1

I. PREZENTAREA INSTITUTIEI...................................................................................................................3 II.CADRU INSTITUTIONAL...............................................................................................................................5 III. MASURI DE ASISTEN SOCIAL...........................................................................................................6 SECTIUNEA A.......................................................................................................................................................7 ORDIN DE SERVICIU....................................................................................................................................8 DECLARATIA DE INDEPENDENTA...............................................................................................................9 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE .........................................................................10 AUDIT PUBLIC INTERN.................................................................................................................................10 COLECTAREA INFORMAIILOR.................................................................................................................11 NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU...............................................................12 FISA NR. 1...........................................................................................................................................................13 FISA NR. 2...........................................................................................................................................................14 Pentru esantionul ce cuprinde contractele nr 4279.-12.06.2006, 058-20.11.2006, 3309-19.03.2007, 3014.05,2006, atribuite prin procedura Cerere de oferta,, s-au verificat urmatoarele:................................14 FISA NR. 3..........................................................................................................................................................15 FISA NR. 4...........................................................................................................................................................16 PROGRAM DE AUDIT.....................................................................................................................................17 SECTIUNEA B......................................................................................................................................................22 PROGRAMUL DE INTERVENIE LA FAA LOCULUI.............................................................................23 ANALIZA RISCURILOR..........................................................................................................................28 TABEL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE..................................................................................34 MINUTA EDINTEI DE DESCHIDERE.........................................................................................................41 MINUTA EDINEI DE CONCILIERE..........................................................................................................42 A. MENIUNI GENERALE.....................................................................................................................................42 ...........................................................................................................................................................................42 MINUTA EDINEI DE NCHIDERE............................................................................................................43 A. MENIUNI GENERALE.....................................................................................................................................43 ...........................................................................................................................................................................43 SECTIUNEA C......................................................................................................................................................45 INSTIINTARE........................................................................................................................................................46 RAPORT DE AUDIT INTERN.........................................................................................................................47 FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN.............................................................................55 DE CTRE STRUCTURA AUDITAT..........................................................................................................55 CHESTIONAR - LISTA DE VERIFICARE.....................................................................................................57 PROGRAM DE ACHIZITIE PUBLICA ANUL 2007........................................................................62 PROGRAM DE ACHIZITIE PUBLICA ANUL 2008........................................................................66

I. Prezentarea institutiei
Direcia de munca solidaritate social i familie a judeului Constanta este organizat i funcioneaz n baza Hotrrii Guvernului nr.737/2003 privind organizarea i funcionarea Ministerelui Muncii, Solidaritaii Sociale i Familiei. DMSSF Botoani este instituie public cu personaliate juridic finanat de la bugetul de stat. DMSSF i exercit atribuiile, n principal, in principalele domenii: a) dialog social, legislaie, salarizare, conflicte i contracte colective de munc; b) audit public intern; c) asisten social; d) resurse umane; e) financiar, contabilitate; f) informatic; Structura organizatoric a DMSSF Botoani este: 1. Directorul executiv, conduce ntrega activitate a direciei i este preedintele colegiului de conducere. Acesta are n coordonare direct urmtoarele compartimente: a) dialog social, legislaie, salarizare, conflicte i contracte colective de munc; b) audit public intern; c) compartimentul relaii cu publicul; d) informatic 2. Directorul executiv adjunct - economic, coordoneaz activitatea urmtoarelor compartimente: a) resurse umane; b) financiar, contabilitate; 3. Directorul executiv adjunct asisten social, coordoneaz activitatea urmtoarelor compartimente: a) monitorizere prestaii i servicii sociale; b) monitorizare programe pentru familie; c) finanare asisten social. DMSSF ndeplinete urmatoarele atribuii: a) atribuii privind auditul intern n conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002, privind auditul intern;

b) organizeaz i coordoneaz activitile de asisten social de ocrotire a minorilor i familiei, a btrnilor pensionari i nepensionari, precum i a altor categorii de persoane vulnerabile; c) colaboreaz cu organizaiile non-ptofit care au ca obiect de activitate protecia social; d) sprijin agenii economici i unitile bugetare n vederea aplicrii corecte i concrete a legislaiei n domeniul salarizarii, normrii muncii, ncheierii contractelor colective de munc; e) solicit agenilor economici i instituiilor publice ca n aplicarea legislaiei s ia masuri pentru nlturarea deficienelor constatate; f) aplic msuri de sancionare contravenional a celor care ncalc dispoziiile legale din domeniul muncii i solidaritii sociale; g) sprijin aciunea de negociere a contractelor colective de munc, nregistreaz i organizeaz evidena acestora; h) asigur aplicarea prevederilor Ordonanei de Guvern nr.129/2000privind formarea profesional a adulilor, republicat i a Hotrrii de Guvern nr.552/2003 pentru aprobarea Normelor de aplicare a ordonanei; i) exercit n condiiile prevzute de lege, concilierea i arbitrajul n cazul conflictelor de interese; j) colaboreaz cu celelalte instituii i uniti n vederea ndeplinirii atribuiilor proprii; k) desfoar activiti n domeniul respectrii drepturilor femeii i al politicilor familiale; l) distribuie bilete de odihn persoanelor ndreptite, pe baza solicitrilor acestora, n cotele stabilite prin ordin al ministrului muncii familiei i egalitii de anse. Directorul executiv conduce ntrega activitate a direciei i o reprezint n raporturile cu Ministerul Muncii, Famililiei i Egalitii de anse, cu organele administraiei publice locale, celelalte instituii publice, uniti economice i alte persoane juridice i fizice. Acesta are urmtoarele atribuii: a) asigur i rspunde de crearea condiiilor necesare realizrii obiectului de activitate al direciei, n limitele competenei acordate de Ministerul Muncii, Famililiei i Egalitii de anse cu respectarea prevederilor legale; b) deleag atribuiile de conducere a direciei, directorului executiv adjunct , asisten social sau directorului executiv adjunct economic, dup caz, potrivit art.7. c) rspunde de promovarea n teritoriu a imaginii direciei; d) asigur accesul la informaiile publice, rspunde de soluionarea petitiilor, acord audiene; e) coordoneaz i organizeaz activitatea n vederea aplicrii actelor normative n vigoare, a ordinelor ministrului muncii, solidaritiisociale
4

i familie, precum i a normelor de aplicare care reglementeaz ndeplinirea prevederilor acestora; f) organizeaz, prin decizie, controlul financiar preventiv propriu n cadrul direciei. Asistena social este componenta non-contributiv a sistemului de protecie social i reprezint ansamblul de instituii i msuri prin care statul, autoritile publice ale administraiei locale i societatea civil asigur prevenirea, limitarea sau nlturarea efectelor temporare sau permanente ale unor situaii care pot genera marginalizarea sau excluderea social a unor persoane. Obiectivul principal l constituie protejarea persoanelor care, datorit unor motive de natur economic, fizic, psihic sau social, nu au posibilitatea s i asigure nevoile sociale, s i dezvolte propriile capaciti i competene pentru participarea activ la viaa social.

II.Cadru institutional
Anul 2001 a constituit pasul decisiv n crearea coerenei legislative i instituionale fiind adoptat Legea nr.705/2001 privind sistemul naional de asisten social, act normativ care deschide calea reformei i dezvoltrii sistemului naional de asisten social. Principalele direcii ale acestui nou sistem sunt: 1. O nou abordare a construciei instituionale dup principiul plniei: Din anul 2005 funcioneaz Colegiul pentru coordonarea asistenei sociale. Colegiul este coordonat de ministrul muncii, solidaritii sociale i familiei i este format din secretarul de stat al Departamentului de Asisten Social i Politici Familiale din cadrul Ministerului Muncii, Solidaritii Sociale i Familiei, preedintele Autoritii Naionale pentru Protecia Drepturilor Copilului, preedintele Autoritii Naionale pentru Persoane cu Handicap, preedintele Ageniei Naionale pentru Protecia Familiei i preedintele Ageniei Naionale pentru Egalitatea de anse ntre femei i brbai. 2. Descentralizarea asistenei sociale la nivel de autoritate local. Autoritile locale primesc responsabiliti accentuate n stabilirea drepturilor de asisten social, ct i n furnizarea suportului financiar i n servicii. n acelai timp se consolideaz rolul consiliilor judeene n dezvoltarea activitii de asisten social la nivel judeean i n organizarea i susinerea activitilor de asisten social la nivel local. Activitatea de protecie a drepturilor copilului i a persoanelor cu handicap sunt apanajul direciilor generale de asisten social i protecia copilului din subordinea consiliilor judeene. 3. Organizarea sistemului naional de servicii de asisten social se ntemeiaz pe urmtoarele principii fundamentale: centrarea pe familie i
5

comunitate, organizarea comunitar, parteneriatul, complementaritatea i diversificarea activitilor pe msura creterii resurselor.

III. Masuri de asisten social

Din punct de vedere al msurilor de asisten social aceastea se mpart n prestaii de asisten social (alocaii familiale, ajutoare i indemnizaii) i servicii sociale. A. Prestaiile de asisten social reprezint transferuri financiare care pot fi acordate pe o perioad determinat i cuprind: alocaii familiale, ajutoare sociale, indemnizaii. Alocaiile familiale se acord familiilor cu copii i au n vedere, n principal, naterea, educaia i ntreinerea copiilor i se materializeaz n : - alocaia de stat pentru copii, prevzut de Legea nr.61/1993. - alocaia familial complementar, prevzut de OUG nr.105/2003. - alocaia de susinere pentru familia monoparental, prevzut de OUG nr.105/2003. - alocaia pentru nou-nscui, prevzut de Legea nr.416/2001. - alocaia lunar de plasament, prevzut de OUG nr.26/1997 i Legea nr.272/2004. - indemnizaia pentru creterea copilului n vrst de pn la 2 (3) ani. - stimulent lunar pentru creterea copilului n vrst de pn la 2 (3) ani. Ajutoarele sunt prestaii acordate n bani i n natur persoanelor sau familiilor ale cror venituri sunt insuficiente pentru acoperirea nevoilor minime i se materializeaz n : - ajutorul social acordat n baza Legii nr.416/2001 privind venitul minim garantat. - ajutorul pentru nclzirea locuinei acordat n baza Ordonanei de urgen a Guvernului nr.5/2003 privind acordarea de ajutoare pentru nclzirea locuinei, precum i a unor faciliti populaiei pentru plata energiei termice, cu modificrile i completrile ulterioare Indemnizaiile se acord persoanelor pentru favorizarea incluziunii sociale i asigurrii unei viei autonome i pot fi: - alocaia social pentru adulii nevztori cu handicap grav sau accentuat. - indemnizaia pentru nsoitorul adultului nevztor cu handicap grav. - indemnizaia pentru adulii nevztori cu handicap grav salariai - indemnizaia cuvenit adulilor cu handicap grav sau accentuat alii dect nevztorii. - indemnizaia lunar de hran pentru copii i aduli infectai/bolnavi HIV/SIDA. Finanarea prestaiilor de asisten social se realizeaz, n principal, din bugetul de stat i din bugetele locale, conform legilor speciale care reglementeaz acordarea acestor prestaii.
6

B. Serviciile sociale reprezint ansamblul complex de msuri i aciuni realizate pentru a rspunde nevoilor sociale ale persoanelor, familiilor, grupurilor sau comunitilor n vederea prevenirii i depirii unor situaii de dificultate, vulnerabilitate sau dependen pentru creterea calitii vieii i promovarea coeziunii sociale.

