Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

Referat Acces – Stefan Camara

Stefan Camara, clasa a XI – a E

Microsoft Access este un program pentru crearea și administrarea unei
baze de date relaționale, produs de Microsoft, care face parte din suita de
programe Microsoft Office.

nceptul original de Access a fost pentru utilizatorii finali să poată să

"acceseze" date din orice sursă. Alte caracteristici includ: importul și exportul
de date de mai multe formate, cum ar fi Excel, Outlook, ASCII, dBase, Paradox,
FoxPro, SQL Server, Oracle, ODBC etc. De asemenea, Access are și posibilitatea
de a folosi baze de date externe, neînglobate, în formatele: Microsoft Excel,
Liste SharePoint, text, XML, Microsoft Outlook, HTML, dBase, Paradox, Lotus 1-
2-3, ODBC - conforme cu containerele de date, inclusiv: Microsoft SQL Server,
Oracle, MySQL, PostgreSQL, - având aceleași posibilități de utilizare aceasta
pentru vizualizare, interogare, editare, și de raportare. Acest lucru permite
apelarea datelor existente cele mai recente date. Se pot efectua operații de
join SQL între seturile de date de diferite formate, stocate pe diferite
platforme.

Access stochează toate tabelele de baze de date, interogări, formulare,

rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date Jet Access ca un singur
fișier. Microsoft Access utilizează atât formatul ACCDB, cât și MDB.

Un fișier MDE / ACCDE este o bază de date Microsoft Access fișier cu

toate modulele compilate și tot codul sursă editabil eliminat, care cuprinde
toate componentele: tabele, interogări, module, macrocomenzi, formulare și
rapoarte.

Utilizatorii pot crea tabele, interogări, formulare și rapoarte și

macrocomenzi Utilizatorii avansați pot folosi Visual Basic pentru a scrie soluții
bogate cu avansate de manipulare a datelor și de control al utilizatorului.

Există șabloane pentru baze de date, atât în cadrul programului cât și pe

site-ul oficial. Acestea permit utilizatorilor să construiască o bază de date cu
tabele, interogări , formulare, rapoarte și macrocomenzi predefinite.
Șabloanele nu includ cod Visual Basic.

1
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

Tabele

Tipuri de date Datele din tabele sunt de următoarele tipuri:

TEXT – secvență simplă de caractere care poate include cifre, litere și simboluri.
Un câmp text poate conține până la 255 de caractere.

MEMO – text simplu, obișnuit, exceptând faptul că nu stabilești o lungime

maximă de câmp, așa că se poate tasta aproape orice cantitate de text (64 Ki de
caractere).

NUMBER – destinat pentru valori întregi sau fracționare.

DATE/TIME – o dată calendaristică sau o oră.

CURRENCY – un număr formatat ca o valoare monetară.

AUTONUMBER – Access îl completează automat cu numere consecutive,

pentru fiecare înregistrare.

YES/NO – poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sau ON/OFF.

OLE OBJECT – câmp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul
poate fi legat sau inserat.

HYPERLINK – o legătură la o locație Web.

LOOKUP WIZARD – îți permite să creezi o listă selectând o valoare din alt tabel
sau lista de valori într-o casetă combinată, pentru fiecare înregistrare. Este o
caracteristică avansată.

Stabilirea cheii principale Fiecare tabel ar trebui să aibă cel puțin un câmp a
cărui valoare este unică pentru fiecare înregistrare (câmp cheie principală).
Acest câmp este util pentru a identifica în mod unic fiecare înregistrare. Pentru
a stabili o cheie principală trebuie să parcurgi următorii pași:

Deschide tabelul afișând structura acestuia.

Selectează câmpul care vrei să fie cheie principală.

Alege din meniul EDIT opțiunea PRIMARY KEY.

2
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

Relațiile dintre tabele Relația între două tabele nu este obligatorie, dar este
necesară, în general, pentru construirea interogărilor care acționează asupra
acestor table (deși relația s-ar putea construi și când se construiește
interogarea). Tipuri de relații:

Relația One-To-Many – Este cea mai frecventă în proiectarea bazelor de date

ACCESS și are următoarele caracteristici:

Dacă T1 (Tabela CLIENTI) și T2 (Tabela Operatii) sunt două tabele în care există
o relație One-To-Many atunci: Tabela T1 este tabela primară iar T2 este tabela
legată. Cheia de legătură din tabela primară trebuie să fie declarată cheie
primară. Tabela legătură poate avea cheie primară dar diferită de cea de
legătură. Fiecărei înregistrări din tabela One îi corespunde 0, 1 sau mai multe
înregistrări din tabela Many; Fiecărei înregistrări din tabela Many îi corespunde
cel mult o înregistrare din tabela One.

Relația One-To-One – Este utilizată mai rar în proiectarea bazelor de date

ACCESS și are următoarele caracteristici:

Cheile de legătură din ambele tabele sunt chei primare; fiecărei înregistrări din
una din tabele îi corespunde cel mult o înregistrare din cealaltă. Una din tabele
este primară iar cealaltă legată.

