WORD Cursul IV

Obiective :
Sortarea listelor i a paragrafelor Crearea filigranului i a referinelor ncruciate Gsirea i nlocuirea textului folosind formate i caractere speciale Lucrul cu documente master i subdocumente Efectuarea calculelor n interiorul tabelelor Opiunea Mail Merge i generarea etichetelor Lucrul cu macrocomenzi Crearea formularelor i modificarea unui form control Crearea versiunilor unui document i urmrirea modificrilor acestuia Setarea locaiei implicite pentru abloane
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele: Cum poi sorta listele i paragrafele dintr-un document; Cum se creeaz filigranul; Cum poi balansa textul din document n mod egal ntre coloane; Cum se creeaz referinele ncruciate i indexul; Cum se pot efectua calcule n interiorul unui tabel Word; Modul n care se folosete opiunea Mail Merge; Cum se genereaz etichetele i cum se insereaz un cmp (field); Operaii cu macrocomenzi; Crearea i modificarea formularelor i a unui form control;

Protejarea documentelor, crearea versiunilor i urmrirea modificrilor unui document.

Lecia 1
Obiectivele leciei
Sortarea listelor i a paragrafelor Crearea filigranului (watermark) Folosirea opiunilor Find i Replace cu formate i caractere speciale Balansarea n mod egal a textului ntre coloane Lucrul cu documente master i subdocumente Crearea de referine ncruciate(cross reference) Crearea i modificarea unui index Efectuarea de calcule n interiorul tabelelor Opiunea Mail Merge Generarea de etichete Inserarea unui cmp
Pe parcursul acestei lecii vei afla cum se sorteaz listele i paragrafele, cum se aplic filigranul n document, cum poi folosi ntr-un mod mai special comenzile de cutare i nlocuire a textului. Vei obine i alte informaii utile despre modul cum poi aranja textul pe coloane egale, cum poi crea referine ncruciate i index, cum poi crea etichete sau insera cmpuri (fields). Dei lucrm cu aplicaia Word, care prin definiie este o aplicaie pentru editarea textelor, vei nva cum poi s faci calcule matematice n interiorul tabelelor din document.

SORTAREA LISTELOR I A PARAGRAFELOR

Atunci cnd lucrezi cu liste, paragrafe sau tabele ai posibilitatea s le sortezi fie ascendent (de la A la Z, de la 0 la 9, de la cea mai recent la cea mai veche dat), fie descendent (de la Z la A, de la 9 la 0, de la cea mai veche dat spre cea mai recent). Poi alege criterii de sortare diferite, funcie de ce anume conine documentul tu i ce rezultat doreti s obii. Modul n care se face sortarea datelor dintr-un tabel a fost descris n lecia 2 din Cursul IIRPB-041-02. Trebuie ca mai nti s selectezi poriunea de text (paragrafele sau lista) pe care doreti s le sortezi, altfel editorul Word va aplica sortarea pe ntregul document. Ai aflat c pentru iniierea secvenei de sortare trebuie s foloseti meniul Table, comanda Sort. Aceast

operaie are ca efect deschiderea casetei de dialog Sort Text. Prin utilizarea opiunilor din aceast caset poi instrui programul s aranjeze textul aa cum doreti.

Lista Sort by (Sorteaz dup) i ofer posibilitatea s alegi dac doreti sortarea textului dup paragraf, numrul coloanei sau numrul cmpului. Opiunea Paragraphs o vei folosi atunci cnd doreti sortarea textului dup primele litere din primul cuvnt al fiecrui paragraf selectat. Dac optezi pentru opiunea Field 1 (Cmpul 1) atunci sortarea se va face dup coninutul cmpului respectiv. Caseta Type conine o list ascuns de opiuni pe care le poi utiliza, selectnd tipul datelor care vor fi sortate. Informaiile de tip Text sunt sortate n ordine alfabetic, de la A la Z sau de la Z la A. Intrrile de tip Number (Numr) sunt sortate n ordine cresctoare sau descresctoare, de la 0 la 9 sau invers. Datele calendaristice (Date) sunt aranjate n ordine cronologic. Direcia de sortare o stabileti bifnd unul din cele dou butoane radio aflate n partea dreapt: Ascending (Cresctor) sau Descending (Descresctor). Cele dou liste Then by (Apoi dup) permit introducerea unor criterii suplimentare de sortare, pentru cazul n care trebuie departajate elemente comune, intrri identice. Seciunea My list has o foloseti pentru a specifica dac zona selectat conine un cap de tabel care intr n sortare. Fiind selectate unul sau mai multe paragrafe, implicit este bifat opiunea No header row (Fr cap de tabel). n mod implicit editorul Word 2000 folosete la sortare alfabetul limbii engleze. De asemenea este ignorat tipul literelor majuscule sau litere mici. Pentru a avea un control mai precis asupra operaiei de sortare, poi folosi butonul Options din caseta de dialog Sort Text. Se va deschide caseta de dialog Sort Options din care vei putea specifica:

 Separate fields at (Separarea cmpurilor cu) modul n care sunt separate cmpurile sau coloanele din document. Tabs (Tabulatori) este implicit selectat dac ai folosit tabulatoare pentru aranjarea textului. Commas (Virgule) o selectezi dac ai folosit pentru mprirea textului pe coloane virgulele. Other (Altele) - o selectezi dac ai folosit pentru mprirea textului pe coloane alte caractere (cum ar fi cratima). n acest caz trebuie s specifici respectivul caracter n caseta din dreapta acestui cmp. Dac ai un tabel pe care vrei s-l sortezi, toate aceste opiuni sunt dezactivate (afiate estompat), deoarece coloanele sunt evidente. Sorting language (Limba n care se face sortarea) din lista ascuns selectezi limba n care s-a editat documentul de sortat. Sort options (Opiuni pentru sortare) Sort column only (Sorteaz doar coloana) o vei folosi atunci cnd datele sunt organizate ntr-un tabel i tu doreti s faci doar sortarea unei coloane, nu a ntregului tabel. Trebuie s ai grij c n urma acestui tip de sortare datele din coloana sortat nu vor mai corespunde datelor din celelalte coloane. Opiunea aceasta nu este disponibil dac nu sortezi un tabel. Case sensitive este caseta de validare pe care o bifezi atunci cnd doreti ca editorul Word s in cont de litere mari sau mici pe parcursul operaiei de sortare. n acest caz vor fi afiate nti cuvintele scrise cu litere mici i apoi cele editate cu litere mari.

SORTAREA N MODUL DE VIZUALIZARE OUTLINE

Dac ai creat un document mare, folosind diferite stiluri, este posibil s doreti modificarea aspectului lui final, reorganizarea informaiei cuprins n el. Ai posibilitatea s aranjezi (sortezi) titlurile, subiectele pe care le conine documentul, dar pentru aceasta va trebui s comui n modul de vizualizare Outline. Dac lucrezi n oricare alt mod de vizualizare, Word-ul va aranja alfabetic tot coninutul, toate paragrafele, nu doar titlurile i subtitlurile. n modul Outline titlurile de cel mai nalt nivel sunt sortate, iar toate subtitlurile ce corespund titlurilor sortate se deplaseaz mpreun cu acestea.

Sortarea se poate face asupra ntregului document sau numai asupra unei poriuni selectate. n imaginea urmtoare este prezentat o zon de document selectat asupra creia urmeaz s se aplice sortarea ascendent.

Dup selectare parcurgi secvena Table => Sort, stabileti direcia (Ascending sau Descending), eventual specifici criterii mai avansate de sortare i apei butonul OK. n urma sortrii ordinea titlurilor din document s-a schimbat, dar coninutul fiecrui capitol este nealterat.

CREAREA UNUI FILIGRAN (WATERMARK)

Atunci cnd creezi un document ai posibilitatea s plasezi n spatele textului o imagine sau un anumit text, prezentat ntr-o culoare estompat. Aceasta va da o not interesant documentului sau va indica, prin textul editat, ceva ce doreti s comunici cititorului (spre exemplu: Confidenial, A nu se multiplica, numele firmei, etc.).

FOLOSIREA IMAGINILOR PENTRU FILIGRAN

Pentru a crea o imagine n filigran trebuie s afiezi bara Picture (View => Toolbars).

Selecteaz imaginea pe care doreti s o foloseti, apsnd butonul Insert Picture (Inserare imagine) de pe bar (selecteaz locaia unde se afl respectivul fiier i apas butonul Insert din caseta de dialog Insert Picture). Avnd selectat imaginea, apas butonul Image Control de pe bar. Din meniul aprut selecteaz Watermark (Filigran). Efectul va fi estomparea imaginii, aa cum va fi ea prezentat n document.

Mai este de fcut un singur pas. Folosete butonul Text Wrapping pentru a stabili stilul de nfurare (dispunere) a imaginii fa de text. Vei alege din lista de opiuni Behind Text (n spatele textului) pentru ca textul documentului s acopere imaginea filigranului.

CREAREA UNUI TEXT N FILIGRAN

Text filigran

Pentru a crea un text n filigran (watermark) trebuie s parcurgi urmtoarele etape: Creeaz o caset de text, fie folosind butonul Text Box Drawing, fie selectnd opiunea Text Box din meniul Insert. din bara

Introdu textul pe care doreti s-l afiezi n fundal. Aplic formatrile pe care le doreti asupra acestuia. Textul poate fi scris cu corp de liter mare sau cu caractere aldine, nu va deranja textul documentului. Poziioneaz caseta de text pe pagin.

 Selecteaz textul din ea i aplic-i culoarea 25% Gray din paleta Font Color (Culoare font).

Execut un dublu-clic pe chenarul casetei de text pentru a afia caseta de dialog Format Text Box. Selecteaz eticheta Layout i alege stilul de nfurare (dispunere) Behind Text (n spatele textului) pentru ca textul documentului s acopere imaginea filigranului.

nchide fereastra apsnd butonul OK i filigranul este gata.

LOCALIZAREA I NLOCUIREA TEXTULUI

n procesul de editare a documentului de multe ori este nevoie s deplasezi rapid punctul de inserare la o anumit poziie n document (la un cuvnt, la un tabel, la un caracter special, o anumit pagin ,etc.) sau s nlocuieti un caracter (cuvnt) cu altul. Aa cum ai nvat n Cursul I-RPB-041-01 poi cuta i nlocui rapid un caracter sau un ir de caractere folosind comenzile din meniul Edit. Editorul Word este capabil s gseasc i s nlocuiasc text, opiunile de formatare, caracterele speciale (cum ar fi tabulatoarele i cratimele), marcajele pentru notele de subsol, cadrele i altele cu alte formatri sau alt text, sau s pstreze formatrile i s nlocuiasc doar textul.

CUTAREA TEXTULUI
Pentru deplasarea rapid a punctului de inserare pot fi folosite diferite opiuni ale comenzii de cutare Find. Apelarea acestei comenzi o poi face astfel: selectezi opiunea Find... din meniul Edit (Edit\Find...); acionezi combinaia de taste Ctrl + F; Acionezi tasta F5 i apoi selectezi fia Find.

n urma apelrii acestei comenzi pe ecran apare caseta de dialog Find and Replace n format restrns sau extins. Trecerea de la o form la alta se realizeaz prin acionarea butonului More (Mai mult) pentru a afia opiunile avansate ale acestei casete sau a butonului Less (Mai puin) pentru a ascunde opiunile avansate.

Pentru a cuta un text scrie-l n cmpul Find what i apoi execut un clic pe butonul Find Next . Dac textul cutat se afl n documentul curent n spatele casetei de dialog Find and Replace apare textul respectiv evideniat (selectat). Pentru a cuta o alt apariie a textului execut un clic pe butonul Find Next pn ajungi la locaia dorit.

NLOCUIREA TEXTULUI
Un text gsit poate fi nlocuit cu un altul. Pentru aceasta Word-ul pune la dispoziie comanda Replace, comand care se poate apela n una din variantele urmtoare: selectezi opiunea Replace... din meniul Edit (Edit\Replace...); acionezi combinaia de taste Ctrl + H.

execui clic pe fia Replace dac ai deja afiat caseta de dialog Find and Replace. n urma apelrii acestei comenzi, pe ecran apare caseta de dialog Find and Replace n una din cele dou forme (restrns sau extins). Trecerea de la o form la alta se realizeaz prin acionarea butonului More pentru a afia opiunile acestei casete sau a butonului Less pentru a ascunde opiunile.

Fa de fia Find a mai aprut cmpul Replace with i butoanele: Replace Replace All care au urmtoarea semnificaie:

Replace with n acest cmp se completeaz textul cu care va fi nlocuit textul care a fost gsit; Replace nlocuiete textul gsit;

 Replace All confirmare.

nlocuiete toate apariiile textului cutat fr

nlocuirea unui text cu altul o poi realiza astfel: n cmpul Find what introduci textul care trebuie nlocuit; n cmpul Replace with introduci textul care l va nlocui pe cel din cmpul Find what; Execui clic pe unul din butoanele Replace ; sau Replace All

Dup prima apsare a butonului Replace va fi selectat textul care corespunde cu cel din cmpul Find what, urmnd s apei acest buton pentru a confirma fiecare nlocuire, sau s apei butonul Find Next pentru a cuta o alt locaie care corespunde cu textul cutat; Folosirea butonului Replace All are ca efect nlocuirea fr confirmare a tuturor textelor care corespund cu textul cutat i afiarea unui mesaj care i spune de cte ori a identificat i nlocuit textul respectiv. nchiderea casetei de dialog Find and Replace o poi realiza apsnd butonul Cancel sau cu tasta Esc.

OPIUNI AVANSATE PENTRU CUTAREA SAU NLOCUIREA TEXTULUI

Dac textul cutat trebuie s respecte mai multe condiii poi uza de opiunile de cutare (Search Options) puse la dispoziie prin apsarea butonului More : listei: Search: permite stabilirea direciei de cutare prin cele trei valori ale All (tot) realizeaz cutarea n tot documentul, pornind de la poziia punctului de inserare n jos i de la nceputul documentului dac s-a ajuns la sfrit; Down (n jos) realizeaz cutarea de la poziia punctului de inserare n jos pn la sfritul documentului; Up (n sus) realizeaz cutarea de la poziia punctului de inserare n sus pn la nceputul documentului; Match case cutarea se realizeaz fcnd distincie ntre litere mari i mici; va fi cutat textul n forma n care l-ai introdus n cmpul Find what; Find whole words only caut textul introdus n cmpul Find what ca fiind un cuvnt i se ignor apariiile n care textul este parte dintr-un cuvnt mai mare (spre exemplu caut doar mare, nu evideniaz i chemare); Use wildcards permite folosirea caracterelor speciale (ex. *, ?) pentru cutare; o list cu aceste caractere este prezentat n tabelul de mai jos; Sounds like permite i cutarea cuvintelor care se pronun asemntor cu textul introdus (opiune valabil pentru limba englez); este o opiune binevenit pentru cei care nu cunosc bine ortografia limbii engleze, pentru c

10

introducnd valoarea fonetic a cuvntului programul ncearc s o pun n coresponden cu cuvntul corect. Find all word forms permite cutarea oricrei forme a textului, cum ar fi adverbe sau plurale (opiune valabil pentru limba englez). n zona Find se gsesc trei butoane care permit specificarea formatrilor cutate, a caracterelor speciale sau a obiectului cutat: Format permite specificarea formatrilor cutate, formatri legate de font, paragraf, tabulatori, limba utilizat, stil; Special grafic, comentariu, etc.); Butonul Format Dac execui clic pe butonul Format pe ecran apare un meniu din care trebuie s selectezi una din categoriile de formatare prezentate, apoi s stabileti n cmpurile casetei de dialog aferente atributele cutate. Folosirea uneia dintre opiunile acestui meniu va avea ca efect deschiderea casetei de dialog corespunztoare, n care poi specifica ce anume doreti s se localizeze n document. Opiunile pe care le specifici cu ajutorul meniului Format vor fi afiate sub caseta Find What drept criterii suplimentare de localizare. No Formatting permite specificarea obiectului cutat (paragraf, elimin toate formatrile stabilite anterior.

Font deschide caseta de dialog Find Font cu ajutorul creia poi cuta toate textele scrise cu un anumit font, o anumit nlime, culoare, spaiere, etc; Paragraph comand deschiderea casetei Find Paragraph unde poi specifica formatrile aplicate unui paragraf (indentarea, spaierea, alinierea), pentru a-l localiza; Tabs i ofer posibilitatea s gseti acel text aliniat la un anumit tabulator pe care l specifici n caseta Find Tabs. Language, prin caseta de dialog Find Language, i ofer posibilitatea s specifici cu caracterele crei limbi a fost editat caracterul sau textul pe care l caui. Frame (Cadru) te va ajuta s localizezi, dup numele sau poziia cadrului, locul unde se afl acesta. Style deschide caseta de dialog Find Style. Vei selecta din list stilul cu care a fost editat textul pe care vrei s-l gseti sau s-l nlocuieti.

11

Dac textul ce trebuie s fie localizat a fost evideniat cu o culoare de

fundal (folosind la editare butonul Highlight ), vei putea specifica acest lucru n momentul cutrii, folosind opiunea Highlight din meniul Format. Pur i simplu vei executa un clic pe aceast opiune i editorul Word va nota ca element suplimentar de localizare faptul c textul a fost evideniat la editare. Butonul Special Pentru a extinde operaiile de cutare sau nlocuire a caracterelor sau textului, poi utiliza wildcards (caractere de nlocuire) care sunt specificate n meniul butonului Special. Pe msur ce le selectezi, acestea sunt adugate n caseta Find What.

Caracterele speciale i permit s localizezi marcaje de formatare i alte elemente dintr-un document. Poi cuta marcaje de paragraf (Paragrapf mark), caractere de tabulare (Tab character), ruperi de rnd, coloan sau pagin, etc. Caracterele de nlocuire te vor ajuta s localizezi uor mai multe cuvinte. Pentru a le utiliza, selecteaz caseta de validare Use wildcards, apoi selecteaz din meniul Special unul. Dup cum vezi n exemplul de mai sus acest meniu s-a modificat, astfel nct acum ai posibilitatea s specifici ce anume caui. n tabelul urmtor ai exemplificat modul n care se folosesc caracterele de nlocuire i efectul cutrii cu ajutorul lor.

Efect al cutrii nlocuiete un singur caracter nlocuiete orice ir de caractere nlocuiete caracterul cu unul din cele aflate ntre paranteze nlocuiete caracterul cu unul aflat n intervalul dat ntre paranteze

Caracter ? * [] [-]

Exemple s?t gsete sat i set. s*d gsete sad i started. w[io]n gsete win i won. [r-t]ight gsete right i sight. Intervalul trebuie s fie cresctor.

12

Efect al cutrii nlocuiete caracterul cu oricare caracter, mai puin cel aflat ntre paranteze nlocuiete caracterul cu unul care nu se afl n intervalul dat ntre paranteze nlocuiete caracterul sau expresia cu una sau mai multe apariii Caut expresii care ncep cu textul introdus Caut expresii care se termin cu textul introdus

Caracter [!]

Exemple m[!a]st gsete mist i most, dar nu mast. t[!a-m]ck gsete tock i tuck, dar nu tack sau tick. lo@t gsete lot i loot. <(inter) gsete interesting i intercept, dar nu splintered. (in)> gsete in i within, dar nu interesting.

[!x-z]

@ < >

MPRIREA N MOD EGAL A TEXTULUI NTRE COLOANE

Aa cum ai aflat i n Cursul III-RPB-041-03 editorul Word i ofer posibilitatea scrierii textului pe una sau mai multe coloane. Aceste coloane pot fi folosite pentru ntreg documentul sau numai pentru anumite seciuni ale acestuia. n mod implicit textul documentului este scris pe o singur coloan. Ai posibilitatea s ajustezi dimensiunea coloanelor i spaiul dintre ele i chiar s separi coloanele printr-o linie continu. Scrierea textului se face prin completarea coloanei din stnga de sus pn jos i apoi se trece la coloana poziionat n dreapta, n partea de sus a ei. Pe msura editrii documentului, textul trece dintr-o coloan n alta. Pentru a trece forat pe o alt coloan pentru editare te vei folosi de saltul de coloan (Insert => Break => Column break sau combinaia de taste Ctrl+Shift+Enter). Singurul mod de vizualizare a documentului care i ofer posibilitatea lucrului cu coloane este Print Layout. n vederea Normal o machet multicoloan este prezentat ca o singur coloan, cu limea stabilit n modul Print Layout, iar n vederea Web Layout nu se pot folosi machete cu mai multe coloane. Pentru a crea mai multe coloane n document poi folosi butonul Columns de unelte standard sau utilizezi meniul Format i alegi comanda Columns. de pe bara

Numrul de coloane pe care poi s le utilizezi ntr-un document este limitat doar de dimensiunile paginii i de limea minim a unei coloane care este de inch (1,27 cm). Dac doreti s creezi mai multe coloane, poi schimba orientarea paginii n Landscape.

13

UTILIZAREA BUTONULUI COLUMNS

Utilizarea butonului Columns din bara de unelte standard duce la mprirea textului n mod egal pe mai multe coloane. Pentru a crea mai multe coloane n document folosind butonul Columns din bara de unelte standard parcurgi urmtorii pai: Poziionezi punctul de inserare acolo de unde vrei s ncepi s scrii pe mai multe coloane sau selectezi textul pe care l-ai scris i pe care vrei s-l mpari n mai multe coloane. Execui clic pe butonul Columns din bara de unelte standard. Va aprea o palet cu urmtorul aspect:

Trage indicatorul mouse-ului peste numrul de coloane dorit, apoi execut clic. Indiferent de modul de vizualizare n care te afli aplicaia va face trecerea n modul de vizualizare Print Layout.

UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG COLUMNS

Caseta de dialog Columns permite stabilirea i/sau modificarea parametrilor coloanelor. Aceti parametri se refer la numrul de coloane, limea i spaierea lor. Pentru a afia caseta de dialog Columns n vederea stabilirii sau modificrii parametrilor coloanelor trebuie s parcurgi urmtorii pai: Poziionezi punctul de inserare acolo de unde vrei s ncepi s scrii pe mai multe coloane sau selectezi textul pe care l-ai scris i pe care vrei s-l mpari n mai multe coloane.

