Realizarea bazelor de date utiliznd Microsoft TIC 4

SC Centrul de Fomare i Perfectionare Perfect Service SA

2009
-1-

BAZE DE DATE NOTIUNI DE BAZ

Utilizarea aplicaiei Access
Concepte generale referitoare la baze de date
Definiia bazei de date n Encyclopedia Britannica baza de date este definit astfel: Prin baz de date se nelege orice colecie de date sau informaii, care este organizat special, n vederea consultrii rapide a datelor de ctre utilizatorul unei aplicaii, care ruleaz pe un calculator. Bazele de date sunt structurate astfel nct s faciliteze memorarea, regsirea, modificarea i tergerea datelor, prin diferite operaii specifice. Bazele de date se pot memora pe disc sau pe band magnetic, pe disc optic sau pe orice alt fel de tip de memorare secundar1. n Britannica Concise Encyclopedia baza de date este definit astfel: Prin baz de date se nelege o colecie de date sau informaii care sunt organizate astfel ca ele s fie cutate i regsite rapid, de obicei, de ctre un calculator2. Organizarea bazei de date n Access prima activitate a utilizatorului const n crearea unei baze de date (fiier de baz de date, care are extensia implicit MDB, prescurtare de la Microsoft DataBase). n acest fiier se memoreaz tot ce se creeaz pentru respectiva baz de date. Tabele

Database: Any collection of data, or information, that is specially organized for rapid search and retrieval by a computer. Databases are structured to facilitate the storage, retrieval, modification, and deletion of data in conjunction with various data-processing operations. Databases can be stored on magnetic disk or tape, optical disk, or some other secondary storage. 2 Database: Collection of data or information organized for rapid search and retrieval, especially by a computer.

-2-

Obiectele cele mai importante, memorate ntr-o baz de date sunt tabelele bazei. n accepiunea programului Access, un tabel este format dintr-un numr de linii (rnduri) i dintr-un numr de coloane. Prima linie a tabelului are un rol special, ea este linia de antet (cap de tabel) a tabelului. Fiecare celul a liniei de antet conine un nume de cmp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele (nregistrrile) tabelului. Fiecrui nume de cmp i este asociat un tip de dat i o dimensiune (lungime), exprimat n octei. Tipul unui cmp stabilete domeniul de valori al cmpului, adic valorile care se pot memora n cmpul respectiv. Astfel, de exemplu, ntr-un cmp tip Text se pot memora pn la 255 caractere (proprietatea FieldSize a cmpului are valoarea maxim 255). ntr-un cmp Number se pot memora valori numerice. Proprietatea FieldSize a cmpului stabilete domeniul de valori permise. Dac, de exemplu, aceast proprietate este configurat cu valoarea Byte, atunci n cmpul respectiv se pot memora numere ntregi din intervalul [0,255].
NumeCmp1 Articolul 1 Articolul 2 ... Articolul m NumeCmp2 ... NumeCmpn

Unui tabel i pot fi adugate nu numai articole noi, ci i cmpuri noi, iar unele cmpuri pot fi desfiinate, adic structura tabelului poate fi modificat. Atenie: n cazul modificrii structurii unui tabel, interogrile, formularele i rapoartele care se bazeaz pe tabelul reproiectat trebuie refcute! Exemplu: Vom considera un tabel care are numele tblMarfa i este destinat gestionrii produselor dintr-un magazin. Tabelul conine urmtoarele cinci nume de cmpuri: MarfaID (un cmp de tip AutoNumber, prin care fiecare articol al tabelului va avea un identificator unic; acest identificator este un numr ntreg generat de programul Access, motiv pentru care utilizatorul nu poate introduce n tabel articole care au acelai identificator); Nume (un cmp de tip text care conine numele unui produs); Cantitate (un cmp numeric care conine cantitatea comandat de la un furnizor din produsul respectiv); PretUnitar (un cmp de tip valoare monetar care conine preul unitar al produsului);

-3-

DataProcurarii (un cmp de tip dat calendaristic care conine data de procurare a produsului).

Acest tabel poate conine urmtoarele cinci articole:

O baz de date poate conine mai multe tabele. Aceste tabele, de regul, sunt tabele asociate (adic ntre ele exist o anumit relaie). Astfel, de exemplu, un prim tabel poate conine informaii referitoare la categoriile de produse existente ntr-un magazin (de exemplu lactate, conserve), un alt tabel poate conine informaii despre produsele propriu-zise (de exemplu cantitatea existent n stoc din fiecare produs), iar un al treilea tabel poate conine informaii referitoare la preul unitar al produselor. Interogri Interogrile servesc la selectarea pe baza anumitor criterii a anumitor articole din tabele3. Articolele selectate pot fi afiate ntr-o ordine stabilit de utilizator. Exist posibilitatea combinrii datelor provenite din mai multe tabele asociate, deci rezultatele interogrii pot fi vizualizate ntr-o singur fereastr. n majoritatea cazurilor, programul Access permite editarea datelor afiate ntr-o interogare; modificrile efectuate vor fi salvate n tabelul, care a furnizat datele. Exemplu: n acest exemplu, interogarea avnd numele qryMarfa selecteaz articolele tabelului tblMarfa, care au fost procurate n data de 21 decembrie 1998. Articolele astfel selectate sunt sortate cresctor n funcie de preul unitar al produsului.

Se menioneaz c o interogare poate s selecteze anumite articole din cele livrate de o alt interogare (o interogare se bazeaz pe un tabel sau pe o alt interogare).

-4-

Formulare Formularele servesc n primul rnd pentru a facilita introducerea articolelor unui tabel, cu ajutorul unui ablon vizibil pe ecran. Folosindu-le, este posibil i navigarea ntre articolele deja introduse i editarea articolelor. Formularele pot afia cte un singur articol odat, astfel c introducerea de valori n cmpurile articolului afiat va fi foarte simpl i sigur. Formularele pot afia articolele n ordinea definit de utilizator i permit selectarea numai a articolelor, care ndeplinesc anumite criterii. Programul Access realizeaz o nlnuire ntre formular i tabel: informaia tastat n formular va fi memorat n tabelul aferent formularului. Exist posibilitatea utilizrii unui singur formular pentru a introduce articole, simultan, n mai multe tabele. Formularele sunt nzestrate cu o bar de instrumente, prevzut cu butoane de comand pentru parcurgerea articolelor deja introduse, precum i cu un buton pentru introducerea unui articol nou. Pe bar se afieaz numrul articolului actual precum i numrul total de articole. Exemplu: Pentru a introduce articole n tabelul tblMarfa prezentat anterior se poate utiliza urmtorul formular:

Rapoarte Rapoartele servesc la extragerea datelor din tabele i interogri i la trimiterea lor la imprimant, sau n vederea afirii pe ecranul monitorului. -5-

Articolele imprimate pot fi grupate i sortate. Rapoartele pot conine antete i subsoluri de pagin (afiate la nceputul i la sfritul fiecrei pagini, n care pot fi introduse, de exemplu, nume de cmpuri, numrul paginii curente) precum i un antet i un subsol de raport (afiate pe prima, respectiv ultima pagin a raportului, n care se poate include, de exemplu, sigla unei instituii sau un rezumat al tuturor datelor, ca sum a valorilor dintr-un cmp specificat).

Exemplu: Raportul corespunztor tabelului tblMarfa poate avea aspectul alturat. n subsolul raportului a fost inclus un control tip etichet i o cutie text. Eticheta conine textul: Valoarea totala = n cutia text a fost introdus o formul de tipul: = Sum( [Cantitate] * [PretUnitar]) prin care se calculeaz valoarea total a produselor.

Cheia primar Puterea sistemelor care gestioneaz baze de date relaionale const n faptul c, n astfel de sisteme, este posibil cutarea i prelucrarea simultan a informaiilor care sunt memorate n mai multe tabele distincte, prin intermediul diferitelor interogri, formulare i rapoarte. Pentru realizarea tratrii simultane a informaiilor provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie s aib cel puin un cmp (sau un numr de cmpuri) care s conin o valoare unic pentru fiecare articol din tabel. Astfel, prin coninutul acestui cmp fiecare articol memorat n tabel poate fi identificat n mod unic. Informaia -6-

memorat n cmpul respectiv este denumit valoarea cheii primare (sau valoarea cheii principale), iar despre cmp se spune c are atributul de cheie primar a tabelului. Dup ce utilizatorul desemneaz cmpul care va avea atributul de cheie primar a tabelului, programul Access va supraveghea permanent informaia care se introduce n cmpul respectiv. Astfel, n cazul n care utilizatorul introduce ntr-un cmp care are atributul de cheie primar o valoare care deja a fost utilizat sau nu introduce nici o informaie ntr-un astfel de cmp, programul Access sesizeaz imediat aceast greeal i emite un mesaj de eroare, cernd remedierea erorii. Atributul de cheie primar de regul se atribuie unui cmp care are tipul AutoNumber, deoarece informaiile coninute n acest cmp sunt generate de programul Access: pentru fiecare articol nou se va genera automat un nou numr de identificare. Dac ntr-un tabel exist un anumit cmp (de exemplu, de tip text sau de tip numeric), care ntotdeauna conine valori unice, atunci cmpul respectiv poate avea atributul de cheie primar. S presupunem c ntr-un tabel cu evidena populaiei exist un cmp, n care se memoreaz codul numeric personal (CNP) al unei persoane. Cmpul respectiv poate avea atributul de cheie primar, deoarece nu exist dou persoane care au acelai CNP. Cmpul care conine informaii referitoare la numele persoanei nu ar fi convenabil pentru atributul de cheie primar a tabelului, deoarece pot exista dou persoane cu nume identice. n situaiile n care ntr-un tabel nu poate fi gsit un cmp, care s conin ntotdeauna valori unice, atributul de cheie primar poate fi asociat la dou sau la mai multe cmpuri, prin care se poate realiza identificarea unic a articolelor. ntr-un tabel de eviden a populaiei, asocierea atributului de cheie primar pentru cmpurile referitoare la nume, data de natere i domiciliu (probabil, dar nu tocmai fiabil) ar putea fi suficiente pentru identificarea unui articol din tabel. Indexarea Un cmp al unui tabel este "indexat" atunci, cnd se cere ca programul Access s ataeze cmpului respectiv anumite tabele interne, prin care se realizeaz accelerarea cutrilor, sortrilor, gruprilor i filtrrilor de articole. Exemplu: S considerm un tabel care conine informaii referitoare la angajaii unei instituii, avnd structura urmtoare: AngajatID (de tip AutoNumber); NumeDeFamilie (de tip Text); Prenume (de tip Text); Salar (de tip Number, Long Integer).

-7-

Tabelul conine 5 articole:

AngajatID 1 2 3 4 5 NumeDeFamilie Ionescu Constantinescu Vasilescu Rdulescu Dumitrescu Prenume Vasile Maria Petre Rodica Carmen Salar 1200000 1300000 1500000 1000000 1400000

Dac se cere indexarea n ordine cresctoare a cmpului NumeDeFamilie, atunci programul Access va crea un tabel intern cu 5 intrri, de forma urmtoare:
1 2 3 4 5 AngajatID 2 5 1 4 3 NumeDeFamilie Constantinescu Dumitrescu Ionescu Rdulescu Vasilescu

Prin indexarea cmpului NumeDeFamilie cutrile, sortrile, gruprile i filtrrile referitoare la numele de familie al angajailor vor fi foarte rapide. ntr-un tabel pot fi indexate mai multe cmpuri. Astfel, de exemplu, se poate cere crearea unui prim index referitor la nume de familie, al doilea index referitor la prenume i un al treilea index referitor la salariu. Indecii sunt creai cnd se salveaz tabelul. Adugarea sau tergerea indecilor afereni unui cmp pot fi realizate oricnd, prin modificarea proprietii Indexed. Ori de cte ori se adaug sau se terg articole din tabel sau se modific coninutul anumitor articole, indecii vor fi actualizai automat. Indexarea simultan a mai multor cmpuri poate fi ns i dezavantajoas, deoarece actualizarea unui tabel de mare dimensiune va fi costisitoare n timp. n general, un cmp al unui tabel este indexat atunci, cnd: cmpul este folosit cu mare frecven n operaiilor de sortare, cutare, filtrare i grupare; valorile introduse n cmpul respectiv aparin unui domeniu extins. Tabele asociate ntr-o baz de date Proiectarea eficient a unei baze de date implic separarea datelor n mai multe tabele, fiecare tabel avnd o tem bine definit. Prin separarea datelor n mai multe tabele, cu teme unice, se evit repetarea informaiei i utilizatrea datelor redondante, astfel c se minimizeaz spaiul necesar memorrii datelor. Datele izolate n tabele distincte, cu teme unice, n momentul prelucrrii lor (cnd se creeaz interogri, formulare i rapoarte), trebuie s fie reunite. n operaia de reunire a tabelelor se va comunica programului Access legturile logice existente ntre tabele. Astfel va fi posibil tratarea simultan a -8-

informaiilor, care provin din mai multe tabele. Primul pas n reunirea informaiilor provenite din mai multe tabele const n definirea relaiilor ntre tabelele bazei de date. Dup ce au fost definite aceste relaii, se poate trece la pasul urmtor, n care se creeaz obiecte: interogri, formulare i rapoarte. Aceste obiecte permit afiarea simultan a informaiilor provenite din mai multe tabele izolate. n unele programe mai vechi de gestiune a bazelor de date relaiile ntre tabele au existat numai n mintea programatorului, ele nu au fost declarate concret n program. Programul Access fiind un program care prelucreaz baze de date relaionale pune la dispoziia utilizatorului metode concrete, prin care pot fi stabilite relaii ntre tabele, astfel c devine posibil supervizarea i analiza simultan a informaiilor. n marea majoritate a cazurilor ntre dou tabele ale unei baze de date se stabilesc relaii de tipul "de la unu la mai muli". Exist i alte tipuri de relaii: "de la mai muli la mai muli" i "unu la unu". Relaia de tipul "de la unu la mai muli" S presupunem c o unitate comercial dorete pstrarea informaiilor referitoare la activitatea societii. Tabelul care urmeaz s fie proiectat ar trebui s conine dou categorii de informaii: informaii despre clieni (numele, adresa i telefonul clienilor); informaii despre tranzacii (data i valoarea comenzilor). O prim variant de altfel eronat ar fi crearea unui singur tabel, care s conin toate datele referitoare la activitate. Acest tabel ar avea urmtoarele apte cmpuri: ActID, identificatorul activitii, de tip AutoNumber, cheie primar a tabelului, prin care se identific n mod unic fiecare articol din tabel; NumeClient, de tip text, care conine numele clientului; AdresaClient, de tip text, care conine adresa clientului; TelefonClient, de tip Number de dimensiune Long Integer, care conine numrul de telefon al clientului; DataComenzii, de tip Date/Time, care conine data efectrii comenzii; ValoareaComenzii, de tip Number de dimensiune Long Integer, care conine valoarea comenzii. Tabelul astfel proiectat, n care au fost introduse 6 articole, ar putea s aib aspectul urmtor:
ActID 1 2 3 4 Nume Client Popescu Ionescu Anton Popescu Adresa Client Cluj Dej Gherla Cluj Telefon Client 123456 468579 579680 123456 Data Comenzii 08/31/02 09/01/02 09/01/02 09/01/02 Valoarea Comenzii 1000000 2000000 1400000 3000000

-9-

ActID 5 6

Nume Client Anton Popescu

Adresa Client Gherla Cluj

Telefon Client 579690 123456

Data Comenzii 10/01/02 10/01/02

Valoarea Comenzii 4500000 1300000

n aceste condiii, pentru un client cu care se fac tranzacii de mai multe ori, aceeai informaie (nume, adresa, numr de telefon) trebuie introdus de mai multe ori. n afar de faptul, c la reintroduceri repetate pot apare erori, datele referitoare la un client se pot modifica (de exemplu schimbare de adres, numr de telefon). n cazul modificrii datelor referitoare la un client tabelul ntreg, pe nivel de articol, trebuie actualizat. O metod mult mai bun este alctuirea a dou tabele separate, prin care se evit repetarea informaiei. Primul tabel avnd numele tblClienti conine informaii despre clieni. Acest tabel are patru cmpuri: ClientID (identificatorul clientului, de tip AutoNumber, cheie primar); NumeClient (de tip text); AdresaClient (de tip text); TelefonClient(de tip Number, de dimensiune Long Integer). Tabelul conine urmtoarele 3 articole:
ClientID 1 2 3 Nume Client Popescu Ionescu Anton Adresa Client Cluj Dej Gherla Telefon Client 123456 468579 579680

Tabelul al doilea, avnd numele tblComenzi, conine informaii despre comenzi. Acest tabel are patru cmpuri: ComandaID (identificatorul comenzii, de tip AutoNumber, cheie primar); ClientID (de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer); DataComenzii (de tip Date/Time); ValoareaComenzii (de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer). n acest tabel, cmpul ClientID nu mai este o cheie primar, ci servete la identificarea clientului cu care s-a fcut tranzacia respectiv (adic indicele aferent clientului n tabelul tblClienti). Valorile introduse n acest cmp pot apare de mai multe ori (nu mai sunt valori unice): n cazul n care cu acelai client s-au fcut mai multe tranzacii, acelai identificator de client va apare de mai

- 10 -

multe ori n cmpul ClientID. Acest cmp este denumit cheia strin a tabelului tblComenzi. n cazul nostru, identificatorul clientului Popescu, avnd valoarea 1, apare att n linia 1, ct i n liniile 4 i 6, deoarece cu acest client s-au fcut trei tranzacii. Identificatorul clientului Ionescu, avnd valoarea 2, apare o singur dat, n linia 2, deoarece cu acest client s-a efectuat o singur tranzacie. Identificatorul clientului Anton, avnd valoarea 3, apare att n linia 3, ct i n linia 5, deoarece cu acest client s-au fcut dou tranzacii. Schema relaiei este cea din figura alturat. Vorbind mai general, o cheie strin a unui tabel este un cmp care asociaz (leag) articolul actual al tabelului respectiv cu cheia primar a unui alt tabel. Tabelul tblComenzi va conine urmtoarele 6 articole:
ComandaID 1 2 3 4 5 6 ClientID 1 2 3 1 3 1 Data Comenzii 08/31/02 09/01/02 09/01/02 09/01/02 10/01/02 10/01/02 Valoarea Comenzii 1000000 2000000 1400000 3000000 4500000 1300000

ntre tabelele tblClienti i tblComenzi s-a realizat o relaie "de la unu la mai muli": unui articol oarecare din tblClienti pot s-i corespund mai multe articole din tabelul tblComenzi (adic un client poate s fac mai multe comenzi), dar un articol oarecare din tblComenzi este asociat numai la un singur articol din tblClienti (adic aceeai comand nu poate fi dat simultan de mai muli clieni). Aceast relaie poate fi reprezentat prin figura alturat.

ntr-un context mai general, ntr-o relaie de tipul "de la unu la mai muli" (one-to-many), un articol din tabelul A poate avea mai multe articole asociate n tabelul B, dar un articol din tabelului B poate avea un singur articol asociat n tabelul A (tabelul A se afl n partea "unu" a relaiei, iar tabelul B n partea "mai muli" a relaiei). Tabelul A este denumit tabel primar, iar tabelul B este denumit tabel asociat. Relaia de tip "de la unu la mai muli" este relaia utilizat cel mai frecvent n gestiunea bazelor de date. Relaia de tipul "de la mai muli la mai muli" - 11 -

ntr-o relaie de tipul "de la mai muli la mai muli" (many-to-many), un articol din tabelul A poate avea mai multe articole asociate n tabelul B, i un articol din tabelul B poate avea mai multe articole asociate n tabelul A. Acest tip de relaie poate fi reprezentat numai atunci cnd se definete i un al treilea tabel C, denumit tabel de jonciune. Rolul acestui tabel este spargerea relaiei "de la mai muli la mai muli" n dou relaii de tipul "de la unu la mai muli". Fie TabelAID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului A, iar TabelBID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului B. Cheia primar a tabelului A i cheia primar a tabelului B, mpreun, definesc biunivoc o pereche de articole provenite din cele dou tabele. Cheia primar a tabelului de jonciune C va fi format din dou cmpuri, fiecare de tip Number, dimensiune Long Integer. Primul cmp al cheii primare va conine cheia primar a tabelului A, iar cmpul al doilea al cheii primare va conine cheia primar a tabelului B. Aceste cmpuri vor juca i rolul de chei strine corespunztoare tabelelor A i B. Astfel relaia de tipul "de la mai muli la mai muli" este transformat n dou relaii de tipul "de la unu la mai muli": o relaie de tipul "de la unu la mai muli" ntre tabelul A i C i o alt relaie de tipul "de la unu la mai muli" ntre tabelul B i C.

Relaia de tipul "unu la unu" ntr-o relaie de tipul "unu la unu" (one-to-one) fiecare articol din tabelul A poate avea un singur articol asociat n tabelul B i invers, fiecare articol din tabelul B poate avea un singur articol asociat n tabelul A. Acest tip de relaie este utilizat destul de rar, deoarece informaiile asociate n acest fel, de fapt pot fi memorate n acelai tabel. Relaia de tipul "unu la unu" este utilizat n urmtoarele cazuri: numrul cmpurilor fiind foarte mare4 se dorete divizarea tabelului n mai multe subtabele; se dorete izolarea unor cmpuri ale unui tabel, din motive de siguran; cmpurile care se izoleaz se vor memora ntr-un alt tabel. Dou tabele se pot pune n relaia "unu la unu" dac cele dou tabele folosesc aceeai cheie primar (adic domeiul de valori ale cheilor primare coincid) i cheile respective sunt puse n coresponden (sunt asociate).
4

ntr-un tabel Access numrul maxim de cmpuri este limitat la 255.

- 12 -

Exemplu: Tabelul tblInfo1 conine un set de date despre judee. Cmpurile acestui tabel sunt: JudetID, de tip Text de lungime 2 (identificator de jude, de exemplu BH, CJ, SJ, cheia primar a tabelului); NumeJudet, de tip Text, dimensiune 50; NumarOrase, de tip Number, dimensiune Integer; NumarComune, de tip Number, dimensiune Integer. Tabelul tblInfo2 conine un alt set de date despre judee. Cmpurile acestui tabel sunt: JudetID, de tip Text de dimensiune 2 (identificator de jude, cheia primar a tabelului); Suprafata, de tip Number, dimensiune Single; Populatia, de tip Number, dimensiune Single (exprimat n mii de locuitori). Tabelele sunt asociate prin intermediul cheilor primare JudetID. Articolele tabelului tblInfo1 sunt:
JudetID BH CJ SJ NumeJudet Bihor Cluj Salaj NumarOrase 9 6 4 NumarComune 86 74 55

Articolele tabelului tblInfo2 sunt:

JudetID BH CJ SJ Suprafata 7544 6674 3864 Populatia 620 720 256

Restricii referitoare la legturile ntre tabele Fereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date Relationships este prevzut i cu o caset de selectare etichetat cu Enforce Referential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul de asociere predefinit. Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritii refereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndeplinite urmtoarele trei condiii: cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul de cheie primar (sau are un index unic); - 13 -

cmpurile puse n coresponden au acelai tip5; att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz de date. n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asigura urmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access: n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numai valorile, care aparin mulimii de valori a cheii primare din tabelul primar. Se permite, ns, introducerea unei valori nule n cmpul cheie strin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii din cheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunci articolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel, de exemplu, dac cheia primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunci introducerea valorii 5 n cheia strin va declana o eroare (necompletarea cheii strine ns nu va cauza nici o eroare). n cazul nerespectrii acestei reguli programul Access va afia o fereastr de eroare. Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge sau modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totui ncearc efectuarea acestei operaii, atunci programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va permite tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta caseta de selectare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate). Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modifice valoarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va permite editarea valorii memorate n cheia primar i actualizarea automat, n cascad, a valorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se va selecta caseta de selectare Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a cmpurilor asociate). Se menioneaz faptul, c n cazul n care cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu poate s modifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece numai programul Access poate gestiona valorile memorate n cheia primar).

