SIGLA PROCEDURA DE SISTEM Cod PS - 03

Produse si servicii furnizate Ed. 1 Rev. 0

din exterior Pag. 1 din 6

PRODUSE SI SERVICII
FURNIZATE DIN EXTERIOR

COD PS  03
EDITIA 1, REVIZIA 0

Documente de referinta : SR EN ISO 9001: 2015

ELABORAT : RESPONSABIL SISTEM DE MANAGEMENTDE CALITATE

……………………..

APROBAT : ADMINISTRATOR
............................ DATA:………………..

Ex. controlat x Ex. nr. : 1

Ex. necontrolat 

Nr. Nr. Data Nr. Nr. Continutul

Editie Revizie ed./rev. pag. paragraf editiei/reviziei
1 0 ...................... toate toate Elaborare initiala
SIGLA PROCEDURA DE SISTEM Cod PS - 03
Produse si servicii furnizate Ed. 1 Rev. 0
din exterior Pag. 2 din 6

CUPRINS

Pagina de garda 1

Lista de control a editiilor/reviziilor 1

Cuprins 2

1. Scop 3

2. Domeniu de aplicare 3

3. Documente de referinta 3

4. Definitii, prescurtari 3

5. Responsabilitate si autoritate 3

6. Procedura 4

7. Informatii documentate 6
SIGLA PROCEDURA DE SISTEM Cod PS - 03
Produse si servicii furnizate Ed. 1 Rev. 0
din exterior Pag. 3 din 6

1. SCOP
Procedura stabileste cadrul unitar de lucru si responsabilitatile aferente in activitatea
de aprovizionare produse si servicii .

2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplica de catre toate compartimentele functionale implicate in
activitatea de aprovizionare cu materiale, servicii si dotari necesare societatii pentru
realizarea de produse la un nivel calitativ superior si anume :
- achiziţionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea
produselor, proceselor si serviciilor
- achiziţionarea de echipamente, utilaje şi mica mecanizare
- subcontractarea unor activităţi şi/sau servicii care pot afectecta calitatea produselor, şi
serviciilor oferite de societate
- achizitionarea unor activităţi şi/sau servicii care sunt necesare desfasurarii in
conditii normale a activitatii societatii

DOCUMENTE DE REFERINTA
Manual de calitate cod MC  1
SR EN ISO 9001 :2015- Sisteme de management al calitatii – Cerinte

3. DEFINITII SI PRESCURTARI
Conform Manualului de calitate cod MC-1

4. RESPONSABILITATI
Administrator
Numeste prin decizie Comisia de receptie a produselor aprovizionate , a utilajelor
aprovizionate, a echipamentelor de masura si monitorizare , a serviciilor aprovizionate .

Director Tehnic
Coordoneaza activitatea de achizitii produse si servicii furnizate din exterior.
Aproba contractele si comenzile de procurare produse sau servicii .
Participa la analiza si selectarea ofertelor furnizorilor de produse sau servicii .
Aproba lista furnizorilor acceptati .

Compartiment aprovizionare
Raspunde de achizitionarea de materiale , produse la termenele convenite si asigura
interfata cu furnizorii . Coordoneaza activitatea de depozitare materiale , produse , EMM ,
utilaje si piese de schimb .
Realizeaza interfata cu furnizorii de produse si servicii .
Selecteaza oferta avantajoasa din toate punctele de vedere : tehnic, economic,
financiar, conditii de plata, calitate , siguranta, garantii . Intocmeste cereri de oferta pe baza
necesarelor de materiale si a specificatiilor tehnice pe care le transmite furnizorilor .
Primeste de la subfurnizori ofertele / proiecte de contract.
Gestioneaza necesarele de aprovizionare si comenzile de aprovizionare.
Trimite Chestionarele de autoevaluare SMC in vederea evaluarii furnizorilor de catre
Responsabilul SMC .
Prevede in documentatia contractuala toate clauzele specifice privind calitatea
produselor si serviciilor necesare de aprovizionat, in conformitate cu cerintele specificatiilor
tehnice.
SIGLA PROCEDURA DE SISTEM Cod PS - 03
Produse si servicii furnizate Ed. 1 Rev. 0
din exterior Pag. 4 din 6

Prevede in documentatia contractuala clauze asociate mediului,sanatatii si securitatii

muncii in conformitate cu prevederile legale sau cu alte cerinte in vigoare.
Raspunde de rezolvarea situatiei produselor neconforme din punct de vedere calitativ
cu furnizorii respectivii , precum si situatiile de nerespectarea clauzelor contractuale privind
nelivrarea la timp a obiectului comenzilor .
Urmareste derularea contractelor si realizeaza interfete cu furnizorii.
Raspunde de cunoasterea si implementarea tuturor procedurilor, instructiunilor,
normelor specifice ale activitatii pe care o desfasoara din punct de vedere calitativ .
Raspunde de urmarirea si solutionarea situatiilor de diferente calitative sau
cantitative pentru produsele sau materialele aprovizionate.

