Sunteți pe pagina 1din 62

Facultatea de Stiinte Economice si Administratie Publica, specializarea Contabilitate si Informatica de Gestiune

MISIUNE DE AUDIT INTERN

Student: Vrabie Marian Cristi CIG, gr IV, an II

PREZENTAREA INSTITUIEI
Primaria orasului Dolhasca: Orasul Dolhasca este situat in extremitatea sud-estica a judetului Suceava. Primaria orasului Dolhasca este unul din centrele de execuie bugetar subordonate Primrie Municipiului Suceava In subordinea Primarie Dolhasca exista urmatoarele unitati bugetare: Spitalul Dolhasca, Scoala cu clasele I-IV Dolhasca, Liceul Oltea Doamna Dolhasca, cat si scolile din satele aflate in comuna Dolhasca. Principala surs de finanare a centrului bugetar este bugetul local , alturi de finanarea din veniturile proprii realizate de instituie ( sponsorizri, donaii, impozite, prestari serbicii, activitati de comert etc.), dar i bugetul de stat. Primaria orasului Dolhasca i organizeaz i conduce contabilitatea proprie n conformitate cu normele legale n vigoare n ceea ce privete contabilitatea instituiilor publice. Normele contabile n vigoare atribuie rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii la instituiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii organizaiei respective. Conductorul instituiei Primaria orasului Dolhasca este ordonator secundar de credite, ordonatorii superiori fiind Primria Municipiului Suceava (ordonator principal) Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional. Principalele documente utilizate de instituia public sunt: facturi, registru de magazie, foaie de parcurs, Instituia public utilizeaz sisteme de prelucrare automat a informaiilor contabile, care sunt stocate pe supori magnetici i permit n orice moment reconstituirea elementelor i coninuturilor conturilor, a listelor i a coninuturilor supuse verificrii. Instituia utilizeaz un program de prelucrare automat a datelor din contabilitatea sintetic, un program de eviden a stocurilor i unul de eviden a obiectelor de inventar i mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii. Inventarierea patrimoniului se efectueaz, n conformitate cu legea contabilitii nr.82/1991 i Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr.1753/2004, de ctre comisiile de inventariere numite prin decizie scris, emis de ordonatorul de credite. Aceste comisii rspund de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere potrivit prevederilor legale.

Procedura P01: Iniierea auditului PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 303 /05.10.2011

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2011, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea de comert, n perioada 05.10.2011 30.11.2011. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii de comert, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Comercializarea si depozitarea bunurilor.
2.

Livrarea bunurilor.

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea de comert.

Auditor, Vrabie Marian Cristi

Procedura P02: Iniierea auditului 3

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Vrabie Marian Cristi Misiunea de audit: Activitatea de comert Data: 15.09.2011

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Vrabie Marian Cristi Procedura P03: Iniierea auditului 4

DA X

NU X X X X X X X X X X -

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 321 / 05.10.2011

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

Primaria Orasului Dolhasca Primaria Municipiului Suceava Compartimentul de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea de comert

Stimate: doamna Cojocaru Maria

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2011, urmeaz ca n perioada05.10.2011 28.11.2011 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea de comert. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2011 31.12.2011 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama instituiei Primaria orasului Dolhasca; 5

regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe domnul Vrabie Marian Cristi, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,

Auditor, Vrabie Marian Cristi

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor 6

COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Activitatea de comert ntocmit: Vrabie Marian Cristi

Data: 05.10.2011

COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X X NU X Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern OBSERVATII

Procedura P05: Analiza riscului

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Activitatea de comert
ntocmit: Vrabie Marian Cristi Data: 05.10.2011

Nr. crt.
1.

Obiective
COMERCIALIZAREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR

Obiecte auditabile
1. Fisa de magazie 2. Efectuarea inventarierii 3. Emiterea bonurilor fiscale 4. Activitatea de incasare/plata 5. Modul de gestionare al marfii 6. Avizul de insotire a marfii 7. Foaie de parcurs 8. Modul de intocmire al facturilor

Cadrul legislativ

Observa

Legea nr. 82/1991;

2.

LIVRAREA BUNURILOR

Art. 155 Cod fiscal; Odrin 2226;

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 8 de obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi Nr. crt. 1.

