UNIVERSITATEA SPIRU HARET

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE BUCURESTI

Programul de studii universitare de masterat
CONTABILITATE Contabilitatea agentilor economici si a institutiilor publice
(CAEIP)

REFERAT LA DISCIPLINA INFORMATICA DE GESTIUNE APLICATA

(Semestrul 2)

Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access

Titularul disciplinei:
Prof.univ.dr. Mihai ANDRONE

Masterand:
DOBRICA Eugenia- Cristina

BUCURESTI
2016

SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE MICROSOFT ACCESS

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Microsoft Access face parte din
pachetul de aplicaii Microsoft Office exploatabil sub sistemele de operare
Windows 2000 (service pack 3) i Windows XP.
Microsoft Access deine toate caracteristicile specifice unui sistem de gestiune a
bazelor de date relaionale; puternic, flexibil i uor de folosit, el reprezint totodat i
un instrument complex de dezvoltare a aplicaiilor de baze de date.
Microsoft Access include avantajele oferite de sistemul de operare Microsoft
Windows; n plus, permite i faciliti de tipul drag and drop. De asemenea,
Microsoft Access este deplin compatibil cu tehnicile de legare i ncapsulare din
tehnologia OLE a firmei Microsoft. Caracteristicile definitorii ale sistemului de
gestiune a bazelor de date Microsoft Access se pot sintetiza n urmtoarele:
1. Posibilitatea crerii unei baze de date care s poat fi utilizat
de ctre un utilizator sau mai muli utilizatori n mod partajat;
2. Interogarea bazei de date se poate realiza n mod grafic prin interfaa
QBE (Query By Example), sau prin limbajul SQL
(Standard Query Language);
3. Automatizarea unor activiti/aciuni prin programare n limbajul VBA
sau prin macrocomenzi;
4. Realizarea importului/exportului de date ctre alte aplicaii ale pachetului
Microsoft Office sau alte SGBD-uri relaionale;
5. Interfaa utilizator GUI (Graphical User Interface) este uor de folosit
i respect principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicaiilor
pachetului MS Office, ceea ce face ca utilizatorul s regseasc un
mediu de lucru familiar la care s se adapteze cu uurin;
6. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de
obiect,proprieti
ale obiectelor, eveniment, procedur declanat la
apariia unui eveniment, metode la
care obiectele reacioneaz n
momentul producerii unui eveniment, programare orientat pe obiecte i
evenimente;
7. Asisten n dezvoltarea de aplicaii i utilizarea bazei de date;
8. Existena meniului Help i a facilitilor de ajutor contextual;
9. nglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii n dezvoltarea
de aplicaii;
10. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de
nregistrri.

1. Obiecte Microsoft Access

1.1.

Tabele

Datele ce fac obiectul prelucrrii (datele de intrare) vor fi memorate ntr-o baz de date;
elementele fundamentale ce creeaz o baz de date relaional sunt tabelele. Este
esenial ca fiecare tabel al bazei de date s conin informaii specifice unui singur tip
de obiecte.
Un tabel reprezint o colecie de date legate ntre ele, memorat pe linii i coloane;

fiecare linie conine o nregistrare-entitate complet de date referitoare la un anumit

