INSTITUTUL DE STUDII EUROPENE IAI DEPARTAMENTUL DE TIINE ALE ACIUNII TIINE ECONOMICE

SISTEMUL INFORMAIONAL CONTABIL AL NTREPRINDERII MODERNE

LUCRARE DE DIPLOM PENTRU OBINEREA LICENEI N CONTABILITATE I INFORMATIC DE GESTIUNE

COORDONATOR:

Conf.dr.
AUTOR:

IAI, 2007

CUPRINS
INTRODUCERE 1. SISTEMUL INFORMAIONAL CONTABIL AL NTREPRINDERII MODERNE.. 1.1. ntreprinderea modern i tehnologiile informaionale........ 1.1.1. Tehnologiile informaionale i de comunicaii din ntreprinderea modern... 1.1.2. ntreprinderea virtual i viitorul ei........ 1.2. Sistemul informaional al ntreprinderii moderne. 1.2.1. Structura sistemului informaional al unei ntreprinderi. 1.2.2 .Evoluia sistemelor informatice din ntreprindere...... 1.3. S.I.C. parte component a sistemului informaional al ntreprinderii moderne 1.3.1. Structura sistemului informaional contabil n cadrul ntreprinderii.. 1.3.2. Elementele de baz n cadrul S.I.C. 1.3.3. Principalele circuite contabile. 1.3.4. Arhitectura sistemului informaional contabil informatizat 1.4. Caracteristicile viitoarei contabiliti 1.4.1. S.I.C. al ntreprinderii virtuale 1.4.2. Externalizarea serviciilor din domeniul financiar-contabil. 2. UTILIZAREA PRODUSULUI INFORMATIC N DOMENIUL CONTABILITII........ 2.1. Concepte specifice produselor informatice... 2.2. Tipuri de aplicaii informatice n cadrul S.I.C.. 2.3. Cerine i criterii ale Ministerului de Finane... 3. EVALUAREA PRODUSELOR INFORMATICE 3.1. Modele de elaborare a produselor informatice 3.2. Activiti specifice elaborrii produselor informatice.. 3.3. Calitatea produselor informatice... 4. STUDIU DE CAZ PRIVIND EVALUAREA PRODUSULUI INFORMATIC PENTRU CONTABILITATE I GESTIUNE, WinMENTOR. 4.1. Prezentare general WinMENTOR. 4.2. Studiu de caz privind evaluarea produsului informatic n baz MENTOR. 4.3. Diagnosticul rezultat n urma analizei produsului informatic. CONCLUZII... BIBLIOGRAFIE. 3 5 5 7 10 11 13 17 18 19 21 22 25 26 27 28 29 29 32 39 45 45 47 49 53 54 61 62 68 69

INTRODUCERE
Din totdeauna a existat i va exista o discrepan ntre teorie i practic. Astfel teoreticienii sunt aspru criticai de practicieni c nu se apleac asupra practicii, n timp ce practicienii nu vd mai ncolo de domeniul lor de competen, chiar dac ei sunt i experi. n ceea ce privete contabilitatea, i se reproeaz c nu este flexibil, c nu este receptiv la nou, c nu ofer informaii credibile i la momente oportune etc. La fel ca n oricare alt domeniu i n cazul contabilitii adevrul este undeva la mijloc; att teoreticienii ct i practicienii se caut unii pe alii i toate acestea datorit banilor i a respectului n cadrul profesiei. Avalana informaional la care suntem astzi martori nu ocolete sistemul informaional contabil al ntreprinderii moderne. Acesta este motivul pentru care am considerat s prezentm pe parcursul primului capitol care sunt tendinele n planul tehnologiilor informaionale i de comunicaii, care sunt influenele asupra profesiei contabile i asupra sistemului informaional contabil, precum i viitorul profesiei ntr-o societate global informaional. La nceputul anilor 70, dup scderea considerabil a preurilor la echipamentele electronice, contabilitatea a construit un domeniu deosebit de receptiv la aplicarea informaticii n ntreprinderi. Avem n vedere chiar denumirea EAM-urilor (Electronical Accounting Machine) special concepute pentru contabilitatea ntreprinderii. Astzi nu exista organizaie care s nu foloseasc un produs informatic pentru contabilitate, datorit multitudinii de probleme de rezolvat, a preurilor accesibile i nu n ultimul rnd a interesului manifestat pentru o informaie contabil de calitate i la timp. De aceea, avnd n vedere actualitatea acestui subiect, utilizarea produselor informatice n domeniul contabilitii constituie cel de-al doilea capitol al lucrrii. Evaluarea tehnic i profesional a produselor informatice constituie cel deal treilea capitol, n care analizm problemele structurii interne a unui sistem informatic, a evalurii calitii i evalurii profesionale a produselor informatice ca active necorporale. La prima vedere, acest capitol pare s nu aib legtur cu profesia contabil. Totui, exist o legtur indirect deosebit de evident, deoarece majoritatea profesionitilor contabili au calitatea de evaluatori, ceea ce nseamn c ei trebuie s fie pregtii i pentru evaluarea activelor necorporale de natura produselor informatice i a modului de organizare a sistemelor informaionale contabile. Coninutul acestui capitol este cu att mai important, cu ct ntreprinderea dezvolta produse informatice pentru utilizatori interni i externi, sprijinindu-i pe cei

care vor s se familiarizeze cu antecalculaiile utilizate de ntreprinderi pentru dezvoltarea de produse informatice pentru nevoi proprii i pentru ali beneficiari. Aceste trei capitole constituie prima parte a lucrrii, intitulate Teoria produselor informatice i, dup cum se observ, ofer o imagine de ansamblu asupra celor ce se ntmpl n sistemul informaional contabil al ntreprinderii moderne, asupra utilizrii produselor informatice n domeniul contabilitii i asupra evalurii sistemelor i produselor informatice. Partea a doua a lucrrii reprezentnd capitolul al IV-lea este rezervat practicii privind studiul calitii exploatrii produsului informatic n baz MENTOR. Pentru aceasta am ales sa dezvoltm mai mult att modulele principale ale programului WinMENTOR, ct i pe cele secundare (unele dintre ele fiind n stadiul de dezvoltare), fcnd un studiu la 32 de entiti economice, pentru a afla gradul de satisfacere a fiecrei entiti n parte privind produsul informatic. n ceea ce privete componena programului WinMENTOR am constatat c acesta a evoluat i s-a extins tot mai mult n ultimul timp, acesta constituind un aspect favorabil att pentru utilizatorii programului, ct i pentru deintorii acestui program. Cu alte cuvinte, n ncheiere, o caracterizare rapid a acestui program, fcut n cteva cuvinte, este urmtoarea: complet, corect, prietenos i facil. Mulumim pe aceast cale firmei TH Junior SRL Iai, realizatoare a programului WinMENTOR.

CAPITOLUL 1. SISTEMUL INFORMAIONAL CONTABIL AL NTREPRINDERII MODERNE

ntreprinderea modern i sistemul su informaional contabil constituie subiecte care sunt dezbtute deosebit de aprins n literatura de specialitate actual, ca urmare a faptului c exista dou direcii opuse de aciune, i anume: dorina ntreprinderii de a se ralia curentului globalizrii informaionale pe de o parte, iar pe alta, cerinele restrictive impuse de tiina i practic contabil n domeniu. Aparent, se poate crede c multe din sarcinile i funciile contabilitii clasice au fost transferate sistemului informatic, ajungndu-se n final la un aa-numit sistem informaional contabil modern. Totui, abia acum se poate face o deosebire clar ntre partea de tehnic contabil i cea de tiin a contabilitii, datorit ntreprinderii sistemului informatic ntre acestea. De asemenea, acum se pot lsa pe seama calculatorului toate aspectele ce fac din contabilitate o tehnic, prin dezvoltarea unor programe informatice care s cuprind toate regulile, procedurile, metodologiile i tehnicile necesare obinerii conturilor anuale i a informaiilor financiar-economice despre o entitate economic, pentru ca un grup restrns de persoane s se poat ocupa de latura tiinifica a acesteia. 1.1. ntreprinderea moderna i tehnologiile informaionale n contextul evoluiilor tehnologice analizate anterior, ntreprinderea, verig de baza n lanul valoric, trebuie s-i desfoare activitatea astfel nct s-i ating obiectivele i s obin i profit sub diferite forme. O astfel de ntreprindere nu poate fi dect modern. Caracteristicile ntreprinderii moderne n momentul de faa exista o multitudine de factori importani pentru supravieuirea economic. ntre aceti factori, cei mai importani sunt: tehnologiile informaionale, schimbrile politice, schimbrile din mentalitatea clienilor, interesele diferitelor organisme profesionale i sindicale, terorismul internaional etc. Dac ntreprinderile existente trebuie s accepte s supravieuiasc n acest mediu global informaional ele trebuie s satisfac urmtorul set de caracteristici: flexibilitate, deschidere, receptivitate la integrare i la globalizare i inteligism.

Lansat la nceputul anilor 80, conceptul de flexibilitate organizaional1 se ntemeiaz pe noiunile de vulnerabilitate i adaptabilitate a acesteia. Astfel, prin uurarea accesului la noile tehnologii informaionale se constat c ntreprinderile devin mai puin vulnerabile i mai uor adaptabile la schimbrile mediului economic n care i desfoar activitatea. Receptivitatea la integrare i la globalizare trebuie s fie caracteristica unei ntreprinderi ce dorete s se impun prin produse i prin rezultate. Tendina actuala o reprezint integrarea ntreprinderii n structuri de producere i promovare de noi produse tot mai complexe. Globalizarea este tendina actualei societi ce se manifest prin intermediul schimbului rapid de informaii realizat prin tehnologii tot mai avansate, ntre care se numr Internetul, Intranetul i Extranetul. n aceste condiii, consecina principal, din punctul de vedere al ntreprinderii, const n globalizarea pieelor la care are aceasta acces. Prin urmare, singura soluie care i rmne unei ntreprinderi, pentru a putea crea valoare si profit, este adaptarea la globalizare. Receptivitatea la globalizare impune ntreprinderilor s-i redefineasc obiectivele i sistemul de prioriti prin prisma urmtoarelor aspecte: mrirea responsabilitii ntreprinderilor n privina problemelor de mediu, att prin prisma indicatorilor de performan, ct i prin cea a echilibrului ce trebuie pstrat; conducerea ntreprinderilor moderne trebuie s se realizeze etic i transparent, cu respectarea drepturilor umane, a libertilor politice i economice, toate pe fondul asigurrii conservrii planetei; asigurarea unui echilibru ntre interesele pe termen lung i cele pe termen scurt ale acionarilor, ale ntreprinderii i ale partenerilor de afaceri; folosirea unui management profesional, a inovaiei tehnologice n domeniu i a competitivitii; implicarea ntreprinderilor n rezolvarea problemelor cheie ale societii prin cooperarea cu diferite organisme guvernamentale sau non-guvernamentale. n urma celor prezentate mai sus, rezult c ntreprinderea reprezint un sistem deosebit de complex, cu componente funcionale diverse, aflate ntr-o interdependen continu, reprezentate n mod unitar n raport de mediul economic.

1.1.1. Tehnologiile informaionale i de comunicaii din ntreprinderea modern

1

Malone, T., Smith, S., Tradeoffs in designing organisations: implications for new forms of human organizations and computer systems, Center for Information Systems Reaserch, Mussachusset Institute of Technologies, march, 1984. 6

INTERNET-ul reprezint principala tehnologie informaional a viitoarei societi. Definit ca o reea a tuturor reelelor, acesta a revoluionat i a dinamizat toate activitile economice dintr-o ntreprindere, a stat i st n continuare la baza tuturor tehnologiilor informatice. Acesta are la baza reele de calculatoare dispersate la nivel mondial n toate colturile lumii, care comunic ntre ele prin intermediul unui protocol (Internet Protocols - IP) uor de recunoscut, indiferent de tipul echipamentelor (calculatoare) i al sistemului de operare utilizat. Iat cteva aplicaii care s-au dezvoltat pe baza Internet-ului: Intranet-ul, Extranet-ul, groupware-ul2, EDI3 internet, pot electronic, e_marketing, e_learning, discuii pe Internet, comer electronic, conectri la distan, telefonie, videoconferine, universuri virtuale, captare de programe radio-tv etc. Recunoaterea optic a caracterelor (Optical Character Recognition) . Aceast tehnologie este utilizat n operaiile de digitizare a datelor de tip text. n scop comercial, aceasta tehnologie se folosete pe scar larg n magazine pentru citirea codurilor de bare de pe diferite produse. n felul acesta se afl informaii cu privire la denumire, pre, raion de vnzare, taxe aferente (TVA, accize), termen de valabilitate, productor etc. Dac la aceste informaii adugm data vnzrii, casa i vnztorul, precum i cumprtorul, atunci obinem o imagine complet asupra actului de vnzarecumprare. Toate aceste informaii se transfera serverului central pentru nregistrarea contabil, pentru luarea unor decizii etc. Bancomatele (Automat Teller Machine - ATM) reprezint tehnologia informatic i de comunicaii prin care cadrul bancar este identificat i poate fi folosit pentru retragerea unei sume de bani sau efectuarea unor pli n conturi predefinite. Sistemele electronice de realizare a ntlnirilor . Prin intermediul acestei tehnologii se faciliteaz ntlnirea virtual a membrilor unei comuniti sau ai unei echipe cu diferite prilejuri, cum ar fi: conferine, luarea unei decizii, simple discuii video etc. Aceast tehnologie const n digitizarea secvenelor audio i video, compresia, criptarea, transmiterea, decriptarea, decompresia i vizualizarea acestora cu o viteza foarte mare folosind infrastructura de baza INTERNET-ul. Gestiunea electronic a documentelor i lucrul n medii colaboraioniste (groupware). Prezentm cele dou tehnologii informatice i de comunicaii n acelai grup, deoarece lucrul n medii colaboraioniste presupune lucrul cu documente n format electronic folosind un soft special care conine absolut toate componentele pentru lucrul de birou la care se adaug i componenta de transmitere a coechipierilor.
2 3

Lucrul colaborativ Electronic Data Interchange ( Schimbul de date in mediul informatizat). Pentru detalii privind EDI vezi Dumitru, F., Op., pp. 70 71. i Georgescu, M., Piaa n tranziie. Tranzacia n pia, Sedcom Libris, Iai, 2002, pp 235 236. 7

Inteligena artificial i aplicaiile ei. Aceast tehnologie reunete un mnunchi de aplicaii ce vor cunoate o extindere deosebit de mare n viitorul apropiat. n categoria aplicaiilor specifice inteligenei artificiale sunt incluse: sistemele inteligente, recunoaterea formelor, recunoaterea i nelegerea vorbirii, robotica, rezolvatoarele generale de probleme, nvmntul asistat de calculator i prelucrarea limbajului natural. Calitatea unui sistem inteligent depinde n cea mai mare msura da calitate a cunoaterii nmagazinate i de modul n care se fac raionamentele. Pentru domeniul economic, trstura eseniala o constituie faptul c majoritatea activitilor pe care le desfoar un entitate economic au caracter rutinier i sunt realizate de calculatoare prin intermediul produselor informatice generalizate. Principalele avantaje ale utilizrii sistemelor inteligente n aceste condiii sunt urmtoarele: Ajutorul oferit echipei manageriale n luarea i justificarea unor decizii; Experiena structurat i reprezentat pe care o conin aceste produse n baze de cunotine Depozitarea i accesul imediat la cunoaterea acumulat; Disponibilitatea acestor sisteme de a rezolva orice problema n oricare moment; nsoirea unor experi umani sau chiar nlocuirea acestora; Costuri mai mici pentru entitate economic etc. n categoria sistemelor inteligente sunt incluse: sisteme neuronale artificiale, sisteme inteligente bazate pe algoritmi genetici, sistemele fuzzy, sistemele expert i sistemele inteligente hibride. Dup cum se constat, sistemele expert reprezint o categorie aparte de sisteme inteligente i sunt cele mai utilizate n domeniul financiar contabil.4 Sistemele expert reprezint programe concepute pentru a raiona n scopul rezolvrii problemelor pentru care, n mod obinuit, se cere expertiz umana considerabil5. Structura unui sistem expert const ntr-o baza de cunotine, un motor de inferene i o interfa de dialog cu utilizatorul. La rndul su, o baza de cunotine este format dintr-o baza de reguli i o baza de fapte, care vor fi parcurse de ctre motorul de inferene n etapa realizrii raionamentelor.
4

Pentru amnunte referitoare la celelalte categorii de sisteme inteligente vezi And one, I., Op. cit., p. 16-23, And one, I., Tugui, Al., Sisteme inteligente n management, contabilitate, finane-bnci i marketing, Editura Economic, Bucureti, 1999, p. 25-31, And one, I., Tugui, Al., Baze de date inteligente n managementul firmei, Ed. Dosoftei, Iai, 1997, p. 29 i urm. 5 Faigenbaum, E.A., Buchanan, B.B., Lenderberg, J., - On generality and problem solving: A case study using the DENTRAL program, n Meltzer, B., Michie, D., Editors, Machine Intelligence, 6, 1771, Edinburgh University Press, Edinburgh, U.K., p. 18, conf. And one, I., Tugui, Al., Sisteme inteligente n management, contabilitate, Finane-bnci i marketing, Editura Economic, Bucureti, 1999, p. 37. 8

Avantajul principal al acestor sisteme este acela c tehnologia lor este cea mai utilizat i cea mai dezvoltat comparativ cu celelalte categorii de sisteme inteligente. Aa cum rezult i din figura 1.3., o asemenea structur ofer posibilitatea cuplrii sistemelor inteligente cu sistemele de baze de date sau cu componenta hipermedie n scopul obinerii unor sisteme de sprijinire a deciziei de mare performan. Strategia actual de integrare se refer la cuplarea tehnologiei hipermedia i a tehnologiei sistemelor expert ntr-o interfa pentru aplicaiile cu baza de date i programele de calcul tabelar, pentru obinerea unor rezultate mai bune n management, deoarece componenta hipermedia ofer cel mai rapid acces la informaie i, implicit, cea mai buna eficien pentru utilizator.

