Sunteți pe pagina 1din 29

UNIVERSITATEA ALEXANDRU IOAN CUZA IAI

FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR


Specializarea contabilitate si informatica de gestiune

LUCRARE DE LICEN

Iai
2015
UNIVERSITATEA ALEXANDRU IOAN CUZA IAI
FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR
Specializarea contabilitate si informatica de gestiune

INFORMATIZAREA GESTIUNII CLIENILOR


LA O SOCIETATE COMERCIAL

Iai
2015

CUPRINS

INTRODUCERE

CAPITOLUL I. SISTEME INFORMAIONALE


I.1 Categorii de sisteme informaionale n organizaii
I.2 Clasificarea sistemelor informatice
I.3 Sisteme informatice de gestiune

CAPITOLUL II. ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL DIN


CADRUL COOPERATIVEI DE CREDIT AGRICOL
II.1 Prezentarea Cooperativei de Credit Agricol
II.2. Gestionarea i evidena documentelor n cadrul Cooperativei de Credit
Agricol
II.3. Analiza resurselor informaionale
II.4. Tehnologia prelucrrii informaiilor
II.5. Necesitatea subsistemului informatic

CAPITOLUL II. STUDIU DE CAZ

CONCLUZII
BIBLIOGRAFIE
ANEXE

INTRODUCERE
n ultimii ani, tehnologiile informaionale au atins un nivel foarte nalt de dezvoltare.
Ele permit automatizarea multor operaiilor efectuate manual, ceea ce reduce cheltuielile
ntreprinderilor. Majoritatea unitilor social-economice se confrunt cu problema sistemelor
informatice nvechite, care necesit resurse mari, ns nu ntotdeauna satisfac ateptrile. O
soluie de rezolvare a acestei probleme ar fi nlocuirea acestor sisteme cu unele mai performante,
ns implementarea i suportul lor de multe ori necesit cheltuieli destul de mari, pe care
instituia nu le poate suporta. n aceste condiii unitatea social-economic ar putea readuce
sistemul vechi la noile cerine naintate de mediul intern i extern al acesteia, prin implementarea
unor noi module care ar completa neajunsurile sistemului existent.
n cadrul acestei lucrri voi efectua analiza informatizrii gestiunii clienilor din cadrul
Cooperativei de Credit Agricol n scopul determinrii aspectelor principale ce necesit a fi
revizuite i aducerea inovaiilor n cadrul sistemului dat. Toate modificrile ce se impun trebuie
s respecte prevederile legislative, tratatele internaionale, precum i s uureze procesul
gestionrii documentelor importate. Lucrarea cuprinde trei capitole. Primul capitol cuprinde
aspecte teoretice ale sistemelor informaionale, clasificarea sistemelor informatice i o scurt
descriere a sistemelor informatice de gestiune.
Al doilea capitol cuprinde informaii legate de societatea pe aciuni analizat n cadrul
acestei lucrri, Cooperativa de credit Agricol. n primul subcapitol am realizat o scut descriere a
domeniului principal de activitate, structura organizatoric i departamentele existente n cadrul
societii. De asemenea, am realizat o scurt incursiune n esena economico-organizatoric a
problemelor informaionale existente, evideniind aspectele de baz privind procesul de gestiune
a documentelor primite de la banc. n final, dup descrierea sistemul informatic existent, am
evideniat deficienele i neajunsurile sistemului vizat.

CAPITOLUL I. SISTEME INFORMAIONALE


Complexitatea mereu crescnd a vieii moderne determin ca n cvasitotalitatea
ramurilor de activitate economic i social s fie tot mai pregnant necesitatea introducerii unor
mijloace economice rapide, moderne, eficiente i fiabile care s clasifice, s stocheze, s
prelucreze date i s informeze prompt pe utilizatori.
Sistemul informaional cuprinde ansamblul mijloacelor si procedurilor de preluare,
clasare, stocare, prelucrare, difuzare i valorificare a datelor i informaiilor la nivelul unei
entiti economico-sociale. Finalitatea sistemului informaional este furnizarea de informaii sub
o forma direct utilizabila, la momentul oportun, n scopul asigurrii bunei funcionari a
sistemelor operaionale precum i a lurii deciziilor la diferite niveluri.
Rolul sistemului informaional este de a transmite informaia ntre diferite elemente. De
exemplu, n cadrul unei uniti economice, rolul sistemului informaional este de a asigura
persoanele din conducere cu informaii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau
de alt natur. n cadrul sistemului informaional se regsesc: informaia vehiculat, documentele
purttoare de informaii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informaiei,
etc. Printre posibile activiti desfurate n cadrul acestui sistem, pot fi enumerate:
achiziionarea de informaii din sistemul de baz, completarea documentelor i transferul
acestora ntre diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.
n cadrul sistemului informaional, majoritatea activitilor se pot desfura cu ajutorul
tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare i apoi, rezultatul poate fi transferat mai
departe, ctre alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face i el pe cale electronic,
prin intermediul unei reele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.
Ansamblul de elemente implicate n tot acest proces de prelucrare i transmitere a
datelor pe cale electronica alctuiesc un sistem informatic.
ntr-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte
componente hardware, software-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateaz tehnica de
calcul, teoriile ce stau la baz algoritmilor de prelucrare, etc. Funcionarea unui sistem
informaional-decizional presupune, n principal desfurarea urmtoarelor activiti:
culegerea datelor despre starea sistemului condus i a mediului nconjurtor;
transmiterea datelor n vederea prelucrrii i prelucrarea acestora pentru asigurarea necesarului
de informaii n cadrul procesului decizional;
adoptarea deciziilor, transmiterea acestora spre executani i urmrirea modului de nfptuire a
deciziilor.
Utilizarea tehnicii de calcul n realizarea acestor activiti a produs mutaii semnificative
i implicit a determinat apariia conceptului de sistem informatic.

Un sistem informational devine, din ce in ce mai mult, un si stem informatic 1


(fig. nr. 1.1).
Sstem nformatonal neformalzat

Sstem nformatonal formalzat


Sstem
Sstem
nformatonal
S snformatonal
tem nformatc
manual
asstat de
calculator

Sstem
nformatonal
automatzat

Fig.nr. 1.1. Relatia sistem informational, sistem informatic


Sursa: Reix, R., Informatique appliquee a la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, p.8
ns lucrurile nu trebuie absolutizate n sensul de a reduce sistemul informaional la
sistemul informatic deoarece:

n partea formala a sistemelor informaionale rmn nc sarcini manuale


importante: preluri date, interpretare rezultate etc.
partea neformala a unui sistem informaional rmne, aproape exclusiv,
manuala;

exista alte instrumente neinformatice ce ndeplinesc funcii n interiorul


sistemului informaional: copiatoare, mijloace audio-vizuale, telefaxuri etc.
Noiunea de sistem informatic este legat de informatizarea activitii organizaiei, adic
de folosirea resurselor hardware si software pentru organizarea si administrarea informaiilor.
Informatizarea transform sistemele informaionale manuale n sisteme informatice prin:
substituirea mijlocelor de lucru;

miniaturizarea echipamentelor, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor,


prelucrarea unui volum mare de date si distribuirea eficienta a informaiilor;
calitatea prezentrii informaiilor.
Sistemul informatic este inclus n cadrul sistemului informaional i are ca obiect de
activitate, n general, procesul de culegere, verificare, stocare, transmitere i prelucrare automat
a datelor. Acesta imprim valene sporite sistemului informaional, att sub aspect cantitativ ct
i calitativ printr-o cretere a capacitii de calcul sub aspectul volumului datelor prelucrate i a
operaiilor efectuate, creterea exactiti informaiilor, sporirea complexitii situaiilor de
informare-raportare.
Sistemul informatic preia i dezvolt o parte din operaiile de prelucrare ale ntregului
sistem informaional al unitii economice, pe care le automatizeaz, devenind n acest context
un subsistem informaional automatizat.
Indiferent de tipul agentului economic (regie autonom, societate comercial),
activitatea informatic presupune existena unei dotri corespunztoare cu calculatoare
1 Rex, R., nformatque applquee la geston, Les Edtons Foucher, Pars, 1990, vol.2, p.7
3

