TEMA DE LUCRU NR.

2
Analiza informațională a unui proces organizațional
(ciclul de viață al informațiilor)

EXEMPLU DE REZOLVARE

Cuprins:

1 Selectarea procesului organizațional.......................................................................................................... 2

2 Descrierea procesului .................................................................................................................................... 3
2.1 Prezentare generală.......................................................................................................................... 3
2.2 Scop ...................................................................................................................................................... 3
2.3 Entități (roluri) implicate în proces ................................................................................................. 3
2.4 Activități .............................................................................................................................................. 4
3 Diagrama de flux simplificată ....................................................................................................................... 5
4 Analiza informațională a procesului (ciclul de viaţă al informaţiei) ....................................................... 6
4.1 Definirea principalelor nevoi informaţionale ............................................................................... 6
4.2 Inventarierea informațiilor............................................................................................................... 8
4.3 Localizarea și colectarea informațiilor ........................................................................................... 9
4.4 Analiza parametrilor de calitate.................................................................................................... 10
4.5 Raportarea și utilizarea informației .............................................................................................. 11

1
1 Selectarea procesului organizațional

A.Propuneri de procese organizaționale:

Nr. Proces Nr. Proces

Procese de vânzări/distribuție Procese financiar-contabile
1. Preluarea comenzilor de la clienți 24. Elaborarea și aprobarea bugetului
2. Procesarea comenzilor de la clienți 25. Plata furnizorilor
3. Distribuția de marfă 26. Urmărirea facturilor de încasat
4. Rezolvarea reclamațiilor 27. Urmărirea fluxului de numerar
5. Suport post-vânzare Procese de management al resurselor
umane
Procese de achiziții/aprovizionare 28. Recrutarea și selecția personalului
6. Stabilirea necesarului de aprovizionat 29. Evaluare profesională a salariaților
7. Lansarea comenzilor de aprovizionare 30. Organizare program training
8. Urmărirea comenzilor de aprovizionare 31. Întocmirea ștatelor de plată
9. Evaluarea furnizorilor Procese de cercetare-dezvoltare
10. Analiza ofertelor 32. Dezvoltarea unui produs nou
11. Negocierea contractelor cu furnizorii 33. Inovarea unui proces organizațional
Procese de producție 34. Aprobarea unui investiții
12. Prioritizarea comenzilor în producție 35. Evaluarea unei investiții
13. Pregătirea programului de producție Procese de marketing
14. Lansarea în fabricație 36. Lansarea pe piață a unui nou produs
15. Raportarea producției 37. Stabilirea bugetului de marketing
16. Analiza producției 38. Implementarea unui campanii de marketing
Procese de logistică 39. Analiza competiției
17. Colectarea produselor pentru livrare Procese de management de proiect
18. Expedierea mărfurilor 40. Elaborarea planului de proiect
19. Realizarea inventarului 41. Alocarea resurselor în proiecte
20. Transportul mărfii la clienți 42. Stabilirea bugetului de proiect
21. Prioritizarea comenzilor la livrare Procese IT
Procese de management al calității 43. Tratarea unui solicitări de suport IT
22. Realizarea auditului intern 44. Mentenanța echipamentelor
23. Evaluarea riscurilor 45. Implementarea unei cerințe de dezvoltare

B.Alt proces organizațional:

RECEPȚIE MARFĂ ÎN DEPOZIT

2
2 Descrierea procesului

2.1 Prezentare generală

Procesul descrie procedura de recepție marfă într-un depozit, pornind de la momentul primirii
mărfurilor de la furnizor, continuând cu verificarea conformității calitative și cantitative, depozitarea
propriu-zisă și procesarea documentelor însoțitoare în sistemul informatic.

2.2 Scop

Procesul are drept scop definirea pașilor procesului de recepție marfă, a punctelor de decizie și a
responsabilităților entităților organizatorice implicate în proces.

2.3 Entități (roluri) implicate în proces

Nr.crt. Rol Descriere Responsabilități principale în

1 Depozit Depozitul organizației, aflat sub
coordonarea unui șef de depozit, cu
responsabilități privind recepția,
gestiunea, colectarea și expediția
mărfurilor.
2 Departament Departament responsabil cu
Achiziții stabilirea necesarului de
aprovizionare, lansarea și
confirmarea comenzilor către
furnizori.
3 Departament Departament responsabil cu
Calitate asigurarea calității la nivelul
organizației
4 Departament Departament responsabil cu
Gestiune procesarea și gestiunea datelor
operaționale în sistemul informatic.
cadrul procesului
 Demarează procesul de
recepție.
 Analizează conformitatea
documentelor de recepție.
 Recepționează și depozitează
marfa acceptată la recepție.
 Confirmă comenzile de
recepționat.
 Dispune anularea recepției, în
cazul în care aceasta nu este
conformă cu o comandă de
aprovizionare.
 Verifică condițiile de recepție
prin prisma perioadei de
valabilitate rămase până la
expirare.
 Decide cu privire la recepția
produselor cu termen de
valabilitate redus.
 Procesează documentele de
recepție în sistemul informatic.

