TEMA DE LUCRU NR.

2
Analiza informațională a unui proces organizațional
(ciclul de viață al informațiilor)

Nume student: Manciu Alexandru si Mateescu David-Constantin

Grupa: 134
Data: 25.04.2023

Cuprins:

1 Selectarea procesului organizațional.................................................................................................................2

2 Descrierea procesului........................................................................................................................................3
2.1 Prezentare generală..............................................................................................................................3
2.2 Scop.....................................................................................................................................................3
2.3 Entități (roluri) implicate în proces......................................................................................................3
2.4 Activități..............................................................................................................................................4
3 Diagrama de flux simplificată...........................................................................................................................5
4 Analiza informațională a procesului (ciclul de viaţă al informaţiei).................................................................6
4.1 Definirea principalelor informaţionale.................................................................................................6
4.2 Inventarierea informațiilor...................................................................................................................6
4.3 Localizarea și colectarea informațiilor.................................................................................................7
4.4 Analiza parametrilor de calitate...........................................................................................................7
4.5 Raportarea și utilizarea informației......................................................................................................8

1
1 Selectarea procesului organizațional

A.Propuneri de procese oganizaționale:

Nr. Proces Nr. Proces

Procese de vânzări/distribuție Procese financiar-contabile
1. Preluarea comenzilor de la clienți 24. Elaborarea și aprobarea bugetului
2. Procesarea comenzilor de la clienți 25. Plata furnizorilor
3. Distribuția de marfă 26. Urmărirea facturilor de încasat
4. Rezolvarea reclamațiilor 27. Urmărirea fluxului de numerar
5. Suport post-vânzare Procese de management al resurselor umane
Procese de achiziții/aprovizionare 28. Recrutarea și selecția personalului
6. Stabilirea necesarului de aprovizionat 29. Evaluare profesională a salariaților
7. Lansarea comenzilor de aprovizionare 30. Organizare program training
8. Urmărirea comenzilor de aprovizionare 31. Întocmirea ștatelor de plată
9. Evaluarea furnizorilor Procese de cercetare-dezvoltare
10. Analiza ofertelor 32. Dezvoltarea unui produs nou
11. Negocierea contractelor cu furnizorii 33. Inovarea unui proces organizațional
Procese de producție 34. Aprobarea unui investiții
12. Prioritizarea comenzilor în producție 35. Evaluarea unei investiții
13. Pregătirea programului de producție Procese de marketing
14. Lansarea în fabricație 36. Lansarea pe piață a unui nou produs
15. Rapoartarea producției 37. Stabilirea bugetului de marketing
16. Analiza producției 38. Implementarea unui campanii de marketing
Procese de logistică 39. Analiza competiției
17. Colectarea produselor pentru livrare Procese de management de proiect
18. Expedierea mărfurilor 40. Elaborarea planului de proiect
19. Realizarea inventarului 41. Alocarea resurselor în proiecte
20. Transportul mărfii la clienți 42. Stabilirea bugetului de proiect
21. Prioritizarea comenzilor la livrare Procese IT
Procese de management al calității 43. Tratarea unui solicitări de suport IT
22. Realizarea auditului intern 44. Mentenanța echipamentelor
23. Evaluarea riscurilor 45. Implementarea unei cerințe de dezvoltare

B.Alt proces organizațional:

2
2 Descrierea procesului

2.1 Prezentare generală

Procesul descrie procedura de mentenanță a echipamentelor, pornind de la momentul intrării echipamentelor

respective în service pentru a fi, eventual, reparate, continuând cu achiziția unor piese noi, dacă este cazul,
verificarea și testarea echipamentelor pentru a fi sigur că funcționează în condiții optime și finalizând cu
departamentul de gestiune unde vor fi introduse datele respectivelor echipamente în sistemul informatic cu
privire la starea acestora ce vor fi reintroduse pe liniile de producție.

