Sunteți pe pagina 1din 15

Departamentul Contabilitate, Informatică Economică și Statistică

Specializarea Contabilitate și Informatică de Gestiune, anul III zi


An universitar 2018/2019, sem. I

Proiect (studiu de caz) pentru disciplina


Sisteme informaționale financiar-contabile I
Sistemul informational de gestiunea creanțelor

Organizaţia: EXPERT-MIND SRL


Nume şi prenume:
Telefon:
Persoana de contact:
Expert contabil
Funcţia în firmă:
ofiice@expertmind.ro
E-mail:

1. Aldea Cristina Valentina (20%)

2. Astratinei Simona Ioanela (20%)

Membrii echipei (în ordinea 3. Burduja Ana (20%)


alfabetică, cu specificarea
ponderii contribuției la proiect) 4. Popa Daniela Alexandra (20%)

5. Munteanu Roxana (20%)

În săptămâna 15-20 octombrie 2018, se anunță echipa de proiect și organizația

IAŞI 2018

1
CUPRINS

1 Prezentarea organizaţiei şi a sistemelor informaţionale economice (aplicații/programe informatice


economice)................................................................................................................................................3
1.1 Descrierea organizaţiei și a contextului în care funcționează............................................3
1.2 Prezentarea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de
prelucrare a tranzacțiilor, plecând de la activitățile economice...............................................6
1.3 Identificarea principalelor fluxuri de date (intrări și ieșiri) în/din sistemele informaționale
de prelucrare a tranzacțiilor.....................................................................................................9
1.4 Identificarea principalelor proiecte informatice propuse sau în curs de implementare...10
2 Delimitarea ariei de întindere a sistemului analizat....................................................................11
2.1 Prezentarea activităților/operațiilor economice înregistrate în aplicația/ sistemul analizat
.............................................................................................................................................. 11
2.2 Stabilirea relaţiilor dintre aplicația/sistemul analizat, diferitele componente
organizatorice şi partenerii organizaţiei (dacă este cazul).....................................................12
2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice aplicației/sistemului analizat..........................13
2.4 Construirea primei versiuni a diagramei de context........................................................14

2
1. Prezentarea organizaţiei şi a sistemelor informaţionale economice
(aplicații/programe informatice economice)
În capitolul dat se prezintă pe scurt organizaţia din punctul de vedere al obiectului de activitate
şi al sistemelor informaţionale (aplicațiilor/programelor informatice) existente. Se urmăresc atât aspecte
ce țin de organizarea internă, cât și de cele ce fac parte din mediul extern organizațional (clienți,
furnizori, parteneri etc).
1.1 Descrierea organizaţiei și a contextului în care funcționează
În tabelul următor vor fi prezentate principalele componente ce definesc organizaţia și mediul în
care activează firma.
Tabelul 1.1. - Descrierea organizației și a mediului extern
Nr. Principalele componente
Descrierea principalelor componente ce definesc organizația
crt. ce definesc organizația
1. Obiectul de activitate, Expert-Mind SRL este o firmă cu sediul în Iași, cod unic de înregistrare
forma de organizare RO20767815, număr de înregistrare la Registrul Comerțului
juridică, tipul proprietăţii J22/255/2007.
Grupul EXPERT MIND, nominalizat cu locul I în Topul firmelor de
contabilitate din Iași, oferă servicii complete de contabilitate, resurse
umane, consultanță financiar – contabilă și servicii de înfiintări firme
pentru entități cu diverse forme juridice: persoane fizice autorizate
(PFA), societați cu răspundere limitată (SRL și SRL-D), întreprinderi
individuale (II), asociații și fundații, având un cod CAEN 692. De
asemenea este membră a Corpului Experților Contabili și Contabililor
Autorizați din România (CECCAR).
Expert-Mind SRL este o societate comercială cu răspundere limitată, cu
capital integral privat având doi asociați.

2. Tipul de structură Structura organizatorică a Expert-Mind S.R.L. este de tip funcțional.


organizatorică, conform Conform organigramei având următoarele departamente: consultanță,
organigramei din fig. 1.1 comercial, resurse umane, juridic, și IT.