Primii pai cu programul Access

5

Excepie: un cmp de tip AutoNumber poate fi asociat cu un cmp de tip Number, de dimensiune Long Integer (dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietii Field Size).

- 14 -

Lansarea n execuie i nchiderea programului Access Pentru lansarea n execuie a programului Access, prima dat se va aciona butonul de comand Start, se va indica comanda All Programs, i n continuare se va aplica un clic pe linia de comand Microsoft Access. Pentru a nchide programul Access din meniul File se va da comanda Exit (Close) situat n colul sau se va aplica un clic pe butonul de comand dreapta sus al feresterei Microsoft Access. Deschiderea unei baze de date care a fost creat anterior Pentru deschiderea unei baze de date, salvat anterior, din meniul File se va da comanda Open. n fereastra de dialog afiat se va specifica: unitatea i dosarul n care a fost salvat baza de date (prin deschiderea listei combinate Look in);

numele bazei de date care se deschide (prin cutia text File name);

tipul (formatul) bazei de date care se deschide (prin lista combinat Files of type):

Pentru deschiderea bazei de date specificate se va aciona butonul de comand Open. La un moment dat, se pot deschide mai multe baze de date, prin lansarea multipl a comenzilor Open sau New. Crearea unei baze de date noi Pentru crearea unei baze de date noi, din meniul File se va da comanda New. n urma acestei aciuni, lng marginea din dreapta a ecranului se afieaz panoul de activitate (taskbar), n care se va efectua un clic pe comanda (Blank Database, baz de date necompletat). Se afieaz fereastra de dialog etichetat cu File New Database specializat n crearea bazelor de date noi. Cu ajutorul listei combinate Save in (salvare n) se specific unitatea i dosarul n care se va crea baza de date:

- 15 -

Numele bazei de date care se creeaz se stabilete cu ajutorul cutiei text File name (nume fiier). Numele implicit al bazei de date noi este db1.mdb.

Tipul bazei de date se selecteaz din lista combinat Save as type (tipul implicit este Microsoft Access Databases, de extensie mdb).

Crearea efectiv a bazei de date noi se realizeaz prin efectuarea unui clic pe butonul de comand Create (creare). Salvarea unei baze de date Cnd se creeaz o baz de date, ea este salvat automat cnd i se stabilete numele. Dup fiecare modificare a structurii unui tabel, formular sau a unui alt obiect, programul Access nu permite nchiderea obiectului sau a bazei de date fr lansarea n execuie a operaiei de salvare. Astfel, pe ecran se va afia ntotdeauna o fereastr de avertisment care cere confirmarea utilizatorului privind efectuarea operaiei de salvare. Pentru realizarea operaiei de salvare se d comanda Yes. n marea majoritate a cazurilor (de exemplu n procesul de introducere a noilor articole ntr-un tabel) modificrile se salveaz automat. Acesta este motivul pentru care comenzile de salvare Save i Save As (meniul File) sunt aproape tot timpul dezactivate. Utilizarea ajutorului Programul Access este prevzut cu un sistem de ajutor foarte detaliat. Acest ajutor poate fi afiat prin meniul Help, cu ajutorul comenzilor Microsoft Access Help (tasta de comenzi rapide F1) sau Show the Office Assistant (afiarea asistentului Office). Dac se d prima comand, atunci se afieaz imaginea asistentului (de exemplu o agraf animat) i o cutie text n care se formuleaz o ntrebare. Cutarea informaiilor referitoare la ntrebarea formulat se realizeaz prin acionarea butonului Search. Dac se d comanda a doua, atunci se afieaz imaginea asistentului. Dac se - 16 -

efectueaz un clic pe asistent, atunci apare i cutia test corespunztoare asistentului n care se va tasta ntrebarea i se va lansa n execuie procesul de cutare. Ascunderea asistentului se realizeaz prin comanda Hide the Office Assistant a meniului Help. nchiderea unei baze de date Pentru nchiderea unei baze de date se pot utiliza mai multe metode: din meniul File se d comanda Close (nchidere); n fereastra de baze de date Database se efectueaz un clic pe butonul Close , care este situat n colul dreapta sus al ferestrei; , situat se efectueaz un clic pe simbolul grafic al meniului control n colul stnga sus al ferestrei bazei de date i din meniul afiat se alege comanda Close; se efectueaz un dublu clic pe simbolul grafic al meniului control; se acioneaz combinaia de taste CTRL + F4; se acioneaz combinaia de taste CTRL + W.

Modurile de vizualizare pentru un tabel, o interogare, un formular sau un raport Fiind deschis un tabel, o interogare, un formular sau un raport, modurile de vizualizae ale obiectului respectiv se pot selecta prin comenzile meniului View.
Obiect Tabel Interogare Modurile de vizualizare Design View (modul de vizualizare tip proiect) Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date) Design View (modul de vizualizare tip proiect) SQL View (vizualizarea instruciunii SQL corespunztoare interogrii) Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date) Design View (modul de vizualizare tip proiect) Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date) Design View (modul de vizualizare tip proiect) Print Preview (modul de vizualizare nainte de imprimare)

Formular Raport

Afiarea/ascunderea barelor de instrumente Barele de instrumente ale programului Access se pot afia/ascunde, n funcie de preferinele utilizatorului. n acest scop, din meniul View se indic submeniul Toolbars; n urma acestei aciuni se afieaz un meniu cu numele barelor de instrumente accesibile programului de gestiune a bazelor de date. Numele barelor afiate pe ecran sunt precedate de caractere de - 17 -

"bifare". Pentru a afia o bar de instrumente, neafiat nc, se va efectua un clic pe numele barei dorite. Pentru a ascunde o bar, deja afiat, de asemenea se va aplica un clic pe numele barei respective. n exemplul alturat sunt afiate barele de instrumente Table Datasheet i Web.

Tabele
Operaiile principale
Crearea i salvarea unui tabel Dac este cazul, se cupleaz n fereastra bazei de date Database. Se menioneaz faptul c, prin acionarea tastei F11, din orice fereastr se poate trece n fereastra bazei de date. n fereastra bazei de date Database se efectueaz un clic pe butonul (Tables) iar n fereastra afiat se execut un dublu clic pe nscripia Create table in Design View (crearea tabelului n modul de vizualizare tip proiect). n urma acestei aciuni se afieaz fereastra de proiectare a tabelului.

n bara de titlu a ferestrei apare numele implicit al tabelului (Table1). Fereastra are trei coloane: Field Name (numele cmpului); Data Type (tipul datei); Description (descriere). - 18 -

n partea inferioar a ferestrei de dialog apare o subfereastr etichetat cu Field Properties (proprietile cmpului). n colul dreapta jos al ferestrei se afieaz un ajutor, care se adapteaz la situaia actual. Cursorul de text (liniua vertical sclipitoare) apare n celula din colul din stnga sus, n prima celul liber a coloanei Field Name. n prima celul liber a coloanei Field Name se tasteaz numele cmpului. Lungimea maxim a unui nume de cmp este 64 de caractere. Pot fi utilizate litere (minuscule, majuscule, ntre care nu se face distincie n prelucrare), cifre, spaii i diferite caractere speciale, cu excepia punctului (.), semnului de exclamare (!), accentului grav (`) i parantezelor ptrate ([ ]). Dup introducerea numelui cmpului se trece n coloana Data Type (prin tasta TAB sau printr-un clic). n momentul n care se ajunge n coloana Data Type, coninutul celulei se transform n tipul implicit de date Text. n partea din dreapta a celulei apare un buton (sgeat jos), care indic existena unei liste combinate. Dac nu se dorete folosirea tipului implicit de date Text, atunci printr-un clic aplicat pe buton se deschide lista care conine toate tipurile de date admise de programul Access, dup care printr-un nou clic se selecteaz tipul dorit. Tipurile cele mai uzuale sunt: Text, Number (numr), Date/Time (date calendaristice/ore exacte), Currency (moned), AutoNumber (numr automat sau AutoNumerotare) i Yes/No (da/nu). Dup introducerea tipului de cmp se trece n coloana Description. n coloana Description se introduce o scurt descriere a informaiei care va fi memorat n cmpul actual. Este recomandat completarea celulei de descriere (dei este opional). Dac este cazul, cu ajutorul subferestrei Field Properties se configureaz proprietile cmpului (de obicei se configureaz proprietile Field Size i Format). Dac tabelul trebuie s conin i alte cmpuri, atunci se vor repeta cei patru pai precedeni. Se stabilete cheia primar a tabelului. Valorile depuse ntr-un cmp cu atributul cheie primar permit identificarea unic a articolelor din tabel. n acest scop se efectueaz un clic pe numele cmpului, care va fi cheia primar a tabelului i se acioneaz butonul de comand Primary Key . Variant: din meniul Edit se d comanda Primary Key. n urma acestei aciuni n stnga numelui cmpului respectiv va apare un simbol de cheie. Se salveaz tabelul, prin aplicarea unui clic pe butonul de Save (salvare) . La - 19 -

prima salvare a tabelului se va afia o fereastr de dialog etichetat cu Save As (salvare sub nume). Variant: din meniul File se d comanda Save. n cutia text Table Name se introduce numele tabelului, dup care se d comanda OK. Tabelul astfel salvat nc nu conine nici un articol (a fost salvat doar structura tabelului). Observaii: Pentru introducerea de informaii n tabelul salvat (adic pentru a completa liniile tabelului, n vederea generrii diferitelor articole) se va comuta n modul de vizualizare de tip foaie de date Datasheet (meniul View, comanda Datasheet View). Cnd se lucreaz cu tabele, programul Access pune la dispoziia utilizatorului dou moduri de vizualizare: Design View (tip proiect) i Datasheet View (tip foaie de date). Pentru a comuta ntre modul de vizualizare de tip proiect i modul de vizualizare de tip foaie de date din meniul View (vizualizare) se selecteaz fie comanda Design View (modul de vizualizare tip proiect), fie comanda Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date), n funcie de modul curent de vizualizare. Configurarea proprietii Field Size (dimensiune de cmp). n cazul cmpurilor de tip text, proprietatea Field Size stabilete numrul maxim de caractere care pot fi introduse n cmpul respectiv. Valoarea implicit a acestei proprieti este egal cu 50, iar valoarea maxim este 255. n cazul cmpurilor de tip numr, proprietatea Field Size stabilete domeniul de valori numerice care se pot memora n cmpul respectiv. Aceast proprietate este configurat de obicei cu valorile Byte, Integer, Long Integer, Single i Double. Valoarea implicit este Long Integer. Domeniile corespunztoare acestor valori sunt urmtoarele:
Byte: Integer: Long Integer: Single: Double: Numere ntregi nenegative din intervalul [0 ; 255] Numere ntregi din intervalul [32.768 ; 32.767] Numere ntregi din intervalul [-2.147.483.648 ; 2.147.483.647] Numere cu zecimale, din intervalul [3,4*1038 ; 3,4*1038] Numere cu zecimale, din intervalul [1,7*10308 ; 1,7*10308]

Configurarea proprietii Format (formatare). n cazul datelor de tip numr, dat calendaristic/or i valori monetare, proprietatea Format stabilete modul n care programul Access va afia (formata) informaiile introduse n cmp. Aceast proprietate se refer numai la modul de afiare a datei, nu i la modul de memorare al ei. Formatele de afiare depind de tipul cmpului.

- 20 -

Exemplu: n modul de vizualizare tip proiect, tabelul urmtor, salvat sub numele tblJudet , are aspectul:

Cheia primar a tabelului este cmpul JudetID, de tip Text (n stnga numelui acestui cmp apare un simbol cheie). S presupunem c n acest tabel s-au introdus un numr de articole. n modul de vizualizare de tip foaie de date aspectul tabelului va fi urmtorul:

Adugarea articolelor noi ntr-un tabel n fereastra de baze de date Database se efectueaz un clic pe butonul (Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele tabelului, dup care se d comanda (Open). Tabelul se afieaz n modul de vizualizare tip foaie de date. Se execut un clic pe prima celul goal din prima coloan6. Variant: (New Record). efectuarea unui clic pe butonul de comand Se tasteaz valoarea corespunztoare primului cmp. Pentru a trece la cmpul urmtor se acioneaz tasta TAB sau se efectueaz un clic pe cmpul respectiv. Dup ce a fost introdus valoarea corespunztoare ultimului cmp al articolul, din nou se apas tasta TAB. Cursorul de text se deplaseaz pe primul cmp din linia urmtoare, de unde se poate ncepe introducerea unui articol nou.

Nu se pot introduce articole noi ntre articole create anterior. Articolele noi ntotdeauna apar la sfritul tabelului.

- 21 -

Introducerea direct a articolelor tabelului nu este cea mai bun metod. Mult mai eficient este crearea unui formular specializat n introducerea datelor. Navigare ntre articolele unui tabel Butoanele barei de navigare, situate n partea inferioar a ferestrei de vizualizare tip foaie de date a unui tabel, permit o deplasare rapid ntre articolele tabelului respectiv. Funcia butoanelor din bara de navigare este centralizat n schema de mai jos:

tergerea articolelor unui tabel Tabelul fiind afiat n modul de vizualizare tip foaie de date, se navigheaz la articolul respectiv (sau se efectueaz un clic ntr-o celul arbitrar a articolului). n continuare din meniul Edit se d comanda Delete Record. Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete Record). n urma acestor aciuni se afieaz o fereastr n care se care validarea aciunii de tergere (articolul ters nu poate fi recuperat). Validarea tergerii se realizeaz prin Yes, anularea ei prin No. Adugarea unui cmp nou unui tabel existent Se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip proiect.

Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului, naintea cruia se depune noul cmp. n urma acestei aciuni ntreaga linie va fi selectat (linia va apare n video invers).

- 22 -

Se efectueaz un clic pe butonul Insert Rows . Variant: din meniul Insert se d comanda Rows. n urma acestei aciuni deasupra liniei selectate se creeaz o nou linie. n linia creat se definete numele, tipul i descrierea cmpului creat. Dup ce s-au introdus toate informaiile necesare se va da comanda de salvare a tabelului prin butonul de comand (Save).

tergerea unui cmp dintr-un tabel creat anterior Se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului care se va terge. Se efectueaz un clic pe butonul Delete Rows . Variante: Din meniul Edit se d sau comanda Delete Rows, sau comanda Delete.

Editarea datelor memorate ntr-un cmp al unui articol n fereastra bazei de date Database se efectueaz un clic pe butonul (Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele tabelului, dup (Open). care se d comanda Pentru editarea unei date memorate ntr-un cmp se execut un clic n interiorul celulei aferente cmpului. n locaia respectiv va apare cursorul de text (care are forma unei liniue verticale sclipitoare). Cursorul mouse-ului va avea forma unei litere I. Dac se dorete nlocuirea ntregii valori coninute n celul, atunci se va muta cursorul mouse-ului n partea din stnga a celulei. La . n o poziionare corect, cursorul de mouse va avea forma unui semn plus: acest moment se va executa un clic, i ca urmare, coninutul celulei este selectat automat i este afiat n video invers. Se tasteaz textul care urmeaz s fie inserat. Dac se apas tasta Backspace, atunci se va terge caracterul din stnga cursorului de text. Dac se apas tasta Delete, atunci se va terge caracterul din dreapta cursorului de text. Pentru anularea modificrilor efectuate n cmpul actual se va apsa tasta Esc. Dac se acioneaz din nou tasta Esc, atunci toate modificrile efectuate n articolul actual vor fi anulate. n momentul trecerii la un alt articol programul Access va salva automat toate modificrile efectuate n articolul curent. - 23 -

Utilizarea comenzii Undo n procesul de editare de date de multe ori se fac greeli (de exemplu accidental se terge coninutul unui cmp al unui articol i se trece la un alt articol). Anularea modificrilor eronate poate fi realizat cu ajutorul comenzii Undo (meniul Edit). Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Undo). tergerea unui tabel Un tabel inutil poate fi ters. n acest scop n fereastra bazei de date se (Tables), iar n fereastra afiat se execut efectueaz un clic pe butonul un clic pe numele tabelului respectiv. n continuare, din meniul Edit se d comanda Delete. Variant: se efectueaz un clic pe butonul (Delete, afiat n bara de instrumente a bazei de date). Operaia de tergere trebuie confirmat de utilizator. Pentru confirmarea tergerii tabelului, n fereastr afiat se va aciona butonul de comand Yes. Salvarea i nchiderea unui tabel Un tabel modificat este salvat automat de Access. Exist posibilitatea de a cere salvarea tabelului de ctre utilizator. n acest scop se va efectua un clic pe butonul de comand (Save, afiat n bara de instrumente a programului Access). Variant: n meniul File se d comanda Save. Pentru nchiderea unui tabel se va executa un clic pe butonul Close afiat n colul dreapta sus al ferestrei aferente tabelului. Variant: n meniul File se d comanda Close. ,

Definirea cheilor unui tabel

Definirea cheii primare a unui tabel Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se selecteaz cmpul care se va utiliza pentru cheia primar (sau cmpurile utilizate pentru cheia primar). Pentru selectarea unui singur cmp se va efectua un clic pe selectorul de linie al cmpului respectiv7. Pentru selectarea mai multor cmpuri se aps tasta CTRL

Selectorul de linie aferent unei linii este celula, care este situat n stnga celului care conine numele cmpului. Prin efectuarea unui clic n selectorul de linie, ntreaga linie va fi afiat n video invers.

- 24 -

i tasta fiind inut apsat, se vor efectua clicuri succesive pe selectoarele de linii ale cmpurilor respective. Din meniul Edit se d comanda Primary Key (sau n bara de instrumente de proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic (Primary Key). n stnga numelui cmpului (cmpurilor) va apare un simbol de forma unei chei. S presupunem c a fost definit un tabel nou, n care nici un cmp nu are atributul de cheie primar. n momentul n care utilizatorul lanseaz n execuie comanda de salvare a tabelului, programul Access va afia o fereastr de avertisment. n aceast fereastr se comunic faptul c nu a fost selectat nici un cmp care s aib atributul de cheie primar; un tabel trebuie s aib o cheie primar, deoarece valoarea cheii primare este utilizat n definirea unei relaii, care se va stabili ntre tabelul actual i ntre celelalte tabele ale bazei de date. Programul Access ntreab dac utilizatorul dorete s defineasc n acest moment o cheie primar. Pot fi date trei rspunsuri: Yes - Dac n noul tabel exist un cmp care are tipul AutoNumber, atunci cmpul respectiv va primi automat atributul de cheie primar a tabelului. Dac n noul tabel nu exist un cmp de tip AutoNumber, atunci programul Access creeaz automat un nou cmp (avnd numele ID i tipul AutoNumber), care va obine atributul de cheie primar a tabelului. No - Se salveaz noul tabel fr ca tabelul s fie prevzut cu un cmp care s aib atributul de cheie primar. Nu se recomand crearea de tabele care nu au cheie primar, deoarece un astfel de tabel va fi un tabel "izolat" al bazei de date, deci tabelul respectiv nu poate fi pus ntr-o oarecare relaie cu alte tabele ale bazei de date. Cancel - Se revine automat n modul de afiare de tip proiect, fr ca noul tabel s fie salvat.

ndeprtarea cheii primare Dac cheia primar este deja utilizat ntr-o relaie oarecare, prima dat trebuie tears relaia respectiv (a se vedea paragraful referitor la relaii). Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cheii primare curente (sau pe o celul din linia n care apare simbolul de cheie), dup care din meniul Edit se d comanda Primary Key (sau n bara de unelte de proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic ). n stnga numelui cmpului (cmpurilor) va dispare simbolul de forma unei chei. - 25 -

Crearea unui index asociat unui cmp Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se selecteaz cmpul pentru care se va crea (modifica) un index. n subfereastra de proprieti ale cmpului se efectueaz un clic n coloana de valori ale proprietii Indexed. Se deschide lista de valori ale proprietii. Proprietatea Indexed poate fi configurat cu urmtoarele valori:
Descriere Cmpul nu este indexat. Valoare implicit. Cmpul este indexat i se permite ca dou sau mai multe articole ale tabelului s aib aceeai valoare n cmpul respectiv (adic indexul creat permite introducerea dublurilor). Cmpul este indexat dar nu se permite ca dou articole din tabel s aib aceeai valoare n cmpul respectiv (adic indexul creat nu permite introducerea dublurilor). n cazul introducerii unei dubluri programul Access va afia un mesaj de eroare n care va cere fie modificarea valorii introduse, fie modificarea proprietii Indexed la valoarea No sau Yes (Duplicates OK) .

Valoare No Yes (Duplicates OK)

Yes (No Duplicates)

Pentru eliminarea unui index existent (exceptnd cazul unui cmp care este cheie primar unic) proprietatea Indexed trebuie configurat cu valoarea No. Un index configurat cu valoarea Yes (Duplicates OK) este mult mai puin performant dect un index configurat cu valoarea Yes (No Duplicates). Dac un anumit cmp al unui tabel are atributul de cheie primar (Primary Key), atunci proprietatea Indexed a cmpului respectiv va fi configurat automat la valoarea Yes (No -Duplicates).

Structura unui tabel

Modificarea numelui, tipului i proprietilor unui cmp Dac la un moment dat se constat, c numele, tipul i/sau anumite proprieti ale unui cmp nu mai sunt satisfctoare, toate aceste caracteristici se pot modifica. n acest scop se deschide n modul de vizualizare tip proiect tabelul ale crui caracteristici se vor modifica. Dac se dorete modificarea unui nume de cmp, atunci n coloana Field Name se efectueaz un clic pe numele respectiv i se introduce noul nume. Dac se dorete modificarea tipului unui cmp, atunci se execut un clic pe coloana Data Type corespunztor cmpului i din lista derulant se alege noul tip. n mod analog pot fi modificate informaiile introduse n zona de proprieti ale cmpului (Field Properties).

- 26 -

Consecinele modificrii proprietii Field Size referitoare la dimensiune de cmp n multe cazuri, modificarea proprietii Field Size a unui cmp produce erori. Acest fenomen apare atunci cnd vechea dimensiune de cmp este modificat la una mai mic. Exemple: Lungimea maxim a unui cmp tip Text a fost 50. Ulterior aceast lungime a fost micorat la 25. n aceste condiii caracterele de la 25 n sus se vor trunchia. Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterior aceast lungime a fost modificat la Long Integer. n acest caz zecimalele se vor pierde, deoarece se realizeaz rotunjirea la cel mai apropiat ntreg. Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterior aceast lungime a fost modificat la Integer. n acest caz valorile care nu aparin intervalului [-32.768 ; 32.767] se pierd. Crearea unei reguli de validare pentru un cmp n procesul de introducere a datelor se poate cere ca programul Access s verifice corectitudinea lor i s afieze un mesaj de eroare n cazul n care s-a descoperit o valoare eronat. Pentru a crea o regul de validare asociat unui cmp i a unui mesaj de eroare care se afieaz n cazul datelor invalide se va proceda astfel: Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect i se selecteaz cmpul pentru care se va crea (modifica) o regul de validare. n subfereastra de proprieti corespunztoare cmpului se efectueaz un clic n cutia text a proprietii Validation Rule (regul de validare). n cutia astfel desemnat se introduce o expresie logic, de obicei de tip relaie. Astfel, de exemplu, n cazul unui cmp de tip Number expresia de validare poate fi >= 0, prin care se accept valori mai mari sau egale cu zero. Operatorii de relaie utilizai sunt < (mai mic), <= (mai mic sau egal), = (egal), >= (mai mare sau egal), > (mai mare), <> (diferit). n cutia text a proprietii Validation Text (text de validare) se introduce un mesaj care va fi afiat n momentul, n care expresia de validare (stabilit de proprietatea Validation Rule) returneaz valoarea fals. Astfel, de exemplu, dac regula de validare este configurat cu expresia logic >=0, atunci textul de validare poate fi "Nu introducei - 27 -

valori negative!". n tabelul urmtor sunt date exemple de reguli de validare care se refer la diferite tipuri de date, cu mesajele de eroare corespunztoare:
Tipul datei Text Date/Time Currency Validation Rule >"L" >#12/31/2002# >=80 Validation Text Nume de la litera L n sus (M, N, ...) Introducei date de la 1 ian 2003 Salar cel puin 80 dolari!

