Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

101

CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul unui proiect

3.1. Resursele materiale n cadrul proiectelor. Noiuni generale Unul dintre cele mai importante capitole n cadrul unui proiect (indiferent de tipul acestuia), l reprezint prin nsi structura lor resursele materiale. Datorit multitudinii acestora, precum i a cerinelor complexe pe care trebuie s le ndeplineasc acestea, trebuie adoptat o strategie managerial coerent, ce va constitui obiectul de studiu al acestui capitol. Managementul administrrii resurselor materiale nu reprezint doar o nsumare mecanic a diferitelor etape prin care se realizeaz un anumit ciclu de aprovizionare, ci presupune o mbinare fructuoas a activitilor realizate de departamentul de aprovizionare. [15] Privit ca un mini-proiect, achiziionarea include o serie de activiti principale, aa cum rezult i din diagrama urmtoare: Utilizator (cerere) Recepie la magazie

Selectare Furnizor (Pre, calitate)

Inspecie intern a produselor

Departament Aprovizionare

Pregtire comand

Livrare i facturare EXPEDIERE

Recepie la furnizor

Figura 3.1. Ciclu de aprovizionare n cadrul unui proiect

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

102

Se pun n eviden urmtoarele elemente componente ale activitii de aprovizionare n cadrul unui proiect: a). Cererea de aprovizionare, formulat de ctre utilizator pe baza necesarului acestuia de materii prime sau componente. Iniierea unei astfel de cereri are la origine un control al stocurilor, al magaziilor sau spaiilor de depozitare, o analiz a proiectelor tehnologice sau a controlului produciei, n funcie de tipul produselor i organizarea firmei. O dat identificat necesarul de materiale, se purcede la ntocmirea unei cereri adresate departamentului de aprovizionare prin care se solicit rennoirea stocurilor folosindu-se anumite documente, cum ar fi: formularul de solicitare de aprovizionare, o list complet necesarului de materiale, care s cuprind detalii referitoare la produsele ce vor fi achiziionate cantitile necesare, precum i o cerere de rennoire a stocului. O atenie deosebit trebuie s acorde achizitorul acelor produse care necesit un timp mai ndelungat de achiziie i s ia toate msurile necesare ca instruciunile de comandare s fie predate departamentului de achiziii ct mai repede posibil. b). Selectarea furnizorului privete cea de-a doua etap a procesului de aprovizionare i presupune o alegere a sursei de achiziie bazat pe cotaii de preuri, condiii de livrare, reputaia privind standardele de calitate, performanele la livrare i situaia comercial. Sursa de aprovizionare poate consta ntr-un singur furnizor sau mai muli, n funcie de necesarul de materiale solicitat. O mare amploare a luat n ultima perioad un sistem japonez de aprovizionare i producie, constnd n reducerea stocurilor la zero, bazndu-se pe furnizori care s livreze mrfurile direct la locul de munc i ,,exact la timpul potrivit. c). Emiterea comenzii de achiziie este partea cea mai rutinant a unui proces de achiziie, constnd ori n dactilografierea comenzii, semnarea i expedierea ei prin pot, ori n schimb electronic de date. Problemele ce se pot ivi n aceast etap privesc consumul de timp, n sensul c aceast activitate, dei simpl i obinuit, poate dura cteva zile sau sptmni, ceea ce poate duce la o mrire a timpulu alocat proiectului. Se mai are n vedere i faptul c orice comand de achiziie definete condiii comerciale, de regul standardizate i tiprite pe spatele formularelor de comand, care l oblig pe achizitor s accepte toate costurile necesare i implicaiile legale. Ob1igaiile comerciale prevzute de comanda de achiziie sunt n fapt ob1igaii contractuale referitoare la condiiile de plat, la pre, fixat pe durata contractului, nefiind supus creterii din nici un motiv, dac nu s-a dispus altfel, termenul de livrare, calitatea i descrierea produselor ce urmeaz a fi livrate, la modul de despgubire n cazul mrfii necorespunztoare din punct de vedere al proiectrii sau al execuiei, proprietate intelectual, pierdere sau deteriorare. O dat contractat produsul, vnztorul nu mai are nici un drept n a-l modifica sau adugi, dect printr-o autorizare explicit dat de companie pe un formular oficial de modificare. n situaia n care sunt impuse anumite schimbri n orice aspect al comenzii de aprovizionare, se poate emite un amendament la comanda iniial, cu acordul prealabil al furnizorului, determinnd efectele asupra preului i livrrii. Acestea sunt redactate pe formulare oficiale, avnd parte de aceeai circulaie ca i comanda iniial creia i corespunde. Dac ns amendamentul pericliteaz ncheierea corespunztoare a aprovizionrii oricrui alt articol din comand pn la data de livrare stabilit, se recomand emiterea unei noi comenzi de achiziie. Vnztorul are dreptul de a contracta subantreprenori (subfurnizori), cu condiia ca acetia s fie cunoscui de ctre cumprtor oricnd dorete, i cu asigurarea accesului personalului care se ocup de urgentarea aprovizionrii din cadrul companiei la birourile sau atelierele acestora. Un alt aspect legat de condiiile comerciale se refer la dreptul cumprtorului de a refuza produsele livrate invocnd faptul c acestea sunt necorespunztoare