SECTIUNEA A Pregatirea misiunii de audit: - ordinul de serviciu; - declaratia de independenta; - notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern; - colectarea informatiilor; - nota centralizatoare a documentelor de lucru; - fise de identificare si analiza a problemei; - programul de audit.

ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile Legii nr 672 / 2002 privind auditul public intern , ale OMFP nr.38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern, completate si modificate prin OMFP nr. 423/2004, ale normelor proprii aprobate si cu precizarile din adresa nr 50.028/21.02.2007 a Directiei Audit Public Intern din cadrul M.M.S.S.F., se va intocmi Raportul privind activitatea de achizitii publice efectuate in cadrul DMSSF Constanta in perioada 01.06.2006-31.03.2007. Scopul misiunii de audit este de a se asigura c achiziiile publice sunt realizate n conformitate cu cadrul legal, avnd stabilite ca obiective urmtoarele: - modul de alegere i aplicare a procedurilor de achiziie public; - cererile de achiziii corespund cu necesitile reale, justificate, bugetare i programate; - modul de efectuare a seleciei ofertelor; - atribuirea contractelor de achiziii i derularea acestora; - cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; - inregistrarea achiziiilor n contabilitate. Misiunea de audit intern se va concretiza ntr-un audit de conformitate privind achiziiile publice de produse i servicii prin deplasri la faa locului, conform unui program stabilit anticipat de comun acord. Perioada auditata :01.06.2007 31.03.2008 Durata intocmirii: : 05.03.2007 - 30.04.2008 Echipa de audit intern : DIRECTOR EXECUTIV, Ordinul de serviciu se ntocmete de eful compartimentului de audit public intern pe baza planului anual de audit aprobat de conducatorul entitii publice. Ordinul de seviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel ncat acetia s poat demara misiunea de audit.

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Numele :

Data :

Misiunea de audit public intern: Activitatea de achizitii publice a DMSSF

Constanta
Incompatibiliti n legatura cu entitatea/structura auditata D.M.S.S.F. Constanta compartimentele de Da asistenta sociala Ati avut/aveti vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ati avut/aveti functii sau ati fost/sinteti implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata? Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana? Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata? Sinteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plata, i alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incomptibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Compartimentului de audit public intern de urgenta? Auditor public intern, Nu

X
X X X X X X X X X

Scopul acestei proceduri este de a demonstra independenta auditorilor interni fata de entitatea auditata. Un auditor nu va fi desemnat intr-o misiune de audit acolo unde exista incompatibilitati personale .Daca in timpul desfasurarii misiunii de audit apare
9

o incompatibilitate, reala sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea.

Str. Calea Nationala, nr. 85, jud. Constanta

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Catre: Compartimentele privind activitatea proprie De la: Compartimentul de audit public intern

Referitor la: Misiunea de audit privind Activitatea de achizitii publice efectuata de DMSSF Constanta.
In conformitate cu precizarile din adresa nr 50.028/21.02.2007 a Directiei Audit Public Intern din cadrul MMSSF, urmeaza ca in perioada 01.03.2007 30.04.2007, sa efectuez o misiune de audit intern cu tema: Activitatea de achizitii publice efectuata de DMSSF Constanta in perioada 30.06.2006 31.03.2007. Auditorul va examina responsabilitatile asumate de catre salariatii compartimentelor care au atributii privind activitatea auditata si va determina daca acestia isi indeplinesc obligatiile in mod eficient si efectiv. Va voi contacta ulterior, pentru a stabili de comun acord sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand: - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit; - modul de desfasurare a interventiei la fata locului; - scopul misiunii de audit intern; - alte specte. Pentru o mai buna intelegere a activitatii compartimentelor auditate, va rugam sa puneti la dispozitie urmatoarele: - legile si reglementarile ce se aplica activitatilor auditate; - organigrama compartimentelor auditate; - fisele posturilor; - procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate in derularea activitatilor auditate; actele si documentele intocmite in perioada supusa auditului, si, daca va fi cazul, alte documente care ar putea fi solicitate in timpul derularii misiunii de audit. Auditor Public Intern, Data,

Compartimentul de audit public intern notific entitatea auditat cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit , despre scopul, principalele obiective , durata acesteia, precum i despre faptul c pe parcursul misiunii vor avea loc
10

intervenii la faa locului al caror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2006 31.03.2007 Intocmit: Data: Da X X X X X X X Nu 03 .2007 Observaii

COLECTAREA INFORMAIILOR
Compartiment financiar-contabilitate Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior

n aceast etap, auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre entitatea auditat.Aceste informaii trebuie s fie pertinente i utile , facilitnd procedurile de analiz de risc i cele de verificare. Colectarea informaiilor presupune : - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care entitatea i desfaoar activitatea; - analiza cadrului normativ n care entitatea i desfaoara activitatea; - analiza structurii auditate i a activitilor sale (organigrama, regulamente de funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise) ; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii.

11

NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data:

Constatarea Seciunea E alegerea i aplicarea procedurilor de achiziie public

Document justificativ - procedura prin care sunt responsabilizate persoanele; - contractul de achiziie - Programul de achiziii

Exist X X X X X

Nu exista

Seciunea F cererea de achiziii corespunde cu necesitile reale, justificate, bugetare i programate. Seciunea G - modul de lansare a invitaiilor de participare la procedura cerere de oferta Sectiunea H modul de decontare a lucrarilor Sectiunea I modul de inregistrare in contabilitatea institutiei

- lista de fundamentare a necesarului de produse; - bugetul de cheltuieli aprobat.

- anunul de participare la procedura cerere de oferta; - ofertele primite de la societati.

X X

situatii de lucrari prestatori; - facturi prestatori, OP,extrase cont etc. - note contabile,balante sintetice si analitice, conturi de executie, bilant etc. -

X X X

12

Fisa nr. 1
Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data:

Obiectul: Modul de fundamentare a planului anual al achizitiilor publice Obiectivul testarii: Analizarea respectarii prevederilor legale in ceea ce priveste stabilirea planului anual al achizitiilor publice. Descrierea testarii: S-a verificat daca la stabilirea planului anual s-a tinut cont de urmatoarele: - anticiparile privind fondurile alocate prin bugetul anual; - necesitatile obiective de produse, lucrari si servicii; - gradul de prioritate a necesitatilor. S-a comparat suma alocata prin buget cu suma reprezentand valoarea totala estimata a achizitiilor cuprinse in planul anual al achizitiilor publice. S-a verificat existenta propunerilor privind necesarul de produse, lucrari si servicii, pentru fundamentarea planului de achizitii, precum si centralizarea corecta a acestora. S-a verificat daca s-a stabilit un grad de prioritate pentru fiecare achizitie publica cuprinsa in planul achizitiilor publice. Concluzii : - neconcordanta intre fondurile bugetare estimate a se aloca in anul respectiv si valoarea totala estimata a achizitiilor cuprinse in programul anual; - nu este stabilit un grad de prioritate pentru achizitiile publice cuprinse in plan;

13

Fisa nr. 2
Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data:

Obiectivul: Evaluarea respectarii conditiilor de legalitate pe parcursul desfasurarii procesului achizitiilor publice Obiectul testului: Legalitatea numirii comisiei de evaluare Descrierea testului: Pentru esantionul ce cuprinde contractele nr 4279.-12.06.2006, 05820.11.2006, 3309-19.03.2007, 30-14.05,2006, atribuite prin procedura Cerere de oferta,, s-au verificat urmatoarele: - daca exista ordin de numire a comisei de evaluare, cu autorizarile corespunzatoare. - daca numirea comisiei s-a efectuat cu respectarea prevederilor legale, respectiv daca comisia de evaluare este formata din minim 3 membri. - daca numirea membrilor comisiei s-a efectuat cu respectarea prevederilor legale, respectiv daca exista declaratii de confidentialitate si impartialitate semnate pe proprie raspundere, prin care se confirma totodata ca acestia nu se afla in situatii de incompatibilitate. Concluzii: - Exista decizie de numire pentru comisia de evaluare, conducatorul institutiei, pentru atribuirea fiecarui contract de achizitie publica verificat. - Exista declaratii de incompatibilitate semnate de catre membrii comisiei de evaluare.

14

Fisa nr. 3
Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data:

Obiectivul: Respectarea principiului privind tratamentul egal al ofertantilor. Obiectul testului: Daca au fost indeplinite de catre ofertanti conditiile referitoare la eligibilitate, inregistrare, capacitate tehnica si capacitate economico-financiara in cazul in care indeplinirea respectivelor conditii a fost solicitata. Descrierea testului: S-a verificat prin comparatie daca documentele care atesta eligibilitatea, inregistrarea, capacitatea tehnica, capacitatea economico-financiara prezentate de ofertanti sunt cele solicitate in Documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei. S-a verificat daca respectivele documente sunt originale si exista toate semnaturile autorizate. Concluzii: Conditiile referitoare la eligibilitate, inregistrare, capacitate tehnica si capacitate tehnico-financiara au fost indeplinite de catre ofertantii calificati.

15

Fisa nr. 4
Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data:

Obiectul testului: ntocmirea documentaiei pentru evaluarea ofertei. Obiectivul testului: Dac documentaia pentru evaluarea ofertei s-a efectuat cu respectarea prevederilor legale n vigoare. Descrierea testului: - dac autoritatea contractanta a ales i specificat criteriul care va fi aplicat pentru atribuirea contractului de furnizare avnd n vedere necesitile entitii, ct i posibilitile financiare ale acesteia. - dac este precizat cuantumul garaniei de participare i de bun execuie; - dac autoritatea contractant a prevzut n caietul de sarcini cerinele minime obligatorii pe care ofertele alternative trebuie sa le ndeplineasc pentru a fi luate n considerare. Concluzii: Autoritatea contractanta a specificat criteriul care va fi aplicat pentru atribuirea contractului. La atribuirea contractelor s-a aplicat criteriul pretul cel mai scazut. Autoritatea contractanta a prevzut n caietul de sarcini cerinele minime obligatorii pe care ofertele trebuie sa le ndeplineasc.