3. Activităţile economice Expert-Mind SRL oferă o gamă largă de servicii. Servicii financiare
desfășurate în organizație care cuprind: servicii de contabiliate, gestiune personal și salarizare,
consultanță fiscală, consultanță resurse umane(HR), consultanță
juridică. Servicii ONRC care cuprind: înființare firme, modificare
firme, radieri și dizolvări firme. Servicii juridice care cuprind:
recuperare creanțe, redactarea de opinii juridice, etc. Dar și servicii de
audit, evaluare și de inventariere externalizată.
Încasarea contravalorii pentru serviciile prestate. Deoarece relațiile
cu clienții sunt de lungă durată firma oferă diferite tipuri de abonamente
lunare,atât pentru partea de contabilitate, cât și pentru cea de resurse
umane, care presupun un tarif în funcție de serviciile pe care le dorește
clientul și de volumul de muncă pe care acestea le presupun. Astfel
lunar fiecărui client îi este emisă o factură care urmează să fie achitată
prin virament bancar sau prin chitanță în funcție de preferințele
clientului.
Achiziție de materiale consumabile și servicii. Lunar firma se
aprovizionează cu materiale consumabile precum: hârtie, pixuri, cartuși
pentru printer, pahare de plastic, detergenți etc. De asemenea se
apelează la furnizori de servicii de eletricitate, apă, pază etc.
Plata materialelor consumabile și a utilităților. Toate plățile trebuie să
fie aprobate de către admnistrator dar sunt realizate de către secretară
prin intermediul viramentului bancar sau cu numerar.
Urmărirea performanțelor angajaților. Se realizează cu regularitate și
este în sarcina departamentului de resurse umane și a directorului
economic. Angajații dau periodic teste pentru a se verifica dacă sunt la
curent cu noile reglementări și moficări în legislație.

3
Plata salariilor se află în sarcina departamentului de resurse umane. În
fișa postului șefului de la departamentul de HR este trecută sarcina
plății salariilor.
Angajarea de personal. Cu recrutarea și angajarea se ocupă biroul de
recurtare, care face parte din departamentul de resurse umane.
Recrutarea se realizează cu precădere în mediul online, prin intemediul
platformelor LinkedIn, site-ului oficial al firmei
https://www.expertmind.ro, pe care găsim o secțiune denumită Carieră
unde sunt enumerate job-urile disponile, Facebook etc
Înregistrarea prezenței angajaților se realizează cu ajutorul unei
platforme de tip CRM, pe care angajații se pontează la începutul zilei și
se depontează la plecare.
4. Mediul în care activează Expert-Mind SRL are doar funizori interni. Printre furnizorii acesteia
(furnizori, clienți, bănci, se enumeră furnizorii de materiale consumabile, servicii, etc.
parteneri comerciali, În categoria furnizorilor de servicii menționăm furnizorii de
sponsori, instituții ale electricitate, apă curentă, Internet, servicii de pază, etc.
statului etc.) Clienții firmei sunt persoanele juridice care sunt la început de drum în
mediu afacerilor sau care deja au un istoric și au nevoie de un specialist
care să le țină evidentă financiar-contabilă și să le ofere consultanță.
Concurenții sunt reprezentanți de alte firme de contabilitate din orașul
Iași.
Alți parteneri: Expert – Mind SRL colaborează cu banca ING. Acesta
oferindu-i toate serviciile bancare necesare, inclusiv Internet Bancking.
Instituții ale statului cu care firma are legătură directă sunt: ANAF,
ONRC.

Administrator

4
Director
Economic

Front Office
(secretariat)

Departament Departament Departament Departament Departament


Consultanță Resurse Umane Juridic Comercial IT

Birou Recrutare
Selecție

Fig. 1.1. Structura organizatorică a organizației analizate

5
1.2 Prezentarea aplicaţiilor informatice existente și identificarea principalelor sisteme de prelucrare a tranzacțiilor, plecând de la
activitățile economice
În tabelul următor sunt analizate aplicațiile informatice existente în organizația Expert-Mind pentru a identifica componentele sistemului
informațional. Activitățile economice de prelucrare a datelor se fac automat, astfel încât se poate stabili gradul de informatizare cu ajutorul aplicațiilor
integrate. De asemenea, pentru aplicațiile integrate vom identifica modulele care sprijină prelucarea datelor din fiecare sistem.
Sistemele informaționale și aplicațiile informatice din organizație stau la baza analizei și studierii produselor informatice folosite, relatate în cele ce
urmează.