electronice i cu personal capabil s proiecteze/utilizeze sisteme informatice specifice activitii


agentului economic. Acest cadru tehnico-organizatoric confer activitii de proiectare i
realizare a sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implic mbinarea
cunotinelor de marketing, financiar-contabile cu cele de informatic. Astfel, obiectivele
principale ale sistemelor informatice de aceast natur constau n:
- cunoaterea strii i micrii patrimoniului agentului economic;
- cuantificarea rezultatelor economice ale ntregii activiti economico-financiare
desfurate de agentul economic;
- creterea operativitii n activitatea managerial, inclusiv n luarea deciziilor;
- utilizarea eficient a salariaiilor angajai, concomitent cu reducerea volumului
documentelor folosite

Fig. nr.1.2. Structurarea funcionala a sistemelor informaionale


Sursa: O'Brien, I, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Universite Montreal, 1995,
p.453
Obiective eseniale ale sistemelor informaionale:

sprijinirea procesului informaional, respectiv asigurarea suportului pentru


culegerea, filtrarea si vehicularea datelor ce caracterizeaz activitatea organizaiei;
sprijinirea procesului decizional, care se refera la furnizarea informaiilor
necesare lurii deciziilor n probleme semistructurate sau nestructurate;

sprijinirea procesului de comunicaie, prin care informaiile sunt vehiculate


ntre diferite categorii de utilizatori sau se asigura utilizarea simultana a informaiilor de ctre
mai muli utilizatori.
4

I.1 Categorii de sisteme informaionale n organizaii


Se disting doua obiective eseniale ale sistemelor informaionale: sprijinirea procesului
decizional si coordonarea ntr-un sistem cu mai multe niveluri.
Din acest punct de vedere, autorii2 sunt de acord cu urmtoarea clasificare a sistemelor
informaionale:

sisteme informaionale de prelucrare a tranzaciilor (Transaction Processing


Systems - TPS);
sisteme informaionale pentru conducere (Management Information Systems -MIS);
sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems - DSS);
sisteme informaionale pentru conducerea executiva (Executive Information Systems
- EIS).
Sistemele informaionale de prelucrare a tranzaciilor preiau datele generate de
activitatea entitii economico-sociale n bazele de date interne si constituie infrastructura
urmtoarelor niveluri ale sistemelor informaionale.
Sistemele informaionale pentru conducere (MIS) pleac de la TPS si sintetizeaz
informaiile sub forma de rapoarte periodice ntr-un format predefinit dar greu de modificat.
Dup funciile ndeplinite de sistemele informaionale n procesele manageriale putem
deosebi urmtoarele patru subsisteme:
subsistemul de nregistrare a tranzaciilor;
subsistemul de gestiune si stocare a operaiilor;
subsistemul de sprijin al deciziilor;
subsistemul de comunicare.
Dei este o descompunere des utilizata3, la o analiza mai amnunita se constata ca n
gestiunea operaiilor se ntlnesc si funciile de nregistrare tranzacii, sprijin decizii si
comunicare.
Astfel, daca se tine seama de cerinele fundamentale de acoperit este posibil a distinge
trei componente majore:
subsistemul de nregistrare a tranzaciilor;
subsistemul de sprijin al deciziilor (la nivel operaional, tactic si strategic);
subsistemul de comunicaie (n interiorul ntreprinderii si cu alte organizaii).
Subsistemele de nregistrare a tranzaciilor sunt cele mai puternic automatizate
deoarece aici s-au concentrat majoritatea aplicaiilor informatice clasice ntruct si activitile
sunt bine structurate si direct formalizabile. Aceste sisteme au doua funcii eseniale:
2 Ntch, S., Racovtan, D., s colectv, Bazele prelucrr nformalor s tehnologe nformaonala,
Edtura ntelcredo, Deva, 1996, pp. 21-24.
3 Rex, R., nformatque applquee a la geston, Les Edtons Foucher, Pars, 1990, vo.2, p.19
5

preluarea faptelor elementare;


stocarea si gestionarea datelor componente n fiiere si baze de date.
Se ncadreaz aici preluarea nregistrrilor contabile si constituirea fiierelor sau bazelor
de date aferente contabilitii.
De obicei, nregistrarea tranzaciilor se axeaz pe preluarea datelor din documentele
justificative, sau este nsoita de producerea unui astfel de document.

I.2 Clasificarea sistemelor informatice


Sistemele informatice acoper cele mai diverse domenii. n funcie de specializare,
avem:

Sisteme specializate, adic sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problem dintrun anume domeniu;

Sisteme de uz general, cu ajutorul crora se poate rezolva o gam larg de probleme din mai
multe domenii;

Sisteme locale, programele necesare prelucrrilor de date i datele se afl pe un singur sistem
de calcul;

Sisteme pe reea, sistemul funcioneaz ntr-o reea de calculatoare, caz n care, datele i

programele pot fi distribuite mai multor staii de lucru ce fac parte din acea reea.
n ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru n reea, avantajele
fiind evidente: transfer de date ntre staii foarte rapid, costuri minime, etc.
n funcie de localizarea datelor i de locul n care sunt efectuate prelucrrile, putem
avea sisteme informatice:

Cu date centralizate, datele se afl pe un singur sistem de calcul;

Cu date distribuite, datele se afl distribuite pe mai multe calculatoare n reea;

Cu prelucrri centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singur staie de lucru, indiferent


de numrul staiilor pe care sunt informaiile de prelucrat;

Cu prelucrri distribuite, mai multe calculatoare prelucreaz datele provenite de la unul sau
mai multe calculatoare din reea;
Dup domeniul n care funcioneaza, sistemele pot fi clasificate:

Pentru baze de date, specializate n gestiunea unor cantiti mari de date;

Pentru prelucrri tiinifice, specializate pe anumite domenii tiinifice;

Pentru conducerea proceselor tehnologice,

Pentru conducerea unor maini, scule, unelte computerizate;


6

Dup nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice n structura organizatoric a


societaii, putem avea:

Sisteme informatice pentru conducerea activitilor la nivelul unitilor economice;

Sisteme la nivelul organizaiilor cu structur de grup;

Sisteme informatice teritoriale;

Sisteme informatice la nivel de ramur i subramur i la nivel economic naional;

Sisteme de uz general.
Dup activitatea ce o automatizeaz, sistemele pot fi:

Pentru conducerea produciei;

Pentru activitatea comercial;

Pentru evidena contabil;

Pentru evidena materialelor i mrfurilor;

Pentru evidena personalului i salarizare;

Pentru evidena mijloacelor fixe.

