Analiza impactului de fundamentare

a proiectului Hotărârii Guvernului privind aprobarea Conceptului

sistemului informațional „Arhiva electronică” (e-Arhiva)

Titlul analizei impactului Analiza de impact în procesul de fundamentare

(poate conține titlul propunerii deact a proiectului Hotărârii Guvernului privind
normativ): aprobarea Conceptului Sistemului
informațional „Arhiva electronică”
Data: 29.06.2022
Autoritatea administrației publice (autor): Ministerul Justiției

Subdiviziunea: Direcția elaborare acte normative

Persoana responsabilă și datele de contact: Daniela Știrbu, Consultant superior,
Tel: (022)20-14-05
daniela.stirbu@justice.gov.md

1. Definirea problemei
a) Determinați clar și concis problema și/sau problemele care urmează să fie soluționate
Dezvoltarea rapidă în majoritatea regiunilor lumii a societății informaționale în care
utilizarea tehnologiilor noi, în continuă schimbare, a devenit un fenomen obișnuit, a avut și mai
are, consecințe de anvergură asupra specialiștilor în domeniul gestionării și arhivării
documentelor.
În acest sens, arhivistica, în calitatea sa de parte integrantă a sistemelor de informare, este
influențată de schimbările care solicită flexibilitate managerială și resurse suplimentare,
necesare pentru a face față provocărilor. Una din schimbările esențiale în sistemul arhivistic
este determinată de influența tehnologiilor informaționale și apariția documentelor electronice.
Actualmente sistemul de arhivistică este reglementat și gestionat în baza unei legislații
vechi, care datează de la începutul anilor 90 ai secolului trecut, care nu a anticipat tranziția
activităților de creare/emitere a documentelor preponderent în format electronic și, respectiv,
apariția volumului consistent de documente electronice. La rândul lor, documentele electronice
urmează a fi arhivate în corespundere cu cele mai bune practici și rigori interne și
internaționale.

Articolul 23 alin. (4) din Legea nr.91/2014 privind semnătura electronică și documentul
electronic stabilește expres că „ Pentru păstrarea în arhivă a documentelor electronice se
utilizează arhiva electronică. Guvernul stabilește categoriile de documente electronice pentru a
căror păstrare se utilizează arhiva electronică securizată.”. Notăm că până în prezent această
normă legală încă nu a fost transpusă în practică.

Totodată, trebuie să se rețină că necesitatea elaborării Sistemului informațional e-Arhiva

este trasată și în Planul de acțiuni al Guvernului pentru anii 2021-2022 în capitolul II
„Transformarea digitală”, obiectivul 2.2. „Digitalizarea sectorului public”, acțiunea. 2.2.7.
b) Descrieți problema, persoanele/entitățile afectate și cele care contribuie la apariția
problemei, cu justificarea necesității schimbării situației curente și viitoare, în baza
dovezilor și datelor colectate și examinate
În Republica Moldova arhivele de stat formează un sistem instituționalizat, dirijat de
organul superior de specialitate - Agenția Națională a Arhivelor (în continuare ANA), care
păstrează și valorifică documentele Fondului Arhivistic al Republicii Moldova (în continuare
FARM). Arhivele de stat sunt instituții specializate în preluarea, păstrarea și valorificarea
documentelor care au caracter istoric-documentar în domeniul: economic, administrativ, politic,
cultural etc.
 Implementarea normelor arhivistice naționale de evidență, conservare, acces și valorificare
este realizată de arhive de stat care controlează arhivele curente ale instituțiilor-surse de
completare (arhive departamentale) și supraveghează pregătirea documentelor, care urmează a
fi preluate la păstrare de stat încă din faza creării acestora în procesul lucrărilor de secretariat.

În prezent rețeaua arhivelor de stat a Republicii Moldova include două arhive centrale din
subordinea ANA, arhiva Direcției municipale Chișinău, a Serviciului municipal Bălți, ale
Serviciilor raionale de arhivă și UTA Găgăuzia, Depozitele de Stat ale ministerelor, arhivele
agențiilor și ale altor instituții de stat sau obștești-surse de completare a Fondului Arhivistic al
Republicii Moldova, precum urmează.

