Modulul Utilizarea echipamentelor de birotică

Suport de curs
Portfoliu elevului gr. 12 Bujor Adrian

Operator Conex
1.1.2021
Cuprins

Conceptul de birotică 2
Roluri organizaţionale în activităţile birourilor. 2
Obiectivele 3
Principiile biroticii. 4
Locul sistemului birotic în cadrul firmei 4
Sistematizarea lucrului de birou 4
Sistemul informațional 6
Sistemul informatic 7
Sistemul birotic 8
Sistemul decizional 12
Funcțiile și structura sistemului birotic 14
Funcţiile generale ale sistemului birotic 14
Structura sistemului birotic 16
Sistemul integrat de birou 22
Optimizarea organizării lucrului de birou ale întreprinderii 22
Elemente fundamentale 23
Bază de date centrală 24
Reţea de telecomunicaţii 24
Rolul și locul secretariatului în structura unei organizații 25
Organizaţia şi structura ei organizatorică 25
Activitatea de secretariat 26
Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor 27
Organizarea secretariatelor 30
Rolul secretariatului în sistemul informaţional al organizaţiei 30
Conceptul de birotică
(Automatizarea activităţilor administrative şi de birou.)

Roluri organizaţionale în activităţile birourilor.

În timp au apărut numeroase încercări de a defini birotica.
In esenţă birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, de distribuţie şi de

exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui

disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicaţiile, telematica.
Birotica s-a născut, deci, din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii
administrative
şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind
creşterea
performanţei şi calităţii muncii de birou în orice domeniu de activitate.
Într-o altă perspectivă, mai recentă, adaptată la coordonatele societăţii informaţionale spre
care
ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel
mai
important loc de muncă al societăţii de azi, şi mai ales de mâine: BIROUL. Sistemele birotice
facilitează procesarea, diseminarea şi coordonarea informaţiei, materia primă a oricărei
activităţi
de birou. Prin aceasta se încearcă înlăturarea coşmarului birocratic.
Astăzi birourile au trei roluri organizaţionale importante:
1. Coordonează şi conduc munca lucrătorilor dintr-o organizaţie.
2. Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcţiile din organizaţiile respective.
3. Cuplează organizaţia cu mediul, integrând informaţional clienţii şi furnizorii.
Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfăşoară cinci mari activităţi:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaţiilor în fişiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor şi a grupurilor.
Prima dintre acestea consumă aproximativ 40% din efortul total, celelalte activităţi ocupă
restul
de 60% în mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotică se impune sublinierea particularităţilor şi
tendinţelor muncii de birou, indiferent de conţinutul său economic.
Astfel, o primă particularitate o constituie predominanţa proceselor informaţionale şi
decizionale.
Informaţia, materia primă a oricărei activităţi de birou, oferă suportul deciziei manageriale
în
orice sistem şi organizaţie economico-socială.
O altă particularitate o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informaţii
şi de
decizii, prin cele două forme ale sale: orală şi scrisă.
În România, termenul de birotică a căpătat o circulaţie largă după 1989. Acest fenomen
poate fi
explicat prin influenţa combinată a următoarelor circumstanţe:
- Transformarea socială care a permis dezvoltarea proprietăţii private, fenomen ce a dus la
crearea întreprinderilor mici şi mijlocii. Acestea şi-au bazat dezvoltarea pe utilizarea
profesională
a calculatoarelor personale (PC).

- Evoluţia tehnologică mondială care a permis descentralizarea accesului la informaţie prin

creşterea extraordinară a numărului de calculatoare personale şi a celorlalte echipamente
informatice.
- Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnică de calcul, consumabile,
echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare).
În prezent în dezvoltarea biroticii există două tendinţe majore:
- Una de natură tehnologică ce implică o creştere a capacităţii de intercomunicare
(telefoane, radio, TV).
- Una de natură organizaţională care se referă la tendinţa de a dezvolta structuri de tip
reţea.
În multe cazuri, în mod greşit, birotica este asimilată cu munca de secretariat, locul unde se
intersectează cele mai importante fluxuri informaţionale ale întreprinderii, dar secretariatul
reprezintă numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
În viitor, birotica va urmări crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaţie şi a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uriaş de hârtie din biroul clasic.

Obiectivele

Obiectivul general al biroticii este creşterea calităţii, productivităţii şi flexibilităţii muncii de

birou prin automatizarea activităţilor. Cele mai importante activităţi de birou se referă la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea şi la extragerea informaţiilor. În societatea
contemporană cantitatea de informaţie ce trebuie prelucrată este tot mai mare.

Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o creştere mult mai lentă în comparaţie cu
celelalte sectoare. De aceea speranţa creşterii productivităţii muncii este legată de dezvoltarea
biroticii.

Informatizarea muncii de birou, în afară de creşterea calităţii şi productivităţii muncii

administrative, determină şi alte efecte economice şi sociale cum ar fi:

ˇ        Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.

ˇ        Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informaţiei.

ˇ        Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite sau
expediate.
ˇ        Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în activitatea
administrativă.

ˇ        Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei de

regăsire a informaţiei.

ˇ        Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urmă se
fundamentează.

Principiile biroticii.

Principiul specificităţii. Munca de tip administrativ desfăşurată în birou reprezintă obiectul de

studiu al biroticii. Deşi conţinutul muncii în birou diferă în funcţie de nivelul ierarhic într-o
organizaţie şi de caracteristicile generale ale acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu
documente şi cu informaţii.

2.      Principiul frecvenţei de apariţie a diferitelor tipuri de activităţi. Birotica se opreşte numai
asupra celor mai utilizate proceduri şi acţiuni pentru a obţine efectul maxim prin simplificare,
prin automatizare şi prin integrare.

3.      Principiul simplificării. Activităţile care apar frecvent sunt – în prima etapă – analizate,
simplificate şi apoi în etapa a doua automatizate şi integrate.

4.      Principiul automatizării flexibile. Repetitivitatea relativă a unor activităţi permite

automatizarea flexibilă a unor sarcini, adică automatizarea realizată direct de către utilizator.

5.      Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea (utilizare în comun) datelor şi
informaţiilor dintr-o organizaţie. Integrarea reprezintă etapa finală a procesului birotic optimizat
în care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice şi informaticieni este inevitabilă.

Locul sistemului birotic în cadrul firmei

Sistematizarea lucrului de birou
Conceptul de sistem, ca şi cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul unei
organizaţii. O organizaţie este privită, în general, ca un sistem cu un anumit număr de subsisteme şi un
scop comun. Aceste subsisteme trebuie să fie legate împreună şi controlate pentru a realiza acest scop.
Sistemele informatice furnizează date în legătură cu cadrul intern şi extern şi ajută conducerea în luarea
deciziilor ce au impact deosebit asupra existenţei şi funcţionării în continuare a organizaţiei.

Prin folosirea tot mai largă a computerului s-a ajuns la prelucrarea integrală a informaţiilor. Cu ajutorul
calculatorului se pot efectua o serie de operaţiuni, precum:

ˇ        planificarea primară;

ˇ        planificarea de timp şi capacităţi;

ˇ        elaborarea comenzilor şi ordinea lor;

ˇ        date de producţie şi analiză.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obţine optimizarea fabricaţiei, a
organizării unei întreprinderi în general. Instrumentele integrării sunt introduse pe mai multe etape:

1.  legătura organizatorică între sistemele tehnice;

2. când sistemele de bază sunt nelegate, se vor realiza reţelele necesare;

3. legături de date (transferul de date între sisteme);

4. crearea bazei comune de date pentru CIM.

Primul pas în automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu logică
distribuită. Acest sistem este echipat cu capacităţi de telecomunicare şi de procesare a datelor. Într-un
sistem cu logică distribuită software-ul este înmagazinat în computerul principal. Fiecare terminal
foloseşte acelaşi program din computer pentru a-şi realiza sarcina.

