CAIET DE SARCINI

Sistem Electronic de management a documentelor

în cadrul S.N.G.N. Romgaz S.A.

1
CUPRINS
1 INFORMAȚII DESPRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ............................................. 4
1.1 Autoritatea contractantă ...................................................................................................... 4
1.2 Context actual ..................................................................................................................... 4
1.3 Obiectivele proiectului ....................................................................................................... 6
2 OBIECTUL ACHIZIȚIEI ......................................................................................................... 6
3 CERINȚE TEHNICE ................................................................................................................ 7
3.1 Arhitectura sistemului informatic ....................................................................................... 7
3.1.1 Definiții, principii și constrângeri pentru arhitectura sistemului................................. 7
3.1.2 Arhitectura logică a sistemului .................................................................................... 8
3.1.3 Arhitectura fizică a sistemului................................................................................... 10
3.1.4 Managementul utilizatorilor și accesul la sistem ...................................................... 12
3.1.5 Securitatea sistemului informatic .............................................................................. 12
3.1.6 Securitatea logică ...................................................................................................... 13
3.1.7 Confidențialitatea datelor .......................................................................................... 14
3.1.8 Backup ....................................................................................................................... 14
3.2 Cerințe funcționale ale sistemului .................................................................................... 14
3.2.1 Componenta de depozit de documente electronice ................................................... 14
3.2.2 Componenta de registratură electronică .................................................................... 22
3.2.3 Componenta de captură ............................................................................................. 24
3.2.4 Componenta de fluxuri de lucru ................................................................................ 25
3.2.5 Componenta de analiza și raportare avansată ........................................................... 27
3.3 Cerințe non-funcționale ale sistemului ............................................................................. 30
3.3.1 Cerințe generale......................................................................................................... 30
3.3.2 Cerințe de acces, securitate și protecție ..................................................................... 31
3.3.3 Audit și jurnalizare .................................................................................................... 32
3.3.4 Cerințe de performanță și de disponibilitate ............................................................. 32
3.3.5 Cerințe pentru integrare ............................................................................................. 33
3.3.6 Cerințe privind aplicația de migrare a datelor ........................................................... 34
3.3.7 Cerințe de suport tehnic............................................................................................. 35
3.4 Specificații tehnice pentru Servere ................................................................................... 38
3.4.1 Specificații tehnice Ferma de virtualizare pentru servere de aplicații ...................... 38
3.4.2 Specificații tehnice Servere de baze de date ............................................................. 41
3.5 Specificații tehnice pentru Sistem de stocare pe discuri................................................... 44
3.6 Specificații tehnice pentru Sisteme de stocare pentru backup .......................................... 47
3.7 Specificații tehnice pentru switch-uri SAN ...................................................................... 49
3.8 Specificații tehnice pentru componenta de gestiune a bazei de date ................................ 49
4 Serviciile de implementare ...................................................................................................... 50
4.1 Analiza cerințelor ............................................................................................................. 52
4.2 Proiectarea sistemului ....................................................................................................... 53
4.3 Configurarea sistemului .................................................................................................... 54
4.3.1 Livrare și instalare echipamente HW ........................................................................ 54
4.3.2 Configurarea echipamentelor .................................................................................... 55
4.3.3 Livrare și instalare software de bază ......................................................................... 55
4.3.4 Configurarea componentei aplicative de bază .......................................................... 55
4.4 Testarea ............................................................................................................................. 56
4.4.1 Testarea funcțională .................................................................................................. 56
4.4.2 Testarea de performanță ............................................................................................ 56
4.4.3 Testarea de securitate ................................................................................................ 58
4.5 Retro-digitalizare arhiva si arhivare fizica ....................................................................... 61
4.6 Importul datelor istorice ................................................................................................... 69

2
 4.7 Punerea în producție ......................................................................................................... 69
4.8 Instruirea ........................................................................................................................... 69
5 Servicii de garanție, suport și asistență tehnică ....................................................................... 69
5.1 Intervalul de furnizare ...................................................................................................... 70
5.2 Definirea nivelurilor de suport ......................................................................................... 70
5.3 Definirea timpilor de răspuns și remediere....................................................................... 71
5.4 Procesul de management al incidentelor .......................................................................... 72
6 Asigurarea și controlul calității pe durata contractului ........................................................... 72
7 Graficul de implementare ........................................................................................................ 73
8 Managementul proiectului....................................................................................................... 73
8.1 Planul de implementare al contractului ............................................................................ 73
8.2 Resurse materiale .............................................................................................................. 74
8.3 Resurse umane .................................................................................................................. 74
8.3.1 Expert cheie nr. 1: Manager de proiect - (1 expert) .................................................. 74
8.3.2 Expert cheie nr. 2: Arhitect de sistem - (1 expert) .................................................... 75
8.3.3 Expert cheie nr. 3: Analist Coordonator - (1 expert)................................................. 75
8.3.4 Expert cheie nr. 4: Coordonator implementare soluție de management documente - (1
expert) 76
8.3.5 Expert cheie nr. 5: Coordonator dezvoltare software (1 expert) ............................... 76
8.3.6 Expert cheie nr. 6: Coordonator servicii retro-digitalizare (1 expert) ....................... 77
8.3.7 Arhivar (2 specialiști) ................................................................................................ 78
8.3.8 Operator de scanare si indexare (3 specialiști) .......................................................... 78
8.3.9 Specialist Instruire (1 specialist) ............................................................................... 78
8.3.10 Specialist implementare infrastructură hardware (1 specialist) ................................ 78
8.3.11 Specialist implementare infrastructură software (1 specialist) ................................. 79
8.4 Managementul de proiect ................................................................................................. 79
8.4.1 Organizarea ............................................................................................................... 80
8.4.2 Planificarea ................................................................................................................ 80
8.4.3 Monitorizare și control .............................................................................................. 80
8.4.4 Registrul riscurilor..................................................................................................... 80
8.4.5 Alocarea resurselor, nivelul de implicare și calendarul resurselor ............................ 80
9 Cerințe privind propunerea tehnică ......................................................................................... 81
9.1 Sesiune demonstrativă ...................................................................................................... 82
10 Modalitate de plată .................................................................................................................. 87
11 Aplicarea criteriului de atribuire ............................................................................................. 87

3
1 INFORMAȚII DESPRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ
1.1 Autoritatea contractantă
S.N.G.N. ROMGAZ S.A. este cel mai mare producător si principal furnizor de gaze naturale din
Romania.
Societatea își desfășoară activitatea într-o structură organizațională formată din Sediul Societății din
municipiul Mediaș, Piața C.I. Motaș nr. 4, Județul Sibiu și șase sucursale:
1. Sucursala Mediaș, cu sediul in municipiul Mediaș, Str. Unirii nr. 4, Județul Sibiu.
2. Sucursala Târgu Mureș, cu sediul în municipiul Târgu Mureș, Str. Salcâmilor nr.23, Județul
Mureș.
3. Sucursala de Intervenții, Reparații Capitale si Operații Speciale la Sonde (S.I.R.C.O.S.S.)
Mediaș, cu sediul in municipiul Mediaș, Șoseaua Sibiului nr.5, Județul Sibiu.
4. Sucursala de Transport Tehnologic și Mentenanță (S.T.T.M.) Târgu Mureș, cu sediul în
municipiul Tg. Mureș, Str. Barajului nr. 6, Județul Mureș.
5. Sucursala de Producție Energie Electrica Iernut, cu sediul in Iernut, Str. Energeticii, nr.1,
jud. Mureș.
6. Sucursala Drobeta Turnu Severin cu sediul în Municipiul Drobeta - Turnu Severin, str.
Aurelian, nr. 27, cod 220112, Jud. Mehedinți.
Sucursala reprezintă o unitate organizatorica, fără personalitate juridica, cu sediu propriu, care
dispune de autonomie limitata, astfel că în contextul proiectului, aceasta va fi considerată a avea
nivelul unei Direcții.
Unitatea organizatorica este definită ca fiind orice componenta structurala din organigrama
S.N.G.N. ROMGAZ S.A. O unitate organizatorica poate exista ca si componenta in cadrul altei
unități organizatorice. Unitatea organizatorica poate fi: sucursala, departament, divizie, direcție,
centru, birou, serviciu, compartiment, formație, coloana, atelier, secție, agenție, depozit.
În conformitate cu Organigrama S.N.G.N. Romgaz S.A. din 01.06.2019 la sediul societății își
desfășoară activitatea un număr de 99 unități organizatorice, la nivelul întregii societății existând
circa 290 de unități organizatorice de tip sucursala, departament, divizie, direcție, centru, birou,
serviciu, compartiment, formație, coloana, atelier, secție, agenție, depozit.

1.2 Context actual

Circulația documentelor în cadrul S.N.G.N. Romgaz S.A. urmează relațiile ierarhice ale structurii
organizatorice atât pentru comunicarea descendentă, cât și pentru cea ascendentă sau orizontală.
În cadrul societății sunt organizate 6 registraturi, una la sediul central al societății și câte una pentru
fiecare sucursală.
La sediul societății funcționează un număr de 4 secretariate implicate în circuitul documentelor
(unul pentru directorul general și celelalte 3 deservind în medie câte 5 departament/direcții).
Documentele din afara companiei sunt recepționate prin poștă/curier, fax (la registratură sau
secretariat) sau email. Acestea sunt înregistrate în Registrul de intrări-ieșiri de către personalul de
la Registratură și apoi distribuite în format hârtie către destinatarii interni.
Numerele sunt alocate la rând indiferent dacă sunt documente de intrare sau de ieșire; fiecare an
începe cu numărul 1.
Corespondență intrată și înregistrată este prezentată Directorului General/Directorului Sucursalei,
care o dirijează prin rezoluții scrise (responsabil, termen și eventual modalitatea de rezolvare) către
șefii de unități organizatorice subordonate. În cazul în care un document este distribuit mai multor

4
unități organizatorice, se fac copii ale documentului original la Registratură, care realizează
distribuirea efectivă pe suport hârtie pe baza de semnătură de predare/primire în condica de
corespondență. În cazul unităților organizatorice aflate la distanță, corespondența poate fi transmisă
prin fax, cu înregistrare în Caietul de faxuri. Distribuirea ulterioară a documentelor pe următorul
nivel ierarhic, se realizează pe suport hârtie, tot pe bază de rezoluție scrisă a șefilor de unități
organizatorice prin intermediul înregistrării documentelor în Registrele de Intrări - Ieșiri
compartimental și semnării în Condica de corespondență (aflată la Secretariat). Documentul este
distribuit succesiv pe nivelele ierarhice descendente, prin rezoluție a șefilor de unități organizatorice,
până când ajunge la unitatea organizatorică desemnată pentru rezolvarea documentului și arhivarea
acestuia.
Corespondența de ieșire (pentru destinatari din afara companiei) elaborată în cadrul unei unități
organizatorice este tipărită și se supune avizării șefului unității organizatorice inițiatoare și a tuturor
șefilor de unități organizatorice din lanțul ierarhic ascendent, până la Directorul
General/Directorului Sucursalei. Pentru circulația documentelor în sediu se folosesc mapele de
corespondență. Corespondența transmisă în afara S.N.G.N. Romgaz S.A. va fi semnată respectând
deciziile privind exercitarea atribuțiilor de reprezentare a S.N.G.N. Romgaz S.A./ deciziile de
delegare de competențe. Niciun document aprobat nu se expediază în exterior fără ștampila unității.
Ștampila unității se aplică de către Secretariat, numai pe semnătura Directorului
General/Directorului Sucursalei sau a celor împuterniciți prin deciziile emise. După parcurgerea
circuitului de avizare/aprobare, documentul este înregistrat în Registrul de intrări-ieșiri de către
Registratură și se expediază prin poștă sau fax.
Documentele interne elaborate în cadrul unei unități organizatorice ce au ca destinatar o altă unitate
organizatorică sunt tipărite și se supun avizării/aprobării șefului unității organizatorice inițiatoare și
a tuturor șefilor de unități organizatorice din lanțul ierarhic ascendent până la nivelul
direcției/sucursalei. După aprobare documentul este înregistrat în Registrul intrări-ieșiri. Dacă este
un document intern aplicabil unității organizatorice inițiatoare, atunci documentul se păstrează și
arhivează în cadrul unității organizatorice inițiatoare.
Dacă documentul este destinat unei alte unități organizatorice din aceeași direcție, atunci este
distribuit urmând traseul ierarhic descendent, unității organizatorice destinatare prin intermediul
Registrului de intrări-ieșiri compartimental și al Condicii de corespondență aflate la Secretariatul ce
deservește direcția.
Dacă documentul este destinat unei unități organizatorice din altă direcție, atunci este distribuit
directorului direcției/departamentului din care face parte unitatea organizatorică destinatară, prin
intermediul Registrului de intrări-ieșiri compartimental și al Condicii de corespondență aflate la
Secretariatul ce deservește direcția.
Dacă documentul este destinat unei unități organizatorice din altă sucursală, atunci este distribuit
directorului sucursalei din care face parte unitatea organizatorică destinatară, prin intermediul
Registraturii, care este responsabilă cu expedierea prin poștă sau fax.
Distribuirea ulterioară a documentelor interne pe următorul nivel ierarhic, se realizează pe suport
hârtie, tot pe bază de rezoluție scrisă a șefilor de unități organizatorice prin intermediul înregistrării
documentelor în Registrele de Intrări - Ieșiri compartimental și semnării în Condica de
corespondență (aflată la Secretariat). Documentul este distribuit succesiv pe nivelele ierarhice
descendente, prin rezoluție a șefilor de unități organizatorice, până când ajunge la unitatea
organizatorică destinatară/desemnată pentru rezolvarea documentului și arhivarea acestuia.

5
Volumele medii anuale ale documentelor înregistrate în cadrul companiei sunt:
• Sediul societății: 40.000
• Sucursala Mediaș: 28.000
• Sucursala Târgu Mureș: 38.000
• Sucursala de Intervenții, Reparații Capitale si Operații Speciale la Sonde
(S.I.R.C.O.S.S.) Mediaș: 15.000
• Sucursala de Transport Tehnologic si Mentenanță (S.T.T.M.) Târgu Mureș: 28.000
• Sucursala de Producție Energie Electrica Iernut: 15.000
La nivelul societății în cursul anului 2018 au fost înregistrate circa 164.000 de documente.
Comunicarea scrisă intra și inter-instituțională este caracterizata, in general, de proceduri greoaie,
fluxuri lungi și sinuoase ale documentelor, precum și termene lungi de obținere a avizelor și
aprobărilor. Efectul resimțit la nivelul societății și angajaților poate fi sintetizat în: costuri ridicate
pentru tipărirea și multiplicarea documentelor, acces limitat /dificil la anumite informații/documente
și timpi de așteptare îndelungați.
În cadrul companiei sunt definite 18 procese de afaceri, documentate prin proceduri de proces.
În cadrul proceselor de afaceri ale companiei se utilizează circa 676 de formulare cu o structură
standardizată (din care 95 sunt registre).
Se preconizează un număr de minim 800 de utilizatori interni și acces nelimitat în platformă pentru
utilizatorii externi (clienții companiei), pe măsură ce se vor implementa funcținoalitățile aferente.
În dimensionarea sistemului se va considera un număr de maxim 2500 de utilizatori interni.

1.3 Obiectivele proiectului

Obiectivul general al prezentului proiect constă în implementarea unui Sistem Electronic de
Management a Documentelor (denumit în continuare ”SEMD”) care să asigure suportul
pentru activitățile legate de stocare și gestionare a documentelor într-un mediu structurat și
securizat, cu acces rapid la orice tip de document la nivelul S.N.G.N. Romgaz S.A.
SEMD ce va fi implementat în cadrul societății va fi utilizat în toate cele 290 de unități
organizatorice (de tip sucursala, departament, divizie, directie, centru, birou, serviciu,
compartiment, formatie, coloana, atelier, secție, agenție, depozit) urmărindu-se obținerea
următoarelor beneficii:
• acces rapid și standardizat la documente
• acces securizat şi controlat la documente
• reducerea timpului de procesare a documentelor
• eliminarea costurilor cu interogarea arhivei fizice
• posibilitatea de a utiliza un document de către mai multe persoane, simultan
• creșterea disponibilității resurselor alocate pentru procesele proprii
• arhivare electronică conform standardelor și reglementărilor legislative
• crearea şi / sau actualizarea de nomenclatoare arhivistice.

2 OBIECTUL ACHIZIȚIEI
Este avută în vedere achiziția și implementarea unui Sistem Electronic de Management a
Documentelor în cadrul S.N.G.N. Romgaz S.A.. Contractul care urmează a fi atribuit în baza acestui
Caiet de sarcini presupune implementarea unui sistem informatic „la cheie" ce include:

6
- licențe de utilizare perpetuă pentru software de management documente în conformitate cu
cerințele din caietul de sarcini
- licențe de utilizare perpetuă pentru sistemul de baze de date relaționale în conformitate cu
cerințele din caietul de sarcini
- echipamente și licențe software de bază necesare SEMD în conformitate cu cerințele din caietul
de sarcini
- servicii de implementare, constând în totalitatea serviciilor pentru implementarea sistemului, in
conformitate cu cerințele din caietul de sarcini;
- servicii de garanție, suport și asistență tehnică, in conformitate cu cerințele din caietul de sarcini

3 CERINȚE TEHNICE
3.1 Arhitectura sistemului informatic
3.1.1 Definiții, principii și constrângeri pentru arhitectura sistemului
Prin arhitectura sistemului informatic înţelegem structurile, mecanismele şi interfeţele utilizate,
precum şi comunicarea între părţile componente. Arhitectura de sistem descrie viziunea fizică şi
logică a sistemului propus, relevă modul în care sistemul va fi construit, defineşte modul în care vor
fi utilizate diferite concepte, cât şi aspecte vizând posibilitatea dezvoltării viitoare a sistemului.
La proiectarea, realizarea și implementarea Sistemului Electronic de Management a Documentelor
în cadrul S.N.G.N. Romgaz S.A. trebuie să se țină cont de următoarele principii generale:
• Principiul legalității: care presupune crearea și exploatarea sistemului informatic în
conformitate cu legislația națională în vigoare și a normelor și standardelor
internaționale recunoscute în domeniu;
• Principiul divizării arhitecturii pe nivele: constă în proiectarea independentă a
componentelor sistemului în conformitate cu standardele de interfață dintre nivele;
• Principiul arhitecturii bazate pe servicii (SOA): constă în distribuirea funcționalității
aplicației în unități mai mici, distincte - numite servicii - care pot fi distribuite într-o
rețea și pot fi utilizate împreună pentru a crea aplicații destinate implementării
funcțiilor de business ale sistemului informatic.
• Principiul datelor sigure: stipulează introducerea datelor în sistem doar prin canalele
autorizate și autentificate;
• Principiul securității informaționale: presupune asigurarea unui nivel adecvat de
integritate, selectivitate, accesibilitate și eficiență pentru protecția datelor de pierderi,
alterări, deteriorări și de acces nesancționat.
• Principiul transparenței: presupune proiectarea și realizarea conform principiului
modular, cu utilizarea standardelor transparente în domeniul tehnologiilor
informatice și de telecomunicații;
• Principiul expansibilității: stipulează posibilitatea extinderii și completării sistemului
informatic cu noi funcții sau îmbunătățirea celor existente;
• Principiul scalabilității: presupune asigurarea unei performanțe constante a soluției
informatice la creșterea volumului de date și a solicitării sistemului informatic;
• Principiul simplității și comodității utilizării: presupune proiectarea și realizarea
tuturor aplicațiilor, mijloacelor tehnice și de program accesibile utilizatorilor
sistemului, bazate pe principii exclusiv vizuale, ergonomice și logice de concepție;

7
 • Principiul integrității, plenitudinii și veridicității datelor: presupune implementarea
mecanismelor care permit păstrarea conținutului și interpretării univoce a datelor în
condițiile unor influențe accidentale și eliminării fenomenelor de denaturare sau
lichidare accidentală a acestora, furnizarea unui volum de date suficient executării
funcțiilor de business al sistemului informatic și asigurarea unui grad înalt de
corespundere a datelor cu starea reală a obiectelor pe care le reprezintă și care fac
parte dintr-un sector concret al sistemului informatic.
În particular, pentru arhitectura sistemului informatic se insistă asupra respectării următoarelor
principii primordiale:
• implementarea unei soluții centralizate client-server WEB based cu acces autorizat la interfață
și date, utilizând componente software mature, de tip COTS, cu drept de utilizare perpetuu;
• asigurarea unei securități adecvate a sistemului informatic pentru a proteja informația și
subsistemele componente împotriva utilizării lor neautorizate sau a divulgării informației cu
caracter personal sau a celei cu accesibilitate limitată;
• recunoașterea informației ca patrimoniu și gestionarea ei adecvată;
• dezvoltarea și implementarea sistemului informatic oferind posibilitatea reutilizării datelor
pentru alte procese sau în perspectiva asigurării posibilității de dezvoltare de noi funcționalități;
• asigurarea capacității de restabilire în urma dezastrelor (asigurarea securității fizice și logice) ca
parte componentă a planului de implementare.
Soluția tehnică pentru sistemul informatic propus va include, pe lângă sistemul de producție, un
subsistem de dezvoltare/testare şi instruire necesar exploatării în conformitate cu bunele practici
internaționale şi cu metodele actuale în domeniul formării profesionale continue a personalului.
Astfel sistemul va include un mediu de producție şi un mediu de dezvoltare/testare cu rol de a
acoperi nevoile de dezvoltare, testare şi de integrare.
• Mediul primar de producție este mediul principal folosit de utilizatorii soluției, implementând
toate cerințele funcționale şi non-funcționale.
• Mediul de dezvoltare/testare va fi utilizat pentru:
o dezvoltarea de modificări ce vor fi aduse mediului principal de producție;
o testarea şi validarea modificărilor înaintea promovării acestora pe mediul de producție;
o validarea integrării cu sisteme externe;
o instruirea utilizatorilor prin simularea de scenarii de utilizare reale folosind date de test, fără
a afecta însă datele reale.
• Mediul de recuperare in caz de dezastru este un mediu de lucru folosit în caz de necesitate.
Infrastructura IT va fi pusă la dipoziție sub forma de mașini virtuale de către Beneficiar,
rămânând în sarcina Furnizorului să pună la dispoziție licențele aplicative aferente și să presteze
serviciile de implementare/configurare necesare realizării mediului secundar de lucru, inlcusiv
partea de replicare între mediu de producție și cel secundar

3.1.2 Arhitectura logică a sistemului

8
 Fig. 1 Arhitectura logica a sistemului

3.1.2.1 Componenta aplicativă de bază a SEMD

Componenta aplicativă de bază a Sistemului Electronic de Management a Documentelor este o
aplicație software integrată dedicată de tip COTS, pentru asigurarea suportului tehnic avansat de la
producătorul soluției (sau de către o companie autorizată de producător) şi eliminarea eforturilor de
implementare, integrare şi testare a (întregii) infrastructuri, incluzând următoarele componente
funcționale:
• Depozit de documente electronice
• Registratură electronică
• Captură
• Fluxuri de lucru

3.1.2.2 Componenta de gestiune a bazei de date

Modalitatea de licențiere va respecta normele de disponibilitate și performanță impuse, la încărcarea
generată de utilizatorii menționați în cadrul prezentului caiet de sarcini, precum si topologia mediilor
solicitate.

9
3.1.3 Arhitectura fizică a sistemului

Fig. 2 Arhitectura fizica a sistemului

Arhitectura sistemului va respecta următoarele constrângeri:

• Arhitectura permite funcționarea în regim de înaltă disponibilitate, atât pentru componentele
critice (componentele aplicative și sistemul de bază de date), cât si pentru toate echipamentele
din compunerea sistemului propus.
• Soluția tehnica propusă va utiliza un mediu virtualizat integral pentru nivelul de aplicații
• Înalta disponibilitate a sistemului va fi asigurată la nivel fizic, prin propunerea unor echipamente
redundante pentru procesare, cât și prin faptul ca echipamentele propuse prezinta redundanta
funcțională la nivelul componentelor interne cum ar fi: procesoare, memorie RAM, HDD-uri,
placi de rețea LAN/SAN, surse de alimentare etc.
• la defectarea unuia din servere, aplicațiile vor continua sa ruleze pe celelalte servere fără ca
utilizatorii sa sesizeze întreruperi ale serviciului;
• sistemul de stocare propus asigură redundanta necesara pentru protecția datelor fiind prevăzut
cu controllere redundante, porturi FC redundante pe fiecare controller, porturi pentru
management local si la distanta redundante, surse de alimentare redundante si ventilatoare
redundante
• legăturile dintre servere și rețeaua Intranet se va realiza prin conectarea serverelor în Switch-
urile Cisco Nexus 9K existente. Acestea dispun de 25 de porturi libere, dar ne-echipate cu
transceivere GBIC. Ofertantul va trebui să echipeze fiecare switch existent cu transceivere GBIC
Cisco SFP-10G-SR-S – din motive de compatibilitate cu infrastructura existenta
• legăturile dintre servere si sistemul de stocare se vor face exclusiv prin legături de mare viteză;

10
• sistemul de stocare va fi împărțit in volume separate pentru fiecare mașina virtuala, având
capacitatea si nivelul RAID adecvat pentru fie care tip de mașina (ex. baza de date, server
aplicații, etc);
• legătura de date dintre infrastructură și internet se va realiza exclusiv prin intermediul firewall-
urilor existente si va fi protejata de acestea;
• pentru asigurarea unui nivel adecvat al securității informaționale soluția informatică livrată
trebuie să permită realizarea de conexiuni securizate între terminalele utilizatorilor și serverul
de aplicație pentru asigurarea siguranței informației expediate (prin intermediul sesiunilor SSL).
• infrastructura sistemului nu va avea niciun SPOF (Single Point of Failure);
sistemul trebuie sa fie scalabil, atât din punct de vedere hardware (adăugare de memorie RAM
sau discuri), software (adăugare de noi utilizatori) dar si din punct de vedere business (adăugare
de noi funcționalități); echipamentele livrate vor asigura scalabilitate ulterioară completă (fără
înlocuirea resurselor/componentelor hardware livrate) pe orizontală (adăugare memorie RAM
sau discuri) cât și pe verticală (prin adăugarea de mai multe servere fizice)
Sistemul Electronic de Management a Documentelor va fi compus din cel puțin următoarele
componente hardware:
Nr. Descriere Cantitate
1 Fermă de virtualizare pentru servere de aplicații 3
2 Servere de baze de date 2
3 Sistem de stocare pe discuri 1
4 Sistem de stocare pentru backup (DC si DR) 2
5 Switch-uri SAN 2

Dimensionarea componentelor va trebui să asigure minimul de resurse de procesare după cum

urmează:
Număr Cant
minim Disponibilitate minimă
Mediu Componenta
de minima de nuclee
noduri pe nod
Componenta aplicativă de bază a Sistemului Cluster Activ-
4 16
Electronic de Management a Documentelor Activ
Cluster Activ-
Producție Componenta de raportare si analiza avansata 2 8
Activ
Cluster
Componenta gestiune baze de date 2 8
Activ-Pasiv
Componenta aplicativă de bază a Sistemului Cluster Activ-
2 8
Electronic de Management a Documentelor Activ
Test/Dev
Componenta de raportare si analiza avansata 1 Single Node 6
Componenta gestiune baze de date 1 Single Node 6
Nota: Prin nod se intelege o instanta de masina virtuala (VM) la nivelul infrastructurii de virtualizare
ce urmeaza a fi ofertata si integrata in solutia existenta la Beneficiar. Prin nucleu se intelege core
fizic procesor.

11
3.1.4 Managementul utilizatorilor și accesul la sistem
Pentru asigurarea managementului utilizatorilor și accesului la sistem, se vor avea în vedere
următoarele:
• integrare nativa cu solutii de management centralizat al utilizatorilor / identitatilor prin protocol
LDAP - Microsoft Active Directory;
• capabilitate de sincronizare a organigramei institutiei cu structura gestionata in Microsoft Active
Directory;gestionarea centralizată și unitară a accesului utilizatorilor în sistem prin autorizarea
utilizatorului doar la componentele și modulele funcționale ale sistemului conform cu drepturile
de acces și atribuțiile specifice;
• gestionarea accesului pe baza de grupuri AD
• accesul la sistem se va putea realiza doar prin autentificarea utilizatorilor.
• posibilitatea de configurare la nivel de utilizator al meniurilor aplicatiei la care acesta are acces;
• posibilitatea de configurare la nivel de grup de utilizatori al meniurilor aplicatiei la care
utilizatorii din grupul respectiv au acces

3.1.5 Securitatea sistemului informatic

Formularea cerințelor de securitate are drept scop definirea cadrului general de securitate prin care
sa se asigure confidențialitatea, integritatea si disponibilitatea informațiilor stocate, procesate sau
transmise prin sistemele de comunicații si informatice, destinate operaționalizării Sistemului
Electronic de Management a Documentelor în cadrul S.N.G.N. Romgaz S.A..
Arhitectura Sistemului Electronic de Management a Documentelor în cadrul S.N.G.N. Romgaz S.A.
trebuie sa respecte reglementările legale privind GDPR ca si principiu de baza. In acest sens,
securitatea datelor prelucrate de sistemul informatic, inclusiv din punct de vedere al comunicațiilor,
dintre entitățile participante in sistem trebuie sa fie conforma normelor legale.
Sistemului Electronic de Management a Documentelor în cadrul S.N.G.N. Romgaz S.A. trebuie sa
asigure mecanisme de protecție împotriva încercărilor deliberate sau accidentale de acces
neautorizat la datele pe care acesta le gestionează. Soluția de securitate trebuie sa asigure securitatea
si confidențialitatea datelor cu caracter personal existente in bazele de date. Astfel, utilizatorii vor
putea accesa numai acele secțiuni si acel conținut care le sunt permise prin apartenenta la un profil
sau la o macheta de securitate.
Soluția de securitate va fi configurata astfel încât:
• sa nu permită persoanelor neautorizate sa modifice sau sa altereze informațiile din
sistem;
• sa nu permită persoanelor neautorizate sa acceseze sistemul;
• sa asigure integritatea si autenticitatea datelor si sa permită identificarea sursei
datelor inițiale si a persoanelor care au accesat sau au înregistrat aceste date in sistem;
• sa asigure trasabilitatea acțiunilor utilizatorilor si operațiunilor efectuate in sistem;
• nu va exista posibilitatea de acces pentru persoanele dintr-un mediu extern la date
dintr-un mediu considerat intern;
• informațiile private care se transmit vor fi criptate pana la livrare, astfel încât sa nu
poată fi interceptate si utilizate;
• informațiile vor putea fi protejate integral si in permanenta pentru acces neautorizat;
• grupurile de utilizatori vor putea fi setate pentru diferite niveluri de acces in sistem;

12
 • sistemul va permite controlul complet al accesului utilizatorilor la aplicații prin
înregistrarea orei si datei la care a fost executata fiecare tranzacție, precum si
identitatea utilizatorului care a inițiat-o;
• va oferi posibilitatea de blocare facila si selectiva a utilizatorilor;
• va asigura securitatea tuturor interfețelor sistemului informatic prevenind accesul
utilizatorilor neautorizați la sistem;
• nu va permite utilizatorilor obișnuiți accesul la datele din baza de date decât prin
intermediul funcțiilor incluse in sistemul informatic (ecrane dedicate);
• in caz de avarii vor exista înregistrate suficiente informații de diagnosticare pentru a
ajuta la identificarea si soluționarea problemei.
• Accesul la date trebuie sa se facă doar prin intermediul serviciilor oferite de
componentele informatice, pe baza drepturilor deținute de către utilizatori, accesul
direct la datele din tabele nefiind permis. De asemenea, accesul trebuie sa fie
reglementat prin politicile de securitate, aferente fiecărui tip de utilizator sau printr-
un mecanism de autorizare pe baza de metadate
Sistemul trebuie sa includă mecanisme pentru asigurarea următoarelor servicii de securitate:
• confidențialitatea, care asigura ca datele sunt accesibile, vizibile sau disponibile doar
utilizatorilor autorizați atât pentru datele stocate cat si pentru cele care tranzitează
sistemul;
• integritatea, care asigura nealterarea datelor sau distrugerea acestora de către o
acțiune neautorizata;
• disponibilitatea, asigura ca resursele de informații sa fie accesibile si utilizabile la
cererea personalului autorizat atunci când le sunt necesare;
• autentificarea, este mecanismul prin care un utilizator demonstrează ca este autorizat
sa utilizeze sistemul;
• nonrepudierea, este un serviciu care nu permite unui utilizator participant la
introducerea, modificarea sau manipularea datelor prin sistem sa decline faptul ca el
a fost inițiatorul unei anumite acțiuni. Semnătura digitala este o soluție tehnica
utilizata frecvent pentru realizarea serviciului de nonrepudiere.
Sistemul va fi proiectat astfel încât să respecte Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului
European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește
prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a
Directivei 95/46/CE precum si legislația națională in domeniul prelucrării datelor cu caracter
personal.