tip de obiecte. La rndul ei, fiecare nregistrare este compus din coloane sau
cmpuriun cmp reprezentnd cea mai mic entitate de date.
Fiecare cmp trebuie s fie legat, ntr-un fel, de destinaia tabelului din care face
parte. Interaciunea cu tabelele se face rareori direct; n acest scop, tabelelor le
sunt asociate alte obiecte Microsoft Access inte- rogri, formulare i rapoarte.
Atunci cnd programul trebuie s afieze sau s refere datele memorate n baza de
date, un formular sau un raport va regsi datele din tabelul sau interogarea la care
este asociat i le va afia n format de formular sau de raport.
O baz de date Microsoft Access poate cuprinde cel mult 32.768 de tabele, dintre
care 254 pot fi deschise simultan, dac exist suficiente resurse disponibile.
Majoritatea tabelelor unei baze de date au unul sau mai multe cmpuri ce
identific n mod unic fiecare nregistrare din acel tabel.
Acest tip de identificare unic poart numele de cheie primar i
este folosit la indexarea tabelului respectiv. Cheile primare stabilesc rela- iile prin
care mai multe tabele ale unei baze de date sunt legate la crearea unei interogri.
Ceea ce difereniaz o baz de date relaional de alte aplicaii de gestiune este
capacitatea acesteia de a lega dou sau mai multe tabele astfel nct ele s apar
n faa utilizatorului ca o singur tabel. n acest context sunt foarte importante
relaiile ce se stabilesc ntre tabelele unei baze de date:
1. relaiile de tip unu-la-unu sunt cele mai simple i mai rar folosite,
oblignd la respectarea urmtoarei reguli: fiecare nregistrare dintr-un
tabel corespunde unei singure nregistrri din alt tabel. Astfel de relaii
se folosesc pentru a diviza tabelele mari, n dou sau mai multe tabele
de dimensiuni mai mici, ceea ce va oferi urmtoarele avantaje:
2. relaiile de tip unu-la-mai muli sunt cele mai frecvente tipuri,
realiznd legtura ntre un rnd dintr-un tabel i dou sau mai multe
rnduri din alt tabel. Legtura se realizeaz prin cheia primar a
tabelului de baz i cheile corespunztoare tabelelor asociate. Opusul
acestei relaii este cea de tipul mai muli-la- unul. n Microsoft Access
2003 toate relaiile mai muli-la-unu sunt reflexive, astfel c specificarea
o singur dat a unuia dintre sensuri va asigura funcionalitatea relaiei
i n cellalt sens;
3. relaii de tipul mai muli-la-mai muli exist numai n mod indirect,
fiind create pe baza a dou relaii unul-la-mai muli, constituindu-se ca
asocieri libere ntre tabele.
Indiferent de tipul de relaii existent ntre dou/mai multe tabele este esenial ca
cele dou cmpuri participante la aceasta s aib exact acelai tip de date.
Crearea tabelelor
Exist patru modaliti de creare a tabelelor puse la dispoziie de
ctre sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 2003:
1. automat (Table Wizard);
2. manual (Table Design);
3. prin program (ActiveX Data Objects, Data Microsoft Access
Objects);
4. prin nscrierea direct a datelor.
Crearea tabelelor utiliznd Table Design reprezint crearea manual a
tabelelor. Prin selectarea acestei opiuni se afieaz numele cmpurilor i tipul

datelor coninute, asigurnd i o coloan pentru descrierea opional a cmpurilor

tabelului.
Existena panoului Field Properties este foarte important deoarece permite stabilirea
de proprieti suplimentare pentru anumite cmpuri.
Pentru ca un tabel creat n acest mod s fie perfect funcional, proiectarea lui va
parcurge urmtoarele etape:
Determinarea informaiilor care vor fi coninute n tabel. n funcie de scopul pentru
care este proiectat tabelul respectiv, el se va popula cu datele corespunztoare;
Alocarea informaiilor n cmpuri. Fiecrui tip de informaii stabilit n etapa
anterioar i va corespunde un anumit tip de date care determin tipul cmpului.
Microsoft Access 2003 pune la dispoziia utilizatorului urmtoarele opiuni
pentru tipul de date cu care se va ncrca fiecare cmp:
1. AutoNumber nu poate fi modificat manual, fiind de pre- ferat a se folosi drept
cheie primar a unui tabel. Dei este incrementat secvenial n mod implicit, se
poate stabili i o incrementare aleatoare;
2. Text este destinat informaiei de tip ir de caractere (ma- xim 255 caractere);
3. Lookup permite stocarea unei valori, dar afieaz textul ce nsoete valoarea
respectiv. Acest tip de cmp poa- te fi legat de fapt de un alt tabel sau interogare,
de unde i extrage informaiile pe care le afieaz sub forma
unui combo box;
4. Number are mai multe subtipuri, determinate de pro- prietatea field size:
Byte cu interval valoric ntre 0 i 255;
Integer cu interval valoric ntre32.768 i 32.767;
Long Integer cu interval valoric ntre 2.147.483.648 i 2.147.483.647;
38
38
Single cu interval valoric ntre3,4*10 i 3,4*10 ;
308
308
Double cu interval valoric ntre1,797*10
i 1,797*10 ;
Decimal cu interval valoric ntre- 22337203685477.5808 i 922337203685477.5808
5.
Memo este utilizat pentru text de lungime ce depete capacitatea de 255
caractere a tipului text;
6. Obiecte OLE este tot un cmp de capacitate mare;
7. Date/Time conine informaii de dat i/sau timp;
8. Yes/No conine una din cele dou stri: yes/no, on/off, true/false.

