Sunteți pe pagina 1din 31

UNIVERSITATEA ROMÂNO-AMERICANÃ

GESTIUNEA SI AUDITUL AFACERILOR, SEMESTRUL I

DISCIPLINA: SISTEME INFORMATICE


TEMA: PREZENTAREA S.C. ALFA S.R.L. SI PREZENTAREA
PROGRAMULUI DE CONTABILITATE SAGA

Profesor coordonator,
Cornelia Botezatu
Student,
Chis Adina Andreea,
Grupa 3

AN UNIVERSITAR
2010-2011
CUPRINS
Cap. 1. Prezentarea societăţii comerciale
1.1.Forma societăţii..................................................................... 3
1.2. Obiectul de activitate........................................................... 3
1.3. Sistemul de documente privind constituirea şi funcţionarea
unităţii economice.................................................. 3
1.4. Funcţionarea societăţii comerciale....................................... 3
1.5. Organizarea şi tinerea contabilităţii................................... 4

Cap.2. Prezentarea teoretică a problematicii evidenţei contabile


2.1. Prezentarea principalelor registre de contabilitate............... 5
2.2. Prezentarea documentelor justificative şi formularelor
financiar contabile, forme de înregistrare contabilă, metode de
conducere a contabilităţii analitice a bunurilor........................... 5
2.3. Organizarea contabilităţii imobilizărilor.............................. 6
2.4. Organizarea contabilităţii materialelor ............................... 8
2.5. Organizarea contabilităţii mijloacelor băneşti..................... 10
2.6. Contabilitatea drepturilor salariale....................................... 11
2.7. Gestionarea, folosirea şi evidenta formularelor cu regim
special............................................................................................. 12
2.8. Organizarea contabilităţii generale......................................... 13
2.9. Organizarea inventarierii patrimoniului.................................. 14
2.10. Prezentarea bilanţului contabil.............................................. 16

Cap. 3. Înregistrarea unei monografi contabile in programul SAGA


3.1. Prezentarea programului SAGA............................................. 18
3.2. Configurarea unei societăţi comerciale................................... 18
3.3. Introducerea unor operaţii economice legate modificărilor
capitalului propriu.......................................................................... 19
3.4. Introducerea unor operaţii economice legate de imobilizări 20
3.5. Introducerea unor operaţii economice ce afectează stocuri 22
3.6. Introducerea unor operaţii economice ce afectează
mijloacele băneşti........................................................................... 25
3.7. Evidenţierea salariaţilor şi realizarea înregistrărilor contabile
aferente drepturilor salariale........................................... 25
3.8. Evidenţierea înregistrărilor aferente închiderii de lună........... 24
3.9. Vizualizarea înregistrărilor..................................................... 28
3.10. Listarea principalelor documente.......................................... 29

Bibliografie.................................................................................... 31

Capitolul 1
Prezentarea societăţii comerciale

1.1. Forma societăţii

SC ALFA SRL, cu un capital de 40.000 RON fost înfiinţată în 3 decembrie 2003 şi


este înmatriculată la Registrul Comerţului cu nr. J11/342/03.12.2003.

1.2. Obiectul de activitate

SC ALFA SRL se doreşte a fi o firmă care să promoveze bunul gust şi noile tendinţe în
domeniul confecţiilor de femei pe piaţa din Reşiţa şi chiar din judeţ, ştiindu-se faptul că
numărul societăţilor cu acelaşi profil este unul redus.
Sediul firmei va fi ultra central, fiind situată în aproprierea „km 0” al Reşiţei, municipiu
reşedinţă a judeţului Caraş-Severin. Mai precis sediul firmei va fi situat la următoarea adresă:
P-ţa „1 Decembrie 1918”, nr. 1A, Reşiţa.
Obiectul de activitate al SC ALFA SRL este producerea, pe comandă, a diferitelor
sortimente de confecţii de femei, dintre care amintim: costume, rochii, fuste, pantaloni, bluze,
cămăşi etc., acestea fiind destinate în mică parte comercializării în magazinul de prezentare,
cea mai mare parte a producţiei fiind destinată comercializării pe bază de comandă, firma
având doar calitatea de executant al acesteia, materia primă fiind , în acest caz, a clientelor.

1.3. Sistemul de documente privind constituirea şi funcţionarea unităţii economice

Pentru constituirea societăţii au fost necesare următoarele documente:


• cerere de înmatriculare-declaraţie de înregistrare;
• copie autorizaţie emisa de Primăria municipiului Reşiţa;
• copie act doveditor de sediu, respectiv contract de vânzare-cumpărare;
• declaraţie pe propria răspundere pentru înregistrare, dată de fondatori, prin care atestă
calitatea de a fi demni de profesia de comercianţi (original);
• actul constitutiv al societăţii – contract de societate si statut, redactat la notariat;
• copii de pe actele de identitate ale asociaţilor, actele privind activitatea comerciala
anterioara, dar în cazul nostru s-a depus actul de studiu pentru ambii asociaţi;
• declaraţie pe propria răspundere cu privire la averea deţinuta si la modul de evaluare a
acesteia (original)
• dovada depunerii capitalului social - chitanţa CEC
• specimenul de semnătura, depus la Oficiul Registrului Comerţului şi certificat prin
semnarea unui document tip în prezenta judecătorului delegat
Dosarul pentru înmatriculare a fost depus la Camera de Comerţ şi Industrie a
României.
A dobândit calitatea de comerciant odată cu înmatricularea la Registrul Comerţului şi
publicarea documentelor constitutive în Monitorul Oficial.

