Modernizarea activitatii de secretariat

Student: Carp Mihaela Gabriela

2015

Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl

generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma
de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie
la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor

publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i

firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i
cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel,
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control.
Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul
esenial al conducerii.
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz
sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i
domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.

Cand se discuta de modernizarea muncii in secretariate si birouri, se foloseste des

notiunea de comunicatie birotica. Prin aceasta se inteteg toate actiunile care au ca obiectiv
asigurarea unui sprijin corespunzator tuturor activitatilor de birou, prin utilizarea unor noi
tehnologii. Comunicatia birotica a avut in ulimul timp o evolutie extrem de rapida prin aparitia
unor noi medii. O data cu evolutia spre computerele multi-media, conectarea acestora in retelele
locale si publice, ca si prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioara
separate (telefonia, tehnologia informatica, cea a comunicatiilor, prelucrarea imaginilor etc.) sa
fie interconectate si sa deschida domenii noi de aplicatii, care au o insemnatate deosebita si in
birourile secretarelor.
In realizarea solutiilor de comunicare birotica joaca un rol deosebit infrastructura
tehnologica informatica si conlucrarea componentelor tehnice, in prezent cristalizandu-se
urmatoarele tendinte:
Sistemele client/server formeaza platforme. intr-un mediu client/server, clientii
(computerele de la locul de munca) comunica cu modulele server centrale (sistemele de

computere centrale). Clientii preiau comanda aplicatiilor, efectueaza anumite etape de prelucrare
si transmit, daca este necesar, cereri: de pilda solicita pregatirea anumitor date si documente.
Gestiunea distribuita a datelor si a documentelor este indispensabila. Memorarea datelor
si a documentelor se poate efectua atat centralizat, cat si descentralizat. Sistemele de comunicatie
birotica ofera posibilitatea accesului directionat la materialul informational arhivat centralizat.
Comunicatia sistemelor este posibila atat prin intermediul echipamentelor (hardware),
cat si prin cel al sistemelor de programe (software). Intrucat procesele de munca (mai ales in
secretariat) decurg in mod tipic prin implicarea mai multor persoane, ca si prin comunicarea cu
furnizorii, clientii si restul mediului, componenta comunicationala castiga multa importanta.
Aceasta comunicatie este posibila indiferent de felul sistemelor de computere instalate.
Secretariatul este tot mai mult intr-o centrala de comunicatie a informatiilor, unde acestea
converg din toate partile intreprinderii si din exterior. Munca moderna de secretariat se
caracterizeaza prin prelucrarea, memorarea si transmiterea informatiilor de diferite feluri: date,
texte, grafice, imagini si vorbire, rezultatele muncii fiind,de regula, documentele. Pe langa cele
compuse numai din text sau configuratii de numere, apar din ce in ce mai multe documente
mixte. Intrucat elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop in sine, este importanta
distribuirea acestora la destinatari.
Munca de secretariat poate avea succes in prezent numai daca exista posibilitatea
utilizarii eficiente a cunostintelor interne si externe si cea a prelucrarii si distribuirii directionate
a acestora, atunci munca de secretariat si cea de asistenta manageriala sunt incununate de succes.
De aceea este atat de importanta gestiunea profesionala a informatiilor in secretariat si
ameliorarea proceselor informationale si comunicationale, folosindu-se tehnica moderna de
comunicatie birotica.
ECHIPAMENTE DE BIROU
PROCESOARELE DE TEXTE

Posedand functii suplimetare, posibilitate de memorare superioara si ecrane tip LCD

ce permit afisarea simultana a mai multor randuri, procesoarele de texte pot suplini cu succes
PC-urile in activitatile de birotica generala. Prin dischetele 3,5 posibilitatea de memorare
devine practic nelimitata si creste gradul de compatibilitate si conectivitate la calculatoare.

La preturi destul de accesibile, procesoarele de texte pot constitui astfel o alternativa

pentru multe firme sau birouri care nu au inca posibilitatea de achizitionare a unor echipamente
informatice, permitand elaborarea facila a unor documente estetice si profesionale.
INTEGRAREA PRODUSELOR DE BIROU SI
REALIZAREA DE DOCUMENTE INTEGRATE

Daca modul de functionare al unor masini ca imprimanta, scanner-ul, fax-ul, telefax-ul

