Sunteți pe pagina 1din 51

Office XP teorie i aplicaii

Capitolul

5
Access Programul Microsoft Office pentru baze de date

241

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date

5.1 Caracteristici generale


Microsoft Access este un program pentru crearea si administrarea bazelor de date i beneficiaz de toate facilitile Microsoft Windows. Este integrat n Microsoft Office permind schimbul de informaii cu alte aplicaii din Office. De asemenea, permite folosirea datelor memorate n diferite baze de date sau create cu alte sisteme de gestionare a datelor. Access prezint i un mod de lucru asistat, cu multe ferestre de dialog ce uureaz mult munca utilizatorului. Microsoft ACCESS mbin modelul relaional cu cel orientat spre obiecte, adic organizeaz relaional datele i este orientat spre obiecte care au associate evenimente sau proprietai. Access-ul delimiteaz baza de date i tabelul. Principalele sale caracteristici sunt: este relaional i lucreaz sub sistemul de operare Windows; este deschis comunicrii cu alte Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date cum ar fi FoxPro sau Paradox; este compatibil cu tehnologia ActiveX, care permite realizarea aplicaiilor client/server; permite realizarea unor aplicaii complexe prin utilizarea limbajului Visual Basic; permite accesul la baze de date din reeaua Internet, fiind un instrument util pentru publicarea informaiilor n paginile Web; este autodocumentat prin help, apelabil contextual sau la cerere; conine instrumente wizard care permit utilizatorului crearea ntr-o manier foarte simpl a obiectelor bazei de date; permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) n vederea accesrii obiectelor Access; permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator n cadrul bazei de date; permite personalizarea bazei de date; permite utilizarea obiectelor Access din cadrul altor aplicaii rulate sub sistemul de operare Windows; pe baza facilitii de compactare, se minimizeaz dimensiunea bazei de date Ia nchidere; se permite crearea de aplicaii care s utilizeze baze de date stocate n SQL Server, n cadrul unei reele de calculatoare. Access 2003 accept o varietate de formate de date, inclusiv Extensible Markup Language (XML), OLE, Open Database Connectivity (ODBC) i Microsoft Windows SharePoint Services. ofer posibilitatea de a lega tabele, astfel nct s putem accesa concomitent informaii din mai multe baze de date n cadrul formularelor, rapoartelor i al paginilor de acces la date din Access 2003. Se pot lega tabele din alte baze de date Access, foi de calcul Microsoft Excel, surse de date ODBC, baze de date Microsoft SQL Server i din alte surse de date. ofer posibilitatea de a ncorpora n soluiile Access date bazate pe Microsoft SQL Server. Se poate utiliza Stored Procedure Designer pentru a crea i a modifica proceduri simple stocate n SQL Server, fr s fie necesar cunoaterea Transact-SQL.

242

Office XP teorie i aplicaii

5.2. Arhitectura Microsoft ACCESS


O baz de date Access poate fi definit ca o colecie de obiecte: tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini Web, macro comenzi i module. Tabela este un obiect definit de utilizator n care sunt stocate datele primare (expresia modelului relaional). Formularul este un obiect care permite introducerea datelor, afiarea acestora sau controlul ntregii aplicaii. Interogarea este un obiect care permite vizualizarea informaiilor obinute prin prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele i/sau alte cereri de interogare. Raportul este un obiect care permite formatarea i tiprirea informaiilor obinute n urma consultrii bazei de date sub form de documente. Pagina Web de accesare a datelor reprezint un obiect care include un fiier HTML i alte fiiere suport n vederea furnizrii accesului la date prin intermediul browser-elor Internet. Macro comanda reprezint un obiect care conine o definiie structurat a uneia sau mai multor aciuni pe care Access Ie realizeaz ca rspuns la un anumit eveniment. Modulul reprezint un obiect care conine proceduri definite de utilizator i scrise n limbajul de programare Visual Basic. Trebuie subliniat diferena major care exist ntre Microsoft Access i alte sisteme de gestiune a bazelor de date. Astfel, n Visual FoxPro, prin baze de date (database) se neleg doar acele fiiere n care sunt stocate datele. Funciile SGBD-ului Microsoft Access sunt urmtoarele: funcia de descriere a datelor este realizat cu limbajul de descriere a datelor pentru definirea structurii tabelelor i a relaiilor dintre acestea ; funcia de manipulare a datelor este realizat cu limbajele de manipulare a datelor n cele trei variante QBE, SQL, i VBA ; funcia de securitate a datelor i lucru n regim utilizator este realizat prin parole i drepturi de acces ; funcia de import i export de date permite importul i exportul de date ntre baze de date diferite ale sistemului ; funcia de meninere a integritii datelor reduce riscul erorii de definire sau nregistrare a datelor indifferent de volumul acestora prin intermediul unor reguli. Putem concluziona c Access ndeplinete cerinele unui sistem profesional de gestiune a bazelor de date relaionale, reprezentnd un instrument important de dezvoltare a aplicaiilor ce gestioneaz colecii de date. Privit sub aspectul performanelor n funcionare, menionm c acestea scad o dat cu creterea volumului bazei de date (cnd numrul nregistrrilor depete ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul celei oferite de sisteme de gestiune a bazelor de date, cum ar fi ORACLE sau INFORMIX). Access poate fi instalat n versiune complet sau conform opiunilor utilizatorului.

243

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date

5.3 Crearea unei baze de date 5.3.1. Lansarea n execuie


Lansarea aplicaiei Access se poate realiza din meniul Start (spre exemplu Start/Programs/Microsoft Access) sau prin apelare din fereastra de baz (prin dublu Clic) asupra pictogramei ce reprezint calea scurt (ShortCut) Access (dac a fost creat o cale scurt de lansare). n cazul n care pe ecran (Desktop) se afl pictogmma Microsoft Access, executm un dublu clic pe aceasta pentru se lansa n execuie programul. Dup lansare, Access se deschide cu o pagin goal aa cum se observ n figura urmtoare. Acelai lucru se ntmpl i dac n timpul unei sesiuni de lucru Access se alege secvena Fiier/Nou..., respectiv se apas butonul din bara de instrumente de lucru.

Fereastra nou Access prezint n partea dreapt lista celor mai recent modificate fiiere, dac sunt, i a abloanelor predefinite, din care utilizatorul poate s aleag n funcie de destinaia fiierului nou creat. Se vor gsi, sub General_Templates... (abloane_generale), variantele de fiiere tip care pot fi create: baz de date necompletat. O baz de date reprezint o colecie de informaii care se refer la un anumit subiect sau scop, de exemplu o list de persoane nsoit de informaii despre ele (vrsta, adresa, funcia, respectiv informaii dac au parcurs anumite cursuri, rezultate la testri etc.). Este entitatea de baz de care se leag toate celelalte aplicaii Access (pagini de acces, proiecte). Cuprinde informaii stocate n tabele corelate ntre ele prin chei, n care coloanele se numesc cmpuri iar liniile nregistrri. 244

Office XP teorie i aplicaii acces la pagin de date necompletat. O pagin de acces la date este o pagin Web care are o conexiune la o baz de date. Cu ajutorul ei se pot vizualiza, edita, modifica i manipula datele stocate ntr-o baz de date. proiect (baz de date existent) i proiect (baz de date nou). n Access, un proiect este un fiier de date care furnizeaz accesul eficient la o baz de date. Conine formulare, rapoarte, numele i amplasarea paginilor de acces la date, macrocomenzi i module scrise n SQL (Standard Query Language) i nu date sau definiii de date (tabele, vizualizri, diagrame de baze de date, proceduri stocate sau funcii definite de utilizator). databases (baze de date), cuprinde abloane predefinite pentru cele mai utilizate tipuri de baze de date.

