrul curent n prima parte a registrului ncepe n fiecare an cu numrul 1. nregistrrile n RMF se fac cu cerneal albastr sau neagr, culoarea roie fiind folosit pentru corecturi care vor fi certificate cu semntura bibliotecii la rubrica Observaii. nscrierile unei partide se fac pe un singur rnd, fiind obligatorie completarea tuturor rubricilor prevzute n tipizat. Nu se admit rnduri necompletate. Numrul sub care s-a nregistrat partida n R.M.F. se trece i pe actul ei nsoitor. La sfritul anului se trage cte o linie sub nregistrrile respective din prile I i a II-a, iar rndul urmtor se folosete pentru totalizarea coloanelor din anul care a trecut. Pe acest rnd, peste primele coloane se scrie Total n anul..." aceste totaluri se reporteaz n Partea a IlI-a - Recapitulri" -, n anul i rndurile indicate. Publicaiile periodice se nregistreaz n Registrul de micare al fondurilor dup caz - anual, semestrial, trimestrial, n funcie de periodicitatea constituirii lor n volume de bibliotec. Document statistic, dar i document contabil, R.M.F. trebuie s fie legat, iar paginile lui numerotate i nuruite; pe ultima pagin reprezentantul bibliotecii face urmtoarea certificare: Acest R.M.F. are... pagini, numerotate de la ... pn la.... - urmeaz data, semntura i tampila.

Categorii de R.M.F. n vigoare pna n 2010

- Registrul de micare a fondurilor pentru bibliotecile publice ; - Registrul de micare a fondurilor pentru bibliotecile naionale ; - Registrul de micare a fondurilor pentru bibliotecile universitare (cuprinde dou pri: partea general care are n vedere toate tipurile de documente - i partea special pe tipuri de documente).

Evidena individual consideraii generale Acest tip de eviden se realizeaz cu ajutorul Registrului inventar (R.I), care contabilizeaz individual patrimoniul bibliotecii n comparaie cu Registrul de micare a fondurilor (R.M.F.), care este un analizator statistic al coleciei bibliotecii, al politicii de dezvoltare a coleciilor. Pentru fiecare unitate de eviden volum de bibliotec sunt consemnate cu atenie: datele bibliografice (autor, titlu, locul de apariie, editura, anul apariiei), valoarea material (preul fiecrui exemplar); indicele de clasificare zecimal i cota topografic, raportarea la R.M.F. pentru intrri i ieiri). Fiecare unitate de eviden primete un numr unic de identificare, numit numr de inventar. Numrul de inventar sub care s-a nregistrat unitatea de eviden se nscrie pe verso-ul paginii de titlu a unitii respective i pe marginea alb din interiorul paginii de control, unde s-a aplicat i tampila bibliotecii. n Registrul inventar, documentele sunt nscrise n ordinea cronologic a intrrii lor n bibliotec, conform unor reguli stricte ca i n cazul Registrului de micare a fondurilor bibliotecii. i acest document de eviden al bibliotecii trebuie legat, numerotat, nuruit, semnat i tampilat de reprezentantul bibliotecii.

Categorii de registre inventar:

- Registrul inventar /cri, brouri/note muzicale (are formatul standard -

naional A3 i codul 19-1-2); Registrul inventar publicaii seriale (are formatul standard naional A3 i codul 19-1-2/a); Registrul inventar grup/cursuri/manuale (are formatul standard naional A3 i codul 19-1-2/b); Registrul inventar documente arhivistice/manuscrise (are formatul standard naional A3 i codul 19-1-2/c); Registrul inventar grafic / fotografii / hri / atlase / documente audiovizuale (are formatul standard naional A3 i codul 19-1-2/d).