16

PROGRAM DE AUDIT
Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata de DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data:

Obiectivele auditului
Tema general: A. Pregtirea misiunii de audit

Activiti
Achiziiile publice TOTAL 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2.Tiprirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6.Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea programului de audit 8. ntocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului 9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 10.Planificarea i organizarea edina de deschidere cu Serviciul Contabilitate
17

Durata (h)
320 51 1 1 1

Persoanele implicate
Auditorul intern .

Locul desfurrii Comp. Audit int Comp auditat

9 7 7 6 6 2

. . .

Obiectivele auditului

Activiti
11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

Durata (h)
3

Persoanele implicate

Locul desfurrii

B. Intervenia la faa locului

211 TOTAL 43 16 4 6 10 7

OBIECTIV I. Modul TOTAL OBIECTIV I de alegere i aplicare a 1.1 Efectuarea testrilor procedurilor de 1.2 Discutarea constatrilor achiziie public 1.3 Elaborare FIAP - urilor 1.4 Colectarea dovezilor 1.5.Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIV II. TOTAL OBIECTIV II Cererile de achiziii 2.1 Efectuarea testrilor; corespund cu 2.2 Discutarea constatrilor necesitile reale, justificate, bugetare i 2.3 Elaborare FIAP - urilor programate 2.4 Colectarea dovezilor 2.5Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. OBIECTIV III. TOTAL OBIECTIV III Modul de lansare a 3.1 Efectuarea testrilor ; invitaiilor de 3.2 Discutarea constatrilor participare la licitaie cu eful de serviciu ; 3.3 Elaborare FIAP - urilor ; 3.4 Colectarea dovezilor ; 3.5 Revizuirea . documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. OBIECTIV IV. Modul TOTAL OBIECTIV IV
18

43 16 4 6 10 7

32 15 2 3 5 7

23

Obiectivele auditului

Activiti

Durata (h)
11 1 3 3 5

Persoanele implicate

de efectuare a seleciei 4.1 Efectuarea testrilor; ofertelor. 4.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu; 4.3 Elaborare FIAP urilor; 4.4 Colectarea dovezilor; 4.5 Revizuirea . documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. OBIECTIV V. . Atribuirea contractelor de achiziii i derularea acestora. TOTAL OBIECTIV V 5.1 Identificarea pistei de audit ; 5.2 Efectuarea testrilor; 5.3 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu; 5.4 Elaborarea FIAP -urilor;

Locul desfurrii

23 3 7 1 3 3 6

5.5 Colectarea dovezilor; 5.6 Revizuirea . documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. OBIECTIV VI. TOTAL OBIECTIV VI Cheltuielile efectuate 6.1 Efectuarea testrilor; corespund unui 6.2 Discutarea constatrilor serviciu efectuat cu eful de serviciu; 6.3 Elaborarea FIAP urilor; 6.4 Colectarea dovezilor; 6.5 Revizuirea . documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. TOTAL OBIECTIV VII

23 11 1 3 3 5

24

19

Obiectivele auditului
OBIECTIV nregistrarea achiziiilor contabilitate.

Activiti

Durata (h)
8 1 4 4 2

Persoanele implicate

VII. 6.1 Efectuarea testrilor; 6.2 Discutarea constatrilor n cu eful de serviciu; 6.3 Elaborarea FIAP urilor; 6.4 Colectarea dovezilor; 6.5 Revizuirea . documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru. 12. Planificarea i organizarea edinei de nchidere. 13. Discutarea constatrilor cu contabilitatea. 14. Concluzii. C. Raportul de audit TOTAL intern 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern. 16. Revizuirea raportului. 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducerea entitii auditate. 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la structura auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile. 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul. 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al structurii auditate. 21. Finalizarea Raportului de audit. 22. Obinerea Raportului de audit aprobat de conducerea instituiei. 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat. D. Urmrirea Iniierea procesului de recomandrilor urmrire

Locul desfurrii

2 2 1 58 30 6 2

3 4

6 2 2 2

20

Aceast procedur asigur conducatorul compartimentului de audit public intern c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern i asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor , de ctre supervizor. Programul de audit este un document intern de lucru al compartimentului de audit , care se ntocmeste n baza Tematicii n detaliu . Cuprinde pe fiecare obiectiv aciunile concrete de efectuat precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

21

SECTIUNEA B Interventia la fata locului: - programul de interventie la fata locului; - analiza riscurilor; - tabel puncte tari si puncte slabe; - minuta sedintei de deschidere; - minuta reuniunii de conciliere; - minuta sedintei de inchidere;

22

PROGRAMUL DE INTERVENIE LA FAA LOCULUI

Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Nr . crt. I. Obiective Modul de alegere i aplicare a procedurilor de achiziie public Obiecte auditabile 1. Aplicarea procedurilor de achiziie public; 2. Elaborarea caietului de sarcini; 3. Existena informaiilor despre furnizor; 4. Transmiterea invitaiei de participare, n cazul cererii de ofert, la cel puin 5 furnizori; 5. Cunoaterea procedurilor de achiziie; 6. Selectarea celei mai bune oferte; 7. Formalizarea semnturilor; 8. Specificarea criteriului care va fi aplicat pentru atribuirea contractului n documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei. II. Cererile de 9. ntocmirea achiziii referatului de corespund cu necesitate pentru necesitile fiecare achiziie; reale, 10. ntocmirea unui justificate, program de achiziie; bugetare i programate Tipul testrii - Analiza procedurilor; interviul; - Examinarea caietului de sarcini; - Verificarea bazei de date; - Analiza dosarului de achiziie, verificarea ofertelor, verificarea invitaiilor; - Interviul personalul; cu Data:
Locul testrii Durat a testri i (h)

Auditor

Auditat

31

- Analiza procesului verbal de stabilire a ofertei ctigtoare; examinarea ofertelor; - Compararea semnturilor; - Analiza documentaiei.

Auditat - Verificarea achiziiilor, examinarea referatelor; - Examinarea programului, verificarea cantitilor i valorilor, compa23

30

Nr . crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Tipul testrii rarea cu bugetul aprobat; - Urmrirea nivelurilor ierarhice i compararea semnturilor; - Examinarea procedurilor, interviul cu personalul; - Examinarea programului de achiziie, compararea cu solicitrile, analiza fundamentrii; - Urmrirea nivelurilor ierarhice, compararea semnturilor; - Examinarea procedurilor;

Locul testrii

Durat a testri i (h)

Auditor

11. Aprobarea referatul necesitate;

de

12. Stabilirea responsabilitilor n ntocmirea programului de achiziie; 13. Stabilirea necesarului de aprovizionat;

14. Aprobarea Programului achiziii publice;

de

15. ntocmirea de proceduri privind modul de stabilire a necesarului; IV. Modul efectuare seleciei ofertelor de 16. Evaluarea a ofertelor;

17. Depunerea garaniei participare;

de

18. Intocmirea procesului verbal de deschidere a ofertelor; 19. Compatibilitatea comisiei; 20. Aplicarea unui

- Examinarea componenei comisiei, examinarea ofertelor, compararea ofertelor, analiza ofertelor; - Verificarea documentelor de depunere, analiza situaiei conturilor de disponibiliti, recalcularea garaniei; - Analiza dosarelor de achiziie, verificarea ofertelor depuse, examinarea procesului verbal; - Verificarea compatibilitilor, interviul cu personalul comisiei;
24

Auditat

30

Nr . crt.

Obiective

Obiecte auditabile tratament egal pentru toti ofertanii; 21. Depunerea ofertelor; 22. Clarificri solicitate de ofertani;

Tipul testrii - Analiza ofertelor, examinarea ofertelor stabilite ctigtoare, analiza documentaiilor; - Verificarea termenelor de depunere; - Analiza clarificrilor depuse, compararea cu rspunsurile transmise, verificarea transmiterii la toi participanii; - Examinarea comunicrii termenului limit de depunere a ofertelor, verificarea datelor de depunere a ofertelor; - Compararea coninutului ofertelor cu solicitrile i condiiile impuse de contractant; - Compararea dac toate ofertele depuse au fost evaluate; - Verificarea ofertelor, compararea cu procesul verbal de evaluare a ofertelor; - Analiza criteriilor de evaluare a ofertelor; - Examinarea necesitii aplicrii; - Examinarea cazurilor n care ofertele sunt superficiale; punerea de acord. - Examinarea criteriilor de stabilire a ofertei ctigtoare;
25

Locul testrii

Durat a testri i (h)

Auditor

23. Precizarea perioadei de depunere a ofertelor;

24. Conformitatea ofertelor;

25. Luarea considerare ofertelor; 26. Analiza ofertelor;

n a tuturor

27. Omogenitatea/ dispersia notrilor juriului; 28. Aplicarea accelerat a procedurii; 29. Solicitarea informaiilor complementare.

Atribuirea contractelor de achiziii i derularea

30. Stabilirea ctigtoare; 31. Publicarea

ofertei

Auditat

30

Nr . crt.

Obiective acestora

Obiecte auditabile anunului de atribuire a contractului; 32. Semnarea contractului achiziie; de

Tipul testrii - Examinarea modului de completare, urmrirea publicrii; - Examinarea conformitii, verificarea legalitii semnturilor; - Examinarea procesului verbal de adjudecare; - Urmrirea ofertei ctigtoare; - Verificarea transmiterii comunicrilor, examinarea coninutului comunicrilor. - Examinarea procedurilor; - Examinarea documentelor, analiza documentelor; - Observarea condiiilor; - Compararea contractului cu achiziiile; - Verificarea comisiei, examinarea documentelor de aprovizionat, compararea bunurilor achiziionate cu documentele; - Examinarea diferenelor; - Examinarea procedurilor; - Observarea fizic. - Examinarea malizrii documentelor; - Urmrirea
26

Locul testrii

Durat a testri i (h)

Auditor

33. ncheierea procesului verbal de adjudecare; 34. Respectarea ofertei ctigtoare; 35. Transmiterea comunicrilor privind rezultatele procedurii.

