MODEL LUCRARE PRACTICA

Prezentar îa companiei
e
Compania ABC Invest a fost infiintata in anul 1999 si are ca principal obiect de activitate
distribuția de aparate profesionale si automate de cafea, precum si asigurarea service-ului
pentru echipamentele distribuite.

Este reprezentantul in Romania al celui mai mare producător de aparate profesionale super-
automate pentru cafea, din Germania, iar principalii sai clienti sunt reprezentati de lanțuri de
benzinării, restaurante si fast-food-uri, precum si alti distribuitori de echipamente profesionale
pentru băuturi calde.

începând cu anul 2010, Compania ABC a implementat Sistemul de Management al Calitatii, obținând
certificarea ISO 9001, iar in anul 2018 a fost recertificata ISO 9001:2015.

ABC este o societate cu capital privat (integral romanesc) si are un număr de 51 angajați, structurați
astfel:
Director general
Director general adjunct
Director vanzari
Auditor intern
Personal TESA
Tehnicieni

Misiunea de audit

In perioada 01.02.19 -- 28.02.19 s-a desfasurat un audit intern ce a avut in vedere activitatea de service
pentru clientii cu contract all-inclusive. Echipa de audit a avut in componenta 2 persoane un coordonator
de echipa (auditor sef, serviciu externalizat) si un auditor intern.
Ordinul de serviciu

Compartiment audit intern Ordin de serviciu Data: 15.01.19

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18-31.12.18
Redactat de: R.A.

Ordin de serviciu

In conformitate cu prevederile standardelor si normelor generale privind exercitarea activitatii de audit

intern si ale Planului anual de audit intern, in perioada 01.02.19 - 28.02.19 se va efectua misiunea de
audit intern privind activitatea de service pentru clientii cu contract all-inclusive.

Scopul misiunii de audit este acela de a asigura conducerea societății, in mod independent si obiectiv,
cu privire la aplicarea corecta a procedurilor aferente activitatii de service pentru clientii cu contract all-
inclusive, precum si formularea de recomandări pentru imbunatatirea acestei activitati.

Obiectivul auditului este de a verifica desfasurarea activitatii de service pentru clientii cu contract all-
inclusive si a stabili conformitatea cu actele normative in vigoare.

Echipa de auditori este compusa din:

R.A. - auditor sef, coordonator echipa
A.R. - auditor intern

Auditor sef
R.A.

Declarații de independenta
Compartiment audit intern Declarația de independenta Data: 16.01.19
Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18

Declarație de independenta
Nume: R.A.
Incompatibilități in legătură cu entitatea/ structura auditata DA NU
Ati avut/ aveți o relație oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea
sa va limiteze măsură in care puteti sa va interesați, sa descoperiti sau sa X
constatați slăbiciuni in audit in orice fel?
Aveți idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizații sau obiective care
X
ar putea sa va influențeze misiunea de audit?
Ati avut/aveti funcții sau ati fost/sunteti implicat in ultimul an in activitatea
X
entitatii/structurii ce va fi auditata?
Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale
X
entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?
 CAIET DE PRACTICA - AUDITOR INTERN

Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pane Î la gradul al patrulea, inclusiv, cu

conducătorul entitatii/structurii ce va de 1 auditata sau cu membrii organului X
conducere colectiva?
Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata sau alte instrumente de plata pentru
X
entitatea/ structura ce va fi auditata?
Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/ structura ce va fi auditata? X
Aveți vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/ structura
X
ce va fi auditata?

Daca in timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personala, externa

X
sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea de a lucra si a face
rapoartele de audit imparțiale, veți notifica de urgenta auditorul sef?
Puteti evalua eficacitatea proceselor si sistemelor in raport cu cerințele
X
specificate si conformitatea obiectivelor cu politica entitatii?

1. Incompatibilități personale - nu
2. Pot fi eliminate incompatibilitatile - nu este cazul
3. Daca da, explicați cum anume - nu este cazul

Auditor intern, Sef audit

R.A. R.A.

Declarație de independenta
Nume: A.R.
Incompatibilități in legătură cu entitatea/ structura auditata DA NU
Ati avut/ aveți o relație oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea
sa va limiteze măsură in care puteti sa va interesați, sa descoperiti sau sa X
constatați slăbiciuni in audit in orice fel?
Aveți idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizații sau obiective care
X
ar putea sa va influențeze misiunea de audit?
Ati avut/aveti funcții sau ati fost/sunteti implicat in ultimul an in activitatea
entitatii/structurii ce va fi auditata? X
Ati fost implicat in elaborarea si implerjnentarea sistemelor de control ale
X
entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?
Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea, inclusiv, cu conducătorul
entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere X
colectiva?
Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata sau alte instrumente de plata pentru
X
entitatea/ structura ce va fi auditata?
Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/ structura ce va fi auditata? X
Aveți vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/ structura
ce va fi auditata? X
Daca in timpul misiunii de audit apard orice incompatibilitate personala, externa
sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea de a lucra si a face
X
rapoartele de audit imparțiale, veți notifica de urgenta auditorul sef?
 Puteti evalua eficacitatea proceselor si sistemelor in raport cu cerințele specificate X
si conformitatea obiectivelor cu politica entitatii?
1. Incompatibilități personale - in luna iunie 2018 am fost responsabil de introducerea facturilor de
servicii din partea furnizorilor si de gestiune casierie, in locul contabilului societății
2. Pot fi eliminate incompatibilitatile - da
3. Daca da, explicați cum anume - auditorul nu a desfasurat activitati contabile care sa implice
clientii si activitatile ce fac obiectul auditului, astfel incat caracterul de independenta nu este
afectat

Auditor intern, Sef audit,

A.R. R.A.