Aceste sisteme au o aplicare imediat n cadrul rezolvrii unor probleme de natur


economic. Deci, una dintre ramurile cele mai informatizate este economia.
Totalitatea elementelor utilizate la producerea de noi bunuri necesare poart numele de
resurse economice. Aceste resurse sunt limitate, deci trebuie gestionate corespunztor, n vederea
satisfacerii prioritare a nevoilor cele mai stingente.
n cazul ntreprinderilor, acestea desfoar o activitate de producie, veniturile obinute
din valorificarea acestora permind acesteia continuarea activitii i chiar a dezvoltrii. Aici,
nevoile sunt cele de a ramne n competiie pe pia, iar resursele sunt constituite din materia
prim folosit, fora de munc, mijloacele de producie, etc. Criteriul satisfacerii nevoilor n
cazul unei ntreprinderi se transform n elul urmrit de aceasta obinerea de profit maxim.
Utilizarea tehnicii de calcul, mrete considerabil eficiena economic. Unul dintre
mijloacele prin care activitatea economic este automatizat este dat de sistemele informatice de
gestiune economic.
n cadrul unitilor economice sunt o multitudine de activiti ce pot fi supuse
informatizrii. Acestea pot fi mprite n grupe, n funcie de compartimentele n care se
desfoar.
Spre exemplu, n cadrul compartimentului producie se poate informatiza activitatea de
stabilire a structurii produciei i de dimensionare a sa, programarea i urmarirea produciei, etc.
n cadrul compartimentului financiar-contabil, activitatea ar putea fi informatizat aproape n
totalitate, la fel ca i activitatea din cadrul compartimentului personal-salarizar. Fiecare dintre
compartimentele unei uniti economice poate fi informatizat ntr-o msur mai mare sau mai
7

mic, ideal ns ar fi ca toate acestea s fie nglobate ntr-un sistem informatic global de gestiune
economic la nivelul ntregii ntreprinderi.
Pentru realizarea unui sistem informatic eficient, trebuiesc avute n vedere unele reguli
de baz, ce au fost deduse din practic.
I.3 Sisteme informatice de gestiune
Sistemele informatice de gestiune (administrare, management) a bazelor de date, adic
softurile specializate pe manevrarea ct mai eficient i ct mai sigur a unor volume mari de
date. Dac excludem din discuie sistemele desktop i sistemele nglobate (embedded), rmnem
cu o categorie numit generic "servere de baze de date". n vremurile noastre, acestea sunt bazate
pe modelul relaional (sau pe derivate ale acestuia), neleg un dialect de SQL, sunt extrem de
complexe i foarte scumpe.
n ultima vreme au aprut servere de baze de date gratuite, dezvoltate i furnizate n
regim open source. Mai mult, acestea au ncetat s mai fie curioziti sau experimente exotice i,
n unele privine, au ajuns s fie comparabile cu sistemele comerciale. Rspndirea acestor
sisteme, dei foarte rapid, este relativ limitat din punctul de vedere al utilizrii: majoritatea
instalrilor sunt menite s furnizeze un back-end pentru aplicaii pentru Internet sau Intranet. Un
alt domeniu n care sistemele gratuite au o ni perfect este nvmntul. Fie c este vorba de
universiti, fie c este vorba de autodidaci, aceste sisteme reprezint alegerea fireasc.
Primele baze de date erau dezvoltate pe sisteme mainframe i erau manipulate de
oameni special pregtii pentru a gestiona aceste sisteme. Aceste baze de date erau simple
Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD). Primul Sistem de Baze de Date Relaionale
(SGBDR) a fost lansat de Oracle Corporation i folosea limbajul de interogare SQL. Dei
versiunea original a fost dezvoltat pentru sisteme VAX/VMS, Oracle a fost unul dintre primii
furnizori care a lansat o versiune i pentru sistemele PC pe sistemul de operare DOS.
La jumtatea anilor 80, Sybase a lansat propriul sau SGBDR - SQL Server. Acesta avea
biblioteci client pentru accesul la baza de date. Asigurnd suportul pentru proceduri rezidente
(astzi denumite proceduri stocate") i interoperabilitatea cu o diversitate de reele, SQL Server
a devenit un produs de succes n scurt timp, mai ales n mediile client/server.
O dat cu dezvoltarea sistemelor personale (PC), au aprut i primele aplicaii de baze
de date care foloseau un singur fiier pentru a stoca toata informaia din baza de date (denumite
baze de date flat file"). Ele erau de tip Xbase, un limbaj care s-a rspndit foarte repede fiind
folosit n special la manipularea datelor. Sistemele care l-au folosit, daca mai este nevoie sa le
enumr, au fost dBase, FoxBase, FoxPro. Aceste versiuni rulau sub sistemul MS-DOS i
mprteau limitrile acestuia. Cea mai rspndit aplicaie care folosea limbajul xBase a fost
FoxPro, sistem dezvoltat de firma Fox Software. Chiar i n zilele noastre exist firme care
stocheaz alte extrem de importante n baze de date FoxPro, iar cel mai cunoscut exemplu este
cel al organizaiei care gestioneaz Euro Tunel. Aceasta folosete o aplicaie care gestioneaz
cteva sute de GB de date.

La nceputul anilor 90, firma Microsoft Corporation a lansat aplicaia Access, aplicaie
care se bazeaz n mare parte pe logica de stocare a sistemului FoxPro, sistem care fusese
achiziionat de firm n 1998. Aplicaia Access a devenit, n scurt timp, cea mai folosit aplicaie
de gestiune a bazelor de date flat file" de pe sistemele personale. ncepnd cu versiunea 7 i s-a
adugat un limbaj de programare dedicat (Visual Basic for Applications - VBA), bazat pe
limbajul de programare Visual Basic. Prin intermediul acestuia se puteau manipula datele mai
uor, se puteau folosi automatisme pentru diverse interogri, afiri etc. ncepnd cu versiunea 9,
limbajul integrat este compatibil cu Visual Basic i cu limbajul folosit de MS SQL Server.
n privina sistemelor server, piaa s-a dezvoltat uimitor de repede deoarece s-a constatat
ct de folositoare sunt sistemele dedicate acestui lucru. Oracle a lansat i i-a dezvoltat baza de
aplicaii server. ncepnd cu versiunea 8i, au fost introduse extensii orientate pe obiecte. Lansat
cu ocazia Oracle OpenWorld, Oracle 9i reprezint cea mai complet infrastructura pregtit
pentru rularea aplicaiilor Internet. Oracle 9i include Oracle 9i Database i Oracle 9i Application
Server i pachetul de unelte de dezvoltare Oracle 9i Developer Suite.
n ceea ce privete Cooperativa Microsoft, aceasta a lansat tot n anul 2000 serverul de
baze de date SQL Server 2000. Aplicaia se dorete a fi un concurent direct pentru aplicaiile
Oracle, iar pentru acest fapt i s-a adugat suport 100% pentru limbajul XML prin intermediul
cruia se poate interoga direct serverul dintr-un browser (dac serverul a fost configurat s
suporte aceast facilitate).