1.4. Funcţionarea societăţii comerciale

Firma este proprietate a trei asociaţi, Daia Ionela, Ionescu Cosma şi Ştefănescu Mihai,
proporţia părţilor sociale pe care le deţin fiind următoarea:
• Daia Ionela - 27,28% din capitalul social;
• Ionescu Cosma - 27,28% din capitalul social;
• Ştefănescu Mihai - 45,44% din capitalul social.
În primi trei ani de funcţionare, firma a desfăşurat activităţi de comerţ en-gros cu
produse de îmbrăcăminte, precum şi activitatea de producţie a acestora. Rezultatele financiare
prezentându-se:
• cifră de afaceri medie de 187.000 RON/ lunar;
• rată medie a profitului brut de 20%;
• firma a contractat un credit pe termen scurt, care a fost integral rambursat, iar în
prezent nu are nici un credit în derulare;
În prezent firma are un număr de 50 de angajaţi.

1.5. Organizarea şi ţinerea contabilităţii

Pentru tinerea contabilităţii foloseşte un program computerizat autorizat (SAGA).


Evidenţa contabilă se desfăşoară conform standardelor ISA şi IAS, se elaborează lunar statele
de plată, se ţine evidenţa personalului, a materialelor, a facturilor pe clienţi (stocuri, facturi
emise, facturi achitate), evidenţa contabilă a produselor, etc, Pentru o mai bună exemplificare
a structurii organizatorice a societăţii, raporturile ierarhice şi funcţionale între posturi şi
compartimente, anexez organigrama societăţii. Diagrama organizaţională a societăţii este
schema care reglementează cooperarea şi controlul in cadrul firmei, sarcini, responsabilităţi,
autoritate etc.
Contabilitatea societăţii este ţinută de Popa Ana, contabil angajat cu contract de muncă, în
programul de contabilitate SAGA.
În acest program înregistrându-se toate documentele primare şi actele justificative, la data
la care au fost emise:
- Intrări: facturi de cumpărare de marfa si servicii, cheltuieli diverse;
- Ieşiri: facturi de vânzare, emise de firma către clienţi persoane juridice si persoane
fizice;
- Registrul de casă – chitanţele de încasare de la clienţi persoane juridice, încasările
aferente bonurilor de casa de marcat, bonuri fiscale de cheltuieli diverse;
- Jurnalul de bancă – ordine de plata, bilete la ordin, CEC, (încasări şi plăţi prin
bancă);
- Bon de consum;
- Producţie.

Capitolul 2
Prezentarea teoretică a problematicii evidenţei contabile
2.1. Prezentarea principalelor registre de contabilitate

Principalele registre de contabilitate, obligatorii pentru orice societate comerciala


sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Cartea mare sah
Registrul Jurnal – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod
cronologic, toate operatiile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in
acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator,
denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul- jurnal. Unitatile pot utiliza
jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia
incasarii-achitarii facturilo etc. Orice inregistare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda
elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind
operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare, in care s-au inregistrat
sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate. Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot
inregistra in Registru-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale,

Registrul-inventar – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate


elementele de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit
legii. Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe
parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii,divizarii sau incatarii activitatii, precum si
alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic. Se scriu, intr-o forma recapitulativa,
elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica
continutul fiecarui post al bilantului. Se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui
cont de activ si pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise, au la baza listele de
inventariere sau alte documente care justifica continutul lor. Daca inventarierea are loc pe
parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii,
la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la
data incheierii exercitiului financiar.

Cartea mare sah –registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si


sistematic, prin gruparea conturilor, miscarea si esistenta tuturor elemetelor de activ si pasiv,
la un moment dat. Este un document contabil de sinteza si sistematizeaza si contine simbolul
contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si
soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare poate contine cate o
fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate Cartea mare sta la baza intocmirii balantei
de verificare. Poate fi inlocuit cu fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se
efectueaza numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.
Termenul de pastrare a registrelor este de 10 ani, arhivandu-se in unitate.

2.2. Prezentarea documentelor justificative şi formularelor financiar contabile, forme


de înregistrare contabilă, metode de conducere a contabilităţii analitice a bunurilor

Documentele justificative sunt dovezi scrise ale faptelor economice si financiare si


constituie, de regula sursele de informatii pentru toate formele evidentei, reprezentand tabloul
de bord al managementului financiar contabil. Inscrisurile dobandesc calitatea de documente
justificative in momentul efectuarii unei operatii patrimoniale, daca furnizeaza toate
informatiile prevazute in normele legale in vigoare, daca provin din relatiile de cumparare a
unor bunuri de la persoane si pot fi inregistrate cand se face dovada intrarii in gestiune a
bunurilor respective, iar daca se refera la cheltuieli de prestari servicii, acestea trebuie sa aiba
la baza contracte sau conventii intocmite in acest scop.
Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva,
timp de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani, in forma lor
originala, grupate in functie de natura operatiilor si in ordine cronologica. Arhivarea
documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in ternenele
prevazute de lege si respectand urmatoarele reguli:documentele se grupeaza in dosare,
numerotate, snuruite si parafate, aceasta grupare facandu-se cronologic si sistematic in cadrul
fiecarui exercitiu financiar la care se refera, documentele se pastreaza in spatii ferite
degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.,evidenta
lor la arhiva se tine cu ajutorul. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente
contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la
constatare.
Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si
documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica
in contabilitate a operatiunilor economice si financiare.principalele forme de inregistrare in
contabilitate a operatiunilor economice si financiare sunt: pe jurnale, maestru-sah si forma
combinata maestru sah cu jurnale.
Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia din urmatoarele metode
: operativ contabila, cantitativ valorica, global valorica. Metoda operativ contabila se poate
aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor
reziduale, marfurilor si ambalajelor. Metoda cantitativ valorica se poate folosi pentru
contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor de natura obiectelor de inventar,
semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor.
Metoda global valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si
ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor,
materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar,
echipamentelor de protectie in folosinta, etc