Modificarea limii unei coloane a unui tabel Uneori este necesar modificarea limii unei coloane a unui tabel (de exemplu nu se vd datele introduse n unele celule ale coloanei). n aceste condiii se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip foaie de date, printr-un clic aplicat ntr-o celul a coloanei se selecteaz coloana respectiv i din meniul Format se d comanda Column Width. Se afieaz o fereastr de dialog etichetat cu Column Width. n cutia text se tasteaz noua lime a coloanei. Limea coloanei se definete n numr de caractere care se pot introduce n coloana respectiv. Dac se selecteaz caseta de selectare Standard Width (lime standard), atunci limea coloanei va fi egal cu 15.6667 caractere. Fereastra de dialog are trei butoane de comand: OK (salvarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog); Cancel (ignorarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog); Best Fit (potrivire optimal). n cazul acionrii acestui buton limea coloanelor selectate va fi stabilit n aa fel, nct va fi vizibil n ntregime i cea mai lung intrare n interiorul coloanei (antet de coloan i valori de cmpuri). Limea unei coloane poate fi modificat i cu ajutorul mouseului. n acest scop se poziioneaz indicatorul de mouse pe o linie de desprire vertical ntre dou nume de cmpuri. Cursorul se transform ntr-o linie orizontal cu dou sgei ndreptate spre stnga i spre dreapta. Se acioneaz butonul din stnga, i meninndu-l apsat se deplaseaz mouse-ul n direcia orizontal, pn cnd se obine limea

- 28 -

dorit, moment n care se elibereaz butonul. n acest mod va fi redimensionat coloana care este situat n stnga liniei de desprire. Mutarea unei coloane n interiorul unui tabel Uneori se dorete schimbarea ordinii cmpurilor ntr-un tabel. Aceast operaie poate fi realizat att n modul de vizualizare tip foaie de dat, ct i n modul de vizualizare tip proiect : n modul de vizualizare tip foaie de dat: Se efectueaz un clic pe numele de cmp dorit, prin care se selecteaz coloana respectiv. n continuare se trage cu mouse-ul coloana n noua ei poziie. n exemplul alturat, cmpul Pret este mutat din poziia 3 n poziia 2.

n modul de vizualizare tip proiect: Se efecteaz un clic pe selectorul de linie al cmpului dorit (celula situat n stnga numelul de cmp). n continuare se trage cu mouse-ul linia n noua ei poziie. n exemplul alturat cmpul ProdusID este mutat din poziia 2 n poziia 4.

Relaii ntre tabele

Crearea unei relaii ntre tabelele unei baze de date Se nchide fiecare tabel care a fost deschis anterior, deoarece nu pot fi create sau modificate relaii ntre tabele deschise. Dac este cazul, se activeaz fereastra de baze de date Database. Din orice fereastr se poate trece n fereastra de baze prin acionarea tastei F11. Se efectueaz un clic pe butonul de afiare a relaiilor (Relationships). Variant: din meniul - 29 -

Tools se d comanda Relationships. n urma acestei aciuni pe ecran va apare ntotdeauna o fereastr de dialog etichetat cu Relationships (relaii) i n funcie de caz o alt fereastr de dialog etichetat cu Show Table (afiare tabel). Dac ntre tabelele bazei de date nu au fost nc definite diferite relaii, atunci se va afia automat i fereastr de dialog Show Table. Dac ntre tabelele bazei s-au definit anterior relaii, atunci va fi afiat numai fereastra Relationships. Dac fereastra Show Table nu este nc afiat, atunci se va efectua un clic pe butonul de afiare de tabele Show Table . Variant: din meniul View se d comanda Show Table. Fereastra corespunztoare filei Tables conine lista tuturor tabelelor din baza actual de date. Dac toate tabelele necesare pentru crearea de relaii sunt deja afiate n fereastra de relaii Relationships, atunci se sare peste punctul urmtor. Se efectueaz un dublu clic pe numele fiecrui tabel care este necesar pentru crearea relaiilor. Variant: printr-un clic se selecteaz un nume de tabel sau un nume de interogare, dup care se acioneaz butonul de comand Add (adugare). Tabelele selectate vor apare n fereastra de definire a relaiilor; pentru fiecare element este rezervat o list, n care vor apare numele tabelului, precum i cmpurile acestuia. Dup selectarea tuturor tabelelor necesare stabilirii relaiilor, fereastra Show Table poate fi nchis, de exemplu prin acionarea butonului de comand Close. n exemplul prezentat n captura alturat, n fereastra de definire a relaiilor au fost "aruncate" tabelele tblJudet i tblLocalitate. ntre aceste tabele se va genera o relaie de tipul "de la unu la mai muli", n partea de "unu" a relaiei fiind tabelul tblJudet (ntr-un jude sunt mai multe localiti). Pentru crearea unei relaii se trage cu mouse-ul numele cmpului de cheie primar (din tabelul primar) peste numele cmpului asociat (cheia strin din tabelul asociat). n cazul de fa se trage cmpul JudetID (din tabelul tblJudet) peste cmpul JudetID (n tabelul tblLocalitate). De obicei, cheia primar i cea strin au acelai nume, ns aceast identitate de nume nu este obligatorie. Dup realizarea acestei operaii de tragere se afieaz automat o nou fereastr de dialog etichetat cu Edit Relationships, care are aspectul urmtor:

- 30 -

n aceast fereastr se verific dac operaia de tragere cu mouse-ul a fost executat corect. n coloana din stnga (Table/Query) trebuie s fie afiat numele tabelului primar i numele cheii primare. n coloana din dreapta (Related table/Query) trebuie s fie afiat numele tabelului asociat precum i numele cheii strine. Dac este cazul, aceste date pot fi modificate i n interiorul ferestrei actuale de dialog, prin efectuarea unui clic pe numele eronat i selectarea numelui corect din lista derulant corespunztoare celulei. n continuare, dac este cazul, se configureaz proprietile de asociere ntre cele dou tabele. Ele pot fi stabilite prin cele trei casete de selectare afiate n partea inferioar a ferestrei de dialog: Enforce Referential Integrity (impunerea integritii refereniale a relaiei); Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a cmpurilor asociate (corelate)); Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate (corelate)). Pentru crearea efectiv a relaiei se va aciona butonul de comand Create (creare). Se repet paii de la 5 pn la 9 pentru fiecare pereche de tabele care urmeaz s fie asociate. n momentul nchiderii ferestrei de relaii, programul Access va ntreba dac se dorete salvarea aspectului imaginii referitoare la relaii, adic aspectul obiectului "Relaii". Indiferent de faptul, c aspectul este sau nu salvat, relaiile create vor fi salvate n baza actual de date.

n fereastra de relaii Relationships, relaiile ntre tabelele asociate sunt materializate prin diferite linii. Din aspectul exterior al liniei se poate deduce natura relaiei ntre cele dou tabele, de exemplu, o linie simpl cu simbolurile - 31 -

1 i la capete, unde numrul 1 este lng cheia primar, reprezint o relaie "de la unu la mai muli" iar o linie simpl cu simbolurile 1 i 1 la capete, reprezint o relaie "unu la unu". Se menioneaz faptul, c n partea inferioar a ferestrei Relationships apare o zon, etichetat cu Relationship Type, n care programul Access comunic tipul relaiei stabilite. n aceast zon pot apare urmtoarele trei valori:
One-To-Many One-To-One Indeterminate Relaie de tipul "de la unu la mai muli", n care unul din cmpurile puse n coresponden are atributul de cheie primar (sau are un index unic). Relaie de tipul "unu la unu", n care ambele cmpuri puse n coresponden au atributul de cheie primar (sau au un index unic). Relaie nedeterminat, n care nici unul din cmpurile puse n coresponden nu are atributul de cheie primar (i nu au index unic). Pentru a evita acest tip de relaie, unuia din cmpurile puse n coresponden i se va atribui atributul de cheie primar (sau se va crea un index unic).

Modificarea relaiilor ntre tabele Relaiile ntre tabele create anterior pot fi modificate. n acest scop cu (Relationships) se reafieaz fereastra de ajutorul butonului de comand relaii, se efectueaz un clic pe linia de reprezentare a relaiei i din meniul Relationships (relaii) se d comanda Edit Relationship (editare relaie). Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relatiei i din meniul local afiat se d comanda Edit Relationship sau se efectueaz un dublu clic pe linia de reprezentare a relaiei. n urma acestor aciuni se afieaz fereastra de dialog Edit Relationships, n care se pot opera modificrile dorite. tergerea relaiilor ntre tabele Relaiile ntre tabele, create anterior, pot fi terse. Pentru realizarea acestei (Relationships) se afieaz operaii cu ajutorul butonului de comand fereastra de relaii, se efectueaz un clic pe linia de reprezentare a relaiei i se apas tasta DELETE. Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relaiei i din meniul local afiat se d comanda Delete. Programul Access va afia o fereastr de avertisment, n care se va cere confirmarea utilizatorului pentru ndeprtarea permanent a relaiei, la care se va rspunde cu Yes (da):

- 32 -

Proprietile relaiilor Fereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date (Relationships) este prevzut i cu o caset de selectare etichetat cu Enforce Referential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul de asociere predefinit. Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritii refereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndeplinite urmtoarele trei condiii: cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul de cheie primar (sau are un index unic); cmpurile puse n coresponden au acelai tip8; att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz de date. n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asigura urmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access: n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numai valorile, care aparin mulimii valorilor cheii primare din tabelul primar. Se permite ns introducerea unei valori nule n cmpul cheie strin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii din cheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunci articolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel, de exemplu, dac cheia primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunci introducerea valorii 5 n cheia strin va declana o eroare, necompletarea cheii strine ns nu va cauza nici o eroare. n cazul nerespectrii acestei reguli programul Access va afia o fereastr de eroare. Dac unui articol din tabelul primar i corespunde unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge sau modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totui ncearc efectuarea acestei operaii, atunci programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta caseta de selectare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate). Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modifice valoarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind editarea valorii
Excepie: un cmp de tip AutoNumber poate fi asociat cu un cmp de tip Number, de dimensiune Long Integer (dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietii Field Size).
8

- 33 -

memorate n cheia primar i actualizarea automat, n cascad, a valorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se va selecta caseta de selectare Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a cmpurilor asociate). Se menioneaz faptul, c n cazul n care cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu poate s modifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece numai programul Access poate gestiona valorile memorate n cheia primar).

Formulare
Deschiderea unui formular creat anterior n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul (formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Din lista de formulare, printr-un clic se alege formularul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Open, deschidere). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz formularul, care folosete modul de afiare tip formular (Form view). Prin intermediul acestuia se pot edita, introduce sau terge articole noi n tabelul pe care se bazeaz formularul respectiv. Un alt mod pentru deschiderea unui formular este efectuarea unui dublu clic pe numele formularului respectiv.

Crearea i salvarea unui formular n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (formulare). Se efectueaz un clic pe comanda etichetat cu Create form by using wizard (crearea unui formular prin utilizarea expertului). n urma acestei aciuni se afieaz prima fereastr a expertului de formular:

- 34 -

Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile) utilizate n formular. Dup selectarea unui astfel de obiect, n lista Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpurile disponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields, printrun clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe butonul . Cmpul selectat se va deplasa n lista etichetat cu Selected Fields (cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecare cmp utilizat n formular. n continuare, din lista combinat Tables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iar cmpurile necesare n formular se vor depune n lista Selected Fields. Dup ce au fost desemnate toate cmpurile utilizate n formular se acioneaz butonul de comand Next, prin care se trece la pasul urmtor al expertului.

n acest pas sunt puse la dispoziia utilizatorului ase butoane de opiune, prin care se stabilete aspectul formularului, de exemplu, tip coloan, tip tabel, tip foaie de date i altele. Pentru a trece la pasul urmtor al experului se va da comanda Next. n acest pas, cu ajutorul unei liste se poate selecta stilul preferat al formularului (adic se poate alege culoarea de fundal respectiv

- 35 -

imaginea din fundal care va fi aplicat formularului). Pentru a trece la pasul urmtor al expertului se va da comanda Next. n acest ultim pas se cere stabilirea unui titlu aferent formularului. Activitatea expertului se termin prin acionarea tastei Finish. Formularul este salvat automat de Access.

Utilizarea unui formular pentru introducerea, modificarea i tergerea articolelor Pentru a introduce un articol nou n tabelul aferent formularului se va va efectua un clic pe butonul de comand . n urma acestei aciuni cutiile text ale formularului devin necompletate, astfel se poate trece la tastarea noilor valori de cmpuri. Pentru modifiarea unui articol se navigheaz la articolul respectiv, se face un clic pe cutia text corespunztoare cmpului modificat, dup care se opereaz editrile necesare. Pentru tergerea unui articol se navigheaz la articolul respectiv, dup care din meniul Edit se d comanda Delete Record. Se afieaz o fereastr n care se cere confirmarea tergerii (prin Yes) sau abandonarea ei (prin No). Navigare n articolele unui formular n partea de jos a unui formular este afiat o bar de instrumente care asigur parcurgerea articolelor tabelului aferent (interogrii aferente) formularului.

Poziionare pe primul articol al tabelului. Poziionare pe articolul precedent al tabelului. Poziionare pe articolul specificat al tabelului. Dup introducerea numrului de articol necesar se va aciona tasta Enter. Poziionare pe articolul urmtor al tabelului. Poziionare pe ultimul articol al tabelului Adugarea unui articol nou tabelului.

Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor din antetul i subsolul unui formular Formularele pot conine, n afara seciunii de detalii (Detail), care cuprinde controlalele "aruncate" pe formular i alte seciuni: seciunea de antet a formularului; seciunea de subsol a formularului.

- 36 -

Pentru a afia/a ascunde seciunile de antet i de subsol ale unui formular se va proceda astfel: n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul (formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Printr-un clic, din lista de formulare se alege formularul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Design), prin care se deschide formularul n modul de vizualizare tip proiect. Din meniul View se d comanda Form Header/Form Footer.

. Seciunile de antet (header) i de subsol (footer) fiind afiate, se pot aduga seciunilor respective controale suplimentare, de exemplu etichete sau imagini grafice. Aceste operaii se pot realiza doar dup ce n seciunile respective exist un spaiu suficient. Pentru a aduga spaiu antetului sau subsolului, folosind mouse-ul, se trag n jos liniile care delimiteaz seciunile respective. Spaiul rezervat antetului i subsolului fiind asigurat, se verific dac este afiat cutia de unelte. Pentru afiarea/ascunderea casetei de instrumente se va utiliza comanda Toolbox a meniului View. Pentru a introduce un text (etichet) n zona antetului sau n zona subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Label) al casetei de instrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de antet sau subsol locaia unde se va poziiona irul de caractere, dup care se tasteaz irul respectiv. Pentru a introduce o imagine grafic n zona antetului sau n zona subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Image) al casetei de instrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de

- 37 -

antet sau subsol locaia unde se va poziiona imaginea. Se afieaz fereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorit. ndeprtarea etichetelor i a imaginilor din zonele de antet/subsol se face prin efectuarea unui clic pe controlul respectiv i acionarea tastei DELETE. Un formular prevzut cu o etichet n zona de antet (n modurile de vizualizare tip proiect i tip formular) are aspectul alturat.

tergerea unui formular Pentru a terge un formular, n fereastra bazei de date se selecteaz formularul respectiv i se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete). Variant: din meniul Edit se d comanda Delete, care are tasta de comenzi rapide DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de formular trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No. Salvarea unui formular Salvarea unui formular (deschis) este realizat automat de programul Access. Pentru a avea o siguran mai mare se poate cere efectuarea operaiei de salvare printr-un clic pe butonul de comand (Save).

nchiderea unui formular Pentru nchiderea unui formular se va efectua un clic pe butonul (Close) situat n partea dreapta sus a formularului deschis. Variant: din meniul File se d comanda Close.

- 38 -

Regsirea informaiilor
Cutarea datelor
Programul Access permite cutarea unei valori care este memorat ntr-un cmp (specificat sau nespecificat) al unui articol. Operaia de cutare poate fi aplicat pentru: articolele unui tabel (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele livrate de o interogare (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele unui formular (n modul de vizualizare tip foaie de date i n modul de vizualizare tip formular). n modul de vizualizare tip foaie de date sau n modul de vizualizare tip formular se efectueaz un clic pe cmpul care conine informaia care urmeaz s fie cutat. Dac nu se cunoate exact numele cmpului care conine informaia cutat, atunci se va executa un clic pe un cmp arbitrar. n meniul Edit se d comanda Find (gsire). Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Find). Se afieaz o fereastr de dialog etichetat cu Find and Replace (cutare i nlocuire) care conine dou file. Dac este cazul, se activeaz fila Find.

- 39 -

n cutia text Find What (de cutat) se tasteaz valoarea care urmeaz s fie cutat (text, numr, dat calendaristic). Lista combinat Look In (privire n) este ncrcat automat cu numele cmpului selectat n primul pas. Cutarea se limiteaz la cmpul curent, astfel cutarea va fi rapid. Din aceast list se poate selecta i numele foii de date analizate sau formularului analizat. n acest caz cutarea se refer la toate cmpurile i la toate articolele, cutarea fiind lent. Se deschide lista combinat Search (cutare), prin care se va stabili direcia de cutare. Opiunile posibile sunt: Up (n sus, de la articolul actual spre primul articol); Down (n jos, de la articolul actual spre ultimul articol); All (se va cuta n toate articolele, opiune implicit). Se deschide lista combinat Match (potrivire), care stabilete modul de comparare a informaiei cutate, cu diferitele valori. Opiunile posibile sunt: Whole Field (cmp ntreg). Se caut cmpurile, al cror coninut coincide cu textul specificat n cutia text Find What. Opiune implicit. De exemplu, cu "Pop" nu se va gsi "Popescu". Start of Field (nceputul cmpului). Se caut cmpurile, care ncep cu textul specificat. De exemplu, cu "Pop" se va gsi att "Pop", ct i "Popescu", dar nu i "Ion Pop". Any Part of Field (orice parte a cmpului). Se caut cmpurile, care conin textul cutat ntr-o poziie arbitrar. De exemplu, cu "Pop" se va gsi "Pop", "Popescu" ct i "Ion Popovici". Pentru a cuta prima apariie a valorii introduse n cutia text Find What se va efectua un clic pe butonul de comand Find Next (caut urmtorul). Dac informaia cutat a fost descoperit, ea va fi selectat; n caz contrar se va afia o fereastr n care se comunic acest fapt. Pentru a cuta urmtoarele apariii ale valorii introduse n cutia de text Find What se va efectua un clic pe butonul de comand Find Next. Dup localizarea informaiei cutate se va efectua un clic pe butonul de comand Cancel (nchiderea ferestrei de cutare).

Filtrarea datelor
Prin filtrare se nelege afiarea unor articole care satisfac anumite criterii. Articolele care nu satisfac criteriul respectiv sunt ascunse, dar nu i terse din tabel. Operaia de filtrare este folosit atunci, cnd utilizatorul dorete s pun deoparte anumite articolele neeseniale; pe ecran vor fi afiate doar articolele, care prezint interes n momentul respectiv. Filtrarea articolelor poate fi realizat prin mai multe metode. Cea mai uoar metod de filtrare este - 40 -

filtrarea prin selecie. Singura activitate a utilizatorului nainte de filtrare este "descoperirea" (localizarea) unei valori de cmp, care urmeaz s fie folosit n procesul de filtrare. Astfel, de exemplu, s presupunem c se dorete afiarea tuturor articolelor, care n cmpul Ora conin valoarea Arad. n acest scop se va cuta i selecta o valoare egal cu Arad, dup care va lansa n execuie comanda de filtrare prin selecie, astfel: Se deschide tabelul, interogarea sau formularul care urmeaz s fie filtrat (se va utiliza modul de vizualizare tip foaie de date; la formulare poate fi utilizat i modul de vizualizare tip formular). Se caut o apariie a valorii care urmeaz s fie coninut n toate articolele filtrate. Se selecteaz valoarea respectiv, conform urmtoarelor: Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului este identic cu valoarea selectat, se va selecta ntreaga informaie memorat n cmp. Dac, de exemplu, din cmpul Ora se selecteaz valoarea Arad, atunci se vor afia toate articolele, care n cmpul Ora conin valoarea Arad. Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului respectiv ncepe cu valoarea selectat, atunci se selecteaz o parte de nceput din informaia memorat n cmp, pornind de la primul caracter al valorii. Dac, de exemplu, din valoarea Arad se selecteaz numai litera A, atunci se vor afia toate articolele, care ncep cu litera A, de exemplu Arad, Alba Iulia, Anina, Adjud .a.m.d. Pentru a afia toate articolele n care cmpul conine valoarea selectat ntr-o locaie arbitrar, atunci se selecteaz doar o parte din informaia memorat n cmp. Dac, de exemplu, din valoarea Arad se selecteaz literele ra, atunci se vor afia articolele, care conin literele ra, de exemplu Arad, Caracal, Crasna .a.m.d. n meniul Records se indic submeniul Filter, dup care se d comanda Filter by Selection. Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Filter by Selection). n urma acestei aciuni pe ecran vor fi afiate doar articolele, care satisfac criteriul respectiv. Numrul articolelor afiate pe ecran, n continuare, poate fi micorat. n acest scop se va relua algoritmul anterior din pasul al treilea, cu o nou valoare de filtrare. Efectul unei operaii de filtrare poate fi anulat prin tergerea filtrului aplicat. n acest scop n meniul Records se va da comanda Remove Filter/Sort (eliminare filtrare/sortare). - 41 -

Interogri
Crearea i salvarea unei interogri n fereastra bazei de date analizate se efectueaz un clic pe butonul de comand (interogri, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Se efectueaz un dublu clic pe comanda Create query in Design view (crearea interogrii n modul de afiare tip proiect). n urma acestei comenzi pe ecran vor apare dou ferestre: n fa o fereastr etichetat cu Show Table (afiare de tabel); n planul secund o fereastr etichetat cu Select Query (fereastra destinat pentru proiectarea interogrii, care conine grila de proiectare).

Fereastra de dialog Show Table conine trei file: Fila Tables afieaz lista tuturor tabelelor din baza de date. Fila Queries afieaz lista tuturor interogrilor bazei de date, create anterior. Se menioneaz faptul, c pot fi create interogri tip stiv, caz n care articolele care se vor afia n noua interogare se bazeaz pe articolele livrate de o alt interogare.