Fondul Arhivistic al Republicii Moldova (FARM) este constituit din Fondul arhivistic de stat
(FAS), Fondul arhivistic obștesc (FAO), fondurile arhivistice ale persoanelor fizice, precum și
din documentele și arhivele care în perioada URSS au fost scoase de pe teritoriul Republicii
Moldova.
Fondul arhivistic de stat este constituit din documentele depuse la păstrare permanentă în
arhivele de stat, în depozite speciale de stat, precum și din documentele aflate la păstrare
provizorie în organele puterii de stat și ale administrației de stat, în instanțe de judecată,
procuratură, în alte instituții de stat, în întreprinderi și în organizații.
Fondul arhivistic obștesc este constituit de fondurile arhivistice ale partidelor, altor
organizații și mișcări social-politice asociațiilor culturale, ale organizațiilor sindicale, obștești,
cooperatiste, confesionale, ale societăților pe acțiuni și ale altor întreprinderi ce nu se află în
proprietatea statului, ale uniunilor de creații și ale societăților științifice, care au fost
înregistrate și recunoscute în modul stabilit ca persoane juridice, dacă documentele lor nu sunt
incluse în categoria documentelor ce fac parte din FAS. Păstrarea FAO al Republicii Moldova
este asigurată de Arhiva Organizațiilor Social-Politice a Republicii Moldova. Arhiva deține
peste o jumătate de milion de unități de conservare (cca 9 km liniari) cu inventare și alte
instrumente de regăsire a informației în limbile rusă sau română. Sediul Arhivei se află într-o
clădire construită cu destinație specială pentru arhivă. Fondurile arhivistice ale persoanelor
fizice sânt constituite din documentele de arhivă particulare, provenite din activitatea unei
persoane, unei familii, unei generații, precum și cele adunate sau dobândite de ele prin
moștenire, cumpărare sau donație.

La 01 ianuarie 2022 FARM număra circa 3 613 526 dosare din care:
1. în depozitele Direcției Generale Arhiva Națională – 1 036 833;
2. în depozitele Direcției AOSP – 561 102;
3. în Depozitele speciale de stat - 378 578;
4. în arhivele municipale/raionale – 1 637 013

Toate fondurile de arhivă au inventare și alte cataloage care au menirea de a duce evidența
și de a regăsi informația solicitată, însă majoritatea lor sunt în limba rusă. Cataloagele de arhivă
au început a fi întocmite în limba română după independența Republicii Moldova. Unele
instrumente generale de regăsire au fost publicate.

Așa cum rezultă din informațiile relatate mai sus, majoritatea activităților de arhivare au loc
preponderent în format hârtie, iar reglementările și sisteme informaționale privind arhivarea
electronică, inclusiv a documentelor electronice sunt, în mare parte vechi, superficiale fie chiar
inexistente.

Instituirea Arhivei electronice va implica uniformizarea cerințelor referitoare la întocmirea,

perfectarea și înregistrarea documentelor în domeniul lucrărilor de secretariat și de cancelarie și
în cel al arhivării documentelor electronice și/sau pe suport electronic. Păstrarea intermediară a
documentelor are loc în arhivele instituțiilor surse de completare, municipale și raionale.
c) Expuneți clar cauzele care au dus la apariția problemei
Problemele invocate în secțiunile de mai sus sunt generate de:
1. caracterul învechit al normelor naționale privind sistemul arhivistic, precum și
2. lipsa unor acțiuni concrete pentru transpunerea în practică a prevederilor din Legea
91/2014 în partea ce ține de crearea/utilizarea arhivei electronice pentru
documentele electronice.