2.3. Organizarea contabilităţii imobilizărilor

Imobilizarile corporale si necorporale, respectiv mijloacele fixe intrate in societate se


inregistreaza in contabilitate pe baza facturii de cumparare. Pentru evidenta mijloacelor fixe
se folosesc urmatoarele documente:

1. Registrul numerelor de inventar –document de atribuire a numerelor de inventar


mijloacelor fixe intrate in unitate, in vederea identificarii lor. Se intocmeste pe grupe de
mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate . In cadrul
unitatii prezentate aceasta evidenta se tine computerizat prin modulul de mijloace fixe,
rezultand Lista amortizarilor lunare pe grupe si numar de inventar.
2. Fisa mijlocului fix – document de evidenta analitica a mijloacelor fixe, se
intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix
sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceeasi cote de
amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna. Nu circula, fiind document de
inregistrare contabila, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
3. Bon de miscare a mijloacelor fixe – document justificativ de predare-primire a
mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale unitatii (sectie, serviciu, brigada, atelier etc.,
insoteste mijlocul fix in timpul transportului de la subunitatea predatoare la cea primitoare,
este tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe si in contabilitate, de aceea se intocmeste in
doua exemplare, un exemplar circula de la o sectie la alta, unul la compartimentul financiar-
contabil pentru inregistrare, unde se si arhiveaza. Continutul minimal obligatoriu de
informatii al formularului este urmatorul:
• denumirea formularului;
• numarul documentului; data eliberarii; predator, primitor;
• numarul curent;denumirea mijlocului fix si caracteristici tehnice; numarul de inventar;
bucati; valoarea de inventar;
• subunitatea predatoare; numele si prenumele; semnatura;
• subunitatea primitoare; numele si prenumele si semnatura;
• aprobat: data si semnatura.
Societatea nu foloseste acest document.
4. Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, a unor bunuri
materiale serveste ca document de constatare a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune
a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in
folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor
legale, document de consemnare a scoaterii efective din functiune, document de predare la
magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din
scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, document justificativ de inregistrare in
evidenta magaziilor si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare.
Documentul circula:
• la persoana fizica autorizata sa aprobe scoaterea din functiune; (ambele exemplare)
• la sectie pentru inregistrarea in evidenta (ambele exemplare);
• la magazie pentru descarcarea gestiunii (ambele exemplare);
• la magazia primitoare pentru primirea in gestiune a ansamblelor, subanasamblelor
mijloacelor fixe dezasamblate (ambele exemplare);
• la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrare (exemplarul 1), unde se si
arhiveaza;
• la compartimentul care a facut propunerile, pentru inregistrare (exemplarul 2);
Exemplarul 2 se arhiveaza la departamentul care tine evidenta mijloacelor fixe.
Continutul minimal obligatoriu:
• denumirea unitatii;
• denumirea, numarul si data intocmirii formularului;
• aprobat;data;
• predatorul;
• constatarile si concluziile comisiei;
• mijloacele fixe scoase din functiune sau bunurile materiale declasate;
• numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar; valoarea;
amortizarea pana la scoaterea din functiune;
• ansamble, subansamble, piese, componente si materiale rezultate;
• numarul si data documentului;
• predatorul;
• primitorul;
• numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar; valoarea;
• numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei si a gestionarului pentru
primire.
Alte documente folosite in organizarea contabilitatii imobilizarilor:
• Proces-Verbal de receptie
• Proces-Verbal de receptie provizorie
• Proces-Verbal de punere in functiune

2.4. Organizarea contabilităţii materialelor


Se face cu ajutorul documentelor:
Nota de receptie si constatare de diferente – serveste ca document pentru receptia
bunurilor aprovizionate, este document justificativ pentru incarcarea in gestiune, act de proba
in litigiile cu carausii, furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; document
justificativ de inregistrare in contabilitate. Serveste ca document distinct de receptie in cazul:
• bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care face parte
din gestiuni diferite;
• bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
• bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
• bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
• bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
• marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul
sau en gros.
Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul,
dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, se
intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.
Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata
diferente de receptie.
Circula:
- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a materialelor receptionate (toate
exemplarele)
- la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind
reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), si pentru inregistrarea in
contabilitatea sintetica si analitica;
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabile.

Bon de primire in consignatie – serveste ca dovada de primire/predare a obiectului


spre vanzare in consignatie; act de plata catre deponent; document de inregistrare in
contabilitate. Se intocmeste la unitatile de consignatie in doua exemplare. La primirea
obiectului se face descierea caracteristicilor obiectului si se stabileste pretul de vanzare in
functie de pretul de evaluare sau de achizitie. Exemplarul al doilea constituie fisa de evidenta
pentru inregistrarea in contabilitatea unitatii de consignatie.
Circula la deponent (exemplarul 1), la casierie pentru plata sumei (exemplarul 1), la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). Se arhiveaza la compartimentul financiar-
conatbil (exemplarele 1 si2).

Bon de consum serveste ca document de eliberare din magazie pentru consumul


materialelor, document justificativ de scadere din gestiune, de inregistrare in evidenta
magaziei si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv
eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza
lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte
compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate. In conditiile folosirii
tehnicii de calcul se poate intocmi intr-un exemplar.
Circula:
- la persoanele autorizate se semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare)
- la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul materialelor
inlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnanadu-se de predare
de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele (ambele
exemplare)
- la compartimentul financiar- contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea
sintetica si analitica (ambele exemplare)
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Fisa limita de consum –document de stabilire a cantitatii limita dintr-un material sau
pentru mai multe materiale necesare executarii unui produs (comanda sau a unei lucrari,

Lista zilnica de alimente –serveste la stabilirea meniurilor zilnice

Dispozitie de livrare – serveste ca document pentru eliberarea din magazie a


produselor, marfurilor sau altor valori materiale destinate vanzarii, document justificativ de
scadere din gestiunea magaziei predatoare, document de baza pentru intocmirea avizului de
insotire a marfii sau a facturii, dupa caz.
Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere.
Circula:
- la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori materiale si pentru
inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru
cantitatile livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate acestuia si pentru
intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2)
Se arhiveaza la magazie (exemplarul 1), la compartimentul desfacere (exemplarul 2)

