Maierean Mihai - Raport de Audit

CUPRINS: ORDIN DE SERVICIU...........................................................................................................................1 DECLARAIA DE INDEPENDEN.................................................................................................3 DECLARAIA DE INDEPENDEN.................................................................................................4 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN.............................5 COLECTAREA INFORMAIILOR.....................................................................................................
7 LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE.....................................................8 IDENTIFICAREA RISCURILOR......................................................................................................11 STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR.........................................................................................................22 CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC....................................................................23 STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI.............28 CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI........................................38 TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE.............................................................................50 TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN......................................................57 PROGRAMUL DE AUDIT INTERN..................................................................................................61 PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI...................................................................68 MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE.........................................................................................73 LISTA DE VERIFICARE NR. 1.........................................................................................................74 FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 2.7.1.......................................................................................................................................................142 NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU..............................................203 MINUTA EDINEI DE NCHIDERE...........................................................................................204 PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR ...............................................................................................................................................................206 RAPORT DE AUDIT INTERN.........................................................................................................222 LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR.......................................................................254 Programul de asigurare i mbuntire a calitii..........................................................................255 FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN...........................................................256 FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN...........................................................258
ORDIN DE SERVICIU
- 2 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Societate de audit financiar Capital social : 200 lei R.C. : J33/1600/2007 CUI : 22612655 Sediu : str. Statiunii nr. 19, bl. G2, ap. 3, cod 720175, Suceava B.R.D. Suceava, cont RO15BRDE340SV23265253400 tel/fax 0230/225533, mobil 0745 82 39 60 e-mail audit.expert@yahoo.com
n conformitate cu prevederile art. 160, alin (2) din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale republicata si cu modificarile si completarile ulterioare, a Hotararii CAFR nr. 88/ 2007 privind normele metodologice de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 01.01.2009 30.04.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate. 2. Conducerea contabilitii. 3. Conducerea activitii financiare. 4. Elaborarea bilanului contabil. 5. Elaborarea contului de execuie bugetar. 6. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management. 7. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv. 8. Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil. 9. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: MAIEREAN MIHAI, auditor, coordonator SERBAN ANDREEA, auditor
Director Direcia de Audit Intern,

Ioan Moroan

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: MAIEREAN MIHAI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Data: 17.02.2009
DA X NU X X X X X X X X X X -
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
Auditor intern, MAIEREAN MIHAI
Director Direcia de Audit Public Intern, Ioan Moroan

3

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: SERBAN ANDREEA Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Data: 17.02.2009
DA X NU X X X X X X X X X X -
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
Auditor intern, SERBAN ANDREEA
Director Direcia de Audit Public Intern, Ioan Moroan

4

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Ctre: De la:
SC EVCONT CONSULTING SRL Auditori
Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil
Stimate: domnule Vasile Popescu
n conformitate cu prevederile art. 160, alin (2) din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale republicata si cu modificarile si completarile ulterioare, a Hotararii CAFR nr. 88/ 2007 privind normele metodologice de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2009, urmeaz ca n perioada 01.01.2009 30.04.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2008- 31.12.2008 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: -
prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate;
5

alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii. Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama biroului Contabilitate;
Regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul biroului; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem.
Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe dra. MAIEREAN MIHAI, auditor intern, coordonatorul. Cu deosebit consideraie,
Director, Ioan Moroan

COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Data: 09.02.2009 Avizat: Ioan Moroan Data: 20.02.2009 COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X X X NU OBSERVATII

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: 09.02.2009 Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01.2008.-31.12.2008 MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Ioan Moroan Data: 20.02.2009
Data:
Nr. crt.
1.
Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE CONDUCEREA CONTABILITII
Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i a investiiilor 5. Contabilitatea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor i creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 8
Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004;
Observaii
2.

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnic-operativ
Cadrul legislativ
- Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2008 - Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004; - Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2008 - Legea nr. 82/1991 republicat; - Legea nr. 500/2002; - Legea nr. 353/2008; - OMFP nr. 1917/2008 - Legea nr. 82/1991 republicat; - OMF nr. 616/2000 - OMFP nr. 946/2008 - OMFP nr. 522/2003; - O.G nr.119/1999;
Observaii
3.
CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE
14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor si taxelor datorate statului 16. Activitatea de realizare a veniturilor extraordinare
4.
ELABORAREA BILANULUI CONTABIL
17. nchiderea conturilor de venituri si cheltuieli anuale 18. Regularizarea cu bugetul consolidat 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil 23. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de venit si pierdere 24. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiarcontabil 25. Cadrul de reglementare al CFP 26. Nominalizarea/retragerea i evaluarea persoanelor care acord viza de CFP 9
5.
6.
ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI

Nr. crt.
Obiective
FINANCIAR PREVENTIV
Obiecte auditabile
27. Exercitarea acordrii/refuzului vizei de CFP 28. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza de CFP 29. Raportarea trimestrial i anual a activitii de CFP 30. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiarcontabil 31. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic 32. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 33. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic financiarcontabil 34. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 35. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 36. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor 37. Sistemul de pstrare a documentelor pn la predarea la arhiv 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 39. Activitatea de arhivare 10
Cadrul legislativ
Observaii
7.
FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR- CONTABIL
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004
8.
ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - Legea nr. 16/1996 - Legea nr. 358/2002 - OMFP nr. 1850/2004

IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: 21.02.2009 Avizat: Nr. crt.
1.
Activitatea financiar-contabil 01.01.2008- 31.12.2008 MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Ioan Moroan Obiecte auditabile
1.Registrul-jurnal
Data: Data: 21.02.2009 Riscuri semnificative Observaii
Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE
2. Registrul-inventar
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar
11

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
3. Cartea Mare
Riscuri semnificative
8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat
Observaii
2.
CONDUCEREA CONTABILITII
4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor
5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar
12

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc
Observaii
6. Contabilitatea datoriilor si creanelor
7. Contabilitatea trezoreriei
13

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor
Observaii
8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul
9. Contabilitatea subveniilor
14

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 15
Observaii
10. Contabilitatea transferurilor
11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnicoperativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 16
Observaii
12. ntocmirea balanelor de verificare
13. Evidena tehnic-operativ
3.
CONDUCEREA ACTIVITII
14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

Nr. crt.
Obiective
FINANCIARE
Obiecte auditabile
62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extraordinare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extraordinare 72. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (operatii in curs de clarificare, viramente interne, cheltuieli, venituri) 73. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 17
Observaii
15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului
16. Activitatea de realizare a veniturilor extraordinare

4.
17. nchiderea conturilor de venituri si cheltuieli anuale

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
74. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil) 75. Nerealizarea decontrilor interne 76. Neregularizarea la sfritul anului a veniturilor in avans, a cheltuielilor in avans, a obligatiilor de plata la bugetul statului.
Observaii
18. Regularizarea cu bugetul statului 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil
5.
ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT
77. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea bilanului contabil 78. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a bilanului contabil 79. Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil 80. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a bilanului contabil 81. Nerespectarea corelaiilor bilaniere 23. Sistemul raportrilor financiar- 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind contabile, cu excepia bilanului organizarea sistemului de raportare a datelor financiarcontabil i a contului de profit si contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de profit pierdere si pierdere 91. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiar-contabile 92. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiarcontabile ctre management 24. Asigurarea exactitii sistemului 93. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de de raportare financiar-contabil analiz a informaiilor financiar-contabile 18

Nr. crt.
6.
Obiective
ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV
Obiecte auditabile
25. Cadrul de reglementare al CFP
94. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate 95. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP 96. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 98. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care acord viza CFP 99. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP 100. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 101. Lipsa vizelor CFP pe documente 102. Acordarea nejustificat a vizei CFP 103. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 104. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 105. Raportarea unor date incomplete sau nereale 106. Nerespectarea termenelor de raportare 107. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil 108. Lipsa aprobrii manualului de utilizare 109. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 19
Observaii
26. Nominalizarea/ retragerea i evaluarea persoanelor care acord viza CFP 27. Exercitarea acordrii/refuzului vizei CFP 28. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 29. Raportarea trimestrial i anual a activitii CFP 30. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiarcontabil 31. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul
7.
FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
informatic
Observaii
8.
ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE
110. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 111. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 32. Pregtirea profesional a 112. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului personalului implicat n utilizarea informatic sistemului informatic 113. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 33. Procesarea datelor n cadrul 114. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate sistemului informatic 115. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 34. Sistemul de prevenire/detectare a 116. Acces neautorizat la informaiile financiar-contabile din accesrilor i modificrilor baza de date neautorizate ale bazelor de date 117. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica (parole, programe antivirus .a.) a parolelor de acces 118. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces 35. Cadrul normativ i procedural 119. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor privind arhivarea documentelor financiar-contabile rezultate din activitatea financiarcontabil 36. Desemnarea personalului 120. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea responsabil privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic documentelor 121. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 20

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
37. Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 39. Activitatea de arhivare
122. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului 123. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii 124. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiarcontabile n vederea arhivrii. 125. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale
Observaii
21

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01.2008- 31.12.2008 MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Ioan Moroan Data: 21.02.2009
Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar normal Vulnerabilitate medie N3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare
Ponderea Factori de risc factorilor de risc (Fi) (Pi) Aprecierea controlului P1 50% intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 P2 30%
P3 20%
22

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntocmit: SERBAN ANDREEA/MAIEREAN MIHAI Data: 20.02.2009 Avizat: Ioan Moroan Data: 20.02.2009 ACTIVITATEA DE AUDIT
1. Organizarea registrelor de contabilitate
- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea registrelor de contabilitate? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a registrelor de contabilitate? - avei personal specializat responsabil cu ntocmirea registrelor de contabilitate? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? - sunt prezentate registrele sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. formatului? al
DA X
NU
OBS
Cadrul normativ
X X X X X X X X X
Cadrul normativ Registruljurnal Testare
2. Organizarea contabilitii
- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea contabilitii? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor? - avei desemnat o persoan responsabil cu evidena contabil a materiilor prime, materialelor consumabile, i a obiectelor de natura obiectelor de inventar? - exist un responsabil cu urmrirea creanelor i datoriilor 23
X X X X X X X
Nu n totalitate Cadrul normativ
Testare

ACTIVITATEA DE AUDIT
entitii? - pentru activitatea de trezorerie, avei desemnai responsabili cu evidena contabil a acestor operaiuni? - exist elaborat planul general de paz? - exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea de paz? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist un sistem de proceduri care s previn a lipsurilor n gestiune? - procedurile existente sunt scrise i formalizate? - avei monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - avei procedur privind ntocmirea balanei de verificare? - dac da, aceasta este formalizat? - exist persoane responsabile cu organizarea evidenei tehnicoperative? - exist elaborat i aprobat de conducerea entitii documentul Circuitul documentelor? - exist formalizat acest document? - sunt cuprinse n documentul Circuitul documentelor toate modelele de registre i formulare financiar-contabile comune pe economie? - exist un program anual de formare profesional? - dac da, acest program acoper toate domeniile?
DA X X X
NU
OBS
Testare Cadrul normativ
X X X X X X X X X X X X X X X X X
Testare Cadrul normativ Testare Cadrul normativ Testare Testare
3. Conducerea activitii financiare

- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea activitii financiare? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - la nivelul entitii exist un responsabil cu urmrirea debitorilor i creditorilor? - la nivelul exist un responsabil privind activitatea de constituire i reglementare a impozitelor i taxelor datorate statului - la nivelul entitii exist o persoan responsabil cu activitatea de constituire a veniturilor extraordinare? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile? 24
X X X X X
Testare

4. nchiderea bilanului contabil
- exist un sistem de proceduri care s reglementeze elaborarea bilanului contabil?
DA X
NU
OBS
Norme metodologice privind nchiderea bilanului contabil
- procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor?
X X X X X X
- procedurile de lucru existente conin termene precise privind

elaborarea i ntocmirea bilanului contabil? - dac da aceste termene au fost respectate? - exist un program anual de formare profesional? - exist un program informatic care asist personalul la elaborarea bilanului contabil?
Testare
5. Elaborarea contului de profit si pierdere

- exist un sistem de proceduri care s reglementeze calcului profitului/ pierderii? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile specifice se gsesc n fiele posturilor? - exist un sistem de control al modului cum sunt realizate aceste atribuii?
X X X X
Cadrul normativ
6. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management

- exist un sistem de proceduri referitoare la monitorizarea informaiilor financiar contabile? - dac da, v rugm s ni-l furnizai? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - exist un personal responsabil cu activitatea de monitorizare a informaiilor financiar-contabile? - exist un sistem de indicatori pe baza crora s luai decizii? - acest sistem v ajut n luarea deciziilor?
X X X X X X X X
Testare
7. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv

- exist un sistem general de norme i de proceduri referitoare controlul financiar? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? 25

- dac da personalul cu atribuii specifice cunoate reglementrile din domeniu? - exist lista activitilor supuse controlului financiar preventiv propriu? Avei elaborate proceduri pentru activitile specifice entitii? - exist un sistem de recrutare a personalului mputernicit s acorde viz de control financiar preventive ? - exist aceast activitate cuprins, n cadrul programului anual de formare profesional?
DA X X
NU
OBS
X X X X X X X X X X X X X X X
Testare
8. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil

- exist un sistem general de norme i de proceduri referitoare sistemul financiar-contabil? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - exist o analiz privind necesarul de hard i soft pentru sistemul informatic financiar-contabil? - dac da, v rugm s ne prezentai un exemplar - exist personal in compartimentul IT care s aib pregtire n domeniul financiar-contabil? - aplicaiile soft au fost solicitate de compartimentele financiar i/sau contabilitate? - dac da v rugm s ne prezentai necesarul elaborat de compartimentele financiar i/sau contabilitate - exist instruciuni privind ntreinerea i utilizarea programelor informatice? - exist proceduri privind stocarea, recuperarea i arhivarea bazelor de date? - existena unui sistem de proceduri privind protecia datelor? - existena unui sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate n sistem? - avei o persoan desemnat care are ca sarcin de serviciu modificarea periodic a parolelor de acces? - exist un calendar privind modificarea periodic a parolelor de acces? - exist o situaie cu datele cnd s-au modificat parolele de acces? - sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperii curentului electric? - exist personal responsabil de aceast activitate? 26 Manuale de utilizare
Testare
Testare
X X X X

9. Arhivarea documentelor financiar-contabile
- avei un sistem de proceduri privind organizarea arhivrii documentelor? - exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activitii de financiar-contabile? - persoanele respective au experiena i pregtirea necesar? - exist un program anual de formare profesional? - exist proceduri scrise i formalizate privind arhivarea documentelor financiar-contabile? - dac da v rog s ne furnizai un exemplar - exist spaiu special destinat pentru organizarea Compartimentului de arhivare a documentelor? - exist un program la nivelul entitii privind ntreinerea i reparaiile spaiilor destinate arhivrii?
DA X X X X X X X
NU
OBS
Cadrul normativ
Da, dar nu sunt formalizate Testare
27

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: MAIEREAN MIHAI/ SERBAN ANDREEA 24.02.2009 Avizat: Ioan Moroan
Data: Data: 24.02.2009

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Nr. crt.
1.
Obiective
Obiecte auditabile
Punctajul total
1. Registrul-jurnal
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 2 3 3 1
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 2 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 2 2 3 1
2,4 1,7 2,5 2,4 1,0
28

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
3. Cartea Mare
2.
6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registruluiinventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 11. Inexistena unor proceduri scrise/ monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 2 3 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 1 2 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 2 3 2 3 1
2,4 1,7 2,4 2,0 2,2 1,5
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 1
0,2 0,2
3 3
2,2 1,9
29

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 30
0,5
0,3
0,2
1,6
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 2
0,2 0,2
3 3
2,2 2,2

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5 0,5
2 3 2
0,3 0,3 0,3
1 1 1
0,2 0,2 0,2
1 3 2
1,5 2,4 1,7
31

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5
0,3
0,2
1,0
0,5 0,5 0,5 0,5
1 3 1 3
0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2
3 2 2 3
1,4 2,2 1,5 2,4
32

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia
0,5 0,5
3 2
0,3 0,3
2 3
0,2 0,2
2 3
2,5 2,5
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5 0,5 0,5 0,5
2 3 1 1
0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2
1 3 1 1
1,5 2,4 1,0 1,0
33

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 1 2 1 2 2 2 1 1
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 1 1 1 1 2 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 1 1 1 1 2 3 1 2
1,7 1,0 1,5 1,0 1,5 1,7 2,2 1,0 1,2
34

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
1 2 3 2 1 1
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 2 1 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 3 3 1 2 1
1,4 1,9 2,7 1,6 1,5 1,0
35

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
13. Evidena tehnicoperativ
3.
14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor
56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 1 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 1 2 1 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 1 3 3 2
2,5 1,0 2,2 1,9 2,2
0,5 0,5 0,5
1 3 2
0,3 0,3 0,3
1 2 2
0,2 0,2 0,2
1 2 1
1,0 2,5 1,8
36

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 15.Activitatea de stabilire 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii i raportare a impozitelor privind activitatea de stabilire i raportare a i taxelor datorate statului impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 16. Activitatea de realizare 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii a veniturilor extraordinare privind activitatea de realizare a veniturilor extraordinare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extraordinare
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
1 1 3 1 1
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 2 2 1 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 3 1 1 2
1,5 1,7 2,3 1,0 1,5
37

Nr. crt.
4.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
17. nchiderea conturilor anuale
72. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (viramente interne, cheltuieli, venituri) 73. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 74. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil) 75. Nerealizarea decontrilor interne 76. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 77. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea bilanului contabil 78. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a bilanului contabil 79. Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
1 1 2 1 1 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 1 2 1 2
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 1 1 2 1 1
1,0 1,0 1,5 1,5 1,0 1,8
18. Regularizarea cu bugetul statului 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil
38

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
80. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a bilanului contabil 81. Nerespectarea corelaiilor bilaniere
5.
0,5 0,5
1 2
0,3 0,3
1 3
0,2 0,2
1 1
1,0 2,1
23. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar
90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de profit si pierdere 91. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiarcontabile 92. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiar-contabile ctre management 24. Asigurarea exactitii 93. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu sistemului de raportare activitatea de analiz a informaiilor financiarfinanciar-contabil contabile 94. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate
0,5
0,3
0,2
1,4
0,5 0,5 0,5
1 1 3
0,3 0,3 0,3
1 1 1
0,2 0,2 0,2
1 1 2
1,0 1,0 2,2
0,5
0,3
0,2
1,5
39

