Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
LUCRARE DE LICEN
Iai
2015
UNIVERSITATEA ALEXANDRU IOAN CUZA IAI
FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR
Specializarea contabilitate si informatica de gestiune
Iai
2015
CUPRINS
INTRODUCERE
CONCLUZII
BIBLIOGRAFIE
ANEXE
INTRODUCERE
n ultimii ani, tehnologiile informaionale au atins un nivel foarte nalt de dezvoltare.
Ele permit automatizarea multor operaiilor efectuate manual, ceea ce reduce cheltuielile
ntreprinderilor. Majoritatea unitilor social-economice se confrunt cu problema sistemelor
informatice nvechite, care necesit resurse mari, ns nu ntotdeauna satisfac ateptrile. O
soluie de rezolvare a acestei probleme ar fi nlocuirea acestor sisteme cu unele mai performante,
ns implementarea i suportul lor de multe ori necesit cheltuieli destul de mari, pe care
instituia nu le poate suporta. n aceste condiii unitatea social-economic ar putea readuce
sistemul vechi la noile cerine naintate de mediul intern i extern al acesteia, prin implementarea
unor noi module care ar completa neajunsurile sistemului existent.
n cadrul acestei lucrri voi efectua analiza informatizrii gestiunii clienilor din cadrul
Cooperativei de Credit Agricol n scopul determinrii aspectelor principale ce necesit a fi
revizuite i aducerea inovaiilor n cadrul sistemului dat. Toate modificrile ce se impun trebuie
s respecte prevederile legislative, tratatele internaionale, precum i s uureze procesul
gestionrii documentelor importate. Lucrarea cuprinde trei capitole. Primul capitol cuprinde
aspecte teoretice ale sistemelor informaionale, clasificarea sistemelor informatice i o scurt
descriere a sistemelor informatice de gestiune.
Al doilea capitol cuprinde informaii legate de societatea pe aciuni analizat n cadrul
acestei lucrri, Cooperativa de credit Agricol. n primul subcapitol am realizat o scut descriere a
domeniului principal de activitate, structura organizatoric i departamentele existente n cadrul
societii. De asemenea, am realizat o scurt incursiune n esena economico-organizatoric a
problemelor informaionale existente, evideniind aspectele de baz privind procesul de gestiune
a documentelor primite de la banc. n final, dup descrierea sistemul informatic existent, am
evideniat deficienele i neajunsurile sistemului vizat.
Sstem
nformatonal
automatzat
Sisteme specializate, adic sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problem dintrun anume domeniu;
Sisteme de uz general, cu ajutorul crora se poate rezolva o gam larg de probleme din mai
multe domenii;
Sisteme locale, programele necesare prelucrrilor de date i datele se afl pe un singur sistem
de calcul;
Sisteme pe reea, sistemul funcioneaz ntr-o reea de calculatoare, caz n care, datele i
programele pot fi distribuite mai multor staii de lucru ce fac parte din acea reea.
n ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru n reea, avantajele
fiind evidente: transfer de date ntre staii foarte rapid, costuri minime, etc.
n funcie de localizarea datelor i de locul n care sunt efectuate prelucrrile, putem
avea sisteme informatice:
Cu prelucrri distribuite, mai multe calculatoare prelucreaz datele provenite de la unul sau
mai multe calculatoare din reea;
Dup domeniul n care funcioneaza, sistemele pot fi clasificate:
Sisteme de uz general.
Dup activitatea ce o automatizeaz, sistemele pot fi:
mic, ideal ns ar fi ca toate acestea s fie nglobate ntr-un sistem informatic global de gestiune
economic la nivelul ntregii ntreprinderi.
Pentru realizarea unui sistem informatic eficient, trebuiesc avute n vedere unele reguli
de baz, ce au fost deduse din practic.