Data: 05.10.2011

Obiective COMERCIALIZAREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR

Obiecte auditabile 1.Fisa de magazie

Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Fisei de magazie 2. Neactualizarea Fisei de magazie 3. Completarea eronat a Fise de magazie 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de Efectuare a operatiunii de inventariere 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu Inventarierea 6. Neefectuarea regulata a Inventarierii 7. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de emitere a bonurilor 8. Emiterea gresita a bonurilor fiscale 9. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu vanzarea si emiterea bonurilor fiscale

Observai

2. Efectuarea Inventarierii

3. Eminterea bonurilor fiscale

4. Activitatea de incasare/plata

10.Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de de desfasurare a activitatii de incasare/plata. 11. Efectuarea eronata a activitatii de incasare/plata 9

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 12. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 13. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu activitatea de incasare/plata. 14. Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de gestionare a marfii 15. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea marfii 16. Gestionarea/depozitarea incorecta a marfurilor 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind avizul de insotire a marfii 18. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea si controlul avizurilor, respectiv a validarii lor 19. Nestampliarea avizului de insotire a marfii 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind foaia de parcurs 21. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu emiterea si verirficarea foii de parcurs 22. Nevalidarea foii de parcurs 23. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de intocmire a facturilor 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu intocmirea facturilor 25. Completarea eronata a facturii 26. Calcularea gresita a TVA

Observai

5. Modul de gestionare al marfii

3.

LIVRAREA BUNURILOR

6. Avizul de insotire a marfii

7. Foaie de parcurs

8. Modul de intocmire al facturilor

: NOT: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n 10

situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 8 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 26 de riscuri.

11

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi Ponderea Factori de risc factorilor de risc (Fi) (Pi) Aprecierea controlului P1 50% intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 P2 30%

Data: 05.10.2011

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exista proceduri si se aplica Impact financiar scazut Vulnerabilitate mica N2 Exista proceduri sunt cunoscute dar nu se aplica Impact financiar norma(mediu) Vulnerabilitate medie N3 Nu exista proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

12

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Comercializarea si depozitarea bunurilor - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea a activitatii de comercializare si depozitare de bunuri? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a fiselor de magazie? - exista personal specializat cu gestionarea bunurilor? - exista persona desemnata pentru intocmirea si verificarea fiselor de magazie? - exista un sistem de proceduri care sa previna lipsurile din gestiune? 2. Livrarea bunurilor - exist un sistem de proceduri care s reglementeze modul de livrare al bunurilor? - procedurile de lucru sunt cunoscute de catre angajati? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - exista o evidenta a livrarilor precum si documentelor justificative? - exista repsonsabil cu urmarirea mafii, avizelor si foilor de parcurs? - aveti personal specializat in livrarea de bunuri?

Data: 05.10.2011 DA x x x x x x x x x x x x x x x testare Cadrul normativ testare NU OBS Cadrul normativ

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

13

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi Data: 05.10.2011
Nr. crt. 1. Obiecte auditabile 2.Fisa de magazie Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativa calitativa intern(F1) (F2) (F3) P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 0,5 3 0,3 2 0,2 2 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2 2 3 3 2 2 3 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 1 2 1 2 2 2 3 2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 1 1 2 1 2 3 3 2 Punctajul total

Obiective

Riscuri semnificative (identificate)

COMERCIALIZ AREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR

2.Efectuarea Inventarierii

3.Eminterea bonurilor fiscale

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Fisei de magazie 2. Neactualizarea Fisei de magazie 3. Completarea eronat a Fise de magazie 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de Efectuare a operatiunii de inventariere 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu Inventarierea 6. Neefectuarea regulata a Inventarierii 7. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de emitere a bonurilor 8. Emiterea gresita a bonurilor fiscale 9. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu vanzarea si emiterea bonurilor fiscale

2,5 1,5 1,8 2,2 2,3 2 2,2 3 2

4. Activitatea de incasare/plata

10.Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de de desfasurare a activitatii de incasare/plata. 11. Efectuarea eronata a activitatii de incasare/plata

0,5 0,5

3 3

0,3 0,3

2 3

0,2 0,2

2 3

2,5 3

14

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate)

5. Modul gestionare marfii

de al

3.

LIVRAREA BUNURILOR

6. Avizul de insotire a marfii

7. Foaie de parcurs

8. Modul de intocmire al facturilor

12. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 13. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu activitatea de incasare/plata. 14. Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de gestionare a marfii 15. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea marfii 16. Gestionarea/depozitarea incorecta a marfurilor 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind avizul de insotire a marfii 18. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea si controlul avizurilor, respectiv a validarii lor 19. Nestampliarea avizului de insotire a marfii 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind foaia de parcurs 21. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu emiterea si verirficarea foii de parcurs 22. Nevalidarea foii de parcurs 23. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de intocmire a facturilor 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu intocmirea facturilor 25. Completarea eronata a facturii 26. Calcularea gresita a TVA

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativa calitativa intern(F1) (F2) (F3) P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 0,5 3 0,3 2 0,2 2 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2 2 2 3 2 1 2 2 2 2 1 2 3 3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 1 1 1 2 1 2 2 1 1 2 2 2 3 3 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 3 2 1 2 2 1 2 2 2 1 1 2 2 2

Punctajul total

2,5 1,9 1,7 1,5 2,5 1,7 1,3 2 1,7 1,7 1,8 1,3 2 2,5 2,5

NOT: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale 15

n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul:

Pt = N i P i
i= 1

unde: Pt = punctajul total; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Pi = ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

16

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi 05.10.2011

Data:

Nr. crt. 1.

