Avantajele arhivarii si gestionarii electronice a documentelor

Gestionarea electronica a documentelor nu foloseste hartia:

se elimina costul hartiei

se elimina costul printarii

se elimina riscurile deteriorarii documentelor hartia ca suport fizic al

documentelor este sensibila la factorii meteo-climatici, fizico-chimici sau
biologici

protejati resursele naturale in Romania se taie anual aproximativ 9

milioane de arbori pentru fabricarea hartie

Gestionarea electronica a documentelor nu necesita spatii de depozitare:

documentele sunt stocate pe un server de dimensiunea unui calculator in

unul din birourile dumneavoasta

se elimina costul mentinerii spatiului ocupat si costul intretinerii

spatiului

Gestionarea electronica a documentelor reduce pana la eliminare costurile

generate manipularea arhivei

folosind functionalitatile de integrare a solutiei in mediul informatic nu

sunt necesare resurse umane pentru gestionarea arhivei. Toate operatiile
practicate in arhivarea clasica (arhivare, cautare, indexare, mentinerea
versiunilor, etc) sunt realizabile in mod automat de catre softul de
arhivare. Ex: Solutia ArchiBox arhiveaza automat extragand campurile
de cautare aproximativ 100 de documente in 1 minut

Gestionarea electronica a documentelor include functionalitati nelimitate de

prelucrare automata a documentelor. Orice operatie realizabila de un
calculator poate fi executata automat asupra documentelor:
-

trimiterea documentelor prin fax/email

analiza documentelor

interactionarea cu alte entitati informatice: baze de date, soft-uri, imprimante,

scanere, etc.

gestionarea documentelor prin internet

- etc.
Gestionarea electronica a documentelor ofera un grad ridicat de comunicare :
-

documentele sunt vizibile in acelasi timp de catre orice utilizator

documentele sunt accesibile pe orice calculator conectat la internet

include functionalitatea de workflow: trecerea electronica unui document

printr-un proces de prelucrare la care participa mai multi utilizatori

Alte avantaje:
-

usurinta in folosire

grad ridicat de siguranta a datelor

solutia ArchiBox interactioneaza cu orice entitate informatica mentinand o

independenta totala fata de acestea

amortizare totala: solutia ArchiBox este oferita contra unui abonament platit
lunar