I.3 Sisteme informatice de gestiune
Sistemele informatice de gestiune (administrare, management) a bazelor de date, adic
softurile specializate pe manevrarea ct mai eficient i ct mai sigur a unor volume mari de
date. Dac excludem din discuie sistemele desktop i sistemele nglobate (embedded), rmnem
cu o categorie numit generic "servere de baze de date". n vremurile noastre, acestea sunt bazate
pe modelul relaional (sau pe derivate ale acestuia), neleg un dialect de SQL, sunt extrem de
complexe i foarte scumpe.
n ultima vreme au aprut servere de baze de date gratuite, dezvoltate i furnizate n
regim open source. Mai mult, acestea au ncetat s mai fie curioziti sau experimente exotice i,
n unele privine, au ajuns s fie comparabile cu sistemele comerciale. Rspndirea acestor
sisteme, dei foarte rapid, este relativ limitat din punctul de vedere al utilizrii: majoritatea
instalrilor sunt menite s furnizeze un back-end pentru aplicaii pentru Internet sau Intranet. Un
alt domeniu n care sistemele gratuite au o ni perfect este nvmntul. Fie c este vorba de
universiti, fie c este vorba de autodidaci, aceste sisteme reprezint alegerea fireasc.
Primele baze de date erau dezvoltate pe sisteme mainframe i erau manipulate de
oameni special pregtii pentru a gestiona aceste sisteme. Aceste baze de date erau simple
Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD). Primul Sistem de Baze de Date Relaionale
(SGBDR) a fost lansat de Oracle Corporation i folosea limbajul de interogare SQL. Dei
versiunea original a fost dezvoltat pentru sisteme VAX/VMS, Oracle a fost unul dintre primii
furnizori care a lansat o versiune i pentru sistemele PC pe sistemul de operare DOS.
La jumtatea anilor 80, Sybase a lansat propriul sau SGBDR - SQL Server. Acesta avea
biblioteci client pentru accesul la baza de date. Asigurnd suportul pentru proceduri rezidente
(astzi denumite proceduri stocate") i interoperabilitatea cu o diversitate de reele, SQL Server
a devenit un produs de succes n scurt timp, mai ales n mediile client/server.
O dat cu dezvoltarea sistemelor personale (PC), au aprut i primele aplicaii de baze
de date care foloseau un singur fiier pentru a stoca toata informaia din baza de date (denumite
baze de date flat file"). Ele erau de tip Xbase, un limbaj care s-a rspndit foarte repede fiind
folosit n special la manipularea datelor. Sistemele care l-au folosit, daca mai este nevoie sa le
enumr, au fost dBase, FoxBase, FoxPro. Aceste versiuni rulau sub sistemul MS-DOS i
mprteau limitrile acestuia. Cea mai rspndit aplicaie care folosea limbajul xBase a fost
FoxPro, sistem dezvoltat de firma Fox Software. Chiar i n zilele noastre exist firme care
stocheaz alte extrem de importante n baze de date FoxPro, iar cel mai cunoscut exemplu este
cel al organizaiei care gestioneaz Euro Tunel. Aceasta folosete o aplicaie care gestioneaz
cteva sute de GB de date.
La nceputul anilor 90, firma Microsoft Corporation a lansat aplicaia Access, aplicaie
care se bazeaz n mare parte pe logica de stocare a sistemului FoxPro, sistem care fusese
achiziionat de firm n 1998. Aplicaia Access a devenit, n scurt timp, cea mai folosit aplicaie
de gestiune a bazelor de date flat file" de pe sistemele personale. ncepnd cu versiunea 7 i s-a
adugat un limbaj de programare dedicat (Visual Basic for Applications - VBA), bazat pe
limbajul de programare Visual Basic. Prin intermediul acestuia se puteau manipula datele mai
uor, se puteau folosi automatisme pentru diverse interogri, afiri etc. ncepnd cu versiunea 9,
limbajul integrat este compatibil cu Visual Basic i cu limbajul folosit de MS SQL Server.