CAPITOLUL II. ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL DIN CADRUL


COOPERATIVEI DE CREDIT AGRICOL
II.1 Prezentarea Cooperativei de Credit Agricol
Cooperativa de Credit Agricol (CCA) este instituie financiar ne-bancar, care servete
drept central de finanare pentru asociaiile de economii i mprumut, precum i crediteaz la
direct fermierii i antreprenorii rurali. Misiunea Cooperativei de Credit Agricol este de a acorda
servicii financiare fermierilor i antreprenorilor n condiii favorabile i n felul acesta contribuie
la dezvoltarea rural. Domeniul principal de activitate al Cooperativei este asigurarea accesului
fermierilor i micilor antreprenori rurali la servicii financiare nemijlocit la sat, acoperind o ni
specific a pieei financiare, reprezentat de clienii care anterior nu aveau acces la piaa
financiar datorit lipsei experienei, volumului mic a afacerii i mprumutului, lipsei garantului
sau al caracterului nesigur al investiiilor n agricultur.
Creat n 2007 de ctre primele asociaiile de economii i mprumut, Cooperativa de
credit Agricol ntrunete astzi peste 200 asociaii, n calitate de acionari ai si. Dei societate pe
aciuni, Cooperativa este o instituie tipic, unde clienii si sunt n acelai timp proprietari ai
instituiei. Activitatea Cooperativei a creat un impact social i economic major, finannd
afacerile mici de la sate, care au contribuit la crearea locurilor de munc, majorarea bunstrii
familiilor rurale, nviorarea schimburilor economice n sate. Pe lng aceasta, nu poate fi
subestimat rolul Cooperativei n finanarea i sporirea capacitilor asociaiilor de economii i
mprumut i a ntreprinderilor mici i mijlocii cu care colaboreaz, odat cu resursele financiare
transmindu-le i cunotinele, i know-how att de necesare n domeniul gestionrii financiare.
Structura conducerii include Preedintele, Directorul Financiar, care este de asemenea i
Vicepreedinte CCA i eful Departamentului Analiz, Strategie i Metodologie, care la moment
ndeplinete funciile i efului Departamentului de Creditare. De asemenea, a fost creat funcia
de Auditor Intern: din luna mai 2015 un fost specialist de creditare este responsabil pentru
auditul intern al procedurilor de creditare, n special la filiale, i elaboreaz Manualul de Audit.
Pe lng cretere i nivelul nalt de autonomie n filiale, controlul i auditul intern devin eseniale
pentru dezvoltarea sntoas n viitor.
Structura organizaional de baz a CCA este determinat de cerinele Legii privind
societile pe aciuni: organul suprem este Adunarea General a acionarilor, reprezentat de
Consiliu, cruia este subordonat Preedintele. Comisia de Cenzori, subordonat Adunrii
Generale, efectueaz controlul activitii Consiliului i direciei executive din partea acionarilor.
Direcia executiv, condus de Preedinte se compune din urmtoarele departamente:

Departamentul de Creditare;

Departamentul Analiz, Strategie i Metodologie;

Departamentul Juridic;

Departamentul Financiar;

Departamentul Tehnologii Informaionale;


10

Unitatea de suport tehnic.

Echipa de management a Cooperativei, pe lng Preedinte, include efii


Departamentelor Financiar, Analiz i Strategie i cel de Creditare.
Un loc deosebit de important n aceast structur i revine Departamentului Tehnologii
Informaionale, nfiinat n anul 2015. La momentul actual n Departament activeaz trei
persoane: eful Departamentului IT, domnul Marcoci Dorin i doi programatori. Sarcina de baz
este meninerea produselor program din cadrul Cooperativei i adaptarea permanent a
aplicaiilor la cerinele noi aprute n procesul de dezvoltare a acesteia. De asemenea se mai
ocup de configurarea serverului i a reelei, de meninerea i rennoirea paginii web i a paginii
de Facebook a Cooperativei, etc.
La nceputul anului 2016 au fost organizate msuri de instruire a angajailor din
majoritatea departamentelor. Cu preponderen au fost instruii toi specialitii de creditare, dar
au fost organizate msuri de instruire i pentru conductorii de departamente i secii
specializate. Colectivul Cooperativei este format din o echip de profesioniti, care posed
cunotine unice n domeniul su foarte specific de activitate. Cooperativa a dus n cursul anului
2015 o politic de motivare i stimulare a responsabilitii specialitilor, delegndu-le o parte
semnificativ din funcii i luarea deciziilor importante n domeniul creditrii. Anume
diversitatea de responsabiliti i posibilitatea de luare a deciziilor de ctre specialiti a permis
meninerea blocului principal de personal i creterea semnificativ a activelor i portofoliului,
fr a spori proporional numrul de angajai.
Pe parcursul anului 2015 organizaia a devenit mai stabil datorit introducerii funciei
de Auditor Intern, funciei de responsabil pentru raportare i coordonatorului centrelor regionale.
Astzi, toate procedurile administrative sunt centralizate i ntreg fluxul informaional
este gestionat, prelucrat i monitorizat la nivel de oficiu central. mpreun cu creterea
autonomiei n viitor, specialitii din centrele regionale vor deveni efectiv centre de costuri i
profit i vor prelua unele funcii administrative. Managementul resurselor umane este
responsabilitatea direct a Preedintelui (cu suportul Direciei Executive). Totui, CCA, deseori
angajeaz persoane cu experien de lucru, care deja cunosc piaa creditrii. Aceasta confirm
calitatea bun a personalului CCA.
Rotaia cadrelor este la nivel foarte sczut i satisfacia personalului este bun. Chiar
dac politica de personal i manualul de proceduri nu exist, pentru fiecare funcie este elaborat
descrierea detaliat a responsabilitilor, care este periodic actualizat pentru fiecare angajat.
Strategia CCA privind instruirea prevede minimum 5 zile pe an efectuarea a unor
programe de instruire n form combinat de instruire intern i extern pentru fiecare persoan.
Lund n considerare faptul c membrii Consiliului au numeroase studii i cunotine n
domeniu, Consiliul prezint o experien satisfctoare n domeniul microfinanrii. ntrebrile
strategice sunt discutate trimestrial i sunt coordonate cu managementul CCA pentru a asigura
eficiena deciziilor luate.
Cooperativa funcioneaz n baza oficiului su central din Iai, utiliznd intensiv
specialiti de creditare mobili pentru a deservi clienii. n primul trimestru al anului 2013, cu
11

asistena SIDA i USAID/CNFA, Cooperativa a nceput implementarea unui proiect comun care
prevedea crearea a 6 reprezentane regionale (fig. 1.1). Aceste oficii au fost amplasate n cea
mai mare parte n fostele centre judeene, i prima lor funcie a fost promovarea produselor
Cooperativei, asistena i informarea clienilor, precum i pregtirea clienilor pentru creditare.

Fig. 2.1. Reeaua reprezentanelor regionale ale CCA.


Aceast iniiativ a fost bazat pe politica Cooperativei de a oferi servicii mai bune
clienilor, precum i primul pas n descentralizarea operaiunilor sale, ceea ce reprezint
perspectiva pe termen lung a Cooperativei. Misiunea reprezentanelor regionale este asigurarea
unei prezene permanente n regiuni la prima etap, iar mai trziu transformarea i avansarea lor
n filiale la care vor fi disponibile ntreg spectrul de servicii prestate ceva timp n urm doar de
oficiul central. Delegarea funciilor i drepturilor suplimentare reprezentanelor regionale se face
conform creterii competenei i experienei acestora. La prima etap aceste reprezentane au
gestionat portofolii de mprumuturi concrete, deciziile de creditare fiind luate la oficiul central.
n viitor, reprezentanele regionale vor fi autorizate s ia decizii de creditare independent, n
limitele plafoanelor stabilite pentru acestea de ctre oficiul CCA.
CCA la moment deservete urmtoarele orae: Botoani, Suceva, Piatra Neam, Iai,
Bacu i Vaslui. n rezultatul acestui efort de descentralizare, Cooperativa planific s devin
mai apropiat de clieni, s sporeasc accesul pentru clieni prin reducerea deplasrilor acestora,
i s ofere servicii mai bune prin disponibilitatea permanent a consultaiilor i asistenei n
aceste regiuni. Clieni ai Cooperativei sunt astzi 270 asociaii de economii i mprumut din
satele regiunii Moldova, cu peste 47 mii membri activi, beneficiari de micro-mprumuturi sau
depuntori, precum i peste 300 fermieri i antreprenori care au depit limitele unei asociaii de
economii i mprumut, antreprenori mici de la sate, i ntreprinderi create de acetia - cooperative
de ntreprinztori, societi cu rspundere limitat, precum i oricare ali ageni economici rurali
care desfoar activiti de producie, prestri de servicii, comer. O atenie sporit se atrage
12

asupra clienilor care desfoar activiti ne-agricole i social-orientate la sate cabinete


medicale, servicii de telecomunicaii, deservire social care contribuie la dezvoltarea
infrastructurii sociale la sate. Volumul mprumuturilor acordate de Cooperativ clienilor si n
anul 2014 a depit 146 milioane lei i este n continu cretere.
n acest context, Cooperativa urmrete atingerea urmtoarelor obiective:
-