Obiective COMERCIALIZ AREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR

Obiecte auditabile 3.Fisa de magazie

Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Fisei de magazie 2. Neactualizarea Fisei de magazie 3. Completarea eronat a Fise de magazie 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de Efectuare a operatiunii de inventariere 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu Inventarierea 6. Neefectuarea regulata a Inventarierii 7. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de emitere a bonurilor 8. Emiterea gresita a bonurilor fiscale 9. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu vanzarea si emiterea bonurilor fiscale

Punctajul total 2,5 1,5 1,8 2,2 2,3 2 2,2 3 2 Clasare Mare Mic Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mare Mediu OBS. Nu

2.Efectuarea Inventarierii

3.Eminterea bonurilor fiscale

4. Activitatea de incasare/plata

10.Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de de desfasurare a activitatii de incasare/plata.

2,5

Mare

17

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 11. Efectuarea eronata a activitatii de incasare/plata 12. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 13. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu activitatea de incasare/plata. 14. Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de gestionare a marfii 15. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea marfii 16. Gestionarea/depozitarea incorecta a marfurilor 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind avizul de insotire a marfii 18. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea si controlul avizurilor, respectiv a validarii lor 19. Nestampliarea avizului de insotire a marfii 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind foaia de parcurs 21. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu emiterea si verirficarea foii de parcurs 22. Nevalidarea foii de parcurs 23. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de intocmire a facturilor 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu intocmirea facturilor 25. Completarea eronata a facturii 26. Calcularea gresita a TVA

Punctajul total 3 2,5 1,9 1,7 1,5 2,5 1,7 1,3 2 1,7 1,7 1,8 1,3 2 2,5 2,5 Clasare Mare Mare Mediu Mic Mic Mare Mic Mic Mediu Mic Mic Mediu Mic Mediu Mare Mare Nu Nu Nu Nu OBS.

5. Modul gestionare marfii

de al

3.

LIVRAREA BUNURILOR

6. Avizul de insotire a marfii

7. Foaie de parcurs

Nu Nu Nu

8. Modul de intocmire al facturilor

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 71 de riscuri, grupate pe cele 16 de obiecte auditabile i 3 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 30, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe. 18

Procedura P05: Analiza riscului PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi Data: 05.10.2011
Nr. crt. 1. Obiective COMERCIALIZ AREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR Obiecte auditabile 4.Fisa de magazie Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Fisei de magazie 2. Neactualizarea Fisei de magazie 3. Completarea eronat a Fise de magazie 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de Efectuare a operatiunii de inventariere 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu Inventarierea 6. Neefectuarea regulata a Inventarierii 7. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de emitere a bonurilor 8. Emiterea gresita a bonurilor fiscale 9. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu vanzarea si emiterea bonurilor fiscale Puncte T/S S S S S S S S S S Consecinta functionariinefunctionarii controlului intern Gradul de incredere al auditorului intern in controlul intern Mic Mic Mic Mic Mic Mediu Mediu Mic Mic

OBS.

2.Efectuarea Inventarierii

3.Eminterea bonurilor fiscale

4. Activitatea de incasare/plata

10.Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de de desfasurare a activitatii de incasare/plata. 11. Efectuarea eronata a activitatii de incasare/plata 12. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 13. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu activitatea de incasare/plata.

S S S S

Mediu Mic Mic Mic

19

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 5. Modul gestionare marfii de al

Riscuri semnificative (identificate) 14. Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de gestionare a marfii 15. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea marfii 16. Gestionarea/depozitarea incorecta a marfurilor 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind avizul de insotire a marfii 18. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea si controlul avizurilor, respectiv a validarii lor 19. Nestampliarea avizului de insotire a marfii 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind foaia de parcurs 21. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu emiterea si verirficarea foii de parcurs 22. Nevalidarea foii de parcurs 23. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de intocmire a facturilor 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu intocmirea facturilor 25. Completarea eronata a facturii 26. Calcularea gresita a TVA

Puncte T/S S S S S T S S S S S S S S

Consecinta functionariinefunctionarii controlului intern

Gradul de incredere al auditorului intern in controlul intern Mic Mediu Mic Mediu Mic Mic Mediu Mic Mic Mic Mic Mci Mci

OBS.

3.

