Proceduri standard de

operare

MANAGEMENTUL STOCURILOR

XYZ Processing India (P) Limited

 Cuprins
Pagina nr.
Proceduri standard de operare........................................................................................................................1
Cuprins.......................................................................................................................................................2
1. GENERAL......................................................................................................................................4
1.1 VERSIUNEA CONROL..........................................................................................................4
1.2 JURNAL DE PROBLEME ȘI COMENTARII.......................................................................4
1.3 PSO CONEXE.........................................................................................................................4
1.4 PROPRIETATE.......................................................................................................................4
2. PREZENTARE GENERALĂ A PROCESULUI...........................................................................5
2.1 REZUMATUL PROCESULUI...............................................................................................5
2.2 SUB-PROCESE.......................................................................................................................5
3. PROCESUL DE PRIMIRE A MATERIALELOR.........................................................................6
3.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI............................................................................6
3.2 DESCRIEREA PROCESULUI...............................................................................................6
4. PROCESUL DE EMITERE A MATERIALELOR......................................................................10
4.2 DESCRIEREA PROCESULUI..................................................................................................11
5. MATERIALE TRIMISE PE BAZĂ RETURNABILĂ................................................................13
5.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI..........................................................................13
5.2 DESCRIEREA PROCESULUI.............................................................................................13
6. TRANSFER DE LOCAȚIE..........................................................................................................15
6.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI..........................................................................15
6.2 DESCRIEREA PROCESULUI.............................................................................................15
7. VERIFICAREA FIZICĂ...............................................................................................................16
7.2 DESCRIEREA PROCESULUI..................................................................................................17
8. CONTROLUL PERMANENT AL INVENTARULUI................................................................19
8.2 DESCRIEREA PROCESULUI..................................................................................................20
9. MONITORIZAREA INVENTARULUI.......................................................................................22
9.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI..........................................................................22
9.2 DESCRIEREA PROCESULUI.............................................................................................22
10. ELIMINAREA INVENTARULUI...........................................................................................23
10.1 DIAGRAMA PROCESULUI (ELIMINAREA MATERIALELOR DE CALITATE)........24
10.2 DESCRIEREA PROCESULUI (ELIMINAREA MATERIALULUI DE CALITATE).......24
10.3 DIAGRAMA FLUXULUI DE PROCES (ELIMINAREA DEȘEURILOR DE
PRODUCȚIE)...................................................................................................................................25
10.4 DESCRIEREA PROCESULUI (ELIMINAREA DEȘEURILOR DE PRODUCȚIE).........25
11. RECEPȚIA SUBPRODUSELOR ÎN MAGAZINE..................................................................27
11.2 DESCRIEREA PROCESULUI................................................................................................28

Pagina din
31
 12. EXCEPȚII ȘI REZOLUȚII.......................................................................................................28
13. CATALOG DE RAPORTARE ȘI CALENDAR......................................................................29
14. Indicatori cheie de performanță (KPI).......................................................................................30
15. GLOSAR........................................................................................................................................30
15.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAȚI.....................................................................................30
15.2 GLOSAR DE SCHEME LOGICE...........................................................................................30
16. ANEXE...........................................................................................................................................31
16.1 LISTA ANEXELOR.................................................................................................................31
1.1

Pagina din
31
 1. GENERAL

1.1 VERSIUNEA CONROL

POS Versiun
Descriere Dată Proiectat de Revizuit de Aprobat de
nr. e

1 Proiect

2 Final

1.2 JURNAL DE PROBLEME ȘI COMENTARII

Sr. Nu. Probleme / Comentarii Crescut de Recomandări Data-țintă

1.3 PSO CONEXE

Sr. Nu. Cod proces / SOP Nume proces / SOP

1. --- Achiziții (altele decât fructe și mijloace fixe)

2. --- Achiziții (fructe)

3. --- Asigurare

4. --- Funcții de vânzări

5. --- Controlul producției

1.4 PROPRIETATE

Departament Sediul central Locații / Fabrici

Magazine --- Domnul Santosh Pandey

Pagina din
31
 2. PREZENTARE GENERALĂ A PROCESULUI

2.1 REZUMATUL PROCESULUI

Acest POS acoperă procedurile și liniile directoare care trebuie urmate pentru gestionarea stocurilor pentru altele
decât fructele și bunurile de capital. Toate bunurile sunt depozitate la Main Store sub custodia Store Manager.
Aceste bunuri sunt emise pe baza unei cereri de materiale aprobate în ERP.
Verificarea fizică obligatorie se efectuează pentru toate articolele în prezența personalului, altul decât echipa de
custozi a stocului, conform planurilor prestabilite. În plus, controalele permanente ale inventarului sunt activate
pentru anumite categorii de inventar.
POS acoperă, de asemenea, procedurile de identificare a inventarului nemișcat și lent. Se convoacă o reuniune a
Comitetului operațional și se iau măsurile corespunzătoare pentru acest inventar.
În afară de cele de mai sus, procesul pentru transferurile interdepartamentale, transferurile între depozite și
eliminarea inventarului sunt, de asemenea, acoperite de acest POS.
După ce materialul este interior, aspectele calitative și cantitative sunt verificate conform specificațiilor stabilite
pentru materialul primit. Toate detaliile tehnice/rezultatele verificarii calitatii pentru elementele specificate sunt
inregistrate si pastrate in Modulul Calitate integrat in ERP.

Obiectivul acestor proceduri este de a asigura intrarea corectă și în timp util a materialelor primite la fabrică și
documentația adecvată a documentelor justificative pentru a facilita trecerea exactă a facturilor.