Reguli pentru completarea R.I. (I) Registrul inventar constituie elementul fundamental n organizarea bibliotecii, este cel mai important document al bibliotecii. nregistrarea unitilor de eviden n Registrul inventar se realizeaz dup anumite reguli: 1. Autorul se transcrie cu numele desprit prin virgul de prenume, dac documentul are doi sau trei autori se consemneaz numai primul autor cu specificarea (.a.). 2. Titlul se transcrie integral numai pe un singur rnd, n forma lui de pe foaia de titlu. Prescurtrile sunt admise numai pentru titlurile ce nu pot fi cuprinse integral n rubrica respectiv, dar fr a ngreuna identificarea lucrrii. 3. Lucrrile anonime sunt menionate numai cu titlul. Lucrrile anonime, cu autor colectiv sau periodicele sunt menionate numai cu titlul, rubrica de autor rmnnd liber. 4. La lucrrile n mai multe volume se menioneaz, dup titlu, i numrul volumului, n forma prescurtat (vol.) i numai cu cifre arabe.

Reguli pentru completarea R.I. (II)

5. La lucrrile n mai multe exemplare, nregistrate n continuare, autorul i titlul se transcriu numai pentru primul exemplar, repetarea celorlalte elemente bibliografice fiind semnalat prin ghilimele; pentru lucrrile n mai multe volume, dar cu acelai titlu, se repet, n rubricile corespunztoare din registrul inventar, numai numrul fiecrui volum. 6. Numrul ediiei, cu excepia ediiei princeps, se noteaz cu cifre arabe. 7. Locul de publicare, cu excepia oraului Bucureti, care se poate prescurta Buc., se transcrie n ntregime; menionarea locului de apariie este obligatorie pentru fiecare unitate de eviden. 8. Anul de apariie se trece ntotdeauna cu cifre, fr a se folosi ghilimelele atunci cnd el se repet la rndurile urmtoare. 9. Preul se consemneaz pentru fiecare unitate. n cazul lucrrilor n mai multe volume, dac valoarea n lei a unitii de eviden nu este stabilit separat, ea va fi dedus din valoarea total a lucrrii i numrul volumelor care o compun. Pentru crile strine cu valoarea n alt moned se nregistreaz valoarea n lei la paritatea cursului oficial.

Reguli pentru completarea R.I. (III) 10. La ultima rubric a registrului inventar - Observaii" - se consemneaz: -numrul i data proceselor verbale ntocmite pentru scoaterea crilor din bibliotec (uzate,depite, pierdute etc.); - nsemnri privind corectarea unor greeli de transcriere, de numerotare, mpreun cu numele persoanei creia i aparine sau a ndreptat eroarea; - note de verificare ale organelor de control financiar. 12. Greelile de inventariere se corecteaz astfel: a. n cazul omiterii unuia sau unor numere i cnd eroarea se sesizeaz imediat, numerele respective se taie cu o linie roie orizontal; numrul corectat se scrie deasupra numrului greit (n mod asemntor se procedeaz i cu numerele care iniial au fost trecute greit pe cri); b. Dac eroarea nu se constat imediat i pentru a nu opera prea multe corecturi n registrul inventar i pe cri , se continu inventarierea pn la completarea inventarului; c. n cazul repetrii unor numere de inventar, toate numerele duble vor primi meniunea distinctiv bis, att n registru, ct i pe cri; d. n oricare din situaiile a i b, la rubrica Observaii, bibliotecarul este obligat s fac urmtoarea meniune: Corectat de....( semntura descifrabil a bibliotecarului);

Reguli pentru completarea R.I. (IV)

12.

Rubrica nsemnri la verificarea fondurilor se completeaz prin aplicarea unui semn convenional (prin bifare) cu prilejul verificrilor periodice ale fondurilor, la predarea-primirea gestiunii i cnd se efectueaz controlul gestionar de ctre organele mputernicite n acest sens. Dac nu avem date bibliografice pe pagina de titlu, putem apela la informaii furnizate din alte zone ale publicaiei (copert, cotor, postfa, prefa, etc) sau din lucrrile de referin (enciclopedii, dicionare, tratate, etc). Cnd nu depistm n nici un fel datele de apariie (loc, editur, an), se scrie: s.a. - fr an; s.n. -fr editur; s.l. - fr loc. Datele culese din alte pri dect pagina de titlu, vor fi menionate ntre paranteze drepte.