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

103

sau dac vnztorul comite o nclcare a comenzii. Orice disput referitoare la contract se va soluiona cu ajutorul unui arbitru ales cu acordul prilor, sau dac nu, n instan. d). Confirmarea comenzii reprezint rspunsul furnizorului la comanda de achiziie, n cazul n care el este pozitiv, nregistrndu-se un contract legal, supus legilor n vigoare. n aceast etap, revine furnizorului obligaia de a returna o confirmare a acceptrii condiiilor sau cel puin confirmarea detaliilor privind cantitatea, specificaiile, preu1 i condiiile de livrare. e). Urgentarea aprovizionrii este o msur preventiv prin care se ncearc prentmpinarea ntrzierii livrrii, cu ajutorul unui sistem de avertizare timpurie, solicitnd informarea din timp despre orice dificulti pe care le-ar putea ntmpina furnizorul. Dei n unele organizaii mai mici achizitorul ndeplinete i rolul celui ce urgenteaz aprovizionarea, regula este ca acest rol s revin unei persoane special nsrcinate din cadrul departamentului de aprovizionare. O dat plasate toate comenzile, achiziionarea la timp a mrfurilor devine o problem primordial. Urgentarea aprovizionrii nu reprezint doar un proces de urmrire a mrfurilor ntrziate, ci mai degrab ncearc s prevad problemele ce apar pe parcursul produciei i livrrii, prentmpinnd ntrzierea livrrii. Dac ns acest proces de rutin nu pare s ii ating scopul, persoana nsrcinat cu urgentarea aprovizionrii poate apela la metode mai puternice de urgentare, cum ar fi oferta de a colecta mrfurile chiar de la sediul furnizonului, o notificare prin care sunt explicate pe larg motivele urgentrii, sau orice alte metode licite ce duc la atingerea scopului. f). Expedierea - naintea prsirii locului de producie al furnizorului trebuie avut n vedere faptul c transportul s fie marcat corespunztor, prin aplicarea unei tampile uor de recunoscut a furnizorului pe lzile de ambalaj, astfel nct fiecare articol s poat fi identificat n toate etapele cltoriei, precum i la destinaie. g). Livrare i facturare - facturile nsoesc actele de trimitere a mrfurilor i se deconteaz de ctre solicitantul mrfii n momentul recepionrii acesteia. h). Inspecie intern a produselor - realizat de ctre factorii de control abilitai din interiorul organizaiei. i. ) Recepia produselor, este ultima etap a ciclului aprovizionrii i const ntr-o examinare amnunit pentru venificarea eventualelor pagube survenite pe parcursul transportului, greeli referitoare la natura mrfurilor sau cantitatea solicitat. Dac mrfurile corespund, acestea sunt trimise la magazie, unde se procedeaz i la o eviden a stocurilor. Apoi, dup un timp, se pregtete un nou ciclu de aprovizionare. n cazul n care transportul nu este recepionat n condiii satisfctoare, se poate cere respingerea acestuia, fiind returnat mpreun cu o not de respingere, solicitantul fiind exonerat de plata facturilor.

(Exemplu demonstrativ)

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

104

Compania: Adresa:. Tel: Fax..

COMAND DE ACHIZIIE

MENIONAI ACEST NUMR DE COMAND N TOAT COTESPONDENA .

Furnizor:...

Adresa de livrare ... (dac este diferit)

Data comenzii:

Data de livrare: Ref. Cotaia dvs:

V rugm s furnizai urmtoarele, n conformitate cu condiiile generale de achiziie

TVA, unde se aplic, nu este inclus n nici unul din preurile prezentate mai sus Sarcin/ Proiect i alocare

Articole

ntocmit de: Aprobat de: Semntur autorizat

Figura 3.2. Exemplu de borderou de comand de achiziie

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

105

3.2.