Figura 1.1. Arhitectura generala i interfeele unui sistem expert Calculatoare Web Utiliznd internetul, WWW a stipulat apariia altor generaii de calculatoare de reea pentru utilizatori, telecalculatoarele, calculatoarele TV ataate telefonului i televizoarelor. Aceste calculatoare utilizeaz reele i interfee deja existente pentru a spori capacitatea telefoanelor i a televiziunii. Pe termen lung, acestea vor fi echipate cu toate dispozitivele de comunicaii, incluznd calculatoarele i telefoanele mobile. innd seama de situaia actual, cnd exist sisteme de operare i aplicaii care permit adresarea verbala, credem c, pn n 2010, intrrile i ieirile de date realizate pe cale vocala vor fi omniprezente i disponibile pentru orice sistem electronic.

1.1.2. ntreprinderea virtual i viitorul ei Prin ntreprinderea virtual nelegem un grup de ntreprinderi care decide s formeze o comunitate virtual, adic platforme ce permit partajarea n comun a informaiilor despre membrii grupului. Exist i situaii de ntreprinderi care se adreseaz clienilor prin intermediul Internet-ului, ceea ce face din ea tot o ntreprindere virtual. Un exemplu concret de grupuri ntreprinderi care formeaz comuniti virtuale l constituie piaa extrabursier RASDAQ, n care se ntlnesc toate societile de valori mobiliare pentru a tranzaciona titluri de valori. De regula, o asemenea ntreprindere virtual se constituie pe lanul valoric: furnizori productori - clieni. Schema unei asemenea ntreprinderi virtuale se prezint in figura 1.2.

Figura 1.2. Modul de organizare a mai multor ntreprinderi ntr-o ntreprindere virtual. ntr-o ntreprindere virtual delimitm: ntreprinderea celul, adic ntreprinderea care ntra n grup i care i pun la dispoziia reelei virtuale o parte sau ntreg sistemul informaional propriu, reeaua virtual, care nu este proprietatea nici unei ntreprinderi-celule i drepturi de acces n reea.

10

Principalele particulariti ale unei asemenea ntreprinderi virtuale constau din: un raport important la realizarea activitii din partea tehnologiilor informaionale; lucrul n comun la distane foarte mari; modalitatea de organizare pe proiect, sub forma unei reele n care structurile orizontale sunt evitate; mare ncredere din partea ntreprinderilor participante; partajare i o exploatare eficient a informaiilor; lipsa unor frontiere fizice n lanul valoric; derularea unor servicii de calitate sporit; reducerea unor costuri; eliminarea intermediarilor dintre productor i consumator, cu obinerea n final a prosumatorului; pstrarea interdependenei fiecrui participant n reea; de cele mai multe ori, asemenea ntreprinderi dispun de active necorporale la valori mari, n comparaie cu cele corporale care pot fi nesemnificative; gradul de lichiditate trebuie s fie ridicat; clienii ntreprinderii virtuale pot s nu se ntlneasc niciodat cu angajaii acesteia; viteza de circulaie a valorilor tranzacionate este foarte mare. 1.2. Sistemul informaional al ntreprinderii moderne n condiiile societii informatizate, o ntreprindere modern nu poate supravieui fr s dispun de informaii n timp real, provenite att din interiorul, ct i din exteriorul su. Sarcina de colectare, prelucrare, stocare i furnizare a informaiilor i cunotinelor revine sistemului informaional al unei ntreprinderi. Drept urmare, din punct de vedere informaional, o ntreprindere modern trebuie s fie cuplat la cele mai moderne tehnologii informaionale i de comunicare ale momentului la care ne raportm. Aspecte de ordin conceptual Prin sistem informaional nelegem un ansamblu de resurse materiale i financiare care utilizeaz tehnologiile informaionale pentru a culege, prelucra, stoca, regsi, transmite i vizualiza informaiile utilizate n procesele ce au loc n perimetrul

11

unei ntreprinderi. Atunci cnd ne referim la procesele economice care au loc ntr-o ntreprindere, vorbim de sistem informaional economic. Din punct de vedere economic, ntreprinderea reprezint entitatea de baza creatoare de valori n cadrul unei economii naionale. n concepie sistemic, ntreprinderea este considerat ca fiind un sistem deschis de intrri, cu procese/prelucrri, cu ieiri i cu un sistem propriu de autocontrol. Specialistul francez, J.-G. Merigot caracterizeaz ntreprinderea ca fiind: realitate ce se prezint sub forme diferite i n continu micare, care este influenat de domeniul de activitate, de mrimea acesteia, de forma juridic etc.; realitate vie, datorat faptului c este creat, meninut n via prin funciile sale fundamentale, c se dezvolt i cunoate dificulti ce pot s o duc la faliment; realitate multidimensional, prin faptul c este un centru de producie i de repartiie a veniturilor, un loc de munc i de aciune n comun i o reea de relaii complexe cu mediul su; realitate unitar, adic un ntreg cu propria sa identitate.6 Ali autori francezi, P. Lauzel si R. Teller, definesc ntreprinderea ca fiind o grupare uman ierarhizat, care pune n oper mijloace intelectuale, fizice i financiare pentru extragerea, transformarea, transportarea i distribuirea bogiei sau producerea de servicii, n conformitate cu obiectivele definite de o echip de conducere ce face s se intervin n vederea motivrii profitului i utilitii sociale. n literatura de specialitate7 se consider noiunea de sistem informaional ca fiind de dat recenta (sfritul anilor 60 nceputul anilor 70) i ca rezultat al dezvoltrii informaticii de gestiune i a construirii sistemelor automatizate. De aceea, n ultimul timp se discut despre sisteme informaionale de gestiune/administrare. n acest sens, este necesar s se defineasc conceptul de proces de gestiune/administrare, care presupune un ansamblu de activiti ordonate n timp, n scopul asigurrii unei bune funcionri a ntreprinderii. Structura unui sistem informaional presupune existena unei baze materiale , a unor proceduri/aplicaii specializate i a unui personal specializat. Funciile sistemului informaional sunt analizate din punct de vedere al activitilor derulate pentru crearea, depozitarea, tratarea datelor i transmiterea informaiilor. Finalitatea unui sistem de informare const n faptul c membrii unei organizaii sunt ajutai n realizarea i evaluarea sarcinilor lor. Cu alte cuvinte, se obin
6

Merigot, J.-G., Quest-ce-que lentreprise? , Encyclopdie du management, Tome I, Vuibert, 1992, conf. Greniei, C., Bonnebouche, J., Systme dinformation comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 13. 7 Grenier, C., Bonnebouche, J., Systme dinformations comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 21. 12

informaii care sunt necesare pentru realizarea activitilor operaionale i administrarea eficient a resurselor. n conceperea i realizarea unui sistem informaional se disting dou niveluri: nivelul conceptual i nivelul operaional. La nivel conceptual se urmrete nelegerea a ceea ce este de fcut, n timp ce la nivel operaional trebuie s se urmreasc aspectele tehnice de realizare a obiectivelor stabilite la nivel conceptual. 1.2.1. Structura sistemului informaional al unei ntreprinderi Din punct de vedere organizaional, o ntreprindere poate fi structurat dup una din urmtoarele logici: ierarhic-piramidal. ierarhic-funcional, funcional, pe centre de venituri, geografic, matricial, n reea8 i conglomerat.9 Cu alte cuvinte, un sistem informaional este definit ca o combinaie organizat de oameni, echipamente, programe, reele de comunicaii i resurse de date care colecteaz, transform i distribuie informaii ntr-o organizaie.10 n acelai sens, Daniel Boussard (i colab) consider ntreprinderea ca fiind rezultatul interaciunii a trei subsisteme : operaional, de conducere i informaional .. (vezi figura 1.3.)

Labourdette, A., Les conomistes face la thorie des organisations, RFG, nr. 96/93, Nov-Dec., p. 23; Oprean V. .a., Structuri organizatorice de pia, n Tribuna Economic, nr. 34/1992, p. 8; Bratu, I., Structurile organizatorice tipologii vechi, noi, i adaptate, n Tribuna Economic nr. 28/1993, p. 27. 9 Nica, P., Prodan, A., Iftimescu, A., Management, Editura Sanvialy, Iai, 1996, p. 247. 10 OBrien, J.A., Op. cit., P. 9. 13

Figura 1.3. Viziunea sistematic asupra ntreprinderii (Prelucrare dup Boussard, D., Eglem, J.Y., .a., Les mcanismes de lentreprise, Montchrestien, Paris, 1990, p. 10) Cu alte cuvinte, sistemul informaional al ntreprinderii reprezint acel ansamblu de mijloace tehnice i informaionale orientate/specializate n colectarea, procesarea, stocarea, accesarea i transmiterea datelor i informaiilor despre procesele ce au loc n perimetrul unei ntreprinderi. Definirea unui sistem informaional este strns legat de conceptul de proces i, n mod direct, de cel de activitate. C. Grenier i J. Bonnebouche11 definesc procesul ca fiind un ansamblu de activiti care se deruleaz succesiv sau simultan pentru a produce un rezultat cu o anumit valoare pentru un client.

11

Grenier, C., Bonnebouche, J., Systme dinformation comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 16-17. 14

Figura 1.4. Structura funcional a sistemului informaional din ntreprindere Organizaiile pot fi considerate ca un sistem care trateaz fluxuri materiale i fluxuri informaionale, n vederea atingerii obiectivelor impuse de obiectul de activitate. Am vzut c prin sistem informaional nelegem un ansamblu de fluxuri informaionale, de operaii care le presupun i de mijloace puse n oper pentru a le obine, prelucra, stoca sau transmite, oricare ar fi natura acestor mijloace. n condiiile n care mijloacele i instrumentele de tratare sunt de natura calculatoarelor, iar resursele umane au cunotine limitate sau n acest domeniu, atunci avem un sistem informatic ce este inclus sistemului informaional. Natura precis a fluxurilor schimbate cu mediul depinde de finalitatea aciunilor desfurate n organizaie i de opiunile sale strategice luate, cum ar fi: gama de produse, piaa servit, canale de distribuie, alegeri/variante tehnologice, structuri financiare, surse de finanare etc. Fiecare din fluxurile de natur material sunt preluate n interiorul sistemului informaional al organizaiei de ctre subsistemele care asigur funciuni specifice. Fiecare dintre ele pot, la rndul lor, s fie descompuse n alte subsisteme. Acesta este motivul pentru care vom folosi, n cele ce urmeaz, pentru subsistem notaia de sistem. Sistemul logistic i de producie
15

Acest sistem st la baza dezvoltrii continue a activitii dintr-o organizaie. n acest sens, sistemul logistic i de producie are ca obiectiv asigurarea continu n prelucrarea fluxurilor de stocuri care vin de la furnizori i pn la distribuirea lor ctre clienii ntreprinderii. Sistemul logistic propriu-zis asigur aprovizionarea unitilor de producie, logistica produciei, depozitarea n depozite de produse finite i semifabricate i distribuia fizic pn clieni. Principalele operaii desfurate n cadrul sistemului logistic i de producie pot fi structurate astfel: primirea comenzilor; centralizarea i prelucrarea comenzilor; dispozitive de livrare livrarea produselor/prestarea serviciilor; pregtirea documentelor de transport; facturarea; gestiunea stocurilor de produse finite; calculul necesarului de produse, subansamble, piese, materii prime .a.; elaborarea planului de producie pe uniti de producie; lansarea n fabricaie; gestiunea stocurilor de materii prime i materiale; comenzi date furnizorilor; raportri ctre sistemul de marketing; raportri ctre contabilitate; statistica vnzrilor etc. Sistemele informaionale asociate acestei funcii privesc execuia operaiilor, gestiunea lor i crearea de mijloace logistice i de producie. Sistemul de marketing Acest sistem asigur mai multe funcii, dup cum urmeaz: studiul pieelor; conceperea produselor; stabilirea politicii de comercializare a produselor; desfacerea produselor pe o pia; stabilirea canalelor de distribuie. Sistemul financiar contabil n cadrul acestui sistem se pot distinge trei categorii de operaii, i anume: operaii ce caracterizeaz activitatea de exploatare, operaii cu caracter financiar i operaii cu caracter excepional. De asemenea, n cadrul sistemului financiar-contabil distingem dou componente informaionale: sistemul de prelucrri i sistemul de analiz financiar. C1. Prelucrri contabile
16

Sistemul informaional contabil se raporteaz la operaiuni specifice celor dou categorii de operaii care, n final, se orienteaz spre fluxuri i stocuri de bani, de creane i datorii. Se pot delimita aici: operaiuni cu conturi clieni: apariie, decontare, regularizare; operaiuni cu conturi furnizori: apariie, decontare, regularizare; contabilitatea general: stabilirea contului de rezultat i a bilanului pe baza informaiilor preluate de la alte sisteme; contabilitatea analitic, care permite determinarea costului, a modului de realizare a ncasrilor i a plilor pe fiecare centru de venit i cheltuial. C2. Analiza financiar Sistemul de analiz financiar este cel ce pune la dispoziia sistemului de control i gestiune strategic informaii de natur contabil prelucrate n vederea obinerii de indicatori economico-financiari necesari n realizarea diagnosticului financiar. Tot acest sistem furnizeaz analize necesare lurii unor decizii de natur financiar, cum sunt: realizarea de investiii prin analiza i evaluarea proiectelor de investiii din punct de vedere financiar (rata intern de rentabilitate RIR, valoarea actual net - VAN); evaluarea financiar a partenerilor de afaceri prin diagnostic financiar adecvat; realizarea de analiz i simulri prin analiza factorial a indicatorilor afereni; colaborarea la realizarea de studii de caz (planuri de afaceri, studii de pia etc.). Din punct de vedere al analizai financiare, intereseaz, n acest scop, urmtoarele categorii de indicatori: INDICATORI DE ANALIZ INDICATORI DE STRUCTUR INDICATORI DE ECHILIBRU Indicatori ai fondului de rulment Indicatori ai trezoreriei INDICATORI DE GESTIUNE Viteza de rotaie a capitalurilor; Viteza de rotaie a stocurilor; Viteza de rotaie a creanelor i datoriilor de exploatare. INDICATORI DE RENTABILITI EVALUAREA RENTABILITII
17

Sistemul de gestiune a personalului Gestiunea personalului implic, pe de o parte, prelucrarea receptiv pentru efectuarea plilor i, pe de alt parte, stabilirea bazei de date privind personalul i posturile de lucru care s permit facilitarea viitoarelor prelucrri, efectuarea de cercetri sau de simulri cu privire la posibilele influene. Sistemul de planificare, control i gestiune strategic Ideea principal ce st la baza fiecrei activiti i sistem de informare aferent const n faptul c aceasta presupun activiti de planificare i de control. Instrumentele principale de lucru sunt bugetele i planificrile activitilor pe termen mijlociu i lung elaborate de celelalte sisteme i coroborate ntr-un buget general la nivelul entitii economice. Pe baza acestor informaii se realizeaz controlul ncadrrii subsistemelor n termenele i cheltuielile prevzute, precumm i analiza abaterilor de la aceste prevederi. Acest sistem primete informaii i rapoarte de la toate celelalte subsisteme i le stabilete strategia i obiectivele de atins. 1.2.2. Evoluia sistemelor informatice din ntreprinderi Tendine posibile n informatica de gestiune Se desprind, n principiu, urmtoarele tendine principale n informatica de gestiune pentru viitorii ani: ntr-o prim perioad se va constata o extindere a domeniului aplicativ specific informaticii de gestiune, prin acoperirea a 90-95% din sarcinile posibile de informatizat, n timp ce un procent de 4-4,5% vor fi activiti susinute de procesoarele de texte. Diferena de 0,5-1% vor fi activiti greu de formalizat i vor consta n luarea de notie, anumite nregistrri statistice pentru gestiunea proceselor industriale, expertize ultra-specializate n care factorul uman are o pondere nsemnat, anumite activiti artistice, domenii n care exist o reticen a specialitilor n utilizarea calculatorului etc.; Dotarea proceselor industriale cu senzori ultra-specializai va duce la informatica de gestiune n timp real, care s ofere informaii oportune altor sisteme din cadrul organizaiei; Utilizarea pe scar larg a aplicaiilor inteligente; Dezvoltarea bazelor de cunotine ale ntreprinderii inteligente; Integrarea pe vertical i orizontal a aplicaiilor specifice domeniului gestiunii cu domeniul tehnic, organizatoric i de conducere.