Într-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie şi putere de procesare. În
acest fel va reţine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor
sisteme includ interfeţe cu echipament foto, copiatoare pentru ieşiri şi echipamente cu OCR (Optical
Character Recognition) pentru intrări.

Într-un birou nu se lucrează numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor fixe sau
mobile, proiectarea asistată, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.

Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea şi stocarea datelor fără a mai fi necesară
introducerea de la tastatură. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot căpăta o formă digitală
folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaţia analogică în digitală).

Procesarea vocii este o altă realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii continuă să fie
limitate datorită modului în care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea informaţiei într-un astfel
de sistem este necesară o centrală telefonică sau o combinaţie telefon-terminal. Pentru a utiliza
sistemul, se introduc comenzile în procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul
audio vorbind direct în receptor. Mesajele sunt stocate sub formă digitală, dar pot fi transformate şi în
formă analogică.

Imaginea şi vocea formează un tandem în timpul videoconferinţelor.

Una dintre cele mai importante realizări ale unui birou automatizat este teleconferinţa – capacitatea de
a lega persoane aflate la distanţă, care au acces la propriile fişiere şi la baza de date a organizaţiei
respective.

Videotextul este de asemenea rezultatul utilizării noilor tehnologii birotice. Este o formă de editare
electronică ce oferă un potenţial uriaş pentru afaceri şi guvern. Procesarea de date, texte, voce şi a
imaginii precum şi transmiterea acestora se potrivesc unui număr tot mai mare de aplicaţii de birou.

În concluzie, prin automatizarea activităţilor de birou se urmăreşte o integrare a unora dintre

tehnologiile computerizate dezvoltate începând cu anii ’60. Este punctul culminant al unor ani întregi de
cercetări, experimentări şi al politicii miilor de persoane din industria computerelor.

Sistemul informațional
Sistemele informatice de birou integrează tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor,
sunetelor sau imaginilor. Pregătirea documentelor şi comunicarea mesajelor în forme variate produc o
serie de beneficii, cum ar fi:

a) creşterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicării între diferite persoane;

b) accesul la informaţie care poate fi găsită în diferite locuri şi sub diferite forme, economisind şi timpul
pentru descoperirea ei;

c) creşterea productivităţii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibilă
creşterea randamentului;

d) creşterea gradului de continuitate între diferite activităţi;

e) îmbunătăţirea controlului asupra activităţilor personale.

Sistemele informatice de birou integrează tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor,
sunetelor sau imaginilor. Pregătirea documentelor şi comunicarea mesajelor în forme variate produc o
serie de beneficii, cum ar fi:

a) creşterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicării între diferite persoane;

b) accesul la informaţie care poate fi găsită în diferite locuri şi sub diferite forme, economisind şi timpul
pentru descoperirea ei;

c) creşterea productivităţii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibilă
creşterea randamentului;

d) creşterea gradului de continuitate între diferite activităţi;

e) îmbunătăţirea controlului asupra activităţilor personale.

Sistemul integrat implică existenţa a două elemente fundamentale: o bază de date centrală şi o reţea de
telecomunicaţii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaţiilor, declanşând una
dintre cele mai dramatice confruntări comerciale a timpului.

„Dat fiind că o parte mare din afaceri depinde acum de obţinerea şi trimiterea de informaţii, companiile
din toată lumea s-au grăbit să-şi interconecteze angajaţii prin reţele electronice. Aceste reţele formează
infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de importantă pentru mersul afacerilor şi dezvoltarea
economiei naţionale asemenea căilor ferate pe timpul lui Morse” afirma A. Toffler în celebra sa
carte Puterea în mişcare.

Fără telecomunicaţii nu ar fi posibilă decât o parţială automatizare a biroului. O reţea de telecomunicaţii

permite computerelor şi terminalelor din diferite locuri să comunice unele cu altele. Aceasta are diverse
forme şi mărimi. Mărimea reţelei depinde atât de locul unde sunt instalate terminalele interconectate,
cât şi de numărul de conectări necesar. O reţea poate include un cablu coaxial ce conectează două
birouri, sau un satelit ce leagă clădirile din diferite oraşe sau ţări. Reţelele sunt de diferite tipuri, în
funcţie de datele care sunt transmise prin reţea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circulă
cu anumită viteză.

„Raportat la un birou, o reţea care poate să opereze cu diferite tipuri de date este cea mai potrivită.
Astfel de reţele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmăreşte la început
planificarea câtorva noduri, adică o reţea locală (LAN)” spune Myles E. Walsh în lucrarea Sisteme
informaţionale computerizate.

Companiile devin din ce în ce mai dependente de reţelele lor electronice pe care le folosesc în
activităţile zilnice. Privite cândva ca instrumente strict administrative, reţelele informative sunt
considerate tot mai mult arme strategice, ajutând companiile să-şi protejeze pieţele constituite şi să le
atace pe cele noi.

Computerele, terminalele, reţelele de telecomunicaţii formează corpul şi structura scheletică a unui

sistem, atribuindu-i o anumită formă de organizare. Software-ul este cel ce dă viaţă acestui sistem şi îi
permite să realizeze funcţiile de birou.

Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesări ale
informaţiei.

Sistemul informatic
Când în sistemul informaţional predomină mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, măsurare a
datelor şi informaţiilor, sistemul respectiv devine informatic – partea automatizată a sistemului
informaţional. Prin evoluţia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui număr însemnat de
operaţii şi lucrări, dar nu este posibilă înlocuirea totală a sistemului informaţional de către cel
informatic.

Pentru a fi eficientă folosirea calculatorului în prelucrarea datelor, acestea din urmă trebuie să
îndeplinească o serie de condiţii:

a) să fie în volum mare;

b) să aibă grad ridicat de complexitate;

c) calculele să necesite volum important de muncă;

d) să existe necesitatea prelucrării repetate a acestui tip de date.

În ţările cu tradiţie în informatică, în urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia că un sistem
informatic optim trebuie să aibă următoarele structuri:

ˇ        80% prelucrare automată;

ˇ        15% mecanizată;

ˇ        5% manuală.

Fiind o componentă a sistemului informaţional, cel informatic nu reprezintă un scop în sine, la fel ca şi
cel informaţional în care este integrat, ci ajută sistemul decizional în obţinerea unor informaţii de
calitate, în vederea conducerii procesului sau unităţii respective. Fiind considerat intern este structurat,
în funcţie de complexitatea elementelor sale şi de mărimea sa, pe mai multe niveluri.

Sistemele suport personale formează o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce oferă
asistenţă celor din executiv, managerilor şi altor utilizatori.

Acest tip de sisteme oferă potenţialul necesar pentru creşterea eficienţei prin îmbunătăţirea organizării
activităţilor. Ele pot furniza următoarele servicii:

a) calendare de management;

b) programe de întruniri;

c) poşta electronică;

d) pregătirea documentelor;

e) localizarea documentelor şi gruparea acestora;

f) note şi comentarii.

Sistemul birotic
Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de
echipamente şi de programe, de mijloace hard şi soft, având ca obiectiv procesarea
informaţiei în activitatea de birou şi care îşi exercită funcţiile sale în interdependenţă atât cu
sistemele informatice operaţionale, cât şi cu sistemele de telecomunicaţii, între care
creează un ansamblu de legături funcţionale!!]..

Din această definiţie rezultă cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele
şi informaţiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul
(hard-ul) constituie componenta fizică a sistemului, programele (soft-ul) reprezintă
componenta logică a acestuia, în timp ce informaţiile oferă obiectul supus procesării cu
ajutorul mijloacelor amintite. 