meninerea relaiilor de colaborare cu bncile colaboratoare;


stabilirea de noi relaii cu alte bnci;
ncheierea contractelor cu bncile privind transmiterea informaiilor privind transferurile
efectuate pe contul acesteia;
determinarea formatului de transmitere a fiierelor de ctre bnci Cooperativei;
automatizarea sistemului de nregistrare a documentelor venite de la banc;
automatizarea cutrii datelor despre clienii i contractele active menionate n aceste
documente;
meninerea nivelului nalt de securitate n ceea ce privete informaia despre clienii
Cooperativei;
pstrarea documentelor n baza de date;
crearea unui registru al extraselor de la banc;
crearea copiilor de rezerv a documentelor.
Aceste obiective au devenit ua sau startul unui proces de analiz, prelucrare, gestionare
i eviden a documentelor transmise de ctre bnci Cooperativei.
II.2. Gestionarea i evidena documentelor n cadrul Cooperativei de Credit Agricol
Analiza, prelucrarea, gestionarea i evidena documentelor privind transferurile bneti
efectuate de ctre clienii Cooperativei la contul acesteia este un proces destul de complex. La
prima vedere acesta pare de scurt durat. ns, pentru o viziune mai clar este nevoie de o
analiz mai aprofundat.
Un aspect important n formarea complexitii procesului de gestiune a documentelor
transmise de ctre bnci Cooperativei l constituie cel economic. Acest proces implic
participarea mai multor persoane din cadrul Cooperativei care cunosc la un nivel nalt operaiile
ce stau la baza transferurilor bneti, cunosc documentele standarde emise de bnci i pot opera
cu datele rezultative.
Din acest punct de vedere, instruirea personalului este un aspect economic foarte
important, care asigur un venit stabil pe viitor n bugetul Cooperativei i de asemenea aduce un
mare aport n dezvoltarea economic a ntregii regiuni. Datorit instruirii cel puin o dat pe an a
personalului, Cooperativa dispune de personal calificat, ceea ce i permite s-i ating obiectivele
cu un numr minim de angajai, dar nu fr o remunerare corespunztoare. Din acest punct de
vedere poate fi analizat un alt aspect al procesului de gestiune a documentelor, i anume cel
13

organizatoric. Nivelurile pot fi considerate ierarhice, ntruct organizarea pocesului de gestiune a


documentelor presupune mai multe etape. Pe primul nivel se consider banca, deoarece acesta
constituie punctul de pornire a procesului de transmitere, analiz, prelucrare, gestionare i
eviden a documentelor. Pe urmtorul nivel se afl Cooperativa de Credit Agricol cu toate
compartimentele acesteia care se ocup de diferite operaii asupra documentele primite de la
banc. Printre acestea se numr eful departamentului Tehnologii Informaionale, personalul
contabil responsabil de analiza, i prelucrarea documentelor i de asemenea administratorul bazei
de date i un asistent tehnic. Astfel, complexitatea ntregului proces se divizeaz pe tipuri de
probleme, modaliti de rezolvare a acestora i proceduri de control a reuitei operaiunilor date.
Schematic, arborele care reflect organizarea procesului de gestionare a documentelor primite de
la banc este prezentat n fig. 1.2.
Un alt aspect economic al procesului de transmitere a documentelor de ctre banc i
recepionarea lor de ctre Cooperativ este timpul de efectuare a acestor operaii. Cooperativa a
ncheiat contract cu bncile cu care colaboreaz privind modul de transmitere a documentelor
acesteia. Datele privind transferurile bneti pe contul CCA sunt transmise zilnic n form de
documente electronice n format strict determinat de ctre specialitii IT din cadrul Cooperativei.
Deoarece se folosesc tehnologii nalte de transmitere a datelor, timpul de efectuare a acestor
operaii este foarte mic. Acesta micoreaz cheltuielile att a bncii ct i a Cooperativei, care
pot fi legate de transport, personal suplimentar, cheltuieli legate de securitate etc.

Banca

Cooperativa de Credit Agricol


eful departamentului
Tehnologii Informaionale

Administratorul
bazei de date

Secia
contabilitate
Contabil 1 ...

Asistent
tehnic

Contabil n

Fig. 2.2. Ierarhia organizatoric a procesului de analiz, prelucrare, gestionare i


eviden a documentelor primite de la banc.
14

n zilele de azi tehnologiile informaionale au atins un nivel foarte nalt de dezvoltare.


Ele permit efectuarea acelorai operaii de rutin ntr-un timp mult mai mic, nu implic cheltuieli
mari, asigur o securitate maxim a informaiei. Posibilitatea de a lucra cu banca de la distan,
adic de a hotr chestiunile financiare fr a prsi oficiul sau locuina, utiliznd mijloace
electronice de transmitere a datelor.
n cazul n care clientul utilizeaz n activitatea sa un Notebook are posibilitate s se
conecteze la sistemul global de transmitere a datelor, el poate comunica cu banca din orice col al
lumii. Aceasta este nu numai comod, dar i economic, doar cltoria la banc necesit timp, iar
timpul cost bani.
Un alt aspect economic este costul produselor program necesare realizrii procesului de
analiz, prelucrare, gestionare i eviden a documentelor. La acest capitol se poate meniona
urmtorul lucru: cea mai mare parte a soft-urilor utilizate la Cooperativ au fost elaborate de
ctre specialitii departamentului Tehnologii Informaionale din cadrul CCA, fapt ce a dus la
costuri relativ mici de implementare. De asemenea meninerea acestor produse program intr n
obligaiile personalului din acelai departament.
Totui n urma activrii deja de mai muli ani, Cooperativa a suferit careva modificri.
Datorit apariiei reprezentanelor n cele opt centre regionale, numrul clienilor s-a mrit destul
de mult. Volumul datelor din documentele primite de la banc s-a mrit de asemenea comparativ
cu anii precedeni.
Din aceste considerente au aprut careva cerine noi fa de sistemul informatic deja
existent. Deoarece majoritatea operaiilor care se efectueaz la nivelul prelucrrii documentelor
primite de la banc sunt manuale, timpul de prelucrare a devenit partea vulnerabil a sistemului
informatic.
O modalitate de soluionare a problemei date ar fi automatizarea la maximum a
procesului de cutare a clienilor i a contractelor active n baza de date, crearea unui numr
minim de ferestre necesare de analizat pentru personalul contabil, automatizarea algoritmului de
repartizare a sumei pe contracte conform destinaiei plii.
Algoritmul de distribuire a sumei achitate pe contractele active ale clientului se
calculeaz n felul urmtor:
1)
2)
3)
4)
5)
6)

se lichideaz toate restanele la mprumuturi pe contractele active ale clientului;


se achit toate restanele la dobnd;
se achit penalitile la mprumuturi;
se lichideaz toate penalitile la dobnda acumulat;
se achit mprumuturile;
se achit dobnda acumulat.

Acest algoritm este folosit att la calcularea soldurilor curente ale contractelor, ct i n
rapoartele operative.

