UNIVERSITATEA BUCUREȘTI

FACULTATEA DE ADMINISTRAȚIE ȘI AFACERI

SPECIALIZAREA ADMINISTRAREA AFACERILOR

DEPARTAMENTUL DE APROVIZIONARE

Profesor îndrumător: Realizatori: Boingeanu Andreea-Loredana 101

Paul Marinescu Carvaţchi Oana 101

Alexandru Andra-Ramona 101

Beşleaga Victor-Madalin 101

Blegu Iulia-Adelina 101

ANUL I
[Type text]

Departamentul de aprovizionare
 
Etape ale procesului de aprovizionare şi fluxul de documente:
1. Din punct de vedere al fluxului de informaţii primul pas este determinarea necesarului
de materiale şi servicii ce trebuie achiziţionate pentru o anumită perioadă de timp.
2. Persoanele responsabile cu aprovizionarea verifica dacă datele sunt complete şi
selectează potenţialele surse de aprovizionare: furnizori care exista deja în sistem datorită
comenzilor mai vechi sau înţelegerilor făcute pe termen mai lung.(ex. contracte), furnizori noi
care vor fi înregistraţi în sistem.
3. Se trimit cereri de oferte către furnizorii selectaţi.
4. Analizarea ofertelor primite de la furnizori, simulare scenarii de preţ care să permită
compararea diferitelor oferte.Se selectează cea mai potrivită oferta pentru materialele şi serviciile
cerute în funcţie de preţ, termeni de livrare, costuri de livrare etc.
5. Creare comanda de aprovizionare care să conţină materiale/ servicii, cantitate, data de
livrare.
6. Recepţia bunurilor este operaţia prin care se înregistrează marfă pe stoc: valoric
(cantitatea recepţionată înmulţita cu preţul net  de achiziţie din comandă) şi cantitativ.
Crearea unei recepţii presupune:
-    actualizarea stocurilor
-    crearea documentelor contabile
-    disponibilitatea mărfii
7.Înregistrarea facturii furnizorului este ultima operaţie a fluxului logistic de achiziţie. La
înregistrarea facturii se verifica eventualele diferenţe între factura, comanda şi recepţie. Plata
aparţine de departamentul financiar. Verificarea facturii şi înregistrarea acesteia în sistemele ERP
generează înregistrări contabile.  Se creează astfel datoria către furnizor.
Integrarea cu alte departamente/module
Departamentul de aprovizionare comunica şi cu alte departamente pentru a asigura un flux
constant de informaţii: Controling, Financiar, Producţie, Vânzări şi Distribuţie.

Documente de aprovizionare
•    Referat de necesitate (este un document intern, nu se transmite în afara companiei)
•     Cerere de ofertă.
•     Oferta furnizor.
•     Contract.
•     Comanda de aprovizionare.
•     NIR  (Nota de recepţie)  (document primit de la furnizor, care însoțește marfa)

2
[Type text]

•     Factura furnizor.

Bariere în comunicare și metode de optimizare a comunicării

Existența procesul de comunicare este asigurată de existența emițătorului, receptorului,
mesajului și reacției (sau feedback). Totuși, în cadrul unei firmei pot apărea probleme din punct
de vedere al comunicării:
-probleme de comunicare la nivel intern între noii angajaţi şi manageri:
· Noii angajaţi nu ştiu care sunt aşteptările managerilor, iar managerii nu le comunica
angajaţilor care le sunt îndatoririle;
· Mesajul poate fi transmis trunchiat sau poate fi receptat pe jumătate, de cele mai multe
ori, din cauza stresului sau a oboselii;
· În cazul comunicării verticale pot exista diferențe de limbaj ce îngreunează transmiterea
mesajului. Directorul departamentului, persoană cu o pregătire de nivel mai ridicat,
trebuie să-și adapteze limbajul nivelului de pregătire al subordonaților și să se facă
înțeles;
· La nivel orizontal, departamentul financiar-contabil poate întâmpina greutăți în a-și
prezenta ideile departamentului de aprovizionare din cauza limbajului specific utilizat.
-probleme de comunicare la nivel extern intre departamentul de aprovizionare (în cazul de fată)
şi furnizori:
· Cererile trimise furnizorilor nu corespund cu stocurile primite de departament;
· Luarea unor decizii pripite, comandarea unor stocuri insuficiente sau a unora prea
numeroase.
În cazul diferențelor de limbaj dintre nivelele organizaționale din firmă, acestea pot fi evitate
prin stabilirea unui glosar de termeni comuni utilizați de toate departamentele. Prin instituirea
unui limbaj comun tuturor angajaților sarcinile vor fi înțelese mai clar, putându-se genera
feedback.
Șeful departamentului trebuie să se facă înțeles de angajați pentru că aceștia la rândul lor să-
și poată îndeplini sarcinile.
Un exemplu de situație critică ar fi netransmiterea la timp a bazei de date cu bunurile ce
urmau a fi achiziționate. Cum putea fi evitată această criză: prin stocarea bazei de date pe suport
electronic pe mai multe servere și transmiterea ei pe cale electronică, dar și prin fax sau poștă și
stabilirea unor termene de predare stricte pentru toți subalternii.
Un alt exemplu de situație critică: un subaltern al departamentului de aprovizionare este
rugat să întocmească o bază de date pe care apoi să o transmită departamentului de vânzări. El
realizează baza de date și o postează pe serverul de rețea. După o săptămână el este mustrat de
șeful departamentului că nu a întocmit baza de date. Criza putea fi evitată dacă subalternul și-ar
fi înștiințat șeful cu privire la terminarea sarcinii.
Pentru depășirea unor crize șeful departamentului trebuie să acționeze prompt, ținând cont
atât de resursa timp cât și de cea financiară. Angajații pot ajuta la depăşirea crizei dacă sunt
corect dirijați de către manager.

3
[Type text]

Crizele din departamentul de aprovizionări afectează întreaga funcționare a firmei. Așadar,

soluționarea problemelor în timp util și eficient este vitală pentru relațiile dintre angajați dar și în
ceea ce privește relațiile cu furnizorii.

  Figura nr. 1 – Mediul intern al firmei.

Figura nr. 2 – Forme de comunicare la nivel extern.