d) Descrieți cum a evoluat problema și cum va evolua fără o intervenție

În Republica Moldova, noțiunea de arhivă electronică a fost introdusă prin Legea
nr.91/2014 privind semnătura electronică și documentul electronic, fiind statuată inclusiv
necesitatea dezvoltării sistemului informațional.
Perpetuarea stării existente poate duce la:
1. menținerea costurilor nejustificate de transformare a documentelor
electronice în documente pe suport de hârtie în vederea arhivării acestora;
2. costuri de arhivare și valorificare a documentelor neelectronice care
depășesc cu mult costurile de arhivare și valorificare a înregistrărilor electronice în baza
tehnologiilor informaționale;
3. pierderea atributelor de conferire autenticității documentelor, or,
semnăturile electronice pot fi pierdute integral sau compromise parțial la etapa de
transpunere a lor pe suport de hârtie;
4. ratarea oportunității de indexare și valorificare curentă sau în scopuri de
analiză și cercetare științifică a documentelor depozitate;
5. admiterea erorilor la transcrierea repetată și manuală a datelor pe hârtie;
6. lipsa evidenței coordonate a documentelor, în special al celor electronice;
7. alterarea/dispariția documentelor electronice;
8. potențiala uzură/alterare/pierdere a documentelor din FARM (pe suport
de hârtie), care în lipsa unor acțiuni de digitizare pot să fie afectate în timp (chiar și în
condițiile de păstrare corespunzătoare în spații special amenajate/destinate arhivelor);
9. menținerea unor sisteme de evidență arhaice, neajustate la circumstanțele
moderne;
10. reducerea celerității procesului de căutare și identificare a documentelor
din FARM.

e) Descrieți cadrul juridic actual aplicabil raporturilor analizate și identificați carențele

prevederilor normative în vigoare, identificați documentele de politici și reglementările
existente care condiționează intervenția statului
Cadrul normative aplicabil domeniului de intervenție a Conceptului Sistemului informațional
„Arhiva electronica” este constituit din:
1. Legea de bază aplicabilă domeniului – Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii
Moldova nr.880, a fost adoptată de Parlament încă în 1992, pe parcurs suportând
modificări/ajustări minore. Legea stabilește principiile de bază ale organizării activității
de completare, evidență, păstrare și utilizare a Fondului arhivistic al Republicii
Moldova. Analiza legii invocate arată că aceasta nu conține prevederi de utilizare a
sistemelor informaționale în activitățile de arhivare, inclusiv privind arhivarea
documentelor electronice. Totuși, ținând cont de caracterul general al Legii 880/1992,
lipsa unor asemenea prevederi nu reprezintă un impediment pentru implementarea
sistemului e- Arhiva, în condițiile în care cadrul normativ și de politici recente prevăd
posibilitatea instituirii acestui sistem.
2. Legea privind semnătura electronică și documentul electronic, nr. 91/2014 conține
prevederi care pot servi ca temei legal pentru elaborarea Conceptului și Regulamentului
sistemului e-Arhiva, relevante fiind următoarele norme:
 Art. 2 Noțiuni: […] arhiva electronică securizată – depozit structurat de documente
electronice, care asigură confidențialitatea, non-repudierea și integritatea acestora și care
garantează valoarea probantă în timp a documentelor electronice;
Articolul 22. Evidența documentelor electronice
(1) Evidența documentelor electronice ale persoanelor fizice și/sau juridice se efectuează în
conformitate cu legislația, prin ținerea registrelor electronice și/sau pe suport de hîrtie.
(2) Ținerea registrelor electronice cuprinde procedurile tehnologice și de program de
completare și administrare a acestora, precum și mijloacele de păstrare a documentelor
electronice.

Articolul 23. Păstrarea documentelor electronice

(1) Subiecții circulației electronice a documentelor sînt obligați să păstreze originalele
documentelor electronice pe suport material într-o formă ce permite verificarea autenticității
acestora.
(2) Termenul de păstrare a documentelor electronice este identic cu termenul
prevăzut de legislație pentru păstrarea documentelor echivalente pe suport de hîrtie.
(3) Subiecții circulației electronice a documentelor pot asigura păstrarea acestora utilizînd
serviciile intermediarului în circulația electronică a documentelor, cu condiția respectării
prevederilor prezentei legi.
(4) Pentru păstrarea în arhivă a documentelor electronice se utilizează arhiva
electronică. Guvernul stabilește categoriile de documente electronice pentru a căror
păstrare se utilizează arhiva electronică securizată.
1. Legea cu privire la informatizare și la resursele informaționale de stat, nr.467/2003,
care stabilește regulile de bază și condițiile de activitate în domeniul creării și dezvoltării
infrastructurii informaționale naționale ca mediu de funcționare al societății informaționale din
Republica Moldova, reglementează raporturile juridice care apar în procesul de creare, formare
și utilizare a resurselor informaționale automatizate de stat, a tehnologiilor, sistemelor și
rețelelor informaționale, poate servi ca temei legal pentru elaborarea sistemului, în condițiile în
care prevede la art. 18 că „autoritățile și instituțiile publice, persoanele fizice și persoanele
juridice au dreptul să creeze, în limita competențelor și în conformitate cu legislația,
tehnologii, sisteme și rețele informaționale în scopul asigurării activității proprii și al
prestării de servicii. Sistemele informaționale care conțin date despre persoanele fizice și
persoanele juridice se creează de către autoritățile și instituțiile publice, în limita
competențelor.”

