Prezentarea modului de realizare a înregistrărilor pentru activitățile,

deciziile și fluxul informațional și financiar în legătură cu acest Contract,

astfel încât să se asigure trasabilitatea deciziilor în cazul în care acest
Contract este supus verificărilor de terță parte

Modalitatea de realizare a inregistrarilor pentru activitatile, deciziile si fluxul

informational si financiar se fac conform cu procedura de system PS 01 “Elaborarea si
controlul informatiilor documentate”

CONTROLUL INREGISRARILOR PE SUPORT DE HARTIE

In procesul de control al documentelor, se urmareste ca acestea:
• sa fie difuzate in ultima forma actualizata;
• sa fie disponibile pentru utilizare in toate situatiile impuse de executia,
masurarea, monitorizarea activitatilor pentru care au fost elaborate;
• sa fie accesibile pentru verificarile privind functionarea eficace a sistemului de
management integrat;
• sa fie retrase imediat din toate punctele de difuzare sau utilizare, in caz ca
inceteaza valabilitatea lor;
• sa fie pastrate, protejate impotriva uzurii premature, deteriorarii accidentale sau a
pierderii.

CONTROL INREGISTRARI PE SUPORT ELECTRONIC (MODALITATEA DE

ARHIVARE A INFORMATIILOR)
Pentru controlul inregistrarilor pe suport electronic se aplica urmatoarele reguli:
• documentele pe suport electronic se pastreaza de catre emitent sub protectia
unei parole.
• in retea sunt difuzate documentele in format read-only.
• in afara de originalul pastrat in baza de date a sistemul informatic din societate
se pastreaza si copii pe unitati externe de stocarea a informatiei, verificate anual
contra alterarii (arhivarea informatiilor si accesul la informatii arhivate);
 La finalul lucrarilor iregistrarile pot fi predate beneficiarului si in format electronic.
(Ex. Cartea Tehnica intocmita pentru lucrarile executate in cadrul contractului,
adrese, etc.)

FLUXUL INFORMATIONAL SI FINANCIAR IN LEGATURA CU ACEST CONTRACT

Sistemul de control electronic al documentatiei este sistemul informatic elaborat
de firma Softeh, cu programul Windev. Programul este foarte complex, fiind de mare
ajutor in servicii de afaceri, solutii tehnologice, in contabilitate, lanturi de furnizare si
aprovizionare, bancar, infrastructura IT, servicii software. Cu ajutorul aplicatiilor
software se imbunatatesc relatiile cu clientii, furnizorii,partenerii, subcontractorii sa isi
eficientizeze activitatea si sa obtina avantaje semnificative in cadrul intregii organizatii.
Acest sistem permite calculul pretului ofertei pentru lucrarile scoase la licitatie,
evaluarea situatiilor lunare de plata actualizate, programarea executiei lucrarilor,
gestionarea stocurilor de materiale, urmarirea consumurilor de manopera, gestionarea
utilajelor de constructii si a mijloacelor de transport si derularea automata a evidentei
financiar - contabile si a salarizarii personalului.Toate informatiile sunt centralizate astfel
incat se asigura oriunde si oricand o colaborare eficienta a personalului in cadrul
contractului, clientilor si subcontractorilor.Toate informatiile despre oferta sunt arhivate

1
si stocate pe serverele interne si avand o modalitate de acces facila si usoara la aceste
informatii.Toate aceste informatii arhivate sunt accesate intr-un mod facil si usor de
fiecare persoana implicata in derularea contractului de executie a lucrarilor.

RETRAGEREA SI DISTRUGEREA INREGISTRARILOR

Retragerea inregistrarilor pe hartie se face catre elaborator, in baza listei de difuzare /
retragere.
Distrugerea inregistrarilor se face numai cu aprobarea directorului general. In urma
distrugerii, se intocmeste proces-verbal de distrugere documente.