Nr. crt.
6.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV
25. Cadrul de reglementare al CFP
26. Nominalizarea/ retragerea i evaluarea persoanelor care acord viza CFP 27. Exercitarea acordrii/refuzului vizei CFP 28. Conducerea Registrului privind
95. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP 96. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 98. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care acord viza CFP 99. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP 100. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 101. Lipsa vizelor CFP pe documente 102. Acordarea nejustificat a vizei CFP 103. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 1 2 1 1 1 1 1 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 2 1 1 1 2 2 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 2 1 1 1 1 2 1
2,5 1,5 1,7 1,0 1,0 1,3 1,3 1,2 1,5
40

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
operaiunile prezentate la viza CFP
7.
FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL
104. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 29. Raportarea trimestrial 105. Raportarea unor date incomplete sau i anual a activitii CFP nereale 106. Nerespectarea termenelor de raportare 30. Manualul de utilizare 107. Inexistena unor proceduri scrise/ a sistemului informatic monografii privind funcionalitatea sistemului financiar-contabil informatic financiar-contabil 108. Lipsa aprobrii manualului de utilizare 31. Atribuirea 109. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor responsabilitii care au drept de operare i consultare a sistemului persoanelor care au acces informatic; la sistemul informatic 110. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 111. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 32. Pregtirea profesional 112. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor a personalului implicat n sistemului informatic 41
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
1 1 1 2 2 3
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 1 1 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
3 1 1 2 1 3
1,4 1,0 1,5 1,7 1,5 2,4
0,5 0,5 0,5
2 2 2
0,3 0,3 0,3
1 1 1
0,2 0,2 0,2
2 1 1
1,7 1,5 1,5

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
utilizarea sistemului informatic
8.
ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-
113. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 33. Procesarea datelor n 114. Utilizarea unor proceduri automate cadrul sistemului neautorizate informatic 115. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 34. Sistemul de 116. Acces neautorizat la informaiile financiarprevenire/detectare a contabile din baza de date accesrilor i modificrilor 117. Nerespectarea calendarului privind neautorizate ale bazelor de modificarea periodica a parolelor de acces date (parole, programe 118. Nedesemnarea personalului pentru antivirus .a.) verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces 35. Cadrul normativ i 119. Inexistena procedurilor privind arhivarea procedural privind dosarelor financiar-contabile arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 1 1 2 3 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 1 1 1 2 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 1 2 3 3 2 1
2,0 1,0 1,2 1,9 2,7 1,7 2,0
42

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni
Punctajul total
CONTABILE
36. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor 37. Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiarcontabile 39. Activitatea de arhivare
120. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 121. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 122. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului 123. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii 124. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiar-contabile n vederea arhivrii. 125. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale
0,5 0,5 0,5
1 1 2
0,3 0,3 0,3
1 1 1
0,2 0,2 0,2
1 2 2
1,0 1,2 1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5 0,5
1 2
0,3 0,3
1 1
0,2 0,2
2 1
1,2 1,5
43

NOT:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul:
P = N i P t i
i= 1
unde: Pt = punctajul total; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Pi = ponderea criteriilor de risc
Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii:
Riscuri mici Riscuri medii Riscuri mari
1,0 - 1,7 1,8 - 2,2 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i
44

medii, considerate riscuri semnificative.
45
CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt.
1.
Activitatea financiar-contabil 01.01.2008-31.12.2008 MAIEREAN MIHAI/ SERBAN ANDREEA Ioan Moroan Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal
Data: 25.02.2009 Data: 25.02.2009

Punctaj total
2,4 1,7 2,5 2,4 1,0 2,4 1,7 2,4 2,0 2,2
Obiective
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare
Clasare
Mare Mic Mare Mare Mic Mare Mic Mare Mediu Mediu
OBS.
Nu
Nu Nu
3. Cartea Mare

Nr. crt.
2.
Obiective
Obiecte auditabile
4.Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor
11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar
Punctaj total
1,5
Clasare
Mic
OBS.
Nu
2,2 1,9
Mediu
Mediu
1,6
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,5 2,2
Mic Mediu
Nu
39

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc
Punctaj total
2,2
Clasare
Mediu
OBS.
1,5 1 1,5
Mic Mic Mic
Nu Nu Nu
1,5 2,4 1,7 1,5 1,0
Mic Mare Mic Mic Mic
Nu
Nu Nu Nu
40

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul
Punctaj total
1,0
Clasare
Mic
OBS.
Nu
1,4 2,2 1,5 2,4 2,5 2,5 2,5
Mic Mediu Mic Mare Mare Mare Mare
Nu
Nu
1,5 2,4
Mic
Nu
Mare
41

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii
Punctaj total
1,0 1,0 1,7 1,0 1,5 1,0 1,5 1,7 2,2 1,0 1,2
Clasare
Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mediu Mic Mic
OBS.
Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu
Nu Nu
42

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 43
Punctaj total
2,3
Clasare
Mare
OBS.
1,4
Mic
Nu
1,4 1,9 2,7 1,6 1,5 1,0 2,5 1,0
Mic Mediu Mare Mic Mic Mic Mare Mic
Nu
Nu Nu Nu
Nu

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
13.Evidena tehnicoperativ
Punctaj total
2,2 1,9 2,2
Clasare
Mediu Mediu Mediu
OBS.
3.
58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnicoperativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 14. Activitatea de 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii plat/ncasare a datoriilor, privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 15.Activitatea de stabilire 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii i raportare a impozitelor privind activitatea de stabilire i raportare a i taxelor datorate statului impozitelor i taxelor datorate statului
1,0 2,5 1,8 1,5
Mic Mare Mediu Mic
Nu
Nu
1,2 1,5
Mic Mic
Nu Nu
44

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extraordinare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extraordinare 72. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri) 73. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 74. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil) 75. Nerealizarea decontrilor interne 76. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului
Punctaj total
1,5 1,7 2,3 1,0 1,5 1,3
Clasare
Mic Mic Mare
OBS.
Nu Nu
16. Activitatea de realizare a veniturilor extraordinare

4.
Mic Mic Mic
Nu Nu Nu
17. nchiderea execuiei bugetare anuale
1,5 1,0 1,0 1,5
Mic Mic Mic Mic
Nu Nu Nu Nu
18. Regularizarea cu bugetul statului
45

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil
77. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea bilanului contabil 78. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a bilanului contabil 79. Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil 80. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a bilanului contabil 81. Nerespectarea corelaiilor bilaniere 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar 91. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiarcontabile 92. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiar-contabile ctre management 93. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de analiz a informaiilor financiarcontabile 94. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate 46
Punctaj total
1,5 1,0 1,8 1,0 2,1
Clasare
Mic Mic Mediu Mic Mediu
OBS.
Nu Nu
Nu
5.
20. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar
1,4
Mic
Nu
1,0 1,0 2,2 1,5
Mic Mic Mediu Mic
Nu Nu
21. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil
Nu

Nr. crt.
6.
Obiective
ORGANIZAREA EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV
Obiecte auditabile
I 22. Cadrul de reglementare al CFP
95. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP 96. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 98. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care acord viza CFP 99. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP 100. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 101. Lipsa vizelor CFP pe documente 102. Acordarea nejustificat a vizei CFP 103. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 104. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 105. Raportarea unor date incomplete sau nereale 106. Nerespectarea termenelor de raportare
Punctaj total
2,5 1,5 1,7 1,0 1,0 1,3 1,3 1,2 1,5 1,4 1,0 1,5
Clasare
Mare Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic
OBS.
Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu
23. Nominalizarea/ retragerea i evaluarea persoanelor care acord viza CFP 24. Exercitarea acordrii/refuzului vizei CFP 25. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 26. Raportarea trimestrial i anual a activitii CFP
47

Nr. crt.
7.
Obiective
FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL
Obiecte auditabile
27. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiar-contabil
107. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil 108. Lipsa aprobrii manualului de utilizare
Punctaj total
1,7
Clasare
OBS.
Mic
Nu
1,5 2,4 1,7 1,5 1,5 2,0 1,0 1,2 1,9 2,7
Mic Mare Mic Mic Mic Mediu Mic Mic Mediu Mare
Nu
28. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic
29. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 30. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic 31. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate
109. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 110. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 111. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 112. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic 113. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 114. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate 115. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 116. Acces neautorizat la informaiile financiarcontabile din baza de date 117. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces 48
Nu Nu Nu
Nu Nu

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 32. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 33. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
118. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces 119. Inexistena procedurilor dosarelor financiar-contabile privind arhivarea
Punctaj total
1,7
Clasare
Mic
OBS.
Nu
8.
ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE
2,0
Mediu
120. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 121. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 34. Sistemul de pstrare al 122. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor pn la documentelor n timpul anului predarea la arhiv 36. Locaiile de 123. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 37. Activitatea de arhivare 124. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiar-contabile n vederea arhivrii. 125. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale 49
1,0 1,2 1,7
Mic Mic Mic
Nu Nu Nu
2,5
Mare
1,2 1,5
Mic Mic
Nu Nu

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01.2008--31.12.2008 MAIEREAN MIHAI/ SERBAN ANDREEA Ioan Moroan
Data: 26.02.2009 Data: 27.02.2009

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern
Sczut Sczut
Nr. crt.
1.
Obiective
Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal
Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului jurnal Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 50
Puncte T/S
OBS.
S S

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului inventar Completarea incorect a Registruluiinventar Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare Completarea incorect a registrului Cartea Mare Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare
Puncte T/S
Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern
Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern

Sczut Sczut Sczut Sczut
OBS.
S S S S Programul informatic genereaz registrul Cartea Mare
3. Cartea Mare
T S
Mediu Sczut
NU
2.
Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia
51

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat
Puncte T/S

Sczut
OBS.
5. Contabilitatea materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar
Mediu
Sczut
Sczut
Sczut
52

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor de personal nregistrarea eronat a sumelor transferate
Puncte T/S

Sczut
OBS.
S S
Sczut S S Sczut Sczut
Mediu
S Exist i funcioneaz sistemul de control intern
Mediu
Mediu
NU
53

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar
Puncte T/S

Sczut
OBS.
T S S S S S
Mediu Sczut Sczut Mediu Mediu Sczut Sczut
NU
3.
Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 12. ntocmirea balanelor Preluarea eronat a datelor cuprinse n de verificare fiele conturilor 13. Evidena tehnic- Inexistena unui sistem privind evidena operativ tehnic-operativ Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.) 14. Activitatea de Nedesemnarea persoanelor responsabile plat/ncasare a datoriilor cu urmrirea operativ a datoriilor i respectiv creanelor creanelor 54

Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora
Puncte T/S

Exist i funcioneaz sistemul de control intern

Mediu
OBS.
NU
4.
ELABORAREA BILANULUI CONTABIL ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT
15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil 24. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil
ntrzieri la plata impozitelor i taxelor datorate statului Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil Nerespectarea corelaiilor bilaniere Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile
Sczut Ridicat NU Sczut
6.
S Sczut
55

Nr. crt.
7.
Obiective
ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL
Obiecte auditabile
Puncte T/S
OBS.
25. Cadrul de reglementare Inexistena procedurilor scrise/cadrului a CFP metodologic de aplicare a CFP
S Sczut
8.
31. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic 32. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 34. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.)
Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic Acces neautorizat la informaiile din baza de date Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces
Sczut
S Mediu S S Sczut Sczut
56

Nr. crt.
9.
Obiective
ARHIVAREA DOCUMENTELO R FINANCIARCONTABILE
Obiecte auditabile
35. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiarcontabile
Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile
Puncte T/S

Exist o procedur scris, neformalizat care se respect

Ridicat
OBS.
NU
Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii
Sczut
TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Data:28.02.2009 Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01-31.12.2008 MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Ioan Moroan
57
Data:28.02.2009

Nr. crt.
1.
Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE 1. Registrul-jurnal
Obiecte auditabile selectate

1. Analiza procedurilor operaionale 2. Modul de completare a Registrului-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Analiza procedurilor operaionale 4. Modul de completare a Registrului-inventar 3. Cartea Mare 5. Analiza procedurilor operaionale 6. Modul de completare a Registrului Cartea-mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i 7. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de investiiilor ctre executani 8. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 5. Contabilitatea materiilor, 9. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de materialelor, inclusiv a celor de ctre executani natura obiectelor de inventar 10. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 11. Modul de efectuare a plilor/cheltuielilor 6. Contabilitatea datoriilor si 12. Analiza sumelor de plat/de ncasat creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei 13. Modul de nregistrare n registrul de cas 14. Analiza documentelor justificative 15. Asigurarea securitii spaiului casieriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu 16. Analiza procedurilor operaionale personalul 17. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de ctre executani 18. Reflectarea n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 58
Paragraful corespunztor din RAI

II. 1.1.1. II.1.1.2. II.1.2.1. II.1.2.2. II.1.3.1. II.1.3.2. II.2.4. II.2.4. II.2.5. II.2.5. II.2.5. II.2.6.1. II.2.7.1. II.7.2. II.7.3. II.2.7.4. II.2.8. II.2.8. II.2.8.1. II.2.8.2.
2.

Nr. crt.
Obiective
9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 10. ntocmirea balanelor de verificare 11. Evidena tehnic-operativ

19. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de ctre executani 20. Transmiterea extraselor de cont ctre debitori 21. Analiza prelurii debitelor din fiele conturilor 22. Analiza procedurilor operaionale 23. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 24. Analiza organizrii evidenei tehnic-operative 25. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 26. Analiza efecturii plilor

II.2.9. II.2.9.1. II.2.10 II.2.11.1 II.2.11.1 II.2.11.1 II.3.12.1. II.3.13.1.
3.
CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE ELABORAREA BILANULUI CONTABIL ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT
4.
12. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 13. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 14. Elaborarea i verificarea bilanului contabil
27. Modul de respectare a corelaiilor bilaniere

II.4.14.
5.
15. Asigurarea exactitii 28. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat sistemului de raportare financiarcontabil
II.5.15.
59

Nr. crt.
6.
Obiective
ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL 16. Cadrul de reglementare a CFP

29. Analiza procedurilor operaionale

II.6.16.1
7.
8.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE
17. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic 18. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 19. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) 20. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile
30. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat

II.7.17.
31. Analiza programului de pregtire profesional

II.7.18.
32. Modul de acces la informaiile din baza de date 33. Sistemul de modificare periodic a parolelor de acces 34. Asigurarea spaiului necesar arhivrii
II.7.19.1. II.7.19.1.
II.8.20.1.
60

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: 28.02.2009 Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01-31.12.2008 MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Ioan Moroan
ACTIVITILE PROGRAMATE DURATA (H)
Data: Data: 28.02.2009

PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII
OBIECTIVELE AUDITULUI
Tema general: Activitatea financiar-contabil 1. Pregtirea misiunii de 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu audit
616
88 2 2 4 8 8 MAIEREAN MIHAI MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA EVCONT EVCONT EVCONT EVCONT AUDITOR EVCONT
2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independena 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 61

ACTIVITILE PROGRAMATE 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea Programului de audit intern 8.Intocmirea Notei i a Programului interveniei la faa locului 9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu biroul de Contabilitate 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.
DURATA (H) 8 8 8 10
PERSOANELE IMPLICATE MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEAIoan Moroan MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEAIoan Moroan MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEAIoan Moroan
LOCUL DESFURRII EVCONT EVCONT EVCONT EVCONT
EVCONT AUDITOR AUDITOR
2. Intervenia la faa locului Obiectivul I. Organizarea 1.1 Efectuarea testrilor 1.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului registrelor de contabilitate
Contabilitate 62
352
16 2 MAIEREAN MIHAI AUDITOR

ACTIVITILE PROGRAMATE
1.3 Elaborare FIAP - urilor 1.4 Colectarea dovezilor 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru Obiectivul II. Conducerea 2.1 Efectuarea testrilor 2.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului de contabilitii Contabilitate 2.3 Elaborarea FIAP - urilor 2.4 Colectarea dovezilor 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1 Efectuarea testrilor Obiectivul III. Conducerea 3.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului de activitii financiare Contabilitate 3.3 Elaborarea FIAP - urilor 3.4 Colectarea dovezilor 3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1 Efectuarea testrilor Obiectivul IV.
DURATA (H) 16 6 4 16 2 16 6 4 16 2 16 6 4 16 2
PERSOANELE IMPLICATE SERBAN ANDREEA
LOCUL DESFURRII EVCONT
MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA
AUDITAT EVCONT
AUDITOR EVCONT
Elaborarea bilanului
4.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului de Contabilitate 63

ACTIVITILE PROGRAMATE 4.3 Elaborarea FIAP - urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1 Efectuarea testrilor 5.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului de Contabilitate 5.3 Elaborarea FIAP - urilor 5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului de Contabilitate 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 64
contabil
DURATA (H) 16 6 4 16 2 14 6 4 16 2 12 6 4 16
PERSOANELE IMPLICATE MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA
LOCUL DESFURRII AUDITOR EVCONT
Obiectivul V. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management
AUDITOR EVCONT
Obiectivul VI. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv
AUDITOR EVCONT

ACTIVITILE PROGRAMATE 6.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului de Contabilitate 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu directorul biroului de Contabilitate 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Planificarea si organizarea Sedintei de inchidere 13. Discutarea constatrilor cu biroului de Contabilitate 14. Concluzii
Obiectivul VII. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil Obiectivul VIII. Arhivarea documentelor financiar-contabile
DURATA (H) 2 14 6 4 16 2 14 16 4 4 4 4 160
PERSOANELE IMPLICATE MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA
LOCUL DESFURRII
AUDITOR
AUDITOR
MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel MAIEREAN MIHAI Raluca Risca
AUDITOR AUDITOR EVCONT
65

ACTIVITILE PROGRAMATE 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 16. Revizuirea Raportului de audit intern 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportului de audit intern 22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 24. Intocmirea Fisei de urmarire a recomandarilor
III. Raportul de audit intern
DURATA (H) 48 48 8 8 8
PERSOANELE IMPLICATE MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI Ioan Moroan MAIEREAN MIHAI MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEAIoan Moroan MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI MAIEREAN MIHAI MAIEREAN MIHAI
LOCUL DESFURRII EVCONT EVCONT EVCONT EVCONT AUDITOR
8 16 8 8 16
EVCONT EVCONT EVCONT EVCONT EVCONT
IV. Urmrirea
recomandrilor
66

67

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: MAIEREAN MIHAI/ SERBAN ANDREEA 28.02.2009 Avizat: Ioan Moroan
Data: Data: 28.02.2009
Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Nr. crt. 1. 2. 3, OBIECTE AUDITABILE Registrul-jurnal Registrul-inventar Registrul Cartea Mare TIPUL TESTRII Analiza completrii Registrului-jurnal Analiza completrii Registrului-inventar Analiza completrii Mare Registrul Cartea Locul DBC DBC DBC Durata (h) 20 20 4 Nr. test
Interviu nr. 1.1.1
Nr. lista verificare
Auditori MAIEREAN MIHAI MAIEREAN MIHAI MAIEREAN MIHAI
Test 1.2.1
Interviu nr. 1.1.1
LV 1 LV 1 LV 1
Test 1.3.1
Interviu nr. 1.1.1
68