n privina sistemelor server, piaa s-a dezvoltat uimitor de repede deoarece s-a constatat
ct de folositoare sunt sistemele dedicate acestui lucru. Oracle a lansat i i-a dezvoltat baza de
aplicaii server. ncepnd cu versiunea 8i, au fost introduse extensii orientate pe obiecte. Lansat
cu ocazia Oracle OpenWorld, Oracle 9i reprezint cea mai complet infrastructura pregtit
pentru rularea aplicaiilor Internet. Oracle 9i include Oracle 9i Database i Oracle 9i Application
Server i pachetul de unelte de dezvoltare Oracle 9i Developer Suite.
n ceea ce privete Cooperativa Microsoft, aceasta a lansat tot n anul 2000 serverul de
baze de date SQL Server 2000. Aplicaia se dorete a fi un concurent direct pentru aplicaiile
Oracle, iar pentru acest fapt i s-a adugat suport 100% pentru limbajul XML prin intermediul
cruia se poate interoga direct serverul dintr-un browser (dac serverul a fost configurat s
suporte aceast facilitate).
Departamentul de Creditare;
Departamentul Juridic;
Departamentul Financiar;
asistena SIDA i USAID/CNFA, Cooperativa a nceput implementarea unui proiect comun care
prevedea crearea a 6 reprezentane regionale (fig. 1.1). Aceste oficii au fost amplasate n cea
mai mare parte n fostele centre judeene, i prima lor funcie a fost promovarea produselor
Cooperativei, asistena i informarea clienilor, precum i pregtirea clienilor pentru creditare.
Banca
Administratorul
bazei de date
Secia
contabilitate
Contabil 1 ...
Asistent
tehnic
Contabil n
Acest algoritm este folosit att la calcularea soldurilor curente ale contractelor, ct i n
rapoartele operative.
15
16
N
Nr.
Descriere
Nivel
Administrator
Curator
Informator
Interzis
a persoanei respective.
Sistemul informatic preconizat presupune utilizarea aceluiai suport logic, deci nu este
nevoie de cheltuieli suplimentare de implementare. n plus, subsistemul informatic va permite
18
RESURSELE
I N F OR M A I O N A L E
Baza informaional
Baza tehnico -material
Teh.Inf. i telecomunicaii
Resurse
Resurse umane
media, n ambele direcii, adic, att de a analiza propunerile altor instituii de acest gen (analiza
pieei), ct i de a atrage un numr ct mai mare de clieni.
Figura 2.4. Circulaia informaiilor sub aspectul obiectului de gestiune n cadrul resurselor
informaionale.
Analiza resurselor informaionale este una din cele mai importante etape ale proiectrii
sistemelor, deoarece anume la acest nivel are lor evidenierea neajunsurilor sistemului existent,
precum i determinarea fluxurilor de date, a specificului problemei i a altor detalii necesare n
procesul de elaborare a modulelor informatice.
II.4. Tehnologia prelucrrii informaiilor
n condiiile de trecere la metodele de dirijare economice o atenie crescnd se acord
informatizrii. Restructurarea sistemului de conducere a economiei naionale const n realizarea
20
unei reforme radicale, crearea unui sistem eficace i flexibil de gestiune, ceea ce-i imposibil fr
o tehnologie informaional contemporan.
Eficacitatea sistemului informatic depinde n mare msur de justeea fundamentrii,
determinrii componentelor lor principale att a mijloacelor tehnice i matematice ct i
metodelor de prelucrare a informaiei i n special de tehnologia macro de prelucrare
automatizat a informaiei, care unete toate componentele ntr-un sistem integru. Anume la nivel
de proces tehnologic informaional se rezolv multe probleme sistemice cum ar fi: formularea
cerinelor fa de componentele principale ale sistemului informaional, regimul de funcionare i
interaciune.
Procesul de analiz, prelucrare, gestionare i eviden a documentelor primite de la
banc se efectueaz cu ajutorul sistemului informatic Evida. Rezultatele obinute sunt
transferate n sistemul 1C:Contabilitate.