2.2 SUB-PROCESE
- Primirea materialelor
- Eliberarea materialului
- Materiale trimise pe bază returnabilă
- Transfer depozit
- Verificarea fizică
- Controlul permanent al inventarului
- Monitorizarea inventarului
- Recepția subproduselor înMagazine
- Eliminarea inventarului

Pagina din
31
 3. PROCESUL DE PRIMIRE A MATERIALELOR
Declanșator: SOSIREA MATERIALULUI LA POARTA FABRICII
Final: SET DE DOCUMENTE (FACTURA, CHALLAN, QA SLIP, WEIGHMENT BON, GRN ETC.) INAINTATE DEPARTAMENTULUI DE
CONTABILITATE PENTRU

Contabilitate

Frecvență: MULTIPLĂ; DE FIECARE DATĂ CÂND MATERIALUL AJUNGE LA POARTA FABRICII

3.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI

3.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
3.2.1 Intrarea în poartă
- La sosirea materialului la poarta fabricii, colectați documentele de cumpărare de la
persoana care transportă Materialul și verificați.
- Verificați numele XYZ pe fața documentelor de achiziție și a stării fizice
a vehiculului împreună cu materialul transportat. Securitatea porții
de intrare
- Permiteți materialul pentru intrarea în poartă și efectuați intrarea în registrul de
intrare a materialului
pe baza screening-ului inițial al materialelor și documentelor și emiterea unui jeton
de descărcare persoanei care transportă materiale.
- Aplicați ștampila interioară pe factură sau pe challan menționând intrarea la poartă

Pagina din
31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e

Pagina din
31
 Directorul intim al magazinului.

- Înscrierea în Registrul de intrări materiale trebuie făcută în timp real (imediat)

temei.
- Sesizarea către Departamentul Magazin trebuie trimisă imediat după intrarea în
Registrul interior material.

2A
- Vehiculul trebuie să intre numai prin poarta instalației desemnată.
- Asigurați-vă că challanul / factura furnizorului este în numele "XYZ Processing
India (P)
Ltd" și adresa corectă a companiei este menționată pe ea.
- Asigurați-vă că nu există materiale neautorizate (materiale care nu au documente
adecvate,
obiecte suspecte etc.) intră în instalație fără aprobarea autorității în cauză.
- Toate detaliile necesare trebuie introduse în Registrul de intrări de materiale
conform
format definit.
- Odată intrate în interiorul fabricii, vehiculele trebuie parcate la locul desemnat
doar loc de parcare, inainte de Cantarire/Autorizare QA/Sesizare pentru
descarcare etc. dupa caz.
- Dacă locul de parcare desemnat este complet ocupat, vehiculele trebuie parcate
în afara incintei fabricii și li se va permite să se deplaseze în interior numai pe
disponibilitatea locului de parcare.
- Vehiculelor nu ar trebui să li se permită să intre în incinta fabricii noaptea sau să
rămână
peste noapte la sediul fabricii (între orele 10 p.m. - 6 a.m.).

Puncte de date de intrare: Următoarele detalii care trebuie incluse în registrul de

fructe interioare:
- numărul de intrare la poartă (numărul de serie);
- data intrării,
- numele vânzătorului,
- descrierea materialului,
- cantitatea de material primită (conform documentelor însoțite),
- unitatea de măsură (UOM);
- Numele transportatorului / persoana transportatoare de materiale,
- numărul tokenului de intrare,
- Timpul interior,
- timpul exterior,
- Semnarea Persoana de securitate,
- Observații, dacă este cazul, specifice interiorului materialelor.
Puncte de date de ieșire: Înscrierea în registrul material de intrări
Trimitere la formulare / șabloane / politici:
- Formatul registrului interior
- Linii directoare pentru securitatea instalațiilor (w.r.t. Mișcarea străinilor în

Pagina din
31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
3.2.2 Verificarea documentelor materiale și descărcarea materialelor
La primirea notificării de la Securitatea Porții de Intrare, Primiți Documente Materiale de
la persoana care transportă Materiale și Verificați Numele Furnizorului, Articolul Primit,
Referința la OP etc.

Dacă este necesară cântărirea:

- Instruiți șoferul vehiculului să deplaseze vehiculul spre podul de cântărire
- Obțineți greutatea brută a vehiculului și pregătiți fișa de cântărire
- Descărcați materialele la locul de depozitare desemnat
- se obține tara vehiculului și greutatea netă a materialelor
- Recunoașteți copia șoferului challan de livrare și returnați cu instrucțiunile
pentru a vă deplasa în afara instalației

Dacă cântărirea nu este necesară:

- Instruiți persoana care transportă materiale să descarce materialele la locul
desemnat Magazin–
Zona de depozitare Responsabil
- Verificați fizic cantitatea materialelor (număr fizic, cântar etc.)
- Recunoașteți copia șoferului challan de livrare și returnați cu instrucțiunile
pentru a vă deplasa în afara instalației

Materialul trebuie descărcat în termen de 2 ore de la intrarea în interiorul porții

2 gh
instalației.

X
- Fără materiale neautorizate (materiale care nu au documente adecvate,
suspecte
articole, bunuri deteriorate etc.) ar trebui să se permită descărcarea fără
aprobarea autorității în cauză.
- Asigurați-vă că vehiculul este parcat corespunzător și că niciun alt material,
obiect sau articol nu zace
pe podul de cântărire în momentul cântăririi.
3.2.3 Pregătirea GRN
PO în ERP
- După descărcarea materialelor, identificați OP împotriva căruia este primit
materialul
și faceți GRN în ERP.
- Affix ERP a generat un număr unic de referință (GRN No.) la achiziție
documente și transmite documente Departamentului de contabilitate pentru Magazin–
contabilitate. Responsabil
- Intimați echipa QA în cazul în care este necesară o verificare a calității.

Fără PO în ERP
- În cazul în care OP nu a creat până la momentul descărcării materialelor,
urmărirea
cu echipa de achiziții pentru crearea PO în ERP.

Pagina din
31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
procesul de creare.
- Odată ce PO este creat, faceți GRN împotriva OP; Sistem de afixizare generat unic
numărul de referință (GRN nr.) pe documentele de achiziție și documentele
transmise Departamentului Contabilitate în scopuri contabile.
- Contactați QA Executive în cazul în care este necesară o verificare a calității.
Consultați POS pentru "Asigurarea calității" pentru procesul de asigurare a
calității.
- În cazul în care se efectuează testarea QA, pe baza rezultatelor QA, pregătiți GRN
în
ERP.