18

1.3. Sistemul informaional contabil parte component a sistemului informaional al ntreprinderii moderne Atunci cnd se discut despre sistemul informaional al unei ntreprinderi, de fapt, se vorbete despre un ansamblu de sisteme informaionale. Dup cum am prezentat i n paragraful precedent, sistemul informaional contabil (SIC) este unul dintre cele cinci sisteme ale unei ntreprinderi. Putem spune c SIC este cel mai extins din toate subsistemele informaionale ale ntreprinderii, ca urmare a volumului mare de informaii de natur contabil (peste 40%), iar n plus SIC ocup un loc central n cadrul sistemului informaional. Astfel, literatura de specialitate relev faptul c peste 80% din informaia care circula n cadrul sistemului informaional al unei organizaii este de natur economic, iar din acesta 47% este de natur contabil. 12 Sistemul informaional contabil se definete ca fiind un set de resurse umane i de capital dintr-o organizaie, care se ocup cu pregtirea informaiilor contabile i, de asemenea, de informaiile obinute prin colectarea i prelucrarea tranzaciilor economice. Aceste informaii sunt fcute disponibile tuturor nivelurilor conducerii pentru realizarea planificrii i a controlului activitilor organizaiilor economice.13 n consens cu definiia dat sistemelor informaionale, definim ca fiind un ansamblu de mijloace tehnice i informaionale orientate/specializate n colectarea, procesarea, stocarea, accesarea i transmiterea datelor i informaiilor despre procesele contabile ce au loc n perimetrul unei ntreprinderi. Locul SIC n cadrul sistemului informaional al unei ntreprinderi este prezentat n figura 1.5. n care legturile ntre componente reprezint: Prelucrarea informaiilor din exteriorul i din interiorul ntreprinderii pe baza de documente; Prelucrarea i stocarea informaiilor prin operaii specifice ce au la baza documentele

12

Oprea, D., Premisele i consecinele informatizrii contabilitaii, Editura Graphix, Iai, 1995, p. 14. 13 Oprea, D., Oprea, D., p. 31. 19

Figura 1.5. Locul contabilitii n cadrul sistemului informaional al unei ntreprinderi14 contabile pe parcursul unei perioade de gestiune, obinndu-se n final situaiile de sintez financiar-contabile; n timpul perioadei de gestiune au loc schimburi de informaii ntre componentele contabilitate-financiar, ntre contabilitate-alte compartimente i ntre contabilitate-exterior; n orice moment organele de control financiar-contabil pot controla i ndruma activitatea ce se desfoar n SIC; La sfritul perioadei se elaboreaz situaiile financiar contabile, care vor constitui viitoarele ieiri informaionale, cu condiia ca acestea s capete acordul organelor de control i decizionale. 1.3.1. Structura sistemului informaional contabil n cadrul ntreprinderii Urmare a rolului deosebit de important pa care l are SIC n cadrul sistemului informaional al ntreprinderii, n organizarea acestuia este recomandabil s se
14

ubui, Al., Locul contabilitii n cadrul sistemului informaional economic al ntreprinderii, n Tribuna Economic, nr. 17/1993. 20

cunoasc principalele componente i circuite informaionale specifice, pentru a se ajunge la obinerea unor informaii clare, complete, relevante i la costuri eficiente. n cadrul SIC exist posibilitatea structurrii acestuia folosind diferite criterii. Un prim criteriu l reprezint structura pe cele doua paliere specifice contabilitii, caz n care avem: subsistemul contabilitii de manageriale/gestiune, care ofer informaii contabile utilizatorilor interni; subsistemul contabilitii financiare, care ofer informaii contabile utilizatorilor externi; Acest criteriu de structurare este susinut din punct de vedere teoretic ca n cazul sistemelor moniste cele dou sisteme nu exist.15 Dup criteriul circuitelor contabile ce se pot configura n cadrul SIC vom avea: componenta cumprri vnzrii; componenta ncasri pli; componenta producie stocuri imobilizri; componenta operaii diverse. Dac avem n vedere criteriul etapelor procesului de producie , componentele sunt: aprovizionare; producie; stocuri; desfacere; teri; trezorerie. Putem considera drept criteriu de delimitare n cadrul SIC natura elementelor patrimoniale, caz n care vom avea: componenta capitaluri; componenta imobilizri; componenta stocuri; componenta teri; componenta trezorerie; componenta venituri i cheltuieli; componenta extra-bilanier. Daca avem n vedere tipul activitii desfurate n cadrul SIC delimitm: componenta activitii de exploatare;
15

Facem precizarea c sistemele moniste de contabilitate nu pun la dispoziie conturi separate pentru contabilitatea de gestiune. 21

 componenta activitii financiare; componenta activitii excepionale. Desigur c, din toate aceste criterii, multe au caracter teoretic; totui considerm ca un rol deosebit de important n structura sistemului informaional contabil pentru o ntreprindere l are i mrimea ntreprinderii,16 la care adugm metoda de tehnic contabil practic, precum i folosirea sau nu a unui produs informatic pentru contabilitate. n cazul in care se folosete un asemenea produs informatic, trebuie s se ine cont i de facilitile pe care acesta le pune la dispoziia ntreprinderii. 1.3.2. Elemente de baz n cadrul SIC Din punct de vedere structural, n sistemul contabilitii delimitm dou cadre: conceptual i aplicativ. Cadrul conceptual st la baza subsistemelor din interiorul cadrului aplicativ i cunoate la rndul su o mprire n: subsistemul conceptual cognitiv, care cuprinde teoriile, principiile, tehnicile i metodele contabilitii; subsistemul conceptual normativ, care cuprinde normele, regulile cu caracter general adoptate de organismul profesional n contabilitate. La rndul su, cadrul aplicativ reprezint o aplicare n practic a cadrului conceptual innd cont de normele specifice fiecrui domeniu. Cadrul conceptual st la baza subsistemelor din interiorul cadrului aplicativ. La rndul su, cadrul aplicativ cunoate urmtoarea descompunere: Contabilitatea general sau financiar permite nregistrarea activitii economice a unui agent economic n vederea obinerii conturilor anuale. Contabilitatea generala constituie un instrument de informare a beneficiarilor externi de informaii financiar-contabile. n categoria beneficiarilor externi sunt inclui: statul, organismele sociale, partenerii, concurena, instituiile financiar-bancare, investitorii independeni, organizaiile sindicale etc.; Contabilitatea de gestiune constituie o tehnic de nregistrare i de tratare prin intermediul creia se realizeaz o analiz i un control al costurilor n cadrul unei ntreprinderi. Operaiile de baz constau n reclasri, n regrupri i n calcule de repartizare i sunt aplicate informaiilor contabile elementare. Contabilitatea de inflaie permite retratarea informaiilor contabilitii exprimate n costuri istorice, n costuri curente sau actuale; Contabilitatea evenimenial sau a evenimentelor. Acest subsistem vizeaz stocarea informaiilor brute dintr-un anumit domeniu ce se refer la anumite
16

Exist multe cazuri cnd de toate aceste componente ala sistemului informaional contabil se ocup un singur om, care rezolv toate problemele ce pot s apar pe linie contabil. 22

evenimente din viaa ntreprinderii folosind calculatorul. Cu ajutorul principiilor contabilitii se poate obine un bilan pe baza informaiilor colectate i prelucrate, fr intenia de a le utiliza dect ca surs de informare adiional n vederea estimrii unor posibile evenimente viitoare. Contabilitatea previzional sau bugetar se ocup de obinerea unor documente contabile previzionale (cont de rezultat previzional. Bilan previzional) i a unor planuri i bugete pornind de la previziuni (trezorerie, aprovizionare, vnzri etc.). Acest subsistem lucreaz cu o carte-mare previzional, n care se nregistreaz evenimentele viitoare la data lor de evaluare unde previziunea le situeaz. Contabilitatea ecologic (green accounting) are ca scop obinerea unui bilan ecologic. Corespunztor celor dou pri bilaniere vom avea: pentru ACTIV INTRRI, iar pentru PASIV IEIRI. Contabilitatea naional se ocup de colectarea i prelucrarea datelor la nivel macroeconomic n vederea obinerii indicatorilor macroeconomici. Pentru o ntreprindere, dintre toate aceste subsisteme specializate ale contabilitii, intereseaz n mod deosebit subsistemul informaional al contabilitii financiare i cel al contabilitii de gestiune. Primul dintre aceste subsisteme are ca finalitate publicarea informaiilor destinate terilor, inclusiv statul, iar cel de-al doilea este orientat spre obinerea de informaii necesare beneficiarilor interni din ntreprindere. Aceste dou sisteme au ca punct de plecare nregistrrile aferente operaiunilor economice, pe care le interpreteaz de o manier complementar. O caracteristic important a SIC const n faptul c acesta este supus unor restricii de natur juridic i social, ca urmare a faptului c o parte din informaiile contabile stau la baza evalurilor fiscale n relaiile cu statul, iar o alta parte din aceste informaii se public pentru utilizatorii externi de informaii. Din punct de vedere economic, SIC are ca finalitate o reprezentare valoric a averii unei ntreprinderi, deoarece toate instrumentele contabilitii au ca singur obiectiv de a arta i de a face vizibile aspecte majore cu privire la realitatea economic din aceasta. SIC are un caracter normativ i reglementat, deoarece contabilitatea are rolul de a asigura desfurarea normal a tranzaciilor, de a produce informaii destinate a fi fcute publice pentru acionari, creditori, salariai, furnizori, clieni i organisme fiscale. 1.3.3.Principalele circuite contabile Organizarea i funcionarea normal a SIC const n parcurgerea, perioad de perioad, a urmtorului plan cadru de aciune, care reprezint, n esen, un model de tratare a datelor contabile.
23

Figura 1.6. Model de prelucrare a datelor contabile Modul de prelucrare a datelor n cadrul SIC se aplic pentru toate categoriile de operaiuni specifice contabilitii financiare i de gestiune. Ansamblul de operaiuni din cadrul unei perioade de gestiune se grupeaz n trei circuite principale: de exploatare, de investiii i de finanare. Fiecrui circuit n parte i corespund operaii cu un grad mai mare sau mai mic de repetabilitate. Schema de lucru pentru aceste operaii cu coresponden de categorii de elemente patrimoniale. Circuite contabile specifice operaiilor de exploatare n categoria operaiilor de exploatare sunt incluse cumprrile, vnzrile, terii, veniturile i cheltuielile. n cadrul acestor operaii delimitm urmtoarele circuite contabile: stocuri: achiziie, transfer, consum, obinere, vnzare, operaii speciale; teri furnizori: recepie, pli, compensri, transferri; teri clieni: facturare, ncasare, compensri, transferri; teri personal i organisme sociale: nregistrri datorii, compensri, pli, operaii speciale; teri bugetul statului: nregistrri de datorii, compensri, pli, operaii speciale;

24

ali teri: creare datorie-crean, compensri-regularizri, pli-ncasri, operaii speciale; venituri i cheltuieli: cea mai mare parte apar n contrapartid la circuitele contabile de mai sus, iar altele n circuitele contabile de investiii sau finanare.

Circuite contabile specifice operaiilor de investiii Circuitul investiional se refer la ansamblul de operaii ce privesc imobilizrile corporale, imobilizrile necorporale i cele financiare. Astfel, operaiile de investiii se refer la acele fapte economico-juridice ce afecteaz fie n sensul majorrii, fie n sensul diminurii, activele imobilizate ale ntreprinderii. n cadrul acestor circuite delimitm operaii referitoare la: active imobilizate: investiii, cedare, stocare din folosin, vnzare, transferuri; amortizrile i provizioanele aferente activelor imobilizate: constituire, diminuare, suplimentare, anulare, scoatere din eviden. Circuite contabile specifice operaiilor de finanare Operaiile de finanare privesc n mod special structura capitalurilor ntreprinderii prin prisma echilibrului dintre capitalurile proprii i cele mprumutate, politica de dividende i deciziile de finanare. n aceste condiii trezoreria este afectat n mod direct: de aportul acionarilor; de datoriile financiare contractate. Circuitele contabile avute n vedere sunt cele ce rezult din analiza surselor de finanare, care pot fi din: capitaluri proprii: Capital, Rezerve, Subvenii i Provizioane reglementate; datorii financiare: mprumuturi obligatare, mprumuturi de la instituiile financiar-bancare i alte mprumuturi. Pentru fiecare din componentele de mai sus exist operaii specifice ce formeaz circuitul capitalurilor proprii, dup cum urmeaz: Capitaluri proprii: Capital (majorare, diminuare, operaii speciale), Rezerve (constituire, diminuare, transfer), Subvenii (obinere, transfer), i Provizioane reglementate (constituire, diminuare, anulare, suplimentare). Datorii financiare: mprumuturi obligatare (contractare, rambursare, rscumprare, conversie), mprumuturi de la instituii financiar-bancare (contractare, rambursare, conversie) i alte mprumuturi (contractare, rambursare, conversie). Circuitul contabil specific operaiilor de trezorerie
25

Dup cum am vzut deja n circuitele analizate anterior, constatm c activitile de exploatare, de investiii i cele de finanare care au loc n cadrul unei ntreprinderi determin influene asupra nivelului de trezorerie. Corespunztor celor trei tipuri de circuite, exist fluxuri de intrare i fluxuri de ieire de disponibiliti, ceea ce va conduce, n final, la obinerea unui flux de disponibiliti net pe total ntreprindere i care poart numele de cash-flow. Astfel, delimitm circuitele contabile pentru: mijloace bneti necesare finanrii unor activiti financiare, pentru obinerea crora se apeleaz la proprietari i/sau instituii financiare pentru perioade mai lungi de timp; realizarea unor investiii corporale/necorporale, pentru care se apeleaz n primul rnd la furnizori, la parteneri i la surse specifice activitilor de investiii; derularea activitilor specifice de exploatare, pentru care se poate apele la furnizori, la creditori i la credite pe termen scurt. 1.3.4. Arhitectura sistemului informaional contabil informatizat n principiu, arhitectura unui SIC se refer la arhitectura sa propriu-zis i la nivelul de organizare contabil, i, de aceea, se pot distinge mai multe tipuri de arhitecturi.17 1. SIC autonom: schema de ansamblu a unui asemenea sistem este urmtoarea:

17

Preluate i prelucrate dup Grenier, C., Bonnebouche, J., Sistme dinformation comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 336 .u. 26