Compartiment economic
Verifica modul de gestionare a valorilor materiale ale societatii,evidenta gestiunii
stocurilor si realizeaza balanta stocurilor.
Verifica modul de realizare a inventarelor anuale si raporteaza Administratorului
rezultatele acestora.
Raspunde de efectuarea platilor conform comenzilor/contractelor cu furnizorii externi.

Project Manager/ Sef santier

Elaboreaza necesarele de aprovizionare pentru desfasurarea in conditii normale a
activitatilor .
Raspunde de rezolvarea situatiei produselor neconforme ,depistate la punctele de
lucru , din punct de vedere calitativ si cantitativ cu furnizorii respectivii , precum si situatiile
de nerespectarea clauzelor contractuale privind nelivrarea la timp a obiectului comenzilor .
Urmareste derularea contractelor si realizeaza interfete cu furnizorii prin
aprovizionare.
Raspunde de cunoasterea si implementarea tuturor procedurilor, instructiunilor,
normelor specifice ale activitatii pe care o desfasoara din punct de vedere calitativ .

Responsabil sistem de management de calitate

Raspunde de evaluarea furnizorilor de materiale , produse sau servicii .
Raspunde si urmareste ca toate contractele de aprovizionare materiale , produse ,
servicii , echipamente si utilaje sa aiba prevazute clauze privind calitatea .
Urmareste rezolvarea neconformitatilor aparute si implementarea actiunilor corective
initiate in domeniul calitatii pentru activitatea de aprovizionare .

Comisia de receptie materiale , produse , servicii

Este numita prin decizie de catre Administratorulsocietatii.
Verifica materialele , produsele , serviciile aprovizionate in conformitate cu clauzele
tehnico-economice stabilite in documentatia contractuala.
Raspunde de cunoasterea si implementarea tuturor procedurilor, instructiunilor
normelor specifice activitatii.

Gestionar /Sef punct de lucru

Raspunde de primirea si verificarea cantitativa a produselor contractate.
Raspunde de depozitarea si identificarea materialelor si produselor receptionate .
Face parte din Comisia de receptie produse .
Tine evidenta produselor depozitate .Gestioneaza documentele de calitate ale
materialelor si produselor receptionate .
Elibereaza produsele depozitate numai pe baza de bon de consum sau aviz de
expeditie si gestioneaza fisele de magazie si documentele de calitatea ale
materialelor/produselor.

5. PROCEDURA
Generalitati
SIGLA PROCEDURA DE SISTEM Cod PS - 03
Produse si servicii furnizate Ed. 1 Rev. 0
din exterior Pag. 5 din 6

In cadrul societatii , activitatea de aprovizionare materiale , produse sau servicii este

controlata si planificata .
Activitatea de aprovizionare cuprinde urmatoarele probleme esentiale :
 planificarea aprovizionarii , precizarea datelor si cerintelor aferente
 evaluarea , selectarea si acceptarea furnizorilor
 contractarea si achizitionarea necesarului de aprovizionat, cu respectarea
specificatiilor tehnice
 receptionarea si depozitarea materialelor , produselor aprovizionate si receptia
serviciilor aprovizionate .
Intocmirea comenzilor
Inca de la etapa de analiza a comenzilor si contractelor clientilor in cadrul
Compartimentului productiei se intocmeste necesarul de materiale cod PS 03-01 cu
specificatiile tehnice ale materialelor sau produselor ce trebuiesc aprovizionate.
Seful de santier/project manager verifica pentru materialele , produsele sau serviciile
ce urmeaza sa fie contractate ,conditiile, criteriile de acceptare respingere, modalitatea de
receptie fie la sediul societatii , fie la punctul de lucru , fie direct la furnizor, dupa caz .
Responsabilul SMC verifica inscrierea conditiile de calitate care se impun prin care
furnizorul este obligat sa furnizeze odata cu produsul pe langa cerificatul de calitate /
declaratia de conformitate , fisa de securitate a produsului , instructiuni de transport ,
manipulare, depozitare, utilizare .
In cazul in care se impune subcontractarea unor lucrari (servicii) se intocmesc cereri
de oferta in vederea selectarii ofertei celei mai bune din punct de vedere tehnico economic .
Pe baza necesarelor de aprovizionare se lanseaza Cereri de oferta pentru
aprovizionarea de la furnizorii mentionati in Lista furnizorilor acceptati, pentru produsele
care nu sunt in stoc, in conformitate cu cerintele clientului. Cererile de oferta contin
specificatiile tehnice , de calitate, de mediu ,sanatate si securitatea muncii, modalitati de
returnare ambalaje.
Ofertele primite de la furnizori sunt analizate din punct de vedere tehnic, calitate,
pret, termen ,conditii de livrare dupa care impreuna cu Seful de Punct de lucru/sef santier
/project manager se stabileste furnizorul caruia i se incredinteaza oferta .
Compartimentul aprovizionare intocmeste Comanda de aprovizionare cod PS 03-02
care este aprobata de conducere dupa care este transmisa furnizorului stabilit . Comanda
contine criteriile de acceptare a materialelor , produselor sau serviciilor precum si termenele
de aprovizionare .
Compartimentul aprovizionare inregistreaza comenzile catre furnizorii acceptati cu
nr.de iesire.
Proiectul de contract primit de la furnizorul caruia i s-a transmis comanda de
aprovizionare este aprobat de catre conducere .
Toate modificarile documentelor de aprovizionare parcurg aceleasi etape de avizare si
analiza ca si cele initiale .