5.3.2. Elementele unei baze de date


Ce este o baz de date? O baz de dale (engl. database) este o colecie bine structurat de date coerente. Este foarte important ca baza de date s fie structurat, adic datele s fie aezate ntr-o ordine fixat i coerent, ntr-o form logic. O baz de date poate fi comparat cel mai bine cu un tabel, avnd mai multe coloane n care se adun datele. Un exemplu de baza de date este agenda de telefon, unde putem introduce informaii privind numele unei persoane, adresa, oraul, telefonul i eventual alte observaii suplimentare. Datele (care pot s fie cuvinte,numere, semne speciale) ce aparin aceluiai rand se afl totdeauna mpreun i sunt numite nregistrri. Totalitatea datelor referitoare la o anumit entitate sau conform exemplului de mai sus, totalitatea datelor ce caracterizeaz o persoan formeaz o nregistrare. Fiecare nregistrare primete un nr. de identificare univoc, care se numete cheie primar. Cheia primar servete drept semn de identificare univoc pentru fiecare nregistrare, toate elementele unei nregistrri fiind neseparabile i legate prin acest semn Un cmp de date este o locaie separat n care sunt introduse de un anumit tip. De exemplu categoriile de date cum ar fi numele, prenumele, adresa, localitatea, nunrul de telefon etc. se numesc cmpuri.

5.3.3. Proiectarea bazelor de date


nainte de a trece efectiv la operaia de creare a unei baze de date are loc operaia de proiectare a acesteia ce presupune parcurgerea urmtoarele etape: - se stabilete necesitatea noii baze de date, deoarece o colecie de date care nu intereseaz pe nimeni nu se poate numii baz de date; - se decid tabelele ce vor intra n componenta bazei de date; - se definete structura tabelelor, adic se precizeaz natura datelor ce vor fi reinute n baza de date (se specific cmpurile); 245

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date - se decide asupra legturilor ce se vor stabili ntre tabele. O relaie creeaz o legtur ntre dou tabele prin includerea cheii primare a unui tabel ntr-un alt tabel; - se introduc date n baza, cu respectarea structurii definite anterior; - se creeaz formulare, interogri, rapoarte i pagini de aceea la date. Aplicaia Access permite crearea structurii tabelelor n trei moduri: - utiliznd modul vizualizare proiect; - utiliznd Expertul (Database Wisard); - importnd datele sau copiind un tabel dintr-o alt baz de date.

5.3.4. Etapele de realizare a unei baze de date


Crearea unei baze de date se realizeaz n dou etape: se creeaz fiierul cu extensia .MDB (Management Data Base), n care urmeaz a se memora obiectele bazei de date; se creeaz obiectele bazei de date (tabelele constituie obiectele de baz ale unei baze de date relaionale; ele constituie sursa de date pentru celelalte tipuri de obiecte, cum ar fi spre exemplu, obiectele tip cerere i obiectele tip rapoarte). Crearea fiierului cu extensia .MDB se efectueaz sub controlul aplicaiei Access. Dac exist fiiere care trebuie editate, Access se poate deschide prin dublu click pe numele fiierelor respective i va afia la deschidere coninul acestora. Altfel, dac Access este deja deschis i se dorete s se lucreze i la alte fiiere, deja existente, ele se deschid cu Fiier/Deschidere... sau prin apsare pe butonul din bara de instrumente. Se observ c n Access se pot deschide fiiere de formate diverse, nu neaprat create cu Access (implicitul .mdb). n fereastra de deschidere se pot vizualiza prin derularea listei Fiiere_de_tip: toate extensiile recunoscute de Access. n foaia de lucru Access poate fi folosit butonul din dreapta al mouse-ului. n funcie de locul unde este apelat i de entitile selectate se va deschide o list de comenzi i opiuni contextual. Ca exemplu, se va crea o Baz de date necompletat pentru care utilizatorul introduce numele bazei, n caz contrar sistemul denumindo automat bd1, bd2, etc. Se selecteaz opiunea Creare dup care se deschide o fereastr de selecie a metodei de creare a tabelului respectiv, conform figurii urmtoare.

246

Office XP teorie i aplicaii

Exemplu:dup crearea bazei de date cu numele GESTOC, vom defini tabelul MATERIALE, astfel: Nume cmp Tip de Date Descriere CODMAT Numr Cod material, cu urmtoarele atribute: Dimensiune cmp: ntreg lung Format :Numr General Zecimale: 0 Regul de Validare: >1500 and<5000 Text de validare: Cod material eronat! Indexat: Da( Fr dubluri) DENMAT Text Denumire material DATAI Data/Ora Data intrrii n gestiune (cu atributele Format Short date) CANT numr Cantitate intrat n gestiune PRETU numr Pre unitar Tabelul MATERIALE conine o eviden a materialelor intrate n gestiune la un anumit magazin. Demersul practic pentru definirea tabelului MATERIALE are urmtorii pai: Se alege comanda Tabele si se alege opiunea Creare tabel in modul vizualizare proiect Se descriu datele din structura tabelului care se salveaz ulterior sub numele de MATERIALE:

247

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date

De menionat c pentru fiecare atribut se descrie o linie distinct pe structura:nume cmp, tip de date, descriere. Pentru fiecare atribut descris, sistemul d valori standard setului de proprietai. Spre exemplu, pentru cmpul DENMATcare este de tip text, Access acord proprietii Dimensiune cmp valoare 50, ceea ce nseamn lungimea maxim de 50 caractere. Utilizatorul, n funcie de coninut poate modifica valorile proprietilor fie prin alegerea din listele derulante oferite de sistem, fie prin tastarea unor valori personalizate. Se alege ca i cheie primar atributul CODMAT(dac nu se precizeaz atributul ce constituie cheia primar, Access genereaz automat cmpul ID tip Autonumerotare, care prin valorile sale va identifica unic nregistrrile de date). Odat descris structura tabelului, se trece la operaia de salvare a tabelului 1 ca MATERIALE. Pentru a introduce datele privind materialele, se deschide tabelul MATERIALE sau se folosesc Formulare create anterior. Pentru prsirea aplicaiei Access poate fi utilizat una din urmtoarele metode: - opiunea Exit din meniul File; - apsarea simultan a tastelor <Alt> + <F4>; - executm clic pe Close cu mouse-ul.

5.3.5. Fereastra bazei de date


Aa cum se poale observa din figura anterioar structura ferestrei bazei de date se aseamn parial cu cele ale celorlalte aplicaii ale programului Office. Fiecare baz de date, indiferent dac este nou sau goal, sau este gata conceput, deine un fel de central de navigaie n care obiectele separate ale bazei de date, cum sunt tabelele, interogrile, formularele pot fi amplasate. O baz de date Access conine aa cum am amintit apte tipuri de obiecte: tabele, 248

Office XP teorie i aplicaii interogri, formulare, rapoarte, pagini, macro comenzi, module. Dac se execut clic pe simbolul unei grupe de obiecte, n partea dreapta a ferestrei (la versiunile ncepnd cu Office 2000) vor fi prezentate toate obiectele grupei prezentate. Tabele (tables) - toate datele pe care le stocam n Acces se vor pstra n tabele. Fiecare coloan a tabelului se numete cmp, iar fiecare rnd al tabelei se numete nregistrare.Fiecrui cimp i este asociat un tip de date i o dimensiune exprimat n octei.

n cadrul unui tabel se pot aduga cmpuri noi, iar alte cmpuri pot fi terse. Structura tabelului poate fi de asemenea modificat. n cazul n care s-au creat deja interogri i rapoarte care folosesc datele din tabel s-ar putea s fie necesar reproiectarea tabelului. Alte operaii ce se mai pot executa ntr-un tabel sunt: -navigarea prin inregistrri folosindu-se bara de navigare situat n partea de jos a ferestrei tabelului; -adugarea nregistrrilor noi care se poate realiza doar la sfritul tabelului, pe linia unde este situat caracterul*. Poziia cursorului se poate schimba ntre diferite cmpuri cu ajutorul tastelor direcionale, prin clic cu mouse-ul sau cu ajutorul tastei <Tab>; - tergerea nregistrrilor presupune ca n prealabil nregistrrile care se doresc a fi terse s fie marcate. Marcarea acestora se realizeaz cu ajutorul cmpului de marcare din stnga nregistrrii. Ca rezultat ntreaga nregistrare va apare pe un font de culoare neagr, nregistrarea marcat va fi tears fie apsnd tasta <Delete> de pe tastatur fie selectnd opiunea Delete Record din meniul File. n cazul n care se dorete tergerea simultan a mai multor nregistrri acestea vor fi selectate cu ajutorul mouse-ului innd tasta <Shft> apsat. O dat cu tergerea unei nregistrri va disprea i cheia primar a acesteia.

