Sunteți pe pagina 1din 12

January

18, 2010

SC CIPVAL SRL

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iai


Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor
Master Contabilitate, Expertiz i Audit

Sistemul de control intern al


SC CIPVAL SRL Hui

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL
Cuprins

Cuprins........................................................................................................................................2
1. Prezentarea SC CIPVAL SRL Hui........................................................................................3
2. Obiectivele controlului intern.................................................................................................5
3. Organizarea sistemului de control intern................................................................................7
4. Puncte tari ale controlului intern la SC CIPVAL SRL..........................................................11
5. Puncte slabe ale controlului intern la SC CIPVAL SRL.......................................................12
6. Riscuri aferente sistemului de control intern........................................................................13

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL
1. Prezentarea SC CIPVAL SRL Hui

SC CIPVAL SRL Hui este o societate comercial care i desfoar activitatea n


scopul obinerii de profit.
Obiectul ei de activitate principal este reprezentat de Producia mobilierului pentru
birou i magazine (cod CAEN 3612). nfiinat cu un capital social de 200 lei (limita minim
legal pentru societile cu rspundere limitat, conform Legii nr.31/1990), societatea a
nregistrat n permanen un trend ascendent al activitii, fapt care i-a permis majorarea
capitalului social pn la 1.000.000 lei (conform situaiilor financiare anuale, ncheiate la
31.12.2008). Societatea are un numr de 19 angajai direct productivi i un numr de 5
persoane care alctuiesc TESA.
Conducerea SC CIPVAL SRL se exercit de ctre asociatul unic al acesteia, care
ocup funcia de director, n limita drepturilor i obligaiilor prevzute n actul constitutiv al
societii.

Figura nr.1.2 Organigrama SC CIPVAL SRL Hui


n cadrul SC CIPVAL SRL Hui, evidena contabil este inut conform
reglementrilor contabile legale, respectnd principiile impuse de lege. n zilele noastre,
compartimentul financiar-contabil are un rol important n ceea ce privete succesul

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

afacerilor. Funcia sa este de a procura persoanelor din interiorul i din exteriorul unei uniti
economice informaii necesare pentru luarea deciziilor.
Sistemul financiar-contabil al SC CIPVAL SRL rspunde de organizarea i
funcionarea n bune condiii a contabilitii valorilor patrimoniale; asigur efectuarea corect
i la timp a nregistrrilor contabile:
ine evidena sintetic i analitic a mijloacelor circulante, calculului costurilor,
investiiilor, rezultatelor financiare;
asigur respectarea cu strictee a prevederilor legale privind integritatea
patrimoniului i ia toate msurile legale pentru rentregirea acestuia, n cazul n care
patrimoniul a fost pgubit;
organizeaz inventarierea periodic a tuturor valorilor patrimoniale i urmrete
rezultatele acestora;
ntocmete situaia principalilor indicatori economico-financiari, exercit controlul
financiar preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea i economicitatea
operaiunilor.
SC CIPVAL SRL are o poziie competiional solid, cu certe perspective de
cretere.
Produsele sunt recunoscute i bine apreciate de catre clieni, iar firma se bucur de
ncredere din partea partenerilor de afaceri. Pentru a menine aceste obiective, SC CIPVAL
SRL Hui a implementat i mbuntete continuu un Sistem de management al calitii n
conformitate cu standardul SR EN ISO 9001:2001.

2. Obiectivele controlului intern


Sistemul de control intern este un plan sau un proces care ajut SC CIPVAL SRL
Hui s ating urmtoarele obiective:
pstrarea n condii de siguran a activelor;
raportarea corect i fidel a informaiilor financiare;
desfurarea unei activiti de exploatare eficiente i eficace;
raportarea la sistemul legislativ care se aplic activitii desfurate de societate.
Pentru ca informaiile contabile s fie fidele, n cadrul fiecrei ntreprinderi trebuie s
existe un control intern conceput raional i aplicat corect. Astfel, activitile comune de
control din cadrul SC CIPVAL SRL Hui includ:

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

separarea sarcinilor i diviziunea muncii nici un angajat al firmei nu trebuie s fie


responsabil pentru mai mult de una din urmtoarele funcii:
- autorizarea tranzaciilor;
- custodia diverselor categorii de active;
- inerea evidenei financiar-contabile.
Aceste activiti se muleaz pe cele trei componente ale controlului intern din cadrul
SC CIPVAL SRL Hui i anume controlul ierarhic, controlul gestionar i controlul financiar
preventiv.
Testele de control efectuate privind separarea sarcinilor privesc

msurile

organizatorice luate n acest sens, adic dac sarcinile de serviciu sunt precis definite i
delimitate pe compartimente, iar salariaii i responsabilitile sunt riguros stabilite prin
decizii date de conducere i fia postului.
Atribuind unui angajat mai mult de una din aceste responsabiliti creeaz oportuniti
pentru fraud. De exemplu, un angajat care are responsabilitatea numrrii banilor, dar i
inerea evidenei financiar-contabile poate camufla o sum furat i poate raporta astfel
informaii false referitoare la valoarea numerarului din casierie.
condiii de pstrare fizic a activelor acest aspect poate include limitarea
numrului de angajai care au acces la active ca numerarul, stocurile, dar i la evidenele
financiar-contabile. De exemplu, numerarul trebuie inut n seif, stocurile trebuie inute n
depozite inaccesibile tuturor angajailor, pentru a controla n acest mod accesul la active. De
asemenea, utilizarea de parole pentru restricionarea accesului la programele de eviden
financiar-contabil este necesar. Limitarea accesului va permite, n caz de fraud, o
posibilitate mai rapid de gsire a persoanei vinovate.
autorizarea adecvat a sarcinilor de serviciu acest aspect are n vedere stabilirea,
dar i solicitarea de autorizaii ale angajailor pentru a realiza sarcini n afara celor prevzute
n fia postului i nu numai.
De exemplu, livrarea de produse din magazie nu se poate face fr factura fiscal de
vnzare sau eliberarea de materii prime i materiale din depozit nu se poate realiza naintea
emiterii bonului de consum care s o autorizeze.
documente i nregistrri adecvate n acest caz, este necesar un sistem care s
permit nregistrarea n timp real a documentelor justificative (notele de intrare-recepie s fie
ntocmite n timp real, registrele de cas s fie ntocmite zilnic). De asemenea, este esenial
nregistrarea sistematic, prin numerotare, a documentelor. Astfel, orice lips de
consecutivitate poate duce la manifestri concrete ale sistemului de control intern.
5

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

verificri inopinate ale performanei n acest caz, conducerea poate desemna o


persoan care s fac verificri inopinate ale numerarului din casierie, ale produciei raportate
pe stoc, ale strii unor active declarate n stare de neutilizare etc.
De asemenea, directorul firmei SC CIPVAL SRL poate compara performana
nregistrat n contul de profit i pierdere al perioadei anterioare cu cel din perioada prezent
i poate solicita verificri i informaii suplimentare, dac datele cercetate nu corespund strii
de fapt perceput de conducerea societii.

3. Organizarea sistemului de control intern


Pentru desfurarea lui n bune condiii, controlul intern presupune:
- o structur organizatoric ierarhizat i delimitat care s asigure separarea sarcinilor
i supervizarea activitilor;
- un manual de proceduri interne (instruciuni i norme interne de lucru);
- un sistem informaional corespunztor.
Controlul financiar preventiv
n cazul SC CIPVAL SRL Hui, sistemul utilizat este cel computerizat, de unde se
poate concluziona c influena erorii umane de calcul este mai mic, n schimb influenarea
rezultatelor prin modificarea de sume sau adugarea de tranzacii noi este rapid i simpl.
Acest fapt poate fi nlturat prin autorizarea tranzaciilor de ctre o persoan din conducere.
Astfel, activitatea se desfoar n mod corect, iar angajaii nu sunt trai la rspundere sau
sancionai pentru erori. Acest fapt trebuie completat cu o restricionare a persoanelor care au
acces la datele financiar-contabile, n special la programul de eviden (acces pe baz de
parol).
Controlul gestionar
Avnd n vedere obiectul de activitate principal (producia i comercializarea
articolelor de moblier), activitatea de control gestionar n cadrul SC CIPVAL SRL Hui
include n primul rnd controlul intern sporit al conturilor de stocuri, care reprezint
principala parte a activului SC CIPVAL SRL Hui. Controlul intern al stocurilor are n vedere
ca acestea s fie sigure i protejate din punct de vedere fizic, bine organizate, nedepreciate,
nregistrate n mod corect att n contabilitatea sintetic, ct i n cea analitic, conform
documentelor justificate aferente, precum i corect evaluate.