VI

Cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat

36. Procedurile prevd separarea sarcinilor; 37. ntocmirea documentelor justificative; 38. Accesul n depozit; 39. Concordana ntre contract i NIR; 40. Recepia bunurilor serviciilor achiziionate; i

Auditat

30

VII

nregistrarea achiziiilor n contabilitate

41. Soluionarea minusurilor sau plusurilor; 42. Exist proceduri privind efectuarea recepiilor; 43. Pstrarea produselor. 44. Exercitarea CFP; 45. Existena

for-

Auditat

30

Nr . crt.

Obiective

Obiecte auditabile procedurii privind circulaia facturii; 46. nregistrarea cronologic a facturilor; 47. Formalizarea certificrii; 48. Controlul plilor;

Tipul testrii procedurilor; - Compararea nregistrrilor cu documentele; - Examinarea documentelor; - Verificarea documentelor de plat; examinarea aprobrilor de plat; - Examinarea procedurilor; - Analiza documentelor de plat i ordonanrilor; - Examinarea procedurilor de lucru; - Verificarea aprobrii achiziiei; - Verificarea nregistrrilor - Examinarea OP, analiza datelor completate; - Garantarea operaiunilor; - Verificarea angajrii plii; - Analiza procedurilor; - Comparaia datelor din contabilitate cu cele existente la gestiuni.

Locul testrii

Durat a testri i (h)

Auditor

49. Separarea sarcinilor prin proceduri; 50. ntocmirea ordonanrii la plat; 51. Existena procedurilor de nregistrare; 52. Certificarea facturii; 53. Utilizarea conturilor corespunztoare; 54. ntocmirea documentelor de plat; 55. Utilizarea conturilor analitice; 56. Angajarea cheltuielii; 57. Stabilirea procedu-rilor pentru principalele operaii contabile; 58. Corespondena ntre evidena operativ i cea contabil.

Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza Programului de audit i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii i propun s le efectueze , respectiv testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la faa locului.
27

ANALIZA RISCURILOR

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri

C.I Control Intern 0,4

0 1. Categoriile principale de tranzactii din cadrul operatiunilor derulate in entitatea publica

1 1. Cheltuielile efectuate din fondurile bugetului propriu pentru operatiuni economice privind: cheltuieli de personal, cheltuieli materiale si servicii, cheltuieli de capital

2 3 R1 utilizarea creditelor 2 bugetare pentru cheltuieli care nu sunt strict legate de activitatea institutiei

V I.F Vulnera- Impact bilitate financiar 0,3 0,3 4 5 2 1

Total

Clasare risc

6 1,2

7 Mediu

R2 operatiunile nu sunt 1 inregistrate la valoarea lor reala 2. Identificarea riscurilor R3 operatiunile nu sunt 2 pentru fiecare categorie in concordanta cu legile si de operatiune economica. reglementarile relevante Verificarea tranzactiilor de valoare mare si care comporta un risc special.
28

0 1

1 2

0,7 1,7

Sczut Mediu

2. Cum sunt initiate astfel de tranzactii economice? (modalitatea de angajare a cheltuielilor)

1. Respectarea principiilor unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sanatos, in special al economiei si eficientei cheltuielilor. 2. Angajarea (proiectul de angajament legal si propunerea de angajare a cheltuielii) si ordonantarea cheltuielilor cu viza de control financiar preventiv. 3. Angajarea cheltuielilor in limita creditelor bugetare aprobate. Acoperirea angajamentelor legale prin angajamente bugetare corespunzatoare.

R4 inexistenta unei 1 evaluari care sa asigure faptul ca rezultatele obtinute sunt corespunzatoare resurselor utilizate R5 inexistenta vizei de 1 control financiar preventiv, in conditiile legii

0,7

Sczut

Sczut

R6 aprobarea unor 3 angajamente legale fara asigurarea ca au fost rezervate fondurile publice necesare platii acestora

2,7

Mare

3.

4. Inregistrarea in evidenta a cheltuielilor angajate a angajamentelor legale si bugetare. Inregistrari 1. Evidenta contabila a

R7 neinregistrarea in 1 evidenta contabila a angajamentelor legale si bugetare R8 neinregistrarea in 1

29

0,7

Sczut

0,4

Sczut

semnificative in activelor fixe corporale si contabilitate , necorporale documente justificative si conturi din situatiile 2. Contabilitatea activelor financiare curente (circulante) si a decontarilor cu tertii

evidenta contabila sintetica si analitica a tuturor activelor fixe, pe categorii si obiecte de evidenta R9 detinerea, cu orice 0 titlu de bunuri materiale si efectuarea de operatiuni economice fara a fi inregistrate in contabilitate. 0 1 0,3 Sczut

3. Evidenta elementelor din contul de rezultat patrimonial (cheltuieli, venituri si finantari)

R10 neorganizarea 1 contabilitatii sintetice si analitice a activelor circulante R11 neinregistrarea 3 cheltuielilor dupa natura si destinatia lor R12 evidenta contabila 0 eronata a veniturilor (neinregistrare pe grupe, natura si sursa) R13 neinregistrarea 0 platilor de casa si a cheltuielilor efective pe
30

0,4

Sczut

1 0

1 0

1,8 0

Mediu

subdiviziunile clasificatiei bugetare R14 neintocmirea documentelor justificative care constituie baza inregistrarilor in jurnale, fise, registre 4. Procesul de contabilitate si raportare financiara de la initierea tranzactiilor seminificative si a altor evenimente, pana la includerea in situatiile financiare 1. Situatiile financiare trimestriale si anuale ( bilant, cont de rezultat patrimonial, situatia fluxurilor de trezorerie, situatia modificarilor in structura activelor, anexe la situatiile financiare, contul de executie bugetara. 2. Respectarea principiilor si politicilor contabile 3. Informatiile prezentate in Notele explicative, anexe la bilantul contabil R15 neintocmirea 0 situatiilor financiare in conformitate cu prevederile legale R16 neefectuarea 0 inventarierii patrimoniului R17 inexistenta vizei 3 trezoreriei statului pe situatiile financiare R18 nerespectarea 1 principiilor contabile 0 0 0

0 1

0 1

0 1,8

Sczut Mediu

0 0

1 0

0,7 0

Sczut

R19 inexistenta 0 informatiilor privind fiecare element semnificativ din bilant 5. Existenta unui 1. Prelucrarea automata a R20 inexistenta unui 1
31

1,3

Mediu

soft pentru derularea aplicatiilor contabile, daca registrele contabile se fac pe format electronic

datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice. 2. Existenta unui manual de lucru al softului contabil utilizat 3. Existenta prevederilor si/sau nominalizarilor privind persoanele care aproba efectuarea modificarilor din softul contabil

program informatic pentru activitatea financiarcontabila

R21 inexistenta unui 3 manual de lucru pentru softul utilizat R22 inexistenta unui 1 regulament intern prin care sa se stabileasca responsabilitatile personalului cu privire la utilizarea sistemului informatic R23 necomunicarea prin 0 documente scrise (regulament intern, fisa postului) a sarcinilor fiecarui salariat angajat in activitatea financiarcontabila R24
32

1,8

Mediu

1,3

Mediu

6. Instruirea personalului in legatura cu noul plan de conturi si instructiunile de aplicare a acestuia

1. Stabilirea clara a responsabilitatilor prin proceduri scrise pentru personalul cu atributii financiar-contabile, in conformitate cu cerintele noului plan de conturi

neinstruirea 1

0,7

Sczut

personalului in legatura cu noul plan de conturi 2. Transpunerea R25 transpunerea eronata 1 1 1 1 Sczut soldurilor conturilor din a soldurilor conturilor din balanta de verificare la balanta de verificare la 31.12.2006 in noul plan 31.12.2006 in noul plan de de conturi general conturi 7. Recomandari Se recomnda: - utilizarea creditelor bugetare pentru achiziiile publice strict necesare; de imbunatatire - o atenie sporit asupra nregistrrilor facute de compartimentul financiar contabil a sistemului - achiziia unui program informatic mai performant; contabil - pregatirea personalului in vederea utilizrii noului program.

33

TABEL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE Domeniul 0 1. Categoriile principale de tranzactii din cadrul operatiunilor derulate in entitatea publica Obiecte auditabile Riscuri T/S 1 2 3 1. Cheltuielile R1 utilizarea creditelor S efectuate din bugetare pentru cheltuieli fondurile care nu sunt strict legate de bugetului propriu activitatea institutiei pentru operatiuni economice privind: cheltuieli de personal, cheltuieli materiale si servicii, cheltuieli de capital 2. Identificarea riscurilor pentru fiecare categorie de operatiune economica. Verificarea R2 operatiunile nu sunt T inregistrate la valoarea lor reala R3 operatiunile nu sunt in S
34

Opinie Consecinte 4 -efectuarea unor cheltuieli neoportune, nerespectarea prevederilor bugetare

Gradul de incredere 5 -risc mediu,grad mic de incredere,rezulta punct slab

-imagine clara -risc sczut, grad mare de asupra incredere,rezulta punct patrimoniului tare -nerespectarea -risc mediu,grad mic de incredere,rezulta punct

2. Cum sunt initiate astfel de tranzactii economice? (modalitatea de angajare a cheltuielilor)

tranzactiilor de valoare mare si care comporta un risc special. 1. Respectarea principiilor unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sanatos, in special al economiei si eficientei cheltuielilor. 2. Angajarea (proiectul de angajament legal si propunerea de angajare a cheltuielii) si ordonantarea cheltuielilor cu viza de control financiar preventiv. 3. Angajarea cheltuielilor in limita creditelor bugetare aprobate.

concordanta cu legile si reglementarile relevante R4 inexistenta unei T evaluari care sa asigure faptul ca rezultatele obtinute sunt corespunzatoare resurselor utilizate

prevederilor legale

slab

-efectuarea unor -risc sczut,grad mare de cheltuieli care incredere,rezulta punct corespund tare cerintelor

R5 inexistenta vizei de T control financiar preventiv, in conditiile legii

-existenta controlului intern

-risc mic, grad mare de incredere,rezult punct tare

R6 aprobarea unor T angajamente legale fara asigurarea ca au fost

35

-existenta controlului intern

-risc mic, grad mare de ncredere, rezult punct tare

Acoperirea angajamentelor legale prin angajamente bugetare corespunzatoare. 4. Inregistrarea in evidenta a cheltuielilor angajate a angajamentelor legale si bugetare. 3. Inregistrari semnificative in contabilitate , documente justificative si conturi din situatiile financiare 1. Evidenta contabila a activelor fixe corporale si necorporale

rezervate fondurile publice necesare platii acestora

-risc mic ,grad mare de incredere,rezulta punct tare R7 neanregistrarea in T evidenta contabila a angajamentelor legale si bugetare R8 neanregistrarea in T evidenta contabila sintetica si analitica a tuturor activelor fixe, pe categorii si obiecte de evidenta -respectarea prevederilor legale -evidenta -risc mic, grad mare de contabila corecta ncredere,rezult punct tare

2. Contabilitatea activelor curente (circulante) si a decontarilor cu tertii

R9 detinerea, cu orice T titlu de bunuri materiale si efectuarea de operatiuni economice fara a fi inregistrate in contabilitate.