2. Analiza legilor speciale din domenii denotă că nu există o abordare unitară privind
activitatea de arhivare: unele legi (mai recente) conțin reglementări generale privind arhivarea,
inclusiv sistemul de arhivare electronică (spre exemplu art. 39 alin. (5) din Legea 68/2016
privind expertiza judiciară1, art. 17 alin. (2) Legea contabilității2, art. 36 alin. (4) Legea cu
privire la organizarea activității notarilor3 etc.), în timp ce alte legi (mai vechi) fac referință
abstractă la legislația privind activitatea de arhivare sau referință exactă la Legea privind
Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.

3. trei documente de politici aprobate, relativ recent, de Guvern la fel sunt relevante și pot
fi invocate ca temei pentru promovarea dezvoltării sistemului e-arhivă:
o Concepția Sistemului integrat de circulație a documentelor electronice (SICDE),
aprobată prin Hotărârea de Guvern nr. 844/2007

1
(5) Arhiva rapoartelor de expertiză este ţinută suplimentar şi în format electronic, cu păstrarea conţinutului iniţial intact al
documentelor şi asigurarea condiţiilor de protecţie împotriva modificării acestuia.
2
(2) Documentele contabile se pastrează de către entitate pe suport de hîrtie sau în formă electronică. Documentele contabile se pot
păstra pe suporturi tehnice în cazul în care contabilitatea este ținută cu utilizarea sistemelor informatice proprii, cu condiţia ca acestea să poată
fi accesate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor abilitate de legislație.
3
(4) Notarul după caz, Camera Notarială poate ţine arhiva activităţii notariale şi în format digital.
 11. […] După aprobare, în modul stabilit, documentului i se atribuie statutul de act juridic
și urmează să fie introdus în Registrul de stat al actelor juridice. Din SICDE în baza de date a
Sistemului informațional "Arhiva Națională" trebuie expediate categoriile documentelor
determinate prin lege, la expirarea termenelor stabilite.
Toate cele trei sisteme (SICDE, Registrul de stat al actelor juridice și Arhiva Națională)
utilizează unul și același obiect informațional - documentul (care apare în aceste sisteme,
respectiv, ca fișă de înregistrare, act juridic și document de arhivă), și corespunzător, unul și
același identificator.
Interacțiunea SICDE cu alte componente ale Spațiului informațional unic se efectuează
prin Portalul informațional de stat.

o Programul strategic de modernizare tehnologică a guvernării (e-Transformare),

aprobat prin Hotărârea de Guvern nr. 710/2011
4.3. Reingineria serviciilor publice și a proceselor operaționale
[…] 35. Va fi elaborat un plan pentru digitalizarea back-office, care va include
inventarierea resurselor TI existente din sectorul public și evaluarea modului de utilizare a
acestora. Acest plan va descrie etapele de digitalizare a arhivelor și registrelor pe hârtie și
în formate care nu permit interoperabilitatea sau dezvoltarea ulterioară a serviciilor
electronice.

o Strategia națională de dezvoltare a societății informaționale „Moldova digitală”,

aprobată prin Hotărârea de Guvern nr.857/2013
„47. Implementarea prezentei Strategii va conduce la obținerea următoarelor rezultate
măsurabile:
[…] 6) 100% din arhive, documente de stare civilă, patrimoniu cultural, științific vor fi
digitizate și disponibile

Afară de actele normative listate mai sus, din perspectiva lansării și implementării sistemului e-
Arhiva este important Regulamentul Fondului Arhivistic de Stat, aprobat prin Hotărârea de
Guvern nr. 352/1992, care a fost aprobat întru executarea Legii 880/1992 și care reglementează
de o manieră mai detaliată procedura organizării completării, păstrării și evidenței
documentelor, precum și modul lor de utilizare.

