UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS GALAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR

Liliana Mihaela MOGA

SISTEME I APLICAII INFORMAIONALE FINANCIAR-MONETARE

ISBN 978-606-8216-18-8

Editura EUROPLUS Galai, 2010

Cuprins
Capitolul 1 Elementele teoreticometodologice ale sistemului informaional:............................................................................ 1.1 Conceptul de sistem informaional: ...................................................... 1.2 Elementele componente ale sistemului informaional: ......................... 1.3 Caracteristicile general valabile pentru sistemele informaionale: ....... 1.4 Clasificarea sistemelor informaionale: ................................................ 1.5 Informatizarea, vector al eficientizrii activitilor economice: ........... 1.6 Rolul informatizrii n evoluia sistemelor informaionale ale ntreprinderilor ...................................................................................... 1.6.1 Informatizarea nivelului operativ al conducerii:........................... 1.6.2 Informatizarea procesului decizional:........................................... 1.6.3 Tendine actuale n informatizarea sistemelor informaionale ale ntreprinderilor: ....................................................................... Rezumat:........................................................................................................ Capitolul 2 Structura sistemelor informaionale:...................................... 2.1 Structura sistemelor informaionale de prelucrare a tranzaciilor (operaionale): ....................................................................................... 2.1.1 Aplicaia de gestiune a stocurilor: ................................................ 2.1.2 Aplicaia pentru producie: ........................................................... 2.1.3 Aplicaia de personal salarizare: ................................................ 2.1.4 Aplicaia de gestiune a mijloacelor fixe: ...................................... 2.1.5 Aplicaie financiar contabil:..................................................... 2.2 Caracteristicile sistemelor informaionale financiarcontabile reglementate de legislaia n vigoare:.................................................... 2.3 Structura sistemelor informaionale financiar bancare: ....................... 2.4 Caracteristicile sistemelor informaionale financiarbancare reglementate de legislaia n vigoare:.................................................... Rezumat:........................................................................................................ Capitolul 3 Proiectarea sistemelor informaionale:................................... 3.1 Evoluia metodologiilor de analiz i proiectare a sistemelor informaionale: ......................................................................................

5 5 6 13 16 18 19 20 22 26 31 33 33 34 37 39 41 42 44 46 52 54 55 55

Pag. 4

3.1.1 Etapa metodologiilor clasice: .................................................... 3.1.2 Etapa metodologiilor orientate pe creterea rolului utilizatorilor: ............................................................................. 3.1.3 Elemente care recomand utilizarea metodelor orientate pe utilizator n activitatea de analiza i proiectare a sistemelor informaionale: .......................................................................... 3.2 Structura funcional general a unui sistem informaional:................. 3.3 Etapele dezvoltrii sistemului informaional:........................................ Rezumat: ............................................................................................................ Teste de autoevaluare:..................................................................................... Bibliografie: ......................................................................................................

56 59

61 65 70 78 79 87

Capitolul 1 Elementele teoreticometodologice ale sistemului informaional

1.1 Conceptul de sistem informaional
Noiunea de sistem informaional este o categorie complex, pentru care nu exist o definiie unanim acceptat. Orice activitate desfurat n cadrul unei ntreprinderi necesit, n fiecare stadiu de desfurare, o prelucrare a datelor i informaiilor dup o anumit specificaie. Toate ntreprinderile i-au dezvoltat, din necesitate, sisteme informaionale proprii, adaptate la structura organizatoric, n care, la executarea unor operaiuni precum colectarea, prelucrarea datelor n scopul obinerii de informaii stocate i transmise, folosesc sau nu sisteme informatice. Evoluia rapid a mediului economic i pune amprenta asupra evoluiei sistemului informaional. Teoria i practica l situeaz la confluena a dou domenii distincte: economic i tehnologia informaiilor i comunicaiilor. Dei definiiile sistemelor informaionale care sunt de dat mai recent (anii 1960 1970), includ ntotdeauna noiuni de care fac referire la prelucrarea automat a datelor, informatizarea sistemului informaional trebuie privit ca un efect al efortului fcut de ntreprinderi pentru a se adapta la mediul economic tot mai dinamic. Definirea conceptului de sistem informaional difer n funcie de pregtirea specialitilor care abordeaz aceast problematic. Opiniile specialitilor n economie converg n definirea sistemului informaional ca un ansamblu interconectat ntr-o concepie sistemic a datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale, procedurilor informaionale i a mijloacelor de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a informaiilor care acioneaz intercorelat n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei organizaii. Sistemul informaional este prezentat ca un instrument dezvoltat pentru deservirea obiectivelor unei ntreprinderi. Accentul cade pe raiunea de a fi a acestuia i mai puin pe modul n care este realizat. Transformrile care au loc n

Pag. 6

cadrul sistemului informaional pot fi fcute n mod manual, interactiv sau automat. Cea de a doua categorie de specialiti implicai n problematica sistemelor informaionale, informaticienii, prezint, n principal,aspectele de natur tehnic. n acest sens vom exemplifica prin cteva definiii ale sistemului informaional, pe care le-am considerat reprezentative: Circulaia informaiei din momentul producerii unui eveniment n procesul condus i pn cnd pe baza cunoaterii lui, se declaneaz un nou eveniment precum i precizarea coninutului informaiei, destinaiei, locului stocrii etc. alctuiesc sistemul informaional. Totalitatea metodelor, tehnicilor, mijloacelor, privite ca un ansamblu integrat care asigur nregistrarea, culegerea, transmiterea, prelucrarea i valorificarea informaiilor definesc sistemul informaional.

1.2 Elementele componente ale sistemului informaional

Elementele componente ale sistemului informaional se regsesc n definiiile prezentate anterior, i sunt: datele; informaiile; circuitele informaionale; fluxurile informaionale; procedurile informaionale; mijloacele de tratare a informaiilor; personal de specialitate. Datele sunt elementele cu cea mai redus complexitate din cadrul unui sistem informaional i reprezint ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces. n ceea ce privete informaia, aceasta este tratat ca o materie prim de baz att a sistemului informaional, ct i n general, a sistemului de management al ntreprinderii. Informaiile reprezint acele date care aduc un plus de cunoatere utilizatorului final. Definiia stabilete raportul care exist ntre date i informaii, i poate fi considerat o sintez a modului cum este definit informaia n The Oxford English Dictionary: aciunea de a comunica cunotine sau nouti despre

Pag. 7

un fapt sau o apariie; aciunea de a spune sau de a i se spune ceva, cunotin comunicat care privete un anumit fapt, subiect sau eveniment; tire, noutate. Caracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc informaiile vehiculate n sistemul informaional al unei ntreprinderi, pentru a contribui la atingerea obiectivelor de management, sunt cunoscute sub denumirea de cerine de raionalitate fa de informaii. Acestea sunt1: realitatea; caracterul multilateral; caracterul sintetic i concis; precizia i sigurana; capacitatea de a ajunge la beneficiar n timp util; caracterul dinamic; orientare prospectiv; adaptare la specificul personalului implicat. O informaie este real atunci cnd reflect procesele aa cum se deruleaz n ntreprindere, fr a le deforma. Realismul informaiei constituie o premis n adoptarea unor decizii corecte, ca baz n realizarea pe termen lung a unei eficiene economice crescute. Multilateralitatea informaiei este o caracteristic dezvoltat ca rspuns la complexitatea mediului economic n care i desfoar activitatea ntreprinderile contemporane. Caracterul multilateral al informaiei face posibil transmiterea tuturor aspectelor pe care le implic activitatea pe care o caracterizeaz: economic, uman, tiinific etc. Aspectul multilateral al informaiei nu limiteaz caracterul sintetic i concis al acesteia, care implic capacitatea de a surprindere i de a transmitere elementele eseniale de noutate prin folosirea unor mesaje ct mai scurte. Astfel, rezultatul obinut este mpiedicarea ignorrii unor informaii importante de ctre manageri, n special de ctre cei situai la nivelurile superioare. Caracterul sintetic i concis al informaiilor trebuie s se realizeze n limita nealterrii preciziei i siguranei acestora. Prin omiterea includerii unor detalii n coninutul informaiilor, se poate schimba coninutul ntregului mesaj, beneficiarul putnd fi lipsit de siguran n utilizarea informaiei, ceea ce poate avea drept consecin diminuarea ncrederii n sistemul informaional.
1

Radu, I.; Urscescu, M.; Ioni, F., Informatic pentru managementul firmei, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001;

Pag. 8

Elementul timp are un rol important, utilitatea informaiei fiind condiionat de capacitatea acesteia de a ajunge la beneficiar n timp util, adic n perioada optim pentru a putea fi folosit la fundamentarea unor decizii sau la declanarea executrii unor aciuni. Evoluia tot mai rapid economiei contemporane face ca aceast caracteristic s devin din ce n ce mai important. Caracterul dinamic al informaiilor vine din necesitatea surprinderii desfurrii dinamice a proceselor (n strns legtur cu factorul timp). Caracterul prospectiv al informaiilor este dat de creterea capacitii acestora de anticipare a fenomenelor economice i este o consecin a caracterului dinamic. Informaiile, prin aceast caracteristic, contribuie la desfurarea activitii de previziune din ntreprinderi. Finalitatea aciunilor desfurate n sistemul informaional este de a pune la dispoziie persoanelor situate pe diferite niveluri (operaional i decizional) informaiile necesare pentru buna desfurare a activitii unei ntreprinderi. Se poate afirma, deci, c beneficiarii informaiilor sunt oamenii, cu diverse niveluri de pregtire. S-a constatat c perceperea corect i integral a mesajului transmis de o informaie depinde de gradul de adaptare a informaiei la capacitatea de nelegere a personalului implicat. Factorii cei mai importani care trebuie luai n considerare n momentul realizrii formei de prezentare a informaiilor sunt: nivelul de pregtire, gradul de informare, domeniul la care se refer etc. Circuitele informaionale reprezint drumul pe care l parcurg fluxurile informaionale. Circuitele informaionale pot fi asimilate ansamblului conexiunilor existente ntre diverse niveluri organizatorice dintr-o ntreprindere. n descrierea unui sistem informaional, relaiile organizatorice care se stabilesc ntre unitile organizaionale sunt considerate, concomitent, i circuite informaionale. Fluxurile informaionale reprezint totalitatea informaiilor care parcurg circuitele informaionale, i pot fi: fluxuri informaionale ascendente care sunt alctuite din totalitatea informaiilor care circul ntre niveluri ierarhice aflate n raport de subordonare; fluxuri informaionale orizontale care sunt alctuite din totalitatea informaiilor care circul ntre niveluri ierarhice aflate pe acelai nivel ierarhic;

Pag. 9

fluxuri informaionale oblice care sunt alctuite din totalitatea informaiilor care circul ntre niveluri ierarhice diferite, dar care nu se afl n relaii de subordonare. Procedurile informaionale reprezint ansamblul operaiilor executate n scopul soluionrii unei probleme date; prin intermediul acestora, se stabilesc tipurile suporturilor de informaii utilizate, mijloacele de culegere, prelucrare i transmitere a datelor i informaiilor, precum i ordinea, modalitile i mijloacele de efectuare a prelucrrilor. Procedurile informaionale sunt reprezentate de: coleciile organizate de date i informaii; programele i limbajele de tratare a datelor. Colecii organizate de date n subsistemul de memorare extern a informaiilor, un loc important l ocup coleciile organizate de date i informaii cunoscute i sub numele de baze de date sau bnci de date. Informaiile sunt informaii structurate, de regul, pe clase de informaii specifice, care sunt memorate prin intermediul unor subsisteme de prelucrare, cunoscute sub numele de sisteme de gestiune a bazelor de date. Sistemele de gestiune a bazelor de date sunt programe care ruleaz ntre sistemul de operare i programele utilizator punnd la dispoziia utilizatorului subrutine specifice i funcii de acces i control asupra bazelor de date pentru efectuarea unor anumite operaiuni. n principal, accesul este permis i controlat pe baza unor drepturi specifice acordate prin intermediul parolelor fiecrui utilizator, asigurnd astfel protecia informaiilor. Informaiile din bazele de date sunt cel mai adesea meninute sub forma unor tabele iar n cadrul acestora n rnduri i coloane. Astfel, de exemplu, ntr-o baz de date se pot regsi informaii despre facturile emise ctre un client, despre materialele care au fost aprovizionate, despre preuri i cantiti. Aceast categorie de informaii poart numele de informaii structurate. O mare parte din informaii sunt ns imposibil de pus ntro structur logic i poart numele de informaii nestructurate. Un exemplu clasic de informaie nestructurat care se poate regsi ntr-o baz de date este evidena informaiilor prezente n pres, n crile dintr-o bibliotec, colecii mixte de imagini, sunete i chiar secvene video cum ar fi cele prezente ntr-o enciclopedie electronic. Cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de date sunt: Oracle, MySQL, PostgreSQL, Sybase, Informix, Interbase, MS SQL Server.

Pag. 10

Programe i limbaje de tratare a datelor Funciile programelor de tratare a datelor sunt stabilite prin regulile i algoritmii de calcul generai de ctre programator pentru a realiza un anumit obiectiv. Pentru atingerea scopului propus, programatorul are disponibilitatea de a alege ntre un numr mare de limbaje de programare, pentru codificarea ntr-un limbaj ct mai apropiat de nelegerea uman a regulilor necesare prelucrrii datelor. De-a lungul timpului au fost dezvoltate mai multe tipuri de limbaje de programare. Unele dintre ele au faciliti specifice pentru prelucrarea numeric, calcule matematice cum ar fi limbajele Fortran, Pascal sau C. Alte limbaje sunt dedicate programrii sistemelor de operare sau a modulelor care fac interfaa foarte joas cu resursele sistemului i acestea sunt limbajele de asamblare, sau C-ul. Alte limbaje sunt specializate n inteligena artificial, pentru sisteme expert, cum ar fi Smalltalk, Eiffel. De asemenea. exist limbaje folosite cu predilecie pentru interfee de comunicaie n reea, cum ar fi Java. Mijloacele de tratare a informaiilor, reprezint ansamblul de echipamente i instrumente necesare prelucrrii informaiilor (suporturile fizice i logice), ncepnd cu documentele de culegere a informaiilor, precum i ordinea, modalitile i mijloacele de efectuare a prelucrrilor propriu-zise. Variantele constructive adoptate pentru aceste ultime dou elemente au o mare influen asupra eficienei sistemului informaional i sunt influenate de progresul tehnologic. Acestea sunt reprezentate de componentele hardware i de componentele software ale sistemului informaional. Componentele Hardware ale sistemului informaional includ urmtoarele elemente: a) subsistemul de introducere a informaiilor; b) subsistemul pentru memorarea rezultatelor intermediare; c) subsistemul de procesare; d) subsistemul de ieire a informaiilor. Subsistemul de introducere a informaiilor realizeaz informaiilor prin diverse moduri: interaciunea direct cu omul prin intermediul tastaturii; preluarea

Pag. 11

introducerea datelor grafice prin intermediul mouse-ului i a tabletelor grafice; prin intermediul camerelor de luat vederi, scannere etc. Subsistemul pentru memorarea rezultatelor intermediare este prezent n componena oricrui sistem informaional i are ca principale funciuni memorarea rezultatelor intermediare ale calculelor, memorarea informaiilor primare i depozitarea informaiilor prelucrate. Acesta este compus de cele mai multe ori din mai multe straturi de memorare a informaiilor, clasificate dup viteza de reacie: memoria intern, care este cea mai rapid accesat i este utilizat pentru pstrarea informaiilor intermediare, aa numitelor variabile de program; memoria extern care este de mai mare capacitate i este constituit din discurile dure (hard-disk) i, mai rar, din benzi magnetice; arhivele de memorare sunt capaciti de stocare a informaiilor de dimensiuni foarte mari, la care timpul de acces este mult mai mare. Aceste arhive sunt pe filme, pe benzi magnetice i mai nou pe discuri optice. Subsistemul de procesare este de fapt creierul ntregului sistem informaional i reprezint acel ansamblu de dispozitive electronice care prelucreaz informaia de intrare i pe baza regulilor din programul de calcul efectueaz operaiunile asupra datelor i informaiilor. Subsistemul de ieire a informaiilor face cunoscute utilizatorului rezultatele rulrii programelor, livreaz informaia n forma sa final, prelucrat. Cele mai comune sisteme de ieire a informaiilor sunt imprimantele, monitoarele video etc. Sisteme mai sofisticate de obinere a informaiilor sunt filmele fotografice, proiectoarele. Componentele Software ale sistemului informaional includ: a) Software-ul de baz (Sistem de operare); b) Software-ul de aplicaie.

Pag. 12

Software-ul de baz (Sistemul de operare) Sistemul de operare realizeaz accesul la resursele de calcul, la memorii, la subsistemele de intrare/ieire. Orice program utilizator face apel la setul de proceduri i subrutine puse la dispoziia acestuia de sistemul de operare. Sistemele de operare sunt de mai multe feluri, n funcie de criteriul de clasificare utilizat: 1. dup numrul de utilizatori care pot avea acces la resurse: sisteme de calcul mono-utilizator, care permit accesul la resursele de calcul a unui singur utilizator, la un moment dat; sisteme de calcul multi-utilizator, care permit accesul la resursele de calcul a mai multor utilizatori simultan; 2. din punct de vedere al posibilitii de a rula mai multe programe simultan sau aparent simultan, sistemele de calcul se mpart n: sisteme de calcul non-multi-tasking; sisteme de calcul multi-tasking, care dau posibilitatea mai multor utilizatori s aib acces simultan la resursele sistemului, mai multor programe lansate simultan s ruleze aparent n paralel i s proceseze diferite informaii, nu neaprat n ordine secvenial. Sistemele moderne de calcul fac parte din aceast ultim categorie, i din aceast categorie enumerm: Solaris, AIX, HP-UX, Linux, UNIX, Windows NT/2000/XP/2003. Dup modul de lucru n legtur cu factorul timp exist sisteme de operare n timp real, folosite n principal n industrie, sunt destinate pentru a rspunde la solicitri care au mare dependen de timp, de apariia unor anumite semnale, de expirarea anumitor intervale de timp. Un de sistem de operare n timp real este Qnx. Software-ul de aplicaie (program utilizator) Ultima component i cea mai important a unui sistem informaional o reprezint pachetul de programe utilizator. Programele utilizator, care sunt scrise n mod special pentru a executa o anumit funcie, prin intermediul sistemului de operare, fac accesul la resursele sistemului i prelucreaz datele obinute dup un anumit algoritm, dup anumite reguli care constituite logica intern a acestora. Aplicaia propriu zis este rezultatul vizibil al sistemului informaional. Ea reprezint totalitatea programelor utilizator care concur la realizarea sarcinilor sistemului informatic. Aplicaiile informatice pentru ntreprinderi sunt structurate

Pag. 13

dup activitatea creia i sunt destinate i anume: activitilor de gestiune a stocurilor, a mijloacelor fixe, personalului i salarizrii, pentru contabilitate i asistare manager etc. Personal de specialitate Pentru buna funcionare a unui sistem informaional sunt necesare urmtoarele categorii de personal: personal pentru ntreinerea din punct de vedere hardware a sistemului de calcul. Principala lor atribuie este aceea de a verifica periodic sistemul de calcul, de a-l monitoriza n sensul pstrrii funcionalitii acestuia; personal pentru administrarea sistemului de calcul; este un supervizor al activitii sistemului de calcul, gestioneaz i planific puterea de calcul a sistemului pentru rezolvarea diferitelor funcii i sarcinii, monitorizeaz execuia corect a acestora i alerteaz personalul de specialitate n cazul apariiei unor defeciuni; personalul pentru introducerea i preluarea informaiilor n sistem; n cele mai multe cazuri sunt operatorii de introducere a datelor. n ultimul timp, prin mpingerea terminalelor de calcul ctre utilizatorul final asistm la un proces n urma cruia personalul de introducere a datelor este de fapt i beneficiarul informaiei.