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: "  Scanner;

"            Aparatul telefonic şi interfaţă telefonică;

"            Aparatul telefax şi interfaţă telefax;

"            Interfaţă de intrare telecopiator;

"            Interfaţă video;

"             Microfonul şi interfaţa pentru sunet adecvată;

"            Camera de luat vederi şi interfaţa audio-video necesară;

"             Lectorul optic de microfilme şi interfaţa specifică.

Perifericele de ieşire ale unui sistem informatic de birou sunt: " Imprimanta; " Plotter-ul;

" Aparatul telefonic şi interfaţa sa cu sistemul informatic; " Aparatul telefax şi interfaţa sa
specifică; " Interfaţa de ieşire telecopiator; " Imprimanta pentru microfilm şi interfaţa sa; "
Interfaţa video; " Interfaţa audio.

Perifericele de intrare-ieşire întâlnite în configuraţia unui sistem birotic sunt, în principal,

următoarele:

" Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color şi tastatura alfanumerică;

" Unităţile digitale de disc magnetic (discuri fixe şi discuri flexibile);

" Unităţile audio-analogice de bandă magnetică şi interfaţa acestora;

" Unităţi video-analogice de bandă magnetică şi interfaţa lor.

1. c) Echipamentul pentru comunicaţii include totalitatea dispozitivelor tehnice de

conectare, de codificare, decodificare, de transmitere şi de recepţie locală sau la
distanţă a informaţiei utilizate în activitatea de birou.

Structura şi funcţionalitatea acestuia depinde de mai mulţi factori: echipamentul informatic

de birou utilizat, natura informaţiei prelucrate, tipul de comunicaţii practicate (locale sau la
distanţă), natura reţelelor de telecomunicaţii utilizate.

Echipamentele folosite în telecomunicaţii vor fi tratate pe larg în capitolul următor.

2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraţiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu

poate funcţiona fără existenţa subsistemului de programe care constituie componenta
logică (soft) a sistemului birotic.
Soft-ul reprezintă ansamblul programelor care asigură funcţionarea calculatorului sau a
unor aplicaţii informatice. Acesta este compus din:

1. Soft de bază (sistem de operare)

2. Soft de aplicaţii
1. Sistemul de operare reprezintă totalitatea programelor de control care
asigură accesul optim la resursele hard şi soft ale unui calculator sau ale unui
grup de calculatoare.

Sistemul de operare în raport cu numărul de utilizatori şi cu numărul de programe pe care le

poate executa la un moment dat se poate împărţi în mai multe categorii:

1. Monoutilizator şi monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaţiilor una după

alta; fiecare utilizator foloseşte resursele în mod serial.
2. Monoutilizator şi multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaţiilor pentru un
singur utilizator în paralel.
3. Multiutilizator şi multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaţiile mai multor utilizatori
folosesc în comun sau separat resursele aflate în diferite puncte ale unei reţele de
calcul.
4. Sisteme de operare pentru reţea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de
la mai multe calculatoare (terminale), la fişiere comune sau individuale.

1. Softul de aplicaţii este un program destinat rezolvării unor anumite probleme. Şi

acesta se împarte în mai multe categorii:
1. Soft-ul specializat - este un produs "la cheie", specializat în rezolvarea
anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind
realizat de obicei ca un unicat, dar prezintă avantajul că este protejat
împotriva pirateriei, el putându-se folosi doar cu echipamentul respectiv.
2. Soft semigeneralizat - pachete de programe realizate de firme specializate
care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. în
România există o bancă naţională de programe pe lângă Institutul de
Cercetare în Informatică unde sunt stocate pachete de programe din această
categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftină şi reduce
considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele
asigură în acelaşi timp compatibilitatea diferiţilor utilizatori, ceea ce
favorizează prelucrarea unor date folosite de mai multe firme.
3. Softul generalizat - programele din această categorie pot fi folosite de orice

utilizator fără nici o adaptare. Utilizatorul solicită programul de la firmele specializate în

funcţie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie
prelucrate. Tendinţa în realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor
funcţii, în condiţiile în care utilizatorul nu este un specialist în informatică.
Soft-ul generalizat pentru birotică este format din următoarele grupe mari de programe:

" Procesoare de text şi de imagine fixă, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT,
VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

" Procesoare pentru desen şi pentru reprezentări grafice: CORELDRAW, HARVARD

GRAPHICS.

" Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

" Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

" Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

" Procesoare pentru comunicaţii şi pentru reţele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe în activitatea de birou este Microsoft
Office. Pachetul cuprinde o suită de programe de aplicaţii produse de compania Microsoft,
în care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.

Word este un procesor de texte care permite crearea şi gestionarea fişierelor de tip text
precum şi schimbul de date cu alte programe.

Funcţiile realizate de acesta sunt:

 crearea de fişiere;
 deschiderea unor fişiere existente;
 selectarea textului;
 editarea textului (mutări, copieri, ştergeri);
 formatarea documentului (formatarea caracterelor şi a paragrafelor);
 crearea de tabele;
 inserarea de imagini şi de grafice;
 corectarea automată lexicală şi gramaticală;
 tipărirea la imprimantă a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funcţiile realizate sunt:

 crearea fişierelor tip foaie de calcul tabelar;

 formatarea foii de calcul;
 copierea, mutare, ştergerea datelor;
 crearea de serii numerice şi calendaristice;
 calcule pe baza unor funcţii;
 inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;
  crearea unor baze de date simple;
 tipărirea la imprimantă a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:

 crearea fişierelor tip bază de date (definirea câmpurilor, introducerea datelor);

 modificarea informaţiilor din baza de date;
 adăugarea sau ştergerea unor câmpuri;
 sortarea bazei de date după diverse criterii;
 interogarea bazei de date;
 crearea de formulare;
 crearea de rapoarte, de macrouri şi de module;
 tipărirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafică, de prezentare atractivă şi convingătoare a unor

date şi informaţii.

3) Sistemul de informaţii al sistemului birotic oferă obiectul supus prelucrării (elemente de

intrare) în activitatea de birou asistată de calculator şi în acelaşi timp conţine multitudinea
de rezultate intermediare precum şi rezultatele finale ale activităţii de birou (elemente de
ieşire).

Informaţiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin
tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), înregistrare

audio (microfon) sau video (camera de luat vederi):

" Preluate din reţelele de date şi de comunicaţii, locale sau la distanţă (date, texte,
documente, sunet şi imagine).

" Rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs de desfăşurare.

" Memoria externă şi arhiva electronică sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informaţiile de ieşire ale sistemului birotic au mai multe destinaţii:

" Consultare on-line, prin afişare imediată la terminal (date, grafice, texte, documente),
desenare la plotter (desene, schiţe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor,
ecran).

" Transmitere, locală sau la distanţă, prin sistemele de comunicaţii locale şi prin
telecomunicaţii de date, de texte, de sunet şi de imagine.
" Păstrare temporară în memoria internă sau externă în vederea unor prelucrări imediate.

" Păstrare pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic) pentru consultări ulterioare.

" Păstrare pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic
(microfilm).

Din cele de mai sus se poate concluziona că funcţionarea unui sistem informatic de birou
este posibilă numai prin funcţionarea sincronă şi intercorelată a celor trei subsisteme.

Sistemul decizional

Elaborarea deciziilor este activitatea de baza  a managerului.

Decizia este cel mai important instrument specific de exprimare al managementului caci, nivelul
calitativ al conducerii unei firme se manifesta cel mai bine prin deciziile elaborate si aplicate.

„Decizia este cursul de actiune ales pentru realizarea unuia sau mai multor obiective.“

Procesul de luare a deciziei presupune urmatoarele etape:

Ø     Recunoasterea si definirea unuia sau mai multor obiective;

Ø     Identificarea alternativelor;

Ø     Alegerea variantei optime;

Ø     Implementarea variantei optime;

Ø     Urmarirea si evaluarea solutiei implementate (feed-back-ul).”