Importana managementului administrrii resurselor materiale

Conceptualizarea noiunii de management al administrrii resurselor materiale ale unui proiect, ca teorie i practic a conducerii, vizeaz n primul rnd o eficien n aprovizionare, n ordinea evitrii ntrzierilor, a achiziionrii bunurilor potrivite scopului urmrit, ca i ncadrarea ntr-un anumit buget. Sporirea caracterului anticipativ al conducerii, reflectat de accentuarea importanei managementului aprovizionrii, datorat n principal presiunii exercitate de progresul tehnic i tehnologic, cruia trebuie s-i fac fa n mod corespunztor, determin profesionalizarea funciei de manager al aprovizionrii, determinat att de aptitudinile i calitile pe care le impune o asemenea funcie, ct i de valoarea cunotinelor i deprinderilor pe care le reclam aplicarea ei cu rezultate de succes. Funcia de management al aprovizionrii privete capacitatea de a conduce, de a adopta decizii corecte, juste i performante, care se concretizeaz n practic n emiterea comenzilor de achiziie, asigurarea transportului, a depozitrii, ca i a tuturor aspectelor legate de formaliti comerciale, portuare i vamale n condiiile operaiunilor la nivel internaional. n adoptarea deciziilor, considerentele de ordin economic au avut ntotdeauna un rol preponderent, aa nct managerul unui proiect de aprovizionare trebuie s aib n vedere costurile bunurilor i serviciilor achiziionate, lund n considerare faptul c acestea reprezint peste jumtate din costurile totale ale unui proiect de aprovizionare. Prin urmare, aprovizionarea competitiv determin succesul financiar al unui proiect. Demersurile ntreprinse de managerul unui proiect de administrare a resurselor constau, ntr-o analiz a condiiilor concrete, interne i internaionale, legate de problema plasamentelor capitalului, de fundamentarea costurilor aferente realizrii fiecrui obiectiv al proiectului i urmrirea sistematic a ncadrrii cheltuielilor efective n nivelul planificat al costurilor. Importana plasrii eficiente a capitalului rezid n faptul c o gestionare adecvat a resurselor poate determina gradul de rentabilitate al unui proiect de achiziie. Astfel, fondurile blocate pnin achiziionri premature de materiale nu mai aduc profit, ba mai mult, dac aceste fonduri provin din capital mprumutat, aduc o pierdere ce echivaleaz cu o dobnd, sau cu nite cheltuieli fr acoperire. Pe de alt parte ns, ntrzierile cauzate cu achiziionarea pot avea consecine dezastruoase, provenind din faptul c lipsa materialelor poate duce la ntreruperea lucrului, determinnd o depire a numrului de ore estimat, n condiiile n care proiectul continua s nregistreze salarii i costuri fr acoperire. Per ansamblu, ntregul proiect are de suferit, punnd n pericol profitabilitatea lui.

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

106

3.3.

Strategii manageriale utilizate n administrarea resurselor materiale ale proiectului

3.3.1. Etapele procesului de administrare a resurselor materiale Managementul aprovizionrii n cadrul proiectelor include procedeele necesare n vederea achiziionrii de bunuri i servicii n vederea atingerii scopului proiectului, dintre care cele mai importante sunt: [63] planificarea aprovizionrii - include produsele ce vor fi procurate, precum i data la care vor intra n posesia solicitantului. planificarea solicitrii - documentarea cu privire la caracteristicile bunurilor ce se doresc achiziionate i identificarea potenialilor furnizori. solicitarea - analiza ofertelor furnizorilor pe baz de pre, condiii de livrare, reputaie. selectia sursei - selectarea furnizorului dintre ofertani. administrarea contractului - condiiile contractuale survenite ntre solicitant i furnizorul de bunuri i servicii. ncheierea contractului - finalizarea contractului, livrarea produselor, rezolvarea posibilelor diferende aprute pe parcursul derulrii contractului. Toate aceste procedee interacioneaz ntre ele, crend un tot unitar, aprovizionarea funcionnd ca un serviciu centralizat. De reinut este faptul c relaia vnztor-cumprtor poate exista la mai multe niveluri n cadrul unui proiect. Planificarea aprovizionrii Planificarea solicitrii

Solicitarea

Selecia sursei

Administrarea contractului

Finalizarea contractului

Toate aceste etape descrise succint n cadrul graficului precedent prezint o desfurare complex n cadrul unui proiect, fiecare dintre acestea coninnd: date de intrare, metode i tehnici particulare de abordare a fiecrui proces precum i rezultatele etapei ce sunt prezentate sub forma unor date de ieire. n continuare, prezentm n detaliu fiecare etap n parte, analizate la nivelul componentelor constituente.

Figura 3.3. Schema de principiu a managementului administrrii resurselor materiale.