3
2.4 Activități

Procesul de recepție marfă este structurat în 11 pași, după cum urmează:

1. Procesul de recepție marfă este demarat la nivelul Depozitului în momentul primirii

mărfurilor de la furnizor.
2. Depozitul analizează conformitatea documentelor de recepție (factură, aviz de însoțire
a mărfii, etc.). În cazul în care documentele nu sunt conforme, recepția este anulată.
3. În situația în care documentele sunt conforme, se solicită Departamentului Achiziții
confirmarea că marfa a fost comandată.
4. Departamentul Achiziții verifică corespondența dintre produsele și cantitățile livrate
de furnizor și cele comandate. În situația în care se constată diferențe majore (ex: marfă
livrată fără comandă), Departamentul de Achiziții poate dispune anularea recepției.
5. În cazul în care comanda este confirmată, Depozitul procedează la analiza termenelor
de valabilitate ale produselor livrate. Dacă durata rămasă până la expirare este mai mică
decât 50% din perioada de valabilitate a produsului, recepția este anulată.
6. Dacă durata rămasă până la expirare este mai mică decât 75% din perioada de
valabilitate a produsului, se solicită aprobarea Departamentului Calitate pentru
recepția produselor.
7. Departamentul Calitate poate dispune, după caz, anularea recepției, sau continuarea
recepției, existând situații în care marfa este acceptată chiar dacă dacă durata rămasă
până la expirare este mai mică decât 75% din perioada de valabilitate.
8. În situația în care se primește acceptul Departamentului Calitate, sau dacă durata
rămasă până la expirare este mai mare decât 75% din perioada de valabilitate a
produselor, Depozitul procedează la recepția cantitativă și calitativă a mărfii.
9. În situația în care se constată că marfa nu corespunde cantitativ sau calitativ criteriilor
de recepție, Depozitul anulează procedura de recepție, iar marfa este returnată
furnizorului.
10. Dacă marfa recepționată este conformă cantitativ și calitativ, se trece la procesul de
depozitare (această procedură este un sub-proces distinct, întrucât structurează mai
multe roluri, responsabilități și faze de derulare, cum ar fi: gruparea mărfurilor
recepționate, alegerea zonelor și celulelor de depozitare, încărcarea mărfii în celulele
alocate etc.).
11. În final, documentele de recepție (ex: factură, NIR etc.) sunt transmise
Departamentului Gestiune pentru a fi procesat în sistemul informatic.

4
3 Diagrama de flux simplificată

5
4 Analiza informațională a procesului (ciclul de viață al
informației)
4.1 Definirea principalelor nevoi informaționale
Nr. Principalii Tipuri informații
crt. beneficiari de
informații
1 Șef depozit  Informații factură (articole,
cantități, volume etc.).
 Informații documente
însoțitoare (condiții
transport, condiții
depozitare etc.)
 Informații echipă (pontaj
zilnic, program de lucru etc.)
 Informații încărcare
depozite (rafturi libere,
celulele libere, zone speciale
etc.).
2 Personal  Informații factură (articole,
recepție cantități, volume etc.).
 Informații documente
însoțitoare (condiții
transport, condiții
depozitare etc.)
 Informații încărcare
depozite (rafturi libere,
celulele libere, zone speciale
etc.).
3 Manager  Informații factură (articole,
achiziții cantități, prețuri, discount-
uri etc.).
 Informații comandă (dată
comandă, termen de livrare,
cantități, produse, prețuri,
discount-uri).
Scopul informațiilor Frecventa
obținerii
informațiilor
Evaluarea gradului de În timp real
ocupare a zonei de
recepție, evaluarea
încărcării depozitului,
dimensionarea optimă a
echipei de recepție,
viteza medie de recepție
etc.
Analiza cantitativă și În timp real
calitativă a respectării
condițiilor de recepție,
analiza respectării
condițiilor de transport,
evidența
rafturilor/celulelor
libere din depozit etc.
Verificarea respectării În timp real
termenelor de livrare, Rapoarte
evidența stocurilor, zilnice
analiza ritmicității
Rapoarte
aprovizionărilor,
periodice
stabilirea intervalelor
optime de comandă etc.
6
Nr. Principalii Tipuri informații Scopul informațiilor Frecventa
crt. beneficiari de obținerii
informații informațiilor
 Informații contracte
(termene de plată, discount-
uri, clauze de volum etc.)
 Informații privind situația
stocului.