Elaborarea deciziilor

Elaborarea deciziilor presupune alegeri, vizeaza rezultate de un anumit tip si depinde de

un numar de factori externi si interni.

Printre acesti factori se numara:

Ø     Cunostintele si experienta celui care elaboreaza deciziile;

Ø     Informatiile disponibile la acel moment;

Ø     Capacitatea de a utiliza tehnicile de elaborare a deciziilor

Ø     Scala de timp in care trebuie luata decizia;

Ø     Nivelul autoritatii celui care elaboreaza deciziile (personalitatea, mediu, sistemul

personal de recompensare etc.);

Ø     Capacitatea persoanei care elaboreaza deciziile de a si le sustine

Decizia manageriala poate fi definita ca „fiind acea decizie care are urmari nemijlocite
asupra deciziilor si actiunilor unei alte persoane

Principalele elemente care deosebesc decizia manageriala de cotidiana decizie

personala pe care o adopta fiecare dintre noi zilnic sunt

decizia manageriala implica intotdeauna cel putin 2 persoane ( managerul, cel care

decide si una sau mai multe persoane, executante sau cadre de conducere care participa
la aplicarea sau concretizarea deciziei);

decizia manageriala are influente directe la nivelul grupului , afectand starea,

comportamentul, actiunile si rezultatele intregului grup.

intotdeauna decizia manageriala determina efecte directe si propagate de natura

economica, umana, tehnica, educationala, etc.

In practica firmelor, decizia manageriala imbraca 2 forme:

act decizional in sensul desfasurarii sale intr-o perioada foarte scurta de timp, de regula cateva
secunde sau minute.

Actul decizional se refera la situatii decizionale de complexitate redusa.

La baza actelor decizionale – care predomina cantitativ in cadrul firmelor – se afla experienta si
intuitia managerilor;

proces decizional – specific deciziilor mai complexe, implica un consum de timp notabil,

care poate fi de ordinul orelor, zilelor sau chiar a saptamanilor, pe parcursul  carora se culege si
analizeaza o anumita cantitate de informatii, se stabilesc contacte umane si se consulta
mai multe persoane  in vederea conturarii  situatiei decizionale

In esenta, procesul decizional consta in ansamblul fazelor prin intermediul carora se

pregateste, adopta, aplica si evalueaza decizia manageriala.

Funcțiile și structura sistemului birotic

Funcţiile generale ale sistemului birotic

Funcţiile sistemului birotic decurg atât din obiectivele de automatizare şi de informatizare a activităţii de
birou, dar şi din mijloacele pe care electronica, informatica şi comunicaţiile le oferă în vederea realizării
acestor obiective.

Un sistem birotic îndeplineşte următoarele funcţii generale:

1.      Funcţia de introducere a informaţiei în sistem.

2.      Funcţia de memorare şi de regăsire a informaţiei.

3.      Funcţia de prelucrare.

4.      Funcţia de ieşire.

5.      Funcţia de comandă şi de control.

informaţii

comenzi

Fig. 2. Funcţiile sistemului birotic

Funcţia de introducere a informaţiei în sistem se exercită într-o varietate de modalităţi, cum sunt:

ˇ      preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţii naţionale sau internaţionale, publice sau
private;
ˇ      preluarea informaţiei provenite din reţeaua locală de date;

ˇ      introducerea manuală a datelor şi textelor sau înregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor,
imaginii şi sunetului.

Informaţia odată introdusă în sistem fie se prelucrează imediat, în timp real, fie se memorează pentru
prelucrări ulterioare, nefiind exclusă nici posibilitatea transferării ei, la ieşire, fără a fi memorată sau
prelucrată de către sistem.

Funcţia de memorare şi de regăsire a informaţiei joacă un rol important în funcţionarea unui sistem
birotic. Capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de
apreciere a performanţelor unui sistem birotic.

 Informaţiile se pot păstra astfel:

ˇ         în memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;

ˇ         în memoria externă, pentru datele care se consultă periodic;

ˇ         arhiva electronică, pentru informaţiile care se consultă rar.

Informaţia aflată în memoria unui sistem birotic poate fi valorificată prin consultare locală ori
comunicată solicitanţilor prin intermediul reţelelor de comunicaţii.

Funcţia de prelucrare se referă la o mare varietate de operaţii şi de procese:

ˇ        conversia informaţiei din formă analogică în formă digitală, necesară memorării şi procesării ei cu
mijloace informatice, precum şi operaţia de conversie din digital în analogic;

ˇ        transferul informaţiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport);

ˇ        copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport (operaţie de reproducere a informaţiei);

ˇ        crearea şi încărcarea bazei informaţionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de

proceduri prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic,
încărcarea bazelor de date, astfel create, cu informaţia provenită din memoria externă sau internă din
reţelele de comunicaţie ori manual, de la terminale;

ˇ        actualizarea bazei informaţionale. Această operaţie presupune eliminarea şi introducerea

informaţiilor şi modificarea informaţiilor deja existente;

ˇ        tratarea propriu-zisă a informaţiei, care constă în efectuarea celor mai variate operaţii care pot
privi:

-         fie forma – în cazul prelucrării textelor, documentelor şi imaginilor;

-         fie conţinutul – în cazul prelucrării datelor.

ˇ        informaţia prelucrată trebuie consultată în timp real. Acest lucru se realizează cu ajutorul unor
programe care permit căutarea, selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate la un dispozitiv periferic
de ieşire (monitor, imprimantă etc.);
ˇ        punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire presupune operaţii diferite în raport de natura
informaţiei solicitate. În cazul prelucrării textelor, documentelor şi imaginii punerea în formă este una
din operaţiile principale la care acest gen de informaţii sunt supuse.

  Funcţia de ieşire a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă mai multe cerinţe având în vedere mai
multe aspecte, după cum urmează:

ˇ        natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, documente, secvenţe sonore, secvenţe vizuale;

ˇ        conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire;

ˇ        natura suportului tehnic sau grafic pe care urmează a fi transferată informaţia la ieşire;

ˇ      forma, digitală sau analogică, a informaţiei transmise;

ˇ      destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat.

  Funcţia de comandă şi de control a sistemului birotic deţine toate atributele necesare pentru dirijarea
şi pentru reglarea funcţionării întregului sistem, a tuturor funcţiilor sale, alocarea optimă a resurselor
sistemului referitoare la echipamente, la memoria internă, la baza de programe şi la baza
informaţională. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare şi de ieşire a informaţiei în
funcţie de natura lor, de destinaţia şi de modul de transmitere a rezultatelor.

Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente şi de
programe, de mijloace hard şi soft, având ca obiectiv procesarea informaţiei în activitatea de birou şi
care îşi exercită funcţiile sale în interdependenţă atât cu sistemele informatice operaţionale, cât şi cu
sistemele de telecomunicaţii, între care creează un ansamblu de legături funcţionale[2].

Din această definiţie rezultă cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele şi
informaţiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul)
constituie componenta fizică a sistemului, programele (soft-ul) reprezintă componenta logică a acestuia,
în timp ce informaţiile oferă obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea
sunt reprezentate în figura 3.
  

Fig. 3. Structura sistemului birotic

1. Componenta fizică a sistemului birotic reprezintă ansamblul de echipamente format din următoarele
subdiviziuni:

a. Unitatea centrală a sistemului. Este reprezentată de cele mai multe ori de unitatea centrală a unui
calculator personal dispunând de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecvenţă de
ordinul GHz (1-3), o memorie internă de 128 sau de 256 MB şi o memorie externă cu un disc fix (HDD) cu
o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

 
Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unităţile de intrare – ieşire ale sistemului birotic conţin atât periferice comune cu celelalte sisteme
informatice, cât şi periferice specifice tratării textelor, documentelor, imaginii şi sunetului.