3.1.6 Securitatea logică

Prevederile de securitate vor fi implementate la următoarele niveluri ale soluției informatice
propuse:
3.1.6.1 Controlul Accesului Logic
- Nu se permite acces neautentificat la date și informații. Orice acces în aplicație, atât la nivelul
utilizatorilor cât și la nivelul altor module de aplicație, este precedat de identificarea,
autentificarea și autorizarea accesului;
- Parolele de acces la modulele aplicației (de ex: la baza de date) sunt stocate criptat în fișierele
de configurare;

13
- Credențialele de acces nu se transmit în clar prin rețea între componentele sistemului;
- Sesiunile de lucru inactive trebuie să expire după o perioadă de timp configurabilă (implicit 10
minute);
- Serviciile și porturile de comunicație folosite vor fi documentate într-o listă a serviciilor
utilizate. Serviciile și porturile neutilizate vor fi dezactivate;
- Sistemul informatic și componentele acestuia se vor instala și configura numai pe sisteme care
au aplicate ultimele patch-uri de securitate.

3.1.6.2 Jurnalizare, monitorizare, auditare

Jurnalizarea evenimentelor semnificative legate de controlul accesului
- Înregistrarea în jurnal a autentificărilor cu succes (dată, oră, adresa IP)
- Înregistrarea în jurnal a autentificărilor fără succes (dată, oră, adresa IP)
- Aceste jurnale vor fi disponibile în aplicație pentru vizualizare de către administratorii
sistemului.

3.1.7 Confidențialitatea datelor

In cadrul proiectului se vor respecta următoarele principii:
• că urmează abordarea confidențialității prin concepție pentru a asigura securitatea modulelor
și a infrastructurii lor complete;
• că respectă cerințele și obligațiile juridice privind protecția și confidențialitatea datelor
recunoscând riscurile la adresa confidențialității care reies din analiza și prelucrarea avansată a
datelor.

3.1.8 Backup
Pentru salvarea datelor se doreste utilizarea a doua sisteme de stocare pentru backup integrate cu
solutia existenta in infrastructura Romgaz SA din ambele site-uri, si anume :
• Sisteme de stocare ni, cu o capacitate RAW de minim 60TB fiecare, conform
specificatiilor tehnice din acest caiet de sarcini (DC si DR)
• Solutie software de backup existent, Veeam Backup & Replication - pentru aceasta
solutie se doreste achizitia de licente suplimentare care sa acopere numarul de
servere , echipamente de stocare sau de masini virtuale folosite in acest proiect;
Se va include suport de la producator pentru o perioada de minim 36 de luni,

3.2 Cerințe funcționale ale sistemului

Componentele sistemului trebuie să facă parte dintr-un sistem informatic integrat, matur, de tip
COTS (commercial off the shelf), existent pe piata de cel puțin 5 ani.
3.2.1 Componenta de depozit de documente electronice
Componenta de depozit de documente electronice asigură constituirea depozitului de documente
electronice și a arhivei electronice, asigurând funcționalitățile minimale enumerate în cadrul acestui
capitol, grupate pe categorii.
3.2.1.1 Organizare
• stocarea documentelor într-un spațiu centralizat şi organizat şi posibilitatea de a
asocia metadate pentru fiecare document în parte
• toate funcționalitățile disponibile prin intermediul unui client web

14
 • organizarea documentelor într-o structura ierarhică intuitivă, de tip arborescent,
similară sistemelor de fişiere, configurabilă la nivel de utilizatori de business (bazat
pe metadate), fără ca acesta să dețină privilegii de administrare de sistem și/sau
cunoștințte tehnice
• organizarea documentelor în structuri care să simuleze modalitatea reală de
organizare în dosare şi fișete.
• model de date in care conținutul unui document si metadatele asociate formează un
obiect;
• fără limitări asupra numărului de documente si metadate stocate sau asupra
capacitații de stocare pe care o poate gestiona;
• arhivarea documentelor în funcție de tip și termen de păstrare
• mecanisme de identificare a fișierelor duplicat încarcate în sistem;
• capabilitatea de transmitere a documentelor către utilizatori ai sistemului sau către
persoane din afara organizației prin intermediul unui link către document, link pentru
care să poată fi setată perioada de valabilitate și numărul de descărcări permise;
• posibilitatea de definire a unor structuri de directoare șablon și a permisiunilor de
utilizare a acestor șabloane de directoare;
• capabilitatea de descărcare a întregului conținut al unui director sub forma unei
arhive de documente;
• operații native cu documente de tipul: copiere, decupare și lipire;
• posibilitatea administratorilor sistemului de restaurare a documentelor șterse de către
utilizatori;
• capabilitatea de protejare suplimentară a anumitor directoare / foldere cu parole;
• în vederea eliminării riscului de creștere a dimensiunii bazei de date, documentele să
poată fi păstrate independent de baza de date într-un mod securizat. În baza de date
să fie păstrate doar legăturile către fișiere, alături de metadatele aferente și alte
informații de configurare și tranzacții;
• definirea de colecții de documente ce conțin documente din depozit grupate după
diverse criterii, cu scopul de a oferi acces temporar unui set de utilizatori aleși ad-
hoc (grupuri adhoc create pentru diverse scopuri precum comisii de examinare,
echipe de proiect, comitete tehnico-economice, etc.). Accesul din exterior asupra
documentelor din colecție se va realiza în mod nelimitat, fără achiziții de licențe
suplimentare (de ex. licențe utilizatori extern etc.)
• permite definirea de seturi de metadate specifice aferente fiecarui folder / librarie de
documente care vor fi afisate sub formă de listă la accesarea librariei si vor putea fi
utilizate la cautari rapide
3.2.1.2 Indexare
• indexarea automată a documentelor în funcție de unitate organizatorică şi tipul
documentului;
• permite definirea de criterii de indexare suplimentare a documentelor, chiar dacă sunt
stocate în foldere diferite.
• stocarea şi indexarea automată a documentelor în foldere/dosare predefinite în
funcție de tipul documentelor;

15
 • indexeaza atat metadatele documentelor cat si continutul acestora, atat pentru fisiere
text cat si pentru fisiere word, excel, XML, imagine, pdf, jpeg, tiff, bmp. Pentru
fisierele de tip imagine se vor executa operatiuni de OCR in vederea indexarii
3.2.1.3 Încărcarea/descărcarea documentelor electronice
• arhivarea oricăror tipuri de documente indiferent de tipul de fișier in care este stocat
(de exemplu pdf, tiff, jpeg, bmp, gif, doc, docx, rtf, txt, html, etc.)
• adăugarea de documente electronice printr-un mecanism de tip ”drag-and-drop”
• în cadrul arhivei operaționale permite utilizatorilor adăugarea si ștergerea
documentelor electronice;
• popularea arhivei operaționale utilizând modulul de captura documente;
• permite importul automat in arhiva electronica a fișierelor existente de pe suport de
stocare electronic, organizat in foldere si subfoldere împreuna cu fișiere excel
asociate care conțin tipul documentelor si valorile metadatelor pentru fiecare fișier
• procesare si afișarea in aceeași structura de documente atât a documentelor
electronice clasice (in format scanat)
• Semnarea electronică cu certificat calificat și stocarea in același loc atât a
documentelor sursă, cât și a fișierelor de semnătură digitală valide cu aceiași indecși
de căutare. Aceasta va asigura integritatea și asocierea corectă între documentul
original și semnătură digitală. În ceea ce privește indecșii de căutare, aceștia sunt
atribuiți atât documentelor sursă, cât și fișierelor de semnătură digitală pentru a
permite căutarea și recuperarea facilă a documentelor semnate electronic. Indecșii
pot fi utilizați pentru căutări rapide și filtrare a documentelor în funcție de diverse
criterii, cum ar fi nume de document, data semnării, autorul semnăturii și altele. După
efectuarea operației de căutare, se va afișa ultima versiune a documentului cu
posibilitatea de vizualizare a versiunilor anterioare semnării
documentului.încărcarea bulk automată a documentelor prin monitorizarea anumitor
foldere locale
• încărcarea bulk automată a documentelor prin monitorizarea anumitor căsuțe de mail
• expunerea unui driver de imprimantă virtuală care să fie disponibil utilizatorilor
pentru încărcarea documentelor în cadrul platformei prin utilizarea funcționalității
„Print To”
• capabilitatea de conversie a documentelor încărcate în platformă ca fișiere tip PDF
non-searchable în PDF searchable (PDF-A)
• operațiuni de download bulk pe baza seturilor de căutare salvate
• capablitatea de upload / download în platformă a unor volume mari de date, iar în
caz de întrerupere a operațiunii din motive de rețea/conexiune, să permită reluarea
operațiunii de la momentul întreruperii acesteia
• posibilitatea de preluare automată în platformă a email-urilor și a atașamentelor
acestora transmise la anumite adrese de email, monitorizarea cărora să poată fi
configurată de către administratorii sistemului
3.2.1.4 Navigare, căutare și filtrare
• interfețe de căutare in arhiva accesibile din browser: cel puținMicrosoft Edge,
Google chrome si Mozilla firefox;

16
• posibilitatea de salvare si reutilizare a seturilor de criterii de căutare avansata in
arhiva;
• definirea de “liste filtrate” de documente, vizibile pentru utilizator ca niște foldere,
prin specificarea parametrilor utilizați la filtrare (exemplu: documente de un anumit
tip, cu o anumita valoare într-un câmp de indexare sau create de un anumit utilizator)
și a modului de afișare a rezultatelor (grupate după un an, sau după orice alt câmp,
de exemplu);
• “Listele filtrate” pot fi generale, accesibile pentru toți utilizatorii sau specifice numai
unui anumit utilizator/ grup de utilizatori și pot fi numite sugestiv (ex. „documente
control X”;
• utilizatorii sa poată naviga in cadrul arhivei si in funcție de perspective care sa
ghideze utilizatorii după diverse criterii legate de informațiile de arhivare: data,
metadate specifice documentului. Perspectivele sa poată fi definite ad-hoc de către
utilizator fără a dispune de cunoștințe de programare. Nu trebuie să existe limitări in
ceea ce privește numărul de perspective si numărul de niveluri de structurare a
datelor in cadrul perspectivelor;
• utilizatorii sa poată vizualiza, pentru fiecare document in parte, istoricul
modificărilor, cu evidențierea modificărilor in fiecare nou context;
• afișarea direct in browser a documentelor de tip imagine, fără a fi nevoie de
achiziționarea de licențe pentru programe software auxiliare care sa fie instalate pe
stația de lucru.
• căutarea automată a documentelor inclusiv după textul conținut cel puțin pentru:
documentele scanate utilizând OCR, fişiere office (Word, Excel), fişiere PDF şi
emailuri;
• salvarea căutărilor pentru utilizare ulterioară;
• rafinarea rezultatelor unei căutări prin filtrări şi ordonări suplimentare operate doar
asupra rezultatelor căutărilor;
• căutarea rapidă după valorile din oricare câmp de indexare (metadata), după titlul
documentului și după conținutul acestuia (full text)
• căutări utilizând operatori logici booleni (”and” şi ”or”) și de
comparație ”egal”, ”conţine”, ”mai mic”, ”mai mare”, căutări de proximitate (de
exemplu sunt căutați doi termeni, condiția fiind ca între aceștia să nu existe mai mult
de 3 cuvinte), etc;
• căutări doar în ultima versiune a documentelor sau în toate versiunile acestora;
• mecanism de subliniere a termenilor după care a fost efectuata căutarea, atât în
metadate cât și în interiorul documentului;
• exportarea listei de obiecte rezultată în urma operației de căutare, în formate
standard, cum ar fi csv sau excel;
• capabilități de căutare avansată, atât după metadatele asociate sau metadatele native
ale documentului, cât și după informații din continutul documentului
• capabilitate de vizualizare a conținutului unui fisier .zip direct din platforma

17
 •capabilitatea de vizualizare a conținutului documentelor uzuale de tip office (suita
MS Office, PDF, imagini) direct din platforma, fără a fi necesară descărcarea
documentului și utilizarea unei aplicației instalate pe stația de lucru.
3.2.1.5 Operații asupra documentelor/colaborare
• Susține ciclul de viață al unui document (crearea, modificarea, validarea, aprobarea,
publicarea, arhivarea). În funcție de starea unui document sunt disponibile spre
utilizare diferite acțiuni asupra documentelor.
• operații multiple executate asupra documentelor:
• versionarea automată a documentelor, permițând păstrarea tuturor versiunilor prin
care trece un document/ înregistrare;
• check-out/ check-in, pentru asigurarea modificării coerente a documentelor (în lucrul
colaborativ); un document aflat in statusul de “check-out” (în editare), va rămâne în
continuare vizibil pentru ceilalți utilizatori, doar în mod vizualizare (read-only);
• etichetarea fiecărei versiuni, pentru a permite utilizatorilor să identifice facil
versiunea căutată;
• “Roll back”, adică de revenire la o versiune anterioara;
• urmărirea şi trasabilitatea modificărilor efectuate pe un document.
• Modificările asupra documentelor pot fi realizate numai atunci când un document
este scos (checked out). Un utilizator care a făcut check out pe document va lucra cu
acesta, iar după terminarea acestei activităţi, prin acţiunea de check in, documentului
i se va incrementa numărul versiunii în mod automat, operaţia de check in putând fi
completată de comentarii asupra versiunii.
• versionarea documentelor prin funcţionalităţi de tip „Check In - Check Out”.
Formatul de stocare al documentelor electronice trebuie să fie cel nativ, astfel se
exclude păstrarea documentelor în formatul propriu sistemului, pentru a asigura
recuperarea facilă a datelor în caz de defecțiune.
• sistemul va expune de un mecanism de lucru off-line pentru a putea permite
modificarea documentelor off-line și sincronizarea automată cu serverul la
restabilirea conexiunii, pentru cazuri excepționale (ex. lipsă canale de comunicații),
atât pe calculatoare personale (Windows) cât și pe telefoane mobile Android și iOS:
• Soluția ofertată trebuie să permită utilizatorilor din teren să lucreze offline pe
documente chiar dacă nu există conectivitate la rețea în zona lor.
• Aplicația mobilă a soluției trebuie să fie disponibilă nativ în magazinele de aplicații
pentru cel puțin platformele de telefoane inteligente și tablete Android și iOS.
• Aplicația mobilă trebuie să permită marcarea unor documente de pe server pentru a
fi disponibile offline pe telefon sau tabletă.
• Aplicația mobilă trebuie să permită ca documentele marcate ca disponibile offline să
fie modificate (metadatele) în teren, chiar și fără conectivitate.
• Aplicația mobilă trebuie să permită actualizarea (sincronizarea) documentelor
modificate offline cu serverul soluției când utilizatorul ajunge într-o zonă cu
conectivitate.
• Utilizatorii din teren trebuie să poată încărca documente noi, fotografii ale unor
inspecții sau alte fișiere în aplicația mobilă, chiar și fără conectivitate. Documentele

18
 noi încărcate în regim offline trebuie să fie încărcate pe server când utilizatorul
ajunge într-o zonă cu conectivitate.
• modificarea metadatelor documentelor electronice din arhiva operaționala direct din
interfața de utilizare;
• asigură un cadru integrat de colaborare pe documente prin scrierea de mesaje de
colaborare pe document adresate anumitor utilizatori şi păstrarea istoricului
• semnarea electronica a documentelor direct din aplicație
• afișarea unui link de acces pentru fisa fiecărui document, link ce poate fi transmis pe
email sau prin alte mijloace de comunicare electronica;
• transmiterea pe email a documentului direct din interfața de acces a arhivei;
• sa permita definirea șabloanelor direct in aplicația Microsoft Word sau Excel. Astfel,
orice document existent în format Word sau Excel va putea fi transformat în șablon,
prin definirea zonelor în care vor fi precompletate valorile din metadate.
• posibilitatea de anexare la documentul inițial și a altor documente;
• vizualizarea conținutului documentelor uzuale Office (Word, Excel, PowerPoint,
PDF) direct din browser, fără a necesita alte softuri instalate local;
• posibilitatea de eliminare a versiunilor unui document;
• posibilitatea de comunicare pe marginea unui document între utilizatorii sistemului,
cu păstrarea istoricului comunicării și cu capabilitatea de atașare a documentelor în
comunicare;
• capabilitatea de verificare a valabilității semnăturii electronice a unui document;
• marcarea distinctă a documentelor care au fost semnate electronic direct din
platformă;
• posibilitatea de generare a unei fișe de arhivă electronică a documentului, fișă care
să conțină toate informațiile relevante privind istoricul de viață în platformă al
documentului respectiv

3.2.1.6 Protecția datelor cu caracter personal

• anonimizare și pseudonimizare asupra datelor personale aferente utilizatorilor
persoane fizice dar și a persoanelor juridice din cadrul aplicației, în conformitate cu
recomandările standardului GDPR
• asigura criptarea documentelor utilizand algoritmi de tip AES 256 (Advanced
Encryption Standard);
• asigură marcarea datelor cu caracter personal;
• asigură căutarea, filtrarea și pseudonimizare/anonimizarea datelor
• asigură pentru fiecare fișier din arhivă, asocierea a cel puțin următoarelor informații
standard de natura GDPR:
• categoria de date personale conținută
• scopul prelucrării
• asigura definirea de drepturi de acces pe tipurile de fluxuri de lucru pe care un
utilizator le va avea disponibile. De asemenea, la nivelul fiecărei activități din flux
se vor putea defini drepturi pentru cine va avea acces la acea activitate și drepturi
referitoare la acțiunile care se vor putea desfășura de către utilizator;

19
 • pune la dispoziție un dashboard centralizat pentru managementul datelor relevante
din punct de vedere GDPR.
3.2.1.7 Rapoarte
• Permite aflarea numărului de documente gestionat de platforma precum și a
dimensiunii acestora prin punerea la dispoziție a unui set de rapoarte predefinite
dintre care:
• rapoarte de audit pe toate documentele și informațiile din sistem și arhivă
• Documente create sau modificate de către utilizatori într-o anumită perioadă
• Va fi permisă generarea facilă din interfața a rapoartelor pe intrări din sistem, cu
posibilitatea de configurare a datelor care sa fie afișate în raport, ca de ex.: denumire
document, tip document, stare document, versiune, autor, data creare, data
modificare, alte informații relevante. Rapoartele vor putea fi generate pe intervale de
timp definite si pe utilizator.Asigura exportul și salvarea rapoartelor pentru prelucrări
ulterioare sau pentru tipărire în format CSV, XLSX și PDF
3.2.1.8 Administrare
Consolă administrativă, punând la dispoziția administratorilor de sistem o interfață prietenoasă
pentru administrare și va asigura următoarele:
• Utilizatorii trebuie sa fie definiți de către administrator
• Pentru fiecare utilizator al subsistemului se vor înregistra cel puțin informațiile
următoare:
• Numele de utilizator,
• Numele si prenumele persoanei respective,
• Adresa de email a utilizatorului;
• IP de acces
• Username de Active Directory corespondent
• Grupuri de Active Directory corespondente
• Data intrare in organizație
• Număr de logări eșuate permise
• Acces read-write sau read-only general in sistem
• Unitatea organizatorică din care face parte
• Funcția de încadrare in organigrama
• permite administratorilor definirea de volume de stocare a documentelor (locații
fizice în care vor fi salvate documentele în sistem, pe medii diferite), precum și
posibilitatea de a se conecta la unul sau mai multe „Depozite de stocare”, în funcție
de drepturile pe care aceștia le au.
• permite administratorului configurarea atributelor (câmpuri de date) fiecărui tip de
document prin utilizarea unei interfețe prietenoase de tip web, fără a fi nevoie de
intervenția în codul aplicației.
• Permite administratorului restaurarea documentelor șterse de către utilizatori.
• Permite administratorului configurarea facilă, direct în aplicaţie, la nivel de atribut
pentru cel puțin următoarele caracteristici: eticheta afişată utilizatorilor, tipul de date
permis (text, număr, data calendaristică, logic = adevărat sau fals), lungimea permisă,

20
 valoare implicită (exemplu: utilizator curent, data curentă), lista de valori, formula
de calcul funcţie de alte metadate;
• administrarea şabloanelor folosind categorii de documente, compartimente de
utilizat, dosare, categorii predefinite, metadate și valori pre-completate pentru
metadate;
• permite administratorilor de sistem sa defineasca un set general de atribute la nivelul
organizației, din care să fie asociate atribute pentru tipurile de documente definite în
sistem;
• posibilitatea de inactivare manuală sau automată (prin integrare cu Active Directory)
a utilizatorilor în platforma;
• gestionarea permisiunilor de acces la meniurile aplicației, la nivel de utilizatori sau
grupuri de utilizatori;
• posibilitatea de setare a unor reguli avansate de validare pentru atributele
documentelor;
• capabilitatea de setare a unor formule de denumire automată a documentelor;
• posibilitatea de completare automata a valorilor atributelor la generarea
documentelor din șablon;
• capabilitatea de gestionare a drepturilor de utilizare ale șabloanelor de documente
definite în platforma;
• capabilitatea de grupare a tipurilor de documente în categorii / clase de documente
și de setare a drepturilor de acces la nivel de categorii / clase de documente;
• posibilitatea de configurare a mecanismului de delegare a responsabilităților de către
utilizatori pe perioada absenței acestora
3.2.1.9 Arhivare electronică
• mutarea documentelor din depozitul de documente în depozitul de arhivă electronică
legală, atunci când utilizatorii definesc acele documente ca fiind gata de arhivat;
• arhivarea documentelor în funcție de termenele de păstrare şi tipurile de documente;
• definirea de termene de păstrare la salvarea documentelor în concordanță cu
nomenclatorul arhivistic al organizației;
• implementarea nomenclatorului arhivistic conform legislației.
• pentru fiecare document incarcat in arhiva sistemul va genera automat o fisa a
documentului care sa fie in concordanta cu cerintele legislatiei in vigoare referitoare
la arhivarea electronica
• furnizează mecanismele necesare din aplicatie impreuna cu procedura aplicabila
pentru distrugerea documentelor la expirarea perioadei de retentie conform legislatiei
in vigoare
• permite semnarea automata a documentelor cu semnaturi electronice calificate si
aplicarea de marci de timp
• dispune de integrare nativă cu un administrator de Arhivă Electronică legala conform
Legii 135 / 2007;
• capabilitatea de semnare electronică bulk a documentelor în procesul de transmitere
automată a acestora către administratorul de Arhiva Electronică legală;

21
 • capabilitatea de definire a unor fluxuri de solicitare a documentelor din arhivă
electronică legala;
• dispune de funcționalități de gestiune a nomenclatoarelor arhivistice, precum:
o crearea si gestionarea de nomenclatoare arhivistice;
o modificarea nomenclatoarelor existente;
o introducerea de perioade de păstrare pentru documente, inclusiv perioada de păstrare
permanenta;
o modificări ale elementelor componente (ex. entități, tipuri de documente, perioade de
păstrare).
o Nomenclatorul arhivistic este aprobat la arhivele naționale, conform legii arhivării. În
cadrul nomenclatorului se vor păstra datele cu privire la tipurile de documente utilizate,
anii limita, departamentele emitente, precum și termenul de păstrare pentru fiecare tip de
document. Pe baza acestui nomenclator se vor defini termenii de păstrare la nivel de
document introdus în sistem

3.2.2 Componenta de registratură electronică

Permite înregistrarea si distribuția de documente curente în format electronic în cadrul organizației,
fiind integrat cu depozitul de documente electronice, pentru a asigura următoarele funcționalități:
• trebuie să permită înregistrarea și distribuția de documente curente în format
electronic în cadrul organizației;
• definirea structurii organizaționale in forma arborescenta;
• definirea de noi tipuri de entități la nivelul structurii organizaționale (divizie,
sucursală, direcție serviciu, birou, etc);
• definirea de utilizatori cu rol de “registrator” din punctele de intrare / ieșire a
documentelor din organizație in vederea înregistrării de documente, cu scopul de a
le distribui in interiorul sau in afara organizației;
• înregistrarea documentului va genera acțiunea de a acorda unui document un număr
unic de identificare la nivelul organizației, putând fi astfel urmărit in cadrul
organizației si in relația cu terții;
• să permită ca numărul de înregistrare sa fie acordat automat în momentul creării unui
document în sistem, numai daca utilizatorul folosește această opțiune;
• posibilitatea de a stoca si documente fără număr de înregistrare;
• gestionarea centralizata și unicitatea numerelor de înregistrare, pe baza unui sistem
de numerotare centralizat la nivelul întregii organizații;
• crearea și gestionarea de registre de către administrator, care pot fi de mai multe
tipuri și vor deține serii de numere secvențiale care se vor asocia cu tipuri de
documente;
• un registru să poată fi asociat la mai multe tipuri de documente, și în același timp un
tip de documente să poată fi asociat la mai multe registre;
• va gestiona documente de intrare, de ieșire sau informative, oricare dintre acestea
putând fi trimise către unul sau mai mulți destinatari;

22
• să permită fiecărui destinatar, pentru documentele ce necesită rezolvare, crearea de
răspunsuri la documentul primit și transmiterea acestora către alte unități
organizaționale;
• gestionarea centralizata si unicitatea numerelor de înregistrare, pe baza unui sistem
de numerotare centralizat la nivelul întregii organizații;
• crearea si gestionarea de registre de către administrator, care pot fi de mai multe
tipuri si vor deține serii de numere secvențiale care se vor asocia cu tipuri de
documente;
• un registru sa poată fi asociat la mai multe tipuri de documente, iar in același timp
un tip de documente sa poată fi asociat la mai multe registre;
• va gestiona documente de intrare, de ieșire sau informative, oricare dintre acestea
putând fi trimise către unul sau mai mulți destinatari;
• să permită fiecărui destinatar, pentru documentele ce necesită rezolvare, crearea de
răspunsuri la documentul primit si transmiterea acestora către alte unități
organizaționale;
• pentru tipurile de acte care au definite fluxuri de lucru prestabilite, după înregistrarea
actelor, soluția trebuie să trimită automat actele la serviciile definite în cadrul
fluxurilor automate de lucru;
• în cazul documentelor externe, se vor înregistra, cel puțin, următoarele informații
(câmpuri):
o Număr și data de înregistrare date de către entitatea emitentă;
o CNP sau CUI, după caz;
o Proveniența documentului;
o Adresa emitentului (județ, localitate, stradă, număr, bloc, scară, apartament)
o Tipul documentului;
o Termenul de rezolvare (în număr de zile) sau data până la care trebuie rezolvat
documentul;
o Descrierea documentului;
o Observații.
• în cazul documentelor provenite din exteriorul instituției sistemul trebuie să permită
introducerea modului de intrare în sistem. Utilizatorul trebuie să aibă la dispoziție un
nomenclator de moduri de intrare, nomenclator ce trebuie să poată fi gestionat de
către administratorii sistemului. Exemplu de valori din nomenclatorul reprezentând
modurile de intrare: registratură, email, curier, online, etc.;
• componenta de registratură electronică va utiliza nomenclatoare pentru: proveniență
(alte instituții, companii, etc.), adresă (județe, orașe), tipul documentului.
Nomenclatoarele utilizate vor putea fi actualizate;
• componenta va permite înregistrarea automată a emailurilor primite și a
documentelor atașate direct în cadrul aplicației prin configurarea adreselor de email
și a setarilor de server;
• componenta va oferi posibilitatea de a înregistra automat email-urile primite pe o
adresă de email configurată și a remite expeditorului o recipisă de confirmare a
recepției și înregistrării email-ului cel puțin cu următoarele elemente: numărul de
înregistrare, data înregistrării, conținutul pe scurt, pagina de înregistrare în format

23
 PDF care să conțina prima pagină a documentelor anexate transmise spre înregistrare
pe email pe care s-a aplicat în partea de sus a paginii bonul de înregistrare în format
electronic;
• componenta trebuie să permită generarea automată și înserarea numerelor de
înregistrare pe documentele supuse înregistrării, conform regulilor de generare a
numerelor (ex: cu prefix, sufix);
• trebuie să permită vizualizarea direct din interfață a conținutului documentelor
atașate la o înregistrare;
• trebuie să permită generarea borderourilor de documente predate;
• trebuie să permită scanarea asincronă a documentelor pentru introducerea acestora
în sistem (prin utilizarea codurilor de bare generate de componenta de registratură
electronică, imprimate pe etichete de coduri de bare și lipite pe documentele în
format fizic / hard-copy);
• configurarea coloanelor care sa apară in fiecare registru in funcție de nevoile
specifice ale beneficiarului;
• copierea automata a valorilor de pe metadatele documentelor înregistrate in
coloanele din registrul in care sunt înregistrate documentele
• configurarea coloanelor care sa apară in fiecare registru cel puțin pentru următoarele
elemente: tip de data, dimensiune, obligativitate, lista de valori asociata, formula de
calcul, valori implicite;
• permite conexarea / referențierea dintre înregistrările unui registru (ex: un document
de răspuns poate fi conexat / referențiat la documentul la care se referă);
• permite marcarea predării fizice a documentelor către destinatari din cadrul
organizației, cu posibilitatea de captare de pe o tabletă grafică a semnăturii persoanei
care a preluat fizic documentul;
• permite definirea de formule de numerotare avansate, cu generarea automată a unor
prefixuri / sufixuri, în funcție de diverse variabile (ex: structura organizațională, tip
document, etc);
• permite clonarea configurărilor unui registru, pentru crearea facilă a registrelor noi;
• permite exportul și importul configurărilor unui registru în format XML;
• permite configurarea structurii registrelor definite în platformă, direct din sistem,
fără scriere de cod;
• permite atașarea unor liste de valori la cămpurile registrului;
• permite administratorilor să seteze dacă un câmp este opțional sau obligatoriu;
• permite setarea plajelor de numere aferente unui registru;
• permite configurarea drepturilor de acces la registru atât la nivel de utilizator, cât și
la nivel de grupuri de utilizatori;

3.2.3 Componenta de captură

Permite scanarea documentelor pe format hârtie și încărcarea acestora în sistem, utilizând scanarea
locală sau la distanță, fiind integrat cu registratura electronică pentru a facilita înregistrarea şi
direcționarea fișierelor în timpul procesului de scanare, către compartimentul de destinație și pentru
a asigura următoarele funcționalități:

24
 • scanare asincronă - realizarea legăturii fișierului scanat la informațiile de înregistrare
în funcție de codul de bare generat de sistemul informatic și aplicat pe document;
• capabilitatea de a imprima coduri de bare şi numere de înregistrare cu imprimante de
coduri de bare speciale și aplicarea pe documente;
• În timpul operației de clasificare, imaginile scanate pot fi combinate într-un
document, iar la sfârșit exportate în format .pdf, încărcându-se apoi în sistemul de
management al documentelor;
• folosirea de metadescriptori (câmpuri) pentru paginile scanate fără limitare cu privire
la numărul acestora;
• operațiuni automate de OCR pentru toate fișierele de tip imagine şi PDF;
• permite conversia automată a fișierelor de tip PDF imagine în fișiere de tip PDF
Searchable;
• indexarea şi căutarea automată a documentelor inclusiv după textul conținut pentru
documentele scanate utilizând OCR;
• Validarea metadescriptorilor asociați la nivelul imaginii scanate poate fi realizată
automat, pe baza unor reguli de validare predefinite sau manual, prin intervenția
utilizatorului. Aceasta va asigura verificarea și corectitudinea metadatelor asociate
documentelor scanate, contribuind la o gestionare mai precisa a informațiilor și a
căutărilor ulterioare;
• înregistrarea și rutarea automata a documentelor pe flux în timpul procesului de
scanare către structura organizațională de destinație;
• fluxuri de scanare multiple şi rutarea documentelor pe fluxuri pot fi definite şi
întreținute vizual, direct în aplicație, fără necesitatea de a scrie cod;
• pre-vizualizarea (preview) documentelor direct în interfață, fără să fie nevoie să se
deschidă documentele în aplicațiile native asociate, pentru toate tipurile uzuale (PDF,
imagine, Word, Excel, Powerpoint, etc);
• definirea mai multor algoritmi de extracție text, câte unul pentru fiecare tip de
document cu o frecvență ridicată în fiecare lună;
• validarea manuală pentru documentele care nu au trecut de extragerea automată a
textului și validare acestuia;
• extragerea datelor utilizând OCR full text sau OCR pe zone speciale ale
documentelor / zone de document
• indexarea documentelor pentru căutare rapidă și recuperare prin metadate;
• permite extragerea textului scris de mână pe formulare;
• permite procesarea documentelor de tip JPEG, PDF, PNG, PNG, BMP, GIF, PCX,
DCX, TIFF multipage;
• pentru OCR să suporte în format standard cel puțin limbile: Română, Engleză,
Franceză, Italiană, Rusă, Bulgară, Germană, limbi ce se regăsesc în documentații
utilizate
• permite salvarea fișierelor de output în format: PDF, PDF/A Searchable, DOCX,
TEXT, XML, JSON.

