Birotica

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice și a devenit Într-o altă perspectivă, mai recentă,
posibilă odată cu răspândirea pe scara largă a calculatoarelor personale care, prin adaptată la coordonatele societății
informaționale spre care ne îndreptăm,
costul lor relativ redus și prin accesibilitatea utilizării lor, au pătruns în orice birou birotica se conturează ca un proces de
sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative. automatizare flexibilă aplicat la cel mai
important loc de muncă al societății
Birotica s-a nascut, deci, din de azi, și mai ales de mâine:
necesitatea integrării BIROUL. Sistemele birotice
facilitează procesarea, diseminarea
mijloacelor și tehnicilor muncii
și coordonarea informației, materia
administrative și de birou cu primă a oricărei activități de birou.
tehnicile de comunicație și de Prin aceasta se încearcă înlăturarea
prelucrare automată a datelor, coșmarului birocratic. Sistemele
urmărindcreșterea birotice facilitează procesarea,
performanței și calității muncii diseminarea și coordonarea
informației, materia prima a
de birou în orice domeniu de
oricarei activități de birou.
activitate.

Astăzi birourile au trei roluri organizaționale importante:

1. Coordonează și conduc munca lucrătorilor dintr-o organizație.

2. Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcțiile din organizațiile respective.
3. Cuplează organizația cu mediul, integrând informațional clienții și furnizorii.

1
Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfășoară cinci mari activități:

1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informațiilor în fișiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor și a grupurilor.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este creșterea calității, productivității și flexibilității muncii de birou prin automatizarea activităților.

Productivitatea muncii în acest muncii este legată de considerabilă a activitatea

dezvoltarea biroticii. acestuia. administrativă.
sector a cunoscut o creștere
 Eliminarea efortului  Creșterea exactității
mult mai lentă în comparație cu fizic și intelectual
Informatizarea muncii de proceselor
celelalte sectoare. De aceea birou, în afară de creșterea solicitat de
informaționale, a
speranța creșterii productivității calității și productivității prelucrarea manuală
a informației. capacității de
muncii memorare și a
 Eliminarea efortului
administrative, solicitat de lectură și vitezei de regăsire a
determină și alte de controlul exactității informației.
efecte economice și documentelor  Scăderea
sociale cum ar fi: Reducerea timpului
de recepție, de
considerabilă a
 Eliminarea prelucrare și de costului informației
efortului fizic sau transmitere a si a deciziei pe care
diminuarea informației în aceasta din urmă se
fundamentează.

2
Principiile biroticii

1. Principiul specificității. Munca de tip administrativ desfășurată în

birou reprezintă obiectul de studiu al biroticii. Deși conținutul
muncii în birou diferă în funcție de nivelul ierarhic într-o
organizație și de caracteristicile generale ale acesteia, există o
trăsătură comună: lucrul cu documente și cu informații.
2. Principiul frecvenței de apariție a diferitelor tipuri de activități.
Birotica se opreste numai asupra celor mai utilizate proceduri și
acțiuni pentru a obține efectul maxim prin simplificare, prin
automatizare și prin integrare.
3. Principiul simplificării. Activitățile care apar frecvent sunt - în
prima etapa - analizate, simplificate și apoi în etapa a doua
automatizate și integrate.
4. Principiul automatizării adică automatizarea realizată direct de către utilizator.
flexibile. Repetitivitatea 5. Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea datelor și
informațiilor dintr-o organizatie. Integrarea reprezintă etapa finală a
relativă a unor activități procesului birotic optimizat în care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor
permite automatizarea birotice și informaticieni este inevitabilă.
flexibilă a unor sarcini,