ncrcarea cu date a tabelelor (popularea), indiferent de modul

n care se creeaz un tabel, se realizeaz prin Table Datasheet View. La adugarea
de date n acest mod, se respect toate regulile de validare referitoare la
integritatea referenial i integritatea entitii; dac nu se respect condiiile de
validare, utilizatorul este avertizat printr-un mesaj de atenionare, oferindu-i-se
totodat posibilitatea corectrii erorilor de introducere. n acest fel, introducerea
datelor este mult mai rapid dect prin intermediul unui formular, mai ales n faza de
testare a bazei de date. Cu toate avantajele acestei modaliti de populare a tabelelor,
este de preferat ncrcarea datelor prin intermediul unui formular, mai ales cnd
se aloc date n mai multe tabele.
1.2.

Formulare

Formularele sunt machete (ferestre) folosite n scopul adugrii, modificrii, tergerii

sau consultrii datelor n/din tabelele bazei de date. Formularul este destinat n
special ecranului, dar poate fi tiprit i la imprimant. Este folosit pentru un acces
aleator la nregistrri, n sensul c dup ce se obine accesul la o nregistrare,
utilizatorul poate trece la sfritul formularului pentru a aduga o nregistrare;
ulterior va putea reveni la nceput pentru a cuta o alt nregistrare.
Crearea formularelor

Crearea formularelor utiliznd Form Wizard este mai facil modalitate

pentru crearea unui formular simplu sau a unui formular care conine subformulare.
Pe baza cmpurilor selectate din unul sau mai multe tabele sau interogri, Form
Wizard genereaz modelul de baz al formularului incluznd i subformularul,
precum i obiectele de control necesare afirii i editrii datelor.
La realizarea unui formular n acest mod, sunt foarte importante relaiile existente
ntre tabelele/interogrile surs ale acestuia, mai ales dac ntre ele nu a fost
declarat o relaie pn n acest moment. Dac exist deja declarat o relaie,
Form Wizard solicit direct configurarea subformularului.

Crearea unui formular se ncheie cu operaia de formatare care const din

alegerea modului de afiare, a fundalului, a numelui.
Pentru exemplificare vom construi un formular care s permit consultarea
tabelei PuncteLucru i actualizarea coninutului acesteia adugare, modificare
i tergere nregistrri. Selectm opiunea Form Wiyard i alegem tabela
PuncteLucru ca surs de date pentru formular.

Urmeaz s parcurgem o succesiune de pai, la fiecare dintre

acetia vom fi invitai s specificm o serie de informaii iar pe baza acestora
Microsoft Access va genera n mod automat formularul dorit. Trecerea la pasul
urmtor se realizeaz cu ajutorul butonului Next, revenirea la cel anterior se face
prin folosirea butonului Back. Utiliznd butonul Finish, utilizatorul poate opta
pentru finalizarea procesului de creare automat a formularului chiar dac nu au
fost parcuri toii paii respectivi. Apsarea butonului Cancel atrage dup sine
nchiderea ferestrei fr generarea formularului.
La primul pas suntem invitai s indicm cmpurile tabelei PuncteLucru pe
care dorim s le includem n formular. Cmpurile alese vor fi mutate n partea
dreapt:

Urmeaz s specificm modul de dispunere a cmpurilor selectate

n cadrul formularului :

n continuare vom opta pentru unul din stilurile de afiare care ne

sunt puse la dispoziie:

La ultimul pas vom alege un nume pentru formularul nou creat sau l
vom accepta pe cel propus n mod implicit. Apsarea butonului Finish atrage dup
sine crearea, salvarea i afiarea n modul Form View a formularului respectiv:

1.3.

