UNIVERSITATEA BUCURETI FACULTATEA DE ADMINISTRA IE I AFACERI SPECIALIZAREA ADMINISTRAREA AFACERILOR

DEPARTAMENTUL DE APROVIZIONARE

Profesor ndrumtor: Paul Marinescu

Realizatori: Boingeanu Andreea-Loredana 101 Carvachi Oana 101 Alexandru Andra-Ramona 101 Beleaga Victor-Madalin 101 Blegu Iulia-Adelina 101 ANUL I

[Type text]

Departamentul de aprovizionare
Etape ale procesului de aprovizionare i fluxul de documente: 1. Din punct de vedere al fluxului de informaii primul pas este determinarea necesarului de materiale i servicii ce trebuie achiziionate pentru o anumit perioad de timp. 2. Persoanele responsabile cu aprovizionarea verifica dac datele sunt complete i selecteaz potenialele surse de aprovizionare: furnizori care exista deja n sistem datorit comenzilor mai vechi sau nelegerilor fcute pe termen mai lung.(ex. contracte), furnizori noi care vor fi nregistrai n sistem. 3. Se trimit cereri de oferte ctre furnizorii selectai. 4. Analizarea ofertelor primite de la furnizori, simulare scenarii de pre care s permit compararea diferitelor oferte.Se selecteaz cea mai potrivit oferta pentru materialele i serviciile cerute n funcie de pre, termeni de livrare, costuri de livrare etc. 5. Creare comanda de aprovizionare care s conin materiale/ servicii, cantitate, data de livrare. 6. Recepia bunurilor este operaia prin care se nregistreaz marf pe stoc: valoric (cantitatea recepionat nmulita cu preul net de achiziie din comand) i cantitativ. Crearea unei recepii presupune: - actualizarea stocurilor - crearea documentelor contabile - disponibilitatea mrfii 7.nregistrarea facturii furnizorului este ultima operaie a fluxului logistic de achiziie. La nregistrarea facturii se verifica eventualele diferene ntre factura, comanda i recepie. Plata aparine de departamentul financiar. Verificarea facturii i nregistrarea acesteia n sistemele ERP genereaz nregistrri contabile. Se creeaz astfel datoria ctre furnizor. Integrarea cu alte departamente/module Departamentul de aprovizionare comunica i cu alte departamente pentru a asigura un flux constant de informaii: Controling, Financiar, Producie, Vnzri i Distribuie. Documente de aprovizionare Referat de necesitate (este un document intern, nu se transmite n afara companiei) Cerere de ofert. Oferta furnizor. Contract. Comanda de aprovizionare. NIR (Nota de recepie) (document primit de la furnizor, care nsoete marfa)
2

[Type text]

Factura furnizor.

Bariere n comunicare i metode de optimizare a comunicrii Existena procesul de comunicare este asigurat de existena emitorului, receptorului, mesajului i reaciei (sau feedback). Totui, n cadrul unei firmei pot aprea probleme din punct de vedere al comunicrii: -probleme de comunicare la nivel intern ntre noii angajai i manageri: Noii angajai nu tiu care sunt ateptrile managerilor, iar managerii nu le comunica angajailor care le sunt ndatoririle; Mesajul poate fi transmis trunchiat sau poate fi receptat pe jumtate, de cele mai multe ori, din cauza stresului sau a oboselii; n cazul comunicrii verticale pot exista diferene de limbaj ce ngreuneaz transmiterea mesajului. Directorul departamentului, persoan cu o pregtire de nivel mai ridicat, trebuie s-i adapteze limbajul nivelului de pregtire al subordonailor i s se fac neles; La nivel orizontal, departamentul financiar-contabil poate ntmpina greuti n a-i prezenta ideile departamentului de aprovizionare din cauza limbajului specific utilizat.

-probleme de comunicare la nivel extern intre departamentul de aprovizionare (n cazul de fat) i furnizori: Cererile trimise furnizorilor nu corespund cu stocurile primite de departament; Luarea unor decizii pripite, comandarea unor stocuri insuficiente sau a unora prea numeroase.

n cazul diferenelor de limbaj dintre nivelele organizaionale din firm, acestea pot fi evitate prin stabilirea unui glosar de termeni comuni utilizai de toate departamentele. Prin instituirea unui limbaj comun tuturor angajailor sarcinile vor fi nelese mai clar, putndu-se genera feedback. eful departamentului trebuie s se fac neles de angajai pentru c acetia la rndul lor si poat ndeplini sarcinile. Un exemplu de situaie critic ar fi netransmiterea la timp a bazei de date cu bunurile ce urmau a fi achiziionate. Cum putea fi evitat aceast criz: prin stocarea bazei de date pe suport electronic pe mai multe servere i transmiterea ei pe cale electronic, dar i prin fax sau pot i stabilirea unor termene de predare stricte pentru toi subalternii. Un alt exemplu de situaie critic: un subaltern al departamentului de aprovizionare este rugat s ntocmeasc o baz de date pe care apoi s o transmit departamentului de vnzri. El realizeaz baza de date i o posteaz pe serverul de reea. Dup o sptmn el este mustrat de eful departamentului c nu a ntocmit baza de date. Criza putea fi evitat dac subalternul i-ar fi ntiinat eful cu privire la terminarea sarcinii. Pentru depirea unor crize eful departamentului trebuie s acioneze prompt, innd cont att de resursa timp ct i de cea financiar. Angajaii pot ajuta la depirea crizei dac sunt corect dirijai de ctre manager.

[Type text]

Crizele din departamentul de aprovizionri afecteaz ntreaga funcionare a firmei. Aadar, soluionarea problemelor n timp util i eficient este vital pentru relaiile dintre angajai dar i n ceea ce privete relaiile cu furnizorii.

Figura nr. 1 Mediul intern al firmei. Figura nr. 2 Forme de comunicare la nivel extern.