- 42 -

Fila Both cumuleaz informaiile existente n cele dou fie anterioare; ea afieaz lista tuturor tabelelor i interogrilor din baza de date. Se efectueaz un dublu clic pe numele obiectului (tabel sau interogare) pe care se bazeaz noua interogare. Variant: printr-un clic se selecteaz obiectul necesar i se acioneaz butonul de comand Add. Obiectul respectiv va fi aezat ("aruncat") n partea superioar a ferestrei Select Query. Fiecrui obiect aruncat i corespunde cte o list, care conine urmtoarele date: numele obiectului aruncat (n capul de tabel a listei), un caracter *, precum i numele tuturor cmpurilor din obiectul respectiv. n cazul exemplului nostru se vor "arunca" n fereastra Select Query tabelele tblJudet i tblLocalitate. Se repet pasul precedent pentru fiecare tabel sau interogare pe care se bazeaz noua interogare. Dup alegerea tuturor obiectelor necesare noii interogri se nchide fereastra Show Table (prin acionarea butonului de comand Close). n urma acestei comenzi se activeaz fereastra Select Query. Dac sunt utilizate mai multe tabele sau mai multe interogri, prima dat se verific modul de conectare a cmpurilor asociate (cmpurile asociate sunt legate cu o linie). Stabilirea de relaii ntre tabele (interogri) sau modificarea tipului relaiilor existente poate fi realizat i n interiorul ferestrei Select Query. Se adaug cmpul implicat n interogare pe gril, situat n partea inferioar a ferestrei Select Query. n acest scop din lista de nume se va trage cu mouse-ul numele cmpului respectiv ntr-o celul liber din linia Field (cmp). n linia Table se afieaz automat numele tabelului (interogrii) care conine cmpul tras. O alt variant este efectuarea unui dublu clic pe numele cmpului necesar. Tragerea pe gril a caracterului "*" este echivalent cu tragerea pe gril a tuturor numelor de cmpuri din tabelul aferent. n cazul nostru au fost trase pe gril cmpul JudetID (care aparine tabelului tblJudet), Nume (din tabelul tblJudet), Centru (din tabelul tblJudet) precum i cmpul NumeLoc (care aparine tabelului tblLocalitate). Dup tragerea acestor cmpuri liniile Field i Table ale ferestrei de proiectare a interogrii va avea aspectul urmtor:

- 43 -

Se repet pasul precedent, pn cnd toate cmpurile necesare interogrii vor fi depuse n liniile Fields i Table ale grilei de interogare. n continuare, pentru fiecare cmp al grilei pot fi stabilite criterii de sortare (celulele din linia Sort), criterii de selectare a articolelor (celulele din linia Criteria) i pot fi desemnate cmpurile vizibile ale interogrii (celulele din linia Show). n cazul nostru, n linia Criteria corespunztoare cmpului tblJudet a fost introdus criteriul "Cluj". n linia Sort corespunztoare cmpului NumeLoc a folosit valoarea Ascending (sortare n ordine cresctoare). Cele patru cmpuri utilizate n interogare sunt vizibile (casetele de selectare din linia Show sunt selectate). Pentru a salva interogarea creat se va efectua un clic pe butonul Save . n fereastra afiat se va introduce numele atribuit interogrii, dup care se va aciona butonul de comand OK. Rezultatele interogrii pot fi vizualizate prin acionarea butonului Run (executare).

Observaii: Criteriile specificate n celulele liniei Criteria sunt legate prin operatorul de conjuncie I (AND). Ele permit limitarea afirii tuturor valorilor coninute ntr-un cmp specificat al grilei. Pentru a specifica un criteriu corespunztor unui cmp, se va efectua un clic pe linia Criteria aferent cmpului i se va introduce criteriul care urmeaz s fie utilizat. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de tip text trebuie s fie ncadrate de o pereche de caractere "ghilimele", iar cele de tip date calendaristice de o pereche de caractere "#" (diez).

- 44 -

Tabelul alturat conine mulimea operatorilor utilizai n stabilirea criteriilor:

Operator < <= = Semnificaie Mai mic Mai mic sau egal Egal Expresia introdus n celula Criteria <1200.45 <= Date( ) - 10 = 13 = Date( ) >= "Popescu" Valorile selectate Numere mai mici dect 1200.45 Cel puin cu 10 zile n urm. Numere egale cu 13. Data actual. Mulimea valorilor (numelor) de la "Popescu" pn la sfritul alfabetului. Mulimea valorilor (numelor) care ncep cu litera N pn la sfritul alfabetului. Numere mai mari dect 234 Numere diferite de 2. Mulimea valorilor diferite de "USA"

>=

Mai mare sau egal

>="N"

> <> sau Not

Mai mare

>234 <> 2

Diferit

Not "USA"

Dac n aceeai linie de criterii se introduc mai multe criterii, programul Access va selecta numai articolele care ndeplinesc simultan toate criteriile menionate, adic ntre criteriile introduse n diferitele celule ale aceleai linii de criteriu se utilizeaz operatorul de conjuncie logic AND. n cazul n care criteriile sunt introduse n linii diferite (un criteriu este specificat n linia Criteria, celelalte criterii n linii avnd etichetele or), programul Access va selecta articolele, care ndeplinesc oricare dintre criteriile menionate (adic ntre aceste criterii se utilizeaz operatorul de disjuncie logic OR). Expresiile utilizate n specificarea criteriului introduse ntr-o oarecare celul a liniei Criteria se pot combina cu ajutorul urmtorilor operatori logici (utilizai mai frecvent):
Operator Semnificaie Conjuncie logic (operatorul I) Expresia introdus n celula Criteria >= 5 And <=10 Valorile selectate Numere mai mari sau egali dect 5 i mai mici sau egali dect 10.

And

- 45 -

> #12/1/02# And < #12/31/02#

Or Not

Disjuncie logic (operatorul SAU) Negaie logic (operatorul NU)

> 77 Or < 55 Not 55

Zile calendaristice mai mari dect 1 decembrie 2002 i mai mici dect 31 decembrie 2002. Numere mai mari dect 77 sau mai mici dect 55. Numere diferite de 55.

Articolele afiate de o interogare pot fi sortate n funcie de valorile coninute ntr-un cmp specificat al grilei. n acest scop se va efectua un clic pe linia Sort a cmpului care urmeaz s fie sortat, moment n care n celula respectiv va apare un buton corespunztor unei liste combinate. Din aceast list pot fi selectate trei valori: Ascending - sortare n ordine cresctoare, de exemplu de la A la Z, de la 0 la 9, de la date calendaristice mai vechi la date calendaristice mai recente; Descending - sortare n ordine descresctoare, de exemplu de la Z la A, de la 9 la 0, de la date calendaristice mai recente la date calendaristice mai vechi; (not sorted) - fr sortare; se folosete atunci, cnd se dorete anularea unei sortri ascendente sau descendente specificate anterior. Dac se cere realizarea unei sortri n funcie de valorile coninute n mai multe cmpuri, programul Access va sorta secvenial de la stnga la dreapta, adic primul criteriu de sortare este specificat de coninutul cmpului situat n poziia din stnga. ntr-o interogare pot fi incluse anumite cmpuri doar pentru stabilirea criteriilor de selectare sau de sortare. Pentru a mpiedica apariia unui cmp n cadrul informaiilor de ieire ale interogrii, n linia Show a cmpului se va deselecta cutia de selectare corespunztoare, adic: reprezint un cmp ascuns; reprezint un cmp afiat.

Editarea unei interogri O interogare creat anterior poate fi editat. n acest scop, n fereastra bazei de date se alege fereastra corespunztoare filei Queries, se efectueaz un clic pe numele interogrii, dup care se d comanda Design, prin care se afieaz grila de proiectare a interogrii. Operaiile fundamentale de editare sunt urmtoarele:

- 46 -

Adugarea, tergerea sau modificarea criteriilor utilizate n interogare. Aceste operaii se pot efectua folosind linia Criteria a grilei de interogare. Adugarea, tergerea sau deplasarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare. Pentru a aduga un nou cmp grilei de interogare, cmpul respectiv (afiat n schema de tabel afiat n partea superioar a grilei) trebuie tras cu ajutorul mouse-ului ntr-o celul liber a liniei Field. Exist posibilitatea de a depune tabele noi n grila de interogare. Tabelele noi se pot depune n gril prin comanda Show Table (meniul Query). Dac se dorete tergerea unui cmp din grila de interogare, atunci se efectueaz un clic n selectorul de coloan corespunztor cmpului i se apas tasta Delete. Prin selector de coloan se nelege bara orizontal situat deasupra unei coloane. O coloan selectat poate fi mutat ntr-o alt poziie prin tragerea ei cu mouse-ul n noua locaie. Limea coloanelor grilei de interogare poate fi, de asemenea, modificat. Prima dat se aeaz cursorul de mouse pe marginea vertical din dreapta selectorului de coloan. n momentul n care se modific forma cursorului de mouse, se efectueaz o tragere orizontal. Ascunderea sau reafiarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare. Aceste operaii se realizeaz folosind casetele de selectare plasate n linia Show a grilei de interogare. Dac fereastra de proiectare a interogrii conine mai multe tabele asociate, ntre cmpurile asociate va apare o linie. Uneori este necesar modificarea acestor asocieri. Modificarea asocierii afecteaz numai modul n care actuala interogare va selecta articolele, deci nu are nici un efect asupra relaiilor stabilite ntre tabele. Pentru tergerea unei asocieri (din actuala interogare) se va efectua un clic pe linia de reprezentare a relaiei i se va aciona tasta Delete. Dac se dorete crearea unei alte asocieri, atunci se va trage cmpul din tabelul primar peste cmpul din tabelul asociat. Pentru afiarea ferestrei de dialog prin care se poate stabili tipul de asociere se va efectua un dublu clic pe linia de reprezentare a relaiei.

Afiarea articolelor livrate de o interogare (executarea unei interogri)

- 47 -

n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (interogri). Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Open, deschidere). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz articolele livrate de interogare, n modul de afiare tip foaie de date (Datasheet View).

Un alt mod pentru afiarea articolelor livrate de o interogare este efectuarea unui dublu clic pe numele interogrii respective. tergerea unei interogri n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (interogri). Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete). Variant: se acioneaz tasta DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de interogare trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No.

Salvarea i nchiderea unei interogri Dac se fac operaii de editare n grila de interogare, interogarea respectiv trebuie salvat prin efectuarea unui clic pe butonul de comand (Save). Variant: din meniul File se d comanda Save. Pentru nchiderea unei interogri se va efectua un clic pe butonul (Close, situat n partea dreapta sus a ferestrei aferente interogrii). Variant: din meniul File se d comanda Close.

Sortarea articolelor
Programul Access dispune de comenzi prin care se poate realiza sortarea n ordine cresctoare (de la A la Z, de la 0 la 9) sau descresctoare a articolelor (de la Z la A, de la 9 la 0), n funcie de valorile coninute ntr-un cmp selectat. Prin comenzi simple pot fi sortate: articolele unui tabel (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele livrate de o interogare (n modul de vizualizare tip foaie de date);

- 48 -

articolele unui formular (n modul de vizualizare tip foaie de date i n modul de vizualizare tip formular).

Este posibil sortarea articolelor, care au fost filtrate anterior. n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular se efectueaz un clic pe numele cmpului, ale cror valori urmeaz s fie utilizate n procesul de sortare. n urma acestei operaii se selecteaz coloana corespunztoare cmpului. Dac se dorete sortarea n ordine cresctoare, atunci n meniul Records se va indica submeniul Sort i se va da comanda Sort Ascending. Variant: clic pe butonul de comand . Dac se dorete sortarea n ordine descresctoare, atunci n meniul Records se va indica submeniul Sort se va da comanda Sort Descending. Variant: clic pe butonul de comand . Ordinea de sortare aplicat unui tabel, unei interogri sau unui formular poate fi ndeprtat; astfel se revine la ordinea existent nainte de sortare. n acest scop, n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular, se va da comanda Remove Filter/Sort (eliminare filtrare/sortare, meniul Records).

Rapoarte
Examinarea (vizualizarea) unui raport creat anterior n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (rapoarte, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Din lista de rapoarte printr-un clic se alege raportul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Preview, examinare). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz raportul respectiv, folosind modul vizualizare "examinare naintea imprimrii" (Print Preview). Un alt mod pentru vizualizarea unui raport este efectuarea unui dublu clic pe numele raportului respectiv. Crearea i salvarea unui raport n fereastra bazei de date se execut un clic pe butonul (rapoarte). Se execut un dublu clic pe comanda Create report by using Wizard (crearea raportului utiliznd expertul). n urma acestei aciuni se afieaz prima fereastr a expertului de raport:

- 49 -

Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile) utilizate n raport. Dup selectarea unui astfel de obiect n lista Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpurile disponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields printrun clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe butonul . Cmpul selectat se va deplasa n zona etichetat cu Selected Fields (cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecare cmp utilizat n raport. n continuare din lista combinat Tables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iar cmpurile necesare n raport se vor depune n lista Selected Fields. Dup ce au fost desemnate toate cmpurile utilizate n raport se acioneaz butonul de comand Next, prin care se trece la pasul urmtor al expertului.

- 50 -

Aceast fereastr a expertului se refer la o eventual grupare a articolelor din raport, n funcie de valorile coninute ntr-un cmp specificat. Dac se dorete gruparea articolelor n funcie de valorile unui cmp, n lista din stnga se efectueaz un clic pe numele cmpului respectiv i se acioneaz butonul . Pot fi selectate mai multe niveluri de grupare. n exemplul nostru au fost selectate dou niveluri de grupare. Primul nivel de grupare se bazeaz pe coninutul cmpului Continent, iar nivelul al doilea pe coninutul cmpului Tara. Dup stabilirea nivelurilor de grupare se va aciona butonul de comand Next.

Aceast fereastr a expertului se refer la ordinea de sortare a valorilor din cmpurile, care vor fi plasate n seciunea de detalii ale raportului (n aceast seciune pot fi sortate numai cmpurile, care nu sunt utilizate pentru grupri). Operaia de sortare a articolelor din seciunea de detalii poate fi realizat dup cel mult patru cmpuri, n ordine cresctoare sau descresctoare. n exemplul nostru s-a cerut sortarea cresctoare a articolelor din seciunea de detalii dup valorile coninute n cmpul Nume. Dup stabilirea opiunilor de sortare se va aciona butonul de comand Next.

- 51 -

n noua fereastr a expertul se poate stabili modul de aezare a raportului n pagin precum i orientarea paginii utilizate. Butoanele de opiune afiate n zona Layout (aspect) permit selectarea modului de aezare a raportului n pagin. Efectul lor poate fi vizualizat chiar n interiorul ferestrei de dialog (n partea din stnga a ferestrei). Butoanele de opiune din zona Orientation se refer la orientarea paginii imprimate (portret sau vedere). Fereastra este prevzut i cu o caset de selectare. Dac caseta este selectat, atunci limea cmpurilor raportului vor fi ajustate de programul Access astfel nct toate cmpurile s ncap n pagin. Dup selectarea acestor opiuni se va aciona butonul de comand Next. Din fereastra afiat se alege stilul care urmeaz s fie utilizat de antetulul raportului precum i de etichetele i controalele afiate n seciunea de detalii ale raportului. Stilurile pot fi vizualizate n interiorul ferestrei de dialog. Dup selectarea stilului preferat se va aciona butonul de comand Next. n ultima fereastr a expertului se stabilete titlul raportului. Prin aplicarea unui clic pe butonul de comand Finish se termin activitatea expertului de raport.

Raportul creat de vrjitor este salvat automat i este afiat n modul de vizualizare "examinare naintea imprimrii" (Print Preview). Acest mod de vizualizare poate fi modificat n modul de vizualizare tip proiect (Design View). Comenzile de alegere a modului de vizualizare utilizat se gsesc n meniul View. Un raport grupat dup coninutul cmpurilor Continent i ara i sortat cresctor dup coninutul cmpului Nume poate avea aspectul de mai jos:

- 52 -

Editarea unui raport creat anterior Prin editarea unui raport vom ntelege urmtoarele operaii: Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor n structura raportului. Gruparea i sortarea datelor dup diferite cmpuri. Introducerea formulelor n anteturile i subsolurile de raport, prin care se pot apela funcii tip agregat (SUM, MIN, MAX, AVG, COUNT). Adugarea i modificarea textelor n antetul i subsolul unui raport.

- 53 -

Aceste operaii de editare se pot realiza numai dac raportul este deschis n modul de afiare tip proiect (Design View). n acest scop n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (rapoarte), din lista de rapoarte printr-un clic se alege raportul dorit i se efectueaz un clic pe butonul de comand (Design), prin care se deschide raportul n modul de vizualizare tip proiect. Un raport afiat n acest mod de vizualizare poate avea aspectul din captura de mai jos:

Un raport se compune de regul din mai multe seciuni. Seciunea de detalii (Detail) a raportului se repet pentru fiecare articol n momentul n care raportul este afiat n modul de vizualizare "examinare naintea imprimrii". n afara seciunii de detalii, un raport poate avea un antet i un subsol al raportului (Report Header i Report Footer), un antet i un subsol al paginii (Page Header i Page Footer) precum i antete i subsoluri pentru un numr de pn la zece nivele de grupare. Antetele i subsolurile aferente raportului i paginii se pot afia / ascunde prin comenzile Report Header / Footer i Page Header / Footer (meniul View). Antetul i subsolul de pagin definesc elementele care vor fi imprimate n partea de sus i de jos a fiecrei pagini. Antetul de raport apare numai pe prima pagin a raportului i joac rolul unui titlu pentru ntregul raport. Subsolul de raport apare numai pe ultima pagin a raportului. Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor n structura unui raport Cmpurile afiate n seciunea de detalii a unui raport sunt reprezentate cu ajutorul controalelor tip cutie text (Text Box). Prin operaii simple, efectuate cu ajutorul mouse-ului, aceste cutiile text se pot muta n alt locaie a raportului, - 54 -

prin care se modific ordinea de afiare a cmpurilor n structura raportului. Pentru mutarea unui control se va utiliza urmtorul algoritm: Se execut un clic pe controlul care urmeaz s fie mutat ntr-o alt locaie a raportului. Pentru a selecta mai multe controale, n timpul selectrii lor se ine apsat tasta SHIFT. n jurul controlului apar opt ptrele utilizate n procesul de redimensionare. Se indic marginea superioar a controlului, moment n care cursorul mouse-ului se transform ntr-o mn cu cinci degete ntinse. n acest moment se trage controlul ntr-o nou locaie. n momentul n care se ajunge n locaia dorit, se elibereaz butonul de mouse. Pentru tergerea unui control se efectueaz un clic pe controlul respectiv i se acioneaz tasta DELETE. Modificarea sau definirea gruprii i sortrii datelor unui raport Se deschide raportul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe butonul Sorting And Grouping . Variant: din meniul View se d comanda Sorting and Grouping. n urma acestei aciuni se afieaz fereastra etichetat cu Sorting and Grouping. Cu aceast fereastr se poate modifica sau stabili modul n care se vor grupa datele (i anume dup valorile cror cmpuri i n ce ordine).

n prima linie a coloanei Field/Expression se efectueaz un clic pe butonul i din lista afiat se selecteaz un nume de cmp pe care se bazeaz primul criteriu de grupare. n urmtoarea linie se va introduce un alt nume de cmp pe care se bazeaz cel de al doilea criteriu de grupare .a.m.d. n momentul completrii coloanei Field/Expression programul Access va alege automat ordinea cresctoare de sortare a gruprilor, adic n coloana Sort Order - 55 -

(ordinea de sortare) se va depune valoarea Ascending (ordinea cresctoare). Ordinea de sortare a unei grupri poate fi modificat dac n linia corespunztoare gruprii se efectueaz un clic pe celula din coloana Sort Order i se alege varianta Descending. Proprietile unei grupri pot fi configurate. n acest scop printr-un clic aplicat n coloana Field/Expression se alege gruparea respectiv; proprietile gruprii desemnate se stabilesc prin subfereastra Group Properties. Principalele proprieti ale unei grupri sunt prezentate n tabelul urmtor:
Descriere Dac se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat din coloana Field/Expression se va crea o grupare de articole i n raport se va genera o seciune de antet de grupare. n urma acestei aciuni n selectorul de linie al cmpului (n prima coloan a ferestrei de sortare i . grupare) se afieaz un indicator de grupare, care are forma Programul Access adaug o seciune de antet de grupare n fereastra de proiectare a raportului, n faa seciunii de detalii a raportului. n aceast seciune ulterior se pot depune, de exemplu, cutii text. n cutiile text respective se pot depune formule. Valoarea implicit a proprietii Group Header este No (nu se creeaz antet de grupare). Dac se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat din coloana Field/Expression se va crea o grupare de articole i n raport se va genera o seciune de subsol de grupare. n urma acestei aciuni n . selectorul de linie al cmpului se afieaz un indicator de grupare Programul Access adaug o seciune de subsol de grupare n fereastra de proiectare a raportului, dup seciunea de detalii a raportului. n aceast seciune ulterior se pot depune, de exemplu, cutii text. n cutiile text respective se pot depune formule. Valoarea implicit a proprietii Group Footer este No (nu se creeaz subsol de grupare).

Proprietate

Group Header

Group Footer

Introducerea n antetele i subsolurile unui raport a diferitelor formule n antetele i subsolurile unui raport se pot insera cutii text. Coninutul acestor cutii text de obicei sunt apeluri de funcii tip agregat, care livreaz valori globale referitoare la cmpurile existente n grupare. Se menioneaz faptul c formulele existente n cutii text se pot depune n orice tip de antet i de subsol (grupare, pagin sau raport). Fiind n modul de vizualizare tip proiect, pentru introducerea unei cutii text ntr-un antet/subsol se va verifica dac este vizibil cutia de unelte. Afiarea, respectiv ascunderea casetei de instrumente se realizeaz prin meniul View, comanda Toolbox. Pentru a introduce o cutie text n antetul sau n subsolul unui raport se va efectua un clic pe butonul (Text Box) al casetei de instrumente. Dup acionarea acestui buton printr-un clic se desemneaz antetul sau subsolul dorit i se deplaseaz mouse-ul. n momentul eliberrii butonului - 56 -

mouse-ului n antetul/subsolul desemnat se vor crea dou controale: un control tip etichet i un control tip text.

n controlul etichet (controlul din stnga) se va tasta un text prin care se descrie succint rolul formulei. n controlul cutie text (controlul din dreapta) se va tasta o formul. n antetele i subsolurile unui raport de obicei se depun urmtoarele formule:
Formul = SUM ([NumeCmp]) = COUNT([Orae]) =MIN([Locuitori]) = MAX([Locuitori]) = AVG([Locuitori]) Semnificaie Suma valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Numrul de valori din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Minimul valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Maximul valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Media aritmetic a valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg.

De exemplu, n subsolul unei grupri, bazat pe valorile cmpului JudetID, al unui raport, s-au introdus urmtoarele formule:

Acest subsol, n modul de vizualizare nainte de imprimare, are aspectul alturat:

Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor n anteturile i subsolurile unui raport Pentru a introduce un text (etichet) n antetul sau n subsolul unui raport se va efectua un clic pe butonul (Label) al cutiei de unelte. Dup - 57 -

acionarea acestui buton se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona irul de caractere, dup care se tasteaz irul respectiv. Pentru a introduce o imagine grafic n antetul ori n subsolul unui raport se va efectua un clic pe butonul (Image) al cutiei de unelte. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona imaginea. Se afieaz fereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorit. Modificarea unui text se realizeaz prin selectarea etichetei respective i operarea editrilor dorite. ndeprtarea etichetelor i a imaginilor din zonele de antet/subsol se face prin efectuarea unui clic pe controlul respectiv i acionarea tastei DELETE. tergerea unui raport Pentru a terge un raport, n fereastra bazei de date se selecteaz raportul respectiv i se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete). Variant: din meniul Edit se d comanda Delete, care are tasta de comenzi rapide DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de raport trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No. Salvarea i nchiderea unui raport Dac se fac operaii de editare ntr-un raport, raportul respectiv trebuie salvat prin efectuarea unui clic pe butonul de comand (Save). Variant: din meniul File se d comanda Save. Pentru nchiderea unui raport se va efectua un clic pe butonul situat n partea dreapta sus a ferestrei aferente interogrii). Variant: din meniul File se d comanda Close.