Fisa de magazie – serveste ca document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor,


iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una sau doua unitati de masura, dupa caz. Este folosit ca
document de contabilitate analitica, sursa de informatii pentru controlul operativ curent si
contabil al stocurilor de valori materiale. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru
fiecare fel de material si se completeaza de compartimentul financiar-contabil la deschiderea
fisei, si de gestionar, cu intarile si iesirile, stocul de marfa. Se intocmeste obligatoriu zilnic. Se
pastreaza la locul de depozitare a valorilor materiale. Se verifica inopinat , cel putin o data pe
luna, de persoane desemnate de la compartimentul financiar-contabil. Nu circula fiind
document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta


Serveste ca document de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar, a
echipamentelor si materialelor de protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor
din uz.
Se intocmeste intr-un exemplar, pe masura darii in folosinta a bunurilor pe fiecare
persoana, de gestionarul care elibereaza obiectele respective sau de persoana desemnata sa
tina evidenta acestora.
Formularul se completeaza in mod diferit, in functie de organizarea depozitarii
acestora si anume:
- la eliberarea obiectelor noi direct personalului muncitor, pe baza bonului de consum si pe
baza bonului de restituire
- la eliberarea din magazia de exploatare. Atat eliberarea cat si restituirea obiectelor date in
folosinta peronalului se fac pe baza de semnatura direct din fisa. Nu circula, se arhiveaza la
compartimentul financiar- contabil.

Registrul stocurilor – este un document ce serveste pentru evaluarea stocurilor de


bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in
contabilitate. Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe
feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii, conturi, grupe,
subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea
lor la preturi de inregistrare. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

2.5. Organizarea contabilităţii mijloacelor băneşti

Pentru organizarea contabilitatii mijloacelor banesti se folosesc documentele:


Chitanta pentru operatiuni in valuta - document ce se intocmeste la unitatile care
efectueaza operatiuni in valuta si serveste ca document justificativ pentru incasarile si platile
in valuta efectuate in numerar si se inregistreaza in registrul de casa in valuta si in
contabilitate. Exemplarul 1 , cu stampila unitatii merge la platitor, iar exemplarul 2 este folosit
ca document de verificare a operatiunile inregistrate in registrul de casa.se arhiveaza la
compartimentul financiar contabil, dupa utilizarea completa a carnetului.
Proces verbal de plati - document justificativ pentru sumele predate de casierul
unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor, un document justificativ al
sumelor primite de mandatarul platitor, un document de inregistrare in contabilitate a
salariilor si altor drepturi neachitate.Se intocmeste intr-un singur exemplar astfel:fata
formularului se completeaza se casieria unitatii, care semneaza de predare a sumelor si a
actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora; verso formularului se
completeaza la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu actele de plati Se arhiveaza la
compartimentul financiar contabil.
Dispozitie de plata/incasare catre casierie ( sau colectiva)- serveste pentru achitarea
in numerar a unor sume( avansuri aprobate pentru cheltuieli de deplasare) si a incasari in
numerar a unor sume (sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, a
diferentei de incasat de catre titularul de avans ). Acest document se intocmeste intr-un singur
exemplar de compartimentul financiar contabil in cazul utilizarii ca dispozitie de plata cand
nu exista alte documente prin care se dispune plata, ca dispozitie de plata a avansurilor pentru
cheltuieli de deplasare, iar ca dispozitie de incasare cand nu exista alte documente prin care se
dispune incasarea. Se arhiveaza la departamentul financiar contabil, anexa la registrul de casa.
Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare. Este un document
justificativ al sumelor achitate cu cecuri de decontare si un document de predare la
contabilitate a documentelor in baza carora s-au emis cecuri.Se intocmeste de catre
gesationarul carnetului de cecuri pe masura utilizarii filelor din carnet.Borderoul se
intocmeste separate pe feluri de cecuri.
Registrul de casa document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in
numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la
sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate a
operatiunilor de casa. Se intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza
actelor justificative. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al
registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din
contabilitate care primeste exemplarul 2 si toate actele justificative.Se arhiveaza exemplarul 1
la casier si exemplarul 2 la departamentul financiar contabil.
Registrul de casa in valuta serveste ca document de inregistrare a incasarilor si
platilor in valuta, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de
stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate
a operatiunilor de casa in valuta.In antetul coloanelor se inscrie fiecare fel de valuta care se
incaeaza sau se plateste.In coloanele formularului se inregistreaza sumele in valuta, iar in
ultima coloana echivalentul acestora in lei, la cursul de schimb din data operatiunilor. Se
intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza actelor justificative. Soldul de
casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs.
Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabilitate care primeste exemplarul 2
si toate actele justificative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la
departamentul financiar contabil.
Extras de cont. Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse
ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare, precum si ca instrument de
conciliere prearbitrala.Se intocmeste in trei exemplare, de catre compartimentul financiar-
contabil al unitatii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitica.Merge la
conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii emitente, pentru
semnare (toate exemplarele) si la unitatea debitoare (exemplare 1 si 2), care restituie unitatii
emitente exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul unitatii si conducatorul
compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului in vederea decontarii prin
posta sau prin banca, atunci cind se depune ordinul de plata. Eventualele obiectii asupra
sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-o nota explicativa semnata de catre
conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil, care se anexeaza la
exemplarul 2 al extrasului de cont.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al
unitatii emitente (exemplarul 3, precum si exemplarul 2) si la compartimentul financiar-
contabil al unitatii debitoare (exemplarul 1).