4 Manager  Informații factură (articole, Situația recepției În timp real

calitate cantități).
 Informații produs (lot, data
de producție, data de
expirare, durată rămasă
până la expirare).
 Neconformități rezultate în
urma recepției.
produselor cu termen de Rapoarte
valabilitate redus, zilnice
evaluarea produselor cu
Rapoarte
risc de expirare,
periodice
evaluarea respectării
procesului de recepție
etc.

5 Manager  Informații factură (valoare Situația termenelor de În timp real

financiar totală, valoare TVA, termen plată aferente facturilor Rapoarte
de plată, discount-uri). emise de furnizori periodice
 Informații contracte pentru comenzile
(termene de plată, discount- recepționate
uri, clauze de volum etc.)

6 Manager  Informații în timp real și Situația stocurilor, În timp real

producție rapoarte de analiză privind situația stocului Rapoarte
situația stocului. rezervat, situația zilnice
 Situația necesarelor de stocului de siguranță
aprovizionat. etc.

7 Top  Rapoarte periodice privind Evaluarea gradului de Rapoarte

management rulajul de marfă în depozit,
numărul de unități de
produs procesate per
angajat, viteza medie de
procesare a unei unități de
produs, utilizarea spațiilor
de depozitare etc.
încărcare al depozitului, periodice
viteza de rotație a
stocurilor, evoluția
duratei medii de
aprovizionare,
productivitatea muncii
în depozit etc.

7
4.2 Inventarierea informațiilor

Nr.crt. Date/Informații
1 Date/informații factură:
 date de identificare a clientului (denumire, CUI, nr. înregistrare la Registrul
Comerțului etc.)
 date privind produsele facturate (cod produs, denumire, UM, cantitate, preț, valoare)
 date privind condițiile de plată (cont client, termen de plată)
 discount-uri acordate pe factură.
2 Date/informații comandă:
 date privind comanda (referință comandă, dată)
 date privind produsele comandate (cod produs, denumire, UM, cantitate, preț,
valoare)
 date privind condițiile de livrare (dată comandă, termen de livrare contractual, dată
confirmată de livrare etc.)
3 Date/informații contracte:
 clauze contractuale privind condițiile de comandă și livrare (prețuri, volume,
discount-uri, termene de livrare etc.).

4 Date/informații produse recepționate:

 conformitate cantitativă (nr. bucăți recepționate efectiv);
 conformitatea calitativă (situație produse neconforme, deteriorate etc.);
 date inscripționate pe produs (cod, denumire, lot, data fabricației, perioada de
valabilitate, data de expirare etc.).
5 Date/informații depozit:
 situație stoc;
 încărcare depozit (rafturi libere, celule libere, încărcare zone speciale etc.)

6 Date/informații personal:
 program de lucru, prezența zilnică, restricții de disponibilitate etc.
7 Date/informații calitate:
 condiții speciale de transport sau depozitare, situația produse cu probleme de stoc,
rulaj produse etc.

8 Informații de planificare:
 graficul de recepție;
 planul de depozitare (zone/rafturi/celule de depozitare);
 reguli privind acceptarea produselor cu termen de valabilitate redus;
 norme de lucru per angajat.

8
 Nr.crt. Date/Informații
9 Informații de control:
 timpul mediu de recepție per produs;
 cantitatea recepționată pe oră;
 rata de erori a procesului de recepție;
 termen de valabilitate mediu;
10 Knowledge information
 trasee optime de depozitare/culegere marfă;
 intervale optime de aprovizionare;
 dimensionarea optimă a echipelor de recepție etc.

4.3 Localizarea și colectarea informațiilor

Categorie Sursa Deținător / Format Mod de Suport

date/ informației Emitent colectare a tehnologic
informații informațiilor pentru
accesarea
informațiilor
Date/informații Factură; Extern Fizic/ Fizic Email
factură; documente (Furnizor) Electronic (în (documente Aplicații
Date/informații însoțitoare funcție de însoțitoare dedicate (ex:
documente marfă; opțiunea verificate la eFactura)
însoțitoare; confirmarea furnizorului) livrare)
EDI1
prin email a Electronic
Date/informații
comenzii (date
confirmare
comandă transmise de
furnizor)
Date/informații Comenzi Intern Electronic Electronic Email
comandă; aprovizionare; (Departament (Intranet; Intranet
Date/informații Contracte Achiziții) email-uri
Sistem
contracte încheiate cu comenzi;
informatic
furnizorii portal
integrat
achiziții
furnizor)