(Close,

Pregtirea rezultatelor
Vizualizarea (examinarea) nainte de imprimare a unui tabel, formular sau raport nainte de a lansa n execuie operaia de imprimare a unui tabel, formular sau raport, se recomand lansarea n execuie a comenzii de vizualizare a obiectului care se va imprima n modul prealabil imprimrii. Acest mod poate fi declanat prin selectarea obiectivului din fereastra bazei de date i lansarea comenzii Print Preview (meniul File). Aceast comand poate fi accesat i prin butonul de comand (Print Preview, bara de unelte Database). Dac aspectul obinut corespunde cerinelor dvs, se poate cere imprimarea imediat a obiectului analizat.

- 58 -

Configurarea opiunilor referitoare la pagina utilizat n procesul de imprimare Se deschide tabelul, intrerogarea, formularul sau raportul. n cazul unui tabel sau al unei interogri se va utiliza modul de vizualizare tip foaie de dat sau modul de vizualizare nainte de imprimare. Un formular sau un raport poate fi deschis n orice mod de vizualizare. Din meniul File se d comanda Page Setup (iniializare pagin). Se afieaz o fereastr de dialog format din filele Margins, Page, eventual i Columns.

Prin fila Margins a ferestrei de dialog Page Setup se stabilete dimensiunea zonei de imprimare, adic se stabilesc cele patru margini utilizate (msurtorile se dau n inchi, se va imprima doar n interiorul celor patru margini). n cazul formularelor i rapoartelor prin caseta de selectare Print Data Only se stabilete dac se vor imprima doar datele i se omite imprimarea etichetelor, bordurilor, liniilor de reea, imaginile grafice ale liniilor i cutiilor. n cazul imprimrii tabelelor sau a articolelor livrate de o interograre prin caseta de selectare Print Headings se poate cere imprimarea anteturilor. Prin fila Page a ferestrei de dialog se stabilete orientarea hrtiei utilizate la imprimare. Variantele posibile sunt opiunile Portrait (portret, se imprim paralel cu marginea mai ngust a hrtiei) i Landscape (vedere, se imprim paralel cu marginea mai lat a hrtiei). Prin lista combinat Size, situat n subfereastra Paper, se alege dimensiunea hrtiei, de exemplu A4, precum i modul de alimentare

- 59 -

cu hrtie a imprimantei. De asemenea, se poate stabili imprimanta utilizat (cea implicit sau o imprimant specificat). n cazul formularelor i rapoartelor fereastra de dialog conine o i fil Columns prin care se stabilete numrul, dimensiunea i modul de implementare a coloanelor.

Opiuni pentru imprimare Opiunile utilizate n procesul de imprimare se pot stabili prin meniul File, comanda Print.

n aceast fereastr de dialog, prin lista combinat Name situat n subfereastra Printer se alege tipul imprimantei utilizat n procesul de imprimare. Dac se dorete imprimarea ntr-un fiier disc, de extensie PRN, atunci se selecteaz caseta de selectare Print to File. Numrul de copii dorite se introduce n cutia Number of Copies. Imprimarea foii de date corespunztoare unui tabel, a unei interogre sau a unui formular (adic a tuturor articolelor aferente obiectului ) Se deschide tabelul, interogarea sau formularul n modul de vizualizare tip foaie de dat. Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All. Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. - 60 -

Imprimarea articolelor selectate dintr-o foaie de date a unui tabel, a unei interogri sau a unui formular Se deschide tabelul, interogarea sau formularul n modul de vizualizare tip foaie de dat. Se selecteaz articolele care se vor imprima. Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Selected Record(s). Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. Imprimarea tuturor articolelor unui tabel sau a articolelor livrate de o interogare folosind formularul corespunztor obiectului Se deschide formularul corespunztor obiectului n modul de vizualizare tip formular (Form View) sau n modul de vizualizare tip foaie de dat (Datasheet View). Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All. Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. Formularul este imprimat n modul de vizualizare specificat de proprietatea DefaultView. Imprimarea articolelor selectate ale unui tabel sau a articolelor livrate de o interogare, folosind formularul corespunztor obiectului Se deschide formularul corespunztor obiectului n modul de vizualizare tip formular sau n modul de vizualizare tip foaie de dat. Se selecteaz articolele dorite prin efectuare de clicuri pe selectori de date (dac se dorete selectarea mai multor articole, atunci se va efectua un clic pe primul selector de articol i se deplasa cursorul mouse-ului pn la ultimul selector de articol care se va imprima). Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Selected Record(s). Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. Imprimarea unui raport n fereastra bazei de date se selecteaz raportul respectiv i se deschide folosind modurile de vizualizare tip proiect (Design View), examinare nantea imprimrii (Print Preview) sau vizualizare tip implementarea (Layout Preview). Din meniul File se d comanda Print. - 61 -

Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Pages, dup care se specific numrul paginilor dorite folosind cutiile text From (de la) i To (pn la). Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK.

- 62 -

Noiuni avansate Access

Proiectarea corespunztoare a bazei de date asigur o ntreinere uoar a acesteia. Datele sunt memorate n tabele i fiecare tabel conine date doar despre un singur subiect, cum ar fi clieni. De aceea, la actualizarea unei anumite poriuni de date doar ntr-un loc, cum ar fi o adres, modificarea va apare automat n ntreaga baz de date. O baz de date bine proiectat conine de obicei diferite tipuri de interogri care prezint informaiile necesare. O interogare poate prezenta un subset de date, cum ar fi toi clienii din Londra, sau combinaii de date din diferite tabele, cum ar fi informaii despre comenzi asociate cu informaii despre clieni. Aceast interogare regsete informaii despre ID comand, nume companie, ora, i data solicitat pentru clienii din Londra ale cror comenzi au fost solicitate n Aprilie. Rezultatele dorite de la baza de date - formularele i paginile de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) pe care dorii s le utilizai, i rapoartele pe care dorii s le imprimai - nu furnizeaz n mod necesar soluii despre modul de structurare a tabelelor n baza de date, deoarece formularele, rapoartele, i paginile de acces la date sunt deseori bazate pe interogri n loc de tabele.

- 63 -

nainte de utilizarea Microsoft Access pentru generarea efectiv a tabelelor, interogrilor, formularelor, i altor obiecte, este bine s conturai i s modificai forma nti pe hrtie. Putei de asemenea s examinai bazele de date bine proiectate asemntoare celei pe care o construii, sau se poate deschide baza de date Northwind ca exemplu i apoi s deschidei fereastra Relaii (Fereastra Relaii: Fereastra n care se vizualizeaz, se creeaz sau se modific relaiile dintre tabele i interogri.) pentru examinarea formei acesteia. Pentru proiectarea bazei de date respectai paii de baz urmtori. Stabilii scopul bazei de date Primul pas n proiectarea unei baze de date const n stabilirea scopului acesteia i modul de utilizare:

Consultai persoanele care vor utiliza baza de date. mpreun cu utilizatorii, edificai-v asupra ntrebrilor la care dorii s rspund baza de date. Conturai rapoartele pe care dorii s le produc baza de date. Adunai formularele utilizate n mod curent pentru nregistrarea datelor.

Dup ce stabilii scopul bazei de date, se poate ntocmi o list de cerine de la baza de date. Apoi, se pot stabili faptele ce trebuie memorate n baza de date i crui subiect i aparine fiecare. Aceste fapte corespund cmpurilor (coloanelor) din baza de date, iar subiectele crora le aparin corespund tabelelor. Stabilii cmpurile de care avei nevoie n baza de date

- 64 -

Fiecare cmp este un fapt despre un anumit subiect. De exemplu, v trebuie s memorai urmtoarele fapte despre clieni: nume companie, adres, ora, stat, i numr de telefon. Trebuie s creai un cmp separat pentru fiecare din aceste fapte. Atunci cnd stabilii ce cmpuri sunt necesare, reinei urmtoarele principii de proiectare:
Includei toate informaiile ce vor fi necesare. Memorai informaiile n cele mai mici pri logice. De exemplu, numele angajailor sunt deseori scindate n dou cmpuri, Prenume i Nume, astfel fiind uoar sortarea datelor dup Nume.

Nu creai cmpuri pentru date alctuite din liste cu elemente multiple. De exemplu, ntr-un tabel Furnizori, dac este creat un cmp Produse care conine o list a fiecrui produs primit de la furnizor separat prin virgul, va fi mai dificil s gsii doar furnizorii care furnizeaz un anumit produs.
Nu includei datele derivate sau calculate (date care sunt rezultatul unei expresii (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.)). De exemplu, dac avei un cmp PreUnitar i un cmp Cantitate, nu creai un cmp suplimentar care s multiplice valorile n aceste dou cmpuri. Nu creai cmpuri care se aseamn ntre ele. De exemplu, ntr-un tabel Furnizori, dac vei crea cmpurile Produs1, Produs2, i Produs3, va fi mai dificil s gsii toi furnizorii care furnizeaz un anumit produs. De asemenea, va trebui s modificai forma bazei de date dac un furnizor asigur mai mult de trei produse. Este necesar doar un cmp pentru produse dac plasai cmpul respectiv n tabelul Produse n loc de tabelul Furnizori.

Stabilii tabele necesare n baza de date Fiecare tabel trebuie s conin informaii despre un subiect. Lista de cmpuri va furniza soluii pentru tabelele necesare. De exemplu, dac avei un cmp DatAngajare, subiectul acestuia
- 65 -

este un angajat, deci acesta aparine tabelului Angajai. Poate exista un tabel pentru Clieni, un tabel pentru Produse, i un tabel pentru Comenzi. Stabilii tabelul cruia i aparine fiecare cmp Atunci cnd stabilii crui tabel i aparine fiecare cmp, reinei urmtoarele principii de proiectare:

Adugai cmpul doar unui singur tabel.

Nu adugai cmpul unui tabel dac va avea ca rezultat aceleai informaii ce vor apare n nregistrri multiple n tabelul respectiv. Dac determinai c un cmp dintr-un tabel va conine multe informaii dublate, atunci cmpul respectiv se afl probabil n tabelul greit.

De exemplu, dac plasai cmpul ce conine adresa unui client n tabelul Comenzi, informaiile respective se vor repeta probabil n mai mult dect o nregistrare, deoarece clientul va plasa probabil mai mult dect o singur comand. Totui, dac plasai cmpul adres n tabelul Clieni, aceasta va apare doar o dat. n acest sens, un tabel ntr-o baz de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) este diferit de un tabel ntr-o baz de date dintr-un fiier cum ar fi o foaie de calcul. Cnd fiecare informaie este memorat o singur dat, atunci ea va fi actualizat ntr-un singur loc. Astfel este mai eficient, i se elimin de asemenea posibilitatea intrrilor dublate care conin informaii diferite.

- 66 -

Identificai cmpul sau cmpurile cu valori unice n fiecare nregistrare Pentru ca Microsoft Access s uneasc informaiile memorate n tabele separate de exemplu, s uneasc un client cu toate comenzile sale fiecare tabel din baza de date trebuie s includ un cmp sau un set de cmpuri care s identifice n mod unic fiecare nregistrare individual din tabel. Un astfel de cmp sau set de cmpuri este numit o cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..). Stabilii relaiile dintre tabele Odat ce ai scindat informaiile n tabele i ai identificat cmpurile pentru cheia primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..), trebuie ca Microsoft Access s reuneasc informaiile corelate pentru a avea sens. Pentru aceasta, trebuie s definii relaii (relaie: Asociaie care se stabilete ntre cmpurile (coloanele) a dou tabele. Relaia poate fi unu la unu, unu la mai muli sau muli la mai muli.) ntre tabele. Poate fi util vizualizarea relaiilor ntr-o baz de date existent bine proiectat, cum ar fi baza de date Northwind ca exemplu. mbuntii proiectul
- 67 -

Dup ce ai proiectat tabelele, cmpurile, i relaiile (relaie: Asociaie care se stabilete ntre cmpurile (coloanele) a dou tabele. Relaia poate fi unu la unu, unu la mai muli sau muli la mai muli.) necesare, este bine s studiai proiectul i s descoperii eventualele defecte care mai pot apare. Este mai uor s modificai forma bazei de date la acest moment dect dup completarea tabelelor cu date. Utilizai Microsoft Access pentru a crea tabele, preciza relaii ntre tabele, i introduce suficient de multe date n tabele astfel nct s se poat testa proiectul. Pentru a testa relaiile din baza de date, observai dac se pot crea interogri pentru a obine rspunsurile dorite. Creai schie aproximative pentru formulare i rapoarte i observai dac prezint datele pe care le ateptai. Cutai datele dublate care nu sunt necesare i eliminai-le. Introducei date i creai alte obiecte ale bazei de date Atunci cnd suntei mulumit c structurile tabelului respect principiile de proiectare descrise, este momentul s continuai i s adugai la tabele toate datele existente. Putei crea apoi alte obiecte ale bazei de date - interogri (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.), formulare (formular: Obiect baz de date Access n care se plaseaz controale pentru efectuarea aciunilor sau introducerea, afiarea sau editarea datelor n cmpuri.), rapoarte (raport: Un obiect baz de date Access care imprim informaii formatate i organizate potrivit specificaiilor. Exemple de rapoarte sunt situaiile vnzrilor, agendele telefonice i etichetele potale.), pagini de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se
- 68 -

adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.), macrocomenzi (macrocomand: O aciune sau un set de aciuni care se utilizeaz pentru a automatiza activitile.), i module (modul: O colecie de declaraii, instruciuni i proceduri stocate mpreun ca o unitate numit. Exist dou tipuri de module: module standard i module de clas.). Utilizai instrumentele de analiz ale Microsoft Access Microsoft Access conine dou instrumente care v pot ajuta s mbuntii forma unei baze de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.).

Analizatorul de tabel poate analiza forma unui tabel la un moment dat i, dac este corespunztor, poate propune noi structuri de tabel i relaii (relaie: Asociaie care se stabilete ntre cmpurile (coloanele) a dou tabele. Relaia poate fi unu la unu, unu la mai muli sau muli la mai muli.), i poate scinda un tabel n tabele corelate noi dac aceasta are neles. Analizatorul de performan poate analiza ntreaga baz de date i efectua recomandri i sugestii pentru mbuntirea acesteia. Expertul poate implementa de asemenea aceste recomandri i sugestii. Ascundere total

- 69 -

Crearea unei baze de date Access

Microsoft Access furnizeaz trei metode pentru a crea o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.). Crearea unei baze de date utiliznd un Expert Baz de date Expertul baze de date se utilizeaz pentru a crea ntr-o singur operaiune tabelele, formularele i rapoartele necesare pentru tipul de baz de date ales este cea mai uoar cale de crearea a unei baze de date. Expertul ofer opiuni limitate de particularizare a bazei de date.
1. 2. 3. 4. 5. Facei clic pe Nou din bara de instrumente. n panoul de activitate Fiier nou, sub abloane, facei clic pe Pe computerul meu. Pe fila Baze de date, facei clic pe pictograma pentru tipul bazei de date pentru care dorii creare, i apoi clic pe OK. n caseta de dialog Fiier Baz de date nou, precizai un nume i o amplasare pentru baza de date, i apoi clic pe Creare. Urmai instruciunile din Expertul Baze de date.

Not Nu se poate utiliza Expertul Baz de date pentru adugarea tabelelor, formularelor, sau rapoartelor noi unei baze de date existente. Creare unei baze de date utiliznd un ablon
- 70 -

Aceasta este cea mai rapid cale de crearea a unei baze de date. Aceast metod funcioneaz cel mai bine dac se gsete i se utilizeaz un ablon care corespunde ct mai exact necesitilor.
1. 2. 3. Facei clic pe Nou din bara de instrumente. n panoul de activitate Fiier nou, sub abloane, fie cutai un anumit ablon, fie facei clic pe Pagina de pornire abloane pentru a cuta ablonul potrivit. Facei clic pe ablonul dorit, apoi facei clic pe Descrcare.

Crearea unei baze de date fr utilizarea unui Expert Baz de date Se poate crea o baz de date necompletat, adugndu-se apoi tabelele, formularele, rapoartele i alte obiecte aceasta este cea mai flexibil metod, dar necesit definirea separat a fiecrui element al bazei de date. n ambele moduri, se poate modifica i extinde baza de date n orice moment dup crearea acesteia.
1. 2. 3. Facei clic pe Nou din bara de instrumente. n panoul de activitate Fiier nou, sub Nou, facei clic pe Baz de date necompletat. n caseta de dialog Fiier Baz de date nou, precizai un nume i o amplasare pentru baza de date, i apoi clic pe Creare.

Apare Fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), i se pot crea obiectele (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access

- 71 -

conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) pe care le dorii n baza de date. Ascundere total

mbuntirea performanei unei baze de date Access

n funcie de configuraia computerului dumneavoastr i de meniul de lucru, exist cteva lucruri care se pot face pentru a mbunti performana Microsoft Access sau a bazei de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.). Dac optimizai performana unei baze de date Access, cel mai bun loc de nceput este cu Analizatorul de performan. Se poate folosi Analizatorul de performan pentru a analiza o baz de date ntreag sau doar obiectele selectate dintr-o baz de date. De asemenea, Analizatorul de performan poate face cteva modificri propuse dac se dorete. Execuia Analizatorului de performan Avei posibilitatea s utilizai Analizatorul de performan pentru optimizarea performanei unei baze de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.). Analizatorul de performan nu
- 72 -

este disponibil ntr-un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.).
1. 2. 3. Deschidei baza de date Access pentru care dorii optimizare. n meniul Instrumente, indicai spre Analiz, apoi facei clic pe Performan. Facei clic pe fila pentru tipul de obiect al bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) pentru care dorii optimizare. Facei clic pe fila Toate tipurile de obiecte pentru vizualizarea unei liste cu toate obiectele bazei de date deodat. Selectai numele obiectelor bazei de date pentru care dorii optimizare. Facei clic pe Selectare total pentru a selecta toate obiectele bazei de date din list. Repetai paii 3 i 4 pn la selectarea tuturor obiectelor pentru optimizare, i apoi facei clic pe OK.

4. 5.

Analizatorul de performan listeaz trei tipuri de rezultate de analiz: Recomandare, Sugestie, i Idee. Cnd facei clic pe un element din lista Rezultate analiz, sunt afiate informaii despre optimizarea propus n caseta Note analiz aflat sub list. Optimizrile Sugestie conin posibile tradeoffs de care trebuie inut cont nainte de a fi efectuate. Pentru vizualizarea unei descrieri a tradeoffs, facei clic pe o Sugestie din list i apoi citii informaiile din caseta Note analiz. Access poate efectua optimizrile Recomandare i Sugestie n locul utilizatorului. Optimizarea Idee trebuie efectuat doar de utilizator.
6. Facei clic pe una sau mai multe optimizri Recomandare sau Sugestie pe care dorii s le efectuai, i apoi facei clic pe Optimizare. Analizatorul de performan va efectua optimizrile i apoi le va marca Fixate. Continuai procesul pn cnd Analizatorul

- 73 -

de performan a ncheiat toate optimizrile Recomandare i Sugestie pe care dorii s le efectuai.

Pentru a executa optimizrile Recomandare i Sugestie, facei clic pe Select All, iar apoi facei clic pe Optimizare. Pentru efectuarea unei optimizri Idee, facei clic pe optimizare, i apoi urmai instruciunile afiate n caseta Note analiz. Not Analizatorul de performan nu furnizeaz sugestii despre modul de mbuntire a performanei Microsoft Access sau a sistemului sub care lucreaz. mbuntirea performanei Microsoft Access i a sistemului dumneavoastr Urmtoarele indicaii v pot ajuta la optimizarea performanelor Microsoft Access pe calculator:
Dac utilizai baze de date pe care ali utilizatori nu au nevoie s le partajeze, instalai Microsoft Access i toate bazele de date pe discul dumneavoastr fix n locul unui server din reea. Dac suntei singura persoan care utilizeaz o baz de date, deschidei baza de date pentru utilizare exclusiv; n caseta de dialog Deschidere facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi facei clic pe Deschidere exclusiv. Disponibilizai mai mult memorie nchiznd aplicaiile neutilizate. Mrii memoria RAM a computerului. Se recomand 40 MB de memorie 32 MB de memorie plus 8 MB pentru memorie suplimentar Microsoft Access. Nu utilizai memorie RAM pentru un disc RAM. tergei periodic fiierele care nu mai sunt necesare i golii Coul de reciclare, compactai bazele de date, apoi defragmentai discul fix cu programul Defragmentare disc din Microsoft Windows. Pentru a rula programul Defragmentare disc facei clic pe butonul Start din Windows, indicai spre Programe, indicai spre Accesorii, indicai

- 74 -

spre Instrumente de sistem, apoi facei clic pe Program Defragmentare disc. n cele mai multe cazuri setarea memoriei virtuale utilizat de Windows ar trebui s funcioneze optim. Cu toate acestea, n unele situaii ajustarea parametrilor memoriei virtuale poate mbunti performanele. Dac ai ncercat deja tergerea fiierelor nenecesare i nc mai avei probleme cu performanele, ncercai modificarea setrii implicite a memoriei virtuale n urmtoarele cazuri: o Nu avei mult spaiu disc disponibil pe discul care este utilizat n prezent pentru memoria virtual i este disponibil un alt disc local cu spaiu suficient. o Un alt disc local este disponibil i este mai rapid dect discul curent (n afara cazului n care acel disc este utilizat intensiv).

n aceste cazuri ai obine performane mai bune specificnd un disc diferit pentru memoria virtual. De asemenea ai obine performane mai bune specificnd spaiul disc disponibil pentru memoria virtual ca fiind 25 MB minus RAM disponibil. De exemplu, dac avei 12 MB de RAM pe calculator, ar trebui s precizai cel puin 13 MB de memorie virtual. Specificai mai mult dac lucrai cu mai multe aplicaii mari. Pentru a modifica parametrii memoriei virtuale a Windows, n Panoul de control din Windows facei dublu clic pe pictograma Sistem, facei clic pe Opiuni performan din fila Complex, facei clic pe butonul Modificare din seciunea Memorie virtual, apoi specificai un disc fix diferit sau introducei o valoare n caseta Dimensiune iniial care este cel puin egal cu 25 minus RAM disponibil.
Dac avei un wallpaper (fundal pe ntregul ecran) bitmap pe suprafaa de lucru Windows, nlocuii-l cu un bitmap culoare constant sau model, sau fr nici un bitmap. Dac utilizai un economizor de ecran, utilizai unul necompletat sau nu utilizai nici unul. - 75 -

Eliminai programele de compresie ale discului sau gndii-v la mutarea bazelor de date pe o unitate necomprimat. Pentru a asigura performane optime utilizai fonturi subsituite doar dac avei nevoie de suport fonturi duale pentru afiarea tuturor datelor.

mbuntirea performanei tabelului

Utilizai Analizatorul de performan pentru analiza anumitor tabele n baza de date. Proiectai tabele fr date suplimentare. O baz de date bine proiectat este o condiie esenial pentru preluarea i actualizarea rapid a datelor. Dac tabele existente conin date suplimentare, avei posibilitatea utilizrii Expertului Analizator de tabel pentru scindarea acestora n tabele n relaie pentru memorarea mai eficient a datelor. Alegei tipurile de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) corespunztoare pentru cmpuri; astfel se poate salva spaiu n baza de date i mbunti operaiile de asociere (asociere: O unire dintre un cmp dintr-un tabel sau o interogare i un cmp coninnd acelai tip de date din alt tabel sau interogare. Asocierile spun programului cum sunt legate datele. nregistrrile care nu sunt potrivite pot fi incluse sau excluse, n funcie de tipul de asociere.). La definirea unui cmp, alegei cea mai mic dimensiune a tipului de date sau de cmp care corespunde datelor din cmp. Creai indexuri (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.)