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

107

3.3.1 .1. Planificarea aprovizionrii Este un proces al identificrii primelor date referitoare la genul de produse ce trebuie procurate, cantitatea necesar, timpul de achiziie, precum i descoperirea primelor informaii vizavi de posibilii furnizori. n aceast etap, echipa managerial poate intra n contact cu specialiti n contracte i aprovizionare, incluzndu-i apoi n echipa proiectului. Date de intrare: Scopul proiectului - vizeaz o descriere a limitelor proiectului i furnizeaz o serie de informaii importante despre necesitile proiectului i strategiile care trebuie aplicate pe parcursul derulrii lui. Descrierea produsului- cuprinde detalierea din punct de vedere tehnic (caracteristicile) a tuturor bunurilor ce urmeaz a fi achiziionate. Resursele achiziionrii, ca i expertiza, trebuie susinute de ctre echipa proiectului. Condiiile de pia - se refer la o analiz a bunurilor i serviciilor existente pe pia n acel moment, care sunt produsele cele mai cutate, de unde se procur acestea i n ce condiii. Analiza proiectului - privete unele costuri preliminare, planuri manageriale de calitate, fluxul bnesc n cadrul proiectului, identificarea riscurilor sau a personalului planificat. Constrngerile sunt factorii ce limiteaz opiunile cumprtorului, una dintre cele mai cunoscute constrngeri pentru proiecte fiind disponibilitile financiare. Presupunerile sunt factorii care n viziunea scopurilor planificate sunt considerai a fi adevrai, reali i siguri. Metode i tehnici pentru planul aprovizionrii Analiza producerii sau cumprrii este o tehnic managerial prin care se definesc o serie de condiii financiare (att costuri directe, ct i costuri indirecte) n vederea deciderii dac un anumit bun renteaz a fi produs sau cumprat. Prerea expertului va fi adesea necesar n cadrul unui proiect, fie c este asigurat de un singur individ sau de un grup de persoane specializate, fie c provine din surse diferite, cum ar fi: alte uniti din cadrul organizaiei, consultani, asociai profesionali sau tehnici, grupuri industriale. Alegerea tipului de contract se face n funcie de nevoile proiectului, selectnd pe acela care ndeplinete scopurile urmrite. Principalele categorii de contracte sunt: contractul avnd preuri fixe sau de tip lump sum - aceast categorie vizeaz fixarea unui pre total pentru un produs bine definit. Nendeplinirea acestei condiii duce la riscuri att pentru cumprtor, care nu primete produsul dorit, ct i pentru vnztor, care suport cheltuieli mai mari cu procurarea lui. contractul cu costuri rambursabile - include pe lng costurile de producie ale unui bun i un profit al vnztorului. Se are n vedere i faptul c de obicei costurile sunt clasificate n costuri directe, ca de exemplu cele necesare pentru

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

108

profitul exclusiv al unui proiect, i costuri indirecte, calculate ca un procent din costurile directe, viznd salariile executivilor, lrgirea obiectivelor proiectului, denumite pe scurt ,,costurile de a ncheia afaceri. contractul de tip timp i materiale - este un gen de contract care reunete preurile fixe cu costurile rambursabile.

Rezultate (date de ieire) Planul managerial de aprovizionare privete modul n care vor fi gestionate celelalte procese de aprovizionare rmase, cum ar fi: alegerea tipului de contract, pregtirea estimrilor independente, procurarea documentelor oficiale standardizate, relaiile cu furnizorii, coordonarea altor aspecte ale proiectului. Declaraia de lucru - descrie n detaliu bunurile ce se doresc achiziionate, n vederea stabilirii furnizorilor care sunt capabili a le procura n condiiile cele mai avantajoase. Numrul sau caracteristicile detaliilor pot varia n funcie de natura produselor, nevoile cumprtorului sau de forma contractului utilizat sau pot fi redefinite, revzute pe parcursul procesului de aprovizionare. n vederea recepionrii de ctre furnizori, o asemenea declaraie ar trebui s fie ct se poate de clar, complet sau concis, cuprinznd i o descriere a serviciilor colaterale, cum ar fi raportul performanelor sau suportul operaional postproiect pentru produsul procurat. 3.3.1.2. Planificarea solicitrii Este procesul care implic o pregtire minuioas a documentelor necesare pentru a susine solicitarea. Date de intrare Planul managerial de aprovizionare - descris anterior. Declaraia de lucru - descris anterior. Alte date de ieire planificate cuprinde o revizuire a riscurilor, a costurilor preliminare, stabilite n planificarea aprovizionrii, care s-au modificat de la o etap la alta, luate acum n considerare ca parte a solicitrii. Metode i tehnici Formele standard se refer la contractele standard, descrierile standard ale bunurilor ce fac obiectul proiectului sau la versiunile standardizate ale unei pri sau a ntregului set de documente necesare. Prerea expertului este necesar i n aceast etap a proiectului. Date de ieire Documentele aprovizionrii sunt folosite n vederea solicitrii propunerilor posibililor furnizori, selectai mai trziu potrivit criteriilor cunoscute. Aceste documente trebuie structurate n asemenea manier nct s faciliteze acurateea rspunsurilor din partea eventualilor furnizori, incluznd descrierea formei dorite de rspuns sau orice alte previziuni contractuale, copii ale modelului de contract.

