Importanța gestionării documentelor într-o instituție publică,este

necesară pentru a prelucra și păstra informația.

În activitatea oricărei întreprinderi, indiferent de obiectivul ei de
activitate, se acumulează o cantitate semnificativă de documente, care
pot fi materializate pe suport de hîrtie. Deci, este normal ca în
instituţiile administraţiei publice să circule numeroase documente așa
ca ordine, scrisori, instrucţiuni, contracte, etc.
Toate aceste documente din instituție trebuie să fie înregistrate și să
primească un singur număr de înregistrare, într-un registru general,
fără ca numărul respectiv să se repete. După înregistrarea
documentelor, acestea se transmit de către registratură conducerii
instituţiei, compartimentelor cărora sunt adresate, dacă acest lucru
este prevăzut în regulamentul intern. După ce toți pașii sunt îndepliniți
gestionarea se socoate linalizată.