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

Relativ la activitile comune sistemului de control intern, raportarea acestora la


stocuri ne determin s considerm urmtoarele proceduri de control gestionar:
separarea sarcinilor:
- persoanele autorizate n cadrul firmei s aib acces la elementele de stocuri nu
trebuie s se ocupe cu nregistrarea lor n contabilitate;
- persoanele care autorizeaz intrarea/ieirea stocurilor din magazie nu trebuie s fie
aceleai cu cele care nregistreaz aceste tranzacii;
protejarea fizic:
- acces restricionat la depozitele de stocuri i magazii, dac este posibil exclusiv pe
baz de cheie;
- efectuarea inventarierilor periodice i corecta nregistrare a rezultatelor inventarierii;
- utilizarea sistemelor electronice de monitorizare a activitii i locaiilor de producie
i depozitare a stocurilor;
verificarea inopinat:
- compararea datelor din contabilitate i informaiile de la faa locului din firm de
ctre o persoan care nu are legtur cu evidena cantitativ sau contabil a elementelor de
stocuri;
- revizuirea i analiza aprofundat a cifrei de afaceri rezultat din vnzarea produciei,
a lipsurilor din gestiune i a evoluiei vnzrilor;
autorizarea:
- persoanele care autorizeaz tranzaciile cu stocuri nu trebuie s fie aceleai cu cele
care elibereaz stocurile din magazie;
documentarea adecvat:
- utilizarea metodei inventarului permanent;
- nregistrarea documentelor de achiziie i vnzare att n evidena contabil, ct i n
cea operativ (fia de magazie).
La acestea se adaug:
respectarea statutului juridic al documentelor cu regim special SC CIPVAL SRL
utilizeaz n reflectarea tranzaciilor documente cu regim special, care sunt documente
tiprite, completate, folosite i pstrate conform unor dispoziii legale speciale. Ele sunt
nseriate, numerotate la tipografie sau n cadrul unitii care le folosete i conin meniunea
regim special. Documentele cu regim special (de exemplu, chitana) trebuie inute n eviden
i justificate ca formulare, att cele folosite ct i cele nefolosite. De asemenea, n cadrul

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

documentelor cu regim special se regsesc Registrul Unic de Control i Registrul de Eviden


Fiscal, deoarece sunt numerotate de C.N. Imprimeria Naional.
Conform legii pentru prevenirea i combaterea evaziunii fiscale, formularele tipizate
cu regim special utilizate n domeniul fiscal sunt documente legale a cror tiprire, nseriere i
numerotare se realizeaz n condiiile actelor normative n vigoare. Precizri referitoare la
documentele cu regim special sunt cuprinse n Ordinul nr. 1850/2004 privind registrele i
formularele financiar-contabile, Hotrrea nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor
formularelor comune privind activitatea financiar i contabil, Legea contabilitii nr.
82/1991 republicat, Ordonana nr. 226/2009 privind unele msuri financiar-contabile.
ncadrarea gestionarilor i constituirea garaniilor materiale societatea constituie
garanii materiale, n special n cazul celor care au ca activitate paza i protejarea valorilor
materiale;
aplicarea msurilor preventive n administrarea patrimoniului;
realizarea drepturilor i ndeplinirea obligaiilor bneti, financiare i fiscale
societatea nu nregistreaz debite fa de bugetul de stat sau bugetul fondurilor speciale. De
asemenea, datoriile fa de tere persoane sunt urmrite i controlate prin scadenele la plat i
achitate n termenul de scaden;
ndeplinirea msurilor dispuse cu ocazia controalelor anterioare. Dac s-au
descoperit cu ocazia controalelor anterioare, n special cele la faa locului, aspecte care
conduc la nereguli voite sau accidentale (izolarea precar a depozitelor la umezeal, accesul
mai multor persoane la cheile de la magazie, neatenia n gestionarea fielor de magazie etc.),
atunci acestea sunt primele care sunt verificate n caz de control.
Controlul ierarhic
Controlul intern are o pondere mare n cadrul SC CIPVAL SRL, deoarece rspunderea
pentru bunul mers al activitii autoritilor administrative revine n primul rand conducerii
unitii care trebuie s previn i s sesizeze operativ neajunsurile. Din acest punct de vedere,
controlul intern este un instrument indispensabil procesului decizional al conducerii societii.
Pn n acest moment am fcut referire la implicarea conducerii n procesul de control
financiar preventiv i n cel gestionar, cu influen mai mare sau mai mic asupra procedurilor
de control. n cadrul acestui paragraf, avem n vedere n mod direct controlul de tip
managerial sau ierarhic.
Raportat la activitile din cadrul SC CIPVAL SRL Hui, procedurile de control
ierarhic au n vedere:
8

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

- exercitarea unui control asupra compartimentelor financiar-contabil, producie i


aprovizionare-desfacere aflate n subordine. Acestea au la rndul lor directori, care
supervizeaz activitile curente, operative ale compartimentelor corespunztoare;
- exercitarea unui control inopinat n locurile unde se pstreaz i se vehiculeaz valori
materiale i bneti. Avnd n vedere c de curnd societatea a achiziionat un restaurant cu
pensiune, importana supravegherii calitii serviciilor desfurate, precum i a pstrrii n
bune condiii a obiectelor de inventar, are o importan major. De asemenea, cu aceast
ocazie, societatea i-a intensificat numrul tranzaciilor cu numerar, ceea ce impune o
verificare mai frecvent a acestuia;
- dezvoltarea autocontrolului i controlului mutual sau reciproc n activitatea curent a
personalului din subordine. Aici intervine de fapt responsabilitatea angajailor care, atunci
cnd sesizeaz o neregul, trebuie s aib contiina de a raporta neregula respectiv
persoanelor ierarhic superioare i astfel s nu apar situaii de o gravitate mai mare sau
compliciti. Aceast procedur are n vedere personalul competent i integru. Sistemul de
control intern garanteaz faptul c deciziile luate la nivelul conducerii influeneaz
comportamentul ntregului personal din subordine i analizeaz n ce masur obligaiile de
serviciu ale personalului sunt ndeplinite i dac sunt efectuate controale ierarhice i
reciproce;
- s stabileasc fiecrui subordonat (care ndeplinete, la rndul su, o funcie de
conducere) atribuiile de control ierarhic, condiiile de exercitare a acestora i rspunderile ce
i revin pentru modul concret de ndeplinire a lor.
Din punctul de vedere al coninutului sau, controlul ierarhic are n vedere att aspecte
de legalitate ct i aspecte de oportunitate. Directorul poate dispune anularea unei tranzacii
neautorizate n prealabil sau poate chiar substitui organul inferior cnd acesta nu dispune de
o competen exclusiv.
De asemenea, directorul apreciaz oportunitatea actelor persoanelor din subordine,
poate lua msura desfiinrii lor, ori de cte ori le considera ca fiind neoportune.

4. Puncte tari ale controlului intern la SC CIPVAL SRL


Punctele tari ale sistemului de control intern din cadrul SC CIPVAL SRL includ:
societatea utilizeaz n mod corect documentele justificative cu i fr regim special
pentru reflectarea tranzaciilor n care este implicat;

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

de asemenea, societatea ine la zi registrele obligatorii impuse de Ordonana


nr.226/2009 privind unele msuri financiar-contabile (Registrul jurnal, Registrul inventar i
Registrul Cartea-Mare) i respect precizrile ordonanei cu privire la evidena financiarcontabil informatizat;
rezultatele inventarierii patrimoniului sunt nregistrate n contabilitate de cte ori este
efectuat inventarierea, dac apar diferene ntre existentul scriptic i cel faptic;
plile sunt efectuate la zi, prin utilizarea unui sistem de urmrire a scadenelor la
plat a furnizorilor i conturilor asimilate. De asemenea, societatea nu nregistreaz datorii
fa de bugetul de stat i bugetul asigurrilor sociale i fondurilor speciale, nici n ceea ce
privete reinerile la surs sau contribuiile unitii la salariile personalului;
fixarea prin fia postului a unor responsabiliti foarte clare cu privire la protecia i
paza valorilor materiale, n special a produciei. Acest fapt este completat de crearea unui
sistem de garanii materiale reinute de la angajai pe toat durata contractului individual de
munc;
comunicarea foarte bun a directorului general cu directorii compartimentelor din
subordine conduce la practicarea unui control ierarhizat foarte eficient;
urmrirea unui raport pozitiv ntre costurile de angajare a personalului, astfel nct s
nu existe suprapunerea de sarcini, i beneficiul adus de diviziunea muncii;
angajarea unui administrator pentru activitatea de prestri servicii (restaurant i
pensiune) a condus att la o mai bun aplicare a controlului gestionar, ct i a unei evidene a
valorilor materiale separat pentru aceast latur a activitii societii.

5. Puncte slabe ale controlului intern la SC CIPVAL SRL


Punctele slabe ale sistemului de control intern din cadrul SC CIPVAL SRL includ:
preluarea noii activiti de prestri servicii a determinat unele greeli n evidena
valorilor materiale implicate, precum i o nregistrare eronat a unor documente justificative.
Este necesar o inventariere total a valorilor materiale i bneti preluate odat cu noua
activitate, precum i ntocmirea unei balane de verificare pentru stabilirea soldurilor clare ale
noii activiti;
nregistrarea n contabilitate a unor operaiuni care nu au la baz documente
justificative prezente, ci date estimate pentru viitoarele activiti. nregistrarea unor venituri
nc nefacturate cu acordul directorului nseamn o nclcare a procedurilor de control
financiar preventiv. Dei n cele din urm toate veniturile sunt justificate prin facturi emise,
10

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

nregistrarea tranzaciilor conform contabilitii de angajamente nu permite nregistrea unor


tranzacii anterior emiterii documentelor;
faptul c firma este destul de mic conduce la efectuarea de inventarieri superficiale,
n urma crora nu se constat de foarte multe ori erori, plusuri sau minusuri de inventar.
Inventarierea este un procedeu de comparare a existentului faptic cu cel scriptic, de aceea nu
este suficient copierea n Registrul inventar a datelor din balana contabil, ci este necesar
cel puin o dat pe an trecerea n registru a tuturor elementelor de valori materiale i bneti,
aa cum se regsesc ele la punctele de lucru i magazii;
absena n cadrul firmei a unui spaiu destinat casieriei poate conduce la lipsuri din
casierie care pot fi imputate n mod justificat sau nejustificat persoanelor implicate. Este
recomandat crearea unui spaiu destinat tranzaciilor de numerar i, astfel, mutarea acestora
din biroul financiar-contabil unde se desfoar momentan.

6. Riscuri aferente sistemului de control intern


Dei nu putem nega importana i influena pozitiv a aplicrii
corecte a procedurilor de control intern, n special asupra fraudei interne,
un sistem de control intern poate oferi doar o asigurare rezonabil, n nici
un caz absolut, c frauda sau erorile pot fi descoperite i corectate.
Eficiena controlului intern poate fi limitat din urmtoarele cauze:
angajaii pot face greeli datorate judecii personale eronate n aplicarea
procedurilor de control. Aici se includ:
- nelegerea greit a politicilor i procedurilor de control intern;
- oboseala, neatenia i distragerea n aplicarea controlului;
- raportarea greit n lanul de comand. Raportarea direct la conducere sau unui
superior indirect implicat poate nsemna asumarea unor decizii greite i neaplicabile n
activitile operaionale.
activitile de control pot fi superficial concepute i alocate;
complotul a doi sau mai muli angajai poate eluda controlul intern;
managerii pot lua decizii care trec peste sistemul de control intern. Acest risc este
unul omniprezent n firme, indiferent de mrime i obiect de activitate. Faptul c deciziile
managerilor, ca i conductori ai ntreprinderilor, au prioritate n faa deciziilor oricror ali
angajai angrenai n activitile de control intern poate conduce la generarea, punerea n

11

January
18, 2010

SC CIPVAL SRL

aplicare i raportarea unor date false. De exemplu, un manager poate ordona unui angajat din
contabilitate s nregistreze un contract care nu a fost realizat, n vederea suplimentrii
veniturilor.
costul implementrii unor proceduri de control intern poate depi beneficiile aduse
de aceste proceduri. Cu alte cuvinte, raportul cost-beneficiu aferent procedurilor de control
poate deveni la un moment dat ineficient.
Aceste riscuri pot aprea frecvent. Avnd n vedere c firma nu este una foarte mare,
este normal s existe percepia c angajarea de personal care s permit separarea activitilor
depete beneficiile aduse de diviziunea muncii.

12