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

109

Criteriile de evaluare pot fi obiective sau subiective, bazate pe talentul sau experiena managerului de proiect, i fac adesea parte din documentele de achiziionare. n condiiile unor produse similare, unul dintre cele mai cunoscute criterii de evaluare este preul la performane echivalente, ns nu i cel mai concludent. Alte criterii importante vizeaz nelegerea nevoilor, aa cum reiese din propunerea vnztorului, costul per total, capabilitile tehnice i cunotinele, abordarea managerial, capacitile financiare. Revizuirea unor declaraii de munc survine i pe parcursul planului de solicitare. 3.3.1.3. Solicitarea

Solicitarea implic un proces de obinere a ofertelor din partea furnizorilor ce vor fi analizate, concluziile rezultate pe baza criteriilor de evaluare fiind concretizate n alegerea celui sau celor mai buni furnizori, n conformitate cu obiectivele proiectului. Date de intrare Documentele aprovizionrii sunt trimise potenialilor furnizori. Lista furnizorilor calificai conine informaii despre fiecare furnizor n parte, respectiv despre experiena acestuia, despre reputaia privind standardele de calitate, performane sau alte caracteristici specifice. Metode i tehnici pentru solicitare Conferina vnzrii const ntr-o serie de ntlniri la care particip toi potenialii furnizori n vederea stabilirii exacte a ofertelor, a condiiilor contractuale, a cerinelor tehnice etc. Publicitatea este un mod n care lista furnizorilor poate fi completat prin atragerea altora noi prin intermediul mass-media. Pentru unele produse, publicitatea este necesar, cum ar fi subcontractarea unor proiecte guvernamentale. Date de ieire Propunerile reprezint rspunsurile scrise ale furnizorilor la documentele aprovizionrii, prin care acetia descriu abilitile i condiiile de procurare pentru bunurile vizate. Asemenea propuneri scrise pot fi secondate i de prezentri orale. 3.3.1.4. Selecia sursei

Alegerea sursei implic receptarea propunerilor furnizorilor, aplicarea criteriilor de evaluare, i n final decizia de a contracta cu cel mai n msur s asigure necesitile prevzute n proiect. Chiar dac preul este un determinant de prim ordin, asta nu nseamn c este i singurul temei al alegerii furnizorului, un exemplu concludent n acest sens fiind dat i de faptul c cel mai mic pre propus s-ar putea s nu fie i cel mai mic cost dac furnizorul se dovedete a fi pus n situaia de a nu putea livra bunurile la timpul stabilit n contract, ceea ce duce la o ntrziere a ntregului proiect, provocnd creterea costurilor totale. Se are n vedere i natura bunurilor cerute, n funcie de aceasta, putnd fi selectai unul sau mai muli furnizori, semnnd un contract standard sau unul negociat.

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

110

Date de intrare Propunerile - realizate n cadrul fazei anterioare. Criterii de evaluare - prezentrile scrise i orale ale ofertei furnizorilor pot fi secondate i de unele monstre ale produselor fabricate anterior, n vederea unei mai bune evaluri a calitii i capabilitilor. Politici organizaionale - practicate de ctre conducerea organizaiei investigate Metode i tehnici Negocierea contractului reprezint metoda care implic clarificarea clauzelor contractuale i a acordurilor tacite, structura contractului, drepturile i obligaiile prilor acoperind n general responsabilitile i autoritatea, finanarea contractului, preul etc. Sistemul de ncrcare - ce se determin n funcie de caracteristicile produsului. Sistemul scanrii - presupune cerinele minimale de performan pentru unul sau mai multe criterii de evaluare. Estimri independente - pentru cele mai multe produse se cere ca echipa de achiziie s ntocmeasc o evaluare independent fa de cea propus de potenialii furnizori, ca un mijloc de verificare. Date de ieire Contractul - este un acord de voin, o nelegere legal care oblig furnizorul la procurarea produselor specificate n schimbul unui pre. Un asemenea contract poate fi simplu sau complex, n funcie sau nu de natura produselor ce constituie obiectul lui. 3.3.1.5. Administrarea contractului Administrarea contractului semnific procesul prin care este asigurat concordana dintre perforfmanele furnizorului i nelegerea contractual. Avnd n vedere caracterul legal al relaiei contractuale, echipa managerial trebuie s cunoasc implicaiile asumate n administrarea unui contract. Administrarea contractului presupune i o aplicare a proceselor manageriale la relaia contractual, cum ar fi: execuia planului proiectului, raportarea performanei, controlul calitii, controlul schimbrilor i integrarea acestora n managementul proiectului. Modalitatea i condiiile de plat trebuie de asemenea bine definite n cadrul unui contract, crend o balan ntre progresul realizat de vnztor i ratele de plat. Date de intrare Contract - descris anterior. Rezultatele muncii - fac parte din planul proiectului de execuie. Modificri solicitate - pe parcursul derulrii contractului pot surveni diferite modificri legate de termenii contractuali ori de produsele sau serviciile ce trebuie procurate. O alt modificare se refer la cazul n care se produce rezilierea contractului din culpa