1.3 Caracteristicile general valabile pentru sistemele informaionale

Caracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc un sistem informaional pentru a ajuta ntreprinderea n procesul atingerii obiectivelor de management, sunt2: a) adaptabilitatea; b) controlabilitatea i fiabilitatea; c) caracterul deschis.

Radu, I.; Urscescu, M.; Ioni, F., Informatic pentru managementul firmei, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001;

Pag. 14

Adaptabilitatea sistemelor informaionale Adaptabilitatea reprezint capacitatea sistemului de a se putea transforma ntr-un timp scurt i cu un consum minim de resurse (financiare, umane etc.), astfel nct s poat rspunde unor cerine noi care pot fi impuse fie de modificri aprute n sistemul intern, fie n sistemul extern al ntreprinderii. n rndul modificrilor care pot apare n sistemul intern al ntreprinderii se includ: schimbri n profilul activitii desfurate, generate de dezvoltarea unor noi activiti, diferite de cele iniiale (de exemplu, dezvoltarea unor activiti de producie de ctre o firm specializat n comer); schimbri n metodele de management folosite care genereaz modificarea unor proceduri de tratare a datelor i informaiilor; schimbarea structurii organizatorice care genereaz modificri ale fluxurilor i circuitelor informaionale, schimbarea formei sau coninutului unor situaii informaionale cerute de managerii situai pe diverse niveluri de conducere etc. Modificrile provenite din mediul exterior includ: modificri ale legislaiei economice, foarte frecvente n Romnia; de exemplu trecerea la leul greu, prin denominarea monedei naionale; schimbarea formei de proprietate asupra firmei; de exemplu trecerea de la proprietatea de stat la proprietatea privat; schimbri n modul de desfurare a relaiilor cu furnizorii, clienii, etc. Soluii adoptate pentru asigurarea adaptabilitii Cea mai cunoscut metod utilizat pentru ndeplinirea cerinei de adaptabilitate a sistemelor informaionale este realizarea modular, care i-a dovedit deja utilitatea i este larg folosit n dezvoltarea proiectelor de sisteme informaionale majore. Principalul beneficiu realizat prin proiectarea modular este creterea duratei de via a sistemului, deoarece modificrile impuse de schimbrile din mediul intern sau extern vor opera schimbri numai la nivelul modulelor, fr a afecta aplicaia ca ntreg. Proiectarea modular a sistemelor informaionale se aplic att la elaborarea programelor informatice (aplicaiilor informatice), la dimensionarea infrastructurii hardware, dar i la proiectarea

Pag. 15

componentelor neinformatice ale sistemului informaional (circuite informaionale, fluxuri i proceduri informaionale etc.). O alt modalitate este luarea n considerare, nc din etapa de proiectare a sistemelor informaionale, a posibilitilor de dezvoltare ulterioar a ntreprinderii, care implic schimbri att n sistemul operaional, ct i n cel decizional. Tot n acest sens, un rol important l are asigurarea independenei aplicaiilor informatice de structura hardware, dar i de sistemul de operare utilizat, cunoscut sub denumirea de portabilitatea aplicaiilor informatice. Controlabilitatea i fiabilitatea sistemelor informaionale Controlabilitatea i fiabilitatea reprezint posibilitatea de a cunoate n orice moment starea sistemului i de a-l exploata chiar n condiiile n care apariia unor perturbaii duce la funcionarea defectuoas a uneia dintre componentele sale. Controlabilitatea sistemului a devenit din ce n ce mai important odat cu creterea rolului informaiei n economie. n acest sens, noiunea de controlabilitate este tot mai des legat de asigurarea securitii informaiilor, care mbrac dou aspecte: a) confidenialitatea informaiilor, sub cele dou forme: securitate extern, care implic protejarea informaiilor fa de accesul persoanelor strine ntreprinderii; securitate intern, care implic protejarea informaiilor fa de accesul neautorizat al persoanelor din interior; b) protecia informaiilor mpotriva distrugerii. Soluii adoptate pentru asigurarea controlabilitii i fiabilitii Tehnicile folosite pentru asigurarea acestei proprieti sunt variate i prezint elemente caracteristice n funciile de aspectele pe care le acoper. Pentru asigurarea confidenialitii interne cea mai utilizat metod este organizarea strict n cadrul sistemului informaional prin stabilirea strict a nivelelor de acces la sistem pe baz de parol. Pentru protejarea informaiilor n caz de distrugere a elementelor hard se realizeaz salvarea periodic a bazelor de date, mergndu-se pn la achiziionarea de echipamente redundante (servere echipate cu mai multe hard-disk-uri, pe care se face salvarea automat a bazelor de date, la anumite intervale de timp).

Pag. 16

Caracterul deschis al sistemelor informaionale Caracterul deschis al unui sistem informaional reprezint capacitatea acestuia de a se integra i de a integra, de a schimba informaie cu exteriorul, de care este influenat i pe care, la rndul su, l influeneaz. Acest aspect a fost impus de volumul imens de informaii care trebuie vehiculat dinspre i nspre sistemul informaional, msura n care acestea influeneaz funcionarea ntreprinderii i viteza cu care se modific coninutul acestor informaii. Soluii adoptate pentru asigurarea caracterului deschis Interfaa cu exteriorul a sistemului informaional trebuie s fie permanent i s fie compatibil cu interfeele sistemelor cu care urmeaz s intre n legtur, iar automatizarea acesteia asigur flexibilitatea necesar funcionrii sistemului.

1.4 Clasificarea sistemelor informaionale

Prezentarea principalelor categorii de sisteme informaionale nu poate fi fcut n afara corelrii cu elementele sistemului de management, precum i cu procesul de informatizare. Pentru clasificarea sistemelor informaionale se folosesc mai multe criterii. n continuare vom prezenta clasificrile fcute prin utilizarea criteriilor cu cea mai larg aplicabilitate n practic: 1. Dup scopul urmrit prin sistemul informaional: automatizarea activitilor de rutin (Sisteme informaionale pentru prelucrarea tranzaciilor); informarea conducerii la nivel operativ i tactic (Sisteme de informarea conducerii, Sisteme suport pentru decizie); sprijinirea proceselor de comunicare; sprijinirea grupurilor de lucru, inclusiv experi (Sisteme expert); sprijinirea top managerilor (Sisteme pentru asistarea deciziei). 2. Dup modul de prelucrare al datelor: sisteme de prelucrare manual (tratarea informaiilor se face manual); sisteme de prelucrare mecanografic: sisteme de prelucrare automat/electronic (tratarea informaiilor se face automatizat);

Pag. 17

sisteme de prelucrare mixt. 3. Dup modul de organizare a datelor: sisteme bazate pe fiiere clasice (informaiile sunt organizate n fiiere); sisteme bazate pe tehnica bazelor de date (informaiile sunt organizate n colecii de date); sisteme mixte. 4. Dup gradul de dispersie a resurselor sistemului informaional: sisteme informaionale locale (staiile de lucru nu sunt distribuite n teritoriu, ntreprinderea are un singur punct de lucru): bazate pe sala calculatorului central; bazate pe calculatoare de sine stttoare; bazate pe reea local. sisteme informaionale distribuite (staiile de lucru sunt distribuite n teritoriu, ntreprinderea are mai multe puncte de lucru): sisteme de prelucrare a datelor distribuite; sisteme de prelucrare distribuit a datelor. 5. Dup gradul de integrare: sisteme neintegrate (insule de informaii); sisteme parial integrate: pe orizontal; pe vertical. sisteme total integrate i pe orizontal i pe vertical. 6. Dup legtura cu tipul de structur organizatoric: sisteme informaionale grefate pe structura funcional a ntreprinderii; sisteme informaionale structurate pe compartimente/departamente; sisteme informaionale mixte.

Pag. 18

1.5 Informatizarea, vector al eficientizrii activitilor economice Pentru a supravieui n economia bazat pe cunotine, ntreprinderile trebuie s aib capacitatea de a se adapta rapid schimbrilor continue care apar n mediul tot mai dinamic al afacerilor, caracterizat de apariia unor noi tipuri de relaii ntre furnizori, clieni i competitori, pe msur ce acetia i unesc eforturile pentru dezvoltarea sau deschiderea unor piee noi i pentru a rspunde rapid oportunitilor care apar. Succesul ntreprinderilor este determinat de accesul n timp util la informaii i de capacitatea de comunica cu exteriorul prin conectarea la sistemele informaionale i de comunicaie din ce n ce mai complexe. Importana sistemelor informaionale din ntreprinderi este n continu cretere datorit rolului pe care l au n asigurarea informaiilor necesare derulrii eficiente a proceselor de management, ct i a celor de execuie, prin colectarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor necesare tuturor nivelurilor de decizie, i comunicarea coninutului deciziilor ctre nivelurile operaionale. Structurile manageriale sunt cele mai afectate de transformrile induse de schimbrile din economie. La baza procesului managerial st decizia, ca rezultat al unor activiti contiente de alegere a unei direcii de aciune i a angajrii n aceasta, fapt care implic de obicei alocarea unor resurse; decizia rezult ca urmare a prelucrrii unor informaii i cunotine, puse la dispoziie managerilor de ctre sistemul informaional3. ntreprinderile obinuite au o mare problem adun mari cantiti de date care nu sunt folosite niciodat. Utilizatorii care ar putea transforma aceste date ntr-un avantaj competiional, de multe ori nu le pot accesa n timp util. Sistemul informaional poate oferi acces rapid i facil la informaiile despre factorii cheie, decisivi n atingerea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n exercitarea controlului managerial. Un rol important n adoptarea deciziilor l are conectarea la mediul extern, cerin realizat prin adaptarea sistemului informaional, astfel nct s se poat realiza identificarea poziiei ntreprinderii pe piaa global, analiza mediului de afaceri exterior i comunicarea cu partenerii de afaceri. Acest lucru este facilitat de creterea substanial a capacitii de a transmite i recepiona informaii i cunotine, indiferent de distan, n timp ct
3

Filip, F. G., Decizie asistat de calculator. Decizii, decideni i instrumente de baz, Editura Tehnic & Editura Expert, Bucureti, 2002, pag. 25;

Pag. 19

mai scurt (adesea n timp real), n form apropiat de comunicaiile directe nemijlocite, ntre un numr din ce n ce mai mare de persoane. Efortul de adaptare a sistemelor informaionale ale ntreprinderilor la noile cerine ale mediului economic s-a concretizat n automatizarea operaiunilor de colectare, nregistrare, prelucrarea, stocare i/sau transmisie a informaiilor. Elementele care realizeaz automatizarea acestor operaiuni formeaz subsistemul informatic. Ca urmare a utilizrii tehnologiei informaionale, asistm la o amplificare fr precedent a vitezei de execuie a acestor operaiuni, fapt ce a fost identificat ca una dintre cauzele de natur tehnic i tehnologic care au dus la realizarea revoluiei cunotinelor. n consecin, nivelul de dezvoltare al sistemelor de management ale ntreprinderilor este apreciat i dup ponderea sistemului informatic n cadrul sistemului informaional. Pe de alt parte, introducerea tehnologiei informaiei n ntreprinderi este adesea vzut ca un remediu absolut pentru nlturarea disfuncionalitilor proceselor economice. Cea mai mare parte a problemelor existente nu i gsesc rezolvarea doar prin generalizarea accesului la informaie i prin creterea vitezei de prelucrare a informaiilor. Una dintre soluiile recomandate este combinarea informatizrii cu aplicarea reengineering-ului n ntreprinderi. Reengineering-ul, n concepia lui Hammer i Champy, este definit ca fiind regndirea radical i reproiectarea fundamental a proceselor de afaceri n vederea obinerii unor mbuntiri spectaculoase ale indicatorilor considerai critici n evaluarea performanelor4. Aceeai autori i-au avertizat, n mod special pe profesionitii din domeniul tehnologiei informaiei i comunicaiilor c eroarea fundamental pe care cele mai multe ntreprinderi o fac atunci cnd se gndesc la introducerea unui sistem informatic este c o fac prin prisma proceselor deja existente.

1.6 Rolul informatizrii n evoluia sistemelor informaionale ale ntreprinderilor

Aa cum s-a artat, orice activitate desfurat de ntreprinderi necesit, n fiecare stadiu, o prelucrare a datelor i informaiilor dup anumite specificaii. De aceea, toate ntreprinderile i-au dezvoltat sisteme informaionale proprii, adaptate
4

Hammer, M., Champy J., Reengineering-ul ntreprinderii, Editura Tehnic, Bucureti, 1995, pag. 57;

Pag. 20

la structura organizatoric, destinate s serveasc atingerea obiectivelor fundamentale. Operaiunile de colectare i prelucrare a datelor n scopul obinerii informaiilor, stocrii i transmiterii acestora au fost executate iniial manual, pentru ca n timp, ca urmare a ptrunderii progresului tehnic n ntreprinderi, s se treac la prelucrarea automat, executat cu ajutorul tehnologiilor informaionale. Sistemele clasice s-au transformat treptat n sisteme informaionale informatizate, n care operaiunile asupra datelor i informaiilor se execut cu ajutorul tehnologiilor informaionale, n principal a calculatorului. Informatizarea presupune, pe lng introducerea tehnicii de calcul i utilizarea unor programe specifice pentru tratarea informaiilor cu caracter economic. Software-ul de aplicaie este responsabil de automatizarea prelucrrii informaiilor. Chiar dac evoluia n timp a informatizrii este susinut de progresele fcute n domeniul hardware, software-ul de aplicaie poate fi considerat ca elementul care a adus progrese vizibile n evoluia sistemelor informaionale ale ntreprinderii.

1.6.1 Informatizarea nivelului operativ al conducerii

Procesul de informatizare a sistemelor informaionale a debutat n ntreprinderi n perioada 1950 1960, prin achiziia de tehnic de calcul i crearea primelor programe capabile s prelucreze informaii cu caracter economic. Primul departament unde s-a introdus prelucrarea automat a fost departamentul financiar-contabil. Alegerea nu a fost ntmpltoare. Activitile desfurate n acest departament folosesc un volum imens de date i informaii iar operaiunile executate au un caracter repetitiv. Aceleai informaii contabile, n forma iniial sau n diverse stadii de prelucrare, se regsesc n mai multe documente financiarcontabile primare, precum i n rapoartele pe baza crora se fundamenteaz i se adopt deciziile manageriale. De exemplu, informaiile dintr-o factur de recepie a unor materii prime/materiale, odat introduse n sistemul informatic, se regsesc n documentul justificativ al recepiei nota de recepie a mrfurilor i constatare a diferenelor (NIR), dar i n alte documente contabile de sintez, cum sunt: fia de magazie, fia contului de stocuri, fia furnizorului, balana parial a conturilor de stocuri i de furnizori sau balana general analitic i sintetic, jurnalul de TVA i jurnalul documentelor, precum i n rapoartele specifice fiecrei ntreprinderi. n sistemele informaionale clasice, cu prelucrare manual a datelor i informaiilor, nregistrarea i prelucrarea informaiilor din factura de recepie

Pag. 21

trebuia fcut de fiecare dat, pentru obinerea fiecruia dintre rapoartele prezentate, fapt ce necesita un numr mare de persoane cu pregtire de specialitate. Principalul neajuns al prelucrrii manuale este imposibilitatea furnizrii unor informaii n timp real, cu repercusiuni negative asupra procesului decizional. Aplicaiile informatice care fac tratarea informaiilor la nivelul operativ al conducerii au devenit cunoscute sub denumirea de transaction processing systems (TPS) sisteme operaionale sau sisteme de prelucrare a tranzaciilor. Chiar dac sistemele informaionale au evoluat odat cu trecerea timpului pentru a rspunde cerinelor induse de schimbrile rapide din mediul economic, sistemele operaionale i-au pstrat destinaia iniial tratarea informaiilor vehiculate la nivelul operativ al ntreprinderii, provenite din mediul, respectiv din toate departamentele sistemului condus, sau din mediul extern. Informaiile care rezult n urma prelucrrii au un puternic caracter explicit i un grad redus de prelucrare. Modul n care se prezint le face utile doar n procesul adoptrii deciziilor la nivelul operativ al sistemului de conducere. Marele plus adus de ptrunderea informaticii n ntreprinderi este scurtarea timpului de prelucrare a informaiilor, cu influen direct asupra creterii eficienei procesului decizional. Caracteristicile sistemelor operaionale poart amprenta specificului operaiunilor desfurate la nivelul organizatoric pe care l servesc, respectiv conducerea operativ. Acestea sunt: repetitivitate datele folosite spre prelucrare, precum i informaiile rezultate, au un caracter repetitiv cu o frecven dat de operaiunile economice pe care le reflect (zilnic activitatea de aprovizionare, pli i ncasri; sptmnal sau decadal nregistrarea foilor de parcurs pentru mijloacele de transport proprii; lunar constituirea i nregistrarea obligaiilor ctre bugetul de stat); predictibilitate informaiile generate sunt previzibile pentru utilizatori, ca urmare a reflectrii rezultatelor unor activiti cu caracter repetitiv (orice recepie de materii prime/materiale va genera o cretere a stocurilor); analizeaz activiti din trecut - informaiile care constituie ieiri din sistemul informaional caracterizeaz activiti desfurate la un moment anterior (stocurile de materii prime/materiale existente la un moment dat n gestiune sunt rezultatul nregistrrii operaiunilor de

Pag. 22

intrri i ieiri care au avut loc pn n momentul interogrii sistemului pentru obinerea informaiei); grad mare de detaliere informaiile rezultate trebuie s asigure analiza i controlul operaiunilor economice pe care le reflect; nregistrarea n sistemul informatic se face pentru fiecare operaiune n parte, ceea ce d posibilitatea verificrii erorilor de introducere sau prelucrare a informaiilor (stocul final de materii prime/materiale se obine prin nregistrarea cronologic a documentelor de intrare n gestiune facturi de cumprare, note de transfer, precum i a documentelor de ieire facturi de vnzare, bonuri de consum, note de transfer); form structurat este o caracteristic comun att datelor de intrare ct i informaiilor rezultate care se datoreaz posibilitilor de predefinire i anticipare; structura n care pot fi redate ieirile sistemului depinde de organizarea prelurii datelor n sistemul informaional (organizarea nregistrrii cheltuielilor i veniturilor pe centre de profit, permite determinarea profitului pentru fiecare activitate n parte); exactitate mare caracterizeaz att datele de intrare, ct i informaiile care ies din sistem (operaiunile sunt nregistrate prin preluarea i prelucrarea datelor din documentele justificative financiar-contabile, caracterizate printr-un grad mare de precizie).

