SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access este un instrument software folosit pentru nregistrarea, stocarea i raportarea datelor. Caracteristic pentru Microsoft Access este faptul c din punct de vedere conceptual, mbin modelul relaional cu cel orientat pe obiecte, adic organizeaz relaional datele i este orientat spre obiecte care au asociate evenimente sau proprieti. Microsoft Access dispune de interfa cu utilizatorul simpl, prin intermediul creia permite definirea structurii bazei de date, realizarea interogrilor acesteia i crearea de formulare i rapoarte.

 Access 2007 este parte integrant a pachetului Microsoft Office i alturi de celelalte componente oferite de Office vine s completeze facilitile oferite de MS Excel privind lucrul cu foile de calcul tabelar, asigurnd stocarea i prelucrarea unui volum foarte mare de date n conlucrare cu celelalte programe incluse n acest pachet, dar mai ales cu alte tipuri de baze de date: FoxPro, Paradox, Dbase etc

 Access 2007 ofer posibilitatea: implementrii sistemului de relaii, structurarea datelor n tabele relaionale, folosirea eficient a memoriei de lucru, accesarea Internetului fr prsirea aplicaiei, importul i exportul de date din aplicaiile pachetului MS Office, Programare n Visual Basic securitatea i administrarea bazelor de date.

Microsoft Office Access 2007 este un program de baze de date care v permite: S stocai o cantitate de informaii aproape nelimitat. S organizai informaiile ntr-un mod logic n raport cu stilul dumneavoastr de lucru. S regsii informaiile pe baza unor criterii de selecie pe care le specificai. S creai formulare care faciliteaz introducerea informaiilor. S generai rapoarte semnificative i amnunite are pot combina date, text, grafica i alte obiecte.

 Microsoft Office Access 2007 v ajut s ncepei s lucrai imediat cu bazele de date, furniznd abloane de aplicaii de baze de date pe care le putei folosi pentru a v stoca datele dumneavoastr personale sau de afaceri. De asemenea, Access ofer cteva mostre care v ajut la crearea unor baze de date de afaceri comune. Aceste exemple de baze de date v pot da unele idei privind proiectarea propriilor dumneavoastr baze de date, pentru stocarea unor tipuri de date care nu sunt acoperite de bazele de date existente.

O baz de date Access const din obiecte, precum tabele, formulare, interogri, rapoarte, pagini, macro-uri i module. Un tabel este o colecie de informaii corelate despre un subiect, precum numele i adresele. Un tabel este format din cmpuri i nregistrri. Un cmp stocheaz fiecare calup informaional dintr-un tabel, precum numele, prenumele sau adresa. O nregistrare este o colecie a tuturor cmpurilor aferente unei persoane. Un formular ofer o metod simpl de a vizualiza i de a introduce informaii ntro baz de date. n mod caracteristic, formularele afieaz o singur nregistrare la un moment dat. O interogare este o metod de gsire a informaiilor dintr-o baz de date. Informaiile pe care le gsii cu ajutorul unei interogri se bazeaz pe condiiile pe care le specificai. Rapoartele sunt documente care rezum informaii dintr-o baz de date. Paginile v permit s accesai o baz de date din Internet folosind un browser Web; compatibile napoi numai cu bazele de date Access 2003; nu sunt disponibile n Access 2007. O macrocomand v permite s economisii timp prin automatizarea unei serii de aciuni ntr-o singur aciune. Modulele sunt programe pe care le creai ntr-un limbaj de programare numit Visual Basic for Applications (VBA), care extinde funcionalitatea unei baze de date.