-respetarea prevederilor legale

-risc mic, grad mare de incredere,rezult punct tare -risc mic,grad mare de incredere,rezulta punct

36

R10 neorganizarea T contabilitatii sintetice si 3. Evidenta analitice a activelor elementelor din circulante contul de rezultat patrimonial R11 neinregistrarea S (cheltuieli, venituri cheltuielilor dupa natura si si finantari) destinatia lor

respectarea tare prevederilor legale -risc mediu,grad mediu de incredere,rezulta punct slab -nerespectarea prevederilor legale -nu este cazul

R12 evidenta contabila eronata a veniturilor (neinregistrare pe grupe, natura si sursa) R13 neinregistrarea platilor de casa si a cheltuielilor efective pe subdiviziunile clasificatiei bugetare R14 neintocmirea documentelor justificative care constituie baza inregistrarilor in jurnale, fise, registre R15 neintocmirea situatiilor financiare in
37

- nu este cazul - nu este cazul

4. Procesul de 1. Situatiile contabilitate si financiare

- nu este cazul

raportare financiara de la initierea tranzactiilor seminificative si a altor evenimente, pana la includerea in situatiile financiare

trimestriale si anuale ( bilant, cont de rezultat patrimonial, situatia fluxurilor de trezorerie, situatia modificarilor in structura activelor, anexe la situatiile financiare, contul de executie bugetara.

conformitate cu prevederile legale R16 neefectuarea inventarierii patrimoniului R17 inexistenta vizei S trezoreriei statului pe situatiile financiare -nerespectarea prevederilor legale - nu este cazul

-risc mediu,grad mediu de incredere,rezulta punct slab

R18 nerespectarea T principiilor contabile 2. Respectarea principiilor si politicilor contabile 3. Informatiile prezentate in Notele explicative, anexe la bilantul contabil

-respectarea prevederilor legale

-risc mic, grad mare de incredere,rezulta punct tare

R19 inexistenta informatiilor privind fiecare element semnificativ din bilant

- nu este cazul

38

5. Existenta unui soft pentru derularea aplicatiilor contabile, daca registrele contabile se fac pe format electronic

1. Prelucrarea automata a datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

R20 inexistenta unui S program informatic pentru activitatea financiarcontabila

-posibilitatea -risc mediu,grad mediu de aparitiei unor incredere,rezulta punct inexactitati in slab inregistrarile contabile

R21 inexistenta unui S manual de lucru pentru softul utilizat

2. Existenta unui manual de lucru al softului contabil R22 inexistenta unui S utilizat regulament intern prin care sa se stabileasca 3. Existenta responsabilitatile prevederilor si/sau personalului cu privire la nominalizarilor utilizarea sistemului privind persoanele informatic care aproba efectuarea modificarilor din softul contabil 6. Instruirea 1. Stabilirea clara a R23 necomunicarea prin personalului in responsabilitatilor documente scrise
39

-nerespectarea prevederilor legale

-risc mediu,grad mediu de incredere,rezulta punct slab

- neresponsabili- -risc mediu,grad mediu de incredere,rezulta punct zarea personalului cu slab privire la utilizarea sistemului informatic

- nu este cazul

legatura cu noul plan de conturi si instructiunile de aplicare a acestuia

prin proceduri scrise pentru personalul cu atributii financiarcontabile, in conformitate cu cerintele noului plan de conturi 2. Transpunerea soldurilor conturilor din balanta de verificare la 31.12.2005 in noul plan de conturi general

(regulament intern, fisa postului) a sarcinilor fiecarui salariat angajat in activitatea financiarcontabila R24 neinstruirea T personalului in legatura cu noul plan de conturi R25 transpunerea eronata S a soldurilor conturilor din balanta de verificare la 31.12.2006 in noul plan de conturi

functionarea -risc sczut,grad mare de controlului incredere,rezulta punct intern tare -imagine corect -risc sczut,grad mare de asupra ncredere,rezulta punct patrimoniului tare unitatii

40

Ministerul Muncii Solidaritatii Sociale si Familiei D.M.S.S.F.. a Judeului Constanta Compartimentul de Audit Intern

MINUTA EDINTEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Achiziii publice Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit:

Data:

Lista participanilor:
Numele Funcia Director ex adj Inspector principal auditor referent Referent Direcia/ Serviciul Fin-cont, res umane Comp asistenta sociala Audit intern Financiar-contabilitate Financiar-contabilitate Semntura

B. Stenograma edinei:

- s-a prezentat specificul activitii de audit intern, din care rezulta semnificaia i importana auditului intern pentru institutie; - s-a prezentat Programui interveniei la faa locului , obiectivele auditabile care vor fi avute n vedere, dup analiza de risc efectuat. S-a solicitat prerea auditailor cu privire la obiectivele formulate si s-au fcut remarci c acestea n general, reprezint zone cu risc; - s-au stabilit persoanele pe care auditorul le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru interviuri. A fost stabilit un program al ntlnirilor i s-a discutat despre timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - s-a convenit asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea necesitii unor edine intermediare n cursul auditului, informarea sistematic asupra constatrilor, stabilirea datei Reuniunii de nchidere, inclusiv lista participanilor; - s-a stabilit modalitatea de redactare a Raportului de audit i a distribuirii acestuia. Recomandrile formulate ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii recomandrilor i a persoanelor rspunztoare cu implementarea acestora.

41

Se efectueaz edina de deschidere cu reprezentanii structurii auditate pentru a se discuta scopul auditului,obiectivele urmrite i modalitile de lucru privind auditul. edina de deschidere servete ca ntlnire de nceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a edinei de deschidere va cuprinde; - prezentarea auditorilor ; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit ; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificarilor ; - prezentarea n detaliu a tematicii ; - acceptarea calendarului ntlnirilor ; - analiza i acceptul cartei auditorului ; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii.

MINUTA EDINEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data: 25. 09 .2007

A. Meniuni generale Lista participanilor:

Numele Funcia Director ex adj Inspector principal auditor Referent superior Referent Direcia/ Serviciul Fin-cont, res umane Comp asistenta sociala Audit intern Financiar-contabilitate Financiar-contabilitate Semntura

42

B. Stenograma edinei Constatrile din proiectul de Raport de audit intern transmis structurii auditate n urm cu 10 zile au fost examinate, dup care au fost rediscutate n cadrul edinei. Pentru concluziile si recomandarile mentionate, structura auditat a avut puncte de vedere si a precizat problemele ntlnite. S-a ajuns la un consens in vederea eliminarii acestora.

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data: 16. 09 .2007

A. Meniuni generale Lista participanilor:

Numele Funcia Director ex adj Inspector principal auditor Referent superior Referent Direcia/ Serviciul Fin-cont, res umane Comp asistenta sociala Audit intern Financiar-contabilitate Financiar-contabilitate Semntura

B. Stenograma edinei: Auditorul a prezentat obiectivele auditate si constatrile; au fost discutate concluziile si recomandarile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea aspectelor retinute precum si modalitatea de rezolvare a acestora. Structura auditata, nu a formulat obiecii asupra constatrilor efectuate, iar recomandarile au fost nsuite si au fost convenite termene pentru implementarea recomandrilor i persoanele rspunztoare, n conformitate cu Planul de aciune i calendarul implementrii recomandrilor anexat la prezenta minut.
43

Permite prezentarea ctre entitatea auditat a opiniei auditorului, a recomandrilor finale din Proiectul raportului de audit public intern. Premise : - s se asigure c Proiectul raportului de audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant ( este usor de nteles, evident, nu permite interpretari, nu este partinitor) ; - fiecare constatare trebuie s aib la baz documente doveditoare i s fac trimiteri la textul legal incident; - aspectele semnalate s ajute conducerea structurii auditate n luarea deciziilor manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.

44

SECTIUNEA C Raportul de audit public intern. - instiintare; - raport de audit intern; - fisa de evaluare a misiunii de audit inter; - fisa de urmarire a recomandarilor; - planul de actiune si calendarul implementarii recomandarilor; - chestionar - lista de verificare - program de achizitie publica anul 2006 ; - program de achizitie publica anul 2007.

45

Instiintare DIRECTIA DE MUNCA SI PROTECTIE SOCIALA CONSTANTA COMPARTIMENT AUDIT INTERN NR 10874/11.07.2008
Am primit un exemplar,

CATRE,

D.M.S.S.F. a Judeului Constanta

Va naintm alturat Proiectul de raport de audit public intern privind misiunea de audit Activitatea de achizitii publice efectuat n cadrul

DMSSF Constanta in perioada 01.06.2007- 31.03.2008.

Urmeaz s prezentai n scris dac avei sau nu obieciuni asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor formulate.

Auditor public intern,

46

Ministerul Muncii Solidaritatii Sociale si Familiei D.M.S.S.F. a Judeului Constanta Compartimentul de Audit Intern
Nr.2768/25.04.2007 Vizat, DIRECTOR EXECUTIV RAPORT DE AUDIT INTERN MISIUNEA DE AUDIT: Activitatea de achizitii publice efectuata in

cadrul DMSSF Constanta

STRUCTURA AUDITAT:D.M.S.S.F.Constanta
I. DATE DE IDENTIFICARE A MISIUNII DE AUDIT Echipa de auditare: Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 1663/05.03.2007 Baza legal a aciunii de auditare: - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; - O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice generale de exercitare a auditului public intern modificate si completate prin O.M.F.P. nr 423-2004, - Normele metodologice proprii/2003 ale MMSSF, - Precizarile din adresa nr 50.028/21.02.2007 a Directiei Audit Public Intern din cadrul M.M.S.S.F. Durata aciunii de auditare: 05.03.2008 - 30.04.2008. Perioada supus auditrii: 01.06.2007 - 31.03.2008. Scopul aciunii de auditare: a constat n a da asigurri c: - achiziiile publice sunt corect efectuate i contabilizate; - existena i funcionalitatea sistemului de control intern. Obiectivele misiunii de audit: - Modul de alegere i aplicarea procedurilor de achiziie public; - Dac cererile de achiziii corespund cu necesitile reale, justificate,
47

bugetare i programate; Modul de lansare a invitaiilor de participare la licitaie ; Modul de efectuare a seleciei ofertelor; Atribuirea contractelor de achiziii i derularea acestora; Cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; nregistrarea achiziiilor n contabilitate.

