Modernizarea activitatii de

secretariat
Specializarea: ARPAM
Anul: I
Semestrul:II
Proiect realizat de:
Bobe Carmen
Trupina Geanina
 CUPRINS

I. Generalizarea lucrului cu tehnica noua:

1. Folosirea fax-ului;
2. Folosirea internetului;
3. Folosirea e-mailului;
II. Efecte ale utilizarii outlook-ului;
III. Studiu de caz.
 Argument

Tehnica utilizarii computerelor nu mai poate fi disociata de birouri.

Programele de prelucrare a textelor, de calcul tabelar si cele grafice au
devenit de la sine intelese, cerinte de profesionalizare si noile versiuni
solicitand o permanenta adaptare. Utilizarea doar izolata a acestor programe
nu este suficienta pentru a face fata cerintelor practice, prezente si viitoare,
fiind necesara folosirea complementara a pachetelor de programe  si a
retelelor de computere, ca si a formelor moderne de comunicare birotica.
 Comunicatia birotica

Cand se discuta de modernizarea muncii in secretariate si birouri, se

foloseste des notiunea de comunicatie birotica. Prin aceasta se inteleg toate
actiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzator tuturor
activitatilor de birou, prin utilizarea unor noi tehnologii. Comunicatia
birotica a avut in ulimul timp o evolutie extrem de rapida prin aparitia unor
noi medii. 
 Utilizarea faxu-lui in
activitatea de secretariat

In zilele noaste se pune accent pe noua tehnologie,

un birou „integrat” permite utilizatorilor sa creeze
documente, sa produca copii pentru distribuire in
interior, sa le plaseze intr-o retea locala de comunicatii
sau intr-o retea larga de comunicatii, fara a folosi fax-ul
si, in final, sa le inregistreze pentru referiri viitoare.
 Informatizarea muncii de birou, în afară de creşterea calităţii şi productivităţii muncii
administrative, determină şi alte efecte economice şi sociale cum ar fi:

  Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.

 Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informaţiei.
 Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite sau
expediate.
 Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în activitateaadministrativă.
 Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei deregăsire a
-informaţiei.
 Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urmă sefundamentează.
 
 Internetul- bun partener in activitatiile de secretariat

Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va

deveni pe viitor un lucru de la sine inteles. Posibilitatile de utilizare
indica ce potential poseda Internet-ul si pentru munca asistentelor
manageriale.
Posibilitatile de aplicare sunt deja multiple in prezent, paleta sa
extinzandu-se de la serviciile informationale, la prestarile de servicii si
pana la tele-cumparaturi, in general, accesul la Internet este interesant
pentru multi utilizatori pentru ca ofera informarea si comunicarea
globala.
 MODULE PARTIALE(Pachetele de programe VARIANTE DE APLICARE
birotice in Internet)

Prelucrarea textelor ·         Generarea paginilor de Web in HTML

·         Citirea paginilor HTML
·         Integrarea hiper-legaturilor in texte

Calculul tabelar ·         Conectarea campurilor de date cu un fisier

Internet

Pachetele de programe de prezentare ·         Generarea prezentarilor pe Web (inclusive a

celor multi- mediale)
·         Deschiderea prezentarilor multi- mediale

Banci de date ·         Distribuirea de date prin Web

·         Gestiunea fisierelor in Internet
·         Banci de date in situri Web
 Folosirea Internet-ului in secretariat se impune nu numai pentru propria
aprovizionare de date, ci si pentru sprijinirea alimentarii cu informatii a cadrelor de
conducere. De obicei, bancile de date externe sunt specializate pe domenii
profesionale. Din punct de vedere al continutului, in present predomina informatiile
economice, de exemplu informatiile despre piete si despre ramurile economice,
datele despre firme, informatiile financiare si statisticile economiilor nationale .
Efectele utilizarii outlook-ului in
Click icon to add picture
activitatea de secretariat