- GRN trebuie pregătit în termen de 1 zi de la descărcarea materialului.

- În mod similar, toate documentele de achiziție trebuie trimise departamentului de
contabilitate
într-o zi.

•4
- Nici un GRN nu este pregătit fără a ridica un OP.
- Bunurile primite sunt conform specificațiilor și termenilor din OP; aprobarea este
luată în
cazurile care prezintă abateri în specificațiile de calitate.
- Bunurile sunt păstrate la locul corespunzător până la efectuarea GRN pentru a
evita furtul / deteriorarea.
- Vor fi pregătite mai multe GRN-uri în cazul în care materialele au fost primite
împotriva
OP-uri diferite în aceeași factură.
- GRN nu trebuie imprimat. În schimb, numai numărul GRN ar trebui menționat pe
Documentele de achiziție pentru scopuri contabile și referințe viitoare.

Puncte de date de intrare: Slip de cântărire / QA Slip (cu specificațiile de calitate

dorite, dacă există)
Puncte de date de ieșire: GRN în ERP (Cantitate primită, Cantitate acceptată /
respinsă, Factură / Livrare Data Challan etc.)

4. PROCESUL DE EMITERE A MATERIALELOR

Declanșator: SOLICITAREA DE MATERIALE DE CĂTRE UTILIZATOR
Sfârșit: EMITEREA MATERIALULUI CU CONFIRMARE DE PRIMIRE DE CĂTRE UTILIZATOR
Frecvență: MULTIPLĂ; DE FIECARE DATĂ CÂND SOLICITAREA DE MATERIALE ESTE RIDICATĂ DE CĂTRE UTILIZATOR

Pagina din
31
4.1 DIAGRAMA DE FLUX A
PROCESULUI

4.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e

4.2.1 Rechiziționarea materialelor

La cerere, ridicați solicitarea de materiale în ERP completând următoarele detalii:
- Articol necesar,
- cantitatea necesară;
- Timp de livrare, dacă există este ceva specific,
1 Note
La rechiziționarea materialelor de către utilizator, o alertă ERP va fi dată automat
Store - Executive pentru emiterea materialului. Utilizator
2 g (Ridicarea
- Specificațiile dorite, inclusiv prioritatea, dacă există, sunt introduse în ERP în solicitării pentru
timp ce se ridică material)
Rechiziție materială.
- Rechiziția trebuie ridicată numai în cazul în care materialele dorite nu sunt la
îndemână.
- Mai multe articole nu ar trebui să fie rechiziționate împotriva unui singur cod de
articol.
Codul separat al articolului trebuie creat în ERP dacă articolul necesar nu este
stăpânit.
Consultați SOP pentru "Master Creation" pentru procesul de creare a
elementelor principale.

Pagina 11
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
Puncte de date de ieșire: Solicitare de materiale

4.2.2 Verificarea disponibilității materialelor

- La primirea sesizării pentru rechiziția materială, verificați dacă este necesară
Materialul este disponibil în alte departamente.
- În cazul în care există material inactiv care se află cu orice alt departament, intim
a vizat HOD prin e-mail pentru a returna materialul inactiv.
- În cazul în care materialul nu este disponibil în niciun alt departament, verificați
materialul
disponibilitatea în Store și Issue. Dacă nu este disponibilă, adresați o solicitare
de cumpărare departamentului de achiziții.
(Consultați POS la cumpărare - altele decât fructele și activele fixe pentru
procesul de achiziție materială.)
Magazin–
Responsabil
Disponibilitatea trebuie identificată în termen de o zi de la primirea solicitării de
materiale
Un
- În cazul în care materialul este în curs de testare, acesta ar trebui considerat
disponibil pentru emitere numai după obținerea aprobării scrise din partea AC.

Puncte de date de intrare: Rechiziționarea materialelor

Puncte de date de ieșire:
- Sesizare către HOD, în cazul în care materialul este disponibil la alt departament
- Solicitare de cumpărare, în cazul în care materialul nu este disponibil

4.2.3 Problemă materială

- Emiteți Materialul disponibil în Magazin pentru Utilizator. Pentru emiterea
materialelor, selectați
Articol, cantitate, departament și alte detalii necesare în Jurnalul de mișcare în
ERP și Emite materialele.
- Scoateți imprimarea din Nota de problemă materială și obțineți-o semnată de
utilizator pentru înregistrare
scop în timpul livrării materialului în cazul în care Store Managerul își dă Magazin–
aprobarea.
Responsabil

Materialul ar trebui să fie emis imediat după disponibilitatea sa la magazinele 2g

- Materialul trebuie emis pe baza FIFO sau în ordinea datei de expirare.
- Materialul nu trebuie emis fără actualizarea nivelului de inventar în ERP.
- Datele de expirare / valabilitate ale materialelor trebuie urmărite în mod regulat și
în consecință, ar trebui emise materiale.

Pagina 12
din 31
 5. MATERIALE TRIMISE PE BAZĂ RETURNABILĂ
Declanșator: IDENTIFICAREA NECESITĂȚII DE A TRIMITE MATERIALE RETURNABILE
Sfârșit: PRIMIREA MATERIALULUI CU TRECEREA PORȚII
Frecvență: CONFORM CERINȚEI

5.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI

5.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
5.2.1 Identificarea cerinței
Identificați cerința ca materialul să fie trimis în afara fabricii și obțineți aprobarea de la
respectivul HOD.
Materialul poate fi trimis în afara instalației în următoarele două situații, practic:
Material trimis pentru reparații
Creșteți solicitarea de servicii în ERP și generați PO de service. În PO-ul de service, Departamentul
menționați articolul, detaliile reparațiilor necesare, data preconizată a returnării etc. Utilizatori
(Consultați POS pentru "Cumpărare - altele decât fructe și active fixe" pentru
crearea OP de serviciu)

Odată ce PO-ul de service este generat, trimiteți materiale la magazin împreună cu

instrucțiunile de pregătire a permisului de poartă returnabil.