3.2.4 Componenta de fluxuri de lucru

25
Permite gestiunea proceselor cu documente, asigurând circulația documentelor pe trasee ierarhice
sau pre-configurate, cu posibilitatea aprobării sau respingerii acestora, standardizarea, distribuirea
şi circulația informațiilor şi a documentelor interne în cadrul organizației, precum şi a celor generate
în relația cu terți. Este integrată cu depozitul de documente electronice și registratura electronică.
Soluția va include instrumente pentru proiectarea, execuția și monitorizarea fluxurilor de lucru cu
documente.
Funcționalități:
• definirea şi întreținerea vizuală, direct în aplicație, a fluxurilor de lucru aplicabile
documentelor înregistrate;
• proiectarea fluxurilor de lucru bazate pe organigrama companiei;
• definirea de termene limită pentru fiecare etapă a fluxului de lucru;
• proiectarea fluxurilor de lucru cu sarcini singulare sau sarcini paralele;
• definirea condițiilor de terminare pentru o activitate paralelă;
• definirea de comenzi condiționale în cadrul fluxurilor de lucru;
• definirea variabilelor pentru fluxurile de lucru;
• modificarea cu ușurință a fluxurilor de procese, regulilor şi logicii de rutare fără
intervenţia utilizatorilor IT şi fără activităţi de tip IT, ca instalarea de noi pachete ale
aplicaţiei sau modificări in schema bazei de date;
• alocarea de drepturi de executare pentru fiecare flux de lucru;
• definirea de tipuri de documente permise pentru fiecare flux de lucru;
• să permită stabilirea declanșării schimbului de date cu sistemele externe prin API
(Application Programming Interface) înainte şi după iniţierea unui flux de lucru şi
de asemenea, pentru orice pas al fluxului de lucru;
• programarea unui timp expirare pentru un flux de lucru;
• grupuri şi roluri pentru definirea fluxurilor de lucru;
• definirea şi validarea metadatelor ca obligatorii într-o etapa din fluxul de lucru;
• escalarea automată a documentelor pe pași de flux dacă nu există un răspuns într-un
anumit interval de timp;
• exportul definiției fluxurilor de lucru în format de tip imagine, pentru a-l putea
prezenta spre avizare;
• redirecţionarea automată a sarcinilor în cazul în care utilizatorul şi-a delegat
sarcinile;
• informarea utilizatorilor prin e-mail despre o nouă sarcină primită pe un flux de
lucru;
• asigură notificarea utilizatorilor pe email despre un document primit pe flux;
• permite deschiderea documentelor de către utilizatori din notificări primite pe email;
• permite marcarea documentelor cu litere și culori diferite care să reflecte progresul
acestora pe flux;
• sa permită utilizatorilor să scrie un comentariu la terminarea unei sarcini a unui flux
de lucru
• sa permită administratorului să genereze un tabel cu toate fluxurile de lucru şi
informațiile relevante asociate fluxurilor;
• sa permită administratorilor să oprească un flux de lucru;

26
 • administrarea de delegări pentru utilizatorii în concediu medical sau de odihnă;
• trimiterea documentelor pe fluxuri de lucru în mod automat în timpul procesului de
scanare.
• editarea documentelor de către utilizatorii din fluxul de lucru;
• mutarea automată a fişierului într-un dosar pre-selectat, după o etapă a fluxului de
lucru;
• selectarea etapei fluxului de lucru în cazul în care documentul este returnat prin
respingere şi întoarcerea la etapa anterioară sau în altă etapă a fluxului de lucru
• selectarea persoanei din grupul de lucru, pentru ca documentele să nu fie trimise
întregului grup;
• generarea unui istoric al fluxurilor de lucru pentru utilizatori individuali şi întreaga
organizaţie;
• Să permită semnarea electronica a documentelor la aprobarea pe flux de fiecare
utilizator
• Să permită ilustrarea grafică diferențiată a fișierelor care se află pe un flux;
• Utilizatorii vor putea initia fluxuri ad-hoc de comunicare catre mai multe nivele de
aprobare/avizare, avand optiunea de a alege, pe fiecare nivel, mai multi utilizatori
si/sau grupuri de utilizatori din organigrama impreuna cu operatiune aferenta fiecarui
nivel: aprobare, avizare, receptie, informare;
• permite definirea de fluxuri de lucru prin interfata grafica si publicarea de fluxuri
fara a necesita modificarea codului sursa si restartarea aplicatiei;
• permite operațiuni de delegare atât la nivel de utilizator cât și la nivel de tip de
document;
• permite initierea de alte fluxuri din fluxul curent;
• permite vizualizarea in format grafic a traseului documentului ilustrând pasul la care
s-a ajuns la momentul curent.
• va permite aplicarea pe documente a unor semnaturi electronice bazate pe certificate
calificate sau avansate;
• va permite aplicarea uneia sau mai multor semnaturi electronice pe acelasi document;
• va permite adaugarea unui motiv pentru semnare;
• va permite pozitionarea unor câmpuri de semnatura pe formularele electronice, care
sa permita aplicarea semnaturii electronice cu certificat calificatș

3.2.5 Componenta de analiza și raportare avansată

Modulul de analiza si raportare avansată va asigura generarea de rapoarte/analize/statistici mai
complexe decât cele produse prin modulul de raportare aferent platformei de document management
și va permite construirea, configurarea și generarea de rapoarte dinamice pe baza tuturor datelor
înregistrate în sistem/baza de date și respectiv salvarea în diferite șabloane și formate pentru utilizări
viitoare. În afara rapoartelor “standard” (rapoarte predefinite, dezvoltate pe baza unor cerințe clare,
pe durata derulării implementării) prin intermediul modulului se vor putea realiza, de către anumiți
utilizatori, rapoarte de tipul “ad-hoc” pentru identificarea și analizarea anumitor situații punctuale;
rapoartele ad-hoc se vor putea transforma în rapoarte “standard”, printr-o simpla operațiune de
“publicare”, fără a fi nevoie de redezvoltarea lor.

27
Modulul de raportare avansată va fi un modul de raportare operationala si statistica, care va prelua,
consolida si oferi spre raportare/utilizare date operationale (agregate si/sau detaliate) cu frecventa
zilnica/saptamanala/lunara (se va stabili pe parcursul fazei de analiza).

Vor fi asigurate următoarele funcționalități:

• Preluarea datelor din modulele operaționale se va face utilizând o unealtă dedicată,
de tip ETL (Extract-Transform-Load), care va avea conectori dedicați pentru diverse
tipuri de surse de date (baze de date de diverse tipuri, fișiere de tip xls, csv, txt);
Vor fi asigurate următoarele funcționalități minime:
• Sa asigure compatibilitate cu baza de date ofertata in cadrul solutiei;
• Sa permita definirea proceselor de extragere - transformare - încărcare dintr-o interfața web,
prin actiuni de tip drag & drop;
• Sa ofere suport pentru date comprimate, cel putin tar, zip, 7z;
• Sa ofere suport pentru procesarea datelor in formatele binar, CSV, JSON, XML, Excel, PDF,
date de tip logging (cel putin Common Log Format, Apache Error Log Format, Grok, log4, Apache
Access Log Custom Format, RegExp);
• Sa ofere suport pentru pastrarea pozitiei existente in cadrul sursei de date pentru oprirea si
continuarea mai tarziu a proceselor din punctul in care au ramas;
• Sa permita executarea de job-uri multiple în mod concurent;
• Sa permita procesarea înregistrărilor respinse sau care au generat erori;
• Să includa mecanisme de tip detectare a modificării datelor
(Changed Data Capture);
• Să permită definirea și incorporarea de componente reutilizabile suplimentare. Aceste
componente trebuie să acopere majoritatea tipurilor de transferuri de date: din fișiere în suport
relațional, între tipuri diferite de baze de date relaționale;
• Procesele de extracție, transformare și încărcare să poată fi definite vizual, prin selectarea
și maparea vizuală a elementelor implicate.
În cadrul mapărilor de date, să se permită definirea de filtre și de restricții asupra câmpurilor
implicate;
• Să permită consolidarea pașilor de integrare de date sub forma unor fluxuri cu ramificare pe
baza unor condiții si apelul altor fluxuri;
• Mediul de lucru să nu necesite cunoștințe avansate de programare;
• Să permită extinderea conectivității sistemului prin adăugarea de noi surse de date;
• Sa permita gestionarea următoarelor cerințe de proces: compresie/decompresie, mascare
valori sensibile, conversie tip și/sau format date, manipulare și executare de operații aritmetice pe
seturi de date, apeluri HTTP, filtrare, validare;
• Sa includa mecanisme de clustering si load-balancing pentru distribuirea automata a
fluxurilor de date catre mai multe noduri de procesare;
• Sa includa capabilitati de monitorizare a fluxurilor de date aflate in executie, cu afisarea cel
putin a numarului inregistrari procesate, inregistrari cu eroare, inregistrari aflate in asteptare;
• Sa includa un mecanism de generare evenimente pentru procesarea asincrona a
inregistrarilor intr-un flux configurat;
• Sa permita integrare cu sisteme de tip LDAP pentru autentificarea utilizatorilor;
• Sa permita definirea de fluxuri de tip mircoservicii

28
• Sa permita initierea unui flux prin intermediu unui serviciu de tip REST
• Preluarea datelor se va face în mod automat, programat la anumite intervale de timp
sau în funcție de anumiti parametri;
• Datele preluate din modulele operaționale vor fi încărcate într-o structura dedicată,
de tipul Depozit de Date (bază de date relațională),
• Pe parcursul procesului de preluare și încărcare a datelor vor fi efectuate operațiuni
de curățare/normalizare a datelor; eventualele erori identificate vor fi transmise spre
remediere, considerând și opțiunea de oprire sau continuare a procesului de
prelucrare a datelor în funcție de impactul pe care aceste erori il poate avea asupra
consistenței rapoartelor;
Componenta de raportare și analiză va permite crearea și rularea de rapoarte asupra informațiilor
stocate în baza de date, precum și efectuarea de analize și prezentare sub forma de dashboards pentru
a constitui în orice moment o viziune de ansamblu asupra situației la zi. Vor fi asigurate următoarele
funcționalități:
• Aceasta componenta va permite rularea de rapoarte atât de către utilizatori, cât și în
mod neasistat, programat la un anumit moment. În urma obținerii rezultatelor
executării rapoartelor neasistate, acestea vor fi automat transmise către anumiți
utilizatori (specificați pentru fiecare raport în parte).
• Componenta de raportare și analiză avansata va oferi următoarele funcționalități
majore:
• Rapoartele și analizele vor permite să fie clasificate pe diferite categorii. Sistemul
trebuie să gestioneze accesul grupurilor de utilizatori și sau utilizatorilor individual
la anumite categorii de rapoarte.
• Accesul la date se va face doar prin intermediul interfeței de raportare și nu accesând
direct datele din tabelele bazei de date;
• Permite definirea de noi rapoarte prin selectarea coloanelor ce vor fi incluse și prin
definirea de noi formule de calcul;
• ;
• Toate rapoartele standard sunt particularizabile fără a fi nevoie de intervenția
dezvoltatorului software-ului
• Permite să se integreze cu Microsoft Excel, permițând utilizatorilor să își
construiască în Excel rapoarte, folosind oricare din elementele de structura date
definite la nivel de rapoarte;
• Permite vizualizarea rapoartelor atât de pe stații de lucru fixe (tip desktop) cât și de
pe dispozitive mobile (tablete, laptop, telefoane inteligente);
• Permite realizarea de analize de tipul „drill (up/down)”;
• Permite lucrul colaborativ între mai mulți utilizatori pe același raport;
• Componenta de raportare va permite încărcarea și prelucrarea datelor „în memorie”
pentru a permite procesarea și accesarea lor mult mai rapidă și pentru a diminua
utilizarea de spațiu pe disc;
• Va fi considerată dezvoltarea a minim 5 rapoarte noi (2 rapoarte de complexitate
mică, dezvoltate pe baza unei singure tabele, 2 rapoarte de complexitate medie,
devoltate pe baza a 2-3 tabele și 1 raport de complexitate mare, dezvoltat pe baza a

29
 mai mult de 3 tabele și/sau multiple criterii de selecție/filtrare); rapoartele vor fi
definite pe parcursul fazei de analiză/colectare a cerințelor;

3.3 Cerințe non-funcționale ale sistemului

3.3.1 Cerințe generale
• Componenta aplicativă de bază a Sistemului Electronic de Management a Documentelor este o
aplicație software integrată dedicată de tip COTS, pentru asigurarea suportului avansat de la
producător şi eliminarea eforturilor de implementare, integrare şi testare a (întregii)
infrastructuri. Nu se accepta dezvoltări în acest sens, ci doar configurări sau personalizări, pentru
a se putea permite implementarea soluției prin utilizarea unei metodologii de tip prototip
evolutiv.
• Aplicația trebuie să fie proiectată într-o arhitectura pe mai multe nivele, cum ar fi o arhitectura
de tip 3-Tier sau echivalent;
• Sistemul informatic nu trebuie sa impună limitări asupra numărului de biblioteci de documente,
documente, scheme de metadate și metadate sau asupra capacității de stocare pe care o poate
gestiona.
• Sistemul informatic trebuie să fie conform cu legea 135/2007, certificată de MCSI. În acest sens
ofertantul va face dovada depunerii în prealabil a codului sursă la Arhivele Naționale (conform
cerințelor legale).
• Sistemul informatic trebuie să permită stabilirea nivelului de autorizare pe care
utilizatorul îl are alocat în cadrul organizației. Minim următoarele niveluri trebuie să
fie disponibile: informații publice, confidențiale (uz intern), restricționate (un grup
de utilizatori). Informatiile clasificate secret de serviciu nu vor fi prelucrate de acest
sistem.
• Sistemul informatic trebuie să permită inclusiv furnizarea de acces la documentele
din colecție, către utilizatori externi ai aplicației, pe baza adresei de email și a
numărului de mobil (pentru dublă verificare de identitate). Trebuie sa se poată defini
și denumi un număr nelimitat de colecții de documente.
• Accesul utilizatorilor externi la documentele dintr-o colecție trebuie să se realizeze într-un mod
simplu pentru utilizatori non-IT, cu funcționalități restricționate față de restul de utilizatori, fără
acces la funcționalitățile și privilegiile aplicației disponibile pentru utilizatorii interni. Partajarea
unei colecții de documente trebuie să nu presupună trimiterea respectivelor documente în afara
sistemului, documentele urmând a fi accesate din locația de stocare originalăComponenta
„Server” trebuie să poată fi implementata pe una din urmatoarele platforme: Microsoft
Windows, Linux sau echivalent;
• Pentru a putea fi accesată de pe orice stație de lucru soluția trebuie să ofere un client de tip „web”
- care să ruleze cu aceleași funcționalități pe oricare din browserele uzuale, cum ar fi:Microsoft
Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari;
• Aplicația trebuie să permită notificarea prin e-mail referitor la apariţia unei cereri și va conduce
utilizatorul automat în pagina unde acesta poate aproba sau refuza aceasta cerere.
• Interfața este prietenoasă și customizată în funcție de tipul de utilizator care acceseză platforma.
• Caracterele românești sunt suportate pentru toate ecranele, meniurile, mesajele de eroare, textele
de ajutor online, rapoartele și datele.
• Toate datele introduse sunt validate în timp real.

30
• Aplicația ofera o interfață comună pentru utilizatori care să aibă același “aspect și impresie”
pentru toate modulele din cadrul platformei.
• Aplicația permite utilizarea ferestrelor pop-up, pentru a evita pe cât posibil paginarea ecranului.
• Interfața administratorului poate fi separată sau o extensie a interfeței de utilizator.
• Aplicația afișeaza o pagina de start caracteristică utilizatorului autentificat care va include
informații de interes pentru acesta
• Aplicația permite definirea și gestionarea de noi pagini de aplicații conform nevoilor speciale
ale organizaţiei, precum și acordarea drepturilor de accesare pentru utilizatori și grupuri a noi
pagini de aplicații, fără a fi necesară re-implementarea.
• Aplicația permite definirea și gestionarea de noi entități de date cu nume intern, etichetă, tip de
date, lungime, precizie, vizibilitate în listă, valoare implicită, opțiuni formulă de calcul,
asigurând totodată persistența în mod automat a noi entități de date în tabele de baze de date.
• Aplicația permite definirea interfaței utilizator pentru noi entități de date, vizualizare listă,
adăugare înregistrare nouă, editare, ștergere
• Interfaţa sistemului va fi disponibilă în limba română.
• Sistemul va include pe lângă mediul de producție, un mediu de testare/dezvoltare.
Componentele software trebuie sa fie licentiate atât pentru mediul productiv cât și
pentru mediul de test.
• Platforma software trebuie sa suporte funcționarea în regim de cluster pe mai multe
noduri pentru înalta disponibilitate, atât la nivel de baza de date cat si la nivel de
server de aplicatie.
• Serviciile expuse către utilizatori vor fi tehnologic neutre (sistem de operare, explorator Internet,
etc.)
•
• Va prezenta o interfata de acces web de tip portal pentru accesarea documentelor /
imaginilor / inregistrarilor

3.3.2 Cerințe de acces, securitate și protecție

• Accesul utilizatorilor în platforma software se va realiza prin mecanismul de autentificare
Active Directory
• Canalele de comunicatie pe care circula documentele si informatiile sunt securizate utilizand
protocoalele SSL si HTTPS
• Documentele sunt criptate direct în sistemul de fișiere folosind standardul AES cu cheie de
minim 256 biți, astfel încât, dacă un utilizator va putea accesa locația de stocare să nu poată
vedea conținutul documentelor.
• Aplicația trebuie să permită configurarea astfel încât să poată fi accesată numai de pe IP-uri sau
grupe de IP-uri configurate pentru utilizatori şi grupuri
• Aplicația trebuie să prevină accesul paralel, astfel încât un singur utilizator să poată modifica o
înregistrare la oricare moment dat.
• Aplicația nu permite schimbarea datelor prin alte metode decât editarea autorizată
• Aplicația nu permite utilizatorilor obișnuiți accesul la datele din baza de date decât prin
intermediul funcțiilor incluse în sistemul informatic;

31
• În caz de avarii, exista înregistrate informații de diagnosticare pentru a ajuta la identificarea și
soluționarea problemei
• mecanisme de acces la depozitul de documente bazate pe grupuri, roluri, utilizatori
și funcții din organigrama.
• mecanisme de definire a permisiunilor la nivel de depozit de documente, de entitate
sau de atribut al entității;
• drepturile de acces sunt asociate unor “clase de permisiuni”. O clasa de permisiuni
va dispune de un nume si va putea fi asociata unui set de grupuri, roluri, tipuri de
documente gestionate sau meniuri de acces.
• drepturile de acces se pot gestiona la nivel de container de documente (folder) și
fișier, precum și pe tipuri de documente sau pe fiecare atribut de pe tipurile de
documente, utilizând utilizatori şi grupuri de utilizatori.
• Sistemul informatic garantează păstrarea completă și integritatea conținutului bazei
de date.
• Sistemul va asigura confidențialitatea datelor transmise-recepționate pe canalele de
comunicație.
• Solutia nu trebuie sa stocheze parolele utilizatorilor în text clar sau folosind o functie
hash care este considerata nesigură.

3.3.3 Audit și jurnalizare

• auditarea tuturor operațiilor efectuate de utilizatori în aplicație
• operațiile de configurare/administrare a auditului si de consultare a acestuia sa se
realizeze de către administratori.
• informațiile referitoare la audit nu pot fi alterate nici măcar de administratori fără a
se marca cine a făcut acea operație.
• mecanisme proprii de protecție a informațiilor de audit;

3.3.4 Cerințe de performanță și de disponibilitate

Cerințe de performanță:
Mediul de producție al sistemului electronic de management a documentelor va asigura îndeplinirea
următoarelor cerințe de performanță:
• Soluția ofertată trebuie să păstreze toți parametri de performanță de mai jos pentru
un număr de 200 milioane obiecte stocate, un număr de cel puțin 1 milion de operații
pe zi, un număr de 500 de utilizatori concurenți și un număr de 50 de apeluri
concurente prin API, aceasta reprezentând încărcarea preconizată în viitor. Pentru a
evita influența conexiunilor diverse la centrul de date, măsurarea timpilor de răspuns
se va face la marginea centrului de date, indiferent dacă apelurile sunt prin interfața
utilizator sau prin API.
• Soluția trebuie să răspundă în maxim 200ms la apeluri de căutare.
• Soluția trebuie să returneze obiecte de 100KB în maxim 400ms și obiecte de 1MB
în maxim 800ms.
• Soluția trebuie să execute comenzile de actualizare de date în maxim 500ms.

32
 • Soluția trebuie să ofere o rată de ingestie bulk de cel puțin 1 milion de obiecte pe zi,
fără a deteriora ceilalți parametri de performanță pentru utilizatori sau aplicații
integrate prin API.
• Soluția trebuie să permită operații de actualizare și/sau ștergere bulk de cel puțin
200.000 de operații pe zi, fără a deteriora ceilalți parametri de performanță pentru
utilizatori sau aplicații integrate prin API.

Cerințe de disponibilitate:

• Soluția trebuie să ofere o disponibilitate de cel puțin 99%, măsurată pe un interval

de 1 an și care nu include perioadele de mentenanță proactivă în afara orelor de
program (L-V 08:00-17:00).
• Soluția trebuie restabilită în maxim 4h chiar și în cazul unor dezastre (RTO –
recovery time objective).
• Soluția poate avea date inconsistente (obiecte, metadate orfane etc.) echivalente a
maxim 30min de lucru în cazul mutării serviciului în al doilea centru de date (RPO
– recovery point objective). Ofertantul va prezenta procedura de recuperare a datelor
pierdute în procesul de failover.

3.3.5 Cerințe pentru integrare

• Pentru realizarea de personalizări sau pentru integrarea cu alte aplicații externe,
soluția trebuie să pună la dispoziție un API (Application Program Interface) detaliat,
bine documentat și publicat la momentul depunerii ofertei;
• Sincronizare automată dinspre grupurile de utilizatori definite in sistemul Active
Directory al beneficiarului spre grupurile funcționale din sistem.
• Posibilitatea de arhivare si expunere a conținutului arhivat, către orice alt sistem, prin
folosirea standardului CMIS (content management interoperability services);
• Din aplicația Microsoft Outlook sa se poate realiza salvarea automată a fișierelor e-
mail și a atașamentelor în depozitele de stocare a documentelor, cu preluarea
automată a câmpurilor de indexare specifice e-mail-urilor: expeditor, recipient,
subiect și conținut e-mail.
• integrare nativă cu aplicații Microsoft Office, astfel încât să permită:
• editarea şi/sau salvarea documentelor din depozit direct pe server.
• pre-vizualizare (preview) a documentelor direct în interfață, fără să fie nevoie să se
deschidă documentele în aplicațiile native asociate, pentru toate tipurile uzuale (PDF,
imagine, Word, Excel, Powerpoint, etc)
• Din aplicațiile Word si Excel sunt posibile următoarele operații:

33
 • accesarea depozitului/ depozitelor de documente la care utilizatorii au acces;
• deschiderea documentelor din depozitele de documente și salvarea documentelor în
depozitele de documente;
• vizualizarea metadatelor documentelor;
• executarea operațiunilor de check-in/ check-out;
• înregistrarea directă a documentelor și inserarea automată a numerelor de înregistrare
şi a datei de înregistrare în conținutul documentelor WORD şi EXCEL.
• Să expuna Out Of The Box servicii REST / WSDL / SOAP și CMIS pentru accesarea
resurselor aplicatiei
• Sa expuna servicii standard de tip REST API pentru accesarea resurselor aplicatiei
din alte aplicatii/sisteme, respectiv:
• încarcarea unui document în depozit .i completarea metadatelor aferente acestuia;
• cautarea full text, returnând o lista de documente care corespund parametrilor de
cautare împreuna cu metadatele acestora;
• cautarea la nivel de metadate, returnând o lista de documente care corespund
parametrilor de cautare împreuna cu metadatele acestora;
• actualizarea metadatelor unui document aflat in depozit;
• încarcarea unei noi versiuni a unui document;
• afișarea metadatelor unui document;
• afișarea tuturor versiunilor unui document;
• descărcarea unui document din depozit, prin specificarea identificatorului unic;
• modificarea drepturilor corespunzătoare unui document.
•
3.3.6 Cerințe privind aplicația de migrare a datelor

• Ofertantul trebuie să pună la dispoziție o aplicație de migrare, care va putea muta

datele (documente și metadate) din sistemele vechi în noul sistem într-o maniera
facilă, monitorizată de la început pâna la final.
• Aplicația de migrare trebuie să fie o soluție matură, disponibilă pe piața in varianta
COTS (Customer-off-the-Shelf), și care să fi fost deja utilizata in proiecte anterioare.
• Aplicația de migrare trebuie să fie scalabilă, astfel încât să poată fi adaptata
volumelor de date migrate prin adăugarea sau eliminarea de resurse hardware, chiar
și ulterior instalării.
• Aplicația de migrare trebuie să poată susține unul sau mai multe procese (fire de
execuție) de migrare în paralel, astfel încât să se poată optimiza durata necesara
migrării datelor în noul sistem.
• Aplicația de migrare trebuie să includă nativ capacitatea de a extrage automat date
din sisteme uzuale, fără a fi nevoie de dezvoltări suplimentare, în scopul
decomisionării vechilor sisteme..
• Aplicația de migrare trebuie să includă posibilitatea de a adăuga surse noi din care
să extragă automat date, fără a fi necesară rescrierea întregii aplicații.

34
 • Aplicația de migrare trebuie să importe automat în noul sistem atât documentele
extrase cât și informații atașate acestora (metadate), fără a fi nevoie de dezvoltări
suplimentare.
• Aplicația de migrare trebuie să ofere posibilitatea de a migra informațiile ca atare
(as-is), fără a altera documentele sau metadatele acestora.
• Aplicația de migrare trebuie să ofere posibilitatea de a prelucra informațiile
(metadatele) înainte de a le importa în noul sistem, pentru a optimiza setul de date
istorice. Aceasta prelucrare include, fără a se limita la: concatenarea a una sau mai
multe metadate în una singură, formatarea informațiilor de tip data calendaristica la
un format standard, înlocuirea unor caractere, etc.
• Aplicația de migrare trebuie să ofere importul automat a modelului de date din
Aplicația destinație.
• Aplicația de migrare trebuie să permită maparea facilă a metadatelor din sistemul
sursă cu metadatele din sistemul destinație, fie prin funcții de automapare, fie prin
acțiuni rapide de tip click.
• Aplicația de migrare trebuie să dispună de funcționalități de împărțire a datelor
migrate în bucăți mai mici, în funcție de anumite criterii, de ex. migrarea tuturor
documentelor de tip ”Contract” din anul curent.
• Aplicația de migrare trebuie să permită configurarea intervalelor orare la care să aibă
loc migrarea, pentru a evita încărcarea sistemelor sursa/destinație concomitent cu
utilizarea acestora în producție.
• Aplicația de migrare trebuie să permită pornirea și/sau oprirea procesului de migrare
in orice moment.
• Aplicația de migrare trebuie să permită monitorizarea tuturor proceselor de migrare,
direct din interfața aplicației.
• Aplicația de migrare trebuie să pună la dispoziție diferite rapoarte care să ofere
informații despre statusul obiectelor migrate, numărul acestora, etc.
• Aplicația de migrare trebuie să ofere modalități de verificare/validare a datelor
migrate.
• Aplicația de migrare trebuie să permită reluarea migrării doar pentru acele obiecte
pentru care a apărut o eroare, după ce cauza erorii a fost eliminata.
• Aplicația de migrare trebuie să pună la dispoziția utilizatorilor mai multe roluri,
precum administrator, auditor, supervizor, etc., fiecare rol având acces doar la
anumite funcționalități, conform atribuțiilor sale.
• Aplicația de migrare trebuie să permită salvarea anumitor setări (de ex. datele de
conectare la sistemul sursa/destinație, model de date folosit) pentru refolosirea facila
a acestora.
• Aplicația de migrare trebuie sa permită clonarea anumitor setări (de ex. conexiunile
configurate) pentru a înlesni crearea altor setări noi.
• Ofertantul va anexa la momentul depunerii ofertei documente relevante din care să
rezulte îndeplinirea cerinței.

3.3.7 Cerințe de suport tehnic

35
Ulterior punerii in funcțiune a sistemului, se acordă servicii de suport tehnic pentru utilizarea
sistemului informatic implementat.

În cadrul perioadei de suport tehnic se vor asigura:

- rezolvarea bug-urilor care nu au fost identificate în timpul implementării și care apar in faza
de producție pentru customizările din cadrul implementării proiectului.
- instalarea de noi versiuni ale aplicațiilor în urma efectuării corecțiilor;
- actualizarea manualelor de utilizare și altor documente în urma efectuării corecțiilor;
- toate incidentele vor fi gestionate prin intermediul aplicației software de gestionare a
tichetelor (Help-Desk) pusă la dispoziție de Furnizor în baza Service Level Agreement
(SLA).

Serviciile de suport software vor fi asigurate de către Furnizor pentru o perioada de 36 luni de la
data acceptanței parțiale pentru livrarea și punerea în funcțiune a produselor software.

În cadrul SLA-ului, Furnizorul va acorda următoarele servicii de suport:

- servicii de Help Desk;
- fault management;
- suport în caz de urgență;
- rapoarte de deranjamente și corelarea erorilor.

În acest sens, va fi desemnat un singur punct de intrare pentru toate incidentele legate de sistemul
informatic furnizat și anume către administratorul de servicii al furnizorului.