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII

Nr. crt. 4. 5. OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Contabilitatea datoriilor si creanelor Contabilitatea trezoreriei TIPUL TESTRII Analiza conducerii contabilitii activelor imobilizate i investiiilor Examinarea procedurii privind organizarea i funcionarea contabilitii materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor Analiza organizrii i conducerii contabilitii trezoreriei Locul DBC DBC 2 DBC DBC 8 DBC DBC 8 6 Durata (h) 2 Nr. test
Interviu nr. 2.2.1 Not relaii 2.3.1 de nr.
Auditori SERBAN ANDREEA SERBAN ANDREEA SERBAN ANDREEA MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA SERBAN ANDREEA
LV2 LV2 LV2
6. 7.
Test 2.4.1
C.C.I.2.5.1
8. 9.
Contabilitatea cheltuielilor cu personalul Contabilitatea rezultatelor inventarierii
Analiza conducerii contabilitii cheltuielilor cu personalul Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii
Test 2.5.1 Test 2.5.2 Test 2.5.3 Test 2.5.4 Test 2.6.1 Test 2.6.2
Interviu nr. 2.7.1 Interviu nr. 2.7.1 Not de relaii nr. 2.7.1
LV 2
LV2
LV2
SERBAN ANDREEA
69

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII

Nr. crt. 10. 11. OBIECTE AUDITABILE ntocmirea balanelor de verificare Evidena tehnic-operativ TIPUL TESTRII Analiza ntocmirii balanelor de verificare Analiza sistemului de eviden tehnicoperativ Locul DBC DBC Durata (h) 2 8 Nr. test Test 2.8.1 Test 2.9.1
Auditori SERBAN ANDREEA SERBAN ANDREEA
LV 2 LV2
Obiectivul III. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Nr. crt. 11. 12. OBIECTE AUDITABILE Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului TIPUL TESTRII Analiza organizrii obligaiilor de plat pe scadene Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului Locul DBC 22 DBC 22 Test 3.3.1 LV 3 Test 3.2.1 LV 3 Durata (h) Nr. test
Auditori MAIEREAN MIHAI MAIEREAN MIHAI
Obiectivul IV. NCHIDEREA BILANULUI CONTABIL

Nr. crt. 14. OBIECTE AUDITABILE Elaborarea i verificarea bilanului contabil TIPUL TESTRII Analiza activitii de elaborare i verificarea a bilanului contabil Locul DBC Durata (h) 44 Nr. test
C.C.I. 4.2.1
Auditori SERBAN ANDREEA
LV 4
70

Obiectivul V. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

Nr. crt. 15. OBIECTE AUDITABILE Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil TIPUL TESTRII Analiza activitii de raportare a datelor financiar contabile ctre management Locul DBC 42 Durata (h) Nr. test Interviu nr.5.2.1
C.C.I.5.3.1
LV 5
Obiectivul VI. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU

Nr. crt. 16. OBIECTE AUDITABILE Cadrul de reglementare a CFP TIPUL TESTRII Verificarea gradului de acoperire prin procedur a CFP Locul DBC Durata (h) 40 Nr. test Interviu nr.6.1
LV 16
Obiectivul VII. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATICFINANCIAR-CONTABIL

Nr. crt. 17. 18. OBIECTE AUDITABILE Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic TIPUL TESTRII Examinarea accesului la sistemul informatic Analiza programului de pregtire profesional Locul DBC DBC Durata (h) 21 21 Nr. test
Auditori MAIEREAN MIHAI
LV7
71

Obiectivul VII. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATICFINANCIAR-CONTABIL

Nr. crt. 19. OBIECTE AUDITABILE Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) TIPUL TESTRII Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus Locul DBC 32
Interviu nr.7.4.
Durata (h)
Nr. test
Auditori
Obiectivul VIII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

Nr. Crt. 20. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul DBC Durata (h) Nr. test Test 8.2.1
Lista verificare
Locaiile de depozitare provizorii i definitive Analiza respectrii prevederilor a documentelor financiar-contabile procedurale privitoare la activitatea de arhivare
LV 8
Auditori interni, MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA
Supervizor, Ioan Moroan
72

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA 27.02.2009 Avizat: Ioan Moroan Data: 27.02.2009
A. Lista participanilor: Ioan Moroan MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA Marinescu Ion Protopopescu Sorin
Numele Funcia Nr. telefon 0230 206366 0742 123456 0742 654321 0230 206367 0330 405408 E-mail Semntura
Data:
Director Auditor intern Auditor intern Director general Director economic
B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai,
73

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. crt. 1.1.
ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor
74
DA -
NU -
OBS.

Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate:
75
DA
NU
OBS.
X X X X X X X X
Interviu nr. 1.1.1. Observare direct TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1 TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.
1.2.
1.3.
X X
1.4.
X X
Observare direct Observare
1.5.

Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare.
DA X X X X X
NU
OBS. direct Problemati c abordat pentru fiecare registru de contabilita te
Data: 11.02. 2009 Moroan
Supervizor, Ioan
76

INTERVIU NR. 1.1.1.
privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Ionescu Nadia, ef birou Financiar-contabilitate Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? 2. Procedurile sunt scrise i formalizate? 3. Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? 4. Avei monografii contabile pe domenii? 5. Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? 6. Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? 8. Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? 9. Exist propuneri de perfecionare a procedurii? 10. Nu mai avei nimic de adugat? 7. DA X X X X X X X X X X Responsabilul a fost stabilit recent NU Obs. Cadrul normativ
Data: 11. 02.2009 Auditor intern, Intervievat, MAIEREAN MIHAI Vasilescu Angelia Not: Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o
77

problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern.
TESTUL NR. 1.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale Registruluijurnal pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registrului- jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 6 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Registrul jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI:
78

Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate astfel: - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1.
Data: 05.03.2009
79

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1. Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Registrul-jurnal completat pentru perioada ianuarie 2008 - decembrie 2008, respectiv din 12 liste informatice lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 6 liste informatice, aferente lunilor ianuarie, martie, mai, iulie, septembrie, decembrie 2008; Eantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.
Data: 05.03.2009 Angelia
n prezena, Ec. Vasilesc
80

81

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1. privind Completarea Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Elemente testate Elemente eantionate
1. Registrul-jurnal la data de 31.01.2008 2. Registrul-jurnal la data de 30.03.2008 3. Registrul-jurnal la data de 30.05.2008 4. Registrul-jurnal la data de 31.07.2008 5. Registrul-jurnal la data de 30.09.2008 6. Registrul-jurnal la data de 31.12.2008 Examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal X FIAP X FIAP X FIAP Existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate X X X X X X Confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate X FIAP X FIAP X FIAP Garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora X X X X X X Urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare X X X X X X
Data: 05.03.2009

82
n prezena, Ec. Vasilescu Angelia

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA: Completarea incorect a Registrului-jurnal (cod 1-14-1) cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile. CAUZE: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. CONSECINE: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a
75

modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economico-financiare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la Direcia Buget i Contabilitate Intern pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. - n cazul n care entitatea, prin intermediul structurilor proprii, se afl n imposibilitatea realizrii unei aplicaii n domeniul financiar-contabil, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, s se studieze posibilitatea achiziionrii unui program informatic care s corespund necesitilor entitii. Data: 05.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Moroan Supervizor, Ioan
76

TESTUL NR. 1.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la PRIMARIA ADANCATA n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2008. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completarea Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.3. astfel: Registrul inventar: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice,
77

rezultate din procesele verbale de inventariere.
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului- inventar.
CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1.
Data: 06.03.2009 Moroan
Supervizor, Ioan
78

LISTA DE CONTROL NR. 1.3.1 privind Completarea Registrului - inventar

Elemente testate
Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil Recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere
Nr. crt. Populaia
1.
Evcont Consulting
FIAP
Data, 06.03.2009 Angelia
Intervievat, Vasilescu
79

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. CONSECINE: Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor.
80

- Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor.
Data: 06.03.2009
Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Moroan
Supervizor, Ioan
81

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul 2. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 2.1. Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor
82
D A -
N U -
OBS.

Nr. crt.
D A -
N U -
OBS.
Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? 2.2. Analiza contabilitii imobilizrilor i investiiilor: a. activele imobilizate sunt nregistrate cronologic i pe grupe de active imobilizate n Registrul numerelor de inventar; b. fiele mijloacelor fixe sunt completate pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau a modificrii valorii de inventar a acestora, ca urmare a modernizrii sau reevalurii lor; c. recepia activelor imobilizate; d. predarea-primirea activelor imobilizate ntre dou locuri de folosin ale entitii publice; e. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a activelor imobilizate; f. recepiile pariale i finale ale obiectivelor de investiii; g. activele imobilizate aflate n custodie la teri; h. examinarea nregistrrilor n contabilitate. 2.3. Analiza contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura i a materialelor de natura obiectelor de inventar a. existena evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor b. predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre dou locuri de folosin ale entitii; c. constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor de natura stocurilor; d. recepia bunurilor de natura stocurilor;
83
X -
Interviu nr. 2.2.1. -
X -
Not de relaii nr. 2.3.1

Nr. crt.
D A -
N U -
OBS.
e. bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri; f. examinarea nregistrrilor n contabilitate. 2.4. Analiza contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre SC EVCONT CONSULTING; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. 2.5. Contabilitatea trezoreriei Analiza organizrii activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; d. urmrirea ntocmirii monetarului e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casierie entitii
84
X TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.
X X X X X X X X X X X X X
C.C.I. nr. 2.5.1. TEST nr. 2.5.1. Lista de control nr. 2.5.1.
Observare direct

Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative;
D A X X X
N U
OBS. CCI nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.2. Foaie de lucru nr. 2.5.2 List de control nr. 2.5.2. FIAP nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.3 Foaie de lucru nr. 2.5.3 Lista de control nr. 2.5.3 FIAP nr. 2.5.3
Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul biroului de Contabilitate; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas;
85
X X
X X X X X X X X TEST nr. 2.5.4 Foaie de lucru nr. 2.5.4 Lista de control nr. 2.5.4 FIAP nr. 2.5.4

Nr. crt.
D A -
N U -
OBS.
Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor: a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective; f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata; g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv pe documentele de angajare i ordonanare; 2.6. Contabilitatea cheltuielilor de personal Analiza cheltuielilor cu salariile personalului a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata;
86
X X
TEST nr. 2.6.1. Foaie de lucru nr. 2.6.1. Lista de control

Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil.
D A X X X
N U
OBS.
X X X X
nr. 2.6.1. FIAP nr. 2.6.1.
X X X X X X X TEST nr. 2.6.2. Foaie de lucru nr. 2.6.2. Lista de control nr. 2.6.2. FIAP nr. 2.6.2.
87

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 2.7. Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii; c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii. 2.8. Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; 2.9. Analiza evidenei tehnic-operative a. examinarea modului completare a formularelor tipizate; b. urmrirea utilizrii formularelor pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la biroului de Contabilitate. f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii - not de recepie i constatare de diferene etc., poziie cu poziie
D A
N U X
OBS. Interviul nr. 2.7.1. Not de relaii nr. 2.7.1. Interviul nr. 2.7.2 FIAP nr. 2.7.1. FCRI nr. 2.7.1. TEST nr. 2.8.1. Lista de control nr. 2.8.1.
X X X
X X X X X X X X X
TEST nr. 2.9.1 Foaie de lucru nr. 2.9.1 Lista de control nr. 2.9.1. FIAP nr. 2.9.1
Observarea direct
88

Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de consum individual i colectiv, fiei limit individual i colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie cu poziie a. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri, grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual subgrupe; b. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare; c. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii/depozite. Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat se face dup verificarea: a. modului de emitere i completare corect a documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale; b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie; c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie. Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la cunotina conductorului biroului de Contabilitate sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor se face prin semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie. Examinarea dac preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor.
D A X
N U
OBS. Observarea direct
89

Nr. crt.
D A
N U
OBS.
Garantarea faptului c n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.
Supervizor, Ioan
90
SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

INTERVIU NR. 2.2.1 privind activitatea de recepie a activelor imobilizate adresat domnului Turcule Adrian Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008
Nr. crt. ntrebare DA NU Obs.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Pentru anul 2009 ai semnat fia postului? Avei atribuii n fia postului privind recepia activelor imobilizate? Pentru activitatea de recepie a imobilizrilor avei un sistem de proceduri? ntre responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i prevederile procedurilor exist coresponden? Exist stabilit o persoan responsabil cu realizarea procedurilor de lucru? Sistemul de proceduri este scris i formalizat? Recepia imobilizrilor corporale se face pe baza proceselor verbale de recepie, completat n trei exemplare? Recepia activelor imobilizate este realizat de o comisie de recepie, stabilit prin Ordin al conductorului entitii? Referitor la acest subiect mai avei ceva de adugat?
X X X X X X X X X
Data: 16.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Intervievat, Turcule Adrian
91

NOT DE RELAII NR. 2.3.1. privind Analiza evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor adresat domnului Buc Ctlin ntrebare 1: La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor? Rspuns 1: Nu, dar la nivelul biroului de Contabilitate exist instruciuni de aplicare, dar neformalizate . ntrebare 2: Exist n entitate un responsabil care s analizeze lunar micarea stocurilor organizate pe grupe n funcie de natura acestora ? Rspuns 2: Da, la nivelul biroului de Contabilitate exist o persoan responsabil cu eviden analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar aflate n magazie i folosin, iar la nivelul magaziei centrale este organizat o eviden tehnic-operativ a acestor bunuri. Persoana responsabil cu gestionarea materiilor prime i materialelor are concretizate atribuiile n fia postului, care cuprinde i activitatea de analiz lunar a micrii de stocuri. ntrebare 3: Exist un control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate n magazie i/sau n folosin? Rspuns 3: Da, lunar se realizeaz o comparaie ntre situaia analitic, elaborat n cadrul biroului de Contabilitate, i situaia stocurilor din Magazia central reflectat, n Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc. De asemenea, periodic aceasta se completeaz cu efectuarea unui inventar inopinat pentru fiecare categorie de stocuri, inclusiv pentru cele aflate n folosin. ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar? Rspuns 4: Nu, dar exist un sistem informatizat, privind realizarea codificrii modelelor de formulare i preluarea informaiilor n contabilitatea analitic i
92

sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i a materialelor de natura obiectelor de inventar, sistem care se afl n faza de testare. ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 5: Nu. Data: 17.08.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Ctlin Not: Avnd n vedere informaiile rezultate din acest document, echipa de auditori nu consider necesar elaborarea unui FIAP, dar unele probleme rezultate din aceast Not de relaii vor fi preluate n Raportul de audit intern. Consilier, Buc
93

TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Avnd n vedere ponderea valoric a contractelor de leasing financiar n totalul datoriilor, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a contabilitii datoriilor, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor operaiilor aferente leasingului financiar. Populaia pentru realizarea testului este constituit din cele 12 contracte de leasing financiar; Eantionul va fi constituit din totalitatea contractelor de leasing financiar, adic 100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea reflectrii n contabilitate a principalelor operaii legate de contractele de leasing financiar, n conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.4. i anume: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate.
94

Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4.1. privind Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.4.1. s-a constatat c n situaiile financiare anuale ale entitii, datoriile n valut nu sunt inute la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, pentru ultima zi a perioadei de raportare, ci sunt evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei de la data ncheierii contractelor. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1.
Data: 18.08.2009
95

96

LISTA DE CONTROL NR. 2.4.1. privind Organizarea contabilitii datoriilor i creanelor entiti Elemente testate Elemente eantionate
1. Contract nr.0015128 ncheiat cu BCR Leasing 2. Contract nr.16128 ncheiat cu Unicredit Leasing 3. Contract nr.231456 ncheiat cu Romstal Leasing 4. Contract nr.516155 ncheiat cu Transilvania Leasing 5. Contract nr.712189 ncheiat cu Afin Romnia S.A.
Verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile entitii publice, justificate i consemnate n documente Urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute Urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile Verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora Analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management
Analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei
Examinarea nregistrrilor n contabilitate
X X X X X
X X X X X
97
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Elemente testate Elemente eantionate

6. Contract nr.923841 ncheiat cu R.C.I. Leasing 7. Contract nr.27128 ncheiat cu B.T. Leasing 8. Contract nr.671857 ncheiat cu Romexterra Leasing 9. Contract nr.789634 ncheiat cu Porsche Leasing 10. Contract nr.315897 ncheiat cu Motor Active Leasing
Verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile entitii publice, justificate i consemnate n documente
Urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute
Urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile
Verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora
Analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei
Analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management
Examinarea nregistrrilor n contabilitate
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
Data: 17.03.2009

98
n prezena, Ionescu Ion Serviciul Contabilitate

99

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008.-31.12.2008 PROBLEMA Datoriile n valut nu sunt prezentate n Situaiile financiare anuale la valoarea actual. CONSTATARE Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate de cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor, denaturnd informaiile din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre EVCONT CONSULTING i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; CONSECINE Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile n valut; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post
100

pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul biroului de Contabilitate, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2008, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare.
Data: 17.03.2009 Auditor intern, SERBAN ANDREEA Supervizor, Ioan Moroan
101

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1 pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat doamnei Irimiciuc Anca
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie Registrul de cas este ntocmit de persoana desemnat pentru aceast activitate sau de persoana mputernicit s o nlocuiasc? 1. DA NU Nici un rspuns Comentarii Persoana desemnat cu ntocmirea Registrului de cas are aceast sarcin trecut n fia postului care este actualizat i care a fost semnat de aceasta. Persoana responsabil cu evidena contabil a activitii de casierie, verific zilnic legalitatea i corectitudinea operaiilor din Registrul de cas
Registrul de cas este verificat de ctre persoana responsabil cu evidena financiarcontabil a activitii de casierie? 2.
3.
Exist completri i modificri n Registrul de cas efectuate de persoana responsabil cu evidena activitii de casierie, din cadrul biroului de Contabilitate? Dac da, putei prezenta filele din Registrul de cas care conin modificri i completri?
X X Modificrile din filele respective reflect erori de calcul matematic sesizate n momentul verificrii operaiunilor din Registrul de cas.
4.
5.
V rog s-mi prezentai modalitatea prin care X sunt corectate erorile din Registrul de cas efectuate de ctre persoana responsabil cu evidenta activitii de casierie din cadrul 102

Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie biroului de Contabilitate? Casierul entitii informeaz directorul biroului de Contabilitate despre operaiunile care implic un volum mare de numerar?
DA
NU
Nici un rspuns
Comentarii
6.
Zilnic directorul biroului de Contabilitate este informat de ctre casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv.
7.
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Dac da, putei exemplifica sistemul de informare a directorului biroului de Contabilitate cu privire la operaiile care implic un volum mare de numerar? Dac nu, v rog s apreciai care ar putea fi consecinele neinformrii coordonatorului activitii de casierie n cazul unor operaii cu volum mare de numerar? Avei un sistem de proceduri privind activitatea de casierie? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? La nivelul entitii exist amenajat un spaiu pentru desfurarea n bune condiii a activitii de casierie? Registrul de cas este ntocmit zilnic? Registrul de cas este ntocmit la casieria entitii? nregistrrile din Registrul de cas sunt verificate zilnic? Inventarierea casieriei se face periodic? Registrul de cas este nuruit i numerotat? Documentele justificative care stau la baza efecturii operaiilor n casierie conin toate elementele prevzute de cadrul normativ? Putei prezenta documentele din primele i ultimele 2 zile ale perioadei auditate?
X Un volum mare de numerar derulat prin casieria entitii ar crete riscul de fraud. X X X X X X X X X X Test nr. 2.5.1
Data: 18.03.2009

103

TESTUL NR. 2.5.1.

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii. OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza organizrii activitii de casierie DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea proceselor verbale de inventariere a casieriei entitii n numr de 6 ntocmite pe perioada auditat, din care unul este aferent inventarierii anuale efectuate la data de 31 decembrie 2008; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza modului de organizare a controlului activitii de casierie, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr.2.5. astfel: Analiza activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere; b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea ntocmirii monetarului; d. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv; f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.1 privind Analiza organizrii activitii casieriei i a Chestionarului de Control Intern nr. 2.5.1. pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Protopopescu Sorin, director al biroului de Contabilitate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.5.1. i a Chestionarului de control intern nr. 2.5.1. am constatat c la nivelul entitii activitatea de casierie este organizat i controlul acesteia funcioneaz. CONCLUZII: Pentru activitatea de casierie nu se va elabora FIAP, dar informaiile primite cu ocazia acestei testri vor fi preluate i introduse n RAI.
104

Data: 19.03.2009
105

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.1 privind Analiza activitii de casierie Elemente eantionate
Existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere Urmrirea respectrii programului de inventariere Urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar Examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv Urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate
Nr . crt . Elemente testate

1. 2. 3. 4. 5. 6.
Urmrirea ntocmirii monetarului
Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.01.2008. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 30.03.2008. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 30.05.2008. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.07.2008 Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.09.2008. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.12.2008.
X X X X X X
X X X X X X Auditor intern, MAIEREAN MIHAI

106
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X n prezena, Ec. Apostolescu Marian
X X X X X X
Data: 18.03.2009

Birou1 de Contabilitate
107

TESTUL NR. 2.5.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din ordinele de plat aferente perioadei auditate, ntocmite i utilizate de entitate pentru decontarea obligaiilor fa de teri, n numr de 1751. Menionm c n cadrul entitii, din anul 2008 a nceput numerotarea ordinelor de plat pe baza Registrului de eviden a ordinelor de plat i este valabil 5 ani. Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat, va fi constituit dintr-un procent de 1%, din populaie, respectiv 17 ordine de plat, conform Foii de lucru nr. 2.5.2.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Ordinului de plat pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: a) verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b) examinarea datrii i numerotrii ordinelor de plat; c) nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct; d) verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.2. s-a constatat c ordinele de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative care au generat obligaiile de plat care se sting, respectiv OP nr. 104, OP nr. 313, OP nr. 1031 i OP nr. 1709. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.2. Data: 18.03.2009 Auditor intern, SERBAN ANDREEA
108

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.2.

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii
Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a ordinului de plat a fost constituit astfel: - populaia statistic: 1751 ordine de plat; - eantionul 1%: 17 ordine de plat; - pasul de selecie: 103; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Ordinul de plat nr. 1 i va cuprinde urmtoarele ordine de plat: OP nr. 1, OP nr. 104, OP nr. 207, OP nr. 310, OP nr. 413, OP nr. 516, OP nr. 619, OP nr. 722, OP nr. 825, OP nr. 928, OP nr. 1031, OP nr. 1144, OP nr. 1247, OP nr. 1400, OP nr. 1503, OP nr. 1606 i OP nr. 1709. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 18.03.2009
n prezena, Ec. Angelescu Ion
109

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat
Elemente testate Nr . crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Elemente eantionate Ordinul de plat nr. 1 Ordinul de plat nr. 104 Ordinul de plat nr. 207 Ordinul de plat nr. 310 Ordinul de plat nr. 413 Ordinul de plat nr. 516 Ordinul de plat nr. 619 Ordinul de plat nr. 722 Ordinul de plat nr. 825 Ordinul de plat nr. 928 Ordinul de plat nr. 1031 Ordinul de plat nr. 1144 Ordinul de plat nr. 1247 Ordinul de plat nr. 1400
Verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor X X X X X X X X X X X X X X
Existena datrii i numerotrii ordinelor de plat X X X X X X X X X X X X X X

110
nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct X X X X X X X X X X X X X X
Verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative X FIAP X X FIAP X X X X X FIAP X X X

Elemente testate Nr . crt. 15. 16. 17. Elemente eantionate Ordinul de plat nr. 1503 Ordinul de plat nr. 1606 Ordinul de plat nr. 1709
Data: 18.03.2009
Verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor X X X
Existena datrii i numerotrii ordinelor de plat X X X
nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct X X X
Verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative X X FIAP

n prezena, Serviciul Contabilitate Angelescu Ion
111

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Unele Ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat . CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 104, OP nr. 413, OP nr. 1031, OP nr. 1709, CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; CONSECINE Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i
112

utilizarea ordinelor de plat; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar; Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este cazul. Data: 18.03.2009 Auditor intern, SERBAN ANDREEA Moroan Supervizor, Ioan
113

TESTUL NR. 2.5.3 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele cec-ului pentru ridicare de numerar utilizare de entitate pentru perioada auditat, n numr de 174; Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a filelor cec pentru ridicare de numerar, va fi constituit n procent de 5% din populaie, respectiv 9 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.3.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.3 s-a constatat faptul c nu s-a menionat n documentul file cec pentru ridicare de numerar utilizat natura cheltuielilor care s-au efectuat cu numerarul ridicat respectiv: n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din Trezoreria Sectorului 5 nu este menionat n fila de cec pentru ridicare de numerar, seria DX, nr. 0011213. n data de 18 ianuarie 2009 s-a ridicat numerar din contul curent, deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura pentru care a fost ridicat aceast sum. CONCLUZII:
114

n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.3. Data: 18.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare documentului CEC pentru ridicare de numerar a fost constituit astfel: - populaia statistic: 174 de file din documentul CEC pentru ridicare de numerar, respectiv de la seria DX0011175 la seria DX011349; - eantionul: 5%, respectiv 9 file de CEC pentru ridicare de numerar; - pasul de selecie va fi: 19; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la prima fil de cec pentru ridicare de numerar utilizat n perioada auditat i va cuprinde filele utilizate cu urmtoarele serii: DX0011175; DX011194; DX0111213; DX0111232; DX0111251; DX0111270; DX0111289; DX0111308; DX0111327 . - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.3. privind Analiza utilizrii CEC-ului pentru ridicare de numerar, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.
Data: 18.03.2009 Maria
n prezena, Ec. Enescu
115

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.3 privind Analiza utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar Nr. crt.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar DX0011175 DX0111194 DX0111213 DX0111232 DX0111251 DX0111270 DX0111289 DX0111308 DX0111327
Urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar
Confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale
X X X X X X X X X
X X FIAP X X X FIAP X X n prezena, Serviciul Contabilitate Enescu Maria
Data: 18.03.2009

116

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.3 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate. CONSTATARE Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5 nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din trezoreria Sectorului 5, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213. n data de 18 august 2008 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat aceast sum. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare; CONSECINE Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului cec pentru ridicare numerar;
117

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul cu atribuii n aceast sfer de activitate; Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5. Data: 18.03.2009 Auditor intern, SERBAN ANDREEA Supervizor, Ioan Moroan
118

TESTUL NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza utilizrii Registrului de cas DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele Registrului de cas ntocmit la casieria entitii pentru perioada auditat, n numr de 387 file; Eantionul pentru urmrirea modului de completare a Registrului de cas, va fi constituit n procent de 2% din populaie, respectiv 8 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.4.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Registrului de cas pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5.4 i anume: a) examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b) confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c) urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d) urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e) examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f) urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g) verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h) confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.4. privind Analiza
119

utilizrii Registrului de cas. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.4. s-a constatat necompletarea Registrului de cas n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente, respectiv: n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion; n data de 04.05.2008 s-a achitat prin casieria entitii, suma de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2008, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2009, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2009, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas s-a descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401 n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.4.
Supervizor, Ioan
120


Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a registrului de cas a fost constituit astfel: - populaia statistic: 387 de file din documentul Registrul cas (cod 14-4-7A) aferente unui numr de 387 zile lucrtoare din perioada auditat; - eantionul: 2%, respectiv 8 file din Registrul de cas; - pasul de selecie va fi: 49 de zile lucrtoare sau file; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la registrul de cas ntocmit n data de 3 ianuarie 2008 i va cuprinde filele din registrul de cas ntocmit n urmtoarele zile: 3 ianuarie 2008, 14 martie 2008, 23 mai 2008, 29 iulie 2008, 7 septembrie 2008, 12 octombrie 2008, 22 decembrie 2008. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.
121

Data: 18.03.2009 Cezar
n prezena, Ec. Stoenescu
122

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas Nr. crt.
1.
Elemente eantionate Elemente testate

Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli Confirmarea completrii n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul biroului de Contabilitate Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente
Registru l de cas la data 03.01.08 X X X X X X X
Registrul de cas la data 14.03.08 X X X X X X X

123
Registrul Registrul de cas de cas la data la data 23.05.08 29.07.08 X X X X X X X X X X X X X X
Registrul de cas la data 07.09.08 X FIAP X X X X X
2. 3. 4. 5. 6. 7.

Nr. crt.
8.

Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas
Registru l de cas la data 03.01.08 X
Registrul de cas la data 14.03.08 X
Registrul Registrul de cas de cas la data la data 23.05.08 29.07.08 X X
Data: 18.03.2009 Cezar
n prezena, Ec. Stoenescu Serviciul Contabilitate
124

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion. n data de 04.05.2008 s-a achitat prin casieria entitii sum de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2009, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2009, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2009, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas sa descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401, n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul biroului de Contabilitate i casierul entitii; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul biroului de Contabilitate, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; CONSECINE
120

Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul biroului de Contabilitate; Realizarea controlului periodic, asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului.
121

TESTUL NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor cu salariile personalului DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint statelor de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice pentru cele 12 luni calendaristice ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2008-decembrie 2008; Eantionul pentru verificarea modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului s-a stabilit la 25% din populaia total, n baza Foii de lucru nr. 2.3.1, respectiv 5 state de salarii; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii statelor de salarii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat i nregistrarea acestor cheltuieli n contabilitate pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.3. i anume: Cheltuielile cu salariile personalului: a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului.
122

CONSTATRI: Din analiza listei de control s-a constatat: - cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate difer de suma total din statele de salarii; - Statele de salarii nu conin sumele care trebuiau reinute din salarii, reprezentnd datorii ale angajailor fa de teri, dei existau angajamente n acest sens. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.1. Data: 21.03.2009 Moroan Auditor intern, SERBAN ANDREEA Supervizor, Ioan
123

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.1

Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului a fost constituit astfel: - populaia statistic: 18 state de salarii; - eantionul: 25%, respectiv 18 state X 25% = 5 state de salarii; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2008(1) i va cuprinde urmtoarele statele de salarii: ianuarie 2008(1), aprilie 2008, iunie 2008(5), septembrie 2008(9) i decembrie 2008 (17). - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 21.03.2009 Mihaela
n prezena, Ec. Ionescu
124

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie Examinarea modului de completare a Statului de plata Urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate Examinarea calculului drepturilor de personal Examinarea calculului reprezentnd reineri legale Urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor Urmrirea altor creane n legtur cu salariaii Examinarea drepturilor de personal neridicate Examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele Stat de salarii aferent lunii Ianuarie 2008 Stat de salarii aferent lunii Aprilie 2008 Stat de salarii aferent lunii Iunie 2008 Stat de salarii aferent lunii Septem. 2009 Stat de salarii aferent lunii Decembr. 2009
X X X X X X X X
X X X X X X X X
X X X X X X X X
X X X X X FIAP X X
X X X X X X X X
125

de salarii
X Auditor intern, MAIEREAN MIHAI
FIAP
Data: 21.03.2009
n prezena, Serviciul Contabilitate Anghelescu Claudiu
126

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii septembrie 2008, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna octombrie 2008 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii decembrie 2008, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui program integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile, ceea ce nu a permis un transfer automat al datelor din aplicaia informatic privind salariile n aplicaia informatic de contabilitate pentru ntocmirea Balanei de verificare, transferul realizndu-se prin introducerea manual a datelor, ceea ce a dat posibilitatea apariiei unor erori privind reflectarea n contabilitate a acestor cheltuieli. Neefectuarea unui control periodic asupra cheltuielilor cu salariile de ctre persoana responsabil cu evidena cheltuielilor cu salariile personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Necunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul biroului de Contabilitate a determinat obinerea unor State de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice care nu conin sumele datorate de salariai terilor pe baza angajamentelor de plat.
127

Inexistena unui responsabil n cadrul direciei cu sumele datorate terilor de ctre salariai. CONSECINE Balana de verificare ntocmit la 30.09.2008 nu reflect situaia real a patrimoniului existent la aceast dat. Statele de salarii elaborate n cadrul entitii nu reflect situaia exact a datoriei entitii fa de salariai i fa de tere persoane. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor, de eful compartimentului din care face parte; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii n totalitate a datoriilor salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a anului viitor, a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul biroului de Contabilitate pentru aplicaia informatic care va fi implementat. Data: 21.03.2009 Auditor intern, SERBAN ANDREEA Supervizor, Ioan Moroan
128

TESTUL NR. 2.6.2 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor cheltuielilor privind asigurrile i protecia social. de personal. Analiza
DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint Balanele de verificare listate pentru cele 12 luni ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2008decembrie 2008, utilizate pentru compararea datoriilor privind asigurrile i protecia social calculate i nregistrate n contabilitate cu cele raportate ctre entitile abilitate s administreze aceste fonduri; Auditorii interni au hotrt ca eantionul pentru verificarea modului de Organizarea a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social s fie n proporie de 20% din populaia total, stabilite conform Foii de lucru nr. 2.6.2. Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor privind asigurrile i protecia social, precum i modalitatea de raportare a acestor sume ctre Bugetul de asigurri sociale, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 2, poziia nr. 2.6 i anume: Cheltuielile privind asigurrile i protecia social: a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile
129

Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.6.2 s-a constatat: - Cheltuielile privind Contribuia Unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.2.
Data: 21.03.2009
130

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.2

Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social a fost constituit astfel: - populaia statistic: 12 balane de verificare; - eantionul: 30% = 12 balane X 30% = 4 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2008 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2008(1), 30.06.2008(6), 30.9.2008(11), 31.12.2009(17) - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 21.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Mihaela n prezena, Ec. Ioan
131

132

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social Elemente eantionate Nr. crt.
1. 2. 3. 4.
Elemente testate Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiarcontabil Examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil
Balana de verificare la data de 31.01.2008

X X X X X X

X X X X X X

X FIAP X X X X

X X X X X X
5. 6.
133

7.
8.
Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator Compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Data: 21.03.2009 Claudiu Auditor intern, SERBAN ANDREEA
n prezena, Anghelescu Serviciul Contabilitate
134

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.2 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5. CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr. 1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii a Sectorului 5, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu entitile din domeniul asigurrilor i proteciei sociale, care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce impune introducerea manual a datelor n ofturile distribuite de entitile respective. Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre entitile responsabile cu asigurrile i protecia social. Inexistena unui control asupra declaraiilor ntocmite i raportate de entitate efectuat de o persoan cu pregtire profesional de specialitate din cadrul biroului de Contabilitate. CONSECINE Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat aferent lunii noiembrie 2008, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate.
135

RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul biroului de Contabilitate pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.
136

INTERVIUL NR. 2.7.1. privind organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Marinescu Ion, director
Nr. ntrebare crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. 4. Avei ca atribuii n fia postului verificarea activitilor de nregistrare n contabilitate a rezultatelor inventarierii? 5. La nivelul entitii exist proceduri de lucru, scrise i formalizate, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 6. Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi utilizate n practic? 7. Pentru inventarierea patrimoniului aferent anului 2008, exist la nivelul entitii un document prin care au fost stabilite comisiile de inventariere? 8. naintea nceperii inventarierii a fost realizat instruirea comisiei de inventariere de ctre persoane cu pregtire profesional corespunztoare din cadrul entitii? 9. La nivelul entitii s-au luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii inventarierea patrimoniului? 10. Din comisiile de inventariere au fcut parte persoane cu pregtirea profesional necesar pentru inventarierea anumitor elemente ale patrimoniului? Da X X X X Nu Observaii
X X X X X
Din cauza lipsei de personal din entitate, preedintele comisiei de inventarierea a creanelor i datoriilor a fost numit o persoan care nu are experien n domeniul financiar-contabil respectiv dl. ing. Niculescu Gabriel
11. 12. 13.
Comisiile de inventariere v-au informat n legtur cu rezultatele inventarierii? Dac da, ai aprobat Procesele verbale de inventariere? Mai avei ceva de adugat?
X X X Director general, Marinescu Ion
Data: 22.03.2009
Auditor, SERBAN ANDREEA