- 76 -

pentru cmpurile pe care le sortai, unii, sau pentru care stabilii criterii. Avei posibilitatea efecturii de mbuntiri substaniale referitor la viteza interogrii prin indexarea cmpurilor n ambele zone ale tipurilor de asociere, sau prin crearea unei relaii (relaie: Asociaie care se stabilete ntre cmpurile (coloanele) a dou tabele. Relaia poate fi unu la unu, unu la mai muli sau muli la mai muli.) ntre cmpurile respective i indexarea oricrui cmp utilizat la setarea criteriilor pentru interogare. Gsirea nregistrrilor prin intermediul casetei de dialog Gsire devine de asemenea mai rapid dac se efectueaz cutarea ntr-un cmp indexat. Totui, indexurile nu reprezint o soluie pentru toate situaiile. Indexurile cresc dimensiunea fiierului .mdb, reduc simultaneitatea (posibilitatea ca mai muli utilizatori s modifice o pagin n acelai timp) n aplicaii multiutilizator i scad performana la actualizarea datelor n cmpuri indexate sau la adugarea sau tergerea nregistrrilor. Este de preferat s se efectueze un test pentru determinarea cmpurilor ce trebuie indexate. Adugarea unui index poate accelera interogarea cu o secund, dar poate ncetini adugarea unui rnd de date cu dou secunde i poate cauza probleme de blocare. Sau poate aduce ctiguri nesemnificative n funcie de cmpurile care sunt indexate. De exemplu, adugarea unui index la un cmp CodPotal poate furniza un ctig foarte redus al performanei dac n tabel cmpurile NumeCompanie i NumeFamilie sunt deja indexate. Indiferent de tipurile de interogri create, trebuie indexate doar cmpurile care au numai valori unice.

ntr-un index dup cmpuri multiple, utilizai doar att de multe cmpuri cte sunt necesare n index.

- 77 -

mbuntirea performanei tabelelor legate Not Avei posibilitatea de a lega (legare (pentru tabele): O aciune care stabilete o conexiune la datele din alt aplicaie, astfel nct s fie posibil vizualizarea i editarea datelor, att n aplicaia iniial ct i n Access.) un tabel numai ntr-o baz de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.), nu i ntr-un proiect Microsoft Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.). Dei este posibil s utilizai tabelele legate ca i cum ar fi tabele obinuite din baza de date Microsoft Access, este important s reinei c ele nu se afl de fapt n baza de date Access. De fiecare dat cnd vizualizai datele dintr-un tabel legat, Microsoft Access trebuie s preia nregistrrile din alt fiier. Aceast preluare poate dura ceva timp, n special dac tabelul legat este n reea sau ntr-o baz de date SQL (baz de date SQL: Baz de date care este bazat pe limbajul SQL - Limbaj structurat de interogare.). Dac utilizai un tabel legat ntr-o reea sau ntr-o baz de date SQL, urmai aceste indicaii pentru a obine rezultate bune:
Avei posibilitatea s mbuntii mult funcionalitatea cnd deschidei baza de date principal, precum i tabelele i formularele impunnd ca baza de date legat s rmn deschis. Pentru aceasta, creai un tabel necompletat n baza de date legat i legai tabelul la baza de date principal. Apoi utilizai metoda OpenRecordset pentru a deschide tabelul legat. Acest fapt mpiedic motorul baz de date Microsoft Jet s nchid i s deschid n mod repetat baza de date legat i s creeze i s tearg de fiecare dat fiierul .ldb asociat.

- 78 -

Vizualizai numai datele de care avei nevoie. Nu v deplasai printre pagini n foaia de date, dac nu este necesar. Evitai saltul la ultima nregistrare dintr-un tabel mare. Dac dorii s adugai noi nregistrri la un tabel mare, utilizai comanda Intrare date din meniul nregistrri pentru a evita ncrcarea nregistrrilor existente n memorie. Utilizai filtre sau interogri pentru a limita numrul de nregistrri pe care le vizualizai ntr-un formular sau ntr-o foaie de date. Astfel, Microsoft Access transfer mai puine date prin reea. n interogri care implic tabele legate, evitai utilizarea funciilor n criteriile de interogare. n special, evitai utilizarea funciilor agregate de domeniu (funcie agregat de domeniu: O funcie, cum ar fi DAvg sau DMax, care se utilizeaz pentru a calcula statistici pentru un set de nregistrri (un domeniu).), cum ar fi Dsum, oriunde n interogri. Cnd utilizai o funcie agregat de domeniu, Microsoft Access preia toate datele din tabelul legat pentru a executa interogarea. Dac adugai frecvent nregistrri unui tabel legat, creai un formular pentru adugarea de nregistrri care s aib proprietatea Intrare date setat la Da. Cnd deschidei formularul pentru a introduce noi date, Microsoft Access nu afieaz nici una dintre nregistrrile existente. Aceast setare a proprietii economisete timp pentru c Microsoft Access nu mai trebuie s preia nregistrrile din tabelul legat. Amintii-v c i ali utilizatori pot ncerca s utilizeze un tabel extern timp ce v aflai n el. Cnd o baz de date Microsoft Access este n reea, evitai blocarea nregistrrilor mai mult timp dect este necesar.

mbuntirea performanei tabelelor legate de SQL server Dac datele din aplicaia front-end/back-end (aplicaii frontend/back-end: Aplicaie constnd dintr-un fiier baz de date "back-end" care conine tabele i copii ale unui fiier baz de date "front-end" care conine toate celelalte obiecte baz de date cu legturi la tabelele back-end.) constau doar din tabele Microsoft SQL Server, avei posibilitatea s utilizai fie un proiect Microsoft Access fie o baz de date Microsoft Access drept component front end a aplicaiei. Cu toate acestea, utiliznd un proiect Access vei beneficia de avantajele proiectelor cum ar fi un numr mai mare de tabele i o domensiune mai mare a bazei de date. Dac
- 79 -

dorii ca datele din aplicaia front-end/back-end s constea n tabele Microsoft Access i tabele Microsoft SQL server, trebuie s utilizai o baz de date Access drept front end. Dac v conectai la un tabel dintr-o baz de date SQL extern, avei posibilitatea de a obine cele mai bune rezultate prin legarea (legare (pentru tabele): O aciune care stabilete o conexiune la datele din alt aplicaie, astfel nct s fie posibil vizualizarea i editarea datelor, att n aplicaia iniial ct i n Access.) la tabele SQL n loc de a deschide direct tabelele. Avei posibilitatea s deschidei tabele SQL externe n mod direct doar utiliznd cod Microsoft Visual Basic. Tabelele legate sunt n mod considerabil mai rapide, mai puternice i mai eficiente dect cele deschise n mod direct. Sfaturi performan suplimentare
Preluai doar datele necesare. Proiectai-v interogrile pentru a limita numrul nregistrrilor preluate i selectai doar cmpurile necesare astfel nct Microsoft Access s transfere ct mai puine date prin reea. Nu utilizai seturi de rezultate actualizabile (dinamice) dac nu preluai multe nregistrri i dac nu actualizai datele i dac nu avei nevoie s vedei modificrile aduse de ali utilizatori. Pentru a preveni seturile rezultat de la a fi actualizate ntr-un formular, setai proprietatea RecordSetType a formularului cu valoarea Snapshot. Instantaneele sunt mai rapide la deschidere i la defilare dect seturile dinamice. Dac nu avei nevoie s preluai un numr mare de nregistrri, un set dinamic este mai rapid i mai eficient dect un instantaneu. De exemplu mutarea la sfritul unui instantaneu solicit ca ntreg setul rezultat s fie descrcat pe calculatorul local, dar cu un set dinamic doar ultimul ecran de date este adus pe calculatorul local. n plus, cel mai rapid mod de a aduga nregistrri noi la un tabel, formular sau interogare este de a face clic pe Intrare date n meniul nregistrri. (Intrare date nu este disponibil dac proprietatea RecordsetType este setat cu valoarea Snapshot). Utilizarea memoriei cache. Dac vei reutiliza cele mai recente date de pe server n timpul rulrii aplicaiei, este mai rapid s preluai un singur bloc mare de date (mult rnduri) i s l stocai ntr-un cache

- 80 -

dect s preluai multe rnduri individuale. Formularele i foile de date Microsoft Access utilizeaz cache n mod automat. Dac preluai date utiliznd un obiect Recordset creat n Microsoft Visual Basic, avei posibilitatea s utilizai proprietatea CacheSize pentru a preciza cte nregistrri s fie preluate odat n memoria local. Pentru interogri actualizare masiv pe surse de date ODBC, optimizai performanele serverului setnd proprietatea FailOnError cu valoarea Yes. Evitai utilizarea interogrilor care au ca efect procesrile pe calculatorul client local. La accesarea datelor externe, motorul baz de date Jet proceseaz datele local doar cnd operaia nu poate fi executat de serverul baz de date extern. Operaiile interogare executate local (aa cum sunt definite de comenzile SQL utilizate pentru a le implementa) includ: o operaii JOIN ntre tabele din diferite surse de date la distan. (De exemplu s presupunem c asocierea implic un tabel sau o interogare locale cu cteva nregistrri i un tabel la distan cu mult mai multe nregistrri i cmpul de asociere al tabelului la distan este indexat. n acest caz Access returneaz doar nregistrrile care corespund tabelului sau interogrii locale, de aceea mbuntind mult performanele interogrii). o Operaiunile JOIN bazate pe o interogare cu predicatul DISTINCT sau cu o clauz GROUP BY. o Unirile externe (asociere extern: O asociere n care fiecare dintre nregistrrile corespondente din dou tabele se combin ntr-o nregistrare din rezultatele interogrii i unul dintre tabele contribuie cu toate nregistrrile sale, chiar dac valorile din cmpul asociat nu corespund celor din cellalt tabel.) coninnd sintaxe neacceptate de server. o Predicatele DISTINCT coninnd operaii care nu pot fi procesate la distan. o Operatorul LIKE utilizat cu cmpurile Text sau Memo (pot s nu fie suportate de unele servere). o Argumente i totaluri GROUP BY multi-nivel, cum ar fi cele utilizate n rapoarte cu niveluri multiple de grupare. o Argumente GROUP BY bazate pe o interogare cu un predicat DISTINCT sau cu o clauz GROUP BY. o Interogri de tip tabel ncruciat care au mai mult de un agregat, care au anteturi cmp, rnd sau coloan coninnd agregate sau care au o clauz ORDER BY definit de utilizator. o Predicate TOP n sau TOP n PERCENT. - 81 -

o o

Funcii definite de utilizator sau operatori sau funcii care nu sunt suportate de server. Combinaii complexe de operaii INNER JOIN (asociere intern: O asociere n care nregistrrile din dou tabele sunt combinate n rezultatele unei interogri numai dac valorile din cmpurile asociate ndeplinesc o anumit condiie specificat. ntr-o interogare, asocierea implicit este o asociere intern care selecteaz nregistrrile numai dac valorile cmpurilor asociate coincid.), LEFT JOIN (asociere extern la stnga: Asociere extern n care toate nregistrrile din partea stng a operaiei LEFT JOIN dintr-o instruciune SQL a unei interogri sunt adugate la rezultatul interogrii, chiar dac nu exist valori corespondente n cmpurile asociate din tabelul din dreapta.) sau RIGHT JOIN (asociere extern la dreapta: O asociere extern n care toate nregistrrile din partea dreapt a operaiei RIGHT JOIN din instruciunea SQL a interogrii sunt adugate la rezultate, chiar dac nu exist valori corespondente pentru cmpurile asociate din tabelul din stnga.) n interogri mbricate.

mbuntirea performanei ntr-un mediu multiutilizator Urmtoarele indicaii v ajut s optimizai performanele bazelor de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) utilizate ntr-un mediu multiutilizator.
Punei numai tabelele n serverul de reea i pstrai celelalte obiecte ale bazei de date n calculatoarele utilizatorilor. Funcionarea bazei de date va fi mai rapid deoarece numai datele sunt trimise prin reea. Avei posibilitatea s separai tabelele de celelalte obiecte ale bazei de date utiliznd expertul Divizare baz de date. Alegei o strategie adecvat de blocare a nregistrrilor. Dac utilizai o blocare optimist (Fr blocare), Access nu blocheaz o nregistrare sau o pagin pn la salvarea modificrilor aduse, n consecin datele devin mai rapid disponibile. Dac utilizai o blocare pesimist (nregistrri editate), Access blocheaz nregistrrile imediat ce

- 82 -

utilizatorul ncepe editarea ei - este posibil ca nregistrrile s fie blocate pentru perioade mai lungi de timp, dar dac doi utilizatori editeaz aceeai nregistrare simultan ei nu trebuie s decid care dintre modificri se salveaz. Alegei strategia corespunztoare pentru nivelul de blocare (blocare la nivel de pagin sau la nivel de nregistrare). Evitai conflictele de blocare prin ajustarea setrilor Interval remprosptare, Interval rencercare actualizare, Numr ncercri de actualizare i Interval remprosptare ODBC (dac se aplic). Optimizai performana tabelelor (inclusiv a tabelelor legate la alte surse de date cum ar fi Microsoft SQL Server). Efectuai conversia fiierului cu informaiile grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) din Access 97 sau anterior la versiunea curent de Access.

mbuntirea performanei interogrii Baze de date, tabele i indexuri

Compactai baza de date. Compactarea poate s sporeasc viteza interogrilor deoarece ea reorganizeaz nregistrrile unui tabel, astfel nct acestea s se afle n pagini adiacente ale bazei de date, ordonate dup cheia primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) a tabelului. Acest fapt va spori eficiena scanrilor secveniale ale nregistrrilor tabelului, deoarece va trebui citit un numr minim de pagini din baza de date pentru a regsi toate nregistrrile. Dup compactarea bazei de date, executai fiecare interogare pentru a o compila cu ajutorul statisticilor tabelului actualizat. Indexai (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) orice - 83 -

cmp utilizat pentru stabilirea de criterii (criterii: Condiii specificate pentru a limita nregistrrile incluse n setul de rezultate a unei interogri sau filtrri.) pentru interogare i indexai cmpurile aflate de ambele pri ale unei asocieri (asociere: O unire dintre un cmp dintrun tabel sau o interogare i un cmp coninnd acelai tip de date din alt tabel sau interogare. Asocierile spun programului cum sunt legate datele. nregistrrile care nu sunt potrivite pot fi incluse sau excluse, n funcie de tipul de asociere.), sau creai o relaie (relaie: Asociaie care se stabilete ntre cmpurile (coloanele) a dou tabele. Relaia poate fi unu la unu, unu la mai muli sau muli la mai muli.) ntre aceste cmpuri. Atunci cnd creai relaii, Microsoft Jet Database Engine (Microsoft Jet Database Engine: Parte a sistemului de baze de date Access care preia i stocheaz datele din bazele de date ale utilizatorilor i ale sistemului. Este un fel de manager de date pe care sunt construite sisteme de baze de date, ca Access.) creeaz un index pentru cheia extern (cheie strin: Unul sau mai multe cmpuri dintrun tabel care refer cmpul sau cmpurile n cheie primar dintr-un alt tabel. Cheia strin precizeaz modul de corelare al tabelelor.) dac nu exist deja una, n caz contrar, va utiliza indexul existent.

Motorul Jet optimizeaz automat o interogare care asociaz un tabel Microsoft Access din unitatea de disc local i un tabel server ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): O metod standard de partajare a datelor ntre bazele de date i programe. Driverele ODBC utilizeaz standardul Structured Query Language (SQL) pentru a obine acces la datele exterioare.), dac tabelul Access este mic i cmpurile asociate sunt indexate. n acest caz, Access sporete eficiena, cernd numai nregistrrile necesare de la server. Asigurai-v c tabelele pe care le asociai din surse diferite sunt indexate dup cmpurile de asociere.
Indexai cmpurile utilizate pentru sortare. Utilizai operatorii Between...And, In, i = cu cmpurile indexate.

Cmpuri, calcule i criterii

- 84 -

Atunci cnd definii un cmp ntr-un tabel, alegei cel mai mic tip de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) adecvat pentru datele din cmp. De asemenea, dai cmpurilor pe care le vei utiliza n asocieri (asociere: O unire dintre un cmp dintr-un tabel sau o interogare i un cmp coninnd acelai tip de date din alt tabel sau interogare. Asocierile spun programului cum sunt legate datele. nregistrrile care nu sunt potrivite pot fi incluse sau excluse, n funcie de tipul de asociere.) aceleai tipuri sau tipuri compatibile, cum ar fi AutoNumerotare i Numr (dac proprietatea Dimensiune cmp este setat la ntreg lung). Cnd creai o interogare, adugai numai cmpurile de care avei nevoie. n cmpurile utilizate pentru stabilirea de criterii (criterii: Condiii specificate pentru a limita nregistrrile incluse n setul de rezultate a unei interogri sau filtrri.), deselectai caseta Afiare dac nu dorii s afiai aceste cmpuri. Dac utilizai criterii pentru a restriciona valorile dintr-un cmp utilizat ntr-o asociere ntre tabele avnd o relaie unu la mai muli (relaie unu-la-mai-muli: Asociaie ntre dou tabele n care valoarea cheie primar a fiecrei nregistrri din tabelul primar corespunde valorii din cmpul sau cmpurile corespunztoare a mai multor nregistrri din tabelul corelat.), testai dac interogarea se execut mai rapid cu criteriul plasat n partea unu a asocierii sau n partea mai muli. n unele interogri, vei obine performane mai rapide dac adugai criteriile la cmpul aflat n partea unu a unei asocieri i nu n partea mai muli. Evitai cmpurile calculate (cmp calculat: Un cmp, definit ntr-o interogare, care afieaz rezultatul unei expresii i nu afieaz date stocate. Valoarea se recalculeaz de fiecare dat cnd se modific o valoare din expresie.) n subinterogri subinterogare: O instruciune SQL SELECT care se afl n interiorul altei interogri de selectare sau de aciune.. Dac adugai o interogare care conine un cmp calculat la o alt interogare, este posibil ca expresia (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) din cmpul calculat s ncetineasc viteza din interogarea principal. n exemplul de mai jos, interogarea Q1 este utilizat ca intrare pentru interogarea Q2:

- 85 -

Q1: SELECT IIF([MyColumn]="Yes","Order Confirmed","Order Not Confirmed") AS X FROM MyTable; Q2: SELECT * FROM Q1 WHERE X="Order Confirmed";

Deoarece expresia IIf din Q1 nu poate fi optimizat, Q2 nu poate fi, de asemenea, optimizat. Dac o expresie imposibil de optimizat este imbricat ntr-o subinterogare, ntreaga interogare este imposibil de optimizat. O metod alternativ de a construi interogarea este:
Q1: SELECT * FROM MyTable WHERE MyColumn = "Yes";

Dac expresiile sunt necesare la ieire, ncercai s le plasai ntr-un control (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) dintr-un formular sau raport. De exemplu, ar fi posibil s modificai interogarea precedent ntr-o interogare cu parametri care solicit valoarea coloanei ColoanaPersonal, iar apoi construii un formular sau raport bazat pe aceast interogare. n formular sau raport, avei apoi posibilitatea s adugai un control calculat (control calculat: Control care se utilizeaz ntr-un formular, raport sau ntr-o pagin de acces la date pentru a afia rezultatul unei expresii. Rezultatul este recalculat de fiecare dat cnd se efectueaz o modificare a vreuneia dintre valorile pe care se bazeaz expresia.) care afieaz Comand confirmat sau Comand neconfirmat, n funcie de valoarea din coloana ColoanaPersonal.

Construii interogarea ca mai jos:

PARAMETERS [Pentru a vedea comenzile confirmate, introducei Da. Pentru a vedea - 86 -

comenzile neconfirmate, introducei Nu.] Text; SELECT * FROM MyTable WHERE MyColumn = [Pentru a vedea comenzile confirmate, introducei Da. Pentru a vedea comenzile neconfirmate, introducei Nu.];

n controlul calculat din formular sau raport, introducei:

=IIF([MyColumn]="Yes","Order Confirmed","Order Not Confirmed") Atunci cnd grupai nregistrri dup valorile dintr-un cmp de asociere, specificai Grupare dup pentru cmpul care se afl n acelai cmp ca i cmpul pe care l totalizai (pentru care calculai o funcie agregat (funcie agregat: O funcie, cum ar fi Sum, Count, Avg, or Var, utilizat pentru calcularea totalurilor.)). De exemplu, dac creai o interogare care totalizeaz cmpul Cantitate din tabelul Detalii comenzi i grupeaz dup IDComand, este recomandabil s specificai Grupare dup pentru cmpul IDComand din tabelul Detalii comenzi. Dac specificai Grupare dup pentru cmpul IDComand din tabelul Comenzi, Microsoft Access va fi nevoit s asocieze toate nregistrrile mai nti i apoi s efectueze funcia agregat, n loc s efectueze funcia agregat i apoi s asocieze numai cmpurile necesare.

Pentru o vitez mai mare, utilizai Grupare dup pentru ct mai puine cmpuri posibil. Ca o alternativ, utilizai funcia First unde corespunde. Dac o interogare de total conine o asociere, este recomandabil s grupai nregistrrile ntr-o interogare i s adugai aceast interogare la o interogare separat care va efectua asocierea. Acest fapt sporete eficiena anumitor interogri.
Evitai ct mai mult posibil criteriile restrictive de interogare impuse cmpurilor calculate i celor neindexate (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar - 87 -

a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.).

Expresii i optimizarea Rushmore Generaliti despre optimizarea Rushmore Microsoft Access are posibilitatea s optimizeze expresii (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) simple sau complexe din rndul Criteriu al grilei de proiect (gril de proiect: Gril utilizat pentru proiectarea unei interogri sau filtru n vizualizare proiect sau n fereastra Filtrare/sortare complex. Pentru interogri, aceast gril a fost anterior cunoscut ca gril QBE.) a interogrii, sau dintr-o clauz WHERE a unei instruciuni SQL SELECT. Pentru anumite tipuri de expresii complexe, este posibil ca Access s utilizeze Rushmore, o tehnologie de acces la date utilizat de Microsoft Jet Database Engine (Microsoft Jet Database Engine: Parte a sistemului de baze de date Access care preia i stocheaz datele din bazele de date ale utilizatorilor i ale sistemului. Este un fel de manager de date pe care sunt construite sisteme de baze de date, ca Access.), pentru a atinge un nivel mai ridicat de optimizare. n plus, funcia Count este bine optimizat pentru interogrile care utilizeaz Rushmore. Interogrile Rushmore funcioneaz cu tabelele Access, ca i cu tabelele Microsoft FoxPro sau dBASE (fiiere .dbf). Nu este posibil utilizarea Rushmore mpreun cu surse de date ODBC (Surs de date ODBC: Datele i informaiile necesare pentru a accesa datele din programe i baze de date care accept protocolul ODBC (Open Database Connectivity).), atta timp ct

- 88 -

Access transmite aceste interogri ctre sursa de date ODBC i nu le proceseaz local. Expresii simple optimizabile Este posibil ca o expresie (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) simpl optimizabil s formeze o expresie ntreag sau numai o parte dintr-o expresie. O expresie simpl optimizabil are una dintre urmtoarele forme: CmpIndexat OperatorComparaie Expresie
[Order Date] = #09/15/96#

sau Expresie OperatorComparaie CmpIndexat

#11/1/96# < [HireDate]

ntr-o expresie simpl optimizabil:

CmpIndexat este fie un cmp care are propriul su index (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) sau un cmp care este primul cmp dintr-un index multiplu.

- 89 -

OperatorComparaie trebuie s fie unul dintre urmtorii: <, >, =, <=, >=, <>, BetweenAnd, Like, In. Expresie poate fi orice expresie valid, printre care constante, funcii, sau cmpuri din alte tabele.