De asemenea, un alt document important este Hotărârea de Guvern nr. 618/1993 pentru
aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice și de dispoziție și
Instrucțiunii- tip cu privire la ținerea lucrărilor de secretariat în organele administrației publice
centrale de specialitate și ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova, care la fel nu
este adaptată/modernizată din perspectiva documentelor digitale/electronice.

Adițional, autoritățile publice, instanțele, procuratura etc. au propriile acte interne privind
lucrările de secretariat, care includ prevederi și despre documentele electronice
Hotărârea Guvernului nr.1141/2017 pentru aprobarea Regulamentului privind
modalitatea de aplicare a semnăturii electronice pe documentele electronice de către
funcționarii persoanelor juridice de drept public în cadrul circulației electronice ale acestora

Planul de acțiuni al Guvernului pentru anii 2021-2022, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.
235/2021 include acțiunea 2.2.7. privind elaborarea şi aprobarea proiectului de hotărâre a
Guvernului privind aprobarea Conceptului serviciului guvernamental de arhivă electronică (e-
Arhiva).

a) Expuneți obiectivele (care trebuie să fie legate direct de problemă și cauzele acesteia,
formulate cuantificat, măsurabil, fixat în timp și realist)
Obiectivele SI e-Arhivă sunt:
 1. completarea fondului arhivistic cu documente;
2. evidența documentelor;
3. asigurarea păstrării și integrității documentelor pentru perioada stabilită conform
Indicatorului-tip;
4. crearea sistemului aparatului științific-informativ pentru documentele
primite/păstrate;
5. valorificarea documentelor;
6. analiza stării documentelor;
7. pregătirea și transmiterea documentelor la păstrare în altă arhivă;
8. lichidarea documentelor în rezultatul expirării termenelor stabilite pentru
păstrarea lor.
3. Identificarea opțiunilor
a) Expuneți succint opțiunea „a nu face nimic”, care presupune lipsa de intervenție
Opțiunea „a nu face nimic” presupune menținerea vidului normativ și de infrastructură, prin
lipsa de viziune și lipsa unui Sistem informațional modern necesar pentru arhivarea
documentelor, în principal a documentelor electronice, necesare pentru dezvoltarea
informațională a Republicii Moldova, precum și perpetuarea stării de fapt, inclusiv
materializarea riscurilor enunțate în secțiunea d) din p.1 al prezentei Analize, în principal, fiind
vorba de următoarele:
 organizațiile vor continua să opună rezistență proceselor novatoare de trecere la
documentul electronic din cauza obligativității arhivării documentelor pe suport
de hârtie:
 menținerea costurilor adiționale legate de transcrierea/transpunerea
documentelor electronice pe hârtie doar în scopul arhivării acestora;
 costurile nejustificate de păstrare a documentelor pe suport de hârtie, în
condițiile oportunității și eficienței păstrarii acestora în format electronic;
 costurile mari legate de valorificarea arhivei și ratarea oportunităților de analiză
și cercetare științifică cu o celeritate mai mare.
b) Expuneți principalele prevederi ale proiectului, cu impact, explicînd cum acestea țintesc
cauzele problemei, cu indicarea novațiilor și întregului spectru de soluții/drepturi/obligații
ce se doresc să fie aprobate
Prevederile proiectului se referă la principalele repere conceptuale pentru crearea Sistemului
informațional e-Arhiva.

Sistemul informațional Arhiva electronică presupune următoarea viziune:

 un sistem informatic automatizat comun ce este utilizat de către (i) organizații pentru
crearea și ținerea arhivelor electronice proprii în vederea păstrării și gestiunii documentelor
electronice supuse arhivării de durată scurtă și medie și (ii) arhivele de stat pentru păstrarea și
gestiunea documentelor electronice supuse arhivării de durată lungă și permanentă.
 sistemul este găzduit pe platforma guvernamentală comună MCloud și în acest fel face
uz de atributele de elasticitate și scalabilitate a mediului virtual în vederea asigurării
necesităților deținătorilor de arhive electronice.