2.6. Contabilitatea drepturilor salariale

Societatile comerciale care au personal angajat trebuie sa incheie contracte individuale


de munca, in temeiul cauia persoana fizica , denumita salariat, se obliga sa presteze munca
pentru si sub autoritatea societatii, in schimbul unei remuneratii denumite salariu. Societatea
are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor. Totodata pentru
evidenta salariatilor si remuneratia lunara acordata acestora de intocmesc unele din
urmataorele formulare:
Stat de salarii. Este un document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite
salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate; document justificativ de
inregistrare in contabilitate.Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, etc, pe baza
documentelor de evidenta a muncii si a timpului efectiv lucrat, a documentelor de centralizare
a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord, a evidentei si a documentelor
privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, a concediilor de odihna, certificatelor
medicale. Circula la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe plata; la
casieria unitatii pentru efectuarea platilor, la compartimentul contabilitate pentru inregistrare,
la compartimentul care a intocmit statele de salarii. Se arhiveaza la compartimentul financiar
contabil, separat de celelalte acte justificative de plati si la compartimentul care a intocmit
statele de salarii.
Lista de avans chenzinal. Serveste ca document pentru calculul drepturiulor banesti
cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale; ca document pentru retinerea prin statele de
salarii a avnasurilor chenzinale platite, ca document justifocativ de inregistrare in
contabilitate. Se intocmeste lunar. Se arhiveaza la contabilitate si la compartimentul care a
intocmit lista de avans.
Ordin de deplasare. Serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa efectueze
deplasarea; ca document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate
si ca document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
este un document justificativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste intr-un exemplar,
pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru
justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar. Se
arhiveaza la departamentul financiar contabil
Ordin de deplasare in strainatate. Serveste ca dispozitie catre conducatorii auto sa
efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii, ca document de stabilire a
avansului in valuta , document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, document
justificativ de inregistrare in registrul de casa in valuta si in contabilitate.Se intocmeste la
societatile care efectueaza transporturi in strainatate, in doua exemplare, pentru fiecare
deplasare. Se arhiveaza la departamentul financiar-contabil.
Decont de cheltuieli pentru deplasari externe document pentru decontarea de catre
titularul de avans a cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii in strainatate. Se intocmeste
intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a
deplasarii.
Decont de cheltuieli valutare(transporturi internationale) Document pentru
decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate in valuta si in lei, cu ocazia
deplasarii in strainatate. Se intocmeste la unitatile care executa transporturi in strainatate, intr-
un exemplar, de catre titularul de avans.

2.7. Gestionarea, folosirea şi evidenta formularelor cu regim special

Formularele tipizate cu regim special se asigura de catre Regia Autonoma "Imprimeria


Nationala" sau de alte unitati tipografice sub supravegherea acesteia, selectate pe baza
criteriilor stabilite prin ordin al ministrului finantelor. Necesarul de formulare tipizate cu
regim special se stabileste anual de catre fiecare societate, care va transmite comenzi ferme si
administratiilor financiare ale sectoarelor de pe raza caruia isi au sediu.
Formularele tipizate cu regim special se distribuie utilizatorilor, contra cost, prin
unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor sau prin unitati agreate de acestea. Evidenta
operativa a formularelor tipizate cu regim special se tine cu ajutorul Fisei de magazie a
formularelor cu regim special .
Aviz de insotire a marfii este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si
numerotare. Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi a cate trei file, in
culori diferite albastru, exemplarul 1, rosu, exemplarul 2, verde, exemplarul 3. Serveste ca
document de insotire a marfii pe timpul transportului; ca document ce sta la baza intocmirii
facturii; ca dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate
teritorial, ale aceleiasi unitati; ca document de primire in gestiunea cumparatorului sau in
gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.Se completeaza in trei
exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii
produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul
exceptionale. In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale
dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura".
Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru
intocmire. Circula la furnizor: la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului,
pentru semnare de primire (exemplarul 1);la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea
cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3); la
compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3); Circula la cumparator: la
magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale
primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea
rezultatelor (exemplarul 1); la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor
aprovizionate in evidenta acestuia (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil,
pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (exemplarul 1).
Se arhiveaza ,la furnizor, la compartimentul desfacere (exemplarul 2); la
compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3); si la
cumparator, la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii
(exemplarul 1).
Chitanta este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.Tiparit
in carnete cu cate 100 de file. Serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in
numerar la casieria unitatii si ca document justificativ de inregistrare in registrul de casa (cu
respectarea Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabilitate. Se intocmeste in doua
exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta
pentru primirea sumei. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2
ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul
de casa. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a
carnetului (exemplarul 2).
Factura fiscala este un formular cu regim special de inseriere si de numerotare.Tiparit
in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru
- exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3.
Serveste ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a
produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate; ca document
de insotire a marfii pe timpul transportului; ca document de incarcare in gestiunea
primitorului;ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a
cumparatorului.
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea
produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre
compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a
avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si
prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul.
Circula la furnizor la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control
financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar
preventiv se acorda numai pe exemplarul 3; la persoanele autorizate sa dispuna incasari in
contul de la banca al unitatii (toate exemplarele); la compartimentul desfacere, in vederea
inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul
2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare); la compartimentul financiar-contabil,
pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3); la cumparator la compartimentul
aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a
marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare
de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului
(exemplarul 1); la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv
pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de
receptie si de constatare de diferente, dupa caz); la compartimentul financiar-contabil, pentru
acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu
avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz). Se
arhiveaza: la furnizor la compartimentul desfacere (exemplarul 2) si la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 3); iar la cumparator la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1).

2.8. Organizarea contabilităţii generale

Contabilitatea generala se tine cu ajutorul unor documente de inregistrare.