Evaluarea furnizorilor
Evaluarea furnizorilor de materiale , produse sau servicii se face din randul
furnizorilor potentiali pe baza capabilitatii acestora de a satisface cerintele din contractele de
aprovizionare , inclusiv cerintele de calitate .
Evaluarea furnizorlor se face de catre Responsabilul SMC pe baza Chestionarelor de
autoevaluare cod PS 03-03 primite de la potentialii furnizori , dupa care completeaza Fisa de
evaluare a furnizorului de materiale , produse sau servicii cod PS 03-04 .
Pentru punctaje rezultate pe Fisa de evaluare a furnizorului de materiale , produse
sau servicii cod PS 03-04 mai mari de 50 , furnizorul se considera acceptat si este inscris in
Lista furnizorilor acceptati cod PS 03-05 . Modul de acordare a punctajului este prezentat in
Fisa de evaluare – MODEL anexata .
Lista furnizorilor acceptati este analizata si aprobata de Administratorul societatii.
SIGLA PROCEDURA DE SISTEM Cod PS - 03
Produse si servicii furnizate Ed. 1 Rev. 0
din exterior Pag. 6 din 6

Receptia materialelor , produselor sau serviciilor aprovizionate

Receptia produselor consta in identificarea cantitativa si calitativa a materialelor ,
produselor aprovizionare , verificare care se face conform clauzelor contractuale . Daca
furnizorul nostru nu trimite prin delegat produsele comandate , receptia este facuta in
absenta acestuia .Receptia se poate efectua si la sediul furnizorului , functie de cerinte si
specificatiile mentionate contractual .
Comisia de receptie numita prin decizie de catre Administratorul societatii este direct
raspunzatoare de receptia materialelor , produselor sau serviciilor solicitate furnizorilor prin
comenzi .
Daca materialele , produsele sau serviciile supuse receptiei corespund cerintelor
contractuale si sunt insotite de toate documentele care-i atesta calitatea , siguranta in aplicare
si exploatare , conditii de transport , manipulare , depozitare cerute contractual , Comisia de
receptie completeaza Procesul verbal de receptie cod PS 03 – 06 .
In cazul in care se constata abateri la receptia cantitativa si calitativa a materialelor ,
produselor aprovizionate pe acestea se aplica eticheta „ Produs neconform “, se dechide
Raport de neconformitate in conformitate cu procedura generala „ Neconformitati si actiuni
corective “ cod PG – 09 .Pentru materialele , produsele receptionate se intocmeste NIR- note
de intrare receptie, document care este inregistrat la gestionarul depozitului , care asigura
depozitarea in conditii corespunzatoare .
Pana la efectuarea receptiei , materialele si produsele care au fost aprovizionate
poarta etichete „ Produs in asteptare “, aplicate la depozit. In momentul efectuarii receptiei,
eticheta se inlatura, produsul fiind receptionat .
Comisia de receptie poate solicita efectuarea de incercari si analize pe diverse
esantioane , functie de materialul sau produsul aprovizionat, in laboratoare autorizate sau / si
acreditate. Rezultatele incercarilor se impreuna cu gestioneaza documentele de calitate
primite de la furnizor .
Receptia serviciilor aprovizionate se face de catre Comisia de receptie, dupa caz, la
terminarea lucrarilor, la punere in functiune, finala si definitiva , incheindu-se cu furnizorul
procese verbale aferente activitatilor si reglementarilor in vigoare .

7. INFORMATII DOCUMENTATE
7.1. Necesar de aprovizionare PS 03 – 01
7.3. Comanda de aprovizionare PS 03 – 02
7.5. Chestionar de autoevaluare furnizor PS 03 – 03
7.6. Fisa de evaluare furnizor materiale , produse , servicii PS 03 – 04
7.7. Lista furnizorilor acceptati PS 03  05
7.8. Proces verbal de receptie PS 03– 06
7.9. Fisa de evaluare furnizor materiale , produse , servicii – MODEL