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

111

furnizorului, acesta nerespectndu-i obligaiile contractuale, munca acestuia fiind etichetat ca necorespunztoare. Facturile vnztorului - furnizorul are dreptul i totodat obligaia ca din cnd n cnd s emit facturi n vederea remunerrii muncii prestate pn la acel moment. Metode i tehnici manageriale Controlul sistemului de modificare a contractului definete procesul prin care contractul poate fi modificat, incluznd birocraia, procedurile de rezolvare a disputelor, aprobrile necesare pentru autorizarea modificrii. Raportarea performanelor - privete modul n care furnizorul i respect clauzele contractuale. Sistemul de plat - de regul, se utilizeaz sistemul plii prin conturi, ns la proiectele de mai mare anvergur se poate crea un nou sistem. Date de ieire Corespondena termenii contractuali adesea solicit documentaie scris asupra unor aspecte ale comunicrii dintre cumprtor i furnizor, ca de exemplu avertismente legate de calitatea nesatisfctoare a produselor livrate, clarificri sau modificri ale contractului. Modificrile contractului - descris anterior. Plata - se va face n conformitate cu prevederile contractului. 3.3.1.6.Finalizarea contractului Recepia produselor cerute, verificarea lor, ncasarea preului, rezolvarea diferendelor, toate acestea duc la finalizarea contractului. Date de intrare Documentaia contractului - include, dar nu se limiteaz la aceasta, nsui contractul, secondat de toate anexele sau notele explicative la modificrile fcute contractului, documentatia tehnic realizat de ctre furnizor, documentele financiare, tatele de plat, facturile. Metode i tehnici pentru ncheierea contractului Auditul aprovizionrii - const ntr-o revizuire a procesului de achiziie ncepnd cu etapa planificrii solicitrii pn la administrarea contractului, n vederea identificrii succeselor, ca i a greelilor aprute pe parcurs. Date de ieire Dosarul contractului - nainte de ndosariere, toate documentele trebuie nseriate i numerotate, aranjate ntr-o succesiune logic i uor de reinut, dup numrul specificaiilor ori dup numerele de cod ale proiectului.

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

112

Acceptarea formal i nchiderea - la ncheierea unui ciclu de aprovizionare, administratorul are obligaia de a notifica n scris furnizorul despre terminarea contractului. Acceptarea formal din partea furnizorului se face n modalitatea stipulat n contract. 3.4. Managementul stocurilor de materiale n cadrul proiectelor

3.4.1. Intervenia din partea managerului de proiect n vederea urgentrii aprovizionrii, un rol determinant l poate avea managerul de proiect, care intervine n acest proces prin naintarea de note explicative furnizorilor sau prin luarea unor msuri de urgen, dac acestea par justificate. O alt problem ntlnit n cadrul unui proiect se refer la crizele de materiale, aprute din cauza ntrzierilor, erorilor de aprovizionare, deteriorrii, furturilor, nivelurilor inadecvate ale stocurilor generale, soluia gsindu-se n emiterea unor liste de materiale deficitare. Cerinele ntocmirii unei asemenea liste privesc descrierea materialelor, tipul i cantitatea, furnizarea de infonmaii clare i precise persoanei responsabile de achiziie, indicarea gradului de urgen, permiterea feed-back-ului informaiei. O dat completat lista, ea este trimis de urgen achizitorului prin cel mai rapid mijloc posibil. Un astfel de borderou pentru identificarea materialelor deficitare, este prezentat n cadrul tabelului urmtor: n atenia managerului de aprovizionare Articolele sunt critice pentru desfurarea produciei Descrierea materialelor sau echipamentelor Proiect: .. Departament: . Cantitatea necesar Data emiterii:..

Lipsa materialelor deficitare

Emis de: Rspunsul managerului de aprovizionare

Numrul comenzii de aprovizionare 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Cnd este nevoie de ele

Figura 3.4. Exemplu de borderou pentru identificarea materialelor deficitare.