Tabelul 1.2 - Relația activități economice-sisteme informaționale-aplicații/module


Nr
.
Activități economice Aplicații/module utilizate
crt Sistemul informațional
.
WinMentor ERP, module:
Sistemul informațional de gestiune a creanțelor are  Mentor: Parteneri, Clienți
Prestare servicii drept scop evidența clienților firmei, înregistarea sau datornici
1.
gestionarea operațiunilor de vânzare și situația  Mentor: Ieșiri, facturi
încasărilor. Platforma CRM: Evidență număr
clienți activi/incerți, profil client.
WinMentor ERP, module:
 Mentor: Trezorerie,
Registrul de
Încasarea contravalorii pentru serviciile Sistemul informațional de gestiunea încasărilor/
2. casă( lei/valută), Registrul
prestate trezorerie are drept scop realizarea încasărilor/plăților.
de bancă(lei/valută)
 Mentor: Trezorerie, Cassa,
Bancă
WinMentor ERP, module:
Sistemul informațional de gestiune a furnizorilor are  Mentor: Parteneri,
Achiziție de materiale consumabile și
3. drept scop ținerea evidenței furnizorilor, gestiunea Furnizori neachitați
servicii
achizițiilor, precum și situația plăților.  Mentor: Intrări, Facturi

4. Plata materialelor consumabile și a Sistemul informațional de gestiunea WinMentor ERP, module:

6
Nr
.
Activități economice Aplicații/module utilizate
crt Sistemul informațional
.
• Mentor: Trezorerie,
Registrul de
casa( lei/valuta),
plăților/trezorerie are drept scop realizarea plății
utilităților Registrul de
datoriilor.
banca(lei/valuta)
• Mentor: Trezorerie, Cassa,
Banca
Sistemul informațional de gestiunea resurse umane
are drept scop gestionarea salariaţilor, calculul salariilor,
5. Urmărirea performanțelor angajaților Fișiere în format excel.
indemnizaţiilor, concediilor, primelor, precum și a
contribuțiilor salariale.
WinMentor ERP, module:
 Salarii: salarizare, pontaj,
Sistemul informațional de gestiunea resurse umane
lichidare
are drep scop gestionarea salariaţilor, calculul salariilor,
6. Înregistrarea prezenței angajaților
indemnizaţiilor, concediilor, primelor, precum și a  Salarii: diverse,
contribuțiilor salariale. centralizator pontaje
Platforma CRM- Optiunea Pontaje

WinMentor ERP:
Sistemul informațional de gestiunea resurse umane  Salarii: nomenclatoare,
are drep scop gestionarea salariaţilor, calculul salariilor, contributii
7. Întocmire state de plată
indemnizaţiilor, concediilor, primelor, precum și a angajat/angajator
contribuțiilor salariale.

WinMentor ERP, module:


 Mentor: Trezorerie,
Registrul de casa
Sistemul informațional de gestiunea încasărilor
8. Plata salariilor ( lei/valuta), Registrul de
trezorerie are drept scop realizarea încasărilor/plăților.
banca(lei/valuta)
Mentor: Trezorerie, Cassa,
Banca

7
Nr
.
Activități economice Aplicații/module utilizate
crt Sistemul informațional
.

Registre și formulare comune


 Balanța de verificare
analitică și sintetică
 Registrul Jurnal
 Jurnale pe situații și conturi
 Fișe de conturi analitice și
sintetice
 Jurnale de vânzări și
Sistemul informațional de contabilitate generală are cumpărări
9. Realizarea situațiilor financiare anuale
drept scop oferirea unei viziuni de ansamblu și în timp  Registrul inventar
real asupra situației financiar a firmei și întocmirea De asemenea, acest modul
situațiilor financiare anuale presupune obținerea de rapoarte
periodice precum:
 Bilanț
 Contul de profit sau
pierdere
 Rezultate financiare
 Situația patrimoniului și
obligațiile de plată la
bugetul de stat

8
1.3 Identificarea principalelor fluxuri de date (intrări și ieșiri) în/din sistemele
informaționale de prelucrare a tranzacțiilor

În subcapitolul dat va fi prezentat un tabel cu principalele intrări și ieșiri pentru fiecare sistem
identificat la 1.2, specificându-se sursa, respectiv destinația, care pot fi inclusiv alte sisteme sau
aplicații informatice.