14

 Selectezi comanda Columns din meniul Format. Va fi afiat caseta de dialog Columns prezentat n imaginea urmtoare:

Execut clic pe unul din modelele de coloane predefinite din zona Presets sau selecteaz numrul de coloane n cmpul Number of columns. Dac limea coloanelor i spaierea lor nu este egal, trebuie mai nti eliminat bifa din caseta de validare Equal column width, apoi trebuie s modifici limea coloanelor prin stabilirea valorilor de pe coloana Width: i spaierea prin stabilirea valorilor de pe coloana Spacing:. Vei observa c suma dimensiunilor coloanelor este aceeai tot timpul, deci dac leti o coloan, cealalt se va ngusta. Modificarea valorilor din coloana Spacing: afecteaz de asemenea dimensiunea coloanelor, deci trebuie urmrite cu atenie toate aceste valori. Caseta de validare Line between o vei activa dac doreti ca ntre coloane s apar o linie continu ca separator. Din meniul Apply to: alegi poriunea de document pe care se aplic machetarea pe coloane: Whole document o vei selecta atunci cnd doreti ca ntregul document s fie redactat pe coloane; This point forward va avea ca efect scrierea pe coloane din poziia punctului de inserare mai departe. Validezi toate setrile stabilite apsnd butonul OK.

BALANSAREA N MOD EGAL A TEXTULUI NTRE COLOANE

Ai vzut cum poi stabili scrierea pe mai multe coloane, de dimensiuni diferite. Dar este posibil ca ulterior stabilirii dimensiunilor coloanelor s doreti s revii i s ceri editorului s egaleze coloanele, deci s balansezi n mod egal textul ntre coloane. Pentru aceasta vei selecta zona din document care conine coloanele i vei deschide caseta Columns (Format => Columns).

15

 Pasul urmtor va fi stabilirea numrului de coloane. Execut clic pe unul din modelele de coloane predefinite din zona Presets sau selecteaz numrul de coloane n cmpul Number of columns. Valideaz caseta Equal column width.

Stabilete limea coloanei (Width) i spaiul dintre coloane (Spacing).

Dac doreti ca ntre coloane s apar ca separator o linie continu, bifeaz caseta de validare Line between. Din meniul Apply to: alegi poriunea de document pe care se aplic noua machetare. Whole document o vei selecta atunci cnd doreti ca ntregul document s fie mprit pe coloane de dimensiunile stabilite acum; This point forward va avea ca efect scrierea pe coloane din poziia punctului de inserare mai departe. Validezi toate setrile stabilite apsnd butonul OK.

UTILIZAREA MASTER DOCUMENTS

Crearea documentelor master este o facilitate deosebit pe care editorul Word 2000 o pune la dispoziie utilizatorilor care lucreaz cu documente mari sau care coordoneaz activiti n echip, n care fiecare membru redacteaz o seciune a unui singur document. Un document master conine alte documente Microsoft Word ca obiecte discrete sau subdocumente. Avantajul folosirii documentului master este c poi aplica elemente de formatare, s creezi indexuri, s numerotezi succesiv paginile, s verifici ortografia i s tipreti, simultan, cu ntregul grup de documente corelate (cu subdocumentele), n timp ce acestea rmn sub form de documente separate n vederea editrii. Practic cu ajutorul documentului master vei putea s lucrezi simultan cu toate subdocumentele care l compun. Subdocumentele i pstreaz identitatea de fiiere individuale, dar reprezint i componente ale documentului master. Aceasta nseamn c vei putea edita un

16

subdocument direct n interiorul documentului master sau l poi deschide separat. Modificrile pe care le operezi n subdocument se reflect i n documentul master. Un document master poate conine text, elemente grafice i alte obiecte, ca orice document Word simplu. Poi s creezi un document master pornind de la un document gol sau de la un document care deja are un coninut. Vei lucra n modul de vizualizare Outline i vei observa c fiecare subdocument este delimitat prin salturi de seciune. Poi insera subdocumente din documente existente sau poi crea un subdocument pornind de la zero. Ai posibilitatea s mpiedici editarea unor anumite subdocumente, prevenind astfel modificarea coninutului lor, dac doreti acest lucru. Dac se lucreaz cu subdocumente depuse pe servere de reea, acestea sunt blocate automat cnd cineva le editeaz.

CREAREA UNUI DOCUMENT MASTER

Pornind de la un document gol poi crea un master document astfel: 1. Din meniul File selectezi opiunea New. Creezi un document nou care va fi master documentul. i dai numele dorit. 2. Comut n modul de vizualizare Outline. Automat va fi afiat bara de instrumente Outlining.

3. Pe primul rnd, acolo unde este plasat punctul de inserare, scrie un titlu sau un text introductiv pentru documentul master. 4. Las un rnd gol i apas butonul Create Subdocument (Creare subdocument) de pe bara Outlining pentru a crea un subdocument nou. Primul lui rnd trebuie s aib aplicat stilul Heading 1. n interiorul subdocumentului poi scrie text, alte titluri i subtitluri, poi insera imagini i obiecte, poi efectua orice operaie posibil n modul de vizualizare Outline. 5. Repet operaia de inserare subdocument dac doreti. 6. Salveaz documentul master.

17

n urma operaiei de salvare a documentului master Word-ul a salvat fiecare subdocument ca fiier separat n acelai dosar, dndu-i numele scris ca titlu n momentul crerii. Acesta este unul din motivele pentru care la punctul 4 i s-a spus s introduci titlul cu stilul Heading 1. n imaginea urmtoare vezi cum au fost create cele trei documente cu titlurile pe care leam atribuit subdocumentelor din imaginea anterioar.

n cazul n care ai creat deja fiiere care urmeaz s devin subdocumente n documentul master, procedeaz astfel: 1. Deschide documentul master. 2. Plaseaz punctul de inserare pe rndul sub care doreti s apar noul subdocument. 3. Efectueaz un clic pe butonul Insert Subdocument (Inserare subdocument) de pe bara de instrumente Outlining. 4. Cu ajutorul casetei de dialog Insert Subdocument care se deschide localizeaz fiierul subdocument i efectueaz clic pe butonul Open.

18

Dac documentul inserat conine stiluri diferite fa de cele ale documentului master, programul i va anuna acest lucru i-i va cere instruciuni n legtur cu aceast deosebire. Parcurgnd n continuare lecia vei afla mai multe informaii despre aceasta.

LUCRUL CU SUBDOCUMENTE
Dei lucrezi n modul de vizualizare Outlining poi comuta n orice moment pentru a vedea modul de prezentare al documentului master la tiprire sau la vizualizarea n Web. Poi comuta n modul de vizualizare Master Document pentru a verifica starea fiecrui document. Pentru aceasta folosete butonul Master Document View de pe bara de instrumente Outlining.

Imaginile comparative i dau posibilitatea s sesizezi diferena dintre cele dou moduri de vizualizare. Dup cum observi modul de vizualizare Master Document este o variant a modului Outline, care folosete linii de chenar i pictograme document pentru a reprezenta subdocumentele. Blocarea subdocumentului este evideniat n partea stng a ferestrei , pentru a te informa c este n editare, deci nu poi face modificri. Poi efectua dublu-clic pe oricare titlu pentru a vedea subiectele subordonate, poi ascunde sau afia titlurile pn la un anumit nivel folosind butoanele nivelurilor de subordonare de pe bara Outlining, poi schimba poziia subdocumentelor trgndu-le cu mouse-ul. n mod normal pe ecran vezi toate subdocumentele cu coninutul lor, fiecare fiind nconjurat de un chenar. Ai posibilitatea s restrngi subdocumentele (textul coninut s nu mai fie prezentat pe ecran) pentru a vedea doar numele i locaia fiecruia; acestea sunt prezentate sub forma unor hiperlegturi. Aceast restrngere (inhibare) o realizezi cu ajutorul butonului Collapse Subdocuments (Restrngere subdocumente) de pe bara de instrumente Outlining (sau foloseti combinaia de taste Ctrl+\ (Backslash)).

19

n urma acionrii butonului Collapse Subdocuments fiecare subdocument este redus la o hiperlegtur; numele butonului se schimb n Expand Subdocuments (Extindere subdocumente).

TERGEREA UNUI SUBDOCUMENT

Operaia de tergere a unui subdocument este foarte simpl. Ce ai de fcut: Documentul master trebuie s fie deschis. Modul de vizualizare trebuie s fie Master Document View. Execut un clic pe pictograma document a subdocumentului de ters (din . Apas tasta Delete. partea stng a ferestrei)

n cazul n care vrei s incluzi coninutul subdocumentului n documentul master sub form de text trebuie s procedezi astfel: Extinde documentul (folosete butonul Expand Subdocuments bara Outlining). Selecteaz pictograma document a subdocumentului. de pe

20

 Execut un clic pe butonul Remove Subdocument Outlining.

BLOCAREA SUBDOCUMENTELOR

de pe bara

Atunci cnd ai deschis documentul master ai vzut c unele subdocumente au, lng pictograma document, un simbol reprezentnd o pictogram de blocare. Blocarea unui subdocument se produce n trei situaii: 1) Dac ai deschis subdocumentul ntr-o fereastr separat; 2) Dac subdocumentul se afl stocat pe server i un alt utilizator l-a deschis pentru editare; 3) Dac la o utilizare anterioar ai blocat accesul altor utilizatori pentru a preveni modificri ulterioare. Cum procedezi pentru a bloca subdocumentul? Cu documentul master deschis selectezi subdocumentul care va fi blocat (un clic pe pictograma document sau n interiorul acestuia). Acionezi butonul Lock Document (Blocare document) Outlining. Lng pictograma documentului va apare simbolul de blocare de pe bara .

Dac un subdocument este blocat, l poi debloca apsnd acelai buton Lock Document, care acioneaz ca un comutator.
EDITAREA SUBDOCUMENTELOR

Operaia de editare a subdocumentelor se realizeaz n mai multe moduri, funcie de locul i modul de vizualizare n care te afli: n modul de vizualizare Master Document execut dublu-clic pe pictograma subdocumentului; Restrnge (inhib) documentul i execut clic pe hiperlegtura subdocumentului; Deschide subdocumentul n locaia sa original, ntr-o fereastr nou.

DIVIZAREA I COMASAREA SUBDOCUMENTELOR

Pentru a reduce numrul de subdocumente ale unui master document ai posibilitatea s uneti (comasezi) dou subdocumente ntr-unul singur. i operaia invers este posibil, n sensul c, dac ai nevoie, poi mpri un subdocument n dou, dnd posibilitatea colaboratorilor s lucreze fiecare pe un document independent. Divizarea unui subdocument are ca efect crearea unui nou subdocument. Iat paii pe care trebuie s-i parcurgi: Extinde toate subdocumentele existente n documentul master (dac este necesar extinde toate titlurile subdocumentului). Verific subdocumentul s nu fie protejat (eventual deprotejeaz-l). Plaseaz punctul de inserare n acest subdocument acolo unde va ncepe al doilea subdocument, la nceputul rndului.

21

 Formateaz cu stilul Heading 1 rndul care va fi primul n noul subdocument (folosete meniul Style din bara de instrumente Formatting). Faci acest lucru pentru c acest prim rnd va da numele noului subdocument. Efectueaz un clic pe butonul Split Subdocument (Divizare document) din bara de unelte Outlining. Comasarea este operaia n urma creia coninutul a dou subdocumente este unit ntrunul singur. Iat cum procedezi: Selecteaz, dac este nevoie, modurile de vizualizare Outline i Master Document. Mut al doilea subdocument (cel care urmeaz s fie ataat) sub primul. terge toate rndurile goale i marcajele care se afl ntre cele dou subdocumente. Selecteaz ambele subdocumente. Efectueaz un clic pe pictograma de document a primului, apas i menine apsat tasta Shift, apoi execut un clic pe pictograma de document a celui de-al doilea subdocument. Efectueaz clic pe butonul Merge Subdocuments (Comasare subdocumente)
FORMATAREA SUBDOCUMENTELOR

de pe bara de instrumente Outlining.

Atunci cnd lucrezi cu subdocumente poi folosi oricare operaie de formatare. Ai posibilitatea s foloseti alte formatri dect cele ale documentului master sau s preiei caracteristicile acestuia i n subdocument. n cazul n care editorul Word detecteaz stiluri cu nume comun n documentul master i n subdocument vei fi avertizat, trebuind s indici ce anume doreti s se ntmple n continuare. Caseta de avertizare te anun c :Stilul <nume> exist i n subdocumentul pe care l adaugi i n documentul master. Doreti s redenumeti stilul folosit n subdocument?. n exemplul dat numele stilului este Continut. Iat variantele de rspuns:

1. Yes are ca efect adugarea cifrei 1 dup numele stilului coninut de subdocument, pstrnd astfel formatrile acestuia; 2. Yes to All pentru fiecare subdocument pstreaz intact stilul <nume>, adugnd cifre consecutive dup numele stilului, pentru a face diferenierea. Acest lucru l vei vedea n caseta Style din bara Formatting.

22

3. No acest rspuns comunic sistemului cererea de nlocuire a stilului subdocumentului cu cel al documentului master, pentru subdocumentul curent; 4. No to All l foloseti n momentul n care vrei s se aplice uniform stilul din documentul master tuturor subdocumentelor. Dac un subdocument conine stiluri care nu se gsesc n ablonul documentului master, editorul Word le va aduga pur i simplu la acest ablon. O alt operaie pe care o poi efectua asupra documentului master este modificarea salturilor de seciune. n momentul n care ai inserat subdocumentele ai observat c ele sunt separate prin salturi de seciune. (Acestea sunt vizibile dezactivnd modul de vizualizare Master Document). Poi modifica sau nlocui aceste salturi fie setnd alte opiuni n pagina Page Layout din caseta de dialog Page Setup, fie selectnd marcajul saltului de seciune i apsnd tasta Delete, dac doreti tergerea lui.
SALVAREA DOCUMENTELOR MASTER

Este bine ca atunci cnd creezi un document master s creezi un dosar separat pentru el i subdocumentele lui. Aceasta nu este o cerin obligatorie, este o recomandare. n cazul n care documentul master i subdocumentele lui sunt depozitate n dosare n care se gsesc i alte fiiere este posibil ca numele fiierelor subdocument s coincid cu numele altor fiiere din acel dosar. n acest caz numele fiierelor subdocument vor fi modificate printro extensie numeric. Atunci cnd ai deschis un document master i ai efectuat modificri ntr-un subdocument din interiorul lui, operaia de salvare a documentului master se va propaga pentru toate subdocumentele, Word-ul va salva n mod automat modificrile n toate fiierele subdocument. Aa cum ai aflat mai devreme, un subdocument nou creat n documentul master va fi salvat cu numele folosit ca titlu de nivel 1 din documentul master. Fiierul subdocument nou creat este salvat totdeauna n acelai dosar cu documentul master.
TIPRIREA UNUI DOCUMENT MASTER

Marele avantaj al crerii documentelor master este c i se permite tiprirea ntregului grup format din documentul master i subdocumentele lui deodat. Tiprirea o poi lansa din modurile de vizualizare Web Layout, Print Layout sau Normal. Din modul de vizualizare Outline poi tipri un rezumat al master documentului. naintea tipririi execut previzualizarea documentului cu comanda Print Preview (previzualizarea tipririi) din meniul File, pentru fiecare mod de vizualizare n parte.

23

Dac doreti s previzualizezi o pagin Web, selecteaz comanda Web Page Preview (previzualizare pagin Web) din meniul File. Tiprirea (din orice mod de vizualizare) o vei face alegnd comanda Print din meniul File sau apsnd combinaia de taste Ctrl+P (poi folosi i butonul Print unelte standard). din bara de

n cazul n care subdocumentele din documentul master sunt inhibate (sunt prezentate ca hiperlegturi), comanda de previzualizare sau tiprire are ca efect apariia unei casete de interogare prin care i se cere s precizezi dac doreti sau nu deschiderea subdocumentelor nainte de executarea comenzii propriu-zise.

Yes are ca efect deschiderea subdocumentelor i afiarea (tiprirea) coninutului lor. No afieaz (tiprete) doar documentul master i hiperlegturile subdocumentelor. n cazul n care doreti ca paginile documentului master i ale subdocumentelor s fie numerotate continuu, comut n modul de vizualizare Normal sau Print Layout i execut secvena Insert\Page Numbers i stabilete opiunile de numerotare.

CREAREA REFERINELOR NCRUCIATE

Referinele ncruciate (cross reference) sunt iruri de text care fac trimitere la alte locuri n document. Ele sunt afiate de obicei cu caractere cursive sau ntre paranteze, indicnd o anumit locaie din document, cum ar fi un capitol sau un numr de pagin. n cazul n care structura documentului se modific, Word-ul modific automat referinele locaiilor. Iat paii pe care trebuie s-i parcurgi pentru a crea referine ncruciate: Plaseaz punctul de inserare n locul n care doreti inserarea referinei ncruciate. Tasteaz textul care face trimiterea, urmat de un spaiu (de exemplu Vezi sau Vezi pagina). Din meniul Insert selecteaz opiunea Cross-reference (Referin ncruciat). Se deschide caseta de dialog Cross-Reference.

24

 Lista Reference type (Tip de referin) cuprinde tipul de articol la care faci trimiterea. n exemplul dat este selectat Heading (titlu), iar n lista For which heading (Pentru care titlu) sunt prezentate toate titlurile cuprinse n document, astfel ca executnd un clic pe un element al listei s indici locul unde s se fac saltul. Poi face trimitere spre semne de carte (bookmark), note de subsol (footnote), tabele (table), etc. Lista Insert reference to (Inserare referin la) i d posibilitatea s specifici ce informaie doreti s fie afiat n referin. Poi afia o referin la textul titlului (Heading text), la un numr de pagin (Page number), la numrul unui articol dintr-o list, etc. Selecteaz caseta de validare Insert as hyperlink (Inserare ca hiperlegtur) pentru ca referina s fie inserat sub forma unei hiperlegturi. Selecteaz sau deselecteaz caseta de validare Include above/below (Adaug deasupra/dedesubt) pentru ca aceste cuvinte s fie sau nu insearte, n funcie de poziia relativ a articolului la care se face referire. Apas butonul Insert pentru ca referina s fie inserat. Caseta de dialog rmne deschis, dndu-i posibilitatea s inserezi i alte referine. nchide caseta de dialog Cross-reference apsnd butonul Cancel . O referin ncruciat este nregistrat de editorul Word ca un cmp. Pentru a afia numele cmpului selecteaz meniul Tools, apoi Options, eticheta View i bifeaz caseta de validare Field Codes (Coduri de cmp).

25

CREAREA I MODIFICAREA UNUI INDEX

Atunci cnd lucrezi cu documente lungi ai nevoie s te deplasezi rapid n cadrul lor. Exist mai multe instrumente care i uureaz navigarea prin document, cum ar fi tabela de materii (cuprinsul), un tabel de figuri, un index sau referinele ncruciate. Editorul Word are ncorporate faciliti care permit crearea relativ simpl a unor componente ajuttoare pentru navigare: Tabela de materii (Table of Contents TOC) prezint o list cu toate titlurile de diferite niveluri (ai nvat despre aceasta n Cursul III-RPB-041-03); Tabelul de figuri (Table of Figures - TOF) prezint o list cu toate figurile din document; Tabel de trimiteri (Table of Authorities TOA) prezint lista cu cazuri citate n documente juridice, autori sau titluri de cri citate, etc.; Index prezint n ordine alfabetic intrri identificate, cu numerele de pagin respective. Referinele ncruciate (Cross-Reference) ndrum cititorul spre anumite pri ale documentului, pentru a obine mai multe informaii despre un anumit subiect. Indexul este creat ca un cmp de mari dimensiuni, colectnd intrri pe care le-ai identificat folosind markere speciale pentru index sau cuvinte sau expresii din liste create separat.

CREAREA UNUI INDEX DIN TEXTE MARCATE

Cum creezi indexul? Parcurgnd de sus pn jos un document, marcheaz fiecare cuvnt care trebuie s apar n index. Plaseaz apoi cursorul n locul n care doreti s apar indexul (de obicei se plaseaz la sfritul documentului) i d comanda de inserare index. S lum pe rnd fiecare pas i s detaliem. Selecteaz textul pe care doreti s-l marchezi. Selecteaz opiunea Index and Tables din meniul Insert. n caseta de dialog Index and Tables selecteaz eticheta Index i apas butonul Mark Entry. Se deschide caseta de dialog Mark Index Entry (poi deschide direct aceast caset apsnd combinaia de taste Alt+Shift+X).

26

 Cuvntul selectat apare n cmpul Main entry: (Textul principal al intrrii). Efectueaz un clic pe butonul Mark All pentru a marca toate apariiile cuvntului selectat n document sau butonul Mark pentru a marca doar aceast apariie a lui.

Caseta de dialog Mark Index Entry rmne deschis dup marcarea unei intrri, permindu-i s continui marcarea altor cuvinte. Pentru aceasta vei naviga n document mai departe i vei apsa butonul Mark sau Mark All de cte ori ntlneti un cuvnt pe care doreti s-l nscrii n index sau pentru a-i nregistra toate apariiile. Efectueaz un clic pe butonul Cancel atunci cnd ai terminat i doreti nchiderea ferestrei.
CASETA DE DIALOG MARK INDEX ENTRY

1. n caseta de dialog Main entry apare cuvntul pe care l-ai selectat. Ai posibilitatea s selectezi i s editezi acest text.

27

Atunci cnd doreti s nregistrezi sinonime pentru o intrare de index procedezi astfel: Selectezi textul i l nregistrezi ca intrare de index apsnd butonul Mark; Editezi n caseta Main entry cuvntul sinonim i apei butonul Mark;

n exemplul dat cuvntului modificrile iau fost nregistrate ca sinonime schimbrile i transformrile, prin editarea n caseta Main entry; Repei dac doreti acest pas sau treci mai departe, localiznd o alt intrare de index. 2. n caseta de dialog Subentry: nregistreaz intrrile secundare, adic acele intrri de index care sunt indentate sub o intrare principal, de ordin mai general. n exemplul urmtor cuvntului modificrile din text i-au fost nregistrate ca intrri secundare cuvintele: coninutului, unui capitol i unui pragraf. n index acestea sunt indentate sub cuvntul modificrile.