1.6.2 Informatizarea procesului decizional

Primele rezultate vizibile ale automatizrii prelucrrii informaiilor din departamentul financiar - contabil au fost creterea vitezei de prelucrare i reducerea personalului necesar prelucrrii aceleiai cantiti de informaii. Ieftinirea tehnologiei, precum i recunoaterea beneficiilor au contribuit la extinderea ariei de folosire a prelucrrii automate a informaiilor la toate departamentele ntreprinderii care alctuiesc sistemul condus (producie, marketing, personal-salarizare, financiar-contabil). Multitudinea informaiilor puse la dispoziie de sistemul operaional i mai ales caracterul lor actual, ca urmare a scurtrii timpului de obinere, au creat premisa valorificrii prin utilizarea n fundamentarea deciziilor adoptate de conducerea tactic. Aplicaiilor informatice existente li s-au adugat o nou categorie, care asigur prelucrarea la

Pag. 23

un nivel superior a informaiilor provenite din Sistemele operaionale. Denumirea sub care au fost dezvoltate i rspndite este de Sisteme informaionale pentru informarea conducerii (Management Information Systems MIS, Management Reporting Systems MRS). Principalul progres nregistrat prin introducerea sistemelor informaionale pentru informarea conducerii este mbuntirea gradului de prelucrare i sistematizare a informaiilor. Aria de folosire se suprapune cu cea a sistemelor operaionale, acoperind toate departamentele ntreprinderii care alctuiesc sistemul condus. Intrrile n sistemul informaional pentru informarea conducerii sunt reprezentate de informaiile i datele provenite din sistemul operaional, crora le asigur un grad crescut de utilizare i de informaiile culese din mediul extern. Categoriile de informaii solicitate de aceste sisteme sunt: informaii privind nivelul de performan al activitii (standard, previzionat, pe bugete), informaii despre abaterile de la rezultatele prevzute, informaii privind cauzele care au determinat abaterile i informaii privind posibilele decizii sau aciuni de urmat. Ieirile din sistemul informaional pentru informarea conducerii ofer informaii despre nivelul de performan al ntreprinderii. Acestea stau baza deciziilor legate de stabilirea planurilor i bugetelor de desfurarea a activitilor. Ieirile au un format fix, pre-specificat i pot lua urmtoarele forme: planuri i bugete, rapoarte planificate, rapoarte cu titlu de excepie, analize, rapoarte neplanificate. Trsturile specifice ale sistemelor de informare a conducerii, sunt: caracter periodic informaiile se obin periodic, n timp stabilindu-se cu exactitate momentele n care sunt necesare; acest lucru este nlesnit de caracterul repetitiv al ieirilor din sistemul operaional, care devin intrri n sistemul pentru informarea conducerii; caracter permanent informaiile se obin la intervalele regulate de timp, ceea ce permite prezentarea informaiilor ntr-un format predictibil; caracter comparativ prin stabilirea intervalelor de timp la care se analizeaz informaiile provenite din sistemul operaional n funcie de necesitile de informare (informaiile sunt aferente perioadei trecute, prezente i viitoare), se asigur analiza dinamic si comparaiile; form sintetic informaiile provenite din sistemul operaional sunt selectate, grupate i prelucrate n vederea prezentrii sub form de rapoarte;

Pag. 24

precizie crescut mai mare pentru informaiile din mediul intern, ca urmare a prelurii lor din sistemul operaional i mai sczut pentru informaiile din mediul extern. ntr-un timp scurt, datorit creterii complexitii actului decizional, sistemele informaionale pentru informarea conducerii i-au atins limitele, neputnd asista decidenii situai la nivelurile tactic i strategic ale conducerii, n rezolvarea problemelor legate de procesele economice aflate n schimbare continu. Deciziile adoptate la aceste niveluri au un caracter neprogramabil, deoarece, n timp ce unele informaii sunt supuse analizei, situaia se poate schimba radical. De aceea se solicit ca sistemul informaional s dispun de o flexibilitate crescut. Pasul nainte fcut n evoluia aplicaiilor informatice i implicit a sistemelor informaionale a avut loc spre sfritul anilor 70, prin realizarea unor aplicaii interactive - Sistemele suport pentru decizie sau sisteme de sprijinire a procesului decizional (Decision Suport Systems DSS). Noutatea adus de Sistemele suport pentru decizie const n completarea intrrilor n sistem cu informaiile provenite din experiena managerilor. Datele i informaiile utilizate acoper toate departamentele ntreprinderii, dar pot fi diferite fa de cele folosite de sistemul informaional pentru informarea conducerii, datorit influenei factorului uman. Ieirile pun la dispoziie, sub forma rapoartelor elaborate conform specificaiilor managerilor, informaii i tehnici specifice necesare adoptrii deciziilor pentru rezolvarea problemelor care apar n evoluia afacerilor. Cerinele sistemului decizional care au dus la crearea sistemelor de sprijinire a procesului decizional, le-au imprimat caracteristici care le difereniaz de sistemele informaionale care servesc baza piramidei organizatorice. Acestea sunt: caracter neperiodic are ca origine caracterul interactiv al Sistemelor suport pentru decizie; informaiile din sistem se obin la diverse intervale de timp, fr a fi nevoie s se stabileasc cu exactitate momentele n care sunt necesare; caracter nepermanent datorit caracterului neperiodic, forma rapoartelor nu este predictibil, acestea avnd un format flexibil i adaptabil; pronunat caracter analitic informaiile sunt obinute prin modelarea analitic a datelor interne i externe, pe structura creat n sistemele operaionale;

Pag. 25

exactitate relativ mare mai mare pentru informaiile din mediul intern care provin n mare parte din sistemele operaionale (diminuat prin prelucrrile care implic experiena managerial) i mai sczut pentru informaiile din mediul extern. Sistemele expert (Expert Support Systems) apar abia dup 1980, din nevoia de prelucrare superioar a cunotinelor umane dobndite. Acestea se bazeaz pe prelucrarea cunotinelor legate de un domeniu bine definit. Sunt destinate sprijinirii procesului decizional pe toate treptele conducerii de la nivelul operativ la cel tactic. Obiectivul sistemelor expert l constituie fie nlocuirea expertului uman, care nu este disponibil sau este prea scump, fie asistarea acestuia pentru ai mri productivitatea. n funcie de gradul de generalizare al utilizrii acestora, termenul de sistem expert poate defini: sistemul expert de aplicaie, cnd sistemul este personalizat pentru nevoile unei anumite organizaii; instrumentele de creare a sistemului expert: limbajele de programare i generatoarele de sisteme expert (produsul software din care se poate realiza un sistem expert prin ncrcarea bazei de cunotine). Caracteristicile care au impus sistemele expert n componena sistemelor informaionale complexe, sunt: posibilitatea de separare a cunotinelor (de domeniu sau specifice problemei stocate n baza de cunotine i, respectiv, n memoria de lucru) de mecanismul de control; transparena sistemului, realizat prin mecanismele de explicare a modului n care s-a ajuns la o concluzie i prin justificarea cererilor de informaii formulate de ctre utilizator. Legtura strns a sistemelor informatice, considerate parte integrant a sistemelor informaionale ale ntreprinderilor, cu nivelurile de conducere pe care le servesc, cu mediul intern i mediul extern al ntreprinderii precum i fluxurile de informaii pe care le genereaz (intrrile i ieirile din fiecare subsistem informaional de conducere) i deciziile care se adopt la fiecare nivel de conducere sunt prezentate ntr-o concepie sistemic n figura nr. 1.1.

Pag. 26

Informatii

SISTEM INFORMATIONAL I N T R A R I I E S I R I
(inclusiv informatic)

Sisteme de sprijinire a conducerii strategice

SISTEME EXTERNE
(mediul exterior)

d me ste Si

re i ni ri j sp e

rti pe ex

lor
Sisteme de informare a conducerii operative Sisteme de prelucrare a tranzactiilor

I E S I R I

INFORMATII
Personal Productie Financiar Contabilitate

Marketing

INTRARI

Date

SISTEM DE CONDUCERE
(decizional)

I E S I R I

SISTEM CONDUS

I N T R A R I

Decizii Informari diverse

I E S I R I
Marketing Personal

Nivel strategic

Informatii

Nivel tactic Nivel operativ

Productie Financiar Contabilitate

I N T R A R I

Informatii

Informatii

Figura nr. 1.1: Sistemul informaional n conducerea ntreprinderilor

1.6.3 Tendine actuale n informatizarea sistemelor informaionale ale ntreprinderilor

Aplicaiile informatice pentru afaceri de ultim generaie, destinate satisfacerii nevoilor decizionale ale ntreprinderilor, urmresc s combine toate tipurile distincte de aplicaii dezvoltate n scopul automatizrii activitilor din sistemul informaional (sistemul de prelucrare a tranzaciilor, sistemul informaional pentru informarea conducerii, sistemul suport pentru decizie, sistemul expert) ntr-unul singur, integrat, n care informaiile sunt partajate i comunicarea ntre departamente este deschis i nelimitat. Denumirea sub care au devenit cunoscute este Enterprise Resource Planning (ERP). Evoluia ERP-urilor a nceput de la un produs software dedicat produciei (ciclului de fabricaie), ajungndu-se n prezent la un portofoliu de aplicaii interconectate ntre ele care acoper producia, gestiunea comenzilor i clienilor, gestiunea aprovizionrii i furnizorilor, contabilitatea general, gestiunea depozitelor i logistica, precum i resursele umane. Conform unor mari companii internaionale productoare de soluii informatice integrate (Night, Sun Microsystems), beneficiile aduse de implementarea aplicaiilor de tipul ERP sunt:

Pag. 27

mbuntirea circulaiei informaiei prin nnoirea zilnic i nu lunar; o mai mare acuratee a datelor care au un coninut mai detaliat i satisfctor; monitorizarea eficient i rapid a deciziilor rezultate n urma analizelor de producie; furnizarea unei baze de date unificat care poate fi accesat de ctre toate aplicaiile, ceea ce duce i la mbuntirea operaiilor la nivel internaional, pachetele ERP suportnd o varietate de structuri de taxe, suport pentru diverse limbi, ca i pentru sisteme valutare diferite; oferirea unor soluii mai eficiente de colectare a datelor i reducerea ntrzierilor n efectuarea plilor; o colaborare mai bun ntre sucursale i centre de producie aflate n ri diferite; mbuntirea accesului la informaie i a circulaiei acesteia n cadrul organizaiei. Fcnd o analiz a beneficiilor aduse de implementarea soluiilor tip ERP, putem trage concluzia c acestea se adreseaz nevoilor segmentului de pia constituit din ntreprinderile mari, n principal companiilor multinaionale. Totui, multe dintre facilitile oferite de ERP-uri sunt utile ntreprinderilor, indiferent de dimensiunea pe care o au, dar preul de vnzare este de multe ori prohibitiv, limitndu-le accesibilitatea. Prezentarea situaiei existente la nivel european Ultima tendin nregistrat la nivel european n dezvoltarea aplicaiilor informatice integrate pentru afaceri, este particularizarea pentru nevoile specifice ale managementului ntreprinderilor mici i mijlocii (IMM). Remarcm recunoaterea la nivel european a faptului c managementul IMM-urile are nevoi informaionale specifice, a cror satisfacere necesit elaborarea unor soluii dedicate. n Uniunea European sunt peste 25 milioane de IMM-uri n care lucreaz peste 100 milioane de oameni, constituind o pia atractiv pentru marii furnizori de soluii informatice integrate. Acetia au reacionat deja, adaptndu-i produsele i serviciile. Systems, Applications and Products in Data Processing Company (SAP) este unul dintre liderii mondiali n furnizarea de soluii informatice pentru afaceri care i-a adaptat rapid activitatea de cercetare i producie la cerinele sectorului

Pag. 28

IMM-urilor. Majoritatea investiiilor derulate n prezent sunt dedicate dezvoltrii soluiilor pentru companiile mici i mijlocii. De asemenea, compania a proiectat sisteme destinate IMM-urilor care se pot aplica n 27 de domenii de activitate. nc o prezen important pe piaa de software este Wizrom Software (WS), care propune produse performante pentru managementul afacerilor integrabile n orice tip de afacere. Cel mai important segment de clieni WS este reprezentat de IMMuri, care au implementat pachetele de aplicaii WizCount i WizSalary ce ofer soluii n domeniile financiar-contabil, mijloace fixe, vnzri-distribuie i calcule salariale. n prezent, numrul IMM-urilor care au achiziionat produse i servicii Wizrom Software se ridic la peste 1.100. Acelai lucru se ntmpl i n producia de echipamente informatice. Un bun exemplu n acest sens l constituie compania IBM, specializat n tehnologia computerelor, care n a doua jumtate a anului 2006 a anunat c i va extinde programele destinate IMM-urilor situate n Europa. IBM ofer soluii point of sales (POS) de mai bine de treizeci de ani i a instalat peste 2 milioane de sisteme n 100.000 de magazine. Prezentarea situaiei existente la nivel naional Piaa romneasc a aplicaiilor informatice pentru afaceri se remarc, pe de o parte, printr-o mare diversitate de produse, iar pe de alta, printr-un potenial de cretere deosebit. n ceea ce privete valoarea pieei, n 2006, a fost evaluat de IDG la 28,35 milioane USD. Prin raportarea la 2004, constatm c s-a nregistrat o cretere cu 27,45%. Unul din criteriile dup care s-a structurat piaa, este dimensiunea ntreprinderilor creia i sunt destinate produsele. Clasificarea beneficiarilor de aplicaii informatice pentru afaceri se face n funcie de valoarea cifrei de afaceri. Din analiza datelor din tabelul nr. 1.1, observm c, peste jumtate din clieni sunt companii multinaionale. La cealalt extrem se situeaz ntreprinderile mici, cu o cot de numai 2%. De asemenea, constatm c microntreprinderile nu sunt nici mcar incluse n statistici, dei n Romnia au o pondere de 93,11% din totalul ntreprinderilor active5, ceea ce ne ndreptete s afirmm c acest segment de pia nu a trezit interesul dezvoltatorilor de soluii informatice, cu repercusiuni asupra ambelor pri.

Institutul naional de statistic, Anuarul statistic 2005, Cap. Activitatea ntreprinderii, http://www.insse.ro/cms/files/pdf/ro/cap15.pdf;

Pag. 29

Tip companie Cot de pia

ntreprinderi ntreprinde mari ri medii 28 15

ntreprinde Companii ri mici multinaionale 2 55

Sursa: Estimare IDG Romnia pentru 2006

Tabelul nr. 1.1: Structura pieei romneti dup mrimea ntreprinderilor care au achiziionat soluii informatice
28% ntreprinderi mari ntreprinderi medii ntreprinderi mici 55% 15% 2% Companii multinaionale

Figura nr. 1.2: Structura pieei romneti dup mrimea ntreprinderilor care au achiziionat soluii informatice O analiz a principalilor furnizori, fundamentat pe datele din tabelul nr. 1.2, relev c liderul pieei este SAP, cu o cot de pia de 28,3 %, urmat de Siveco, cu 19,30 % i Oracle cu 17,40 %. Diferena de 35% din cota de pia este deinut de ntreprinderi medii i mici care sunt n principal romneti. ntreprinderi medii i mici 35

Denumire Cot de pia

SAP 28,3

Siveco 19,3

Oracle 17,4

Sursa: Estimare IDG Romnia pentru 2006

Tabelul nr. 1.2: Structura pieei romneti dup furnizorul de soluii informatice
28.30% SAP Siveco Oracle ntreprinderi medii i mici 17.40% 19.30%

35.00%

Figura nr. 1.3: Structura pieei romneti dup furnizorul de soluii informatice

Pag. 30

Implementatorii de soluii informatice pentru afaceri activi n Romnia pot fi mprii, dup criteriul apartenenei naionale, n dou mari categorii: firme internaionale, care dein o ct de 45,7% din pia i firme locale, cu 54,3% din pia. Fcnd o paralel ntre structura beneficiarilor i a dezvoltatorilor, se observ c n 2006, n companiile multinaionale sunt preferate soluiile dezvoltatorilor internaionali, pe cnd firmele romneti prefer soluiile oferite de dezvoltatorii locali. Pentru firmele internaionale active n Romnia, exist tendina de schimbare a adresabilitii produselor. n momentul actual, asistm la schimbarea treptat a interesului, de la companiile multinaionale ctre ntreprinderile mijlocii cu cifre de afaceri de pn n 25 milioane euro. ntreprinderile mari, romneti, productoare de software i ndreapt atenia ctre segmentul IMMurilor locale (indiferent de profilul acestora), care au minimum 50 de angajai i o cifr de afaceri de cel puin 5 milioane euro. Companiile locale productoare de soluii informatice acoper piaa companiilor medii i mici cu cifra de afaceri situat sub 5 milioane euro, oferind produse mai ieftine i mai rapid de implementat, ceea ce le face mai atractive pentru segmentul mediu al pieei, unde bugetele de investiii n tehnologia informaiei sunt limitate. Fcnd o analiz a companiilor beneficiare de soluii informatice n corelaie cu dimensiunile furnizorilor, putem remarca anumite analogii: companiile multinaionale prefer soluiile internaionale implementate la nivelul corporaiei, n principal datorit nevoii de a avea o raportare unitar; n ceea ce privete firmele romneti, delimitarea e mai greu de fcut, dar sunt preferate soluiile romneti care se adapteaz mai uor specificului pieei, dat, n principal, de legislaia n continu schimbare.

Pag. 31

Rezumat
Scopul primului capitol este de a familiariza studenii cu noiunile teoretice necesare studiului problematicii sistemelor informaionale. Prima parte este dedicat definirii conceptului de sistem informaional i pune fa n fa dou abordri: a informaticienilor i a economitilor (managerilor) i urmrete s pun n eviden elementele conceptuale unanim agreate. n continuare sunt prezentate detaliat elementele care apar n componena oricrui sistem informaional: datele; informaiile; circuitele informaionale; fluxurile informaionale; procedurile informaionale; mijloacele de tratare a informaiilor; personal de specialitate. n continuare sunt prezentate cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc sistemele informaionale pentru a ndeplini obiectivele pentru care au fost proiectate: adaptabilitatea, controlabilitatea i fiabilitatea i caracterul deschis, precum i soluiile tehnice adoptate pentru satisfacerea lor. Introducerea n prezentarea sistemelor informaionale este fcut n corelaie cu evoluia lor n timp. Principale tipuri de sisteme, clasificate n funcie de nivelul organizatoric pe care l deservesc, sunt: sisteme de prelucrare a tranzaciilor; sisteme informaionale pentru informarea conducerii; sisteme pentru sprijinirea procesului decizional; sisteme suport pentru decizie; sisteme expert. Prezentarea noiunilor fundamentale este finalizat prin descrierea funcionalitii fiecruia din sistemele enumerate i a legturii cu nivelul organizatoric pe care l deservesc.

Capitolul 2 Structura sistemelor informaionale

2.1 Structura sistemelor de prelucrare a tranzaciilor (operaionale)
Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (operaionale) sunt destinate nivelului conducerii operative, iar aria de folosire a fost extins la toate departamentele ntreprinderii care alctuiesc sistemul condus (Gestiune, Producie, Mijloace fixe, Personal, Financiar Contabil). Tranzacia, ca operaiune desfurat n sistemul informaional, const n prelucrri ale datelor i informaiilor care determin actualizarea nregistrrilor existente. Intrrile n sistemul operaional sunt reprezentate de informaiile i datele culese din toate departamentele Sistemului condus, precum i din informaiile culese din Sistemul extern (mediul ambiant). Ieirile din sistemul operaional constau n informaii explicite, cu un grad redus de prelucrare, care stau la baza deciziilor adoptate la nivelul operativ al sistemului de conducere (decizional). Ieirile pot lua urmtoarea form: documente contabile, rapoarte cu grad redus de sintetizare, liste, rspunsuri la interogri etc. Prin studiul produselor existente pe piaa sistemelor operaionale a fost identificat un set de aplicaii care funcioneaz ca module ale unui sistem integrat, fie independent, ca aplicaii de baz. Acestea sunt prezentate n tabelul nr. 2.1, mpreun cu descrierea principalelor funciuni pe care le ndeplinesc. Tipul aplicaiei de prelucrare a Funciuni specifice tranzaciilor Aplicaia de gestiune a Gestiunea intrrilor stocurilor Evidena stocurilor Avertizri despre nivelul stocurilor Gestiunea aprovizionrii Gestiunea ieirilor Gestiunea vnzrilor Facturare automat

Pag. 34

Tipul aplicaiei de prelucrare a tranzaciilor Aplicaia pentru producie

Funciuni specifice Gestiune comenzi producie/materii prime Planificare resurse Calculaie costuri (antecalcul i postcalcul) Gestiune consumuri

Aplicaia de personal - Eviden personal salarizare Calcul salarii (regie, acord, tarifare divers) i reineri Generare declaraii asigurri sociale Performane i evoluie salariai Aplicaia de gestiune a Gestiunea intrrilor mijloacelor fixe Gestiunea ieirilor Calcul amortizare (liniar, degresiv, accelerat) Evidena mijloacelor fixe Aplicaia financiar contabil Administrare pli i datorii Administrare ncasri i creane Contabilitate general Administrare operaiuni patrimoniale Generare situaii contabilitii contabile conform Legii

Tabelul nr. 2.1: Principalele module ale unui sistem financiar-contabil integrat

2.1.1 Aplicaia de gestiune a stocurilor

Scopul aplicaiei de gestiune a stocurilor este s asigure reflectarea (sintetic sau analitic, de la caz la caz) n aplicaia financiar-contabil a tuturor tranzaciilor legate de stocuri, precum i de a nregistra, stoca i reda informaii analitice despre stocurile de orice natur (materii prime, produse finite, mrfuri, ambalaje, consumabile etc.). Principalele tranzacii efectuate n aplicaia de gestiune a stocurilor sunt: 1. Gestiune intrrilor:

Pag. 35

luarea n eviden a produselor, indiferent de modalitate de procurare (de la furnizori externi, prin transferuri interne, din producia proprie etc.); emiterea de documente care s ateste intrarea produselor n gestiune; 2. Evidena stocurilor: meninerea fielor de magazie, cu evidenierea tuturor operaiunilor de intrare/ieire aplicate unui produs; 3. Avertizri despre nivelul stocurilor i gestiunea aprovizionrii: verificarea permanent a stocurilor minime de produse, dac acesta au fost definite, i ntocmirea automat a listelor de aprovizionare; 4. Gestiunea ieirilor i a vnzrilor: ntocmirea documentelor de ieire din gestiune, indiferent dac produsele sunt transferate la o alt gestiune, sunt introduse n procesul de producie sau sunt vndute, cu specificarea tuturor elementelor ce contribuie la identificarea corect a produselor; Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de gestiune a stocurilor va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. informaii despre produse: denumirea/denumirile produsului: denumirea intern, denumirea de ofertare, denumirea de facturare etc.; ncadrarea n diferite clase sau grupe de produse; modalitatea de ambalare a produsului: unitatea de msur, unitatea de ambalare (cutie, bax), unitatea de paletare (numrul de uniti de ambalare pe palet) etc.; caracteristicile tehnice ale acestuia: greutate unitar, greutate pe unitatea de ambalare, greutatea pe palet, dimensiuni etc.; reeta de fabricaie, n cazul produselor finite. Aceasta este util n cazul n care se automatizeaz scderea gestiunii de materii prime n momentul nregistrrii produciei (se poate aplica la produsele cu cicluri scurte de producie) i/sau la estimarea necesarului de materie prim; stocul de alert: stocul la care programul va aduga produsul la lista de aprovizionare cu cantitatea necesar pentru atingerea stocului minim;

Pag. 36

2. informaii despre gestiuni: denumiri si modul de organizare a acestora: magazii centrale cu gestiuni de consum, gestiuni unice, structura de subordonare a gestiunilor etc.; sursele de produse n cazul n care gestiunea se poate aproviziona prin transferuri automate din alte gestiuni; 3. informaii despre structura de operaiuni ce pot fi executate n cadrul gestiuni: tipuri de operaiuni: intrri (de la furnizori, din transferuri din alte gestiuni); ieiri (ctre clieni, consumuri interne, perisabiliti, plusuri i minusuri de gestiune, transferuri ctre alte gestiuni etc.); corespondentele n planul de conturi pentru fiecare tip de operaiune, respectiv pentru fiecare cont implicat n aceste operaiuni; 4. informaii necesare introducerii documentelor de intrare: numrul, data i tipul documentului surs (factur fiscal, aviz de nsoire marf, raport de producie etc.); valoarea total i valoarea TVA-ului facturii, necesare pentru nscrierea corect n jurnalele de TVA; furnizorul produselor; tipul fiecrei poziii din documentul surs (marf, serviciu, discount etc.) pentru a putea efectua o distribuire corect a tipurilor de operaiuni); denumirea produsului/serviciului/etc., cantitatea i preul de intrare; preul de vnzare cu amnuntul n cazul gestiunilor de amnunt; 5. informaii necesare introducerii documentelor de ieire: numrul, data i tipul documentului (factur fiscal, aviz de nsoire marf, not de transfer intern, bon de consum, protocol, perisabiliti etc.); denumirea clientului, eventual punctul de lucru pentru care se face livrarea produselor; tipul fiecrei poziii din documentul de ieire, n cazul facturilor (marf, produs finit, semifabricat, prestare servicii, discount etc.); denumirea produsului/serviciului/etc., cantitatea i preul de vnzare fr TVA, n cazul vnzrii cu factur fiscal respectiv preul de

Pag. 37

vnzare cu amnuntul pentru vnzarea ctre persoane fizice folosind casa de marcat. Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de gestiune stocuri se constituie n mai multe categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal (fie de magazie); 2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: centralizatoare de intrri i ieiri, cantitative i valorice pe tipuri de operaiuni; rapoarte de vnzare: vnzri pe client i/sau pe produs, adaos realizat pe client i/sau produs, clieni activi etc.; balana stocurilor, rapoarte de micare a produselor, vechimea stocurilor, liste de reaprovizionare etc.

2.1.2 Aplicaia pentru producie

Scopul aplicaiei de producie este s asigure reflectarea n aplicaia financiar-contabil a tuturor tranzaciilor legate de procesul de producie. Principalele tranzacii efectuate n aplicaia pentru producie urmeaz un traseu similar cu operaiile asociate fluxului de producie nc din faza de comand, terminnd cu livrarea produsului finit: 1. pregtirea produciei, prin care se urmrete: gestiunea comenzilor de producie; antecalculaia costurilor; 2. programarea produciei, prin care se urmrete: dimensionarea produciei dup comenzi; calcul necesar resurse materiale; 3. lansarea produciei, prin care se urmrete: gestionarea necesarului i a stocurilor de materii prime; gestiunea comenzilor de aprovizionare; 4. urmrirea produciei, prin care se urmrete: nregistrarea consumurilor i a manoperei; postcalculaia costurilor; gestionarea produselor finite;

Pag. 38

Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de producie va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. informaii despre comenzi: numrul, data i beneficiarul comenzii; produsul finit solicitat, cantitatea de produs finit i termenul de livrare; 2. informaii despre produsul finit: caracteristicile tehnice ale acestuia; reeta de obinere a produsului finit. Cunoscndu-se reeta, se poate efectua antecalculaia costurilor, se poate face aprovizionarea cu materia prim necesar obinerii produsului finit etc.; 3. informaii despre procesul de producie: parcursul materiei prime de la recepie pn la nglobarea n produsul finit. Cunoscnd acest parcurs se poate organiza n mod optim procesul de aprovizionare, astfel nct s nu se aprovizioneze la nceputul procesului de producie un material folosit n ultima etap a acestuia sau, cazul invers, ntregul proces de producie s nu stagneze din cauza unui material necesar nceperii produciei care este aprovizionat la final; manopera nglobat n produsul finit n fiecare etap a procesului de producie. n cazul proceselor de producie lungi, aceast informaie poate ajuta la calcularea costuri intermediare ale semifabricatelor sau subansamblelor; 4. informaii despre consumurile reale: consumurile reale de materii prime; cheltuielile cu manopera nglobat n produsul finit. Ambele consumuri sunt necesare pentru postcalculaia costurilor. Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de producie se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal (raport zilnic de producie); 2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: evidena produciei, evidena

Pag. 39

livrrilor, rapoarte cheltuieli de producie ordonate dup diferite criterii, etc.

2.1.3 Aplicaia de personal - salarizare

Scopul aplicaiei de personal-salarizare este de a nregistra informaii referitoare la personalul angajat ntr-o ntreprindere (informaii de natur personal, profesional, financiar), pontajul zilnic al angajailor, calculul drepturilor salariale cuvenite n funcie de modalitatea de plat stabilit i a taxelor cuvenite conform legislaiei n vigoare, calculul concediilor medicale, urmrirea evoluiei i performanelor profesionale ale angajailor. Principalele tranzacii efectuate n aplicaia de personal salarizare urmeaz un traseu identic cu evoluia salariatului, ncepnd cu momentul angajrii: 1. nregistrarea i actualizarea datelor pentru identificarea angajailor, care presupune preluarea datelor din documentele de angajare n cazul intrrilor de personal, din deciziile interne n cazul micrilor interne de personal i din deciziile de eliberare sau dosarele de pensionare pentru ieiri; evidena personalului este adaptat structurilor organizatorice ale ntreprinderii; 2. nregistrarea timpului lucrat pe baza fielor de pontaj, operaiune prin care de determin informaiile necesare calcului drepturilor salariale. Calculul drepturilor salariale se face n funcie de modul salarizare specific fiecrei ntreprinderi (regie, acord, tarifare divers) i de plat (avans, lichidare), iar calculul i nregistrarea reinerilor n funcie de legislai n vigoare. Rezultatul prelucrrilor l constituie determinarea drepturilor salariale, reinerilor i contribuiilor de orice natura la nivel global i centralizat dup diverse criterii, precum i generarea automat a declaraiilor de asigurri sociale; 3. Urmrirea evoluiei i a performanelor salariailor poate acoperi mai multe aspecte, precum: absene, concedii medicale, nivel salarial; criterii de pregtire profesional i performan la locul de munc;

Pag. 40

Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de personal-salarizare va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. informaii despre organigrama organizaiei: structura ierarhic a organizaiei; numrul de posturi pentru fiecare poziie din organigram; pregtirea persoanelor care trebuie s ocupe posturile; structura departamentelor/seciilor; nomenclatorul de funcii; 2. informaii despre salariat: informaii generale: nume, prenume, data i locul naterii, adresa de domiciliu; informaii despre situaia personal: cstorit/necstorit sau invalid/grad de invaliditate etc.; informaii despre contractul de munc: data i numr nregistrare, funcia ocupat, departamentul n care i desfoar activitatea, salariul de ncadrare, sporuri etc.; informaii cerute de diverse dispoziii legale: persoane n ntreinere (pentru calculul deducerilor n vederea stabilirii venitului impozabil) sau persoanele co-asigurate (pentru asigurrile de sntate); 3. informaii despre munca prestat (fiele de pontaj): numrul de ore lucrate; regimul de lucru pentru orele lucrate; ore nvoiri, concedii medicale, concedii de odihn, de studii, fr plat etc.; 4. modificrile survenite n situaia angajailor sau a organizaiei: transferuri de la un departament la altul; schimbarea funciei de ncadrare, a salariului etc. Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de personal salarizare se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: state de plat (avans, lichidare, concedii de odihn), state de plat individuale, fie fiscale;

Pag. 41

2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: rapoarte realizri angajai, evidena zilelor de natere etc.

2.1.4 Aplicaia de gestiune a mijloacelor fixe

Scopul aplicaiei de gestiune a mijloacelor fixe este de a asigura evidena analitic a mijloacelor fixe pe centre de gestiune prin administrarea operaiunilor de intrare, micri interne, ieiri, precum i a valorii contabile a acestora prin calculul i nregistrarea amortizrilor conform metodei alese (liniar, accelerat, degresiv). Principalele tranzacii efectuate n aplicaia de gestiune a mijloacelor fixe urmrete traseul imobilizrilor corporale de la intrarea n gestiune i alocarea pe secii/persoane, pn la ieirea lor prin casare sau vnzare: 1. nregistrarea intrrilor de imobilizri corporale i necorporale i a datelor pentru identificare: codul de clasificare pentru fiecare mijloc fix, numrul de inventar, data punerii n funciune, editarea documentelor care atest punerea lui n funciune; 2. nregistrarea micrilor interne (ntre gestiuni), a reevalurilor i a ieirilor (casare sau vnzare); 3. Calculul i nregistrarea amortizrii lunare, a valorii totale amortizate i a valorii rmase neamortizate, dup alegerea prealabil a tipului de amortizare n conformitate cu prevederile legale (liniar, degresiv, accelerat); Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia de gestiune mijloace fixe va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. descrierea mijlocului fix: caracteristicile tehnice. n funcie de care se selecteaz categoria n care se ncadreaz; durata de funcionare, pentru stabilirea perioadei de amortizare; 2. metoda de amortizare i momentul punerii n funciune: aceasta poate fi: amortizare liniar, amortizare accelerat sau amortizare degresiv. n funcie de metoda aleas se calculeaz ciclul de amortizare am mijlocului fix;

Pag. 42

data punerii n funciune a mijlocului fix, de la care ncepe calculul amortizrii; 3. starea mijlocului fix la un moment dat: posibilitatea de trecere n conservare; data la care a avut loc trecerea n conservare sau la care mijlocul fix a fost repus n funciune; informaii despre transferarea unui mijloc fix de la un punct de lucru la altul; Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte din cadrul aplicaiei de gestiune mijloace fixe se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: registrul mijloacelor fixe; 2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: situaii centralizatoare pentru mijloacele fixe existente n gestiune, evidena mijloacelor fixe amortizate, situaia intrrilor i ieirilor pentru o perioad determinat de timp, etc;

2.1.5 Aplicaia financiar - contabil

Sistemul contabilitii generale leag ntre ele celelalte activiti financiar contabile pentru a determina efectul tuturor operaiunilor economice desfurate asupra ntreprinderii. Scopul aplicaiei financiar contabile este de a gestiona toate tranzaciile financiare i patrimoniale ale unei ntreprinderi. Principalele tranzacii efectuate n aplicaia financiar contabil a unei ntreprinderi sunt structurate n dou categorii: 1. Tranzacii financiare: ncasri i pli efectuate cu numerar sau prin tranzacii bancare; reduceri/ penalizri primite sau acordate; diferene curs valutar; gestionarea creanelor i datoriilor; 2. Tranzacii patrimoniale (contabile): generarea planului de conturi; generare automat sau introducere manual a notelor contabile; nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli;

Pag. 43

nchiderea perioadelor de lucru; Pentru efectuarea acestor operaiuni, aplicaia financiar contabil va trebui s primeasc o serie de informaii care constituie intrrile sistemului. Aceste informaii sunt: 1. planul general de conturi existent la un anumit moment dat: starea planului de conturi sintetic la momentul iniial; conturile nou aprute de la momentul iniial; conturile care nu mai sunt de actualitate, dar care trebuie s rmn n planul de conturi pentru a putea obine informaii n perioadele de lucru anterioare; conturile analitice; 2. lista de operaiuni contabile definite la un moment dat: scheme contabile predefinite pentru operaiunile des utilizate; scheme contabile deschise pentru operaiunile utilizate accidental; asignarea operaiunilor pe jurnale; 3. pentru nceperea activitii sunt necesare datele de plecare: soldurile conturilor la 01 Ianuarie att la nivel sintetic ct i la nivel analitic; n cazul n care implementarea aplicaiei se face la alt lun dect Ianuarie, rulajele conturilor pentru perioada scurs de la 01 Ianuarie pn la data la care are loc implementarea; 4. informaii despre documentele contabile adugate n sistem: date de identificare: numr i dat; schema contabil utilizat, n cazul n care documentul este contat automat sau perechile de conturi care sunt folosite pentru nregistrarea documentului; jurnalele n care apare documentul, mpreun cu valorile care trebuie nscrise n fiecare jurnal; Rapoarte Ieirile sub form de rapoarte financiare din aplicaia financiar contabil se constituie n dou mari categorii: 1. rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: fie cont parteneri furnizori/clieni, balane pariale furnizori/clieni, registre cas/banc;

Pag. 44

2. rapoarte specifice fiecrei ntreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selecia datelor existente n istoric: rapoarte cash-flow, comisioane bancare, cec-uri scadente, liste creane i datorii ordonate dup diverse filtre, etc.;

2.2 Caracteristicile sistemelor informaionale financiarcontabile reglementate de legislaia n vigoare

Cadrul legal privind cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc programele informatice utilizate n activitatea financiar i contabil pentru a fi agreate de Ministerul de Finane, este parte integrant din Norma metodologic din 14/12/2004 de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil, respectiv punctele G i H. Analiznd prevederile documentului emis de Ministerul Finanelor, putem afirma c modul n care sunt prezentate cerinele nu stabilete cu claritate ceea ce se dorete de la un sistem informaional, din punct de vedere informatic. Deoarece am constatat i existena unor suprapuneri, am fcut o selecie a cerinelor, i acolo unde s-a dovedit necesar, am fcut conversia n termeni informatici a cerinelor. Forma final este prezentat n Tabelul nr. 2.2. Nr. crt.