137

Not: Pentru rspunsul de la ntrebarea nr. 10 se va solicita Nota de relaii nr. 2.7.1. NOT DE RELAII NR. 2.7.1. privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Niculescu Gabriel, preedinte al comisiei de inventariere a datoriilor i creanelor entitii
Nr. ntrebare crt. 1. Ai luat cunotin de documentul intern prin care vi s-au stabilit atribuiile pe care le avei n calitate de preedinte al comisiei de inventariere? 2. In fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, ai luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii a activitii de inventariere a datoriilor i creanelor? 4. Avei cunotin de programul de instruire, existent la nivelul entitii, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 5. Pentru inventarierea creanelor ai folosit documentul Extras de cont? 6. Dac da, ai trimis extrase de cont pentru confirmarea debitelor care dein ponderea valoric n totalul soldurilor conturilor de creane? Da Nu Comentariu
X X X X X
Pentru confirmarea debitelor care dein o pondere de minim 1%, i pentru creanele mai vechi de 6 luni s-au trimis extrase de cont pentru confirmare. De asemenea, pentru inventarierea creanelor s-a utilizat i metoda punctajului reciproc.
7.
8. 9.
10.
Ai avut n vedere n momentul efecturii inventarierii creanelor, faptul c unele creane chiar dac nu dein o pondere valoric important, suma acestora are o pondere n totalul creanelor? Pentru centralizarea creanelor inventariate ai folosit documentul List de inventariere? Dup inventariere, ai analizat creanele, respectiv dac Listele de inventariere cuprind valoarea evaluat, valoarea contabil i diferena dintre valoarea evaluat i valoarea contabil a creanelor? Mai avei ceva de adugat?
X X X X Preedinte comisie inventariere, Niculescu Gabriel
Data: 22.03.2009 Not:

138

Pentru problemele de la ntrebrile nr. 2, 4, 6, 7 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 2.7.1. INTERVIUL NR. 2.7.2. privind nregistrarea n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii, adresat doamnei Ionescu Nadia, ef Birou financiar-contabilitate
Nr. ntrebare Da crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? X 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. X 4. La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii? 5. Dac da, cunoatei procedurile de lucru? 6. Ai testat aplicarea procedurilor de lucru n cadrul serviciului pe care l conducei? 7. Dup aprobare, procesele verbale de inventariere a creanelor entitii au fost transmise la Biroul financiarX contabilitate pentru nregistrare? 8. n cadrul compartimentului financiar-contabilitate au fost ntocmite Situaiile comparative pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor? Nu X Obs
9.
n contabilitate au fost nregistrat diferenele de inventariere rezultate n urma inventarierii creanelor entitii? Verificai nregistrarea rezultatelor inventarierii n contabilitate? Mai avei ceva de adugat?
10. 11.
Documentul situaie comparativ nu a fost ntocmit pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor, deoarece nu au fost constatate diferene. Nu a fost cazul, ntruct n urma inventarierii nu au rezultat diferene, ns dac existau diferene, acestea se nregistrau n contabilitate. Sistematic
Data: 22.03.2009 Auditor intern, SERBAN ANDREEA Not:

139
ef Birou financiar-contabilitate, Ionescu Nadia

Rspunsurile la ntrebrile acestui interviu vor fi avute n vedere la comentariile ce se vor face n Raportul de audit intern. FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.7.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008.-31.12.2008 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. CONSTATARE Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2008, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. In prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii; Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz acest domeniu. CONSECINE Situaiile financiare ale anului 2008, elaborate pe baza Balanei de verificare, la data de 31 decembrie 2008, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2008, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului.
140

RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate; Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate. Data: 22.03.2009
141

FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 2.7.1.

Ctre: domnul MIHILESCU Constantin, director executiv
CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la SC EVCONT CONSULTING SRL, in perioada 01.01.2008-31.12.2008, la Contabilitatea rezultatelor inventarierii, s-au constatat urmtoarele: - Efectuarea inventarierii patrimoniului eferent anului 2008 nu a respectat reglementrile legale din domeniu, respectiv inventarierea creanelor entitii s-a fcut numai pentru soldurile debitoare care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi i pentru acele creane care au o vechime mai mare de 6 luni, n aceste condiii nu au fost inventariate o serie de creane cu importan pentru entitate. - Listele de inventariere sunt incorecte deoarece conin numai contabil valoarea i nu au fost completate rubricile referitoare la valoarea evaluat a acestor creane i diferena dintre valoarea evaluat i valoare contabil. n consecin, situaiile financiare ale entitii aferente anului 2008 conin informaii care nu reflect imaginea real a patrimoniului. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 1753/2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat RECOMANDRI Reefectuarea inventarierii creanelor entitii n totalitate cu scopul elaborrii viitoarelor situaii financiare periodice pe baza unor informaii reale. De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri de lucru scrise i formalizate, stabilirea unui responsabil de procedur, avnd n vedere c la elaborarea situaiilor financiare pentru anul 2008, procesele verbale de inventariere au fost aprobate de conducere, ceea ce denot inexistena unei proceduri pentru aceast activitate i n acelai timp nerespectarea cadrului normativ n vigoare. ANEXE - copie dup Listele de inventariere a creanelor; - copie dup Procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creanelor i datoriilor;
142

- copie dup Registrul de inventar ntocmit la data de 31 decembrie 2008. Data: 22.03.2009 Auditor intern, Supervizor, MAIEREAN MIHAI Ioan Moroan TESTUL NR. 2.8.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii balanelor de verificare DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din balanele de verificare ntocmite pentru perioada auditat, n numr de 12; Eantionul va fi reprezentat din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum rezonabil de documente; Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a balanelor de verificare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.8. astfel: a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind ntocmirea balanelor de verificare. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.8.1 am constatat c la nivelul entitii exist un sistem informatic integrat pentru ntocmirea Balanei de verificare (cod 14/-6-30b). Acest sistem prelucreaz automat datele de intrare preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i OMFP nr. 1917/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. CONCLUZII: Pentru activitatea de ntocmire a balanelor de verificare nu se va elabora FIAP.
143

Data: 23.03.2009
Auditor, MAIEREAN MIHAI
144

LISTA DE CONTROL NR. 2.8.1 privind ntocmirea balanelor de verificare

Balan de verificare ntocmit la data de 31 ianuarie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 28 februarie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 martie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 30 aprilie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 mai 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 30 iunie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 iulie 2008 Balan de verificare ntocmit la
Nr. crt.
Examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice
Compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare
Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas
Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
X X X X X X X X
145
X X X X X X X X
X X X X X X X X
X X X X X X X X

Nr. crt.

data de 31 august 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 30 septembrie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 octombrie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 30 noiembrie 2008 Balan de verificare ntocmit la data de 31 decembrie 2008
Examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice
Compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare
Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas
Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare
9. 10. 11. 12.
X X X X
X X X X
X X X X
X X X X
Data: 23.03.2009
n prezena, Marinescu Adriana Serviciul Contabili
146

TESTUL NR. 2.9.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza evidenei tehnic-operative. Examinarea modului de completare a documentelor cu regim special DESCRIEREA TESTULUI: Pentru analiza organizrii evidenei tehnic-operative vom evalua modul de utilizare a documentului cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, folosit pentru inerea evidenei chitanierelor achiziionate, date n consum, restituite i arhivate conform prevederilor legale. Populaia pe care va fi realizat testul este reprezentat de totalitatea rndurilor din cele 20 de Fie de magazie a formularelor cu regim special cu care a fost inut evidena chitanierelor i care va fi: 20 fie X 48 rnduri = 960 rnduri, respectiv chitaniere. Deci populaia total este constituit din cele 960 de carnete de Chitan (cod 1414-1) nregistrate n cele 20 de fie de magazie. Eantionul pentru verificarea modului de completare a documentului este de 2% din populaia total, reprezentnd un numr de 19 rnduri, respectiv 19 chitaniere, conform Foii de lucru nr. 2.9.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Fiei de magazie a formularelor cu regim special stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.2 i anume: - Analiza conducerii evidenei operativ-contabile: Fiele de magazie (cod 14-3-8): a) examinarea modului de completare a formularelor tipizate; b) urmrirea utilizrii formularelor tipizate pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c) urmrirea nregistrrii materialelor n ordinea codurilor atribuite prin Registrul stocurilor; d) urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special; e) verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la biroului de Contabilitate; Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 2.9.1. privind Evidena tehnic-operativ n care pe vertical sunt prezentate elementele eantionului
147

stabilit, iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.9.1. s-a constatat nerespectarea cadrului normativ privind utilizarea i completarea documentelor cu regim special respectiv: - necompletarea n Fia de magazie a documentelor cu regim special a seriei i numrului formularului neutilizat, n conformitate cu H.G. nr. 831/1997, aa cum s-a constatat n cazul chitanierelor nr. 154 i 511; - evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr.1849/2003, aa cum a rezultat din testare; - neefectuarea controalelor ierarhice cuprinse n fia postului privind operaiile efectuate n fiele de magazie de ctre responsabilul cu evidena materialelor de natura tipizatelor cu regim special din cadrul biroului de Contabilitate, aa cum s-a constatat, de asemenea, tot n cazul chitanierelor cu nr. 154 i 511.
Data: 24.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Supervizor, Ioan Moroan
148


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Pentru constituirea eantionului n vederea testrii modului de utilizare a documentelor cu regim special vom proceda astfel: - populaia statistic: 960 carnete de chitaniere; - eantionul stabilit: 2% din populaia total; - msura eantionului: 960 carnete X 2% = 19 chitaniere; - pasul de selecie va fi 51; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la chitanierul numrul 1 i va cuprinde chitanierele cu numerele: 1, 52, 103, 154, 205, 256, 307, 358, 409, 460, 511, 562, 613, 664, 715, 766, 817, 868, 919; - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 29.1, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 24.03.2009
n prezena, Ec. Popescu Floriana
149

LISTA DE CONTROL NR. 2.9.1. privind Evidena tehnic-operativ

Elemente testate Eantion Chitantier nr. 1 Chitantier nr. 52 Chitantier nr. 103 Chitantier nr. 154 Chitantier nr. 205 Chitantier nr. 256 Chitantier nr. 307 Chitantier nr. 358 Chitantier nr. 409 Chitantier nr. 460 Chitantier nr. 511 Chitantier nr. 562 Chitantier nr. 613 Chitantier nr. 664 Chitantier nr. 715 Chitantier nr. 766 Chitantier nr. 817 Examinarea modului de completare a formularelor tipizate X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X X X X Urmrirea utilizrii Urmrirea nregistrrii formularelor tipizate materialelor n odinea pentru evidena cantitativ, codurilor atribuite prin pe feluri de stocuri, la locul Registrul stocurilor de depozitare X X X X X X X X X X X X X X X X X 150 X X X X X X X X X X X X X X X X X Urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Verificarea documentelor i controlul operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X X X X
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

18. 19.
Chitantier nr. 868 Chitantier nr. 919 Data: 24.03.2009
X X
X X Auditor intern, SERBAN ANDREEA
X X
FIAP FIAP
X X n prezena, Serv. Contabilitate Ec. Popescu Floriana
151

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.9.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008.-31.12.2008 PROBLEMA Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor tipizate cu regim special. CONSTATARE Echipa de auditori interni au constatat necompletarea n documentul de eviden centralizatoare a documentelor cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, a seriei i numrului formularului neutilizat n conformitate cu H.G. nr. 831 din 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora. Evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr. 1849 din 2003 privind personalizarea formularelor tipizate cu regim special comune pe economie. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Persoana responsabil cu gestiunea tipizatelor cu regim special avnd ca sarcini de serviciu si gestiunea materialelor auxiliare i gestiunea pieselor de schimb, datorit lipsei de timp, nu a descrcat n documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special chitanele neutilizate. Persoana responsabil cu evidena materialelor de natura tipizatelor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern nu a efectuat un control periodic asupra modului de gestionare al acestor valori materiale. Lipsa unui program anual de achiziii la nivelul entitii fundamentat prin bugetul de aprovizionare al compartimentelor funcionale, centralizat la nivelul compartimentului de specialitate, a condus la achiziionarea unui stoc mare de formulare Fia de magazie a formularelor cu regim special, nepersonalizate prin pretiprire, pn la data de 30 iunie 2004, care nu au mai putut fi utilizate pan la sfritul perioadei de valabilitate a acestora, respectiv 31 decembrie 2004. De asemenea, datorit inexistenei unei evidene clare privind consumul periodic a acestor formulare, dar i coroborat cu posibilitatea efecturii unei economisiri a resurselor financiare, a condus la situaia utilizrii n anul 2008 a formularelor
152

nepersonalizate prin pretiprire, existente n stoc. CONSECINE Documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale, nepermind o identificare i control permanent asupra documentelor cu regim special. Exist posibilitatea unor sustrageri de chitane necompletate sau care nu au fost anulate, predate la magazie. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnicoperativ; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora; Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei de timp neconsumat a anului 2008 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte. Data: 24.03.2009
153

LISTA DE VERIFICARE NR. 3 Obiectivul 3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 3.1. Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz:
154
DA -
NU -
OBS.

Nr. crt.
DA -
NU -
OBS.
- apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? 3.2. Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. 3.3. Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal;
X X X X X TEST nr. 3.2.1. Lista de control nr. 3.2.1. FIAP nr. 3.2.1.
X X X X X TEST nr. 3.3.1. Foaie de lucru nr. 3.3.1. List de control nr.3.3.1. FIAP nr. 3.3.1.
155

Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale:
DA -
NU -
OBS.
Data:
24.03.2009
156

TESTUL NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de achiziie public, ncheiate de entitate, n scopul achiziiei de imobilizri, n numr de 21. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente. Testarea a urmrit analiza modului de organizare a obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3 poziia nr. 3.2 astfel: a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.2.1 privind Organizarea evidenei plilor pe scadene, potrivit contractelor ncheiate. CONSTATRI:
157

Din analiza Listei de control nr. 3.2.1. am constatat urmtoarele: La nivelul entitii nu exist organizat o eviden a plilor pe scadene conform contractelor de achiziie public; Exist contracte n care nu sunt specificate penalitile pentru nerespectarea clauzelor contractuale, respectiv contractele de achiziie public nr. 13189 din 03.02.2008, ncheiat cu S.C Mobila Nova S.R.L. i nr. 18175 din 02.05.2008 ncheiat de entitate cu S.C. Redac Automobile S.A. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.2.1. Data: 25.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Supervizor, Ioan Moroan
158

LISTA DE CONTROL NR. 3.2.1. privind Organizarea plilor pe scadene, potrivit contractelor de achiziii Elemente eantionate Elemente testate
Contract nr.12114 din 15.01.2008 ncheiat cu S.C. Ascensorul S.A. Contract nr.13189 din 03.02.2008 ncheiat cu S.C. Mobila Nova S.R.L. Contract nr.14175 din 15.02.2008 ncheiat cu S.C. Autotec S.R.L. Contract nr.16159 din 15.03.2008 ncheiat cu S.C. York Romnia S.A Contract nr.17198 din 05.04.2008 ncheiat cu S.C. Relbo S.A. Contract nr.20205 din 05.05.2008 ncheiat cu S.C. Info-CD S.A.
Nr. crt.
Urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor
Examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor
Urmrirea Examinarea concordanei ntre modului de calcul instrumentele de plat a penalitilor utilizate cu cele stabilite pentru prevzute n neplata la termen a contracte/angajamente datoriilor
Analiza nregistrrilor n contabilitate
1. 2. 3. 4. 5. 6.
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
X X X X X X
X X X X X X
X X FIAP X X X
X X X X X X
159

Nr. crt.

Contract nr.13115 din 31.01.2008 ncheiat cu S.C Procomputers S.R.L.. Contract nr.15169 din 27.02.2008 ncheiat cu S.C. 3XM S.R.L. Contract nr.16528 din 21.03.2008
ncheiat cu S.C.TechnoComserv S.R.L.
7. 8 9. 10. 11. 12. 13. 14.
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
X X X X X X X X
X X X X X X X X
X X X X X X X FIAP
X X X X X X X X
Contract nr.17159 din 31.03.2008 ncheiat cu S.C. Energofarm S.R.L. Contract nr.18148 din 16.04.2008 ncheiat cu S.C Medica Center S.A. Contract nr.19160 din 27.04.2008 ncheiat cu S.C. Proconsulting S.A Contract nr.10214 din 15.05.2008 ncheiat cu S.C Daewoo Automobile S.A Contract nr.18175 din 02.05.2008 ncheiat cu S.C. Redac Automobile S.A
160

Nr. crt.

Contract nr.19201 din 11.05.2008 ncheiat cu S.C. Simode S.A. Contract nr.20213 din 17.05.2008 ncheiat cu S.C. New Computers S.R.L Contract nr.25141 din 25.05.2008 ncheiat cu S.C. Computermad S.R.L. Contract nr.30153 din 30.05.2008 ncheiat cu S.C. Autotehnica S.A. Contract nr.45168 din 02.06.2008 ncheiat cu S.C. Media Tehnic S.A. Contract nr.89167 din 25.06.2008 ncheiat cu S.C. Aprimad S.A. Contract nr.91677 din 27.06.2008 ncheiat cu S.C. Electrocomprid S.R.L.
15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Auditor intern
X X X X X X X
X X X X X X X
X X X X X X X n prezena,
X X X X X X X
Data:
161

25.03.2009
MAIEREAN MIHAI
Marinescu Adriana Serviciul Contabilitate
162

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A.. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate; Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii; De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
163

Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte; Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise.
164

TESTUL NR. 3.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului DESCRIEREA TESTULUI: Auditorii interni au stabilit ca eantionul pentru verificarea modului de Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului s fie acelai cu cel de la TESTUL nr. 2.6.2 pentru comparabilitatea datelor, conform Foii de lucru nr. 3.3.1.; Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a sumelor reprezentnd reineri din salarii angajailor i datorate Bugetului de stat consolidat, precum i modalitatea de raportare a acestor sume, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia nr. 3.3 i anume: Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului: a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiarcontabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiarcontabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale.
165

Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.3.1 privind Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.3.1 s-a constatat: Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. Astfel, ntre datele raportate prin Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat i cele nregistrate n contabilitate, existen diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.3.1. Data: 26.03.2009 ntocmit, MAIEREAN MIHAI Supervizor, Ioan Moroan
166

Foaie de lucru nr. 3.3.1.