Iat cum realizezi acest lucru: Selecteaz modificrile); textul intrrii principale (n exemplul dat cuvntul

Deschide caseta de dialog Mark Index Entry (poi apsa combinaia de taste Alt+Shift+X). Cuvntul selectat este afiat n caseta Main entry (intrarea principal); Tasteaz textul intrrii secundare n caseta Subentry: (de exemplu coninutului); Efectueaz clic pe butonul Mark; Dac vrei s mai introduci un text secundar pentru aceeai intrare principal (modificrile), tasteaz textul n caseta Subentry: (de exemplu: unui capitol). Poi repeta acest pas de cte ori doreti, funcie de cte intrri secundare mai doreti s introduci n index.

28

3. Zona Options i permite s specifici locaia unde va fi afiat o intrare de index.

Cross-reference (referin ncruciat) face trimiterea nu la un numr de pagin, ci la o alt intrare din index. Cuvntul See (vezi) apare deja n aceast caset, urmnd ca tu s specifici doar numele referinei ncruciate la care s se fac trimiterea (n exemplul dat pentru intrarea principal modificrilor referina se numete PRECIZARE). Current page (Pagina curent) este opiunea prestabilit. Cnd ai localizat o intrare de index, editorul Word i nregistreaz pagina pe care se situeaz ea. Folosind butonul Mark All automat se creeaz o list cu toate paginile n care este localizat respectivul cuvnt (respectiva intrare). Page range Bookmark (Semn de carte pentru un domeniu de pagini) - i permite s specifici pentru o intrare de index un domeniu de pagini. Pentru aceasta: Selecteaz domeniul de pagini din document; Insereaz un semn de carte Insert => Bookmark;

Deschide fereastra de dialog Mark Index Entry (pentru rapiditate folosete combinaia de taste Alt+Shift+X) i selecteaz caseta Page range Bookmark.

29

 n caseta Main entry indic textul intrrii principale pentru index (n exemplul dat uea).

Selecteaz Page range Bookmark i din lista derulant selecteaz numele semnului de carte. Apas butonul Mark i apoi nchizi fereastra sau reiei pentru alt domeniu. Cnd va fi creat indexul, pentru aceast intrare va fi indicat tot domeniul de pagini. 4. Page Number Format (Formatarea numrului de pagin) i permite s formatezi intrrile de index folosind caractere aldine sau cursive pe msur ce le creezi.

CREAREA INDEXULUI
Crearea propriu-zis a indexului este o operaie asementoare cu crearea cuprinsului. 1. Plaseaz punctul de inserare n locul unde doreti s apar indexul (de obicei la sfritul documentului); 2. Selecteaz opiunea Index and Tables din meniul Insert (dac este necesar selecteaz eticheta Index).

30

3. Valideaz casete Right align page number (Alinierea la dreapta a numrului de pagin) dac doreti ca numrul paginii pe care se gsete intrarea s fie plasat n partea dreapt a ei. Caseta Tab leader este activ n aceast situaie i poi stabili tipul de element de legtur ntre intrare i numrul paginii. n cazul n care nu validezi caseta Right align page number numrul paginii este afiat imediat lng numele intrrii, iar caseta Tab leader este inactiv. n continuare este dat un exemplu comparativ:

4. Din lista Formats: alegi un format de prezentare pentru index. Poi selecta pe rnd fiecare opiune i n caseta Print Preview vei vedea fiecare format care se poate atribui indexului.

5. Indic formatul intrrilor din index Type bifnd una din cele dou opiuni: Indented afieaz intrrile secundare sub cele principale; Run-in intrrile secundare sunt afiate pe aceeai linie cu cele principale; casetele Right align page number i Tab leader sunt automat dezactivate. 6. Stabilete numrul de coloane din index, completnd caseta Columns. (Dac indexul conine multe intrri scurte, poi crea indexul pe mai mult de dou coloane, vei economisi pagini). 7. (Opional poi schimba limba pe care doreti s o foloseti pentru editarea indexului). 8. Efectueaz clic pe butonul OK i indexul este generat automat.

31

REFORMATAREA I ACTUALIZAREA INDEXULUI

Dup inserarea indexului n document l poi reformata manual sau poi reformata text la anumite niveluri, modificnd stilurile de index. 1. Afieaz caseta de dialog Index and Tables. Eticheta Index trebuie s fie selectat. Efectueaz un clic pe butonul Modify. Se deschide caseta Styles. n lista Styles selecteaz stilul pe care doreti s-l modifici. Execut clic pe butonul Modify. Se deschide caseta Modify Style n care poi opera modificrile dorite.

2. Din meniul Format selecteaz opiunea Style , apoi selecteaz numele stilului pe care l modifici i folosete n continuare butonul Modify.(despre aceasta ai nvat n Cursul III-RPB-041-31). n cazul n care, dup inserarea indexului n document, mai marchezi i alte intrri de index sau modifici structura documentului (locaiile intrrilor se modific) este necesar s actualizezi indexul. Actualizarea o faci plasnd punctul de inserare n interiorul indexului i apsnd tasta F9 sau executnd clic-dreapta i alegnd din meniul rapid opiunea Update Field (actualizare cmp).

CREAREA INDEXULUI PE BAZA UNEI LISTE

Ai posibilitatea s generezi un index i prin folosirea unei liste de cuvinte i expresii creat anterior, n loc s marchezi cuvintele ca intrri de index. Iat cum procedezi: Creaz un document nou. Insereaz un tabel cu dou coloane (Insert => Table).

32

 n prima coloan (cea din stnga) scrie cuvntul exact aa cum apare n document (respect tipul de liter, majuscule i litere mici). n coloana a doua, cea din dreapta, scrie intrarea de index aa cum vrei s apar la generarea acestuia. Continu s completezi celelalte rnduri cu fiecare intrare de index. Salveaz documentul. Deschide documentul n care doreti s creezi indexul.

Din meniul Insert selecteaz opiunea Index and Tables. Eticheta Index trebuie s fie selectat. Efectueaz un clic pe butonul AutoMark. Se deschide caseta de dialog Open.

Efectueaz dublu-clic pe numele fiierului creat anterior, cel care conine lista cu intrri de index. Editorul Word localizeaz i marcheaz toate cuvintele sau expresiile respective din document.

33

 Plaseaz cursorul n locul n care doreti s inserezi indexul (de obicei la sfritul documentului). Selecteaz din nou opiunea Index and Tables din meniul Insert i efectueaz clic pe butonul OK.

Dac actualizezi un index creat anterior, Word-ul te va ntreba dac doreti nlocuirea vechiului index i va trebui s execui clic pe Yes. (Poi alege din meniul rapid (clic dreapta) opiunea Update Field pentru a face n orice moment actualizarea indexului).

EFECTUAREA DE CALCULE N INTERIORUL TABELELOR

n Cursul II-RPB-041-02 ai nvat s creezi i s formatezi tabele n Word. Atunci ai aflat c n interiorul tabelelor din Word se pot efectua calcule (fr a ajunge totui la performanele Excel-ului). Editorul Word nu atribuie numere de referin celulelor dintr-un tabel, de aceea formulele trebuie s se refere la celule prin specificarea direciei (Left=stnga, Right=dreapta, Above=deasupra, Below=dedesubt) sau printr-un nume de semn de carte. De obicei referinele din formule se scriu cu majuscule. Rndurile sunt numerotate de sus n jos, iar coloanelor li se atribuie litere n ordine alfabetic, de la stnga spre dreapta. Pentru a indica un domeniu de celule, utilizeaz semnul : (dou puncte) ntre dou referine; ntre paranteze scrie referina primei i ultimei celule care fac parte din domeniu; de exemplu (D3:D5) se refer la celulele D3, D4 i D5. Un domeniu cuprinde un bloc contiguu, care se poate ntinde pe mai multe rnduri i coloane (C2:E6). Not: Atunci cnd faci referire la un domeniu trebuie s ai grij ca acesta s nu conin celule goale sau valori non-numerice, deoarece Word-ul va efectua calculele doar pentru a poriune din domeniul specificat de tine, nu pentru tot domeniul. Orice formul ncepe neaprat cu semnul = (egal).

34

ntr-un tabel sunt folosii toi operatorii matematici uzuali, iar formulele complexe pot conine mai muli operatori,de exemplu: =(B2+B3)*(B5/B4). MEDIA ARITMETIC S lucrm pe un exemplu pornind de la un tabel completat cu date. Pe ultimul rnd vom calcula media valorilor pe fiecare coloan, apoi vom face pe coloana Total suma valorilor pentru fiecare persoan (pe fiecare rnd) i suma total (pe coloan).

Pentru a aduga formula care va calcula media valorilor pe coloana Sptmna 1, plaseaz cursorul n celula vid de la baza acelei coloane. Selecteaz din meniul Table opiunea Formula. Se deschide caseta de dialog Formula, care deja are n caseta Formula: sugerat o formul. terge coninutul acestei casete, pstrnd doar semnul = (egal). Din caseta Paste function: alege AVERAGE (medie). Aceast funcie este inserat n caseta Formula:.Punctul de inserare clipete ntre cele dou paranteze.

Tasteaz ABOVE (deasupra), indicnd astfel direcia de citire a domeniului de celule. Not: Word-ul include toate valorile din direcia specificat de tine pn cnd ntlnete o valoare non-numeric sau o celul goal. Din lista derulant a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat. Efectueaz clic pe butonul OK. Dup cum vezi insearea de formule este o operaie relativ simpl. S calculm media valorilor pe coloana Sptmna 2, referindu-ne de ast dat la un domeniu de celule. Iat cum vei proceda: Plaseaz cursorul n celula vid de la baza acelei coloane.

35

 Selecteaz din meniul Table opiunea Formula. Se deschide caseta de dialog Formula, care deja are n caseta Formula: sugerat o formul. terge coninutul acestei casete, pstrnd doar semnul = (egal). Din caseta Paste function: alege AVERAGE (medie). Aceast funcie este inserat n caseta Formula:.Punctul de inserare clipete ntre cele dou paranteze. Indic domeniul de celule pentru care vrei s se calculeze media. Pentru tabelul din exemplul dat coloana este C, iar rndurile domeniului sunt 2,3 i 4, deci vei indica domeniul (C2:C4). (Rndurile sunt numerotate de sus n jos, iar coloanelor li se atribuie litere n ordine alfabetic, de la stnga spre dreapta).

Din lista derulant a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat. Efectueaz clic pe butonul OK.

Not: Referinele la formule sunt absolute (fixe). De aceea dac ulterior adaugi/tergi un rnd sau o coloan, va trebui s refaci manual formula, pentru c ea nu este actualizat automat, ca n Excel. Nu sunt adaptate referinele nici dac execui copiere. Repet operaia de calcul a mediei i pentru coloana Sptmna 3. Ai de ales una din cele dou metode descrise mai sus, sau poi copia formula deja creat i s o lipeti n a treia coloan. n acest ultim caz dup copiere deschide caseta de dialog Formula i modific domeniul de celule (n loc de C2:C4 vei scrie D2:D4). SUMA VALORILOR Pentru calculul sumei valorilor pe rnd vei proceda identic, numai c funcia folosit va fi SUM. Aa cum ai aflat n Cursul II-RPB-041-02 poi obine rapid nsumarea datelor folosind butonul AutoSum de pe bara de instrumente Tables and Borders. Pentru de pe bara de aceasta afieaz aceast bar folosind butonul Tables and Borders instrumente standard sau din meniul View, opiunea Toolbars. Iat cum procedezi pentru primul rnd: Plaseaz cursorul n coloana Total, pe ultima celul a rndului, acolo unde doreti s obii suma valorilor.

36

 Apas butonul AutoSum. Suma valorilor este automat introdus i calculat n acest cmp. Pentru rndul doi (de valori) s calculm suma valorilor, folosind caseta Formula. Pentru aceasta: Plaseaz cursorul n coloana Total, pe ultima celul a rndului doi. Parcurgi secvena Table => Formula. n caseta Formula: este sugerat o formul. terge coninutul acestei casete, pstrnd doar semnul = (egal). Din caseta Paste function: alege SUM. Aceast funcie este inserat n caseta Formula:.Punctul de inserare clipete ntre cele dou paranteze. Indic direcia de nsumare LEFT (stnga). Din lista derulant a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.

Efectueaz clic pe butonul OK.

Pentru rndul trei (de valori) vom face nsumarea datelor indicnd un domeniu de celule. Pentru aceasta: Plaseaz cursorul n coloana Total, pe ultima celul a rndului trei. Parcurgi secvena Table => Formula. n caseta Formula: este sugerat o formul. terge coninutul acestei casete, pstrnd doar semnul = (egal). Din caseta Paste function: alege SUM. Aceast funcie este inserat n caseta Formula:.Punctul de inserare clipete ntre cele dou paranteze. Indic domeniul de celule pentru care faci adunarea (B4:D4, deoarece i capul de tabel ocup un rnd) sau 4:4, ceea ce pentru editor nseamn toate valorile de pe rndul 4.

37

 Din lista derulant a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat.

Efectueaz clic pe butonul OK.

Not: Aa cum ai vzut adineauri, pentru a specifica un rnd sau o coloan ntreag introduci n numele domeniului acelai nume de rnd sau de coloan n ambele pri ale semnului dou puncte: 4:4 pentru datele de pe ntregul rnd 4, sau E:E pentru toate datele de pe coloana E. Pn n acest moment tabelul arat astfel:

Pentru a calcula suma datelor ai posibilitatea s foloseti ca referin i semne de carte. Cum procedezi? Selecteaz domeniul de celule care vor trebui adunate. Insereaz un semn de carte (Bookmark). Pentru aceasta folosete secvena Insert => Bookmark. Pentru exemplul nostru semnul de carte se numete toate_valorile. Plaseaz cursorul n ultima celul din tabel, acolo unde doreti nsumarea valorilor.

38

 Deschide caseta de dialog Formula. n caseta Formula trebuie s fie doar semnul = (egal).

Din lista derulant a casetei Number format alege un format numeric pentru rezultat. Din lista derulant a casetei Paste bookmark selecteaz numele semnului de carte. Acesta este nregistrat automat n caseta Formula, dup semnul egal. Efectueaz clic pe butonul OK.

Not: Chiar dac ai selectat doar o parte din valorile aflate deasupra i n stnga locului n care faci nsumarea, Word-ul va nsuma toate datele aflate pe acele rnduri i coloane. n exemplul anterior a fost selectat domeniul B2:D4, dar suma se va face pentru domeniul B2:E4. Trebuie s ii cont de acest lucru atunci cnd foloseti semnele de carte pentru calcul n tabele! CALCULE CU DATE DIN ALTE TABELE Editorul Word i permite s faci calcule ntr-un tabel folosind date din alt tabel situat n acelai document. Iat ce ai de fcut: Selecteaz tot tabelul din care vrei s aduci valori. Atribuie-i un nume de semn de carte. Pentru aceasta folosete secvena Insert => Bookmark. Pentru exemplul nostru semnul de carte se numete tabelul2.

39

Plaseaz punctul de inserare n celula n care vrei s efectuezi calculele.

Deschide caseta de dialog Formula. n caseta Formula trebuie s fie doar semnul = (egal). Selecteaz din caseta Paste function funcia pe care doreti s o inserezi. Punctul de inserare fiind plasat ntre parantezele funciei, selecteaz din caseta Paste bookmark numele semnului de carte (tabelul din care faci citirea datelor). Poi scrie formule combinate, care s realizeze calcule mai complexe. Alege tipul de format numeric pentru rezultatul calculelor (utilizeaz caseta Number format). Execut clic pe butonul OK. n exemplul dat anterior punctul de inserare a fost plasat pe primul rnd al primului tabel, n coloana Total. Scriem formula care s adune valorile primului rnd din tabelul principal (de la Sptmna 1 pn la Sptmna 3) (SUM(B2:D2)) cu valorile aflate pe primul rnd al tabelului al doilea, cruia i-am atribuit ca nume de semn de carte tabel2 (SUM(tabel2 2:2)). Formula va fi: =SUM(B2:D2)+SUM(tabel2 2:2) sau =SUM(B2:D2)+SUM(tabel2 B2:D2)

CREAREA DOCUMENTELOR COMPUSE (MAIL MERGE)

Dac doreti, aplicaia Word te ajut s expediezi prin pot un articol mai multor persoane. Acest lucru l vei realiza cu ajutorul utilitarului de compunere a mesajelor potale Mail Merge. Acesta combin automat textul unui document cu numele, adresa i alte informaii ale destinatarilor pentru a realiza scrisori tip personalizate, etichete de coresponden, plicuri, cataloage, liste telefonice, orare, .a., practic crend documente compuse. Pentru a genera un document compus vei combina dou elemente: un document principal i o surs de date. Documentul principal (Main document) conine textul pe care doreti s-l transmii (distribui) i cmpuri care indic editorului Word datele ce trebuie inserate ntr-o anumit locaie. Sursa de date (Data source) conine informaiile care vor fi inserate n documentul principal (numele destinatarilor, adresele lor, etc.). Aceast surs de date poate fi un fiier Microsoft Excel sau Microsoft Access, o agend de adrese Microsoft Outlook, un

40

document Microsoft Word, etc. Obligatoriu este ca sursa de date s fie mprit n nregistrri i cmpuri. ntr-un tabel surs de date: primul rnd este antetul, care indic numele fiecrui cmp; fiecare rnd este considerat o nregistrare; fiecare coloan reprezint un cmp sau o categorie de informaii.

Atunci cnd realizezi documente compuse (prin intermediul utilitarului Mail Merge Helper) ai posibilitatea ca: pentru fiecare nregistrare s creezi o copie a documentului; s sortezi sau filtrezi nregistrrile din sursa de date i abia apoi s lansezi procesul de compunere, evitnd crearea multor copii pentru acelai document.

Pentru a lansa utilitarul Mail Merge Helper parcurgi secvena Tools => Mail Merge. Se deschide utilitarul Mail Merge Helper care te ghideaz n parcurgerea celor trei pai importani n realizarea documentelor compuse: crearea documentului principal (Main document), definirea sursei datelor (Data source), compunerea datelor n documentul principal (Merge the data with the document).

CREAREA UNUI DOCUMENT PRINCIPAL

Documentul principal (int pentru datele compuse) poate fi creat cu ajutorul aplicaiei Mail Merge Helper (va fi creat vid i ulterior vei introduce textul) sau poate fi creat ntrun alt moment i transformat n document principal folosind utilitarul Mail Merge Helper (spre exemplu o scrisoare tip). Deschide documentul creat anterior (scrisoarea). Din meniul Tools selecteaz comanda Mail Merge.

41

 Execut un clic pe butonul Create din caseta de dialog Mail Merge Helper. Din lista de opiuni alege tipul de document pe care l creezi.

Form Letters (Scrisori tip) l vei folosi pentru a crea scrisori, invitaii, facturi, orice tip de document compus pentru care vei tipri un document pentru fiecare nregistrare. Mailing Labels (Etichete de coresponden) i va permite s creezi etichete sau alte documente care includ blocuri de date care se repet pe o pagin. Alegnd acest tip de document principal, te vei folosi de casetele de dialog Label Options (Opiuni pentru etichete) i Create Label (Creare etichet) pentru a formata i aduga cmpuri n document. Envelopes (Plicuri) i d posibilitatea s creezi un plic pentru fiecare nregistrare din sursa de date. Vei folosi casetele de dialog Envelope Options (Opiuni pentru plicuri) i Create Envelope (Creare plic) pentru a configura formatul plicului i a aduga cmpuri la acesta. Catalog te ajut s creezi o list sau un catalog (numere de telefon, clieni, salariai,etc.). Vei fi ntrebat dac doreti s foloseti documentul activ sau creezi un document nou:

42

Dup ce ai efectuat clic pe butonul de opiune editorul Word creeaz un document principal vid sau va converti documentul deschis (scrisoarea) n document principal, apoi va reveni n caseta de dialog Mail Merge Helper.

Dac documentul compus pe care l-ai creat conine cmpuri cu text sau elemente grafice, este bine ca n acest moment s nchizi caseta de dialog Mail Merge Helper, s le introduci i formatezi, i abia apoi s adaugi cmpurile din sursa de date. Pentru aceasta apas butonul Edit i selecteaz numele documentului din meniul pop-up, fie nchide caseta de dialog Mail Merge Helper apsnd butonul Cancel, editeaz i apoi redeschide-o.
MODIFICAREA DOCUMENTULUI PRINCIPAL

Ai posibilitatea s schimbi tipul documentului principal dup creare sau s l reconverteti n document Word normal. Pentru aceasta parcurgi urmtorii pai: Cu documentul principal deschis selecteaz comanda Mail Merge din meniul Tools. Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschis, efectueaz un clic pe butonul Create din zona Main Document. Selecteaz un alt tip de document din meniul pop-up, pentru a schimba tipul documentului principal. Editorul Word te ntreab dac doreti s schimbi tipul documentului (Change Document Type) sau s creezi un nou document principal (New Main Document).

Reconvertirea documentului principal n document normal se face alegnd opiunea Restore to Normal Word Document (Revenire la un document normal Word) din meniul pop-up al butonului Create. Aceasta nseamn c vor fi elimitate toate asocierile cu sursa de date, deci

43

documentul nostru nu mai este document principal. i se va cere confirmarea continurii acestei aciuni.

Indiferent dac ai schimbat tipul documentului sau dac ai reconvertit documentul principal n document simplu, s-a revenit n caseta de dialog Mail Merge Helper.

SURSA DE DATE
Dup crearea documentului principal va trebui s specifici sursa de date (locul de unde se va face citirea informaiilor). Aceast surs de date poate fi creat anterior sau o poi crea acum. Pentru aceasta: Cu documentul principal deschis selecteaz comanda Mail Merge din meniul Tools. Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschis, efectueaz un clic pe butonul Get Data (Obine date) din zona Data source.

Din meniul pop-up alege Create Data Source (Creaz sursa de date) n cazul n care doreti s creezi un fiier baz de date. Open Data Source i permite s deschizi o surs de date existent. Use Address Book (Utilizarea agendei de adrese) l vei folosi atunci cnd numele, adresele sau alte informaii sunt stocate deja n agenda de adrese e-mail din Microsoft Exchange Server.

44

 Header Option (Opiuni pentru antet) o vei folosi pentru a crea o surs alternativ de anteturi pe care o vei folosi simultan cu un alt fiier surs de date. Din acest pas, n funcie de ce opiune ai ales, casetele de dialog sunt diferite, deci vom discuta pe rnd despre fiecare.
CREAREA UNEI NOI SURSE DE DATE

Folosind utilitarul Mail Merge Helper vei putea crea un nou document Word ca surs de date. Vei selecta cmpurile pe care le va conine fiierul surs de date i apoi vei introduce informaiile. Pentru aceasta: Cu documentul principal deschis selecteaz comanda Mail Merge din meniul Tools. Caseta de dialog Mail Merge Helper fiind deschis, efectueaz un clic pe butonul Get Data (Obine date) din zona Data source. Din meniul pop-up alege Create Data Source (Creaz sursa de date). Se deschide caseta de dialog Create Data Source.

Primul lucru pe care l faci este s stabileti ce cmpuri vor fi incluse n baza de date. O list cu numele de cmp cel mai des utilizate se afl n partea dreapt a casetei. Pentru a elimina un cmp din aceast list selecteaz-l i apas butonul Remove Field Name (Elimin numele cmpului). Dac doreti s introduci un nume nou de cmp, tasteaz-l n caseta Field name (Numele cmpului) i apas butonul Add Field Name (Adaug nume de cmp). Ordinea de apariie n baza de date o stabileti cu ajutorul butoanelor de mutare din partea dreapt a ferestrei, innd cont de faptul c Word-ul adaug cmpuri la noul tabel surs de date de la stnga la dreapta. Not: Numele de cmpuri nu trebuie s conin spaii.

45

 Efectueaz un clic pe butonul OK pentru a se nchide caseta de dialog Create Data Source. Word deschide caseta de dialog Save As care i permite s dai un nume fiierului surs de date i s indici locaia unde s fie salvat, apoi apas butonul Save. Vei fi ntrebat dac doreti s adaugi nregistrri noi la sursa de date sau s adaugi cmpuri de compunere la documentul principal.

Apsnd butonul Edit Data Source (Editare surs de date) se va deschide formularul de date (Data Form).

Vei completa pe rnd fiecare cmp, iar navigarea de la un cmp la altul o vei face cu ajutorul tastei Tab. Continui pn la completarea ntregului formular, apoi va trebui s apei Enter sau butonul Add New. Word-ul va memora datele pentru nregistrarea respectiv i va afia o nou nregistrare vid. Dup memorarea tuturor nregistrrilor apas butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Data Form.
EDITAREA DATELOR

Poi deschide formularul de date n orice moment pentru a vizualiza sau a edita datele. Deschide Mail Merge Helper. Efectueaz clic pe butonul Edit din zona Data Source.

Din meniul pop-up selecteaz numele sursei de date. Se deschide caseta de dialog Data Form. Folosete butonul Find sau butoanele cu sgei de la baza casetei pentru a localiza o anumit nregistrare.

46

Selecteaz cmpul i editeaz datele.

Efectueaz clic pe butonul OK pentru a salva modificarea, sau pe butonul Restore pentru a anula modificrile i a reveni la starea iniial a nregistrrii.
VIZUALIZAREA DOCUMENTULUI SURS DE DATE

Poi vizualiza sau edita datele direct n documentul surs de date parcurgnd paii: Deschide Mail Merge Helper. Efectueaz clic pe butonul Edit din zona Data Source.

Din meniul pop-up selecteaz numele sursei de date. Se deschide caseta de dialog Data Form. Efectueaz clic pe butonul View Source (Vizualizare surs). Editorul Word deschide documentul surs de date, care arat ca cel din figura urmtoare:

Aici poi face adugri, tergeri sau modificri oricror nregistrri doreti. Vei observa c a fost afiat bara de instrumente Database de care te poi servi pe timpul lucrului la baza de date. Descrierea acesteia este fcut la paragraful Gestionarea surselor de date, n continuarea leciei. Salveaz documentul, apoi nchide-l.

UTILIZAREA DATELOR DIN ALTE PROGRAME

Ca surs de date poi folosi fiiere de date create cu alte programe din pachetul Office, cum ar fi Access sau Excel. Pentru a deschide o astfel de surs de date: Deschide caseta de dialog Mail Merge Helper, efectueaz clic pe butonul Get Data i selecteaz comanda Open Data Source din meniul pop-up. date. Din meniul Files of Type (Tipul de fiier) alege tipul fiierului surs de

47

Selecteaz fiierul i efectueaz clic pe butonul Open.

Not: n cazul n care fiierul surs de date este foarte mare i nu vrei s-l nglobezi n documentul principal, selecteaz caseta de validare Select Method care va face doar legtura celor dou fiiere, fr includere. Dac ai selectat un fiier de date Excel, Word-ul te va ntreba dac deschizi toat foaia de calcul sau un anumit domeniul de celule. Dac deschizi o baz de date Access, poi selecta un anumit tabel i o interogare. n cazul n care doreti s compui doar anumite date din fiierul surs de date, l poi interoga i apoi poi plasa doar nregistrrile care satisfac interogarea ntr-un nou fiier surs de date. Pentru aceasta n fereastra Open Data Source execut clic pe butonul MS Query. Va fi lansat programul MS Query care te va ajuta s alegi doar ceea ce corespunde intereselor tale. Word-ul salveaz datele selectate ntr-un document nou ca surs de date pentru documentul principal.

48

IMPORTUL DATELOR DINTR-O AGEND DE ADRESE

Atunci cnd ai nevoie de nume, adrese sau alte informaii cuprinse n agenda de adrese email din Microsoft Exchange Server, Outlook, Schedule+7.0 sau alt program, deschide caseta de dialog Mail Merge Helper, execut clic pe butonul Get Data i selecteaz comanda Use Address Book (Utilizarea agendei de adrese). Se deschide caseta de dialog Use Address Book. Selecteaz programul de pot a crui agend de adrese o vei folosi i execut clic pe butonul OK.

Apare un mesaj prin care eti ntiinat c nu exist cmpuri de compunere n documentul principal i i se propune sl editezi.

Apsarea butonului Edit Main Document va avea ca efect revenirea n documentul principal i poi s ncepi inserarea cmpurilor de compunere din noua surs de date.
GESTIONAREA SURSELOR DE DATE

Odat creat sursa de date poi aduga, terge sau modifica numele cmpurilor n dou moduri: afiezi tabelul surs de date (despre aceasta am vorbit mai devreme) sau foloseti caseta de dialog Manage Fields (Gestionare cmpuri). Pentru aceasta procedeaz astfel: Din meniul Tools selectezi opiunea Mail Merge. Deschide sursa de date efectund un clic pe butonul Get Data i alegnd-o din lista derulant. Efectueaz clic pe butonul Edit. Se deschide caseta de dialog Data Form, iar n aceast caset apas butonul View Sourse (Vizualizare surs).

49

 Dup cum observi este afiat automat bara de instrumente Database pe care o vei folosi n continuare.

Efectuezi clic pe butonul Manage Fields (Gestionare cmpuri) pentru a deschide caseta de dialog Manage Fields. Aceasta i permite s intervii asupra oricrui cmp modificndu-l, tergndu-l, redenumindu-l sau s creezi alte cmpuri noi.

ADUGAREA CMPURILOR DE COMPUNERE

Urmtorul pas pe care l ai de fcut dup crearea documentului principal i a sursei de date este adugarea cmpurilor de compunere la documentul principal. Te vei folosi de bara de instrumente Mail Merge.

Modul de lucru este bazat pe un ablon general valabil pe care l vei folosi, indiferent ce fel de document principal te-ai hotrt s creezi i ce fel de fiier baz de date foloseti:

50

Deschide documentul principal. Selecteaz i deschide sursa de date.

Adaug cmpurile de compunere folosind butoanele de pe bara Mail Merge.

CONFIGURAREA SCRISORII TIP

Dac lucrezi cu o scrisoare tip, plaseaz punctul de inserare n locul n care doreti s apar datele cmpului i apoi selecteaz cmpul folosind meniul Insert Merge Field (Inserare cmp de compunere) de pe bara de instrumente Mail Merge. (Mai multe despre cmpurile de date vei afla parcurgnd n continuare lecia, n paragraful Inserarea unui cmp).
CONFIGURAREA ETICHETELOR DE CORESPONDEN

Dac vrei s configurezi un document cu etichete de coresponden (Mailing Labels) vei folosi instrumentele de formatare a etichetelor din Word. Vei observa c butonul Edit din zona Main Document se transform n Setup, pentru ca tu s poi ajusta aezarea n pagin a etichetelor n orice moment.

51

Dup selectarea sursei de date vei configura formatul etichetei. Din caseta de dialog Label Options selecteaz un produs etichet i un numr de produs i efectueaz clic pe butonul OK.

Se deschide caseta de dialog Create Labels i din meniul pop-up al butonului Insert Merge Field selecteaz primul cmp care va fi inserat n etichet. Te poi folosi i de butonul Insert Postal Bar Code (Inserare cod potal de bare), indicnd cmpurile din etichet care conin codul potal i informaiile de adres (strada). (Mai multe lucruri despre generarea etichetelor vei afla parcurgnd pn la sfrit aceast lecie).
CONFIGURAREA PLICURILOR

Deschide caseta de dialog Mail Merge Helper. Ca tip de document principal alege Envelope (Plic).

Selecteaz o surs de date. Se va deschide caseta de dialog Envelope Options care-i permite s stabileti dimensiunea plicului i formatul adresei destinatarului.

Efectueaz clic pe butonul OK i se deschide caseta de dialog Envelope address. n zona Sample envelope address (Monstr de adres de plic) introdu text sau folosete butonul Insert Merge Field pentru a aduga cmpuri. Te poi folosi i de butonul Insert Postal Bar Code (Inserare cod potal de bare), indicnd cmpurile din etichet care conin codul potal i informaiile de adres (strada).

52

 Apas butonul OK i apoi nchide fereastra Mail Merge Helper . Plicul va arta ca cel din figur:

CREAREA DOCUMENTELOR COMPUSE

Pentru a efectua o ultim verificare naintea iniierii procesului de compunere vei determina simularea n Word a compunerii, urmat de detectarea erorilor i vei parcurge vizual documentul, pentru a te asigura c totul este aa cum doreai. Selecteaz din meniul Tools opiunea Mail Merge.

53

 n caseta de dialog Mail Merge Helper efectueaz clic pe butonul Merge. Este afiat caseta de dialog Merge.

n cmpul Merge to... specific destinaia de compunere. New document (Document nou) o vei alege dac doreti ca documentele compuse s fie inserate ntr-un singur document Word extins, separndu-le prin salturi de seciune. Printer (Imprimant) i permite s trimii la imprimant documentul compus; va deschide caseta de dialog Print de unde vei alege opiunile de tiprire. Electronic Mail determin compunerea ntr-un document de e-mail. n acest caz devine activ i vei folosi butonul Setup.

Apas butonul Setup pentru a deschide caseta de dialog Merge To Setup.

Selecteaz cmpul de date care conine adresa de e-mail sau fax;

n cmpul Mail message subject line (Linia de subiect pentru mesaj) scrie de doreti s apar n linia de subiect pentru documentele eamail compuse;

54

 Bifeaz (opional) caseta de validare Send document as attachement (Trimite documentul ca fiier ataat) pentru ca documentul compus s fie expediat ca fiier ataat, altfel el va fi trimis ca un text obinuit n cadrul mesajului e-mail. n seciunea Records to be merged (nregistrri care vor fi compuse) selecteaz un domeniu de nregistrri pentru procesul de compunere. Specific dac doreti sau nu s se tipreasc rndurile goale n documentele compuse atunci cnd un cmp al unei nregistrri nu conine date. Pentru aceasta n seciunea When Merging Records (Cnd compui cmpurile) alege: Dont print blank lines when data fields are empty (Nu tipri rnduri goale cnd cmpurile de date sunt vide), cernd editorului Word ca dac lipsete un cmp (nu are date) s nu lase o linie goal, ci s o elimine, pentru a nu crea spaii inutil. Print blank lines when data fields are empty (Tiprete rnduri goale cnd cmpurile de date sunt goale) determin lsarea unei linii goale chiar dac nu sunt date n acel cmp. Efectueaz clic pe butonul Check Errors pentru a depista erorile de date. Alege modul n care vrei s fii informat despre posibilele erori, apoi apas butonul OK i vei reveni n caseta de dialog Merge.

Butonul Query Options (Opiuni de interogare) l foloselti dac doreti s filtrezi sau sortezi nregistrrile din dursa de date. Execut clic pe butonul Merge pentru a crea noul document. Dac exist erori de date se deschide caseta de dialog Invalid Merge Field (Cmp de compunere invalid) sau vei vedea mesaje care descriu problemele aprute. Corecteaz eventualele erori i apoi deruleaz fiecare document compus pentru a vedea dac mai sunt necesare alte retuuri. Poi ignora acest nou document creat i s foloseti documentul principal.

CREAREA ETICHETELOR
Pe parcursul acestei lecii am discutat despre configurarea etichetelor de coresponden. n Cursul III-RPB-041-03 ai aflat cum se creeaz plicurile pentru coresponden. n final vei putea combina cunotinele acumulate pentru a-i crea plicurile i etichetetele necesare corespondenei proprii. Etichetele necesit un tratament special, deoarece, n general se tipresc pe foi care conin mai multe etichete. Aplicaia Word simplific procesul de formatare, permite tiprirea unei etichete pe o pagin sau o pagin plin cu etichete. Pentru a crea etichete trebuie s parcurgi urmtorii pai:

55

Utilizeaz comanda Envelopes and Labels din meniul Tools.

Este afiat caseta de dialog Envelopes and Labels; execut clic pe fia Labels.

n cmpul Address: insereaz adresa pe care vrei s o tipreti sau apas i selecteaz din lista afiat adresa persoanei pentru

butonul Address Book care vrei eticheta.

n cazul n care doreti ca documentul s se ntoarc (retur) la o anumit adres, bifeaz caseta de validare Use return address. Not: Folosete secvena Tools => Optins => User Information i trece-i adresa de e-mail n caseta Mailing address. De acum bifarea casetei de validare Use return address are ca efect indicarea adresei tale ca recipient pentru retur al documentului. (Opional) Selectezi caseta de validare Delivery point barcode pentru a aduga la adres un cod de bare. Cnd eticheta are dimensiuni foarte mici, aceast caset de validare este afiat estompat, nefiind suficient spaiu pentru tiprirea codului de bare. n zona Print poi stabili modul de tiprire al etichetelor: Full page of the same label (Toat pagina cu aceeai etichet) multiplic eticheta pe toat pagina. n funcie de dimensiunea etichetei va crea un tabel n celulele cruia va fi inserat eticheta. Poi tipri aceeai etichet sau o poi insera ntr-un document nou, apoi poi efectua modificri pe fiecare etichet. Single label (O singur etichet) va tipri o singur etichet pe rndul i coloana precizate n cmpurile Row: respectiv Column:. Aceast variant este util atunci cnd ai de tiprit diferite etichete pe hrtie autocolant. Execut clic pe imaginea etichetei din zona Label sau apas butonul Options pentru a alege formatul de etichet dorit sau pentru a modifica formatul

56

etichetei curente. Selectarea formatului dorit i/sau modificarea sa va fi tratat pe larg n capitolul urmtor. Butonul Print permite tiprirea etichetei, iar butonul New Document insereaz ntr-un document nou un tabel n care va multiplica textul inserat n etichet n toate celulele tabelului.
SELECTAREA UNUI FORMAT DE ETICHET I MODIFICAREA LUI

Pentru a selecta un alt format de etichet sau pentru a modifica formatul existent vei utiliza caseta de dialog Label Options. Pentru acest lucru trebuie s parcurgi urmtorii pai: Afiezi caseta de dialog Envelope Options i execui clic pe fia Labels, dac este necesar. Apas butonul Options sau execut clic pe imaginea etichetei din zona Label pentru a modifica parametrii etichetei. Va fi afiat caseta de dialog Label Options.

n zona Printer information trebuie s precizezi: tipul de imprimant (Dot matrix (matrice de puncte) imprimant matricial, Laser and ink jet (laser i jet de cerneal) imprimant laser sau cu jet de cerneal); sertarul din care s ia hrtia (caseta Tray)

Selecteaz un productor de etichete din lista ascuns Label products:.

Selecteaz un format de etichet din lista Product number:. n zona Label information sunt prezentate dimensiunile i tipul etichetei. Celelalte butoane din aceast caset de dialog au urmtoarele semnificaii: Details (detalii) afieaz o caset de dialog cu toate detaliile etichetei selectate i permite modificarea acestora.

57

Top margin: (marginea de sus) stabilete distana lsat de la marginea de sus a paginii pn la prima etichet. Side margin: (marginea lateral) stabilete distana lsat de la marginea din stnga a paginii pn la prima etichet. Vertical pitch: (nlimea vertical) permite stabilirea spaiului pe vertical dintre marginea de sus a etichetei curente i marginea de sus a etichetei urmtoare. Dac stabileti o valoare mai mic dect nlimea etichetei aplicaia face corectarea la minim nlimea acesteia. Horizontal pitch: (limea orizontal) permite stabilirea spaiului pe orizontal dintre marginea din stnga a etichetei curente i marginea din stnga a etichetei urmtoare. Dac stabileti o valoare mai mic dect limea etichetei aplicaia face corectarea la minim limea acesteia. Label height: (nlimea etichetei) permite stabilirea nlimii etichetei. Label with: (limea etichetei) permite stabilirea limii etichetei. Number across: (numrul pe orizontal) permite stabilirea numrului de etichete pe orizontal. Number down: (numrul pe vertical) permite stabilirea numrului de etichete pe vertical.

Not: 1. Trebuie s existe o concordan ntre aceste valori astfel nct s nu depeasc dimensiunea total a paginii. n cazul n care valorile stabilite dau un tabel mai mare dect pagina, aplicaia afieaz un mesaj de eroare. Not: 2. Dac modifici cel puin una din aceste valori aplicaia cere completarea cmpului Label name: (nume etichet) cu un nume pentru a crea o nou etichet. Acest nume va aprea n lista Product number: a casetei de dialog Label Options i poate fi utilizat i n alte situaii.

58

 New Label (etichet nou) permite crearea unei noi etichete pornind de la formatul pe care l-ai selectat din lista Product number: a casetei de dialog Label Options. Va fi afiat caseta de dialog numit New Custom laser sau New Custom matrix n funcie de tipul de imprimant selectat i arat similar cu caseta de dialog prezentat mai sus. Efectueaz clic pe butonul OK i revii n caseta de dialog Envelope and Labels.

INSERAREA UNUI CMP

La un paragraf anterior am discutat despre inserarea cmpurilor (fields) n documentele compuse. Spuneam c: Dac lucrezi cu o scrisoare tip, plaseaz punctul de inserare n locul n care doreti s apar datele cmpului i apoi selecteaz cmpul folosind meniul Insert Merge Field (Inserare cmp de compunere) de pe bara de instrumente Mail Merge. Poi insera un cmp Word care s solicite informaii suplimentare ntr-un anumit moment sau care insereaz un ir de date din mai multe posibile, n funcie de coninutul unui cmp din sursa de date. Numrul de cmpuri nu este limitat, poi introduce oricte doreti n documentul compus. Pentru inserarea unui cmp Word procedezi astfel: Plasezi punctul de inserare n documentul principal acolo unde doreti s apar cmpul; Efectueaz clic pe butonul Insert Word Field (Inserare cmp Word) de pe bara de instrumente Mail Merge. Din lista disponibil selecteaz un nume de cmp.

Cmpul Ask... Ask... i permite s creezi casete de dialog care apar pe ecran i solicit informaii suplimentare n timpul procesului de compunere. Acestea vor fi legate de numele unui semn de carte, pe care l vei introduce nainte de adugarea cmpului Ask. Dup cum tii, un semn singur de carte poate fi inserat n mai multe locuri din document. Plaseaz punctul de inserare n locul unde doreti s introduci datele.

59

Execut clic pe butonul Insert Word Field i selecteaz opiunea Ask.

n caseta Bookmark indic semnul de carte la care se face legtura. Datele cmpului Ask vor fi inserate la locaia semnului de carte. n caseta Prompt introdu textul mesajului pe care vrei s-l conin caseta de dialog. Completeaz n caseta Default bookmark text (Text semn de carte prestabilit) un text care s fie sugerat de Word ca posibil intrare.

Dac doreti ca programul Word s solicite date suplimentare numai la compunerea primei nregistrri din sursa de date, bifeaz caseta de validare Ask once. Word-ul va solicita date o singur dat i apoi va introduce acelai text n fiecare document compus. Efectueaz un clic pe butonul OK pentru a stoca definiia cmpului. Este afiat caseta de dialog urmtoare, care va aprea n timpul procesului de compunere.

Cmpul Fill-In...

nchide caseta de dialog demonstrativ efectund un clic pe butonul OK.

Aceste cmpuri folosesc markere pentru inserarea datelor, deci un astfel de cmp determin inserarea datelor ntr-o singur locaie a documentului compus. Vei proceda la fel ca la inserarea unui cmp Ask. Plaseaz punctul de inserare n locul unde doreti s introduci datele.