Relația Many-To-Many - Este nerecomandată în baze de date ACCESS dar

existentă în realitate.

Doua tabele se află în relația Many-to-Many dacă fiecărei înregistrări din prima
tabelă îi corespunde 0,1 sau mai multe înregistrări din a doua și invers. În
ACCESS astfel de relații pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numită
de legătura (de joncțiune) cu existența a două relații de tip One-to-Many.

Indexarea tabelelor

Pentru un tabel, se poate preciza o cheie primară și una sau mai multe chei
secundare.

O cheie este formată din una sau mai multe coloane.

Valorile unei chei se păstrează într-un index.

Rolul unui index este ca al unui catalog într-o bibliotecă.

3
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

Orice operație de actualizare într-un tabel generează și actualizarea indecșilor.

În fereastra Indexes, se pot gestiona informațiile necesare unui index (ordine

Ascending/Descending, Unique, Primary, Ignore Nulls).

Interogări

Pentru dezvoltarea de interogări, Access oferă un "Designer de interogare", o

interfață grafică de utilizator, care permite utilizatorilor de a construi interogări
fără cunoașterea limbajului de programare SQL. În Query Designer, utilizatorii
se pot "arăta" sursele de date de interogare (care poate fi tabele sau interogări)
și selecta câmpurile pe care le doresc, printr-un simplu clic de mouse. Unul
dintre beneficiile Acces din perspectiva unui programator este compatibilitatea
relativă cu SQL (structurat Query Language ) - interogări pot fi vizualizate grafic
sau editat ca declarații SQL, iar declarațiile SQL pot fi folosite direct în
Macrocomenzi și Visual Basic pentru a manipula tabele Access.

Interogările în Access pot fi de următoarele tipuri:

O interogare de selecție este o interogare SQL care are ca efect numai afișarea
datelor dintr-un tabel sau mai multe tabele conform unor criterii de selecție
(comanda SQL SELECT fără INTO sau comanda din meniu echivalentă).

O interogare de actualizare se folosește pentru actualizarea tabelei prin

comanda SQL UPDATE (sau comanda din meniu echivalentă).

Formulare

O metodă foarte bună pentru introducerea datelor în tabele este crearea de

formulare. Cu ajutorul unui formular, poți aloca exact atât spațiu cât este
necesar pentru fiecare câmp și poți introduce informații în mai multe tabele
simultan. Formularele pot interoga o bază de date MS Access, regăsirea
înregistrărilor și afișarea pe browser. [3]

O aplicație Access este, în general, o formă principală pe care se pot afla

controalele.

Atunci când lucrăm cu date relaționale, (unde datele sunt stocate în tabele
separate), de obicei este nevoie să vizualizăm datele din mai multe tabele sau
4
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

interogări în același formular. De exemplu, doriți să vedeți date despre client,

dar, în același timp, să vedeți și informații despre comenzile clientului.
Subformularele sunt un instrument util pentru acest lucru.

Un subformular este un formular care se inserează în alt formular. Formularul

primar se cheamă formular principal, iar formularul din interiorul formularului
se numește subformular. O combinație formular/subformular este denumită
uneori formular ierarhic, formular coordonator/detaliu sau formular
părinte/fiu.

Formularul principal și subformularul din acest tip de formular sunt legate,

pentru ca subformularul să afișeze doar înregistrări relaționate cu înregistrarea
curentă din formularul principal. [4]

Poți crea un formular în trei moduri:

Autoforms oferă foarte rapid formulare care conțin toate câmpurile într-un
singur tabel.

Form Wizard te ajută să creezi un formular furnizându-se o serie de casete de

dialog din care poți alege câmpurile și stilul pentru formular.

Creând un formular pornind de la zero, ai la dispoziție o grilă de machetare în

care plasezi câmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigură cel mai bun control
(Design View). Aceasta este cea mai folosită metodă, și se aplicăinclusiv pentru
editarea formularelor care au fost create cu primele două metode.

Adăugarea etichetelor Pentru a putea adăuga formularului titluri, subtitluri,

text explicativ și altele trebuie să adaugi în formular un obiect care se numește
etichetă. În cazul în care bara de instrumente nu este afișată, alege opțiunea
TOOLBOX din meniul VIEW sau execută clic pe butonul TOOLBOX de pe bara de
instrumente.

Tot cu metoda Design View se pot edita și

Secțiunile unui formular

DETAIL – conține câmpurile care se repetă în formular, împreună cu

informațiile de formatare și alte obiecte auxiliare.
5
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

FORM HEADER/FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile formularului.

PAGE HEADER și PAGE FOOTER – sunt zone care se repetă în partea de sus sau
de jos a fiecărei pagini a formularului atunci când îl tipărești.

GROUP HEADER și GROUP FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile unui

grup de date, atunci când datele sursei de date ale formularului sunt grupate
prin clauza SQL „GROUP BY”, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici este
locul unde se introduc titluri și subsoluri care conțin câmpul după care se face
gruparea.