INFORMATII DESPRE MODALITATEA DE REALIZARE A INREGISTRARILOR SI

ACCESUL LA INFORMATII ARHIVATE PRIN RAPORTARE LA CERINTELE
INCLUSE IN CONTRACT

Înregistrările calităţii se fac conform cu procedura de sistem “ PS 01 Elaborarea si

controlul informatiilor documentate“, asigurându-se în acest mod că toate documentele
care atestă calitatea materialelor puse în operă precum şi cele care atestă calitatea
lucrărilor executate se elaborează conform unei proceduri şi stau oricând la dispoziţia
personalului abilitat pentru control.
Se va intocmi:
-Registrul proceselor-verbale privind calitatea lucrărilor
Va conține înregistrarea tuturor proceselor-verbale privind calitatea lucrărilor (procese-
verbale de verificare a calității lucrărilor care devin ascunse, procese-verbale de
recepție calitativa a lucrărilor, procese-verbale de recepție a lucrărilor ajunse în faza
determinanta), în ordinea întocmirii acestora și în concordanta cu stadiul fizic al
lucrărilor.
-Registrul unic de comunicări și dispoziții de șantier
Inregistrari ale calitatii pe lucrare:
 Certificate CPF
 Declaratii de performanta
 Certificate de garantie
 Rapoarte de incercare / analiza
 Procese verbale de control al calitatii lucrarilor in faze determinante
 Rapoarte de verificare si analize
 Procese verbale de lucrari ascunse
 Procese verbale de receptie calitativa pe faze
 Rapoarte de control si verificare privind calitatea
 Procese verbale de receptie la terminarea lucrarilor
 Planuri si rapoarte de audit
 Rapoarte de neconformitate
 PV de recepție a calității materialelor aprovizionate în șantier
 Fise de măsurători (caiete de atașament)
 Condica de betoane
 Condica de mixturi asfaltice

• Aceste înregistrări de calitate vor alcătui un capitol al cărţii tehnice a construcţiei

pe care o vom preda beneficiarului la terminarea lucrării – Cap. B – conform HGR
273/1994 – “Norme de intocmire a cartii tehnice” cu comletarea 343/2017
• La incheierea lucrarii, Responsabilul de lucrare pregateste dosarul de receptie,
conform reglementarilor specifice.

2
 INREGISTRARI
Lista de difuzare/retragere
Lista documentelor interne in vigoare
Lista formularelor in vigoare
Lista documentelor externe in vigoare
Lista de control a modificarilor
Registru intrari iesiri
Registru dispozitii de santier

TRASABILITATE

Identificarea lucrărilor de execuție, precum și a celorlalte documentații tehnice în

societate se face prin numărul de contract încheiat cu clienții. Este interzisă
schimbarea numerelor de contract după atribuirea acestora.

Lista de semnături conține de asemenea elemente de identificare și anume

sigla
Societatii titlul lucrării, beneficiar, contract nr., data (luna, anul,ziua ).

Metoda de identificare se aplica pe intregul proces de executie pe fiecare etapa a

acestuia.
Identificarea și trasabilitatea documentelor elaborate pentru servicii precum :

• Cererile de ofertă
• Proiectul parte scrisă și desenată
• Caiet de sarcini
• Analize de laborator
• Ridicările topo
• Procese Verbale de Lucrări Ascunse
• Procese Verbale de Recepția Lucrărilor
• Recepția natura terenului
• Verificarea cotei de fundare
• Coordonatorul de santier va inscrie codul de identificare pe
documentele elaborate.

Identificarea și trasabilitatea lucrărilor și documentelor primite de la

subcontractanți și furnizori se face tot pe baza numărului de contract (unic)
încheiat de societate în calitate de antreprenor general – cu clientul.

Înscrierea numărului de contract pe documentația primită de la subcontractanți

se asigură de către Project Manager.

FLUXUL DE INFORMAȚII

3
Informațiile in și din șantier se vor realiza în conformitate cu organigrama șantierului, a
Regulamentului de Organizare și Funcționare și conform Procedurilor de Sistem si
Operaționale aplicabile (PS 01 Controlul Documentelor, PS 02 Controlul Înregistrărilor,
PO 02 Comunicare, PO 03 Circulația documentelor).

Informațiile vor fi primite și transmise atât pe verticală, cât și pe orizontală și diagonală.

Va fi realizată diagrama flux a informațiilor, în baza clasificării acestora înainte de
începerea execuției obiectivului.

Toate aceste informatii se regasesc si in planul calitatii din propunerea tehnica.