Clasarea si arhivarea documentelor

Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un

birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice,
casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene,
n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la
baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice,
zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura
documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii,
unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin
optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru
orice document emis:

Numele organizaiei emitente

Nume de persoane i funcii responsabile

Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)

Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal,

decizie etc.)

Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a

documentelor.
Exemple:

dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o

clasare cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de

persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se
stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena,

conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment.

De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare
alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic,
etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe
msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu
dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia
ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un
tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin,
documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns
dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie
desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de
administraie public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu
sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii
de personal, organizaii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege
drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau
zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport
specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere)
inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaiilor
emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri
geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea
cuvntului director pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al

dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin
standarde internaionale elaborate n special pentru activitatea de
documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare.
Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri;
STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n
cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza
programelor de ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele
trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar
interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme
de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a
sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este
indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea
cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din
punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.
a)
Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie

ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea
prenumelui;

Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul

iniialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este
identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache,
Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete

numai pentru patronimic.

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea

iniialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu,
Mihai.

n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala

reprezentnd numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector
sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.;
Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu
Gheorghe (jurist), etc.

Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;

Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele

obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera

cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello
etc.

Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima.

Situaiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si
pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de
cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet

(slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform
normelor standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *.

Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se

ia n considerare;

Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la

O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea

confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau
Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda
evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se
constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document
este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de

numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni,
contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare
cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z)
sau

de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n

rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu,
la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme
legislative.
b)

Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte.

Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate

comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie,

primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer
Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o
identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de
opiune a fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din
substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de
iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme.
Astfel, unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun
denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C.
Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura
unitatea clasrii n scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea
reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA.
Cuvntul director a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n
antetul documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii
Navale, Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare
etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document,
cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii
organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod
subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n
ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii
albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz
naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL;
Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite
cuvinte, i documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor
ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.

- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau

uniti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va
constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC
Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume
(ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat
naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3
M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune
aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor
se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt
reprezentate de documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere
este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei
respective se poate submpri n mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a
an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele
corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor
litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica
coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt
valabile i pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui
corespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de
clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea
presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit
fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai
multe cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n
aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe
compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i

grupul de numere care se atribuie.

Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta
al fiecrui compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se
adun i ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor
documentele, numai la vederea numrului de nregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar
cu timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o
redistribuire a acestor numere pe compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de
amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este
utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru
mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole.
Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma
prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n
biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le
trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a
reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea
totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul
lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina
coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina
notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a
cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta
fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se

prezint astfel:
0.

Generaliti

1.

Filozofie

2.

Religie

3.

tiine sociale

4.

Filologie

5.

tiine naturale

6.

Tehnic

7.

Arte

8.

Literatur

9.

Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i

aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n
mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect
coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai
lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde
domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast
metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei
organizaii.

Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau
elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu
materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese
de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru
autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate
primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se
grupeaz n dosare cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n
vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
Arhivarea documentelor
Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la
domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
Termenele de pastrare prevazute de aceasta norma sunt:
Legea 70/2015 - solutiile celor mai controversate probleme
Legea 70/2015 - solutiile celor mai controversate probleme
Cartea Verde a Contabilitatii 2015
Cartea Verde a Contabilitatii 2015
Manualul de Politici Contabile 2015
Manualul de Politici Contabile 2015
- Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani,
- termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile
este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul
caruia au fost intocmite, cu urmatoarele exceptii:

- facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau

la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru
persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in
conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului
prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu
modificarile si completarile ulterioare.
- Documentele prevazute in anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 se pot pastra pe
o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun
pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
- documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu
durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de
timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Documentele prevazute in anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 care se pastreaza
timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul
caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din Legea
contabilitatii nr. 82/1991, republicata sunt:
1. Nota de receptie si constatare de diferente
2. Bon de primire in consignatie
3. Bon de predare, transfer, restituire
4. Bon de consum
5. Bon de consum (colectiv)
6. Fisa limita de consum
7. Dispozitie de livrare
8. Fisa de magazie
9. Fisa de magazie (cu doua unitati de masura)
10. Lista de inventariere
11. Lista de inventariere
12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
13. Chitanta
14. Chitanta pentru operatiuni in valuta
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie

16. Decont pentru operatiuni in participatie

17. Ordin de deplasare (delegatie)
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
21. Nota de debitare-creditare
22. Extras de cont
23. Borderou de primire a obiectelor in consignatie
24. Borderou de iesire a obiectelor in consignatie
25. Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)
26. Fisa de cont pentru operatiuni diverse
27. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
28. Document cumulativ
29. Document cumulativ
30. Decizie de imputare
31. Angajament de plata
Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor
contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane
juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Si in acest caz,
raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine
administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are
obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea
beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre
aceasta situatie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate,
persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal
documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice
arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii
decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea
nu sunt pastrate corespunzator.

In caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr.

82/1991
, republicata, documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu
prevederile Legii 31/1990
privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile
ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile
legale in materie, dupa caz.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu
prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul
fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al
lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza
separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in
spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau
sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta,
potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in
arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a
expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a
ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un
proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din
Registrul de evidenta al arhivei.
Asadar, dupa expirarea termenului legal de pastrare, documentele pot fi
eliminate din arhiva, in baza unui proces verbal aprobat de administratorul
societatii.
Documentele eliminate din arhiva se predau unitatilor de colectare a
deseurilor de hartie.