Rapoarte

Rapoartele sunt obiecte prin intermediul cărora generezi rezultate profesionale

care pot fi afișate pe ecran, tipărite pe hârtie sau afișate pe Internet. Există
următoarele metode de generare a rapoartelor:

Autoreport – indicat pentru crearea unui raport simplu, bazat pe un singur

tabel sau pe o singură interogare.

Report Wizard asigură un compromis acceptabil între ușurința de utilizare și

flexibilitate. Cu Report Wizard, poți utiliza mai multe tabele și interogări și poți
alege o machetă și un format pentru raportul tău.

Creând un raport pornind de la zero, ai la dispoziție o grilă de machetare în care

plasezi câmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigură cel mai bun control
(Design View). Aceasta este cea mai folosită metodă, și se aplică inclusiv pentru
editarea rapoartelor care au fost create cu primele două metode.

Adăugarea controalelor Lucrul cu controalele din raport în modul de vizualizare

Report Design este similar cu modul de lucru cu controalele în modul Form
Design. Selectarea controalelor se face executând un clic pe control. În jurul său
apar mânere de selecție. Mutarea obiectelor – se selectează obiectul respectiv,
apoi poziționează indicatorul mouse-ului deasupra unei laturi a chenarului
astfel încât acesta să se transforme într-o palmă deschisă și neagră. Apoi
execută clic și trage controlul în noua poziție. Redimensionarea obiectelor –
selectează obiectul, apoi poziționează indicatorul mouse-ului deasupra unui
mâner de selecție și trage-l pentru a redimensiona obiectul. Formarea
6
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

obiectelor de text – utilizează listele derulante Font și Font Size de pe bara cu

instrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizează butoanele Bold, Italic sau
Underline de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Poți
adăuga, de asemenea, linii și imagini în rapoarte, la fel ca în formulare.

Tot cu metoda Design View se pot edita și

Secțiunile unui raport

DETAIL – conține câmpurile care se repetă în raport, împreună cu informațiile

de formatare și alte obiecte auxiliare.

REPORT HEADER/FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile raportului.

PAGE HEADER și PAGE FOOTER – sunt zone care se repetă în partea de sus sau
de jos a fiecărei pagini a raportului atunci când îl tipărești.

GROUP HEADER și GROUP FOOTER – reprezintă antetele și subsolurile unui

grup de date, atunci când datele sursei de date ale raportului sunt grupate prin
clauza SQL „GROUP BY”, sau prin butonul de grupare. De obicei, aici este locul
unde se introduc titluri și subsoluri care conțin câmpul după care se face
gruparea, precum și expresii care conțin funcții de agregare SQL (sume, medii,
contoare, ...)[5]

Macrocomenzi

Macrocomenzile sau macro-urile permit utilizatorilor cu ușurință înlănțuirea de

comenzi ușoare, cum ar fi rularea interogări, importul sau exportul de date, de
deschidere și închidere forme, previzualizare și tipărirea de rapoarte,
macrocomenzi etc Pot conține logica de bază (IF condiții) și capacitatea de a
apela alte macro. Macro-urile pot contine, de asemenea, sub-macro-uri, care
sunt similare cu subrutinele.

În Access 2007, au fost introduse macrocomenzile încorporate care sunt, în

esență proprietățile de eveniment a unui obiect. Aceasta a eliminat necesitatea

7
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

de a stoca macrocomenzi ca obiecte individuale. Macro-urile cu toate acestea,

sunt limitate în funcționalitatea lor, de lipsa de bucle de programare și de logica
avansate de codare. Dezvoltatorii cel mai profesionist de acces utilizează
limbajul de programare Visual Basic pentru o mai bogată și mai puternic mediu
de dezvoltare.

Limbaj de programare disponibil în Access este, ca și în alte produse ale

Microsoft Office Suite, Microsoft Visual Basic for Applications , care este
aproape identic cu Visual Basic 6.0 (VB6). Codul Visual Basic pot fi stocate în
module și codul din spatelele formularelor și rapoartelor.

Module

Într-un program procedural clasic, execuția începe cu prima instrucțiunedin

program și urmează un traseu bine determinat. În programarea dirijată pe
evenimente, - așa cum este Access, - un eveniment este o tastare, acționare de
maus, modificarea datelor unui form, închiderea unei ferestre etc. - ce duce la
execuția unei părți de aplicație (macro, procedură, ...). Ordinea în care se
execută instrucțiunile depinde de ordinea în care au apărut evenimentele
recunoscute de aplicație.

Într-o bază Access nu există un program principal; textul sursă este organizat în
proceduri și funcții, și păstrat în module.

Orice modul conține o singură secțiune de declarații de variabile și constante,

folosită în toate procedurile și funcțiile din modul, și una sau mai multe
proceduri sau funcții.

Modulele pot fi:

8
Liceul Dimitrie Ghika Comanesti

atașate formularelor/rapoartelor (mai bine zis fiecărui formular/raport), -

căruia se creează un modul automat; toate declarațiile și procedurile acestora
sunt locale/private acestora;

modulele globale, care sunt obiecte separate în baza de date. Variabilele,

constantele, procedurile, funcțiile, - se pot folosi în orice parte a aplicației, deci
sunt globale.