Administratorul de Servicii al Furnizorului va:

- administra și monitoriza incidentele;
- lua legătura cu persoana desemnata ca punct de contact din partea Beneficiarului, pentru
analiza stărilor incidentelor deschise;
- va răspunde tuturor întrebărilor legate de incidente.

Problemele ridicate de Beneficiar vor fi înregistrate de către specialiști ai Furnizorului, in cadrul

unei aplicații de tip HELPDESK. Suportul va fi furnizat intre [09:00 si 18:00] ora României, de
Luni până Vineri cu excepția sărbătorilor legale.

Se va asigura diagnosticarea unui incident pentru determinarea problemei de baza. Se va monitoriza

în permanență incidentul până la închiderea acestuia.

Beneficiarul va avea acces la aplicația de tip HELPDESK pusă la dispoziție de Furnizor pentru a
monitoriza incidentele.

Urmărirea incidentelor

Persoana desemnată ca punct de contact din partea Beneficiarului va lansa un incident,

Administratorul de Servicii al Furnizorului primind o notificare pe e-mail sau fax. Fiecare incident
va avea atașat un nivel de prioritate care sa reflecte impactul problemei asupra funcționarii
sistemului. Inițial, atașarea nivelului de prioritate se va face cu ajutorul Administratorului de Servicii
al Furnizorului pentru a facilita rezolvarea incidentului in timp util.

36
Nivelul de prioritate poate fi modificat cu acordul părților în funcție de evoluția incidentului.
Furnizorul poate să își rezerve dreptul de a modifica un nivelul de prioritate a incidentului, dar cu
anunțarea in avans a echipei Beneficiarului.

Niveluri de prioritate
Definițiile nivelurilor de prioritate sunt cele de mai jos.

Nivel Prioritate Descriere

Critic Impact Major asupra funcționarii sistemului. Problema împiedica
desfășurarea activității instituției, procesul de activitate este serios afectat si
nu mai poate continua pierderea funcționalităților devenind critice.
Major Impact Semnificativ asupra funcționarii sistemului. Problema împiedica
desfășurarea in condiții normale a activității utilizatorilor. Nici o soluție
alternativa nu este disponibila, iar activitatea utilizatorilor poate totuși
continua, însă într-un mod restrictiv.
Mediu Impact Mediu asupra funcționarii sistemului. Problema afectează minor
funcționalitățile sistemului. Impactul reprezintă un inconvenient care
necesita soluții alternative pentru refacerea funcționalităților.
Minor Impact Minim asupra funcționarii sistemului. Problema nu afectează
funcționalitățile sistemului. Rezultatul este o eroare minora care nu
împiedica desfășurarea in bune condiții a activității utilizatorilor.

Timpul de răspuns si rezoluție

Furnizorul va respecta următorii timpi de răspuns, dar in corelație cu nivelul de prioritate:

Timp de răspuns Timp de intervenție Timp de remediere

Nivel prioritate
(ore lucrătoare) (ore lucrătoare) (ore lucrătoare)
Minor 2 12 40
Mediu 2 12 36
Major 2 12 27
Critical 2 12 18

Timpii de mai sus sunt calculați din momentul in care Furnizorul a fost înștiințat de apariția
problemelor. La sfârșitul fiecărui caz deschis, Furnizorul va efectua o analiza a cauzelor care au dus
la producerea deranjamentului si va fi inclusa in recomandarea finala.

Furnizorul va garanta ca SLA-ul mai sus menționat se bazează pe servicii de suport pentru soluția
software furnizata in cadrul acestui contract.

Definițiile descrise mai jos se vor aplica la Service Level Agreement:

- Timp de Răspuns: Timpul scurs de la contactul inițial dintre Beneficiar si HELPDESK si
răspunsul primit de la echipa de suport tehnic a Furnizorului către Beneficiar. Aceasta
acțiune se va desfășura prin intermediul telefonului.

37
 - Timp de Intervenție: timpul scurs de la raportarea cererii de suport in platforma online de
management si pana când inginerul sau tehnicianul alocat pe aceasta , întreprinde primele
acțiuni de investigare.
- Timp de Remediere: Durata de timp pana la oferirea soluției finale.
- SLA: Service Level Agreement identifica funcționalitățile si definește procesele care
implica livrarea de către Furnizor a diferite servicii de suport către Beneficiar.
- Help Desk: Un centru de asistenta tehnica ce oferă serviciul de preluare a cererilor prin
telefon, web si e-mail operat de către personalul care face parte din suportul Furnizorului
oferind asistenta pentru componentele soluției informatice integrate furnizate.

Cerințe pentru sistemul centralizat de management al sesizărilor

Preluarea, monitorizarea si dispeceri zarea sesizărilor se va face printr-un sistem centralizat de tip
Help Desk. Acest sistem care trebuie sa îndeplinească următoarele cerințe minime si obligatorii:
- să dispună de un proces de escaladare a sesizărilor, cu componentele de escaladare
funcționala si ierarhica;
- punct unic de contact pentru cererile de suport tehnic;
- Help Desk-ul trebuie sa includă înregistrarea, urmărirea, escaladarea, închiderea si
comunicarea stării sesizărilor;
- rezoluțiile la sesizări sunt înregistrate si accesibile raportărilor către client;
- inginerii de intervenție trebuie sa aibă acces on-line la sistem pentru completarea in timp
real a preluării, rezoluției asupra rezolvării, raportarea de soluționare a sesizării;
- aplicația dedicata utilizata pentru sistemul de management al sesizărilor trebuie sa permită
raportarea in orice moment a status-ului contractului din punct de vedere sesizări rezolvate,
timp intervenție, timp soluționare;
- sa fie bazata pe un instrument electronic de management a sesizărilor.

3.4 Specificații tehnice pentru Servere

Serverele vor asigura infrastructura de procesare pentru componentele aplicative și de baze de date
ale Sistemului Electronic de Management al Documentelor și vor acoperi caracteristicile și cerințele
tehnice minimale specificate în acest capitol.
Pentru conectarea echipamentelor, din cadrul proiectului, vor fi incluse toate accesoriile sau
echipamentele necesare pentru realizarea unei conexiuni redundante (echpamente de retea, SFP-uri,
licentele necesare functionarii, etc.. )

3.4.1 Specificații tehnice Ferma de virtualizare pentru servere de aplicații

Specificațiile tehnice minimale pentru serverele de aplicații sunt:
Componenta Cerinta tehnica
Procesor Tip: CISC 64 biţi tip Intel Xeon generația a patra sau echivalent;
Nuclee: 24 fizice per procesor;
Fire de executie: 48 per procesor
Frecvența de bază: minim 2,6 GHz;
Cache: minim 60 MB Cache sau echivalent.
Număr de procesoare instalate: minim 2
Număr de procesoare instalabile: minim 2

38
Memorie Cel puțin 512 GB DDR5 ECC 4800 MT/s, suport pentru tehnologii de
protecție de tip ECC, Patrol Scrubbing, ADDDC sau echivalent;
Min. 32 sloturi de memorie (din care 16 libere) disponibile în șasiu,
posibilitate de instalare 4 TB de memorie RAM DDR5.
Hard disk drive Șasiu cu 8 minim sloturi hot-swap de tip 2.5”;
Șasiul trebuie să suporte discuri SATA, SAS, NVMe în configurația
ofertată.
Serverul va fi echipat cu cel puțin 2 module 480GB SSD configurate în
RAID 1, dedicate pentru instalarea sistemului de operare;
Controller RAID Controller RAID cu suport pentru RAID 0, 10, 1, 5, 50, 6, 60; Memorie
cache instalată la nivelul controller-ului de min 8 GB de tip DDR4 non-
volatile; Controller-ul trebuie să dispună de mecanisme interne de mărire a
capacității online, configurare de disk hot-spare dedicat si global;
Interfata grafica Integrata,
Interfata de retea integrata 2 x 1 Gbit/s Ethernet (RJ45)
4 x 10 Gbit/s SFP+
SAN: Minim 2 porturi FC 32GB, redundante la nivel de placa HBA, se va
asigura conectivitatea cu switchurile SAN existente
Sloturi de expansiune Minim:
5 sloturi dintre care minim 2 sloturi PCI-Express Gen5 x16
Conectori interfete 1 x VGA
intrare/iesire 1 x USB 3.0
Port dedicat pentru management
1 x serial
Carcasa Montabil in rack cu ocupare maxim 2U spatiu.
Ofertantul trebuie să livreze un kit cu elementele de fixare/instalare în rack
(suporţi, şuruburi/captive).
Sursa de alimentare Serverul trebuie alimentat printr-un sistem de surse de alimentare electrică
care trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
număr surse interne instalate: minimum 2;
funcționare în regim „1+1”;
surse de tip „hot pluggable”;
putere: minim 750 W per sursă.
Ofertantul trebuie să livreze minim 2 cabluri de alimentare de tip bypass
C13-C14 pentru conectarea la PDU.
Ventilatoare ventilatoare redundante, hot plug si cu viteza de rotatie variabila
Securitate Trusted Platform Module 2.0;
Posibilitatea de a dezactiva butonul de pornire (power) din BIOS;
Suport inclus pentru blocarea configurației și a firmware-ului serverului
pentru asigurarea securității împotriva modificărilor neautorizate sau rău
intenționate;
Suport inclus pentru verificarea semnăturilor criptografice ale driver-ilor
UEFI (încărcate de pe carduri PCIe, dispozitive de stocare), OS boot loader
și altor programe executabile ce sunt încărcate înainte ca sistemul de operare
să ruleze;
Suport hardware inclus pentru verificarea și validarea autenticității
firmware-ului componentelor critice al echipamentului (interfețe de rețea,
HBA-uri, controller RAID, dispozitive de stocare, dispozitive logice
complexe programabile, surse de alimentare);
Update-urile de firmware trebuie să fie semnate criptografic de către
producătorul echipamentului ofertat pentru a fi autentificate la instalare;
Include suport pentru un mecanism de audit a tuturor operațiunilor de
autentificare în sistem sau de modificare a parametrilor de autentificare
(conturi utilizator sau certificate). Log-urile acestor informații de audit vor

39
 fi securizate și vor putea fi accesate doar din componenta de management a
soluției propuse;
Suport inclus pentru resetarea sistemului la starea inițială (setările din
fabrică), cu toate datele și configurațiile eliminate din mediile de stocare
interne ale echipamentului;
Suport inclus pentru utilizare de certificate digitale calificate pentru
verificarea și validarea procesului de boot al sistemului de operare și
posibilitatea de a utiliza un certificat personalizat pentru semna un Linux OS
boot loader;
Firmware rollback;
Management Sistem încorporat de monitorizare a: procesoarelor, memoriilor, HDD-
urilor, interfețelor IO, ventilatoarelor, surselor de alimentare, temperaturii;
Analize predictive de eroare pentru CPU, memorie RAM, discuri, cu
posibilitatea anunțării administratorului de sistem despre iminenta defectare
a uneia dintre componente. LCD display sau panou cu LED-uri ce trebuie sa
permită citirea mesajelor de eroare cu panoul frontal instalat, fără operațiuni
suplimentare; Aplicație pentru instalarea și configurarea serverului
dezvoltată de producătorul serverului, capabilă de instalare locală și remote
în mod neasistat, inclusiv configurare RAID;
Echipamentul trebuie să fie livrat cu capabilități hardware și software,
instalate, activate și licențiate pentru următoarele funcționalități:
• management de la distanță;
• redirectare interfață grafică cu tastatură și mouse; suport pentru
virtual clipboard: copiere, taiere, lipire text de pe consola virtuală
pe serverul gazdă;
• posibilitate de pornire/oprire de la distanță;
• suport pentru remote media (virtual CD si floppy);
• suport pentru SSL (Secure Socket Layer);
• integrare cu Active Directory / LDAP (Lightweight Directory
Access Protocol);
• monitorizarea consumului de energie și temperatură cu
prezentarea de grafice ce pot afișa și date istorice;
• managementul evenimentelor și alarmelor;
• inventarul și monitorizarea componentelor (inclusiv GPU, module
optice SFP);
• instalarea update-urilor și patch-urilor;
• analiza performanței și diagnoza în timp real, independent de
sistemul de operare instalat;
• realizarea de rapoarte de performanță pe baza datelor transmise de
senzori (streaming telemetry) care indică utilizarea resurselor
sistemului de calcul (procesor, memorie, I/O), consumului de
energie electrică, temperatură, independent de sistemul de operare
și fără a consuma resurse de procesor din server;
• repornirea și reconfigurarea automată a serverului;
• permite generarea de fișiere de configurare și posibilitatea
aplicării lor pe alte servere similare din infrastructură;

40
 • permite stocarea pe un NAS extern cu funcționalități de retenție a
fișierelor pentru a asigura protecția la ștergere și modificare a
fișierelor de update, șabloanelor de configurare și imaginilor de
sistem de operare;
• permite ștergerea securizată a unităților de stocare de tip SSD și
HDD;
• validare a configurației serverului față de o referință;
• RESTFul API
• Interfețe acces utilizator: HTML5 Web GUI, SSH, telnet,
redirecționare pe port serial;
• Funcționalitățile vor fi asigurate fără a fi necesară instalarea de
agenți software.
• Port dedicat 1 Gigabit Ethernet ce permite accesarea sistemului de
management indiferent de stadiul de funcționare al serverului;

Port dedicat 1 Gigabit Ethernet ce permite accesarea sistemului de

management indiferent de stadiul de funcționare al serverului;

Sistem de operare inclus VMware ESXi Enterprise Plus, integrat in vCenter-ul Standard existent.
Se va include si sistem de operare Microsoft Windows Server sau Linux,
licențiat corespunzător pentru numărul de mașini virtuale ce vor fi instalate
pe server.
Conformitate cu ISO 9001, ISO 14001
standardele privind
managementul calitatii
Garantie Garanția hardware va fi de minim 36 de luni. Garanția hardware va fi
asigurată cu un SLA (Service Level Agreement) de 8x5xNBD (8 ore pe zi,
5 zile pe săptămână, cel mai târziu a doua zi lucrătoare – Next Business Day)
care să garanteze diagnosticarea echipamentului sau modului defect și
înlocuirea acestuia în maxim 3 zile lucrătoare, fără alte costuri.
Pe toată perioada de suport activ al echipamentului ofertat, în cazul in care
discurile SSD/flash au fost uzate prin scrieri/rescrieri și au ajuns la limita de
utilizare, acestea vor fi înlocuite fără costuri adiționale.
Suportul software va fi de minim 36 de luni, acoperind dreptul de a face
update-uri software ori de câte ori este necesar. Se va asigura acces 24x7 în
centrul de suport al producătorului, cu posibilitatea raportării problemelor
apărute în funcționare și solicitarea rezolvării acestora în funcție de
severitate. Accesul la suportul tehnic al producătorului, fără să fie nevoie de
suportul unui terț. De asemenea, se va asigura dreptul de a face update-uri
și upgrade-uri la toate componentele software ofertate (firmware, drivere
componente, pachete software de la producător incluse în echipamentul
software ofertat).
Echipamentele ofertate trebuie să fie noi și să beneficieze de suport din
partea producătorului (nu se acceptă echipamente uzate moral, ce nu se mai
află in linia de fabricație a producătorului).
Toate funcționalitățile software solicitate vor include licențiere perpetuă
pentru întreaga configurație a echipamentului ofertat, indiferent de upgrade-
urile ulterioare ale acestuia.

3.4.2 Specificații tehnice Servere de baze de date

41
Specificațiile tehnice minimale pentru serverele de baze de date sunt:
Componenta Cerinta tehnica
Procesor Tip: CISC 64 biţi tip Intel Xeon generația a patra sau echivalent;
Nuclee: 16 fizice per procesor;
Frecvența de bază: minim 2,5 GHz;
Cache: minim 30 MB Cache sau echivalent.
Număr de procesoare instalate: minim 2
Număr de procesoare instalabile: minim 2
Memorie Cel puțin 256 GB DDR5 ECC 4800 MT/s, suport pentru tehnologii de
protecție de tip ECC, Patrol Scrubbing, ADDDC sau echivalent;
Min. 32 sloturi de memorie (din care 16 libere) disponibile în șasiu,
posibilitate de instalare 4 TB de memorie RAM DDR5
Minim 32 sloturi pentru memorie RAM cu suport pentru minimum 4 TB
RAM.
Hard disk drive Șasiu cu 8 minim sloturi hot-swap de tip 2.5”;
Șasiul trebuie să suporte discuri SATA, SAS, NVMe în configurația ofertată.
Serverul va fi echipat cu cel puțin 2 module 480GB SSD configurate în
RAID 1, dedicate pentru instalarea sistemului de operare;
Controller RAID Controller RAID cu suport pentru RAID 0, 10, 1, 5, 50, 6, 60; Memorie
cache instalată la nivelul controller-ului de min 8 GB de tip DDR4 non-
volatile; Controller-ul trebuie să dispună de mecanisme interne de mărire a
capacității online, configurare de disk hot-spare dedicat si global
Interfata grafica Integrata,
Interfata de retea integrata 2 x 1 Gbit/s Ethernet (RJ45)
4 x 10 Gbit/s SFP+
SAN: Minim 2 porturi FC 32GB, redundante la nivel de placa HBA, se va
asigura conectivitatea cu switchurile SAN existente
Sloturi de expansiune Minim:
4 sloturi dintre care minim 2 sloturi PCI-Express Gen5 x16
Conectori interfete 1 x VGA
intrare/iesire 1 x USB 3.0
Port dedicat pentru management
1 x serial
Carcasa Montabil in rack cu ocupare maxim 2U spatiu.
Ofertantul trebuie să livreze un kit cu elementele de fixare/instalare în rack
(suporţi, şuruburi/captive).
Sursa de alimentare Serverul trebuie alimentat printr-un sistem de surse de alimentare electrică
care trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
număr surse interne instalate: minimum 2;
funcționare în regim „1+1”;
surse de tip „hot pluggable”;
putere: minim 750 W per sursă.
Ofertantul trebuie să livreze minim 2 cabluri de alimentare de tip bypass
C13-C14 pentru conectarea la PDU.
Ventilatoare ventilatoare redundante, hot plug si cu viteza de rotatie variabila
Management Sistem încorporat de monitorizare a: procesoarelor, memoriilor, HDD-
urilor, interfețelor IO, ventilatoarelor, surselor de alimentare, temperaturii;
Analize predictive de eroare pentru CPU, memorie RAM, discuri, cu
posibilitatea anunțării administratorului de sistem despre iminenta defectare
a uneia dintre componente. LCD display sau panou cu LED-uri ce trebuie sa
permită citirea mesajelor de eroare cu panoul frontal instalat, fără operațiuni
suplimentare; Aplicație pentru instalarea și configurarea serverului
dezvoltată de producătorul serverului, capabilă de instalare locală și remote
în mod neasistat, inclusiv configurare RAID;

42
 Echipamentul trebuie să fie livrat cu capabilități hardware și software,
instalate, activate și licențiate pentru următoarele funcționalități:
• management de la distanță;
• redirectare interfață grafică cu tastatură și mouse; suport pentru
virtual clipboard: copiere, taiere, lipire text de pe consola virtuală pe serverul
gazdă;
• posibilitate de pornire/oprire de la distanță;
• suport pentru remote media (virtual CD si floppy);
• suport pentru SSL (Secure Socket Layer);
• integrare cu Active Directory / LDAP (Lightweight Directory
Access Protocol);
• monitorizarea consumului de energie și temperatură cu prezentarea
de grafice ce pot afișa și date istorice;
• managementul evenimentelor și alarmelor;
• inventarul și monitorizarea componentelor (inclusiv GPU, module
optice SFP);
• instalarea update-urilor și patch-urilor;
• analiza performanței și diagnoza în timp real, independent de
sistemul de operare instalat;
• realizarea de rapoarte de performanță pe baza datelor transmise de
senzori (streaming telemetry) care indică utilizarea resurselor sistemului de
calcul (procesor, memorie, I/O), consumului de energie electrică,
temperatură, independent de sistemul de operare și fără a consuma resurse
de procesor din server;
• repornirea și reconfigurarea automată a serverului;
• permite generarea de fișiere de configurare și posibilitatea aplicării
lor pe alte servere similare din infrastructură;
• permite stocarea pe un NAS extern cu funcționalități de retenție a
fișierelor pentru a asigura protecția la ștergere și modificare a fișierelor de
update, șabloanelor de configurare și imaginilor de sistem de operare;
• permite ștergerea securizată a unităților de stocare de tip SSD și
HDD;
• validare a configurației serverului față de o referință;
• RESTFul API
• Interfețe acces utilizator: HTML5 Web GUI, SSH, telnet,
redirecționare pe port serial;
• Funcționalitățile vor fi asigurate fără a fi necesară instalarea de
agenți software.
• Port dedicat 1 Gigabit Ethernet ce permite accesarea sistemului de
management indiferent de stadiul de funcționare al serverului;

Port dedicat 1 Gigabit Ethernet ce permite accesarea sistemului de

management indiferent de stadiul de funcționare al serverului;
Sistem de operare inclus Se va include si sistem de operare Microsoft Windows Server 2022, licențiat
corespunzător. Licenta MS SQL licentiat corespunzator
Conformitate cu ISO 9001, ISO 14001
standardele privind
managementul calitatii
Securitate Trusted Platform Module 2.0;
Posibilitatea de a dezactiva butonul de pornire (power) din BIOS;
Suport inclus pentru blocarea configurației și a firmware-ului serverului
pentru asigurarea securității împotriva modificărilor neautorizate sau rău
intenționate;
Suport inclus pentru verificarea semnăturilor criptografice ale driver-ilor
UEFI (încărcate de pe carduri PCIe, dispozitive de stocare), OS boot loader

43
 și altor programe executabile ce sunt încărcate înainte ca sistemul de operare
să ruleze;
Suport hardware inclus pentru verificarea și validarea autenticității
firmware-ului componentelor critice al echipamentului (interfețe de rețea,
HBA-uri, controller RAID, dispozitive de stocare, dispozitive logice
complexe programabile, surse de alimentare);
Update-urile de firmware trebuie să fie semnate criptografic de către
producătorul echipamentului ofertat pentru a fi autentificate la instalare;
Include suport pentru un mecanism de audit a tuturor operațiunilor de
autentificare în sistem sau de modificare a parametrilor de autentificare
(conturi utilizator sau certificate). Log-urile acestor informații de audit vor
fi securizate și vor putea fi accesate doar din componenta de management a
soluției propuse;
Suport inclus pentru resetarea sistemului la starea inițială (setările din
fabrică), cu toate datele și configurațiile eliminate din mediile de stocare
interne ale echipamentului;
Suport inclus pentru utilizare de certificate digitale calificate pentru
verificarea și validarea procesului de boot al sistemului de operare și
posibilitatea de a utiliza un certificat personalizat pentru semna un Linux OS
boot loader;
Firmware rollback;
Garantie Garanția hardware va fi de minim 36 de luni. Garanția hardware va fi
asigurată cu un SLA (Service Level Agreement) de 8x5xNBD (8 ore pe zi,
5 zile pe săptămână, cel mai târziu a doua zi lucrătoare – Next Business Day)
care să garanteze diagnosticarea echipamentului sau modului defect și
înlocuirea acestuia în maxim 3 zile lucrătoare, fără alte costuri.
Pe toată perioada de suport activ al echipamentului ofertat, în cazul in care
discurile SSD/flash au fost uzate prin scrieri/rescrieri și au ajuns la limita de
utilizare, acestea vor fi înlocuite fără costuri adiționale.
Suportul software va fi de minim 36 de luni, acoperind dreptul de a face
update-uri software ori de câte ori este necesar. Se va asigura acces 24x7 în
centrul de suport al producătorului, cu posibilitatea raportării problemelor
apărute în funcționare și solicitarea rezolvării acestora în funcție de
severitate. Accesul la suportul tehnic al producătorului, fără să fie nevoie de
suportul unui terț. De asemenea, se va asigura dreptul de a face update-uri și
upgrade-uri la toate componentele software ofertate (firmware, drivere
componente, pachete software de la producător incluse în echipamentul
software ofertat).
Echipamentele ofertate trebuie să fie noi și să beneficieze de suport din
partea producătorului (nu se acceptă echipamente uzate moral, ce nu se mai
află in linia de fabricație a producătorului).
Toate funcționalitățile software solicitate vor include licențiere perpetuă
pentru întreaga configurație a echipamentului ofertat, indiferent de upgrade-
urile ulterioare ale acestuia.

3.5 Specificații tehnice pentru Sistem de stocare pe discuri

Sistemul de stocare pe discuri asigură stocarea depozitului de documente și a arhivei electronice,
dar va include și volume separate pentru fiecare masina virtuala din cadrul infrastructurii, acoperind
caracteristicile și cerințele tehnice minimale următoare:
Caracteristici principale
Descriere generala Sistem de stocare centralizata cu minim 2 controllere redundante activ-activ,
cu failover automat, disponibilitate 99.999%. Clasă de echipamnet
Midrange/Enterprise

44
Protocoale de acces Minim FC, iSCSI. Sistemul trebuie sa suporte intermixarea protocoalelor de
acces la nivel de controller.
Porturi de acces 4 porturi 32Gbps FC, instalate
Sistemul trebuie sa suporte la nivel de controler minim urmtoarele tipuri de
porturi : 16Gbps FC, 32Gbps FC, 10Gbps iSCSI.
Memorie cache instalata Minim 192 GB (96GB per controller) memorie de tip RAM
Sistemul trebuie sa suporte extinderea memoriei cache pe discuri SSD pentru
accelerarea performantei, cu minim 1TB
Memoria cache trebuie sa fie protejata printr-un mecanism tip error check
code .
Memoria cache trebuie sa fie protejata contra caderilor de curent prin
descarcarea datelor intr-o memorie non-volatila.
Echipamentul trebuie să aibă incorporate baterii ce asigură protecția
controller-elor și a memoriei cache la căderile de curent prin salvarea automată
a datelor din cache pe discuri flash/SSD, înainte de oprirea
echipamentului;Performanta sistemului, in configuratie maximala: 580,000
IOPS
Capacitate de stocare Sistemul va fi dimensionat și configurat pentru următorii parametri:
instalata • Minim 86 TiB capacitate utilă în RAID 6 utilizând
discuri SAS 10k rpm de maxim 1.8TB capacitate.
• Minim 23 TiB capacitate utilă in RAID 6 utilizând
discuri SSD de minim 1TB capacitate
• Minim 31,350 IOPS, încărcare 67% citire - 33% scriere ,
dimensiune bloc de date 8K

Protectia datelor pe disc Sistemul trebuie să permită implementarea de matrici RAID 10, 5, 6 , a
discurilor de tip hot-spare dedicate si globale.
Redundanta sistemului si Sistemul trebuie sa includa controllere redundante cu failover automat,
suportul pentru alimentarea cu energie trebuie sa fie redundanta - minim 2 surse de alimentare.
operatiuni de intretinere Sistemul trebuie sa includa controllere, surse de alimentare si discuri in
fara intreruperea tehnologie HotSwap - extragerea, completarea sau inlocuirea lor sa poata fi
serviciilor realizata on line.
Adaugarea unitatilor de expansiune trebuie sa poata fi realizata online fara
intreruperea conexiunilor cu unitatile de expansiune deja instalate.
Conectivitate (hosts) Numarul minim de servere host conectabile trebuie sa fie de cel putin 1.000.
Numarul minim de volume logice LUN suportate trebuie sa fie de cel putin
1.000.
Sistemul trebuie sa suporte LUN-uri cu capacitate minim 100TB.
Sisteme de operare (host) Sistemele de operare certificate trebuie sa fie: Microsoft Windows, RedHat
suportate si certificate Linux, Suse Linux, Oracle Linux, IBM AIX, VMware ESX.
Sistemul de stocare trebuie sa fie livrat impreuna cu driverele de multipath si
load balancing incluse in configuratia propusă.
Unitati de expansiune cu Sistemul trebuie sa permita discuri cu auto-criptare.
discuri Sistemul trebuie sa permita intermixarea mai multor categorii de discuri SSD,
in aceeasi unitate de expansiune.
Scalabilitate Suport pentru cel puțin 700 de discuri interne în sistemul de stocare ofertat,
hot-swap;
Tipuri de discuri suportate SSD: 800 GB, 1.6 TB , 3.2 TB, 7.68 TB SAS
12Gbps
Tipuri de discuri suportate SAS 10k rpm: 600 GB, 1.2 TB, 1.8 TB
Tipuri de discuri NL-SAS suportate: 4TB, 6TB, 12TB

45
Functionalitati software Sistemul trebuie să ofere suport pentru realizarea copiilor locale instantanee -
de copiere, la nivel de tip Snapshot, minim 1.000 sesiuni snapshot.
controller Sistemul trebuie ofere suport pentru realizarea copiilor locale integrale - tip
Clona, minim 50 clone/sistem.
Sistemul trebuie ofere suport pentru realizarea copiilor la distanta - tip Remote
Mirroring, replicarea trebuie sa fie suportata atat in mod asincron cat si
sincron,
Echipamentul trebuie sa includa functionalitatile de snapshot, salvare si
restaurare prin care sa asigure protectia datelor in maniera consistenta cel putin
pentru aplicatiile: Exchange, SQL Server, VMware. Operatiunea de salvare a
datelor trebuie sa se realizeze fara oprirea serviciilor la nivel de aplicatie,
operatiunea de restaurare trebuie sa se realizeze in mod granular la nivel de
fisier individual .
Sistemul trebuie sa includa integrarea cu medii de virtualizare si sa puna la
dispozitie cel putin urmatoarele functii : plug-in pentru consola de
management a mediului de virtualizare; VASA interface, VAAI interface
Echipamentul trebuie să permită integrarea cu mediile de virtualizare la nivel
de controller hardware a sistemului de stocare. Echipamentul trebuie să
permită fără restricții operarea resursei de stocare prin intermediul mediului
virtualizat inclusiv: management plug-in la nivelul consolei de administrare
VMware, clonarea mașinilor virtuale la nivelul sistemului de stocare, salvarea
și restaurarea mașinilor virtuale, notificări despre statusul sistemului,
evenimente și alerte, integrare VMware vSphere Storage APIs for Storage
Awareness (VASA), integrare vStorage APIs for Array Integration (VAAI),
integrarea funcțiilor de replicare cu VMware SRM (Site Recovery Manager),
implementarea de volume virtuale VMware vSphere Virtual Volumes
(VVOL).
Suport inclus pentru a realiza copii complete ale datelor sau bazate pe imaginea
acestora la un anumit moment de timp (snapshot).
Suport software inclus pentru replicarea nativă a datelor, sincronă respectiv
asincronă, la distanță, între echipamente similare.
Functionalitati software Echipamentul trebuie sa permita mecanisme de alocare virtuala a capacitatii
de eficientizare de stocare - tip Thin Provisioning.
Echipamentul trebuie sa includa posibilitatea de criptarea datelor stocate
pentru intreaga capacitate a sistemului.
Echipamentul trebuie sa permita compresia si deduplicarea datelor, si
posibilitatea activarii acestor functii, independent pentru fiecare volum
configurat.
Sistemul trebuie sa ofere suport pentru optimizarea performantei prin mutarea
in maniera automata a datelor intre diferite tipuri de SSD corespunzatoare
nevoii de performanta, in mod transparent pentru serverele host - tip
Automated Storage Tiering.
Echipamentul trebuie să ofere suport pentru functii de prioritizare a accesului
hosturilor la date, care sa ofere politici de prioritizare bazate pe definirea
largimii de banda pentru serverele host.
Administrare Sistemul intern de management și monitorizare al echipamentului de stocare
trebuie să:
• fie accesibil de la distanță prin interfața grafică web-
based, CLI;
• să ofere acces securizat SSL/TSL și integrare LDAP;
• să permită update, upgrade software și hardware al
echipamentului de stocare menținând accesul la date,
fără întreruperea serviciilor;

46
 sa permită definirea unor politici de tip QoS la nivel de host care să permită
limitarea lățimii de bandă și a numărului de IOPs pentru volumele atașate.
Interfata de management trebuie sa permita vizualizarea informatiilor despre
statusul sistemului.
Interfata de management trebuie sa suporte monitorizarea performantei
sistemului si auditarea logurilor in maniera istorica.
Echipamentul trebuie sa permita definirea mai multor roluri de utilizator cu
drepturi de administrare diferite.
Licențiere Toate funcționalitățile software solicitate vor include licențiere perpetuă
pentru întreaga configurație a echipamentului ofertat, indiferent de upgrade-
urile ulterioare ale acestuia.
Sisteme de operare Microsoft Windows Server 2016/2019;
suportate VMware vSphere ESXi 6.x/7.x
Echipamentul de stocare trebuie să includă licențele necesare accesului
sistemelor de operare suportate.
Format Rackmountable 19”. Echipamentul de stocare va include șine pentru montarea
în rack.
Garanție și suport Garanția hardware va fi de minim 36 de luni. Garanția hardware va fi asigurată
cu un SLA (Service Level Agreement) de 8x5xNBD (8 ore pe zi, 5 zile pe
săptămână, cel mai târziu a doua zi lucrătoare – Next Business Day) care să
garanteze diagnosticarea echipamentului sau modului defect și înlocuirea
acestuia în maxim 5 zile lucrătoare, fără alte costuri.
Suportul software va fi de minim 36 de luni, acoperind dreptul de a face
update-uri software ori de câte ori este necesar. Se va asigura acces 24x7 în
centrul de suport al producătorului, cu posibilitatea raportării problemelor
apărute în funcționare și solicitarea rezolvării acestora în funcție de severitate.
Optiunea fara returnarea hard-diskurilor/SSD-urilor defecte inclusa

Soluția propusă va avea o platformă unificată de management care va permite vizualizarea

resurselor hardware, consumul acestora, erori și evenimente.