Figura 1.7. Modelul unui SIC autohton Se observ c cele patru componente ce fac obiectul contabilitii primare trimit informaiile sub format electronic sau sub form de liste la Compartimentul Contabilitate, unde, mpreuna cu operaiile diverse ale perioadei, sunt prelucrate i stocate n baza de date a compartimentului contabilitii, din care, la cerere, se pot extrage informaiile solicitate de utilizatori. 2. SIC parial-integrat Un asemenea sistem parial-integrat este specific tuturor ntreprinderilor care au pornit pe drumul informatizrii i care, din motive financiare i/sau organizaionale, nu au reuit s ajung la stadiul de prelucrare integrat a datelor i informaiilor. Trebuie s remarcm faptul c majoritatea ntreprinderilor din Romnia (peste 60%) se ncadreaz n acest caz. 3. SIC integrat ntr-un SIC integrat, modulele contabile sunt dificil de localizat, deoarece ele devin componente alturi de alte module specifice sistemului informaional al ntreprinderii. Cu alte cuvinte, ntr-un asemenea produs informatic descrierea multidimensional a evenimentului o singur dat asigur date pentru toate sistemele informaionale ale ntreprinderii, inclusiv cel contabil, ceea ce nseamn, n fapt, existena unei contabiliti multi - criteriale i evenimeniale. 1.4. Caracteristicile viitoarei contabiliti Temeiul documentar este oferit de lucrarea lui Henning Kirkegaard, numit Improving Accounting Reliability. Solvency, Insolvendy, and Future Cash Flows care, ntr-un capitol ntreg, analizeaz din punct de vedere filozofic acest viitor al
27

contabilitii. Iat, n sintez, care ar trebui s fie caracteristicile unei asemenea contabiliti:18 un sistem informaional contabil trebuie s fie n acelai timp un sistem complex i dinamic,19 adic un sistem cu componente multiple, cu ieiri specifice fiecrui utilizator de informaii, cu interfee de lucru i comunicare cu sistemele informaionale complementare dintr-o ntreprindere. Altfel spus, este un sistem complex care nregistreaz schimbri n permanen. Toate acestea susin ideea unui sistem complex n continu micare; SIC trebuie s fie un sistem deschis i interactiv. Aceste dou caracteristici vin n completarea dinamicii i complexitii prezentate anterior. Prin faptul c SIC nregistreaz fapte din realitatea zilnic a ntreprinderii se poate susine ideea de sistem deschis, pentru c, dac ar fi altfel, atunci nimeni nu ar folosi rezultatele sistemului informaional. Caracterul interactiv se justific prin faptul c SIC se afl la grania dintre interiorul i exteriorul ntreprinderii. n condiiile tehnologiilor informaionale i de comunicaii moderne aceast caracteristic va deveni din ce n ce mai evident; SIC trebuie s fie un sistem n timp-real, ceea ce presupune c att contabilitatea de gestiune, ct i cea financiar trebuie s se cupleze conceptual i practic la toate tehnologiile informaionale i de comunicaii moderne. Numai astfel se poate atinge acest scop. Lucrul presupune c, n viitor, tehnologiile informaionale moderne sa fie folosite pe scar larg n economie, ceea ce va conduce la nlocuirea lurii deciziilor bazate pe cunotine reale. n ncheierea acestor caracteristici ale viitorului SIC, H. Kirkegaard formuleaz cteva ntrebri legate de neputina contabilitii i anume: Va putea viitorul SIC s descrie n termeni proprii frumuseea? Este posibil ca printr-un model matematic contabilitatea s recupereze din pierderea legturii cu realitatea? Este posibil ca un viitor SIC s poarte acum viitoarele pli n bilan? 1.4.1. Sistemul informaional contabil al unei ntreprinderi virtuale Actuala neteconomie20 spre care ne ndreptam cu toii pune accentul pe ntreprinderea virtual i pe organizarea actorilor n aa zise reele de prosumatori, n

18

Aceste idei sunt preluate (i n acelai timp completate i comentate de noi) dup Kirkegaard, H., Improving Accounting Realiability. Solvency, Insolvency, and Future Cash Flows, Quorum Books, Westport, 1997, p. 295 .u. 19 Autorul folosete denumirea de contabilitate n partid dubl. Noi o s folosim conceptul de SIC, deoarece n ntreprinderi se folosete numai contabilitatea in partid dubl, iar n acest moment contabilitatea se comport din ce n ce mai mult ca un sistem informaional, pentru c primete, prelucreaz, colecteaz, stocheaz i transmite informaii. 20 Pentru amnunte, vezi Georgescu, M., Op. cit., p. 125. 28

care intermediarii dispar, n care se elimin barierele de timp i spaiu n care va rmne doar problema fluidizrii fluxurilor de valori i de materiale. Sistemul informaional al ntreprinderii virtuale va fi constituit dintr-un ansamblu de sisteme informaionale ale ntreprinderii-celul, ca parte component a ntreprinderii virtuale. Sistemul informaional al ntreprinderii-celule se va extinde cu o interfa a utilizatorilor i cu sistemul de servicii globale. Ambele componente vor fi preluate fie ntr-un sistem informaional de comunicaii separat de sistemele informaionale existente, fie c se vor include n cadrul sistemului informaional al ntreprinderii. n aceste condiii, sistemul informaional contabil al ntreprinderii-celule din cadrul ntreprinderii virtuale va fi cuplat la cele dou noi componente ca oricare alt sistem informaional. Cum sistemul informaional contabil al ntreprinderii-celula vor fi parialintegrate sau integrate, nu rmne de rezolvat dect construirea de proceduri pentru SIC care s aib implementate toate mutaiile discutate mai nainte Credem c n toate aceste discuii un rol important l va avea proprietatea, deoarece n acest moment cunoatem cu toii c prima tentativ de ntreprindere virtual ar putea s fie considerate grupurile de societi cu sisteme informaionale contabile integrate i cu o reea de comunicaii privat de tip Extranet. n msura n care ele i factureaz reciproc servicii i produse, deja discutm despre o reea de ntreprinderi. 1.4.2. Externalizarea serviciilor din domeniul financiar-contabil n limba romn pentru conceptul de outsourcing se folosete externalizarea serviciilor. Extinderea reelei Internet, globalizarea mediului economic i creterea performanelor tehnice ale echipamentelor va conduce i n rile cu un nivel economic de dezvoltare mai redus la o cretere progresiv a fenomenului de externalizare a serviciilor de ctre organizaii. Outsourcing-ul a devenit o modalitate cunoscut de rezolvare a unor subprobleme specifice sistemului informaional al unei organizrii, deoarece a condus la reducerea a doi parametri deosebit de importani pentru acestea: timpul de rezolvare i fondurile alocate. Literatura de specialitate definete outsourcing-ul ca reprezentnd acea practic, prin care organizaiile contracteaz centre specializate n prestarea de servicii informatice, n reele de telecomunicaii sau dezvoltri de aplicaii cu scopul de a transforma o parte/funciune din propriu sistem informaional.21
21

Laudon, K.C., Laudon, J.P., Management Information Systems. Organization and Technology in the Networked Enterprise, Prentice Hall, New Jersey, 2000, p. 381. 29

Principalele avantaje ale externalizrii serviciilor sunt: se cunosc mai exact costurile pe fiecare component a sistemului informaional; se reduce numrul de licene, precum i cheltuielile de ntreinere; beneficiarii acestor servicii se concentreaz spre afacerea lor propriu-zis; are loc diminuarea ciclului de implementri pentru diverse componente informaionale; se reduc personalul i cheltuielile fixe; exist o mai mare accesibilitate la know-how; cresc posibilitile de implementare a standardelor. Pentru comparaia cu avantajele prezentate mai sus, reinem trei dezavantaje majore: pierderea controlului asupra unor operaiuni; pierderea experienei propriilor angajai; exist riscul pierderii avantajelor competitive.

CAPITOLUL 2 UTILIZAREA PRODUSELOR INFORMATICE N DOMENIUL CONTABILITII

2.1. Concepte specifice produselor informatice Din punct de vedere practic, produsele informatice (softul) reprezint o suit de instruciuni prin care se controleaz operaiile realizate de calculator. S. Donaldson i S. Siegel, n lucrarea Successful Software Development 22, neleg prin produs informatic o entitate informaional care se distinge prin urmtoarele trei caracteristici: este structurat cu proprieti logice i funcionale; este creat i meninut sub diferite formate i reprezentri pe toat durata ciclului de via al sistemului informatic; este creat prin procesarea informatic n cel mai dezvoltat stadiu. n sens larg, conceptul de produs informatic se refer la programul informatic propriu-zis care rezolv o problem, o sarcin concret, precum i la documentaia care nsoete un asemenea produs informatic.

22

Donaldson, S., Siegel, s., Successful Software Development, Pretince Hall PTR, 2 nd edition, 2000 la http://search.safaribooksonline.com. Vezi i Bersoff, E. H., Henderson, V. D., Siegel, S. G., Software Configuration Management: An Investment in Product Integrity, Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 1980, p. 10., Bryan, W. L., Siegel, S.G., Software Product Assurance: Techniques for Reducing Software Risk, Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall PTR, 1988, pp. 36 .u. 30

Principalele funcii ale softului sunt: de a gestiona resursele informatice ale organizaiilor, de a procura instrumente oamenilor pentru a dispune de avantajele deinerii resurselor informatice i de a aciona ca un intermediar ntre organizaii i arhivele informaionale. Literatura de specialitate pune n eviden dou grupe de soft: softul sistemului i softul pentru aplicaii. Soft-ul sistemului reprezint un set de programe generalizate care gestioneaz resursele sistemului electronic de calcul, cum sunt procesorul central, legturile de comunicaii i perifericele. Softul pentru aplicaii descrie programe care sunt scrise pentru utilizatori prin care acetia cer calculatorului s execute o sarcin concret. Softul sistemului Acesta coordoneaz diferitele pri ale calculatorului i mediaz ntre softul pentru aplicaii i partea hard a calculatorului. Softul care gestioneaz i controleaz activitile calculatorului poart numele de sistem de operare. Tot n categoria softului de sistem intr i translatoarele i programele utilitare. Sistemele de operare Funciile sistemului de operare sunt: alocare i asigurare; planificare (scheduling); monitorizare. Tipuri de sisteme de operare n categoria sistemelor de operare sunt incluse: DOS , Windows , OS/2, Unix , Mac Os. Softul pentru aplicaii Softul pentru aplicaii vizeaz n primul rnd realizarea sarcinilor utilizatorilor finali. n acest scop, se pot folosi multe limbaje pentru dezvoltarea de aplicaii utilizator. Generaiile limbajelor de programare Din punct de vedere evolutiv, limbajele de programare au cunoscut patru stadii de dezvoltare: limbajul main este un limbaj de nivel redus, situndu-se pe nivelul elementar al limbajelor de programare i presupune utilizarea n scrierea unei instruciuni a unor serii de secvene de cifre binare (0 i 1). Un mare

31

dezavantaj al acestor limbaje l constituia faptul c programele scrise pentru un calculator nu puteau fi executate i de un alt calculator. limbajele de asamblare au fost cele care au contribuit la reducerea substanial a efortului depus n activitatea de programare. Ele au permis utilizarea de coduri simbolice pentru adrese, date i operaii, ceea ce a oferit o mai mare independen a programului fa de calculator. Noutatea acestor limbaje a constat n utilizarea unor asambloare care permiteau traducerea instruciunilor din limbaj de asamblare n limbaj main. Astfel, pentru a se executa un program scris ntr-un asemenea limbaj era necesar s se parcurg dou etape: asamblarea i execuia. limbajele de nivel nalt sunt foarte apropiate de limbajul natural i sunt utilizate pentru exprimarea problemelor i a algoritmilor. Un program scris ntr-un asemenea limbaj asigura o independen total fa de echipament. Astfel, fiecare instruciune dintr-un limbaj de programare de nivel nalt poate fi echivalent mai multor instruciuni ntr-un limbaj de programare de nivel redus. Cele mai populare limbaje de programare sunt: FORTRAN: COBOL Basic: PASCAL: C: a fost folosit de ctre programatori pentru a scrie sisteme deoperare si soft pentru aplicaii; C++. Limbajele de programare la nivel foarte nalt se mai numesc i limbaje de programare de generaia a IV-a (4GL). Majoritatea dintre aceste limbaje sunt neprocedurale, n sensul c programatorul indica rezultatul la care trebuie ajuns, iar calculatorul genereaz automat procedurile corespunztoare. prin aceast performan s-a reuit uurarea substanial a muncii de programe. n prezent s-a ajuns la o a V a generaie de limbaje de programare n care sunt incluse i limbajele de inteligen artificial. Conceptul de produs informatic generalizat desemneaz un sistem de aplicaii informatice destinat s satisfac cerinele de prelucrare a datelor dintr-un domeniu cu grad mare de omogenitate i destinate unui grup mare de utilizatori. Un produs informatic generalizat se caracterizeaz prin: este rezultatul unei munci intelectuale intense; este dezvoltat de firme specializate i (auto)documentat; este complet parametrizabil i uor de adaptat;
32

este adresabil unui grup mare de utilizatori; rezolv o sarcin din cadrul sistemului informaional economic; comunic cu alte produse informatice prin interfee specializate; este dotat cu proceduri pentru ntreinerea automat, salvarea i restaurarea datelor i informaiilor; este modularizat n vederea actualizrii rapide, fr a necesita o reproiectare de proporii. Caracteristicile principale ale unui produs informatic se prezint astfel: generalitatea adic un caracter universal ntr-un domeniu dat i pentru o anumit gam de utilizatori; flexibilitatea este asigurat prin posibilitatea de configurare a specificului propriu al agentului economic; parametrizarea presupune utilizarea de variabile specifice unui utilizator pentru a da posibilitatea produsului de a comunica datele necesare prelucrrilor altor aplicaii, inclusiv prin interfeele specializate; eficiena i eficacitatea; adaptabilitatea const n posibilitatea integrrii produsului n cadrul sistemului informaional corespunztor; portabilitatea pe diferite echipamente; interactivitatea prin interfee prietenoase; configurarea i reconfigurarea; extensibilitatea; fiabilitatea i mentenabilitatea. Metodologia de realizare a produselor informatice generalizate pune n eviden parcurgerea unui set de etape ce se declaneaz n mod gradat i succesiv i care presupun activiti specifice. Pentru lucrul efectiv cu un produs informatic generalizat este necesar s avem n vedere faptul c trebuie respectate urmtoarele etape. n etapa de proiectare a produselor informatice generalizabile echipa de dezvolttori ine seama de urmtoarele principii generale: existena unei piee mari pentru produsul-program de dezvoltat; fundamentarea dezvoltrii produselor informatice pe criterii de natur tehnico-economic; respectarea cadrului normativ i a celui legislativ ale domeniului pentru care se dezvolt produsul-program; abstractizarea i generalizarea problemei de rezolvat; parametrizarea prelucrrilor; aplicarea de soluii tehnice cu caracter plurianual.
33