Dac ai creat indexuri pentru cmpurile Nume, Vrst i DatAngajare din tabelul Angajai, urmtoarele expresii sunt optimizabile simple:
[LastName] = "Smith" [Age] >= 21 #12/30/90# < [HireDate] Employees.[LastName] = Customers.[LastName] [LastName] In ("Smith", "Johnson", "Jones") [Age] Between 18 And 65

Expresii complexe O expresie (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) complex este creat prin combinarea a dou expresii simple cu operatorul And sau Or. O expresie complex are una dintre formele: ExpresieSimpl And ExpresieSimpl sau ExpresieSimpl Or ExpresieSimpl
- 90 -

O expresie complex este deplin sau parial optimizabil, n funcie de operatorul utilizat pentru a combina expresiile simple i dac una sau ambele expresii simple sunt optimizabile. O expresie complex este optimizabil Rushmore dac toate cele trei condiii care urmeaz sunt adevrate:

Expresia utilizeaz And sau Or pentru a combina dou criterii (criterii: Condiii specificate pentru a limita nregistrrile incluse n setul de rezultate a unei interogri sau filtrri.). Ambele criterii sunt alctuite din expresii simple optimizabile. Ambele expresii conin cmpuri indexate (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.). Este posibil ca cmpurile s fie indexate individual, sau s fie pri ale unor indexuri multiple.

Not Avei posibilitatea s optimizai indexuri multiple, dac interogai cmpurile indexate n ordinea n care acestea apar n fereastra Indexuri (Fereastra indexuri: ntr-o baz de date Access, fereastra n care se vizualizeaz sau se editeaz indexurile unui tabel, sau n care se pot crea indexuri pentru cmpuri multiple.), ncepnd cu primul cmp indexat i continund cu cmpurile adiacente (pn la 10 cmpuri, inclusiv). De exemplu, dac avei un index multiplu care conine cmpurile NumeFamilie i Prenume, avei posibilitatea s optimizai o interogare asupra cmpului NumeFamilie sau NumeFamilie i Prenume, dar o interogare asupra FirstName nu poate fi optimizat. Urmtoarele combinaii diferite de expresii simple din criteriul de interogare indic nivelul de optimizare al interogrii.
- 91 -

Interogare deplin optimizabil (cu Rushmore)

(expresie optimizabil) And (expresie optimizabil) (expresie optimizabil) Or (expresie optimizabil)

Rezultatele interogrii sunt parial optimizabile (fr Rushmore)

(expresie optimizabil) And (not expresie optimizabil)

Rezultatele interogrii nu sunt optimizabile

(not expresie optimizabil) And (not expresie optimizabil) (not expresie optimizabil) Or (not expresie optimizabil) Not (expresie optimizabil) Not (not expresie optimizabil)

De asemenea, avei posibilitatea s utilizai paranteze pentru a grupa combinaii de expresii simple. Regulile precedente se aplic, de asemenea, combinaiilor de expresii grupate ntre paranteze. Odat ce ai combinat expresii simple optimizabile n expresii complexe, aceste expresii complexe, la rndul lor, pot fi combinate pentru a forma expresii i mai complexe, care sunt probabil optimizabile, conform regulilor precedente. Aceste exemple presupun c ai creat indexuri pentru cmpurile NumeFamilie i DataAngajare (expresiile simple care le utilizeaz sunt optimizabile) dar nu i pentru cmpurile InitialaMedie sau Prenume (expresiile simple care care le utilizeaz nu sunt optimizabile). Urmtoarele exemple de expresii simple combinate arat pn unde este posibil optimizarea rezultatelor.

- 92 -

Interogare deplin optimizabil (cu Rushmore)

[LastName] = "Smith" And [Hire Date] < #12/30/90# [LastName] = "Smith" Or [Hire Date] < #12/30/90#

Rezultatele interogrii sunt parial optimizabile (fr Rushmore)

[LastName] = "Smith" And [MiddleInitial] = "C" [FirstName] = "Terry" And [MiddleInitial] = "C"

Rezultatele interogrii nu sunt optimizabile

[LastName] = "Smith" Or [MiddleInitial] = "C" [FirstName] = "Terry" Or [MiddleInitial]= "C"

Sugestii generale
Dac proprietatea Surs nregistrri a unui formular sau raport este setat la o instruciune SQL (ir de caractere/instruciune SQL: O expresie care definete o comand SQL, cum ar fi SELECT, UPDATE sau DELETE, coninnd clauze cum ar fi WHERE sau ORDER BY. irurile de caractere/instruciunile SQL se utilizeaz de obicei n interogri i n funciile agregate.), salvai instruciunea SQL ca interogare, apoi setai proprietatea Surs nregistrri la numele respectivei interogri. Pentru interogri de actualizare brute din surse de date ODBC (Surs de date ODBC: Datele i informaiile necesare pentru a accesa datele din programe i baze de date care accept protocolul ODBC (Open Database Connectivity).), optimizai performanele serverului, setnd proprietatea Eec la eroare la Da. Dac datele nu se modific frecvent, utilizai interogri de tip creare tabel (interogare de tip creare tabel: O interogare (instruciune SQL) - 93 -

care creeaz un nou tabel i apoi creeaz nregistrri (rnduri) n tabel prin copierea nregistrrilor dintr-un tabel existent.) pentru a crea tabele pornind de la rezultatele interogrii. Utilizai tabelele rezultate i nu interogrile ca baz pentru formulare, rapoarte sau alte interogri i asigurai-v c adugai indexuri (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) potrivit recomandrilor indicate aici. Evitai utilizarea funciilor agregate de domeniu (funcie agregat de domeniu: O funcie, cum ar fi DAvg sau DMax, care se utilizeaz pentru a calcula statistici pentru un set de nregistrri (un domeniu).), cum ar fi funcia DLookup, pentru a accesa date dintr-un tabel care nu se afl n interogare. Funciile agregate de domeniu sunt specifice pentru Microsoft Access, ceea ce nseamn c Microsoft Jet Database Engine (Microsoft Jet Database Engine: Parte a sistemului de baze de date Access care preia i stocheaz datele din bazele de date ale utilizatorilor i ale sistemului. Este un fel de manager de date pe care sunt construite sisteme de baze de date, ca Access.) nu are posibilitatea s optimizeze interogrile care le utilizeaz. n schimb, adugai la interogare tabelul pe care l accesa funcia, sau creai o subinterogare subinterogare: O instruciune SQL SELECT care se afl n interiorul altei interogri de selectare sau de aciune.. Dac creai o interogare tabel ncruciat (interogare de tip tabel ncruciat: Interogare care calculeaz o sum, o medie, contorizeaz sau alte tipuri de totaluri cu nregistrrile, apoi grupeaz rezultatele dup dou tipuri de informaii: unul n jos n partea stng a foii de date i altul de-a lungul prii de sus.), utilizai ntotdeauna cnd este posibil anteturi de coloan fixate.

mbuntirea performanei filtrului Dac listele din cmpurile din fereastra Filtrare dup formular (Filtru dup formular: Tehnic de filtrare a datelor care utilizeaz o versiune a formularului sau foii de date curente cu cmpuri vide n care se tasteaz valorile care s fie coninute n nregistrrile filtrate.) sunt afiate ntr-un interval de timp prea mare sau dac nu afieaz valorile din tabelul de baz, avei posibilitatea de a modifica performana filtrrii dup formular
- 94 -

pentru toate tabelele, interogrile i formularele sau de a modifica performana pentru un anume formular. n ambele cazuri, avei posibilitatea de a mpiedica afiarea n liste a valorilor cmpurilor din tabelul de baz, de a afia n list valorile de cmp pentru anumite tipuri de cmpuri indexate (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) sau neindexate sau de a modifica limita de nregistrri care determin dac lista afieaz valorile unui cmp. mbuntirea performanei filtrrii dup formular pentru toate tabelele, interogrile i formularele bazei de date Aceste setri afecteaz toate tabelele i interogrile i toate controalele (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) caset text a cror proprietate FiltruCutare este setat ca Valoarea implicit a bazei de date.
1. 2. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni. Facei clic pe fila Editare/Cutare i apoi setai Setare implicit filtru dup formular n concordan cu performana dorit. o Dac afiarea listei de valori dureaz prea mult doar pentru cmpurile neindexate, ncercai limitarea listelor la cmpurile indexate. Avei posibilitatea de a efectua acest lucru prin golirea casetelor de selectare Cmpuri locale neindexate i Cmpuri ODBC. Dac afiarea listelor dureaz prea mult pentru cmpurile indexate, golii i caseta de selectare Cmpuri locale indexate, deoarece sunt prea multe nregistrri n indexuri pentru ca listele s fie afiate rapid.

- 95 -

Not Dac utilizai acelai cmp neindexat n mod repetat, luai n considerare indexarea lui pentru a mbunti filtrarea i alte operaii de cutare pentru acel cmp.
o

Dac listele nu afieaz valorile din cmpurile indexate sau neindexate, verificai Afiare list de valori n pentru a v asigura c sunt selectate casetele corespunztoare sau ncercai s cretei numrul din caseta Nu se afieaz liste n care numrul nregistrrilor citite depete astfel nct s fie mai mare ca sau egal cu numrul maxim de nregistrri din orice cmp neindexat din tabelul de baz.

mbuntirea performanei filtrrii dup formular pentru un anume formular Pentru fiecare control (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) caset text dintr-un formular, avei posibilitatea de a preciza dac valorile stocate n cmp apar n lista sa din fereastra Filtrare dup formular.
1. Deschidei un formular n vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Afiai foaia de proprieti pentru orice control caset text.

2.

Cum?
- 96 -

1.

2.

Deschidei un tabel, o interogare, un formular, un raport sau o pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Se deschide foaia de proprieti optnd pentru una din urmtoarele variante: Pe un formular sau raport, se face dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau pe selectorul de raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.).

Selector de formular sau raport

Pe o pagin de acces la date, se face clic pe Selectare Pagin din meniul Editare. Pe un tabel sau interogare, se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru o seciune dintr-un formular sau raport, se face dublu clic pe selectorul de seciune (selectorul de seciune: Caseta care apare n partea stng a unei bare de seciune, la deschiderea unui obiect n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru - 97 -

efectuarea de operaiuni la nivel de seciune, cum ar fi selectarea seciunii.).

Selector de seciune
Pentru o seciune a unei pagini de acces la date, se face dublu clic pe bara seciunii.

Bara de seciune
Pentru a seta proprietile unui cmp al interogrii, se face clic pe celul n rndul Cmp, iar apoi se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru a seta proprietile unei liste de cmpuri a interogrii, se face clic oriunde n list, iar apoi se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru a seta proprietile pentru corpul unei pagini de acces la date, se face clic deasupra primei seciuni, iar apoi se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru a seta proprietile pentru un control (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul

- 98 -

mai uor de citit.), se face clic pe control, iar apoi se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. n foaia de proprieti, facei clic pe proprietatea pe care dorii s o setai, iar apoi optai pentru una din urmtoarele variante: Dac o sgeat apare n caseta de proprieti, se face clic pe ea i apoi se selecteaz o valoare din list. Se tasteaz o setare sau o expresie (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) n caseta de proprieti. Dac un buton Generare apare lng caseta de proprieti, se face clic pe acesta pentru a afia un generator (generator: Instrument Access care simplific o activitate. De exemplu, este posibil crearea rapid a unei expresii complexe cu Generatorul de expresii.) sau o list de generatori.

3.

Sfaturi
o

Pentru a obine Ajutor pentru orice proprietate din caseta de proprieti, se face clic pe proprietate i apoi se apas F1. Dac este necesar mai mult spaiu pentru a introduce sau edita o setare a unei proprieti, se apas SHIFT+F2 pentru a deschide caseta Panoramare.

Not Dac proprietatea SePermitModificriProiect a unui formular este setat la Toate Vizualizrile, se pot seta de asemenea proprietile formularului n Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea
- 99 -

datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) i Vizualizare foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.).
3. n caseta de proprietii FiltruCutare, setai proprietatea la valoarea care va duce la performana dorit. o Dac afiarea listei dureaz prea mult n fereastra Filtrare dup formular, setai proprietatea FiltruCutare fie la valoarea Niciodat, fie la valoarea Valoarea implicit a bazei de date i apoi facei modificrile corespunztoare n caseta de dialog Opiuni (meniul Instrumente). o Dac lista din fereastra Filtrare dup formular nu afieaz valorile stocate n acel cmp, asigurai-v c proprietatea FiltruCutare nu este setat la valoarea Niciodat. Dac proprietatea FiltruCutare este setat la valoarea Valoarea implicit a bazei de date sau ntotdeauna, facei modificrile corespunztoare n caseta de dialog Opiuni (meniul Instrumente).

mbuntirea performanei cutare i nlocuire Un index ajut la gsirea i sortarea rapid a nregistrrilor n Microsoft Access. Access utilizeaz indexuri ntr-un tabel n mod similar cu utilizarea indexului la o carte: pentru a gsi date, caut amplasarea datelor n index. Putei crea indexuri bazate pe un singur cmp sau mai multe cmpuri. Indexurile bazate pe mai multe cmpuri permit distingerea nregistrrilor n care primul cmp poate avea aceeai valoare.

- 100 -

5.1

Alegerea cmpurilor pentru indexare

Vei dori indexarea cmpurilor n care efectuai frecvent cutri, cmpuri pe care le sortai, sau cmpuri pe care le unii (asociere: O unire dintre un cmp dintr-un tabel sau o interogare i un cmp coninnd acelai tip de date din alt tabel sau interogare. Asocierile spun programului cum sunt legate datele. nregistrrile care nu sunt potrivite pot fi incluse sau excluse, n funcie de tipul de asociere.) cu cmpuri din alte tabele prin interogri (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.). Totui, indexurile pot ncetini anumite interogri de aciune (interogare de aciune: O interogare care copiaz sau modific date. Interogrile de aciune se mpart n: interogri de adugare, de tergere, creare tabel i de actualizare. Ele se identific prin semnul de exclamare (!) care apare lng numele lor n fereastra Baz de date.) cum ar fi interogri de anexare (interogare de adugare: O interogare de aciune care adaug la finalul unui tabel existent nregistrrile din setul de rezultate al unei interogri.), atunci cnd indexurile pentru multe cmpuri necesit actualizare n timpul execuiei acestor operaii. Cheia primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) a unui tabel este indexat automat i nu putei indexa un cmp al crui tip de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) este un obiect OLE (Tip de date obiect OLE: Tip de date care se
- 101 -

utilizeaz pentru obiecte create n alte aplicaii care pot fi fi legate sau ncorporate (inserate) ntr-o baz de date Access.). Pentru alte cmpuri, putei efectua indexarea unui cmp dac sunt aplicabile urmtoarele simultan:
Tipul de date al cmpului este Text, Numr, Moned, sau Dat/Or. Preconizai cutarea valorilor memorate n cmp. Preconizai sortarea valorilor n cmp. Preconizai memorarea n cmp a multor valori diferite. Dac multe dintre valorile cmpului sunt identice, indexul ar putea s nu accelereze n mod semnificativ interogrile.

5.2

Indexuri pe cmpuri multiple

Dac anticipai cutare sau sortare frecvent dup dou sau mai multe cmpuri n acelai timp, putei crea un index pentru combinaia de cmpuri respectiv. De exemplu, dac stabilii frecvent un criteriu pentru cmpurile Prenume i Nume n aceeai interogare, este logic s creai un index dup cmpuri multiple pe ambele cmpuri. La sortarea unui tabel dup un index pe cmpuri multiple, Microsoft Access sorteaz nti dup primul cmp definit pentru index. Dac exist nregistrri cu valori duble n primul cmp, Microsoft Access sorteaz apoi dup al doilea cmp definit pentru index i aa mai departe. ntr-un index pe cmpuri multiple, pot fi incluse pn la 10 cmpuri. mbuntirea performanei formularului i subformularului Exist cteva lucruri care se pot face pentru ca formularul s execute mai repede.

- 102 -

Sfaturi generale
Se evit controalele care se suprapun. Nu se sorteaz nregistrrile ntr-o interogare (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.) de baz, dect dac nregistrarea comand este important, n special cu interogri cu mai multe tabele. Dac sursa inregistrrilor (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) de baz include multe nregistrri i se dorete folosirea formularului n primul rnd pentru introducerea nregistrrilor noi, se seteaz proprietatea IntrareDate a formularului pe Da astfel nct formularul s deschid o nregistrare necompletat. Dac se deschide un formular cu toate nregistrrile expuse, Microsoft Access trebuie s citeasc fiecare nregistrare nainte de a putea afia nregistrarea necompletat de la sfritul setului de nregistrri. Se nchid formularele care nu sunt n uz.

Sfaturi pentru formulare care conin imagini i obiecte

Se folosesc bitmapurile i obiectele grafice economic. Se transform cadrele obiect nelegat, care afieaz grafice, n controale de tip imagine. Mai bine se folosesc bitmapuri alb-negru dect unele color.

Sfaturi pentru formularele care conin coduri Un formular fr un modul formular (modul formular: Modul care cuprinde cod pentru toate procedurile eveniment declanate de evenimentele care apar ntr-un anumit formular sau n controalele sale.) ncarc mai repede i ocup mai puin spaiu pe disc. Dac
- 103 -

un formular sau controalele formularului nu folosesc proceduri eveniment (procedur eveniment: O procedur care se execut automat ca rspuns la un eveniment iniiat de utilizator sau de codul program, sau activat de sistem.), formularul nu necesit un modul formular.
Se elimin codul din formularele care nu-l necesit prin setarea proprietii formularului AreModul pe Nu. Proprietatea AreModul specific dac formularul are un modul formular. n locul folosirii butoanelor comand cu proceduri eveniment, se pot folosi butoanele comand cu macrocomenzi (macrocomand: O aciune sau un set de aciuni care se utilizeaz pentru a automatiza activitile.) sau hyperlink-uri (hyperlink: Text colorat i subliniat sau grafic pe care se face clic pentru a ajunge la un fiier, o amplasare dintr-un fiier, o pagin Web de pe World Wide Web sau o pagin Web dintr-un intranet. Hyperlink-urile pot, de asemenea, conduce la grupurile de tiri i la siturile Gopher, Telnet i FTP.).

Note

Dac un formular conine n mod curent proceduri eveniment i se ia decizia de a elimina toate codurile procedurilor eveniment din acel formular, trebuie setat proprietatea AreModul pe Nu pentru a elimina complet modulul formular.
Totui se poate folosi codul cu un formular care nu are modulul formular prin apelarea procedurilor Funcie dintr-un modul standard, folosind o expresie (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.). (Nu se pot folosi procedurile Sub deoarece nu pot fi apelate folosind o expresie.) Pentru a face aceasta, se definete o procedur Funcie ntr-un modul standard i apoi se apeleaz aceast funcie dintr-o proprietate eveniment (proprietate eveniment: Un atribut denumit al unui control, form, raport, pagin acces date, sau seciune utilizat pentru a rspunde la un eveniment asociat. Cnd are loc un eveniment, se poate executa o procedur sau o macroinstruciune setnd corect evenimentul asociat.) dintr-un formular sau control. De exemplu, pentru folosirea unui buton comand pentru a apela o funcie s

- 104 -

deschid un formular, se adaug o expresie proprietii CndSeFaceClic butonului comand astfel: =DeschideIntrareDate().

Sfaturi pentru subformulare

Mai bine se bazeaz subformularele pe interogri dect pe tabele i includ doar cmpuri din sursa de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) care este absolut necesar. Extra cmpurile pot scdea performana subformularului. Se indexeaz (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) toate cmpurile din subformular care sunt legate de formularul principal (formular principal: Un formular care const n unul sau mai multe subformulare.). Se indexeaz orice cmpuri ale subformularului care sunt folosite pentru criterii. Se seteaz proprietile SePermitEditri, SePermitAdugri i SePermittergeri pe Nu dac nregistrrile din subformular nu vor fi editate. Sau se seteaz proprietatea TipRecordset pe Instantaneu.

mbuntirea performanei casetei list i a casetei combo Exist mai multe modaliti de a determina execuia mai rapid a casetelor list, a casetelor combo i a casetelor list vertical (caset list vertical: Un control al unei pagini de acces la date care, cnd se face clic pe el, afieaz o list din care se selecteaz o valoare. Nu se poate tasta o valoare ntr-o caset list vertical.):
Punei la baza casetei list, a casetei combo sau list vertical o interogare (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau - 105 -

cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.) salvat, nu o instruciune SQL. n formulare, dac utilizai expertul pentru a crea o caset list sau combo, Microsoft Access seteaz automat proprietatea Surs rnduri a controlului la o instruciune SQL. Pentru a modifica proprietatea Surs rnduri la o interogare salvat, facei clic pe butonul Generare de lng caseta proprietii Surs rnduri. Cu fereastra Generator de interogri deschis, facei clic pe Salvare din meniul Fiier, apoi tastai un nume pentru interogare. La nchiderea ferestrei Generator de interogri, facei clic pe Da cnd Microsoft Access v ntreab dac actualizai proprietatea. Punei la baza casetei list vertical o interogare salvat, nu un tabel. ntr-o pagin de acces la date, dac utilizai expertul pentru a crea o caset list vertical, Access seteaz automat proprietatea ListRowSource a controlului la tabelul indicat n expert. Pentru a prelua rnduri dintr-o interogare, nu din tabel, selectai numele interogrii din caseta proprietii ListRowSource. n interogarea indicat n caseta proprietilor Surs rnduri sau ListRowSource, includei numai cmpurile care sunt absolut necesare. Cmpurile suplimentare pot scdea performana. Indexai (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) primul cmp afiat din caseta combo, caseta list sau caseta list vertical i cmpul legat (dac sunt diferite). n casetele combo din formulare, setai proprietatea Auto Extindere la Nu dac nu este necesar caracteristica de completare la tastare. ntr-un formular, dac proprietatea Auto Extindere a unei casete combo box este setat la Da, primul cmp afiat ar trebui s aib tipul de date Text, ci nu numr. Pentru a gsi valoarea potrivit din list, Microsoft Access efectueaz conversia valorii numerice la text. Dac tipul de date este Text, Microsoft Access nu trebuie s efectueze aceast conversie. ntr-un formular, dac cmpul legat dintr-o caset combo de alegere nu este cmpul: o Nu utilizai expresii (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile

- 106 -

efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) pentru cmpul legat sau pentru cmpul afiat. o Nu utilizai restricii n sursa de rnduri. o Utilizai surse de rnduri de tabel unic (sau interogare) mai bine dect de tabele multiple, dac este posibil. Nu creai casete list, casete combo sau list vertical bazate pe date dintr-un tabel legat (tabel legat: Un tabel stocat ntr-un fiier din afara bazei de date deschise, din care Access poate accesa nregistrri. Este posibil adugarea, tergerea i editarea de nregistrri dintr-un tabel legat, ns nu i se poate modifica structura.) (extern) dac datele se vor modifica. Este mai bine n acest caz s importai date n baza de date.

Not Expertul de interogare nu este disponibil n paginile de acces la date. Experii nu sunt disponibili ntr-o pagin de acces la date autonom sau cnd indicai o pagin de acces la date la o baz de date alta dect cea curent deschis. n ambele cazuri, va trebui s creai o caset list sau o caset list vertical cu mijloace proprii. mbuntirea performanei raportului i subraportului Exist cteva lucruri care se pot face pentru a imprima rapoartele mai repede. Sfaturi generale
Se evit controale care se suprapun. Se evit sortarea i gruparea n expresii. Cmpurile Index (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) se sorteaz sau grupeaz. Se evit folosirea domeniului de funcii agregate (funcie agregat de domeniu: O funcie, cum ar fi DAvg sau DMax, care se utilizeaz pentru a calcula statistici pentru un set de nregistrri (un domeniu).).