Tipul de auditare: Audit de conformitate. Metode i tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurrii validrii, confirmrii i acurateei nregistrrilor n contabilitate. Tehnici de verificare utilizate au fost: - comparaia pentru sumele aprobate la plat i sumele pltite; - examinarea pentru detectarea erorilor n completarea documentelor de plat; - garantarea pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate n contabilitate cu documentele justificative; - urmrirea pentru a se vedea dac toate tranzaciile inregistrate au fost efectuate; b) interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza ntocmirii documentelor i efectuarea plilor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: chestionarele - listele de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documente i materiale examinate n cadrul compartimentului financiar-contabilitate: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru perioada 01.06.2007 31.03.2008. - programele de achiziie ntocmite i aprobate; - contractele de achiziie public ncheiate i documentaia - aferent care a stat la baza ntocmirii lor; - angajamentele bugetare, legale (globale i individuale); - foi de vrsmnt, ordine de plat, ordonanri de plat; - note contabile, bugetele aprobate, jurnalele de contabilitate - jurnale de conturi, jurnale de cas, balane de verificare. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: - foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;

48

liste de verificare pe obiective; fie de identificare i analiz a riscurilor; documente de lucru; tabelele punctelor tari i slabe, tematica n detaliu a obiectelor auditabile; - programul de audit, programul interveniei la faa locului; - chestionare/liste de verificare; - rapoarte preliminare i rapoarte finale de audit intern, minutele edinelor de deschidere, nchidere, conciliere etc. Organizarea compartimentului financiar-contabilitate: compartimentul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 8 salariai, din care, un salariat a fost in concediu pentru crestere copil, Organizarea i funcionarea compartimentului a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul compartimentului financiarcontabilitate: - ntocmirea proiectului de buget i urmrirea execuiei; - ntocmirea necesarului de credite i repartizarea acestora; - organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv; - organizarea i conducerea evidenei contabile; - ntocmirea raportrilor lunare, trimestriale, semestriale i anuale; - ncasarea i evidena veniturilor; - verificarea i decontarea cheltuielilor; - alte activiti financiare i contabile. - stabilirea necesarului de achiziii publice; - efectuarea licitaiilor; - ncheierea contractelor de achiziie; - urmrirea executrii contractelor de achiziii.

49

III. CONSTATRI 2.1. Modul de alegere i aplicare a procedurilor de achiziie public 2.1.1. Aplicarea procedurilor de achiziie public Dup ntocmirea i aprobarea programului de achiziii publice s-au stabilit procedurile pentru atribuirea contractelor de achiziii publice n funcie de valoarea estimat fr TVA i s-au fcut anunurile prevzute de cadrul normativ. Pentru produsele articole de papetrie, formulare, imprimate, produse pentru curenie, consumabile pentru fax i copiatoare precum si pentru produsele i prestrile de servicii a cror valoare estimat fr TVA, cumulat pe ntreg anul 2006 sau 2007 , nu depeste 2000 EURO/2006 sau 5000EURO/2007, s-a procedat la cumprarea directa. Pentru celelalte produse i prestri servicii a cror valoare estimat cumulat pe ntreg anul 2006 sau 2007 este cuprins ntre 2.000/2006 sau 5000/2007 - 40.0000 EURO fr TVA, s-a aplicat procedura prin cerere de ofert, iar n cazul furnizorilor unici (distribuie energie, ap potabil, telefonie etc.) s-a procedat la atribuirea direct a contractelor de achiziie public. 2.1.2. Elaborarea caietului de sarcini In coninutul caietelor de sarcini s-au prevzut cerinele minime obligatorii pe care s le ndeplineasc ofertele, specificaiile tehnice, criteriile de evaluare a ofertelor, optndu-se pentru criteriul preul cel mai sczut. 2.2. Cererile de achiziii corespund cu necesitile reale, justificate, bugetare i programate 2.2.1.ntocmirea referatului de necesitate pentru fiecare achiziie
Achizitiile de produse si prestari servicii au fost efectuate in baza referatelor de necesitate intocmite de compartimentele functionale, in concordanta cu programul de achizitii si cu resursele bugetare.

2.2.2. ntocmirea Programului de achiziie Pentru ntocmirea programului de achiziie au fost solicitate de la fiecare compartiment propuneri privind materialele necesare pentru desfurarea n bune condiii a activitii. Propunerea a fost nsoit de un referat prin care s-a justificat solicitarea.
50

Propunerea primit a fost analizat i n baza acesteia a fost elaborat programul de achiziii, att cantitativ, ct i valoric. Necesarul valoric de achiziii materiale i prestri servicii stabilit prin program, a fost comunicat la compartimentul financiar-contabilitate, care a inut cont de acesta la ntocmirea proiectului de buget. Astfel, in anul 2006 si trim I 2007, asadar, inclusiv in perioada auditata, achizitiile realizate s-au incadrat din punct de vedere valoric si cantitativ, in cuantumurile programate, atat prin programul de achizitii, cat si prin fila de buget.( a se vedea anexele nr 1-5). 2.3. Modul de efectuare a seleciei ofertelor 2.3.1. Evaluarea ofertelor in cazul cererii de oferte In cazul aplicrii procedurii de cerere de ofert n vederea achiziionrii de produse i prestri de servicii au fost transmise invitaii de participare la cel puin 5/2006 sau 3/2007 furnizori, unde au fost cuprinse elemente de identificare a produsului, data limit pentru depunerea ofertelor, descrierea serviciilor ce urmeaz a fi prestate. Pentru atribuirea contractelor de achiziii publice prin procedura cerere de ofert, a fost constituit prin decizie o comisie de evaluare a ofertelor. La primirea ofertelor, comisia de evaluare a procedat la deschiderea acestora respectndu-se data prevzut n anunul de participare i, n urma analizei, s-a ntocmit proces verbal. Dup deschiderea ofertelor, comisia a verificat coninutul acestora privind concordana ofertelor cu cerinele solicitate prin cererea de ofert, n toate cazurile au fost ntocmite hotrri ale comisiei de evaluare, unde au fost nominalizai ofertanii calificai, ct i cei desemnai ctigtori n urma aplicarii procedurii . Dup evaluarea ofertelor depuse de ofertani comisia a stabilit ctigtoare oferta care a ndeplinit criteriul preul cel mai sczut. S-a ntocmit i transmis n termen de 2 zile de la stabilirea ofertei ctigtoare, fiecrui participant la selectie, cte o comunicare prin care i s-a comunicat dac a ctigat sau pierdut selectia. 2.4.Atribuirea contractelor de achiziii i derularea acestora 2.4.1. ncheierea contractului de achiziie Dup stabilirea ofertei castigatoare de catre comisia de evaluare, s-a procedat la ncheierea contractelor de achiziie public. In perioada auditata s-au incheiat un numar de 4 contrracte de achizitii produse si servicii pentru achizitionarea de calculatoare, mobilier si servicii internet.

51

Contractele de achiziie public ncheiate au fost semnate de ctre prile contractante, au fost vizate de ctre reprezentantul compartimentului de specialitate i salariatul din cadrul compartimentului juridic. Din compararea ofertelor stabilite ctigtoare prin hotrrile comisiei de evaluare a ofertelor, s-a constatat ca preurile prevzute n aceste documente corespund cu cele cuprinse n contractele de achiziie public ncheiate cu furnizorii de produse i prestatorii de servicii. n cuprinsul acestora s-au menionat termenele de livrare i de plat a produselor i serviciilor ce urmeaz a fi achiziionate/prestate. La nivelul compartimentului financiar-contabilitate, contractele de achiziii publice, de produse i prestri servicii, s-au evideniate ntr-un registru special ntocmit n acest sens: 2.5. Cheltuielile efectuate corespund unui serviciu efectuat 2.5.1. Cheltuielile efectuate corespund unui serviciu efectuat In perioada auditata D.M.S.S.F. Constanta a solicitat credite bugetare pentru achizitii publice, in suma totala de 203.180 lei, din care - 66.980 lei pentru cheltuieli de capital, - 136.200 lei pentru bunuri si servicii. Creditele alocate au fost utilizate pentru, - procurarea de bunuri si servicii, prin achizitie directa, in suma de 69.723 lei, - procurarea de mijloace fixe, bunuri si servicii, prin cerere de oferta, in suma de 76.977 lei ( a se vedea anexa nr 6). Bunurile achizitionate au fost decontate si receptionate in termenul legal, fiind utilizate conform scopului programat. Suma totala privind achizitiile publice, decontata din credite bugetare, in perioada auditata a fost de 203.069 lei. Diferenta in suma de 111 lei dintre creditele acordate si platile efectuate, a fost retrasa de catre Trezoreria Constanta la data de 31.12.2006( a se vedea anexa nr 6). Creditele acordate au fost utilizate eficient, prin procedura aplicata si prin criteriul de atribuire utilizat, s-au selectat cele mai avantajoase preturi si tarife. Prin utilizarea bunurilor achizitionate ( calculatoare, imprinente, licente soft, cursuri ECDL etc) s-a eficientizat intreaga activitate a institutiei, ridicanduse nivelul si conditiile de lucru a functionarului public.

52

2.5.2. ntocmirea documentelor justificative Evidena produselor achiziionate a fost condus pe baza fielor de magazie pe produse i preuri n cadrul compartimentului financiar contabilitate. Contractele de achiziii publice au fost ncheiate n funcie de cheltuielile aprobate prin buget i creditele deschise n acest sens. Pentru fiecare contract atribuit a fost intocmit dosarul achizitiei publice. 2.6. nregistrarea achiziiilor publice Bunurile achizitionate in perioada auditata au fost receptionate si inregistrate in evidenta contabila a institutiei, in termenul legal, in baza documentelor justificative. n cadrul misiunii de audit, la o serie de produse cu rulaj mai mare, s-a procedat la verificarea achiziionrii reale prin confruntarea evidenei tehnico-operative cu cea contabil, dar i prin observarea fizic a existenei acestora.