Pagina 13
din 31
 Material trimis din alte motive
Trimiteți materiale la Magazin și informați Directorul Magazinului pentru a pregăti un
Permis de Poartă Returnabil.
5.2.2 Pregătirea trecerii porții
- Pregătiți permisul de poartă la primirea unei notificări de la departamentul de
utilizatori.
- Introduceți materialul de ieșire, cantitatea, ținta / data preconizată de returnare,
persoana
Responsabil pentru urmărire etc.
- Odată rechiziționată, cererea va merge pentru o aprobare de la aprobare
autoritate.
- Dacă trebuie făcută vreo modificare în Gate Pass, modificați permisul de poartă
conform
observațiile autorității de autorizare. Magazine –
Responsabil
- Imprimați permisul de poartă, semnați-l și trimiteți-l împreună cu materialul.

Gate Pass trebuie aprobat în termen de o zi de la primirea notificării din partea

departamentului utilizator.
g
- Permisul Gate ar trebui să conțină data preconizată de returnare pentru materialul
de ieșire.

Puncte de date de intrare: PO de serviciu

5.2.3 Aprobarea pe Gate Pass
- Verificați materialul care urmează să fie trimis pe bază returnabilă și permisul de
poartă realizat de
Director de magazin.
- Aprobați Gate Pass în ERP pe baza cerinței.
- Respingeți Gate Pass dacă materialul este trimis din motive nelegitime sau Gate
Pass este incompletă w.r.t. detaliile.

Autoritatea de
autorizare
Gate Pass trebuie aprobat în termen de o zi de la primirea notificării din partea
Store Executive.
p
- Asigurați-vă că materialul este trimis din motive reale și legitime.

Puncte de date de intrare: PO de serviciu

Puncte de date de ieșire: Permis de poartă returnabil

5.2.4 Pregătirea intrării la poartă Magazine–

În momentul primirii înapoi a materialului trimis pe bază returnabilă, primiți materialul Responsabil
conform procesului predefinit (consultați secțiunea 3.2 - Procesul de primire a
materialelor)
Marcați o intrare cu referința Returnable Gate Pass în ERP. Menționați data reală a
primirii și mențiunea pentru Returnable Gate Pass.

Pagina 14
din 31
 ziua primirii mărfurilor.

- Asigurați-vă că intrarea Gate-In este marcată pe Returnable Gate Pass.

- Materialele trimise pe bază returnabilă ar trebui să fie monitorizate în mod regulat
și ar trebui să fie
primite înapoi în termenul prestabilit.

6. TRANSFER DE LOCAȚIE
Declanșator: CERINȚA PRIVIND MATERIALUL ȘI IDENTIFICAREA MATERIALELOR INACTIVE SITUATE ÎN CEALALTĂ LOCAȚIE
Final: CONFIRMAREA MATERIALELOR PRIMITE DIN CEALALTĂ LOCAȚIE
Frecvență: CONFORM CERINȚELOR

6.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI

6.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
6.2.1 Transferul de material
- La primirea unei sesizări din partea echipei magazinului, identificați materialul
inactiv
disponibil la podea.
- Transferați materialul în magazin prin intermediul jurnalului de mișcare a
inventarului. Utilizator
- Obțineți aprobarea autorității de aprobare.
- După aprobarea de către autoritatea de autorizare, pregătiți o notă de returnare
materială
cu articolul, cantitatea, motivele transferului etc.
- Returnați materialul echipei Store Team și obțineți confirmarea. Depuneți o copie

Pagina 15
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e

Materialul trebuie trimis în termen de o zi de la primirea unui formular de sesizare

a Store - Team.
•
- Transferurile interdepartamentale de materiale nu ar trebui efectuate direct și
ar trebui să fie direcționate prin magazine.
- În cazul în care sunt necesare modificări, vor fi efectuate modificările necesare
de către utilizator și din nou cererea va merge pentru aprobarea autorității de
aprobare.

Puncte de date de intrare: Sesizare din partea Store Executive

Puncte de date de ieșire: Notă de returnare a materialelor
Trimitere la formulare/template-uri/politici: formatul notei de returnare a materialelor
6.2.2 Aprobarea transferului de material
La primirea sesizării din partea ERP, verificați articolul, locația, motivele transferului
etc. și aprobați / respingeți cererea.
HOD-uri
departamentale
respective
Aprobarea Respingerea trebuie dată în termen de 1 zi de la primirea solicitării
pentru transferul de materiale.

6.2.3 Primirea materialelor

Primiți materialul de la utilizator și confirmați Nota privind transferul material.
Menționarea datei primirii pe buletinul de transfer material. Magazin -
Executive
Păstrați o copie a Notei de transfer de materiale cu înregistrările Magazinului și
returnați o copie confirmată pentru înregistrările utilizatorului.

7. VERIFICAREA FIZICĂ
Declanșator: PLAN DE VERIFICARE FIZICĂ
Încheiere: MĂSURI ADECVATE PENTRU AJUSTĂRILE STOCURILOR, DACĂ ESTE CAZUL, ȘI APROBAREA TRANZACȚIILOR
CONTABILE

Frecvență: ANUAL

Pagina 16
din 31
7.1 DIAGRAMA DE FLUX A
PROCESULUI

7.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
7.2.1 Planificarea verificării fizice
- Extrageți declarația de stoc din ERP conform clasificării ABC.
- Pregătiți un plan și programați verificarea fizică în consultare cu
HOD-ul respectiv.
- Efectuați modificările necesare, dacă este cazul, în Planul de verificare fizică,
conform
observațiile autorității de autorizare.
Finanţa/
- Definiți data-limită pentru deplasarea stocului în momentul verificării fizice
Auditul intern
activitatea și programul de transmitere către echipa de verificare fizică.
Echipă
- Intimați programul cu Plant-GM și HOD-urile în cauză.
- Descărcați lista de inventar după ce vă asigurați că toate intrările în așteptare sunt
înregistrate
în ERP și predarea către echipa de verificare fizică.