2.2. Tipuri de aplicaii informatice n cadrul SIC Sistemul informaional contabil acoper cu informaii toate celelalte componente ale sistemului informaional. Lipsa unor informaii contabile n celelalte subsisteme ale ntreprinderii atrage dup sine un dezechilibru informaional. n ceea ce privete dezvoltarea de aplicaii informatice pe cele trei subdomenii ale SIC vom avea: Contabilitatea general contabilitate intrri (parteneri, gestiuni), contabilitate ieiri (parteneri, gestiuni), contabilitate ncasri-pli (gestiune lichiditi), contabilitate operaii diverse (salarii, imobilizri, operaii diverse de nchidere perioad); Contabilitate de gestiune parteneri, gestiuni stocuri, gestiune lichiditi, salarii fie fiscale, imobilizri, calculaie costuri, inventariere, bugetele ntreprinderii; Analiz financiar analiza factoriale, analiz pe baza bilanului. Aceste aplicaii pot s existe individual, ceea ce va constitui un SIC autonom, pot s existe parial integrate, ceea ce va constitui un SIC parialintegrat, sau pot s fie integrate i vor constitui un SIC integrat ca parte a unui ERP. Principalele cerine funcionale pentru produsele informatice de contabilitate CERINE GENERALE La modul general, un produs informatic trebuie s asigure un set de funcii generale i un set de funcii speciale domeniului de activitate pentru care a fist dezvoltat acel produs. n categoria funciilor generale sunt incluse operaiile de: Introducere date se permite ncrcarea cu date zilnice a bazei de date specifice aplicaiei, spre exemplu, precum aplicaia salarii - introducerea zilnica a pontajelor; Actualizarea se refer la adugarea de nregistrri, la modificarea sau tergerea acesteia. Consultarea intr operaiile de listare a unor situaii centralizatoare, a unor fie, a unor liste particularizate, i operaii de interogare a bazelor de date din compunerea aplicaiei. Controlul aplicaiei din aceast categorie fac parte operaii cum sunt: iniializarea datelor de lucru din perioada de gestiune, parametrizarea aplicaiei,
34

directorul de lucru al aplicaiei, operaii de salvare, operaii de compresie, operaii de restaurare, operaii de securizare a accesului la date, operaii de import-export de date etc.; n categoria funciilor specifice aplicaiilor intr diferitele faciliti de lucru care se rezolv tot prin utilizarea funciilor generale. La aceste funcii generale si specifice aplicaiei, utilizatorii mai urmresc o serie de cerine de utilizare, ntre care enumerm: posibilitatea obinerii de informaii dup criterii simple i multiple prin interogri dup logica contabil a datelor din bazele de date. prezena unor interfee de lucru prietenoase, cu care s reproduc ct mai mult documentele originale i s respecte circuitul logic al documentelor primare i sau contabile; prezena unor interfee de transfer/preluare informaii. Dac produsul informatic este autonom, atunci nu sunt necesare interfeele de transferpreluare informaii. Dac produsul este integrat sau parial, atunci este necesar s dispun de interfee de transfer/preluare informaii (date); existena unui help interactiv i help contextual; existena unei documentaii cu studii de caz concrete. n urma celor prezentate, structura cadru de organizare a unei aplicaii trebuie s cuprind urmtoarele opiuni: Setri, Nomenclatoare, Tranzacii, Liste i Ajutor. Cerinele funcionale de tipuri de aplicaii informatice n cadrul SIC Pentru aplicaii de Contabilitate general: contabilitate intrri trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: recepii stocuri; recepii servicii; creare jurnal de cumprturi; creare registru jurnal; rapoarte de tipuri de stocuri. Faciliti informatice solicitate: diferena ntre Furnizori i Furnizori de imobilizri; posibilitatea realizrii de recepii i aporturi n natur, pentru donaiile primite, pentru intrrile de la creditori diveri i ali teri; creare de diferite categorii de jurnale de cumprturi, ca de exemplu de investiii; lucrul cu analiticele la conturi de stocuri i parteneri; vizualizri de liste pe ecran.
35

Logica de lucru: I. Se introduc intrrile Se primete factura nsoit de NIR de la gestionar(sau Borderou de achiziii, Aviz de nsoire a mrfii, Not de predare-recepie) se vede ce fel de stoc este i se apeleaz recepii cantitative sau recepii servicii; se introduc datele de identificare ale facturii i ale NIR-ului; se selecteaz contul debitor i contul creditor. Se introduc eventualele analitice; se introduc sumele aferente conturilor; se valideaz nregistrarea Se vizualizeaz diferite situaii; Se listeaz diferite rapoarte. Contabilitate ieiri trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: consumuri de stocuri; transferuri de stocuri; vnzri de stocuri; prestri/facturri de servicii; creare jurnal de vnzri; creare registru jurnal; rapoarte de tipuri de stocuri ieite. Logica de lucru: Se introduc ieirile se primete documentul de ieire a stocului de la gestionar (Bon de consum, Factur, Not de transfer, Aviz de nsoire a mrfii); se ncaseaz n tipul de ieire, una din urmtoarele: consumuri, transferuri, vnzri; se introduc datele de identificare ale documentului justificativ; se selecteaz conturile debitoare i contul creditor. Se introduc eventualele analitice; se introduc sumele aferente conturilor; se valideaz nregistrarea Se vizualizeaz diferite situaii. Se listeaz diferite rapoarte. Contabilitatea ncasri-pli trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: ncasri; pli; justificri de avansuri;
36

 creare jurnal de banc i registru de cas; creare registru jurnal; diverse rapoarte. Logica de lucru: Se introduc ncasrile i plile: se primete documentul de efectuare a plii/ncasrii; se selecteaz pli sau ncasri; se introduc datele de identificare ale documentului justificativ; se selecteaz contul debitor i contul creditor. Se introduc eventualele analitice; se introduc sumele aferente conturilor; se valideaz nregistrarea. Se vizualizeaz diferite situaii. Se listeaz diferite rapoarte. Contabilitatea operaii diverse trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: salarii; imobilizri; operaii de nchidere perioad de gestiune; creare registru jurnal; creare fie de cont; creare balan de verificare; diverse alte rapoarte. Logica de lucru: Se introduc operaii diverse se ntocmete nota contabil pentru operaii diverse pe baza documentelor primare justificative sau a situaiilor contabile; se selecteaz operaii diverse; se introduc datele de identificare ale notei contabile; se selecteaz contul debitor i contul creditor. Se introduc eventualele analitice; se introduc sumele aferente conturilor; se valideaz nregistrarea (se trimite articolul contabil in registrul Jurnal). Se vizualizeaz diferite situaii; Se listeaz diferite rapoarte. n practic se ntlnesc produse informatice care integreaz toate cele patru componente analizate mai sus. Din punctul de vedere al contabilitii, sunt obligatorii
37

Registrul Jurnal i Registrul Carte-mare; alte jurnale, cum sunt cele de vnzri, de cumprri i de pli-ncasri, se pot rezolva separat prin alte aplicaii. Cu ct se nregistreaz mai multe module cu faciliti sporite cu att se obine un sistem informaional contabil autonom complex. Orict de mult s-ar complica un produs-informatic pentru contabilitatea financiar, in final orice utilizator parcurge un numr de etape i anume: preluarea soldurilor iniiale; nregistrarea operaiunilor specifice unei perioade de gestiune pentru cumprri-intrri, vnzri-ieiri, pli-ncasri i operaii diverse, realizarea operaiilor de nchidere de gestiune; obinerea situaiilor de sintez, inclusiv a declaraiilor fiscale; listarea registrelor obligatorii; realizarea bilanului cantabil Contabilitatea de gestiune presupune, n principiu, un set de aplicaii care ntregesc informaiile contabilitii financiare. Ba mai mult, aplicaiile sunt integrate cu cele ale contabilitii financiare, multe asemenea produse informatice numindu-se produs informatic pentru gestiune i contabilitate. n ceea ce privete contabilitatea de gestiune a partenerilor, a stocurilor i a gestiunilor este necesar ca produsul informatic s permit: declararea i actualizarea unui partener, unui tip de stoc i a unei gestiuni sau purttor de costuri; ataarea acestor informaii de documentul intrare/ieire n cazul partenerilor; detalierea pe fiecare poziie a stocului intrat/ieit cu ataarea gestiunii n/din intr/iese; obinerea de balane analitice pe parteneri, pe tipuri de stoc i pe gestiuni; obinerea de situaii centralizatoare de tipuri de operaiuni i situaii scriptice. Aceste module pot exista separat n cazul unei contabiliti autonome cu denumiri specifice, cum sunt: aprovizionri, vnzri, consumuri. Referitor la contabilitatea de gestiune a lichiditilor, modulul specializat trebuie s permit: adugarea i actualizarea unui cont de trezorerie; la efectuarea unei ncasri/pli s se poat ataa/selecta contul de trezorerie i partenerul corespondent sau alt cont; obinerea de jurnale zilnice sau periodice pentru operaiile care au loc; obinerea de balane analitice pentru conturile de trezorerie; posibiliti de generare a unor liste speciale.
38

n mod similar modulelor de gestiune prezentate anterior, putem spune c i acest modul poate exista autonom sau integrat contabilitii financiare. Totui, trebuie s remarcm faptul c n cazul contabilitii de gestiune a lichiditilor pot exista module specializate i integrate acesteia pentru ncasri cu case de marcat, prin intermediu creia se diminueaz cantitativ stocurile i se majoreaz disponibilul, concomitent cu nregistrarea fiecrui client n parte. Contabilitatea de gestiune a salariilor are corespondent n setul de operaii diverse ale contabilitii financiare. Principalele cerine funcionale ale unui asemenea modul sunt: adugare i actualizare date despre salarii; ataare formaie de lucru; setare parametrii de lucru (inclusiv cote procentuale pentru cheltuieli salariale); descrierea fiscal a angajailor; introducerea pontajelor/prezenelor; obinerea listelor de avans; introducerea de date privind realizarea sarcinilor de serviciu; introducerea reinerilor fa de teri; obinerea statelor de plat; obinerea fluturailor; obinerea de situaii centralizatoare diverse; generarea fielor fiscale. Logica de lucru cu modulul salarii este urmtoarea se actualizeaz baza de date pentru salarii; se actualizeaz cotele procentuale; se obin listele de avans; se introduc pontajele linii i alte date; se introduc reinerile din salarii; se listeaz statele de salarii i fluturaii; se genereaz nota de contabilitate; se verific corectitudinea datelor; se realizeaz eventualele corecii; se trece la luna urmtoare. Datele din modulul salarii se transfer modulului contabilitate financiar, care preia nregistrrile contabile n Registrul Jurnal. Contabilitatea calculaiei de costuri este specific doar ntreprinderilor de producie sau celor care doresc s obin informaii despre costul unei anumite funciuni din cadrul ntreprinderii.
39

Cerinele funcionale minime pentru un asemenea produs informatic sunt: declararea purttorilor de costuri; stabilire metod de calculaie; colectare cheltuieli directe i indirecte i cheltuieli generale ale ntreprinderii; colectare cheltuieli auxiliare; colectare cheltuieli de desfacere; nregistrare producie neterminat; repartizare cheltuieli indirecte; determinare cost efectiv i abateri de la cost efectiv; diferite liste i situaii centralizatoare. n cazul unei contabiliti de gestiune integrate n cadrul SIC, costul efectiv este transferat n contabilitatea financiar, unde se nregistreaz diferenele de pre i se repartizeaz pe seama ieirilor din timpul lunii. Analiza financiar pe baza datelor contabile este de dou tipuri: cea factorial i cea pe baza datelor din bilan. Pentru analiza factorial sunt avute n vedere urmtoarele cerine funcionale: ncrcarea bazei de date cu indicatorii de analiz i cu relaiile de calcul; descifrarea factorilor calitativi i a celor cantitativi; descompunerea factorial a indicatorilor; ncrcarea cu date pentru indicatori de analizat; obinerea influenelor pe fiecare factori. Pentru analiza financiar pe baza datelor din bilanul contabil sunt necesare urmtoarele cerine funcionale: preluarea datelor din balana de verificare; preluarea datelor cu privire la termenele de scaden la datorii i la creane; ntocmirea bilanului financiar; analiza echilibrului financiar; analiza formrii rezultatelor i repartizrii rezultatelor; realizarea tabloului cu indicatori financiari; realizarea diagnosticului i interpretarea rezultatelor; liste i rapoarte speciale. 2.3. Cerine i criterii ale Ministerului de Finane Cerinele i criteriile minime pentru produsele informatice sunt formulate de Ministerul Finanelor prin Norme Metodologice pentru ntocmirea i utilizarea formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind
40

activitatea financiar i contabil, precum i modelele acestora23. Coninutul acestora este: Sistemul de prelucrare automat a datelor la nivelul fiecrei uniti patrimoniale trebuie s asigure condiiile necesare efecturii controlului legal. La elaborarea i adaptarea programelor informatice vor fi avute n vedere urmtoarele: n privina controlului intern: cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n vigoare i a posibilitilor de actualizare a acestora n funcie de modificrile intervenite n legislaie; cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare a datelor de ctre personalul implicat i respectarea acestora; gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea proteciei lor mpotriva unor accesri neautorizate, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic; stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire; soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului. n privina controlului extern: verificarea complet sau prin sondaj a modului de funcionare a procedurilor de prelucrare prevzute de sistemul informatic; verificarea total sau prin sondaj a operaiunilor economico-financiare nregistrare n contabilitate, astfel nct acestea s fie efectuate n concordan strict cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. Sistemele de prelucrare automat a datelor n domeniul financiarcontabil trebuie s rspund la urmtoarele criterii minimale: s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; s precizeze tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran; s precizeze cu claritate sursa, coninutul i apartenena fiecrei date; s asigure listele operaiunilor efectuale n evidena contabil pe baza de documente justificative care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalari, precum i orice eliminri sau adugiri ulterioare;
23

*** Ministerul Finantelor, Norme Metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor tipizate, commune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila, precum si modelele acestora, Monitorul Oficial nr. 391 bis, din 3 martie 1998. 41

s asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior; s asigure conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile art. 25 din Legea contabilitii nr. 82/1991; s precizeze procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselor informatice, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem a datelor arhivate; s nu permit nserri, modificri sau eliminri de date pe o perioad nchis; s asigure urtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; numrul paginii sau numrul curent al nregistrrii n jurnalul de origine; numrul documentului justificativ sau contabil. s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii; s asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: tipul documentului sau al situaiei; denumirea unitii patrimoniale; perioada la care se refer informaia; datarea listrilor; paginarea cronologic; precizarea programului informatic i a versiunii utilizate. s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut n machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanelor, n cazul editrii acestora cu ajutorul tehnicii de calcul; s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse verificrii. Toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de nregistrri i al unui sold anterior al acelui cont. Fiecare nregistrare trebuie s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii; s nu permit: deschiderea a dou conturi cu acelai numr;

42

modificarea numrului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont; suprimarea unui cont n cursul exerciiului curent sau aferent exerciiului precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold; editarea a dou sau a mai multor documente de acelai tip, cu acelai numr i coninut diferit de informaii; s permit suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel puin doi ani, n mod automat sau manual; s prevad n documentaia produsului informatic modul de organizare i tipul sistemului de prelucrare: monopost sau multipost; monosocietate sau multisocietate; reea de calculatoare; portabilitatea fiierelor de date; s precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor; preluri pe loturi cu control ulterior; preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor dou tipuri; s permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile; s posede documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesare exploatrii optime a acestora; s respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor i fiabilitatea sistemului de prelucrare.

Propunere de model de evaluare a produselor informatice din domeniul contabilitii Tabel 2.1. Cerine i criterii ale M.F. pentru produse informatice din domeniul financiar contabil I. CONTROL INTERN 1. ACTUALIZAREA LA MODIFICRILE LEGISLATIVE: a. parametrizare b. abonament c. modificare intern 2. CUNOATEREA FUNCIUNII DE CTRE UTILIZATORI 3. ACCES LA DATE - confidenialitate date - prin parola-program
43

- parola sistem-informatic 4. OPIUNI PENTRU ALEGEREA TIPULUI DE SUPORT MAGNETIC 5. POSIBILITI DE DEPISTARE I REZOLVARE ERORI II. CONTROL EXTERN 1. Posibiliti de verificare complet sau prin sondaj a procedurilor de prelucrare 2. Posibiliti de verificare complet sau prin sondaj a operaiunilor nregistrate n contabilitate 3. Posibiliti de verificare a fluxului de prelucrri contabile prin teste de control III. CRITERII MINIME a. concordana cu legislaia n vigoare b. precizare tip de suport care s asigure prelucrarea n siguran a datelor c. identificarea complet a fiecrei date nregistrate d. respectarea criteriului cronologic n liste cu imposibilitatea actualizrii ulterioare a listei e. transferabilitatea automat a soldurilor precedente pentru perioada curent f. conservarea datelor (arhivarea) conform legii contabilitii nr. 82/1991 g. s ofere posibilitatea restaurrii unor date arhivate h. imposibilitatea actualizrii unor date pentru perioade de gestiune precedente g. s permit preluarea informaiilor eseniale pentru identificarea operaiunilor: dat, denumire jurnal, numr pagin sau numr nregistrare, numr document j. acces parolat k. identificarea n liste a unitii patrimoniale, a paginrii cronologice, a tipului de document, a perioadei de gestiune, a datei de listare i a versiunii de produs program l. s permit listarea documentelor de sintez necesare conducerii ntreprinderii m. respectarea coninutului informaional pentru formularele cu regim special n. existena corespondenei ntre cartea mare a fiecrui cont i jurnalul de nregistrare o. respectarea cerinelor de normalizare a bazelor de date cu privire la conturi, documente p. posibilitatea actualizrii conturilor fr afectarea situaiei patrimoniale i a celei de gestiune r. documentaie corespunztoare produsului-program: - mono / multi post - mono / multi societate - portabilitatea fiierelor - versiune n reea
44

s. stabilirea tipului de organizare pentru culegerea datelor - pe loturi cu control ulterior - n timp real cu control imediat - combinat t. s permit un numr nelimitat de nregistrri pentru operaii contabile u. s posede documentaie tehnic care s permit utilizarea optim v. securitatea datelor i fiabilitatea x. clauze de actualizare a procedurilor de prelucrare a informaiilor financiarcontabile z. s asigure continuitatea (conversia) datelor i a documentaiei n caz de ncetare a activitii de dezvoltare a soft-ului, inclusiv arhivarea i restaurarea datelor w. gestiunea versiunilor Din cele prezentate rezult c un produs informatic pentru domeniul financiarcontabil trebuie s ndeplineasc cumulative toate criteriile i cerinele controlului intern i ale celui extern. Totui, considerm c exist criterii care nu pot fi evaluate simplu prin Da/Nu, ceea ce ne ndreptete s propunem o scal de evaluare pe un anumit interval, astfel nct evaluarea final a produsului informatic s fie edificatoare. n capitolul IV denumit "Studiu de caz privind evaluarea produsului informatic pentru contabilitate i gestiune, WinMENTOR" se va prezenta o gril propus pentru evaluarea comparativ a produselor informatice.

45

CAPITOLUL 3
EVALUAREA PRODUSELOR INFORMATICE

Elaborarea produselor informatice Elaborarea unui produs informatic constituie o activitate deosebit de complex, care necesit utilizarea unei metodologii clare i unitare. Literatura de specialitate relev o multitudine de probleme legate de metodologia elaborrii produselor informatice i subliniaz n mod deosebit necesitatea existenei unei metodologii unitare. Totui, putem afirma c, n forma sa final, orice produs informatic poate fi privit ca un sistem cu funcii i componente proprii, cu intrri, ieiri, prelucrri specifice i bucla de autoreglare i cu un scop bine stabilit. 3.1. Modele de elaborare a produselor informatice Din punct de vedere practic, elaborarea unui produs informatic presupune parcurgerea unui anumit numr de activiti specifice obinerii acestuia. Exist un numr nsemnat de modele24 pentru elaborarea unui produs informatic, dintre care cele mai importante sunt: Modelul n cascad Dintre toate modelele, acesta este cel mai des utilizat n practic (waterfall method)25. Activitile avute n vedere la elaborarea produselor informatice n cazul modelului n cascad sunt: definirea problemei; analiza; proiectarea; dezvoltarea; testarea; implementarea; ntreinerea. Modelul n V Acesta poate fi considerat ca un caz particular al modelului n cascad datorit faptului c activitile necesare elaborrii produsului-program sunt prezentate grafic sub forma literei V.
24

Literatura romneasc n domeniu utilizeaz denumirea de model, n timp ce literature strin i atribuie denumirea de metod. 25 n multe sense bibliografice acesta nici nu apare cu aceast denumire, ci doar simplu ca model de dezvoltare. 46

Esena modelului const n separarea primelor etape ale procesului de dezvoltare n sub-activiti ce au legtura cu construcia sistemului. Aceast organizare sub forma literei V este dat de faptul c se pun n relaie direct de dependen primele etape cu cele aflate n partea de jos din modelul n cascad. n acest model se delimiteaz urmtoarele activiti26: Analiza cerinelor i studiul de fezabilitate (2, 9); Specificarea global (3, 8, 9); Proiectarea pe ansamblu (4, 7); Proiectarea pe detaliu (5, 6); Programarea (6); Testarea unitar (7); Integrarea i testul de integrare (8); Testul de acceptare (9); Implementarea i testul sistem. Nota: Cifrele din paranteze ataate fiecrei etape indic legtura etapei curente cu celelalte etape. Spre exemplu, etapa 1 intr n legtur cu etapa a doua i etapa a noua. Modelul n spiral Modelul n spiral a fost propus n 1998 de ctre B. W. Boehm. Este un model complex, n care se regsesc etape specifice celorlalte metode la care se adaug analiza riscurilor. El poate fi considerat un super-model sau un model generalizat prin faptul c ncorporeaz aspecte specifice celorlalte modele. Acest model nu a fost utilizat din motive organizaionale i financiare27. Modelul liniar Modelul liniar de elaborare a produselor informatice pune accent pe urmtoarele activiti: analiza problemei; stabilirea algoritmului de rezolvat; stabilirea resurselor necesare rezolvrii; scrierea programului; dezvoltarea programului; corectarea i testarea; elaborarea documentaiei; exploatarea curent; ntreinerea.

26

Grama, A., Filip, M., Medii de programare in economie, Editura Sedcom Libris, Iasi, 2000, p. 55. 27 Pentru amanunte vezi http:/sunset.usc.edu 47

Caracteristica principal a acestui model const n faptul c nu sunt avute n vedere posibilele reveniri la etapele precedente. 3.2. Activitile specifice elaborrii produselor informatice Scopul acestei activiti const n a reui s se formuleze pe nelesul echipei de lucru problema de rezolvat i de a descrie o strategie de rezolvare a problemei. n aceasta etapa se are n vedere extragerea de informaii cu privire la cerinele, restriciile i obiectivele avute n vedere pentru asigurarea funcionalitii produselor informatice. Metoda cea mai des utilizat n aceast activitate o constituie interviul, la care se pot aduga informaii extrase din diferite surse. Verificarea i validarea are loc pe tot parcursul acestei activiti prin faptul c att utilizatorii, ct i echipa de lucru colaboreaz foarte strns la obinerea acestor informaii. Analiza Dup obinerea unei definiii clare a problemei de rezolvat se procedeaz la analizarea problemei. Scopul analizei const n a determina cu exactitate ce trebuie fcut pentru rezolvarea problemei. De regul, elementele logice ale sistemului sunt definite n cursul analizei, avnd n vedere cerinele formulate n etapa precedent. Rezultatul obinut de ctre membrii echipei de lucru este supus verificrii corespondentelor cu cerinele din etapa precedent. Validarea se realizeaz de ctre beneficiar ntr-o ntlnire n care i se poate prezenta sub forma unei informaii rezultatul analizei echipei de lucru. Proiectarea Proiectarea produsului-program este procesul prin care se reprezint funciile fiecrei componente n maniera n care se relev concret una sau mai multe uniti funcionale, module etc. Scopul activitii de proiectare const n a determina modul n care va fi rezolvat problema. n cursul proiectrii, atenia analistului se deplaseaz de la latura logic la cea fizic. Procesele sunt convertite n proceduri manuale sau programe de calculator. n etapa de proiectare a produsului-program se parcurg urmtoarele faze: proiectarea arhitectural; specificaia produsului-program; proiectarea de ansamblu; proiectarea detaliat.
48

Dezvoltarea Crearea propriu-zisa a produsului program are loc n cadrul activiti de dezvoltare. Astfel, n cadrul acestei etape au loc urmtoarele sub-activiti: se codific i se corecteaz algoritmii de lucru pentru fiecare modul al arhitecturii produsului-program; se documenteaz i se testeaz fiecare component arhitectural; se pregtete documentaia pentru utilizatorul final; se iniializeaz bazele de date i fiierele; se pot instrui i serii de utilizatori. Procesul dezvoltrii produselor informatice de la stadiul de proiect la stadiul de aplicaie se poate realiza pe dou ci: dezvoltarea top-down (descendent); dezvoltarea bottom-up (ascendent). n practic, de cele mai multe ori, se accept o combinaie a celor doua tehnici de dezvoltare pentru a se ctiga timp i bani. n activitatea de dezvoltare, verificarea are loc prin compararea fiecrui modul cu cerinele iniiale i specificaia produsului-program, precum i cu ocazia testrii funcionalitii fiecrui modul codificat chiar de ctre echipa de programatori. Verificarea se realizeaz n colaborare cu specialitii i utilizatorii desemnai de ctre beneficiar. Testarea Integrarea i testarea produsului-program este faza n care unitile de program, testate anterior separat, sunt integrate i testate ca un sistem, pentru ca echipa de proiectare s se conving mpreuna cu beneficiarii de asigurarea funcionalitii produsului-program n ansamblu. Aceast etap presupune i validarea funcionalitii produsului program cu date de teste stabilite de viitorul beneficiar. Implementarea Dup ce sistemul trece i ultimul test i sunt corectate eventualele probleme rmase, sistemul poate fi implementat direct la beneficiar. Aceast activitate presupune urmtoarele aciuni: instalare, parametrizare, iniializare cu datele beneficiarului. De cele mai multe ori dezvolttorul se implic i n aciuni de formare a personalului ce va utiliza produsul-program. Eventualele anomalii constatate la implementare pot atrage reluarea unor activiti precedente.

49

Exploatarea i ntreinerea Utilizarea i ntreinerea este faza cea mai ndelungat a ciclului de via. Produsul-program este instalat i pus n stare de funcionare la utilizator. ntreinerea implic descoperirea i eliminarea tuturor eventualelor erori care nu au putut fi descoperite n fazele precedente, mbuntirea implementrii unor uniti de program astfel nct s ncorporeze noi funcii cerute de beneficiari. Dup trimiterea sistemului, ncep lucrrile de ntreinere. Obiectivul ntreinerii este meninerea funcionrii sistemului la un nivel acceptabil. 3.3. Calitatea produselor informatice Orientarea de baz a tuturor sistemelor dintr-o organizaie const n a furniza produse de calitate. n funcie de sistemul la care ne referim, produsele pot mbrca forme diferite, cum sunt: semifabricate, produse finite, servicii, lucrri, produse informatice, rapoarte, informaii, cunotine, proceduri de control, decizii, strategii etc. Tabel 3.1. Aprecierea gradului de satisfacere a utilizrii unei aplicaii
Beneficiile pentru gestiune Beneficii Economie de timp Automatizarea procedurilor Ameliorarea calitii schimburilor clientserver Calitatea documentelor Calitatea rezultatelor muncii Apariia de noi servicii Atuuri n faa concurenei Calitatea programelor Rezistena la utilizri periculoase Controlul salvrilor Interfee prietenoase Lipsa erorilor afiate Conformitate cu caietele de sarcini Proceduri de reluare Instrumente de control i reluare Numrul personalului format Eficiena formrii Ajutorul posibil de acordat la cerere Implicaii organizaionale ca urmare a formrii personalului Planificarea activitii de formare Controlul regulat al competenelor Coerena i corespondena cu programul Completitudinea Integrarea n program Actualizarea n conformitate cu versiunea curent Calitatea exploatrii echipamentelor Fiabilitate Securitate Orarul de exploatare Timpi de rspuns Respectarea prioritilor n lansarea cererilor

Redactarea orientat ctre aplicaie-problem

50

Beneficii

Calitatea activitii de formare a utilizatorilor

Documentaia

Prelucrare dup Arborele de satisfacere a utilizatorilor a lui Ishikawa 28 Tabelul 3.1. pune n eviden, sub forma relaiei cauz-efect, aspecte ce pot sta la baza evalurii descriptive a calitii exploatrii unui produs informatic de ctre utilizatori. n tabel se prezint o serie de indicatori de evaluare a calitii exploatrii echipamentelor. Considerm c aceti indicatori pot fi extini i folosii pentru obinerea unor imagini de ansamblul asupra calitii exploatrii aplicaiei. n aceast serie de indicatori ncadrm: Timpul de rspuns pe tranzacie - aceasta depinde de o serie de factori ce in de calitatea aplicaiei, de numrul de aplicaii cu care se lucreaz la un moment dat, de performanele echipamentului de lucru, de calitatea echipamentelor, de procedurile de detectare a unor date introduse necorespunztor etc. Puin timpul de rspuns la aciunile unui utilizator nelegem timpul n care utilizatorul tasteaz Enter i momentul n care primete un rspuns pe ecran, la imprimant sau pe suportul de memorie. Numrul de incidente n exploatarea aplicaiei - prin incident nelegem acele erori aprute n afiarea i imprimarea rezultatelor, ntreruperea programului, blocarea programului, resetri de funcii i de stri i alte comportamente neprevzute n exploatare. Acest indicator ne relev eficiena msurilor de ntreinere i de corectare dup implementare a produsului-program. Contorizarea acestor incidente se face pentru a calcula o rat a indicelor (Ri) prin raportarea numrului de incidente la numrul de ore de funcionare sau la numrul de tranzacii efectuate. Numrul erorilor n exploatarea aplicaiei - acestea sunt semnalele cu ajutorul programelor de control i sunt colectate ntr-o baz de date. n aceast categorie intr erori ce pot s apar la scriere, erori de calcul, erori ce pot s apar n prelucrri de date i informaii. Un rol important l au n acest sens programele de detectare, restriciile ataate datelor i modul de prezentare a interfeei fa de utilizator. Acest indicator se poate calcula raportnd numrul erorilor la numrul cazurilor. Aceste erori pot fi analizate pe surse de origine, pe tranzacii sau n ansamblul lor, dar n toate cazurile ele pun n eviden probleme de organizare, de concepere i programare. Evaluarea produselor informatice
28

Vezi Peaucelle, J-L, La gestion de l'informatique, Les Editions des Organisations, Paris, 1990, p. 87. 51

ntr-o organizaie exist, n principal, trei ci de procurare a unui produs informatic i anume: cumprarea, crearea de produse-program n logica utilizatorului final i proiectarea de aplicaii specifice. n cele ce urmeaz prezentm o tabel a efortului necesar i a sarcinilor pe care trebuie s i le asume o organizaie n etapa de procurare i utilizate a produsului-program.

Tabel 3.2. Sarcini specifice celor trei ci de procurare a produselor informatice Sarcini Efort la: Cumprare Creare de Proiectare de utilizatorul final aplicaii specifice Costuri Mici la nceput Nesemnificative Cheltuieli mari Mici n timp specifice oricrei investiii. ntreinere Abonament Realizare de Operaie foarte actualizare operaii zilnice de important impus versiuni actualizare de respectarea (cheltuieli etapelor de nesemnificative) dezvoltare a aplicaiilor. Timp de realizare a Relativ rapid Foarte repede Timp ndelungat aplicaiei i a actualizrilor Rspuns la specificul Cereri Adaptare la Acoper toate organizaiei suplimentare condiiile concrete aspectele specifice datorate de lucru ale organizaiei. standardizrii Calitatea Bun i foarte Depinde de Bun bun utilizator Alte aspecte Testarea Numr mare de Activitate produsuluicalculatoare complex de program. Utilizatori cu gestiune a

52

Negocieri cu productorii sau organizarea de licitaii. Formarea utilizatorilor

cunotine minime n munca de programare

proiectului.

n funcie de interesele i resursele de care dispune o organizaie se poate opta pentru una din cele trei variante. Iat o gril de evaluare a modului n care o organizaie poate proceda pentru a procura un produs informatic. Tabel 3.3. Sfaturi pentru evaluarea variantei optime de procurare a unui produs informatic. Caracteristicile organizaiei Variante de procurare Exist muli utilizatori ce folosesc date Nu se recomand calea dezvoltrii n comune logica utilizatorului final Exist puini utilizatori cu aplicaii Se recomand calea dezvoltrii n logica specifice utilizatorului final Aplicaiile sunt standard Produse informatice la cheie Aplicaiile sunt specifice Nu se recomand produse informatice la cheie Se folosesc aplicaii specifice structurii Se recomand proiectarea de aplicaii organizaionale specifice Utilizarea de microcalculatoare i de Se recomand calea dezvoltrii n logica programe de calcul tabelar utilizatorului final Existena unei reele i a unor sarcini cu Nu se recomand calea dezvoltrii n grad mare de repetabilitate, fr schimbri logica utilizatorului final. n timp Pentru a defini calitatea unui produs program este necesar definirea noncalitii, prin realizarea de bucle de control i construirea de instrumente necesare evalurii globale a calitii. La aceste dou aspecte trebuie s adugm i aspecte ce in de autocontrol i corectare n timp real, precum i de un sistem de analiz i remediere a erorilor cu frecven mai mare. Primele studii de evaluare a calitii produselor informatice au fist realizate n 1978 de B.W. Boehm, J.R. Brown, M. Lipow, G.J. Mac-Leod, M.J. Merit 29, , 1977 de

29

Boehm, B.W., Brown, J.R., Lipow, M., Mac-Leod, G.J., Merit, M.J., Caracteristics of Software Quality, Ed. North Holland Publishing Company, 1978. 53

J.A. Mc Call, P.K. Richards, G.F. Walters 30, n 1983 de J.M. Goguie, R. Fey 31 i de J. Forse32 n 1989. La aceste studii se adaug standardele de calitate i diferitele modele pentru calitatea produselor informatice. Calitatea produselor informatice i a procesului de obinere a acestora privete dou aspecte: conformitatea i mbuntirea calitii. Organizarea internaional de Standarde a emis o serie de standarde n domeniul gestiunii calitii. Pentru domeniul dezvoltrii i ntreinerii produselor informatice cel mai aplicat standard este ISO 9001. IEEE dispune de propriul Standard de Asigurare a Calitii (SQA). CMM este cel mai cunoscut model de mbuntire a calitii produselor, prin utilizarea a cinci niveluri. SPICE i Bootstrap reprezint de asemenea modele de mbuntire a calitii produselor. n IEEE Glossary of Engineering Terminology, calitatea produselor informatice este definit ca fiind gradul n care un sistem, o component sau un proces ntlnete clientul sau necesitile utilizatorului sau ateptrilor acestuia.