Notificare privind declanșarea misiunii de audit

Compartiment audit intern Notificare declanșare misiune audit Data: 20.01.19

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18
Redactat de: R.A.
Notificare privind declanșarea misiunii de audit

Către: ABC Invest SRL

Ref: Misiunea de audit intern “Auditul intern al service-ului pentru clientii cu contract all- inclusive”

Stimate domn,

Conform planului de audit intern pe anul 2019, in perioada 01.02.19 - 28.02.19 vom desfasura o
misiune de audit intern cu tema “Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive”. Perioada
auditata este 01.01.18 - 31.12.18.

Scopul misiunii de audit este acela de a asigura conducerea societății, in mod independent si obiectiv,
cu privire la aplicarea corecta a procedurilor aferente activitatii de service pentru clientii cu contract all-
inclusive, precum si formularea de recomandări pentru imbunatatirea acestei activitati. Obiectivul
auditului este de a verifica desfasurarea activitatii de service pentru clientii cu contract all-inclusive si
a stabili conformitatea cu actele normative in vigoare.

Va rugam sa desemnați o persoana de contact care sa ne asiste pe perioada auditului si sa propuneți

data ședinței de deschidere. In cadrul ședinței de deschidere vor fi prezentate echipa de audit, scopul
misiunii de audit, modalitatea de desfășurare a auditului si alte aspecte organizatorice.

De asemenea, va rog sa ne puneți la dispoziție sau sa ne asigurați accesul la următoarele documente:

Contractele clientilor cu regim full-service
Graficul de facturare lunar
Programul de mentenanta preventiva in perioada auditata
Facturile emise pentru clientii cu regim full-service in perioada auditata
Registrul electronic de solicitări service si mentenanta in perioada auditata Procesele
verbale de service si mentenanta in perioada auditata
Dispozițiile de livrare pentru piesele utilizate in cadrul intervențiilor pentru clientii cu regim
full-service in perioada auditata
 Evidenta mișcărilor de stocuri privind piesele utilizate in cadrul intervențiilor pentru clientii
cu regim full-service in perioada auditata

Dna A.R. (in Cc) va sta la dispoziție pentru întrebări suplimentare sau neclarități.

Va mulțumim pentru suport!

Cu stima, R.A.
Auditor Sef

Minuta ședinței de deschidere

Compartiment audit intern | Minuta ședinței de deschidere ________ | Data: 07.02.19
Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18-31.12.18
Redactat de: A.R.

Minuta ședinței de deschidere

Participanti:
Nume Funcție Semnătură
R.A. Auditor sef
A.R. Auditor intern
P.F. Director tehnic
M.C. Reprezentant vanzari
S.L. Economist

In cadrul ședinței de deschidere s-au discutat următoarele aspecte:

Prezentarea echipei de audit si a persoanelor de contact din cadrul fiecărui departament
implicat
Prezentarea si discutarea obiectivului general a auditului
Stabilirea si programarea etapelor auditului, inclusiv a ședinței de închidere
Stabilirea responsabililor pentru fiecare etapa
Prezentarea documentelor si condițiilor de lucru necesare pentru buna desfășurare a
auditului
Stabilirea modului de redactare si distribuire a Raportului de audit întrebări si observații
din partea entitatii auditate

Colectarea si prelucrarea informațiilor ________________

Compartiment audit intern Colectarea informațiilor Data: 01.02.19
Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18
Redactat de: R.A.

Colectarea si prelucrarea informațiilor

 CAIET DE PRACTICA-AUDITOR INTERN

Documente Da Nu Obs
Contractele clientilor cu regim full-service <
Graficul de facturare lunar <
Programul de mentenanta preventiva <
Facturile emise pentru clientii cu regim fullservice
<
Registrul electronic de solicitări service si mentenanta
K
Procesele verbale de service si mentenanta <
Dispozițiile de livrare pentru piesele utilizate in cadrul
K
intervențiilor
Evidenta mișcărilor de stocuri privind piesele utilizate
K
in cadrul intervențiilor
Raportul de audit intern anterior X Nu este cazul

Compartiment audit intern Colectarea si prelucrarea informațiilor Data: 04.02.19

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18-31.12.18
Redactat de: R.A.