- modificarea datelor existente ntr-un tabel se realizeaz simplu prin editarea noului text n cmpul de date corespunztor. Modificarea dimensiunii caracterelor poate fi realizat cu ajutorul opiunii Font din meniul Format, ce va deschide urmtoarea fereastr de dialog n pot fi stabilite tipurile de caractere, mrimea acestora precum i culoarea prin executarea unui clic pe opiunea aleas. 249

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date

Dimensiunile celulelor din tabel pot fi modificate simplu cu ajutorul opiunilor Row height i Column width. Limea coloanelor mai poate fi reglat i prin procedeul Drag and drop aplicat liniilor care separ capetele de coloane.

- deplasarea nregistrrilor se realizeaz n mod analog deplasrii blocurilor de texte n aplicaiile Office, adic folosind opiunile Cat i Paste din meniul Edit, dup ce n prealabil nregistrrile de mutat au fost selectate. -inserarea unei noi nregistrri presupune selectarea nregistrrii naintea creia dorim inserarea nii nregistrri i alegerea opiunii New Record din meniul Insert.

250

Office XP teorie i aplicaii - tergerea unui cmp se realizeaz cu ajutorul opiunii Delete Column din meniul Edit dup ce cmpul ce urmeaz a fi ndeprtat a fost selectat; - inserarea unui cmp presupune selectarea cmpului naintea cruia dorim inserarea noului cmp i alegerea opiunii Lodkup field din meniul Insert.

- tiprirea tabelei de date se realizeaz cu ajutorul opiunii Print din meniul File respectiv din bara de butoane. - importarea unui tabel dintr-o alt baz de date se realizeaz cu ajutorul opiunii Preluare Date Externe Data - Import din meniul File. Astfel, aplicaia Access permite importarea datelor din alte baze de date realizate cu diferite SGBD-uri precum FoxPro, Paradox, dBase (III,IV,V) dar si din alte aplicaii precum Word, Excel, Lotus, etc. n general o baz de date conine mai multe tabele care de regul sunt asociate, adic au o relaie ntre ele. Formulare (Forms] sunt ferestre personalizate pentru introducerea datelor n tabele, pentru afiarea si editarea datelor pe ecran. Datele pot fi afiate cte o nregistrare o dat sau pot fi afiate n orice ordine, n plus, formularele pot conine subformulare pentru a afia date asociate. Interogri (Queries) reprezint rezultatul unui procedeu de filtrare, prin care sunt afiate spre vizionare numai anumite date din tabele, n acest caz filtrul este stabilit de ctre utilizator precum i ordinea de aezare a nregistrrilor. Exist i posibilitatea combinrii datelor provenite din mai multe tabele asociate precum i amplasarea rezultatelor interogrii ntr-o singur fereastr. 251

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Rapoarte (Reports) sunt asemntoare din punct de vedere al stucturii cu interogrile servind la extragerea datelor din tabele sau interogri i dirijarea acestora ctre o imprimant. Orice dorim s tiprim va trebui s ia forma unui raport indiferent dac este o statistic financiar sau etichet potal. Access pune la dispoziie mai multe programe Wizard pentru a ajuta la crearea de rapoarte uzuale. Macroinstrucinile (Macros) sunt secvene de comenzi, executate de Access pentru a produce un anumit rezultat, de exemplu rularea unei interogri. Macroinstruciunile sunt folosite pentru a crea meniuri personalizate i a executa comenzi simple n situaia n care programarea poate fi prea complicat. Modul (Modules) conine una sau mai multe subrutine scrise n Visual Basic for Applications, limbaj de programare folosit n cadrul aplicaiilor Microsoft Office. n concluzie, putem spune c o baz de date n Access const din mai multe tabele, din interogri, formulare i rapoarte. Comutarea ntre aceste grupe de obiecte se realizeaz prin executarea unui simplu clic pe obiectul n spe. Astfel n partea dreapta a ferestrei vor putea fi vizualizate toate obiectele acestei grupe. n partea de sus a ferestrei se gsesc trei opiuni al cror rol este: Deschidere- pentru deschiderea obiectului adic: 252

Office XP teorie i aplicaii - vizualizare sau afiare pentru formulare, tabele, rapoarte; - rulare pentru interogri sau macroinstruciuni. Proiect - pentru editarea obiectului selectat - proiectarea sa; Nou - pentru crearea unui obiect nou. n plus, exist cteva comenzi rapide ce ajut la economisirea timpului: - se executa dublu clic pe orice obiect pentru a-l deschide; - se execut clic dreapta pe orice obiect pentru a avea acces la meniurile de comenzi rapide.

5.4. MODALITI DE CREARE A TABELELOR BAZEI DE DATE


5.4.1.Creare tabel n modul vizualizare proiect
Fiecare obiect cu date, din fiecare grup de obiecte, indiferent daca este tabel, formular, interogare sau raport poate fi prezentat n modul vizualizare proiect si poate fi prelucrat de ctre utilizator. Pentru aceasta, mai nti se marcheaz obiectul (printr-un clic) i apoi se apas butonul Deschidere.

Deoarece modul de proiectare" nu este acelai pentru toate obiectele bazei de date, se vor prezenta separat diferitele obiecte, pe care n modul su de proiectare" 1) PROIECTAREA TABLELOR Pentru a crea un tabel, n fereastra de dialog a bazei de date selectm butonul Tabel i apoi executm clic pe butonul Nou pentru a deschide caseta de dialog Tabel Nou. Aceast caset de dialog afieaz modurile de a crea un tabel: - n modul de afiare Vizualizare foaie de date numele cmpurilor se introduc n partea superioar a tabelelor; - n modul de afiare Vizualizare proiect se specific numele fiecrui cmp si proprietile acestuia; - instrumentul Expert Tabel conine liste de cmpuri pentru diferite tipuri de tabele; - n modul Import Tabel se poate importa un tabel creat ntr o alta aplicaie; 253

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date - n modul Legare Tabel se poate realiza o legtur cu un alt tabel dintr-o alta baz de date. Dup alegerea modului vizualizare proiect se va deschide caseta de dialog Tabel, care permite descrierea structurii tabelei. n fereastra proprietilor sunt prezente trei domenii importante: - numele cmpului coloanei (Field Name}; - tipurile de date ale cmpurilor coloanei (Data Type); - o scurt descriere a datelor coninute n cmp (Description] - tab-ul General; - tab-ul Lista de opiuni. 2) DENUMIREA CMPULUI n zona Nume cmp se va completa numele cmpului; n cazul n care se va folosi o prescurtare, atunci n zona de proprieti, la opiunea Legenda se va scrie numele cmpului care va apare la introducerea datelor. Un nume de cmp poate s aib, n general o lungime de maxim 64 de caractere. n aceast coloan se pot aduga foarte repede cmpurile, se pot terge sau se poate schimba denumirea acestora. De exemplu, pentru a introduce un nou cmp se face clic pe ultimul rnd rmas liber si se introduce numele cmpului, iar dac este nevoie s se introduc un rnd nou ntre dou deja existente, trebuie marcat cmpul deasupra cruia trebuie introdus noul cmp, i se alege din meniul Insert opiunea Rows. Selectarea unui cmp se face executnd clic pe butonul gri din stnga acestuia. Pentru a fi ters un cmp existent n list, acesta este marcat i cu ajutorul tastei <Delete> este ndeprtat din tabel. 3) TIPUL DE DAT A CMPULUI n lista cu tipuri de date din cmpuri, cmpurile separate au atribuite anumite proprieti. Implicit este stabilit tipul Text, care permite principial introducerea oricrui fel de date. ntr-un cmp de Text pot fi introduse litere, numere i alte caractere. Prin executarea unui clic n orice cmp se deschide o list derulant n care se afl alte tipuri de date din care putem selecta pe cel dorit. n continuare vom prezenta cele mai importante tipuri de date nsoite de o descriere a efectului lor asupra formatelor de intrare.