Obiectivul nr. 3: Conducerea activitii financiare Eantionului n vederea testrii de la Obiectivul nr. 3, obiectul auditabil nr. 3.3. Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului va fi cel stabilit pentru testarea de la Obiectivul nr. 2, obiectul auditabil nr. 2.6.2 Cheltuielile cu asigurrile i protecia social, prezentat n Foaia de lucru nr. 3.3.1, dup cum urmeaz: - populaia statistic: 12 balane de verificare; - eantionul: 30% = 12 balane X 30% = 4 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2008 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2008(1), 30.06.2008(6), 30.11.2008(11), 31.12. 2008(17) Eantionul astfel constituit va fi verificat integral. n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 3.3.1. privind Organizarea activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 26.03.2009
n prezena, Ec. Ionescu Mihaela
167

LISTA DE CONTROL NR. 3.3.1 privind Organizare a activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului
Nr. crt.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii Compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale Urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal Examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor
Balana de verificare la data de 31.01.2008 X X X X X X X X 168
Balana de verificare la data de 30.06.2008 X X X X X X X X
Balana de verificare la data de 30.11.2008 X FIAP FIAP FIAP FIAP X X X
Balana de verificare la data de 31.12.2008 X X X X X X X X

datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale
Data: 26.03.2009
n prezena, Anghelescu Claudiu Serviciul Contabilitate
169

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5. CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CAUZE Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Municipiului Suceava. CONSECINE Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul de Stat aferent lunii noiembrie 2008, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta.
170

Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul biroului de Contabilitate pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. ntocmit, MAIEREAN MIHAI Supervizor,
Ioan Moroan
171

LISTA DE VERIFICARE NR. 4 Obiectivul nr. 4. ELABORAREA BILANULUI CONTABIL Nr. crt. 4.1.
Activitatea de audit Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare a activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a
172
DA -
NU -
OBS.

Nr. crt.
Activitatea de audit procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza elaborrii Bilanului contabil: a. examinarea prelurii soldurilor din anul anterior b. examinarea derulrii procedurilor de nchidere a conturilor; c. verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza Normelor metodologice pentru completarea bilanului contabil d. compararea datelor din Bilanul contabil elaborat cu cele din Balana de verificare;
Data:
DA X X X X X
NU -
OBS.
4.2.
C.C.I. nr. 4.2.1.
27.03.2009
173

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 4.2.1 pentru Evaluarea activitii de elaborare a bilanului contabil adresat domnului Protopopescu Sorin Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. ACTIVITATEA DE AUDIT
Elaborarea bilanului contabil Pentru activitatea de elaborare a bilanului avei un sistem de proceduri de lucru? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? Valoarea elementelor de activ i pasiv a fost ajustat n conformitate cu propunerile din procesele-verbale de inventar? Dac da, ne putei prezenta notele contabile prin care s-au nregistrat aceste ajustri?
DA NU
OBS.
Nu sunt la curent
X
Lista cu notele contabile pentru nregistrarea ajustrilor
5. 6. 7. 8.
Notele contabile prin care s-au nregistrat aceste ajustri au fost semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? Ajustarea valorii elementelor de activ i pasiv au fost aprobate de conducerea entitii? Pentru elaborarea bilanului contabil s-a stabilit valoarea bilanier a elementelor de activ i pasiv? Dac da, v rugm s prezentai notele contabile prin care s-au nregistrat diferenele dintre valoarea contabil i valoarea actual?
X X X
Lista cu notele contabile pentru nregistrarea diferenelor de valoare
9.
Notele contabile prin care au fost nregistrate aceste

174

Nr. crt. 10.
diferene, sunt semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? Persoana responsabil cu elaborarea bilanului contabil, a beneficiat de un program de pregtire profesional cu privire la metodologia elaborrii bilanului contabil? Stabilirea soldurilor conturilor sintetice, s-a fcut prin punerea de acord a acestor solduri cu balanele analitice? Dac da, ne putei prezenta cteva exemple referitoare la aceast activitate.
Dup elaborarea bilanului contabil, de ctre persoana responsabil, corelaiile bilaniere au fost verificate de directorul biroului de Contabilitate? Bilanul contabil a fost semnat de directorul biroului de Contabilitate?
DA NU X X X X X X X
OBS.
Dar este o persoan cu mare experien Observare direct
11. 12. 13. 14. 15.
Bilanul a fost semnat de conducerea entitii?
Data: 27.03.2009
Not: Din analiza Chestionarului de control intern rezult c sistemul privind elaborarea bilanului contabil funcioneaz, motiv pentru care nu se va elabora FIAP.
175

LISTA DE VERIFICARE NR. 5 Obiectivul nr. 5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR - CONTABILE CTRE MANAGEMENT Nr. crt. 5.1. Activitatea de audit Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor?
176
DA -
NU -
OBS.

Nr. crt. 5.2.
Activitatea de audit - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza informaiilor financiar-contabile i a indicatorilor utilizai n vederea raportrii: a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind analiza informaiilor financiar-contabile furnizate de biroului de Contabilitate. b. examinarea indicatorilor utilizai; c. verificarea sistemului de raportare periodic ctre management Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale: a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind raportarea ctre management; b. urmrirea raportrii periodice a datelor financiarcontabile ctre management; c. examinarea furnizrii informaiilor relevante ctre management. Auditor intern, MAIEREAN MIHAI
DA X X X X X X X X
NU -
OBS.
Interviu nr. 5.2.1.
5.3.
CCI nr. 5.3.1.
Data: 28.03.2009
177

INTERVIU NR. 5.2.1 privind activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale adresat domnului Mihilescu Constantin, director executiv Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 ntrebarea nr. 1: Exist o persoan responsabil cu analiza informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale? Rspuns: Da, la nivelul managementul entitii exist o persoan care preia informaiile de la biroului de Contabilitate i care le prelucreaz naintea transmiterii. ntrebarea nr. 2: n fia postului sunt stabilite atribuiile persoanei responsabile cu analiza datelor financiar-contabil primite de la biroului de Contabilitate? Rspuns: Da ntrebarea nr. 3: Persoana responsabil cu aceast activitate are pregtirea profesional corespunztoare cu cerinele impuse postului? Rspuns: Da, consilierul managerului responsabil cu aceast activitate este o persoan cu pregtire profesional adecvat i experien n domeniu? ntrebarea nr. 4: Informaiile furnizate de consilierul dumneavoastr au un format adecvat necesitilor de informare? Rspuns: Da, informaiile pe care le primesc sunt sub forma unor indicatori economico-financiari stabilii anticipat i, de asemenea, consilierul pe probleme financiare mi pregtete i un comentariu pentru interpretarea indicatorilor obinui n urma prelucrrii informatice. ntrebarea nr. 5: Considerai c acest sistem de indicatori este cel adecvat? Rspuns: Da, acest sistem conine un set de indicatori care au caracter permanent, dar n acelai timp este actualizat n funcie de necesitile managementului. ntrebarea nr. 6: Avei propuneri de mbuntire a sistemului de raportare? Rspuns: Da, periodic sunt analizate modalitile de raportare n scopul actualizrii acestuia ntrebarea nr.7: Mai avei ceva de adugat? Rspuns: Nu Data: Auditor intern,
178
Intervievat,

28.03.2009 Constantin
MAIEREAN MIHAI
Mihilescu
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 5.3.1. privind activitatea de transmitere a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008

Nr. ntrebare crt. 1. Pentru activitatea de raportare a datelor financiar-contabile ctre management avei un sistem de proceduri? 2. Exist n entitate o persoan responsabil cu sistemul de raportare a datelor financiar-contabile pentru management? 3. Persoana responsabil cu raportarea ctre management a datelor financiarcontabile are pregtirea profesional corespunztoare cu cerinele impuse de aceast activitate? 4 n fia postului sunt stabilite atribuiile persoanei responsabile cu raportarea datelor financiar-contabile? 5. Suntei informat periodic referitor la evoluia financiar a patrimoniului entitii? 6. 7. Considerai c informaiile primite de la consilierul dumneavoastr v sunt utile? Considerai c accesul dumneavoastr la informaiile financiar-contabile are loc n momentul oportun? X DA NU X Obs. Aceast problem este general i va fi abordat detaliat n raportul de Audit Intern Managementul general al entitii are un consilier care ndeplinete aceast activitate. Da, consilierul managerului general este o persoan cu o experien profesional recunoscut
X n sistemul de raportare este stabilit o informare lunar n legtur cu evoluia economico-financiar a entitii Sistemul de indicatori utilizai este adecvat i mi este de folos n deciziile pe care le iau. Am stabilit o dat pentru informarea lunar, iar ori de cte ori am nevoi, solicit eu informaii. n acelai timp, zilnic primesc informaii referitoare la evoluia trezoreriei entitii, creanelor i datoriilor X
8.
Au fost cazuri cnd informaiile primite nu au fost actualizate?

179

Nr. ntrebare crt. 9. Mai avei ceva de adugat? Data: 28.03.2009 Not: Auditor intern, MAIEREAN MIHAI
DA
NU X
Obs.
Intervievat, Mihilescu Constantin
Formalizarea procedurilor de lucru este o problem general cunoscut la nivelul entitii, motiv pentru care nu se va elabora FIAP. Informaiile obinute vor fi avute n vedere la elaborarea Raportului de audit intern.
180

LISTA DE VERIFICARE NR. 6 Obiectivul nr. 6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV Nr. crt. 6.1. Activitatea de audit Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor?
181
DA
NU
OBS.
X X X X X X X Interviu nr. 6.1 FIAP nr. 6.1

Nr. crt. 6.2.
Activitatea de audit - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza cadrului metodologic de aplicarea a CFP a. angajamente legale i credite bugetare sau credite de angajament, dup caz; b. deschiderea i repartizarea de credite bugetare; c. modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni ale clasificaiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virri de credite; d. alte tipuri de operaiuni, stabilite prin ordin al ministrului finanelor publice. e. ordonanarea cheltuielilor; f. efectuarea de ncasri n numerar; g. constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i a stabilirii titlurilor de ncasare; h. reducerea, ealonarea sau anularea titlurilor de ncasare; i. constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii Europene, reprezentnd contribuia viitoare a Romniei la acest organism; j. recuperarea sumelor avansate i care ulterior au devenit necuvenite; k. vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; l. concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; m. motivarea i consemnarea refuzului n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv; n. exist propuneri de perfecionare a listelor de verificare de ctre persoanele desemnate cu exercitarea CFP o. vizele CFP sunt acordate de cei n drept sau nlocuitorii legali ai acestora
DA -
NU -
OBS.
Data: 28. 03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI

182

INTERVIU NR. 6.1 privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu adresat domnului Protopopescu Sorin, director ntrebare 1: n cadrul entitii exist responsabili cu controlul financiar preventiv pentru structurile din cadrul compartimentelor din subordine? Rspuns 1: Da. ntrebare 2: Normele generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile i completrile aduse prin OMFP nr. 912 / 2004 se respect n cadrul entitii? Rspuns 2: Da, se aplic procedurile scrise i formalizate, specifice pentru exercitarea controlului financiar preventiv, cuprinse n Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv, preluate n baza actelor normative indicate de dvs. ntrebare 3: n cadrul entitii ai prelucrat OMFP nr. 946/2008 pentru aprobarea Codului controlului intern? Rspuns 3: Nu. ntrebare 4: Ai constituit grupul de lucru n conformitate cu prevederile OMFP nr. 946/2008, care are ca principale atribuii elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru? Rspuns 4: Nu, dar exis preocupri. ntrebare 5: La nivelul entitii exist un program de pregtire profesional care s aib n tematic i cursuri de specialitate pentru persoanele care exercit controlul financiar preventiv? Rspuns 5: Da, n cadrul programelor de pregtire profesional a fost abordat i problematica CFP. ntrebare 6: Ai emis deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP? Rspuns 6: Parial da, n deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite C.F.P. nu au fost stabilite perioadele, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor.
183

ntrebare 7: Cum explicai elaborarea deciziilor de numire ale persoanelor mputernicite cu exercitarea CFP, fr s conin toate elementele prevzute de cadrul normativ, respectiv perioadele de exercitare a activitii de CFP, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care au fost mputernicite s efectueze CFP. Rspuns 7: Da, se impune s le refacem. ntrebare 8: La nivelul entitii exist o persoan responsabil cu actualizarea normelor metodologice proprii de CFP? Rspuns 8: Da, dar persoana care are ca sarcin de serviciu actualizarea periodic a normelor metodologic proprii se afl n concediu medical de cretere al copilului pn la doi ani, iar din cauza lipsei de personal aceste sarcini nu au fost preluate de alt persoan. ntrebare 9: Cum explicai c la nivelul entitii nu sunt elaborate procedurile specifice pentru activitatea de CFP i la procedurile realizate nu avei exemple practice referitoare la modalitile de completare a documentelor? Rspuns 9: ntr-adevr, nu am realizat n totalitate procedurile specifice ale CFP considernd suficiente pe cele prevzute n OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate prin OMFP 522/2003. n acelai timp sunt de acord c trebuie s dezvoltm i procedurile specifice i s completm cu exemple mai practice. ntrebare 10: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 10: Nu. Data: 29.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Director BBC, Protopopescu Sorin
Not: n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 6.1.
184

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 6.1
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Inexistena procedurilor specifice entitii pentru exercitarea CFP CONSTATARE La nivelul entitii exist proceduri scrise i formalizate, pentru exercitarea controlului financiar preventiv, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, dar acestea nu sunt particularizate, dezvoltate i actualizate n raport cu specificul entitii pentru fiecare operaiune, prin liste de verificare. Echipa de auditori a constatat lipsa unor exemple practice referitoare la modalitile de completare a formularelor i inexistena unor preocupri n domeniul actualizrii normelor metodologice proprii. Deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP nu cuprind perioadele de efectuare a controlului, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor. CAUZE Lipsa unui personal cu pregtire profesional adecvat n cadrul biroului de Contabilitate care s aib ca sarcin de serviciu actualizarea sistematic a Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu. Nefuncionarea la nivelul entitii a controlului intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2008 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Inexistena unui sistem de comunicare permanent ntre biroului de Contabilitate din cadrul entitii i structurile economico-financiare de la nivelul municipiului.
185

CONSECINE Exercitarea parial a controlului financiar preventiv la nivelul entitii, datorit dezvoltri incomplete a procedurilor pe specificul entitii. RECOMANDRI Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2008 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2008 privind Codul controlului intern. Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru. Data: 29.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI Supervizor, Ioan Moroan
186

LISTA DE VERIFICARE NR. 7 Obiectivul nr. 7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL Nr. crt. 7.1. Activitatea de audit Evaluarea sistemului informatic Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: Analiza sistemului informatic pentru activitatea financiarcontabil, cu privire la: a. existena glosarului de termeni b. descrierea sintetic a aplicaiei scop, funcionalitile sistemului regulile de lucru c. drepturile de acces - acces la aplicaie pentru procesare direct - acces la informaii pentru consultare - sistemul de parole i schimbarea periodic a acestora d. procesarea informaiilor, pe fiecare tip de document, va urmri: - procesarea documentelor de intrare - abloanele de prelucrare - cheile de control ncorporate - listele de control cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea introducerii i a validrii - liste de control specifice pentru conturi cu risc ridicat (sume n curs de clarificare, debitori, creditori, etc.) - procedurile de prelucrare a datelor: - actualizarea conturilor - descrierea procedurilor de prelucrare automat - List de control privind sinteza tranzaciilor cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea declanrii prelucrrii i a validrii acesteia - procesarea documentelor de ieire - formatul de ieire concordana acestora cu normele contabile - algoritmi de prelucrare (pentru fiecare format) - periodicitatea procesrii documentelor e. sistemul de stocare al informaiilor financiar-contabile
187
DA -
NU OBS. -

Nr. crt.
Activitatea de audit - programul operaiilor de stocare - responsabilitatea realizrii operaiilor de stocare - mediile de stocare i perioada - procedura de recuperare a datelor n caz de incident. f. aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele competente; g. modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a sistemului informatic; h. informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu asupra modificrilor sistemului informatic financiarcontabil i. atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic !Transpunerea responsabilitilor din procedurile de lucru n fiele posturilor !Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului informatic financiar-contabil ! Examinarea adaptrii sistemului informatic la cerinele utilizatorilor, urmrind dac: - exist un numr suficient de manuale? - consider instruciunile ca fiind corespunztoare? - constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - exist propuneri de perfecionare a instruciunii? - permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse? Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic - examinarea accesului la prelucrarea datelor de intrare pe tipuri de abloane - examinarea accesului la prelucrrile automate - pe tipuri de proceduri - examinarea procesrii datelor de ieire - pe tipuri de format - examinarea accesului la sistemul de stocare a informaiilor financiar-contabile. Pregtirea profesional a personalului de specialitate implicat
188
DA -
NU OBS. Observare
7.2.
7.3.

Nr. crt.
Activitatea de audit n utilizarea sistemului informatic a. existena unui responsabil cu activitatea de formare profesional; b. analiza programului privind pregtirea profesional a angajailor. Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) a. urmrirea existenei parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil; b. examinarea existenei unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiarcontabil c. urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil.
DA
NU OBS.
direct
7.4.
X X X X Interviul nr. 7.6 FIAP nr. 7.6
189

INTERVIUL NR. 7.4. privind Securitatea sistemului informatic financiar-contabil adresat doamnei Ionescu Nadia, ef Birou financiar-contabilitate Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Exist un sistem informatic integrat la nivelul entitii? Avei desemnat o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic financiar-contabil? Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic financiar-contabil? Exist corelaie ntre sarcinile stabilite prin fia postului i procedurile de lucru? Accesul n sistemul informatic financiar-contabil se face printr-o parol de acces? Exist o persoan responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil? Avei o procedur pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil? Sistemele de calcul din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern sunt prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall .a.? Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Da X X X X X X X X X X Nu tiu Nu Obs
Data: 29.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI

NOT:
190
Intervievat, Ionescu Nadia

n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 7.4.
191

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 7.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Inexistena unui sistem de securitate privind sistemul informatic financiarcontabil. CONSTATARE Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate. CAUZE Inexistena la nivelul entitii a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la sistemul informatic financiar-contabil. Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil. Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul biroului de Contabilitate pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor. Data: 29.03.2009 Auditor intern, MAIEREAN MIHAI
192

LISTA DE VERIFICARE NR. 8 Obiectivul nr. 8. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE Nr. crt. 8.1. Activitate de audit Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz:
193
DA -
NU -
Obs.