Proiectul Conceptului include următoarele capitole de bază:

 introducere: se descriu precondițiile care au impus necesitatea elaborării conceptului,
viziunea etc.);
 dispoziții generale: include scurta descriere a SI e-Arhiva, descrierea noțiunilor utilizate
în text, descifrarea principiilor de bază ale SI e-Arhiva, precum și a principiilor specifice;
 cadrul normativ: sunt listate actele normative care guvernează domeniul
arhivării/domeniul arhivării electronice, inclusiv actele ANA și ale structurilor acesteia
aplicabile domeniului de reglementare;
  spațiul funcțional: oferă descrierea funcțiilor SI e-Arhiva, contururile funcționale ale SI,
gradul, liniile și subiecții de interconectare în cadrul SI;
 structura organizațională: include enumerarea principalilor participanți ai SI,
proprietarului și deținătorului;
 documentele de bază ale SI „e-Arhiva”: dosare (mape a unităților de păstrare)
electronice; nomenclatoare a dosarelor electronice; inventare a dosarelor electronice; cataloage
și registre a dosarelor electronice; fonduri arhivistice electronice; depozite de arhivă
electronice.
 spațiul informațional: listează obiectele informaționale, procedura de predare a
documentelor și preluare a dosarelor; evidența documentelor; condițiile de asigurare a păstrării
și integrității documentelor în e-Arhiva; prevederi privind valorificarea documentelor din e-
Arhiva; expertiza și nimicirea documentelor, modul de digitizare a fondurilor existente etc.;
 spațiul tehnologic: descrie specificațiile tehnice de funcționare a SI, integrarea cu alte
sisteme guvernamentale etc.;
 asigurarea securității informaționale: include prevederi privind cerințele specifice
securității SI „e-Arhiva”, cerințele generale, precum și sarcinile și mecanismele de bază pentru
asigurarea securității informaționale etc.

Complementar prevederilor conceptului, Hotărârea de Guvern instituie un șir de prevederi care

se referă la următoarele obligații ale ANA:
1) înainte de punerea în exploatare a Sistemului informațional "Arhiva electronică", va
elabora și va prezenta Guvernului spre aprobare, prin intermediul Ministerului Justiției,
proiectul de hotărâre privind aprobarea Regulamentului cu privire la modul de funcționare și
utilizare a Sistemului informațional „Arhiva electronică”;
2) va elabora, în comun cu Cancelaria de Stat, și va prezenta Guvernului, prin
intermediul Ministerului Justiției, în termen de un an de la intrarea în vigoare a prezentei
hotărâri, propuneri de modificare și modernizare a cadrului normativ care reglementează
procedura de organizare a activităților de secretariat și de arhivare (activităților arhivistice) în
Republica Moldova;
3) va aproba actele departamentale necesare pentru implementarea Sistemului
informațional „Arhiva electronică”;
4) va acorda asistența metodologică necesară pentru elaborarea și implementarea
actelor departamentale ale autorităților publice privind activitățile de arhivare;
5) va asigura implementarea, funcționarea și dezvoltarea eșalonată și continuă a
Sistemului informațional „Arhiva electronică”.
c) Expuneți opțiunile alternative analizate sau explicați motivul de ce acestea nu au fost
luate în considerare
La elaborarea proiectului nu au fost luate în considerare opțiuni alternative, deoarece acesta a
fost elaborat întru executarea Planului de acțiuni a Guvernului pentru anii 2021-2022 (Capitolul
II, Obiectivul 2.2., acțiunea 2.2.7.).
4. Analiza impacturilor opțiunilor
a) Expuneți efectele negative și pozitive ale stării actuale și evoluția acestora în viitor, care
vor sta la baza calculării impacturilor opțiunii recomandate
Opțiunea I – a nu face nimic.

Efecte pozitive: Nu au fost stabilite.

Efecte negative:
 rezistența instituțiilor la procesele novatoare de trecere la documentul electronic din
cauza obligativității arhivării documentelor pe suport de hârtie:
 menținerea costurilor adiționale legate de transcrierea/transpunerea documentelor
electronice pe hârtie doar în scopul arhivării acestora;
  costurile nejustificate de păstrare a documentelor pe suport de hârtie, în condițiile
oportunității și eficienței păstrarii acestora în format electronic;
 lipsa evidenței uniforme a documentelor, în special, a celor electronice;
 alterarea/dispariția documentelor electronice;
 potențiala uzură/alterare/pierdere a documentelor din FARM (pe suport de hârtie), care
în lipsa unor acțiuni de digitizare pot să fie afectate în timp (chiar și în condițiile de păstrare
corespunzătoare în spații special amenajate/destinate arhivelor);
 menținerea unor sisteme de evidență arhaice, neajustate la circumstanțele moderne;
 reducerea celerității procesului de căutare și identificare a documentelor din FARM.