Identificarea si evaluarea riscurilor

Obiectiv: verificare desfășurare activitate service pentru c ientii cu contract all-inclusive
Obiect auditabil
Riscuri identificate P1 N1 P2 N2 P3 N3 Punctaj

Mentenanta preventiva nu se
efectuează conform 0.5 2 0.3 1 0.2 1 1.5
calendarului recomandat de
producător
Operațiunile de mentenanta
preventiva recomandate de
producător sunt incomplete sau 0.5 1 0.3 1 0.2 1 1
Efectuarea
mentenantei neconforme
preventive Reprezentantul zonal al
clientului nu este cooperant (refuza
accesul personalului ABC in
0.5 1 0.3 1 0.2 1 1
locație, refuza semnarea
procesului verbal de interventie
etc.)
Sunt aduse prejudicii clientului 0.5 1 0.3 3 0.2 1 1.6
Răspunsul la Nu sunt recepționate la timp
solicitările de solicitările de service (erori in 0.5 1 0.3 2 0.2 1 1.3
service ale sistemul de lansare tichete)
clientului iin Solicitările de service nu sunt
regim COD directionate corespunzător
către responsabilul de 0.5 1 0.3 2 0.2 2 1.5
intervenție
 CAIET DE PRACTICA - AUDITOR INTERN

Intervenția nu se ef ectueaza
conform timpilor co ntractuali 0.5 2 0.3 2 0.2 2 2
agreați
Piesele necesare pentru
reparație nu sunt disponibile in 0.5 2 0.3 1 0.2 1 1.5
magazia tehnicianului
Piesele necesare pentru
reparație nu sunt disponibile in 0.5 2 0.3 3 0.2 3 2.5
magazia centrala
Defecțiunea nu poate fi remediata
si nu exista aparat disponibil pentru 0.5 1 0.3 2 0.2 1 1.3
înlocuire
Defecțiunea este remediata in mod
necorespunzator si 0.5 2 0.3 2 0.2 2 2
reapare
Sunt aduse prejudicii p lientului 0.5 1 0.3 3 0.2 1 1.6
Procesul verbal de s ervice nu
0.5 2 0.3 1 0.2 1 1.5
este completat corect
Procesul verbal de service nu este
înregistrat corespunzător, afectând
0.5 1 0.3 1 0.2 1 1
trasabilitatea
intervenției
Erori sistem informatip care sa
genereze pierderea bazei de date 0.5 1. 0.3 1 0.2 1 1
cu tichetele anterioare
Clientul nu este înregistrat in
0.5 1 0.3 3 0.2 1 1.6
calendarul de facturare
Factura nu se emite la) timp 0.5 2 0.3 3 0.2 3 2.5
Valoarea abonamentului este
0.5 1 0.3 3 0.2 1 1.6
greșita |
Emiterea Numărul de aparat care s pentru
facturilor se f actureaza
0.5 1 0.3 3 0.2 2 1.8
periodice de abonamentul este greșit/
abonament neactualizat
Scadenta este greșita 0.5 1 0.3 2 0.2 1 1.3
Factura l nu este transmisa
0.5 1 0.3 2 0.2 1 1.3
clientului la timp
Nu se urmărește încasarea la timp
0.5 1 0.3 2 0.2 2 1.5
a facturii

Dispozițiile de predare piese sunt

0.5 2 0.3 2 0.2 2 2
Gestiunea completate greșit
pieselor de
schimb înlocuite Dispozițiile de predare piese nu
in sunt înregistrate corect in 0.5 1 0.3 2 0.2 2 1.5
cadrul contabilitate
intervențiilor Nu se efectuează descărcarea
gestiunii după fiecare factura de 0.5 1 0.3 2 0.2 2 1.5
abonament
Menținerea Clientul este nemulțumit de modul
relației de desfășurare a activitatii 0.5 1 0.3 2 0.2 2 1.5
contractuale
cu clientul Clientul dorește trecerea la un
0.5 1 0.3 3 0.2 1 1.6
pachet de servicii inferior
Nu se menține o relație permanenta
cu clientul pentru feedback si
0.5 2 0.3 2 0.2 2 2
prevenire
nemulțumiri
Clientul are solicitări speciale care
0.5 1 0.3 1 0.2 1 1
nu pot fi indeplinite
Nu se urmărește raportul costprofit
pentru a ajusta in mod
corespunzător valoarea 0.5 3 0.3 3 0.2 2 2.8
contractului

Ierarhizarea riscurilor _____________________

Compartiment audit intern Analiza riscurilor | Data: 03.02.19
Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii C.L contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18-31.12.18
Redactat de: R.A.

Obiect
Riscuri identificate Punctaj Ierarhizare Obs
auditabil
Mentenanta preventiva nu se efectuează
conform calendarului recomandat de 1.5 Mic Nu
producător
Operațiunile de mentenanta preventiva
recomandate de producător sunt incomplete 1 Mic Nu
Efectuarea sau neconforme
mentenantei
preventive Reprezentantul zonal al clientului nu este
cooperant (refuza accesul personalului ABC in
1 Mic Nu
locație, refuza semnarea procesului verbal de
interventie etc.)

Sunt aduse prejudicii clientului 1.6 Mic Nu

Nu sunt recepționate la timp solicitările de 1.3 Mic Nu

service (erori in sistemul de lansare tichete)
Solicitările de service nu sunt directionate
Răspunsul la corespunzător către responsabilul de 1.5 Mic Nu
solicitările de intervenție
service ale Intervenția nu se efectuează conform timpilor
2 Mediu
clientului in contractuali agreați
regim COD sunt
Piesele necesare pentru reparație nu 1.5 Mic Nu
disponibile in magazia tehnicianului
sunt
Piesele necesare pentru reparație nu 2.5 Mare
disponibile in magazia centrala
 Defecțiunea nu poate fi remediata si nu exista 1.3 Mic Nu
aparat disponibil pentru înlocuire
Defecțiunea este remediata in mod 2 Mediu
necorespunzator si reapare
Sunt aduse prejudicii Clientului 1.6 Mic Nu
Procesul verbal de service nu este completat 1.5 Mic Nu
corect
Procesul verbal de service nu este înregistrat
corespunzător, afectând 1 Mic Nu
trasabilitatea intervenției
Erori sistem informații care sa genereze
pierderea bazei de date cu tichetele anterioare 1 Mic Nu

Clientul nu este înregistrat in calendarul de

1.6 Mic Nu
facturare
Factura nu se emite la timp 2.5 Mare
Emiterea Valoarea abonamentului este greșita 1.6 Mic Nu
facturilor Numărul de aparate pentru care se facturează
periodice de abonamentul este greșit/ neactualizat 1.8 Mic Nu
abonament
Scadenta este greșita , 1.3 Mic Mu
Factura nu este transmisa clientului la timp 1.3 Mic Nu
Nu se urmărește încasarea la timp a facturii
1.5 Mic Nu

Gestiunea Dispozițiile de predare piese sunt completate 2 Mediu

pieselor de greșit
schimb înlocuite
in Dispozițiile de predare piese nu sunt 1.5 Mic Nu
înregistrate corect in contabilitate
cadrul Nu se efectuează descărcarea gestiunii după 1.5
intervențiilor Mic Nu
fiecare factura de abonament
Clientul., este nemulțumit de modul de
desfășurare a activitatii 1.5 Mic Nu

Clientul dorește trecerea la un pachet de

1.6 Mic Nu
servicii inferior
Menținerea
relației Nu se menține o relație permanenta cu clientul 2 Mediu
contractuale pentru feedback si prevenire nemulțumiri
cu clientul Clientul are solicitări speciale care nu pot fi
îndeplinite 1 Mic Nu

Nu se urmărește raportul cost-profit pentru a

ajusta in mod corespunzător valoarea 2.8 Mare
contractului
Evaluarea inițiala a controlului intern si stabilirea obiectivelor de audit

Compartiment audit intern Evaluarea controlului intern Data: 05.02.19

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18-31.12.18
Redactat de: R.A.

Evaluare
Ierarhi Control Select
Obiect auditabil Riscuri identificate control
zare intern are iin
intern
audita re
Mentenanta preventiva nu se
efectuează conform calendarului Mic Da Ridicat Nu
recomandat de producător
Operațiunile de mentenanta
preventiva recomandate de
Mic Da Ridicat Nu
Efectuarea producător sunt incomplete sau
mentenantei neconforme
preventive Reprezentantul zonal al clientului nu K.
este cooperant (refuza accesul
personalului ABC in locație, refuza Mic Da Ridicat Nu
semnarea procesului verbal de
interventie etc.)
Sunt aduse prejudicii clientului Mic Da Ridicat Nu
Nu sunt recepționate la timp solicitările
de service-(erori in sistemul de lansare Mic Da Ridicat Nu
tichete)
Solicitările de service”’ nu sunt
directionate corespunzător către Mic Da Ridicat Nu
responsabilul de intervenție

Intervenția nu se efectuează conform Mediu Da Ridicat Nu

timpilor contractuali agreați
Piesele necesare pentru reparație nu
Răspunsul la sunt disponibile in magazia Mic Da Ridicat Nu
solicitările de tehnicianului
service ale Piesele necesare pentru reparație nu
clientului in sunt disponibile in magazia centrala Mare Da Scăzut Da
regim COD
Defecțiunea nu poate fi remediata si
nu exista aparat disponibil pentru Mic Da Ridicat Nu
inlocuire
Defecțiunea este remediata in mod Mediu Da Ridicat Nu
necorespunzator si reapare
Sunt aduse prejudicii clientului Mic Da Ridicat Nu
Procesul verbal de service nu este Mic Da Ridicat Nu
completat corect
 CAIET DE PRACTICA - AUDITOR INTERN

