INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

Pentru ca o unitate s asigure o imagine fidel a pozi iei financiare este necesar a efectua inventarierea tuturor elementelor de activ si pasiv aa cum prevd normele de aplicare a inventarierii patrimoniului unitatii. O condiie fundamental o reprezint concordana deplin care trebuie s existe ntre datele nregistrate n conturi i realitatea faptic existent n unitate. Mijlocul principal prin care se constat situaia real a patrimoniului i compararea datelor obinute pe aceast cale cu datele contabilitii, l reprezint inventarierea. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza. Toate aceste operaii se efectueaz cu scopul evalurii elementelor inventariate i punerii de acord a datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat. Necesitatea inventarierii patrimoniului constituie baza de pornire pentru deschiderea i organizarea evidenei operative i contabile la unitile patrimoniale nou nfiinate. La nceputul activitii, inventarierea are ca obiect principal stabilirea i evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile n natur i/sau n bani ale asociailor/acionarilor sau ntreprinztorului particular, n funcie de forma de organizare a unitii economice. n decursul exerciiului, ea este determinat de faptul c ntre datele contabilitii i realitatea de pe teren pot s apar anumite diferene, n plus sau n minus, chiar i n condiiile unei bune organizri a evidenei operative i contabile, datorit mai multor cauze dintre care menionm: - modificri intervenite la elementele patrimoniale ale unitii, fie ca urmare a unor cauze naturale, fie datorit unor cauze subiective ; - nentocmirea sau ntocmirea defectuoas a unor documente; - nenregistrarea sau nregistrarea greit n conturi a anumitor operaii; - neglijena i neatenia gestionarilor care gestioneaz bunurile i valorile economice. Obiectul inventarierii l constituie ntregul patrimoniu, adic toate elementele de activ i pasiv de care dispune unitatea patrimonial, n momentul efecturii inventarierii. Entitaile au obligaia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii deinute, la inceputul acivitaii, cel putin odata in cursul exerciiului financiar pe parcursul funcionarii lor, in cazul fuziunii sau ncetrii activitii, precum i n urmatoarele situaii: a) n cazul modificrii preurilor; b) la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului sau a altor organe prevzute de lege; c) ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere; d) ori de cte ori intervine o predare - primire de gestiune; 1

e) cu prilejul reorganizrii gestiunilor; f) ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major; g) in alte cazuri prevzute de lege. Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii patrimoniului. Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt aceleai, indiferent de obiectul activitii unitii i de natura elementelor patrimoniale care se inventariaz. Comisia de inventariere este format din cel puin dou persoane, cu pregtire corespunztoare economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale. Acolo unde este cazul, comisiile sunt coordonate de o comisie central. La lucrrile de inventariere trebuie s participe ntreaga comisie de inventariere. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi nlocuii dect n cazuri bine justificate i numai prin decizie scris, emis de persoanele care i-au numit. Nu pot face parte din comisiile de inventariere: gestionarii depozitelor i magazinelor; eful compartimentului supus inventarierii; contabilii care in evidena gestiunilor respective, cu excepia unitilor mici. Tot sub aspect organizatoric, se iau msuri pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei de inventariere prin: - stabilirea elementelor patrimoniale care se inventariaz i ordinea n care se efectueaz inventarierea acestora; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaz: - sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, ntocmirea etichetelor de raft, separarea bunurilor deteriorate de cele n stare bun; - asigurarea aparatelor i instrumentelor adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire etc., a mijloacelor necesare identificrii (cataloage, mostre, etc.), precum i a formularelor i rechizitelor necesare; - dotarea comisiilor de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate; - dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu dou rnduri de ncuietori diferite. Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii se afiseaza la loc vizibil. Din punct de vedere contabil se iau msuri de nregistrare la zi n evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) organizat la gestiuni, precum i n contabilitatea sintetic i analitic, a tuturor documentelor pn la data la care se face inventarierea, stabilindu-se soldurile n fiele sintetice i analitice ale conturilor respective. Toate bunurile ce se inventariaz se insciru n listele de inventariere, care trebuie s se intocmeasc pe locuri de pstrare sau depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Disponibilitaile aflate n conturi la bnci sau la unitaile Trezoreriei Statului se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entitaii. 2

n acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancar, puse la dispoziie de instituiile de credit i unitaile Trezoreriei Statului, vor purta tampila oficiala a acestora. Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare care se vor ata a la listele respective dupa primirea confirmrii. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, potrivit particularitilor bunurilor. Fac excepie de la aceast regul, bunurile aflate n ambalaje originale intacte, care se desfac prin sondaj. Dac se inventariaz materiale sau mrfuri voluminoase, a cror cntrire sau msurare este neraional sau ar provoca pierderi, stocurile faptice ale acestora se stabilesc pe baza anumitor calcule tehnice (exemplu ciment, oel beton, produse de carier i balastier, materiale i produse agricole, etc.). Normele legale n vigoare conin prevederi concrete cu caracter general i specifice pentru inventarierea mijloacelor materiale, produciei neterminate, mrfurilor i ambalajelor n comer, a produciei agricole etc. Bunurile cu grad mare de perisabilitate se inventariaz cu prioritate, fr a se stnjeni desfacerea imediat a acestora. Pentru desfurarea corespunztoare a inventarierii este indicat, dac este posibil, s se sisteze operaiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii. Pentru a nu se stnjeni procesul normal de primire sau livrare a bunurilor, operaiunile respective se pot efectua numai n prezena comisiei de inventariere, care va meniona pe documentele respective "primit sau eliberat n timpul inventarierii". Bunurile degradate, greu vandabile, inutilizabile etc., se trec n liste separate. De asemenea, bunurile aparinnd altor uniti (nchiriate, primite n regim de leasing, n custodie, n consignaie, pentru prelucrare) se nscriu n liste separate, iar o copie a acestor liste, se trimite n termen legal unitilor patrimoniale crora le aparin bunurile respective, pentru confruntare. Toate bunurile inventariate se nscriu n liste de inventariere, care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de depozitare, pe gestionari i pe categorii de bunuri cu caracteristicile respective. Modul de efectuare al inventarierii, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor se menioneaz n listele de inventariere. Stabilirea lipsurilor i plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii se efectueaz n cadrul listei de inventariere centralizatoare, prin preluarea din listele de inventariere, varianta simplificat, numai a poziiilor cu diferene. Documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul gestiunii inventariate, n fiete, casete, dulapuri, etc. ncuiate i sigilate. Listele de inventariere se semneaz, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s menioneze dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n 3