Tabelul 1.3 - Intrările și ieșirile în/din sistemele informaționale


Intrări Ieșiri
Sistemul
Denumire Denumire
informațional Sursă Destinație
intrare ieșire
Proces verbal de Client Factură Contabilitate
predare primire
Stabilire preț Consultanță Centralizator Consultanță-
abonament încasări Contabilitate
Gestiunea Extras de cont Bancă Calendar Gestiune internă
încasări
creanțelor Limită de Administrator - -
creditare
Informații client ONRC, ANAF Fișier înființare, Juridic
modificare etc.
Gestiunea Contract Furnizor NIR Contabilitate
Extras de cont Bancă Calendar plăți Administrator
datoriilor
Informații ANAF, ONRC -OP -Banca
furnizor
Decizii de plată Administrator - -
Pontaj Toate Fluturaș Angajații
departamentele
Resurse Situații Administrator Date REVISAL ITM
umane recompense
CIM și acte Administrator Stat de plată Caserie / Bancă
adiționale
Certificat CM Doctor Centralizator Resurse umane
salarii și
contribuții
Financiar – Reglementări ANAF Balanțe, Registre Contabilitate
specifice obligatorii
contabil Documente Alte sisteme Situații ANAF
justificative financiare,
Declarații
Note contabile de Cotabiliatate Situații, Administrator
corecție Raportări

1.4 Identificarea principalelor proiecte informatice propuse


sau în curs de implementare
Tabelul 1.4 – Proiecte de dezvoltare a sistemelor informaționale
Nr. Denumirea Tipul Scopul proiectului Restricţii de implementare
crt. proiectului proiectului (problema ce se
(propus, în curs doreşte a fi rezolvată,

9
de activitatea economică
implementare) informatizată)
1 Customer În curs de Îmbunătățirea relațiilor  Necesitatea unei
relationship implementare cu clienții pentru a configurări și
management crește productivitatea personalizări conform
(CRM) necesităților firmei ce
presupune costuri
suplimentare
 Mult timp pentru
implementare și
funcționare
 Mentenanța se face
extrem de greoi,
aceasta presupunând
angajarea unui
specialist care să se
ocupe de soft
2 Sistem În curs de Menținerea unei relații  Resurse financiare
centralizat de implementare directe și facile cu ridicate
apeluri de la clientii  Costuri cu
client echipamente necesare
 Gasirea unui
specialist pentru a
implementa sistemul
3 XBRL- Propuse Facilitează comunicarea  Cheltuieli ridicate pe
eXtensible dintre două entității din termen scurt
Business țări diferite sau fie din
Reporting aceeași țară
Language

10
2. Delimitarea ariei de întindere a sistemului analizat
În capitolul dat se va delimita aria de întindere a sistemului de gestiunea creanțelor iar pentru
a face acest lucru se vor avea în vedere fluxurile informaţionale (intrări şi ieşiri) identificate la
punctul 1.3, relevante pentru sistemul de gestiunea creanțelor.

2.1 Prezentarea activităților/operațiilor economice înregistrate în aplicația/ sistemul


analizat
Cunoașterea activităților/ operaţiilor economice este foarte importantă, pentru că reprezintă
punctul de plecare în stabilirea principalelor procese de prelucrare ale sistemului analizat, dar şi a
datelor ce urmează a fi supuse prelucrării şi a informaţiilor transmise către alte sisteme/aplicații,
birouri sau persoane.
Tabelul 2.1 - Descrierea activităților economice ale căror date sunt prelucrate de sistem
Nr. Denumirea Tipul Descrierea activității/operației
crt. activității/ operației activității/operației
economice (internă, externă)
1. Încheierea Externă În urma negocierilor condițiilor
contractelor cu contractuale cu clienții se încheie un
clienții contract de prestări servicii. Din acest
contract se preiau date de identificare a
clientului în sistemul informațional de
gestiune a creanțelor, dar și termene de
scadență și de plată a facturilor emise.
2. FACTURAREA Externă În ultima zi a lunii se întocmesc facturile
către clienți, care au o anumită scadență.
Încasarea facturilor Externă Pentru clienții care vin la sediul firmei, se
întocmesc chitanțe, iar ceilalți platesc prin
virament bancar, până la data scadentă.
Dacă aceștia depășesc scadența li se aplică
penalizări în funcție de numărul de zile
depășite.
3. Încasare client în Externă///IAR?!? În urma acestei tranzacții economice,
caseria firmei sau în elementul patrimonial disponibilități bănești/
contul curent la disponibilul din contul la banca este afectat
bancă în sensul majorării în urma evenimentului
declanșator – primirea efectivă de bani/
virarea banilor în contul firmei – cei doi
actori implicați în acest proces: casierul
firmei/ funcționarul băncii și clientul.
4. Recuperări creanțe Externă Presupune contactarea clienților în vederea
informării și avertizării în ceea ce privește
achitarea facturilor pe o perioadă ce
depășește două luni. În cazul neachitării se
aplică penalizării sau se ajunge la
suspendarea contractului.