3.6 Specificații tehnice pentru Sisteme de stocare pentru backup

• Sistemul hardware trebuie să fie certificat de producător pentru protecția si securitatea datelor
împreună cu aplicația software de backup Veeam existentă la Beneficiar.
• Transferul datelor de la sursa datelor la echipamentul hardware va putea utiliza toate resursele
de rețea disponibile în echipament, folosind conexiuni multiple prin mecanisme de tip load
balancing și fail-over.
• Procesul de deduplicare trebuie să se desfășoare inline” - în timp real, fără stocare temporară și
fără sisteme de calcul intermediare între sursă și destinație, utilizând un algoritm global de
deduplicare, indiferent de sursa datelor sau protocol.
• Echipamentul trebuie să poată utiliza suplimentar sisteme de stocare complementare, prin
mecanisme de tiering programat, pentru păstrarea segmentelor unice de date deduplicate în cazul
aplicării unor politici adiționale de retenție.
• Administratorul va putea rula simultan mai multe mașini virtuale utilizând exclusiv resurse ale
echipamentul dedicat protecției datelor cu posibilitatea de a le transfera către mediul de
producție fără oprirea acestora sau acționarea unui proces separat de restaurare.
• Pentru a reduce cantitatea de date stocată, echipamentul trebuie să utilizeze funcții avansate de
compresie asistată hardware evitând astfel utilizarea resurselor de procesor de bază ale
sistemului .

47
• Soluția va include capabilități de securizare și conformitate prin criptarea și sigilarea datelor
salvate conform politicilor de protecție și a perioadelor de retenție definite.
• Segmentele de date deduplicate și compresate trebuie să poată fi securizate prin mecanisme de
tip WORM, securizate fata de eventuale acțiuni de ștergere ale unor intervenții neautorizate.
Implementarea acestei funcționalități trebuie să fie realizată în interiorul soluției de stocare (fără
a necesita alte soluții adiționale) și să fie certificată SEC Rule 17a-4.
• Echipamentul hardware trebuie să includă o capacitate de stocare de tip SSD, minim 1.92TB,
destinată exclusiv memorării si accesării rapide a indecșilor procesului de deduplicare indiferent
de capacitatea utilizată.
• Echipamentul trebuie să utilizeze funcții de criptare conforme cu FIPS 140-2 și un modul
hardware dedicat compresiei datelor fără utilizarea resursele de procesare ale sistemului.
• Echipamentul trebuie sa susțină mecanisme de evaluare si corecție preventivă a datelor salvate,
a sistemului de fișiere, prin care asigura verificarea continuă a segmentelor de date deduplicate
și disponibilitatea de restaurarea granulară sau completă a fiecărui proces de salvare finalizat cu
succes.
• Procesul de expirare și ștergere a segmentelor de date deduplicate trebuie să se facă în mod
automat permițând proceselor de salvare și restaurare să se desfășoare fără oprire.
• Echipamentul trebuie sa includă mecanisme de protecție de tip snapshot și față de modificări ale
parametrilor de stare.
• Echipamentul trebuie să se autoprotejeze la acțiuni neautorizate prin nivele suplimentare de
aprobare.
• Echipamentul hardware va include funcționalitate de replicare nativă a datelor între echipamente
fizice respectiv virtuale, diferite, transferând doar segmentele de date unice.
• Echipamentul hardware va avea o capacitate de stocare utila de min. 32 TB ce se va configura
în RAID 6, cu posibilitatea de creștere a acesteia prin adăugarea de cutii de discuri.
• Echipamentul hardware va include conectivitate pentru host-uri:
o minim 4 porturi 10 Gigabit Ethernet SFP+ echipate cu module optice SFP+
o minim 2 porturi 16 Gbps Fibre Channel echipate cu module optice SFP
• Viteza de backup a echipamentului: throughput min. 27.5 TB/oră
• Capacitatea logică de stocare suportată în interiorul echipamentului hardware ofertat: 11 PB
• Sistemul de stocare are funcționalități avansate de securitate, astfel încât pentru comenzi de
modificare a datelor sistemului să fie necesară o dublă autentificare care să confirme operațiunea
(de ex. ștergerea sistemului de fișiere, modificarea parametrilor de timp).
• Echipamentul trebuie să permită susținerea transferului de date prin protocoale multiple: minim
CIFS, NFS, NDMP și VTL.
• Echipamentul ofertat trebuie sa fie certificat si conform cu standardele: FIPS 140-2 Level 1,
SEC 17a-4, EN55032, EN55035, EN 61000-3, RoHS EN IEC 63000:2018

Garanție și suport
• Garanția hardware a echipamentului de stocare va fi de minim 36 luni. Garanția hardware va fi
asigurata cu un SLA (Service Level Agreement) de 8x5xNBD (8 ore pe zi, 5 zile pe săptămâna,
cel mai târziu a doua zi lucrătoare – Next Business Day), care să garanteze diagnosticarea

48
 echipamentului sau modulului defect și înlocuirea acestuia în maxim 1 zi lucrătoare, fără alte
costuri.
• Pe toată perioada de suport activ al echipamentului ofertat, în cazul în care discurile SSD/flash
au fost uzate prin scrieri/rescrieri și au ajuns la limita de utilizare, acestea vor fi înlocuite fără
costuri adiționale.
• Suportul software va fi de minim 36 luni.
• Se va asigura acces 24x7 în centrul online de suport al producătorului echipamentului, cu
posibilitatea deschiderii de cazuri pentru raportarea problemelor apărute in funcționare și
solicitarea rezolvării acestora în funcție de nivelul de severitate. Istoricul cazurilor de suport va
fi accesibil de către beneficiar pe toată perioada de suport activ al echipamentului ofertat.
• Se va asigura dreptul de a face update-uri și upgrade-uri la toate componentele software ale
echipamentului (sistem de operare, firmware, aplicații).
• Echipamentele ofertate trebuie să fie noi și să beneficieze de suport din partea producătorului
(nu se acceptă echipamente uzate sau care nu se mai află în linia de fabricație a producătorului).

3.7 Specificații tehnice pentru switch-uri SAN

Specificațiile tehnice minimale sunt:

• Form factor: Max. 1 U,
• Sursele de alimentare trebuie sa fie redundante si hot-swappable
• Consumul maxim de electricitate nu trebuie sa depășească 250W
• Switch-ul trebuie sa dispuna de minimum 48 porturi de capacitate 32Gbps SFP+ si
minimum 4 porturi uplink QSFP+
• Echipamentul trebuie sa fie licentiat pentru 24 de porturi si va fi livrat impreuna cu
24 module optice de 32Gbps FC multimod.
• Capacitate de switching (full duplex): Min. 2 Tbps
• Tip porturi suportate: D_Port, E_Port, EX_Port, F_Port, AE_Port;
• Capabilitati management: Advanced Web Tools. SSH, Auditing, Syslog NTP v3,
CLI, SMI-S compliant; REST API, HTTP, SNMP v1/v3 (FE MIB, FC Management
MIB)
• 10/100/1000 Mb/s Ethernet (RJ-45), In-band over Fibre Channel, Serial port (RJ-
45), USB port
• Capabilitati/securitate: AES-GCM-256 encryption on ISLs; DH-CHAP; HTTPS,
IPsec, IP filtering, LDAPwith IPv6, OpenLDAR, Port Binding, RADIUS,
TACACS+, user-defined Role-based Access Control (RBAC), Secure Copy (SCP),
Secure RPC, Secure Syslog, SSH v2, SSL, Switch Binding, Trusted Switch
• Garantie si suport: Minim 3 ani
• Ventilatoare: Redundante, oferite standard.
Switchurile SAN furnizate vor fi compatibile si conectate in switchurile SAN existente HPE
SN3600B.

3.8 Specificații tehnice pentru componenta de gestiune a bazei de date

49
Soluție de gestiune a bazei de date este o aplicație software integrată dedicată de tip COTS, pentru
asigurarea suportului avansat de la producător și eliminarea eforturilor de implementare, integrare
și testare a (întregii) infrastructuri. Aceasta va trebui să asigure necesarul de persistență operațională
pentru componentele aplicative ale Sistemului Electronic de Management a Documentelor, prin
satisfacerea cerințelor descrise în continuare..
Soluția de licențiere va fi dimensionată, astfel încât să respecte normele de disponibilitate, fiabilitate
și performanță impuse în cadrul prezentului caiet de sarcini.
Sistemul de bază de date ofertat trebuie să îndeplinească minim următoarele cerințe:
• Trebuie să fie un sistem de gestiune a bazelor de date de tip relațional;
• Trebuie să aibă posibilitatea rulării pe arhitecturi cu procesoare pe 64 biți;
• Trebuie să aibă posibilitatea definirii de indecși pentru accesarea rapidă a datelor;
• Trebuie să ofere posibilitatea de a face salvare și restaurare automate de date;
• Trebuie să includă capabilități de căutare complexă la nivel de text, folosind indecși
specializați și efectuarea rapidă a căutărilor în acest tip de date;
• Trebuie să permită în mod nativ stocarea și gestiunea de structuri de date de tip XML;
• Trebuie să ofere suport pentru proceduri stocate și triggeri;
• Trebuie să ofere suport pentru tranzacții și tranzacții autonome;
• Trebuie să permită execuția operațiilor de tip SELECT, INSERT, UPDATE,
DELETE;
• Trebuie să permită definirea de tabele de tip index sau indecsi de tip „cluster” pentru
acces rapid la anumite tabele;
• Trebuie să ofere suport pentru replicarea datelor între două instanțe ale bazei de date;
• Trebuie să permită restricționarea accesului la nivelul obiectelor bazei de date;
• Trebuie să ofere mecanisme native de restricționare a accesului utilizatorilor;
• Trebuie să permită efectuarea de backup automat într-o formă unitară, centralizată și
ușor de administrat;
• Trebuie să permită instalarea bazei de date pe mai multe noduri (arhitectură de tip
cluster) pentru a asigura toleranța la defecte hardware sau nefuncționare planificată
și disponibilitatea crescută a sistemului; baza de date va fi configurată în regim de
înaltă disponibilitate;
• Trebuie să ofere securitate tranzacțională în cazul apariției unor erori hardware sau
software în clusterul de bază de date;

4 SERVICIILE DE IMPLEMENTARE
Activitățile de analiză, proiectare, configurare, testare, migrarea datelor istorice, punerea în
producție și instruirea pentru SEMD trebuie să fie realizate în conformitate prevederile din cadrul
acestui capitol.
Serviciile de implementare vor avea ca obiectiv:
• Configurarea sistemului pentru un minim de 800 utilizatori

Faza I
• Configurarea unui număr de până la 30 registre în modulul de registratură electronică

50
 • Implementarea fluxurilor de scanare pentru registraturi, inclusiv configurarea
scannerelor si integrarea lor în platforma de management a documentelor
• Implementarea a minim 100 șabloane de documente
• Implementarea a minim 25 fluxuri de documente fiecare cu:
• Maxim 10 activități manuale de aprobare (actori umani)
• Maxim 5 activități automate efectuate de către sistem (update metadate, setare
securitate, etc)
• Configurarea a minim 10 rapoarte de baza si 3 dashboard-uri de baza pentru
monitorizarea activitati si operatiunilor:
• Rapoarte care vor putea fi rulate individual:
▪ Numarul de documente incarcate in arhiva de fiecare utilizator in perioada
▪ Numarul de documente incarcate in arhiva de fiecare unitate organizatorică in perioada
▪ Numarul de documente inregistrate de fiecare utilizator in perioada
▪ Numarul de documente inregistrate de fiecare unitate organizatorică in perioada
▪ Numarul de documente avizate pe fluxuri in functie de numarul de zile: in 1 zi, in 2-3
zile si peste 3 zile
▪ Numarul de documente in asteptare pe flux la fiecare persoana
▪ Numarul de documente finalizate in perioada
▪ Numarul de documente din fiecare tip de document incarcate in arhiva in perioada
▪ Operatiunile executate de fiecare utilizator in perioada
▪ Spatiu ocupat de documentele fiecarui utilizator in arhiva
• Dashboard-uri
▪ Dashboard documente:
➢ Pe primul nivel se vor prezenta atat grafic (diagrama de arie si diagrama coloana) cat
si tabelar / text numarul de documente create in arhiva pe fiecare unitate
organizatorică si tip de documente.
➢ La click pe grafic sau text se va afisa nivelul 2: documentele per utilizator si tip de
document atat grafic cat si tabelar / text
➢ La click pe grafic sau text se va afisa nivelul 3: lista efectiva a documentelor
impreuna cu elemente definitorii: metadate, date de audit, tip document.
➢ Dashboardul va putea fi filtrat in functie de perioada
▪ Dashboard fluxuri
➢ Pe primul nivel se vor prezenta atat grafic (diagrama de arie si diagrama coloana) cat
si tabelar / text numarul de documente aflate pe fluxuri active si in alt grafic de pe
fluxuri finalizate, grupate pe tip de flux
➢ La click pe grafic sau text se va afisa nivelul 2: documentele per utilizator si tip de
document atat grafic cat si tabelar / text
➢ La click pe grafic sau text se va afisa nivelul 3: lista efectiva a documentelor
impreuna cu elemente definitorii: metadate, date de audit, tip document.
➢ Dashboardul va putea fi filtrat in functie de perioada
▪ Dashboard registratura
➢ Pe primul nivel se vor prezenta atat grafic (diagrama de arie si diagrama coloana) cat
si tabelar / text numarul de documente inregistrate in perioada grupate pe fiecare
unitate organizatorică

51
 ➢ La click pe grafic sau text se va afisa nivelul 2: documentele per utilizator si tip de
document atat grafic cat si tabelar / text
➢ La click pe grafic sau text se va afisa nivelul 3: lista efectiva a documentelor
impreuna cu elemente definitorii: metadate, date de audit, tip document.
➢ Dashboardul va putea fi filtrat in functie de perioada

Faza II
Implementarea restului de rapoarte, dashboard-uri, documente, șabloane și fluxuri de lucru așa cum
se regăsesca acestea astăzi în activitatea companiei, astfel încât toată activitatea să se poată desfășura
fără hârtie.

4.1 Analiza cerințelor

Rolul principal al fazei de analiză este de a înțelege corect nevoile utilizatorilor înainte de
proiectarea și implementarea unui sistem care să le îndeplinească.
În vederea implementării sistemului, Furnizorul va trebui să execute activități de analiză care să
asigure premisele unei implementări eficiente. Informațiile care stau la baza procesului de analiză
sunt:
• Contractul, pentru termene și condiții;
• Caietul de sarcini și propunerea tehnică, pentru aria de acoperire a proiectului;
• Cerințele clientului colectate și evaluate în timpul acestei faze.
Beneficiarul va acorda tot sprijinul necesar pentru înțelegerea cât mai bună și completă a contextului
în care va fi implementat sistemul.

Propunerea tehnică trebuie să cuprindă următoarele:

• Metodologia detaliată pentru derularea activităților de analiză în cadrul propriei organizații;
• Descrierea instrumentelor utilizate în vederea colectării și evidența cerințelor, asigurării
trasabilității cerințelor pornind de la specificațiile tehnice pentru demonstrarea acoperirii
integrale a tematicii proiectului, modelării proceselor și activităților în conformitate cu standarde
de modelare și reprezentare recunoscute (UML sau echivalent);
Analiza se va efectua după caz la sediul Beneficiarului sau la Prestator și va avea ca finalitate un
pachet de specificații funcționale agreat de comun acord cu acesta.
Serviciile de analiză vor acoperi cel puțin următoarele aspecte:
• Analiza contextului existent;
• Înțelegerea structurii organizatorice a Beneficiarului;
• Analiza situației din momentul de față din cadrul instituției Beneficiarului și a organizațiilor
partenere prin ședințe de analiză, chestionare etc. Se vor identifica procesele operaționale care
vor fi impactate prin implementarea soluției în cadrul contractului;
• Definirea cerințelor informaționale pentru noul sistem. Se va contura astfel, imaginea viitorului
sistem prin stabilirea proceselor operaționale care să precizeze participanții, momentul
intervenției acestora, locația sau contextul, modalitatea de intervenție și informația procesată.
Pentru prezentarea proceselor operaționale se vor utiliza instrumente de modelare a proceselor
și activităților în conformitate cu standarde de modelare și reprezentare recunoscute (UML sau
echivalent);
• Stabilirea actorilor de business care vor interacționa în viitorul sistem;

52
• Se vor evidenția activitățile care urmează a fi automatizate dacă este cazul, astfel încât să se
identifice clar funcțiile viitorului sistem informatic.

4.2 Proiectarea sistemului

Rolul principal al fazei de proiectare este de a descrie la un nivel suficient de detaliu sistemul care
urmează a fi implementat.
În vederea implementării sistemului, Furnizorul va trebui să execute activități de proiectare care să
asigure premisele unei implementări eficiente.
Proiectarea sistemului dorit, care va conține detalierea la nivel tehnic a cerințelor și specificațiilor
rezultate din activitatea de analiză pentru toate nivelurile și componentele sistemului care va fi
realizat:
• Arhitectura de sistem - va prezenta cel puțin următoarele niveluri: hardware, comunicații,
componente software instalate (sisteme de operare, produse COTS), arhitectura logică
cuprinzând descrierea componentelor de sistem, a celor dezvoltate sau personalizate și
caracteristicile funcționale și non-funcționale ale acestora;
• Scenarii (cazuri) de utilizare - din care să reiasă modul de utilizare a sistemului informatic din
perspectiva utilizatorului, modul în care utilizatorii interacționează cu sistemul, în
corespondență directă cu activitățile menționate în cadrul proceselor operaționale ale acestor
utilizatori. Scenariile de utilizare trebuie să cuprindă și interacțiunile cu sistemele externe, astfel
încât să fie evidențiat exact modul în care este fructificată o integrare la nivel de sistem
informatic. De asemenea, scenariile de utilizare vor fi însoțite de o listă a actorilor sistemului și
maparea acestora cu actorii de business. Pentru prezentarea cazurilor de utilizare se vor folosi
instrumente în conformitate cu standarde de modelare și reprezentare recunoscute (UML sau
echivalent);
• Modelul de securitate - la nivel logic (organizarea pe roluri, grupuri, drepturi, poziția în structura
organizatorică etc.) și la nivel fizic (servere, comunicații, aplicații etc.);
• Integrările la nivel de componentă software - pentru fiecare interacțiune se va specifica sistemul
sursă/destinație, modalitatea de implementare, canal de comunicare, setul și structura de date
transferate, reguli specifice de validare etc.;
Proiectarea sistemului trebuie să ofere o soluție optimă, urmărindu-se ușurința și eficiența realizării
și implementării soluției, în cadrul restricțiilor de ordin tehnic, organizatoric sau financiar. În
procesul de proiectare, implicarea Beneficiarului este esențială în confirmarea cerințelor
informaționale și a priorităților din organizație, realizându-se în acest mod înțelegerea și pregătirea
pentru acceptanța noului sistem. De aceea, este esențial ca Furnizorul să comunice frecvent cu
echipa Beneficiarului pe tot parcursul derulării contractului.
Documentul/documentele de specificații, rezultate în urma activităților de analiză și proiectare, vor
descrie soluția în detaliu, vor conține informații privind toate funcționalitățile necesare și vor sta la
baza stabilirii și realizării testelor de acceptanță.
În urma activităților de analiză și proiectare, pentru a se obține un sistem final operațional se vor
desfășura activități de dezvoltare, configurare, testare și implementare (deployment).

53
4.3 Configurarea sistemului
4.3.1 Livrare și instalare echipamente HW
Pentru livrarea și implementarea infrastructurii hardware solicitate vor trebui asigurate următoarele
activități:
• Livrarea echipamentelor necesare funcționării soluției informatice
• Servicii de livrare, instalare si punere in funcțiune echipamente HW
• Derularea activităților corespunzătoare recepției cantitative a echipamentelor
• Livrarea documentației tehnice a echipamentelor recepționate

4.3.1.1 Realizarea Documentației de instalare

Împreună cu Beneficiarul se va agrea de comun acord formatul documentului și procedurile de
etichetare a echipamentelor în cadrul unor discuții tehnico-procedurale preliminare.
Documentația de instalare asociata site-ului va conține obligatoriu informații privind:
• Numele şi codul locației;
• Persoane de contact, atât din partea Beneficiarului, cat si din partea Furnizorului;
• Tipul şi codul echipamentelor ce vor fi instalate în site, conform cu propunerea tehnica detaliata
anterior;
• Diagrama conexiunilor fizice între echipamente şi poziţia acestora în rack-ul/urile existent/e la
beneficiar;
• Tabele cu informații privind conexiunile dintre echipamente (va conține tipul de cablu folosit,
etichetarea, ce echipamente conectează, etc.) ;
• Conexiunile acestora la prizele de electroalimentare în rack-ul/urile ofertat/e sau existent/e la
beneficiar.
Procedurile de etichetare care vor fi elaborate de comun acord cu Beneficiarul si vor conține
obligatoriu informații privind:
• Procedura de etichetare fizică a echipamentelor hardware, a cablurilor de interconectare şi a
cablurilor de electroalimentare;
• Proceduri de etichetare electronică la conectarea remote pe echipamente pentru administrare
(prompt echipamente, banere de login, descriere interfețe, etc), daca este cazul .
4.3.1.2 Instalarea echipamentelor în site.
Instalarea şi punerea în funcțiune a echipamentelor vor respecta cerințele standardului EIA/TIA 568
folosind o echipa de specialiști certificați in instalarea si configurarea echipamentelor ofertate de
către producătorii acestor echipamente sau de către centre de training autorizate de către producător
in acest sens.
Se vor efectua următoarele operații:
• Transportul echipamentelor de către Furnizor la sediul Beneficiarului în vederea instalării şi
punerii în funcțiune, respectând normele de transport impuse de către producător si de ambalare
(in cazul in care echipamentele livrate nu sunt ambalate in ambalajul original);
• Instalarea fizică a fiecărui echipament în rack-ul/urile puse la dispoziție de către Beneficiar;
• Interconectarea echipamentelor (folosind cabluri UTP cat.5/6, Fibră optică etc.) furnizate de
către ofertant;
• Conectarea echipamentelor la sursele de electroalimentare;
• Interconectarea noilor echipamente cu sistemul de comunicații existent, daca este cazul;

54
• Inițializarea echipamentelor;
• Teste de interconectare pentru fiecare legătură;
• Refacerea conexiunilor eronate, in cazul in care unele teste de interconectare dau erori de
comunicație;
• Marcarea cu etichete a fiecărui echipament şi conexiune conform cu procedura de etichetare
agreata.

4.3.2 Configurarea echipamentelor

Toate echipamentele vor fi configurate de către Furnizor conform soluției tehnice agreate cu
Beneficiarul în urma workshop-urilor comune.
Planul de adresare IP pentru testarea echipamentelor instalate va fi pus la dispoziția Furnizorului de
către Beneficiar, iar acesta din urmă va configura adresele IP de producție pe echipamentele
respective, după efectuarea tuturor testelor de verificare.
Responsabilitatea Furnizorului se va răsfrânge doar asupra echipamentelor livrate de acesta si va
presupune activități legate de integrarea acestor echipamente in sistemul informatic existent.
Toate echipamentele vor fi instalate si configurate în conformitate cu cerințele Beneficiarului, ce
vor fi aduse la cunoștința Furnizorului si agreate de acesta in urma discuțiilor tehnice preliminare.
Instalarea si configurarea sistemului informatic de virtualizare se va face conform cerințelor
Beneficiarului stabilite in perioada de acceptanta.

4.3.3 Livrare și instalare software de bază

Pentru asigurarea livrării cu succes a infrastructurii software a sistemului, trebuie sa fie instalata
infrastructura hardware corespunzătoare si apoi finalizata arhitectura fizica a sistemului. Pentru
fiecare mediu in parte vor trebui sa fie instalate produsele furnizate conform arhitecturii, in modul
de disponibilitate solicitat.
Vor trebui astfel asigurate următoarele activități:
• Finalizarea arhitecturii componentelor software-ului de baza;
• Instalarea componentelor software de baza;
• Configurarea sistemului software de baza;
• Integrarea componentelor software de baza;
• Testarea soluției.

4.3.4 Configurarea componentei aplicative de bază

În cadrul implementării SEMD este obligatorie abordarea de tip Waterfall (prototip evolutiv) încă
din fazele inițiale ale proiectului (analiză, proiectare) pentru a asigura un suport vizual concret
pentru beneficiarii din unitățile organizatorice ale companiei în procesul de validare a modelării
proceselor în aplicație..
În cadrul propunerii tehnice ofertantul trebuie să prezinte:
• Metodologia detaliată în baza căreia vor fi desfășurate activitățile de configurare și testare
internă, demonstrând integrarea acestor proceduri cu procedurile de analiză și proiectare;
• Instrumentele utilizate în desfășurarea activităților de configurare și testare internă;
• Detalierea livrabilelor aferente prestării activităților de configurare și testare internă.
Activitățile de configurare (deployment) sunt activitățile necesare pentru a face sistemul informatic
gata de folosire de către utilizatori.

55
În cadrul propunerii tehnice ofertantul trebuie să prezinte:
• Metodologia detaliată în baza căreia vor fi desfășurate activitățile de configurare (deployment),
• Detalierea livrabilelor aferente prestării serviciilor corespunzătoare etapei de implementare

4.4 Testarea
În cadrul propunerii tehnice ofertantul trebuie să prezinte:
• Modalitatea în care va realiza testarea sistemului;
• Metodologia de testare după care se vor realiza activitățile de testare în timpul desfășurării
contractului;
• Instrumentele de testare folosite.

4.4.1 Testarea funcțională

Beneficiarul (cu asistența Furnizorului) va rula toate scenariile pentru testarea funcțională a
sistemului. Testele se vor derula în conformitate cu Planul de Testare Funcționață realizat de
Prestator și agreat de Beneficiar, plan ce va fi în concordanță cu întregul ciclu de realizare al
contractului: etape de testare distribuite pe iterații, seturi de funcționalități sau alte tipuri de teste.
Planul de testare funcțională va cuprinde toate testele necesare pentru a demonstra acoperirea în
întregime a cerințelor funcționale din prezentul caiet de sarcini. Astfel, se va avea în vedere faptul
că sistemul funcționează corect din punct de vedere al respectării cerințelor, consistenței datelor, al
constrângerilor de timp, al validărilor de date și al gestiunii erorilor, inclusiv pentru funcționalitățile
existente care au fost extinse sau modificate. Criteriul de succes - sistemul trece toate testele definite
în planul de testare agreat împreună cu Beneficiarul.
O schemă logică a planului de testare funcțională va fi prezentată odată cu oferta. Planul detaliat de
testare funcțională, însoțit de scenariile de testare, va fi realizat de către Prestator și aprobat de
Beneficiar înainte de fiecare etapă de testare agreată prin planul de proiect.

4.4.2 Testarea de performanță

4.4.2.1 Cadrul general
Obiectivele generale ale testării de performanta sunt:
• Măsurarea timpilor de răspuns pentru principalele fluxuri de lucru solicitate de Beneficiar in
cadrul aplicației
• Reproducerea cu acuratețe a activităților realizate de utilizatorii reali ai aplicației
• Diagnosticarea problemelor de performanta si validarea soluțiilor propuse de către dezvoltatori
• Oferirea către echipa de management a unui raport de testare cu un rezultat de succes sau eșec
in funcție de încadrarea timpilor de răspuns ai aplicației in intervalele impuse de Beneficiar
• Testarea conform standardelor naționale si internaționale in domeniu
Obiectivele specifice ale testării de performanta:
• Crearea unor scenarii de testare foarte apropiate de realitate prin care sa simulam activitatea
normala a utilizatorilor aplicației si măsurarea timpilor de răspuns in aceste condiții
• Diagnosticarea problemelor de performanta in cazul in care timpii de răspuns nu se încadrează
in limitele acceptabile si repetarea iterațiilor de testare pentru a confirma ca problemele au fost
rezolvate.