listele de inventariere n prezena sa. De asemenea, acesta menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. Trebuie menionat faptul c, n cazul elementelor patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri (imobilizri corporale, elemente de natura stocurilor, titluri de plasament), n listele de inventariere centralizatoare se va nscrie valoarea contabil net a acestora, care se compar cu valoarea lor actual stabilit cu ocazia inventarierii. Inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezint valori materiale se efectueaz prin prezentarea lor n situaii analitice distincte al cror total s justifice soldul conturilor sintetice respective n care acestea sunt cuprinse i care se preiau n centralizatorul listelor de inventariere. Evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii. Evaluarea stocurilor faptice n listele de inventariere centralizatoare se face cu utiliznd aceleai preuri folosite la nregistrarea bunurilor n contabilitate. Pentru stabilirea valorii de inventar (denumit valoare actual), n vederea determinrii deprecierilor provizorii, pentru constituirea provizioanelor, evaluarea elementelor patrimoniale se face conform prevederilor din Legea contabilitii (art. 9), astfel: - bunurile de natura imobilizrilor, se evalueaz la valoarea rmas neamortizat, cu excepia celor constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actual (n funcie de preul pieei, starea lor fizic, precum i de utilitatea lor n cadrul unitii); - stocurile i celelalte bunuri se evalueaz la valoarea actual sau de utilitate a fiecrui element, denumit i valoare de inventar; - bunurile depreciate, se evalueaz la valoarea de utilitate a fiecrui element, n funcie de utilitatea bunului n unitate i de preul pieei; - creanele i datoriile se evalueaz la valoarea nominal; i la valoarea lor de utilitate, stabilit n funcie de valoarea lor probabil de ncasat, respectiv de plat: creanele i datoriile existente n valut precum i disponibilitile n devize se evalueaz la cursul de schimb la pieei valutare, comunicat de BNR n ultima zi a exerciiului. - titlurile imobilizate se evalueaz la valoarea de utilitate, iar titlurile de plasament, la cursul mediu al ultimei luni din an sau la valoarea probabil de negociere, dup caz. Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaz prin confruntarea datelor consemnate n listele de inventariere cu cele din evidena contabil sau evidena operativ. Pentru ca cifrele s fie comparabile i diferenele reale, este necesar ca datele inventarierii s fie stabilite la aceeai dat calendaristic. Determinarea rezultatelor inventarierii, respectiv a diferenelor, n plus sau n minus, se face direct pe listele de inventariere. Datele din listele de inventariere servesc la ntocmirea registrului inventar . Rezultatele inventarierii se consemneaz n documentul numit proces verbal de inventariere, n care se nscriu n principal: perioada i gestiunile inventariate, precum i persoanele care au efectuat inventarierea: plusurile i minusurile constatate; compensrile efectuate; bunurile depreciate, precum i creanele i obligaiile incerte i 4

n litigiu; valorificarea rezultatelor inventarierii; constituirea i regularizarea provizioanelor, precum i concluziile i propunerile referitoare la inventariere. Pentru a stabili caracterul diferenelor, comisia de inventariere analizeaz cauzele care au produs plusurile i minusurile, solicit explicaii n scris de la gestionar i formuleaz, potrivit dispoziiilor legale, propuneri de regularizare a acestora i nregistrare a diferenelor de inventar. nregistrarea rezultatelor definitive ale inventarierii se face n scopul punerii de acord a datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat. Rezultatele inventarierii trebuie nregistrate, att n evidena tehnic-operativ, ct i n contabilitate, n termen de cel mult 5 zile de la data terminrii operaiunilor de inventariere. De regul, valorificarea inventarierii se face prin nregistrarea plusurilor i imputarea minusurilor. Dac lipsurile nu se datoreaz vinoviei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitii patrimoniale. Se admit compensri cantitative ale lipsurilor cu plusurile numai cnd exist riscul de confuzie, cnd se refer la aceleai bunuri, aceeai perioad de gestiune i la acelai gestionar, fr ns a diminua valoric patrimoniul unitii. Listele cu valorile materiale care ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de confuzie se aprob anual de ctre administratorii, respectiv de ctre ordonatorii de credite. Lipsurile peste normele stabilite i pierderile cauzate de proasta gestiune se pot imputa celor vinovai la valoarea de nlocuire reprezentat de costul de achiziie, care cuprinde preul de cumprare practicat pe pia, la care se adaug taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport i alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea n stare de utilitate a bunului respectiv. Elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii nscrise in registrul-inventar au la baz listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere i situaiilor analitice, dupa caz, care justifica coninutul fiecrui post din bilan.. Completarea registrului-inventar se efectueaz in momentul n care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilaniere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, i ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, dupa caz. Rezultatul inventarierii se nregistreaza n contabilitate potrivit prevederilor Legii nr.81/1991, republicat, i n conformitate cu reglementarile contabile aplicabile.