Caracteristica

1. Trebuie s asigure prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora (Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat); 2. Procedurile de prelucrare trebuie s permit actualizarea, n funcie de modificrile intervenite n legislaie; 3. Personalul implicat trebuie s cunoasc funciile sistemului de prelucrare automat a datelor i s le respecte; 4. Trebuie s se asigure gestionarea pachetelor de produse - program, asigurarea proteciei lor mpotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic; 5. Trebuie s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii;

Pag. 45

Nr. crt.

Caracteristica

6. S asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior; 7. Stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire; 8. Fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui document, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control; 9. S asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente justificative care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i orice eliminri sau adugiri ulterioare; contrazicere, eliminare; 10. S nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis; 11. S asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); 12. S asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: tipul documentului sau al situaiei; denumirea unitii; perioada la care se refer informaia; datarea listrilor; paginarea cronologic; precizarea programului informatic i a versiunii utilizate; 13. S asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; 14. S asigure respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare; 15. S permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse verificrii;

Pag. 46

Nr. crt.

Caracteristica

16. S nu permit: deschiderea a dou conturi cu acelai simbol; modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont; suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent sau aferent exerciiului financiar precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold; editarea a dou sau a mai multor documente de acelai tip, cu acelai numr i coninut diferit de informaii; 17. S permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile; 18. S pun la dispoziie documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora; 19. S existe posibilitatea reconstituirii n orice moment a coninutului registrelor, jurnalelor i altor documente financiar-contabile; 20. S permit soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului informatic. Tabelul nr. 2.2: Caracteristicile Sistemului Informaional financiar contabil conform Normei metodologice din 14/12/2004

2.3 Structura sistemelor informaionale financiar - bancare

Arhitectura sistemelor informaionale bancare cea mai rspndit la momentul actual are la baz o nou abordare caracterizat prin orientarea pe client, nu pe conturi sau produse. Din analiza elementelor comune prezente n sistemele informaionale destinate activitii financiar - bancare se identific urmtoarele aplicaii legate ntre ele: 1. Aplicaia Operaiuni financiar bancare Scopul acestei aplicaii este de a efectua operaiuni a cror arie de cuprindere este foarte larg, i include modulele:

Pag. 47

a) Conturi curente prin care se realizeaz toate tranzaciile de ncasri i pli prin contul curent al clientului; b) Home banking, care asigur servicii de: informare a clientului cu privire la contul su; furnizare de informaii generale (rata dobnzii, cursul valutar etc.); efectuare a plilor ordonate de ctre client etc. c) Decontri electronice, care implic n principal conturi ale persoanelor juridice; d) Depozite, prin care se realizeaz gestiunea depozitelor deschise de clieni cu toate operaiunile efectuate, respectiv: actualizarea datelor privind depozitele constituite; calculul dobnzii; plata dobnzii la scaden; capitalizarea dobnzii; generarea de extrase privind contul de depozit; lichidarea depozitelor; calculul i reinerea comisioanelor i a impozitului pe venitul din dobnzi; e) Certificate de depozit, care asigur gestiunea acestor produse bancare oferite clienilor bncii; f) Carduri, modul destinat exclusiv gestiunii tranzaciilor efectuate prin conturile de card; g) Casa, prin care se realizeaz gestiunea tuturor operaiilor de ncasri i pli n numerar (n lei sau valute). La nivelul acestui modul se asigur o eviden complet a monetarului n lei i devize, la nivelul fiecrui ghieu. Operaiunile specifice administrate de acest modul sunt: operaiunile de deschidere/nchidere cas,; ncasare/plat numerar, schimb valutar; schimb bancnote, monitorizare case; generare rapoarte specifice etc. h) Alte operaiuni. 2. Aplicaia Clieni Scopul acestei aplicaii este de a asigura actualizarea permanent a datelor privind clienii bncii, prin gestiunea unic a clienilor la nivel de unitate operativ (un client este introdus o singur dat indiferent cte produse/servicii

Pag. 48

bancare utilizeaz) i o administrare unic a clienilor la nivel de banc. Aceast aplicaie este integrat cu celelalte aplicaiile de cont curent, depozite, credite etc. 3. Aplicaia Credite Scopul acestei aplicaii este de a asigura gestiunea contractelor de credit. Aplicaia poate fi structurat n dou module: a) Gestiunea riscului, prin care se realizeaz analiza financiar a clientului, ncadrarea creditului ntr-o grup de risc pe baza unor criterii prestabilite, n vederea lurii deciziei de creditare; b) Gestiunea propriu-zis a creditelor acordate, care permite efectuarea urmtoarelor operaiuni: stocarea informaiilor privitoare la creditele acordate; ncasarea dobnzilor i ratelor scadente; calculul dobnzilor i a penalitilor; evaluarea permanent a clienilor. 4. Aplicaia Juridic Scopul acestei aplicaii este de a gestiona creditele aflate n litigiu - pentru care se deruleaz procedurile juridice specifice. 5. Aplicaia Contabilitate Scopul acestei aplicaii este de a gestiona toate tranzaciile financiare i patrimoniale ale unei instituii bancare. Aplicaia ofer ca funciuni de baz: actualizarea planului de conturi; definirea condiiilor de dobnd la nivelul conturilor sintetice/analitice; definirea monografiei de operaiuni bancare; deschiderea i nchiderea conturilor interne; calculul, nregistrarea i plata/ncasarea dobnzilor; elaborarea situaiilor contabile de sintez i raportare. 6. Aplicaia Personal Scopul acestei aplicaii este de a nregistra informaii referitoare la personalul angajat ntr-o instituie financiar bancar (informaii de natur personal, profesional, financiar), pontajul zilnic al angajailor, calculul drepturilor salariale cuvenite n funcie de modalitatea de plat stabilit i a

Pag. 49

taxelor cuvenite conform legislaiei n vigoare, calculul concediilor medicale, urmrirea evoluiei i performanelor profesionale ale angajailor. 7. Aplicaia Marketing Scopul acestei aplicaii este de a oferi informaii despre pia i evoluia produselor specifice, necesare activitii de conducere. 8. Aplicaia Management bancar Aceast aplicaie este specializat n: determinarea i monitorizarea indicatorilor de rating bancar: lichiditi, profitabilitate, grad de ndatorare etc.; determinarea elementelor specifice gestiunii riscului. Este indicat ca aceast aplicaie s aib integrate module de asistare a deciziei, evaluare a scenariilor etc. La aceste componente ale arhitecturii (aplicaii), considerate indispensabile, pot fi adugate i altele, precum: Trezorerie (schimb valutar, titluri); modulul de interfa; modulul Nucleu, care ofer funciuni i structuri de date necesare altor module: structura bancar, dispersia teritorial, valute i cupiuri, rate de schimb, calendar bancar etc.; decontri intrabancare; decontri interbancare. Sistemul informaional bancar trebuie conceput i optimizat trebuie pe trei niveluri i anume: 1. Decizional (nivelul conducerii) 2. Datawarehouse & Reporting (nivelul conducerii) La acest nivel, structurile de date sunt definite astfel nct s permit un nalt nivel de performan de deservire a cererilor multiple. Orice banc dispune de informaii multiple referitoare la clienii si, care sunt dispersate. Gestionarea acestora de realizeaz prin aplicaii diverse. Datawarehouse reprezint o colecie de date detaliate, cu o nalt valoare informaional, provenite din toate sursele

Pag. 50

informaionale relevante din cadrul bncii, permind interogarea dinamic i analiza informaiilor cu scopul sprijinirii proceselor decizionale. Se realizeaz astfel posibilitatea cunoaterii preferinelor pentru produse i servicii, a comportamentului i nevoilor clientului. Tehnicile bazate pe motoare de asistare a cunoaterii permit descoperirea unor tendine sau corelri semnificative referitoare la clieni, prin analiza datelor curente i istorice. 3. Front-office/Back-office Front office-ul reprezint interfaa cu utilizatorului. Relaia clientului cu banca se realizeaz prin front office, folosind ca suport telefonul, corespondena pe suport hrtie, e-mail sau web. Centrele de apel au fost primele soluii front office bazate exclusiv pe comunicaia telefonic care au legtura direct, imediat i personal cu clientul. Posibilitatea de comunicare s-a extins folosind Internetul prin e-mail i web. Rolul centrelor de apel a evoluat i s-a extins, devenid importante n procesul de atragere a de noi clieni i meninerea celor existeni. Pe de alt parte este necesar cunoaterea relaiei n timp cu clientul, astfel nct fiecare contact cu acesta s reprezinte o oportunitate de afacere (oferirea unui nou produs sau serviciu). Cunoatere clientului se poate realiza prin crearea i utilizarea de datawarehouse care stocheaz informaii privind tranzaciile efectuate de client, produsele i serviciile pe care acesta le prefer, informaii pe baza crora se poate obine un portret i o descriere a comportamentului clientului n relaia cu banca. Middle office-ul este o entitate distinct plasat ntre front i back office cu rol n asigurarea circulaiei datelor n dublu sens ntre aceste dou componente. Middle office-ul are ca funcie principal transmiterea datelor preluate de front office (provenite din diverse surse i deci n formate multiple) ctre back office. Middle office reine dou imagini separate ale datelor: una corespunde front office-ului care preia datele n formatul lor nativ determinat de canalul de distribuie folosit de client; nregistrrile returnate de back office dup stocarea i prelucrarea datelor. Middle office-ul ofer platforma pentru reconcilierea datelor i rapoartelor, asigurnd n egal msur controlul riscului legat de managementul datelor. Riscul este determinat de obinerea datelor dintr-un numr mare de alte sisteme informatice. Adesea aceste date sunt n formate diferite, din baze de date diferite, rulnd pe platforme hardware diferite i sub sisteme de operare diferite.

Pag. 51

De aceea pot aprea o mulime de probleme privind extragerea datelor, datorit formatului diferit. Rolul de baz al middle office-ului este de a: colecta, agrega i consolida informaia; asigura managementul calitii informaiei; asigura distribuia informaiei i raportarea. n back office se realizeaz stocarea i prelucrarea datelor. Back office-ul este cel care ofer front office-ului informaiile solicitate, ca urmare a faptului c aici se gsesc aplicaiile i baza de date. O problem important o reprezint realizarea unei soluii integrate de front office/ back office care s permit pe lng oferirea unei multitudini de canale de comunicaie ctre client, alocarea automat a apelurilor clienilor ctre specialitii bncii i conducerea proceselor derulate n back office pentru satisfacerea cererilor clienilor. Noile soluii informaionale implementate n cadrul sistemelor informaionale bancare au condus la o adevrat schimbare n ceea ce numim cultura organizaional. S-au promovat concepte noi cum ar fi groupware i workflow. Workflow-ul are ca obiect automatizarea informaiilor (documente securizate, imagini, documente compozite) ntre diferite posturi de lucru. Este un sistem interactiv care asigur dezvoltarea, executarea, analiza i conducerea operaional a proceselor multi-utilizator i multitask.

Figura nr. 2.1: Nivele de structurare a sistemului informaional financiar-bancar6 Groupware este un concept care promoveaz ideea de lucru cooperativ, utiliznd facilitile de comunicare oferite de intranet. Conceperea unui nou produs bancar necesit competene ncruciate i complementare. Intranetul
6

Stanciu, V.; Gavril, A.; Mangiuc, D.; Sahlean G., Sisteme informatice financiar monetare, http://www.ase.ro ;

Pag. 52

faciliteaz lucrul n paralel i interactivitatea ntre diferitele persoane implicate ntr-un proiect furnizndu-le infrastructura de comunicare necesar unui schimb optimizat. O lat facilitate a acestuia este gestiunea electronic a documentelor. Gestiunea electronic a documentelor presupune definirea de reguli i metode de gestiune stabilite naintea implementrii sistemelor.

2.4 Caracteristicile sistemelor informaionale financiar bancare reglementate de legislaia n vigoare

Activitatea financiar bancar prezint elemente specifice, ceea ce a generat dezvoltarea unor sistem informaionale dedicate. Structura i organizarea sistemelor informaionale financiar bancare este reglementat de n conformitatea cu cerinele Legii 33/ 1991 Legea privind activitatea bancar. Principalele caracteristici pe care trebuie s le ndeplineasc un sistem informaional dedicat pentru activitatea bancar sunt prezentate n tabelul nr. 2.3: Nr. crt.

Caracteristica

1. Sistemul informaional bancar trebuie s asigure prelucrrile automate specifice activitii bancare, gestiunea total i exact a tuturor fondurilor constituite, urmrirea derulrii utilizrii acestora, valoarea actualizat cu toate operaiunile efectuate, acordarea de credite i urmrirea derulrii lor; 2. Sistemul informaional bancar trebuie s asigure prelucrrile automate specifice activitii bancare, gestiunea total i exact a tuturor fondurilor constituite, urmrirea derulrii utilizrii acestora, valoarea actualizat cu toate operaiunile efectuate, acordarea de credite i urmrirea derulrii lor; 3. Sistemul informaional bancar trebuie s se plieze pe structura managerial i organizaional a instituiilor bancare, dat fiind c fiecare banc are posibilitatea s aib propria structur organizatoric, reglementat prin statut;

Pag. 53

Nr. crt.

Caracteristica

4. Sistemul informaional bancar trebuie s permit ca toate documentele de intrare sau ieire s conin un set minim de informaii despre instituia bancar, care includ: denumirea complet i sediul social; capitalul social subscris; adresa sediului principal; numrul i data nmatriculrii la Registrul Comerului; 5. Deoarece activitatea instituiilor bancare este dispersat geografic (distribuite n spaiu), sistemele informaionale trebuie s asigure att gestiunea sediului central, ct i a operaiunilor derulate n filiale i agenii i s fac legtura dintre componentele aplicaiei; 6. Sistemul informaional bancar trebuie conin aplicaii care s asigure gestiunea distinct a depozitelor la vedere i a celor la termen constituite de clieni persoane juridice i persoane fizice, i a operaiunilor efectuate; 7. Sistemul informaional bancar trebuie s conin aplicaii care s permit gestiunea operaiunilor de credit a garaniilor i care s conin urmtoarele informaii: prile contractante; condiiile contractuale; garanii; alte clauze. 8. Sistemul informaional bancar trebuie s asigure evidena online a operaiunilor de clearing i de virament efectuate n contul instituiilor bancare sau al clienilor acestora; 9. Sistemul informaional bancar trebuie sa interacioneze online cu sistemul informaional al BNR; Tabelul nr. 2.3: Caracteristicile Sistemului Informaional financiar bancar conform Legii 33/ 1991

Pag. 54

Rezumat
Capitolul al doilea este dedicat prezentrii structurii a dou dintre acela mai utilizate sisteme informaionale din activitatea economic: sistemele informaionale de prelucrare a tranzaciilor i sistemele informaionale financiar bancare. Prezentarea structurii este fcut simetric pentru cele dou tipuri de sisteme informaionale: aplicaii standard, module, funciunile i descrierea principalelor operaiuni executate i a rezultatelor (ieirilor). Descrierea structurii sistemelor informaionale de prelucrarea tranzaciilor are la baz urmtoarele tipuri de aplicaii: aplicaia de Gestiune a stocurilor; aplicaia Producie; aplicaia de Personal salarizare; aplicaia de Gestiune a mijloacelor fixe; aplicaia Financiar contabil. Descrierea structurii sistemelor informaionale financiar bancare are la baz urmtoarele tipuri de aplicaii: aplicaia Operaiuni financiar bancare; aplicaia Clieni; aplicaia Credite; aplicaia Juridic; aplicaia Contabilitate; aplicaia de Personal; aplicaia Marketing; aplicaia Management bancar. Analiza sistemelor informaionale este completat cu o prezentare a caracteristicilor aplicaiilor informatice existente pe piaa la acest moment i cu enumerarea caracteristicilor pe care trebuie s le ndeplineasc, n conformitate cu cadrul legal: sisteme operaionale financiar-contabile: Norma metodologic din 14/12/2004 de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil; sisteme operaionale financiar-monetare: Legii 33/ 1991 Legea privind activitatea bancar.

Capitolul 3 Proiectarea sistemelor informaionale

3.1 Evoluia metodologiilor de analiz i proiectare a sistemelor informaionale
Conform informaiilor oferite de statistici, proiectele de sisteme informaionale eueaz frecvent. Rata de eec a proiectelor mari este de 5060 %7. Nivelul resurselor financiare, umane i materiale angajate n astfel de proiecte a impulsionat cutrile pentru determinarea cauzelor care favorizeaz nereuita, atenia concentrndu-se asupra rolului metodologiei. i aici, opiniile sunt mprite. Sunt specialiti care minimalizeaz i rolul, afirmnd c metodologia aleas nu conteaz i c este suficient s existe o metodologie ale crei cerine s fie respectate pe tot parcursul proiectului, pentru ca lucrul echipei s nu se desfoare haotic. Aceast ipotez este contrazis de faptul c, din dorina de a obine performane ct mai bune n urma implementrii sistemelor informatice, ca msur a ratei succesului, metodologiile sunt perfecionate continuu, ajungnduse n prezent la peste o mie de metode de analiz i proiectare. Primele aplicaii informatice, dezvoltate pn n anii 60, erau realizate fr s existe preocupare pentru activitile de analiz i proiectare, accentul fiind pus pe activitatea de programare. Aplicaiile s-au dovedit a fi deficitare din punct de vedere calitativ, mai precis nu rspundeau ntr-un mod satisfctor cerinelor utilizatorilor. Motivul a fost identificat n definirea necorespunztoare a cerinelor sistemele informaionale pe care urma s le satisfac sistemul informatic. Acest lucru a determinat alocarea unei pri importante din timpul de lucru al programatorilor modificrii aplicaiilor datorit apariiei unor cerine noi. n plus, lipsa unei metodologii de dezvoltare a sistemelor informaionale nu permitea estimarea corect a datei la care se va finaliza implementarea. Rezultatele sub ateptri nregistrate n eficientizarea activitii sistemelor informaionale prin implementarea soluiilor informatice, precum i nivelul redus al productivitii
7

Dorsey, P., Primele 10 motive din cauza crora eueaz proiectele de sisteme informatice, PC Magazine, 28 Oct 2004, www.pcmagazine.ro/pcmag2-11/zecemotive.html;

Pag. 56

muncii n activitatea de proiectare/dezvoltare, au impus recunoaterea necesitii stabilirii unui cadru metodologic. Odat cu trecerea timpului, specialitii au devenit tot mai preocupai de tehnicile i instrumentele de analiz, n strns legtur cu cele de proiectare. Consideram cutrile continue de perfecionare a metodelor de analiz i proiectare ca pe un bun argument pentru recunoaterea importanei pe care o au n succesul proiectelor de sisteme informaionale i n creterea competitivitii ramurii. Dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale, a sistemelor informaionale i a ntreprinderilor sunt principalii factori care susin progresul metodelor de proiectare. Progresul tehnic aduce creterea puterii de calcul i apariia unor noi soluii tehnice, ceea ce permite rezolvarea la un nivel superior a cerinelor sistemelor informaionale a ntreprinderilor. De asemenea, are loc i ieftinirea tehnologiei, fapt ce i crete accesibilitatea chiar i n rndul ntreprinderilor ale cror bugete de investiii sunt limitate. Caracteristicile activitilor desfurate n ntreprinderi difer n funcie de specificul fiecreia i se schimb sub influena timpului, impunnd schimbarea modului de abordare a sistemelor informaionale. Cea mai mare provocare pentru specialiti const n alegerea metodei optime pentru situaia dat n condiiile dictate de restriciile de timp, resurse financiare i umane. n continuare vom face o scurt prezentare a principalelor metode de proiectare a sistemelor informaionale, aa cum sunt structurate n literatura de specialitate i n strns legtur cu evoluia lor.

3.1.1 Etapa metodologiilor clasice

Pentru nceput, vom face o trecere n revist a celor mai cunoscute i totodat utilizate metode de proiectare a sistemelor informaionale din categoria celor incluse n primul val metodologic. Acestea sunt adunate sub denumirea de metode hard de proiectare. Prin includerea prezentrii n lucrare urmrim s evideniem progresele fcute ntr-un timp foarte scurt n proiectarea sistemelor informaionale, dar i s identificm limitrile abordrii hard, pentru a nlesni formularea unor indicaii n ceea ce privete orientarea evoluiei metodelor de proiectare.

Pag. 57

Dintre multiplele ncercri de repartizare a metodelor dup diverse criterii, am considerat ca fiind cea mai reprezentativ mprirea acestora n trei mari categorii distincte8: metode orientate pe funcii, numite i metode ale descompunerii funcionale; metode orientate spre fluxuri de date, deci spre procese, deoarece diagramele fluxurilor de date se ntrebuineaz pentru descrierea proceselor; metode orientate pe obiect. Metoda descompunerii funcionale, este, n ordine cronologic, prima elaborat. La baza conceperii sale st nevoia de a controla complexitatea proiectelor de sisteme informaionale. Soluia adoptat este descompunerea n probleme mai simple, prin efectuarea operaiunilor de divizare; fiecare funcie determinat este descompus n sub-funcii n vederea obinerii unor forme uor de transpus n limbajele de programare. Conceptele specifice acestei metodologii au fost introduse mai nti n programare, apoi n proiectare i n final n analiz. Ecuaia care reflect conceptul descompunerii funcionale (DF) ca sum de funcii, sub-funcii i interfee funcionale, este:

DF = Functii + Subfunctii + Interfete functionale

Pe lng elementele de noutate, metoda prezint i o serie de disfuncionaliti i neajunsuri, precum: concentrarea eforturilor spre funcii conduce la culegerea multor date redundante; nu au fost clar definite regulile de descompunere a funciilor; interaciunile non-ierarhice din sistemele complexe sunt greu de evideniat. Eforturile de eliminare a neajunsurile prezentate anterior, au constituit motorul dezvoltrii unei proiectrii i analizei structurate. Metoda orientat pe procese sau analiza structurat s-a fcut remarcat printr-o alt modalitate de prezentare a domeniului problemei i responsabilitilor sistemului, utiliznd specificaiile tehnice. Dezvoltnd conceptele metodei orientate pe funcii, multe din elementele analizei structurate se regsesc n
8

Oprea D., Airinei, D., Fotache, M., Op. citat, pag. 190-197;

Pag. 58

metodele orientate pe funcii. Ecuaia care reflect conceptele specifice metodei orientat pe procese este: MFD = Fluxul datelor + Transformarile datelor + Stocarea(control date) + + Ter min atori + Specificatii de proces + Disctionarul datelor Metoda este dezvoltat i finisat n timp. n ultima variant pe scara evoluiei, sunt definite cu precizie elementele din lumea real la care trebuie s rspund sistemul, ceea ce este de fapt un prim pas n evoluia spre actualele interaciuni dintre utilizator i sistem, bazat pe mesaje.
Metoda orientat pe obiect se bazeaz pe introducerea conceptului de obiect i tratarea lui ca un simbol prin care se reprezint mai multe cazuri ale entitilor lumii reale. Metoda const n definirea obiectelor lumii reale i apoi descrierea lor cu ajutorul atributelor. Ecuaia care reflect conceptele specifice metodei orientate pe obiect, este:

Modelarea informatiilor = Obiecte + Atribute + Relatii + Subtipuri + + Obiective asociate n acceptul metodei orientate pe obiect, obiectul este vzut ca o abstractizare a datelor elementare, caracterizat printr-un identificator unic, invariabil, o clas creia i aparine i o stare reprezentat printr-o valoare simpl sau structurat: Obiect = Identitate + Comportament + Stare Conceptele de obiect i clas sunt independente: un obiect aparine unei clase, care este o grupare logic a obiectelor ce au aceeai structur i un comportament similar. Fr a nega achiziiile fcute prin elaborarea metodelor incluse n abordarea hard, exist nc lipsuri n ceea ce privete calitatea produselor realizate prin utilizarea acestora, precum i a productivitii i costurilor activitii de dezvoltare i implementare de sisteme informaionale. Principalele caracteristici care impun mbuntirea metodologiei hard i care au declanat cutarea unor soluii alternative, sunt: se rezum la crearea unui cadru metodologic pentru proiectarea aplicaiilor informatice pentru afaceri, scpnd din vedere caracterul sistemic al sistemelor informaionale, dat de interdependena dintre principalele sale componente: echipamente hardware, software-ul de

Pag. 59

baz (sistemul de operare) i software-ul de aplicaie (aplicaiilor informatice); n elaborarea metodelor de proiectare a aplicaiilor informatice centru de greutate pic asupra datelor, funciilor, proceselor, fluxurilor de date, ignornd rolul aspectelor sociale i organizaionale ale sistemului; n formalizarea metodelor se ajunge la minimalizarea destinaiei de a deservi sistemul informaional al ntreprinderilor; abordarea tiinific n rezolvarea problemelor, n detrimentul intuiiei i experienei, ceea ce conduce la diminuarea rolului factorului uman, indiferent de postura n care se afl fa de sistemul informaional; toate problemele i modelele de rezolvare pot fi formalizate pe baze matematico logice, ceea ce nu este ntotdeauna valabil n cazul activitilor economice.

3.1.2 Etapa metodologiilor orientate pe creterea rolului utilizatorilor

Deoarece sistemele informaionale dezvoltate prin metodologiile de tipul celor incluse n categoria hard nu mai rspund cerinelor mediului economic tot mai dinamic, n demersurile fcute pentru mbuntirea metodelor de proiectare, specialitii i-au ndreptat atenia asupra unor factori a cror influen asupra produsului final nu a fost apreciat corespunztor. Prin includerea aspectelor sociale i organizaionale s-au pus bazele unei noi orientri n domeniu, cunoscut sub denumirea de abordarea soft a proiectrii sistemelor informaionale. Prin comparaie cu abordarea hard, noua tendin trebuie privit sub aspectul complementaritii, fr a nega achiziiile celei dinti. Promotor al noii orientri, Peter Checkland9, i fundamenteaz decizia de a imprima noi direcii cercetrii desfurate n vederea dezvoltrii metodologiei pe urmtoarele consideraii: percepia sistemului informaional al ntreprinderii difer n funcie de poziia celor care fac aprecierea; subliniem trecerea de la produsul de sine stttor sistem informatic ca obiectiv final al aplicrii metodelor de proiectare, la concentrarea asupra destinaiei finale a sistemului informatic deservirea sistemului informaional; de asemenea, apare implicarea factorului uman i, mai mult dect att.
9

Checkland, P., Soft Systems Methodology, http://ecis2001.fov.uni-b.si/ECIS-DC_Papatsoutsos.pdf;

Pag. 60

pentru prima oar se pune problema percepiei diferite a sistemului informaional, n funcie de nivelul de implicare (beneficiar sau dezvoltator); conceptul problemei domeniului pe care trebuie s o transpun programatorii n cod este nlocuit cu cel de situaie problematic la care se cere rezolvarea, fcndu-se astfel apropierea de activitile economice la ale cror probleme trebuie s se gseasc rezolvarea prin implementarea de soluii informatice; programatorul trebuie s fie un agent al schimbrii, contient de rolul lui, capabil s stimuleze pe cei implicai n obinerea unei noi percepii asupra problemelor existente. Urmtorul pas n evoluia metodelor din categoria soft este fcut prin elaborarea de ctre Hauser i Clausing a metodei House of Quality. Aspectele organizaionale i sociale sunt luate n considerare prin utilizarea cerinelor beneficiarilor ca punct de plecare n scrierea specificaiilor pentru viitorul sistem informatic. Este prima oar cnd, ntr-o metodologie de proiectare a sistemelor informatice, este recunoscut rolul beneficiarilor ca factor de succes al proiectelor informaionale. Evoluia pe aceast cale este continuat prin introducerea conceptelor specifice ingineriei valorii n proiectarea sistemelor informaionale, propunnd, n plus, abordarea sistemic i funcional a obiectivelor proiectate, innd seama de cerinele concrete ale beneficiarilor. Pe aceast direcie, s-au conturat dou linii majore de dezvoltare. Prima, promovat de Barry Boehm10, are un caracter pluridisciplinar, integrnd concepte ale ingineriei valorii, managementului calitii, managementul riscului i managementul resurselor umane n metodele clasice de proiectare a sistemelor informatice. A doua linie de dezvoltare este reprezentat de cercettorii Stuart Faulk, David Raffo i Robert Harmon, care preiau o parte dintre conceptele fundamentale ale inginerie valorii i le transpun n proiectarea sistemelor informaionale. Prin introducerea conceptului de valoare de ntrebuinare cerut de utilizator, se urmrete msurarea mai direct i cu mai mult acuratee a percepiei asupra valorii sistemului informaional, prin caracteristicile pentru care beneficiarul este dispus s plteasc11. Studiul se concentreaz n principal pe
10

Boehm, B., Biffl, S., Aurum, A., Erdogmus, H., Grnbacher, P., Value-Based Software Engineering, (Eds.) 2005, XXII, Hardcover ISBN: 3-540-25993-7; Niemela E., Lago P., Kalaoja J., Tikkala A., Kallio P., Taulavuori A, Architectural Guidelines, Wise Consortium, 2003;

11

Pag. 61

determinarea cerinelor stakeholderi-lor. n planul de lucru dezvoltat12, un rol fundamental n determinarea specificaiilor pentru produsul final revine separrii percepiei interne a firmelor productoare de aplicaii informatice asupra valorii de ntrebuinare atribuite de beneficiari i a modului cum ntr-adevr o percep acetia. Mai mult, se pune n eviden existena unor percepii diferite asupra valorii n cadrul grupului identificat (firma productoare), punndu-se la dispoziie o baz pentru alinierea viziunii din interiorul companiilor productoare cu realitile de pe pia.

3.1.3 Elemente care recomand utilizarea metodelor orientate pe utilizator n activitatea de analiza i proiectare a sistemelor informaionale
Modelele curente folosite n dezvoltarea sistemelor informatice economice tind s reduc comunicarea ntre client i beneficiar, dar i ntre cei care particip n mod direct la dezvoltarea produsului. n cele mai multe ntreprinderi, entitile creatoare de valoare precum managementul produciei, marketingul i dezvoltarea nu sunt separate doar din punct de vedere organizaional, ci i de cultur, limbaj i modul de percepere a obiectivelor de management. Fluxul informaional ntre aceste componente organizaionale este irealizabil. Toate aceste discontinuiti se reflect n procesul de dezvoltare a sistemelor informatice. Cnd specificaiile unei aplicaii informatice sunt scrise pentru a servi departamentelor economice ale unei ntreprinderi (de exemplu formatul unui document), acestea vor conine probleme legate de domeniul economicului i cu timpul vor fi transpuse n specificaii tehnice pentru elaborarea softului (de exemplu cerinele software). n mod similar, deciziile tehnice au efecte profunde asupra prii economice a afacerii (de exemplu deciziile de proiectare a arhitecturii sistemului informatic), dar adesea niciuna nu este neleas adecvat i nici comunicat celor care se ocup de administrarea ntreprinderii. Se constat lipsa unei metodologii care s lege valoarea final a sistemelor informatice cu deciziile luate pe parcursul proiectrii, focalizat pe valoarea produsului final, numit valoare de ntrebuinare. Abordarea proiectrii sistemelor informatice prin utilizarea ingineriei valorii
12

Stuart R. Faulk, Robert R. Harmon and David M. Raffo, Value-Based Software Engineering, (VBSE), A Value Driven Approach for Product Line Engineering, First International Conference on Software Product-Line Engineering, Colorado, August 28, 2000, (http://www.sba.pdx.edu/faculty/davidr/draccess/WEB/publications/papersWordformat/1paper/vbse_w.pdf);

Pag. 62

unific cercetrile din managementul afacerilor cu marketingul i cu cercetarea n domeniul produciei de soluii informatice pentru afaceri, n scopul mbuntirii procesului de producie a aplicaiilor informatice i scderii ratei eecului din aceast industrie. Managerii i proiectanii de la toate nivelurile ar trebui s i fundamenteze deciziile legate de proiectarea produselor i proceselor pe valoarea de ntrebuinare, iar ingineria valorii este metoda de management care ndeplinete aceast cerin. Conceptele puse n valoare de cercetrile recente din domeniul ingineriei valorii, arhitecturii sistemelor informatice (hardware i software) i modelarea proceselor pot fi unificate printr-o nou metodologie care s dezvolte i valideze un nou model de proiectare. Aceasta are ca obiectiv crearea unei legturi ntre ntreprinderile productoare de aplicaii informatice pentru gestiunea afacerilor care s fac trecerea sistematic de la nelegerea strategiilor i obiectivelor de management ale ntreprinderilor client, la crearea unei arhitecturi pentru aplicaiile informatice care sprijin aceste obiective pe termen lung. Piaa utilizatorilor finali de aplicaii informatice i a pachetelor de aplicaii la cheie este caracterizat de o competiie puternic i o permanent cerere pentru creterea facilitilor oferite. Dezvoltarea soluiilor informatice, inclusiv a aplicaiilor pentru afaceri, prin utilizarea unei metodologii noi ofer avantaje competitive, precum reducerea costurilor de producie, scderea timpului de lansare pe pia i capacitatea de adaptare a produselor. Alegerea abordrii orientate pe utilizatorul final este susinut de trei trsturi specifice: caracterul direct, independen i universalitate. 1. Caracterul direct nelegerea ateptrilor utilizatorilor are o importan deosebit n reuita proiectrii i implementrii unui sistem informaional, dar i n procesul de dezvoltare a acestuia. Acest punct de vedere este confirmat de cercetrile de pia, care arat c buna cunoatere a ateptrilor utilizatorilor n ceea ce privete valoarea de ntrebuinare este un factor critic n reuita proiectelor. Rezultatele unui studiu desfurat de o firm de cercetare asupra a 8.000 de proiecte de implementare a sistemelor informatice13 au confirmat c implicarea utilizatorilor a avut un rol fundamental n succesul proiectelor.

Pag. 63

Un alt factor care determin succesul proiectelor este comunicarea firmelor productoare cu clienii/utilizatorii. Simetric, nenelegerea nevoilor utilizatorilor este un factor cu o contribuie major la insuccesul proiectelor de acest tip. 2. Independena Percepia valorii de ntrebuinare de ctre utilizatori/consumatori este independent de percepia dominant din cadrul ntreprinderilor. Neconcordana dintre funciile ntreprinderii i funciile sistemelor informaionale poate avea ca efect produse informatice care nu sunt corelate cu obiectivele de management ale firmelor. Cercetrile fcute au artat c, cel mai adesea, apar neconcordane ntre modul n care beneficiarii/utilizatorii percep valoarea de ntrebuinare i percepia pe care o au diferitele grupuri din ntreprinderile productoare. Diferenele de percepie apar nu numai ntre ntreprinderile - client (solicitanii soluiei informatice) i ntreprinderile furnizor (care realizeaz aplicaiile informatice), ci i n interiorul acestora. Un studiu recent, fcut n trei ntreprinderi productoare de aplicaii informatice, a evideniat existena unei grave neconcordane ntre viziunea pe care o au asupra produselor proprii angajaii din departamente diferite: programatorii, angajaii din departamentul de vnzri i cei din departamentul de service13. Fiecare dintre grupurile menionate are contact cu clienii. Percepia acestora asupra capacitii de a crea valoarea de ntrebuinare cerut de ctre clieni variaz, n limite largi, n funcie de nivelul de comunicare cu beneficiarii produselor dezvoltate. Programatorii, care au cel mai redus contact cu clienii, le comunic celor de la departamentul de vnzri punctul lor de vedere optimist n legtur cu valoarea de ntrebuinare a produselor create de ei. n toate firmele care au constituit obiect de studiu pentru aceast cercetare, programatorii erau convini c valoarea de ntrebuinare a aplicaiilor pe care le-au dezvoltat s-a ridicat la nivelul ateptrile clienilor. n contrast, angajaii de la departamentul de service clieni, care lucreaz n mod curent cu clieni nemulumii, au o cu totul alt percepie asupra valorii de ntrebuinare a produselor livrate. n procesul de dezvoltare a sistemelor informaionale se poate vorbi de eecuri n activitatea de diseminare a informaiilor legate de valoarea de ntrebuinare ateptat de clieni, ctre angajaii tuturor departamentelor ntreprinderii. Succesul unui produs informatic const, n mare parte, n punerea de acord a modului n care valoarea sistemelor informaionale este perceput de
13

Faulk, R., S.; Harmon, R., R.; Raffo, D., M, Op. citat, 2000.

Pag. 64

ctre toi factorii implicai. Reconcilierea acestor diferene se poate face utiliznd tehnicile i instrumentele puse la dispoziie de managementul prin valoare. Un alt beneficiu, este suportul adus ntreprinderii n atingerea obiectivelor propuse n legtur cu optimizarea folosirii resurselor existente. 3. Universalitatea Unul dintre obiectivele proiectrii sistemelor informaionale prin metode orientate pe utilizatorul final este de a asigura un cadru comun pentru comunicarea ntre toate departamente ntreprinderii n procesul lurii deciziilor care influeneaz obiectivele de producie sau de management. Utilizarea acestui tip de metode ofer o soluie pentru nlturarea problemelor de comunicare, dar poate aduce i schimbri de mentalitate pentru cei implicai direct n proiectele de sisteme informaionale. Programatorii, n general, sunt tentai s spun ca sunt pltii pentru proiectarea, scrierea codului i testarea aplicaiilor. Dar cei care susin financiar aceste proiecte, ateapt cu totul altceva de la produsul final i anume ca valoarea returnat de proiectul la care lucreaz programatorii s depeasc cu mult investiia financiar pe care o fac, sau s duc la mbuntirea activitii ntreprinderilor unde se va implementa. n ziua de azi, cnd au loc schimbri rapide att n cadrul pieelor i ntreprinderilor, ct i n tehnologia informaiei, cerinele pentru produsele informatice tind a se modifica ntr-un ritm care cere implicarea tuturor celor care au cunotin de proiect pentru a iniia schimbrile necesare. n acest context, programatorul devine un factor responsabil n schimbrile de la nivelul sistemului. Acesta trebuie s se adapteze, s fie pregtit s neleag ateptrile tuturor prilor interesate n dezvoltarea i implementarea proiectului, dar i s i poat argumenta propria viziune asupra produsului final, s solicite renunarea la unele faciliti n favoarea nlocuirii cu altele noi, schimbri ale bugetului sau a termenelor de execuie, atunci cnd este cazul.

Pag. 65

3.2 Structura funcional general a unui sistem informaional

Pentru a defini structura funcional general a unui sistem informaional este necesar s plecm de la funciunea principal pe care o ndeplinete i anume prelucrarea datele disponibile n vederea obinerii informaiilor necesare adoptrii deciziilor. Din punct de vedere al funcionrii sistemului informaional se disting trei componente majore: intrri, prelucrri i ieiri.
INTRRI PRELUCRRI IEIRI

Figura nr. 3.1: Structura general a unui sistem informaional Intrrile reprezint ansamblul datelor preluate, stocate i prelucrate n cadrul sistemului informaional n vederea obinerii informaiilor. Prelucrrile reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate prin care se realizeaz urmtoarele operaiuni: crearea iniial i actualizarea bazei de date; exploatarea bazei de date; reorganizarea bazei de date; salvarea/restaurarea bazei de date. Ieirile din sistemul informaional sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate. Ieirile, n funcie de natura prelucrrilor care le-au generat, pot fi mprite n dou categorii: ieiri obinute n urma unor operaii de transfer a datelor; acestea nu i modific valoarea fa de momentul introducerii n sistem, de exemplu: numrul i data unei facturi, denumirea unui produs etc.; ieiri obinute n urma executrii operaiunilor de calcul pe baza unor algoritmi prestabilii (valoarea produselor facturate, total factur etc). Ieirile din sistemului informaional, n funcie de coninutul i forma lor de prezentare, sunt clasificate n formulare i rapoarte.

Pag. 66

1. Formulare Formularele, n funcie de tipul prelucrrilor care se desfoar n sistemul informaional (manuale sau automate), pot fi privite ca documente primare sau ca machete ale acestora i conin dou tipuri de date: date predefinite i date ce vor fi completate de operatori n rubricile destinate acestora. n sistemele informaionale care asigur prelucrarea automat a datelor, formularul este asimilat imaginii afiate pe ecran, care conine aceleai elemente ca formularul tiprit, iar la listare respect formatul acestuia. Datele, dup modul n care sunt completate, se mpart n: date constante, care sunt afiate direct; date variabile, care vor fi completate de operatori, n cmpurile corespunztoare. Analiznd formularele din punct de vedere al structurii, se poate constata prezena a patru elemente14: introducerea, instruciunile, partea principal, concluziile.
Introducerea este partea de nceput a formularului (antetul formularului) i cuprinde: denumirea formularului; numrul formularului; elementele de identificare al ntreprinderii emitente; elementele de identificare ale ntreprinderii unde va fi distribuit. Instruciunile pot fi mprite n dou categorii distincte: instruciuni prin care se indic modul de completare a formularului, care apar n momentul n care denumirea rubricilor de completat nu spune suficient de mult despre modul de completare; instruciuni prin care se precizeaz destinaia dup completare. Partea principal sau corpul formularului cuprinde elementele care dau specificul operaiunilor descrise prin formular. Rubricile care vor fi completate trebuie s corespund cu rubricile formularului tiprit, s fie vizibile, bine conturate, iar unele dintre ele pot fi completate automat.

14

Oprea, D.; Meni G., Sisteme informaionale pentru manageri, Editura Polirom, Iai, 2002;

Pag. 67

Concluziile reprezint partea final a formularului i conin informaii legate de dispoziiile finale, aprobrile (semnturile) necesare pentru nregistrarea operaiunilor economice consemnate i data emiterii.

2. Rapoartele Rapoartele sunt documente economice de sintez care utilizeaz numai date predefinite i sunt folosite pentru procesul de analiz a activitilor. Rapoartele pot fi generate pe imprimant, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distan on-line (sub form de fiiere) prin intermediul reelelor. De asemenea, pot fi ieiri destinate altor sisteme reprezentate de fiiere transmise on-line sau off-line n vederea continurii prelucrrilor n cadrul altor subsisteme informatice. Structura rapoartelor trebuie s corespund cerinelor utilizatorilor i este determinat de gradul de detaliere a intrrilor n sistem. O alt limitare de care trebuie s se in seama n redactarea rapoartelor este imprimanta folosit,care influeneaz prin machet. n funcie de criteriul utilizat, rapoartele pot fi clasificate astfel: 1. dup gradul de agregare a datelor, rapoartele se pot clasifica n: rapoarte sintetice, care cuprind indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activitii i fundamentrii deciziilor, de exemplu: situaia evoluiei vnzrilor pe produse i trimestre, balana sintetic, bilanul contabil etc. rapoarte analitice, care conin informaii detaliate privind desfurarea unei activiti pe un anumit segment de timp, de exemplu: situaia consumului de materiale, situaia intrrilor de materiale pe gestiuni etc. Acestea sunt destinate utilizrii n cadrul compartimentelor funcionale; 2. dup natura informaiilor prezentate, rapoartele se pot clasifica n: rapoarte care conin date de stare reflectnd valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activitii la o anumit dat; cel mai elocvent exemplu este bilanul contabil care reflect o fotografiere a situaiei patrimoniale la sfritul perioadei de gestiune; rapoarte statistice care cuprind informaii avnd caracter statistic necesare raportrilor ierarhice (ministere, bnci etc.), Comisiei Naionale de Statistic, Bncii Naionale Romne, centralei bncii n

Pag. 68

cazul sucursalelor, sau fundamentrii unor decizii care vizeaz perioade viitoare de timp; rapoarte previzionale care permit, pe baza informaiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune, s se anticipeze evoluia unor procese i fenomene economice i/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare att pentru fundamentarea deciziilor tactice ct i a celor strategice. 3. dup destinaie, coninut i modul de structurare, rapoartele se pot clasifica astfel: rapoarte de uz intern, al cror coninut este determinat de cerinele proprii de informare i control; rapoarte de uz general, al cror coninut este prestabilit (exemplu: bilan contabil, balan de verificare etc.); multe dintre acestea sunt destinate i mediului exterior al ntreprinderilor (bncilor n procesul de creditare, organelor fiscale etc.). 4. dup frecvena de generare, rapoartele se pot clasifica astfel: rapoarte zilnice; rapoarte lunare; rapoarte trimestriale; rapoarte anuale. n aceast categorie de rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaiei este cu att mai mare cu ct intervalul de timp la care se refer este mai extins. 5. dup forma de prezentare, rapoartele se pot clasifica astfel: rapoarte grafice care permit reprezentarea ntr-o form sugestiv (bidimensional sau tridimensional) a dinamicii indicatorilor sintetici i analitici, precum i a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structur, mixte etc.; rapoarte clasice, care prezint informaii cifrice, prezentate n format coloane/linii; pot fi foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip MS Excel, OpenOffice Calc, ale cror date pot face obiectul exporturilor/importurilor ctre sistemele de gestiune a bazelor de date n vederea obinerii altor prelucrri;

Pag. 69

6. n funcie de momentul elaborrii, rapoartele se pot clasifica n: rapoarte programate au un coninut predeterminat, cu un format prestabilit (rapoarte realizate periodic pentru fiecare departament, situaii financiar contabile); rapoarte neprogramate (la termen) au coninutul i forma stabilite pentru a rspunde cerinele managerilor; rapoarte declanate de excepii au un coninut predeterminat i un format prestabilit; sunt elaborate numai cnd apar situaii de excepie (depirea costurilor, atingerea stocului de siguran); rapoarte la cerere au un coninut predeterminat i un format prestabilit; acoper cererea spontan de informaie i sunt elaborate numai la cererea managerilor sau a altor angajai. n tabelul nr. 3.1 sunt prezentate caracteristicile rapoartelor i a informaiilor ca element de baz al acestora, n funcie de specificul nivelului decizional pe care l deservesc:
Caracteristici Niveluri decizionale Operativ Tactic Strategic

Dependena de prelucrarea automat Grad de sintetizare Necesitatea prelucrrii online Prezentare grafic Periodicitatea interogrilor Momentul de timp acoperit Grad de detaliere Proveniena datelor Precizie Utilizatori Obiectivul deciziei

Ridicat Redus Ridicat Redus Ridicat

Medie Mediu Ridicat

Redus Ridicat Moderat Ridicat redus Viitor Redus Externe i interne Sczut Top manageri Obiective strategice

Medie Medie Trecut, intervale Trecut comparabile Ridicat Redus Interne i Interne externe Ridicat Mediu Conductori la Middle nivel operaional manageri Activiti de Activiti control i prestabilite alocare resurse

Tabelul nr. 3.1: Caracteristicile rapoartelor n funcie de nivelurile la care se adopt deciziile

Pag. 70

3.3 Etapele dezvoltrii sistemului informaional

Dezvoltarea sistemului informaional al unei ntreprinderi este structurat n mai multe etape general valabile, care sunt particularizate n funcie de modul specific n care este abordat acesta15: 1. Declanarea studiului de proiectare; 2. Identificarea componentelor informaionale ale sistemului investigat; 3. Analiza critic a funcionrii sistemului informaional; 4. Proiectarea sistemului informaional; 5. Implementarea sistemului informaional. 1. Declanarea studiului de proiectare Conducerea ntreprinderilor este cea care iniiaz activitatea de proiectare/reproiectare a sistemului informaional n ansamblul su sau la nivelul unor componente. Aceast decizie se adopt, de obicei, atunci cnd o ntreprindere se confrunt cu anumite probleme de natur economico-financiar sau cnd se anticipeaz posibilitatea apariiei unor dificulti i, printr-o abordare anticipativ, se ncearc evitarea lor. n funcie de cauza care a generat procesul de proiectare/reproiectare i de concepia managerilor, organizatorilor i informaticienilor implicai, se stabilete sfera de cuprindere a studiului informaional, care poate fi: global, atunci cnd se refer la ansamblul activitilor ntreprinderii; parial, cnd se refer doar la anumite activiti. Cele mai rspndite sunt proiectele informaionale pariale, de mic anvergur. Oricare ar fi ntinderea proiectului, este esenial ca domeniul asupra cruia se acioneaz s fie bine delimitat. n acest sens, sunt dou aspecte care trebuie avute n vedere: descrierea aspectelor care au provocat studiul, pentru ca soluiile finale s rezolve adecvat problemele implicate n studiu; dimensionarea judicioas a problematicii abordate, evitnd att supradimensionarea studiului, care poate genera efort i cheltuieli
15

Nicolescu, O., Verboncu, I., Metodologii manageriale, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001;

Pag. 71

nejustificate, ct i subdimensionarea sa, ceea ce nu ofer posibilitatea conturrii unor soluii eficiente.
a) Obiective Obiectivele proiectrii/reproiectrii sistemului informaional se mpart n patru mari categorii: obiective economice; obiective informaionale specifice; obiective manageriale n ansamblu; obiective sociale. Obiectivele informaionale specifice, urmresc: creterea operativitii i gradului de informare; raionalizarea fluxurilor i circuitelor informaionale; economii i raionalizri n ceea ce privete documentele informaionale; mbuntirea calitii informaionale n condiiile informatizrii proceselor de munc (de execuie i de conducere); conectarea sistemului informaional al ntreprinderii la anumite bnci de informaii, magistrale informaionale, etc; amplificarea vitezei de circulaie a informaiilor; modernizarea bazei tehnice (hardware) a sistemului informaional; creterea funcionalitii sistemului informaional de ansamblu sau la nivelul anumitor componente. b) Dimensionarea resurselor necesare Dimensionarea resurselor necesare pentru proiectarea/reproiectarea unui sistem informaional trebuie s in cont de: obiectivele studiului; sfera de cuprindere; complexitatea studiului; numrul i calitatea specialitilor din afara i din interiorul ntreprinderii; termene de realizare; gradul de dotare cu echipamente hardware;

Pag. 72

gradul actual de informatizare a proceselor de execuie i conducere (aplicaiile informatice existente, gradul de acoperire a proceselor de munc). Resursele necesare proiectrii/reproiectrii sistemului informaional se divid n patru categorii: resurse materiale - consumabile, periferice, sisteme de calcul, amenajare ncperi; resurse umane personalul de conducere i execuie implicat n proiectare/reproiectare, consultani n management, informaticieni, instructori; resurse informaionale metodologii, instruciuni, studii, documentaii tehnice; resurse financiare necesare plii realizatorilor studiilor, achiziionrii de echipamente, licene, etc.
c) Termene Perioada de realizare a proiectrii/reproiectrii trebuie corelat cu sfera de cuprindere a studiului i cu celelalte aciuni economice i manageriale, precum i cu resursele existente. Dat fiind complexitatea unui astfel de demers, pentru proiectarea sistemelor informaionale este nevoie de o echip de specialiti care provin: din interiorul ntreprinderii ingineri, economiti, informaticieni din diverse compartimente funcionale i operaionale, nominalizai de conducere; din afara ntreprinderii, n principal consultani manageriali, informaticieni i instructori din cadrul unor firme specializate.

2. Identificarea elementelor informaionale ale sistemului investigat Delimitarea precis a ariei informaionale asigur premisa pentru declanarea investigaiei propriu-zise. Practica demonstreaz c naintea nceperii analizei informaionale este recomandat s se efectueze reunirea principalelor informaii privind domeniul respectiv. Derularea acestei etape presupune parcurgerea mai multor faze, n realizarea este esenial colaborarea principalilor emitori i beneficiari de informaii.

Pag. 73

Prezentarea Sistemelor Informaionale Creterea complexitii activitilor economice, dinamica actului decizional specific economiei de pia, au dus treptat la o cretere simitoare a volumului de informaii care circul n sistemul informaional al unei ntreprinderi. Activitile de culegere, prelucrare, stocare i transmitere de informaii implic un consum important de munc i mijloace materiale din ce n ce mai mare. Pe de alt parte, un sistem informaional bine organizat poate aduce beneficii deosebite. Eficiena unui sistem informaional este dat de folosirea i valorificarea ct mai complex a resurselor necesare desfurrii procesului de producie i desfacerii produselor. Este cunoscut c activitile unei ntreprinderi sunt legate ntre ele, n sensul c fiecare dintre ele face schimb de informaii cu alte activiti. Aceasta face necesar ca analiza informaional a unei activiti s cuprind n mod obligatoriu intrrile informaionale care provin de la alte activiti, procesul de prelucrare, stocare i transmitere din cadrul activitii analizate, precum i informaiile de ieire, care devin intrri pentru alte activiti (subsisteme). n analiza sistemelor informaionale, informaiile sunt urmrite pe ntreg traseul pe care l parcurg, la fiecare loc de munc, respectiv persoan unde ajung, pn la arhivare sau distrugere. Procesul de urmrire a circulaiei informaiilor ntr-o ntreprindere trebuie s respecte urmtoarele principii: a) fiecare ntreprindere desfoar un anumit tip de activitate economic care, mpreun cu elementele specifice organizrii interne i pune amprenta asupra sistemului informaional. Pentru analiza acestuia trebuie s se aib n vedere sistemul propriu al fiecrei activiti, ct i conexiunile dintre acesta i celelalte subsisteme; b) analiza fiecrei activiti trebuie ia n considerare, pe de o parte, obiectivele ntreprinderii i obiectivele derivate ce i revin, iar pe de alt parte de toate reglementrile legale care definesc procedee sau reguli pentru activitatea respectiv; c) analiza sistemului informaional al unei ntreprinderi trebuie s in seama de legtura informaional a acesteia cu mediul extern; Din analiza circulaiei informaiei (fluxurilor informaionale) rezult informaii utile pentru: stabilirea sarcinilor pentru fiecare loc de munc, respectiv pentru perfecionarea sistemului de diviziune i cooperare n munc;

Pag. 74

constituirea diferitelor compartimente, innd seama de legturile care trebuie s se stabileasc ntre acestea, crendu-se astfel condiiile optime pentru eliminarea creierii inutile a unor compartimente, pentru nlturarea unor paralelisme. Cunoaterea sistemului informaional presupune o analiz n detaliu a elementelor componente. Derularea acestei etape implic parcurgerea mai multor faze, n realizarea crora este esenial obinerea colaborrii principalilor emitori i beneficiari de informaii. Aceste faze sunt: caracterizarea succint, de ansamblu, a sistemului informaional, relevnd principalii si parametri, n strns corelaie cu funcionalitatea i performanele economice obinute; ntocmirea listei cu documentele informaionale, att a celor codificate i standardizate, ct i a celor ocazionale; reprezentarea grafic a circuitului documentelor informaionale cu folosin periodic se folosesc diagrame; descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor informatice, n cadrul celor mai importante situaii i fluxuri informaionale; inventarierea mijloacelor automatizate de tratare a informaiilor, cu precizarea principalilor parametri constructivi, funcionali i economici. Parcurgerea cu rigurozitate a acestei faze asigur ntocmirea dosarului informaional complet al domeniului analizat, baza indispensabil pentru analiza sa detaliat i profesionist. 3. Analiza critic a funcionrii sistemului informaional Examinarea critic a sistemului informaional are o nsemntate foarte mare n activitatea de proiectare, deoarece eficiena noului sistem este determinat de modul n care s-a efectuat i de gradul de adncire al acestei analize. Analiza, care are un pronunat caracter critic, trebuie s descopere dac exist aspecte negative de genul: a) neajunsuri legate de coninutul activitii analizate, de obiectivele acesteia, de metodele de realizare a obiectivelor i de volumul de date care intr, se prelucreaz sau ies din sistem i, de asemenea, dac pentru remedierea neajunsurilor semnalate s-a fcut localizarea lor i a surselor care le determin;

Pag. 75

b) calitatea sczut a informaiilor, cauzat de o serie de aspecte cum ar fi: manifestarea fenomenelor de distorsiune i filtraj a informaiilor; prelucrarea necorespunztoare a informaiilor; un coninut incomplet care implic efort n culegerea unor date suplimentare pentru fundamentarea deciziilor; grad de codificare necorespunztor al informaiilor din punct de vedere al unicitii codificrii i a conversiei la prelucrarea automat a datelor; c) coninutul, utilitatea i costurile documentelor informaionale; d) valorificarea insuficient a informaiilor n procesul de luare a deciziilor, determinat fie de existena unor circuite informaionale complicate, fie din lipsa operativitii conductorului cruia i sunt destinate; e) existena unor circuite informaionale lungi i complicate, care dezvolt relaii care nu sunt absolut necesare ntre anumite compartimente; f) existena unui sistem defectuos de delegare a autoritii, care duce la o frmiare inutil a atribuiilor, ceea ce complic funcionarea sistemului informaional; g) utilizarea unor sisteme de gestiune i contabilitate incomplete, prin elaborarea sau achiziionarea unor module de programe dispersate (nelegate ntre ele), care de regul duc la realizarea parial a obiectivelor economice ale ntreprinderii. Pentru identificarea deficienelor informaionale se recomand consultarea tuturor managerilor de nivel superior i mediu. Cunoaterea coninutului activitilor i a sistemului informaional existent n toate detaliile lui, ofer elementele necesare pentru reproiectarea mai raional. Activitatea de perfecionare nu se poate limita numai la sistemul informaional, fiind corelat cu perfecionarea organizrii activitilor operaionale i mbuntirea actului de conducere. De altfel, orice modificare n sistemul informaional determin o serie de modificri n lan, care afecteaz subsistemele decizional, organizatoric, operaional, pn la atingerea unui nou echilibru ntre acestea.

Pag. 76

4. Proiectarea sistemului informaional Proiectarea propriu-zis este o etap important n procesul de dezvoltare a sistemelor informaionale. Proiectarea sistemelor informaionale const n stabilirea soluiilor logice i descrierea componentelor fizice. Aceasta se fundamenteaz pe cerinele informaionale, manageriale i economice stabilite n funcie de: rezultatele analizei informaionale critice; viziunea conducerii ntreprinderii asupra funcionalitii sistemului informaional, coroborat cu punctul e vedere al specialitilor n informatic. Activitile desfurate n etapa de proiectare a sistemelor informaionale, sunt16: a) proiectarea arhitecturii sistemului/subsistemului/modulelor/componentelor sistemului Aceast etap se desfoar cu respectarea principiului proiectrii ealonate, respectiv cu stabilirea ordinii n care va fi abordat proiectarea i implementarea sistemului/subsistemului/ modulelor/componentelor sistemului, cu asigurarea condiiilor pentru integrarea lor treptat, pe msura realizrii condiiilor stabilite n etapa de analiz. Etapele care se parcurg n realizarea acestei activiti sunt: alegerea tipului reelei i a protocolului de comunicaii; proiectarea distribuirii aplicaiilor. b) proiectarea bazei de date/fiierelor Proiectarea bazei de date/fiierelor cuprinde proiectarea structurii conceptuale logice i fizice i presupune parcurgerea urmtoarelor etape: alegerea sistemului de gestiune a bazelor de date; proiectarea schemei conceptuale a bazelor de date; proiectarea schemei logice a bazelor de date; proiectarea schemei fizice a bazelor de date. Proiectarea fiierelor presupune parcurgerea urmtoarelor etape: alegerea sistemului de gestiune a fiierelor;
16

Lungu, I. coordonator, Sisteme informatice. Analiz, proiectare i implementare, Editura Tribuna economic, Bucureti, 2003

Pag. 77

proiectarea fizic a fiierelor. c) proiectarea intrrilor i ieirilor Proiectarea intrrilor se fundamenteaz pe analiza ieirilor din sistem, avndu-se n vedere concordana dintre intrri i ieiri. Conceperea ieirilor se face astfel nct s se rspund nevoii de informare a tuturor celor interesai, indiferent de nivelul organizatoric pe care sunt situai (operaional sau de decizie). Definirea intrrilor trebuie s includ toate elementele necesare prelurii ulterioare a datelor din documentelor justificative i s gseasc soluii tehnice pentru aceast operaiune. Se va stabili proveniena, volumul i periodicitatea informaiilor, precum i modalitile de culegere i verificare n vederea prelucrrii i stocrii acestora. d) proiectarea programelor de aplicaie Proiectarea programelor presupune detalierea proceselor i funciilor sistemului informaional identificate n etapa de analiz critic, cu tranziia spre codul surs. Tot n aceast etap are loc stabilirea limbajului de programare de ctre informaticieni. e) proiectarea interfeei cu utilizatorii Dup proiectarea ieirilor i intrrilor, o atenie deosebit de acord crerii machetelor interfeelor, operaiune care se finalizeaz prin prezentarea recomandrilor de structurare i conturare a datelor introduse n cmpurile proiectate. 5. Implementarea sistemului informaional Implementarea sistemului informaional este procesul de instalare a echipamentelor i programelor software de baz i de aplicaie n vederea finalizrii i drii n funciune. Este o activitate care presupune parcurgerea mai multor etape, pentru a cror bun desfurare se va face o programare n timp. Etapele care trebuie parcurse, sunt: planificarea implementrii; realizarea i testarea programelor de aplicaie; pregtirea posturilor de lucru, inclusiv instalarea i testarea echipamentelor; selectarea i instruirea personalului; finalizarea documentaiei de utilizare a programului de aplicaie; testarea sistemului ca ntreg; trecerea de la vechiul la noul sistem informaional.

Pag. 78

Rezumat
Cel de al treilea capitol se concentreaz asupra elementelor care dau funcionalitatea sistemului informaional i a modului n care se face dezvoltarea lor n cadrul unui proiect de sistem informaional. n definirea structurii funcionale generale se pleac de la funciunea principal pe care o ndeplinete i anume prelucrarea datele disponibile n vederea obinerii informaiilor necesare adoptrii deciziilor. Cele trei componente majore individualizate sunt: intrri, prelucrri i ieiri. Proiectarea intrrilor i prelucrrilor din sistemul informaional are la baz structura ieirilor. Deoarece ieirile din sistem sunt proiectate pentru a deservi nevoia de informare a beneficiarilor, s-a acordat o atenie deosebit prezentrii formularelor i rapoartelor ca principale documente de ieire. Proiectarea sistemului informaional al ntreprinderii este structurat n mai multe etape, respectiv faze: 1. Declanarea studiului de proiectare; 2. Identificarea componentelor informaionale ale sistemului investigat; 3. Analiza sistemului informaional existent; 4. Proiectarea sistemului informaional, cu parcurgerea urmtoarelor faze: proiectarea arhitecturii sistemului/subsistemului/modulelor/componentelor sistemului; proiectarea bazei de date/fiierelor; proiectarea intrrilor i ieirilor; proiectarea programelor de aplicaie; proiectarea interfeei cu utilizatorii; 5. Implementarea sistemului informaional. Cunoaterea principalelor componente funcionale ale sistemului informaional i a modului sistematic n care acestea sunt dezvoltate va da posibilitatea economitilor implicai n proiectele de sisteme informaionale s fac o analiz judicioas a situaiei existente i i va ajuta n elaborarea cerinelor care vor sta la baza specificaiilor pentru noul produs.

Teste de autoevaluare
1. Sistemul informatic al unei ntreprinderi este: a) component a sistemului financiar-contabil al ntreprinderii; b) component a sistemului informaional al ntreprinderii; c) component a sistemului de management al ntreprinderii. 2. n sistemul informaional al unei ntreprinderi se includ: a) circuitele i fluxurile informaionale; b) subsistemul informaional financiar-contabil; c) personalul ntreprinderii. 3. n sistemul informaional al unei ntreprinderi se includ: a) sistemul de management; b) subsistemul informaional financiar-contabil; c) procedurile informaionale. 4. Componentele hardware ale sistemului informaional sunt: a) sistemul de operare; b) subsistemul de introducere a informaiilor; c) subsistemul de procesare. 5. Adaptabilitatea sistemelor informaionale se asigur prin: a) achiziionarea de echipamente redundante; b) proiectare modular; c) stabilirea strict a nivelelor de acces. 6. Dup modul de prelucrare al datelor, sistemele informaionale pot fi: a) sisteme de prelucrare automat; b) sisteme informaionale distribuite; c) sisteme bazate pe fiiere clasice.

Pag. 80

7. Informaia reprezint: a) elementul cu cea mai redus complexitate dintr-un SI; b) ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces; c) datele care aduc un plus de cunoatere utilizatorului final; 8. Datele au urmtoarele caracteristici: a) complexitate redus; b) asigur descrierea unui fenomen sau proces; c) aduc un plus de cunoatere utilizatorului final; 9. Alegei caracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc un sistem informaional pentru a face fa cerinelor specifice: a) controlabilitatea i flexibilitatea; b) caracterul nchis i adaptabilitatea; c) caracterul deschis i fiabilitatea; 10. Spunem despre un sistem informaional c este controlabil, dac: a) i se cunoate n orice moment starea i poate fi exploatat chiar n condiiile n care apar perturbaii; b) i se cunoate n orice moment starea i nu poate fi exploatat chiar n condiiile n care apar perturbaii; c) nu i se cunoate n orice moment starea dar poate fi exploatat chiar n condiiile n care apar perturbaii; 11. Nu reprezint soluii pentru asigurarea caracterului deschis al sistemului: a) asigurarea securitii informaiilor; b) crearea unei interfee permanente cu exteriorul; c) utilizarea echipamentelor redundante; 12. Soluiile adoptate pentru asigurarea adaptabilitii sunt: a) controlul volumului de informaii; b) alegerea interfeei SI cu exteriorul; c) independena aplicaiei de soluiile hard;

Pag. 81

13. ntre cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc un SI se includ: a) caracterul dinamic; b) adaptabilitatea; c) orientarea prospectiv; 14. n funcie de modul n care se face prelucrarea datelor, SI pot fi: a) sisteme informaionale locale; b) sisteme informaionale distribuite; c) sisteme de prelucrare a tranzaciilor; 15. Clasificarea SI n sisteme bazate pe tehnica bazelor de date, fiiere clasice sau mixte, respect cerinele urmtorului criteriu: a) modul de integrare; b) mod de prelucrare a datelor; c) mod de organizare a datelor; 16. Dup numrul de utilizatori care pot avea acces la resursele sistemului, pot fi: a) sisteme de operare multiutilizator i multitasking; b) sisteme de operare monoutilizator i multitasking; c) sisteme de operare multiutilizator i multiutilizator; 17. Adaptabilitatea SI este dat de: a) posibilitatea de a cunoate starea sistemului n orice moment; b) posibilitatea de a exploata sistemul n condiiile apariiei unor perturbaii; c) capacitatea sistemului de a integra i de a se integra; 18. Caracterul deschis al unui SI reprezint: a) posibilitatea de a cunoate starea sistemului n orice moment; b) capacitatea sistemului de a integra i de a se integra; c) capacitatea de a asigura independena softului de aplicaie de fa de platforma hard;

Pag. 82

19. Caracterul nchis al unui SI reprezint: a) capacitatea sistemului de a se integra; b) capacitatea sistemului de a integra; c) capacitatea de a asigura independena softului de aplicaie de fa de platforma hard; 20. Dup modul de organizare a datelor, SI pot fi: a) sisteme bazate pe tehnica bazelor de date; b) sisteme bazate pe calculatoare independente; c) sisteme bazate pe fiiere clasice; 21. Caracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc un SI sunt: a) caracterul deschis; b) proiectarea modular; c) adaptabilitatea; 22. Dup modul de organizare a datelor, SI pot fi: a) SI locale; b) SI bazate pe fiiere clasice; c) SI bazate pe tehnica bazelor de date; 23. Alegei domeniul n care au debutat sistemele informaionale: a) producie; b) financiar contabil; c) personal salarizare; 24. Asigurarea confidenialitii datelor se poate realiza prin: a) parolarea nivelurilor de acces din interior; b) achiziionarea de echipamente redundante; c) securizarea accesului din exterior. 25. Motivaia alegerii departamentului financiar contabil pentru automatizarea operaiunilor a fost: a) caracterul repetitiv al operaiunilor; b) volumul mare de informaii; c) aceleai informaii se regsesc n mai multe documente financiare.

Pag. 83

26. Realizarea modular a sistemelor informaionale reprezint: a) o caracteristic a SI; b) o soluie pentru asigurarea controlabilitii; c) o soluie pentru asigurarea securitii; 27. Modificrile care apar n interiorul ntreprinderii i afecteaz SI sunt: a) schimbri n relaia cu furnizorii; b) schimbri ale metodelor de management utilizate; c) schimbri n profilul activitii desfurate; 28. Informaiile care stau la baza stabilirii previzionrii planurilor i bugetelor ntreprinderilor sunt ieiri din: a) sistemul de prelucrarea a tranzaciilor; b) sistemul de informare a conducerii; c) sistemul expert. 29. Alegei afirmaiile care caracterizeaz funcionarea unui sistem suport pentru decizii: a) intrrile se caracterizeaz printr-o mare diversitate; b) ieirile ofer informaii despre nivelul de performan al ntreprinderii; c) intrrile se bazeaz pe experiena managerilor; 30. Ieirile din sistemul informaional de prelucrare a tranzaciilor sunt: a) informaii explicite, cu grad redus de prelucrare care stau la baza deciziilor adoptate la nivelul strategic al conducerii; b) informaii explicite, cu grad mare de prelucrare care stau la baza deciziilor adoptate la nivelul operativ; c) informaii explicite, cu grad redus de prelucrare care stau la baza deciziilor adoptate la nivelul operativ; 31. Aplicaia de gestiune a stocurilor asigur: a) planificarea resurselor; b) facturarea automat; c) evidena mijloacelor fixe;

Pag. 84

32. Generarea declaraiilor de asigurri sociale este o funciune specific aplicaiei: a) personal salarizare; b) evidena personalului; c) financiar contabil; 33. Sunt ieiri din aplicaia de gestiune: a) consumurile interne; b) transferurile din alte gestiuni; c) cumprrile de materiale; 34. Sunt ieiri din aplicaia de gestiune: a) consumurile interne; b) transferurile ctre alte gestiuni; c) cumprrile de stocuri; 35. Sunt intrri n aplicaia de gestiune: a) consumurile interne; b) transferurile din alte gestiuni; c) cumprrile de stocuri; 36. Sunt intrri n aplicaia de gestiune: a) cumprrile de la furnizori; b) perisabilitile; c) transferurile din alte gestiuni; 37. Informaiile despre produse includ: a) furnizorul produselor; b) tipul sursei produselor; c) caracteristicile produselor; 38. Aplicaia de gestiune a mijloacelor fixe asigur: a) administrarea operaiunilor patrimoniale; b) calculaia costurilor; c) calculul amortizrii;

Pag. 85

39. Aplicaia de personal - salarizare asigur: a) administrarea plilor i datoriilor; b) evidena personalului; c) planificarea resurselor; 40. Sunt informaii despre produse: a) denumirea produselor; b) modalitatea de ambalare; c) stocul de alert; 41. Determinarea stocului de alert presupune: a) verificarea permanent a stocurilor; b) ntocmirea documentelor de ieire din gestiune; c) meninerea fielor de magazie; 42. Aplicaia financiar contabil are ca funciuni specifice: a) contabilitatea general; b) administrarea plilor i datoriilor; c) administrarea ncasrilor i creanelor; 43. Caracteristicile tehnice ale produselor sunt: a) informaiile despre procesul de producie; b) informaiile despre greutatea unitar; c) informaiile despre stocul de alert; 44. Tranzaciile reprezint: a) prelucrri ale datelor i informaiilor care determin actualizarea nregistrrilor existente; b) prelucrri ale procedurilor informaionale; c) prelucrri ale datelor din mediul extern; 45. Tranzacia, ca operaiune desfurat n SI const n: a) prelucrarea datelor i informaiilor; b) actualizarea nregistrrilor existente; c) proiectarea modular;

Pag. 86

46. Sistemul informaional financiar bancar include urmtoarele aplicaii: a) aplicaia Contabilitate; b) aplicaia Management bancar; c) aplicaie Gestiune stocuri. 47. Sistemul informaional de prelucrare a tranzaciilor include urmtoarele aplicaii: a) aplicaie Clieni; b) aplicaie Gestiune stocuri; c) Aplicaie Financiar contabil; 48. Statele de plat sunt: a) ieiri din aplicaia Personal Salarizare; b) intrri n aplicaia Personal Salarizare; c) rapoarte ale aplicaiei Personal Salarizare. 49. Balana de verificare este un raport elaborat la cerere de: a) subsistemul informaional financiar - contabil; b) subsistemul informaional financiar; c) subsistemul informaional contabil. 50. Cadrul legal care stabilete cerinele pentru agrearea sistemelor informaionale financiar bancare este dat de: a) Legea 33/ 1991 privind activitatea bancar; b) Norma metodologic din 14/12/2004 de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil; c) Legea 82 a contabilitii actualizat.

Pag. 87

Bibliografie

1. Davidescu, N. D. 2.

2.

4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11.

12. 13.

Sisteme informatice financiar bancare, Editura ALL Beck, Bucureti, 1998; Delone, W.H.; Gray, Small Business and Information Technology in the T.A. 21 Century, Working paper, Kogod College of Business Administration, 1999; Filip, F. G. Decizie asistat de calculator. Decizii, decideni i instrumente de baz, Editura Tehnic & Editura Expert, Bucuretii, 2002; Harrington, H.J Bussiness Process Improvement, McGraw-Hill, New York, 1991; Keen, P. Everz Managers Guide to Information Technology, 2nd edition, Harvard Business School Press, Boston, 1995; Munteanu, A. Auditul sistemelor informaionale contabile, Editura Polirom, Iai 2001; Nicolescu, O., Metodologii manageriale, Editura Tribuna Verboncu, I., Economic, Bucureti, 2001; Oprea, D.; Meni Sisteme informaionale pentru manageri, Editura G. Polirom, Iai, 2002; Oprea, D.; Airinei, Sisteme informaionale pentru afaceri, Editura D.; Fotache M. Polirom, Iai, 2002; Radu, I.; Urscescu, Informatic pentru managementul firmei, Editura M.; Ioni, F. Tribuna Economic, Bucureti, 2001; Roca, I; Macovei, E. Proiectarea sistemelor informatice financiar-contabile, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 1993; Urscescu, M Sisteme informatice o abordare ntre clasic i modern, Editura Economic, Bucureti, 2002; Stanciu, V.; Gavril, Sisteme informatice financiar monetare, http://www.ase.ro/biblioteca/model/carte11.asp?titlu=sisteme A.; Mangiuc, D.; %20informatice. Sahlean G.

Pag. 88

14. ***

Norme metodologice pentru ntocmirea i utilizarea formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, precum i modelele acestora, Ministerul Finanelor, Monitorul Oficial nr. 391 bis;
www.agora.ro; www.idg.ro/erp/ERP.htm; www.ierp.go.ro/intro.htm; www.wizrom.ro; www.ciel.ro.

15. 16. 17. 18. 19.

*** *** *** *** ***