Text - este cel mai frecvent utilizat tip de date, folosindu-se pentru Text sau
combinaie de text si cifre i chiar numere care nu necesita nici un calcul, ca de exemplu numerele de telefon. Lungimea prestabilit de Access a acestui tip de

cmp de date este de 50, dar se poate stabili o lungime maxim mai mic sau egal cu 256. n fiierul baz de date, indiferent de lungimea stabilit pentru cmpurile de tip Text, datele sunt stocate n nregistrri cu lungime variabil, ceea ce conduce la reducerea spaiului necesar reprezentrii cmpurilor respective. Memo - Text lung i combinaie de text i cifre, numrul maxim de caractere coninute de acest tip de date fiind de 65.535. Aceste tipuri de cmpuri sunt utilizate n scopul unor comentarii descriptive. Aceste cmpuri sunt vizualizate n modul Vizualizare foaie de date. Un cmp Memo nu poate fi

254

Office XP teorie i aplicaii cheie i nu se poate indexa dup el. Numr - Date numerice care sunt utilizate n calcule matematice; n cadrul acestui tip de date sunt posibile mai multe subtipuri, cu dimensiuni de 1,2,4 sau 8 byte. Subtipul corespunztor se alege din lista derulant a proprietii Dimensiune cmp.

Data/Ora - reprezint un tip de date utilizat pentru a stoca datele calendaristice i indicaii ale ceasului pentru anii 100 pn la 9999, avnd dimensiunea de 8 byte. Prin proprietatea Format se poate controla modul de afiare al acestui tip de date.

255

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Moneda- Valori monetare si date numerice cu pn la 15 cifre i pn la patru zecimale, utilizat pentru a preveni erorile de rotunjire ce ar afecta operaiile contabile.

AutoNumerotare - valoarea acestui crnp este de tipul Intreger. Access completeaz automat valoarea cmpului pentru fiecare nou nregistrare. Numrul maxim de nregistrri dintr-un tabel care pot folosi tipul de date AutoNumerotare este mai mare de 2 miliarde. Da/Nu- reprezint un cmp de tip boolean. Cu ajutorul proprietii Format se specific modul de afiare n acest tip de cmp (Da/Nu, Adevrat sau Fals, Activat/Dezactivat). Cmpurile logice nu pot fi cheie, dar pot fi indexate. Cmpurile au dimensiunea de 1 bit.

Obiect OLE (BL0B - Binary Large OBject) - Creeaz un cmp care include grafice de tip bitmap (prin puncte), vectoriale, fiiere cu semnale audio i alte tipuri de date ce pot fi create de o aplicaie OLE server. Un obiect OLE nu poate fi cmp cheie sau inclus ntr-un Index. Subtipurile de date sunt precizate prin proprietatea Dimensiune cmp, aplicabil tipurilor de date Numr, Text i OLE Object. 4) GENERALITI 256

Office XP teorie i aplicaii n zona de proprieti fiecare cmp are o lista general de proprieti:

Dimensiunea Cmpului - este zona unde se specific dimensiunea alocat pentru introducerea datelor. De exemplu pentru tipul de date Text dimensiunea implicit este de 50 de caractere dar poate fi mrit pn la 255. Tipul de dat numeric are urmtoarele opiuni: - Byte (octet) cu valori cuprinse ntre 0-255; - Integer cu valori cuprinse ntre -32768 i 32768; - Longinteger cu valori cuprinse ntre -2 mii. i +2 mii; - Single pentru valori fracionare cu o precizie de 6 zecimale; - Double pentru valori fracionare cu o precizie de 10 zecimale. FORMAT stabilete modul de afiare a datelor pe ecran pentru tipul numeric (Numr), data calendaristic (DATA/Ora) i dat logic (Da/Nu).De exemplu, dac setm n acest cmp 000, se pot introduce n el doar numere cu maximum 3 cifre. ZECIMALE (numrul de zecimale) stabilete numrul de zecimale care pot fi atribuite cmpului. MASC INTRARE (format de introducere) permite introducerea unui ablon de introducere a datelor. LEGEND(eticheta) conine numele cmpurilor. VALOARE IMPLICIT determin ce valoare trebuie nregistrat ntr-un cmp dac nu este introdus nici o valoare. REGULA DE VALIDARE stabilete regula, condiia ce trebuie respectat nainte de salvarea valorii introduse n cmp. TEXT DE VALIDARE-mesajul de eroare care apare la introducerea unei valori 257

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date nepermise de REGULA DE VALIDARE OBLIGATORIU stabilete dac completarea unui cmp este obligatorie sau nu. INDEXAT specific dac cmpul respectiv este folosit sau nu ca un cmp de index. Un index grbete interogarea cmpurilor indexate, ca i sortarea i operaiile de grupare. Selectarea opiunii DA (Fara dubluri) evit introducerea valorilor duble n cmp. 5) ALEGEREA CHEII PRIMARE Cheia primara identific n mod univoc fiecare nregistrare dintr-un tabel i leag introducerea uniei valori multiple intr- un cmp al cheii primare. Alegerea cheii primare se face din fereastra Table prin alegerea unui cmp (care urmeaz a fi cheia primar) si executarea unui clic pe simbolul cu acelai nume din bara de butoane sau prin intermediul opiunii Primary Key din meniul Edit. Ca rezultat va apare simbolul cheii n stnga denumirii cmpului. Executarea unui nou clic pe acelai simbol ndeprteaz cheia primar 6) CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE Pentru stabilirea unei relaii ntre 2 tabele este nevoie ca acestea s aib un cmp comun. Exist 3 tipuri de relaii: 1. Relaie unu la unu sau biunivoc n care fiecrei nregistrri din tabela A i corespunde cel mult o nregistrare n tabela B. Acest tip de relaie se obine punnd acelai cmp n ambele tabele, sau cheia primara din unul va fi preluat drept cheie extern n cel de-al doilea. 2. Relaie unu la mai muli i n acest caz unei nregistrri din A i vor corespunde mai multe nregistrri din B. 3. Relaia mai muli Ia mai muli adic o nregistrare din A poate fi n relaie cu mai multe nregistrri din B i invers. Pentru stabilirea relaiilor dintre tabele se folosete opiunea Relationships din meniul Tools. La selectarea acestei opiuni va apare caseta de dialog Show Table, 258

Office XP teorie i aplicaii n care se vor alege tabelele ntre care se vor stabili legturi prin executarea unui dublu clic asupra denumirii acestuia. Pentru a stabili o legtur ntre dou tabele trebuie parcurse urmtoarele etape: - Se apas tasta <Ctrl>; - Se alege cmpul de legtur dintr-o tabel si deplasndu-ne pe cmpul de legtur din cea de-a doua tabela eliberm butonul mouse-ului pentru a deschide caseta de dialog Relationships.

n fereastra Relationships se pot stabili cteva opiuni: - Impunere integritate referenial impune respectarea unor condiii la eliminarea sau modificarea unor nregistrri (previne tergerea accidental a unor nregistrri de folos ntr-o tabel corelat). - Actualizare n cascad cmpuri corelate realizeaz actualizarea n cascad a cmpurilor asociate. - tergere n cascad cmpuri corelate prin care ori de cte ori se vor elimina nregistrri din primul tabel, automat vor fi eliminate i din tabelul corelat. Pentru a preciza tipul de legtur se selecteaz opiunea Join Tipe: -1 include toate nregistrrile din acele tabele pentru care cmpurile de legtura au valori egale. - 2 include toate liniile din A i numai pe acelea din B pentru care cmpurile sunt egale. - 3 include liniile din B i numai pe acelea din A pentru care exist egalitatea cmpurilor.

5.4.2. Crearea tabelului utiliznd expertul


259

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Mai intuitiv este utilizarea programului tip Expert (n englez, Table Wizard) prezentat n figura ce urmeaz:

Expertul conine o serie de tipuri de tabele specifice unor activiti mai uzuale, din care utilizatorul poate s aleag. Fiecare tip de tabel are predefinit i capul de tabel (lista cmpurilor), pe care utilizatorul le poate selecta pentru tabelul su. Defilarea ferestrelor se face apsnd butonul Next>. n urmtoarele ferestre se stabilete cmpul principal al tabelului, numit cheie primar (Primary Key). Aceast cheie primar este format din nregistrri cu valori unice (care nu se repet). S-a ales tabelul tip Studeni, cu cteva din cmpurile din ablon, cheia primar IDStudent (identificatorul studentului). Se deschide un tabel care se completeaz de ctre utilizator. exemplificat n figura urmtoare:

260

Office XP teorie i aplicaii

n lista de comenzi rezultat prin apsarea butonului din dreapta al mouse-ului n spaiul de lucru se gsesc comenzi din meniul Record (nregistrare), respectiv Edit (Editare). Datele cmpului respectiv se pot sorta, filtra etc. n cazul filtrrii se folosete opiunea Filter-Advanced Filter/Sort... din meniul Records, asta dup ce tabela Tabel-opiuni a fost deschis.

n fereastra filtrului se alege cmpul si se stabilete criteriul de filtrare:

261

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date

Ulterior, din meniul Insert (Inserare) se pot insera cmpuri (coloane) i nregistrri (linii) la stnga celulei n care se afl cursorul, respectiv la sfritul tuturor nregistrrilor. Tabelul se poate salva n mai multe forme (ca tabel, raport, formular, respectiv pagin de acces la date). Definirea paginii, vizualizarea i tiprirea se fac similar cu celelalte aplicaii Office. Cu referire la baza de date creat deja se pot crea interogri, formulare, rapoarte etc.