Nota de debitare-creditare –document de inregistrare a operatiunilor de decontare
intervenite intre unitate si subunitati care tin contabilitate proprie si intre subunitati ale
aceleiasi unitati care tin contabilitate proprie, se intocmeste in doua exemplare, este un
document care circula, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al partilor
participante la operatiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar si exemplarul 2 la
emitent)
Nota de contabilitate – document justificativ de inregistrare in contabilitatea sintetica
si analitica, de regula pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative (stornari
etc). Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.
Circula:
- la peroana autorizata se verifice si sa semneze documentul
- la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in cadrul
compartimentului financiar-contabil.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Acest document se foloseste si in societatea analizata, in urma inregistrarii notelor
rezultand –Jurnal privind operatiuni diverse.
Extras de cont
Jurnal privind operatiunule de casa si banca
Jurnal privind decontarile cu furnizorii
Situatia incasarii-achitarii facturilor – se genereaza automat din program, conturile de
clienti si furnizori avand create analitice pentru fiecare client si furnizor in parte.
Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri
Jurnal privind salariile, contributia pentru asigurari sociale, protectia sociala a
somerilor si asigurarile de sanatate
Borderou de primire a obiectelor in consignatie
Borderou de iesire a obiectelor din consignatie
Jurnal privind operatiuni diverse – serveste ca jurnal auxiliar pentru inregistrarea
operatiunilor, in creditul conturilor fara dezvoltare analitica sau a caror dezvoltare se asigura
pe fise separate, dar care nu sunt cuprinse in alte jurnale, la unitatile care aplica forma de
inregistrare „pe jurnale”, la completarea jurnalului Cartea mare.
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective de productie
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli- document de inregistrare in contabilitatea de
gestiune a cheltuielilor comune ale sectiei, cheltuielilor generale de administratie, pe sectii si
feluri de cheltuieli, dupa natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor de
circulatie. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli, se
completeaza pe baza documentelor justificative,la sfarsitul fiecarei perioade se totalizeaza in
vederea intocmirii balantei analitice de verificare a operatiunilor inregistrate in contabilitatea
de gestiune. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Fisa de cont pentru operatiuni diverse- serveste la tinerea contabilitatii analitice a
conturilor de clienti, debitori, furnizori, creditori etc.. la tinerea contabilitatii sintetice a
operatiunilor economice si financiare.
Document cumulativ –document de centralizare a datelor din mai multe documente
justificative care reflecta operatiuni economice si financiare de acelasi fel dintr-o anumita
perioada, document justificativ centralizator de inregistrare in contabilitatea sintetica si
analitica.
Balanta de verificare, document de verificare, utilizat pentru verificarea exactitatii
inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica,
precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare. Balanta de
verificare a conturilor sintetice, precum si balanta de verificare ale conturilor analitice se
intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a
situatiilor financiare periodice, la alte perioade prevazute de acele acte normative in vigoare,
si de cate ori se considera necesar. Nu circula fiind document de sinteza, si se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil. Exista mai multe tipuri de balanta : cu patru egalitati, cu
cinci egalitati , cu sase egalitati, balanta analitica a stocurilor.

2.9. Organizarea inventarierii patrimoniului

Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata


existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa
caz, in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza. Inventarierea are ca scop
principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele
patrimoniale, precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinind altor persoane
juridice sau fizice, in vederea intocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine
fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.
Societatile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la
inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la sfirsitul anului, pe parcursul
functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele
situatii: in cazul modificarii preturilor; la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii
controlului, sau a altor organe prevazute de lege; ori de cite ori sint indicii ca exista lipsuri sau
plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decit prin inventariere; ori de cite ori intervine o
predare-primire de gestiune; cu prilejul reorganizarii gestiunilor; ca urmare a calamitatilor
naturale sau a unor cazuri de forta majora sau in alte cazuri prevazute de lege.
La inceputul activitatii unitatii patrimoniale, inventarierea are ca scop principal
stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social.
Elementele patrimoniale aduse ca aport la capitalul social se inscriu in registrul-inventar,
grupate pe conturi.Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu
ocazia incheierii exercitiului financiar, avindu-se in vedere si specificul activitatii unitatilor
patrimoniale.In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se
va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere,
actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data
de 31 decembrie.
Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din
cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate In decizia
de numire se mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele responsabilului
comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si
terminare a operatiunilor.La unitatile mici, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura
persoana. Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere,
potrivit prevederilor legale. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii
depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective, cu
exceptia unitatilor mici prevazute in prezentele norme.
Dupa primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridica, sub
semnatura directorului economic, a contabilului-sef sau a altei persoane numite sa
indeplineasca aceasta functie, listele de inventariere, vizate si parafate de catre acesta, dupa
care comisia se prezinta la sediul gestiunii ce urmeaza a fi inventariata in vederea efectuarii
inventarierii fizice.
Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii
inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigilate. Sigiliul se pastreaza, pe durata
inventarierii, de catre responsabilul comisiei de inventariere.
Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere care trebuie sa se
intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri Disponibilitatile
aflate in conturi la banci se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont
emise de banci cu cele din contabilitate. Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ
si pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar
pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele respective,
dupa primirea confirmarii. Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre
membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Lista de inventariere serveste ca
document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia
inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a pozitiilor cu diferente.
Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale este
suficienta prezentarea lor in situatii analitice distincte care sa fie totalizate si sa justifice soldul
conturilor sintetice respective in care acestea sint cuprinse, si care se preiau in centralizatorul
listelor de inventariere.
Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de
inventariere centralizatoare si procesele-verbale de inventariere care justifica continutul
fiecarui post din bilantul contabil. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea
datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-
operativa (fisele de magazie) si din contabilitate.Constatarile comisiei de inventariere privind
stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate si stabilirea diferentelor, se
consemneaza in listele de inventariere. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de
inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice,
intr-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal,
urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de
inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea
inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii;
concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si
la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul
stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata
si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere
din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind
pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si
alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.Pentru toate plusurile, lipsurile si
deprecierile constatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de
prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca
explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii.
Lista de inventariere serveste ca document pentru inventarierea elementelor
patrimoniale aflate in gestiunile unitatii ; este un document de baza pentru stabilirea lipsurilor
si plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de
trezorerie etc; este un document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor
(depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate ; este un document
pentru intocmirea registrului-inventar ; este un document pentru stabilirea provizioanelor
pentru deprecieri ; este un document centralizator al operatiunilor de inventariere. Se
intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile
prevazute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori
materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale si mijloacele fixe ale
unitatii si separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitatii la data
inventarierii, primite pentru prelucrare etc. si se semneaza de catre membrii comisiei de
inventariere si de catre gestionar.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