13.

Rubrici ale diverselor tipuri de R.I.

Practica inventarierii a impus utilizarea de registre inventar separate pentru diferitele categorii de documente existente, fiecare Registru inventar avnd numerotare independent de la 1 la infinit, i primind, cu excepia celor folosite pentru cri un indicativ difereniat. Fa de rubricatura standard a Registrului inventar pentru cri (data inventarierii, numrul de inventar, nsemnri la verificarea bibliotecii, autor, titlul crii, loc, editur, an, pre, cota topografic, poziia n RMF, registrele inventar pentru alte categorii de documente au n plus sau n minus rubrici speciale: - registrul inventar pentru periodice nu are rubrica Autor, avnd n plus rubricile: Editor, Subtitlu, An calendaristic, Nr. de fascicule, - registrele inventar pentru grafic, hri, manuscrise, fotografii, documente audiovizuale i microformate au n plus rubricile: Productorul, Copistul, Tehnica realizrii, Formatul, Materialul, Legtura.

Totalitatea nregistrrilor din registrele inventar reprezint patrimoniul bibliotecii. Din aceast cauz, Registrul inventar este un act contabil, supunndu-se cerinelor documentelor cu regim special, iar eventualele modificri ale datelor nscrise pot fi fcute numai cu respectarea regulilor stabilite pentru documentele contabile.

Particulariti in evidena publicaiilor seriale (periodice): evidena preliminar, evidena anual, evidena individual i evidena global a publicaiilor seriale Evidena preliminar Orice publicaie serial reprezint un document tiprit sau netiprit care apare n numere, fascicule, volume sau pri succesive, legate n general numeric sau cronologic, pe o perioad de timp nelimitat i la intervale determinate sau nedeterminate.

Evidena preliminar este evidena specific publicaiilor seriale (periodice). Publicaiile periodice cuprind anuare, reviste, ziare, alte documente cum ar fi serii de referate, de rapoarte ale instituiilor i congreselor, precum i unele colecii de monografii. Evidena publicaiilor seriale desemneaz totalitatea operaiilor de consemnare a datelor cantitative i valorice, globale i individuale, referitoare la mrimea, dinamica i componena coleciilor de seriale.

Evidena publicaiilor seriale servete la identificarea acestora i la gestionarea lor corect. Aceasta trebuie s fie conform cu reglementrile pe plan naional, fiind utilizate numai formularele aprobate potrivit legii, i s rspund acelorai cerine ca i evidena celorlalte tipuri de documente, i anume: claritate, exactitate, corectitudine. Publicaiile seriale achiziionate de bibliotec prin diverse ci (abonament, diveri furnizori, anticariat, depozit legal, schimb, donaii, transfer) se iau n primire individual, pe baza actului nsoitor (borderou, list), urmrindu - se concordana ntre act i stocul de publicaii, n privina titlului, numerelor, numrului de exemplare i - n unele cazuri a valorii (anticariat, colectur, transfer). Pe lng evidenele generale - evidena global i evidena individual - datorit naturii lor specifice, pentru publicaiile periodice se mai efectueaz dou forme de eviden: evidena preliminar i evidena anual.

Evidena preliminar are n vedere evidena intrrilor curente i reprezint o form de eviden analitic, inut numr de numr. Aceast form de eviden trebuie realizat ritmic, pe msura intrrilor. Este o form de eviden absolut obligatorie, oferind informaii precise cu privire la intrarea publicaiilor seriale pn n momentul inventarierii. Evidena preliminar se realizeaz pe Fie de eviden preliminar ziare (cod 19-1-3) i Fie de eviden preliminar - reviste (cod 19-13/a). Fia de eviden preliminar pentru ziare cuprinde: titlul ziarului, anul, totalul numerelor care apar ntr-un an, precum i rubrici pentru consemnarea primirii fiecrui numr n bibliotec. Aceleai elemente sunt menionate i pe fia pentru evidena preliminar a revistelor, pe aceste fie adugndu - se, ns, i subtitlul, locul de apariie i periodicitatea revistei respective. Pe o fi de eviden se nregistreaz, numr de numr, toate exemplarele primire dintr-un titlu n cadrul unui abonament. n cazul n care biblioteca are dou sau mai multe abonamente la acelai periodic, fiecare se nregistreaz pe cte o fi distinct.