Procesul verbal de service nu este

înregistrat corespunzător, Mic Da Ridicat Mu
afectând trasabilitatea intervenției
Erori sistem informatic care sa
genereze pierderea bazei de date cu Mic Da Ridicat Nu
tichetele anterioare
Clientul nu este înregistrat in Mic Da Ridicat Nu
calendarul de facturare
Factura nu se emite la timp Mare Da Ridicat Nu
Mic Da Ridicat Nu
Emiterea Valoarea abonamentului este greșita
facturilor Numărul de aparate pentru care se
periodice de facturează abonamentul este greșit/ Mic Da Ridicat Nu
abonament neactualizat
Scadenta este greșita Mic Da Ridicat Nu
Factura nu este transmisa
Mic Da Ridicat Nu
clientului la timp
Nu se urmărește încasarea la timp a
Mic Da Ridicat Nu
facturii
Dispozițiile de predare piese sunt Mediu Da Ridicat Nu
Gestiunea completate greșit
pieselor de Dispozițiile de predare piese nu sunt
schimb inlocuite înregistrate corect r. in contabilitate Mic Da Ridicat Nu
in
cadrul Nu se efectuează descărcarea
intervențiilor gestiunii după fiecare factura de Mic Da Ridicat Nu
abonament
Clientul este nemulțumit de modul de
desfășurare a activitatii Mic Da Ridicat Nu

Clientul dorește trecerea la un pachet Mic Da Ridicat Nu

de servicii inferior
Menținerea Nu se - menține o relație permanenta
relației cu clientul pentru feedback si Mediu Nu Scăzut Da
contractuale cu prevenire nemulțumiri
clientul Clientul are solicitări speciale care nu Mic Da Ridicat Nu
pot fi îndeplinite
Nu se urmărește raportul costprofit
pentru a ajusta in mod corespunzător
valoarea Mare Nu Scăzut Nu
contractului
 ’'> ' fi

Programul misiunii de audit intern

Compartiment audit intern Elaborarea programului de audit intern | Data: 05.02.19

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18
Redactat de: A.R.

Etape Actitati programate Durata Persoane

(ore) implicate
întocmirea si aprobarea ordinului de serviciu 1
întocmirea si procesarea declarației de independenta 1
Pregătirea si transmiterea notificării misiunii le declanșare a
1
de audit intern
Colectarea si prelucrarea informațiilor 4
întocmirea listei centralizatoare privind obiectele auditabile 4
Pregătirea întocmirea tabelului de ierarhizare a riscurilor si evaluare a :
4
misiunii de controlului intern
audit Elaborarea programului de audit intern 2
întocmirea programului de intervenție la fata locului 2
Obținerea aprobării notei si anexelor acesteia (colectarea si
1
prelucrarea datelor, riscuri)
Planificarea si organizarea ședinței de deschidere 3
Redactarea minutei ședinței de deschidere 1
Total pregătire 24
Efectuarea si prelucrarea testărilor 10
Discutarea constatărilor cu auditatul 2
Intervenția la Elaborarea FIAP-urilor 2
fata Colectarea dovezilor 5
locului Revizuirea documentelor de lucru si întocmirea notei
2
centralizatoare a documentelor de lucru
Total intervenție 21
Redactarea raportului de audit intern 8
Revizuirea raportului de audit intern de către auditori 2
Obținerea aprobării proiectului de aud t intern de către
2
conducere
Transmiterea către conducere a proiectului de audit intern si
1
Raportul de solicitarea unui răspuns in termen de 5 zile
audit Planificarea si organizarea reuniunii de conciliere 4
intern Includerea in raportul de audit intern a punctului de vedere din
2
partea structurii auditate
Obținerea raportului de audit intern 1
Finalizarea raportului de audit intern 1
Difuzarea raportului de audit intern 1
Total raport 22
Urmărirea
recomanda întocmirea fisei de urmărire a recomandărilor 3
rilor
TOTAL 70
 CAIET DE PRACTICA - AUDITOR INTERN

Intervenția la fata locului

Compartiment audit intern Intervenția la fata locului Data: 08.02.19
Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19-28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18
Redactat de: R.A.

Nir Cod lista

Nr Obiect auditabil Tipul testării Cod test Auditori
ore verificare
Răspunsul la
solicitările de service Verificarea modului
ale clientului in regim de întocmire a
Interviu 11.1
1 COD - stocul de piese necesarului de piese 6 LV1 AR si RA
pentru inteventii Test T1.1
Analiza comenzilor
către furnizori

Menținerea relației
contractuale cu Verificarea modului in
2 clientul - pro- care se menține 3 Interviu 12.1 LV1 AR si RA
activitate in relația cu relația cu clientul
clientul

Menținerea relației Analiza modului de Interviu 13.1

contractuale cu calcul a valorii TestT3.1
3 clientul - contractuale Analiza 15 LV1 AR si RA
Test T3.2
monitorizarea costurilor pe care le Test T3.3
costurilor contractuale implica activitatea de
service Verificarea
marjei de profit