Lansarea in executie a programului Access

Access ofera mai multe posibilitati de lansare in executie Pornirea programului Access din meniul Start 1. Executai clic pe butonul Start de pe bara de sarcini. 2. Indicai cu mouse-ul spre All Programs (toate programele). 3. Executai clic pe directorul Microsoft Office. 4. Executai clic pe Microsoft Office Access 2007. OBS. Dac Microsoft Office v cere s activai programul, urmai instruciunile pentru a finaliza procesul

Lansarea in executie

 Putei porni Access din meniul Start sau de pe suprafaa de lucru. Dupa ce alegei cum s pornii programul Access, trebuie s decidei dac dorii s creai o baz de date nou sau s deschidei una existent. Cnd deschidei Access din meniul Start, facei aceast alegere din interiorul programului Access. Se deschide caseta de dialog Getting Started with Microsoft Office Access 2007 (Nou!) (primii pai cu Microsoft Office Access 2007), afind abloane i baze de date deschise recent. Cnd creati sau deschideti o baza de date Access 2007, vedeti: Panglica, Bara de instrumente pentru acces rapid, butonul Microsoft Office,Panoul de Navigare

Getting Started with Microsoft Office Access 2007

Utilizarea caracteristicii Ribbon(panglic)

Caracteristica Ribbon este o nou nfiare a lui Office 2007. Aceasta nlocuiete meniurile, barele cu instrumente i majoritatea panourilor cu sarcini din Office 2003.

Panglica (ribbon) se afl n partea de sus a ferestrei document i este compus din butoane-rubrici care sunt organizate n funcie de sarcin sau de obiecte. Elementele de control de pe fiecare buton-rubric sunt organizate n grupuri sau sub-sarcini. Elementele de control, sau butoanele de comand, din fiecare grup execut o comand sau afieaz un meniu de comenzi sau o galerie derulant.

Ribbon(panglic)

Tipuri de Butoane-rubrici
Office include n panglic trei tipuri de butoane- rubrici. Primul tip se numete buton rubric standard - ca de exemplu: Pornire, Creare, Date externe, instrumente baza de date i Add-lns (module add-in) pe care le vedei de fiecare dat cnd lansai Office. Al doilea tip sunt butoanele-rubric contextuale - ca de exemplu Table Tools (instrumente tabel), Drawing (desenare)) - care apar numai cnd sunt necesare, pe baza tipului de operaie pe care l efectuai. Office recunoate aciunile dumneavoastr i furnizeaz setul adecvat de butoane rubrici i instrumente pentru a le folosi atunci cnd avei nevoie. Al treilea tip se numete buton-rubric program - ca de exemplu Print Preview (previzualizare nainte de tiprire) care nlocuiete setul standard de butoane - rubric atunci cnd trecei la anumite vederi sau moduri.

Butoane rubrica standard

Butoane rubrica contextuale

Extensiile de Fisier Access

Extensie de fisier .accdb .accdt .accde Formatul de fisier Office Access Formatul de fisier Access 2007,Inlocuieste extensia .mdb Format de fisier pentru sabloanele de baze de date Access Database Format de fisier folosit m odul numai executie Puteti doar sa modificati codul VBA , nu sa-l modificati

TABELE ACCESS - TABLES

Tabelul este obiectul central al bazei de date destinat stocrii datelor cu privire la un anumit subiect. Un tabel se identific printr-un nume ce este unic n cadrul unei baze de date. Numele unui tabel poate conine spaii, dar nu poate depi 64 caractere alfanumerice. Informaiile sunt stocate n tabel sub form bidimensional: pe linii fiind informaii despre unitile subiectului, iar pe coloane atributele, caracteristicile acestora.

 Tabelul conine referiri la dou categorii de informaii: structur i date. A crea un tabel nseamn deci a defini structura acestuia i al umple cu date. Structura tabelului cuprinde informaii despre numrul, tipul de date i proprietile cmpurilor, cmpurile cheii primare, cmpurile indexate i tipul indexrii. Proprietile se stabilesc nc din etapa de proiectare a structurii tabelului. Acestea se pot vizualiza n fereastra pentru proprieti.