15

II.3. Analiza resurselor informaionale


Orice proces complex i dinamic, presupune circulaia unui volum mare de resurse
informaionale organizate n trei aspecte principale: aspectul organizatoric; aspectul tipologic;
aspectul obiectului de gestiune. Toate aceste aspecte ale procesului de analiz, prelucrare,
gestionare i eviden a documentelor primite de la banc este necesar de evideniat pentru a
nelege mai bine coninutul problemei.
Aspectul organizatoric include resursele principale necesare realizrii problemei. Se
evideniaz un ir de elemente interdependente, ce formeaz aspectul vizat al resurselor
informaionale. Baza informaional este compus din totalitatea organismelor naionale,
precum i internaionale, reprezentate de instituii de stat (acestea avnd ca scop suplinirea
necesarului informativ cu privire la desfurarea procesului n cauz), instituii de informare
(pot fi cele mass-media, ntru-ct acestea asigur legtura logic ntre Cooperativ i potenialii
clieni), precum i alte asociaii informaionale ce sunt implicate n circuitul informaional al
procesului analizat.
Clieni ai Cooperativei sunt astzi 270 asociaii de economii i mprumut din satele
republicii, cu peste 47 mii membri activi, beneficiari de micro-mprumuturi sau depuntori,
precum i peste 300 fermieri i antreprenori care au depit limitele unei asociaii de economii i
mprumut, antreprenori mici de la sate, i ntreprinderi create de acetia - cooperative de
ntreprinztori, societi cu rspundere limitat, precum i oricare ali ageni economici rurali
care desfoar activiti de producie, prestri de servicii, comer. O atenie sporit se atrage
asupra clienilor care desfoar activiti ne-agricole i social-orientate la sate cabinete
medicale, servicii de telecomunicaii, deservire social care contribuie la dezvoltarea
infrastructurii sociale la sate. Volumul mprumuturilor acordate de Cooperativ clienilor si n
anul 2014 a depit 146 milioane lei i este n continu cretere. n afar de produse financiare,
Cooperativa acord clienilor si mai multe servicii de consultan, instruire, asisten n
planificarea i dezvoltarea afacerilor.
Numrul de clieni deservii la creditarea direct n anul 2014 a constituit 1187 clieni;
un numr mare de clieni au mai multe mprumuturi de la Cooperativ sau sunt clieni repetai.
Termenul mediu de acordare al mprumuturilor pentru ntreprinderi conform rapoartelor pe anul
2014 a constituit 44 luni, datorit ponderii mari a mprumuturilor investiionale. Toate aceste
date scot n eviden volumul mare de informaie necesar de analizat i prelucrat.
Baza tiinifico-metodologic este format din metodologii, metode i tehnici de
realizare a resurselor informaionale. Specifice procesului analizat pot fi enumerate: metode de
proiectare a sistemelor, tehnici de elaborare a codificatoarelor, modaliti de gestiune a
rapoartelor operative, metodologii de analiz a datelor gestionate, metode i tehnici de formare a
coninutului actelor utiliznd lexicul corespunztor, tehnici de aplicare a hotrrilor legislative n
circuitul informaional i metodele de realizare a etapelor circuitului.
Baza tehnico-material include suportul tehnic, suportul logic i suportul material.

16

Suportul tehnic presupune toate echipamentele necesare procesului de analiz,


prelucrare, gestionare i eviden a documentelor primite de la banc. Printre acestea se numr
trei calculatoare utilizate de ctre personalul contabil, o imprimant laser, un calculator utilizat
de ctre eful departamentului Tehnologii Informaionale i alte dou calculatoare utilizate de
administratorul bazei de date i de asistentul tehnic. De asemenea n suportul tehnic se mai
include i serverul Cooperativei, dispozitivele periferice necesare, precum i echipamentele de
interaciune utilizate la conexiunea fizic ntre mainile da calcul n cadrul reelei de tip nchis.
Pentru sistemul informatic preconizat, suportul tehnic nu necesit schimbri.
Suportul logic presupune toate produsele program utilizate n procesul de analiz,
prelucrare, gestionare i eviden a documentelor primite de la banc. Pe toate calculatoarele din
cadrul Cooperativei este instalat sistemul de operare Windows XP Professional, de asemenea este
utilizat sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Firebird 2.0 Open Source, ca mediu de
programare pentru elaborarea sistemului informatic existent a fost utilizat Borland Developer
Studio Delphi (BDS Delphi). Pentru evidena operaiunilor contabile se utilizeaz sistemul
informatic 1C:Contabilitate.
Cea mai mare schimbare n domeniul Tehnologiilor Informaionale din cadrul
Cooperativei a fost integrarea sistemului de eviden a mprumuturilor EVIDA cu eviden
contabil. Mai mult, actualizarea permanent a sistemului intern propriu permite CCA de a
mbunti procesul de raportare i de a instala acest sistem n centrele regionale.
Un sistem bun de securitate este asigurat prin efectuarea frecvent a copiilor de rezerv
i securitatea accesului prin intermediul parolelor, n dependen de diferite nivele. Sistemul
standard de raportare din SIM include automat n numrul de beneficiari i mprumuturile
aprobate dar nc nedebursate; n acelai timp, urmrind o procedur mai complicat, sistemul
poate arta numrul actual de beneficiari. Odat ce va fi posibil monitorizarea plecrii clienilor,
aceasta se va baza pe numrul debitorilor activi pentru a evita informaie nesigur.
Sistemul informatic EVIDA este o soluie software de analiz i gestiune a
mprumuturilor acordate i a creditelor primite.
Domeniul de utilizare al produsului ine de structurile financiare care practic activitatea
de creditare, analiz i monitoring al mprumuturilor.
EVIDA ofer urmtoarele faciliti:
- evidena simplist a mprumuturilor la un nivel profesional de analiz i gestiune;
- balana de verificare real-time n orice moment de timp, pe orice perioad de gestiune
financiar;
- previziunea mprumuturilor i prognoza balanei mprumuturilor pe termeni nelimitai;
- gestionarea datelor adiacente mprumuturilor;
- rapoarte operative a oricror date gestionate de program;
- exportul datelor gestionate de program n Microsoft Excel, Microsoft Word, HTML
Format sau Text Format;
- lucrul n reea;
- program multiuser;
17

- nivel nalt de securitate;


- gestiunea informaiei conform nivelului de acces;
- rapiditate si exactitate n calcule;
- server de date multiplatform;
- cerine hardware minime;
- posibilitatea lucrului n tranzacii;
- interfa comoda de lucru n limba romn, la cerere uor de tradus;
- respectarea standardelor pentru documentele de ieire.
Sistemul informatic EVIDA beneficiaz de o simplitate maxim de utilizare. Pentru a
lucra cu programul sunt necesare doar cunotinele de baz n domeniul creditrii i acordrii de
mprumuturi.
Pentru protecia i integritatea datelor EVIDA beneficiaz de un nivel nalt de
securitate. Aceasta se explic prin:
- accesul autorizat asupra bazei de date,
- existena mai multor nivele de acces.
Trebuie de menionat ns c nivelul securitii existent n EVIDA este valid numai n
mediul programului, inclusiv accesul la baza de date prin intermediul serverului.
Pentru asigurarea deplin a securitii este necesar:
1) utilizarea unui sistem de operare ce ofer faciliti de securitate,
2) configurarea accesului fizic asupra bazei de date,
3) configurarea parametrilor de reea.
SI Evida propune mai multe nivele de acces asupra bazei de date (vezi tab. 1.1).
Tabelul 2.1 - Nivelele de acces ale sistemului informatic Evida

N
Nr.

Descriere
Nivel

Administrator

Drepturi nelimitate asupra utilizrii programului.

Curator

Adugarea i confirmarea informaiei n domeniu predefinit.

Informator

Citirea informaiei din baza de date.