Planul și programul trebuie finalizate în termen de 7 zile de la începerea

exercițiului financiar.

Pagina 17
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e

2- Procedura de separare ar trebui să includă ora exactă pentru întreruperea

chitanțelor, a expedierilor
și alte mișcări.
- Asigurați-vă că GRN pentru toate materialele au fost contabilizate înainte de
generare
din raportul de stoc din ERP.
- Intrarea în stoc care a fost transferată fizic de la un departament la
altul ar trebui să fie trecut în ERP înainte de generarea raportului de stoc din
ERP.
- Asigurați-vă că lista de inventar nu conține cantitatea de stoc conform ERP.
- Echipa de verificare fizică nu trebuie să includă persoana din aceeași
departament / custode de stoc pentru a asigura separarea sarcinilor.

Puncte de date de intrare: Raport de inventar

7.2.2 Efectuarea verificării fizice
- Primiți lista de inventar pentru verificarea fizică și efectuați verificarea fizică
conform programului.
- Pomeni numărarea stocului pe foaia de verificare fizică și obținerea
recunoașterea respectivului HOD.
- Înregistrați numărul fizic în ERP și transmiteți verificarea fizică a inventarului
Foaie către departamentul de contabilitate.

1 Notițe
Conform cerinței, membrii din producție, calitate etc. pot fi incluși în funcție de
amploarea verificării. Cu toate acestea, verificarea trebuie supravegheată de persoane
care nu se ocupă în mod normal de evidența stocurilor.
•
- Echipele pentru verificarea fizică a inventarului trebuie să fie formate din
reprezentanți
de la departamentele de contabilitate și custode.
Fizic
- Produse finite pentru care au fost generate facturi în ERP, dar care
Echipa de
nu sunt expediate către clienți ar trebui păstrate separat și nu ar trebui luate în
verificare
considerare pentru verificarea fizică. Dacă se ia în considerare, ar trebui
efectuată reconcilierea corespunzătoare.
- Mișcarea inventarului trebuie oprită complet în timpul efectuării fizice
Verificare.
- În cazul materialelor care trebuie verificate cu ajutorul echipamentului
(cântărire
mașini, benzi etc.), asigurați-vă că echipamentele utilizate sunt calibrate și
prezintă măsurători corecte.
- Odată verificat, puneți un semn distinctiv pe inventarul verificat pentru a evita
dublul
numărare.
- Orice articole găsite deteriorate / care nu sunt în stare utilizabilă ar trebui să fie în
mod corespunzător
marcate pe foile de inventariere pentru o referință ușoară.
- Asigurați-vă că normele de stivuire pentru depozitarea materialelor sunt
respectate corespunzător.

Pagina 18
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
materialele din zona închisă etc. sunt urmate.

Puncte de date de intrare: Fișă listă inventar

Puncte de date de ieșire: Numărul fizic al inventarului
Trimitere la formulare / șabloane / politici: Politica de inventar (Linii directoare w.r.t.
verificarea fizică)
7.2.3 Reconcilierea inventarului
- Primiți fișa de verificare fizică a inventarului de la echipa de verificare fizică.
Evaluați variațiile, dacă există, între inventarul ERP și inventarul verificat fizic.
- În cazul în care nu există nicio diferență, procesul se termină aici.
- În caz de lipsă, identificați criticitatea.
- Dacă există abateri majore, renumărați și reverificați nivelul inventarului articolelor
critice. În
cazul varianțelor non-critice:
V Căutați motive adecvate pentru abaterile de la departamentele în cauză.
V Evaluați impactul și evaluați motivele furnizate de departamente.
V Dacă lipsurile sunt reconciliate, înregistrați explicațiile adecvate, obțineți
aprobarea
de la autoritățile competente și să pregătească detaliile necesare pentru
efectuarea ajustărilor contabile în registre.
- În cazul unor abateri minore, ajustați inventarul în ERP prin Inventory Journal.
Departamentul
- Dacă există inventar în exces: de contabilitate
V Identificați documentele contabile materiale pentru a verifica problemele
neînregistrate sau
chitanța a reprezentat mai mult decât valoarea reală în ERP, dacă există.
V Dacă nu sunt identificate motive pentru stocul excedentar, pregătiți nota pentru
actualizarea stocurilor
în ERP.
V Treceți intrarea de ajustare a inventarului în ERP și obțineți aprobarea de la
aprobare
autoritate.

Reconcilierea inventarului trebuie efectuată în termen de 2 zile de la verificarea

fizică.
Puncte de date de intrare: Numărul fizic al inventarului
Puncte de date de ieșire: Ajustarea stocurilor în ERP

8. CONTROLUL PERMANENT AL INVENTARULUI

Declanșator: RAPORT DE INVENTAR DIN ERP
Final: AJUSTAREA STOCURILOR ÎN ERP
Frecvență: ANUALĂ / TRIMESTRIALĂ / LUNARĂ

Pagina 19
din 31
8.1 DIAGRAMA DE FLUX A
PROCESULUI

8.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
8.2.1 Efectuarea verificării fizice
- Descărcați declarația de stoc și identificați inventarul care necesită perpetuu
controla.
- Efectuați verificarea fizică și înregistrați numărul fizic.
- Obțineți aprobarea de la HOD-urile respective.
- Aflați variațiile stocului conform ERP și stocului conform Fizic
Număra.
- Redirecționați foaia de verificare fizică împreună cu declarația de variație către
magazin
Manager pentru aprobare. Magazin -
executiv

Categoria A – lunar, Categoria B – trimestrial, Categoria C – anual

9
- Documentele pentru verificarea inventarului ar trebui semnate și depuse în mod
corespunzător.
- Produse finite pentru care au fost generate facturi în ERP, dar care
nu sunt expediate clienților ar trebui păstrate separat.
- În cazul materialelor care urmează să fie verificate cu ajutorul echipamentelor

Pagina 20
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
măsurătoare.
- Odată verificat, puneți un semn distinctiv pe inventarul verificat pentru a evita
dublul
numărare.
- Orice articole găsite deteriorate / care nu sunt în stare utilizabilă ar trebui să fie în
mod corespunzător
marcate pe foile de inventariere pentru o referință ușoară.
- Asigurați-vă că GRN pentru toate materialele ar trebui să fie contabilizat înainte
de generarea de
raport de stoc din ERP.
- Intrarea în stoc care a fost transferată fizic de la un departament la
altul ar trebui să fie trecut în ERP înainte de generarea raportului de stoc.

Puncte de date de intrare: Lista inventarului

Puncte de date de ieșire: Inventarul contează cu variațiile, dacă există

8.2.2 Trimitere varianțelor

Evaluarea la formulare / șabloane / politici: politica de inventar (orientări pentru

- Primiți foaia de verificare fizică a inventarului împreună cu foaia de variație de la

Magazinul – Executiv. În cazul în care variațiile sunt critice, identificați motivele și
decideți dacă este necesară ajustarea stocurilor în ERP.
- În cazul în care este necesară ajustarea stocurilor, transmiteți lista stocurilor care
necesită
ajustarea Departamentului Conturi.
Magazin –
Manager

Variațiile trebuie evaluate în termen de o zi de la verificarea fizică a inventarului.

Puncte de date de intrare: Raport stoc stoc
Puncte de date de ieșire: Program de verificare fizică cu lista de inventar
Trimitere la formulare / șabloane / politici: Format pentru foaia de inventariere

8.2.3 Reconcilierea inventarului

Luați măsurile adecvate pentru variații și ajustați inventarul în ERP.
Dacă se constată lipsuri:
- Căutați motive adecvate pentru variațiile de la departamente
- Evaluați impactul și evaluați motivele furnizate de departamente.
- În cazul în care deficitele sunt reconciliate, ar trebui să existe explicații adecvate
înregistrate
înregistrate și aprobate de autoritățile competente și întocmesc detaliile necesare
pentru efectuarea ajustărilor contabile în registre.
Departamentul
Dacă există inventar în exces: de contabilitate
- Identificați documentele contabile materiale pentru a verifica problemele care nu
au fost înregistrate sau primite
au reprezentat mai mult decât valoarea reală în ERP, dacă există.
Dacă nu sunt identificate motive pentru stocul excedentar, pregătiți nota pentru
actualizarea stocurilor în ERP.

Treceți intrarea de ajustare a inventarului în ERP și obțineți aprobarea autorității de

aprobare.
Puncte de date de intrare: Raport de variație

Pagina 21
din 31
 9. MONITORIZAREA INVENTARULUI
Declanșator: --
Sfârșit: MONITORIZAREA STĂRII INVENTARULUI ȘI RAPORTAREA CĂTRE COMITETUL OPERAȚIONAL
Frecvență: LUNAR

9.1 DIAGRAMA DE FLUX A PROCESULUI

9.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
9.2.1 Identificarea inventarului nemișcat/lent
- Extrageți raportul de îmbătrânire a inventarului din ERP și identificați Non-moving
și Slow-
mutarea inventarului conform politicii definite.
- Pregătiți o listă de elemente care nu se mișcă / se mișcă lent și transmiteți-le celor
în cauză
HOD-uri. Magazin -
Manager

Lista articolelor care nu se mișcă / se mișcă lent trebuie pregătită lunar în termen
de 7 zile de la sfârșitul lunii.

Puncte de date de intrare: Raport privind îmbătrânirea inventarului

9.2.2 Evaluarea și identificarea motivelor
- Primiți lista inventarului care nu se mișcă și se mișcă lent de la Store - Manager. HOD-uri
Evaluați și identificați motivele pentru elementele lente și nemișcate, împreună cu

Pagina 22
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
planul de utilizare.
- După încorporarea răspunsurilor pentru planurile de utilizare ale celor care nu se
mișcă și
Inventar în mișcare lentă, transmiteți motivele către Store Executive.

Planul de utilizare trebuie distribuit către Magazin – Executiv în termen de 2 zile

de la primirea listei de Stocuri Non / Slow Moving .

Un
' Asigurați-vă că documentele justificative și documentele justificative adecvate sunt
păstrate din motivele
dat echipei magazinului.

Puncte de date de intrare: Lista inventarului care nu se mișcă / se mișcă lent

9.2.3 Consolidare și raportare finală

- Primiți planul de utilizare înțelept al departamentului pentru inventarele non / lente
și Consolidați informațiile primite de la diverse HOD-uri.
- Pregătiți o prezentare finală în formatul necesar.
- Redirecționați prezentarea către Store Manager / Plant GM.

Magazin –
Prezentarea finală trebuie transmisă Store Managerului / GM-ului fabricii în
Executive
termen de două zile.

Puncte de date de intrare: Motive pentru inventarul care nu se mișcă / se mișcă lent /
Planul de utilizare
Puncte de date de ieșire: Raport privind inventarul nemișcat/lent
Trimitere la formulare/modele/politici: formatul prezentării la
Comitetul operațional

9.2.4 Discutarea și implementarea planului de utilizare

- Prezentați planul de utilizare în ședința Comitetului operațional.
- Evaluați raportul privind elementele lente și nemișcate și finalizați planul de
utilizare.
- Transmite planul de acțiune aprobat în ședință persoanelor interesate și
monitorizarea planurilor de acțiune anterioare discutate cu rezultatele obținute. Comitetul
operațional

-
g A
Asigurați-vă că starea planului aprobat este monitorizată în mod regulat.

10. ELIMINAREA INVENTARULUI

Declanșator: RESPINGERI DE BUNURI / DEȘEURI DE PRODUCȚIE

Pagina 23
din 31
Sfârșit: DEPLASAREA SPRE EXTERIOR A REBUTURILOR / DEȘEURILOR DIN INSTALAȚIE
Frecvență: ÎN FUNCȚIE DE CERINȚE

10.1 DIAGRAMA PROCESULUI (ELIMINAREA MATERIALELOR DE CALITATE)

10.2 DESCRIEREA PROCESULUI (ELIMINAREA MATERIALULUI DE CALITATE)

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
10.2.1 Respingerea stocurilor
La respingerea materialelor de către echipa de asigurare a calității / alt personal
autorizat, separați materialul de alte materiale bune și etichetați materialul ca resturi /
respins. Calitate /
Autorizat
Persoană
g
- Numai materialele neutilizabile trebuie respinse.