Dup cum am menionat anterior, sistemul informatic EVIDA este o soluie software de
analiz i gestiune a mprumuturilor acordate i a creditelor primite. Acest sistem asigur
interfaa de interaciune a personalului contabil cu modulele principale. El este un sistem
complex, ce ofer posibilitatea nregistrrii tuturor operaiilor contabile ce in de rambursarea
mprumuturilor.
Procesul analizat se desfoar n mai multe etape. Aceste etape pot dura de la cteva
minute pn la cteva ore n funcie de volumul informaiei necesare de prelucrat. Deoarece,
practic, zilnic sunt recepionate de ctre Cooperativ documentele privind plile clienilor,
informaia este necesar de gestionat ct mai rapid, dar i fr a comite erori.
Deoarece informaia este transmis de la banc n form de fiiere electronice i n
formatul stabilit din timp, n procesul tehnologic de prelucrare a informaiei economice etapa
primar care const n colectarea i nregistrarea datelor lipsete.
La etapa pregtitoare (prealabil) are loc primirea, controlul i nregistrarea informaiei
transmise de ctre banc la centrul de calcul (sediul central al CCA). Tot la aceast etap se
verific conexiunea cu serverul bazei de date. Informaia economic primit este n form de
fiiere electronice cu extensia dbf. Acest tip de fiiere permite folosirea unui standard de
scriere a datelor specific problemei i de asemenea citirea datelor din diferite aplicaii. Aceste
posibiliti vor fi utilizate n subsistemul nou proiectat pentru a automatiza etapa pregtitoare a
procesului tehnologic.
Urmtoarea etap, etapa de baz, este cea mai de lung durat. Aceast etap presupune
formarea fiierelor i prelucrarea informaiei la computer, precum i formarea informaiei
rezultative. Ca i n prima etap, sarcina de baz este ndeplinit de ctre personalul contabil.
Fiierele primite de la banc conin diferit informaie care este mai nti analizat, iar apoi este
supus anumitor prelucrri. Clienii sunt cutai n baza de date cu ajutorul identificatorului unic
al fiecruia, n cazul dat servind codul fiscal. Contractele active se identific din baza de date
prin numrul contractului, data semnrii i codul acestuia. Procedura de cutare a informaiei n
baza de date este destul de anevoioas, deoarece utilizatorul are nevoie s vizualizeze informaia
din mai multe ferestre.
21
22
acces tot personalul din secia dat. De asemenea, toate calculatoarele sunt conectate la reeaua
local, ceea ce d posibilitatea lucrului n grup asupra aceluiai document a mai multor angajai.
II.5. Necesitatea subsistemului informatic
La etapa actual, tehnologiile informaionale au atins un nivel foarte nalt de dezvoltare.
O foarte mare parte a operaiilor care anterior era nevoie de efectuat ntr-un timp ndelungat i
necesitau resurse umane destul de mari, acum pot fi realizate doar apsnd un buton. Dei timpul
de procesare s-a micorat, aceasta nc nu nseamn c calitatea informaiei prelucrate a devenit
mai proast. Tehnologiile informaionale din zilele noastre permit prelucrarea informaiei cu o
precizie extrem de mare, fr a comite erori. Automatizarea maxim a operaiilor a devenit
scopul majoritii sistemelor informatice.
Analiznd procesul de prelucrare a documentelor primite de la banc n cadrul CCA, se
pot evidenia mai multe operaii care pot fi automatizate, i anume:
1. Procesul de primire-vizualizare a documentelor.
Sistemul informatic existent nu permite vizualizarea fiierelor direct din fereastra de lucru.
Personalul contabil analizeaz documentele cu ajutorul unui editor de texte, utiliznd pentru
aceasta o fereastr deschis n paralel. Multitudinea de ferestre ngreuneaz procesul de orientare
prin informaia disponibil. O soluie ar fi ncrcarea documentului direct n fereastra de lucru a
utilizatorului, ceea ce i-ar permite acestuia s ia anumite decizii mai rapid.