Interzis

Acces interzis asupra utilizrii programului. Anularea temporar


a drepturilor utilizatorului poate fi aplicat la plecarea n concediu

a persoanei respective.
Sistemul informatic preconizat presupune utilizarea aceluiai suport logic, deci nu este
nevoie de cheltuieli suplimentare de implementare. n plus, subsistemul informatic va permite
18

interaciunea datelor din sistemele 1C:Contabilitate i Evida, astfel simplificnd procesul de


analiz, prelucrare, gestionare i eviden a documentelor primite de la banc.
Suportul material, reprezentat de imobil, care pentru ambele sisteme informatice (att
cel existent i cel preconizat) utilizeaz acelai spaiu; supori informaionali (dischete, discuri
CD-R sau CD-RW), hrtie pentru imprimante, materiale de schimb, de asemenea utilizate la
necesitate. Resursele umane antrenate n cadrul procesului de admitere sunt stabilite de ctre
administraia CCA i sunt acele persoane care particip activ n realizarea-utilizarea resurselor
informaionale. De asemenea, n funcie de numrul personalului angajat n procesul de gestiune
a documentelor primite de la banc se evolueaz resursele financiare ce necesit a fi alocate.
Acoperirea cheltuielilor este efectuat de administraia CCA, care n baza cadrului legislativnormativ (ca parte component a resurselor informaionale) stabilete formele de plat.
Totodat, cadrul legislativ-normativ este terenul n care sistemele informatice se
conformeaz anumitor standarde tehnice generale, tehnici de proiectare, tehnologii de asigurare a
securitii informaiilor, precum i normative de stocare a datelor, de utilizare a programelor, etc.
Interaciunea resurselor informaionale sub aspect organizatoric este prezentat n fig.
2.3.

RESURSELE

I N F OR M A I O N A L E

Cadrul legislativ normativ


Baza tiinifico - metodologic

Baza informaional
Baza tehnico -material
Teh.Inf. i telecomunicaii

Resurse
Resurse umane

Fig. 2.3. Interaciunea componentelor resurselor informaionale sub aspect organizatoric.


Aspectul tipologic include toate categoriile de informaii existente economice,
tehnico-tiinifice, tehnologice, comerciale/mass-media etc. Din rndul informaiilor economice
ar putea fi menionate cele de previziune, care asigur o evaluare a achitrii datoriilor clienilor
fa de Cooperativ, potenialii clieni etc. De asemenea, se pot utiliza i informaiile mass19

media, n ambele direcii, adic, att de a analiza propunerile altor instituii de acest gen (analiza
pieei), ct i de a atrage un numr ct mai mare de clieni.

Informaiile tehnico-tiinifice asigur modalitatea gestionrii datelor n cadrul aceluiai


proces, prin intermediul conceptelor, cunotinelor n domeniul dat. Paralel, se utilizeaz
informaia tehnologic care vine cu suportul tehnic (hardware/software), uman de care este
nevoie n aplicarea procedurilor de gestionare.
Aspectul obiectului de gestiune completeaz resursele informaionale cu trei tipuri de
informaii:
cele create de Cooperativ n scopul utilizrii n interior (rapoartele);
informaii produse de Cooperativ pentru uz extern (rapoarte, dri de seam);
informaiile produse n exterior i utilizate de ctre Cooperativ n interiorul acesteia (diferite
hotrri ale legislaiei, etc.).
Schematic, informaiile gestionate de aspectul obiectului de gestiune sunt prezentate n
fig. 2.4.

MEDIUL INTERN CCA


Informaia produs n instituie
Informaia
pentru uzprodus
intern n instituie pentru uz extern

MEDIUL EXTERN CCA


Informaia produs n exterior i utilizat de instituie

Figura 2.4. Circulaia informaiilor sub aspectul obiectului de gestiune n cadrul resurselor
informaionale.
Analiza resurselor informaionale este una din cele mai importante etape ale proiectrii
sistemelor, deoarece anume la acest nivel are lor evidenierea neajunsurilor sistemului existent,
precum i determinarea fluxurilor de date, a specificului problemei i a altor detalii necesare n
procesul de elaborare a modulelor informatice.
II.4. Tehnologia prelucrrii informaiilor
n condiiile de trecere la metodele de dirijare economice o atenie crescnd se acord
informatizrii. Restructurarea sistemului de conducere a economiei naionale const n realizarea

20

unei reforme radicale, crearea unui sistem eficace i flexibil de gestiune, ceea ce-i imposibil fr
o tehnologie informaional contemporan.
Eficacitatea sistemului informatic depinde n mare msur de justeea fundamentrii,
determinrii componentelor lor principale att a mijloacelor tehnice i matematice ct i
metodelor de prelucrare a informaiei i n special de tehnologia macro de prelucrare
automatizat a informaiei, care unete toate componentele ntr-un sistem integru. Anume la nivel
de proces tehnologic informaional se rezolv multe probleme sistemice cum ar fi: formularea
cerinelor fa de componentele principale ale sistemului informaional, regimul de funcionare i
interaciune.
Procesul de analiz, prelucrare, gestionare i eviden a documentelor primite de la
banc se efectueaz cu ajutorul sistemului informatic Evida. Rezultatele obinute sunt
transferate n sistemul 1C:Contabilitate.
Dup cum am menionat anterior, sistemul informatic EVIDA este o soluie software de
analiz i gestiune a mprumuturilor acordate i a creditelor primite. Acest sistem asigur
interfaa de interaciune a personalului contabil cu modulele principale. El este un sistem
complex, ce ofer posibilitatea nregistrrii tuturor operaiilor contabile ce in de rambursarea
mprumuturilor.
Procesul analizat se desfoar n mai multe etape. Aceste etape pot dura de la cteva
minute pn la cteva ore n funcie de volumul informaiei necesare de prelucrat. Deoarece,
practic, zilnic sunt recepionate de ctre Cooperativ documentele privind plile clienilor,
informaia este necesar de gestionat ct mai rapid, dar i fr a comite erori.
Deoarece informaia este transmis de la banc n form de fiiere electronice i n
formatul stabilit din timp, n procesul tehnologic de prelucrare a informaiei economice etapa
primar care const n colectarea i nregistrarea datelor lipsete.
La etapa pregtitoare (prealabil) are loc primirea, controlul i nregistrarea informaiei
transmise de ctre banc la centrul de calcul (sediul central al CCA). Tot la aceast etap se
verific conexiunea cu serverul bazei de date. Informaia economic primit este n form de
fiiere electronice cu extensia dbf. Acest tip de fiiere permite folosirea unui standard de
scriere a datelor specific problemei i de asemenea citirea datelor din diferite aplicaii. Aceste
posibiliti vor fi utilizate n subsistemul nou proiectat pentru a automatiza etapa pregtitoare a
procesului tehnologic.
Urmtoarea etap, etapa de baz, este cea mai de lung durat. Aceast etap presupune
formarea fiierelor i prelucrarea informaiei la computer, precum i formarea informaiei
rezultative. Ca i n prima etap, sarcina de baz este ndeplinit de ctre personalul contabil.
Fiierele primite de la banc conin diferit informaie care este mai nti analizat, iar apoi este
supus anumitor prelucrri. Clienii sunt cutai n baza de date cu ajutorul identificatorului unic
al fiecruia, n cazul dat servind codul fiscal. Contractele active se identific din baza de date
prin numrul contractului, data semnrii i codul acestuia. Procedura de cutare a informaiei n
baza de date este destul de anevoioas, deoarece utilizatorul are nevoie s vizualizeze informaia
din mai multe ferestre.
21

De asemenea, lucrul se efectueaz n paralel n dou sisteme: 1C:Contabilitate i


Evida ceea ce mrete timpul de execuie a cererilor.
Un moment important la etapa de baz a procesului tehnologic este controlul datelor.
Deseori se pot ivi situaii n care n fiierul primit de la banc este prezent un client a crui date
nu au fost nc introduse n baza de date. n acest caz contabilul nu obine rezultate la cutarea
acestuia n lista clienilor. Acelai lucru se ntmpl i cnd din anumite considerente codul fiscal
al clientului a fost modificat, dar aceste modificri nu au fost fcute nc n baza de date. n aa
situaii contabilul este nevoit s fac modificrile necesare n baza de date i apoi s prelucreze
datele de la banc. Cutarea fr rezultate necesit timp care este irosit n zadar.