LIVRAREA BUNURILOR

6. Avizul de insotire a marfii

7. Foaie de parcurs

8. Modul de intocmire al facturilor

Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 2 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern Procedura P05: Analiza riscului 20

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi
Nr. crt. 1. Obiecte auditabile 5.Fisa de magazie 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Fisei de magazie 2. Neactualizarea Fisei de magazie 3. Completarea eronat a Fise de magazie 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de Efectuare a operatiunii de inventariere 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu Inventarierea 6. Neefectuarea regulata a Inventarierii 7. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de emitere a bonurilor 8. Emiterea gresita a bonurilor fiscale 9. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu vanzarea si emiterea bonurilor fiscale

Data: 05.10.2011

Obiective COMERCIALIZAREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR

2.Efectuarea Inventarierii

3.Eminterea bonurilor fiscale

4. Activitatea de incasare/plata

10.Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de de desfasurare a activitatii de incasare/plata. 11. Efectuarea eronata a activitatii de incasare/plata 12. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 13. Nedesemnarea unei persoane responsabile cu activitatea de incasare/plata.

21

Nr. crt.

Obiective 5. Modul de gestionare al marfii

Obiecte auditabile 14. Inexistenta unor proceduri scrise/monografii privind modul de gestionare a marfii 15. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu gestionarea marfii 16. Gestionarea/depozitarea incorecta a marfurilor 17. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind avizul de insotire a marfii 18. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea si controlul avizurilor, respectiv a validarii lor 19. Nestampliarea avizului de insotire a marfii 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind foaia de parcurs 21. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu emiterea si verirficarea foii de parcurs 22. Nevalidarea foii de parcurs 23. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de intocmire a facturilor 24. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu intocmirea facturilor 25. Completarea eronata a facturii 26. Calcularea gresita a TVA

3.

LIVRAREA BUNURILOR

6. Avizul de insotire a marfii

7. Foaie de parcurs

8. Modul de intocmire al facturilor

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 3 obiective structurate pe 16 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 71 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 3 obiective, 13 de obiecte auditabile i 26 de riscuri asociate acestora. n continuare, cele 30 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

22

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi 05.10.2011 DURATA (H) 344 88 2 2 4 8 8 8 8 8 10

Data:

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

PERSOANELE IMPLICATE Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi

LOCUL DESFURRII DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

Tema general: Activitatea de comert 1. Pregtirea misiunii de audit Tiparirea si procesarea documentelor Tiparirea si procesare declaratiei de independenta Pregatirea si transmiterea modificarii privind Colectarea si prelucrarea informatiilor Elaborarea listei centralizatoare a obiectelor auditabile Elaborarea tabelului puncte tari puncte slabe Elaborarea programului de audit Intocmirea notei si a programului de interventie la fata locului Obtinerea acordului si aprobarea notei cu anexele aferente -colectarea si prelucarea datelor -tabelul puncte tari si puncte slabe -programul de interventie la fata locului Planificare si organizarea sidintei de deschidere 23

Vrabie Marian Cristi

DAPI AUDITAT

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE Redactarea minutei sedintei de deschidere

DURATA (H) 2 88 16 2 16 6 4 16 2 16 6 4 160 48 48 8 8 8 8 16 8 8

PERSOANELE IMPLICATE Vrabie Marian Cristi

LOCUL DESFURRII AUDITAT

2. Intervenia la faa locului Obiectivul I Comercializarea si depozitarea bunurilor

Efectuarea testelor Discutarea constatarilor cu primarul Elaborarea FEAP Colectarea dovezilor Revizuirea documentelor de lucru: verificare continut si forma documentului Elaborarea testelor Discutarea constatarilor cu primarul Elaborarea FEAP Colecarea dovezilor Revizuirea documentelor de lucru: verificare continut si forma documentului Elaborarea raportului de audit intern Revizuirea proiectului de audit Obtinerea aprobari raportului de audit intern Transmiterea raportului de audit Planificarea si organizarea reuniunii de conciliere Includerea in raportul de audit intern a aspectelor retinute din punctul de vedere al auditorului Finalizarea raportului de audit intern Obtinerea aprobarii raportului de audit intern final Transmiterea raportului de auditintern final 24

Vrabie Marian Cristi AUDITAT DAPI

Obiectivul II Livrarea bunurilor

Vrabie Marian Cristi AUDITAT DAPI

3. Raportul de audit intern

Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi

DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI

OBIECTIVELE AUDITULUI 4. Urmrirea recomandrilor

ACTIVITILE PROGRAMATE Intocmirea fisei de urmarire a recomandarilor

DURATA (H) 16

PERSOANELE IMPLICATE Vrabie Marian Cristi

LOCUL DESFURRII DAPI

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA 25

Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL

Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi Data: 05.10.2011
Obiectivul I. COMERCIALIZAREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul crt. 1. Fisa de magazie Analiza completarii fise PC de magazie 2. Efectuarea inventarierii Analiza completarii PC registrului invetar 3. Emiterea bonurilor fiscale Analiza modului de emitere a bonurilor Casa 4. 5. Activitatea de incasare plata Modul de gestionare a marfii Analiza activ de incasare Analiza modului de gestionare a marfii Casierie

Durata (h) 20 20 4 4

Nr. test Interviu nr. 1.1.1 Test 1.2.1 Interviu nr. 1.1.1 Test 1.3.1 Interviu nr. 1.1.1 Interviu nr. 1.1.1

Nr. lista verificare LV 1 LV 1 LV 1 LV 1

Auditori Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi Vrabie Marian Cristi

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 6. Avizul de insotire a marfii Analiza 7. Foaia de parcurs Analiza

Locul PC

Durata (h) 2

Nr. test Interviu nr. 2.2.1

Nr. lista verificare LV2

Auditori Vrabie Marian Cristi

PC 2 Not de relaii nr. 2.3.1 LV2 Vrabie Marian Cristi

8.