56
Se va crea o strategie de testare conform standardelor de mai sus, aceasta urmând sa conțină scopul
si obiectivele testării, criteriile de intrare si ieșire, mediul de testare, modalitatea de execuție a
testelor, tipurile de teste, management-ul defectelor, management-ul release-urilor, niveluri de
testare, roluri si responsabilități.
Procesul de testare va avea la baza un flux de lucru (workflow), proceduri, strategie de testare,
modele (template-uri) pentru planul de test si cazuri de test, tipuri de rapoarte dorite si indicatori de
performanta.
Testele se vor realiza cu versiunea sistemului care intra in etapa de acceptanta pe un mediu similar
cu cel de producție. Testarea de performanta se va face iterativ (in cicluri de testare). Pe măsura ce
apar îmbunătățiri in aplicație se va retesta din punct de vedere al performantei pentru a verifica
conformitatea rezultatelor cu cerințele inițiale.
Soluția de testare propusa de către ofertant trebuie sa fie compatibila cu sistemul care va fi
implementat, aceasta compatibilitate fiind dovedita si de producătorul sistemului. Testele vor fi
definite de către ofertant astfel încât sa asigure ca aplicațiile funcționează corect si complet. Testele
vor fi validate de către beneficiar.
In cadrul proiectului Furnizorul va pune la dispoziția Beneficiarului următoarele livrabile:
- Metodologia de testare - reprezintă ansamblul procedurilor, bunelor practici si fluxurilor de
lucru care vor reglementa procesul de testare si asigurare a calității. Serviciile de implementare
pentru metodologia de testare vor avea ca livrabile un document in care va fi descrisa aceasta
metodologie cat si implementarea acesteia într-o platforma software.
- Planul master de test - va documenta modul cum ofertantul abordează testarea sistemului,
obiectul efortului de testare, activitățile necesare pregătirii si efectuării nivelurilor de testare,
mediile de testare, livrabilele, rolurile si responsabilitățile pentru testare, procedurile de testare
si metoda de raportare.
- Planurile de testare trebuie sa descrie in detaliu activitățile de testare planificate si sa conțină
minim următoarele:
• obiectele supuse testării
• obiectivele si perimetrul testelor
• cerințele mediului de testare
• funcțiile de testat si rezultatele așteptate
• abordarea de testare si tipurile de teste prevăzute
• abordarea folosita in crearea/gestionarea datelor de test
• succesiunea testelor din matricea testelor, cu dependentele corespunzătoare modelate in
instrumentele de testare
• responsabilitățile in procesul de testare
• riscurile si acțiunile de preîntâmpinare a defectelor, cu determinarea impactului,
probabilității si responsabilului cu preîntâmpinarea lor
• criterii de intrare/ieșire, care sa asigure ca sunt pregătite condițiile de începere a testelor
planificate, respectiv finalizarea testelor planificate si eliminarea defectelor
• livrabilele implicate
• criterii de acceptanta.
- Specificațiile de testare trebuie sa conțină cel puțin:
• cazurile de test

57
 • descrierea datelor de test, cu referire la datele de intrare si la baza de date peste care se
executa testele
- Criteriile de acceptanta de la fiecare nivel de testare vor fi stabilite in acord cu beneficiarul /
Utilizatorii sistemului, astfel încât sa asigure conformitatea execuției testelor cu specificațiile de
testare si acceptarea livrabilelor. In particular, criteriile de acceptanta de la nivelul testelor de
acceptanta vor include ca cerințe de acceptanta si următoarele: elaborarea documentației de
utilizare, efectuarea instruirii privind utilizarea si administrarea sistemului.
- Testarea de performanta presupune simularea activității reale a tuturor utilizatorilor in condiții
de funcționare normala. Aceste teste de performanta sunt exclusiv automate folosind o platforma
dedicata acestui tip de teste. Se vor rula teste de performanta care sa simuleze activitatea a 300
de utilizatori concurenți
- Script-uri de Testare: Furnizorul va livra minim 10 cazuri de testare (script-uri) grupate in 3
scenarii diferite, care vor simula principalele combinații de încărcare definite de Beneficiar.
- Scenarii de Testare: Furnizorul va acoperi testarea a minim 3 scenarii de testare aferente
fluxurilor de lucru principale. Acestea vor simula principalele combinații de încărcare definite
de Beneficiar. Pentru acuratețea testelor se vor executa trei iterații de testare. Serviciile vor avea
ca rezultat final livrarea unor rapoarte de testare care evidențiază zonele sistemului cu probleme
de performanta.
4.4.2.2 Servicii de testare de performanță
In vederea livrării unei testări de performanta eficiente, trebuie sa se ofere următoarele servicii:
- Crearea unei metodologii de testare de performanta care sa acopere următoarele cerințe:
• sa descrie abordarea testării de performanta
• sa se integreze cu strategia de testare a proiectului
• sa descrie in detaliu tipurile de teste executate, momentul in cadrul proiectului, riscuri
• sa conțină o strategie pentru testarea de performanta
• Sa permită dezvoltarea si implementarea unui flux de lucru optimizat pentru procesul de
testare ;
• Sa creeze un set de proceduri de lucru pentru testeri care sa descrie acțiunile de urmat in
anumite situații întâlnite in cadrul procesului de testare;
• Crearea unui model pentru planul de testare general (High Level Test Plan) care trebuie sa
conțină scopul planului, zonele testate, roluri si responsabilități, date de intrare, cazuri de
test etc.;
• Crearea unui model pentru cazurile de testare, un caz de testare (test case) reprezentând un
set minimal de acțiuni executate de tester pentru a verifica ca se obține un anumit rezultat
așteptat ;
• Implementarea unei strategii automatizate de gestionare a defectelor găsite care sa conțină
si un flux de lucru ;
- Ofertantul va asigura instruirea utilizatorilor atât pentru metodologia de testare, cat si pentru
Crearea de script-uri de testare de performanta care sa acopere următoarele cerințe:
• Sa fie ușor de reutilizat si întreținut după preluarea lor de către Beneficiar;
• Sa reproducă exact acțiunile utilizatorilor reali ai aplicației si sa permită execuția aleatoare
a anumitor acțiuni;

4.4.3 Testarea de securitate

58
Analiza tehnică a securității sistemului informatic va fi efectuată prin derularea de teste de securitate
efectuate din perspectiva unui atacator (intern/extern) prin care vor fi identificate eventualele breșe
de securitate, cât și riscurile la care este supusă rețeaua informatică prin prisma acestora.
Prin testarea securității sistemului informatic va fi asigurată identificarea posibilelor vulnerabilități
existente la nivelul sistemelor hardware, bazelor de date și aplicațiilor software încorporate,
furnizând echipelor care asigură operarea, întreținerea și dezvoltarea acestora recomandări /
informații destinate remedierii vulnerabilităților identificate.
Expertul de testare securitate propus va efectua testele de penetrare “pentest” prin evaluarea
securității sistemului informatic prin simularea de atacuri informatice, prin exploatarea
vulnerabilităților existente și cunoscute. Procesul va implica o analiză activă a sistemului informatic
pentru orice vulnerabilități existente care ar putea rezulta din configurația inadecvată și din breșe
cunoscute sau necunoscute, hardware și software.
Prin efectuarea testelor de penetrare se va analiza comportamentul sistemului informatic în
contextul diferitelor atacuri informatice, fiind analizate inclusiv vulnerabilitățile care pot exista în
aplicațiile dezvoltate sau utilizate. Testele de penetrare complete vor cuprinde atât teste automate
cât și manuale. Testele automate vor identifica erori de programare în aplicațiile utilizate și vor fi
efectuate cu ajutorul unor programe specializate (vulnerability scanners, fuzzers, code scanners,
etc). Testele manuale vor analiza aspecte ale aplicațiilor care necesită intuiția umană, identificându-
se erori logice de programare și vor analiza și confirma sau infirma rezultatele testelor automate.
Testele de penetrare (pentest) vor avea ca rezultat o analiză complexă a securității sistemului
informatic, testând eficacitatea măsurilor de securitate implementate prin simulare unor atacuri
informatice. Activitățile experților de testare propuși se vor baza pe practici de “ethical hacking”,
pentru o testare de tip Black box - ei nu trebuie să cunoască nici o informație despre sistemele
testate, cu excepția numelor aplicațiilor (adresa web) sau a unor adrese IP.
Activitățile de pentest efectuate vor cuprinde:
• Stabilirea și elaborarea planului de testare, precum și a scenariilor de atac
• Evaluarea conectivității între sistemul utilizat pentru test și sistemul testat,
descoperirea sistemelor și serviciilor active precum și scanarea sistemelor pentru
descoperirea vulnerabilităților
• Construirea de arbori de atac (attack trees) și implementarea de acțiuni definite în
aceste structuri
• Analiza următoarelor vulnerabilități ale aplicațiilor web:
• Verificarea input-ului utilizatorului;
• Controlul accesului;
• Cross Site Scripting (XSS) ;
• Buffer overflow;
• Tratarea erorilor;
• Injectare de cod arbitrar;
• Criptarea și stocarea informației în execuția aplicației;
• Erori de configurare a aplicației.
• Elaborarea rapoartelor de analiză a rezultatelor testelor efectuate în care vor fi
identificate și incluse cele mai bune măsuri și metode de remediere a problemelor și
vulnerabilităților descoperite, în funcție de severitate și impact.

59
 • Acordarea de suport pentru înțelegerea deplină a problemelor identificate și alegerea
măsurilor/metodelor aplicabile pentru remedierea acestora (din cadrul celor
propuse), în scopul minimizării riscurilor de securitate informatică asociate
problemelor și vulnerabilităților descoperite.
Furnizorul va furniza rapoarte de testare structurate în două părți distincte: partea executivă și partea
tehnică. Partea executivă va conține descrierea pe scurt a problemelor și vulnerabilităților
identificate și va utiliza metode grafice (cel puțin diagrame, grafice sau hărți). Partea tehnică va
detalia din punct de vedere tehnic problemele și vulnerabilitățile identificate.
Partea tehnică va conține cel puțin următoarele capitole:
• Sumar executiv;
• Obiectivele și scopul evaluării;
• Prezentare succintă a metodologiei utilizate în cadrul testării;
• Descrierea contextului în care s-a desfășurat testarea;
• Prezentarea individuală a vulnerabilităților descoperite, după cum urmează:
• descrierea vulnerabilității;
• catalogarea vulnerabilității;
• descrierea tehnică;
• analiza severității și probabilității;
• calcularea riscului;
• contramăsuri recomandate pentru remediere.
• Alte detalii și recomandări;
• Anexa cu lista testelor de securitate efectuate;
Recomandările de remediere a problemelor și vulnerabilităților identificate vor cuprinde cele mai
bune acțiuni/măsuri/metode ce trebuie întreprinse/luate/folosite pentru eliminarea sau micșorarea
riscului generat de problemele și vulnerabilitățile detectate precum și recomandări și propuneri de
implementare ale acestora.
Managementul vulnerabilității este procesul de identificare, evaluare, tratare și raportare a
vulnerabilităților de securitate din sistemul software-ul. Vulnerabilitățile de securitate se referă la
deficiențele tehnologice care permit atacatorilor să compromită un produs și informațiile pe care le
deține.
Furnizorul va utiliza pentru identificarea, evaluarea, tratarea și raportarea vulnerabilităților de
securitate din cadrul sistemului informatic un scanner de vulnerabilități, în vederea identificării
vulnerabilităților aferente. După identificarea vulnerabilităților, experții de securitate propuși vor
evalua riscul pe care acestea îl reprezintă în diferite contexte, astfel încât să poată fi luate decizii cu
privire la modalitățile cele mai bune de tratare a acestora. Procesul de gestionare al vulnerabilităților
va fi împărțit în următorii patru pași:
• Identificarea vulnerabilităților
• Evaluarea vulnerabilităților
• Tratarea vulnerabilităților
• Raportarea vulnerabilităților
Scanerul de vulnerabilități va:
• putea scana sistemul informatic din interiorul rețelei
• identifica serviciile ce rulează pe sistemul scanat și porturile deschise

60
 • corela informațiile despre sistemul scanate cu vulnerabilitățile cunoscute
• identifica o varietate de asset-uri din interiorul rețelei (laptopuri și desktopuri,
servere virtuale și fizice, baze de date, firewall-uri, switch-uri, imprimante, etc)
• identifica diferite atribute ale sistemului scanat precum: software-ul instalat,
conturile de utilizator, structura sistemului de fișiere, configurațiile de sistem și apoi
să utilizeze aceste atribute pentru a asocia vulnerabilitățile cunoscute la sistemul
scanat
• permite scanarea adaptivă (atunci când un nou sistem se conectează pentru prima
dată în rețea, scannerul de vulnerabilități va scana exact acel sistem cât mai curând
posibil)
• conține politici integrate de scanare astfel încât să permită compararea sistemelor
scanate și rețeaua internă a Companiei cu standarde de securitate recunoscute
internațional precum Center for Internet Security (CIS) și National Institut of
Standard and Technology (NIST)
• oferi instrucțiuni pas cu pas în cadrul rapoartelor de remediere despre acțiunile ce ar
trebui întreprinse pentru a avea cel mai mare impact asupra îmbunătățirii
conformității și a reduce cele mai multe riscuri

4.5 Retro-digitalizare arhiva si arhivare fizica

În contextul serviciilor de arhivare fizică şi retro-digitalizare se stabilesc următorii termeni:
➢ Prin prelucrare arhivistică se înțelege - ansamblul operaţiunilor efectuate asupra arhivei, în ceea
ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea şi contituirea dosarelor, cu scopul de a asigura
evidenţa şi utilizarea documentelor.
➢ Prin retro-digitalizare (realizare arhivă digitală) se înţelege - transpunerea informaţiilor de pe
suport hârtie (dosar/unitate arhivistică) pe suport digital (digitalizare) precum şi preluarea din
dosar analogic a unor informaţii şi redarea acestora structurat, în format digital (indexare),
generându-se astfel fișiere în format electronic.
➢ Prin dosar/unitate arhivistică se înţelege - element component al unui fond arhivistic care se
individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă într-un instrument
de evidenţă.
➢ Prin servicii similare se înțelege - oricare din următoarele : servicii de conversie digitală,
arhivare electronică, servicii culegere text, servicii de structurare date, servicii de copiere
digitală (scanare, fotocopiere, digitalizare/digitizare documente).
➢ Prin metru liniar se înţelege - unitate etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliţă raft
cu lungimea de un metru care serveşte la aprecierea cantităţii de arhivă existentă într-un depozit,
la dimensionarea spaţiilor de depozitare, la calcularea necesităţilor de rafturi şi mijloacelor de
transport.
➢ Prin nomenclator arhivistic se înţelege - instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor
arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare.
➢ Prin inventariere se înţelege - operaţiune de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor
arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic.

61
Se vor derula activități de scanare și indexare a documentelor din arhiva din sediul central al
societății si încărcarea lor în SEMD, urmata de verificarea si validarea încărcării corecte în modulele
corespunzătoare din SEMD.
Arhiva din sediul central al societății se regăsește in spatiile de arhiva special amenajate (la sediul
central al societății) cât si în cadrul unităților organizatorice, in birouri si rafturi.
Arhiva prezintă următoarele caracteristici:
• Documentele din spatiile de arhiva sunt păstrate in bibliorafturi, dosare si in cutii,
așezate pe rafturi speciale de arhiva si inventariate conform Nomenclatorului
arhivistic in vigoare.
• Societatea deține Nomenclator arhivistic confirmat de Arhivele Naționale.
• Documentele din spatiile de depozitare arhivă sunt păstrate in cutii etichetate,
bibliorafturi si/sau dosare, aranjate pe compartimente si ani.
• Fondul arhivistic conține documente de toate dimensiunile - formate mici - bonuri,
chitanțe până la planșe format A0;
• 30% din volumul total al arhivei reprezintă documente cu formate mai mari de A3
• 40% din volumul total al arhivei reprezinta documente greu utilizabile, deteriorate,
care necesita scanare la rece cu scanere de carte de dimensiuni A3 si atipice.
• Documentele sunt aranjate atât in dosare cu șină, bibliorafturi cat si in mape de carton
legate sau lipite. Circa 5 metri liniari de documente sunt în mape de carton legate sau
lipite
• Sunt prezente inventare dar nu pentru toate categoriile de documente
• Documentele conțin capse, agrafe, coli îndoite, coli întoarse
• Exista registrul de arhiva
Scanarea se va realiza de către Furnizor, cu mijloacele acestuia, la unul din sediile societății din
Mediaș sau scanare in propria locație cu asigurarea securității informațiilor procesate (locația
externa va îndeplini o serie de criterii de securitate demonstrate prin autorizații specifice).
In cazul in care ofertanții vor opta pentru realizarea serviciilor in spațiu propriu, se vor descrie atât
dotările tehnice de securitate cat si procedurile interne prin care sa se demonstreze ca ofertantul va
garanta:
- Securitatea fizica (acces controlat in spatii, alarma anti-efractie, prezenta permanenta a unui
agent de paza-securitate, camere de luat vederi cu păstrarea înregistrărilor pentru cel puțin
30 de zile);
- Securitate logica (stocarea informațiilor se va face intr-un mediu securizat din punct de
vedere IT – se vor prezenta detalii tehnice privind modalitățile de securizare).
•
Ofertanții vor demonstra ca sunt autorizați pentru prestarea serviciilor de arhivare a documentelor
prin prezentarea cel puțin a următoarelor autorizații emise conform legislației naționale:
- Autorizație emisa de Arhivele Naționale pentru serviciul de prelucrare arhivistica, emise in
baza legii 16/1996
- Autorizație emisa de Arhivele Naționale pentru serviciul de legatorie, emise in baza legii
16/1996
- Autorității MCSI pentru stocarea arhivei electronice pe perioada proiectului intr-un centru
de date autorizat conform legii 135/2007

62
Ofertanții vor face dovada faptului ca dispun de întreaga baza materiala prezentata in cadrul ofertei
(echipamente de scanare automata dar si manuala a documentelor, stații de lucru, servere, aplicații).
Volumul total al arhivei ce trebuie scanată și indexată este de maxim 300 metri liniari, unde 1 metru
liniar = 7.200 pagini. Pentru indexare vor fi necesare 1.000.000 de metadate.

Durata serviciilor și programul de lucru

Termenul maxim de realizare a serviciilor de arhivare fizică și retro-digitalizare este de 8 luni de la
emiterea ordinului de începere, astfel încât să se respecte încadrarea în termenul general al
proiectului și să se asigure integrarea cu celelalte servicii care fac parte din proiect.
Programul de lucru al echipei prestatorului se va sincroniza cu cel al Autorității contractante și va
fi de 8 ore pe zi, de luni până vineri, în intervalul orar 08:00-16:00.

Obiectivele serviciilor de arhivare fizică și retro-digitalizare

Obiectivul specific al serviciilor îl reprezintă eficientizarea şi simplificarea modului de gestionare a
arhivei, prin upgradarea acesteia cu componenta de arhivă electronică prin retro-digitalizarea
documentelor.
Obiective secundare:
• Realizarea unei evidențe a fondului arhivistic existent la nivelul Autorității contractante;
• Realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi
valorificarea conţinutului documentelor, prin căutarea / regăsirea / consultarea acestora;
• Asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la minim a
consultării directe şi a contactului fizic cu exemplarul original;
• Reducerea timpilor de căutare în arhivă prin accesarea de la distanţă a inventarelor;
• Eliminarea costului și timpilor de copiere a documentelor în procesul de consultare;
• Gestionarea accesului la documente;
• Conservarea fondului arhivistic;

Detalierea serviciilor
Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de
arhivare fizică, retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în arhiva electronică.
În acest context, realizarea serviciilor se va face in acord cu respectarea prevederilor din Legea
Arhivelor Naţionale nr.16 din 1996, republicată, precum şi cu prevederile din Instrucţiunile privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naţionale.
Operatorul economic trebuie să dețină autorizații de funcționare pentru servicii arhivistice emise de
Arhivele Naționale ale României, conform art. 19 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naționale,
republicată cu modificările și completările ulterioare.
De asemenea, prestatorul trebuie să facă dovada că este autorizat ca administrator de arhivă
electronică și că indeplinește condițiile privind arhivarea documentelor în formă electronică, în
conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
Prestatorul va fi responsabil cu îndeplinirea cerințelor din caietul de sarcini și de respectarea
legislației în vigoare.

63
Descrierea serviciilor pe etape
Activitatea de arhivare fizică și retro-digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor
etape:
Etapa 1. Inventarierea arhivei fizice și prelucrarea arhivistică a documentelor nearhivate;
Etapa 2. Pregătirea documentelor pentru scanare;
Etapa 3. Retro-digitalizarea/scanarea dosarelor din arhivă cu prelucrare electronică;
Etapa 4. Indexarea documentelor scanate - extragerea de meta-descriptori;
Etapa 5. Refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), așezarea
dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;
Etapa 6. Livrarea datelor electronice (materiale-rezultat);
Etapa 7. Instruirea personalului Autorității contractante privind arhiva fizică și electronică creată.
Ofertantul serviciilor va transmite o prezentare detaliată din care să reiasă clar modul în care se
desfăşoară întregul proces care reglementează inventarierea, prelucrarea, pregătirea, scanarea,
indexarea și refacerea documentelor, precum şi predarea rezultatelor parțiale / finale.

Etapa 1. Inventarierea arhivei fizice și prelucrarea arhivistică a documentelor nearhivate

Documentele vor fi preluate din arhiva în cutii de arhivă, puse la dispoziție de către prestator, pe
baza de procese verbale de predare-primire și inventar, conform unei planificării agreate de
beneficiar și prestator. Preluarea se va face etapizat, pe loturi de arhivă, astfel incat sa asigure un
flux continuu și ordonat. Volumul loturilor de arhivă ce vor fi inventariate într-o singură etapă va fi
stabilit de Beneficiar de comun acord cu Prestatorul în funcție de timpii necesari efectuarii tuturor
etapelor serviciilor.
Procesele verbale de predare-primire vor cuprinde: data preluării, tipul şi numărul de dosare,
cantitatea de metri liniari de arhivă preluată, alte eventuale observaţii. Procesele verbale de predare
- primire vor fi semnate de către persoanele cu atribuții de arhivă din partea Autorităţii contractante
şi de către responsabilul desemnat din partea Prestatorului.
Inventarul documentelor se va întocmi atât în format letric, cât și electronic, prin culegerea de
metadate (metadescriptori) pentru fiecare dosar care intră în procesul de retro-digitalizare, în
conformitate cu reglementările legale în vigoare de păstrare a documentelor şi cu cerințele exprimate
în prezentul caiet de sarcini.
Inventarierea documentelor presupune întocmirea unei evidențe pentru fiecare dosar în parte, care
să conțină cel puțin următoarele:
• direcţia, serviciul, biroul, compartimentul;
• indicativul din nomenclatorul arhivistic;
• conținutul pe scurt al dosarului
• datele extreme;
• volumul dosarului (dacă este cazul);
• termenul de păstrare;
• numărul de pagini;
• alte elemente relevante stabilite cu șeful compartimentului creator.
Prelucrarea arhivistică a documentelor nearhivate se va desfășura în conformitate cu instrucțiunile
arhivistice în vigoare specifice constituirii dosarelor și va cuprinde următoarele etape: fondarea,
ordonarea documentelor, îndepărtarea capselor și a altor materiale metalice sau plastice,

64
îndepărtarea filelor nescrise și a dubletelor, leagarea în coperti de carton și inscripționarea acestora
cu datele de identificare, numerotarea paginilor, sigilarea și certificarea.
Prestatorul va furniza coperțile și toate materialele necesare manoperei de prelucrare arhivistică.

Etapa 2. Pregătirea documentelor pentru scanare

Pregătirea pentru scanare a documentelor:
- documentele se desfac din coperţi, păstrându-se nealterată ordinea acestora;
- se elimină părţile metalice (ace, agrafe, capse), dacă există;
- se inserează pagini interne cu barcod-uri (documentele rămân în forma iniţială, nici un barcod
nu se aplică pe documente), cu rol de delimitare a documentelor digitale rezultate;
- după finalizarea scanării, se extrag paginile cu barcod-uri, iar unităţile arhivistice vor fi relegate
în coperţile iniţiale, exact în forma în care au intrat în procesul de pregătire pentru scanare.
Prestatorul va păstra ordinea şi gruparea iniţială a documentelor în cadrul proceselor de conversie
şi va asigura integritatea fizică deplină a acestora.

Etapa 3. Retro-digitalizare/scanarea dosarelor din arhivă cu prelucrare electronică

Prin scanarea şi prelucrarea electronică/retro-digitalizare a documentelor, aflate în arhiva instituţiei,
se înţelege procesul de transpunere a documentelor din format letric în format electronic (digital)
color, cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora, cu scopul de a crea o colecţie de copii digitale
securizate, pentru consultare şi recuperare în caz de distrugere a originalului. Regăsirea/consultarea
informaţiilor se realizează prin asocierea unor indecşi (meta-descriptori) imaginilor scanate.
Scanarea se va face la nivel de document, iar fișierele create vor fi procesate individual, in
format .PDF. Autoritatea contractantă menționează faptul că numărul de pagini ale documentelor
diferă în funcție de specificul acestora și nu se poate estima cu exactitate numărul de pagini per
document. Documentele scanate vor fi procesate intr-o structură arborescentă care respectă structura
nomenclatorului arhivistic.
În timpul procesului de scanare echipamentele vor fi supravegheate atât pentru a preveni
deteriorarea documentelor, cât şi pentru a preveni preluarea eronată a acestora de către echipamentul
de scanare.
Documentele dosarelor vor fi scanate color, folosind tehnologie OCR, la o rezoluţie de minim 300
dpi. Totuşi, criteriul de calitate va fi lizibilitatea, indiferent de starea fizică a documentelor.
Fişierul rezultat:
- nu va avea pagini albe;
- imaginile rezultate vor fi orientate astfel încât să poată fi citite fără rotire;
- imaginile cu grad de înclinare vor fi îndreptate;
- imaginile vor fi identice ca dimensiune cu documentul original;
- imaginile nu vor avea borduri provenite de la dimensiunile diferite ale documentelor în cadrul
unui dosar;
- vor fi eliminate impurităţile, pe cât posibil;
- după scanare se va verifica dacă numărul de pagini scanate coincide cu numărul de pagini în
format letric.
Rezultatul obţinut în urma retro-digitatizării, respectiv documentele scanate, va fi livrat
Beneficiarului, care va confirma cantitatea şi calitatea rezultatelor, cu suportul specialistului
desemnat in cadrul echipei de implementare din partea Prestatorului.

65
Ofertantul va deţine obligatoriu, cel puţin, următoarele echipamente de scanare:
- echipamente de scanare flatbed de format A3 - minim 4 bucăți;
- echipamente de scanare ADF de format A4/A3 - minim 4 bucăți;
- echipament de scanare a documentelor de format mai mare decât A4/A3, până la A0+ - minim
1 bucată;
- echipamente de scanare foto, non-contact, cu lumină rece - minim 2 bucăți.
Pentru îmbunătăţirea performanţei şi diminuarea timpului de procesare a documentelor,
echipamentele de scanare ADF (scanare cu alimentare automată) pentru coli format A4/A3 trebuie
să permită o viteză de scanare de minim 80 ppm faţă/verso şi minim 160 ppm o singură faţă.
Scanarea duplex se va realiza într-o singura trecere.
Echipamentele de scanare trebuie să permită, cel puţin, următoarele funcţii necesare:
- detecţie multi-feed ultrasonică cu setări avansate de grosime şi dimensiune a documentelor;
- mod de scanare simplex/duplex; scanarea duplex trebuie să fie efectuată prin trecerea
documentului o singură dată prin echipamentul de scanare;
- sisteme de siguranţă, astfel încât să fie prevenită distrugerea accidentală a documentelor;
- greutatea hârtiei: de la hârtii subţiri (de la 34g/mp) până la cartoane (până la 200g/mp);
- opacitatea hârtiei - opacă şi semiopacă;
- alimentare automată de minim 200 coli;
- pentru documentele deteriorate se vor utiliza echipamente de scanare flatbed;
- pentru documente cu un grad mare de uzură şi documente fragile se vor utiliza echipamente
bazate pe tehnologie foto non-contact, cu lumină rece;
Componenta de captură trebuie să permită aplicarea de algoritmi de detecţie/îmbunătăţire a
imaginilor scanate:
- îndreptarea imaginitor (deskew), dacă acestea prezintă un anumit grad de inclinare;
- detectarea mărimii documentului scanat şi ajustarea imaginii ca atare;
- detectarea şi eliminarea impurităţilor de fond;
- detectarea şi eliminarea automată a bordurilor negre;
- detectarea şi eliminarea automată a paginilor albe;
- detectarea, interpretarea şi eliminarea separatorilor de documente;
- detectarea şi recunoaşterea codurilor de bare şi a patch coduritor.
Prestatorut va asigura, în procesul de conversie, integritatea fizică deplină a documentelor
deteriorate. Rămâne în sarcina prestatorului decizia de a dimensiona numărul de echipamente de
scanare şi procesare, dar sunt obligatorii toate tipurile de echipamente solicitate în prezentul caiet
de sarcini, pe care le va reloca la beneficiar încă de la începerea propriu-zisă a activității, astfel încât
serviciile să fie finalizate în termenul de realizare prevăzut.

Etapa 4. Indexarea documentelor scanate - extragerea de meta-descriptori

Fiecare document va avea un fişier.XML ce conţine meta-descriptorii aferenţi, în număr de minim
5 și maxim 20 de tipul si sub forma:
<document>
<nume_metadescriptor_1> valoare_metadescriptor_1<nume_metadescriptor_1>
<nume_metadescriptor_2> valoare_metadescriptor_2<nume_metadescriptor_2>
<nume_metadescriptor_3> valoare_metadescriptor_3<nume_metadescriptor_3>

66
<nume_metadescriptor_4> valoare_metadescriptor_4<nume_metadescriptor_4>
<nume_metadescriptor_5> valoare_metadescriptor_5<nume_metadescriptor_5>
Metadatele se vor stabili împreună cu reprezentanții Autorității contractante în cadrul ședinței de
demarare a proiectului, în funcţie de tipul documentului. Cu titlu de exemplu, se menționează
următoarele tipuri de metadate: emitent, tip document, număr, data emiterii, nivel de clasificare,
cuvinte cheie pentru identificarea documentului, elemente de localizare a documentului fizic,
termen de păstrare, identificator unic al documentului în formă electronică etc.
Prestatorul va folosi o soluţie ce va permite ataşarea de meta-descriptori, fără limitări în ceea ce
priveşte numărul şi tipul acestora. Tipurile de informaţii din metadescriptori pot fi: alfanumerice,
numerice, data calendaristică.
Ofertantul va face dovada că deține experientă similară privind indexarea/preluarea unui volum
minim de 1.000.000 metadate.
Se va prezenta o lista de proiecte in cadrul propunerii tehnice in care se va furniza si persoana de
contact de la client, astfel incat Autoritatea Contractanta sa poata verifica informatiile, dupa caz.

Etapa 5. Refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), așezarea

dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic
După procesul de retro-digitatizare, toate documentele vor fi reconstituite în forma fizică inițială.
Acestea vor fi relegate în coperta de carton, folosind materialele furnizate de către prestator,
conform prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.
După relegare, dosarele vor fi depozitate în cutii de arhivare, cu cotorul în sus, astfel încât să se
poată identifica fiecare dosar, fără a fi nevoie manipularea acestuia. Nu vor fi puse în cutii separate
volume ale aceluiași dosar.
Cutiile vor fi puse la dispoziție de către prestator, pe cheltuiala proprie și vor respecta următoarele
specificații: fabricate din carton, capac integrat, autoformare.
Pe toate cutiile se vor aplica etichete, cuprinzând numărul cutiei și metadatele centralizate ale
dosarelor din fiecare cutie.

Etapa 6. Livrarea datelor electronice (materiale-rezultat)

Fişierele electronice rezultate în procesul de inventariere prin culegerea de metadate (indexare),
scanare, prelucrare, vor fi de forma: .PDF, .XLSX, după caz, conform cerinţelor descrise în
prezentul caiet de sarcini.
Aceste fişiere electronice rezultate vor fi livrate beneficiarului pe medii de stocare elctronice puse
la dispoziţie de către prestator, în funcţie de graficul de livrare.
La final, întreaga lucrare de retro-digitalizare, care va conţine toate livrările parţiale, (fişierele şi
imaginile scanate, grupate în structura arborescentă indicată, precum și tabelele ce conțin datele
inventarelor), se vor livra pe un mediu de stocare externă pus la dispoziție de către Prestator și care
va rămâne proprietatea Autorității contractante. Pentru predarea echipamentelor de stocare externe
se va încheia câte un proces-verbal de predare a acestora.
Prestatorul va face dovada numărului de dosare scanate în format electronic aferent dosarelor de
arhivă în format fizic. De asemenea, acesta va furniza o situație a numărului total de documente
scanate, număr de pagini și număr de imagini rezultate, cu evidențierea momentului exact în care
au fost procesate.

67
Prestatorul serviciilor de retro-digitalizare trebuie să se asigure că rezultatele livrate beneficiarului
prin procesul de retro-digitalizare cu indexare au cel puțin calitatea solicitată sau una net superioară.

Etapa 7. Instruirea personalului Autorității contractante privind arhiva fizică și electronică creată
La sfârșitul realizării serviciilor de arhivare fizică și retro-digitalizare, după predarea arhivei fizice
și a datelor electronice, Prestatorul va acorda instruire persoanelor desemnate de către Autoritatea
contractantă, pentru baza de date creată ce conține arhiva electronică cu dosarele/documentele
scanate, indexate și inventariate, cu privire la modul de căutare și de manipulare a acesteia.
Instruirea va fi asigurată de către un expert calificat în domeniul arhivării documentelor
(arhivist/arhivar) și care deține, de asemenea, competențe de Formator, dovedite printr-o calificare
recunoscută la nivel național/internațional.
La sfârșitul instruirii va fi semnat un proces verbal de instruire, asumat și semnat de ambele părți.