60

Execut clic pe butonul Insert Word Field i selecteaz opiunea Fill-In.

n caseta Prompt introdu textul mesajului care va apare n timpul procesului de compunere. Completeaz n caseta Default fill-in text (Completare prestabilit) un text care s fie sugerat de Word n timpul procesului de compunere. Dac doreti ca programul Word s solicite date suplimentare pentru primul document compus, bifeaz caseta de validare Ask once. Apas butonul OK pentru a crea cmpul. Pe ecran vei vedea afiat caseta de dialog pe care ai definit-o.

Cmpul If...Then...Else

Apas butonul OK pentru a reveni la documentul principal.

Un astfel de tip de cmp alege unul din dou iruri de text, pe baza evalurii coninutului unui alt cmp din sursa de date. Ce presupune aceasta? n cazul n care condiia este evaluat ca adevrat, n documentul principal va fi introdus un text anumit, altfel, dac rezultatul comparrii este fals, va fi inserat un alt text. Plaseaz punctul de inserare n locul unde doreti s introduci datele. Execut clic pe butonul Insert Word Field i selecteaz opiunea If...Then...Else (Dac...Atunci...Altfel).

Din lista Field name: selecteaz numele cmpului pentru care faci evaluarea.

61

Din meniul Comparison: (Comparaie) selecteaz un operator. n caseta Compare to: (Compar cu) introdu textul de comparat.

n caseta Insert this text (Insereaz acest text) scrie textul care doreti s fie inserat n cazul n care condiia este evaluat ca adevrat. n caseta Otherwise insert this text: (Altfel insereaz acest text) introdu textul care doreti s fie inserat n cazul n care condiia este evaluat ca fals. Execut clic pe butonul OK pentru a fi inserat cmpul. Cmpuri Merge Record# i Merge Sequence# n cazul n care doreti s inserezi numrul nregistrrii din sursa de date sau al documentului n documentele compuse, vei folosi cmpul Merge Record# (Inserare numr nregistrare), respectiv Merge Sequence# (Inserare numr document). Spre exemplu, dac ai selectat un grup de nregistrri din sursa de date, primul document compus poate conine date din nregistrarea cu numrul 5 a sursei de date. n acest caz, numrul documentului este 1, iar numrul nregistrrii este 5. Cmpuri Next Record i Next Record If Vei folosi acest tip de cmpuri n cazul n care doreti ca pe o pagin a unui document compus s fie inserate mai multe nregistrri. Cmpul Next Record (nregistrarea urmtoare) l vei folosi atunci cnd doreti ca datele din nregistrarea urmtoare a sursei de date s fie inserat n acelai document compus. Cmpul Next Record If (nregistrarea urmtoare, dac) l foloseti atunci cnd doreti ca editorul Word s decid dac insereaz sau nu datele din nregistrarea urmtoare, n funcie de coninutul unui alt cmp din sursa de date. Vei alege din caseta Field name numele cmpului de comparat, din meniul Comparison: (Comparaie) vei selecta un operator, iar n caseta Compare to: (Compar cu) vei introduce textul de comparat.

Cmpuri Set Bookmark Spre deosebire de cmpul Ask, un cmp Set Bookmark (Stabilire semn de carte) insereaz datele asociate unui anumit semn de carte n fiecare document compus, astfel c datele nu se modific niciodat, de la un semn la altul.

62

Dac ai definit un semn de carte n documentul principal pentru textul care urmeaz a fi inserat, selecteaz-i numele din lista Bookmark i execut clic pe butonul OK pentru a-l insera. Poi defini n momentul inserrii cmpului un nou semn de carte. Pentru aceasta n caseta Bookmark scrie numele semnului de carte, iar n caseta Value tasteaz textul. Execut clic pe butonul OK pentru a insera cmpul. Cmpul Skip Record If Cmpul Skip Record If (Omite nregistrarea dac) l vei folosi atunci cnd doreti ca anumite nregistrri s fie omise n momentul compunerii. Aceasta se va face prin evaluarea unui cmp din sursa de date.

Vei alege din caseta Field name numele cmpului de comparat, din meniul Comparison: (Comparaie) vei selecta un operator, iar n caseta Compare to: (Compar cu) vei introduce textul de comparat.

Rezumatul leciei 1
Noiunile dobndite n aceast prim lecie sunt foarte avansate i totodat foarte utile celor ce vor s ajung la performan n utilizarea editorului Word. Ai aflat cum poi s sortezi listele sau paragrafele dintr-un document, lucru ce-i va permite aranjarea lor aa cum vei dori la un moment-dat. Pentru prezentri foarte atractive sau pentru a evidenia o utilizare aparte a unui document, de acum vei putea folosi fr nici o problem filigranul. Viteza de localizare a unui cuvnt sau text va fi mult mai mare dac vei folosi opiunile avansate de cutare, iar transformarea dimensiunii coloanelor i balansarea n mod egal a textului ntre acestea va fi realizat cu mare uurin, totul fiind posibil dup parcurgerea acestei lecii. Pentru utilizatorii care lucreaz cu documente mari sau coordoneaz activiti n echip, un ajutor deosebit va fi utilizarea master documentelor. Aa cum ai vzut pe parcursul leciei, crearea i utilizarea acestui tip de documente presupune cunotine avansate de Word, dar odat nsuite aceste noiuni le vei putea folosi, eficientizndu-i munca. Tot n aceast lecie ai nvat despre referine ncruciate, despre modul n care poi genera un index, despre calcule ce se pot realiza n interiorul unui tabel, modul de generare al etichetelor pentru plicuri i despre tipurile de cmpuri ce se pot utiliza n Word.

63

ntrebri recapitulative
ntrebri gril
Bifeaz rspunsul care consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 0 la 3 rspunsuri corecte. n cazul n care rspunsul corect nu se gsete printre cele trei rspunsuri, bifeaz csua Nici unul. Prin intermediul crei secvene de comenzi din bara de meniuri se iniiaz secvena de sortare?

TABLE => SORT TOOLS => MACRO => MACROS TABLE => FORMULA Nici unul

Care este modul de vizualizare care i permite numai sortarea titlurilor dintr-un document, nu i a paragrafelor coninute?

Print Layout Web Layout Outline Nici unul

Pentru a terge un subdocumet dintr-un document master foloseti (din bara Outlining) butonul:

Collapse Subdocuments Expand Subdocuments Remove Subdocument Nici unul

Pentru a crea un index parcurgi secvena:

INSERT => INDEX AND TABLES => INDEX INSERT => INDEX AND TABLES => TABLE OF CONTENT EDIT => INDEX AND TABLES => INDEX Nici unul

Pentru a crea un document compus parcurgi secvena:

TOOLS => MAIL MERGE => CREATE EDIT => MAIL MERGE => CREATE TOOLS => MERGE DOCUMENT => CREATE Nici unul

64

Inserarea unui cmp ntr-un document compus se face parcurgnd secvena:

EDIT => FIELD INSERT => BOOKMARK INSERT => FILE Nici unul

Completeaz
Descrie n cteva cuvinte modul n care se creaz un document principal i subdocumentele.

Ce este un index i care sunt paii pe care i parcurgi pentru crearea i nregistrarea lui ?

ntr-un document textul este scris pe trei coloane. Cum poi s-l aranjezi pe dou coloane distribuite egal?

ntr-un document Word se pot folosi mai multe tipuri de cmpuri (Field). Descrie cteva tipuri de cmpuri, specificnd categoria din care fac parte i cnd anume se folosesc.

Descrie n cteva cuvinte modul n care se creaz un plic i o etichet pentru el. Pentru aceasta vei rememora informaii pe care le-ai acumulat n Cursul III-RPB-IT-041-03

65

Exerciii
1. Creaz un tabel cu trei coloane i patru rnduri, care s arate astfel:

Nume
Albu Voicu Ene Voiculescu Ion Vasile Liviu Ion

Prenume

Vrsta
36 42 28 42

2. Execut sortarea acestuia dup numele persoanelor, cresctor. Pentru aceasta parcurgi secvena TABLE => SORT, selectezi Nume din caseta Sort By i apei butonul OK. Tabelul trebuie s arate astfel:

Nume
Albu Ene Voicu Voiculescu Ion Liviu Vasile Ion

Prenume

Vrsta
36 28 42 42

3. Sorteaz numai coloana Vrsta, descresctor. Pentru aceasta selectezi coloana, apoi parcurgi secvena TABLE => SORT, selectezi Vrsta din caseta Sort By, stabileti direcia de sortare Descending i apoi apei butonul OPTIONS. Validezi caseta Sort column only i nchizi pe rnd ferestrele.Tabelul trebuie s arate astfel:

Nume
Albu Ene Voicu Voiculescu Ion Liviu Vasile Ion

Prenume

Vrsta
42 42 36 28

4. Creeaz un filigran cu textul Uz didactic pe care aplic-l peste tabelul creat la exerciiul 3. Pentru aceasta insereaz o caset de text (INSERT => TEXT BOX), scrie textul, selecteaz-l i aplic-i culoarea 25%-Grey din paleta Font Color. Execut dublu-clic pe chenarul casetei de text i

66

din caseta Format Text Box selecteaz eticheta Layout. Selecteaz tipul de nfurare Behind Text i valideaz. Plaseaz apoi caseta de text peste tabel, astfel ca acesta s arate astfel:

Nume
Albu Ene Voicu Voiculescu Ion Liviu

Prenume

Vrsta
42

Vasile Ion

Uz didactic

42 36 28

5. S se calculeze media aritmetic pe coloana Vrsta. Pentru aceasta insereaz un rnd gol la sfritul tabelului, apoi plaseaz cursorul n celula vid de la baza coloanei. Selecteaz din meniul TABLE opiunea FORMULA. n caseta de dialog Formula pstreaz semnul = (egal) n caseta Formula, iar din lista ascuns Paste function alege AVERAGE (medie). Tasteaz ABOVE (deasupra) indicnd direcia de citire a domeniului de celule i alege formatul fr zecimale din lista Number format.

Nume
Albu Ene Voicu Voiculescu Ion Liviu Vasile Ion

Prenume

Vrsta
42 42 36 28 30

6. Modific valoarea 36 de pe rndul 4 cu valoarea 20. Actualizeaz valoarea mediei. Dup modificarea valorii vei selecta formula i vei executa clic dreapta. Din meniul rapid vei selecta comanda Update Field. 7. Modific formula de calcul cu funciile COUNT, MIN, MAX indicnd de fiecare dat corect domeniul de celule.

67

Lecia 2
Obiectivele leciei
Crearea i utilizarea macrocomenzilor Crearea i modificarea formularelor Aranjarea textului relativ la imagini Personalizarea barelor de unelte Protejarea documentelor Crearea de versiuni ale unui document Urmrirea modificrilor unui document Setarea locaiei implicite pentru un template
Pe parcursul acestei lecii vei afla cum se creaz, aplic i editez macrocomenzile, cum le poi copia,redenumi sau terge. Vei afla cum se creaz i modific formularele (formurile), cum poi crea sau modifica un ablon de formular (form control). Aranjarea textului relativ la imagini i modul cum se creaz i personalizeaz barele de unelte vor fi alte lucruri pe care le vei afla parcurgnd aceast lecie. Modul de protejare a documentelor tale, cum s-i creezi versiuni ale documentului i cum s urmreti modificrile care s-au fcut n el sunt alte lucruri pe care le vei stpni dup parcurgerea leciei. i dac ai aflat cum s creezi abloane, acum vei afla cum s setezi locaia implicit pentru locul unde le vei gsi de acum ncolo.

CREAREA, APLICAREA I EDITAREA MACROCOMENZILOR

Aplicaia Microsoft Word 2000 are o mulime de funcii care automatizeaz procesul de creare de documente, dar folosirea macrocomenzilor este cea mai deosebit facilitate pe care o poi folosi. O macrocomand este un set de instruciuni pe care editorul le execut rapid, instruciuni care pot cuprinde orice operaie executabil n Word, ca introducerea de text, formatare, tiprire, creare de tabele, exportul documentelor n Microsoft Access sau Microsoft Excel, etc. Macrocomenzile sunt programe scrise n limbajul Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), care conin faciliti speciale de control destinate programului Word. Ele sunt plasate n ablonul Normal folosit de Word pentru documente vide, fr coninut, dar pot fi stocate ntr-un document sau un ablon personalizat. Exist dou posibiliti distincte de creare a macrocomenzilor: 1. nregistrarea n Word a comenzilor sau a opiunilor selectate din casetele de dialog;

68

2. utilizarea aplicaiei Visual Basic Editor pentru a scrie macrocomenzile sau pentru a edita macrocomenzi existente (desigur aceasta presupune s cunoti foarte bine aplicaia Visual Basic Editor). Trebuie avut grij c odat lansat n lucru o macrocomand, aceasta nu mai poate fi oprit pn nu execut toate comenzile nregistrate. Dac lansezi o macrocomand inadecvat la un moment dat, este posibil s dureze mult pn refaci ceea ce ai stricat, folosind comanda Undo pentru remedierea pagubelor.

PAII PARCURI PENTRU NREGISTRAREA MACROCOMENZILOR

Exist civa pai pe care i parcurgi pentru nregistrarea unei macrocomenzi: n primul rnd trebuie s deschizi documentul n care vei nregistra macrocomanda. Gndete-te la un nume scurt dar reprezentativ pe care l dai macrocomenzii. Not: Numele macrocomenzilor nu trebuie s conin spaii. Poi scrie fiecare cuvnt nou cu majuscul, astfel:CreareTabel. Numele macrocomenzii poate avea maxim 25 de caractere. Dac va trebui s navigi n interiorul documentului, insereaz (eventual) semne de carte (bookmark) pentru a ajunge rapid la acele zone ale documentului n cazul n care ai de nregistrat muli pai (multe operaii) este bine s notezi succesiunea lor pe hrtie, pentru a nu omite ceva i a fi nevoit s reiei nregistrarea. ncepe nregistrarea propriu-zis lansnd utilitarul de nregistrare a macrocomenzilor, execut comenzile pe care doreti s le stochezi n macrocomand i cnd ai terminat apas butonul de dezactivare a utilitarului de nregistrare. Efectul l ai deja n document, deoarece n timpul nregistrrii ai i executat comenzile respective. Pasul 1 Dup ce ai deschis documentul selecteaz meniul Tools, submeniul Macro, comanda Record New Macro... (nregistrare macrocomand nou). Efectul acestei comenzi va fi deschiderea unei ferestre Record Macro (nregistrare macrocomand) pe care o vei utiliza n continuare.

69

 n caseta de editare Macro name (Numele macrocomenzii) vei tasta numele pe care l dai macrocomenzii. Alege-l ct mai semnificativ, astfel nct s-i sugereze ce anume execut (de exemplu: CreareTabel sau CopiereDate). Seciunea Assign macro to i permite s alegi dac: Asociezi macrocomanda unui buton de pe bara de instrumente sau unui meniu: Toolbars. Lansezi n lucru macrocomanda la apsarea unei combinaii de taste: Keyboard. n caseta de editare Store macro in: (Pstreaz macrocomanda n..) ai posibilitatea s selectezi din lista ascuns: All Documents (Normal.dot) n cazul n care vrei ca macrocomanda s fie utilizabil din orice document. <nume-fiier> (document) unde <nume-fiier> este numele fiierului tu, n care faci nregistrarea. Selectezi aceast opiune numai dac doreti ca macrocomanda nregistrat acum s fie disponibil (utilizabil) doar n acest document. Caseta Description (Descriere) o vei folosi pentru a descrie pe scurt ce face acea macrocomand. Este o informaie opional, pe care o editezi pentru tine, doar pentru ai aminti n cteva cuvinte ce face acea macrocomand. Dac tu nu editezi nimic, sistemul i ofer informaii despre cine i cnd a fcut nregistrarea. Este bine s faci descrierea, pentru c numele macrocomenzilor poate fi asemntor, dar descrierea te lmurete ce operaii efectuezi n interiorul fiecreia. nchei apsnd butonul OK, ceea ce va avea ca efect nceperea propriuzis a nregistrrii macrocomenzii. Pasul 2 Pe tot parcursul nregistrrii macrocomenzii (practic a comenzilor pe care le dai), cursorul are o form aparte, arat ca i cum ar avea o caset de nregistrare ataat, ceea ce-i va indica faptul c se nregistreaz totul.

70

Pe ecran vei avea tot timpul activ bara de macrocomenzi. Pe aceasta ai dou butoane pe care le poi folosi oricnd n timpul nregistrrii:

Stop Recording (Oprirea nregistrrii) l vei folosi atunci cnd ai terminat de nregistrat ntreaga macrocomand; Pause Recording/Resume Recording (Pauz/reluarea nregistrrii) l vei folosi dac la un moment dat trebuie s ntrerupi nregistrarea i s o reiei la un moment ulterior. Not: n timpul nregistrrii macrocomenzii nu vei putea folosi mouse-ul pentru editarea sau selectarea textului, ci va trebui s foloseti doar tastatura pentru aceste operaii. Trebuie de asemenea s tii c sunt nregistrate doar aciunile care modific documentul, nu i cele care nu au efect asupra lui, ca spre exemplu afiarea unei bare de unelte.

Pasul 3 Cnd ai executat clic pe butonul Stop Recording (Oprirea nregistrrii) macrocomanda este automat salvat i de acum ncolo o poi folosi ori de cte ori ai nevoie. Poi opri nregistrarea macrocomenzii i dac selectezi opiunea Stop Recording din submeniul Macro al meniului Tools (Tools => Macro => Stop Recording).

STABILIREA COMENZILOR DE MENIU, A BUTOANELOR I A TASTELOR DE COMAND RAPID ASOCIATE MACROCOMENZII

Cnd ai dat comanda de nregistrare a unei noi macrocomenzi ai avut posibilitatea s alegi dac asociezi macrocomenzii un buton de pe bara de instrumente, o comand de meniu sau o combinaie de taste.
ADUGAREA UNEI MACROCOMENZI LA UN MENIU SAU PE O BAR DE UNELTE

Ai parcurs secvena : Tools => Macros => Record New Macro i n fereastra Record Macro ai dat un nume macrocomenzii pe care o nregistrezi (n caseta Macro name:), ai

71

descris-o pe scurt (n caseta Descriprion:) i ai stabilit unde s fie depozitat ea (n caseta Store macro in:). Dac ai decis ca aceast macrocomand s fie reprezentat printr-un buton pe o bar de instrumente sau ntr-un meniu, pasul urmtor este executarea unui clic pe butonul Toolbars, ceea ce are ca efect deschiderea casetei de dialog Customize, cu eticheta Commands selectat.

Lista Commands: (Comenzi) prezint numele macrocomenzii pe care o nregistrezi. n meniul Save in: selectezi locaia de salvare pentru macrocomand sau pentru buton. ine apsat butonul stng al mouse-ului pe numele macrocomenzii i trage ctre o bar de instrumente sau un meniu pentru a crea butonul, respectiv comanda de meniu aferent acesteia. Numele comenzii sau al butonului va fi identic cu cel din lista Commands de unde l-ai selectat. nchide fereastra de dialog Customize apsnd pe butonul Close. Ai posibilitatea s personalizezi butonul de macrocomand prin adugarea unei pictograme. Word-ul ofer o mulime de pictograme pe care le poi folosi, dar ai posibilitatea s-i creezi (dac doreti) propria ta pictogram, folosindu-te de un program de desenare sau pictur. Exist o succesiune de pai pe care trebuie s-I parcurgi pentru a personaliza butonul de pe bara de instrumente. 1. Primul pas este adugarea butonului macrocomenzii pe bara de unelte, aa cum am prezentat mai sus; 2. Dac ai creat o pictogram proprie pentru buton, deschide fiierul care o conine i copiaz-o n Clipboard; 3. Din meniul Tools alege comanda Customize;

72

4. Selecteaz bara de instrumente care conine butonul macrocomenzii. Pentru aceata este nevoie s fie activ tab-ul Toolbars.

5. Execut clic cu butonul drept al mouse-ului pe butonul macrocomenzii; din meniul rapid afiat poi alege: Paste Button Image (Lipete imaginea butonului) pentru ca imaginea creat de tine s fie lipit din Clipboard pe buton; Change Button Image (Modific imaginea butonului) pentru a se deschide paleta de pictograme din Word. Execui clic pe o imagine i aceasta v-a apare pe butonul macrocomenzii. Caseta Name: i permite s schimbi (dac doreti) textul afiat pe buton, numele macrocomenzii (modificarea are efect doar pe buton, numele macrocomenzii n lista de macrocomenzi rmnnd neschimbat). 6. nchide caseta de dialog Customize apsnd butonul Close. De acum pe butonul macrocomenzii vei avea i o imagine grafic.
ASOCIEREA UNEI COMBINAII DE TASTE LA O MACROCOMAND

Dac ai decis s asociezi o combinaie de taste unei macrocomenzi, atunci n seciunea Assign macro to vei executa clic pe butonul Keyboard. Pn aici parcursesei secvena : Tools => Macros => Record New Macro i n fereastra Record Macro ai dat un nume macrocomenzii pe care o nregistrezi (n caseta Macro name:), ai descris-o pe scurt (n caseta Descriprion:) i ai stabilit unde s fie depozitat ea (n caseta Store macro in:).

73

Se deschide caseta de dialog Customize Keyboard (Personalizare tastatur).

Lista Commands: (Comenzi) prezint numele macrocomenzii pe care o nregistrezi. n meniul Save Changes in: (Salveaz modificrile n:) selecteaz ablonul sau documentul n care faci salvarea macrocomenzii. Plaseaz cursorul n caseta Press new shortcut key (Apas noile taste de comand rapid) i apas combinaia de taste pe care vrei s o foloseti pentru rularea macrocomenzii. n cazul n care respectiva combinaie de taste a mai fost folosit, sub aceast caset i va fi anunat acest lucru. De obicei se folosesc combinaii ale tastelor Ctrl sau Alt, ori ambele, ca parte a combinaiei de taste.