5.5. MODALITI DE CREARE A INTEROGRILOR UNEI BAZE DE DATE


5.5.1. Proiectarea interogrilor
Programul Access include aplicaia QBE (Query by Example) grafic. Utilizarea acestei caracteristici ofer o mai mare flexibilitate dect Filter, permind alegerea cmpurilor care apar n rezultatul interogrii i crearea unor interogri mult mai complexe, folosind informaia din tabele principaie i din cele asociate acestora. Exist patru tipuri de interogri: interogri de selecie (select) - sunt extrase date din unui sau mai multe tabele i rezultatul este afiat sub form de list. interogri ncruciate (crosstab) - centralizeaz datele din unui sau mai multe tabele n formatul unei foi de calcul tabelar Acest tip de interogare este util dac obiectul l reprezint analiza datelor i crearea de grafice i diagrame pe baza sumei valorilor din cmpurile numerice aie mai multor interogri. interogri de aciune (action) - acest tip de interogare permite adugarea, modificarea sau tergerea nregistrrilor dintr-un tabel. Prin aceste interogri sunt create noi tabele n bazele de date sau modificate tabelele existente. interogri parametrice (parameter) - folosesc n mod repetat o interogare, fcnd numai simple modificri ale criteriilor ei. La rularea unei asemenea interogri Access deschide o caset de dialog n care trebuie furnizat valoarea criteriului de filtrare. 262

Office XP teorie i aplicaii n lista de interogri din fereastra Database pentru fiecare tip de interogare exist cte un simbol plasat naintea denumirii interogrii.

Prin urmare, interogrile permit aciunea asupra datelor din mai multe tabele sau asupra datelor dintr-o interogare si un alt tabel, n general ntr-o interogare sunt prezente acele nregistrri. sau pri ale acestora, care respect anumite criterii de cutare. Crearea unei cereri de interogare se poate face n mai multe moduri: proiectare pas cu pas n modul Vizualizare proiect; proiectarea cu ajutorul expertului( Wizard); proiectarea n limbajul SQL; crearea unui filtru si salvarea acestuia ca cerere de interogare. n continuare vom prezenta realizarea unei interogri pas cu pas n modul Vizualizare proiect. Pentru nceput se activeaz opiunea Interogri n fereastra Baz de date i se execut dic pe opiunea Nou, iar din caseta de dialog Interogare nou se alege opiunea Vizualizare proiect. n caseta de dialog AfiareTabel se aleg tabele de unde includem cmpuri n interogare.

263

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Fereastra interogrii este mprit n dou panouri, n panoul superior al ferestrei este afiat o list cu toate tabelele din care trebuie s fie interogate datele. Dac se creeaz o interogare pe baza unor tabele corelate, relaiile vor apare pe msur ce amplasm tabele n panoul superior.

n partea de jos a ferestrei sunt listate toate cmpurile care trebuie s fie afiate n interogare. Fiecare din aceste cmpuri are mai multe proprieti ce pot fi modificate. Proprietile cmpurilor sunt: - Cmp: d numele cmpului; - Tabel: indic tabelul de origine al cmpului; - Sortare: aici putem indica dac rezultatul interogrii se sorteaz; - Afiare: specific dac un cmp va fi afiat sau nu; - Criterii: aceasta constituie probabil cea mai important proprietate a unei interogri. Aici trebuie s stabileasc utilizatorul dup ce criteriu trebuie filtrate datele din ntreaga baz de date. Regulile de introducere a criteriilor interogrii corespund celor de Ia criteriile filtrelor. n partea superioar a ferestrei de proiectare a interogrii se gsete o list care conine toate cmpurile tabelului de origine. Executnd dublu clic pe o opiune a acestei liste, cmpul respectiv este adugat interogrii i va aprea n panoul inferior ca ultima intrare, n partea dreapt. Cmpurile pot fi mutate din poziiile lor prin procedeul drag and drop"(trage i plaseaz). Dac unele cmpuri trebuie ulterior ndeprtare, se marcheaz simplu ntreaga coloan i se terge cu ajutorul tastei <Delete>. Dac o coloan este important 264

Office XP teorie i aplicaii pentru o interogare dar la un moment dat nu trebuie vizualizat, aceasta poate fi dezactivat cu ajutorul proprietii Afiare. La nchiderea modului Vizualizare proiect suntem atenionai automat n cazul n care nu am salvat modificrile. Cnd interogarea va fi deschis din nou, ea va prezenta rezultatul sub forma unui tabel.

5.6. MODALITI DE CREARE A FORMULARELOR PENTRU O BAZ DE DATE


5.6.1. Proiectarea formularelor
Formularele sunt utilizate ca interfa ntre utilizator i tabele. Acestea sunt alctuite din elemente sau obiecte de controi, cum ar fi: casete de text (sunt folosite la introducerea datelor), etichete (foiosite la stocarea numelui cmpurilor) sau cadre de obiect (folosite pentru afiarea graficelor). Un formular reprezint o fereastr n care sunt plasate mai multe elemente de control. Formularele se pot clasific, dup aplicaia la ce se folosesc n baza de date, n trei grupe : formulare pentru procesarea tranzaciilor - sunt folosite pentru adugarea unor noi nregistrri ntr-un tabel sau editarea celor existente. Este necesar s fie permis scrierea ntr-un tabel legat la un astfel de formular. formulare utilizate n scopul facilitrii lurii deciziilor- furnizeaz o serie de informaii, dar nu permit adugarea sau modificarea datelor. formulare pentru ntreinerea bazei de date - asigur crearea tabelelor bazei de date, securitatea prin criptare a informaiei, compactarea bazelor de date i salvarea acestora. Aciunile de ntreinere presupun accesul la toate obiectele unei aplicaii de baza de date. Primele dou tipuri de formulare sunt eseniale n cadrul unei baze de date. Un formular permite includerea unui subformular i a unui subformular ntr-un alt subformuiar (proces denumit imbricare). Sunt permise cel mult trei niveluri de imbricare. Formularele confer un aspect profesional bazelor de date i prezint cteva avantaje: realizarea unei configuraii personalizate; formularul poate s cuprind numai o parte din cmpuri; permit vizualizarea nregistrrilor i de ctre ali utilizatori fr posibilitatea de a interveni asupra acestora. n concluzie, formularele nu sunt altceva dect tabele pregtite cu o anume grafic, ce servesc ca masc de ecranpentru introducerea i observarea mai bun a nregistrrilor. De aceea, formularele sunt generate de regul dup un tabel deja construit. n continuare, vor fi prezentate cteva modaliti, mai uoare de obinere a formularelor folosind modul asistat.

5.6.2. Crearea Auto Formularelor


Aplicaia Access pune la dispoziia utilizatorilor modaliti rapide de generare a formularelor. Pentru aceasta se selecteaz butonul FORMULAR, din fereastra bazei de date i apoi se execut clic pe butonul Nou. 265

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date n fereastra Formular Nou, n seciunea Alegei tabelul sau interogarea de unde provin datele despre obiect, se introduce numele tabelei sau al interogrii de unde se vor prelua cmpuri pentru realizarea formularelor urmnd a se alege una din urmtoarele opiuni: - Autoformular Coloane; - Autoformular Tabele; - Autoformular Foaie de date; - Autoformular PivotTable; - Autoformular PivotChart.