2.2 Scop

Procesul are drept scop definirea pașilor procesului de mentenanță a echipamentelor, a punctelor de decizie și a
responsabilităților entităților organizatorice implicate în proces.

2.3 Entități (roluri) implicate în proces

Nr.crt. Rol Descriere Responsabilități principale în

1. Service Service-ul organizației, aflat
sub coordonarea unui șef de
service, cu responsabilități
privind repararea și întreținerea
echipamentelor.
2. Departament Achiziții Departament responsabil cu
stabilirea necesarului de
aprovizionare, lansarea și
confirmarea comenzilor către
furnizori.
3. Departament Administrativ Departament responsabil cu
controlul și evaluarea
echipamentelor
4. Departament Gestiune Departament responsabil cu
cadrul procesului
 Demarează procesul de
mentenanță.
 Analizează echipamentele
ce vor fi reparate.
 Înlocuiește piesele vechi cu
unele noi.
 Confirmă comenzile de
recepționat.
 Dispune anularea
mentenanței, în cazul în
care aceasta nu este
conformă cu o comandă de
aprovizionare.
 Controlează și evaluează
echipamentele conforme și
neconforme
 Procesează documentele

3
 procesarea și gestiunea datelor mentenanței
operaționale în sistemul echipamentelor în sistemul
informatic. informatic.

2.4 Activități

Procesul de mentenanță a echipamentelor este structurat în 9 pași, după cum urmează:

1. Procesul de mentenanță este demarat la nivelul Service-ului în momentul scoaterii echipamentelor din
funcțiune.
2. Service-ul analizează echipamentele ce vor fi reparate (schimb de piese, întreținere, etc.). În cazul în
care unele echipamente vor avea nevoie de schimb de piese se va apela la Departamentul de
Achiziții, în caz contrar se anulează mentenanța.
3. Departamentul Achiziții plasează comanda către furnizor. În cazul în care furnizorul respectiv nu mai
are în stoc pisele respective, se anulează mentenanța.
4. Dacă sunt în stoc, Departamentul Achiziții achiziționează piesele și vor fi livrate Service-ului.
5. Service-ul repară echipamentele ce au nevoie de reparație cu noiele piese de schimb.
6. După repararea și întreținerea echipamentelor, se solicită aprobarea Departamentului Administrativ
pentru evaluarea acestora.
7. În cazul în care echipamentele evaluate nu sunt conforme, vor fi trimise înapoi în Service pentru a fi
reparate din nou.
8. Dacă acestea sunt conforme din punct de vedere tehnic, se trece la procesul de curățare și îngrijire
(această procedură este un sub-proces distinct, întrucât structurează mai multe roluri, responsabilități și
faze de derulare).
9. În final, documentele ale mentenanței (ex: număr echipament, tip, marcă etc.) sunt transmise
Departamentului Gestiune pentru a fi procesat în sistemul informatic.

4
3 Diagrama de flux simplificată

5
4 Analiza informațională a procesului (ciclul de viaţă al informaţiei)

4.1 Definirea principalelor informaţionale

Șef Principalii beneficiari Tipuri informatii Scopul informațiilor Frecventa obtinerii

depozit de informații informațiilor

4.2 Inventarierea informațiilor

Nr.crt. Date/Informații

4.3 Localizarea și colectarea informațiilor

6
 Categoria de Sursa Deținător Format Mod de Suport
informațiii informației colectare a tehnologic
informațiilor pentru
accesarea
informațiilor

4.4 Analiza parametrilor de calitate

Nr.crt. Parametrul de calitate Riscuri de non-calitate

1 Accesibilitate

2 Comprehensivitate

3 Încrederea sursei

4 Integritate

5 Acuratețe

6 Oportunitate

7 Fiabilitate

8 Relevanță

4.5 Raportarea și utilizarea informației

Principalele decizii fundamentate pe baza informațiilor

7
Nr.crt. Descriere
1
2
3
Principalele rapoarte generate pe bazainformațiilor
Nr.crt. Descriere
1
2
3