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

ˇ             Scanner;

ˇ             Aparatul telefonic şi interfaţă telefonică;

ˇ             Aparatul telefax şi interfaţă telefax;

ˇ             Interfaţă de intrare telecopiator;

ˇ             Interfaţă video;

ˇ             Microfonul şi interfaţa pentru sunet adecvată;

ˇ             Camera de luat vederi şi interfaţa audio-video necesară;

ˇ             Lectorul optic de microfilme şi interfaţa specifică.

Perifericele de ieşire ale unui sistem informatic de birou sunt:

ˇ        Imprimanta;

ˇ        Plotter-ul;

ˇ        Aparatul telefonic şi interfaţa sa cu sistemul informatic;

ˇ        Aparatul telefax şi interfaţa sa specifică;

ˇ        Interfaţa de ieşire telecopiator;

ˇ        Imprimanta pentru microfilm şi interfaţa sa;

ˇ        Interfaţa video;

ˇ        Interfaţa audio.

Perifericele de intrare-ieşire întâlnite în configuraţia unui sistem birotic sunt, în principal, următoarele:

ˇ        Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color şi tastatura alfanumerică;

ˇ        Unităţile digitale de disc magnetic (discuri fixe şi discuri flexibile);

ˇ        Unităţile audio-analogice de bandă magnetică şi interfaţa acestora;

ˇ        Unităţi video-analogice de bandă magnetică şi interfaţa lor.

c) Echipamentul pentru comunicaţii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare,

decodificare, de transmitere şi de recepţie locală sau la distanţă a informaţiei utilizate în activitatea de
birou.
Structura şi funcţionalitatea acestuia depinde de mai mulţi factori: echipamentul informatic de birou
utilizat, natura informaţiei prelucrate, tipul de comunicaţii practicate (locale sau la distanţă), natura
reţelelor de telecomunicaţii utilizate.

Echipamentele folosite în telecomunicaţii vor fi tratate pe larg în capitolul următor.

2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraţiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate
funcţiona fără existenţa subsistemului de programe care constituie componenta logică (soft) a
sistemului birotic.

Soft-ul reprezintă ansamblul programelor care asigură funcţionarea calculatorului sau a unor aplicaţii
informatice. Acesta este compus din:

A.     Soft de bază (sistem de operare)

B.     Soft de aplicaţii

A. Sistemul de operare reprezintă totalitatea programelor de control care asigură accesul optim la

resursele hard şi soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.

Sistemul de operare în raport cu numărul de utilizatori şi cu numărul de programe pe care le poate

executa la un moment dat se poate împărţi în mai multe categorii:

1.        Monoutilizator şi monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaţiilor una după alta; fiecare
utilizator foloseşte resursele în mod serial.

2.        Monoutilizator şi multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaţiilor pentru un singur utilizator
în paralel.

3.        Multiutilizator şi multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaţiile mai multor utilizatori folosesc în
comun sau separat resursele aflate în diferite puncte ale unei reţele de calcul.

4.        Sisteme de operare pentru reţea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe
calculatoare (terminale), la fişiere comune sau individuale.

B. Softul de aplicaţii este un program destinat rezolvării unor anumite probleme. Şi acesta se împarte în
mai multe categorii:

1.       Soft-ul specializat – este un produs “la cheie”, specializat în rezolvarea anumitor sarcini pentru
clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezintă avantajul
că este protejat împotriva pirateriei, el putându-se folosi doar cu echipamentul respectiv.

2.       Soft semigeneralizat – pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de
cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. În România există o bancă naţională de programe
pe lângă Institutul de Cercetare în Informatică unde sunt stocate pachete de programe din această
categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftină şi reduce considerabil durata de
proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigură în acelaşi timp compatibilitatea diferiţilor
utilizatori, ceea ce favorizează prelucrarea unor date folosite de mai multe firme.

3.       Softul generalizat – programele din această categorie pot fi folosite de orice utilizator fără nici o
adaptare. Utilizatorul solicită programul de la firmele specializate în funcţie de tipul calculatorului, de
capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendinţa în realizarea acestor programe
este de automatizare a foarte multor funcţii, în condiţiile în care utilizatorul nu este un specialist în
informatică.

 Soft-ul generalizat pentru birotică este format din următoarele grupe mari de programe:

ˇ        Procesoare de text şi de imagine fixă, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT,
VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

ˇ        Procesoare pentru desen şi pentru reprezentări grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS.

ˇ        Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

ˇ        Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

ˇ        Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

ˇ        Procesoare pentru comunicaţii şi pentru reţele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe în activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul
cuprinde o suită de programe de aplicaţii produse de compania Microsoft, în care sunt incluse
programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.

Word este un procesor de texte care permite crearea şi gestionarea fişierelor de tip text precum şi
schimbul de date cu alte programe.

Funcţiile realizate de acesta sunt:

-         crearea de fişiere;

-         deschiderea unor fişiere existente;

-         selectarea textului;

-         editarea textului (mutări, copieri, ştergeri);

-         formatarea documentului (formatarea caracterelor şi a paragrafelor);

-         crearea de tabele;

-         inserarea de imagini şi de grafice;

-         corectarea automată lexicală şi gramaticală;

-         tipărirea la imprimantă a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funcţiile realizate sunt:

-         crearea fişierelor tip foaie de calcul tabelar;

-         formatarea foii de calcul;

-         copierea, mutare, ştergerea datelor;

-         crearea de serii numerice şi calendaristice;

-         calcule pe baza unor funcţii;

-         inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;

-         crearea unor baze de date simple;

-         tipărirea la imprimantă a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:

-         crearea fişierelor tip bază de date (definirea câmpurilor, introducerea datelor);

-         modificarea informaţiilor din baza de date;

-         adăugarea sau ştergerea unor câmpuri;

-         sortarea bazei de date după diverse criterii;

-         interogarea bazei de date;

-         crearea de formulare;

-         crearea de rapoarte, de macrouri şi de module;

-         tipărirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafică, de prezentare atractivă şi convingătoare a unor date şi

informaţii.

3) Sistemul de informaţii al sistemului birotic oferă obiectul supus prelucrării (elemente de intrare) în
activitatea de birou asistată de calculator şi în acelaşi timp conţine multitudinea de rezultate
intermediare precum şi rezultatele finale ale activităţii de birou (elemente de ieşire).

Informaţiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date,
texte), scanare (documente, faxuri), înregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi):

ˇ        Preluate din reţelele de date şi de comunicaţii, locale sau la distanţă (date, texte, documente,
sunet şi imagine).

ˇ        Rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs de desfăşurare.

ˇ        Memoria externă şi arhiva electronică sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informaţiile de ieşire ale sistemului birotic au mai multe destinaţii:

ˇ        Consultare on-line, prin afişare imediată la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la
plotter (desene, schiţe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran).

ˇ        Transmitere, locală sau la distanţă, prin sistemele de comunicaţii locale şi prin telecomunicaţii de
date, de texte, de sunet şi de imagine.

ˇ        Păstrare temporară în memoria internă sau externă în vederea unor prelucrări imediate.

ˇ        Păstrare pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic) pentru consultări ulterioare.
ˇ        Păstrare pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic
(microfilm).

Din cele de mai sus se poate concluziona că funcţionarea unui sistem informatic de birou este posibilă
numai prin funcţionarea sincronă şi intercorelată a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele,
programele şi informaţiile.