10.2.2 Segregarea stocurilor Magazine –

- Mutați materialul respins în locul desemnat. Manager

Pagina 24
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
- Evaluați dacă stocurile respinse au valoare de vânzare.
V Stocurile cu valoare de vânzare vor fi vândute cu factură de vânzare.
(Consultați POS pentru vânzări pentru procesul de facturare a vânzărilor)
V Stocurile cu valoare de vânzare zero vor fi scoase din ERP cu aprobare
de autoritate de aprobare și eliminată în consecință.

10.2.3 Anularea inventarului

Scrieți materialul în ERP cu cantitatea de respingere și pierdere de taxă în contul P / L.
1 Notițe Conturi -
«= La anulare, o sesizare va merge la autoritatea de aprobare pentru aprobare. Executiv

Materialul ar trebui să fie anulat în ERP imediat ce este eliminat fizic.

10.2.4 Aprobarea pentru anularea inventarului

Autoritatea de
La primirea sesizării din partea ERP, examinați cererea de anulare a inventarului. autorizare
Aprobați solicitarea de anulare în ERP.

10.3 DIAGRAMA FLUXULUI DE PROCES (ELIMINAREA DEȘEURILOR DE

PRODUCȚIE)

10.4 DESCRIEREA PROCESULUI (ELIMINAREA DEȘEURILOR DE PRODUCȚIE)

Responsabilitat
Activitatea procesului
e

Pagina 25
din 31
10.4.1 Colectarea deșeurilor de producție
- Obțineți greutatea proprie a vehiculelor care transportă deșeuri de producție. Producție – Shift
- Încărcați vehiculele cu deșeurile de producție și obțineți greutatea brută și netă In-charge
Greutate.

Pagina 26
din 31
 Responsabilitat
Activitatea procesului
e
- Se aruncă din nou deșeurile de producție în rezervoarele desemnate.
- Înregistrați detaliile deșeurilor în jurnalul de bord manual.

e- Deșeurile de producție ar trebui să fie mutate în mod regulat în rezervoarele de

deșeuri de producție din
Depozitul de deșeuri.
- Încărcarea vehiculului trebuie monitorizată pentru a se asigura că deșeurile nu
sunt răspândite
10.4.2 Evidentaicideseurilor
și colo în premisa
in ERP plantei. Vehiculul trebuie să fie parcat corespunzător sub
Înregistrați cantitatea de deșeuri în raport cu ordinul de producție în ERP la momentul
închiderii comenzii de producție. Producție – Shift
In-charge
Deșeurile ar trebui înregistrate în ERP pentru ordinul de producție la momentul
închiderii ordinului de divulgare.

10.4.3 Anularea inventarului

Stergeti materialul in ERP cu cantitatea de deseuri de productie inregistrata in raport cu
Ordinul de Productie si taxati pierderea in Contul P/L.
Conturi -
Executiv
Materialul trebuie anulat în ERP imediat ce este mutat în rezervoarele de deșeuri
din depozitul de deșeuri și înregistrat în ordinul de producție.

10.4.4 Aprobarea pentru anularea inventarului

Autoritatea de
La primirea sesizării din partea ERP, examinați cererea de anulare a inventarului. autorizare
Aprobați solicitarea de anulare în ERP.

11. RECEPȚIA SUBPRODUSELOR ÎN MAGAZINE

Declanșator : GENERAREA DE SUBPRODUSE Sfârșit : PRODUSE SECUNDARE STOCATE ÎN MAGAZINE Frecvență:
CONTINUĂ

Pagina 27
din 31
 11.1 DIAGRAMA DE FLUX A
PROCESULUI

11.2 DESCRIEREA PROCESULUI

Responsabilitat
Activitatea procesului
e
11.2.1 Trimiterea subproduselor în magazine Producție – Sr.
Consultați POS pentru controlul producției Manager

11.2.2 Primirea subproduselor în magazine

- La primirea subproduselor în magazin, confirmați cantitatea de subproduse din
ERP.
- Depozitați subprodusele în zona desemnată, conform instrucțiunilor definite.

Magazine –
Confirmați și depozitați subprodusele primite imediat după primire. Responsabil
.g
- Asigurați-vă că subprodusele sunt depozitate în siguranță în locul desemnat.

Puncte de date de intrare: Cantitatea de subproduse

Puncte de date de ieșire: Confirmarea subproduselor primite în magazine

12. EXCEPȚII ȘI REZOLUȚII

Sr. Rezoluții și Referința

Excepție Remarci
Nu. Acțiuni care trebuie întreprinse activității
1. Material respins În cazul în care materialul primit la poartă este Secțiunea 3.2.1 ---
vreme inițial respins în timpul screening-ului inițial de către
screening la poarta securitatea porții, se va lua o aprobare prin e-mail
fabricii de la HOD-ul instalației / achiziției și numai atunci