b1) Pentru opțiunea recomandată, identificați impacturile completând tabelul din anexa la
prezentul formular. Descrieți pe larg impacturile sub formă de costuri sau beneficii,
inclusiv părțile interesate care ar putea fi afectate pozitiv și negativ de acestea
Opțiunea II – aprobarea proiectului de lege privind identificarea electronică și serviciile
de încredere.

Beneficii:
1. Asigurarea armonizării și modernizării cadrului normativ național;
2. Crearea și implementarea unui Sistem informațional modern de evidență arhivistică,
ajustat noilor realități;
3. Completarea, evidența, păstrarea/conservarea și valorificarea patrimoniului documentar
al FARM, constituit electronic, în mod sigur, calitativ și operativ în scopul prestării serviciilor
de calitate în vederea satisfacerii necesităților, asigurării garanțiilor și respectării drepturilor
populației, promovării principiilor inovative fundamentate pe experiența umană și contextul
european în condiții legale și transparente;
4. Dezvoltarea competențelor digitale a persoanelor implicate în procesele arhivistice;
5. Sporirea competitivității organizațiilor care tranzitează la procese bazate pe documente
eletronice;
6. Sporirea calității datelor păstrate în arhive;
7. Reducerea costurilor de valorificare a fondurilor athivistice;
8. Diminuarea costurilor pentru activitățile de arhivare;
9. Contribuție la protecția mediului, prin evitarea consumului excesiv de hârtie și utlizarea
unor spații special adaptate și destinate asigurării păstrării arhivelor în format hârtie;
10.Crearea premiselor necesare pentru inițierea procesului de modernizare a cadrului
normativ în domeniul arhivisticii;
11.Intensificarea procesului de digitizare a documentelor FARM;
12.Dezvoltarea digitală a Republicii Moldova și a serviciilor publice electronice prestate,
inclusiv prin identificarea și eliberarea cu mai mare celeritate a documentelor de arhivă;

Costuri: Suma planificată pentru dezvoltarea și implementarea acestui sistem este de 10 111
000 lei, finanțarea va fi asigurată prin intermediul proiectului Modernizarea Serviciilor
Guvernamentale de către Banca Mondială „World Bank Group”, care va include și un an de
mentenanță
Începând cu a-l doilea an, punerea în aplicare a Conceptului va determina cheltuieli bugetare
suplimentare legate de mentenanța sistemului. Mentenanța anuală a sistemului este planificată
estimativ în mărime de până la 303 000 lei.
O parte din cheltuieli va fi asigurată și din alte mijloace, așa cum este prevăzut în proiectul
Hotărârii de Guvern privind aprobarea Conceptului Sistemului Informațional „Arhiva
electronica”.
Efecte negative: Nu au fost depistate.

b2) Pentru opțiunile alternative analizate, identificați impacturile completînd tabelul din
anexa la prezentul formular. Descrieți pe larg impacturile sub formă de costuri sau
beneficii, inclusiv părțile interesate care ar putea fi afectate pozitiv și negativ de acestea
Nu au fost depistate.
c) Pentru opțiunile analizate, expuneți cele mai relevante/iminente riscuri care pot duce la
eșecul intervenției și/sau schimba substanțial valoarea beneficiilor și costurilor estimate și
prezentați presupuneri privind gradul de conformare cu prevederile proiectului a celor
vizați în acesta
Există riscul implementării în ritm lent a noilor prevederi pe motivul lipsei capacităților tehnice
și cunoștințelor specifice (în domeniul informatic) a persoanelor cu atribuții de arhivare a
documentelor. În vederea minimizării riscului, vor fi întreprinse acţiuni de instruire a
persoanelor implicate și de asigurare a condițiilor adecvate pentru optimizarea proceselor de
arhivare.
d) Dacă este cazul, pentru opțiunea recomandată expuneți costurile de conformare pentru
întreprinderi, dacă există impact disproporționat care poate distorsiona concurența și ce
impact are opțiunea asupra întreprinderilor mici și mijlocii. Se explică dacă sînt propuse
măsuri de diminuare a acestor impacturi

Prevederile prezentului proiect de lege nu stabilesc costuri suplimentare de conformare pentru

întreprinderi. Nu există un impact disproporționat care poate distorsiona concurența și afecta
activitatea întreprinderilor mici și mijlocii.