este cunoscut celor mai multi dintre noi, mai putin cunoscut este faptul ca exista tehnologii
care reunesc intr-o singura masina toate aceste functii si care prezinta in plus alte facilitati.
Producatorii de software si hardware din lumea intreaga isi indreapta deja atentia asupra unor
tehnologii digitale:crearea; prelucrarea si transmiterea informatiilor.
Dupa ce PC-urile au fost introduse si dupa ce retelele locale de calculatoare s-au
raspandit tot mai mult, a aparut ideea biroului fara hartie. Dar atata timp cat cele mai multe
activitati dintr-un birou presupun folosirea hartiei, ideea pare nerealista. Micrograficele
digitalizate imbratisaza ideea eliminarii hartiei, si vor deveni o componenta integrala a
documentului de management.
Un produs integrat de birou este o masina care detine imprimanta laser, fax, scanner,
copiator cu toate facilitatile si de dimensiuni cat mai reduse.
Caracteristicile standard sunt: o rezolutie de 400 pct./inch pentru aplicatii cu imprimanta,
256 de gradatii pentru culori, viteza de copiere de 30 de pagini pe
minut, controlul expunerii, reductor de magnetism si doua casete de hartie de 500 de
pagini capacitate. La acestea se vor adauga optional un disc optic pentru incarcarea
si stocarea sistemului si o unitate automata de copiere de 50 de pagini. Nu inseamna ca
masina ocupa spatii relativ mici, ceea ce ar face-o unica, dar compactarile sale sunt un mare
avantaj pentru birourile mici.
Aceasta tehnologie aparuta permite utilizatorilor sa creeze, sa prelucreze si sa transmita
informatii intr-un flux digital uniform, continuu. Interfata si software-ul special permit imbinarea
electronica a telefonului, procesorului vocal, postei si a imaginilor video.
Un birou integrat permite utilizatorilor sa creeze documente, sa produca copii pentru
distribuire in interior, sa le plaseze intr-o retea locala de comunicatii sau intr-o retea larga de
comunicatii, fara a folosi fax-ul si, in final, sa le inregistreze pentru referiri viitoare.

ECHIPAMENTE si INSTALATII TELEFONICE

Telefon fara fir un telefon care poate fi purtat de utilizator oriunde, pe
raza unei distante date fata de ansamblul de baza. Functioneaza prin radio
transmisie intre receptorul fara fir si ansamblul de baza, iar alimentarea receptorului
este asigurata de baterii care sunt reancarcate ori de cate ori receptorul este asezat
pe ansamblul de baza.
Telefon cu difuzor un dispozitiv care permite utilizatorului sa dea si sa
primeasca telefoane fara sa tina receptorul. Este util si pentru conferinte cu
participare restransa, deoarece persoanele prezente pot auzi ceea ce spune cel care
a chemat, iar cele care participa la conferinta pot raspunde.
Telefon mobil un mijloc de a comunica rapid cu colegii si clientii cand
acestia se deplaseaza.
Robot telefonic dispozitiv folosit pentru a raspunde la telefon, prezentand
un mesaj preinregistrat si inregistrand mesajul primit.

Fax (telegrafie faximil)-echipament care foloseste reteaua telefonica pentru a transmite,

in decurs de cateva minute, orice forma de material imprimat, dactilografiat sau scris de mana,
desene sau scheme si fotografii de la o localitate in alta in aceeati tara sau in strainatate. Copiile
documentelor pot fi transmise la orice distanta cu precizie maxima, prin combinarea vitezei
telefonului cu facilitatea de reproducere a copiatorului de birou.

FOLOSIREA INTERNET-ULUI in SECRETARIAT

Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va deveni pe viitor
un lucru de la sine inteles. Posibilitatile de utilizare indica ce potential poseda
Internet-ul si pentru munca asistentelor manageriale.
Posibilitatile de aplicare sunt deja multiple in present, paleta sa extinzandu-se
de la serviciile informationale, la prestarile de servicii si pana la tele-cumparaturi. in
general, accesul la Internet este interesant pentru multi utilizatori pentru ca ofera
informarea si comunicarea globala.
Pentru a putea lucra pe Internet trebuie indeplinite conditiile prealabile
pentru acces. Dotarea minima pentru conectarea la Internet este un computer cu
capabilitate de comunicare. Pe langa telefon si computer care se gasesc in present
la fiecare loc de munca de secretariat in forma cea mai simpla de utilizare este

suficienta conexiunea prin modem. Pentru a putea rula aplicatii extinse, trebuie sa
existe capabilitatea multi-media.
Accesul la Internet-ul propriu-zis este posibil prin intermediul asa-numitilor
Provider (furnizori) sau prin serviciile on-line. Pentru a putea folosi unul din serviciile
on-line, pe langa dotarea cu echipamente (modem sau ISDN) mai este nevoie si de
pachete de programe corespunzatoare pentru acces. De regula, acestea sunt puse
la dispozitie de ofertanti, dupa abonare.
Folosirea Internet-ului in secretariat se impune nu numai pentru propria
aprovizionare de date, ci si pentru sprijinirea alimentarii cu informatii a cadrelor de
conducere. De obicei, bancile de date externe sunt specializate pe domenii
profesionale. Din punct de vedere al continutului, in present predomina informatiile
economice, de exemplu informatiile despre piete si despre ramurile economice,
datele despre firme, informatiile financiare si statisticile economiilor nationale. Alte
domenii principale sunt informatiile din domeniul tehnicii (constructii de masini,
electrotehnica etc.), din stiintele naturale (chimie, medicina, informatii despre
materiale), ca si altele (date de presa etc.).
In principiu, informatiile pot fi procurate prin intermediul oricarui serviciu
Internet, in acestea existand aproape orice se poate imagina. Dar gasirea celor
cautate este dificila si dureaza mult, intrucat noile informatii introduse in Web nu
sunt anuntate nici unui for central. Deci nu exista nimeni care sa aiba o privire de
ansamblu asupra cantitatilor mereu mai mari de date.