Not: Deoarece n Word majoritatea combinaiilor de taste de comand rapid sunt realizate cu ajutorul tastei Ctrl, deci multe combinaii care includ aceast tast sunt deja atribuite, ar fi bine s te ajui mai mult de tasta Alt sau s combini tastele Ctrl i Alt cu litere. Dac ai ales bine combinaia de taste (nu a mai fost utilizat), apas pe butonul Assign (atribuire). Combinaia de taste va fi nscris n cmpul Current Keys. Dac doreti s renuni la aceast combinaie i s asociezi o alta, o selectezi (cu un clic) i apei butonul Remove. nchide caseta de dialog Customize Keyboard apsnd pe butonul Close. Cnd vei dori s lansezi n lucru macrocomanda, la o dat ulterioar, va fi suficient s apei combinaia de taste stabilite acum i operaiile nregistrate se vor executa rapid.

74

IMBRICAREA MACROCOMENZILOR
O macrocomand poate executa nu numai comenzile pe care le nregistrezi la crearea ei, ci i alte macrocomenzi nregistrate la o dat anterioar. n interiorul macrocomenzii principale poi nregistra comanda de executare a uneia sau mai multor macrocomenzi, executnd (nregistrnd) practic secvena de lansare a ei/lor n execuie. Iat cum procedezi: Activezi utilitarul de nregistrare cu secvena Tools => Macros => Record New Macro Dai numele macrocomenzii principale n cmpul Macro name:, completezi descrierea ei n caseta Description, stabileti butonul sau combinaia de taste pe care le asociezi macrocomenzii i ncepi nregistrarea efectiv a comenzilor pe care vrei s le execute aceast macrocomand; n momentul n care trebuie s nceap rularea unei macrocomenzi anterior create selectezi opiunea Macros din submeniul Macro al meniului Tools, selectezi o macrocomand din lista Macro name: i execui clic pe butonul Run; Poi repeta aceast operaie de mai multe ori, pentru a include (a imbrica) mai multe macrocomenzi n interiorul macrocomenzii principale pe care o nregistrezi. Aa cum se vede i n caseta Macros urmtoare, n meniul Macros in: exist n afara numelui documentului curent, al ablonului curent i o locaie denumit Word Commands (Comenzi Word). Aceasta cuprinde multe macrocomenzi predefinite care execut comenzi Word, cum ar fi aplicarea unui stil, a unei formatri, etc. Dac ai cunotin despre aceste macrocomenzi, n timpul nregistrrii macrocomenzii principale poi s o selectezi n caseta de dialog Macros i s execui clic pe comanda (butonul) Run pentru a o include. Imbricarea macrocomenzilor este o facilitate deosebit a Word-ului pentru c ea permite crearea unor macrocomenzi puternice, care permit excutarea simultan a mai multor operaii complexe.

RULAREA MACROCOMENZILOR
Poi rula o macrocomand folosind caseta de dialog Macros sau prin selectarea butonului, a comenzii sau a tastelor de comand rapid pe care le-ai atribuit macrocomenzii. Pentru a rula o macrocomand folosind caseta Macros parcurgi secvena: Tools => Macro => Macros sau te foloseti de combinaia de taste Alt+F8.

75

Pe ecran se deschide caseta Macros:

1. Din lista Macro name: selectezi numele macrocomenzii pe care vrei s o rulezi. 2. Din meniul Macros in: selectezi ablonul sau documentul ce conine macrocomanda. 3. Efectuezi clic pe butonul Run. Caseta Macros se nchide i se execut instruciunile nregistrate. Dac ai asociat o combinaie de taste pentru lansarea macrocomenzii, nu trebuie dect s apei acele taste i macrocomanda execut toate operaiile pe care le-ai nregistrat, fr s mai parcurgi toi aceti pai.

COPIEREA, REDENUMIREA SAU TERGEREA MACROCOMENZILOR

Odat scrise, macrocomenzile sau coleciile (proiectele) de macrocomenzi pot fi copiate, redenumite sau terse.
COPIEREA MACROCOMENZILOR

Copierea macrocomenzilor dintr-un ablon n altul se face cu ajutorul aplicaiei Organizer. De fapt vor fi copiate proiectele de macrocomenzi. Un proiect de macrocomenzi este o colecie de macrocomenzi personalizate, pe care le-ai nregistrat i salvat ntr-un anumit document sau ablon de document. Practic, atunci cnd nregistrezi o macrocomand, ea este stocat n ablonul documentului curent sub forma unui modul de program Visual Basic care are numele NewMacros. O mai poi salva ntrun modul nou pentru documentul sau ablonul curent ori ntr-un modul denumit All Active Templates and Documents (Toate abloanele i documentele active), care este disponibil pentru toate documentele deschise.

76

Copierea macrocomenzilor dintr-un ablon sau document n altul o poi face folosind aplicaia Organizer. Selectezi meniul Tools, submeniul Macro, opiunea Macros pentru a deschide caseta de dialog Macros (poi folosi i combinaia de taste Alt+F8). Execui clic pe butonul Organizer... Pe ecran s-a deschis caseta Organizer i eticheta Macro Project Items este selectat.

Partea stng a casetei prezint coninutul documentului deschis (n exemplul dat este un document gol, care are numele Document 1), iar n partea dreapt, n lista Macro Project Items available in:, este prezentat coninutul ablonului Normal.dot, al crui proiect de macrocomenzi se numete NewMacros. Execui clic pe butonul Copy i Word va copia proiectul NewMacros n Document 1. Execui clic pe butonul Close din partea dreaptjos a casetei i copierea este ncheiat. Pentru a copia proiecte de macrocomenzi din alte documente sau abloane poi s te foloseti de butonul Close File (nchide fiierul). Execui clic pe cel de sub numele documentului (butonul din stnga) sau pe cel de sub numele ablonului (butonul din dreapta). Numele butonului devine Open File (Deschide fiierul). Execui clic pe el i se deschide caseta de dialog Open a programului Word.

Selectezi un document sau un ablon n aceast caset i efectuezi clic pe butonul Open.

77

Word-ul va reveni n caseta de dialog Organizer, unde poi s copiezi acum proiectul de macrocomenzi dorit n sau din documentul sau ablonul deschis anterior.
REDENUMIREA MACROCOMENZILOR I A PROIECTELOR DE MACROCOMENZI

Pentru a redenumi o macrocomand trebuie s o editezi cu Visual Basic Editor, apoi s o salvezi cu alt nume. Aceasta presupune s cunoti modul de lucru cu Microsoft Visual Basic, pentru c dup selectarea din caseta de dialog Macros trebuie s apei butonul Edit, s schimbi vechiul nume cu altul nou, s modifici n interiorul instruciunilor i s salvezi modificrile, dar totul sub VBA (Visual Basic for Aplications). Word-ul atribuie numele NewMacros n mod prestabilit fiecrui proiect de macrocomenzi, iar fiecare ablon de document are un proiect NewMacros. Nu vei putea copia o colecie de macrocomenzi peste alta cu acelai nume, deci va trebui s redenumeti proiectul nainte de a-l copia. Vei parcurge aceiai pai ca la copiere, dar mai nti vei face redenumirea i abia apoi copierea. Secvena pe care o parcurgi este: Tools => Macro => Macros (sau combinaia de taste Alt+F8), apei butonul Organizer..., apoi selectezi n partea dreapt a ferestrei numele proiectului pe care l redenumeti i apei butonul Rename.... Se deschide caseta de dialog Rename n care introduci noul nume i apoi apei butonul OK. Word-ul revine n caseta de dialog Organizer i acum poi face copierea cu ajutorul butonului Copy.

TERGEREA MACROCOMENZILOR SAU A COLECIILOR DE MACROCOMENZI

Pentru a terge o macrocomand trebuie s deschizi caseta de dialog Macros, s selectezi numele ei i s dai comanda de tergere (Delete). Ai parcurs secvena Tools => Macro => Macros (sau combinaia de taste Alt+F8) pentru adeschide caseta Macros.

78

Din caseta Macros selectezi numele macrocomenzii pe care doreti s o tergi, apoi apei butonul Delete.

Se deschide o caset de mesaj n care i se cere confirmarea comenzii de tergere. Apsarea butonului Yes (Da) va duce la tergerea definitiv a macrocomenzii, dup care se revine n caseta Macros. n cmpul Macro name: va fi selectat automat numele urmtoarei macrocomenzi din list. Apsarea butonului No (Nu) anuleaz comanda de tergere i se revine n caseta Macros, fr a se ntmpla nimic. Dac vrei s tergi o ntreag colecie de macrocomenzi (un proiect) vei folosi aplicaia Organizer. Urmeaz paii: Tools => Macro => Macros (sau combinaia de taste Alt+F8). Se deschide fereastra Macros unde apei butonul Organizer...Se dechide caseta de dialog Organizer cu eticheta Macro Project Items selectat. Aici selectezi numele coleciei pe care vrei s o tergi (din partea dreapt a ferestrei, din lista In Normal.dot) i apei butonul Delete.

79

Se deschide o caset de mesaj n care i se cere confirmarea comenzii de tergere. Apsarea butonului Yes (Da) va duce la tergerea definitiv a proiectului, dup care se revine n caseta Organizer. Apsarea butonului Yes to All (Da,toate) va duce la tergerea definitiv a tuturor proiectelor stocate n ablonul Normal.dot, dup care se revine n caseta Organizer. Apsarea butonului No (Nu) anuleaz comanda de tergere i se revine n caseta Organizer, fr a se ntmpla nimic. Butonul Cancel anuleaz ultima operaie.

STABILIREA NIVELULUI DE SECURITATE AL MACROCOMENZII

tii desigur c cei mai mari dumani ai utilizatorilor de calculatoare sunt viruii, aceste programe care merg de la a-i afia pe ecran diferite mesaje pn la a-i terge fiierele aflate pe hard-disc. Viruii se rspndesc prin intermediul fiierelor, iar viruii Word se ataeaz la documentele Word sub form de macrocomenzi AutoOpen, care ruleaz automat atunci cnd i deschizi documentul. De aceea este bine s: 1. Instalezi pe calculatorul tu un program de detectare i eliminare a viruilor (spre exemplu McAfee VitusScan sau Norton AntiVirus); 2. Previi ncrcarea coleciilor de macrocomenzi din documente create de alte persoane; 3. Foloseti o semntur digital autentificat (emis i garantat de un furnizor specializat) sau una neautentificat, creat chiar de tine cu ajutorul utilitarului Selfcert.exe. Cu aceasta i semnezi toate macrocomenzile pe care le nregistrezi. Programul Word 2000 i permite s foloseti trei nivele de securitate mpotriva viruilor de macrocomand: 1. High (nalt) permite numai rularea macrocomenzilor cu semntur digital. 2. Medium (mediu) la deschiderea documentului i se d posibilitatea s activezi sau s dezactivezi macrocomenzile (este cea folosit de obicei).

80

3. Low (redus) Editorul Word permite rularea tuturor macrocomenzilor. l vei folosi doar dac ai instalat n calculatorul tu un program de scanare.

Pentru a stabili nivelul de securitate al macrocomenzii, parcurge secvena: Tools => Macro => SecuritySe deschide caseta de dialog Security. Eticheta Security Level (Nivel de securitate) trebuie s fie selectat. n partea de jos i se indic prezena unui program de detectare a viruilor. n cazul n care nu ai instalat nici unul, este afiat mesajul No virus scanner installed(Nici un program de detectare i eliminare a viruilor nu este instalat). Selectezi una din cele trei opiuni (High,Medium,Low). Execui clic pe butonul OK.
GENERAREA PROPRIEI SEMNTURI DIGITALE

Aa cum ai aflat, Word-ul poate recunoate macrocomenzi semnate digital, astfel nct s permit numai rularea acestora la deschiderea documentului. Odat creat propria semntur poi s o adaugi tuturor macrocomenzilor sau proiectelor Visual Basic, asigurndu-te astfel c nici tu nici partenerii care i folosesc documentele nu vei avea nici un fel de probleme legate de o posibil virusare. Crearea unei semnturi digitale neautentificate este un lucru simplu, folosind Microsoft Office. Ai de parcurs civa pai simpli, dar mai nti trebuie s ai nchise programele Word i Visual Basic Editor. 1. Din meniul Windows Start selecteaz comanda Run... 2. Cu ajutorul butonului Browse localizeaz programul Selfcert.exe n dosarul C:\Program File\Microsoft Office\Office. 3. Selecteaz programul i execut clic pe butonul Open, apoi execut clic pe butonul OK din caseta de dialog Run.

81

4. Programul Selfcert este lansat n execuie i pe ecran ai o caset de dialog n care trebuie s-i introduci numele (Your name:) i (eventual) alte date de identificare proprii. Efectuezi clic pe butonul OK. Eti anunat de crearea cu

succes a semnturii tale neautentificate. De acum o poi selecta din Visual Basic Editor.
SEMNAREA PROIECTELOR SAU A MACROCOMENZILOR

Indiferent dac ai primit o semntur autentificat sau dac i-ai creat singur o semntur neautentificat, modul de semnare a macrocomenzilor sau a proiectelor Visual Basic este acelai. Etapele pe care le parcurgi sunt urmtoarele: 1. Deschizi documentul sau ablonul care conine macrocomanda sau proiectul. 2. Deschizi Visual Basic Editor astfel: foloseti combinaia de taste Alt+F11 sau din meniul Tools alegi submeniul Macro, opiunea Visual Basic Editor. 3. n fereastra Project Explorer selectezi proiectul pe care doreti s-l semnezi. 4. Din meniul Tools alegi submeniul Digital Signatures (Semnturi digitale).

82

5. Se deschide caseta de dialog Digital Signature unde, dac exist o semntur ataat proiectului respectiv, o vei vedea indicat n cmpul Certificate name:, altfel i se comunic faptul c nu exist nici o certificare (No certificate).

6. Execut clic pe butonul Choose... (Alege) i se deschide fereastra Select Certificate; de aici poi selecta cu un clic semntura ta, apoi apei butonul OK. (Dac vrei s afli mai multe detalii despre semntur apas butonul View Certificate i vei avea posibilitatea s afli detalii despre momentul cnd va expira semntura, codul ei, etc.) 7. nchide caseta de dialog Digital Signature apsnd butonul OK.

CREAREA I MODIFICAREA FORMULARELOR

Folosind Microsoft Word 2000 poi crea formulare elegante cu ajutorul crora s aduni rapid i eficient informaiile de care ai nevoie.Aceste formulare pot fi tiprite sau pe suport electronic, caz n care ali utilizatori ai aplicaiei Word vor face completarea cu date direct pe ecran. Un formular colecteaz anumite date solicitnd utilizatorului s completeze cmpurile de date i etichete. Rolul lui const n capturarea sistematic a unor date concrete, de aceea este necesar ca utilizatorul s neleag limpede care sunt cmpurile pe care el trebuie s le completeze i care cmpuri sunt completate automat de aplicaie. Etichetele cuprind textul peste care se va trece, apsnd tasta Tab. Cmpurile sunt acele seciuni n care vei completa datele formularului. n Word se pot crea trei tipuri de formulare (forms): 8. Formulare tiprite, care se imprim pe hrtie i care se completeaz manual; 9. Formulare electronice, care sunt distribuite pentru completare ca documente Word, completarea fcndu-se pe ecran;

83

10. Formulare Web, care sunt afiate ntr-un sit Word Wide Web i care se completeaz de utilizatori cu ajutorul unui browser Web. Pentru crearea formularelor te vei folosi de bara de instrumente Forms, dar ai posibilitatea s foloseti i macrocomenzi sau controale ActiveX. De exemplu poi nregistra o macrocomand care s salveze automat datele dup ce utilizatorul nchide formularul.

CREAREA FORMULARELOR TIPRITE

Fiecare formular care va fi tiprit are o anumit structur, iar aceasta o vei crea cu ajutorul tabelelor create n Word. Aa cum ai nvat n leciile anterioare (vezi Word Cursul II-RPB-041-02), tabelele le vei construi cu ajutorul meniului Table sau folosindute de bara Tables and Borders. Celulele tabelului vor fi utilizate drept locaii de inserare a cmpurilor de date i a etichetelor acestora. Poi ascunde sau afia chenarele celulelor, poi stabili cu uurin dimensiunea rndurilor, coloanelor sau celulelor individuale, poi diviza sau comasa celule pentru a realiza formularul exact aa cum l-ai gndit i doreti s arate n final. Ca i la lucrul cu macrocomenzile, i aici i recomand s-i creezi n prealabil o schi pe hrtie, pentru a crea rapid i fr probleme formularul n Word. Dac doreti, poi folosi un formular preexistent, i creezi o copie, i dai un nume i-l foloseti ca punct de plecare pentru noul tu formular, adaptndu-l nevoilor tale. 1. Primul lucru pe care trebuie s-l faci este s deschizi documentul nou (sau pe cel pe care-l foloseti ca document de baz i pe care-l adaptezi). 2. Deocamdat seteaz marginile documentului la valori foarte mici (de exemplu 0.5 inci) pentru a avea ct mai mult spaiu pe pagin. Aceast operaie o faci cu ajutorul meniului File, comanda Page Setup, selectnd eticheta Margins. 3. Pentru a vedea marginile colii de hrtie selecteaz meniul Tools, submeniul Options..., apoi eticheta View dac este necesar i n zona Print and Web Layout Options (Opiuni de tiprire i de aezare n pagin pentru Web) execut un clic pentru selectarea casetei de validare Text Boundaries (Chenare pentru text). 4. Afieaz bara de instrumente Forms.

84

5. Afieaz bara de instrumente Tables and Borders.

Not: Pentru a afia oricare dintre barele de instrumente pe care le foloseti n aplicaia Word (i nu numai aici) vei parcurge secvena: View => Toolbars => i execui un clic pe numele barei pe care doreti s o ai activ pe ecran. O alt modalitate de a afia o bar este executarea unui clic pe butonul drept al mouse-ului pe oricare bar de instrumente i selectarea (cu un clic) a barei pe care o vrei afiat.

6. Folosind instrumentul Draw Table (Desenare tabel) din bara Tables and Borders sau din meniul Table deseneaz forma tabelului. Poi folosi de asemenea secvena Table => Insert => Table pentru a desena tabelul sau butonul Insert Table din bara de instrumente standard. 7. Introdu titlul formularului i etichetele cmpurilor. 8. Acolo unde vrei s ai o caset de validare, execut clic pe butonul Check Box Form Field (Cmp formular caset de validare) din bara Forms i automat va fi introdus n locul unde ai cursorul. Pentru a defini acest cmp caset de validare (dup inserare) vei executa dublu-clic pe el i se va deschide caseta de dialog Check Box Form Field Options (Opiuni pentru cmpul de formular de tip caset de validare) pentru a stabili comportamentul i aspectul cmpului.

Execui clic n dreptul opiunilor pe care le doreti aplicate i nchei apsnd butonul OK. Semnificaia cmpurilor din caset este urmtoarea: Check Box Size (Dimensiunea casetei de validare) i permite s stabileti ca, n funcie de fontul textului, caseta s se redimensioneze automat (Auto) sau s stabileti o anumit dimensiune pe care s o aib respectiva caset (Exactly:).

85

 Default value (Valoare implicit) stabileti dac vrei ca aceast caset s apar ca selectat (Checked) sau neselectat (Not checked) n momentul cnd utilizatorul vizualizeaz formularul. Run macro on (Rulare macrocomand la) este seciunea unde poi stabili ce macrocomenzi predefinite se vor rula la prima selectare a cmpului (Entry:) sau n momentul n care utilizatorul prsete cmpul acesta (Exit:) pentru a ajunge la alt cmp al formularului. Seciunea Field Settings (Setrile cmpului) i permite s schimbi numele semnului de carte (Bookmark) atribuit n mod automat de Word casetei tale. Prin adugarea unui semn de carte pentru fiecare cmp de formular este facilitat referirea la cmpuri n formule sau n alte cmpuri (se face referirea prin numele semnului de carte). Calculate On Exit (Calculeaz la ieire) o bifezi dac doreti ca programul Word s recalculeze toate cmpurile din acest document, n funcie de noul coninut al cmpului respectiv. Check Box Enabed (Caset de validare activat). Executarea unui clic (validarea ei) va permite celor care vor folosi formularul s modifice coninutul cmpului.

Butonul Add Help Text (Adaug text de asisten) i permite s adaugi instruciuni sau detalii referitoare la cmpul respectiv. (Vei gsi mai multe detalii despre acesta parcurgnd n continuare lecia). Aceast caset de validate pe care tocmai ai creat-o este umbrit (fundal gri), dar poi dezactiva acesast proprietate executnd un clic pe butonul Form Field Shading (Umbrire a cmpului formular) de pe aceeai bar.

n urma dezactivrii acestui buton toate cmpurile de validare din ntregul document vor fi afiate albe, neumbrite.

86

Poi repoziiona caseta prin tragerea acesteia cu ajutorul mouse-ului ntr-o nou poziie sau o poi copia i lipi n alte locuri din document. Not: Pentru crearea cmpului de dat se poate folosi tasta / (slash), iar pentru crearea casetei din stnga etichetei Semntura evaluator se pot folosi elemente din bara Drawing. Fiind un formular care se va lista la imprimant, nu va mai trebui s faci nimic altceva n afara editrii i a inserrii casetelor de validare. Dar dac vrei s foloseti acest formular i electronic, deci l oferi altor utilizatori pentru completare pe ecran, va trebui s l protejezi, astfel ca acetia s nu-l poat modifica, ci doar s valideze (s bifeze) casetele disponibile lor.
UTILIZAREA CMPURILOR DE COMPUNERE

Un alt tip de formular care se poate imprima este formularul cu cmpuri de compunere. Acesta va citi informaii dintr-o baz de date, astfel nct n momentul tipririi cmpurile s fie completate automat cu date specifice unei anumite persoane. n exemplul urmtor este prezentat un formular cruia urmeaz s-i atribuim cmpurile de compunere.

Iat paii pe care trebuie s-i parcurgi: 1. Deschide formularul pe care l utilizezi (n exemplul pe care l construim numele acestui formular este Formular compunere cmpuri.doc). 2. Din meniul Tools selecteaz comanda Mail Merge....Folosete generatorul Mail Merge Helper pentru a converti formularul ntr-un document principal (main document). Exist trei pai principali pe care trebuie s-i urmezi, alegnd de fiecare dat din listele derulante opiunea care corespunde intereselor tale. 1. crearea documentului principal; 2. crearea sau deschiderea bazei de date;

87

3. crearea legturii ntre formular i baza de date.