III. CONCLUZII SI RECOMANDARI Luata in ansamblu, activitatea privind achizitiile publice de produse si servicii a D.M.S.S.F.Constanta s-a desfasurat, in perioada auditata, in conditii de conformitate si eficienta; Atributiile privind achizitiile publice au fost repartizate prin fisa postului unui salariat din cadrul compartimentului financiar contabilitate. Din lipsa de personal ( un salariat din cadrul compartimentului se afla in concediu pentru crestere copil), nu s-a infiintat un campartiment intern specializat in atribuirea contractelor de achizitii publice. Intrucat aceasta activitate este ampla si importanta pentru instituie, se recomanda infiintarea acestui compartiment intern specializat in vederea respectarii prevederilor pct II 2.3 din Planul de actiune pentru implementarea Strategiei de reforma a sistemului achizitiilor publice, cuprins in anexa nr 2 la Hotararea Guvernului nr 901/2005 si aprofundarea prevederilor noii legislatii de catre persoanele implicate. Referitor la prevederile Ordinului ministrului finantelor publice nr 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern, cu modificarile si completarile ulterioare, la nivelul institutiei functioneaza Comisia privind controlul managerial/control intern, s-au intocmit proceduri scrise inclusiv pentru activitatea de achizitii publice dar intr-o forma

53

simpla. Se recomanda revizuirea acestei activitati, refacerea procedurilor scrise pentru toate activitatile privind achizitiile publice si intarirea rolului controlului intern. In vederea aprofundarii cunostintelor, legislatiei si practicii in domeniu, se recomanda efectuareea de cursuri de pregatire profesionala pentru achizitii publice a persoanelor implicate in aceasta activitate, inclusiv a persoanelor care acorda viza CFP. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii recomandrilor i s raporteze pana la data de 30.06.2008, stadiul de implementare al acestora. Prezentul raport de audit public intern s-a intocmit in baza listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a programului de audit si a celor de interventie la fata locului, a constatarilor efectuate in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor. Constatarile efectuate au la baza documente de lucru intocmite pe care se sprijina sustinerile. Raportul de audit inern s-a intocmit in doua exemplare inregistrate sub nr.2768/25.04.2007 care se arhiveaza la compartimentul audit intern din cadrul inatitutiei . Auditor public intern,

54

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT

Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata de DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Auditor evaluat: Luat la cunotin: ntocmit: Director ezecutiv adjunct, Data: Nr. Obiectiv auditat crt 1 Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2 Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3 Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4 Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5 Obiectivele de audit stabilite au fost n concordan cu activitile desfurate 6 Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7 S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8 Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la faa locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9 A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10 Cum evaluai n general misiunea de audit 11 Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12 In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme 13 A existat o bun comunicare ntre auditor i 1 2 Note 3 4 5 X X X X X X X X X X X X X Observaii

55

Nr. crt 14 15 16 17 18 19

Obiectiv auditat

Note 3

Observaii

auditat Auditorul au avut un comportament adecvat X i profesional Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit? Descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult. Claritatea recomandrilor; Conduita auditorului; Calitatea discuiilor. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit? Descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin. ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu totdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate? Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit? Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor. Alte comentarii Consider necesar opinia auditorilor asupra viitoarelor proceduri privind achiziiile publice, nainte de aprobarea acestora.

56

CHESTIONAR - LISTA DE VERIFICARE

Misiunea de audit: Activitatea de achizitii publice efectuata in cadrul DMSSF Constanta Perioada auditat: 01.06.2007 31.03.2008 Intocmit: Data: 03 .2008

Obiectiv I.

Modul de alegere i aplicare a procedurilor de achiziie public ACTIVITATEA DE AUDIT DA X X X X X X X X X NU Auditoru l

Verificai dac exist proceduri scrise Verificai dac procedurile asigur separarea sarcinilor Verificai dac procedurile asigur i stabilesc responsabilitile Verificai dac procedura de achiziie public este corect aleas Verificai dac n documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei s-a specificat criteriul ce va fi aplicat pentru atribuirea contractului Verificai dac s-a precizat cuantumul garaniei de participare Verificai dac garania de participare a fost depus n toate cazurile Verificai dac s-a elaborat caiet de sarcini Verificai dac caietul de sarcini cuprinde specificaii tehnice Verificai dac specificaiile tehnice cuprind caracteristici legate de nivelul calitativ, tehnic, performana, sigurana, dimensiuni, terminologie, simboluri, teste, ambalare, etichetare, marcare etc. Verificai condiiile aplicrii procedurii prin cerere de ofert Verificai respectarea condiiilor privind achiziia direct Verificai dac se cunosc procedurile de achiziie Verificai criteriile de selecie la procedura cerere de ofert Verificai dac la procedura prin cerere de ofert exist informaii despre furnizori Verificai stabilirea preului de achiziie la fiecare procedur

X X X X X X

57

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Auditoru l

Verificai dac ofertanii acceptai au fost eligibili X Verificai dac exist un exemplar a documentaiei X ofertelor Obiectiv II. Cererile de achiziii corespund cu necesitile reale, justificate, bugetare i programate ACTIVITATEA DE AUDIT Verificai dac exist proceduri scrise Verificai dac procedurile asigur separarea sarcinilor Verificai dac procedurile asigur i stabilesc responsabilitile Verificai dac exista un necesar de aprovizionat Verificai dac exista Program de achiziie Verificai dac Programul de achiziie este fundamentat Verificai dac Programul de achiziii este corelat cu bugetul aprobat Verificai dac programul de achiziii esta aprobat Verificai dac Programul de achiziii prevede bunurile de achiziionat i cantitile necesare Verificai dac necesarul de achiziii corespunde cu necesitile reale Verificai dac Programul de achiziie este respectat Verificai dac bunurile achiziionate sunt cuprinse n Programul de achiziii Obiectiv IV. Modul de efectuare a seleciei ofertelor ACTIVITATEA DE AUDIT Verificai dac exist proceduri scrise Verificai dac procedurile asigur separarea sarcinilor Verificai dac procedurile asigur i stabilesc responsabilitile Verificai dac exist documentaie pentru elaborarea i prezentarea ofertei Verificai dac este numit comisia pentru evaluarea ofertelor Verificai competena comisiei numite
58

DA X X X X X X X X X X X X

NU

Auditori i

DA X X X X X X

NU

Auditori i

Verificai dac compatibilitatea membrilor comisiei Verificai dac toate ofertele analizate au fost depuse Verificai dac ofertele au fost depuse n termen Verificai dac erau necesare informaii complementare i dac acestea au fost solicitate Verificai dac modificrile n prezentarea ofertelor au fost transmise la toi ofertanii

X X X X

Nu a fost cazul Verificai dac toate ofertele sunt conforme X Verificai dac s-a ntocmit proces verbal de deschidere X a ofertelor Verificai dac procesul verbal este ntocmit X corespunztor Verificai omogenitatea notrilor X Verificai modul de acordare a punctajelor X Verificai modul de evaluare i stabilire a ofertelor X ctigtoare Verificai dac ofertele au fost deschise la data i locul X indicate n anunul de participare 1. Obiectiv V. Atribuirea contractelor de achiziii i derularea acestora ACTIVITATEA DE AUDIT Verificai dac exist proceduri scrise Verificai dac procedurile asigur separarea sarcinilor Verificai dac procedurile asigur i stabilesc responsabilitile Verificai dac la selectare s-au aplicat criteriile privind capacitatea tehnic i economico-financiar Verificai dac la procedura prin cerere de oferta s-au transmis invitaii la cel puin 5 furnizori, prestatori sau executani Verificai dac la procedura prin cerere de ofert dac nu au fost depuse dou oferte s-a reluat procedura DA X X X X X NU Auditori i

Nu a fost cazul Verificai dac s-a fcut cunoscut furnizorilor X informaii referitoare la documentele pe care s le prezinte, numrul de candidai ce se vor selecta i dac aceste informaii sunt cuprinse n anunul (invitaia) de participare Verificai dac s-a utilizat criteriul ofertei cea mai X
59

ACTIVITATEA DE AUDIT avantajoas i preul cel mai sczut Verificai dac oferta cea mai bun a fost stabilit ctigtoare Verificai dac s-a ntocmit proces verbal de adjudecare Verificai dac procesul verbal este ntocmit corespunztor Verificai dac s-a respectat oferta ctigtoare Verificai dac s-au fcut discriminri ntre ofertani Verificai dac s-au transmis comunicri privind stabilirea ofertei ctigtoare Verificai dac comunicrile au fost transmise n termen Verificai dac contractul de achiziie este ncheiat n termen Verificai dac ofertantul stabilit ctigtor nu s-a prezentat pentru ncheierea contractului, autoritatea contractant a invitat ofertanii n ordinea descresctoare Verificai dac s-a constituit dosarul achiziiei publice Verificai dac dosarul achiziiei este complet i pstrat pe toat durata achiziiei Verificai dac s-a ncheiat contract de achiziie Verificai dac contractul de achiziie este ntocmit corespunztor Verificai dac contractele au fost fracionate Verificai dac contractul este semnat i nregistrat Obiectiv VI.

DA X X X X

NU

Auditori i

X X X X Nu a fost cazul X X X X X X

Cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat ACTIVITATEA DE AUDIT DA X X X X X X X X NU Auditori i

Verificai dac exista proceduri scrise Verificai dac procedurile asigura separarea sarcinilor Verificai dac procedurile asigur i stabilesc responsabilitile Verificai dac bunurile au fost achiziionate Verificai dac bunurile au fost recepionate Verificai dac bunurile corespund cantitativ i calitativ Verificai dac s-au ntocmit documentele justificative Verificai concordanta ntre contract i bunurile
60

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU X

Auditori i

achiziionate Verificai dac stocurile sunt supra sau subdimensionate Verificai modul de pstrare al bunurilor X Verificai modul se asigurare al siguranei depozitrii X Obiectiv VII. nregistrarea achiziiilor n contabilitate ACTIVITATEA DE AUDIT Verificai dac exista proceduri scrise Verificai dac procedurile asigura separarea sarcinilor Verificai dac procedurile asigur i stabilesc responsabilitile Verificai dac cheltuiala a fost angajat Verificai dac cheltuiala a fost ordonanat Verificai existena disponibilului Verificai existena creditelor deschise Verificai dac se exercit controlul financiar preventiv Verificai dac cheltuielile sunt corect contabilizate Verificai dac exista procedura privind circuitul facturii Verificai dac factura este aprobat prin bun de plat Verificai dac factura este nregistrat cronologic i n perioada la care se refer Verificai dac sunt utilizate conturile corespunztoare Verificai aprobarea de plata cu bunurile recepionate Verificai dac sunt utilizate conturile analitice Verificai corespondena ntre evidena operativ i cea contabil Verificai nregistrarea n contabilitate a bunurilor Verificai ntocmirea documentelor de plat Verificai dac suma pltit corespunde cu suma aprobat Verificai dac plata corespunde cu bunurile recepionate Verificai dac procedurile cuprind principalele operaiuni contabile privind achiziia i plata DA X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