Pagina 28
din 31
Sr. Rezoluții și Referința
Excepție Remarci
Nu. Acțiuni care trebuie întreprinse activității
vehiculului i se va permite să intre în fabrică.
2. Material respins În cazul în care materialul este respins în timpul Secțiunea 3.2.2 ---
vreme Verificare verificării fizice de către directorul magazinului,
lângă cel trebuie luată o aprobare prin e-mail de la fabrica /
Magazin achiziționarea HOD și numai atunci materialul va
Executiv putea fi descărcat.
4. Materiale primite În astfel de cazuri, în general, cântărirea nu este Secțiunea 3 ---
manual, curier etc. necesară. Articolele vor fi numărate fizic de către
persoana din Magazin și, în consecință, GRN va fi
pregătit.
5. Material În acest caz, aprobarea va fi preluată de la Plant – Secțiunea 4 Materialul va fi
GM și HOD respectiv în termen de 1 zi. emis fără
Problemă Creşterea un
fără rechiziție Aprovizionare e
ERP numai în caz
de urgență.
6. Materiale trimise pe În astfel de cazuri, se vor face urmăriri cu Secțiunea 5 ---
returnabile temei persoana vizată. Dacă nu urmează să fie primit, ar
nu a fost primit trebui să fie anulat și debitat în contul P&L.
înapoi
Consultați procesul de eliminare a materialelor
7. Diferența de Reconcilierea se va face cu ERP Qty. (Comanda Secțiunea 10.2.2 ---
cantitate de de producție) și diferențele convenite, dacă este
lângă cazul, care urmează să fie aprobate de producție -
produsele trimise de Sr. Manager.
Producție
Departamentul. și
Primit la cel
Magazine

13. CATALOG DE RAPORTARE ȘI CALENDAR

Raportarea Trimitere la
Sr. Denumirea Obiectivul/descrierea Persoana
Frecvență format, dacă
Nu. raportului detaliată a raportului responsabilă către
este cazul
---
Întârziere în GRN pregătit după două Magazine – Producție –
Lunar, înainte de data

1. pregătire de zile de la primirea de 7 a lunii

Manager GM
GRN materialelor următoare

Întârziere în Detaliile articolului și Magazine – Producție – La fel ca mai ---

2.
problemele legate întârzierea problemelor, Manager GM sus
de materiale împreună de
Numărul cu motivele
zile de stocuri ---
de materii prime / produse Producție –
Stoc Analiză finite comparație cu Magazine – GM / La fel ca mai
4.
Raport standardele și Manager Controlor sus
Comparație din ultimele 3 financiar
luni
Abaterea inventarului Producție – Conform ---
Stoc Diferență conform înregistrărilor ERP Conturi –
5. GM / programului
Raport Manager
și Controlor PV
Număr fizic financiar

Pagina 29
din 31
 14. Indicatori cheie de performanță (KPI)

Sr. Responsabilita Raportarea

Măsură Unitate / Date Frecvență
Nu. te către

15. GLOSAR

15.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAȚI

Termen Descriere

FIFO Primul intrat-primul-ieșit

GM Director General

GRN Aviz de primire a mărfurilor

SĂLTA Șef de departament

P/L Profit și pierdere

PO Comandă de cumpărare

QA Asigurare

15.2 GLOSAR DE SCHEME LOGICE

Activitate prin
e-mail /
telefon
Flux de Flux de
lucru lucru
conform conform
matricei matricei
Proces Activitat definite definite
predefinit e
manual

Pagina 30
din 31
 16. ANEXE

16.1 LISTA ANEXELOR

Document
Sr. Nu. Descriere Document
Ref. Număr
Politica de gestionare a stocurilor ---
(Linii directoare pentru clasificarea ABC, nivelurile de
1. inventar, clasificarea articolelor care nu se mișcă /
lent, verificarea fizică, problema materialelor,
controalele perpetue, metoda de mișcare a
inventarului etc.)
---
2. Registrul intrărilor de materiale
Fișă de verificare fizică (fișă de numărare a ---
3.
materialelor)
---
4. Bilet de cântărire

5. Item Master – Parametri critici Apendice – I

6. Clasificarea inventarului Apendice – II

7. Programul de verificare fizică a inventarului ---

Pagina 31
din 31
 APENDICELE I: ELEMENT MASTER - PARAMETRI CRITICI

Nivelul stocului utilizat în sistemul de control al inventarului Formule

Cel mai scăzut nivel până la care stocurile ar trebui să poată scădea în mod
Min = Nivel de reordonare – (utilizare medie în perioada
Nivel minim normal și este menținut ca stoc tampon pentru a fi pus la dispoziție în situații de
medie de livrare)
nelivrare de către un furnizor"
Niveluri de inventar

Cel mai înalt nivel la care ar trebui să crească stocul În mod normal, altfel este
Max = Reorder Level + Re-Order Qty - (utilizare minimă
Nivelul maxim legat prea mult capital circulant, sacrificându-se astfel lichiditatea, și există riscul
în periiod minim de livrare)
de pierdere prin deteriorare și uzură morală"

Re-ordonare Acesta este nivelul la care un ordin ar fi ridicat în mod normal". Ia în considerare Re-comandă = utilizare maximă * perioadă maximă de
nivel utilizarea maximă în perioada maximă de livrare livrare

Stocul de siguranță este stocul deținut de o companie care depășește cerința sa

Nivelul de Stoc de siguranță = (utilizare zilnică maximă - utilizare
pentru termenul de livrare. Companiile dețin stocuri de siguranță pentru a se
siguranță zilnică medie) * Lead Time
proteja împotriva epuizării stocurilor.

Cantitate
Aceasta este cantitatea cea mai economică de comandat, deoarece minimizează
comandă EOQ = (2AP/S)^2
costurile de comandă și costurile de transport
EcoNomic

Timp de Este timpul scurs între plasarea unei comenzi și primirea Este costul suportat în momentul comenzii articolului și al
Costul comenzii
pregătire efectivă a bunurilor comandate asigurării aprovizionării acestuia.
Alți parametri critici

Clasificarea inventarului conform principiului ALFREDO Costul de Costul suportat pentru păstrarea volumului inventarului și
ABC Clasificare
PARETO pentru controlul selectiv. transport măsurat ca procent din costul unitar al unui articol.

Evaluarea stocurilor este un aspect important și foarte Este metoda de control al listei de inventar la interval
Inventar dinamic, deoarece afectează costul bunurilor vândute în Control perpetuu regulat de primire și emitere pentru a facilita verificarea
Evaluare
venitul companiei. regulată.

A: Cererea anuală în unități

P: Costul plasării unei comenzi
S: Costul de transport al unei unități
timp de un an

Pagina 32
din 31
Pagina 33
din 31