Nr. crt.
Activitate de audit - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil a. urmrirea numerotrii nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului; b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis; c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii.
DA X X X X
NU -
Obs.
8.2.
X X
TEST nr. 8.2.1 Lista de control nr. 8.2.1 FIAP nr. 8.2.1 FCRI nr. 8.2.1
194

TESTUL NR. 8.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008 - 31.12.2008 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiarcontabile OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din statele de salarii lunare i bilanurile contabile ntocmite n cadrul entitate pentru perioada ianuariedecembrie 2008 i predate la arhiva entitii, n numr de 12; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 8 poziia nr. 8.2. astfel: a. urmrirea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului; b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis; c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiarcontabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva entitii. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8.2.1 privind Analiza sistemului de arhivare a documentelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 8.2.1. am constatat urmtoarele:
195

Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar contabile; Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiarcontabile pe suport de hrtie, s-a constatat c Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat att FIAP-ul nr. 8.2.1. ct i FCRI-ul. nr. 8.2.1.
196

LISTA DE CONTROL NR. 8.2.1 privind Analiza sistemului de arhivare a documentelor Elemente numerotrii, testate nuruirii i semnrii
procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului X X X X X X X Urmrirea Examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis X X X X X X X Urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente X X X X X X X Examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiarcontabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative X X X X X X X Asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii X X FIAP X X X X
Nr. crt. Elemente Eantionate

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Stat de salarii pe luna ianuarie 2008 Stat de salarii pe luna februarie 2008 Stat de salarii pe luna martie 2008 Stat de salarii pe luna aprilie 2008 Stat de salarii pe luna mai 2008 Stat de salarii pe luna iunie 2008 Stat de salarii pe luna iulie 2008
197

Nr. crt. Elemente Eantionate

8. 9. 10. 11. 12.
Elemente numerotrii, testate nuruirii i semnrii

procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului X X X X X
Urmrirea
Examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis X X X X X
Urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente X X X X X
Examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiarcontabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative X X X X X
Asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
Examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii X X X X X
Stat de salarii pe luna august 2008 Stat de salarii pe luna septembrie 2008 Stat de salarii pe luna octombrie 2008 Stat de salarii pe luna noiembrie 2008 Stat de salarii pe luna decembrie 2008
Data: 29.03.2009

198
n prezena, Stoenescu Marian

Responsabil Arhiv general
199

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 8.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 PROBLEMA Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile. CONSTATARE Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.2009, prin care solicit o adeverin din care s reiese stagiul de cotizare, aferent anului 2008 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare. CONSECINE n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2008 n Sistemul de Pensii i alte drepturi sociale. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri.
200

Data: 29.03.2009 ntocmit, SERBAN ANDREEA Supervizor, Ioan
Moroan
201

FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 8.2.1 Domnului MIHILESCU CONSTANTIN, director executiv CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la SC EVCONT CONSULTING SRL, in perioada 01.01.2009-30.04.2010, la Stabilirea locaiei dosarelor financiar-contabile, s-au constatat urmtoarele: - existena unui spaiu necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile care au termene de arhivare mari, ntre 10 i 50 de ani; - datorit spaiului inadecvat pentru arhivare, Statele de salarii pe luna martie 2008, care aveau termen de pstrare 50 de ani, au fost deteriorate, ceea ce va impune refacerea acestora. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile; Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat. RECOMANDRI Alocarea unui spaiu corespunztor pentru arhivarea documentelor financiarcontabile n conformitate cu normele legale. Elaborarea unei proceduri de lucru, scrise i formalizate, i stabilirea unui responsabil de procedur, privind arhivarea documentelor financiar-contabile, att pe suport de hrtie, ct i pe suport magnetic; Reconstituirea Statelor de salarii pe luna martie 2008 pe suport de hrtie, care au fost deteriorate i care au termen de pstrare 50 de ani de la data ncheierii exerciiului financiar. ANEXE - Copie xerox State de salarii pe luna martie 2008 iniial. Data: 29.03.2009 Auditor, MAIEREAN MIHAI Supervizor, Ioan Moroan
202

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Data: 29.03.2009 Avizat: Ioan Moroan Data: 30.03.2009
Ob . nr. 1.
Constatarea
Document justificativ
Exist Da Nu
X
La nivelul BBC sistemul de control este n subordinea - ROF-ul Serviciului conductorului acestei structuri La nivelul BBC activitile de control intern nu sunt formalizate sub forma unor proceduri scrise detaliate. Nerespectarea modului de completare a Registruluijurnal n mod cronologic dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate Ordinele de plat utilizate de entitate pentru achitarea datoriilor ctre teri nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii Neconcordana sumelor reprezentnd Contribuia unitii la bugetul asigurrilor sociale de stat nregistrate n contabilitate fa de cele raportate ctre Casa de Pensii Neutilizarea formularelor personalizate pretiprite - Registrul-jurnal - Fiele posturilor - Ordinele de plat - Balanele de verificare - Declaraii nominale ale asigurailor i a obligaiilor de plat ctre BASS - Chitanier - Fie de magazie a formularelor cu regim special - Fia postului - Contracte comerciale
2.
X X
X X
X X X X
3.
Nerespectarea cadrului normativ privind evidena datoriilor
Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor

203
- State salarii

financiar-contabile
Auditori interni, MAIEREAN MIHAI SERBAN ANDREEA MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: MAIEREAN MIHAI / SERBAN ANDREEA Data: 29.03.2009 Avizat: Ioan Moroan Data: 30.03.2009
Lista participanilor:
Numele Funcia
Ioan Moroan Director MAIEREAN MIHAI Auditor intern SERBAN Auditor intern ANDREEA Marinescu Ion Director general Protopopescu Sorin Director
Direcia/ Serviciul
Nr. telefon
E-mail
Semntura
EVCONT EVCONT EVCONT DGSAPA BBC
B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru
fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiar-contabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
204

Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
205

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR

OBIECTE AUDITABILE RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE RESPONSABILI
Registruljurnal
Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i ! Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Registruluiprocedurilor; jurnal. !Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-jurnal 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. actualizarea procedurilor 3. Realizarea unui control pe perioada auditat !Emiterea deciziei de constituire a echipei pentru a stabili dimensiunile disfunciunii de control; constatate i refacerea Registrului-jurnal !Efectuarea controlului !Refacerea Registrului-jurnal, dac este cazul 4. Elaborarea unui sistem de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional a personalului din cadrul profesional n conformitate cu politica compartimentelor financiar-contabilitate. entitii 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la BBC, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice.
31.12.2009 31.05.2009 31.12.2009 30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.12.2009
Managementul de linie Responsabil procedur Responsabil procedur Management de linie ef echip control Management de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie Managementul de linie
!Delegarea unei persoane pentru
31.12.2009
participarea la proiectarea i implementarea aplicaiei informatice 31.12.2009 !Completarea atribuiilor n fia postului
206

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
6. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil.
!Analiza achiziionrii unei aplicaii

informatice pentru activitatea financiarcontabil !Achiziionarea unei aplicaii informatice !Analiz i completare ROF
31.12.2009
Director BBC Director general DSPA efii de serviciu Managementul de linie
Registrulinventar
7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar
31.12.2009
!Elaborarea unui sistem de codificare a

procedurilor; !Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-inventar !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor !Emiterea deciziei de constituire a echipei de control; !Efectuarea controlului propriu-zis !Refacerea Registrului-inventar
31.12.2009 30.06.2009 31.12.2009 31.06.2009 31.12.2009 31.12.2009
9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor
Managementul de linie Responsabil procedur Responsabil procedur Management de linie ef echip control Management de linie
207

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar
Contabilitatea datoriilor si creanelor
!Elaborarea unui program de pregtire

profesional n conformitate cu politica entitii
31.12.2009
ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie Director BBC
!Informare periodic privind

implementarea recomandri
31.12.2009
Obiectivul nr.2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem !Elaborarea procedurilor privind datoriile procedural privind datoriile i creanele i creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate !Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 16. Realizarea unui program de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul BBC privind profesional n conformitate cu politica necesitile de informare privind evoluia pieei entitii de capital i a sistemului de relaii financiare.
31.07.2009 31.12.2009 31.01.2009 31.12.2009
Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie
208

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
17. Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar
!Stabilirea prin decizie a comisiei de

inventariere !Efectuarea inventarierii propriu-zise !Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii !Reevaluarea datoriilor n valut
31.12.2009
Director BBC
Contabilitatea trezoreriei
18. Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare 19. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat 20. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 21. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 22. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru BBC, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar
30.04.2010
Director BBC
!Elaborarea procedurilor de lucru privind

contabilitatea trezoreriei
31.07.2009 31.12.2009
Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie
!Stabilirea responsabilului cu elaborarea i
actualizarea procedurilor !Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor 31.01.2009

209
31.12.2009

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
23. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 24. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 25. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 26. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul BBC 27. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate
! Stabilirea prin decizie a comisiei de

control !Efectuarea propriu-zis a controlului !Completarea ordinelor de plat !Elaborarea procedurilor privind cecul de ridicare numerar
30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.07.2009 31.12.2009 31.12.2009 30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.07.2007 31.12.2009
Director BBC ef echip control Director BBC Managementul de linie Responsabil procedur ef serviciu RU Managementul de linie Director BBC ef echip control Director BBC Managementul de linie Responsabil procedur

actualizarea procedurilor !Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii !Stabilirea prin decizie a comisiei de control !Efectuarea controlului propriu-zis !Completarea Cecurilor pentru ridicare de numerar cu natura cheltuielilor efectuate !Elaborarea procedurilor privind Registrul de cas
28. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas 29. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

actualizarea procedurilor
210

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
30. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 31. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul BBC 32. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 33. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului
Contabilitatea cheltuielilor cu personal
!Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor 31.01.2007 !Elaborarea unui program de pregtire

profesional n conformitate cu politica entitii 31.12.2009
Managementul de linie ef serviciu RU Managementul de linie
!Stabilirea nivelului de raportare periodic

a controlului realizat
31.12.2009 Director BBC ef birou 30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.07.2007 31.12.2009 Director BBC ef echip control ef echip control Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie
!Stabilirea prin decizie a comisiei de

control !Efectuarea controlului !Completarea documentelor !Elaborarea procedurilor privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile
34. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 35. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 36. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti
actualizarea procedurilor !Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor 31.01.2007

211

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
37. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 38. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 39. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 40. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul BBC pentru aplicaia informatic care va fi implementat

31.12.2009
Director BBC ef birou
!Stabilirea unei proceduri de achiziie a

programelor informatice !Stabilirea unui responsabil cu implementarea programului informatic
31.12.2009 31.12.2009
Director general DSPA Director BBC
! Stabilirea unei echipe de analiz a

tatelor de salarii ! Analiza statelor de salarii ! Corectarea erorilor din statele de salarii
30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009 30.11.2009
Director BBC ef serviciu ef echip Director BBC Director BBC
!Completarea programului de pregtire

profesional cu instruirea personalului de execuie
212

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Contabilitatea rezultatelor inventarierii
41. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 43. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 44. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul BBC pentru aplicaia informatic implementat 45. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 46. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii
!Elaborarea procedurilor privind

cheltuielile cu asigurrile i protecia social
31.07.2007
Managementul de linie

actualizarea procedurilor !Testarea implementrii programului informatic !Stabilirea responsabililor cu implementarea programului informatic !Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii
31.12.2009 31.03.2007 31.03.2007 31.12.2009
Responsabil procedur Director BBC ef birou
Director BBC
!Stabilirea echipei de verificare !Verificarea propriu-zis !Corectarea erorilor

inventarierii patrimoniului
31.12.2009
Director BBC ef birou Managementul de linie
!Elaborarea procedurilor privind efectuarea 31.07.2007
213

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Evidena tehnicoperativ
47. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora 52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei de timp neconsumat a anului 2009 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate

actualizarea procedurilor !Stabilirea comisiei de inventariere !Efectuarea inventarierii !Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii
31.12.2009 30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009 31.12.2009
Responsabil procedur Director BBC Preedinte comisie Director BBC Director BBC ef serviciu RU

!Elaborarea procedurilor privind evidena

tehnic-operativ
31.07.2007 31.12.2009
Managementul de linie Responsabil procedur Director general DSPA Responsabil cu fundamentarea necesarului
actualizarea procedurilor !Stabilirea responsabilului cu determinarea 30.11.2009 acestui necesar 31.12.2009 !Determinarea necesarului
214

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte
!Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor 31.01.2007 !Stabilirea atribuiilor de instruire n

sarcinile efului de compartiment 31.01.2007
Managementul de linie Director BBC
Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor
Obiectivul nr.3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de !Elaborarea procedurilor privind activitatea proceduri de lucru privind obligaiile de plat de plat/ncasare a datoriilor respectiv ctre creditorii entitii creanelor 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu !Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul BBC profesional n conformitate cu politica entitii
31.03.2007 31.12.2009 31.01.2007 31.12.2009
Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie Director BBC ef serviciu RU
215

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului
59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte 60. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 61. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 63. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta
!Stabilirea prin decizie a echipei de

efectuare a analizei; ! Analiza propriu-zis ! Prezentarea concluziilor !Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a analizei; !Analiza propriu-zis ! Prezentarea concluziilor
30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009 30.04.2010 31.12.2009 31.12.2009
Director BBC ef echip ef echip Director BBC ef echip ef echip Managementul de linie Responsabil procedur Director BBC ef birou
!Elaborarea procedurilor privind activitatea 31.07.2007

de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor 31.12.2009 31.03.2007
!Testarea implementrii programului

informatic !Stabilirea responsabililor cu aceasta
216

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
64. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul BBC pentru aplicaia informatic implementat 65. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor

31.12.2009
Director BBC ef serviciu Resurse Umane Director BBC ef echip ef echip Director BBC Director BBC
!Stabilirea prin decizie a echipei de
30.04.2010
efectuare a analizei; 31.12.2009 !Analiza propriu-zis 31.12.2009 ! Corectarea erorilor Obiectivul nr. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv
Cadrul de reglementare a CFP
66. Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv
!Stabilirea unui responsabil cu efectuarea

acestei lucrri !Elaborarea procedurilor specifice privind CFP
30.04.2010 30.06.2007
217

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
67. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate 68. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv 69. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2008 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
!Numirea echipei de elaborare a ghidului; !Elaborarea ghidului practic
30.11.2009 31.10.2007
Managementul de linie Responsabil ghid practic
!Stabilirea responsabilului cu actualizarea

procedurilor
31.12.2009
Responsabil procedur Director BBC ef serviciu RU

31.12.2009
218

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
70. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2008 privind Codul controlului intern 71. Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru
!Constituirea grupului de lucru n

conformitate cu OMFP nr. 946/2008; !Stabilirea responsabil cu elaborarea programului de pregtire profesional !Stabilirea responsabilului din cadrul grupului de lucru; !Efectuarea instruirii personalului de execuie i de conducere
31.12.2009 30.04.2010 30.11.2009 31.01.2007
Managementul de linie
Managementul de linie Responsabilul grupului de lucru
Sistemul de prevenire / detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.)
Obiectivul nr. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil 72. Elaborarea i formalizarea unui sistem de !Elaborarea procedurilor privind sistemul proceduri privind schimbarea periodic a de prevenire/detectare a accesrilor parolelor de acces la sistemul informatic neautorizate ale bazelor de date financiar-contabil 73. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 74. Stabilirea unui responsabil cu detectarea !Stabilirea responsabilului cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic accesrii neautorizate financiar-contabil
31.07.2007
Managementul de linie Responsabil procedur Managementul linie
31.12.2009 31.12.2009
de
219

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiarcontabile
75. Realizarea n cadrul entitii a unui program 31.12.2009 !Elaborarea unui program de pregtire de pregtire profesional cu personalul Direciei profesional n conformitate cu politica de Buget i Contabilitate Intern pentru entitii asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor Obiectivul nr. 8 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile 76. Elaborarea i formalizarea unui sistem de !Elaborarea procedurilor privind arhivarea 31.07.2007 proceduri privind arhivarea documentelor documentelor financiar-contabile financiar-contabile 77. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i 31.12.2009 actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 78. Realizarea n cadrul entitii a unui program 31.12.2009 !Elaborarea unui program de pregtire de pregtire profesional cu personalul profesional n conformitate cu politica Compartimentului arhiva general entitii 79. Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul !Stabilirea prin decizie a comisiei de 30.11.2009 depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse control; i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea !Efectuarea verificrii propriu-zise 31.03.2007 acestora 31.03.2007 ! Prezentarea rezultatelor verificrii
Director BBC ef serviciu RU
Managementul de linie Responsabil procedur Director general DSPA ef serviciu RU Management de linie Responsabil verificare
220

OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
TERMENE
RESPONSABILI
80. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri
! Informarea persoanelor crora le revine

sarcina atarii statelor de plat la documentele financiar-contabile despre inexistena acestora la arhiva entitii; !Refacerea documentelor lips
30.11.2009 31.12.2009
Management de linie
Responsabil lucrare
221

RAPORT DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituit din: - MAIEREAN MIHAI, auditor intern, coordonator al misiunii - SERBAN ANDREEA, auditor intern Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 12 din 2.01.2009. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea entitii publice; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 02.01. 2009-30.04.2010. Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea aplicrii corecte a normelor metodologice privind elaborarea bilanului contabil; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare 4. Elaborarea bilanului contabil 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil
222

8. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora;
223

List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de
regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul biroului de Contabilitate BBC privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: - analiza riscurilor; - tabelele punctelor tari i slabe; - tematica n detaliu a misiunii de audit; - programul de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - liste de verificare structurate pe obiective; - foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; - chestionare de control intern; - teste; - liste de control; - fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAPuri; - formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; - raportul preliminar de audit intern; - minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; - raportul final de audit intern; - planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; - fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.
224

Organizarea biroului de Contabilitate: Biroul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 23 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul BBC sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea bilanului contabil; - elaborarea contului de execuie bugetar; - organizarea sistemului de raportare; - organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor.
II. CONSTATRI SI RECOMANDARI

n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.
II.1. Organizare registrelor de contabilitate

II. 1.1. Registrul - jurnal II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluijurnal exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate.
225

II. 1.1.2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. Cauze: ! Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. ! Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. ! Neefectuarea controlului ierarhic. ! Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. Consecine: ! Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. ! Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: ! Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea
226

Registrului-jurnal. ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. ! Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. ! Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. ! Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate de la BBC, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice; ! Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil; ! Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. II. 1.2. Registrul inventar II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluiinventar exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate.
II. 1.2.2. Completarea incorect a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat
FIAP-ul nr. 1.3.1. Constatare: ! Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2008, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Cauze: ! Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. ! Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la
227

nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: ! Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: ! Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar. ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. ! Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. ! Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. ! Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. II. 1.3. Registrul Cartea Mare II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea registrului Cartea-Mare exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II.1.3.2 Modul de analiz a Registrului Cartea-Mare Din observarea direct realizat de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completrii registrului Cartea-Mare.
II. 2. Conducerea contabilitii