 Exist mai multe posibiliti de CREARE a unui tabel de ctre utilizator: vDefinirea structurii tabelului, a cmpurilor, a tipurilor de date, a proprietilor, a cheii primare i umplerea cu date se face de utilizator mod liber de proiectare; vAdaptarea dup necesiti a unui tabel predefinit cu programul Table Wizard (vrjitorul pentru tabele); vCopierea unui tabel dintr-o alt baz de date; vImportarea datelor; vAtaarea unor tabele definite ntr-o alt baz de date Access;

Crearea tabelelor in modul Design View Stabilirea Tipurilor de date

Intr-un tabel, datele sunt organizate pe linii (records nregistrri) i coloane (fields - cmpuri) pentru a facilita citirea acestora. Intersecia unei linii cu o coloan este practic locul unde se introduc efectiv datele. Toate datele de pe o coloan se refer la aceeai caracteristic, atribut al entitilor tabelului i prin urmare trebuie s fie de acelai tip. Tipul unui cmp (coloan) este dat de tipul datelor ce se vor introduce n acea coloan i se atribuie acestuia nc de la crearea structurii tabelului.

Modul VIZUALIZARE PROIECTARE (DESIGN VIEW)

Crearea tabelelor in modul DESIGN VIEW presupune parcurgerea a doua etape: A. Definirea structuri tabelului B. Inserarea datelor in tabele si efectuarea operatiilor cu aceste date

A. Definirea structuri tabelului presupune efectuarea urmatoarelor operatii:

a. Stabilirea numelui campurilor b. Definirea tipului de data pentru fiecare camp in parte c. Realizarea unei scurte descrieri a campului d. Stabilirea proprietatilor campurilor (general, lookup) e. Alegerea campului cheie principala f. Salvarea tabelului

Crearea tabelelor in modul design

a. Stabilirea numelui campurilor

Numele cmpului (Field Name) trebuie s respecte urmtoarele reguli: poate s conin litere (majuscule sau minuscule), cifre i caractere speciale; poate s conin maximum 64 de caractere; este interzis utilizarea caracterelor: punct (.), semnul exclamrii (!), parantezele drepte ([]); numele cmpului nu poate s nceap cu un spaiu!!!

n formarea numelui cmpului se recomand: s nu se utilizeze caracterul spaiu; pentru mbuntirea lizibilitii numelui se poate nlocui spaiul cu caracterul de subliniere ( _ ) sau se pot utiliza litere majuscule i minuscule n acelai nume; reducerea lungimii numelui cmpurilor pentru a conserva resursele sistemului i pentru a scuti utilizatorul de introduceri lungi atunci cnd se fac referiri la numele cmpului.

b. Tipurile de date
Tipul de date al cmpului (Data Type); utilizatorul are la dispoziie zece tipuri de date de baz, pentru unele dintre ele fiind disponibile subtipuri de date, n funcie de necesiti; SUBTIPURILE se configureaz n zona de jos a ferestrei (seciunea General).

Tipurile de date

 Text: - admite text sau combinatii de text si numere precum si numere ce nu necesita calcule (de ex: nr de telefon) este limitat la un ir de maxim 255 caractere acceptnd i semnele de punctuaie; Un cmp de acest tip poate s conin practic orice caracter.

Memo: - este asemntor tipului text cu deosebirea c lungimea irului de caractere este aproape nelimitat; Este un tip de date alfanumeric (poate conine orice caracter), n lungime maxima de 65535 caractere.

Number: - admite date numerice folosite in calcule matematice. Permite introducererea unui numr ntreg sau n virgul mobil admind 7 subtipuri:
Byte(Octet): - valori ntregi cuprinse ntre 0 i 255. Se folosete atunci cnd spaiul de pe disk este limitat, astfel nct fiecare valoare ocup un octet de memorie; Integer(intreg): - numere ntregi cuprinse ntre 32768 i +32767. Fiecare valoare ocup pe disk 2 octei; Long Integer(intreg lung): - Numere ntregi cuprinse ntre 2147483648 i + 2147483647. Fiecare valoare introdus ocup pe disk 4 octei; 10 Single(simpla precizie): - Aproape toate numerele n virgul mobil cu pn la 7 zecimale. Ocup 4 octei; Double(dubla precizie): - Numere n virgul mobil cu pn la 15 zecimale. Ocup 8 octei i se folosete atunci cnd datele sunt implicate n calcule ce solicit precizie; Replication ID: - un numr special folosit pentru a identifica n mod unic obiectele unei baze de date. Fiecare valoare ocup 16 bytes. Tip de date GUID (Global unique identifier) Exemplu de valoare GUID: {E0DC2C27-EDE8-412A-B1C4- AF69021A1365} Decimal - se utilizeaz n calculul monetar, cu avantajul c elimin erorile de rotunjire atunci cnd se lucreaz cu valori fracionare, putnd reprezenta n mod precis pn la 28 de poziii zecimale. Ocup 12 bytes i precizie (proprietatea Precision) maxim de 28.