2.10. Prezentarea bilanţului contabil


Persoanele juridice, indiferent de forma de organizare, tipul de proprietate si de
reglementarile contabile aplicate, inclusiv persoanele juridice aflate in curs de lichidare, pana
la terminarea lichidarii, au obligatia sa intocmeasca si sa depuna situatii financiare anuale la
unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice.
Situatiile financiare anuale se vor intocmi avandu-se in vedere urmatoarele formate:
• Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile armonizate cu Directiva
a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de
Contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu
modificarile si completarile ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum
si formularele cod 30 si cod 40;
• Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile simplificate, armonizate
cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr.
306/2002, cu modificarile ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum si
formularele cod 30 si cod 40.
• Microintreprinderile utilizeaza aceleasi formate, cu exceptia formularului cod 40.
Persoanele juridice vor completa formatele situatiilor financiare, in functie de
reglementarile contabile aplicabile fiecarei categorii.
Situatiile financiare anuale sunt semnate de persoanele in drept.
Pentru asigurarea informatiilor destinate sistemului institutional al statului, un
exemplar al situatiilor financiare anuale se depune la unitatile teritoriale ale finantelor
publice, astfel:
• a persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile armonizate cu Directiva
a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de
Contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu
modificarile si completarile ulterioare, in termen de 150 de zile de la incheierea
exercitiului financiar;
• persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile simplificate, armonizate
cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr.
306/2002, cu modificarile ulterioare, inclusiv microintreprinderile, in termen de
120 de zile de la incheierea exercitiului financiar;
• persoanele care, de la constituire, nu au desfasurat activitate vor depune o
declaratie in acest sens, in termen de 60 de zile de la incheierea exercitiului
financiar.
Capitolul 3.
Înregistrarea unei monografi contabile in programul SAGA

3.1. Prezentarea programului SAGA

SAGA este un alt soft de contabilitate, structurat pe trei module:


• SAGA C - Program integrat pentru evidenţa contabilă şi de stocuri.
• SAGA B - Program integrat pentru evidenţa contabilă şi de stocuri destinat instituţiilor
bugetare.
• SAGA PS - Program integrat pentru evidenţa contabilă în partidă simplă, destinat
persoanelor fizice autorizate - cabinete de avocatură şi notariat, cabinete medicale,
experţi financiari şi alte profesii liberale.

3.2. Configurarea unei societăţi comerciale

La deschiderea programului, la fel ca la programul CIEL, se va configura societatea


comercială, căreia i se va ţine evidenţa contabilă cu ajutorul acestui program.
Configurarea societăţii presupune introducerea datelor de identificare, respectiv date
generale, configurarea conturilor utilizate (conturi automate), stabilirea persoanelor
îndreptăţite pentru a semna diferitele documentaţii (semnături pentru rapoarte), precum şi
diverse setări privind modul de numerotare, tipul de calcul al datelor scadente etc.

1
Configurarea societăţii.
3.3. Introducerea unor operaţii economice legate modificărilor
capitalului propriu

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
Subscriere
1. Actul constitutiv 01.03.N 456 101.1 40.000 40.000
capital
Depunere
2. Chitanţa nr. 12 01.03.N 512.1 456 40.000 40.000
capital
3. Chitanţa nr. 12 01.03.N Vărsare capital 101.1 101.2 40.000 40.000

Pentru a introduce datele aferente primei aplicaţii, vom accesa meniul Operaţii –
Articole contabile. Aici vor fi introduse înregistrările 1 şi 3, cea de-a doua înregistrare
efectuându-se în Operaţii – Jurnal bancă.
3.4. Introducerea unor operaţii economice legate de imobilizări

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
4. Factura nr. 101 02.03 N Achiziţie utilaj % 404 8.211
212 6.900
4426 1.311
Ordinul de plată Plata facturii nr.
5. 02.03.N 404 5121 8.211 8.211
nr. 1432 101

Pentru efectuarea acestei aplicaţii vom intra în meniul Operaţii – Intrări pentru a
înregistra achiziţia şi în Operaţii – Jurnal bancă pentru a opera plata facturii.

Pentru a înregistra plata facturii, vom merge în meniul Operaţii – Jurnal bancă,
adăugăm o nouă operaţie, selectăm furnizorul şi factura pe care o achităm.
Fiind vorba de imobilizări, se vor crea şi fişele mijlocului fix pentru fiecare intrare,
acest lucru fiind posibil prin meniul Operaţii – Imobilizări. În cele ce urmează vom
exemplifica pentru unul din echipamentele achiziţionate.

Din această fereastră poate fi listată:


• Recepţia;
• Fişa mijlocului fix;

• Registrul Imobilizărilor.