30

Mc Call, J.A., Richards, P.K., Walters, G.F., Factors in Software Quality, Volume I, II and III, US Rome Air Development Center, Reports NTIS AD/A-049 014, 015, 055, National Tehnical Information Services, US Department, 1977. 31 Goguie, J.M., Fey, R., La gestion de la qualite administrative rt informatique , Les Editions d'Organisation, 1983. 32 Forse, J., Qualimetrie des Systemes Complexes. Mesure de la Qualite du Logiciel, Les Edition d'Organisation, 1989. 54

CAPITOLUL IV
STUDIU DE CAZ PRIVIND EVALUAREA PRODUSULUI INFORMATIC PENTRU CONTABILITATE I GESTIUNE, WinMENTOR

4.1. PREZENTARE GENERAL WinMENTOR Pachetul de programe WinMENTOR, realizat n mediul de programare vizual Delphi, a fost creat special pentru lucrul n reea i poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare Windows '95/'98/ME/NT/2000/XP. Clienii WinMENTOR beneficiaz de certificate de licen care atest dreptul de utilizare a programelor achiziionate. Utilizatorului i se asigur instalare, consultan n vederea configurrii conform domeniului specific de activitate al firmei i instruirea unui operator la cumprarea programului. Toate acestea sunt incluse n preul de livrare. Asistena tehnic permanent post-instalare, cu personal specializat, ofer certitudinea utilizrii pachetului de programe la ntreaga sa capacitate. Protejarea programului prin cheie de protecie hard asigur independen total, deoarece programele nu mai sunt legate prin protecie software de sistemul de calcul. Compact-discul sau dischetele de instalare pot fi folosite fr restricie. Versiunea demonstrativ se instaleaz gratuit i este nsoit de ghidul de utilizare n format electronic. Aceast variant poate fi utilizat nelimitat i folosete ca date de intrare notele contabile. WinMENTOR este destinat utilizrii de ctre firme cu profil de comer engros i en-detail, producie industrial i agricol, construcii, audit financiar-contabil, alimentaie public, servicii, etc. Pachetul de programe este astfel conceput nct poate fi folosit i de ctre persoane neiniiate n contabilitate, odat ce configurarea iniiat a fost definitivat sub ndrumarea coordonatorului compartimentului economic. n momentul introducerii datelor din documentele n machete, programul genereaz automat nregistrrile contabile aferente, acestea putnd fi vizualizate imediat. WinMENTOR poate ine evidena pentru un numr nelimitat de firme. Pentru fiecare firm n parte se poate configura modul de realizare a nregistrrilor contabile, astfel nct acestea s fie conforme cu activitatea sa specific. Nu este necesar o conexiune fizic ntre calculatoarele utilizatorului. n cazul n care activitatea sa se desfoar n mai multe puncte de lucru, pachetul de programe permite introducerea datelor n fiecare dintre ele i apoi transferul pe un
55

calculator central (aflat, de obicei, la sediul firmei, la serviciul de contabilitate). Datele transferate sunt cuplate logic, dup cuplare avnd aceleai proprieti ca i cele introduse pe calculatorul central. Baza de date n format Paradox este interogat prin fraze SQL, iar arhivarea datelor de lucru prin algoritmi Unix este deosebit de compact. Cerine hardware / software

Evidena contabil WinMENTOR asigur posibilitatea introducerii planului de conturi specific fiecrui tip de firm. Cu aceste adaptri putem folosi analitice pe un numr nelimitat de niveluri. Programul calculeaz automat coeficientul diferenelor de pre la mrfuri, nchide automat conturile de venituri i cele de cheltuieli, conturile de TVA. Pentru firmele asociate n participaiune, programul asigur distribuirea procentual a veniturilor i cheltuielilor. ntruct nregistrrile contabile sunt efectuate automat, programul compune i explicaiile acestora, detaliate conform opiunii utilizatorului. nregistrrile contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (ex: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende). Este posibil i obinerea unei balane cumulate pentru firmele din cadrul unui grup.

Mijloace fixe Modul permite calculul automat al amortizrii mijloacelor fixe i obiectelor de inventar, aflate n gestiunea societii utilizatorului n regim liniar, accelerat sau degresiv. Faciliti de calcul: posibilitatea modificrii duratei de utilizare a mijlocului fix n timpul ciclului de amortizare, posibilitatea reevalurii amortizrii mijloacelor fixe i a valorii de inventar, etc.

Stocuri WinMENTOR rezolv integral problema stocurilor, n strns legtur cu aspectul contabil. Iat cteva caracteristici: evidena multi-gestiune cantitativ-valoric sau global-valoric;
56

 descrcarea automat din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, identificarea specific; nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrri cu preuri diferite la acelai articol nu se creeaz posturi noi n nomenclator); posibilitatea nregistrrii automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc n parte; identificarea rapid a articolelor din stoc prin folosirea claselor de ncadrare i a atributelor de caracterizare; folosirea de uniti de msur multiple, cu transformarea automat a cantitii i a preului de baz paritilor specificate; evidena de serii, termene de garanie i date de expirare; calculul coeficientului de diferene de pre n cazul evidenei globalvalorice. Rezolvarea documentelor legate de nregistrarea stocurilor i a serviciilor se face pe machete specializate, cu aspect asemntor cu cel al formularelor tipizate. Posibiliti: intrri de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediie, bonuri de achiziie, cu evidenierea diferenelor constatate la recepie i tiprirea de note de recepie corespunztoare; intrri din import (DVI) i calcul automat al preului de import, cu toate componentele acestuia (transport, asigurare, taxe i comisioane vamale, accize, etc.); intrri din producia proprie; ieiri spre consum, cu preluare automat a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate n producia i tiprirea de bonuri de consum; vnzri de mrfuri sau produse din stoc sau vnzri de servicii evideniate de agenii de vnzri, cu tiprirea facturilor sau avizelor de expediie; vnzri la export, cu tiprirea de invoice; transfer de articole din stoc ntre gestiuni, modificri de stoc (modificarea preului de nregistrare, mriri sau diminuri de stoc), cu tiprirea de note de transfer sau avize de expediie; evidena comenzilor emise de ctre furnizori i a comenzilor de la clieni, cu tiprire de facturi proform; evidena facturilor nesosite, aferente intrrilor pe avize de la furnizori i a facturilor de ntocmit, posibilitatea tipririi facturilor corespunztoare avizelor emise. WinMENTOR nregistreaz orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire la preuri a discounturilor de la furnizori i generarea automat de
57

discounturi pentru vnzri n funcie de valoarea facturii, volumul tranzaciilor ncheiate cu clientul, cantitatea facturat ctre un client sau termenul de plat a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vnzare se pot urmri termene de plat i majorri de ntrziere la plat.

Furnizori i clieni WinMENTOR d posibilitatea mpririi n clase de ncadrare, n funcie de necesitile curente de operare, pentru identificarea rapid a partenerilor. Pachetul de programe pstreaz n nomenclatorul de parteneri o singur nregistrare, indiferent de moneda tranzaciei sau tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizri, furnizori pltii n avans, furnizori-facturi nesosite, clieni, ncasri n avans de la clieni, clieni-facturi de ntocmit); n funcie de macheta n care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul identific tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare. Pe baza creditelor acordate clienilor, WinMENTOR semnaleaz situaiile n care pe un document de ieire este depit plafonul de creditare acordat unui client. Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau serviciu vndut n funcie de volumul tranzaciilor nregistrat n decursul timpului cu un client. Se pot consulta n orice moment fie lunare sau anuale de clieni i furnizori n lei sau valut, balane de furnizori sau clieni, situaia furnizorilor neachitai sau a clienilor datornici. WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectueaz tranzacii n valut), precum i efectuarea operaiunilor de compensare cu terii, pe baz de proces verbal de compensare. Stingerea obligaiilor de plat sau ncasare pentru parteneri poate fi fcut i ntr-o moned diferit de cea care a generat obligaia respectiv. Lista ncasrilor lunare de la clieni, permite evidena stingerii obligaiilor de ncasare pe clase de parteneri sau pe ageni de vnzri care au intermediat vnzrile.

ncasri i pli WinMENTOR permite legarea plilor i ncasrilor de documente primare care au generat obligaia de plat sau ncasare. Problema plilor i ncasrilor n valut este rezolvat complet, cu nregistrarea automat a diferenelor de curs valutar.
58

De asemenea, programul permite: - evidenierea operaiunile bancare aflate in curs (cambie, cec, bilet la ordin etc.); - gestioneaz complet avansurile de trezorerie prin pli, restituiri si justificarea sumelor cheltuite; - tiprete registre de casa i de banc n lei sau valut, sumele n curs de decontare pot fi tiprite separat pentru ncasri sau pli n curs, cu evidenierea datei reale sau probabile de decontare. Producia Creat pentru a veni n ntimpinarea utilizatorilor ce i-au dezvoltat activitatea de producie, modulul ofer posibilitatea asistrii utilizatorului n urmtoarele etape: pregtirea fabricaiei-ncrcarea consumului de materiale i de manopera pe produs; lansarea n producie-elaborarea comenzilor interne de producie i generarea programului lunar de fabricaie; urmrirea consumurilor de materiale i manopera, a produciei realizate; transmiterea realizrilor lunare ale angajailor n modului SALARII n vederea furnizrii indicatorilor implicii de realizare a salariilor n acord; postcalculul produciei lunare realizate conform programului de fabricaie (cu preluarea datelor din modulul SALARII n ceea ce privete consumurile de manoper); evidena realizrii produciei-abateri realizate la nivel de comanda intern n ceea ce privete consumurile de materiale i manoper, stadiul realizrii programului de fabricaie lunar, situaia realizrii comenzilor de la clieni, etc.

SALARII Ofer posibilitatea calculului salariilor angajailor, lsnd utilizatorului s opteze ntre nregistrarea lor contabil direct n modulul de baz WinMENTOR i includerea lor manual prin note contabile. n afar de aceast posibilitate, care permite funcionarea modulului independent de produsul de baza WinMENTOR, acest modul are faciliti de configurare a contribuiilor, indemnizaiilor, sporurilor i reinerilor, ce ii confer un grad ridicat de adaptabilitate la cerinele utilizatorului i la modificrile de legislaie. Adugnd gradul ridicat de configurare a listelor specifice, rezult un instrument ideal pentru optimizarea activitii de eviden a personalului i calcul al salariilor.
59

Integrat n produsul de baza WinMENTOR, modulul permite preluarea realizrilor din producie pentru angajaii salarizai n acord, calculnd automat indicele de realizare a salariului i oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat. Exist, de asemenea, posibilitatea de a exporta fiele fiscale i declaraiile ctre CAS n format electronic, n fiiere de tip txt.

CASA DE MARCAT Modulul se adreseaz utilizatorilor de case de marcat "OPTIMA" (off-line, emulare tastatur), "HIT" (off-line), "OPTIMUS" (off-line) i "SAPEL" (off-line pe memoria extins, emulare tastatur). Funcii principale: preluarea stocurilor gestiunilor pe care le deserveste (directing stoc la nceput sau ulterior de pe tranzaciile de recepie sau transfer intern); editarea raportului "Z", mpreuna cu generarea monetarului i modificarea efectiva a stocului din WinMENTOR; furnizarea raportului privind vnzrile din casa n orice moment al zilei fr s ntrerup funcionarea casei de marcat sau s influeneze n vreun fel funcionarea ei; nregistrarea automat n contabilitate a monetarelor operate. LISTE I RAPOARTE Pentru a rezolva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe piaa de produse hardware, programul permite listare n mod grafic (imprimante laser sau cu jet) sau mod text (imprimante cu ace). Astfel, pentru cei ce dein imprimante care nu pot tipri n mod text liste n format landscape, modul grafic permite imprimarea pe formate A4 pentru orice list, indiferent de lime. Ordonarea dup valorile cresctoare din oricare coloan, gruparea liniilor dup valori comune din coloane, impunerea de condiii de filtrare a liniilor din list, centralizarea automat si alte operaii asemntoare pot fi configurate de utilizator n funcie de necesitile aprute n exploatarea pachetului de programe. Foarte important este faptul c, n situaia n care aceeai list necesit grupri, filtrri i configurri diferite pentru a rspunde unor cerine diverse, utilizatorul poate salva variante ale listei originale, astfel nct denumirea specificat apare n meniul modului de liste la acelai nivel cu lista original livrat odat cu WinMENTOR. Cteva dintre listele ce pot fi obinute:
60

 liste contabile: balana de verificare n lei sau valut, registrul jurnal de nregistrri contabile, fie analitice de cont, fie ah de cont, cartea mare, realizri pe activiti n lei sau valut, deconturi de asociere n participaiune, declaraii privind obligaii de plat la bugetul de stat, .a.; liste de TVA: jurnal de cumprturi, jurnal de vnzri, registrul de ncasri din magazin, declaraiile de TVA; liste pentru cas i banc: registre de cas i banc (lei sau valut), liste de pli i ncasri n curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc.; stocuri: liste de intrri de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului de calcul a preului de import) sau din producie proprie, liste de consumuri, liste de vnzri, fie de magazie, balana stocurilor, raport de gestiune, .a.; liste de furnizori/ clieni/avansuri de trezorerie : fia de furnizori/clieni, balana de furnizori/clieni, fia de avans spre decontare, balana avansurilor spre decontare, lista furnizori neachitai, clieni datornici, lista ncasrilor de la clieni. Variante WinMENTOR Varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR ofer posibilitatea evidenierii stocurilor att valoric ct i cantitativ. Pentru a avea accesul la toate facilitile pe care WinMENTOR le poate oferi, se recomand varianta "Extins". n afar de evidena contabil (prezentat n ambele variante WinMENTOR), evidena global-valoric i de cea cantitativ-valoric (n varianta "Standard"), varianta "Extins" d accesul la: generarea de rapoarte noi (cu integrare automat n meniul de liste), rapoarte manageriale n valut, termene de plat i majorri de ntrziere, evidena vnzrilor pe ageni, evidena profitului pe activiti, comenzi ctre furnizori, comenzi de la clieni, comenzi interne de fabricaie, consumuri specifice, discounturi automate la facturare, limitarea vnzrilor pe baz de credite acordate clienilor, evidena stocurilor cu serii, termene de expirare, certificate de calitate, mprirea articolelor din stoc, parteneri, gestiuni pe clase de caracterizare, diferenierea articolelor din stoc dup atribute specifice, facturarea abonamentelor, raportarea datoriilor la bugetul de stat, accesul la modulul de bugete i proiecte obiective, grafice, etc. Module suplimentare MIFIX- mijloace fixe; CASA DE MARCAT (OPTIMA, HIT, OPTIMUS, EURO, DATECS .a.); SALARII;
61

PRODUCTIE; EXPERT (modul de analiz economic i bugetare previzional); COMERCIAL; STOCURI-COMENZI ON-LINE (pe fiecare locaie); RESTAURANTE (pe fiecare locaie); DOC-IMP-SERVER (import documente - pe fiecare locaie).