5.6.3. Aplicaia expert formular


Spre deosebire de autoformulare aplicaia EXPERT FORMULAR permite preluarea datelor din mai multe tabele corelate.

266

Office XP teorie i aplicaii Astfel, pentru crearea unui tabel folosind EXPERT FORMULAR trebuie parcuri urmtorii paii: a) Activm butonul Formular din fereastra bazei de date i executm clic pe butonul Nou; b) Selectam opiunea EXPERT FORMULAR; c) n fereastra EXPERT FORMULAR se stabilete tabela de unde se vor prelua cmpurile n seciunea Tabele/Interogari, urmnd ca dup aceea s fie selectate cmpurile de care avem nevoie din zona Cmpuri disponibile. ntr-un formular, n funcie de utilizare nu trebuie s existe toate cmpurile care stau la baza sa. Fiecare cmp care trebuie s apar n formular este marcat n lista de opiuni cmpuri disponibile i preluat n lista cmpurilor selectate.

d) n cazul n care s-au selectat date din mai multe tabele se va selecta tipul dorit pentru subformular; e) Se alege stilul dorit pentru formular. La acest pas se poate alege dintre diferite formate de design. Aceste modificri sunt legate numai de aspect i nu au nici un efect asupra modului de funcionare al formularului. Cele mai folosite stiluri sunt: - COLUMNAR ( o coloan): prezint pe fiecare pagin o singur nregistrare; - TABELAR (sub form de tabel): prezint pe fiecare pagin mai multe nregistrri sub form de list; - DATASHEET (fia de date): prezint pe fiecare pagin mai multe nregistrri sub form de tabel; - JUSTIFIED (n blocuri); prezint pe fiecare pagin numai o singur 267

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date nregistrare cmpurile de date fiind aranjate sub form de blocuri.

f) Se stabilete numele formularului si se execut clic pe butonul Finish. Datele se introduc n cmpurile formularului i sunt preluate automat n tabelul de baz si nu trebuie salvate. n cazul n care mai sunt de fcut anumite modificri se selecteaz formularul n cauza i se selecteaz opiunea Design View.

5.6.4. Modul de creare vizualizare proiect


Selectnd opiunea Vizualizare proiect din caseta de dialog Formular nou, se va deschide fereastra de proiectare a unui formular, precum si caseta Toolbar cu uneltele de desenare mpreun cu o list ce conine cmpurile din tabelul corespunztor.

268

Office XP teorie i aplicaii

Dac aceast lista a fost nchis, pentru redeschiderea ei se va alege opiunea Field List din meniul View. Se selecteaz cmpurile dorite i prin operaia drag and drop" se aeaz n fereastra de proiectare n domeniul cmpurilor de date.

269

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Fereastra de proiectare a formularului este structurat pe trei domenii: antetul formularului, domeniul cmpurilor de date, si s ubsolul formularului. Dac barele de antet (Form Header) si de subsol (Form Footer) nu sunt vizibile atunci se alege opiunea Form Header/Footer din meniul View.

n principiu, toate proprietile formularului pot fii modificate i adaptate. Fiecare element ce trebuie modificat trebuie n prealabil marcat printr-un clic cu mouse-ul, obiectul aprnd ncadrat n punctele de acces. Pentru a modifica aspectul textului, se vor parcurge n continuare urmtorii paii deja cunoscui: - pentru a modifica fontul se selecteaz sgeata din dreapta butonului Font Size; - pentru a schimba grosimea si stilul fostului se va executa clic pe butoanele Bold, Italic i Underline; - pentru a schimba alinierea se va selecta unul din butoanele Align Left, Align Right, Center; - Antetul formularului este folosit pentru a aduga un titlu formularului. Pentru a eticheta formularul se va folosii instrumentul Label din caseta de instrumente. Instrumentul se va transforma n majuscula A" nsoit de un cursor n cruce. Deplasm cursorul n zona antetului, trasm o caset pentru titlu i introducem textul. - Tuturor obiectelor (cmpurilor de introducere a datelor, graficelor, cmpurilor de 270

Office XP teorie i aplicaii text) li se pot modifica att denumirea ct i poziia. Obiectele selectate pot fi mutate prin deplasarea mouse-ului exact n poziia aleas. Indicatorul mouse-ului capt forma unei mini negre i cu butonul stng apsat, obiectul poate fi mutat n colecia dorit. Avnd tasta <Shift> apsat pot fi marcate mai multe obiecte n acelai timp. Aplicaia Access pune i ea la dispoziia utilizatorilor o caracteristic de aliniere. Pentru aceasta trebuie parcuri urmtorii pai: - Selectm controalele ce urmeaz a fi aliniate; - Alegem din meniul Format una din opiunile Mign: Left, Right,Top,Bottom,ToGrid. - Prin executarea unui clic dreapta pe obiectul marcat se deschide un meniu de context, din care alegnd opiunea Properties se poate deschide o fereastr pentru modificarea proprietilor obiectului. Aici putem seta pentru obiectul ales circa 80 de parametri diferii, din care majoritatea permit alegerea dintre mai multe opiuni. Proprietile sunt mprite n patru tab-uri, iar tab-ul All le afieaz pe toate. - Pe un formular se pot aduga imagini grafice fie n fundal, fie sub form de obiecte. Pentru adugarea unei imagini grafice n calitate de fundal, n locul fundalului standard, care este o suprafa gri, este afiat o imagine dintr-un fiier grafic. Astfel cmpurile de introducere, cmpurile de denumire i celelalte obiecte vor fi amplasate deasupra acestei imagini. Deoarece este vorba despre o proprietate a ntregului formular, trebuie ca n meniul de context sa se aleag i opiunea Detail. Pentru aceasta vom executa un clic pe butonul stng al mouseului pe suprafaa gri nchis din dreapta de lng fundalul cu rastru, i vom alege opiunea Properties. Lista fiierelor cu imagini este apelat prin butonul din dreapta cmpului Picture. - Tipul imaginii (Picture Type) poate fi Embedded (nglobat) sau Linked (cu legtur). n primul caz, ntregul fiier al imaginii este memorat mpreun cu baza de date. Avantajul const n faptul c la apelarea formularului de la orice calculator se va afia i imaginea, Dezavantajul const n faptul c imaginea ocup i ea un spaiu destul de mare. n cazul opiunii cu legtur, fiierul imagine nu este memorat mpreun cu baza de date, ci rmr.e la locul su de origine. Avantajul const n faptul c nu necesit spaiu suplimentar dar prezir :i n schimb dezavantajul c atunci cnd formularul este deschis de pe un alt calculator, imaginea de fundal nu apare. - Prin opiunea Picture Size Mode mrimea imaginilor poate fi adaptat la orice formular, n plus, imaginea poate fi tiat, mrit sau micorat. - Opiunea Picture Alignment permite alinierea imaginii, alinierea implicit fiind Center. Schimbarea acesteia se realizeaz executnd un clic pe opiunea n cauz si alegnd din lista ce se deruleaz opiunea dorit. - Opiunea obiect grafic ne permite s adugm o imagine grafic sau un obiect m formular. Astfel obiectul gratie se va afla mpreuna cu alte obiecte, pe un strat deasupra fundalului. Prin meniul Insert-Picture va fi deschis o nou fereastr de dialog n care trebuie precizat calea ctre locul de origine al fiierului respectiv. Imaginea grafic inserat poate fi mrit, micorat, mutat la fel ca celelalte obiecte ale formularului. La fel, prin executarea unui clic dreapta pe obiectul grafic i selectarea opiunii Properties, este deschis fereastra de dialog corespunztoare. i aici trebuie neaprat stabilit dac este vorba de o imagine Embedded sau Linked

271

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date - n continuare, o alt setare important se refer la opiunea stabileti dac obiectul gratie este tiat, mrit sau micorat. - n cazul Zoom-ului raportul laturilor se pstreaz n timp ce imaginea poate fi distorsionat pe o direcie. - Prin nchiderea/eresfrd Properties, obiectul grafic este preluat View, Imediat ce acesta este salvat, vom putea deschide noul introduce nregistrrile.