Modul de intocmire a facturilor

Analiza

PC

Test 2.4.1

LV2

Vrabie Marian Cristi

26

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt.

Locul

Durata (h)

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

Auditor intern Vrabie Marian Cristi

27

Procedura P07: edina de deschidere PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi A. Lista participanilor: Numele Vrabie Marian Cristi Cretu Ioan Ungureanu Maria Cojocaru Maria Daicu Aurel Funcia auditor Contabil ef secretar Primar Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Primaria Dolhasca Primaria Dolhasca Primaria Dolhasca Primaria Dolhasca Nr. telefon Email Semntur a

Data: 05.10.2011

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, 28 Auditai,

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. COMERCIALIZAREA SI DEPOZITAREA BUNURILOR Nr. crt. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU X X X X

OBS.

1.2.

Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? X - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Fisa de magazie a. examinarea nregistrrii complete in fisele de magazie; b. verificarea directa a inregistrarilor; X c. confirmarea inregistrarii corectein fisa de magazie; 29

Interviu nr. 1.1.1. Observare direct TEST

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT d. garantarea completarii corecte a fisei

DA

NU

OBS. nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1 TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.

1.3.

Efectuarea inventarierii a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Emiterea bonurilor fiscale a. Examinarea modului de emitere a bonurilor fiscale; b. garantarea emiterii corespunzatoare a bonurilor; Activitatea de incasare/plata: a. Examinarea modului de desfasurare a activitatii de incasare/plata: b. garantarea modului de desfasurarii a activitatii de incasare plata Modul de gestionare a marfii a. examinarea modului de gestionar a marfii; b. Examinarea modului de depozitare a marfii c. garantarea modului de gestionare si depozitare a marfii

X X X

1.4.

X X X X X X Observare direct Observare direct

1.5. 1.6

Data: 1.10.2011

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

30

Procedura P08: Colectarea dovezilor PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1.


privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Igntescu Dana, contabil ef Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 Nr. crt. 1. 2. 3. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Pentru activitatea de comercializare si depozitare a marfii aveti proceduri? Procedurile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? Exist responsabil cu completarea i actualizarea registrelor de magazie? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de efectuare a inventarierii? Exist propuneri de perfecionare a procedurii? Nu mai avei nimic de adugat? DA x x X X X X X X NU Obs.

Data: 02.10.2011 Auditor intern, Vrabie Marian Cristi Not:

Intervievat, Cretu Ioan

Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern.

Procedura P08: Colectarea dovezilor 31

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.2.1.


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Activitatea de comert OBIECTIVUL TESTULUI: Intocmirea fiselor de magazie DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint Fisele de magazie pentru cele 12 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Fiselor de magazie sa stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 4 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Fiselor de magazie pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Fisa de magazie a. examinarea inregistrarii complete in fisele de magazie; b. verificarea directa a inregistrarilor; c. confirmarea inregistrarii directe in fisa de magazie; d. garantarea completarii corecte in fisa de magazie Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea fiselor de magazie n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat neinregistrarea corecta a datelor in fisa de magazie - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de completare a fiselor de magazie CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Data: 05.10.2011 PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1.


32

Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Fisa de magazie completat pentru perioada ianuarie 2011 decembrie 2011, respectiv din 12 fise de magazie lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 4 fise de magazie apartinand lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2011 Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.

Data: 05.10.2011

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

n prezena, Igntescu Dana

33

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1.


privind Completarea Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Elemente testate Elemente Eantionate Fisa martie 2011 Fisa iunie 2011 Fisa septembrie 2011 Fisa decembrie 2011

examinarea inregistrarii complete in fisele de magazie Feap X Feap X

verificarea directa a inregistrarilor

confirmarea inregistrarii directe in fisa de magazie;

garantarea completarii corecte in fisa de magazie X X X X

X X X X

X X X X

Data: 05.10.2011

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

n prezena, Igntescu Dana

34

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1.