Lista de verificare LV1

Nr Activitatea de audit DA NU OBS
Ana iza procedurilor de lucru
Verificarea existentei procedurilor de lucru pentru
1.1 X
activitatile principale
1.2 Confirmarea existentiei activitatilor de control intern X
Urmărirea alocării responsabilităților pentru fiecare
1.3 X
etapa a controlului intern
Urmărirea existentei unui al doilea nivel de verificare
1.4 X
pentru activitatile cheie
1.5 Arhivarea documentelor X
Verificarea cunoașterii procedurilor de personalul
1.6 X
implicat
Stocul de piese pentru intervenții
Verificarea procedurilor privind modul de întocmire a
2.1 X Interviu 11.1
necesarului
Recalcularea necesarului pentru a verifica
2.2 respectarea procedurilor X TestT1.1
 Verificarea periodicității comenzilor de piese către
2.3 X
furnizori
Verificarea potrivirii intre necesarul de piese si
2.4 X
comanda efectiva Test T2.1
2.5 Urmărirea respectării termenului de livrare X
Urmărirea livrării comenzilor corecte, respectiv
2.6 X
modul de remediere a livrărilor neconforme
Relația pro-activa cu clientul
Verificarea modului in care se pastreaza relația c
3.1 J X
clientul
Interviu 12.1
Verificarea eventualelor reclamatii din partea
3.2 X
clientului
Monitorizarea costurilor contractuale
Interviu 13.1
4.1 Analiza modului de calcul a valorii contractuale X
Test T3.1
Analiza costurilor pe care le implica activitatea de
4.2 service - consum piese, consum combustibil, salarii si X Test T3.2
ore suplimentare personal, costuri privind autoturismele
(asigurări, piese, leasing etc.).
Recalcularea marjei de profit si compararea ei cu
4.3 X Test T3.3
obiectivele impuse de conducerea societății

Interviiul nr. 11. 1

Obiectul interviului: verificarea modului de asigurare e necesarului de piese pentru intervenții

Nr întrebare Da Nu Obs
Stabilirea necesarului periodic de piese
1.1 Exista un sistem de proceduri scrise? X
n
Considerați procedurile folosite corespunzătoare si
1.2 X
suficiente?
1.3 Exista propuneri de imbunatatire a procedurii? X
Considerați ca procedurile se aplica in mod
1.4 X
corespunzător?
Intampinati dificultăți care împiedica aplicarea
1.5 X
procedurilor in mod corespunzător?
Lansarea comenzilor către furnizor
2.1 Exista un sistem de proceduri scrise? X
Considerați procedurile folosite corespunzătoare si
2.2 X
suficiente?
2.3 Exista propuneri de imbunatatire a procedurii? X

Considerați ca procedurile se aplica in mod Exista un decalcij intre

2.4 X
corespunzător? stabilirea necesarului si
lansarea comenzii
Platforma funizorului nu
2.5 Intampinati dificultăți care împiedica aplicarea X funcționează
procedurilor in mod corespunzător? întotdeauna
Receptionarea comenzilor corect si la timp
3.1 Exista un sistem de proceduri scrise? X
Sunt mai multe
Considerați procedurile folosite corespunzătoare persoane care
3.2 si X
suficiente? pastreaza relația cu
furnizorul si nu este
 clar întotdeauna cine
va comunica o
problema specifica
Responsabilități mai
3.3 Exista propuneri de îmbunătățire a procedurii? X
clar delimitate
Considerați ca procedurile se aplica in mod
3.4 X
corespunzător?
Intampinati dificultăți care împiedica aplicarea
3.5 X
procedurilor in mod corespunzător?
Ar fi utila o comunicare
mai buna intre
Alte sugestii si observații X gestionar si responsabil
achiziții

Auditor intern, Intervievat,

A.R. S.L. - Economist

Testul nr. T1.1

Obiectul testului: verificarea asigurării stocului de piese pentru intervenții

Obiectivul testului: verificarea modului de întocmire a necesarului periodic de piese Descrierea
testului:
Populația totala - 1500 repere
Eșantionul testat - 20% din populația totala, respectiv 300 repere
S-a calculat numărul de piese utilizate de-a lungul unui an calendaristic si s-a intocmit un
necesar mediu pe o perioada de trei luni, conform procedurii de lucru
S-a comparat acest necesar cu cel înscris in evidentele gestionarului
S-a verificat lansarea lunara a comenzilor de piese către furnizor pe perioada auditata S-a
comparat fiecare comanda din perioada auditata cu necesarul din data respectiva S-au
verificat documentele de recepție pentru piesele respective si existenta NI Faurilor aferente
Constatari:
Necesarul de piese este calculat conform procedurii de lucru
Comenzile de piese sunt lansate mai rar decât prevede procedura (medie de 1.5 luni intre
comenzi, in loc de 1 luna)
Din cele 300 de repere verificate, 140 au avut disponibilitate redusa in stoc si a fost necesara
completarea stocului prin comenzi la furnizor
Din cele 140 de repere care au necesitat completarea stocului, 135 au fost comandate in
mod corespunzător, iar 5 repere nu au fost incluse in comanda de piese Toate cele 8
comenzi de piese din perioada auditata au fost recepționate si înregistrate conform
documentelor însoțitoare
Concluzii: s-a elaborat FIAP nr. T1.1

Auditor intern,
A.R.
Fisa de identificare sî analiza a problemei _______________
Compartiment audit intern | FIAP| Data: 11.02.19
Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19-28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18
Redactat de: R.A.