Practic, evidena preliminar se realizeaz astfel:

-

Pentru cotidiene: se nregistreaz n dreptul fiecrei zile n care publicaia a aprut o bifa; n ziua n care publicaia nu apare se trece o liniu. Cnd o publicaie are numerotare dubl, aceasta se va meniona i n fia de eviden preliminar. Dac publicaia are mai multe serii, se ntocmete cte o fi pentru fiecare serie; astfel, partea comun a titlului este urmat de denumirea seriei respective. Cota se nregistreaz n colul din stnga sus al fiecrui numr. tampila se aplic pe fiecare numr, pe prima pagin, la mijlocul marginii albe de jos, la pagina de control (convenional pentru fiecare bibliotec) i pe ultima pagin de text. Consemnarea primirii ziarului sau revistei se face prin bifarea rubricii care corespunde datei de apariie a fiecrui numr.

Fiele de eviden preliminar se organizeaz pe proveniene (abonament, schimb, donaii, depozit legal), alfabetic sau geografic, n funcie de cerinele activitii. Odat cu nregistrarea publicaiilor seriale n fiele de eviden preliminar se procedeaz i la topografierea i marcarea apartenenei acestora la coleciile bibliotecii.

Evidena anual

Evidena anual reprezint operaia de consemnare n Fia de colecii periodice (cod 19-l-17) a elementelor privind creterea anual, starea coleciei i schimbrile intervenite n datele de referin (schimbrile bibliografice). Evidena anual se efectueaz n momentul inventarierii coleciilor de seriale. n fia de colecii periodice, n momentul evidenei anuale se completez urmtoarele rubrici: anul editorial, anul calendaristic, situaia numerelor, starea coleciei (legat / nelegat), numr de volume, numr de inventar, meniuni. Pe verso-ul fiei de eviden anual se noteaz: - numele i adresa instituiei prin care s-a fcut abonamentul; - numrul i data chitanei (sau a adresei prin care forul tutelar al bibliotecii a comunicat ncheierea abonamentului); - scadena abonamentului (perioada ); - preul unui exemplar din periodicul abonat; - modul n care ziarul sau revista se constituie n volum de bibliotec.

Evidena individual a publicaiilor seriale

Evidena individual a publicaiilor seriale (cu apariie periodic/neregulat) reprezint nscrierea volumelor n Registrul inventar - publicaii n serie . Inventarierea se face pe volume de bibliotec (sau volume legtoreti, similare volumelor de carte), care pot cuprinde colecia dintr-un an, semestru, trimestru, lun, n funcie de dimensiunea fasciculelor care alctuiesc volumul. Pentru publicaiile seriale, evidena se face pe volume de bibliotec, indiferent dac sunt legate sau nu. Numrul de inventar la care se nscrie volumul legtoresc se consemneaz pe fiecare fascicol sau numr component al volumului nregistrat i la pagina de control a primului numr sau fascicol al volumului. Rubricile registrului inventar sunt: data nregistrrii; numr de inventar; nsemnri la verificarea fondurilor; titlul i subtitlul; editorul; locul; editura; anul de apariie; anul calendaristic; nr. fasc.; preul; cota topografic; poziia n RMF (Partea I. Intrri; Partea a II-a. Ieiri); meniuni.