Concluzie
e) Argumentați selectarea unei opțiunii, în baza atingerii obiectivelor, beneficiilor și
costurilor, precum și a asigurării celui mai mic impact negativ asupra celor afectați

Autorii prezentei Analize optează pentru Opțiunea a II-a, care va asigura dezvoltarea digitală
sigură a Republicii Moldova, prin implementarea celor mai bune standarde internaționale în
domeniu, extinderea și transparentizarea sistemului informațional național, iar ca urmare,
oferirea pentru reprezentanții autorităților publice și orice persoane interesate a instrumentelor
necesare pentru realizarea activităților și obținerea informațiilor în mediul virtual.

5. Implementarea și monitorizarea
a) Descrieți cum va fi organizată implementarea opțiunii recomandate, ce cadru juridic
necesită a fi modificat și/sau elaborat și aprobat, ce schimbări instituționale sunt necesare

Aprobarea de către Guvern a Conceptului urmează a fi succedată de:

 elaborarea Regulamentului SI „e-Arhiva”;
 elaborarea Caietului de sarcini pentru SI e-Arhiva (în proces de definitivare la momentul
întocmirii prezentei analize);
 elaborarea Instrucțiunilor de către ANA;
 inițierea procesului de modernizare a cadrului normativ în domeniul arhivisticii
(conform prevederilor din p.5 al proiectului Hotărârii de Guvern);
 ajustarea și revizuirea regulamentelor interne ale autorităților care contribuie la
completarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;
 desfășurarea cursurilor de instruire pentru reprezentanții autorităților
implicați/responsabili de arhivare.

b) Indicați clar indicatorii de performanță în baza cărora se va efectua monitorizarea

  sistem informațional nou elaborat, implementat și funcțional;
 cadru normativ în domeniul arhivisticii modernizat;
 reprezentanții autorităților, responsabili de arhivare, instruiți cum să utilizeze noul
sistem;
 instituțiile/organizațiile parte a Sistemului Informațional înregistrate în sistem;
 cantitatea/volumul documentelor electronice supuse arhivării;
 persoanele interesate accesează și obțin cu celeritate documente din FARM
c) Identificați peste cât timp vor fi resimțite impacturile estimate și este necesară evaluarea
performanței actului normativ propus. Explicați cum va fi monitorizată și evaluată
opțiunea

Având în vedere faptul că, implementarea Conceptului necesită elaborarea și aprobarea unor
acte normative subsidiare, precum și configurarea noului sistem, inclusiv instruirea persoanelor
responsabile de arhivare, impacturile estimate se vor resimți peste de 24 de luni din momentul
aprobării legii. Monitorizarea implementării va fi asigurată prin raportările anuale de activitate
ale ANA și Agenția Guvernare Electronică (în continuare AGE).
6. Consultarea
a) Identificați principalele părți (grupuri) interesate în intervenția propusă
Principalele părți interesate în promovarea prezentului proiect sunt:
1. ANA– principalul gestionar al sistemului arhivistic din Republica Moldova;
2. Entitățile generatoare de documente, în special documente electronice;
3. Solicitanții cercetării documentelor din FARM.
4. Solicitanții certificatelor, extraselor și copiilor din documentele de arhivă.

b) Explicați succint cum (prin ce metode) s-a asigurat consultarea adecvată a părților
Intervenția propusă a fost consultată și susținută în cadrul mai multor ședințe comune
organizate de AGE și ANA.

c) Expuneți succint poziția fiecărei entități consultate față de documentul de analiză a

impactului și/sau intervenția propusă (se expune poziția a cel puțin unui exponent din
fiecare grup de interese identificat)

Ambele entități au convenit asupra necesității promovării în regim prioritar a Conceptului,

ținând cont și de termenele stabilite în Planul de acțiuni al Guvernului pentru anii 2021-2022
(termenul deja a expirat: decembrie 2021)