Size Mode, care n modul Stretch n modul Design formular pentru a

5.7. MODALITI DE CREARE A RAPOARTELOR PENTRU O BAZ DE DATE


5.7.1. Proiectarea rapoartelor
Scopul unei aplicaii baz de date este generarea unui raport. n cadrul programului Access exist, practic, ase tipuri de rapoarte: rapoarte unicoloan - sunt generate cu ajutorul instrumentului AutoReport i permit afiarea unei nregistrri pe o coloan, cmpurile i valorile acestora fiind piasae pe linie. Nu sunt frecvent utilizate, fiind mari consumatoare de hrtie. rapoarte dispuse pe rnduri - nregistrrile sunt afiate pe rnduri, iar cmpurile pe cooan. Dac pe o pagin nu pot fi induse toate cmpurile, atunci sunt tiprite mai multe pagini pn ia terminarea numrului de coloane, apoi se tipresc urmtoarele grupuri de nregistrri. rapoarte multicoloan - informaiile care nu ncap n prima coloan (n rapoartele unicoioan) continu pe a doua coloan, dar alinierea coloanelor nu corespunde dorinelor utilizatorului. rapoarte cu grupare / totalitare - permit sumarea datelor pe grupuri de nregistrri i realizarea de totaluri generale la sfritul raportului. Sunt cele mai frecvent utilizate. rapoarte multicoioan cu etichete pentru coresponden - sunt folosite pentru a tipri n mod grupat informaii provenite din mai multe cmpuri (exemplu: nume i adrese). Fiecare grupare de cmpuri semnific o celul dintr-o reea. rapoarte neasociate - nu sunt asociate unei surse de date, dar inciud subrapoarte care au la baz tabele sau interogri ce pot fi independente. Un raport este destinat numai tipririi. Pentru rapoarte sunt disponibile numai opiunile Prin Preview (prevzualizare) i Report Design (fereastra de proiectare), fr opiunea Datasheet View. Din punct de vedere al structurii, rapoartele sunt foarte asemntoare cu interogrile. Ele reprezint tot rezultatul unui procedeu de filtrare, prin care sunt reprezentate numa: anumite date dintr~un tabel. Diferena fa de interogri const n aceea c raportul nu este destinat afirii pe ecran, ci tipririi la imprimant. Din acest motiv, raportul nu poate f! deschis i afiat pe ecran, precum tabelele, formularele sau interogrile, fiind posibil numai o previzualizare a modului cum va arata raportul tiprit. Ca i n cazul formularelor Access pune la dispoziia utilizatorilor o serie de instrumente puternice ce permit obinerea cu uurin a rapoartelor. Acest tip de rapoarte astfel create reprezint o alternativ serioas la rapoartele personalizate create n modul Design. 272

Office XP teorie i aplicaii

5.7.2. Crearea autorapoartelor


Ca si n cazul formularelor, cele mai simple rapoarte i cel mai uor de obinut sunt autorapoartele. Acestea pot fi de dou tipuri: autorapoarte pe coloan (Autoraport Coloane) si sub form tabelar (Autoraport Tabele). Pentru crearea unui autoraport se selecteaz butonul Raport din fereastra bazei de date i se execut clic pe opiunea New. n caseta de dialog Raport Nou ce se va deschide urmeaz a fi selectate una din opiunile de realizare a autorapoartelor: Autoraport Coloane, Autoraport Tabele.

Tot n aceast caset vom executa clic pe lista derulant din dreapta textului unde vom alege tabelul sau interogarea ce conine datele ce urmeaz a fi preluate n raport.

5.7.3. Aplicaia expert raport


Aplicaia Expert Raport (Wizard) permite selectarea cmpurilor ce urmeaz a fi preluate n raport, din unul sau mai multe tabele, precum i specificarea modului n care urmeaz a fi grupate sau sortate datele. Pentru a crea un raport folosind Expert Raport trebuie urmrit realizarea urmtoarelor etape: 1. Activm butonul Raport din fereastra bazei de date i executm clic pe opiunea New pentru a deschide caseta de dialog Raport Nou; 2. Selectm opiunea Expert Raport i executm clic pe OK; 3. n fereastra Expert Raport se stabilete tabela (sau tabelele), interogarea (sau interogrile) de unde vor fi preluate cmpurile n seciunea Tabele/interogri, urmnd ca dup aceea s fie selectate cmpurile dorite din seciunea Cmpuri disponibile. 4. Dup ce s-au selectat cmpurile dorite, vom executa clic pe Next; 5. n continuare se va specifica modul n care se dorete gruparea cmpurilor i se 273

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date selecteaz dup care din acestea vom realiza sortarea i ordinea acesteia (cresctor, descresctor), nregistrrile putnd fi sortate dup maxim patru cmpuri.

274

Office XP teorie i aplicaii

6. Se selecteaz configuraia dorit pentru raport, iar dac este necesar se ajusteaz cmpurile astfel nct s ncap pe o pagin. Dac un raport conine nregistrri care conin multe cmpuri, este recomandat s se aleag orientarea foii de hrtie Landscape, deoarece altfel nu se vor regsi pe aceeai fil toate cmpurile aceleiai nregistrri.

275

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date 7. n final se aleg stilul dorit pentru raport i se introduce un titlu pentru acesta. n cadrul unui raport, datele nu mai pot fi modificate.

Tiprirea raportului la imprimanta se face n mod obinuit, cu ajutorul opiunii Print din meniul File.

5.7.4. Modul vizualizare proiect


Aa cum am observat pn acum aplicaia Expert permite realizarea unor situaii finale cu o structura standard, ce nu ine seama n totalitate de cerinele utilizatorului. Pentru a remedia acest neajuns si pentru a personaliza raportul trebuie ca n caseta de dialog Raport nou s fie selectat opiunea Vizualizare proiect. Alegerea acestei opiuni are ca efect deschiderea ferestrei de proiectare a raportului, a casetei cu unelte Toolbox, precum i a unei liste derulante ce conine cmpurile din tabelul respectiv. Cmpurile din aceast list urmeaz a fi selectate i prin operaia drag and drop" vor fi amplasate n fereastra de proiectare. Fereastra de proiectare a unui raport se aseamn din foarte multe puncte de vedere cu cea a unui formular. Fiecare din elementele acestei ferestre poate fi modificat prin intermediul unui meniu, care la rndul sau este apelat prin executarea unui clic dreapta pe obiectul respectiv. Fereastra de proiectare a unui raport se mparte n mai multe domenii: - Antetul raportului (Report Header) - apare n partea superioar a raportului i conine de obicei, titlul raportului. Antetul raportului mai poate conine pe ling text i 276

Office XP teorie i aplicaii obiecte grafice sau cmpuri funcionale (data, numrul de pagini). Coninutul acestui domeniu apare o singur dat la nceputul tiprii, chiar dac raportul are mai multe pagini.

- Antetul paginii (Page Header) - apare tot n partea superioar la fel ca antetul raportului cu diferena c este tiprit Ia nceputul fiecrei pagini a raportului. - Antetul de grup (Category Name Header) - conine fiecare cmp dup care se grupeaz nregistrrile. - Detaliere (Detail) - n acest domeniu se gsesc cmpurile text care reprezint datele reale din tabel. Acestea pot fi filtrate sau pot conine ntreaga nregistrare. - Subsolul Paginii (Page Footer) - n partea inferioar, fiecare pagin poate avea adugat un subsol. Aceasta, ca si antetul paginii se creeaz o singur dat i apare pe fiecare pagin tiprit a raportului. - Subsolul raportului (Report Header) - este situat n partea inferioar a raportului i coninutul acestuia apare o singur dat la sfritul tipririi. n domeniile antetului, respectiv subsolului de pagin se pot aduga alturi de textul normal, data, indicaiile ceasului,cu funcii. O asemenea funcie garanteaz data,indicaiile ceasului inumrul de pagin la fiecare deschidere i tiprire a 277

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date raportului, cnd raportul este actualizat. De exemplu data, ora i numrul de pagini pot fi adugate, n locurile marcate, cu ajutorul opiunilor Date and Time i Page Numbers din meniul Insert. Selectarea opiunii Date and Time are ca efect deschiderea unei ferestre de dialog cu acelai nume n care funciile Date si Time pot fi adugate simultan sau separat, n partea de jos a ferestrei este dat un Preview al acestor setri. Modificrile ulterioare pot fi aduse prin executarea unui clic dreapta pe cmpul Page () i selectarea opiunii Properties din meniul de context.