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 PROBLEMA: Completarea incorect a Fisei de magazie CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Fisei de magazie se realizeaz de catre personalul entitatii desemnat sa se ocupe cu gestionarea marfii Echipa de auditori interni a constatat completarea eraonata a fisei de magazie prin omiterea anumitor date esentiale. CAUZE: - inexistenta controlului - inexistenta procedurilor scrise - lipsa pregatirii adegvate a personalului desemnat sa se ocupe CONSECINE: - neprezentarea situatiei reale RECOMANDRI: - intocmirea unui set de proceduri scrise cu privire la modul de completare a fisei de magazie - efectuarea unui control - pregatirea personaluli

Data: 05.10.2011

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

35

Procedura P08: Colectarea dovezilor PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.3.1


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.012011 31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Comercializarea si depozitarea marfurilor OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de efectuare a activitatii de Inventariere DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2011. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completarea Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.3. astfel:

Efectuarea inventarierii: a. confirmarea completrii Registrului-inventar; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului- inventar. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2011, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Data: 06.10.2011 Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

36

LISTA DE CONTROL NR. 1.3.1


privind Completarea Registrului - inventar recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; x

Elemente testate Nr. crt. Populaia confirmarea completrii Registrului-inventar

confirmarea completrii Registrului-inventar pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere.

1.

Registru inventar

Feap

Data, 06.10.2011

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

Intervievat, Igntescu Dana

37

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011- 31,12.2011 PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2011, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: - lipsa programului de pregatire a personalului - lipsa procedurilor scrise CONSECINE: - neprezentarea imaginii fidele RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor - Stabilirea unui reprezentant cu elaborarea si actualizarea procedurilor - Pregatirea personalului

Data: 06.10.2011

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

38

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 2


Obiectivul 2. LIVRAREA BUNURILOR Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Avizul de insotire a marfii: a. exista in documntele de transport al marfii si foaia de parcurs b. foaia de parcurs este stampilata la firma unde se livreaza marfa Foaia de parcurs a. sunt intocmite foi de parcurs b. acestea sunt validate de catre persoanele autorizate c. exista persoane responsabile cu verificarea foii de parcurs 39 DA NU OBS.

X X X X -

2.2. 2.3.

Nr. crt. 2.4.

ACTIVITATEA DE AUDIT Modul de intocmire al facturilor a. verificarea modului de intocmire al facuturilor; b. verificare calcului corect al soldurilor; c. verificarea semnatrurii si stapilarii facturii de catre persoana autorizata;

DA

NU X

OBS.

X X

TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.

40

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011 - 31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Livrarea bunurilor OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de livrarea a bunurilor, intocmire a facturilor si a foii de parcurs DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului este constituit din cele 4 facturi de vanzare de bunuri Eantionul va fi constituit din totalitatea contractelor de leasing financiar, adic 100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea emiterii facturilor si moduli de verificare a foii de parcurs respecti al avizului de insotire n conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.4. i anume: Analiza modului de livrare a bunurilor: a. verificarea soldurilor pe factura; b. verificarea calcului corect al tva-ului; c. urmarirea modului de verificare a foii de parcurs; d. verificarea modului de completare a avizului de insotire; e. verificare existentei stampilelor de la tertele persoane; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4.1. privind Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.4.1. s-a constatat c in activitatea de emitere a facturilor s-a gresit la calcularea TVA respectiv neaplicarea cotei TVA la valoarea corecta CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1. Data: 17.10.2011 Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

41

LISTA DE CONTROL NR. 2.4.1


privind Organizarea contabilitii datoriilor i creanelor entitii Elemente testate verificarea soldurilor pe factura Populaia Fact. Nr 245 Fact. Nr 843 Fact. Nr. 234 Fact. Nr. 543 Feap X X Feap urmarirea modului de verificare a foii de parcurs X X X X verificarea modului de completare a avizului de insotire; X X X X verificare existentei stampilelo r de la tertele persoane; X X X X

Nr. crt.

verificarea calcului corect al tva-ului

1. 2. 3. 4.

Feap X Feap X

Data, 17.10.2011

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

Intervievat, Igntescu Dana

42

PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 PROBLEMA Soldurile prezente in factura nu sunt completate corespunzator, si anume valoarea TVA este calculata eronat CONSTATARE Auditorii au constatat ca calculul TVA se face eronat deoarece taxa pe valoare adaugata nu se aplica la sumele corespunzatoare. O alta neregula fiind aceea ca procentu taxei pe valoare adaugata este gresit CAUZE lipsa personalului specializat inexistenta procedurilor

CONSECINE - neprezentarea fidela a imaginii -incasare gresita a contravalorii facturii in cazul in care sumele nu sunt calculate gresit ceea ce duce la pierderi in cadrul institutiei RECOMANDRI intocmirea procedurilor scrise desemnarea unei persoane responsabile cu intocmirea si actualizarea procedurilor de lucru cursu de specializare a personalului

Data: 17.10.2011 Auditor intern, Vrabie Marian Cristi PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

43

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi
Ob. nr. 1. Constatarea 2. La entitatea auditat, completarea Fisei de magazie se realizeaz de catre personalul entitatii desemnat sa se ocupe cu gestionarea marfii Echipa de auditori interni a constatat completarea eraonata a fisei de magazie prin omiterea anumitor date esentiale. Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2011, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Auditorii au constatat ca calculul TVA se face eronat deoarece taxa pe valoare adaugata nu se aplica la sumele corespunzatoare. O alta neregula fiind aceea ca procentu taxei pe valoare adaugata este gresit

Data 25.11.2011
Document justificativ - Fisa de magazie Exist Da Nu X

- Registru-inventar

3.

- Factura

Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

44

Procedura P11: edina de nchidere PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi Lista participanilor: Numele Vrabie Marian Cristi Cretu Ioan Ungureanu Maria Cojocaru Maria Daicu Aurel B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru Activitatea de comert auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza. Funcia auditor Contabil ef secretar Primar Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Primaria Dolhasca Primaria Dolhasca Primaria Dolhasca Primaria Dolhasca Nr. telefon Email Semntur a

Data 29.11.2011

45

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR


OBIECTE AUDITABILE Fisa de magazie RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE 15.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 Contabil ef Responsabil procedur Contabil ef Responsabil procedur Director RESPONSABILI

Registrulinventar

Obiectivul nr. 1. Comercializarea si depozitarea bunurilor 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i - Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Fisei de magazie procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Fisei de magazie 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i sistematic a procedurilor. actualizarea procedurilor 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a - Emiterea deciziei de constituire a echipei de stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea control; Fisei de magazie - Efectuarea controlului - Refacerea Fiselor de magazie, dac este cazul 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a - Elaborarea unui program de pregtire personalului profesional n conformitate cu politica entitii 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind - Elaborarea unui sistem de codificare a completarea Registrului-inventar procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-inventar 9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i sistematic a procedurilor actualizarea procedurilor

Director Contabil ef

46

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor

ACIUNI / MSURI - Emiterea deciziei de constituire a echipei de control; - Efectuarea controlului propriu-zis - Refacerea Registrului-inventar - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii

TERMENE 20.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011

RESPONSABILI director

Emiterea facturilor

11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiarcontabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la - Informare periodic privind implementarea modul de valorificare a inventarelor i de completare a recomandri Registrului-inventar Obiectivul nr.2: Livrarea bunurilor 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural - Elaborarea procedurilor privind emiterea privind Emiterea facturilor facturilor 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 15. Actualizarea softului folosit la emiterea facturilor - Actualizarea softului

Director Contabil ef Director

31.12.2011

31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011

Director Responsabil procedur Director

47

Procedura P15: Raport de audit PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituit din: Vrabie Marian Cristi auditor Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2011. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea ISJ Suceava; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 05.09.2011-30.11.2011 Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii registrelor de magazie - asigurarea normelor de depozitare si manipulare a marfii - asigurarea respectrii regulilor de emitere a facturilor - asigurarea respectrii regulilor si procentelor de calcul a TVA Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Comercializarea si depozitarea bunurilor 2. Livrarea bunurilor Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de 48

la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socioeconomic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul Pirmarie Dolhasca privind Activitatea de comert au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - Fise de magazie; - Registru inventar; - Bonuri fiscale, - facturi; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; 49

fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.

Organizarea Centrului de Execuie Bugetar Primaria Dolhasca: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 22 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul instituiei sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea bilanului contabil; - elaborarea contului de execuie bugetar; - organizarea sistemului de raportare; - organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor. II. CONSTATRI SI RECOMANDARI n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAPurile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Comercializarea si depozitarea bunurilor II. 1.1. Fisa de magazie II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Fisei de magazie exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.1.2. Completarea eronat a Fisei de magazie, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: La entitatea auditat, completarea Fisei de magazie se realizeaz de catre personalul entitatii desemnat sa se ocupe cu gestionarea marfii Echipa de auditori interni a constatat completarea eraonata a fisei de magazie prin omiterea anumitor date esentiale. Cauze: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. 50

- Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registruluijurnal. Consecine: - neprezentarea reala a datelor, a situatiei existente. Recomandri: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registruluijurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Fisei de magazie. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional
-

II. 1.2. Efectuarea inventarierii II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Activitatea de efectuare a inventarierii exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.2.2. Completarea incorect a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Constatare: - Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2007, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Cauze: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: - Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor 51

financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. II. 2. Livrarea bunurilor II. 2.3. Emiterea facturilor II. 2.3.1. Soldurile prezente in factura nu sunt completate corespunzator, si anume valoarea TVA este calculata eronat Constatare: - Auditorii au constatat ca calculul TVA se face eronat deoarece taxa pe valoare adaugata nu se aplica la sumele corespunzatoare. O alta neregula fiind aceea ca procentu taxei pe valoare adaugata este gresit Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Peroanele responsabile cu emiterea facturilor nu au pregatirea corespunzatoare Consecine: - neprezentarea fidela a imaginii -incasare gresita a contravalorii facturii in cazul in care sumele nu sunt calculate gresit ceea ce duce la pierderi in cadrul institutiei . Recomandri: Elaborarea si formalizarea unui set de proceduri privind emiterea facturilor; Cursuri de pregatire pentru personalul reponsabil cu emiterea facturilor Inlocuirea sau actualizarea sistemului informatic folosit pentru emiterea facutilor