Rapoarte

Produsul final al aplicaiilor de baze de date este un raport. n

Microsoft Access, raportul este un tip de formular continuu, destinat n mod special
tipririi.
Programul Microsoft Access combin datele din tabele, interogri
i chiar formulare i genereaz un raport pe care-l tiprete. Exist ase tipuri de baz:
1. rapoartele cu o singur coloan afieaz toate cmpurile unei nregistrri
dintr-o tabel; este utilizat mai rar deoarece consum mult hrtie;
2. rapoartele dispuse pe rnduri furnizeaz cte o coloan pentru
fiecare cmp al unei tabele sau interogri i tipresc valoarea fiecrui
cmp al nregistrrii pe rnduri plasate sub capul de coloan. Dac
exist mai multe coloane i nu ncap pe o pagin, se tipresc mai
multe pagini suplimentare, n ordine pn la epuizarea numrului de
coloane; apoi, se tiprete urmtorul grup de nregistrri;
3. rapoartele multicoloan se obin din rapoartele cu o singur coloan,
prin divizarea paginii n mai multe coloane asemntor tipririi ziarelor;
formatul tabelelor multicoloan asigur un consum mai mic de hrtie;
4. rapoartele cu grupare/totalizare sunt similare rapoartelor create de
alte aplicaii de gestiune a bazelor de date. Ele nsumeaz datele pe
grupuri de nregistrri i adaug apoi totaluri generale la sfritul
raportului.
Crearea rapoartelor
Crearea rapoartelor utiliznd Report Wizard este o alternativ
la crearea manual a raportului. Aceast opiune care ne va pune la dispoziie o
serie de pai la finalul crora raportul va fi generat n mod automat. Trecerea la
pasul urmtor se realizeaz cu ajutorul butonului Next, revenirea la cel anterior
se face prin folosirea butonului Back. Utiliznd butonul Finish, utilizatorul
poate opta pentru finalizarea procesului de creare automat a raportului chiar
dac nu au fost parcuri toii paii respectivi. Apsarea butonului Cancel
atrage dup sine nchiderea ferestrei fr generarea raportului.
Ne propunem s utilizm facilitatea Report Wizard pentru a realiza un raport
care s conin, pentru fiecare punct de lucru, lista angajailor care i desfoar
activitatea la respectiva locaie. Raportul va conine doar trei cmpuri i anume
Nume i Prenume din tabela Angajati, respectiv Denumire din tabela PuncteLucru.
La primul pas va trebui s indicm cmpurile care vor fi incluse
n cadrul raportului. Putem alege orice tabel sau interogare din baza de date, iar
cmpurile corespunztoare vor fi afiate n lista aflat n partea stng a ferestrei.
Cmpurile alese vor fi mutate n partea dreapt. Folosind butoanele <, <<, >,

>> putem selecta/deselecta cmpul curent sau toate cmpurile afiate. Pentru
exemplu nostru vom alege cele trei cmpuri stabilite anterior:

La pasul urmtor vom alege modalitatea standard de vizualizarea datelor n cadrul

raportului:

Datorit faptului c dorim s obinem lista angajailor pentru

fiecare punct de lucru, vom alege cmpul Denumire pe post de criteriu de grupare:

La pasul urmtor vom indica criteriile de sortare ce vor fi aplicate datelor afiate n
raport. n cadrul unui grup, angajaii vor fi ordonai alfabetic dup nume i
prenume:

Dup apsarea
Next suntem
alegem modul
dispunere
a
cmpurilor n
formularului.
putem
orientarea paginii dac coninutul raportului impune acest lucru:

butonului
invitai s
de
interiorul
Tot
aici
modifica

Microsoft Access ne pune la dispoziie mai multe stiluri de

formatare a elementelor raportului din care l vom alege pe cel care se
potrivete cel mai bine cu coninutul acestuia:

Ultimul pas implic alegerea unui nume pentru raportul ce va fi

creat n mod automat i care va fi folosit pentru salvarea acestuia. Putem accepta
varianta propus sau putem opta pentru o alt denumire. Dup apsarea
butonului Finish raportul va fi afiat pe ecran n modul Print Preview: