Bazele PR

I. ACTIUNEA PLANIFICATA

Pentru realizarea unui bun proces al comunicarii, atat intra cat si interinstitutional, trebuie indeplinite urmatoarele criterii. I. Criteriul credibilitatii Increderea reciproca cere timp, se construieste greu si trebuie intretinuta permanenet. II. Criteriul senzitivitatii Munca de PR trebuie sa aiba drept rezultat atingerea telurilor proprii alaturi de nelezarea partenerilor sau a competitorilor. III. Criteriul realismului Sistemul trebuie sa is cunoasca potentialul, puncte tari si slabe. Trebuie sa se sprijine pe elementele puternice si sa isi intareasca elementele slabe sau sa le elimine. Actiunea planificata se imparte in: 1. Analiza si sinteza 2. Planificare propiu-zisa 3. Punerea in practica 4. Controlul succesului

1. ANALIZA SI SINTEZA Identificaea problemelor de comunicare: - strangerea a cat mai multe informatii despre propriul sistem - sinteza si pregatirea grupelor de informatii pentru analiza - evaluarea informatiilor (gradul de complexitate si influenta acestora) A. Analiza comunicarii intrasistemice pe orizontala si verticala. Evaluarea gradului de transparenta si a modului de promovare a informatiilor. Analiza dorintelor elementelor componente ale sistemului precum si capacitatea/posibilitatea exprimarii gandurilor. B. Analiza comunicarii interinstitutionale. a) modalitatea si capacitatea sistemului de a impplementa informatii in mediul esterior si de a accepta mesaje de la acesta. b) modalitati de perceptie a tuturor subsistemelor din exterior precum si modalitati de a comunica cu acestea.
1

C. Analiza imaginii propriului sistem. Dorintele elementelor sistemului si perceptia acestora asupra propriului sistem. Modalitatea mediului exterior de a privii propriul sistem si dorintele acestui mediu. Dorinta si perceptia maselor. Pentru o viziune de ansamblu asupra sistemului se foloseste asa numitul profil al polaritatii. (10 caracteristici si contrarele lor, 7 casute) Competent Popular Mare Credibil Puternic Bogat Modern Dinamic Deschis Organizat Incompetent Nepopular Mic Necredibil Slab Sarac Invechit Static Inchis Neorganizat

Profilul bipolar se aplica pe doua grupe de subiecti: 1) Elemente proprii sistemului, de la conducator pana la cel mai simplu element rezultand profilul propriu. 2) Elemente din diferite grupuri tinta rezultand profilul strain. Intrebarile cuprinse in chestionare trebuie sa aiba doua directii: a) Intrebari ale caror raspuns ne fac o imagine de ansamblu asupra functionalitatii sistemului. b) Intrebari referitoare la timpul liber aplicate atat membrilor sistemului cat si elementelor din afara acestuia (cunoscand cum isi petrec sau cum si-ar dorii sa isi petreaca timpul liber se pot construii diverse programe ce vin in intampinarea acestor nevoi crescand pozitivismul imaginii sistemului)

PARTILE PUTERNICE ALE SISTEMULUI NE AJUTA LA REDRESAREA PARTILOR SLABE

II.

PLANIFICAREA PROPRIU-ZISA Cristalizarea telurilor => ajuta la realizarea a trei functii 1. Coordonarea - activitatiile desfasurate trebuie sa fie convergente - implementarea de personal, luare de masuri, empatizare - resursele bugetare sau de alta natura 2. Controlul -tel clar stabilit care este punct de reper cu care se poate compara fiecare stare indermediara si se poate stabilii daca acesta poate fi atins. 3. Motivarea - implicarea in diferite actiuni a membrilor sistemului sau cointeresarea, cel mai frecvent procedeu fiind cel al recompensei.

Criterii in formularea telurilor: Telurile trebuie formulate intr-un limbaj simplu Telurile trebuie formulate cat mai precis Telurile trebuie sa fie la indemana tuturor varfurilor sistemului Telurile trebuie astfel create si formulate incat sa poata fi masurarte in orice moment, in orice faza.  Telurile trebuie fixate si formulate astfel incat sa se incadreze intr-o perioada de timp. Teluri superioare: relevanta maxima in devenirea sistemului. Inferioare: posibila relevanta intr-o faza de dezvoltare dar la nivel Global relevanta este scazuta.    

Stabilirea strategiei si tehnici de aplicare a acesteia: i. Se aduc la cunostinta elementelor sistemului telurile propuse. Se recomanda dezbateri cu participare larga de unde se culeg informatii pretioase, se da senzatia de coparticipare si respunsabilitate in viitoarele actiuni. ii. Se va incerca promovarea noilo ideii proprii mediului exterior, eventual cooptarea altor sisteme pentru realizarea unui tel a. Unidirectional prin diferite materiale sau actiuni promotionale b. Bidirectional printr-un dialog direct cu diferiti factori de raspundere iii. Informarea tuturor elementelor tianand cont de resurse umane si materiale, dinamica grupului intern si opiniile sistemelor externe, se realizeaza in doua trenduri
3

iv.

a. mesaje de trendmajor: formarea opiniei publice, reactia la nivel macro, atmosfera de implementare a viitoarelor trenduri. b. mesaje de trend minor: explicarea telurilor, strategiei si thenicilor unor grupuri tinta. Combinatiile de tehnici, metode, materiale si instrumente trebuie sa se muleze pe o situatie controlabila, la un anumit moment, care trebuie sa fie cel mai potrivit pentru derularea unui anumit tip de actiune => empatizare.

Aceasta etapizare trebuie sa tina cont de diferiti pasi, faze care sa sprijine realizarea a trei scopuri: a) coordonarea actiunilor diferitelor tehnici, modul de aplicabilitate a acestora si relevanta efectelor. b) prevederea si reliefarea anumitor faze critice. c) reactii flexibile in cazul nerespectarii termenelor stabilite. Consilierul PR trebuie sa aiba intotdeauna un plan secundar in cazul aparitiei unor complicatii, acesta ofera siguranta si speranta de redresare. Planul secundar nu trebuie sa contina modificari majore si are rolul de a redresa situatia, de a reduce pierderile si de a impinge sistemul inspre atingerea telurilor propuse. Tehnicile, instrumentele, materialele si diferitele actiuni costa o anumita suma de bani iar aceasta se ia din bugetul sistemului y in buget nu exista o suma prevazuta necesara unor astfel de cheltuieli, atunci banii se iau din fonduri speciale de rezerva y suma reprezinta procent din castigurile sistemului y existenta unei sume fixe in buget care acopera toate cheltuielile

III.

PUNEREA IN PRACTICA o Lucrul cu mediile de informare in masa (presa scrisa, radio, televiziune, internet) o Diferite instrumente de PR (materiale promotionale si realizarea acestora: filme, publicatii, fluturasi, mape) o Diferite actiuni promotionale (expozitii, conferinte, congrese, party-uri => informarea si convingerea publicului) o Diferite modalitati de ajutor sau sponsorizare (realizarea de actiuni in domenii sociale, culturale, sportive)
4

Creativitatea reprezinta capacitatea consilierului PR de a combina diferite instrumente standardizate si de a le aseza intr-o anumita strategie, deruland diferite tehnici prin intermediul acestor actiuni, la momentele cele mai propice, astfel incat efectele rezultatelor sa aiba relevanta maxima asupra sistemului.

IV.

CONTROLUL SUCCESULUI

Pretestul rol de a evalua sistemul inainte de a aplica orice strategie. Rezultatele vor fi comparate cu rezultatele ce apar in urma aplicarii unei anumite strategii. Poate masura starea de ansamblu sau a unui parametru specific. Mai poate masura parerea elementelor sistemului si a elementelor exterioare fata de un anumit instrument care urmeaza a fi aplicat . Analiza pe parcursul derularii ilustreaza modul si masura in care se dezvolta actiunea planificata si gradul de aplicabilitate a strategiei. Datorita acestor controale pot fi identificate sectoare slabe si intervenii pentru redresarea sau eliminarea lor. Se recomanda implementarea telurilor intermediare. Posttestul se foloseste pentru a evalua succesul sau insuccesul unei strategii. Se analizeaza partile care nu au functionat la parametrii planificati si se incearca gasirea unor solutii. Sunt importante informatiile despre starea sistemului si imaginea formata in urma aplicarii unei strategii. Aceste metode se pot realiza prim mai multe tehnici: 1. Evaluare proprie Elementele interne si cele externe sunt rugate sa isi exprime parerea, tehnica nu se bazeaza pe intrebari specifice sau incadrarea in vreo matrice. Aceste evaluari pot si trimise prin posta sau ascultate la un telefon special infintat pentru asta. Oamenii pot avea pareri despre aspecte limitate lasand in afara sectoarele importante dar pot rezulta trenduri, ce ii framanta pe indivizi si la ce sunt mai atenti. 2. Analiza presei Presa reflecta o anumita imagine a sistemului din care se pot trage concluzii. Daca in urma aplicarii unei campanii imaginea sistemului in presa nu se imbunatateste inseamna ca telurile nu au fost atinse. Totusi exista situatii in care se prefera o imagine negativa decat absenta oricaror informatii. Pe langa presa scrisa trebuie analizate si informatiile ce provin din audio-vizual si propriile materiale promotionale transmise prin aceste mijloace.

3. Analize socio-psihologice complexe Analiza cantitativa si calitativa, analiza raspunsurilor rezultate din diverse chestionare, analiza de imagine, analiza informatiilor rezultate din interviuri, anchete sau studii de caz. Rezultatele obtinute prin aplicarea acestor metode pot fi prelucrate statistic prezentand o relevanta foarte mare.

II.

COMUNICAREA INTERSISTEMICA Una din devizele PR spune ca relatiile publice incep, de fapt, acasa. Instrumente ale comunicarii interinstitutionale: - ziarul intreprinderii - tabla neagra - adunari perioadice ale membriilor - discutii dintre forurile de conducere si diferite grupuri tinta din interiorul sistemului - discutii periodice intre membrii aflati pe aceasi scara valorica - campanii de informare a noilor membrii - informarea asupra diferitelor realitati actuale - infoservice-uri - raspandirea de mesaje de la conducere catre membrii sistemului

A. Serviciile de informare rapida Sunt axate in principal pe circulatia rapida si precisa a informatiilor. Folosesc in principal fluturasi de informare iar mesajele sunt scurte, actuale si foarte focalizate. Ofera informatii despre: y evenimente ce urmeaza a avea loc y sevicii implementate de putin timp y punct de intalnire a unor grupe de lucru y termenul de derulare a anumitor actiuni y decizii importante y schimbari majore de personal y accidente de munca y schimbarea programului O caracteristica importanta a acestor fluturasi este existenta informatiilor referitoare la cine emite mesajul si existenta unei adrese, telefon, fax, e-mail a unei

persoane de contact care sa fie capabila sa ofere informatii de amanunt referitor la informatiile de pe fluturasi. B. Ziarul sistemului Acesta promoveaza aspecte ample si detaliate, fiind unul dintre cele mai vechi si importante instrumente de comunicare intrainstitutionala. Acesta depinde de marimea si puterea sistemului. Mativele existentei unui ziar al sistemului: - prin intermediul ziarului membrii sunt informati in permanenta si cu o anumita periodicitate cu privire la locul lor de munca, sectoare specifice sau intregul sistem - ziarul asigura membrilor posibilitatea exprimarii libere a opiniilor si ideilor facandu-le cunoscute intrgului sistem - ziarul promoveaza un dialog permanent intre orice element al sistemului si forurile de conducere - promoveaza comunicarea pe orizontala, elementele sistemului ajungand sa se cunoasca intre ele - ziarul are rolul de a construii si prezenta imaginea sistemului si de a explica anumite neconcordante care pot aparea - ziarul trebuie sa prezinte informatii despre autodezvoltarea si specializarea elementelor sistemului precum si informatii necesare pentru schimbarea postului - ziarul ajuta la formarea parerilor si opiniilor despre un fenomen intrasistemic ca elementele sa poata lua mai usor hotarari fiind mai bine informate - ziarul are rolul de punte intre diferitele sectoare ale sistemului contribuind la consolidarea legaturilor dintre subsisteme - ziarul are rolul de infotaiment, promoveaza informatii menite sa relaxeze si sa binedispuna precum si informatii despre posibilitatiile de petrecere a timpului liber oferite de sistem - ziarul contribuie constant si continuu la crearea si promovara unei imagini pozitive fapt ce determina cristalizarea identitatii si perpetuarea acesteia pe o perioada indelungata Este important nu numai ce doreste sa comunice conducerea sistemului, ci si ce3 vor membrii acestuia sa afle, sa auda. Ziarul sistemului nu poate sa contina informatii confidentiale, pareri politice, dezcreditari.

Pentru a avea imagini cat mai reprezentative se recomanda:  Angajarea unui fotograf profesionist fotograful pune la dispozitie produsul final in functie de motivele cele mai reprezentative referitoare la sistem  Folosirea arhivelor cu fotografii ale ziarelor  Folosirea arhivelor de fotografii ale altor sisteme  Folosirea arhivelor membrilor sistemului  Folosirea arhivelor prietenilor  Folosirea interenetului Trebuie oferita posibilitatea fiecarui membru a isi exprime parere, chiar stimulata pe cat posibil. Tipuri de ziare: 1. Serviciul de informare precursorul oricarui ziar al sistemului, pe format A4 care ulterior se poate dezvolta si creste pana la 4-8 pagini in format A3 tiparit pe hartie de slaba calitate. 2. Ziarul prorpiu-zis sub forma unui ziar obijnuit sau poate mai mic, cu un layout atractiv ce contine si poze alb-negru. 3. Ziarul avansat contine pana la 12 pagini, pozele si titlurile apar colorate, hartia pe care se tipareste este mai buna. 4. Ziarul-Jurnal seamana cu un cotidean (forma si continut) sunt folosite mai multe culori si are intre 16 si 24 de pagini. 5. Ziarul-magazin amplu, contine un amestec de informatii practice si de petrecere a timpului liber, palier bogat de culori, hartie de foarte buna calitate, contine pana la 32 de pagini. Pe langa aceste tipuri de ziare poate sa apara o revista proprie care seamana cu ziarul pe care il acompaniaza, este focalizat pe o bransa de activitate, promoveaza produse, prototipuri, realizari si este interesanta si pentru mediul exterior. Exista diverse campuri de unde provin banii pentru ziare:  Bugetul sistemului  Vanzarea ziarului  Anunturi  Servicii contra servicii

Intalniri si discutii 1. Adunari generale ale membriilor sistemului Acestea sunt parte integrata a regulilor de functionare interna si sunt organizate periodic de conducerea sistemului. Fiecare element component este important pentru sistem => se dezbat interese generale pentru a fi interesati toti membrii sistemului. 2. Diverse maifestari avand la baza discutiile si dialogul Au forma unor conferinte de presa doar ca rolul jurnalistilor este ocupat de membrii sistemului. Se axeaza pe o tema de actualitate iar speech-urile trebuie sa cuprinda cat mai multe ce se doresc a fi dezbatute. Este importanta ordinea luarii cuvantului, persoana importanta trebuie sa vb la final in cazul in care sunt putine discursuri sau pe la mijlocul prezentarii in cazul in care sunt multe discursuri fiind urmat de spech-uri de intarire. Dupa prezentare urmeaza o perioada de discutii libere ca membrii prezenti sa poata lua cuvantul, sa isi spuna parerile si sa puna intrebari. Se recomanda ca astfel de manifestari sa se termine cu ciocnirea unui pahar de sampanie/vin si o mica gustare => umanizarea conducerii. 3. Mese cu larga participare a membrilor sistemului Aceste mese sunt legate de un eveniment precum anul nou sau x ani de la infintarea sistemului. Membrii sistemului pot venii insotiti de sot/sotie/prieteni apropiati care vor actiona ca multiplicatori de imagine. Manifestarea va debuta cu un scurt speech al celei mai importante persoane. Larga participare la aceste evenimente => umanizarea conducerii si mai buna intelegerea a acesteia cu membrii organizatiei. 4. Manifestari sub forma unei prezentari Au rolul de a implementa la nivelul mentalului colectiv diferite informatii despre: subsisteme, noi directii de dezvoltare ale sistemului, noi produse, realizari de orice fel. Dupa discurs urmeaza discutii libere unde se pun intrebari si se exprima puncte de vedere. Aceste prezentari sunt benefice pentru a observa feed-back-ul.

III.

COMUNICAREA CU SISTEMELE INVECINATE

Unul din pricipalele motive al oricarui sistem este siguranta proprie care odata creata se rasfrange asupra vecinilor si prietenilor facand primul pas in colaborarea cu acestia, alaturi de aceasta siguranta imaginea trebuie sa emane si bunavointa din partea propriului sistem. 1. Dialogati cu toate sistemele vecine. Este necesar sa va prezentati ca sisteme vecine sa stie cu cine au de-a face, astfel primind informatii utile si vi se vor prezenta si celelate sisteme. Prezentati-va domeniile de activitate, telurile si modalitatea prin care doriti sa le atingeti. Telurile convergente se promoveaza si se amplifica, cele divergente se negociaza, se propun parteneriate se evita obstacole. Se invita intotdeauna un singur sistem vecin, nu se negociaza concomitente cu doua sau mai multe sisteme. 2. Propria conducere va discuta personal cu forurile conducatoare ale altor sisteme, nu prin interpusi. Contactele interpersonale dintre cei care conduc sistemele sunt cele mai benefice pentru dezvoltarea, cristalizarea si perpetuarea legaturilor interumane. Aceste discutii sunt importante pentru cunoasterea modului de gandire, argumentele si sesibilitatea partenerului si in acelasi timp sa ne lasam si noi cunoscuti de acesta. Pe cat posibil eliminarea teatralitatii. 3. Incercati sa faceti primul pas, cat de repede posibil, si nu astepati situatiile de criza. Fiti primii care invitati un partener vecin la discutii, repetati in mod constant aceste invitatii, astfel incat, in timp acestea sa devina ceva firesc si necesar. Este mai usor sa preintampinam o problema decat sa gestionam o criza care, in efectul final, duce la o ruptura cu un sistem vecin. 4. Oferiti sistemelor vecine atat o imagine globala cat si una de amanunt asupra propriului sistem. Prezentarea sistemului trebuie facuta in trenduri mari ca sistemele vecine sa isi faca o imagine globala a acestuia. Odata formata imaginea si puse bazele unei dorinte de colaborare acestea vor dorii sa cunoasca sistemul mai in detaliu moment in care consilierii PR trebuie sa aiba deja pregatite aceste informatii. 5. Fiti constanti si respunsabili. Constanta in afirmatii si actiuni confera imaginii sistemului credibilitate si greutate. Orice contradictie aduce grave prejudicii imaginii sistemului. 6. Puneti in practica tot ceea ce raspanditi prin materiale publicitare. O imagine golita de continut poate avea efect pe o perioada scruta de timp, dar niciodata pe o perioada lunga. In momentul in care sistemul tine pasul si pune in practica ceea ce emana materialele sale publicitare apare o identificare intre cuvant si fapta in mentalul colectiv iar daca acest lucru se deruleaza constant in timp sistemul are sansele sa devina un partener agreat de catre sistemele vecine.
10

7. Incercati sa raspundeti intrebarilor sistemelor vecine si promovati un sistem de comunicare transparent. In cazul in care intrebarile necesita raspunsuri ce nu le putem da, pentru ca ne afecteaza strategiile si interesele, se recomanda a recunoaste faptul ca nu putem oferii asemenea informatii in favoarea oferiri unor raspunsuri formale sau de curtoazie. 8. Intrebati si dumneavoastra. Intrebarile nu pot sa se refere la materiale deja explicate pentru a nu da dovada de faptul ca nu putem intelege sau ca nu am fost atenti. Chiar daca nu suntem interesati este bine sa punem o intrebare din care sa reiasa ca suntem interesati. 9. Purtati-va la fel de frumos cu orice sistem vecin. Fiecare sistem vecin, indiferent de marimea sau puterea lui, este cel mai important in momentul in care discutam cu el, acel sistem trebuie sa il si simta. 10. Vorbiti de bine un al treilea sistem neprezent la discutii. Este foarte important sa vorbim pe cineva de bine, pentru ca, in momentul in care va afla, va fi placut surprins si isi va schimba atitudinea, intr-un mod pozitiv, fata de noi. Ziua portilor deschise Vine sa amplifice transparenta in procesul de comunicare, precum si increderea reciproca. 1) Primirea se face de catre un personal calificat, capabil sa explice si cel mai mic detaliu. Grupului ii se ofera brosuri cu principalele sectoare ale sistemului si programul de derulare care sa nu dureze mai mul de o ora, o ora jumatate. 2) Vizionarea unui film de 10-15 minute oaspetii vor fi invitati sa vizioneze un film despre propriul sistem, acesta trebuie sa promoveze o imagine pozitiva a sistemului. Dupa vizionare oaspetii pot sa adreseze intrebari. 3) Vizita propiru-zisa vizita trebuie sa curga de la un segment la altul ca vizitatorii sa ramana cu o viziune de ansamblu. Se porneste de la elementele folosite si se ajunge la produsul final ce poate fi degustat in anumite cazuri. La fiecare sector vizitat vor fi explicatii atata cu carater general cat si tehnic si se va raspunde la orice intrebare a vizitatorilor. 4) Incheierea vizite despartirea trebuie sa aiba loc intr-o incapere special amenajata unde li se vor oferii oaspetiilor mici cadouri simbolice. Aceasta matrice se foloseste in cazul grupurilor organizate. Exista si grupuri neorganizate iar pentru acestea trebuie sa existe in incinta sistemului panouri cu informatii utile pentru fiecare sector, harta sistemului si scurte descrieri pentru ca acestia sa se poata orienta. De asemenea trebuie sa existe persoane de contact in puncte cheie care sa ofere explicati necesare oricarui vizitator.
11

Ziarul sistemelor vecine Asemenea ziare vor promova informatii de interes general, referitoare la problematicile tuturor sistemelor vecine, precum si informatii prin care facem cunoscut propriul sistem. Se promoveaza informatii generale pentru a starnii interesaul si informatii despre propriul sistem pentru a amplifica transparenta. Comunicarea cu sisteme dependente A. Realizarea unui culoar direct de comunicare cu sistemele dependente. Au rolul principal de cunoastere reciproca si, implicit, de cristalizare si perpetuare a relatiilor inerpersonale. Acest pas, al deschiderii sistemului fata de probelemel individului, il atrag pe acesta si il determina sa dezvolte o relatie de apropiere cu sistemul. a. Crearea unui club al celor ca au avut de a face cu sistemul creeaza o identitate de grup b. Crearea unei legaturi directe prin intermediul computerului c. Telefonul clientului d. Serviciul de posta B. Realizarea unui ziar tip magazin pentru sistemele dependente. Se bazeaza pe dorinta oamenilor de a avea ceva palpabil, de a citii ceva despre sistemul al caror clienti sau parteneri sunt. Asemenea magazine trebuie sa contina un amestec de informatii referitoare la sistemul emitent si infotaiment care sa ii atraga si sa ii binedispuna pe clienti. C. Realizarea unei intalniri de mare amploare a tuturor clientilor (exemplu cu firma BMW care da ca premiu la tombola 5 Mercedes-uri)

IV.

COMUNICAREA CU MEDIILE DE INFORMARE IN MASA

Principalul instrument de dispersare a informatiei, in orice societate, este massmedia. Este important cum se publica iar pentru asta avem nevoie de legaturi foarte bune cu presa. Unul dintre scopurile majore ale oricarui sistem, este acela de a se face cunoscut, sub umbra unei imagini cat mai pozitive. A. Sistemulpoate sa isi promoveze potentialul prin intermediul mass-media, informatiile ajungand la diferite grupuri tinta prin canale de transmitere. B. Sistemul se poate face cunoscut prin mijloacele sale proprii, unde legatura cu grupurile tinta este directa. O imbinare a celor doua modalitati este cazul fericit in care imaginea sistemului se poate promova si amplifica.
12

Informatia pentru presa poate fi continuta intr-un comunicat destinat presei, intr-o explicatie data presei, intr-un manuscris predat presei sau intr-o declaratie de presa. Avantajele informarii mass-media: 1. Informatia ajunge direct si rapid la mass-media si se emite catre publicul larg intr-un interval de timp scurt. 2. Informatia scrisa este mai clara si mai precisa decat cea prin telefon, elimina neintelegerile de perceptie sau de sens, poate fi inteleasa fara echivoc exact asa cum se doreste. 3. Informatia se poate arhiva si nu ne lasa sa emitem informatii care sa fie in contradictie cu ceea ce am afirmat anterior. 4. Informatia sustine interesele sistemului, are o nuanta si incarcatura care vine si sprijina imaginea sistemului, clarifica anumite aspecte si canalizeaza gandirea receptorului spre anumite puncte dorite de cel care creeaza mesajul. 5. Informatia pentru mass-media are costuri minimale. 6. Se creeaza o anumita clientela de jurnalisti, asa zisi ai casei, iar conotatia afectiva va fi benefica pentru ambele parti. Neajunsuri a emiterii informatiilor pentru presa: 1. Informatiile pot fi prelucrate si publicate in forma pe care o doresc anumiti redactori, pentru a se avita asemenea situatii informatia trebuie sa fie actuala, originala, sa aiba putere de penetrare si sa fie controlabila (conteaza foarte mult relatiileinterpersonale dezvoltate cu diferiti jurnalisti) 2. Consilierul nu trebuie sa astepte sa fie sunat de catre jurnalisti ci trebuie sa telefoneze redatiile sa intrebe daca materialul informativ a fost primit (aceasta actiune are si rolul de a face materialul informativ bine inteles pentru cei ce vor sa inteleaga altceva) 3. Situatiile complicate si complexe necesita analize ample si nu pot fi redate telegrafic printr-un material informativ, trebuie aleasa o modalitate de transmitere sau un ansamblu de modalitati capabile de a reda intocmai ceea ce se doreste a fi transmis. Structurarea materialelor informative destinate mass-media Studiile arata ca 80% din materialele informative alese aduc noul, ineditul. Sunt mai atractive materialele care sunt transmise sub forma de stiri, iar pentru a avea valoarea unei stiri acestea trebuie sa satisfaca cinci criterii principale: 1. Actualitatea materialele trebuie gandite cu cat mai mult timp inainte de a se intampla un anumit eveniment si in momentul in care evenimentul chiar se intampla trebuie doar coraborate planurile gandite anterior.
13

2. Noutatea in momentul elaborarii unei strategii aceasta trebuie sa contina anumite evenimente determinate de noi si care, prezentate, sa contina noul. 3. Importanta evenimentele trebuie astfel gandite incat sa starneasca interes, sa fie importante pentru cetateni si sa vina in intampinarea anumitor doleante a acestora. 4. Originalitatea orice eveniment poate sa fie original prin insusi continutul sau, dar o modalitate de prezentare exceptionala poate face ca un eveniment obijnuit sa para original. 5. Convingerea sau puterea de persuasiune aceasta necesita o perioada mai lunga de timp si este data in principal de doi factor: a) de constanta in reactii, de constanta dintre cele declarate si cele realizate si de constanta unei imagini; b)de modul in care se elaboreaza un material pentru presa de argumentele pe care le folosim, de logica derularii elementelor componente ale materialului, de cuvintele cheie folosite (in timp devenim credibili). Aceste cinci criterii pot fi completate de motive sau ocazii: - Actiuni speciale - Intamplari ce au loc o singura data - Noi domenii de activitate sau noi linii de tehnologie - Produse sau servicii noi - Contracte spectaculoase - Rezultate noi in munca de cercetare - Dezvoltare economica - Noi piete de desfacere sau noi filiale - Evenimente de interes national - Expozitii - Aparitia a noi brosuri - Siguranta locurilor de munca - Modificari sau schimbari ale adresei sediului - Hotarari importante - Fundatii - Expozitii sau conferinte pentru marele public - Vizite ale personalitatiilor politice sau culturale din tara sau strainatate - Directii de activtate sociala - Jubileu sau aniversare - Participare la concursuri - Serbari sau diferite manifestari cu caracter de infotaiment

14

Pentru o clarificare a activitatii sistemului propriu si pentru a promova bune legaturi cu mass-media este recomandabil ca, la inceputul fiecarei luni, toate mediile de informare sa aiba un plan lunar, in care sa fie trecute unul, maxim trei evenimente majore care vor avea loc in luna respectiva. Aceste planuri lunare fac parte dintr-un plan general anual care nu se transminte la presa si care ramane la consilierul PR si din care se extrag elementele pentru fiecare luna. Este un element strategic de dezvoltare si se recomanda ca acesta sa nu fie cunoscut in totalitate decat de foarte putine persoane. Planul lunar pentru o luna viitoare sa bine sa fie trimis in ultimile zile ale actualei luni. Sa fie realizat in concordanta cu un anumit anotimp. Planurile vor trebuii realizate incat sa vina in intampinarea maselor si vor trebui facute publice in perioadele in care disponibilitatea maselor pentru un anumit tip de mesaj este maxima. Planul dinainte stabilit nu poate fi modificat in total dar se pot introduce actiuni noi in functie de anumite situatii speciale. Trebuie stiut foarte bine grupurile tinta adresate si mijlocul de informare in masa cu ajutorul caruia va fi cel mai bine penetrat grupul tinta. Presa scrisa: - cotidiene - presa usoara - presa specializata pe un anumit domeniu - foi informative Audio-Vizual: -radio - televiziune Alte mijloace: - internet - agentii de presa (acestea au o arie de acoperire nationala si si internationala, informatia ajungand direct la foarte multe mijloace de informare in masa) - birouri de presa ale altor sisteme Prin aceste mijloace de informare in masa facem cunoscute elementele care creeaza si sustin in mentalul colectivului un anumit gen de imagine despre propriul sistem, dorita de catre noi. Continuitatea si permanenta sunt conditii obligatorii ca imaginea sa se mentina. Tratament egal si neprivilegiat cu mediile de informare. Mesajul trebuie formulat si structurat in functie de specificul fiecarui mijloc. Planuri de finete planuri proprii (nu vor fi trimise mediilor de informare) planuri pentru medii ( vor fi trimise mediilor de informare)

15

Planuri proprii sunt mai ample si contin anumite informatii strict confidentiale facute dupa un sablon Caracteristici generale Personal necesar Derularea evenimentului Materiale necesare si costuri Numar de exemplare pentru mediile de informare Data trimiterii planurilor Ziua tiparirii Ziua aparitiei efective

Planurile pentru medii simplificare a planului propriu, contine doar informatii ce atrag atentia opiniei publice (insotite de obicei de o nota scrisa , personalizata) Caracteristici generale Derularea evenimentului Data primirii planului Alte informatii utile

Norme standard de realizare a materialelor pentru presa Materialele trimise presei creeaza imaginea sistemului, sunt carti de vizita prin care se prezinta propriul sistem. Continutul si forma acestor materiale trebuie sa se imbine intr-un tot unitar cat mai atractiv, interesant si original. Materiale pentru presa: y realizate pe o pagina maxim doua (format A4) y prima pagina sa arata diferit fata de restul y foile sunt scrise pe o singura parte y pe rpima pagina trebuie sa apara numele firmei, sigla si adresa y titlu care sa rezume ideea de baza a materialului y fara ingrosari sau sublinieri
16

y y y y

primul paragraf raspunde la Cine?, Ce?, Cand?, Unde?, Cum? si De ce? este forma dar si continutul materialului la final trebuie sa apara data si localitatea numele unei persoane de contact si modalitatiile de contactare a acesteia

Material pentru presa 1. Titlul:/Intro contine informatii generale, pe cat posibil cele mai importante 2. Nivelul de baza raspuns sa cele sase intrebari 3. Amanunte macro 4. Subtitluri doar in cazul materialelor informative mai lungi 5. Detalii - Amanunte - Subtilitati spre sfarsit 6. Localitatea si data emiterii 7. Persoana de contact din partea sistemului emitent 8. Adresa firmei si toate modalitatiile de a lua legatura cu persoana de contact apartinatoare sistemului: telefon, fax, e-mail. Alaturi de aceasta structura exista o serie intreaga de caracteristicicare trebuiesc respectate ca materialul informativ sa fie cat mai atractiv, mai inteligibil si mai convingator: a) informatia trebuie sa fie clara, logica si cursiva, sa continacuvinte si propozitii simple, care sa poate fi intelese intr-un singur mod fara amibiguitati b) stilul si maniera trebuie sa dea senzatia ca in sistem se intampla ceva, fara generalizari in exprimare c) folosirea cat mai multro verbe in locul substantivelor, vaimpregana materialul de forta si miscare, a nu se folosii formulari literare pline de metafore, limbajul sa fie cat mai direct d) nucleul de informatii, date si fapte sa nu contina adjective sau superlative, a nu se comenta informatiile, bancurile si pamlfeturile nu isi au rostul, numele proprii ale conducatorilor pot fi folosite dar nu foarte des e) materialele sa nu contina foarte multe culori In completarea unui material informativ o fotografie este un element cheie ce poate determina amplificarea atitudinii pozitive fata de materialul informativ, la fel anumite elemente grafice sau tabele atrag atentia omului de presa. Pe spatele fiecarei fotografii este nevoie sa apara un text care sa dea informatii importante despre aceasta sau sa o explice, precum si numele firmei sau a fotografului care a realizat fotografia si mentiunea ca poate fi publicata gratis.
17

Toate aceste materiale trebuie sa realizeze un tot unitar, sa fie ordonate si asezate intr-o mapa care este de preferat sa fie personalizata pe sistemul propriu (Press-Kit). Componentele Press-Kit-ului: - materialul pentru presa - informatii utile in completarea acestuia - informatii speciale despre tema abordata - perspective si efecte - fotografii - perspective pozitive ale altora fata de tema abordata - literatura si alte surse de informare Press-Kitul sa fie insotit intotdeauna de o mica atentie reprezentativa sistemului propriu, a nu se interpreta drept mita. Inaintea trimiterii Press-kitului este necesara o discutie cu forurile conducatoare si cu specialistii sistemului. In cazul unei firme acordul trebuie sa vina de la conducerea departamentelor de resurse umane, cercetare si dezvoltare, productie precum si acordul biroului de conducere al sistemului. In cazul in care materialul publicat de catre mass-media emana ceva diferit decat materialul trimis exista doua cauze majore care ar fi putut determina astfel de efecte: materialul nu a fost bine inteles sau nu sa dorit intelegerea materialului in sensul dorit. Directii de actiune care se impun: 1. Telefonarea redactiei sau a redactorului procedati ca si cum gresala este neintentionata si mai explicati inca o data punctul dumneavoastra de vedere si sguerati cu ar putea fi reparata greseala printr-un articol viitor. 2. Scrisoare deschisa trebuie sa explice foarte clar si simplu in ce consta greseala. In cazul unei greseli ce poate trece neobservata este recomandat a nu se recurge la un asemenea demers. 3. Dezmintirea mediul care a publicat informatiilefalse este constient de greseala facuta si doreste sa o repare si sa informeze cetatenii in mod obiectiv (asemenea dezmintiri nu sunt foarte dese). 4. Dreptul la replica acest drept trebuie pus la dispozitie de catre orice mijloc de comunicare in masa, replica trebuie sa fie clara, simpla si focalizata cat mai corect, in modul dorit de emitent. Arhivarea prezinta un rol extraordinar de perfectionarea permitand reconstructia si evaluarea la rece a oricarui eveniment si evitarea pe viitor a anumitor greseli facute. y Arhivarea materialului informativ
18