NU

Auditori i

61

ROMNIA MINISTERUL MUNCII, SOLIDARITATII SOCIALE SI FAMILIEI DIRECIA DE MUNCA, SOLIDARITATE SOCIALA SI FAMILIE A JUDEULUI CONSTANTA

Se aproba. Director executiv,

PROGRAM DE ACHIZITIE PUBLICA ANUL 2007

Nr.crt. 1. Denumire articol FURNITURI BIROU procedura achiz. procurare directa U/M Cantitat e Valoare totala 27180.00

ace gamalie afise A2 doua culori agrafe birou ascutitori bibliorafturi balk ink HPN cartus canon cartus HP cartus lexmark cartus minolta cartuse alte tipuri cat 16 1/2 CD corector color ink creioane cuteer dischete dosare de incopciat dosare simple dosare cu sina dosare medicale dosare PVC felicitari iarna folii transparente hartie A1 cart hartie A3 hartie A4 indigo lipici mape cu buton

buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc top top buc buc buc

42 120 52 12 20 7 6 4 11 3 4 4 150 17 1 157 5 310 900 1050 1000 32 570 125 1225 100 10 369 1 22 85

50.00 214.20 61.00 12.00 120.00 473.50 295.00 270.00 3,455.00 445.00 963.00 14.80 194.00 54.99 110.00 70.48 19.90 400.00 501.26 243.49 273.75 80.00 282.54 208.20 199.92 35.70 814.99 5,098.48 17.47 55.98 42.50

62

2.

markere pixuri pliante plicuri radiere ribon ribon masina francat role masina scris role masina calcul role fax scoci sfoara toner tus stampila bonuri de consum borderou posta secreta chitantiere documente cumulative fise cont op. diverse foi parcurs liste inventar note contabile registru de casa registru formare prof. registre diverse ALTE BUNURI SI SERVICII aracet aerisitor abraziv baterii tosiba broasca usa burghie colorant capac cleme cinepa console panta dibluri dop 1/4 stg. holsuruburi lacate placa retea pensula reductie set becuri teu HDD 2006 hitachi HDD tub neon

buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc procurare directa ct buc buc buc buc buc buc buc buc kg buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc
63

22 430 5000 10500 12 9 2 15 30 22 12 60 18 11 88 2 50 1500 1000 2 1 20 25 1 40

53.98 175.08 1,785.00 2,046.80 6.00 187.00 612.61 7.50 29.99 147.98 2.43 169.94 4,941.43 38.40 176.00 9.28 639.03 232.05 164.22 9.28 5.64 65.45 86.65 17.26 493.85 2,250.38 13.49 4.00 28.00 20.00 73.50 54.00 6.00 1.00 3.00 1.70 22.00 1.00 6.00 32.00 18.00 137.00 2.50 18.00 20.00 14.00 310.00 1,377.69 87.50

1 2 4 20 1 12 2 4 10 0 4 10 2 40 2 3 1 6 2 2 1 2 25

3.

4.

OBIECTE DE INVENTAR birou directorial calculator canon calorifere ulei canapea ciresica canon EP drapele fiset metalic husa auto jaluzele lant antiderapant masca calorifer mobilier directorial flash card prelungitoare scara scaun 550 set covor auto stampile stema matase stingator switch telefon basic step telefon mobil triunghi reflectorizant trusa sanitara UPS 1500 VA vesta reflectorizanta CARBURANTI LUBREFIANTI carburanti auto MAT. CURATENIE ajax geam burete buc. calgon cif crema clin universal cocolino detartrant detergent, pur dezodorant gel domestos diluant galeata insecticid manusi menaj maturi mop, rezerva

procurare directa buc buc buc buc buc buc buc buc m2 buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc procurare directa buc procurare directa buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc
64

1 5 7 1 1 3 4 1 1 1 1 2 3 1 1 1 10 1 2 2 1 3 1 2 1 1

14,320.00 981.00 750.00 1,665.00 830.00 200.74 222.30 1,708.84 190.39 1,446.60 59.49 495.00 1,070.00 480.00 59.00 490.00 395.00 89.24 520.00 22.61 84.54 125.80 34.00 800.00 21.41 113.54 1,450.00 15.50 17,500.00 17,500.00 2,980.00 29.75 42.00 23.95 14.09 97.00 56.70 27.97 552.81 48.44 351.60 2.70 8.91 35.47 5.78 22.08 142.68

14

5.

5 7 1 2 30 4 5 37 10 41 1 1 10 5 2 14

pachet det. Lemn peak wc. pronto mobila prosop hartie saci menaj sapun lichid servetele stik nifes var pasta vopsea tapaz vanis 6. MIJLOACE FIXE calculator elsaco imprimanta phaser inspiron6000 inspiron XPS printer lexmark E120,T430 laptop video proiector programe dacia LOGAN TOTAL ACHIZIITII PUBLICE Verificat, Director ex. Adj cerere de oferta

buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc buc

3 20 27 26 5 5 15 1 4 1 9

32.00 30.94 1,064.14 65.50 24.50 18.98 24.52 9.00 13.99 15.50 219.00 100,980.00 22,312.00 2,893.00 11,720.00 6,270.00 4,999.00 6,999.00 5,000.00 11,700.00 29,080.00 165,210.38 Intocmit,

buc buc buc buc buc buc buc buc buc

8 1 2 1 3 1 1 1 1

65

Anexa nr 5

Se aproba Director executiv,

ROMNIA MINISTERUL MUNCII, SOLIDARITATII SOCIALE SI FAMILIEI DIRECIA DE MUNCA, SOLIDARITATE SOCIALA SI FAMILIE A JUDEULUI CONSTANTA

PROGRAM DE ACHIZITIE PUBLICA ANUL 2008 pret unitar fara TVA Valoare estimata fara TVA - lei 12605.00 50.00 61.00 12.00 120.00 Data estimata pt. Inceperea pt.incheierea procedurii procedurii Responasabil achizitii publice

Nr.crt. I 1. 2. 3. 4.

Obiectul contractului FURNITURI BIROU ace gamalie agrafe birou ascutitori bibliorafturi

Cantitat e

Procedura de achizitie atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa

42 52 12 20

1.19 1.17 1.00 6.00

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie

66

5. 6. 7. 8. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

balk ink HPN cartus canon cartus HP cartus minolta cartuse alte tipuri cat 16 1/2 CD corector color ink creioane cuteer dischete dosare de incopciat dosare simple dosare cu sina dosare PVC

7 6 4 3 4 4 150 17 1 156 5 310 900 1020 1000 570

67.64 49.17 67.50 148.33 240.75 3.70 1.29 3.23 110.00 0.45 3.98 1.29 0.56 0.24 0.27 0.50

473.50 295.00 270.00 445.00 963.00 14.80 194.00 54.99 110.00 70.20 19.90 400.00 501.26 243.49 273.75 282.54
67

atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie

23. 24. 25. 26. 27. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 40.

folii transparente hartie A3 hartie A4 indigo lipici pixuri radiere ribon ribon masina francat role masina scris role masina calcul role fax scoci sfoara tus stampila bonuri de consum

1220 4 340 1 22 435 10 9 1 15 30 22 12 60 10 88

0.16 81.25 10.00 17.47 2.54 0.40 0.57 20.78 306.00 0.50 1.00 6.73 0.20 2.83 3.49 2.00

199.92 325.00 3,400.00 17.47 55.98 175.08 5.74 187.00 306.00 7.50 29.99 147.98 2.43 169.94 34.90 176.00
68

atribuire directa atribuire directa cereri de oferte atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie

41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. II 49. 51. 52. 53. 54. 55. 56.

borderou posta secreta chitantiere fise cont op. diverse foi parcurs liste inventar registru de casa registru formare prof. registre diverse ALTE BUNURI SI SERVICII baterii tosiba broasca usa burghie colorant capac cleme cinepa

2 50 1000 2 1 25 1 30

4.64 12.78 0.16 4.64 5.64 3.47 17.26 12.35

9.28 639.03 164.22 9.28 5.64 86.65 17.26 370.50 363.70

atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie

20 1 12 2 4 10 0.5

1.00 73.50 4.50 3.00 0.25 0.30 3.40

atribuire 20.00 directa atribuire 73.50 directa atribuire 54.00 directa atribuire 6.00 directa atribuire 1.00 directa atribuire 3.00 directa 1.70 atribuire

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie

69

57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. III 64. 65. 66. IV 67. V 68. 69.

console panta dibluri dop 1/4 stg. holsuruburi lacate reductie tub neon OBIECTE DE INVENTAR stampile jaluzele verticale alte obiecte de inventar CARBURANTI LUBREFIANTI carburanti auto MAT. CURATENIE ajax geam calgon

4 10 2 40 2 6 25

5.50 0.10 3.00 0.80 9.00 3.00 3.50

22.00 1.00 6.00 32.00 18.00 18.00 87.50 8,403.00

directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie

10

52.00

atribuire 520.00 directa 7,330.00 553.00 12,605.00

ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie

12

1,050.42

atribuire 12,605.00 directa 1,008.00

ianuarie

decembrie

5 1

5.95 23.95

atribuire 29.75 directa 23.95 atribuire

70

ianuarie ianuarie

decembrie decembrie

70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85.

cif crema clin universal cocolino detartrant dezodorant gel diluant galeata hartie igienica insecticid manusi menaj maturi mop, rezerva pachet det. Lemn peak wc. saci menaj sapun lichid

2 30 4 5 10 1 1

7.05 3.23 14.18 5.59 4.84 2.70 8.91

14.09 97.00 56.70 27.97 48.44 2.70 8.91 104.05

10 5 2 14 3 20 5 5

3.55 1.16 11.04 10.19 10.67 1.55 4.90 3.80

35.47 5.78 22.08 142.68 32.00 30.94 24.50 18.98

71

directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie

86. 87. 88. 89. 90. VI 91. 92.

servetele stik nifes var pasta vopsea tapaz vanis MIJLOACE FIXE calculator

15 1 4 1 9

1.63 9.00 3.50 15.50 24.33

24.52 9.00 13.99 15.50 219.00 30,000.00

directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa atribuire directa

ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie ianuarie

decembrie decembrie decembrie decembrie decembrie

imprimanta 1 TOTAL ACHIZIITII PUBLICE Verificat, Director executiv adj.

5,000.00 15,000.0 0

cereri de 15,000.00 oferte cereri de 15,000.00 oferte 64,984.70

ianuarie ianuarie

decembrie decembrie

Intocmit,

72