La fel ca data i ora, poate fi adugat i numrul de pagini prin intermediul opiunii Page Numbers din meniul Insert. n fereastra de dialog ce se va afia exist mai multe opiuni pentru formatare i poziionare, alegerea fcndu-se printr-un clic cu mouse-ul. Cmpul Page Numbers poate fi amplasat doar n antetul sau subsolul paginii deoarece numai acestea sunt la fel pe fiecare pagin (domeniul Detail se modific, iar antetul i subsolul raportului sunt puse doar pe prima si respectiv ultima pagin).

278

Office XP teorie i aplicaii

5.8. MODALITI DE REALIZARE A MACROINSTRUCIUNILOR PENTRU O BAZ DE DATE


Macroinstruciunile (numite i macro-comenzi sau macrouri) din Access reprezint o modalitate de a executa aciuni fr ca proiectantul aplicaiei s aib cunotine de programare. Aciunile macroco-menzii pot fi alese dintr-o list de aciuni. De exemplu, Close (nchide fereastra), OpenForm (deschide un formular), OpenReport (deschide un raport), Quit (prsete Access), Msgbox(afieaz un rnesaj). Pentru crearea macrourilor, Access dispune de utilitarul Macro Builder. Aciunile macroului vor fi executate la producerea unui anumit eveniment. Pentru un formular existent, ne propunem ca la lansarea sa n execuie, acesta s se maximizeze, iar la terminare s afieze un mesaj folosind rnacroinstruciuni. Evenimentul care va permite maximizarea este ncrcarea formularului, deci vom folosi la evenimentul Onload sau OnOpen macro-ul mcrmaxim, iar pentru macroul de afiare a mesajului (mcrminim) ne vom servi de evenimentul OnUnload sau OnClose. Pasul 1. Apelm utilitarul Macro Builder prin Baza de Date-> Macro-> Nou.

Utilitarul are propria fereastr de proiectare, care cuprinde pe prima coloan aciunile care vor forma macro-instruciunea, n a doua colon- comentarii, iar n partea de jos - anumite atribute asociate ca argumente comenzilor. Pasul 2. n coloana Action se deschide o list cu aciunile care potfi trecute n macro i se alege aciunea. Pasul 3. Se completeaz - dac este necesar - argumentele aciunii, n cazul nostru, vom scrie chiar mesajul. Pot fi i aciuni fr argumente! Pasul 4. Salvm. 279

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date

Pasul 5. Se asociaz macroul evenimentului dorit n fereastra Properties a se vedea imaginea capturat pentru un formular.

280

Office XP teorie i aplicaii PROIECTAREA UNUI FORMULAR CENTRAL AL APLICAIEI EVIDENA STUDENILOR Pentru baza de date care ine evidena studenilor de la Universitatea Constantin Brncui, Facultatea de tiine Economice, se dorete o aplicaie Access care s afieze la pornire un formular tip Panou de bord.

Se va crea o baz de date cu numele STUDENI, ce conine o eviden a studenilor de la Universitatea Constantin Brncui, Facultate de tiine Economice. Baza de date STUDENI conine 3 tabele. Primul tabel se numete FACULTATE conine o eviden a specializrilor de la Facultatea de tiine Economice i are urmtoarea structur: Nume cmp Tip Dat Descriere Facultatea Text Facultatea la care este studentul Specializarea Text Specializarea Cod_specializare Text Codul specializrii Crearea tabelului FACULTATE n Access se face n Vizualizare proiect, iar cheia primar i este atribuit cmpului Cod_specializare:

281

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Al II-lea tabel ce se numete STUDENI , conine o eviden a studenilor din Facultatea de tiine Economice, i are urmtoarea structur: Nume cmp Nr_mat Tip Data Descriere Numr Numr Matricol Cu urmtoarele atribute: Field size: Long Integer Format: General number Decimals: 0 Validation rule:>1000 and <5000 Validation text: Numr matricol eronat Indexed Yes (No duplicate) Text Nume student Text Prenume student Dat/Ora Data naterii student Cu urmtoarele atribute: Format: Short Date Text Locul naterii student Text Codul specializrii Number Anul de studiu Cu urmtoarele atribute: Fild size: Long Integer Format: General number Decimals: 0 Validation rule: >0 and <5 Validation text: An studiu eronat

Nume Prenume Data_n

Loc_n Cod_specializare An_studiu

Cheie primar va fi ales cmpul Nr_mat. Crearea tabelului STUDENI n Access utiliznd cmpurile de mai sus, este ilustrat n figura urmtoare:

282

Office XP teorie i aplicaii Al III-lea tabel se numete NOTE, va conine evidena notelor studenilor de la Facultatea de tiine Economice i va avea urmtoarea structur: Nume cmp Tip Dat Descriere Nr_mat Number Numr Matricol Cu urmtoarele atribute: Field size: Long Integer Format: General number Decimals: 0 Validation rule:>1000 and <5000 Validation text: Numr matricol eronat Indexed Yes (No duplicate) Nume Text Nume student Prenume Text Prenume student Disciplina 1 Text Disciplina 1de studiu Nota 1 Number Nota la disciplina 1 Cu urmtoarele atribute: Fild size: Long Integer Format: General number Decimals: 0 Validation rule: >0 and < 11 Validation text: Not eronat Disciplina 2 Text Disciplina 2 de studiu Nota 2 Number Nota la disciplina 2 Cu urmtoarele atribute: Fild size: Long Integer Format: General number Decimals: 0 Validation rule: >0 and < 11 Validation text: Not eronat Disciplina 3 Text Disciplina 3 de studiu Nota 3 Number Nota la disciplina 3 Cu urmtoarele atribute: Fild size: Long Integer Format: General number Decimals: 0 Validation rule: >0 and < 11 Validation text: Not eronat Disciplina 4 Text Disciplina 4 de studiu Nota 4 Number Nota la disciplina 4 Cu urmtoarele atribute: Fild size: Long Integer Format: General number Decimals: 0 Validation rule: >0 and < 11 Validation text: Not eronat Cheia primar i este atribuit cmpului Nr_mat. Utiliznd cmpurile de mai sus, crearea tabelului NOTE n Access este ilustrat n figura urmtoare: 283

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date

1. Pentru cele trei tabele vom crea cte un formular pentru a introducere ulterior date. a) Crearea formularului pentru tabelul FACULTATE i introducerea datelor este ilustrat n figuraurmtoare:

284

Office XP teorie i aplicaii b) Crearea formularului pentru tabelul STUDENI i introducerea datelor:

c) Crearea formularului pentru tabelul NOTE i introducerea articolelor:

285

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Urmeaz crearea legturilor ntre tabele care se face din Meniul Access-ului prin Tools Relationsheps, iar rezultatul este urmtorul:

Crearea raportului pentru tabelul FACULTATE:

286

Office XP teorie i aplicaii b) Crearea raportului pentru tabelul STUDENI:

c) Crearea raportului pentru tabelul NOTE:

287

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Crearea interogrilor pentru cele trei tabele n scopul vizualizrii datelor: - pentru tabelul FACULTATE:

- pentru tabelul STUDENI:

- pentru tabelul NOTE:

b) Crearea interogrii pentru afiarea articolelor care au codul specializrii c.

288

Office XP teorie i aplicaii Rezultatul interogrii este afiarea urmtoarelor articole:

c) Crearea interogrii pentru afiarea articolelor ce au codul specializrii f:

Rezultatul interogrii se va concretiza prin afiarea urmtoarelor articole:

d) Crearea interogrii pentru afiarea articolelor ce au codul specializrii t:

289

Access -Programul Microsoft Office pentru baze de date Rezultatul interogrii const n afiarea urmtoarelor articole:

f) Crearea interogrii pentru afiarea articolelor ce au codul specializrii m:

Rezultatul interogrii este afiarea urmtoarelor articole:

n continuare vom proiecta formularul central, folosind modul Vizualizare proiect. Vom seta proprietile i vom proiecta butoanele ca n imaginea alturat:

290

barade titlu Panou stare Bara dede Suprafaa de Panou titlu activiti expunere Baralucru de bara de diapozitive meniuri meniuri Office XP teorie i aplicaii Bara cu instrumente

Pentru ca formularul s se afieze automat odata cu lansarea aplicatiei, vom selecta din meniul Tools opiunea Startup:

291