CENTRUL NATIONAL DE Procedura Generala Cod doc: PG-09

SANATATE MINTALA SI
CONTROLUL INREGISTRARILOR Pagina - 1 -din 6
LUPTA ANTIDROG
Exemplar nr.

1 SCOP
Aceasta procedura are ca scop stabilirea metodelor necesare pentru identificarea, colectarea, indexarea,accesul,
indosarierea, arhivarea, pastrarea si eliminarea inregistrarilor SCIM in cadrul
CENTRULUI NATIONAL DE SANATATE MINTALA SI LUPTA ANTIDROG

Indicatori de performanta
Numar descrescator al inregistrarilor folosite si gasite (cu ocazia auditurilor) neconforme cu regulile
documentate in aceasta procedura.

2 DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplica tuturor înregistrărilor SCIM .

3. DOCUMENTE DE REFERINTA. DATE DE INTRARE

Ordin nr. 946/2005 din 04/07/2005, pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând
standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de
control managerial
Ordin nr. 1649/2011, din 17/02/2011, privind modificarea si completarea Ordinului ministrului
finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele
de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial
Manualul SCIM , Cod MSCIM – 01 Ed.1 /Rev.0
Regulament intern (RI) al CNSMLA
fisele de post

4. DEFINITII

Prescurtari

Elaborat Verificat Aprobat Editia Revizia

Nume, Prenume 1 0

Data

Semnatura
 CENTRUL NATIONAL DE Procedura Generala Cod doc: PG-09
SANATATE MINTALA SI
CONTROLUL INREGISTRARILOR Pagina - 2 -din 4
LUPTA ANTIDROG
Exemplar nr.

CNSMLA - Centrul National de Sanatate Mintala si Lupta Antidrog

D - Director
SCIM – Sistemul de Control Intern Managerial
RMCIM - Reprezentantul Managementului pentru Controlul Intern Managerial

5.2 Efectuarea procesului

Tinerea sub control a inregistrarilor calitatii consta in efectuarea urmatoarelor activitati:
1) identificare;
2) colectare;
3) indexare (listare);
4) arhivare (indosariere, depozitare);
5) pastrare;
6) acces;
7) eliminare.

Coordonatorul documentatiei este responsabil de activitatile de control al inregistrarilor si este desemnat in cadrul
fiecarui compartiment de catre seful de compartiment.

1) Colectarea inregistrarilor se efectueaza prin solicitarea predarii inregistrarilor calitatii, de catre cei care le-au
intocmit, persoanelor responsabile cu arhivarea si pastrarea lor. Centralizarea inregistrarilor este efectuata de
catre coordonatorul documentatiei

2) Formularele inregistrarilor calitatii sint identificate prin codificare conform procedurii generale Controlul
Documentelor PG-08 – Lista Formularelor SMC Cod F.PG – 08.03 .

3) Indexarea (listarea) este necesara pentru buna desfasurare a fiecarui proces si se realizeaza prin completarea
formularului de referinta
4) Lista inregistrarilor SCIM este structurată pe procese şi include: codul / ediţia şi revizia, denumirea
inregistrării, tipul inregistrării, durata de pastrare a inregistrarii, locul unde se păstrează, durata arhivării. RMC
este responsabil cu indexarea si actualizarea periodica a evidentei inregistrarilor, necesara in urma aparitiei de
noi inregistari sau modificarea altora.

Editia 1 Revizia 0
 CENTRUL NATIONAL DE Procedura Generala Cod doc: PG-09
SANATATE MINTALA SI
CONTROLUL INREGISTRARILOR Pagina - 3 -din 4
LUPTA ANTIDROG
Exemplar nr.

5) Arhivarea inregistrarilor: se efectueaza de catre coordonatorul documentatiei. Formularele sunt indosariate in

bibliorafturi / registre pe domenii de provenienta si in ordine cronologica in scopul unei regasiri usoare. Acestea
sunt depozitate pe rafturi intr-un spatiu special amenajat.

6) Pastrarea inregistrarilor se realizeaza conform duratelor de pastrare stabilite pentru fiecare tip de inregistrare
a SMC; inregistrarile SMC sunt păstrate in bibliorafturi si dosare corespunzatoare, in locuri bine determinate,
astfel incat sa se previna deteriorarea, pierderea sau accesul persoanelor neautorizate la acestea.

7) Accesul la inregistrarile SCIM se realizeaza doar cu acceptul coordonatorului documentatiei, in functie de

importanta informatiilor continute si de pozitia fata de organizatie a solicitantului. In cazul in care este convenit
contractual sau cu acordul Directorului , clientii pot avea acces la inregistrarile aferente pentru evaluare, doar cu
indeplinirea conditiilor mai sus mentionate.

8) Inregistrarea accesului la dosarele SCIM se realizeaza prin evidentierea in lista de difuzare a documentelor.

9) Eliminarea (distrugerea) inregistrarilor calitatii perimate se efectueaza doar cu acordul si in prezenta

coordonatorului documentatiei, care completează formularul Proces Verbal de Distrugere Inregistrari F.PG-
09.01 Coordonatorul documentatiei trebuie sa preia doar inregistrarile lizibile si intr-o stare stare buna.
Nerespectarea acestor conditii atrage returnarea catre elaborator.

6.3 Verificarea procesului si a produsului se realizeaza prin:

compararea rezultatelor procesului obtinute prin audituri interne cu indicatorul de performanta si respectiv cu cerintele
pentru produs;
Inregistrarea rezultatului compararii in rapoarte de autoevaluare in vederea analizei

6.4 Actiuni pentru imbunatatirea continua a performantei procesului se realizeaza prin actiuni corective , preventive,
de optimizare , stabilite prin analiza rezultatelor inregistrate conform 6.3.
Sefii de compartimente asigura desfasurarea pasilor descrisi in aceasta sectiune
RESURSE
Resursele asociate acestui proces se refera la:

o timp de lucru afectat de catre personalul implicat;

Editia 1 Revizia 0
 CENTRUL NATIONAL DE Procedura Generala Cod doc: PG-09
SANATATE MINTALA SI
CONTROLUL INREGISTRARILOR Pagina - 4 -din 4
LUPTA ANTIDROG
Exemplar nr.

o costul cu instruirea şi consultanţa;

o costul pentru asigurarea mediului suport si de depozitare a inregistrarilor ( dosare, bibliorafturi, registre,

etc).
Aceste resurse sunt asigurate de Director

DATE DE IESIRE. INREGISTRARI

Rezultatele aplicarii acestei proceduri sunt documentate in urmatoarele formulare pentru inregistrari specifice:

Cod Unde se
Nr. crt. Denumire Arhi-vare
formular păstrează

01 Registru de intrari iesiri Formular Secretariat

3 ani
tipizat

02 Proces Verbal de distrugere Formular RCIM

3 ani
inregistrari

Fiecare proprietar de proces este responsabil pentru integritatea, corectitudinea si claritatea inregistrarilor, de siguranta
arhivarii si pastrarii acestora, pe durata stabilita pentru procesul respectiv.

Editia 1 Revizia 0