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

113

Acest tablou ofer o trecere n revist a principalelor materiale deficitare implicate ntrun proces de aprovizionare, fiind un exemplu complet aplicativ pentru managementul prin exceptare. 3.4.2. Metode moderne de management al stocurilor de materiale n proiecte 1. Principiul Pareto i managementul stocurilor Vilfredo Pareto (1848-1923), sociolog i economist de origine italian, a elaborat celebra teorie a distribuirii bogiei n cadrul populaiei generale, care nainteaz ideea c 80% din bogia total este distribuit de regul la numai 20% din populaie. Concluziile sale au dus la acceptarea i folosirea general a ,,principiului Pareto, cunoscut i sub numele de ,,legea lui Pareto sau regula ,,80 / 20. De aici reiese i ipoteza c dintr-un ansamblu de articole, 80% din valoarea sau efectul lor aparin doar la 20% din articole, denumite ,,puine, dar semnificative. Aplicnd aceast teorie la controlul stocurilor, rezult c 80% din articolele achiziionate sau inute n stoc reprezint probabil doar 20% din valoarea inventarului. 2. Varianta ABC Varianta cea mai utilizat n practica controlului managerial asupra stocurilor, denumit vanianta ABC, privete mprirea stocului n trei pri, denumind fiecare grup de articole A, B i C, n care acestea se ncadreaz astfel: n grupa A, cele mai valoroase 10% din articole, n grupa B, 20% dintre articolele de valoare moderat, n grupa C produse cu valoare minor 70% dintre articole. Datorit faptului c articolele din grupa A sunt i cele mai valoroase, eliberarea lor din stoc trebuie autorizat n mod corespunztor, fiecare nou comand de achiziie fiind vizat de un manager superior. n ceea ce privete articolele din categoria B, comenzile de rennoire a stocului se declaneaz n momentul n care nregistrrile arat c stocul a sczut sub un nivel predeterminat, iar cantitatea care se comand din nou este calculat pentru a restabili nivelul stocului la un maxim predeterminat. Cum articolele din categoria C sunt articole minore, consumabile, eliberarea lor din stoc este mai puin riguros controlat, rennoindu-se comanda de achiziie la epuizarea unei anumite pri, de exemplu, jumtate. Exist situaii n care pentru derularea unui proiect se folosesc integral materiale din stoc, fr a fi nevoie de un proiect special de achiziionare. Acest lucru se ntlnete la companiile mari, capabile s pstreze stocuri ample din toate materialele, dat fiind faptul c un asemenea mod de aprovizionare din stoc atrage dup sine costuri ridicate pentru companie pentru pstrarea lor n magazie, dar ofer avantaje locale de costuri din punctul de vedere al managerului de proiect. Avantaje decurg i din faptul c materialele se pot achiziiona n loturi economice, astfel nct costurile standard ale materialelor folosite n cadrul proiectului pot prea sczute. De asemenea, depozitarea materialelor nu mai constituie o problem. Cea mai mare parte a proiectelor vizeaz companii ce nu pstreaz stocuri de materiale n magazie, drept pentru care trebuie comandat fiecare articol necesar. Un asemenea mod de lucru prezint o serie de avantaje incontestabile, ns i dezavantaje, aa cum ar fi situaia n care compania desfoar mai multe proiecte n acelai timp i n aceleai ateliere, cnd pentru procurarea comenzilor nu se mai fac reduceri de preuri datorit cantitilor relativ mici achiziionate. Unele achiziii pot duce la creterea inventarului total al companiei, i implicit al costurilor acestuia. Aprovizionarea pe proiecte permite o mai bun analiz a costurilor i a bugetului.

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

114

De exemplu, prealocarea materialelor ce urmeaz a fi folosite ntr-un proiect, realizat prin retragerea acestora din stocul general i plasarea ntr-un stoc separat, destinat proiectului, reprezint unul dintre avantajele nete ale aprovizionrii pe proiect. Proiectele care implic sigurana naional impun achiziionarea tuturor articolelor numai cu condiia certificrii conformitii pentru utilizare, aplicabile att materiilor prime, ct i produselor finite. n acest sens, se desemneaz un organism extern de inspecie care s aprobe procedurile de calitate, att la sediul antreprenorului, ct i la sediile furnizorilor. Bunurile inspectate se nmagazineaz n locuri special amenajate, numai pe baza unui certificat de autorizare specific lotului respectiv, ebiberat de ctre comisia de inspecie. Stocurile astfel nfiinate sunt stocuri ,,rezervate n care sunt pstrate doar materialele destinate unui anume proiect separat de cele pentru utilizri generale, constituind o metod eficient de prealocare. Pe lng faptul menionat mai sus, furnizorii bunurilor implicate n asemenea proiecte trebuie s asigure i posibilitatea de ,,urmrire a acestora, care const n identificarea sursei i a lotului din care provine un anume produs. Analiznd aceste condiii, se ajunge la concluzia c alegerea unuia dintre cele dou sisteme de aprovizionare - pe proiect sau din stoc - nu este la latitudinea antreprenorului, ci achiziiile pe proiect devin n fapt o condiie contractual. Managementul stocurilor presupune rezolvarea problemelor ridicate de depozitarea fizic a mrfurilor, care pot fi mprite n cteva categorii bine definite: spaiul - vizeaz locul exact n care sunt depozitate materialele, fiind o resurs n proiect, n aceeai msur ca i fora de munc; etichetarea - este o condiie esenial a depozitrii, n ordinea evitrii confuziilor. Se recomand ca produsele depozitate s primeasc numere sau coduri, respectiv coduri de culoare pentru materialele folosite frecvent; localizarea - este o problem proporional cu mrimea depozitului i cu modul de amplasare a materialelor. Procedura uzual n orice depozit bine administrat cere ca fiecare raft sau lad s poarte o adres de identificare, un simplu cod alfanumeric; conservarea - se refer la anumite condiii de depozitare a materialelor predispuse n mod deosebit deteriorrii din cauza ocurilor mecanice, cldurii, frigului, umiditii, contaminrii reciproce; metodele i echipamentul de manipulare - datorit fragilitii, se recomand ca unele materiale s fie transportate cu ajutorul echipamentelor speciale de manipulare; asigurarea sntii i siguranei - realizate prin intermediul politicilor practicate de ctre organizaia promotoare i managerul de proiect; proceduri de birou de rutin - vizeaz procedurile manuale sau pe cele informatizate; securitatea - se impune ca, n ordinea prevenirii furturilor i a reducerii la minim a ieirilor neregulamentare sau nenregistrate, accesul la depozitele de materiale s fie permis doar personalului autorizat. De asemenea, este necesar o asigurare a pazei n afara orelor de program; sisteme de nregistrare a stocurilor i sisteme informaionale cuprind intrrile i ieirile materialelor, controlul stocurilor, contabilitatea costurilor. Intrrile de materiale n depozit trebuie nsoite de documente adecvate, iar ieirile, autorizate i nsoite de comenzi de mrfuri, liste de materiale, scheme de ieire din magazie sau liste de piese. 3.5. Proceduri de aprovizionare pentru proiecte