Trebuie s indici (printr-un clic) tipul documentului principal (main document). Din lista derulant poi alege Form Letter (Formular de scrisoare), Mailing Labels (Etichete potale), Envelopes (Plicuri) sau Catalog. n exemplul dat s-a ales formularul de scrisoare (Form letters). Ai posibilitatea s optezi pentru folosirea formularului deschis anterior (butonul Active Window) sau pentru crearea unui document principal nou (New Main Document). Fiind deschis formularul Formular compunere campuri.doc s-a ales opiunea Active Window.

Pasul doi este indicarea sursei datelor. Poi crea acum baza de date

dac alegi opiunea Create Data Source...(Creare baz de date) sau poi folosi o baz de date creat anterior cu opiunea Open Data Source...(Deschide baza de date). n ambele cazuri vei fi ghidat de aplicaie pentru a crea cmpurile sau a localiza baza de date creat anterior.

88

Dac i creezi baza de date acum, va trebui s indici numele i ordinea cmpurilor, precum i locul unde va fi stocat baza de date.

Dac baza de date era deja creat, trebuie doar s o localizezi: Ultimul pas este stabilirea legturii dintre cmpurile declarate n formular i baza de date. Pentru aceasta te vei folosi de bara Mail Merge care a fost afiat automat cnd ai apsat butonul Get Data n pasul anterior. De pe acest bar vei folosi butonul Insert Merge Field care i va desfura o list cu toate cmpurile pe care le-ai declarat n baza de date. Trebuie s plasezi cursorul n formular n cmpul de compunere i apoi din acest list s execui clic pe numele cmpului pe care doreti s-l inserezi. V-a apare inserat numele cmpului, iar n momentul listrii se va face citirea efectiv a articolelor din fiecare coloan a bazei de date. Folosindu-te de bara Mail Merge ai posibilitatea s comui de la o nregistrare la alta, s trimii informaiile direct la imprimant, s caui anumite elemente n baza de date, etc.

89

CREAREA FORMULARELOR ELECTRONICE

Spre deosebire de formularele care se tipresc, formularele electronice se completeaz pe ecran de utilizatori, deci va trebui ca dup crearea propriu-zis s le protejezi mpotriva modificrilor, astfel nct forma s se pstreze, iar opiunile utilizatorilor s se poat nregistra de ctre acetia. Parcurge aceeai pai ca la crearea formularului de tiprire: deschide documentul, afieaz barele Tables and Borders i Forms, traseaz tabelul sau chenarul formularului. Vei ncepe s introduci titlul formularului i apoi etichetele pentru cmpuri. De aceast dat pentru cmpurile care vor fi completate de utilizatori va trebui s declari tipul cmpului. Sunt mai multe tipuri de cmpuri pe care le poi utiliza: cmpuri de text, cmpuri numerice, casete de validare i liste derulante ,.a.m.d. Locul de inserare al cmpului este locul n care se gsete plasat cursorul. Pentru a te orienta mai bine n timpul lucrului ar fi bine s lucrezi cu butonul Show/Hide activat. Despre modul de creare a cmpurilor cu casete de validare am discutat n paragraful anterior (Crearea formularelor tiprite).

CMP DE FORMULAR DE TIP TEXT

Pentru a crea un cmp de text plasezi punctul de inserare n locul unde doreti s apar el n formular. 1. Pe bara Forms execui clic pe butonul Text Form Field formular de tip text); (Cmp de

2. Selectezi acest cmp i apei butonul Form Fiels Options (Opiuni pentru cmpuri de formular) sau execui dublu-clic pe el. Se deschide caseta de

90

dialog Text Form Field Options (Opiuni pentru cmp de formular de tip text). 3. Selectezi opiunile i efectuezi clic pe butonul OK. Dup cum vezi n caseta Type: este selectat implicit tipul de date Regular text (Text normal). Derulnd lista ascuns vei vedea c ai la dispoziie i alte tipuri de date: Number (Numr), Date (Dat calendaristic), Current Date (Data curent), Current Time (Ora curent) i Calculation (Calcul). n funcie de ce tip de date selectezi n acest cmp se vor schimba opiunile celorlalte meniuri din partea superioar a casetei de dialog. n caseta Maximum lenght: (Lungime maxim) poi lsa opiunea implicit Unlimited (nelimitat) sau poi selecta numrul maxim de caractere pe care s le poat introduce utilizatorul formularului (spre exemplu 30 de caractere).

Un clic pe butonul din dreapta casetei de editare Text format: va derula o list de opiuni pe care le poi selecta pentru a stabili modul de editare: Uppercase schimb literele ntregului text n majuscule. Lowercase - schimb literele ntregului text n litere mici.

First capital verific i schimb primul caracter al textului n liter mare. Title case fiecrui cuvnt din text i schimb litera de nceput n majuscul. n caseta Defaut text: (Text prestabilit) (opional) poi scrie un text care s apar implicit n cmpul din formular, urmnd ca utilizatorul s suprascrie peste acest text sau nu, funcie de opiunea acestuia. Dac n caseta Type: ai ales ca tip de dat Current Date (Data curent) sau Current Time (Ora curent) atunci aceast opiune nu mai este accesibil. Run macro on (Rulare macrocomand la) este seciunea unde poi stabili ce macrocomenzi predefinite se vor rula la prima selectare a cmpului (Entry:) sau n momentul n care utilizatorul prsete cmpul acesta (Exit:) pentru a ajunge la alt cmp al formularului. Seciunea Field Settings (Setrile cmpului) i permite s schimbi numele semnului de carte (Bookmark) atribuit n mod automat de Word casetei tale.Prin adugarea unui semn de carte pentru fiecare cmp de formular este facilitat referirea la cmpuri n formule sau n alte cmpuri (se face referirea prin numele semnului de carte).

91

 Calculate On Exit (Calculeaz la ieire) o bifezi dac doreti ca programul Word s recalculeze toate cmpurile din acest document, n funcie de noul coninut al cmpului respectiv. Caseta Fill-in enabed din partea inferioar a casetei i permite s impiedici utilizatorii ablonului s completeze acest cmp, dac o debifezi. Butonul Add Help Text (Adaug text de asisten) i permite s adaugi instruciuni sau detalii referitoare la cmpul respectiv. (Vei gsi mai multe detalii despre acesta parcurgnd n continuare lecia).
CMP DE FORMULAR DE TIP NUMERIC

Crearea cmpurilor de formular de tip numeric este foarte asemntoare cu crearea cmpurilor de tip text. Pentru a crea un cmp numeric selectezi butonul Text Form Field din bara Forms, apoi butonul Form Fiels Options , execui clic pe sgeata din dreapta casetei Type: i selectezi din list tipul Number. Execui apoi clic pe sgeata din dreapta casetei de editare Number Format i selectezi (printr-un clic) tipul de format pe care vrei s-l aib numerele din acest cmp. Opional n caseta Maximum lenght: (Lungime maxim) poi indica numrul maxim de cifre care s poat fi completat.

n caseta Defaut number: (Numr implicit) (opional) poi scrie un numr (nu este o limit pentru numrul de cifre) care s apar implicit n cmpul din formular, urmnd ca utilizatorul s suprascrie peste acest text sau nu, funcie de opiunea acestuia (spre exemplu prefixul telefonic al judeului, primele trei cifre ale anului, etc). Opiunile Run Macro On (Rulare macrocomand la) i Field Settings (Parametri de cmp) din caseta de dialog Text Form Field Options funcioneaz la fel pentru orice alt cmp de formular. De asemenea utilizarea butonului Add Help Text este aceeai, aa cum vei vedea parcurgnd lecia.
CMP DE FORMULAR DE TIP DAT CALENDARISTIC

Pentru crearea unui cmp de dat calendaristic n caseta Type: poi alege tipul Date sau poi opta pentru introducerea automat a datei sau orei din calculator. Dac ai ales tipul Date (Dat calendaristic), utilizatorul formularului va putea introduce n acest cmp data dorit, dar dac ai ales Current date (Data curent) sau Current time (Ora curent), aceste date vor afiate automat, iar utilizatorul nu va putea s intervin n aceste cmpuri.

92

Din caseta de editare Date format: alege formatul n care vrei s fie introdus sau afiat data.

Pentru cmpul de tip Date n caseta Defaut date: (opional) poi scrie data care s apar implicit n cmpul din formular, urmnd ca utilizatorul s suprascrie peste aceasta sau nu, funcie de opiunea acestuia. n cazul n care ai ales ca n cmpul Type: s fie introdus automat data sau ora din calculator, aceast caset de editare (Defaut date: ) devine inactiv.
CMP DE FORMULAR PENTRU REALIZAREA CALCULELOR

O facilitate aparte este posibilitatea crerii unui cmp n care automat Word-ul s execute calcule, folosind referirile la celule. Spre exemplu dac ai creat formularul ca pe un tabel i ai de nsumat valorile din coloana a doua, vei parcurge urmtorii pai:

Declari fiecare cmp care va intra n calcul ca fiind numeric. Cmpul care va calcula formula l declari astfel: selectezi butonul din bara Forms, apoi butonul Form Fiels Options

Text Form Field

, execui clic pe sgeata din dreapta casetei Type: i selectezi din list tipul Calculation. Alegi formatul numrului din caseta Number format: i

93

(opional) lungimea maxim de caractere din caseta Maximum lenght:. n caseta Expresion: vei scrie formula care doreti s se aplice. n exemplul dat se adun numerele introduse n a doua coloan (considerat a fi coloana B) de pe rndurile 2,3 i 4.

Validarea casetei Calculate on exit (Calcul efectuat la terminare) va avea ca efect calculul imediat al valorii rezultat. Not: La o deschidere ulterioar a formularului, dac valoarea din cmpul de calcul este zero, trebuie s tii c nu nseamn c programul nu a efectuat calculele, ci doar nu a tiut c trebuie s actualizeze coninutul cmpului respectiv. Poi atribui acestui cmp o secven macro care s-l actualizeze automat sau, i mai simplu, din meniul Tools alege opiunea Options, iar din seciunea Print, n zona Printing Options execui un clic i validezi caseta Update Fields (Actualizare cmp).
CMP DE FORMULAR DE TIP CASET DERULANT

Un alt tip de cmp pe care l poi crea este cmpul cu o list de opiuni, de tip caset derulant. Crearea unui astfel de cmp i ofer utilizatorului posibilitatea s selecteze un rspuns (o opiune) dintr-o list predefinit, printr-un singur clic. Primul articol din list este afiat n permanen, restul devenind vizibile la derularea listei (clic pe butonul din dreapta casetei). Cum creezi lista? Dup ce ai scris eticheta cmpului, selectezi din bara Forms butonul Drop-Down Form Field (Cmp de formular de tip caset derulant) i apoi butonul Form Field Options . Se deschide fereastra Drop-Down Form Field Options (Opiuni pentru cmpul de formular de tip caset derulant). n caseta Drop-down item: (Articol din lista derulant) vei scrie primul element al listei pe care o creezi, apoi apei butonul Add. Acesta este adugat n caseta Items in drop-down list:(Aricole din lista derulant). Scrii urmtorul element al listei n caseta Drop-down item:, apei din nou butonul Add, acesta este adugat viitoarei liste. Reiei acest procedeu scriind toate elementele listei.

94

Dac vrei s tergi un element scris n caseta Items in drop-down list: vei executa un clic pe acesta (pentru a-l marca) i vei apsa butonul Remove.

Ordinea elementelor n list o poi schimba folosindu-te de cele dou butoane de mutare aflate n dreapta casetei Items in drop-down list:. Bifarea opiunii Drop-down enabed (Derulare activat) din zona Field settings permite utilizatorilor s selecteze elemente din lista derulant creat de tine. Dac aceast caset de validare este deselectat, lista derulant nu apare, ci singura valoare afiat va fi primul element al listei.
ADUGAREA TEXTULUI DE ASISTEN

n toate casetele, indiferent de tipul cmpului pe care l-ai folosit, ai observat sub butonul OK (cel care a validat fiecare alegere) butonul Add Help Text. Cu ajutorul acestuia poi introduce un mesaj-text care s apar n bara de stare sau la acionarea tastei F1, astfel nct s apar informaii suplimentare referitoare la coninutul respectivului cmp. Pentru aceasta apas butonul Add Help Text. Se deschide caseta de dialog Form Field Help Text: Efectueaz clic pe una din etichetele Status Bar (Bar de stare) sau Help Key (Tasta Help) pentru a determina locul n care s apar textul de asisten. Opiunile sunt identice n ambele pagini. Dac vrei ca textul de asisten s apar i n bara de stare i la apsarea tastei F1, va trebui s-l scrii n ambele ferestre. Ai trei posibiliti de alegere pentru textul ajuttor: 1. None (Nici un mesaj-text) ; 2. Auto Text entry (Intrare din lista Auto Text) 3. Type your own (Introducei textul propriu).

95

Pentru a introduce mai repede textele pe care le foloseti des ca texte ajuttoare, poi s creezi intrri Auto Text, aa cum ai nvat n Cursul IIIRPB051-03 n prima lecie. Apoi, n caseta de dialog Form Field Help Text execui clic pe butonul radio Auto Text entry: i din lista derulant selectezi textul dorit. Dac doreti s scrii un text ajuttor propriu, bifeaz opiunea Type your own (Introducei textul propriu ). n caseta de editare aflat sub aceasta scrie textul pe care-l doreti. Not: Textul ajuttor scris aici nu l vei vedea n bara de stare pn cnd nu vei

activa instrumentul de protejare a documentului, de pe bara Forms. Acesta este un exemplu cum unui element al listei de opiuni i s-a asignat text ajuttor, acesta apare scris n bara de stare.

ADUGAREA MACROCOMENZILOR LA UN FORMULAR

O alt posibilitate pe care i-o ofer aplicaia Word, respectiv caseta Text From Field Option, este folosirea macrocomenzilor asociate unui cmp.

Pentru aceasta deschizi ablonul formularului i nregistrezi macrocomanda folosind meniul Tools, comanda Record New Macro din submeniul Macros (poi deschide Visual Basic Editor i s nregistrezi direct macrocomanda, dac ai cunotinele necesare). Dup ce ai nregistrat sau scris macrocomanda vei salva formularul sub forma unui ablon, astfel nct aceast macrocomand s fie utilizabil i alt dat, cnd utilizatorii vor crea alte formulare.

96

Ai posibilitatea s indici din lista coninut n dreptul casetelor Entry: (respectiv Exit:) numele macrocomenzii care s ruleze n momentul n care punctul de inserare a ajuns la nceputul (respectiv la prsirea) cmpului selectat.

PROTEJAREA FORMULARULUI
Dup terminarea completrii formularului va trebui s-l protejezi mpotriva modificrii structurii lui. Pentru aceasta vei apsa butonul Protect Form din bara Forms sau din meniul Tools vei selecta comanda Protect Document... i vei alege opiunea Forms. (Mai multe despre protejarea documentelor vei afla parcurgnd mai departe aceast lecie, la seciunea Protejarea documentelor). Odat protejat acest formular, el poate fi dat spre completare utilizatorilor. Acetia se vor deplasa cu ajutorul tastei Tab (respectiv Shift+Tab) nainte (respectiv napoi) n document, completnd cmpurile destinate lor. Orice utilizator familiarizat cu lucrul cu bara Forms poate elimina protecia formularului apsnd butonul Protect Form Document. sau parcurgnd secvena Tools , Unprotect

SALVAREA ABLONULUI FORMULARULUI (FORM CONTROL)

Dup protejarea documentului este bine s-l salvezi ca ablon, pentru ca mai muli utilizatori s-l poat completa fr s-i altereze coninutul. Pentru aceasta mai nti vei nchide bara cu instrumente Forms astfel: execui clic cu butonul din dreapta al mouseului pe bar i dezactivezi opiunea Forms din meniul contextual. Apoi din meniul File alegi opiunea Save As... Din lista derulant Save As Type selectezi Document Template (ablon de document). n caseta Save In: este schimbat automat locaia cu adresa C:\Windows\Applications Data\Microsoft\Templates. Extensia lui va fi *.dot. Cnd un utilizator deschide acest ablon primul lucru pe care l va face va fi salvarea lui ca document (cu extensia .doc) i abia apoi utilizarea. nainte de a salva formularul ca ablon trebuie s verific c nu au mai rmas date introduse n cmpuri, textul sau alte obiecte de test pe care le-ai folosit n timpul proiectrii i testrii, apoi selecteaz modul de vizualizare a documentului care urmeaz s fie afiat la deschiderea formularului i eventual redimensioneaz fereastra document, dac doreti ca utilizatorul formularului tu s o vad la o dimensiune predefinit. Datele coninute n formular pot fi salvate ulterior (doar ele) ntr-o baz de date sau ntr-o foaie de calcul tabelar. Pentru aceasta trebuie ca utilizatorii ablonului s selecteze o opiune de salvare prin care s salveze numai datele din formular sub forma unui fiier text. Pentru a salva doar datele din formular procedezi astfel: 1. Din meniul Tools selecteaz Options. 2. Selecteaz eticheta Save.

97

3. Selecteaz caseta de validare Save Data Only For Forms (Salveaz numai datele din formulare).

MODIFICAREA UNUI ABLON DE FORMULAR

n cazul n care, dintr-un motiv oarecare, doreti s schimbi ablonul unui formular procedezi astfel: 1. Din meniul File selectezi opiunea New... 2. Selectezi ablonul formularului pe care doreti s-l modifici. n seciunea New din colul din dreapta selectezi butonul radio Template, apoi apei butonul OK. 3. Afiezi bara de instrumente Forms. 4. Selectezi cmpul pe care doreti s-l modifici i faci modificrile dorite. 5. Salvezi ablonul sub acelai nume, tipul de fiier rmnnd Template. Vei confirma nlocuirea vechiului ablon apsnd butonul Yes la cererea de confirmare a suprapunerii. Not: Te poi ajuta de numele semnelor de carte pentru a ajunge rapid la un anumit cmp. Pentru aceasta folosete comanda Go to din meniul Edit sau combinaia de taste Ctrl+G. n seciunea Go to what selecteaz Bookmark i din lista derulant Enter Bookmark Name selecteaz numele semnului de carte la care doreti s ajungi. Apas Enter sau efectueaz clic pe butonul Go to.

98

ARANJAREA TEXTULUI RELATIV LA IMAGINI

n leciile anterioare ai nvat cum s inserezi o imagine ntr-un document. n aceast lecie vei nva cum s poziionezi imaginile i obiectele relativ la textul din document. Etape: 1. Execut un clic pe suprafaa imaginii respective pentru a o selecta 2. Parcurgi secvena FORMAT => PICTURE din bara de meniuri. 3. n fereastra FORMAT PICTURE selectez eticheta LAYOUT. n aceast fereastr vei gsi urmtoarele opiuni: IN LINE WITH TEXT n linie cu textul; SQUARE n interiorul textului TIGHT n interiorul textului; BEHIND TEXT n spatele textului; IN FRONT OF TEXT peste text.

99

4. Apas butonul ADVANCED BUTTON i pe ecran va aprea fereastra aferent acestei opiuni care i ofer variate opiuni de poziionare pentru imaginea ta.

5. n final apei OK.

PERSONALIZAREA BARELOR DE UNELTE

CREAREA UNEI BARE DE UNELTE
Aplicaia Word i pune la dispoziie peste douzeci de bare de unelte cu ajutorul crora poi s execui orice operaie doreti n timpul lucrului la un document. Dac doreti i poi crea o bar de unelte proprie, care s reuneasc butoanele pe care le foloseti cel mai des. Operaia este foarte simpl. Etape: Din meniul Tools alegi opiunea Customize;

n fereastra Customize trebuie s selectezi eticheta Toolbar;

100

Apei butonul New.

n caseta Toolbar name: din caseta de dialog New Toolbar introduci numele barei de unelte; n caseta Make toolbar available in: alegi documentul sau ablonul curent ca locaie a acesteia. nchizi caseta de dialog New Toolbar apsnd butonul OK; Apei butonul Close i nchizi fereastra Customize.

ADUGAREA DE ELEMENTE BARELOR DE UNELTE

Dup ce bara a fost creat este absolut necesar s adaugi noi elemente n interiorul acesteia. Etapele sunt urmtoarele: Din meniul Tools alegi opiunea Customize; n fereastra Customize selectezi eticheta Commands;

Din lista Categories vei alege categoria n care se afl opiunea pe care vrei s o introduci n bar; n lista Commands vor fi afiate opiunile corespunztoare categoriei selectate. Vei selecta una din aceste opiuni, o vei aga cu mouse-ul i o vei trage peste bara de unelte nou creat. n timpul tragerii vei observa un cursor care i indic exact locul unde va aprea butonul. Cnd eliberezi butonul stng al mouse-ului, noul buton este afiat pe bar.

MUTAREA SAU TERGEREA BUTOANELOR

Operaia de tergere sau mutare a unui buton de pe o bar de instrumente este simpl, ea nu necesit deschiderea casetei de dialog Customize. Pentru a muta un buton de pe o bar pe alta vei apsa tasta Alt, vei executa clic i vei trage respectivul buton la noua locaie, pe noua poziie.

101

Dac execui manevra de tragere spre interiorul ferestrei de lucru, deasupra butonului va fi un X, ceea ce va semnifica faptul c la eliberarea butonului stng al mouse-ului butonul va fi ters.

PERSONALIZAREA ASPECTULUI BUTOANELOR

Aplicaia Word afieaz butoanele de pe barele de unelte sub forma unor pictograme prestabilite. Ai posibilitatea s schimbi aspectul butoanelor de pe bare adugnd, modificnd sau eliminnd pictogramele acestora. Meniul scurttur Modify Selection te ajut s nlocuieti pictogramele asociate butoanelor. Pentru aceasta alege Customize din meniul Tools. Se deschide caseta de dialog Customize. Execut clic cu butonul drept al mouse-ului pe butonul cruia vrei s-i schimbi aspectul. Se desfoar un meniu rapid de care te vei folosi n continuare.