22

Fig. 2.5. Schema procesului tehnologic de prelucrare a informaiei economice n sistemului


informatic Evida
Dup obinerea datelor privind clientul menionat n document i contractele active ale
acestuia, este analizat documentul din punct de vedere al destinaiei plii. Suma indicat n
document este repartizat pe contracte conform algoritmului de calcul sau dac este specificat
ordinea exact se repartizeaz corespunztor acesteia. n final, se obine informaia rezultativ.
La etapa final are loc controlul i emiterea informaiei rezultative, transmiterea i
pstrarea acesteia n baza de date. Dac n urma controlului au fost depistate erori comise,
acestea se corecteaz i informaia obinut se pstreaz in tabelele bazei de date.
Schema procesului tehnologic de prelucrare a informaiei economice a sistemului
informatic existent a fost prezentat n fig. 2.5 i figura 2.6.

Fig. 2.6. Schema procesului tehnologic de prelucrare a informaiei economice n


sistemului informatic Evida
Toate operaiile care se realizeaz la diferite etape ale procesului tehnologic de
prelucrare a informaiei sunt nsoite de tehnic de calcul performant, ceea ce permite
ndeplinirea sarcinilor ct mai calitativ de ctre personalul corespunztor. Fiecare angajat din
secia contabilitate dispune de un calculator la locul de munc cu toate echipamentele periferice
necesare. n secie a fost instalat o imprimant care ndeplinete i funcia de scanner, la care au
23

acces tot personalul din secia dat. De asemenea, toate calculatoarele sunt conectate la reeaua
local, ceea ce d posibilitatea lucrului n grup asupra aceluiai document a mai multor angajai.
II.5. Necesitatea subsistemului informatic
La etapa actual, tehnologiile informaionale au atins un nivel foarte nalt de dezvoltare.
O foarte mare parte a operaiilor care anterior era nevoie de efectuat ntr-un timp ndelungat i
necesitau resurse umane destul de mari, acum pot fi realizate doar apsnd un buton. Dei timpul
de procesare s-a micorat, aceasta nc nu nseamn c calitatea informaiei prelucrate a devenit
mai proast. Tehnologiile informaionale din zilele noastre permit prelucrarea informaiei cu o
precizie extrem de mare, fr a comite erori. Automatizarea maxim a operaiilor a devenit
scopul majoritii sistemelor informatice.
Analiznd procesul de prelucrare a documentelor primite de la banc n cadrul CCA, se
pot evidenia mai multe operaii care pot fi automatizate, i anume:
1. Procesul de primire-vizualizare a documentelor.
Sistemul informatic existent nu permite vizualizarea fiierelor direct din fereastra de lucru.
Personalul contabil analizeaz documentele cu ajutorul unui editor de texte, utiliznd pentru
aceasta o fereastr deschis n paralel. Multitudinea de ferestre ngreuneaz procesul de orientare
prin informaia disponibil. O soluie ar fi ncrcarea documentului direct n fereastra de lucru a
utilizatorului, ceea ce i-ar permite acestuia s ia anumite decizii mai rapid.
2. Procesul de cutare a datelor n baza de date cu privire la client.
Dup cum am menionat anterior, se pot ivi situaii n care cutarea nu d nici un
rezultat. Timpul de lucru este mai mare dei rezultatele finale sunt aceleai. Automatizarea
acestei cutri ar fi o soluie optim. Problema de cutare a variantelor fr succes s-ar rezolva n
felul urmtor: n baza unui identificator unic al fiecrui client (n cazul dat este vorba de codul
fiscal), fiecare client este cutat n baza de date automat la ncrcarea fiierului n fereastra de
lucru. Dac cutarea nu a ntors rezultate, rndul respectiv se coloreaz cu rou, ceea ce
nseamn c n baza de date nu exist informaia necesar despre acest client. Utilizatorul poate
n acest caz introduce modificrile respective, dar poate i anula operaiile legate de acest client.
n cazul anulrii, datele privind tranzacia efectuat se pstreaz n baza de date i pot fi
procesate mai trziu, la cererea utilizatorului.
3. Procesul de cutare a datelor n baza de date privind contractele active ale clientului.
n sistemul informatic existent utilizatorul este obligat s efectueze cel puin dou
operaii suplimentare pentru a vizualiza contractele clientului. Mai nti se caut datele despre
client i identificatorul acestuia din baza de date, iar apoi se cutau contractele active ale acestuia
n baza identificatorului. Procedura este destul de anevoioas, deoarece necesit utilizarea mai
24

multor module din sistemul existent, iar numrul de ferestre prin care trebuie s treac
utilizatorul pn la obinerea rezultatului final este destul de mare. Soluia optim n acest caz ar
fi cutarea automat a contractelor privind clientul dat i afiarea acestora ntr-o singur fereastr
sub form de tabel, pentru ca utilizatorul s poat lua careva decizii n continuare.
4. Procesul de distribuire a sumei pe contracte.
n rubrica Destinaia plii menionat n fiecare document de la banc de multe ori
nu este indicat exact ordinea de distribuire a sumei pe contracte. n aa caz soluia optim
pentru utilizator ar fi apsarea unui singur buton, care distribuie automat suma conform
algoritmului menionat anterior n cadrul lucrrii. De asemenea, ar fi binevenit vizualizarea
rezultatelor finale sub form de tabel, n care s fie indicat contractul, destinaia plii i suma n
lei.
5. Realizarea unei interfee prietenoase i simple pentru utilizare, cu un numr minim de ferestre
care conin toat informaia necesar de vizualizat.
6. Prezena unui ghid al utilizatorului accesibil din orice seciune a programului.
7. Necesarul de resurse hard i soft s nu depeasc posibilitile Cooperativei la moment.

Toate aceste obiective menionate mai sus sunt posibil de realizat ntr-un subsistem
informatic. n plus, noul subsistem nu necesit modificri n resursele de echipamente i produse
program existente la CCA.

25

BIBLIOGRAFIE
1.
Trauth E.M.Kahn, B.K. Warden F. - Information literacy. An introduction to
information systems - MacMillan Publishing Company, 1991.
2.
Harmon P. , Hall C. Intelligent Software Systems Development. An IS
Manager's Guide - John Wiley & Sons, Inc.,New York, 1993.
3.
Beyon D. Information and Data Modeling - Oxford Blockwell Sci.
Publication, 1990.
4.

Toffler A. Al treilea val - Ed. Politica, Bucuresti, 1983

5.

Reix R.- Informatique appliquee a la gestion - Les Editions Foucher, Paris,

1990,
6.
O'Brien I. Les systemes d'information de gestion - De Boeck Universite
Montreal, 1995
7.
Nitchi S., Racovitan D., - Bazele
informaionala- Editura Intelcredo, Deva, 1996

prelucrrii

informaiilor

si

tehnologie

8
Oprea D., Airinei D., Fotache M. Sisteme informaionale pentru afaceri - Editura
Polirom, 2002
9.

Petersen J., Trad. Slavu O.V. Baze de date pentru nceptori, Editura All ,

10.

Militaru Gh. Sisteme informatice pentru management, Editura All, 2003

11.

Hernandez M. Proiectarea bazelor de date, Editura Teora,2003

2002

12. Connolly Th., Begg C., Strachan A. Baze de date - proiectare, implementare,
gestionare, Editura Teora, 2002
13.

Popescu I. Modelarea bazelor de date, Editura Tehnica, 2001

14.

Pavel Nastase, Florin Mihai Baze de date - Microsoft Access 2000 , Editura

15.

Faithe Wempen, Peter AitkenMicrosoft Office Professional 97Editura Teora,

Teora

1999

26