1
Electronic Data Interchange

9
 Categorie Sursa Deținător / Format Mod de Suport
date/ informației Emitent colectare a tehnologic
informații informațiilor pentru
accesarea
informațiilor
Date/informații Date Intern Fizic Fizic Cititoare
produse inscripționate (Depozit) (culegerea coduri de
recepționate; pe produse; datelor în bare
Date/informații recepția urma
calitate cantitativă și procesului de
calitativă verificare
calitativă și
cantitativă a
mărfurilor
recepționate)
Date/informații Listă Intern Electronic Electronic Sistem de
personal personal; (Departament (completare control al
aplicație HR, automată accesului în
control acces Departament pontaj depozit
IT, Depozit) personal
depozit în
baza
aplicației de
control acces)
Informații de Sistem Intern Electronic Electronic Sistem ERP
planificare informatic (Departamente (rapoarte
integrat tip Financiar, periodice
Informații de
ERP – Module Achiziții, extrase din
control
informatice Producție, sistemul
Knowledge dedicate Depozit, HR informatic
information etc.) integrat)

4.4 Analiza parametrilor de calitate

Nr.crt. Parametrul de calitate Riscuri de non-calitate

 acces neautorizat în sistem în vederea procesării recepției;

1 Accesibilitate  lipsa unor documente însoțitoare la momentul recepției;
 privilegii prea mari acordate unor utilizatori ai sistemului etc.

10
Nr.crt. Parametrul de calitate Riscuri de non-calitate

 date de identificare diferite ale acelorași produse în factură

2 Comprehensivitate
3 Încrederea sursei
4 Integritate
5 Acuratețe
6 Oportunitate
7 Fiabilitate
8 Relevanță
față de sistemul informatic;
 redundanțe în definirea produselor sau furnizorilor în
sistemul informatic;
 codificare defectuoasă a informațiilor etc.
 lipsa de trasabilitate a informațiilor (ex: privind respectarea
condițiilor de transport și depozitare a mărfurilor);
 ponderea ridicată a proceselor neautomatizate (ex: selecția
raftului pe care este depozitat un produs este făcută de
operatorul din depozit și nu de sistemul informatic) etc.
 introducerea eronată în sistem a notei de intrare recepție
(NIR);
 informații modificate (distorsiune sau filtraj) privind situația
stocului etc.
 date incomplete în factură sau în documentele însoțitoare;
 erori în completarea facturii sau a documentelor însoțitoare;
 diferențe între cantitățile din documente și cele livrate
efectiv;
 documente (facturi, documente însoțitoare) furnizate
ulterior recepției);
 stoc neactualizat în timp real etc.
 livrarea unor produse diferite față de cele înscrise în
documentele de recepție;
 NIR completat manual eronat etc.
 evidenta defectuoasă a comenzilor lansate către furnizori;
 incertitudinea privind situația gradului de încărcare al
depozitului;
 incertitudinea privind nivelul real al stocurilor etc.

4.5 Raportarea și utilizarea informației

Principalele decizii fundamentate pe baza informațiilor

Nr.crt. Descriere
1 DEPOZIT - Acceptarea conformității documentelor însoțitoare
2 DEPOZIT - Acceptarea la recepție a produselor cu termen de valabilitate redus
3 DEPOZIT - Recepția cantitativă a mărfurilor

11
4 DEPOZIT - Recepția calitativă a mărfurilor
5 DEPOZIT - Dimensionarea personalului din depozit
6 DEPOZIT - Organizarea traseelor de depozitare și colectare a mărfii în depozit
7 DEPOZIT - Dimensionarea spațiilor de depozitare
8 DEPOZIT - Stabilirea nivelului țintă ale productivității (ex: cantitate recepționată/oră)
9 ACHIZIȚII - Evaluarea conformității recepției cu comanda lansată către furnizor
10 ACHIZIȚII - Stabilirea intervalelor de comandă și aprovizionare
11 ACHIZIȚII - Evaluarea furnizorilor
12 ACHIZIȚII – Negocierea contractelor
13 ACHIZIȚII – Stabilirea necesarelor de aprovizionat
14 CALITATE – Acceptarea produselor cu termen de valabilitate redus
15 CALITATE – Optimizarea procesului de recepție marfă
16 PRODUCȚIE – Elaborarea programului de producție
17 PRODUCȚIE – Stabilirea stocului de siguranță
18 FINANCIAR – Plata facturilor către furnizori
19 MANAGEMENT SUPERIOR – Redimensionarea personalului din depozit
20 MANAGEMENT SUPERIOR – Extinderea/restrângerea spațiului de depozitare
Principalele rapoarte generate pe baza informațiilor
Nr.crt. Descriere
1 Situația recepțiilor de marfă
2 Gradul de încărcare al depozitului
3 Rulaj marfă în depozit
4 Situația stocului
5 Situația livrării comenzilor de aprovizionare
6 Situația livrărilor întârziate
7 Raport recepție per operator depozit
8 Raport necesar de aprovizionat
9 Raport fișă furnizor
10 Raport produse cu risc de expirare
11 Raport inventariere
12 Situație retururi marfă către furnizori

12