3.5. Introducerea unor operaţii economice ce afectează stocuri

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
Achiziţie % 401 226,1
Factură fiscală
6. 03.03. N materiale 302 190
nr. 123
consumabile 442.6 36,1
Dare în consum 602 302 132 132
Bon de consum
7. 03.03. N materiale
nr.12
consumabile

Pentru a realiza această aplicaţie trebuie să realizăm o înregistrare la intrări pentru


achiziţie, dar şi darea în consum.
2

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
% 401 1005,
Factură fiscală
10. 07.03. N Achiziţie mărfuri 371 845 55
nr. 5123
442.6 160,55
371 % 261
NIR Înregistrare
11. 07.03. N 378 84,5
Nr. 12 adaos comercial
442.8 176

2
Înregistrare Factură;
3
Bon de consum;
Pentru a înregistra şi diferenţele de preţ trebuie să stabilim adaosul comercial cu
ajutorul butonului .

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
531.1 % 108
Monetar
12. 07.03. N Vânzare mărfuri 707 90,75
nr.2
442.7 17,25

Pentru a înregistra vânzarea de mărfuri vom realiza o înregistrare în meniul Operaţii – Ieşiri,
privind bonul de casă emis şi o înregistrare privind încasarea.
4

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
Înregistrare 345 711 150 150
Raport de
15. 10.03. N producţie
producţie
realizată

Pentru a realiza această aplicaţie vom merge în meniul Operaţii – Producţie:

4
Bonul de casă;
5
Incasarea.
3.6. Introducerea unor operaţii economice ce afectează mijloacele băneşti

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
8. Ridicare numerar 04.03. N Ridicare numerar 581 5.121 1.500 1.500
531.1 581 1.500 1.500
Ridicare numerar Achitare avans 425 531.1 1.100 1.100
9. 05.03. N
/ Liste avans chenzinal

3.7. Evidenţierea salariaţilor şi realizarea înregistrărilor


contabile aferente drepturilor salariale

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
Stat de plata – Cheltuieli cu 641 421 3174 3174
18. 20.03. N
martie N salariile
421 % 1.944
425 1100
Stat de plata – 431.2 302
19. 20.03. N Reţineri salariaţi
martie N 437.2 29
431.4 208
444 305
645 % 872,85
431.1 618,9
Stat de plata – Reţineri 431.3 3
20. 20.03. N
martie N angajator 437.1 190,4
4
63,48
Prima etapă în ceea ce priveşte salariile este introducerea datelor privind salariile, din meniul
Fişiere – salariaţi:

6
Ridicare Numerar de la bancă;
7
Depunere numerar în casierie;
8
Plata avans chenzinal.
În cadrul acestei ferestre vom introduce datele legate de:
• Date personale salariat;
• Salariul;
• Persoane aflata în întreţinere;
• Contractul de muncă şi carnet de muncă;
• Sporuri;
• Fişe fiscale;
• Concedii de odihnă.
Pentru a realiza calculul salariilor şi a reţinerilor aferente acestor salarii vom merge în
meniul Operaţii – State salariaţi permanenţi. De aici vom putea lista statul de plata, precum şi
toate declaraţiile lunare privind reţinerile salariale ce trebuie depuse la Direcţia Finanţelor
Publice, Direcţia de Sănătate, ITM şi AJOFM.:
• Declaraţie CAS;
• Declaraţie Şomaj;
• Declaraţie Sănătate;
• Declaraţie ITM;
• Declaraţie concedii şi Indemnizaţii.
3.8. Evidenţierea înregistrărilor aferente închiderii de lună

Simbolul
Nr. Document Data Sume
Explicaţii contului
crt. (felul, nr., data) operaţiei
D C D C
% 442.6 1528,
Regularizare 442.7 48,73 98
21. 30.03. N
TVA 442.4 1480,2
5
% 371 105,3
Descărcare
607 80,39
22. 30.03. N gestiune la
378 8,10
mărfuri
442.8 16,81
121 % 4313,7
601 4 54,5
602 132
Închidere conturi
23. 30.03. N 607 80,39
de cheltuieli
641 3174
645 872,8
5
% 121 266,4
Închidere conturi 711 10 9
24. 30.03. N
de venituri 707 88,49
701 168
În cadrul acestei ferestre pe lângă validarea închiderii de lună se mai pot vizualiza şi imprima
următoarele declaraţii:
• Declaraţia 100;
• Declaraţia 102;
• Declaraţia 103;
• Declaraţia privind impozitul pe venit.
Acestea vor fi listate în funcţie de caracteristicile firmei.

3.9. Vizualizarea înregistrărilor

Pentru a putea vizualiza înregistrările aferente unei anumite perioade de timp, vom
merge în meniul Operaţii – articole contabile;
3.10. Listarea principalelor documente

Despre listarea documentelor am mai vorbit pe parcursul temei, dar acum în acest
subcapitol ne vom opri doar asupra documentelor centralizatoare, pentru care vom accesa
meniul Situaţii-Listări:
Din multitudinea de opţiuni, în cele ce urmează ne vom opri asupra:
• Registrul Jurnal;
• Registrul de bancă;
• Registrul de casă;
• Balanţă;
• Fişe de cont;
• Bilanţ.
Registrul jurnal

Balanţă
Fişe de cont

Pentru exemplificare vom vizualiza situaţia contului 1012 „ Capital subscris vărsat”

Bilanţ
Bibliografie

1. Călin, O., Ristea, M., Bazele contabilităţii, Editura Didactică şi Pedagogică,


Bucureşti, 2004.

2. Epuran, M., Băbăiţă, V., Bazele contabilităţii, Editura de Vest, Timişoara, 1997.

3. Pereş Ion, Mateş Dorel, Pereş Cristian, Bazele contabilităţii, Editura Mirton,
Timişoara, 2005.

4. Ristea Mihai (coordonator), Contabilitatea financiară a întreprinderii, Editura


Universitară, Bucureşti, 2005.

5. Legea contabilităţii nr. 82/1991

6. ww.ciel.ro

7. www.sagasoft.ro

8. Bibliografie minimă obligatorie recomandată de facultate