Verificare și recepție
Se vor încheia Procese Verbale de Recepţie parţială semnate de către ambele părţi fără obiecţiuni
pentru serviciile prestate, până la recepția finală, care se va face în baza Procesului Verbal de
Recepţie Finală.
Procesele Verbale de Recepţie parţială şi Procesul Verbal de Recepţie Finală se vor semna în
condiţiile în care reprezentantul beneficiarului constată că au fost respectate obligaţiile prestatorului,
conform prezentului Caiet de sarcini și conform contractului de prestări servicii.
Autoritatea contractantă apreciază faptul că există riscul ca, din cauza unor erori materiale sau
umane apărute în procesul de arhivare fizică și scanare, rezultatul să prezinte elemente de
neconformitate ce pot fi identificate doar pe parcursul utilizării ulterioare a documentelor. În acest
sens, prestatorul va acorda o garanție de 12 luni de la recepţia serviciilor prin semnarea procesului
verbal de recepție finală, timp în care vor fi remediate toate erorile identificate în procesul de
arhivare fizică și retro-digitalizare.
Aceste erori se pot referi, dar nu se limitează la:
- metadate şi indecşi atribuiţi greşit;
- lipsa de imagini în documentele scanate sau imagini ilizibile;
- ordine inversată a paginilor în documentele mai voluminoase;
- existenţa unor pagini albe/ goale în interiorul documentelor;
- fișiere inaccesibile sau corupte;
- fișiere salvate greșit;
- dosare legate greșit;
- dosare inscripționate greșit;
- cutii etichetate greșit;
- dosare puse în cutii greșit.
În perioada de garanție, ofertantul printr-un specialist de date cu competente, va interveni pentru
remedierea erorilor constatate și sesizate de beneficiar ca urmare a utilizării rezultatelor retro-
digitalizării livrate de prestator, ocazie cu care se va semna câte un proces verbal de remediere a
erorilor.
Personalul implicat în prestarea serviciilor are obligația de a păstra confidențialitatea actelor și a
informațiilor cu care intră în contact pe perioada prestării serviciilor, precum și ulterior încheierii

68
contractului. Pentru asigurarea confidențialității, angajații firmei prestatoare vor semna un
angajament de confidențialitate.

4.6 Importul datelor istorice

Se vor derula activitati de preluare a datelor rezultate în urma digitizării arhivei istorice si incarcare
a lor in noua solutie, urmata de verificarea si validarea incarcarii corecte (testare). Va fi considerate
dezvoltarea de scripturi dedicate pentru preluarea datelor din sistemele operationale existente si
incarcarea lor in modulele corespunzatoare din noua solutie.
Vor fi considerate activitati de analiza, de mapare/proiectare, de dezvoltare, testare si implementare.
Vor fi considerate si procedure/procese de roll-back in cazul in care apar erori la migrarea datelor.

4.7 Punerea în producție

Ofertanții trebuie să prezinte planul care va fi utilizat la trecerea în producție a sistemului.
Planul prezentat trebuie să țină cont de legăturile logice între subsisteme/componente ale sistemului
astfel încât să se asigure o trecere în producție coerentă și cu impact minim asupra activităților
zilnice a angajaților Beneficiarului.
Înainte de trecerea efectivă în producție, va avea loc pilotarea sistemului pentru o perioadă de minim
4 săptămâni. Concluziile rezultate în urma pilotării vor fi utilizate pentru ajustarea proceselor și
fluxurilor implementate și va avea ca obiectiv optimizarea funcționării și exploatării sistemului.

4.8 Instruirea
Servicii de instruire prestate de furnizor vor include:
• Instruirea directă a administratorilor sistemului (1 serie de 8 cursanți minim 5 zile)
• Instruirea indirectă (tip train-the-trainers) a utilizatorilor (7 serii de 15 cursanți minim
3 zile; două serii pentru unitățile organizatorice din sediul central și câte o serie
pentru cele din sucursale)
• Materiale electronice de instruire pentru utilizatori
Scopul programului de instruire este de a asigura administrarea și operarea SEMD.
Toate programele de instruire trebuie să fie însoțite de activități practice, documentații și manuale.
Materialele de instruire se pun la dispoziția cursanților cu cel puțin 10 zile înainte de data de
desfășurare a cursurilor. Materialele de instruire vor fi livrate în format electronic, în limba română.
Ofertanții trebuie să prezinte procedura după care va realiza instruirea utilizatorilor. Procedura va
conține cel puțin următoarele informații:
a. Descrierea cursurilor și a rezultatelor așteptate;
b. Modalitatea de evaluare a cursurilor;
c. Formulare utilizate.
Ofertanții vor prezenta un plan de instruire care să conțină toate serviciile solicitate. De asemenea,
Ofertantul trebuie să prezinte în cadrul propunerii tehnice curricula cursurilor de instruire.

5 SERVICII DE GARANȚIE, SUPORT ȘI ASISTENȚĂ TEHNICĂ

Serviciile de garanție, suport și asistență tehnică constau în:
a. Garanție pentru componentele hardware: 3 ani de la livrare, dacă nu se specifică altfel
în cuprinsul prezentului caiet de sarcini

69
 b. Suport pentru licențele software: 3 ani de la livrare, dacă nu se specifică altfel în
cuprinsul prezentului caiet de sarcini. Suportul va include dreptul utilizatorului de a
putea descărca singur fișierele de update de pe site-ul producătorului și de a deschide
nemijlocit cazuri de suport
c. Suport tehnic în funcționarea SEMD: 2 ani de la trecerea în producție, conform
prevederilor prezentului capitol, constând în toate activitățile preventive și corective
(reparație, instalare, (re)configurare și optimizare) necesare pentru menținerea
funcționării în cele mai bune condiții a componentelor hardware sau software
asociate ale SEMD (în mod curent);

5.1 Intervalul de furnizare

Pe o perioadă de 24 luni de la trecerea în producție, prestatorul trebuie să asigure servicii de tip call
center săptămânale (Luni - Vineri) în intervalul orar 7:00 - 16:00 prin care să asigure suportul tehnic
necesar utilizatorilor.

5.2 Definirea nivelurilor de suport

Serviciile de suport trebuie să asigure:
• Activități continue de suport nivel 1, 2 și 3, realizate pe întreaga perioadă de derulare a
contractului;
• Activități ocazionale, realizate când este necesar pentru buna funcționare a sistemului
informatic.
Obiectivele activității de suport:
• Asigurarea nivelelor 1, 2 și 3 de suport tehnic;
• Preluarea proactivă și asumarea responsabilității pentru problemele semnalate în cererile de
suport;
• Asigurarea respectării SLA-ului (timp de răspuns și timp de remediere);
• Cunoaștere și aplicare proces de rezolvare cerere de suport client;
• Analizare, planificare, administrare, rezolvare, monitorizare a progresului, prioritizarea cererilor
de suport;
• Managementul procesului de suport Nivel 1, Nivel 2 și Nivel 3 conform procedurii de suport
agreate cu beneficiarul și a instrucțiunilor de lucru asociate, generale sau specifice fiecărui
sistem informatic. În acest flux sunt incluse activitățile de: monitorizare și întreprindere acțiuni
necesare pentru rezolvarea problemelor conform SLA, monitorizare și întreprindere acțiuni
pentru actualizarea continuă a stării problemei și activitățile executate în aplicația de urmărire a
tichetelor, transmiterea rezultatelor clientului, actualizarea continuă a clientului continuu despre
starea problemei, verificarea rezolvării problemei și confirmarea de către client a rezolvării ei,
închiderea problema;
• Identificarea și propunerea de soluții pentru probleme;
• Cunoașterea foarte bună a domeniului de activitate a clientului de care răspunde și înțelegerea a
ceea ce dorește să facă clientul. Identificarea celei mai bune rezolvări pentru problemele sesizate
de către client și propunerea și de alte soluții decât cele solicitate de către client pentru procesele
de lucru aferente.
Cerințele pentru nivelele de suport sunt descrise mai jos:
• Serviciile de suport nivel 1 trebuie să asigure:

70
 o Asistentă în utilizarea corectă a aplicației;
o Verificări pas cu pas prin intermediul aplicației pentru furnizarea serviciilor;
o Aplicarea de corecții prin intermediul aplicației;
o Înregistrarea de configurări necesare clientului prin intermediul aplicației;
o Administrarea aplicației, conturilor, drepturilor, funcționalităților;
o Rezolvarea de incidente utilizând baza de cunoștințe și rezolvările diferitelor tipuri de
incidente cunoscute;
o Verificarea și interpretarea informațiilor istorice conform bazei de cunoștințe;
o Menținerea în permanență a legăturii cu clientul;
o Gestionarea trasabilității informațiilor asociate unei sesizări (într-o aplicație de gestionare a
incidentelor).
• Serviciile oferite nivel 2 suport trebuie să asigure:
o Activități de reproducere a incidentului;
o Monitorizarea aplicației;
o Verificări - verificări periodice a funcționalității sistemului;
o Verificări asupra stării serverelor în vederea identificării din timp a posibilelor probleme
(lipsă spațiu harddisk, memorie insuficientă, capacitate insuficientă procesor);
o Escaladarea sesizării;
o Testarea soluției sesizării;
o Configurări;
• Serviciile oferite nivel 3 suport trebuie să asigure:
o Clarificări de business;
o Probleme de infrastructură software de sistem;
o Intervenții în locație dacă este cazul;
o Erori de aplicație;
o Rezolvarea incidentului în suport la nivelul bazelor de date;
o Executarea de modificări;
o Instalarea versiunilor noi aplicație.

5.3 Definirea timpilor de răspuns și remediere

Prevedere a contractului care specifică timpii de răspuns și timpii de remediere asigurați de către
furnizor pe perioada furnizării serviciilor, conform priorității fiecărui incident. Definirea timpilor s-
a făcut luând in considerare programul de lucru de Luni pana Vineri, în intervalul orar 7:00 - 16:00.
Timpii de răspuns (recepționare) sunt măsurați din momentul notificării unei solicitări valide
transmise de către Beneficiar și înregistrate la Furnizor.
Timpii de implementare soluție provizorie sau remediere sunt măsurați din momentul notificării de
recepționare transmise de către furnizor și înregistrate la furnizor, exceptând timpul de așteptare în
care Beneficiarul furnizează informații suplimentare necesare rezolvării incidentului.
Timp maxim Timp maxim
Nivel de Timp de
Descriere pentru soluția pentru
severitate răspuns
provizorie remediere
Maxim 1 oră
Critică (nivel 1) Sistem total nefuncțional 4 ore 1 zi

71
 Timp maxim Timp maxim
Nivel de Timp de
Descriere pentru soluția pentru
severitate răspuns
provizorie remediere
Eroare ce afectează majoritatea Maxim 1 oră
Mare (nivel 2) 8 ore 1 zi
funcționalităților sistemului
Eroare apărută la o funcție, proces
Mediu (nivel 3) sau componentă, sistem parțial Maxim 4 ore 1 zi 2 zile
nefuncțional.
Eroare care afectează o funcție sau
un proces, dar funcționarea
Minor (nivel 4) Maxim 8 ore 2 zile 3 zile
întregului sistem nu este afectată
semnificativ
Timpii de răspuns și remediere sunt definiți astfel:
• Timpul de Răspuns - timpul în care Furnizorul va transmite confirmarea primirii notificării și
înregistrarea apelului Beneficiarului;
• Timpul pentru soluția provizorie - timpul necesar până când Furnizorul transmite pașii de
implementare soluție provizorie sau implementează soluția provizorie;
• Timpul de remediere, soluție finală - timpul necesar până când Furnizorul transmite pașii de
implementare soluție finală sau implementează soluția finală sau, în cazul necesității modificării
aplicației, până când Furnizorul transmite și agrează cu Beneficiarul planul de realizare a
modificării într-o versiune ulterioară.

5.4 Procesul de management al incidentelor

Pentru gestionarea activității de suport în perioada de garanție, Furnizorul trebuie să pună la
dispoziția Beneficiarului o aplicație software de gestionare a tichetelor.
Ofertanții trebuie să descrie în detaliu metodologia după care vor derula activitățile de asistență
tehnica și suport.
Ofertanții trebuie să prezinte împreună cu propunerea tehnică procedurile de asistență tehnică și
suport din cadrul propriei organizații.
Ofertanții trebuie să prezinte detaliat livrabilele care vor rezulta în urma prestării serviciilor
Serviciile de suport și mentenanță software vor deveni operaționale încă de la intrarea în producție
a sistemului ofertat.

6 ASIGURAREA ȘI CONTROLUL CALITĂȚII PE DURATA CONTRACTULUI

Ofertantul trebuie să prezinte în cadrul propunerii tehnice o descriere a procedurilor de asigurare și
control al calității aplicabile proceselor pe care le derulează în activitatea curentă. Se va prezenta o
copie a manualului calității semnată de către reprezentantul legal al ofertantului.
Ofertantul trebuie să descrie cum va realiza monitorizarea evoluției contractului și să descrie
criteriile de calitate urmărite pe perioada desfășurării contractului.
Ofertantul va descrie tipul și frecvența rapoartelor de monitorizare a evoluției contractului.
Ofertantul trebuie să aloce în planul de proiect timpi suficienți de verificare și validare din punct de
vedere calitativ pentru serviciile prestate în cadrul contractului și pentru livrabilele/documentele
rezultate.
Trebuie să fie incluse în propunerea tehnică următoarele proceduri de lucru: Procedura de asistență
tehnică, mentenanță și suport, Procedura de acceptanță, Procedura de management al schimbării,

72
Procedura de analiză și proiectare, Procedura de dezvoltare aplicații software, Procedura de testare
a livrabilelor soft. Neprezentarea în propunerea tehnică a acestor documente va duce la
descalificarea ofertei ca fiind neconformă.
Ofertantul trebuie să includă în propunerea tehnică și varianta preliminară a planului de calitate
pentru derularea proiectului. Planul de calitate trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:
• Descrierea fazelor, etapelor și activităților din cadrul proiectului;
• Descrierea pachetelor de lucru și a livrabilelor rezultate în urma prestării serviciilor;
• Descrierea criteriilor de acceptanta pentru livrabile, pachete de lucru, faze, etape etc.;
• Formulare care vor fi utilizate în cadrul proiectului.

7 GRAFICUL DE IMPLEMENTARE
Implementarea trebuie să fie realizate în conformitate cu următorul grafic :
Faza I
✓ Livrare și instalare echipamente HW și SW - 6 săptămâni de la semnarea contractului
✓ Analiza cerințelor - 14 săptămâni de la semnarea contractului;
✓ Proiectarea sistemului - 30 săptămâni de la semnarea contractului
✓ Configurarea sistemului - 44 săptămâni de la semnarea contractului
✓ Migrarea datelor istorice - 44 săptămâni de la semnarea contractului
✓ Testarea sistemului - 48 săptămâni de la semnarea contractului
✓ Instruirea - 52 săptămâni de la semnarea contractului
✓ Lansare în producție - 52 săptămâni de la semnarea contractului
Faza II
✓ Analiza, proiectare, configurare, testare - 74 săptămâni de la semnarea contractului;
✓ Instruire și Lansare în producție - 78 săptămâni de la semnarea contractului

8 MANAGEMENTUL PROIECTULUI
8.1 Planul de implementare al contractului
Se va prezenta planul de proiect avut în vedere pentru toată durata contractului.
Planul de proiect prezentat trebuie să includă cel puțin:
• Toate activitățile necesare pentru implementarea cu succes a contractului, inclusiv
dependențele dintre acestea, respectiv rezultatele acestora;
• Activitățile trebuie prezentate sub formă etapizată și să se înscrie în constrângerile
de timp ale contractului;
• Fazele/subfazele de bază de realizare a activităților, evidențiindu-se reperele de
referință (milestones);
• Distribuția resurselor pe activități care trebuie să conveargă la obiectivele
contractului.
După semnarea contractului, în perioada de început a acestuia, există posibilitatea modificării
planului de proiect doar în urma primirii acordului de la Beneficiar.
Activitatea de implementare a sistemului trebuie să includă cel puțin etapele definite în capitolul al
prezentului caiet de sarcini.
Planul de proiect va fi însoțit de o secțiune descriptivă în cadrul căreia vor fi detaliate toate
elementele indicate în cadrul acestuia, respectiv va cuprinde descrierea detaliată și explicită a
metodologiei/programului (planul) de lucru conceput pentru execuția contractului pentru toate

73
activitățile precizate în plan (detaliere grafic de execuție). Ofertantul va trata inclusiv modul de luare
și ierarhizare a deciziilor, cu indicarea deciziilor care se iau de Prestator cu deplină autoritate și a
deciziilor care se iau de către Beneficiar, pe baza propunerilor făcute de Prestator. Aceasta descriere
detaliată va conține, după caz, și planul de lucru cu asociații/subcontractanții în raport cu eventualele
activități care urmează să fie derulate de către fiecare asociat/subcontractant în parte (conținând
toate datele de identificare a entităților care vor fi incluse în contract).

8.2 Resurse materiale

Pentru îndeplinirea cu succes a activităților descrise, prestatorul va pune la dispoziția echipei de
proiect proprii toate resursele materiale necesare. În mod minimal, fiecare expert va avea la
dispoziție un echipament de calcul portabil, pe care va exista instalat software tip office (editor de
text, program de calcul tabelar, instrument de realizare prezentări grafice etc.).
De asemenea, prestatorul va pune la dispoziție următoarele:
• Hardware necesar pentru activitatea de implementare software;
• Instrumente software pentru activitatea de implementare;
• Instrumente software pentru activitatea de testare.
Furnizorul are obligația ca toate instrumentele software utilizate pentru îndeplinirea contractului
(producerea livrabilelor necesare) să fie licențiate conform prevederilor legale în vigoare și în
funcție de tipul de instrument folosit, modul de licențiere recomandat de producător, număr de
utilizatori etc.

8.3 Resurse umane

În vederea implementării cu succes a contractului, Furnizorul va organiza și va pune la dispoziția
autorității contractante o echipă de experți care, prin atribuțiile și pregătirea lor, vor realiza execuția
tuturor activităților care trebuie realizate în cadrul contractului.
Furnizorul se obligă să păstreze, atât el cât și resursele umane propuse, confidențialitatea asupra
informațiilor primite de la Beneficiar pe parcursul derulării contractului și asupra rezultatelor
obținute în executarea contractului.
Personalul ce va realiza efectiv activitățile care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit este
prezentat mai jos.

8.3.1 Expert cheie nr. 1: Manager de proiect - (1 expert)

Responsabilitatile expertului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• activitati de management de proiect, alocare responsabilitati catre echipa de proiect, esalonare
activitati in timp in functie de resursele alocate
• responsabil de derularea contractului;
• alcatuirea calendarului de activitati corelat cu contractul de prestari servicii si anexele acestuia,
disponibilitatea personalului Achizitor si resursele disponibile din partea Prestatorului;
• impunerea, monitorizarea graficului de activitati catre echipa de proiect;
• propunerea, acolo unde este cazul, a modificarilor care se impun cu privire la calendarul de
activitati, (re)alocarea resurselor sau modificarea termenelor;
• asigurarea managementului comunicarii, a unui circuit informational adecvat intre toate partile
angrenate in lucrul la proiect;
• responsabil cu raportarea periodica privind derularea contractului;

74
• validarea si furnizarea catre Beneficiar a livrabilelor din cadrul proiectului;
• asigurarea implementarii la timp si in conditii de calitate a proiectului;
• asigurarea managementului riscului si al schimbarii.

Expertul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• studii superioare finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• cunostinte de managementul proiectelor dovedite prin certificari recunoscute la nivel national/
international sau prin experienta profesionala relevanta in raport cu competentele specifice ce
trebuie demonstrate;
• experienţă deţinută în poziţia de manager de proiect ce a presupus implementarea / dezvoltarea
/ modernizarea unui sistem informatic în cel puţin 1 proiect cu activități și atribuții similare.

8.3.2 Expert cheie nr. 2: Arhitect de sistem - (1 expert)

Responsabilitatile expertului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• definirea arhitecturii generale software
• transpunerea cerintelor de business in specificatii tehnice detaliate pentru sistemul ofertat
• proiecteaza arhitectura la nivel software si functional a sistemului
• este responsabil cu elaborarea documentatiei de proiectare
• asista managerul de proiect pentru planificarea implementarii solutiei proiectate in functie de
constrângerile impuse de arhitectura proiectata
• urmareste respectarea caracteristicilor proiectate pe parcursul implementarii sistemului

Expertul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• studii universitare absolvite finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• deținerea de cunoștințe în domeniul arhitecturilor de aplicații de nivel Enterprise dovedite prin
prezentarea unei diplome / certificări recunoscute la nivel național/ internațional (TOGAF sau
echivalent).
• experienţă deţinută în poziţia de arhitect de sistem în cel puţin 1 proiect ce a presupus
implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic cu activități și atribuții
similare.

8.3.3 Expert cheie nr. 3: Analist Coordonator - (1 expert)

Responsabilitatile expertului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• coordoneaza analiza cerintelor tehnico-functionale ale Beneficiarului si asigurarea colectarii si
documentarii acestora;
• descrierea fluxurilor, a proceselor de business, a cazurilor de utilizare si elaborarea
specificatiilor functionale la nivelul sistemului;
• participare la modelarea datelor si la design-ul functional;
• elaborarea fluxurilor de informatie si a specificatiilor de interconectare;
• suport in definirea ecranelor-utilizator;
• documentarea activitatilor si realizarea documentatiei de analiza pentru proiect;

75
• responsabil pentru implementarea specificatiilor tehnice la nivelul sistemului, asa cum au fost
documentate si agreate in documentatia de analiza
• colaborarea cu echipele tehnice;
• participarea la sesiunile de testare ale sistemului informatic.

Expertul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• studii universitare absolvite finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• detinerea de cunostinte in domeniul analizei de business dovedite prin certificare/de tip Certified
Business Analysis Professional sau echivalent;
• detinerea de cunostinte referitoare la modelarea proceselor de business, dovedite prin certificare
de tip Certified Unified Modeling Language Professional sau echivalent;
• experienţă deţinută în poziţia de coordonator / expert analist de business în cel puţin 1 proiect
ce a presupus implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic cu activități și
atribuții similare.

8.3.4 Expert cheie nr. 4: Coordonator implementare soluție de management

documente - (1 expert)
Responsabilitatile expertului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• Coordoneaza efectuarea configurarilor/dezvoltarilor in cadrul sistemului management
documente;
• participare la efectuarea testarilor la nivel sistemului management documente;
• documentarea configurarilor / dezvoltarilor efectuate;
• participarea la instruirea utilizatorilor / administratorilor si/sau intocmirea manualelor /
documentatiilor de utilizare a management documente;
• definirea / crearea rapoartelor asociate sistemului management documente;

Expertul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• studii universitare absolvite finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• cunostinte privind administrarea si configurarea solutiei de management de documente ofertate,
dovedite prin prezentarea de diplome / certificari/atestari din partea producatorului solutiei;
• experienţă deţinută în poziţia de coordonator / expert implementare management documente în
cel puţin 1 proiect ce a presupus implementarea/dezvoltarea/modernizarea unui sistem
informatic cu activități și atribuții similare.

8.3.5 Expert cheie nr. 5: Coordonator dezvoltare software (1 expert)

Responsabilitatile expertului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• administrează și coordonează serviciile de arhivare fizică și retro-digitalizare, asigurand un
management eficient al echipei, dar și al bugetului proiectului;
• asigură managementul comunicării la nivel înalt între Autoritatea contractantă și furnizor;
• evaluează indicatorii de implementare și urmărește minimizarea riscurilor de implementare;
• estimează și asigură resursele necesare derularii proiectului;
• estimează și bugerează costurile;

76
• gestionează și controlează resursele;
• asigură respectarea obligațiilor de raportare.

Expertul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• studii universitare absolvite finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• cunostinte privind administrarea si configurarea solutiei de management de documente ofertate,
dovedite prin prezentarea de diplome / certificari/atestari din partea producatorului solutiei;
• experienţă deţinută în poziţia de coordonator / expert implementare management documente în
cel puţin 1 proiect ce a presupus implementarea/dezvoltarea/modernizarea unui sistem
informatic cu activități și atribuții similare.

8.3.6 Expert cheie nr. 6: Coordonator servicii retro-digitalizare (1 expert)

Responsabilitatile expertului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• administrează și coordonează serviciile de arhivare fizică și retro-digitalizare, asigurand un
management eficient al echipei, dar și al bugetului proiectului;
• asigură managementul comunicării la nivel înalt între Autoritatea contractantă și furnizor;
• estimează și asigură resursele necesare derularii proiectului;
• asigură integritatea documentelor în cadrul procesului de prelucrare, pregătire, reto-digitalizare
şi de procesare;
• coordoneaza procesul de prelucrare a documentelor și pregătire pentru scanare, respectiv de
reconstituire și predare a acestora în conformitate cu cerințele prezentului caiet de sarcini la
finalizarea procesului de retro-digitalizare;
• coordonează echipele răspunzătoare cu funcţionarea, instalarea şi configurarea echipamentelor
precum si a software-urilor utilizate în procesul de retro-digitalizare;
• coordonează, organizează şi verifică activitatea operatorilor;
• coordonează întregul proiect de copiere digitală şi verificare pe timpul derulării operaţiunilor;
• coordonează, organizează şi verifică activitatea de legare, etichetare și așezare dosare în cutii;
• predă dosarele către beneficiar în forma inițială.
• se asigură de respectarea parametrilor tehnici de calitate stabiliţi şi ia măsuri pentru îndeplinirea
acestora;
• extrage rapoartele specifice cu o periodicitate stabilită de comun acord cu Beneficiarul;

Expertul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• studii absolvite cu diplomă de licenţă în arhivistică sau certificat de atestare pentru calificare de
arhivist - cod COR 262101;
• certificare profesională atestată/recunoscută naţional/internaţional de un producător de
tehnologie care să demonstreze specializarea pentru echipamentele/produsele software propuse
a fi utilizate în mod direct în prestarea serviciilor, detaliate în oferta tehnică;
• experienţă deţinută în poziţia de coordonator/arhivist în cel puţin 1 proiect de retro-digitalizare
cu activități și atribuții similare.

77
8.3.7 Arhivar (2 specialiști)
Responsabilitatile specialiștilor propusi vor include urmatoarele activitati specifice:
• supervizează/participă la toate activitatile de arhivare fizică și electronică;
• se asigură că procesele de inventariere și prelucrare, pregătire documente, retro-digitalizare,
indexare și reconstituire a dosarelor respectă cerințele exprimate de Autoritatea Contractantă.

Specialiștii propusi trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• certificat de atestare pentru calificare de arhivar - cod COR 441501;
• experienţă deţinută în poziţia de arhivar în cel puţin 1 proiect de retro-digitalizare cu activități
și atribuții similare.

8.3.8 Operator de scanare si indexare (3 specialiști)

Responsabilitatile specialiștilor propusi vor include urmatoarele activitati specifice:
• scanează documentele, conform cerinţelor prezentului caiet de sarcini;
• indexează documentele prin culegerea de metadate, conform cerinţelor prezentului caiet de
sarcini;
• sigură copierea documentelor în format electronic și predă întreagă arhiva electronică pe suport
electronic, precum și inventarul în format electronic și celelalte documente în format electronic
ca rezultat al finalizării serviciilor conform cerinţelor prezentului caiet de sarcini.

Specialiștii propusi trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• certificat de atestare pentru calificare de arhivar - cod COR 441501;
• experienţă deţinută în poziţia de arhivar în cel puţin 1 proiect de retro-digitalizare cu activități
și atribuții similare.

8.3.9 Specialist Instruire (1 specialist)

Responsabilitatile specialistului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• pregatirea programului si materialelor de formare a utilizatorilor sistemului informatic;
• livrarea planului de formare a utilizatorilor si administratorilor sistemului informatic;
• documentarea si raportarea activitatilor desfasurate;

Specialistul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si

cunostinte:
• studii universitare absolvite finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• cunostinte privind formarea profesionala dovedite prin certificari recunoscute la nivel national/
intemational sau prin experienta profesionala relevanta in raport cu competentele specifice ce
trebuie demonstrate;
• experienţă deţinută în poziţia de expert instruire în cel puţin 1 proiect ce a presupus
implementarea/dezvoltarea/modernizarea unui sistem informatic cu activități și atribuții
similare.
8.3.10 Specialist implementare infrastructură hardware (1 specialist)

78
Responsabilitatile specialistului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• participă activ la livrarea, instalarea și configurarea echipamentelor hardware și de comunicații
pe mediile de producție si dezvoltare/testare în conformitate cu soluția și arhitectura ofertate;
• participă activ la dezvoltarea politicilor de arhivare, backup și restaurare;
• participă activ la realizarea planurilor de testare, a scenariilor de testare și a cazurilor de testare
• documentarea instalarilor/configurarilor efectuate;
Specialistul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si
cunostinte:
• studii universitare absolvite finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• competente privind infrastructura hardware: platforma de procesare aplicații sau platforma de
stocare dovedite prin certificare recunoscuta la nivel național/ internațional;
• experienţă deţinută în poziţia de expert implementare infrastructură în cel puţin 1 proiect ce a
presupus implementarea/dezvoltarea/modernizarea unui sistem informatic cu activități și
atribuții similare.

8.3.11 Specialist implementare infrastructură software (1 specialist)

Responsabilitatile specialistului propus vor include urmatoarele activitati specifice:
• participă activ la livrarea, instalarea și configurarea infrastructurii software de virtualizare pe
mediile de producție si dezvoltare/testare în conformitate cu soluția și arhitectura ofertate;
• responsabil cu implementarea funcționalităților de virtualizare;
• participă activ la realizarea planurilor de testare, a scenariilor de testare și a cazurilor de testare;
• documentarea instalarilor/configurarilor efectuate;
Specialistul propus trebuie sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte cu privire la expertiza si
cunostinte:
• studii universitare absolvite finalizate cu diploma de licenta sau echivalent;
• competente privind infrastructura software de virtualizare dovedite prin certificare recunoscuta
la nivel național/ internațional;
• experienţă deţinută în poziţia de expert implementare infrastructură software/virtualizare în cel
puţin 1 proiect ce a presupus implementarea/dezvoltarea/modernizarea unui sistem informatic
cu activități și atribuții similare.

8.4 Managementul de proiect

Ofertantul va trebui să prezinte în cadrul ofertei modul de organizare a activității sale pentru a
finaliza fiecare dintre activități. De asemenea, va descrie detaliat metodele folosite in cadrul
contractului, principalele activități legate de organizarea contractului, experții cheie, programul și
livrabilele. Descrierea trebuie sa fie suficient de clară și concretă astfel încât să se poată identifica
rezultatele pentru fiecare activitate.
Propunerea tehnică va conține cel puțin următoarele:
• Viziunea proprie asupra realizării contractului, din care sa reiasă modul în care a înțeles
contextul și scopul acestuia;
• Identificarea aspectelor principale legate de îndeplinirea obiectivelor contractului și a
rezultatelor așteptate și o scurtă descriere a acestora;

79
• Ofertantul va prezenta metodologia de management de proiect utilizată. Este obligatorie
folosirea unei metodologii recunoscute pe plan internațional.
Ofertantul va descrie detaliat propria metodologie de proiect pe care intenționează să o utilizeze pe
parcursul implementării contractului, adaptată proiectului actual.

8.4.1 Organizarea
Ofertantul va prezenta pe larg organizarea pe care și-o propune pentru a-și desfășura activitatea în
cadrul contractului, în raport cu specificul acestuia și cu metodologia propusă. Ofertantul va
prezenta organizarea și responsabilitățile fiecărei părți implicate în contract, inclusiv propunerile
pentru organizarea Beneficiarului. De asemenea, ofertantul va descrie facilitățile suport pe care
experții implicați le vor avea din partea ofertantului pe timpul execuției contractului.

