Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft

Access
Microsoft Access deţine toate caracteristicile
specifice unui sistem de gestiune a bazelor de
date relaţionale; puternic, flexibil şi uşor de folosit,
el reprezintă totodată şi un instrument complex de
dezvoltare a aplicaţiilor de baze de date.
Microsoft Access include avantajele oferite
de sistemul de operare Microsoft Windows; în
plus, permite şi facilităţi de tipul drag and
drop. De asemenea, Microsoft Access este
deplin compatibil cu tehnicile de legare şi
încapsulare din tehnologia OLE a firmei
Microsoft.
Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor
de date Microsoft Access se pot sintetiza în următoarele:
1. Posibilitatea creării unei baze de date care să poată fi utilizată
de către un utilizator sau mai mulţi utilizatori în mod partajat;
2. Interogarea bazei de date se poate realiza în mod grafic prin interfaţa QBE (Query By
Example), sau prin limbajul SQL
(Standard Query Language);
3. Automatizarea unor activităţi/acţiuni prin programare în limbajul VBA sau prin
macrocomenzi;
4. Realizarea importului/exportului de date către alte aplicaţii ale pachetului Microsoft Office
sau alte SGBD-uri relaţionale;
5. Interfaţa utilizator GUI (Graphical User Interface) este uşor de folosit şi respectă
principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicaţiilor pachetului MS Office, ceea ce face
ca utilizatorul să regăsească un mediu de lucru familiar la care să se adapteze cu uşurinţă;
6. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect,proprietăţi ale
obiectelor, eveniment, procedură declanşată la apariţia unui eveniment, metode la care
obiectele reacţionează în momentul producerii unui eveniment, programare orientată pe obiecte
şi evenimente;
7. Asistenţă în dezvoltarea de aplicaţii şi utilizarea bazei de date;
8. Existenţa meniului Help şi a facilităţilor de ajutor contextual;
9. Înglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii în dezvoltarea de aplicaţii;
10. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de înregistrări .
Obiecte Microsoft Access
Tabele
Datele ce fac obiectul prelucrării (datele de intrare) vor fi memorate
într-o bază de date; elementele fundamentale ce creează o bază de date
relaţională sunt tabelele. Este esenţial ca fiecare tabel al bazei de date
să conţină informaţii specifice unui singur tip de obiecte.
Un tabel reprezintă o colecţie de date legate între ele, memorată pe
linii şi coloane; fiecare linie conţine o înregistrare-entitate
completă de date referitoare la un anumit tip de obiecte. La rândul ei,
fiecare înregistrare este compusă din coloane sau câmpuri–un
câmp reprezentând cea mai mică entitate de date.
Fiecare câmp trebuie să fie legat, într-un fel, de destinaţia tabelului din
care face parte. Interacţiunea cu tabelele se face rareori direct; în
acest scop, tabelelor le sunt asociate alte obiecte Microsoft Access –
inte- rogări, formulare şi rapoarte. Atunci când programul trebuie
să afişeze sau să refere datele memorate în baza de date, un formular
sau un raport va regăsi datele din tabelul sau interogarea la care
este asociat şi le va afişa în format de formular sau de raport.
 Crearea tabelelor
Există patru modalităţi de creare a tabelelor puse la dispoziţie de
către sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 2003:
1. automat (Table Wizard);
2. manual (Table Design);
3. prin program (ActiveX Data Objects, Data Microsoft Access
Objects);
4. prin înscrierea directă a datelor.
Crearea tabelelor utilizând Table Design reprezintă crearea manuală a tabelelor.
Prin selectarea acestei opţiuni se afişează numele câmpurilor şi tipul datelor
conţinute, asigurând şi o coloană pentru descrierea opţională a câmpurilor tabelului.
Existenţa panoului Field Properties este foarte importantă deoarece permite stabilirea de
proprietăţi suplimentare pentru anumite câmpuri.
Pentru ca un tabel creat în acest mod să fie perfect funcţional, proiectarea lui va
parcurge următoarele etape:
Determinarea informaţiilor care vor fi conţinute în tabel. În
funcţie de scopul pentru care este proiectat tabelul respectiv, el se va popula cu datele
corespunzătoare;
Alocarea informaţiilor în câmpuri. Fiecărui tip de informaţii stabilit în etapa anterioară îi
va corespunde un anumit tip de date care determină tipul câmpului
Ceea ce diferenţiază o bază de date relaţională de alte aplicaţii de gestiune este
capacitatea acesteia de a lega două sau mai multe tabele astfel încât ele să
apară în faţa utilizatorului ca o singură tabelă. În acest context sunt foarte
importante relaţiile ce se stabilesc între tabelele unei baze de date:
1. relaţiile de tip unu-la-unu sunt cele mai simple şi mai rar folosite,
obligând la respectarea următoarei reguli: fiecare înregistrare dintr-un tabel
corespunde unei singure înregistrări din alt tabel. Astfel de relaţii se
folosesc pentru a diviza tabelele mari, în două sau mai multe tabele de
dimensiuni mai mici, ceea ce va oferi următoarele avantaje:
2. relaţiile de tip unu-la-mai mulţi sunt cele mai frecvente tipuri,
realizând legătura între un rând dintr-un tabel şi două sau mai multe rânduri
din alt tabel. Legătura se realizează prin cheia primară a tabelului de bază şi
cheile corespunzătoare tabelelor asociate. Opusul acestei relaţii este cea de tipul
mai mulţi-la- unul. În Microsoft Access 2003 toate relaţiile mai mulţi-la-unu
sunt reflexive, astfel că specificarea o singură dată a unuia dintre sensuri
va asigura funcţionalitatea relaţiei şi în celălalt sens;
3. relaţii de tipul mai mulţi-la-mai mulţi există numai în mod indirect,
fiind create pe baza a două relaţii unul-la-mai mulţi, constituindu-se ca asocieri
libere între tabele.
Indiferent de tipul de relaţii existent între două/mai multe tabele este esenţial
ca cele două câmpuri participante la aceasta să aibă exact acelaşi tip de
date.