y Arhiarea fotografiilor y Arhivarea rezultatelor y Arhivarea speciala sau audio-video Controlul final se realizeaza analizand anumiti parametrii si raspunzand la anumite intrebari. 1. Telul materialul informativ este emis cu un anumit scop bine definit, unic sau care face parte dintr-un sir intreg de alte scopuri, puse intr-o anumita ordine, fiind parte integrata a unei strategii prin care ar tebuii sa se indeplineasca un tel major. 2. Tema si motivele materialul informativ se cristalizeaza in jurul unei teme majore din care , in functie de anumite motive pot fi pus in evidenta mai mult anumite nuante si mai putin altele, este nevoie de convergenta atata intre tema principala si motivele sale, precum si dintre tema si scopul materialului informativ. 3. Timpul planificarea evenimentelor se bazeaza pe o anumita durata, aceasta durata se imparte in mai multe subdurate in functie de specificul evenimentului, nr de actiuni care il compun si rapiditatea sau lentoarea angrenajului. a. Supravegherea stricta a derularii actiunilor, impulsionarea in momentul aparitiei lentorii sau franarea in cazul desfasurarii prea rapide pentru mentinerea in parametrii dinainte stabiliti b. Lasarea unei marje de siguranta pentru derularea oricarui tip de actiune. 4. Consecvente y materialul nu are voie sa lezeze drepturile personale ale nimanui y materialul nu are voie sa dezvaluie secrete de stat si sa aduca prejudicii sigurantei national y in cazul referirii la o cooperare trebuie avut neaparat acordul partenerului y materialul nu are voie sa lezeze interesele partenerilor y materialul nu se impune, ci se ofera mass-media y materialul sa nu atace sau sa culpabilizeze masele 5. Data emiterii materialul informativ trebuie trimis spre institutile media si trebuie precizat cand acesta ar urma sa fie publicat, sunt situatii in care un eveniment nu poate avea loc la data dinainte stabilita, atunci se face o analiza, se stabilesc cauzele care impiedicaderularea si se stabileste o data luterioara care nu poate fi schimbata. 6. Constinutul mesajul primeste greutate prin modul sau de structurare si prin natura, cantitatea si calitatea informatiilor care il compun, pentru un efect maxim asupra receptorilor trebuie respectata forma piramidei inverse: lucruruile cele mai
19

importante trebuie sa apara primele, pe urma explicatiile iar la sfarsit informatiile de amanunt. 7. Forma in care se prezinta materialele informative trebuie sa fie cat mai atractiva si sa creeze identitatea sistemului, tot unitarul trebuie sa dea o impresie generala de profesionalism. Forma si amplitudinea materialului trebuie sa corespunda dimensiunilor evenimentului iar titlul trebuie sa atraga cititorul. 8. Fotografii sau alte ilustratii format 13 x 18 cm, sa fie clare, de cea mai buna calitate, sa nu aiba margini, sa fie concepute incat sa emane dinamism si sa fie reprezentative pentru sistem. Tabelele sau alte elemente grafice sa fie tiparite clar, fara stersaturi sau greseli, sa poate fi citite si analizate cat mai bine. 9. Acordul conducerii sistemului atitudinea consilierului PR trebuie sa fie transanta, sa nu isi schimbe ideea sub care e realizat materialul, conducerea si specialistii trebuie sa isi dea acordul asupra veridicitatii elementelor de continut dar nu este indicat ca acestia sa se amestece in elementele de PR daca nu sunt cunoscatori ai acestui domeniu. 10. Press-Kitul sau mapa de prezentare aspecte importante sunt daca pe mape sunt vizibile clar simbolurile sistemului, daca continutul lor resprecta toate rigorile analizand partile componente si modul cum sunt constituite adica foile dintre coperti sa fie fixate bine. 11. Analiza feed-backului rezonanta pe care o dezvolta un material informativ atata la nivelul redactiilor sau oamenilor din mass-media cat si asupra mentalului colectiv. Analiza se axeaza pe doua elemete componente a. componenta cantitativa nr. de publicatii, nr. de emisiuni radio si TV b. componenta calitativa maniere de abordare a tematicii materialului: pozitiva, negativa, netura. Conferinta de presa Este o manifestare organizata, pe parcursul careia, prin intermediul transferului si al cotransferului informational, reprezentantii unui sistem informeaza jurnalistii sau orice alte persoane interesate despre un anumit eveniment important si de actualitate, petrecut in interiorul sistemului, sau in care este implicat intr-o masura mai mica sau mai mare, respectivul sistem. Avantaje ale conferintei de presa: 1. Explicatii suplimentare prin intermediul acestora putem clarifica anumite aspecte mai greu de patruns sau putem limpezii anumite neintelegeri.

20

2. Cunoasterea oamenilor de presa nimeni nu poate fi pe placul specific al oricarui om, dar poate fi pe placul elementelor comune, dezvoltarea unui comportament pe placul matricei elementelor comune. 3. Dezvoltarea trairilor emotionale 4. Prezentarea directa a unor noi produse 5. Dialogul existenta unui transfer si contra transfer informational intre conducere si jurnalisti. Dezavantaje ale conferintei de presa: 1. Pretul ridicat 2. Controlul discutiilor materialul informativ pentru mass-media este controlat aproape 100% de sistemul emitent, dar pe parcursul conferintelor de presa controlul sistemului scade, pentru a creste acest control se recomanda realizarea unor discursuri cu capacitatea de a descrie cat mai amplu o anumita tema. 3. Aparitia momentelor delicate a. Analiza in amanunt a temei dezbatute si celor colaterale de la care ar putea pleca anumite intrebari dure b. Realizarea unui plan in care sunt incluse cat mai multe intrebari dure c. Se gasesc raspunsuri adevarate la fiecare intrebare dura care sa aiba o forma din care sistemul sa iasa pe cat posibil bine d. Se identifica persoanele care ar putea pune intrebari dure e. Se exerseaza cu cei care vor sustine conferinta 4. Neprevazutul conducerea trebuie sa invete sa reactioneze la neprevazut intrun anume mod general valabil care sa nu afecteze imaginea sistemului.

21