Sistemul integrat de birou

Optimizarea organizării lucrului de birou ale întreprinderii
Evoluţia întreprinderilor moldoveneşti produsă pe parcursul ultimilor ani tot mai evident indică că
activitatea managerială trebuie să fie orientată către client şi către schimbare. Aceasta face să fie
căutate acele metode de conducere care să asigure desfăşurarea activităţii întreprinderilor în condiţii de
competitivitate, ceea ce presupune însă desfăşurarea unor acţiuni organizatorice, capabile să permită
utilizarea cât mai uşor posibil a metodelor şi tehnicilor moderne de conducere şi organizare.
Structurarea activităţii întreprinderii pe centre de responsabilitate a devenit o prioritate în satisfacerea
cerinţelor clienţilor şi obţinerea unei activităţi profitabile. Dacă în ţările dezvoltate gestiunea
întreprinderii pe baza centrelor de responsabilitate este foarte răspândită, în Moldova există o
rezistenţă faţă de acest mod de structurare a activităţii companiilor, datorată în special mentalităţii unor
conducători de întreprinderi. Pentru reuşita acestei acţiuni, conducerea generală trebuie să ţină seama
de următoarele reguli:  Divizarea în centre de responsabilitate trebuie să aibă la bază organigrama
existentă în întreprindere şi să fie actualizată de fiecare dată atunci când are loc o schimbare a
autorităţii;  Toate domeniile de activitate ale întreprinderii trebuie să fie incluse în cadrul unui centru
de responsabilitate, deoarece nici o decizie nu poate fi luată fără a se regăsi sub autoritatea unui centru;
 Nici o decizie nu poate fi sub incidenţa unei duble autorităţi şi de aici rezultă că aceeaşi activitate nu se
poate desfăşura în mai multe centre de responsabilitate;  Dacă o aceeaşi persoană nu poate desfăşura
activităţi în două centre de responsabilitate, un acelaşi centru nu poate fi condus decât de un
responsabil.

Elemente fundamentale
Astăzi birourile au trei roluri organizaţionale importante:

1.      Coordonează şi conduc munca lucrătorilor dintr-o organizaţie.

2.      Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcţiile din organizaţiile respective.

3.      Cuplează organizaţia cu mediul, integrând informaţional clienţii şi furnizorii.

Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfăşoară cinci mari activităţi:

1.      Managementul documentelor.

2.      Introducerea informaţiilor în fişiere.

3.      Conducerea proiectelor.

4.      Coordonarea personalului.

5.      Repartizarea pe sarcini a indivizilor şi a grupurilor. 

Principiile biroticii 
1.      Principiul specificităţii. Munca de tip administrativ desfăşurată în birou reprezintă obiectul de
studiu al biroticii. Deşi conţinutul muncii în birou diferă în funcţie de nivelul ierarhic într-o organizaţie şi
de caracteristicile generale ale acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu documente şi cu informaţii.

2.      Principiul frecvenţei de apariţie a diferitelor tipuri de activităţi. Birotica se opreşte numai asupra
celor mai utilizate proceduri şi acţiuni pentru a obţine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare
şi prin integrare.

3.      Principiul simplificării. Activităţile care apar frecvent sunt – în prima etapă – analizate, simplificate
şi apoi în etapa a doua automatizate şi integrate.

4.      Principiul automatizării flexibile. Repetitivitatea relativă a unor activităţi permite automatizarea
flexibilă a unor sarcini, adică automatizarea realizată direct de către utilizator.

5.      Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea (utilizare în comun) datelor şi
informaţiilor dintr-o organizaţie. Integrarea reprezintă etapa finală a procesului birotic optimizat în care
colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice şi informaticieni este inevitabilă.

Obiectivele biroticii
ˇ        Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.

ˇ        Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informaţiei.

ˇ        Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite sau
expediate.

ˇ        Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în activitatea

administrativă.

ˇ        Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei de regăsire a

informaţiei.

ˇ        Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urmă se
fundamentează.

Bază de date centrală

Baza de date este o colecţie organizată de informaţii Baza de date pentru a putea fi actualizata,
modificata, utilizata in obtinerea de rapoarte si statistici, se afla sub controlul unui program. Întreg acest
ansamblu poartă numele de SGBD (Sistem de Gestionare a Bazelor de Date), sau în engleză DBMS (Date
Base Management Sistem). In practica prin baza de date se intelege de multe ori si softul aferent, iar
prin SGBD un sistem integrat in care se pot construi si interoga baze de date Administratorul bazei de
date. - supraveghează atât asupra integrităţii şi confidenţialităţii datelor cât şi asupra gestionării
utilizatorilor finali. Practic administratorul continuă activitatea proiectantului SGBD-ului. Proiectantului
SGBD-ului este cel care stabileşte structura bazei de date (adică ce insusiri sa descrie fiecare obiect,
subiect). Etapa este deosebit de importantă, de atenţia cu care este parcursă depinzând succesul
ulterior al aplicaţiei. Trecerea structurii bazei de date într-un format electronic pe un disc de calculator
poartă numele de generare a bazei de date. Odată generată structura, proiectantul transferă SGBD-ul
administratorului, care trece la supravegherea completării cu informaţie. Această operaţie este
efectuată de unul sau mai mulţi operatori şi este, de cele mai multe ori este continuă, derulându-se în
paralel cu consultarea de bazei de date (întocmirea de rapoarte şi statistici, plecând de la datele
deţinute).

Reţea de telecomunicaţii
Reteaua de comunicatii este un ansamblu de legaturi, centrale si echipamente tehnice, prin care se
realizeaza transmisia si receptia le distanta a informatiilor si datelor, pe un anumit teritoriu, intre diferiti
utilizatori. Termenul general folosit pentru comunicatiile moderne este cel de telecomunicatii si se
refera la comunicatiile care se realizeaza prin fenomene electromagnetice (unde radio, lumina).

1. Calea de comunicatie
Este suportul fizic cu ajutorul caruia se realizeaza comunicarea.

Caile de comunicatii pot fi: cablurile si/sau unde radio.

2. Nodul de comunicatie
Exemple de noduri sunt: centralele telefonice; statie de control in retelele de telefonie mobila; serverele
din reteaua de Internet etc.

3. Terminalul
In retelele de comunicatie, terminalele sunt: telefonul fix sau mobil; computerul; aparatul radio;
televizorul; faxul etc.

Este echipamentul sau aparatul care inchide o cale de comunicatie.

Rolul și locul secretariatului în structura unei organizații

Organizaţia şi structura ei organizatorică
Organizaţia – este o formă concretă de desfăşurare a activităţii umane în diferite domenii: economic,
social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea, orice organizaţie
funcţionează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură pentru a putea interveni fiecare
la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a răspunde unei nevoi. Organizaţia poate fi considerată ca
o colectivitate ierarhizată de oameni şi obiective, ca un ansamblu de mijloace de producţie şi de
informaţii, o împletire de interese generale şi individuale. Ea are o structură proprie, determinată de
scopul pentru care a fost creată. În vederea obţinerii obiectivelor social-economice, orice organizaţie
îndeplineşte mai multe funcţii:

a)      funcţia de cercetare-dezvoltare;

b)      funcţia comercială şi de marketing;

c)      funcţia de producţie;
d)      funcţia financiar-contabilă;

e)      funcţia de personal.

Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor de

muncă (tehnico-productive, economice, administrative), modul în care sunt constituite şi grupate
precum şi legăturile care se stabilesc între ele.

O structură organizatorică raţională este condiţia esenţială pentru: asigurarea funcţionării normale a
compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea riguroasă a
dependenţelor ierarhice, a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de decizie.
Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii poartă numele de organigramă.