CORECTII facturi Externă .................

2.2 Stabilirea relaţiilor dintre aplicația/sistemul analizat, diferitele componente


organizatorice şi partenerii organizaţiei (dacă este cazul)

11
Aceste relații se stabilesc, în special, pe baza informațiilor din tabelul de la punctul 1.3, dar și pe
baza descrierilor ce se pot regăsi în regulamentele de ordine de interioară, în procedurile respectate
pentru derularea activităților, în organigramă, în manualele de utilizare a aplicațiilor informatice
existente sau în normele metodologice de întocmire a documentelor.
Tabelul 2.2 - Relațiile sistemului cu alte componente organizatorice sau mediul extern
Nr. Departament/birou/persoană/ Descrierea relaţiilor cu aplicația/sistemul
crt. partener analizat
1. Administrator Administratorul firmei este într-o strânsă legătură
cu toate componentele organizatorice, exercitând
un control asupra acestora. Acesta verifică și
aprobă toate plățile efectuate de firmă. De
asemenea, realizează ședințe lunare cu angajații
firmei în vederea eficentizării activității din cadrul
sistemului de gestiune a creanțelor.
2. Departamentul juridic Acesta se ocupă cu avizarea contractelor dintre
firmă și client, întocmind și depunând la oficiile
corespunzătoare toate documentele necesare
înființării și modificării firmei (schimbarea sediului
social, deschiderea unui nou punct de lucru,
trecerea de la neplătitor de TVA la plătitor).
3. Departamentul financiar-contabil Colectează și prelucrează documente justificative
provenite de la clienți, pentru ca mai apoi acestea
să fie supuse procesului de operare. Aceasta
presupunând introducerea acestora în programul
informatic WinMentor. De asemenea, acest
departament se ocupă de evidența încăsărilor și
plăților în numerar și prin bancă. Realizarea
recuperărilor creanțelor care presupune contactarea
clienților care nu au achitat facturile în vederea
clarificării situațiilor.
4. Departamentul de consultanță Se ocupă de contractarea și tarifarea clienților.
Oferă asistență juridică clienților privind
constituirea societăților și a modalităților de
structurare și desfășurare a activității acestora. Îi
informează cu privire la particularitățile legislative
și fiscale specifice activității lor de desfășurare.
5. Statul Statul oferă cadrul legislativ în care societatea își
desfășoară activitatea și modul în care își întreține
relațiile cu clienții. De asemenea, firma trebuie să
respecte legile, normele și reglementările în
vigoare, în cazul încălcării acestora societatea este
sancționată.
6. Banca Încasarea creanțelor aferente clienților prin
intermediul viramentelor bancare și emiterea la
cererea firmelor a extraselor de cont, evidențiindu-
se situația privind încasările de la clienți. De
asemenea, entitatea realizează operațiuni bancare
online prin intermediul aplicațiilor Internet
Banking.

12
2.3 Extragerea intrărilor şi ieşirilor specifice aplicației/sistemului analizat
Plecând de la tabelele 1.2, 1.3 si 2.2, s-au stabilit entităţile externe (principalele birouri, alte
aplicații/sisteme, persoane sau alte organizaţii cu care intră în legătură aplicația/sistemul), precum şi
fluxurile informaţionale dintre ele și sistem.
Tabelul 2.3 - Lista intrărilor/ieşirilor de la/spre entităţile externe
Nr. Entitatea externă Intrări de la entitate în Ieşiri din aplicație/sistem
crt. aplicație/sistem spre entitate
1. Administrator Situația lunară a clienților Calendar încasări
încasați/neîncasați Situația sumelor neîncasate
Limită de creditare Lista clienților propuși pentru
suspendare din cauza neplății
2. Departamentul financiar- Fișă client Centralizator încasări
contabil Factură

3. Departamentul consultanță Contractare Stabilire preț abonament


Criterii de stabilire a
tarifelor (nr. de documente,
plătitor/neplătitor de TVA,
dimensiunea entității, nr. de
salariați și alte aspecte)
4. Banca Informații disponibil cont -
Extras de cont
5. Intituțiile statului Informații clienți -

13
2.4 Construirea primei versiuni a diagramei de context
Pe baza tabelului 2.3, s-a construit o diagramă a principalelor fluxuri de informaţii care intră
şi/sau ies din aplicația/sistemul analizat (diagrama de context).

Figura 2.1 Diagrama de context a sistemului informațional de gestiune a creanțelor

14
15