Number

Date/Time: - admite valori ale datei si orei pentru anii 100 - 9999 . Un calendar automat pentru alegererea datelor apare in apropierea unui nou camp de date (NOU) Formatele de afiare se stabilesc n proprietatea Format. Ocup 8 bytes. Permite introducerea datei si orei in unul din cele 7 subtipuri:
General Date: - stocheaz data i ora. Este o combinaie de Short Date i Long Date i depinde de modul n care aceste sumtipuri au fast definite n caseta de dialog Regional Setting Properties a sistemului Windows; Short Date: - este modul n care data calendaristic este definit n Windows. (03/04/2004); Long Date: - este modul n care data calendaristic este definit n Windows. (Sunday, April, 2004); Medium Date: 04-April-2004; Long Time: - Asemntor formatului n care este definit ora n Regional Settings Properties a sistemului Windows. (2:55:12 PM); Medium Time: 2:55 PM; Short Time: 14:55.

Date/time

Moneda (Currency)
Admite 7 subtipuri, fiecare valoare ocup 8 bytes:
General Number: - afieaz numerele n forma n care au fast introduse; Currency: - folosete virgula ca separator ntre ordinele de mrime i afieaz cel puin dou zecimale; Fixed: - afieaz cel puin o cifr a unitilor i un numr definit de zecimale; Standard: - folosete virgula ca separator al ordinelor de mrime i cel puin dou zecimale; Percent: - nmulete valoarea introdus cu 100 i adaug semnul %; Scientific: - folosete notaia tiinific pentru exprimarea numerelor. 3.46E+3 pentru 346000.

Moneda (Currency)

 Autonumber: - un numr ntreg care este incrementat n mod automat pe msur ce sunt introduse noi nregistrri n tabel. Sunt admise toate cele 7 subtipuri ale datelor de tip numeric - Number; Campurile de tip autonumerotare nu pot fi modificate!!! Ocup 4 bytes(daca se alege proprietatea Long Integer) sau16 bytes(daca se alege ID Reproducere) Yes/No: - admite date de tip logic pentru a stoca valori simple de tipul: Adevarat/Fals=True/False,Activ/Inactiv=On/OFF, Da/Nu=Yes/No; OLE Object: - admite un obiect precum o foaie de calcul tabelar Excel legata sau inglobata intr-un tabel Access, admite obiecte din alte aplicatii a Office

 Attachement- admite imagini digitale si orice tipuri de fisiere binare

Hiperlink: - o referin la un document extern, care, atunci cnd este selectat deschide documentul respectiv n modul de afiare corespunztor. Deasemenea furnizeaza acces cu un singur clic pe butonul mouse-ului la pagini Web sau la fisiere. Se pot crea legaturi la Obiectele Access stocate intr-o baza e date.

 Look-ap wizard: O aplicatie expert care va ajuta sa creati un camp ale carui valori sunt selectate din valorile dintr-un alt tabel,interogare, sau lista de valori. Cmpuri ale cror valori vor fi completate automat prin selecia dintr-o list simpl de valori (List Box) sau dintr-o list derulant de valori (Combo Box).

c. Descrierea campului

Descrierea campului (Description) este o proprietate opional, unde utilizatorul poate introduce sub form de iruri de caractere diverse informaii cu privire la cmp.