Note de Curs CAPITOLUL 3

Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect

115

Sistemul aprovizionrii pentru proiectele, dei respect structura general, se deosebete de aceasta printr-o serie de elemente organizatorice. Astfel, agentul de aprovizionare poate fi o organizaie independent, departamentul de aprovizionare al contractorului, departamentul de aprovizionare al clientului, sau o combinaie a acestor variante. n cadrul unui proiect internaional, eful serviciului de aprovizionare al contractorului are posibilitatea contractrii cu antreprenori locali, ori, dac condiiile pieei o cer, cu furnizori din orice parte a lumii, n funcie de rentabilitate, de amplasarea lor, de calitate etc. Materialele i echipamentele necesare derulrii proiectului sunt controlate de ctre inginerul de proiect n cadrul unui borderou de urmrire a achiziiilor, n vederea codificrii seriale a acestora. Unele dintre aceste borderouri sunt realizate electronic, cuprinznd i informaii referitoare la costuri i planificare. Pentru a simplifica controlul achiziiei fiecrui articol, borderoul ar trebui s menioneze fiecare etap impontant i termenele la care se desfoar ea. Din timp n timp se cere o reunire a borderourilor de control prin intermediul unui program global de control al aprovizionrii pentru ntregul proiect. La ncheierea proiectului, borderourile se arhiveaz, ele fiind o parte integrant a documentaiei proiectului. Un manager competent cunoate c una dintre cheile succesului unui proiect este pregtirea documentaiei care s cuprind caracteristicile bunurilor ce se doresc achiziionate. n acest sens, n pregtirea specificaiilor de achiziie, se contureaz dou etape: etapa cererii de ofert - specificaia pentru cererea de ofert este depus de ctre posibilii furnizori; etapa de comand de achiziie - specificaiile pentru cererea de ofert sunt nlocuite cu specificaiile de achiziie dup discuiile cu furnizorul ales. Companiile cu experien n managementul de proiect tiu s evite eforturile repetate i riscurile greelilor prin dezvoltarea unei baze de date pentru specificaii ori prin pstrarea documentelor sub form de fiiere n calculator, ce pot fi folosite ca atare sau modifcate ori de cte ori este nevoie s se ntocmeasc o nou specificaie. Producerea oricrui echipament care intr n componena unui proiect reprezint ea nsi un proiect de productie, impunnd aceleai tehnici manageriale ca i proiectul cadru, chiar dac la o scar mai mic. n ceea ce-l privete pe agentul de achiziionare, perioada care urmeaz dup emiterea unei comenzi de achiziie nseamn ateptare i trebuie s conteze foarte mult pe faptul c furnizorul i va respecta obligaia. De aceea poate organiza vizite la locul de producie al furnizorului pentru a urmri stadiul i evoluia lucrrii. Agentul de aprovizionare are de regul obligaia de a-l ine la curent pe managerul de proiect cu stadiul tuturor detaliilor referitoare la acest proces. Dup finalizarea acestei etape, totul decurge conform sistemului general, respectiv se procedeaz la transportul bunurilor achiziionate la depozitele cumprtorului i se face recepia mrfii, ncheindu-se astfel i proiectul. Ceea ce au n comun toate proiectele i n domeniul administrrii resurselor materiale este aceeai caracteristic: proiectarea ideilor i activitilor i transformarea lor n noi realizri. Elementul de risc i de incertitudine mereu prezent arat c evenimentele i sarcinile necesare pentru realizarea proiectului, deci i a administrrii resurselor materiale nu pot fi niciodat prevzute cu o acuratee absolut. Scopul managementului de proiect este de a preveni sau prezice ct mai multe dintre pericolele i problemele ce apar i de a planifica, organiza i controla activitile, astfel nct proiectul s poat fi finalizat ct mai bine posibil, n pofida tuturor riscurilor existente.