Execut clic pe Change Button Image i din galeria de pictograme alege-o pe cea care i place i care automat va apare pe buton cnd execui un clic pe ea. (Despre aceasta am mai discutat n aceast lecie la Adugarea unei macrocomenzi la un meniu sau bar de unelte). Dac doreti s copiezi pictograma pe care o are un buton pe alt buton, din meniul rapid alege comanda Copy Button Image. Execut clic cu butonul drept al mouse-ului pe butonul destinaie i din meniul rapid selecteaz comanda Paste Button Image. Poi s modifici pictogramele predefinite, personalizndu-le, folosind editorul de butoane ncorporat n Word 2000. Pentru aceasta din meniul rapid afiat ca n paii anteriori selecteaz comanda Edit Button Image. Se deschide caseta Button Editor n care n zona Picture este prezentat fiecare pixel de pe ecran care compune imaginea respectiv, iar n Preview sunt prezentate rezultatele modificrilor la dimensiunea real.

102

Grupul de sgei i permite s deplasezi imaginea pe buton, iar paleta de culori te ajut ca, dup selectarea culorii, s o aplici efectund un clic n fiecare ptrel, pentru a-l colora.

Crearea grupurilor de butoane (i de meniuri) este o alt posibilitate de personalizare a barelor de unelte. Dac ai privit atent ai vzut c pe fiecare bar de instrumente butoanele sunt grupate funcie de aciunea pe care o ndeplinesc. Astfel pe bara de unelte de formatare ai observat c butoanele de ngroare,de nclinare i de subliniere sunt desprite de grupul butoanelor care realizeaz alinierea paragrafului; acestea la rndul lor sunt desprite de cele care realizeaz listele marcate i numerotate, etc. Delimitarea dintre aceste grupuri de butoane (iar n meniuri ntre grupele de comenzi) este marcat printr-o linie subire. Cu ajutorul meniului Modify Selection poi crea o nou linie de desprire ntre grupuri.

Pentru aceasta deschide caseta de dialog Customize selectnd din meniul Tools comanda Customize. Apas butonul drept al mouse-ului pe butonul (sau pe comanda) pe care doreti s-l modifici. Din meniul rapid alege comanda Begin a Group. Automat Word-ul insereaz o linie de desprire ntre grupuri, deasupra (n meniuri) sau la stnga elementului selectat. O alt facilitate pe care i-o ofer aplicaia Word 2000 este asocierea unei hiperlegturi unui buton. Aceasta i va oferi posibilitatea ca n momentul n care execui un clic pe un buton aflat pe o bar de unelte, s deschizi un document sau s navigi ctre o anumit adres de Internet. Dup ce ai deschis caseta de dialog Customize execut clicdreapta pe butonul cruia i asociezi hiperlegtura. Din meniul rapid selecteaz Assign Hyperlink i apoi Open. Se deschide caseta de

103

dialog Assign Hyperlink:Open unde vei indica (selecta) locaia care s fie deschis sau numele documentului. Vei nchide caseta apsnd butonul OK. Poi elimina o hiperlegtur parcurgnd aceiai pai ca la crearea ei, dar nu vei folosi comanda Open ci Remove Hyperlink din submeniul Edit Hyperlink.
MODIFICAREA OPIUNILOR DE AFIARE A BUTOANELOR I A MENIURILOR

Atunci cnd lucrezi cu Word 2000 n mod implicit apropierea cursorului mouse-ului de un buton are ca efect afiarea unei etichete explicative (Screen Tip) care prezint numele butonului. Aa cum ai vzut n cursurile anterioare, poi s stabileti i modul de prezentare al butoanelor pe bara de instrumente cu pictograme mari sau mici. Pentru a modifica aceste opiuni (i nu numai pe ele) trebuie s parcurgi urmtoarea secven: 1. Selectezi comanda Customize... din meniul Tools. 2. Execui clic pe eticheta Options. De aici selectezi sau debifezi opiunile dorite. 3. nchizi caseta executnd un clic pe butonul Close.

Care este semnificaia i aciunea fiecrei opiuni? Standard and Formatting toolbars share one row dac este activ, barele de instrumente Standard i Formatting sunt ancorate una lng cealalt pe acelai rnd. Aceasta i permite s ai ct mai mult spaiu de lucru pe ecran, s vizualizezi ct mai mult din documentul activ. Debifarea ei va permite celor dou bare s apar una sub alta, avnd vizibile toate butoanele disponibile. Menus show recently used commands first Comenzile utilizate mai rar sunt ascunse. Show full menus after a short delay - pentru economie de spaiu ocupat pe ecran, n momentul desfurrii listei cu comenzi dintr-un meniu sunt prezentate cele mai des folosite, restul aprnd dup cteva momente. Butonul Reset my usage data permite restabilirea opiunilor i funciilor implicite ale Word-ului, ca i cum nu ai fi lucrat i personalizat nimic pn n acest moment. Opiunea Large icons activat are ca efect afiarea pictogramelor mari pe barele de instrumente.

104

List font names in their font are ca efect afiarea numelui .

fonturilor chiar cu fontul respectiv

Show ScreenTips on toolbars. Bifarea acestei opiuni are ca efect adugarea etichetelor explicative la butoanele barelor cu instrumente cnd aceste etichete sunt activate n caseta de dialog Help Options. Show shortcut keys in ScreenTips adaug n etichetele explicative i combinaia de taste (scurttura de la tastatur) care se poate folosi pentru lansarea n execuie a respectivei comenzi .

Menu animations permite alegerea opiunilor de animaie sau dezactivarea lor.

URMRIREA MODIFICRILOR UNUI DOCUMENT

Dac ai un supervisor care face modificri n documentul tu poi utiliza urmtoarele operaii pentru ca s poi vedea cu uurint textul original dar i orice adugare, tergere sau schimbare care s-a fcut n interiorul documentului. Vei revedea apoi documentul i vei decide dac vrei s accepi sau s respingi modificrile fcute. Dac mai multe persoane au fcut modificri n document, vei vedea prezentate n culori diferite modificrile fiecreia, iar n final vei putea combina toate modificrile operate ntr-un singur document final.

Selectez Tools => Track Changes => Highlight Changes din bara de meniuri, sau poi s execui un dublu-clic pe butonul Track Changes (Urmrirea modificrilor) de pe bara de stare (este etichetat TRK) sau s foloseti combinaia de taste Ctrl+Shift+E. Butonul TRK devine activ. Pe ecran va aprea urmtoarea fereastr:

Bifeaz opiunea Track changes while editing (Urmrirea modificrilor n timpul editrii) i asigur-te c celelalte csue sunt bifate i apoi apas butonul OK.

105

Acum orice schimbare, modificare sau tergere va fi marcat n document prin subliniere i modificrile vor avea culoarea roie.

Deselecteaz una din cele dou casete de validare de dedesubt pentru a ascunde modificrile n versiunea electronic sau n cea tiprit a documentului. Dac vrei s stabileti culoarea sau marcajul pentru ceea ce se modific, folosete butonul Options...

Not: Dac nu ai stabilit cu persoanele care fac modificri s foloseasc o anumit culoare, ar fi bine s nu modifici opiunea By Author (Dup autor) din seciunile Inserted Text (Text inserat) i Deleted text (Text ters), pentru a ti cine i ce a modificat.

106

ACCEPTAREA SAU RESPINGEREA MODIFICRILOR DINTR-UN DOCUMENT

Odat ce un document a fost configurat ca s urmreasc modificrile fcute n el, poi s revezi schimbrile i s decizi dac vrei s le accepi sau dac nu. Foloseti secvena: Tools => Track Changes => Accept Or Reject Changes...

1. Dac accepi modificrile, toate modificrile marcate sunt convertite n text de document i versiunea anterioar a textului este tears. 2. Prin respingerea modificrilor toate modificrile marcate sunt terse i textul original al documentului rmne neschimbat. Pentru a trece n revist modificrile i a le i accepta sau respinge, te poi folosi de bara de instrumente Reviewing sau de meniuul rapid.

Etape: 1. Poziionezi punctul de inserare la nceputul documentului; 2. Selectezi Tools => Track Changes => Accept Or Reject Changes....

107

Pe ecran va aprea fereastra Accept Or Reject Changes (Acceptarea sau respingerea modificrilor).

3. Apei butonul Find pentru a gsi modificarea i apoi apei Accept (Acceptare) sau Reject (Respingere) n funcie de preferin. 4. Dup ce vei parcurge tot documentul, vei apsa butonul Close. n partea stng a casetei Accept or Reject Changes i se prezint autorul modificrii selectate, ce operaie a efectuat i data modificrii; n zona View poi executa un clic pe unul din butoanele radio pentru a schimba temporar modul de afiare al modificrilor: Changes with highlighting (Modificare cu evideniere) afieaz documentul ca i cnd modificarea a fost acceptat, textul rmnnd evideniat. Changes without highlighting (Modificare fr evideniere) i prezint documentul ca i cum modificrile au fost acceptate i efectuate n document. Original i prezint documentul n forma original, aa cum arta naintea oricrei modificri.

Accept All/Reject All (Accept/respinge toate modificrile) l vei folosi atunci cnd vrei s faci acceptarea/respingerea tuturor modificrilor, fr a le mai vizualiza separat. Dac ai acceptat sau respins din greeal o modificare, folosete imediat butonul Undo.

COMPARAREA DOCUMENTELOR
Avnd deschis copia master a documentului, selecteaz meniul Tools, submeniul Track Changes, comanda Compare Documents (Compar documente). Editorul Word deschide caseta de dialog Select File to Compare With Current Document (Selectai fiierul de comparat cu documentul curent). Cu ajutorul acesteia vei selecta fiierul cu care faci comparaia, cel n care s-au fcut modificrile.

108

Apei butonul Open sau execui dublu-clic pe numele fiierului.

Dac nici unul dintre aceste documente nu conine modificri detectate, editorul va compune modificrile i comentariile din fiier n copia master i le va marca pe toate ca fiind terse de autorul documentului master, apoi te va ntreba dac accepi sau respingi modificrile terse.

Dac unul dintre cele dou documente conine modificri, pe ecran i va fi afiat mesajul

prin care eti ntrebat dac faci compararea. Apsarea butonului cu rspuns afirmativ Yes va avea ca efect efectuarea comparrii. Compunerea este efectuat i apoi poi accepta sau respinge modificrile din documentul master.

PROTEJAREA DOCUMENTELOR
Dac ai creat un document i nu vrei s lai pe nimeni altcineva s-l modifice sau chiar s-l vad, poi s-l protejezi prin intermediul unei parole, restricionnd accesul doar la utilizatorii care tiu parola respectiv. Despre aceste lucruri ai aflat i n lecia 1 a cursului Word Cursul II-RPB-IT-041-02 cnd ai nvat s-i protejezi documentul pe trei nivele: 1. Recomandarea de a deschide documentul doar pentru vizualizare (Read-only) permite deschiderea documentului pentru citire sau pentru modificare, la alegerea utilizatorului; 2. Protejarea modificrilor deschide documentul doar pentru vizualizare; 3. Protejarea vizualizrii deschiderea documentului nu este permis altor utilizatori.

109

Pentru a ajunge la opiunile de protecie poi folosi una din urmtoarele variante: Selecteaz File => Save As din bara de meniuri; va aprea caseta de dialog Save As. Apas pe butonul Tools i din meniul care apare alege opiunea General Options;

n fereastra Save, n casetele Password to open i Password to modify se introduc parolele corespunztoare; Password to open Utilizatorul care introduce aceast parol are posibilitatea s deschid documentul (dar fr s-l modifice); Password to modify Utilizatorul care introduce aceast parol are posibilitatea s modifice documentul i s salveze modificrile fcute;

Dac execui un clic n caseta de validare Read-only recommended efectul va fi interogarea utilizatorului despre modul cum dorete s deschid documentul: numai pentru vizualizare sau permind s se fac i modificri.

110

 n final se apas butonul OK i (dac ai ales protejarea cu parol) vei introduce parola nc o dat n fereastra de confirmare a parolei. Acestea sunt lucruri pe care le-ai aflat ntr-o lecie anterioar. Dar mai ai posibilitatea s-i protejezi documentul i folosindu-te de meniul Tools, comanda Protect document (Protejare document). Pe ecran se deschide caseta Protect Document n care va trebui s alegi una din opiunile oferite:

Tracked changes (Urmrirea modificrilor) o bifezi atunci cnd vrei ca revizorii lucrrii tale s poat face modificri, dar s nu poat aproba sau respinge modificrile celorlai, ci numai tu s ai acest drept. Comments (Comentarii) o bifezi atunci cnd le permii revizorilor s insereze comentarii referitoare la document, dar nu le permii s tearg comentariile celorlalte persoane care au mai vzut documentul. Forms (Formulare). Utilizatorii crora le spui parola vor putea s anuleze protecia i s schimbe formularul, iar cei care nu cunosc parola pot completa cmpurile din formular, dar nu l pot schimba. Dac la primele dou opiuni folosirea parolei era opional, la protejarea formularelor aceast facilitate este necesar. Cnd utilizezi opiunea Forms, ai posibilitatea s protejezi doar anumite pri din formular. Pentru aceasta ele trebuie s se afle n seciuni diferite ale documentului. Execui clic pe butonul Sections i apoi debifezi caseta de validare din dreptul seciunii pe care nu o protejezi.

111

O metod rapid de a proteja sau deproteja formularele este folosirea butonului Protect Form de pe bara de instrumente Forms.

Acest buton este cu dubl revenire, deci o apsare va activa funcia, iar o reapsare o va dezactiva. Folosirea lui va face doar protejarea formularului, fr posibilitatea stabilirii unei parole (protejare simpl).

CREAREA DE VERSIUNI ALE UNUI DOCUMENT

Dac faci schimbri ntr-un document dar vrei ca s pstrezi o copie neschimbat a documentului original, poi crea versiuni ale acestui document prin salvarea acestora (a versiunilor) n cadrul aceluia fiier. Etape: Alege opiunea File => Versions din bara de meniuri. Pe ecran va aprea fereastra Versions in Word.

Apei butonul Save Now. Pe ecran va aprea fereastra Save Version n care poi introduce un comentariu referitor la acea copie.

n final vei apas butonul OK.

112

SETAREA LOCATIEI IMPLICITE PENTRU UN TEMPLATE

Etape: Alegi Tools => Options din bara de meniuri; Selectezi eticheta File Locations; Selectezi opiunea User Templates;

Apei butonul Modify;

n fereastra Modify Location selectezi dosarul care vrei s fie gazda template-urilor; n final se apas butonul OK n ambele ferestre.

Rezumatul leciei 2
n aceast lecie ai nvat cum s nregistrezi i gestionezi macrocomenzile, cum s creezi i modifici formularele. Ai aflat lucruri noi despre modul cum poi s aranjezi textul relativ la imagini i un lucru foarte util n practica curent - cum s personalizezi barele de unelte. Pentru cei care lucreaz n echip, deosebit de util este informaia referitoare la protejarea documentelor i la modul cum pot fi urmrite i acceptate modificrile unui document propuse de colaboratori. Informaiile referitoare la crearea versiunilor unui document i vor afla utilitatea pentru cei ce editeaz documente care sufer dese modificri, dar care au nevoie s pstreze i versiuni anterioare. i dac lucrezi des cu abloane proprii, acum, dup parcurgerea acestei lecii, vei ti cum s schimbi locaia de depunere a acestora.

113

ntrebri recapitulative
ntrebri gril
Bifeaz rspunsul care consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 0 la 3 rspunsuri corecte. n cazul n care rspunsul corect nu se gsete printre cele trei rspunsuri, bifeaz csua Nici unul. Prin intermediul crei secvene de comenzi din bara de meniuri se lanseaz nregistrarea unei macrocomenzi?

TOOLS => MACRO => RECORD NEW MACRO TOOLS => MACRO => MACROS EDIT => MACRO => RECORD NEW MACRO Nici unul

Pentru lansarea unei macrocomenzi poi utiliza:

O combinaie de taste definite n momentul nregistrrii Butonul creat n momentul nregistrrii Secvena TOOLS => MACRO => MACROS => RUN Nici unul

Prin intermediul crei secvene de comenzi din bara de meniuri poi crea un formular?

INSERT => FORMS EDIT => FORMS TOOLS => MAIL MERGE Nici unul

Care sunt paii pe care i parcurgi pentru a personaliza o bar de unelte?

Execui clic cu butonul drept al mouse-ului pe oricare dintre barele afiate i din meniul rapid alegi comanda CUSTOMIZE. Faci modificrile dorite i nchei apsnd butonul Close. Parcurgi secvena TOOLS => CUSTOMIZE. Faci modificrile dorite i nchei apsnd butonul Close. Parcurgi secvena VIEW => TOOLBARS => CUSTOMIZE. Faci modificrile dorite i nchei apsnd butonul Close. Nici unul

114

Prin intermediul crei secvene de comenzi din bara de meniuri poi urmri ce modificri s-au fcut ntr-un document?

TOOLS => TRACK CHANGES => HIGHLIGHT CHANGES TOOLS => TRACK CHANGES => ACCEPT OR REJECT CHANGES TOOLS => TRACK CHANGES => COMPARE DOCUMENT Nici unul

Protejarea documentelor se poate face parcurgnd secvena:

FILE => SAVE AS => TOOLS => GENERAL OPTIONS TOOLS => OPTIONS => SAVE TOOLS => PROTECT DOCUMENT Nici unul

Completeaz
Ce sunt macrocomenzile i care sunt paii pe care i parcurgi pentru crearea i nregistrarea lor ?

Cum procedezi pentru a mpiedica accesul viruilor la documentele pe care le-ai editat n Word?

Care sunt paii pe care i parcurgi pentru a crea un formular?

115

Dac ntr-un document colaboratorii ti au inserat anumite modificri sau comentarii, ai posibilitatea s le vizualizezi i s le accepi propunerile? Cum procedezi?

Exerciii
1. S se nregistreze o macrocomand care s insereze un tabel cu dou coloane i zece rnduri, asupra cruia s se aplice formatrile specificate. Numele macrocomenzii va fi CreareTabel, iar pentru o rulare viitoare se va asocia combinaia de taste Ctrl+Shift+O. Se va completa pe scurt descrierea acestei macrocomenzi n caseta Description i se va stabili n caseta Macros in ca macrocomanda s ruleze numai n documentul curent. Pentru aceasta execut secvena: Tools => Macro => Record New Macro. n momentul acesta ncepi i execut succesiv paii de construire a tabelului: selecteaz Table => Insert => Table i alege 2 coloane i 10 rnduri. Unete celulele din primul rnd al tabelului i formateaz caracterele cu font Arial, nlimea 16, scris ngroat (bold); alinierea textului n celul s se fac la centru (att pe orizontal ct i pe vertical). Nu uita: n timpul nregistrrii macrocomenzilor se folosete tastatura pentru selecii, nu mouse-ul! Selecteaz celelalte celule ale tabelului i stabilete nlimea pentru caractere 14, scrisul nclinat (italic), alinierea textului n celul s se fac pe orizontal la stnga, iar pe vertical n centru. Oprete utilitarul de nregistrare a macrocomenzilor folosind butonul Stop Recording. terge tabelul i ruleaz macrocomanda folosind combinaia de taste asociat. 2. Creeaz o bar de unelte proprie numit Personal pe care s adaugi un buton care s lanseze n execuie macrocomanda CreareTabel de la exerciiul 1. Pentru aceasta vei folosi meniul Tools, comanda Customize. Avnd selectat eticheta Toolbars vei apsa butonul New, vei da numele barei, apoi vei selecta tab-ul Commands i, din lista Categories vei alege Macros. Trage numele macrocomenzii peste noua bar, apoi schimb-i aspectul i numele conform modelului: Pentru aceasta execut un clic cu butonul drept al mouse-ului pe buton, schimb-i numele n caseta Name i apoi execut clic pe comanda Change Button Image pentru a alege noua pictogram. nchide fereastra Customize apsnd butonul Close.

116

3. S se creeze un formular dup modelul dat:

Contract de cumprare
Data: 08.10.2009

Nume i prenume cumprtor: Produs: Aspirator Specificai modul de achitare: rat 2 rate 3 rate Avans achitat: Suma achitat n luna I: Suma achitat n luna II: Suma achitat n luna III: Total (avans+lunile I+II+III) : 0
Pentru completarea formularului nu uita c trebuie s ai afiat bara de unelte Forms. Iat ordinea de completare i tipul cmpurilor folosite: 1. Data cmp de tip text care conine data calendaristic (current date); se va stabili lungimea maxim 10 caractere i formatul de dat dd.MM.yyyy; 2. Cumprtor - cmp de tip text (regular text) cu lungimea 30 caractere; 3. Produs cmp de tip caset derulant care are ca elemente ale listei: Aspirator, Maina de splat, Aragaz, Frigider. Pentru acest cmp se va aduga urmtorul text de asisten: Aspirator = 5 milioane Maina de splat = 13 milioane Aragaz = 7 milioane Frigider = 15,5 milioane. Acest text s apar i n bara de stare i la acionarea tastei F1. 4. Pe rndul Specificai modul de achitare vei introduce casete de validare; 5. Avans - cmp de tip text care conine date numerice (Number), format fr zecimale (0), lungime maxim 12 caractere. Ca text ajuttor se va introduce: Se achit opional. Textul de asisten s apar doar n bara de stare. 6. Pentru urmtoarele trei rnduri se va copia acest cmp de formular. 7. Total se va insera cmp de tip text care va conine calcule (Calculation). Formatul va fi fr zecimale, iar formula va fi =sum(a6:a9). Acest cmp nu va avea text de asisten. S se protejeze acest formular. 4. S se deprotejeze formularul folosind butonul de pe bara Forms i apoi s se protejeze folosind o parol. Tiprete la imprimant doar datele din formular. Pentru aceasta folosete meniul Tools comanda Protect Document. Comanda de tiprire a datelor din formular este File => Print => (butonul) Options i bifezi opiunea Print data only for forms.

integral

117