4.2. Studiu de caz privind evaluarea produsului informatic n baz MENTOR Studiul de caz privind evaluarea produsului informatic pentru contabilitate i gestiune a fost realizat prin efectuarea unui eantion de prezentare a gradului de satisfacere a utilizatorilor privind produsul informatic n baz MENTOR. Pentru aceasta, am ales la ntmplare un numr de 32 de firme care utilizeaz programul WinMENTOR, la care am efectuat o gril de evaluare a produsului informatic. Acest studiu a fost efectuat pe o perioada de 7 luni (respectiv octombrie 2006 aprilie 2007) pe toate modulele oferite de acest program. Grila de evaluare a fost completat prin oferirea de note pentru fiecare modul n parte pe luni, acest lucru fiind evideniat ntr-un grafic care va fi prezentat spre sfritul acestui capitol. n continuare vom prezenta lista de firme la care s-a efectuat analiza produsului informatic MENTOR. Tabel 4.1. Lista firmelor la care s-a efectuat studiul privind produsul informatic n baz MENTOR.
Nr. crt . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SC.NERACOMPUTERS. SRL SC.TAREK COMP SRL. SC. DAFORA MEDIA SA. SC. MARY LUX SRL. SC. FERSATEX SRL. SC. WIEBRAEXIM SRL. SC. ALPIN 2003 SRL. SC. DORIPESCO SRL SC. PHEONIX STAR SRL. SC. IRCON SRL. IAI IAI MEDIA-SIBIU BRAOV IAI BRAOV BRAOV HLCIUBRAOV MEDIA-SIBIU IAI DENUMIRE FIRM LOCALITATE DOMENIUL PRINCIPAL DE ACTIVITATE Import-export Producie Construcii Transport intern Producie Fabric de betoniere Hotel Extracie pietri-nisip Florrie Restaurant
62

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

SC. R&G OPTIM SRL SC. GENERAL NUMERIC SRL SC POSITIV MEDIA SRL GRDINIA CU PROGRAM NORMAL NR.1 SC. ALMAX CONT SRL SC. TAVI&FLORI PROD COM SRL SC. AEROTRAVEL SRL. SC. A.T.R. ERBAN SRL SC. HAEFFLER ROMANIA SRL SC. MARISPUC SRL SC. BRIGHT DENTIS SRL SC. COMPOSIT SRL SC. MASSIVBAU SRL SC. DIAMANTUL SRL SC. CONSTRUCII HIDROTEHNICE SRL SC. ZAHARIA FELIX GHEORGHI SRL SC. MEDIA COMER SRL SC. TENI PROD SRL SC. AUTOMECANICA MEDIA SRL SC. VOLKSBANK ROMANIA SA SC. JOB CONSULTIBG SRL SC LUX TAXI SRL

IAI BRAOV IAI IAI IAI MEDIA-SIBIU SIBIU BRAOV BRAOV BRAOV IAI IAI IAI BRAOV IAI IAI AEL-SIBIU AEL-SIBIU MEDIA-SIBIU MEDIA-SIBIU IAI MEDIA-SIBIU

Amanet Fabrica de calculatoare i alte echipamente electronice Magazin telefoane mobile

Comer Producie de panificaie Transport persoane Transport rutier de mrfuri Producie piese accesorii auto Producie de patiserie Producie dentar Producie Producie Fabr. bijuterii i art. similare-metale preioase Construcii hidrotehnice Notariat Magazin alimentar Magazin alimentar+ bar Producie automobile Banc Relaii cu publicul Taximetrie

4.3. Diagnosticul pe baza analizei produsului-program pentru contabilitate i gestiune WinMENTOR Pentru a evidenia maniera de lucru a produsului-program WinMENTOR n cele ce urmeaz forma final n care pot fi expuse datele generate.
63

Tabel 4.2. Aprecierea lunar a modulelor produsului WinMENTOR

Stocuri Expert Comercial comenzi Restaurante on-line 100 89.29 91.25 92.5

Evidenta contabila Oct. 2006 Nov. 2006 Dec. 2006 Ian. 2007 Febr. 2007 Mart. 2007 Apr. 2007 Media pe modul

Mjloace fixe

Stocuri

Furnizori ncasri si si clieni plai

Producie

Salarii

Casa de marcat

Liste si rapoarte

DOC-IMPSERVER

92.81

91.25

93

91.25

92.97

93.12

91.94

85

88.93

90

93.75

90.94

91.8

90.93

92.97

88.75

88.71

89

88.57

100

87.14

86.25

92.5

86.67

90.31

90.31

92.1

88.44

91.1

91.25

87.74

86

92.5

100

90

88.75

90

83.33

92.81

89.38

92.9

90

91.86

92.5

88.44

76

90

95

78.57

85

95

90

93.44

90.94

91.4

90.63

90.63

81.88

90

82

88.21

95

78.57

92.5

97.5

80

93.75

92.19

90.4

90

92.5

91.25

91.56

82

88.21

100

76.43

87.5

100

96.97

93.44

92.81

92.5

91.56

87.5

90.63

91.25

82

88.93

100

78.57

91.25

100

90

92.9

91.12

92

90.4

91.36

89.91

89.95

83.14

89.34

98.57

82.65

88.93

95.36

88.14

64

Evaluarea calitatii exploatarii modulelor programului MENTOR

100 98.57

95 92.9 92.01 91.12 90 90.4 91.36 89.91 89.95 89.34 88.93

95.36

Octombrie 2006 Noiembrie 2006 Decembrie 2006 88.14 Ianuarie 2007 Februarie 2007 Martie 2007 Aprilie 2007 83.14 82.65 Media

85

80

75
co nt ab ila m ijl oa ce f ix e st fu oc rn ur iz i or is ic li e in nt ca i sa ri si pl at i pr od uc tie co m er ic ci om al en zi on - li ne re st au ra do nt e cim pse rv er m ar ca t si ra po ar te li s te sa la rii ex pe rt

ev id en t

ca sa

de

st oc ur

65

Din analiza efectuata la cele 32 de firme participante la acest studiu efectuat de noi, rezult c, produsul informatic analizat este cotat favorabil pe piaa romneasc ntr-un procent de 90,27%. Avnd n vedere ca grila noastr de evaluare puncteaz produsul informatic cu 100 pentru satisfacere foarte bun, cu 70 pentru bine, cu 40 pentru satisfctor, un procent de 90,27% indic un grad destul de mare de apreciere a utilizatorului, apropiindu-se de 100%. Aceast situaie determin plasarea pachetului de programe WinMENTOR n fruntea clasamentului programelor informatice pentru contabilitate i gestiune, fcnd abstracie de la programele realizate prin efort propriu n cadrul firmelor privind evidena contabil, de ctre specialiti. Aadar: n luna octombrie 2006 cel mai slab cotat modul a fost Casa de marcat cu un procent de 85%, iar cel mai bun a fost Producia cu 93,12%; n noiembrie 2006 cel mai mic procent s-a nregistrat la modulul DOC-IMP-SERVER cu 86,67%, iar cel mai bun procent, satisfcnd utilizatorii 100% a fost modulul Expert; n decembrie 2006 de asemenea cel mai slab procent a fost nregistrat tot la modululDOC-IMP-SERVER, iar cel mai bun la modulul Expert cu 100% satisfacere; n ianuarie 2007 spre surprinderea tuturor, n aceast lun, s-a nregistrat cel mai mic procentaj din toat aceast analiz. Casa de marcat a fost cea mai slab cotat cu un procentaj de 76%. De asemenea n aceast lun, sau nregistrat cele mai mici procentaje pe total. Nici un modul dintre cele 14 oferite de acest program nu a fost apreciat 100% de utilizatori; n februarie 2007 cel mai slab cotat modul a fost DOC-IMPSERVER cu 80%, iar cel mai bine cotat cu un punctaj de 97,50% a fost modulul Restaurante; n martie 2007 la fel, i n aceast lun s-a nregistrat un record minum de 76,43% obinut de modulul Comercial, dar acordul general de 100% a fost dat pentru modulul Expert, care de altfel a nregistrat cele mai bune procente pe tot parcursul studiului; n aprilie 2007 ultima lun n care s-a efectuat acest studiu, cel mai mic procent a fost de 78,57% a modulului Comercial, dar n aceast lun, s-au nregistrat cele mai mari punctaje pe total, majoritatea fiind de peste 90%. Dac efectum un clasament pe module, pe locul I s-ar afla modulul Expert cu un procentaj de 98,57%; locul II Restaurante; locul III - Eviden contabil;
66

locul IV - Stocuri; locul V - ncasri i pli; locul VI Mijloace fixe; locul VII Furnizori i clieni; locul VIII Salarii; locul IX Producie; locul X Liste i rapoarte; locul XI Stocuri comenzi on-line; locul XII - DOC-IMP-SERVER; locul XIII Casa de marcat; locul XIV Comercial. Sintetiznd aceste concluzii rezult o tendin clar i constant de evoluie privind: Casa de marcat a avut o evoluie nesatisfctoare ceea ce a condus la ideea ca acest modul a fost slab apreciat de ctre utilizatori; DOC-IMP-SERVER la fel i acest modul a fost slab apreciat de ctre utilizatori avnd o evoluie aproape constant n fiecare lun; Expert a fost, pe tot parcursul studiului cel mai bine apreciat de ctre utilizatori cu un procent de 100%, excepie fcnd lunile ianuarie i februarie cnd a obinut doar 95%. Aceast analiz a fost pus la ntiinarea firmei MENTOR din judeul Iai, care a fost mulumit de aceste rezultate i le-a apreciat ca fiind pertinente. Reprezentantul firmei WinMENTOR ne-a oferit i cteva cauze care au dus la funcionarea defectuoas a acestui produs-program, i anume: tehnologie (calculatoare neactualizate, vechi); lipsa sistemului de mpmntare a instalaiei electrice la firmele utilizatoare; lipsa personalului neinstruit, etc. Pe lng acest studiu care a constat n completarea grilei de evaluare, am mai solicitat i cteva argumente pro i contra produsului-program WinMENTOR i anume: Argumente pro: interfaa de lucru a pachetului de programe pentru gestiune i contabilitate este prietenoas i particular; n urma salvrii se pot vizualiza articolele completate anterior; nu permite introducerea datelor eronat; este un program complet.
67

Argumente contra: Singurul lucru care nc nu a fost realizat de WinMENTOR este acela de salvare automat a datelor n cazul ntreruperii curentului electric. n concluzie, WinMENTOR - produsul-program- pentru contabilitate i gestiune poate fi utilizat de orice societate mic i mijlocie cu orice obiect de activitate. Acesta acoper toate funciile contabilitii i chiar face legtura spre domeniul managementului financiar, prin informaiile pe care le poate furniza. Se poate folosi n evidena operativ primar i gestionar, n calculaia costurilor prin diferite metode, n contabilitatea sintetic i cea analitic, n domeniul analizei economico-financiar, n gestiunea resurselor umane, n gestiunea fluxurilor de trezorerie, n analiza pe baz de bilan i n gestiunea firmei. Grupul de utilizatori specifici produsului WinMENTOR este foarte numeros. Intr n categoria utilizatorilor personalul care se ocup de evidena operativcontabil (gestionari, casieri, efi de formaii de lucru, normatori, economiti de secie, etc.), personalul implicat n evidena contabil la nivel sintetic i analitic, managerii de pe diferite niveluri, specialiti n gestiunea formei. La toi aceti utilizatori se adaug utilizatorii educaiei din instituii de nvmnt de stat i privat.

68

CONCLUZII
Lucrarea i-a propus s ofere o imagine de ansamblu asupra sistemului informaional contabil al ntreprinderii moderne, asupra utilizrii produselor informatice n domeniul contabilitii i a evalurii sistemelor i produselor informatice. n acest scop, lucrarea este structurat pe patru capitole, ce se refer sintetic la sistemul informaional contabil al ntreprinderii moderne, utilizarea produselor informatice n domeniul contabilitii, evaluarea produsului informatic i, n final, pe baza celor studiate, realizarea unui studiu de caz privind evaluarea produsului informatic WinMENTOR. Pentru realizarea studiului de impact a acestui produs informatic complex am ales la ntmplare un numr de 32 de firme care utilizeaz programul WinMENTOR, la care am efectuat o gril de evaluare a produsului informatic. Acest studiu a fost efectuat pe o perioada de 7 luni (respectiv octombrie 2006 aprilie 2007), pentru toate modulele oferite de acest program. Sintetiznd observaiile efectuate asupra impactului suitei de programe WinMENTOR, putem concluziona c exist o tendin clar i constant privind: modulul Casa de marcat a avut o evoluie nesatisfctoare ceea ce a condus la ideea ca acest modul a fost slab apreciat de ctre utilizatori i c firma proiectant poate mbunti produsul sub acest aspect; modulul DOC-IMP-SERVER acest modul a fost, de asemenea, slab apreciat de ctre utilizatori avnd o evoluie aproape constant n fiecare lun; modulul Expert a fost, pe tot parcursul studiului cel mai bine apreciat de ctre utilizatori cu un procent de 100%, excepie fcnd lunile ianuarie i februarie cnd a obinut doar 95%. n urma acestui studiu putem concluziona c exist aspecte pozitive (interfaa de lucru a pachetului de programe pentru gestiune i contabilitate este prietenoas i particular; n urma salvrii se pot vizualiza articolele completate anterior; nu permite introducerea datelor eronat; este un program complet), dar i negative (salvare automat a datelor) ale programului WinMENTOR. Trebuie specificat c per-ansamblu programul respectiv a fost apreciat favorabil, obinnd o medie de 90,27 puncte din 100 posibile. n concluzie, WinMENTOR - produsul-program- pentru contabilitate i gestiune poate fi utilizat cu succes i pe deplin satisfctor de orice societate mic i mijlocie, oricare ar fi obiectul de activitate al acesteia.

69

BIBLIOGRAFIE
1. Airinei, D. .a., Medii de programare, Editura Sedcom Libris, Iai, 2002; 2. Andone, I. (coord), Dezvoltarea sistemelor inteligente n economie. Metodologie i studii de caz, Editura Economic, Bucureti, 2001; 3. Andone, I., Sisteme inteligente hibride. Teorie. Studii de caz pentru aplicaii economice. Ghidul dezvoltatorul, Editura Economic, Bucureti, 2002; 4. Boar, B., H., The Art of Strategic Planning for Information Technologies, 2nd edition, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2001; 5. Davidescu, N. D., Tratat de contabilitate informatizat, Tribuna economic, Bucureti, 2001; 6. Donaldson, S., Siegel, S, Successful Software Development, Pretince Hall PTR 2nd edition, 2000 la http://search.safaribooksonline.com.; 7. Dumitru, F., Sistemul informaional contabil n ntreprinderea modern, Editura Junimea, Iai, 2001; 8. Georgescu, M., Piaa n tranzacie. Tranziia n pia, Sedcom Libris, Iai, 2002; 9. Ivan, I., strategii pentru informatizarea societii romneti,` n Sisteme informaionale. Edicaie. Cercetare. Arhitecturi. Instrumente, la Conferina internaional Globalizarea i educaia economic universitar, Iai, 24-26 octombrie 2002; 10. Laudon, C. K, Laudon, P. J., Management information systems. Organization and Technology in the Networked Enterprise, 6th edition, Pretince Hall, 2000; 11. Meni, G. Sisteme informaionale contabile n contextul globalizrii, Editura Junimea, Iai, 2002; 12. Nichi, t. I., Nichi-Avram, R., Rolul agentului ntr-o lume digital, n Sisteme informaionale. Educaie. Cercetare. Arhitecturi. Instrumente, la Conferina internaional Globalizarea i educaia economic universitar, Iai, 24-26 octombrie 2002; 13. Roca, Gh. I., Bodea, C., Apostol, C., Zamfir, G., Integrarea aplicaiilor n indistria asistat, Editura Economic, Bucureti, 2001; 14. Tabr, N., Contabilitate naional, Ediia a II-a, Editura Moldova, Iai, 2001; 15. ugui, A., Necesitatea utilizrii tehnologiilor informaionale n acticitile profesionotilor contabili din Romnia, n volumul Congresul al XII-lea al CECCAR, Bucureti, septembrie, 2002; 16. Alexandru Al. ugui Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Corpul experilor contabili i contabililor autorizai din Romnia, Editura CECCAR, Bucureti, 2003; 17. Rusu I., Sisteme informaionale de gestiune, Editura Funda]iei tefan Lupacu, Iai, 2007; 18. www.ciel.ro 19. http://sunset.usc.edu; 20. http://sunset.usc.edu/research/cocomosuite/index.html.; 21. http://cauxroundtable.org/PP_ROLE.htm; 22. http://www.anu.edu.au.

70