Indiferent de ramura economică sau activitatea socială desfăşurată, structura organizatorică este
alcătuită din următoarele elemente:

1. Funcţia (funcţia de conducere şi funcţia de execuţie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhică

4. Compartimentele (compartimente funcţionale şi compartimente operaţionale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relaţiile organizatorice

7. Activităţile

La baza înfiinţării unei organizaţii stă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) care este poate
cel mai important element de reglementare a competenţelor unei instituţii. Este un act normativ care
reglementează funcţionarea compartimentelor (stabileşte competentele pentru fiecare compartiment în
parte, atribuţii şi responsabilităţi) şi este adoptat de forul de conducere superior al organizaţiei
respective. Mai există şi Regulamentul de Ordine Interioară (ROI) care reglementează regulile de
conduită cerute angajaţilor în relaţiile de serviciu, programul de lucru, circulaţia documentelor şi este
adoptat pe cale de dispoziţie de către conducătorul unităţii. Acest regulament intern trebuie permanent
actualizat, modificat şi completat în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează funcţionarea (ROF), unităţile îşi
elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionarea adaptate la structura organizatorică,
aprobate şi completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al secretariatelor, care
face parte din ROF al organizaţiei respective.

ROF al organizaţiei are un caracter general şi este completat de Statul de Funcţii. Statul de Funcţii are un
caracter intern şi prevede numărul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul şi pregătirea
angajaţilor, precum şi relaţiile dintre aceştia. Este o completare necesară a ROF pe baza căreia se poate
calcula bugetul de şcolarizare a personalului1.
La rândul său, este completat de fişa postului care cuprinde atribuţiile şi obligaţiile fiecărui angajat în
parte.

Legea reglementează explicit că organigrama unei instituţii nu intră în vigoare până la adoptarea ROF şi a
Statului de Funcţii.

Activitatea de secretariat
Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale este şi
activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea

se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern,
ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor
economici, al unităţilor de profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci,
etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt
diferite de la o organizaţie la alta.

Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţă de secretariatul din
sectorul privat, ca urmare a faptului ca însuşi managementul instituţiilor publice şi structura
organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private. Aici termenul
de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu persoanele
din afară instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin
preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuţii
privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia
de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii:
prevedere – organizare – comandă – coordonare → control. Secretara trebuie să creeze condiţii optime
pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esenţial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi respectiv

persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni
specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, şefi de serviciu, secretari-
şefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care are precizate atribuţii cu caracter
permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activităţi.

1)      Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea,
multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea documentelor, înregistrarea
corespondenţei).

2)      Activităţi prin care duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa postului (documentare,
corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor, etc.)

3)      Activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare, instruire a secretarelor din
subordine),
4)      Activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la discuţii cu parteneri de afaceri,
etc.)

Activităţile se descompun în atribuţii, iar atribuţiile în sarcini. Atribuţia reprezintă sfera de competenţă a
unui compartiment, iar executarea atribuţiilor de către un compartiment presupune competenţa
membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activităţi.

Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat îi revin atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază sarcini pentru
fiecare lucrător. Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind de structura şi domeniul de activitate al
organizaţiei respective şi sunt cuprinse în fişa postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat, (in cazul
în care funcţionează ca un serviciu autonom), ea include următoarele atribuţii şi sarcini :

              executarea lucrărilor de registratura generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea)

acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură.

            lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate; lecturarea corespondenţei primite,

prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite,
întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat
a corespondenţei cu materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la
registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea
muncii curierilor.

              atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului;

prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor,
organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei unităţii.

             scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri,
stenografierea după dictare (şi la telefon), transcrierea setnogramelor.

              multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul (folosind
metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea maşinilor de copiat, corectarea greşelilor,
cunoaşterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

              traduceri şi retroversiuni de acte, corespondenţă, materiale documentare, cunoaşterea unei

limbi străine de circulaţie internaţională scris şi vorbit.

              probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea în bine
condiţii a întâlnirilor cu persoane din afără instituţiei, primirea vizitatorilor şi a partenerilor de afaceri,
cunoaşterea, documentarea în ceea ce priveşte regulile de comportament şi protocol specifice ţării din
care vine partenerul, pregătirea corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

              evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (secretara întocmeşte referatul cu

necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ţine evidenţa orelor suplimentare,
concediilor, evidenţa delegaţiilor, a deplasărilor şi a evenimentelor profesionale.
              pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obţinerea
vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea
persoanelor cu care trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea programului.

              cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de multiplicat, fax,
aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a
programelor pentru aceasta.

              organizarea sistemului informaţional: primirea prelucrarea şi transmiterea informaţiilor.

             întocmirea contabilităţii primare a firmei

              primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice

             organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare.

              difuzarea în unitate a deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulată.

              preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta
manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilităţi persoanelor din
subordine.

              perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional.

              supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea

posibilităţilor fiecăruia şi stabilirea responsabilităţilor.

             respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităţilor, a

prerogativelor dar şi competenţa în a le realiza.

Competenţa celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:

              un bun stenograf – să poată transmite şi transcrie exact ceea ce i se dictează;

              un dactilograf îndemânatic, scriind fără greşeli de tastare şi limbă;

              un bun corespondent, folosind o limbă corectă şi bogată în conţinut;

              un bun specialist în clasarea şi arhivarea actelor, corespondenţei şi documentelor, capabil să le

găsească, la nevoie, cu rapiditate;

             un interpret capabil să discute cu persoane străine, să facă cunoscute ideile reprezentanţilor
firmei, să comunice acestora ideile reprezentanţilor firmei, şi să comunice acestora ideile interlocutorilor
străini fără denaturări;

             un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi să

transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi celelalte compartimente ale
unităţii;

              un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba străină;
              un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze,
repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile
indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa împreună cu materialul de bază, să
întocmească formele de expediere a corespondenţei;

              un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afară şi din interiorul firmei
(întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe); capabil să facă oficiul de secretar de şedinţă şi să redacteze
procese-verbale;

              un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să claseze

materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;

              un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maşini
de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);

              un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le

prezinte sub formă de grafice şi tabele;

              un bun agent de triere şi transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze, limitând
până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor şi întreruperilor frecvente ale activităţii
conducerii în anumite perioade.

              un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive generale şi a
materialului documentar;

              un bun specialist pentru controlul şi corectura editorială şi tipografică a materialelor în curs de
multiplicare.

Organizarea secretariatelor
In scopul desfăşurării activităţii specifice, secretariatele dispun de resurse umane şi materiale. Resursele
umane se referă la personalul angajat în activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregătite şi
capabile să se adapteze permanent la noutăţile din domeniu). De modul lor de integrare în sistem
depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se referă la obiectele şi mijloacele prin
care se asigura condiţiile de munca în acest domeniu, şi anume:

          spaţiul de lucru ;

          obiecte de iluminat;

          obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

          maşini şi aparate moderne de birou (maşini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de
înregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In funcţie de modul de utilizare a resurselor umane şi materiale, activitatea de secretariat poate fi

organizata astfel:

              în unităţile administrative şi firmele mici întreg nucleul de secretariat este centralizat;

              în administraţiile centrale şi locale, în organizaţii mari, aşezarea fizică este parţial

centralizata (birouri colective), parţial descentralizata (şefi de cabinet, secretarii conducătorilor).
Organizarea centralizată în secretariate prezintă următoarele avantaje:

              concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce înseamnă utilizarea lor la capacitate maxima;

              pregătirea noilor cadre este rapidă, afectarea lor pe lângă grupuri conduse centralizat
influenţează pozitiv formarea şi perfecţionarea lor;

              posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformităţii metodelor de operare
în munca de birou;

              costul performantelor este scăzut, ca şi al investiţiilor în maşini de birou şi al întreţinerii lor,
deoarece sunt folosite în cadru restrâns.

Rolul secretariatului în sistemul informaţional al organizaţiei

Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaţii, de forma sa organizatorică, de mărimea ei,

succesul depinde în mare parte de corectitudinea deciziilor, iar în procesul decizional, pe lângă
cunoştinţe, experienţă, intuiţie, o mare valoare o are informaţia. Informaţia corectă şi obţinută în scurt
timp, stă la baza adoptării unei strategii adecvate în ceea ce priveşte activitatea unei firme.