III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. 52

Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea de comert, conform grilei prezentate n continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC 1. Comercializarea si X depozitarea bunurilor 2. Livrarea bunurilor X Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea de comert se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: 30.11.2011 Auditor Vrabie Marian Cristi

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

53

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea de comert s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2011 31.12.2011 i a fost efectuat, n perioada 05.09.2011 31.10.2011 de ctre auditorul intern Vrabie Marian Cristi Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea de comert, structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. 3. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: - Constatare 1: La entitatea auditat, completarea Fisei de magazie se realizeaz de catre personalul entitatii desemnat sa se ocupe cu gestionarea marfii Echipa de auditori interni a constatat completarea eraonata a fisei de magazie prin omiterea anumitor date esentiale. . Recomandare 1: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Fisei de magazie - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Fisei de magazie. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional - Constatare 2: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2007, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Recomandare 2: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. 54 APRECIERE DE MBUNTIT

FUNCIONAL

CRITIC

- Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. - Constatare 3: - Auditorii au constatat ca calculul TVA se face eronat deoarece taxa pe valoare adaugata nu se aplica la sumele corespunzatoare. O alta neregula fiind aceea ca procentu taxei pe valoare adaugata este gresit Recomandare 3: Elaborarea si formalizarea unui set de proceduri privind emiterea facturilor; Cursuri de pregatire pentru personalul reponsabil cu emiterea facturilor Inlocuirea saua ctualizare sistemului informatic folosit la emiterea facturilor III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII DE COMERCIALIZARE DE BUNURI n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 10 recomandri, aferente celor 2 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore. Data 30.11.2011 Auditor intern, Vrabie Marian Cristi

55

Procedura P17: Urmrirea recomandrilor PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR


ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA ORASULUI DOLHASCA Nr. crt. AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA DE COMERT Implementat Parial implementat Neimplement at Data: Raport de audit nr. X/ 2011 Data planificat / Data implementrii 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 X X X X X 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011

Recomandarea

Obiectivul nr. 1. Comercializarea si depozitarea bunurilor 1. - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Fisei de magazie 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. X 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii X constatate i refacerea Fisei de magazie 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabilitate. 5. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. 6. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 7. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. 8 Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. Obiectivul nr. 2: Livrarea de bunuri 56

ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA ORASULUI DOLHASCA Nr. crt.

AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA DE COMERT Implementat Parial implementat X X X Entitatea/structura auditat Primaria Dolhasca Data i semntura conductorului: Cojocaru Maria Data i semntura auditorilor interni: Vrabie Marian Cristi Neimplement at

Recomandarea

9. Elaborarea si formalizarea unui set de proceduri privind emiterea facturilor; 10. Cursuri de pregatire pentru personalul reponsabil cu emiterea facturilor 11. Inlocuirea sau actualizarea sistemului informatic folosit pentru emiterea facutilor Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

Data: Raport de audit nr. X/ 2011 Data planificat / Data implementrii 31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011

57

Procedura P18: Supervizarea PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Vrabie Marian Cristi
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord

Nr. crt. 1. 2.

Lucrarea Declaraia de independen Analiza riscurilor

Rspunsul auditorilor De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii . . . t La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord

FIAP-ul nr. 2.4.1.

S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2011 i nu s-a ntocmit FCRI

S-a ntocmit FCRI nr. 8.2.1.

De acord

58

Programul de asigurare i mbuntire a calitii


eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

59

Procedura P18: Supervizarea PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 Perioada misiunii: 20.09.2011-30.11.2011 Auditor evaluat: Vrabie Marian Cristi Data:
Bugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern. Bugetul de timp planificat: 616 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X

Luat la cunotin:

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

60

Procedura P18: Supervizarea PRIMARIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de comert Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 Perioada misiunii: 20.09.2011-30.11.2011 ntocmit: Popescu Ioan , director coala nr. 10 Suceava FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Note Nr. Obiectiv auditat Obs. crt. 1 2 3 4 5 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul X misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de X efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la X mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind X modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu X activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, X structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de X misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata X locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta X a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit X 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit X activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate X probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat X 14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional X 15. Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor 16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.

61

17. 18. 19.

Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandrilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director coala nr. 10 Suceava, Popescu Ioan Data: 30.11.2011 Luat la cunotin, auditori interni: Vrabie Marian Cristi Data: 30.11.2011

62