2. Procesul de cutare a datelor n baza de date cu privire la client.
Dup cum am menionat anterior, se pot ivi situaii n care cutarea nu d nici un
rezultat. Timpul de lucru este mai mare dei rezultatele finale sunt aceleai. Automatizarea
acestei cutri ar fi o soluie optim. Problema de cutare a variantelor fr succes s-ar rezolva n
felul urmtor: n baza unui identificator unic al fiecrui client (n cazul dat este vorba de codul
fiscal), fiecare client este cutat n baza de date automat la ncrcarea fiierului n fereastra de
lucru. Dac cutarea nu a ntors rezultate, rndul respectiv se coloreaz cu rou, ceea ce
nseamn c n baza de date nu exist informaia necesar despre acest client. Utilizatorul poate
n acest caz introduce modificrile respective, dar poate i anula operaiile legate de acest client.
n cazul anulrii, datele privind tranzacia efectuat se pstreaz n baza de date i pot fi
procesate mai trziu, la cererea utilizatorului.
3. Procesul de cutare a datelor n baza de date privind contractele active ale clientului.
n sistemul informatic existent utilizatorul este obligat s efectueze cel puin dou
operaii suplimentare pentru a vizualiza contractele clientului. Mai nti se caut datele despre
client i identificatorul acestuia din baza de date, iar apoi se cutau contractele active ale acestuia
n baza identificatorului. Procedura este destul de anevoioas, deoarece necesit utilizarea mai
24
multor module din sistemul existent, iar numrul de ferestre prin care trebuie s treac
utilizatorul pn la obinerea rezultatului final este destul de mare. Soluia optim n acest caz ar
fi cutarea automat a contractelor privind clientul dat i afiarea acestora ntr-o singur fereastr
sub form de tabel, pentru ca utilizatorul s poat lua careva decizii n continuare.
4. Procesul de distribuire a sumei pe contracte.
n rubrica Destinaia plii menionat n fiecare document de la banc de multe ori
nu este indicat exact ordinea de distribuire a sumei pe contracte. n aa caz soluia optim
pentru utilizator ar fi apsarea unui singur buton, care distribuie automat suma conform
algoritmului menionat anterior n cadrul lucrrii. De asemenea, ar fi binevenit vizualizarea
rezultatelor finale sub form de tabel, n care s fie indicat contractul, destinaia plii i suma n
lei.
5. Realizarea unei interfee prietenoase i simple pentru utilizare, cu un numr minim de ferestre
care conin toat informaia necesar de vizualizat.
6. Prezena unui ghid al utilizatorului accesibil din orice seciune a programului.
7. Necesarul de resurse hard i soft s nu depeasc posibilitile Cooperativei la moment.
Toate aceste obiective menionate mai sus sunt posibil de realizat ntr-un subsistem
informatic. n plus, noul subsistem nu necesit modificri n resursele de echipamente i produse
program existente la CCA.
25
BIBLIOGRAFIE
1.
Trauth E.M.Kahn, B.K. Warden F. - Information literacy. An introduction to
information systems - MacMillan Publishing Company, 1991.
2.
Harmon P. , Hall C. Intelligent Software Systems Development. An IS
Manager's Guide - John Wiley & Sons, Inc.,New York, 1993.
3.
Beyon D. Information and Data Modeling - Oxford Blockwell Sci.
Publication, 1990.
4.
5.
1990,
6.
O'Brien I. Les systemes d'information de gestion - De Boeck Universite
Montreal, 1995
7.
Nitchi S., Racovitan D., - Bazele
informaionala- Editura Intelcredo, Deva, 1996
prelucrrii
informaiilor
si
tehnologie
8
Oprea D., Airinei D., Fotache M. Sisteme informaionale pentru afaceri - Editura
Polirom, 2002
9.
Petersen J., Trad. Slavu O.V. Baze de date pentru nceptori, Editura All ,
10.
11.
2002
12. Connolly Th., Begg C., Strachan A. Baze de date - proiectare, implementare,
gestionare, Editura Teora, 2002
13.
14.
Pavel Nastase, Florin Mihai Baze de date - Microsoft Access 2000 , Editura
15.
Teora
1999
26