Organizaţia este privită ca un sistem în care părţile componente contribuie la îndeplinirea activităţii
acesteia. Sistemul organizaţional este alcătuit din :

          sistemul decizional sau de conducere ;

          sistemul operaţional sau de execuţie ;

          sistemul informaţional ;

Între sistemul operaţional şi cel decizional legătura se stabileşte prin sistemul Informaţional (SI).
Sistemul Informaţional este definit în literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane şi
materiale, surse şi nivele consumatoare, canale de circulaţie, proceduri şi mijloace de tratare a
informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi la realizarea obiectivelor organizaţiei.

Mijloacele umane – sunt reprezentate de persoanele care vehiculează – emit sau transmit informaţii
utile în cadrul sistemului organizaţiei.

Mijloacele materiale se referă la maşini şi echipamente de birou (calculator, maşina de scris, de copiat,
telefonul, faxul etc.).

Informaţia poate fi definită ca un mesaj, o ştire, un semnal, un grup de imagini ce reflectă starea unui
sistem sau a modului în care aceasta funcţionează şi care aduce receptorului date noi, un plus de
cunoaştere.

Fiecărei activităţi umane desfăşurate în forma de organizare şi structură specifice îi corespund informaţii
specifice. Sursele de informaţie se regăsesc atât pe plan decizional cât şi operaţional. Informaţia este
utilă cuiva dacă este cerută de un consumator de informaţie, indiferent dacă acesta este decedent sau
executant.
Informaţia circulă între emiţător şi receptor prin canale specifice (poştă, telefon, etc.) şi poate fi sub
formă de : date, texte, imagini fixe, secvenţe audio sau video etc.

Cantitatea de informaţii care se vehiculează între emiţător şi receptor constituie fluxul informaţional.
Distingem un flux de intrare de informaţii şi un flux de ieşire de informaţii. De exemplu, legătura cu alte
organizaţii aduce un flux de informaţii din afară (o cerere de ofertă, o comandă, etc.). În fluxul de ieşire
al informaţiilor se pot încadra diverse forme de corespondenţă (oferta etc.). Se impune o organizare a
informaţiei care circulă atât în cadrul organizaţiei cât şi între aceasta şi exterior.

Comunicarea în cadrul unei organizaţii sau în afară acesteia se desfăşoară în bune condiţii doar în cazul
în care fluxul informaţional cu elementele sale componente – preluarea – prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor respectă o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informaţii potrivite, la
modificările, transformările, prelucrarea în vederea obţinerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de
informaţii) prin respectiva informaţie. De asemenea, un rol important îl are şi forma de prezentare
precum şi alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informaţiei. Este un lucru recunoscut că în
acest proces preluare – prelucrare – transmitere, secretarei (asistentei manager) îi revin sarcini
importante.

O secretară trebuie să ştie de unde să obţină informaţiile solicitate, cum să obţină în timp util şi să le
folosească eficient pentru fiecare situaţie. Este cunoscut faptul că la angajare, firmele solicită secretarei
(asistentei manager) cunoştinţe despre utilizarea Internetului, a calculatorului şi a altor mijloace
moderne de informare.

Preluarea informaţiei necesită cunoaşterea surselor de informaţii. Sursele de informaţii pot fi comenzile,
minutele diverselor întâlniri de afaceri, cercetări de piaţă, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste
specializate, contractele cu alte organizaţii, programe de activitate, serviciul de informaţii teletext,
Internetul, reţeaua Intranet, manuale, fişe, biblioteca proprie etc.

După preluarea unei informaţii aceasta trebuie transmisă (prin intermediul canalelor interne de
transmitere a informaţiei) persoanelor competente la rândul lor, acestea pot păstra informaţia sau o pot
transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informaţii
răspuns adecvate.

Informaţia ce urmează a fi transmisă capătă un caracter special şi în funcţie de modul de prezentare.

Modalitatea de prezentare a informaţiilor transmise constituie un element cheie în dezvoltarea unei
imagini favorabile a firmei. Indiferent însă de modul de prezentare trebuie avut în vedere că mesajul să
fie foarte clar, să răspundă intereselor celor care au cerut să fie într-o formă cât mai atractivă.

Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea şi coerenţa informaţiei şi canalul ales pentru
transmitere. În caz contrar pot apărea distorsiuni în receptarea informaţiei. Astfel :

          dacă informaţia trebuie transmisă rapid unui număr mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul ;

          dacă se impune desfăşurarea unei şedinţe şi pentru a reduce costurile (timp şi bani) se va alege
videoconferinţa ;

          dacă mesajul este mai complex şi necesită şi oferirea unor explicaţii suplimentare se va alege
discuţia faţă în faţă sau telefonul ;
          dacă informaţiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune că informaţia, pe lângă caracterul de unitate şi utilitate, trebuie :

          să fie exactă şi completă ;

          să fie furnizată la timp ;

          să corespundă atât cantitativ cât şi calitativ ;

          să fie transmisă pe canalul cel mai scurt ;

          să fie prezentată într-o formă adecvată şi accesibilă.

Secretariatul reprezintă un important canal informaţional, un releu intermediar şi în anume condiţii un

emiţător de informaţii. El acţionează în ambele sensuri ale circulaţiei informaţiei (ascendent şi
descendent). Secretariatul este o “staţie” atât în circuitul ascendent (de la sistemul operaţional la cel
decizional) cât şi în circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operaţional).

În sens ascendent al informaţiei secretariatul furnizează conducerii informaţii, unele selectate prin
mijloace directe, altele obţinute pe baza delegării de autoritate de la alte compartimente sau unităţi
subordonate.

Acestei etape îi sunt specifice informaţii furnizate de secretariat ca:

ˇ        prevederi din acte cu caracter normativ;

ˇ        prezentarea notelor de comunicări telefonice;

ˇ        comunicări verbale personale sau prin microfon, (în general pentru anunţarea unor chemări
telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)

ˇ        prezentarea programelor, a unor materiale documentare;

ˇ        extrase din acte şi corespondenţa clasată sau arhivată;

ˇ        prezentarea corespondenţei primite;

ˇ        prezentarea rapoartelor referatelor, informărilor cu privire la situaţii existente sau trecute;

ˇ        prezentarea unor situaţii statistice însumate sau prelucrate sub forma unor grafice;

Astfel de informaţii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.

În sens descendent al circulaţiei informaţiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se

concretizează în:

ˇ        activitatea de redactare de ordine, dispoziţii circulare, redactate uneori de secretariate;

ˇ        transmiterea orală a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie să le execute;

ˇ        note scrise de conducere cu indicaţii pentru efectuarea unor lucrări, constituind decizii asupra
modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretări ulterioare care să
genereze neîndeplinirea sau îndeplinirea parţială sau incorectă a unor sarcini.

A treia etapă a circuitului informaţional, în care secretariatului îi revin sarcini importante este din nou în
sens ascendent în cursul executării deciziei.

În această etapă în afară informaţiilor date de compartimentele operaţionale, secretariatul informează

permanent conducerea asupra respectării termenelor de execuţie. Pentru aceasta secretara (asistenta
manager) îşi organizează un sistem de evidenţe operative, (scadentarul de termene, agendă, fişiere în
care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care îi permit să urmărească pentru informarea
conducerii stadiului realizării acestora.

Schimbul de informaţii între conducere şi secretariat se realizează prin comunicări permanente.

Permanentul schimb de informaţii, deşi util prin operativitate poate duce uneori la frecvente întreruperi
în munca de concepţie a conducerii dar şi a secretariatului.

Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplasează în apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu şi este împărţit în
două: o parte pentru comunicări către secretariat, iar cealaltă parte de la secretariat. Sunt exceptate
informaţiile foarte urgente care sunt transmise imediat.