Pentru publicaiile seriale trebuie s se in cont i de cteva reguli speciale de inventariere:

La rubrica titlul i subtitlul, cel din urm poate fi omis dac titlul ofer suficiente elemente pentru identificarea publicaiei. Dac este vorba de un titlu generic (ANUAR, ANALE, BULETIN) este obligatoriu s se scrie subtitlul. Anul editorial se nscrie la rubrica anul de apariie aa cum apare pe publicaie (vol. I, an I, tom I). Anul calendaristic este anul la care se refer coninutul publicaiei . Cnd este diferit de anul de coninut , anul de apariie al volumului se noteaz n parantez. n rubrica nr. fasc. se nregistreaz numerele i fascicolele care compun volumul, notndu-se primul i ultimul numr din volum, n cazul unui volum complet - sau marcndu-se, prin virgul, ntreruperea succesiunii cnd sunt numere lips. La pre se trece valoarea volumului de bibliotec.

La inventarierea publicaiilor seriale trebuie respectate urmtoarele termene:

Serialele intrate prin abonamente romneti se inventariaz n primul trimestru al anului urmtor (cnd se completeaz colecia). Serialele intrate prin abonamente strine se inventariaz cel trziu n trimestrul al II - lea al anului urmtor. Serialele provenite prin schimb, donaie se pot inventaria pe tot parcursul anului urmtor, termenul ultim fiind trimestrul al IV-lea. Serialele intrate prin anticariat, colectur, transfer se inventariaz obligatoriu n cursul lunii n care a fost primit stocul.

Evidena global a publicaiilor seriale

Evidena global a publicaiilor seriale reprezint nregistrarea partidelor de publicaii seriale, intrate sau scoase din fonduri pe baza unui act nsoitor. n cazul particular al bibliotecilor universitare evidena global sa realizat pn n anul 2010 att n Registrul de micare a fondurilor (RMF). Parte general ct i Registrul de micare a fondurilor (RMF). Parte special. Registrul de micare a fondurilor (RMF). Parte special oglindete volumul i valoarea fondului de publicaii seriale, precum i ritmicitatea intrrilor i ieirilor de seriale.

Ca i Registrul de micare a fondurilor. Parte general, Registrul de micare a fondurilor. Parte special este compus din trei pri: 1. Partea I. Intrri: dup evidena individual a coleciilor de seriale, intrate prin formele amintite mai sus (abonament, schimb, donaie) se reconstituie cantitativ i valoric din Registrul inventar stocurile de publicaii pe proveniene, inventariate ntr-o anumit perioad de timp (trimestru, semestru, an). n urma reconstituirii se ntocmesc procese-verbale pe baza crora se nregistreaz stocurile n RMF, pentru acestea fiind menionate urmtoarele date: numr de volume, valoare, nr. titluri i fascicole inventariate, nr. de inventar atribuite i nr. din RMF. Parte general. Serialele intrate prin colectur, anticariat, transfer se nscriu n RMF. Parte special pe baza actelor nsoitoare cu care intr n bibliotec, atribuinduli-se i lor numere de inventar i numere de RMF. Parte general. 2. Partea a II-a. Ieiri: nregistreaz, ca i n cazul celorlalte document, ieirile din coleciile de seriale, n momentul primirii deciziilor de scdere. 3. Partea a IlI-a. Recapitulare: menioneaz volumele existente i, respectiv, valoarea acestora, care rezult din totalizarea cifrelor nregistrate n RMF. Parte special: Partea I. Intrri i Partea a II-a. Ieiri.

Coleciile speciale i materialele audio-vizuale ca uniti de eviden

Documentele din categoria coleciilor speciale (manuscrise, arhivalii, stampe, hri etc), dac nu sunt constituite iniial n volume, se nregistreaz unitate cu unitate (indiferent de dimensiuni i numr de pagini), n inventare specializate. Materialele audio-vizuale (diapozitive, microfilme, benzi magnetice etc.) se constituie n uniti de eviden n funcie de modalitile caracteristice de pstrare i difuzare, pentru diapozitive - casetele sau plicurile, pentru microfilme - cutia etc. i aceste categorii de documente se consemneaz n registre inventar speciale.

PDF to Word