II. 2.4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor
228

Pentru evaluarea activitii auditabile, echipa de auditori interni a solicitat un interviu adresat directorului general al Direciei Generale a serviciilor Administrative, Patrimoniu i Arhivare (Interviu nr. 2.2.1) din care a rezultat c monografia privind evidena imobilizrilor i investiiilor este cunoscut de personalul de execuie i exist personal responsabil desemnat pentru aceast activitate. n acelai timp s-a constatat c nu exist proceduri scrise i formalizate pentru activitatea auditat. II. 2.5. Contabilitatea materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Pe baza analizei efectuate, dar i din Nota de relaii nr. 2.3.1. obinut de la persoana responsabil din cadrul biroului de Contabilitate, a rezultat c evidena analitic i sistematic a bunurilor de natura stocurilor este condus n conformitate cu reglementrile cadrului normativ n vigoare. n acelai timp, echipa de auditori interni a constatat inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru aceast activitate. De asemenea, auditorii interni din evaluarea indirect a modului de achiziionare a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, la nivelul entitii, nu au constatat disfuncionaliti n privina modului de conducere a evidenei plilor i cheltuielilor efectuate. II. 2.6. Contabilitatea datoriilor i creanelor Din evalurile indirecte efectuate pe teren, auditorii interni apreciaz ca funcional sistemul de control al contabilitii datoriilor i creanelor. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.6.1. Datoriile n valut nu sunt prezentate n situaiile financiare anuale la valoarea actual pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1. Constatare: ! Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor. Aceasta contribuie la denaturarea informaiilor din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate, la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. Cauze:
229

! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre SC EVCONT CONSULTING i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; ! Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; ! Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. ! Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Consecine: ! Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile n valut; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul biroului de Contabilitate, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; ! Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; ! Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2009, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare. II. 2.7. Contabilitatea trezoreriei Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor efectuate (CCI nr. 2.5.1., Test nr. 2.5.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind activitatea de casierie, pe care le prezentm n continuare. II. 2.7.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.4.
230

Constatare: ! Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: ! n data de 07 octombrie 2008 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion. ! n data de 04.05.2009 s-a achitat prin casieria entitii sum de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2008, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2008, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2008, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas sa descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401, n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. Cauze: ! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; ! Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul biroului de Contabilitate i casierul entitii; ! Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul biroului de Contabilitate, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; Consecine: ! Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate;
231

! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din biroului de Contabilitate; ! Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; ! Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. II. 2.7.2. Unele ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat, motiv pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.5.2. Constatare: ! Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. ! Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 104, OP nr. 413, OP nr. 1031, OP nr. 1709, Cauze: ! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; ! Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; ! Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; ! Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; Consecine: ! Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. ! ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; ! Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime. Recomandri:
232

! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul biroului de Contabilitate, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar; ! Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este cazul. II. 2.7.3. Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.3. Constatare: !Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezorerie nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: ! n data de 10 august 2008 s-a ridicat numerar din Trezorerie pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2008, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din trezorerie, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213. ! n data de 18 ianuarie 2008 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la Trezorerie pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat aceast sum. Cauze: ! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; ! Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare; Consecine: ! Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii.
233

Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal specializat din cadrul biroului de Contabilitate, pentru personalul cu atribuii n aceast sfer de activitate; ! Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis la Trezorerie. II. 2.7.4. Securitatea spaiului destinat casierie Echipa de auditori interni a constatat, prin observare direct, c activitatea de casierie funcioneaz ntr-un spaiu adecvat i securitatea este asigurat cu ajutorul unor mijloace electronice antiefracie. II. 2.8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul Din testrile realizate n mod indirect i pe baza observrii fizice efectuate pe teren a rezultat c sistemul de control privind organizarea contabilitii cheltuielilor cu personalul funcioneaz. Totui, au fost consemnate unele disfunciuni pe care le prezentm n continuare. II.2.8.1. Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.6.1. Constatare: ! Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii septembrie 2008, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna octombrie 2008 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. ! De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2008, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent.
234

Cauze: ! Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. ! Lipsa unui program integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile, ceea ce nu a permis un transfer automat al datelor din aplicaia informatic privind salariile n aplicaia informatic de contabilitate pentru ntocmirea Balanei de verificare, transferul realizndu-se prin introducerea manual a datelor, ceea ce a dat posibilitatea apariiei unor erori privind reflectarea n contabilitate a acestor cheltuieli. ! Neefectuarea unui control periodic asupra cheltuielilor cu salariile de ctre persoana responsabil cu evidena cheltuielilor cu salariile personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. ! Necunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul biroului de Contabilitate a determinat obinerea unor State de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice care nu conin sumele datorate de salariai terilor pe baza angajamentelor de plat. ! Inexistena unui responsabil n cadrul direciei cu sumele datorate terilor de ctre salariai. Consecine: ! Balana de verificare ntocmit la 30.09.2008 nu reflect situaia real a patrimoniului existent la aceast dat. ! Statele de salarii elaborate n cadrul entitii nu reflect situaia exact a datoriei entitii fa de salariai i fa de tere persoane. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor, de eful compartimentului din care face parte; ! Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. ! Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii n totalitate a datoriilor salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz.
235

! Cuprinderea n programul de pregtire profesional a anului viitor, a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul biroului de Contabilitate pentru aplicaia informatic care va fi implementat. II. 2.8.2. Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.6.2. Constatare: ! Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr.1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii Suceava, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. Cauze: ! Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. ! Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu entitile din domeniul asigurrilor i proteciei sociale, care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce impune introducerea manual a datelor n ofturile distribuite de entitile respective. ! Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre entitile responsabile cu asigurrile i protecia social. ! Inexistena unui control asupra declaraiilor ntocmite i raportate de entitate efectuat de o persoan cu pregtire profesional de specialitate din cadrul biroului de Contabilitate. Consecine: ! Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat aferent lunii noiembrie 2008, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu
236

asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul biroului de Contabilitate pentru aplicaia informatic implementat; ! Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. II. 2.9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii Echipa de auditori interni prin evaluri indirecte apreciaz faptul c personalul de execuie implicat n conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii nu cunoate procedurile i monografia de lucru. Din analiza efectuat de echipa de auditori interni a rezultat c nu s-au respectat o serie de prevederi ale cadrului normativ n vigoare, motiv pentru care au fost ntocmite formulare de constatare corespunztoare, pe care le prezentm n continuare. II. 2.9.1. Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. Constatare: ! Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2008, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. In prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. ! De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv.
237

Cauze: ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; ! Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii; ! Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz acest domeniu. Consecine: ! Situaiile financiare ale anului 2008, elaborate pe baza Balanei de verificare, la data de 31 decembrie 2008, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2008, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate; ! Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate. Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 2.7.1 care a fost naintat managementului entitii n vederea lurii msurilor care se impun cu privire la debitorii entitii auditate.
II. 2.10. ntocmirea balanelor de verificare Auditorii interni, pe baza testrilor efectuate (Test nr. 2.8.1. i Lista de control nr. 2.8.1.) auditorii interni au constatat existena unui sistem informatic integrat, la nivelul entitii, pentru elaborarea balanei de verificare. Acest sistem realizeaz prelucrarea automat a datele preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale, n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile, ct i ale OMFP nr. 1917/2008 pentru organizarea i
238

conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. II. 2.11. Evidena tehnic-operativ Din observarea direct efectuat pe teren i din testrile efectuate de echipa de auditori interni a rezultat c sistemul de control privind evidena tehnic-operativ este funcional. Totui, echipa de auditori interni a constatat unele disfuncionaliti privind evidena formularelor cu regim special, prezentat n continuare. II. 2.11.1. Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor tipizate cu regim special, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.9.1. Constatare: ! Echipa de auditori interni au constatat necompletarea n documentul de eviden centralizatoare a documentelor cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, a seriei i numrului formularului neutilizat n conformitate cu H.G. nr. 831 din 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora. ! Evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr. 1849 din 2003 privind personalizarea formularelor tipizate cu regim special comune pe economie. Cauze: ! Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. ! Persoana responsabil cu gestiunea tipizatelor cu regim special avnd ca sarcini de serviciu si gestiunea materialelor auxiliare i gestiunea pieselor de schimb, datorit lipsei de timp, nu a descrcat n documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special chitanele neutilizate. ! Persoana responsabil cu evidena materialelor de natura tipizatelor din cadrul biroului de Contabilitate nu a efectuat un control periodic asupra modului de gestionare al acestor valori materiale. ! Lipsa unui program anual de achiziii la nivelul entitii fundamentat prin bugetul de aprovizionare al compartimentelor funcionale, centralizat la nivelul compartimentului de specialitate, a condus la achiziionarea unui stoc mare de formulare Fia de magazie a formularelor cu regim special, nepersonalizate prin pretiprire, pn la data de 30 iunie 2004, care nu au mai putut fi utilizate pan la sfritul perioadei de valabilitate a acestora, respectiv 31 decembrie 2004. De asemenea, datorit inexistenei unei evidene clare privind consumul periodic a acestor
239

formulare, dar i coroborat cu posibilitatea efecturii unei economisiri a resurselor financiare, a condus la situaia utilizrii n anul 2008 a formularelor nepersonalizate prin pretiprire, existente n stoc. Consecine: ! Documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale, nepermind o identificare i control permanent asupra documentelor cu regim special. ! Exist posibilitatea unor sustrageri de chitane necompletate sau care nu au fost anulate, predate la magazie. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnicoperativ; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora; ! Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei de timp neconsumat a anului 2008 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte. II. 3. Conducerea activitii financiare Din evalurile efectuate de echipa de auditori interni a rezultat c sistemul de control al activitii de plat i ncasare este organizat i funcioneaz. II. 3.12. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor Testarea pe teren de ctre echipa de auditori a activitii de plat a furnizorilor a condus la constatarea unor disfunciuni prezentate n continuare. II. 3.12.1. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.3.2.1 Constatare: ! Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate.
240

! Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. Cauze: ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; ! Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate; ! Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul biroului de Contabilitate. Consecine: ! Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. ! Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii; ! Lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul biroului de Contabilitate; ! Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte; ! Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise. II. 3.13. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului
241

Echipa de auditori interni, din evaluri indirecte, a constatat inexistena unor proceduri scrise i formalizate privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor, care au facilitat apariia unor nereguli. n acelai timp, din testrile efectuate au constatat o serie de disfuncionaliti, prezentate n continuare. II.3.13.1 Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5 pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 3.3.1. Constatare: Auditorii interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. Cauze: Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice Suceava, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Municipiului Suceava. Consecine: Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul General Consolidat aferent lunii noiembrie 2008, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
242

Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul biroului de Contabilitate pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.
II. 4. Elaborarea bilanului contabil Echipa de auditori interni apreciaz activitatea de elaborare a bilanului contabil ca fiind funcional deoarece, la nivelul entitii, exist un sistem informatic integrat care furnizeaz informaiile necesare ntr-un format electronic compatibil cu structura programului informatic, pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale, furnizat de MFP. II. 4.14. Elaborarea i verificarea bilanului contabil Din evaluarea testrilor efectuate (CCI nr. 4.2.1.), echipa de auditori interni a constatat c sistemul de control privind elaborarea bilanului contabil funcioneaz prin respectarea Normelor metodologice de nchidere a bilanului contabil, elaborate de MFP. II. 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management II. 5.15. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil Auditorii interni, pe baza testrilor realizate n teren, Interviul nr. 5.2.1. i CCI nr. 5.3.1., au constatat, pe de-o parte funcionalitatea sistemului de raportare ctre management, dar, pe de alt parte, au constatat inexistena un sistem de proceduri scrise i formalizate pentru aceast activitate. II. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv II. 6.16. Cadrul de reglementare a CFP
243

Echipa de auditori interni, prin evaluarea testrilor asupra modului de organizare i exercitare a CFP a constatat c acesta este organizat i funcioneaz, dar nu exist elaborate proceduri de lucru specifice, n conformitate cu cadrul normativ n vigoare, pentru toate activitile entitii. II. 6.16.1. Inexistena procedurilor specifice entitii pentru exercitarea CFP Constatare: La nivelul entitii exist proceduri scrise i formalizate, pentru exercitarea controlului financiar preventiv, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, dar acestea nu sunt particularizate, dezvoltate i actualizate n raport cu specificul entitii pentru fiecare operaiune, prin liste de verificare. Echipa de auditori a constatat lipsa unor exemple practice referitoare la modalitile de completare a formularelor i inexistena unor preocupri n domeniul actualizrii normelor metodologice proprii. Deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP nu cuprind perioadele de efectuare a controlului, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor. Cauze: Lipsa unui personal cu pregtire profesional adecvat n cadrul biroului de Contabilitate care s aib ca sarcin de serviciu actualizarea sistematic a Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu. Nefuncionarea la nivelul entitii a controlului intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2008 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Inexistena unui sistem de comunicare permanent ntre biroului de Contabilitate din cadrul entitii i structurile economico-financiare de la nivelul ordonatorilor secundari i teriari de credite. Consecine: Exercitarea parial a controlului financiar preventiv la nivelul entitii, datorit dezvoltri incomplete a procedurilor pe specificul entitii. Recomandri:
244

Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2008 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2008 privind Codul controlului intern. Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru. II. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil Din analizele realizate pe baza testrilor efectuate privind sistemul informatic al activitii financiar-contabile rezult unele disfunciuni n componenta de securitate a sistemului informatic, prezentate n continuare. II. 7.17.Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic Din evaluarea indirect, echipa de auditori interni a stabilit c atribuiile persoanelor care au acces la sistemul informatic al activitii financiar-contabile sunt cuprinse n fiele posturilor. II. 7.18. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic Din observarea direct a programului de pregtire profesional a personalului de specialitate rezult c acesta s-a respectat i asigur necesitile de perfecionare ale personalului.
245

II. 7.19. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date, parole, programe antivirus etc. Din analiza realizat de auditorii interni, pe baza testrilor efectuate s-a constatat o serie de nereguli privind sistemul de acces al bazelor de date, abordate n continuare. II.7.19.1 Inexistena unui sistem de securitate privind sistemul informatic financiar-contabil Constatare: Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate. Cauze: Inexistena la nivelul entitii a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la sistemul informatic financiar-contabil. Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil. Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din cadrul biroului de Contabilitate. Consecine: Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul biroului de Contabilitate pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor. II.8. Arhivarea documentelor financiar-contabile Echipa de auditori consider c sistemul de organizare a activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile se impune a fi revzut, pentru a asigura att accesul rapid la informaiile arhivate, ct i securitatea acestora. n acest sens, prezentm n continuare o serie de disfuncionaliti constatate de echipa de auditori.
246

II.8.20. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile II.8.20.1. Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile Constatare: Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.2009, prin care solicit o adeverin din care s reiese stagiul de cotizare, aferent anului 2008 n Sistemul de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2008 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. Cauze: Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare. Consecine: n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2008 n Sistemul de Pensii i alte drepturi sociale. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularului de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 8.2.1, care a fost naintat managementului entitii n vederea stabilirii i lurii msurilor care se impun.
247

III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare.
APRECIERE DE MBUNTIT
Nr. crt.
OBIECTIVUL
FUNCIONAL
CRITIC
1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8.
Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea bilanului contabil Elaborarea contului de execuie bugetar Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiar-
X X X X X
X X
248

9.
contabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile
Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
Data: 30.03.2009 Auditorii, MAIEREAN MIHAI, SERBAN ANDREEA Supervizor, Ioan Moroan
Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.
249

SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2008 31.12.2008 i a fost efectuat, n perioada 17.07.2009 30.04.2010 de ctre auditorii interni MAIEREAN MIHAI - auditor superior coordonator, SERBAN ANDREEA- auditor superior i supervizat de Ioan Moroan - directorul Direciei de Audit Intern. Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 9 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz:
250

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea bilanului contabil Elaborarea contului de execuie bugetar Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile.
APRECIERE
FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC
X X X X X X X X X
II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: ! Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat. Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate.
251

! Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas. ! Constatare 3: Sumele nregistrate n contabilitate reprezentnd cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite fa de totalul acestor cheltuieli reflectate n Statul de salarii. Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul biroului de Contabilitate. ! Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri. Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora. De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. ! Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv. Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii.
252

Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2008 privind Codul controlului intern. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 80 de recomandri, aferente celor 9 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore.
Data: 29.03.2009
Auditorii, MAIEREAN MIHAI, SERBAN ANDREEA
253

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008- 31.12.2008 ntocmit: Ioan Moroan
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord
Nr. crt. 1. 2.
Lucrarea
Rspunsul auditorilor
Declaraia de independen Analiza riscurilor
De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare
3.
Analiza riscurilor
De acord
. . . n Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord
. . . t
FIAP-ul nr. 8.2.1.
S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe 254
S-a ntocmit FCRI nr. 8.2.1.
De acord

Nr. crt.
Lucrarea
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului luna martie 2008 i nu s-a ntocmit FCRI
Rspunsul auditorilor
Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern
Programul de asigurare i mbuntire a calitii eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.
255

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008-31.12.2008 Auditor evaluat: MAIEREAN MIHAI ntocmit: Ioan Moroan Bugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat
Luat la cunotin: Data: Bugetul de timp planificat: 624 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate
256

Bugetul de timp efectiv: 616 ore Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.
Bugetul de timp planificat: 624 ore 1 2 3 4 5 Observaii X X X X X X X
Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.
257

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2008.-31.12.2008 ntocmit: Protopopescu Sorin, director FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd
258
Note 2 3 4 X X
5 X
Obs.
X X X X X X X X X

13. 14. 15.
16.
17. 18.
19.
au fost identificate probleme A existat o buna comunicare intre auditor i X auditat Auditorii au avut un comportament adecvat i X profesional Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandarilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandarilor. Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Data: 30.04.2010 Luat la cunotin, auditori interni: MAIEREAN MIHAI, SERBAN ANDREEA Data: 30.04.2010
259

Maierean Mihai - Raport de Audit

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Maierean Mihai - Raport de Audit

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

- 2 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Director Direcia de Audit Intern,

- 3 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Auditor intern, MAIEREAN MIHAI

Director Direcia de Audit Public Intern, Ioan Moroan

- 4 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Auditor intern, SERBAN ANDREEA

Director Direcia de Audit Public Intern, Ioan Moroan

- 5 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

SC EVCONT CONSULTING SRL Auditori

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil

Stimate: domnule Vasile Popescu

- 6 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Director, Ioan Moroan

- 7 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

- 8 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

- 9 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

ELABORAREA BILANULUI CONTABIL

- 10 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR- CONTABIL

- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004

ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

- 11 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Data: Data: 21.02.2009 Riscuri semnificative Observaii

- 12 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

- 13 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

- 14 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

- 15 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

10. Contabilitatea transferurilor

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

- 16 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

12. ntocmirea balanelor de verificare

13. Evidena tehnic-operativ

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

- 17 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extraordinare

ELABORAREA BILANULUI CONTABIL

17. nchiderea conturilor de venituri si cheltuieli anuale

- 18 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

18. Regularizarea cu bugetul statului 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil

ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

- 19 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL

- 20 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

- 21 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

- 22 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

- 23 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Nu n totalitate Cadrul normativ

- 24 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

Testare Cadrul normativ

3. Conducerea activitii financiare

- 25 -SC AUDIT EXPERT SRL SUCEAVA

- procedurile de lucru existente conin termene precise privind

5. Elaborarea contului de profit si pierdere

6. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management