Fisa de identificare si analiza a problemei nr. T1.1

Problema
Comenzile de piese sunt lansate mai rar decât prevede procedura si nu includ toate reperele stabilite
conform necesarului.
Constatare
Procedura de lansare a comenzilor de piese prevedere completarea lunara a stocului de piese prin
diferența dintre necesarul de piese si stocul disponibil. Din analiza comenzilor de piese, reiese ca
acestea se lanseaza la aprox. 1.5 luni. - i-r
In plus, in comenzi nu se regăsesc toate reperele care apar in necesarul de piese întocmit de gestionar
(lipsesc 5 repere din cele analizate).
Cauze
Gradul ridicat de incarcare al Directorului tehnic (care este responsabil de comenzile de
piese) duce la întârzierea lansării comenzilor de piese către furnizor
Nu exista un sistem de import al comenzilor in platforma furnizorului, astfel incat fiecare
reper se introduce manual sii creste riscul de eroare umana
- Directorul tehnic a apreciat, pe baza experienței anterioare, ca necesarul calculat este prea
mare in raport cu nevoile societății
Consecințe
Neasigurarea unui stoc corespunzător de piese de schimb creste riscul de a efectua intervenții
necorespunzatoare, cu revenirea defectului sesizat de client, sau chiar de imposibilitatea de a rezolva
defecțiunea sesizata. Revenirea defectului generează deplasări suplimentare, ce implica la rândul lor
costuri suplimentare (timp si bani). In cazul in care nu se poate soluționa problema, societatea are
obligația de a asigura un echipament de schimb, ceea ce din nou duce la creșterea costurilor.
De asemenea, pe termen lung poate fi afectata imaginea firmei in fata clientului si chiar pot aparea
nemulțumiri care sa conducă la pierderea contractului.
Recomandări
- Transferul responsabilității comenzii de piese către un angajat cu grad de incarcare mai
redus
Propunerea implementării unei funcții de import excel in platforma furnizorului
- Verificarea confirmării de înregistrare a comenzii de către o a doua persoana Creșterea
frecventei de calculare a necesarului de piese, pentru a creste acuratatea si relevanta
rezultatelor

Auditor, Am luat la cunoștința,

R.A. P.F. - Director Tehnic
Minuta ședinței de închidere

Compartiment audit intern Ședința de inchidere Data: 20.02.19

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18-31.12.18
Redactat de: R.A.

Participanti:
Nume Funcție Semnătură
R.A. Auditor sef
A.R. Auditor intern
P.F. Director tehnic
M.C. Reprezentant vanzari
S.L. Economist

In cadrul ședinței de inchidere s-au discutat următoarele aspecte:

Prezentarea obiectivelor auditate si a constatărilor pentru fiecare obiectiv in parte Analiza
cauzelor care au generat rieconformitati .
Analiza recomandărilor care urmeaza a fi implementate si angajamentul structurii auditate
de a întocmi Planul de acțiune si Calendarul implementării recomandărilor Structura
auditata nu a avut obiecții referitoare la constatările si recomandările formulate, astfel
incat Raportul de audit intern devine Raport de audit intern final

Compartiment audit intern Raportul de audit Data: 21.02.19

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive
Durata misiunii de audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18
Redactat de: R.A.

Raportul de audit

I. Introducere:
Echipa de auditare
R.A. - coordonator de echipa (auditor sef, serviciu externalizat) A.R. - auditor intern.

Misiunea s-a efectuat in baza ordinului de serviciu nr. 1/15.01.19.

Cadrul legal: Planul de audit pe anul 2019, aprobat de conducerea ABC Invest SRL Durata misiunii de
audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18 - 31.12.18

Scopul misiunii de audit: a asigura conducerea societății, in mod independent si obiectiv, cu privire la
aplicarea corecta a procedurilor aferente activitatii de service pentru clientii cu contract all-inclusive,
precum si formularea de recomandări pentru imbunatatirea acestei activitati.

Obiectivul auditului: a verifica desfasurarea activitatii de service pentru clientii cu contract all- inclusive
si a stabili conformitatea cu actele normative in vigoare.
Tipul de auditare: audit de conformitate

Tehnicile de audit intern utilizate:

- Analiza documentelor
Recalcularea
Interviul
- Comparația
Examinarea

Documentele examinate:
- Contractele clientilor cu regim full-service Graficul de facturare lunar
Programul de mentenanta preventiva in perioada auditata
Facturile emise pentru clientii cu regim full-service in perioada auditata Registrul electronic
de solicitări service si mentenanta in perioada auditata Procesele verbale de service si
mentenanta in perioada auditata
Dispozițiile de livrare pentru piesele utilizate in cadrul intervențiilor pentru clientii cu regim
full-service in perioada auditata ——
Evidenta mișcărilor de stocuri privind piesele utilizate in cadrul intervențiilor pentru clientii
cu regim full-service in perioada auditata

Documentele elaborate pe parcursul auditarii:

- Analiza riscurilor
Ierarhizarea riscurilor si evaluarea controlului intern
Program de audit intern
Program intervenție la fata locului
Liste de verificare
Foi de lucru
Chestionare de control intern
- Teste
Liste de control
FIAP-uri
Minute pentru ședințele efectuate
Raportul final de audit intern
Planul de acțiune si calendarul de implementare a recomandărilor
Fisa de urmărire a implementărilor recomandărilor

II. Constatari si recomandări:

Din efectuarea interviului nr. 11.1 si a testului nr. T1.1 s-au constatat următoarele:
- Exista proceduri pentru activitatile prin care se asigura stocul de piese de schimb pentru
intervenții, insa exista neclarități in ceea ce privește delegările responsabilităților si
dificultăți in comunicarea cu furnizorii
- Necesarul de piese se calculează cu respectarea procedurilor in vigoare
- Comenzile de piese se lanseaza cu respectarea parțiala a procedurilor
o Nu se respecta frecventa comenzilor stabilita prin proceduri o Se respecta partial
necesarul intocmit de gestionar
Cauze
Gradul ridicat de incarcare al Directorului tehnic (care este responsabil de comenzile de
piese) duce la întârzierea lansării comenzilor de piese către furnizor
Nu exista un sistem de import al comenzilor in platforma furnizorului, astfel incat fiecare
reper se introduce manual si creste riscul de eroare umana
Directorul tehnic a apreciat, pe baza experienței anterioare, ca necesarul calculat este prea
mare in raport cu nevoile societății
Consecințe
Neasigurarea unui stoc corespunzător de piese de schimb creste riscul de a efectua intervenții
necorespunzatoare, cu revenirea defectului sesizat de client, sau chiar de imposibilitatea de a rezolva
defecțiunea sesizata. Revenirea defectului generează deplasări suplimentare, ce implica la rândul lor
costuri suplimentare (timp si bani). In cazul in care nu se poate soluționa problema, societatea are
obligația de a asigura un echipament de schimb, ceea ce din nou duce la creșterea costurilor.
De asemenea, pe termen lung poate fi afectata imaginea firmei in fata clientului si chiar pot aparea
nemulțumiri care sa conducă la pierderea contractului.
Recomandării
Transferul responsabilității comenzii de piese către un angajat cu grad de incarcare mai
redus
Propunerea implementării unei funcții de import excel in platforma furnizorului Verificarea
confirmării de înregistrare a comenzii de către o a doua persoana Creșterea frecventei de
calculare a necesarului de piese, pentru a creste acuratatea si relevanta rezultatelor
Delimitarea clara a responsabilităților in ceea ce privește relația cu furnizorul pentru fiecare
angajat in parte

III. Concluzii
Prezentul Raport de audit intern a fost întocmit in baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit si a
Programului de intervenție la fata locului, a constatărilor efectuate in etapa de colectare si prelucrare a
informațiilor si in timpul intervenției la fata locului. Constatările au la baza probe de audit obținute prin
teste, foi de lucru, interviuri, liste de control. In urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-
uri, recomandările si concluziile obținute in baza acestora fiind incluse in Raportul de audit intern.

Structura auditata va întocmi Programul de acțiune si Calendarul implementării recomandărilor si va

raporta periodic stadiul implementării acestora către echipa de auditori.

Echipa de auditori, in baza analizelor si evaluărilor efectuate, apreciaza asigurarea service-ului pentru
clientii cu contract all-inclusive astfel:
Apreciere
Obiectivul
Functional De imbunatatit Critic
Asigurarea service-ului pentru clienti cu
contract all-inclusive X

Evaluarea a avut la baza discuțiile avute referitor la recomandările auditorilor interni in cadrul ședințelor
de inchiderere si de concilere ale misiunii de audit. Recomandările au fost apreciate de participant! ca
fiind realiste si implementabile, astfel incat structura auditatata va respecta Programul de acțiune si
Calendarul implementării recomandărilor si va raporta periodic stadiul implementării către echipa de
audit.
Urmărire recomandări

Compartiment audit intern Urmărirea recomandărilor

Domeniu auditat: service-vanzari-contabilitate
Denumirea misiunii: Asigurare service pentru clientii cu contract all-inclusive Durata misiunii de
audit: 01.02.19 - 28.02.19
Perioada auditata: 01.01.18-31.12.18
Redactat de: R.A.
Fisa de urmărire recomandări

Obiectiv: verificare desfășurare activitate service pentru clientii cu contract all-inclusive

Parti al Data
Nr Recomandare Implementat impk îmentat Neimplementat planificata
Transferul responsabilității
1 comenzii de piese către un X 31.03.19
angajat cu grad de incarnare
mai redus
Propunerea implementării
2 unei funcții de import excel in X 15.03.19
platforma furnizorului
Verificarea confirmării de
3 înregistrare a comenzii de X 15.03.19
către o a doua persoana
Creșterea frecventei de
calculare a necesarului de
4 piese, pentru a creste X 30.05.19
acuratatea si relevanta
rezultatelor

Delimitarea clara a
5 responsabilităților in ceea ce X 31.03.19
privește relația cu furnizorul
pentru fiecare angajat in parte