8.4.2 Planificarea
Ofertantul trebuie să menționeze expres în plan termenele care sunt obligatorii astfel cum sunt
prevăzute în graficul de implementare a contractului. Ofertantul va prezenta pe larg activitățile și
subactivitățile specifice cerute în contract, în vederea atingerii obiectivelor acestuia și a rezultatelor
așteptate.
Descrierea trebuie să evidențieze etapele, activitățile specifice fiecărei etape, resursele umane
necesare îndeplinirii fiecărei etape, livrabilele așteptate de la fiecare etapă, modul în care acestea
concură la atingerea obiectivelor.

8.4.3 Monitorizare și control

Se vor detalia obligațiile de monitorizare și de raportare ale ofertantului și se va propune o strategie
în acest sens.

8.4.4 Registrul riscurilor

Ofertantul va identifica potențialele riscuri, pe baza experienței proprii din proiecte similare. Se vor
identifica riscuri din categorii diferite, care necesită abordări diferite și va detalia impactul riscurilor
identificate și se va prezenta posibile măsuri de remediere în vederea micșorării acestui impact.

8.4.5 Alocarea resurselor, nivelul de implicare și calendarul resurselor

Ofertantul va detalia care sunt resursele pe care le va aloca activităților contractului. Alocarea zilelor
de lucru se va realiza conform activităților și etapelor descrise în graficul de realizare a contractului.
Notă:
În sensul celor de mai sus, următorii termeni au următoarele semnificații:
• ”Activitate” însemnă un element bine definit și delimitat de acțiune în cadrul
contractului ce urmează să fie atribuit, a cărei realizare presupune un timp estimat de
realizare și un nivel alocat al resurselor necesare;
• ”Evenimente” reprezintă acele puncte într-un program de lucru în care se începe,
respectiv se finalizează o activitate;
• ”Resurse” înseamnă elementele necesare pentru realizarea unei activități, cum ar fi:
resurse materiale (furnituri), echipamente (inclusiv utilaje, instalații, echipamente
tehnice, etc. ), resurse umane (forță de muncă pentru realizarea serviciilor), resurse

80
 informaționale (know-how), resurse financiare (capital, respectiv bani) și timp
(durată);
• ”Succesiune logică” înseamnă ordinea activităților și evenimentelor cu mențiunea că
unele dintre activități nu pot fi începute înainte de finalizarea unei alte activități, în
timp ce alte activități pot fi independente unele față de celelalte, fie în același timp
sau una după alta (fără a afecta logica generală a programului de realizarea a
investiției și scara aferentă timpului);
• ”Durată” înseamnă zile lucrătoare.

9 CERINȚE PRIVIND PROPUNEREA TEHNICĂ

Propunerea tehnică se va prezenta și redacta de către ofertanți în limba română. Prin propunerea
tehnica depusa, ofertantul are obligația de a face dovada conformității serviciilor si produselor care
urmează a fi prestate si livrate cu cerințele prevăzute in caietul de sarcini. Propunerea tehnica trebuie
sa răspundă la toate cerințele menționate in caietul de sarcini.
Cerințele descrise in prezentul caiet de sarcini sunt minime si obligatorii, fiecare ofertant trebuie sa
descrie detaliat si complet, într-o matrice de conformitate, în propunerea tehnică, pentru fiecare
cerință în parte, modalitatea concretă în care soluția propusă îndeplinește cerința din punct de vedere
tehnic sau funcțional, inclusiv prin referirea de materiale tehnice de la producători și capturi de
ecrane din aplicația ofertată. Nerespectarea oricărei cerințe din prezentul caiet de sarcini atrage după
sine descalificarea ofertei. Nu sunt acceptate ca răspunsuri conforme, răspunsurile de tip DA sau
NU. Nu vor fi luate in considerare răspunsurile in matricea de conformitate completate prin copierea
cerințelor in coloana cu răspunsul ofertantului la cerința, fără explicații detaliate privind modul de
îndeplinire a cerinței sau fără referințe la anexele tehnice.
Matricea de conformitate va conține cel puțin următoarele informații:
Descrierea modalității de Referințe, observații, alte
Nr.
Cerințele din caietul de sarcini îndeplinire a cerințelor de informații pe care ofertantul le
Crt.
către ofertant consideră relevante
1
…

Se va include o arhitectură a soluției propuse suficient de detaliată (va include cel puțin licențele cu
denumirile și ediția/ versiunea propusă, cantități, alocarea serverelor, componentele logice,
hyperlink-uri cu trimitere către pagina producătorului din ofertă etc.). Trebuie incluse toate
componentele care fac parte din soluția propusă și trebuie demonstrată conformitatea cu toate
cerințele caietului de sarcini, în caz contrar oferta va fi considerată neconformă.
Se acceptă doar oferte care satisfac complet cerințele din caietul de sarcini. Nu se acceptă oferte
parțiale. Toate cerințele sunt minime și obligatorii.
Oferta trebuie prezentată într-un format electronic care să permită copierea textului.
Nerespectarea oricăreia dintre cerințe va conduce automat la declararea ofertei ca fiind neconformă.
Specificațiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă
de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație, sunt menționate doar pentru
identificarea cu ușurință a tipului de produs și nu au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor
operatori economici sau a anumitor produse, aceste specificații vor fi considerate ca având
mențiunea sau echivalent.

81
Propunerea tehnică prezentată va detalia Metodologia de prestare a serviciilor, componentă-cheie
şi obligatorie a ofertei tehnice. Metodologia de prestare a serviciilor va include:
1) obiectivele contractului şi sarcinile stabilite prin caietul de sarcini;
2) modul de abordare ce va fi urmat în prestarea serviciilor, inclusiv descrierea conceptului utilizat
pentru atingerea obiectivelor contractului;
3) metodologia de realizare a activităților în scopul obținerii rezultatelor așteptate.
4) prevederile legale în domeniul de activitate aferent obiectului contractului ce urmează a fi
atribuit, ce pot avea incidență asupra derulării/implementării acestuia;
5) identificarea şi explicitarea aspectelor-cheie privind îndeplinirea obiectivelor contractului şi
atingerea rezultatelor așteptate;
6) modalitatea de abordare a activităților ce corespund rezultatului final al contractului şi a
rezultatelor intermediare aferente, în raport cu serviciile şi responsabilitățile stabilite prin caietul
de sarcini. Activitățile descrise trebuie reprezentate ca durată, în planul de lucru la nivel de
activitate şi la nivel de pachet de activități;
7) descrierea soluției propriu-zise propuse pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite prin caietul de
sarcini.
8) denumirea şi durata activităților şi pachetelor de activități din cadrul contractului (inclusiv
succesiunea şi inter relaționarea acestor activități) în conformitate conform cu abordarea şi
metodologia propusă, demonstrând astfel înțelegerea prevederilor din caietul de sarcini,
abilitatea de a transpune prevederile într-un plan de lucru fezabil și încadrarea activităților în
timp de așa manieră încât să se asigure finalizarea serviciilor în termenul specificat în caietul de
sarcini
9) modul de abordare a activității de identificare a riscurilor ce pot apărea pe parcursul derulării
contractului şi măsuri de diminuare a riscurilor în raport cu prevederile caietului de sarcini;

9.1 Sesiune demonstrativă

Autoritatea Contractantă are în vedere, pentru sesiunile demonstrative, următorul flux de lucru de
test: flux de lucru similar inregistrarii unui document: pașii vor include un document simplu și un
formular cu date / sau document ce conține câmpuri cu date. Câmpurile cu date vor fi populate cu
date din sursa extrernă (fișier, bază de date de test), respectiv completate manual. Pașii vor include
emitere document, colaborare, avizare șef ierarhic, transmitere în alt compartiment, aprobare,
semnare electronică. Operațiile nu se limitează la pașii descriși ci servesc ca bază pentru
demonstrarea funcționalităților. Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a solicita orice alte
demonstrații sau scenarii de rezolvat dacă este cazul, pentru clarificarea capabilităților
Următoarele funcţionalităţi solicitate sunt obligatorii și vor fi demonstrate prin parcurgerea fluxului
de lucru de test pus la dispoziție de Autoritatea Contractantă, iar neîndeplinirea oricăreia dintre ele
atrage respingerea ofertei ca neconforma:

În cadrul sesiunilor demonstrative, Ofertanții vor demonstra toate funcționalitățile prezentate în

următoarele scenarii:
1. Ofertantul va prezenta functionalități de accesare și configurare a sistemului:
• modalitatea de acces prin interfata web, prin intermediul unui browser standard ca
browserele Mozilla, Chrome, Edge, Opera;

82
 • interfata in limba romana;

2. Prezentarea modalității de creare de formulare electronice care să fie utilizate ca șabloane

de documente utilizând un designer de formulare electronice. Designerul de formulare
electronice trebuie să asigure cel puțin următoarele:
• introducerea regulilor de business, a validărilor pe câmpurile formularului;
• posibilitatea de preluare de date din surse externe de informație, cum sunt alte
sisteme software sau baze de date externe;
• completarea automată a anumitor câmpuri, definirea unor formule de calcul și să
ofere posibilitatea de adăugare sau ștergere a câmpurilor din formulare;
• minim câmpuri de tip introducere informații, data, text, check box, semnături,
imagine, link, de tip buton pentru adăugarea sau ștergerea liniilor;
• crearea de formulare dinamice responsive si interactive;
• crearea de formulare cu tab-uri si metadate dinamice cu afisare de metadate in functie
de bife;
• vizualizarea formularului electronic pentru toti clientii;

3. Prezentarea modalitatii de stocare de șabloane de documente în diverse formate și crearea

de documente noi pe baza acestor șabloane.

4. Vor fi prezentate functionalitatile de versionare a documentelor:

• păstrarea unui istoric al versiunilor fișierelor;
• compararea versiunilor;
• versionari minore, versionari majore, ramuri ale versiunilor, cu posibilitatea de
includere a unui camp cu detalii;
• cum se realizeaza controlul accesului utilizatorilor astfel incat alti utilizatori care
modifica un anumit document nu vor avea posibilitatea sa suprascrie versiunea
curenta, ci se va incrementa automat la urmatoarea versiune majora sau minora;
• revenirea la o versiune anterioara;

5. Se va prezenta modalitatea de lucru colaborativ pe documente:

• optiunea de co-editare si editarea in continutul documentului direct din aplicatie;
• atasarea de postari si comentarii la un document in cadrul fluxului;
• abonarea la un subiect de interes;
• lucru colaborativ pe un document, inclusiv optiunea de coeditare;
• crearea de sondaje;

6. Se va prezenta modul de monitorizare a intrarilor intr-un folder direct din interfata utilizator si
generarea unui raport care afiseaza urmatoarele informatii: numar subfoldere, numar documente si
dimensiunea acestora, numar versiuni documente si dimensiunea acestora, numar atasamente si
dimensiunea acestora, numar versiuni atasamente si dimensiunea acestora. Exportul raportului in
format pdf.

83
7. Se vor prezenta facilitățile pentru managementul de înregistrări si definirea de registre:
• numerele de înregistrare trebuie să fie unice pe document și să se genereze automat
la introducerea unui document în sistem, sau să poată fi introduse manual, în funcție
de setări;
• posibilitatea de a seta formatul numerelor de înregistrare cu sufixe si prefixe,
conform modalitatii de numerotare a Autoritatii Contractante;
• notificarea responsabilului alocat pentru rezolvarea unui document, printr-un mesaj
configurabil pe care acesta il va primi pe email si care va contine inclusiv un link
catre locul din arhiva unde se afla documentul;
• inregistrarea persoanelor care preiau documentele fizice de la registratura. Sistemul
va inregistra numele utilizatorului care a preluat documentele, data si ora preluarii si
va marca corespunzator in sistem documentele preluate;
• urmărirea documentelor pe tot parcursul lor în cadrul Autorității Contractante (dacă
documentul este în lucru va fi indicată persoana la care se află în lucru, iar dacă este
finalizat va fi indicată entitatea din companie care a arhivat documentul);

8. Se va prezenta designerul grafic de procese ce va permite definirea grafică a unui proces a

activităților acestuia, și asocierea activităților la actori / roluri de utilizatori din schema
organizației / designerul organizației.:
• definirea grafică a unui proces, a activităților acestuia, și asocierea activităților la
actori / roluri de utilizatori din schema organizației prin operații de drag and drop și
asignare de relații, pentru a introduce noi faze în procesarea unui director sau în caz
contrar, pentru a reduce calea în cazul procedurilor administrative simplificate.
Modificarea nu trebuie să presupună scriere de cod;
• definirea si implicarea unui subflux de lucru in proces;
• definirea si implicarea unui nod de decizie, de distributie, de colectare, duplicarea
unui pas;
• filtrarea acestora prin opțiuni de tipul: fluxuri de lucru active, finalizate sau fluxuri
cu termenul limită depășit, utilizatori implicati, in functie de o anumita perioada;
• mecanism de atribuire/delegare a activitatilor catre utilizatori;
• posibilitatea de amanare a activitatilor prinse in fluxurile de lucru pe perioade
predefinite de timp;
• realocarea activităților de la un utilizator la altul, pentru situația în care primul
utilizator nu este disponibil;
• jurnalizarea tuturor acțiunilor efectuate în sistem;
• vizualizarea fluxurilor de lucru si stadiul acestora;
• definirea setarilor pentru mecanismul de escaladare;

9. Modalitatea de stabilire a unor legături între documentele care tratează același subiect prin
crearea de link-uri. Afisarea unui document în mai multe locații din arhivă prin crearea de
referințe sau copii ale acestuia.

84
 • se va demonstra inclusiv conexarea mai multor documente intr-un grup de
documente (dosar/ colectie de documente), care sa se populeze dinamic, pe măsură
ce noi documente cu caracteristici similare sunt arhivate în sistem;

10. Modul în care se generează și afișează un link de acces pentru un document electronic cu
exemplificarea modului în care acest link poate fi transmis pe mail sau prin alte mijloace de
comunicare electronică cu limitarea numarului de descarcari si setarea datei din calendar,
direct din interfața de acces a sistemului ofertat.

11. Prezentarea functionalitatilor de căutare în arhiva direct din interfața grafică a soluției,
inclusiv demonstrarea capabilităților de căutare full-text, căutari avansate în toate
documentele utilizând operatori logici, funcții de autocompletare în baza caracterelor deja
introduse, opțiunea de evidențiere a termenilor căutați, lista cu cele mai recente căutari,
precum și opțiunea de căutari preferate.
• Se vor defini profile de cautare si cautari personalizate;
• Se va prezenta modalitatea de rafinare a rezultatelor afisate;
• Se va prezenta modalitatea de afișare a documentelor de tip miniaturi (thumbnail)
view / preview;
• Se va prezenta modalitatea de evidentiere a termenilor cautati;

12. Prezentarea mecanismului de audit și înregistrarea cu privire la:

• Aparițiile unui eveniment pe un anumit obiect;
• utilizatorul care a efectuat evenimentul și data și ora;

13. Prezentarea functionalităților de securitate și conformitate cu GDPR

• controlul accesului la functionalități pe baza drepturilor de acces diferențiate în
funcție de roluri și activități;
• drepturile de acces care sa se poată stabili granular, pe diferite nivele (foldere,
documente, tipuri de documente, atribute ale documentelor, grad clasificare;
• marcarea datelor cu caracter personal si pseudonimizarea / anonimizarea;
• filtrarea datelor cu caracter personal;
• criptarea documentelor aduse in arhiva;
• extragere datelor sensibile automata din document si marcarea printr-un index ca
document GDPR;
• marcarea / colorarea automata a denumirii documentelor care contin date cu caracter
personal;
• posibilitatea de a ascunde informatiile cu caracter personal printr-o functie de
acoperire/ ascundere/ blurare/ obfuscare/ innegrire a datelor sensibile si vizualizarea
acestora in functie de drepturile de acces;

14. Scenariu demonstrativ pentru mangementul fluxurilor:

85
1. Configurare flux de lucru. Se va prezenta următorul scenariu:
• Accesare meniu configurare fluxuri
• Definirea parametrilor fluxului (cod, denumire, tip, durata, setarea permisiunilor de
editare pe flux, setarea permisiunilor de atașare documente pe flux, stabilirea
statusului pe flux, stabilirea folderului destinație al fluxului)
• Vizualizarea design-ului unui flux predefinit cu minim 3 pași de flux (inițiere,
avizare, aprobare)
• Modificarea design-ului fluxului predefinit la punctul c. prin adăugarea unui nou pas
de flux de tip paralel prin precizarea următorilor parametri pentru noul pas:
denumire, descriere, mesaj, tip aproba-respinge, selecție persoana/grup/rol, durata,
folder destinație, status pe flux, status respingere, blocare editare dupa acest pas,
semnatura, notificari.

2. Inițiere flux avizare document. Se vor prezenta următoarele funcționalități:

• Conectarea la platformă
• Selectare fișier din structura de foldere și previzualizarea documentului
• Selectarea fluxului de avizare.
• Completarea mesajului ce însoțește documentul pe flux și modificarea termenului
implicit de avizare
• Trimitere document pe flux
• Aprobare document pe flux prin apăsare buton, prin semnătură olografă și prin
semnătură electronică

3. Avizare document primit pe flux. Se vor prezenta urmatoarele funcționalități:

• Vizualizare notificare primire document pe flux
• Vizualizare document primit pe flux
• Vizualizare metadate document primit pe flux
• Check-out document primit pe flux în vederea editării
• Editare modificări cu track changes în Word și adăugare de comentarii
• Salvare modificări și încarcare automată în platforma sub versiune nouă
• Vizualizare documente anexate
• Vizualizare istoric flux
• Avizare document.

15. Ofertantul va prezenta interfața de administrare a sistemului ofertat, care sa îi permită

administratorului soluției:
• definirea și gestionarea utilizatorilor, a grupurilor și/sau rolurilor, precum și a
unităților organizatorice, a drepturilor de acces;
• gestionarea locațiilor de stocare a documentelor și a tipurilor de obiecte;
• gestionarea indecșilor și a formularelor de indexare, a opțiunilor de raportare și setări
de backup, medii de stocare, opțiuni de securitate parole, etc.;
• crearea și gestionarea profilurilor de backup ale sistemului;

86
16. Prezentarea a instrumentului dedicat și integrat în soluția propusă sub formă de tablouri
de bord agregate cu datele din sistem pentru a oferi o imagine clară a performanței proceselor
derulate în cadrul Autorității Contractante, cu următoarele functionalități:
• să permită crearea de vizualizări diferite ale datelor din sistem;
• să permită o reprezentare în formă grafică (bar charts, line graphs, or pie charts, etc),
ușor de construit pe baza instrumentelor conținute deja în platformă;
• să permită agregarea rapidă și ușoară a datelor din sistem pentru a crea și a combina
vizualizări combinate cât și statistici pe datele din sistem;
• să permită salvarea acestor vizualizări pentru refolosire ulterioară cât și populare
automată și dinamică a acestor vizualizări pe măsură ce noi date apar în sistem;
• să permită salvarea operatiunilor și setărilor de căutare sub forma unui folder
dinamic. Acest folder dinamic trebuie să poată fi actualizat și populat automat cu
informație relevantă, care să corespundă criteriilor de căutare inițiale, în momentul
în care sunt arhivate în sistem intrări ce corespund criteriilor de căutare;

10 MODALITATE DE PLATĂ
Plata se va realiza în tranșe, astfel:
• după livrarea, instalarea și punerea în funcțiune a echipamentelor hardware și
licențelor software şi realizarea procesului de recepție calitativă şi cantitativă a
acestora, pe baza de proces-verbal;
• la aprobarea livrabilelor aferente serviciilor de implementare, ca urmare a
recepționării acestora de către Beneficiar, pe baza de proces-verbal.

11 APLICAREA CRITERIULUI DE ATRIBUIRE

Criteriul de atribuire a contractului este "cel mai bun raport calitate-preț''.
Nr Factori de evaluare Punctaj
crt. maxim
1. P2 - Propunere financiară 60
1.1 Prețul Ofertei 60
2. P1 - Propunerea tehnică 40
2.1 1.1 Experiența experților cheie, concretizată în numărul de proiecte/contracte 30
similare, în care respectivii experți au îndeplinit același tip de activități ca cele
pe care urmează să le îndeplinească în viitorul contract
2.2 1.2 Demonstrarea unei metodologii adecvate de prestare a serviciilor 10
contractului
Total 100

1. Propunere financiara - maxim 60 puncte

Denumire factor evaluare Descriere Pondere

Prețul ofertei Valoarea ofertei financiare exclusiv TVA 60%

Punctaj maxim
factor: 60

87
 Algoritm de calcul: Punctajul se acorda astfel:
a) Pentru cel mai scăzut dintre preturile ofertate se acorda punctajul maxim alocat;
b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculează proporțional, astfel: P(n) = (Preț
minim ofertat / Preț n) x punctaj maxim alocat.

2.Propunere tehnică - maxim 40 puncte

2.1. Experiența experților-cheie, concretizată în numărul de proiecte/contracte similare -
maxim 30 puncte
Denumire factor Descriere Pondere
evaluare
Experiența Expertului Experiența Expertului Cheie - Manager de proiect, 5%
Cheie - Manager de concretizată în numărul de proiecte/contracte similare Punctaj
proiect, concretizată (prin proiect/ contract similar se înțelege maxim factor:
în numărul de implementarea/extinderea unui sistem informatic), în 5
proiecte/contracte care expertul a îndeplinit același tip de activități ca
similare cele pe care urmează să le îndeplinească în viitorul
contract
Algoritm de calcul: Experiența Expertului Cheie - Manager de proiect, concretizată în numărul
de proiecte/contracte similare:
a) Experienţă deţinută în poziţia de Manager de proiect ce a presupus implementarea /
dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în cel puţin 1 proiect cu activități și atribuții
similare, se acordă 0 puncte;
b) Experienţă deţinută în poziţia de Manager de proiect ce a presupus implementarea /
dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 2-3 proiecte cu activități și atribuții
similare, se acordă 2 puncte;
c) Experienţă deţinută în poziţia de Manager de proiect ce a presupus implementarea /
dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 4-5 proiecte cu activități și atribuții
similare, se acordă 5 puncte;
În vederea demonstrării îndeplinirii cerinței, ofertantul va prezenta scrisoare/scrisori de
recomandare de la Beneficiarul/Beneficiarii serviciilor prestate, fișă de post, contract de muncă
sau orice alte documente similare din care să rezulte: durata angajamentului și funcția
îndeplinită.
Experiența Expertului Experiența Expertului Cheie - Arhitect de Sistem 5%
Cheie - Arhitect de concretizată în numărul de proiecte/contracte similare Punctaj
Sistem concretizată în (prin proiect/ contract similar se înțelege maxim factor:
numărul de implementarea/extinderea unui sistem informatic), în 5
proiecte/contracte care expertul a îndeplinit același tip de activități ca
similare cele pe care urmează să le îndeplinească în viitorul
contract
Algoritm de calcul: Experiența Expertului Cheie - Arhitect de Sistem concretizată în numărul de
proiecte/contracte similare:
a) Experienţă deţinută în poziţia de Arhitect de Sistem ce a presupus implementarea / dezvoltarea
/ modernizarea unui sistem informatic în cel puţin 1 proiect cu activități și atribuții similare, se
acordă 0 puncte;
b) Experienţă deţinută în poziţia de Arhitect de Sistem ce a presupus implementarea / dezvoltarea
/ modernizarea unui sistem informatic în 2-3 proiecte cu activități și atribuții similare, se acordă
2 puncte;

88
Denumire factor Descriere Pondere
evaluare
c) Experienţă deţinută în poziţia de Arhitect de Sistem ce a presupus implementarea / dezvoltarea
/ modernizarea unui sistem informatic în 4-5 proiecte cu activități și atribuții similare, se acordă
5 puncte;
În vederea demonstrării îndeplinirii cerinței, ofertantul va prezenta scrisoare/scrisori de
recomandare de la Beneficiarul/Beneficiarii serviciilor prestate, fișă de post, contract de muncă
sau orice alte documente similare din care să rezulte: durata angajamentului și funcția
îndeplinită.
Experiența Expertului Experiența Expertului Cheie - Analist Coordonator 5%
Cheie - Analist concretizată în numărul de proiecte/contracte similare Punctaj
Coordonator (prin proiect/ contract similar se înțelege maxim factor:
concretizată în implementarea/extinderea unui sistem informatic), în 5
numărul de care expertul a îndeplinit același tip de activități ca
proiecte/contracte cele pe care urmează să le îndeplinească în viitorul
similare contract
Algoritm de calcul: Experiența Expertului Cheie - Analist Coordonator concretizată în numărul
de proiecte/contracte similare
a) Experienţă deţinută în poziţia de Analist Coordonator ce a presupus implementarea /
dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în cel puţin 1 proiect cu activități și atribuții
similare, se acordă 0 puncte;
b) Experienţă deţinută în poziţia de Analist Coordonator ce a presupus implementarea /
dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 2-3 proiecte cu activități și atribuții
similare, se acordă 2 puncte;
c) Experienţă deţinută în poziţia de Analist Coordonator ce a presupus implementarea /
dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 4-5 proiecte cu activități și atribuții
similare, se acordă 5 puncte;
În vederea demonstrării îndeplinirii cerinței, ofertantul va prezenta scrisoare/scrisori de
recomandare de la Beneficiarul/Beneficiarii serviciilor prestate, fișă de post, contract de muncă
sau orice alte documente similare din care să rezulte: durata angajamentului și funcția
îndeplinită.
Experiența Expertului Experiența Expertului Cheie (2 persoane) - Expert 5%
Cheie - Expert implementare soluție de management documente, Punctaj
implementare soluție concretizată în numărul de proiecte/contracte similare maxim factor:
de management (prin proiect/ contract similar se înțelege 5
documente, implementarea unui sistem informatic de management
concretizată în documente), în care expertul a îndeplinit același tip de
numărul de activități ca cele pe care urmează să le îndeplinească
proiecte/contracte în viitorul contract
similare
Algoritm de calcul: Experiența Expertului Cheie - Expert implementare soluție de management
documente, concretizată în numărul de proiecte/contracte similare
a) Experienţă deţinută în poziţia de Expert implementare soluție de management documente ce a
presupus implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în cel puţin 1 proiect
cu activități și atribuții similare, se acordă 0 puncte;
b) Experienţă deţinută în poziţia de Expert implementare soluție de management documente ce a
presupus implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 2-3 proiecte cu
activități și atribuții similare, se acordă 2 puncte;

89
Denumire factor Descriere Pondere
evaluare
c) Experienţă deţinută în poziţia de Expert implementare soluție de management documente ce a
presupus implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 4-5 proiecte cu
activități și atribuții similare, se acordă 5 puncte;
În vederea demonstrării îndeplinirii cerinței, ofertantul va prezenta scrisoare/scrisori de
recomandare de la Beneficiarul/Beneficiarii serviciilor prestate, fișă de post, contract de muncă
sau orice alte documente similare din care să rezulte: durata angajamentului și funcția
îndeplinită.
Experiența Experiența Expertului Cheie - Coordonator dezvoltare 5%
profesională specifică software, concretizată în numărul de Punctaj
pentru Coordonator proiecte/contracte similare (prin proiect/ contract maxim factor:
dezvoltare software similar se înțelege implementarea unui sistem 5
informatic de management documente), în care
expertul a îndeplinit același tip de activități ca cele pe
care urmează să le îndeplinească în viitorul contract
Algoritm de calcul: Experiența Expertului Cheie - Coordonator dezvoltare software, concretizată
în numărul de proiecte/contracte similare
a) Experienţă deţinută în poziţia de Coordonator dezvoltare software ce a presupus
implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în cel puţin 1 proiect cu
activități și atribuții similare, se acordă 0 puncte;
b) Experienţă deţinută în poziţia de Coordonator dezvoltare software ce a presupus
implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 2-3 proiecte cu activități
și atribuții similare, se acordă 2 puncte;
c) Experienţă deţinută în poziţia de Coordonator dezvoltare software ce a presupus
implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 4-5 proiecte cu activități
și atribuții similare, se acordă 5 puncte;
În vederea demonstrării îndeplinirii cerinței, ofertantul va prezenta scrisoare/scrisori de
recomandare de la Beneficiarul/Beneficiarii serviciilor prestate, fișă de post, contract de muncă
sau orice alte documente similare din care să rezulte: durata angajamentului și funcția
îndeplinită.
Experiența Expertului Experiența Expertului Cheie - Coordonator servicii 5%
Cheie - Coordonator retro-digitalizare, concretizată în numărul de Punctaj
servicii retro- proiecte/contracte similare (prin proiect/ contract maxim factor:
digitalizare similar se înțelege implementarea unui proiect de 5
retro-digitalizare arhiva, în care expertul a îndeplinit
același tip de activități ca cele pe care urmează să le
îndeplinească în viitorul contract
Algoritm de calcul: Experiența Expertului Cheie - Expert Testare Securitate, concretizată în
numărul de proiecte/contracte similare
a) Experienţă deţinută în poziţia de Coordonator servicii retro-digitalizare ce a presupus retro-
digitalizare arhiva în cel puţin 1 proiect cu activități și atribuții similare, se acordă 0 puncte;
b) Experienţă deţinută în poziţia de Coordonator servicii retro-digitalizare ce a presupus
implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 2-3 proiecte cu activități
și atribuții similare, se acordă 2 puncte;
c) Experienţă deţinută în poziţia de Coordonator servicii retro-digitalizare ce a presupus
implementarea / dezvoltarea / modernizarea unui sistem informatic în 4-5 proiecte cu activități
și atribuții similare, se acordă 5 puncte;
În vederea demonstrării îndeplinirii cerinței, ofertantul va prezenta scrisoare/scrisori de
recomandare de la Beneficiarul/Beneficiarii serviciilor prestate, fișă de post, contract de muncă

90
 Denumire factor Descriere Pondere
evaluare
sau orice alte documente similare din care să rezulte: durata angajamentului și funcția
îndeplinită.

2.2. Demonstrarea unei metodologii adecvate de prestare a serviciilor contractului - maxim 10

puncte
Demonstrarea unei Abordarea propusă pentru Punctaj
metodologii adecvate implementarea serviciilor contractului. maxim factor:
de prestare a Se va analiza informația furnizată în Propunerea 10
serviciilor tehnică realizată conform cerințelor din capitolul
contractului 9 ”Cerințe privind propunerea tehnică”
Algoritm de calcul: Pentru factorul de evaluare ” Abordarea propusă pentru
implementarea serviciilor contractului” comisia de evaluare va acorda calificativul ”foarte
bine/bine/acceptabil luând în calcul următoarele linii directoare:
• Abordarea propusă se bazează în mare măsură pe o serie de metodologii, metode
şi instrumente testate (au fost utilizate în alte proiecte), recunoscute (sunt descrise
în literatura de specialitate) şi care demonstrează o foarte bună înţelegere a
proiectului, activităților acestuia, în corelaţie cu aspectele-cheie, precum şi cu
riscurile şi ipotezele identificate. - foarte bine - 10 puncte
• Abordarea propusă se bazează parțial pe o serie de metodologii, metode şi
instrumente testate (au fost utilizate în alte proiecte), recunoscute (sunt descrise în
literatura de specialitate) şi care demonstrează o foarte bună înţelegere a
proiectului, activităților acestuia, în corelaţie cu aspectele-cheie, precum şi cu
riscurile şi ipotezele identificate.- bine - 5 puncte
• Abordarea propusă nu are la baza metodologii, metode şi instrumente testate (au
fost utilizate în alte proiecte), recunoscute (sunt descrise în literatura de
specialitate) şi care demonstrează o foarte bună înţelegere a a proiectului,
activităților acestuia, în corelaţie cu aspectele-cheie, precum şi cu riscurile şi
ipotezele identificate - acceptabil - 2 puncte

91