- 107 -

Se include cmpul n interogarea de baz a raportului sau se folosete un subraport (subraport: Un raport care este inclus ntr-un alt raport.). Asigurai-v c interogarea de baz a raportului este optimizat. Se folosete proprietatea AreDate sau evenimentul AbsenDate pentru a determina dac un raport este bazat pe un set de nregistrri gol.

Sfaturi pentru rapoarte care conin imagini i obiecte

Se folosesc bitmapuri i alte obiecte grafice economic. Se transform cadrele obiect nelegat (cadru de obiect nelegat: Control care se plaseaz ntr-un formular sau raport pentru a include un obiect nelegat. Un obiect nelegat este un obiect, cum ar fi o imagine, a crui valoare nu este derivat din datele stocate ntr-un tabel.) care afieaz grafice n controale de tip imagine (control imagine: Control utilizat pentru afiarea unei imagini ntr-un formular, raport sau pagin de acces la date.). Mai bine se folosesc bitmapuri alb-negru dect unele color.

Sfaturi pentru subrapoarte

Subrapoartele se bazeaz mai bine pe interogri dect pe tabele i includ doar cmpuri din sursa de nregistrri care sunt absolut necesare. Extra cmpurile pot scdea performana subraportului. Se indexeaz toate cmpurile care sunt legate de raportul principal. Se indexeaz orice cmpuri ale subraportului folosite pentru criterii (criterii: Condiii specificate pentru a limita nregistrrile incluse n setul de rezultate a unei interogri sau filtrri.).

mbuntirea performanei paginii de acces la date Avei cteva soluii pentru a face ca paginile de acces la date s fie ncrcate mai rapid n Vizualizare pagin (Vizualizare pagin: O fereastr Access n care se poate rsfoi coninutul unei pagini de acces la date. Paginile au aceeai funcionalitate n Vizualizarea

- 108 -

pagin ca n Internet Explorer 5.0 sau ulterior.) sau n Microsoft Internet Explorer 5.01 cu Service Pack 2 (SP2) sau mai recent. Sfaturi generale
Cnd utilizai o pagin de acces la date n Microsoft Access, nchidei toate obiectele bazei de date care nu sunt utilizate. Cnd utilizai o pagin de acces la date n Internet Explorer, nchidei toate ferestrele care nu sunt utilizate. n paginile de acces la date utilizate pentru introducerea de date, setai proprietatea DataEntry a paginii la True pentru ca pagina s deschid o nregistrare necompletat. Indexai toate cmpurile dup care sortai, grupai sau filtrai. Legai o pagin de acces la date la un fiier de date XML, pentru ca pagina s obin date dintr-un fiier amplasat pe un client local, nu prin accesarea serverului de baze de date.

Controale
Evitarea suprapunerii controalelor. Utilizai controale extinse n loc de casete text pentru a afia datele care nu sunt actualizabile de exemplu, pentru a afia valori de autonumerotare, valori derivate din expresii i hyperlink-uri.

Securitate Utilizai controale legate sau controale hyperlink cu atenie. Utilizatori neautorizai pot insera text HTML duntor n aceste controale. Procesarea acestui text fr validare sau modificare poate duce la pierderea unor informaii personale sau a altor date. Pentru a mpiedica dezvluirea textului HTML coninut ntr-un control, codificai coninutul controlului. Imagini i obiecte

- 109 -

Utilizai fiiere bitmap i alte obiecte grafice cu cumptare. Utilizai mai bine fiiere bitmap alb-negru dect color.

Pagini grupate
Asigurai-v c proprietatea ExpandedByDefault este setat la False pentru cel mai nalt nivel de grup. Setarea ei la False pentru cel mai nalt nivel de grup va grbi alte interaciuni dup ce pagina este deschis. Asigurai-v c proprietatea DataPageSize a nivelului de grup este setat la un numr mai mic sau la All. Cu ct numrul este mai mic, cu att sunt mai rapid afiate nregistrrile. ntr-o pagin care conine nregistrri cu o relaie a unu la mai muli, grupai nregistrrile pe tabel, ci nu pe cmpuri sau expresii. ntr-o pagin bazat pe tabele cu o relaie unu la mai muli, legai fiecare seciune la un tabel, nu la o interogare. Microsoft Access preia nregistrri dintr-un tabel numai cnd este nevoie pentru a le afia n pagin. Cu o interogare, Access preia toate nregistrrile nainte de a afia nregistrri n pagin. Utilizai o interogare numai cnd dorii s limitai datele utilizate n pagin, s calculai valori agregate sau s efectuai o activitate posibil numai ntr-o interogare.

Despre realizarea bazei de date ca fiier MDE pentru a mbunti performana Dac baza de date conine cod Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic pentru Aplicaii (VBA): O versiune de limbaj pentru macrocomenzi a Visual Basic, utilizat pentru programarea aplicaiilor Windows i este inclus n unele aplicaii Microsoft.), salvarea bazei de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) ca fiier MDE compileaz toate modulele, elimin tot codul surs editabil i compacteaz baza de

- 110 -

date destinaie. Codul Visual Basic va continua s se execute, dar nu va fi vizualizat sau editat. Securitate Salvarea bazei de date ca fiier MDE contribuie la protejarea formularelor i rapoartelor fr s cear utilizatorilor s se conecteze sau s creeze i s gestioneze conturile utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.) i permisiunile (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) necesare pentru securitatea la nivel de utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.). Baza de date va continua s funcioneze normal-datele se actualizeaz i rapoartele se execut. Suplimentar, dimensiunea bazei de date se va reduce prin eliminarea codului, astfel utilizarea memoriei se optimizeaz, ceea ce va mbunti performana. Salvarea bazei de date Access ca fiier MDE previne urmtoarele aciuni:
Vizualizarea, modificarea sau crearea formularelor, rapoartelor sau modulelor n modul Vizualizare proiect. Adugarea, tergerea sau modificarea referinelor la baze de date sau la biblioteci obiect. Modificarea codului un fiier MDE nu conine cod surs. Importul sau exportul formularelor, rapoartelor sau modulelor. Oricum, tabelele, interogrile, paginile de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. - 111 -

Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) i macrocomenzile se import din, sau se export n baze de date non-MDE.

Consideraii pentru modificarea formei formularelor, rapoartelor sau modulelor Se pstreaz o copie a bazei de date Access originale. Dac este necesar modificarea formei formularelor, rapoartelor sau modulelor ntr-un fiier MDE, trebuie s se modifice baza de data Access original, apoi s se salveze din nou ca fiier MDE. Salvarea unei baze de date Access care conine tabele ca fiier MDE creeaz complicaii cu privire la versiunile diferite ale datelor dac este necesar s se modifice ulterior forma formularelor, rapoartelor sau modulelor. Din acest motiv, salvarea unei baze de date Access ca fiier MDE este cea mai convenabil pentru baza de date interfa a unei aplicaii front-end/backend (aplicaii front-end/back-end: Aplicaie constnd dintr-un fiier baz de date "back-end" care conine tabele i copii ale unui fiier baz de date "front-end" care conine toate celelalte obiecte baz de date cu legturi la tabelele back-end.). Codul nu mai utilizeaz securitatea la nivel de utilizator n versiunile Access anterioare, era posibil s se utilizeze securitatea la nivel utilizator mpreun cu modulele VBA. n Microsoft Access 2000 i ulterior, ntregul cod Visual Basic pentru un fiier baz de date Access (.mdb) sau pentru un fiier proiect Access (.adp) (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.), inclusiv modulele de sine stttoare (modul standard: Modul n care se amplaseaz procedurile Sub i
- 112 -

Function care vor fi disponibile altor proceduri din cadrul bazei de date.) i modulele clas (modul de clas: Un modul care conine definiia pentru un obiect nou. Fiecare instan a unei clase creeaz un nou obiect. Procedurile definite n modul devin proprieti i metode ale obiectului. Modulul de clas poate exista independent sau cu formulare i rapoarte.) (cum ar fi codul asociat formularelor i rapoartelor) trebuie s activeze securitatea prin setaera unei parole sau prin salvarea bazei de date ca fiier MDE sau ADE, ceea ce elimin codul surs. Consideraii nainte de salvarea bazei de date ca fiier MDE Unele restricii limiteaz salvarea bazei de date Access ca fiier MDE:
Trebuie s avei acces protejat prin parol la codul Visual Basic. Dac baza de date se reproduce, mai nti eliminai reproducerea (reproducere: Procesul de copiere a bazei de date astfel nct dou sau mai multe copii s poat face schimb de date sau obiecte reproduse. Acest schimb se numete sincronizare.). Dac baza de date Access se refer la alt baz de date Access sau la alt program de completare (component inclus la cerere: Un program suplimentar care adaug comenzi sau caracteristici particularizate n Microsoft Office.), este necesar s salvai toate bazele de date Access sau toate programele de completare din lanul de referine ca fiiere MDE.

Suplimentar, dac definii securitatea cu parol generic pentru baza de date sau cu parole la nivel de utilizator, nainte de salvarea unei baze de date Access ca fiier MDE, aceste caracteristici se vor aplica i fiierului MDE creat din acea baz de date. Dac baza de date are securitatea definit cu parol generic pentru baza de date sau cu parole la nivel de utilizator i intenionai s eliminai aceste caracteristici, este necesar s le eliminai nainte de salvarea bazei de date ca fiier MDE.

- 113 -

Pentru a salva ca fiier MDE o baz de date Access care a angajat securitatea la nivel de utilizator, este necesar ndeplinirea cerinelor urmtoare nainte de a trece la execuie:
Trebuie s v raliai la fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) care definete conturile de utilizator utilizate pentru a accesa baza de date sau la fiierul grupului de lucru utilizat n momentul crerii bazei de date. Contul utilizatorului trebuie s aib permisiunile Deschidere/Execuie i Deschidere exclusiv pentru baza de date. Contul utilizator trebuie s aib permisiunile Modify Design sau Administer pentru orice tabele din baza de date sau trebuie s fii proprietarul (proprietar: Cnd se utilizeaz securitatea, este contul de utilizator care deine controlul asupra unei baze de date sau a obiectelor de baz de date. n mod implicit, contul de utilizator care a creat baza de date sau obiectul din baza de date este proprietarul.) oricror tabele din baza de date. Contul utilizator trebuie s aib permisiuni Read Design pentru toate obiectele din baza de date.

Despre referine i fiiere MDE Dac se creeaz un fiier MDE dintr-o baz de date Microsoft Access (.mdb) sau dintr-un program de completare (.mda) (component inclus la cerere: Un program suplimentar care adaug comenzi sau caracteristici particularizate n Microsoft Office.) care se refer la alt baz de date Access sau la alt program de completare, Access afieaz un mesaj de eroare i nu termin operaia. Pentru a salva ca fiier MDE baza de date care se refer la o alt baz de date, trebuie s salvai toate bazele de date din lanul de referine ca fiiere MDE, ncepnd cu prima baz de date referit. Dup salvarea primei baze de date ca fiier MDE, este necesar s actualizai referina din urmtoarea baz de

- 114 -

date pentru a indica noul fiier MDE, nainte de a o salva pe aceasta ca fiier MDE, i aa mai departe. De exemplu, dac Database1.mdb se refer la Database2.mdb, care se refer la Database3.mda, se procedeaz dup cum urmeaz:
1. 2. 3. 4. 5. Salvai Database3.mda ca Database3.mde. Deschidei Database 2.mdb i modificai referina sa astfel nct s indice noul fiier Database3.mde. Salvai Database2.mdb ca Database2.mde. Deschidei Database1.mdb i modificai referina sa astfel nct s indice noul fiier Database2.mde. Salvai Database1.mdb ca Database1.mde.

Despre salvarea unei baze de date reproduse ca fiier MDE O baz de date reprodus (fie o reproducere (reproducere: O copie a bazei de date care este membru al unui set de reproduceri i se poate sincroniza cu alte reproduceri din set. Datele modificate dintr-un tabel reprodus al unei reproduceri sunt trimise i aplicate celorlalte reproduceri.) fie un Coordonator de reproduceri (Coordonator de reproduceri: Singurul membru al setului de reproduceri n care se pot face modificri ale structurii bazei de date care se pot propaga n alte reproduceri.)) nu se salveaz ca fiier MDE. Pentru a salva o baz de date reprodus ca fiier MDE, nti se elimin reproducerea (reproducere: Procesul de copiere a bazei de date astfel nct dou sau mai multe copii s poat face schimb de date sau obiecte reproduse. Acest schimb se numete sincronizare.). Odat ce o baz de date se salveaz ca fiier MDE, nu se reproduce; reproducerea se recomand numai n situaii n care nu se mai fac modificri ulterioare n baza de date original. Nu exist nici un mod de a face modificri n forma formularelor, rapoartelor sau codului n fiierul Coordonator de reproduceri
- 115 -

MDE, i modificrile de form fcute n baza de date original nu se sincronizeaz (sincronizare: Procesul de actualizare a doi membri ai unui set de reproduceri transfernd toate nregistrrile i obiectele actualizate din fiecare membru. Doi membri ai unui set de de reproduceri sunt sincronizai cnd modificrile din fiecare au fost aplicate celuilalt.) cu reproducerile MDE preexistente. Din acest motiv, dac este necesar s se fac o modificare form ntr-un set de reproduceri (set de reproduceri: Coordonatorul de reproduceri i toate reproducerile care partajeaz aceeai form a bazei de date i identificatorul unic al setului de reproduceri.) de fiiere MDE, se face modificarea n baza de date original, se salveaz din nou ca fiier MDE, apoi se creeaz i se repartizeaz un ntreg set de reproduceri din fiierul MDE nou. Despre compactarea unei baze de date Access Microsoft Access combin compactarea i remedierea unui fiier tip Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) ntr-un singur proces. Compactarea unui fiier tip Access Dac tergei date sau obiecte ntr-o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) sau dac tergei obiecte ntr-un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau
- 116 -

obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.), fiierul poate deveni defragmentat i utiliza ineficient spaiul pe disc. Prin compactarea fiierului tip Access se creeaz o copie a fiierului i se rearanjeaz modul de memorare a fiierului pe disc. Prin compactarea unei versiuni anterioare a bazei de date Access aceasta nu va fi transformat n format Access2000-2003. Compactarea optimizeaz att performana bazei de date Access ct i a proiectelor Access. Totui, ntr-un proiect Access, compactarea nu afecteaz obiectele bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) cum ar fi tabele sau vizualizri care se gsesc n baza de date a Microsoft SQL Server (baz de date Microsoft SQL Server: O baz de date n Microsoft SQL Server compus din tabele, vizualizri, indexuri, proceduri stocate, funcii i triggere.) i nu n proiectul Access. Compactarea nu afecteaz numerotarea automat ntr-un proiect Access. Totui, ntr-o baz de date Access, dac ai ters nregistrri de la sfritul unui tabel care conine un cmp AutoNumerotare (Tip de date AutoNumerotare: ntr-o baz de date Microsoft Access, un tip de date de cmp care stocheaz automat un numr unic pentru fiecare nregistrare, pe msur ce sunt adugate la tabel. Exist trei tipuri de numere ce pot fi generate: secveniale, aleatoare i ID reproducere.), prin compactarea bazei de date se reiniializeaz valoarea AutoNumerotare; valoarea AutoNumerotare a urmtoarei nregistrri adugate va fi cu una mai mare dect valoarea AutoNumerotare a ultimei nregistrri neterse din tabel. Remedierea unui fiier tip Access

- 117 -

n majoritatea cazurilor, Microsoft Access detecteaz la deschiderea unui fiier Access dac acesta este deteriorat i ofer opiunea de remediere imediat. Dac fiierul tip Access curent conine o referin ctre alt fiier tip Access care este corupt, Access nu va ncerca s remedieze cellalt fiier. n unele situaii, Access poate s nu detecteze c un fiier este deteriorat. Dac un fiier tip Access are o evoluie neregulat, compactai i remediai fiierul. Access poate remedia:

Coruperea ntr-un tabel al unei baze de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.). Lipsa informaiilor despre structura unui proiect din Visual Basic for Applications (VBA) al unui fiier tip Access. Coruperea ntr-un formular, raport sau modul. Lipsa informaiilor necesare Access pentru deschiderea unui anumit formular, raport sau modul.

Pentru a ajuta la prevenirea coruperii fiierelor Access, urmai aceste indicaii:

Compactai i remediai fiierele tip Access n mod constant. Putei preciza ca Access s compacteze automat un fiier la nchidere. Efectuai copii de rezerv ale fiierelor tip Access n mod regulat. Evitai prsirea Access n mod neateptat. De exemplu, nu prsii Access brusc prin dezactivarea calculatorului. Dac v confruntai cu probleme de reea, evitai utilizarea unei baze de date Access partajate amplasate pe un server de reea pn cnd problemele vor fi rezolvate. Dac este

- 118 -

posibil, mutai baza de date Access pe un calculator de unde s o putei accesa local i nu din cadrul reelei. Remedierea fiierelor dup nchiderea neateptat a Access Dac apare o problem serioas i cauzeaz nchiderea Microsoft Access, atunci Access va reporni, va crea o copie a fiierului care a fost deschis i o va denumi numefiier_Backup.mdb sau numefiier_Backup.adp, unde numefiier reprezint numele fiierului iniial. Dac numefiier_Backup.mdb sau numefiier_Backup.adp exist deja, Access va ntreba pentru precizarea numelui de fiier. Access va ncerca apoi s compacteze i s remedieze fiierul iniial. Ascundere total

Utilizai Analizatorul de performan pentru optimizarea unei baze de date Access

Avei posibilitatea s utilizai Analizatorul de performan pentru optimizarea performanei unei baze de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.). Analizatorul de performan nu este disponibil ntr-un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un

- 119 -

fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.).
1. 2. 3. Deschidei baza de date Access pentru care dorii optimizare. n meniul Instrumente, indicai spre Analiz, apoi facei clic pe Performan. Facei clic pe fila pentru tipul de obiect al bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) pentru care dorii optimizare. Facei clic pe fila Toate tipurile de obiecte pentru vizualizarea unei liste cu toate obiectele bazei de date deodat. Selectai numele obiectelor bazei de date pentru care dorii optimizare. Facei clic pe Selectare total pentru a selecta toate obiectele bazei de date din list. Repetai paii 3 i 4 pn la selectarea tuturor obiectelor pentru optimizare, i apoi facei clic pe OK.

4. 5.

Analizatorul de performan listeaz trei tipuri de rezultate de analiz: Recomandare, Sugestie, i Idee. Cnd facei clic pe un element din lista Rezultate analiz, sunt afiate informaii despre optimizarea propus n caseta Note analiz aflat sub list. Optimizrile Sugestie conin posibile tradeoffs de care trebuie inut cont nainte de a fi efectuate. Pentru vizualizarea unei descrieri a tradeoffs, facei clic pe o Sugestie din list i apoi citii informaiile din caseta Note analiz. Access poate efectua optimizrile Recomandare i Sugestie n locul utilizatorului. Optimizarea Idee trebuie efectuat doar de utilizator.
6. Facei clic pe una sau mai multe optimizri Recomandare sau Sugestie pe care dorii s le efectuai, i apoi facei clic pe Optimizare. Analizatorul de performan va efectua optimizrile i apoi le va marca Fixate. Continuai procesul pn cnd Analizatorul de performan a ncheiat toate optimizrile Recomandare i Sugestie pe care dorii s le efectuai.

- 120 -

Pentru a executa optimizrile Recomandare i Sugestie, facei clic pe Select All, iar apoi facei clic pe Optimizare. Pentru efectuarea unei optimizri Idee, facei clic pe optimizare, i apoi urmai instruciunile afiate n caseta Note analiz. Not Analizatorul de performan nu furnizeaz sugestii despre modul de mbuntire a performanei Microsoft Access sau a sistemului sub care lucreaz. Ascundere total

Deschiderea unei baze de date Access

1. 2.

3.

n meniul Fiier, facei clic pe Deschidere . Facei clic pe o comand rapid n partea stng a casetei de dialog Deschidere sau n caseta Privire n, facei clic pe unitatea de memorie sau folderul ce conine baza de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) dorit. n lista folderelor, facei dublu clic pe foldere pn la deschiderea folderului ce conine baza de date.

Dac nu gsii baza de date pentru deschidere, facei clic pe Instrumente n bara de instrumente din caseta de dialog Deschidere, apoi pe Cutare . n caseta de dialog Cutare, introducei criterii de cutare suplimentare.
- 121 -

4.

Variante disponibile: o Facei dublu clic pe baza de date. o Pentru deschiderea bazei de date pentru acces partajat ntr-un mediu multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.), astfel nct n baza de date s poat scrie i citi i ali utilizatori, facei clic pe Deschidere. o Pentru deschiderea bazei de date pentru acces doar n citire astfel nct aceasta s poat fi doar vizualizat dar nu i editat, facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi clic pe Deshidere doar n citire. o Pentru deschiderea bazei de date cu acces exclusiv (exclusiv: Tip de acces la datele dintr-o baz de date care este partajat ntr-o reea. La deschiderea unei baze de date n mod exclusiv, se previne deschiderea bazei de date de ctre ali utilizatori.), facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi clic pe Deschidere exclusiv. o Pentru deschiderea bazei de date cu acces doar n citire i prevenirea totodat a altor utilizatori de la deschiderea acesteia, facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi clic pe Deschidere exclusiv doar n citire.

Not Avei posibilitatea deschiderii directe a unui fiier de date ntr-un format de fiier extern cum ar fi dBASE, Paradox, Microsoft Exchange sau Microsoft Excel. Avei totodat posibilitatea deschiderii directe a oricrei surse de date ODBC (Surs de date ODBC: Datele i informaiile necesare pentru a accesa datele din programe i baze de date care accept protocolul ODBC (Open Database Connectivity).), cum ar fi Microsoft SQL Server sau Microsoft FoxPro. Access creeaz automat o baz de date Access n acelai folder cu fiierul de date i adaug legturi la fiecare tabel n baza de date extern. Sfaturi

Pentru a deschide una din ultimele cteva baze de date care au fost deschise, facei clic pe numele de fiier din

- 122 -

partea de jos a meniului Fiier. Microsoft Access deschide baza de date cu aceleai setri ale opiunilor avute la ultima deschidere. Dac lista fiierelor recent utilizate nu este afiat, facei clic pe Opiuni n meniul Instrumente, facei clic pe fila General, apoi selectai caseta de selectare Lista fiierelor recent utilizate. Pentru vizualizarea unei liste de comenzi rapide la bazele de date deschise anterior, facei clic pe Cronologie n seciunea stng a casetei de dialog Deschidere. Pentru gsirea rapid a unui fiier sau folder n folderul Preferine, facei clic pe Preferine n seciunea stng a casetei de dialog Deschidere. Pentru deschiderea unui fiier sau folder preferat, facei clic pe comanda rapid i apoi clic pe Deschidere. Ascundere total

Depanarea deschiderii de fiiere

Nu se poate deschide un fiier. Este posibil ca fiierul s fie deteriorat Este posibil ca fiierul pe care ncercai s l deschidei s fie deteriorat. Programul Microsoft Office permite recuperarea textului din fiierul deteriorat sau, n cazul n care recuperarea nu funcioneaz, avei posibilitatea de a terge fiierul deteriorat i de a deschide una din copiile de rezerv.

- 123 -

Cum?
1. Dac programul Microsoft Office utilizat nu mai rspunde la comenzi, recuperai programul.

Cum?
1. 2. 3. n meniul Start din Microsoft Windows, selectai Programe, indicai spre Instrumente Microsoft Office, apoi facei clic pe Recuperare aplicaie Microsoft Office. n lista Aplicaie, facei clic pe programul sau documentul care nu rspunde. Variante disponibile: Pentru a ncerca recuperarea fiierelor cu care lucrai, facei clic pe Recuperare aplicaie sau pe Repornire aplicaie. Dac dorii doar s nchidei programul i s pierdei modificrile recente din fiiere, facei clic pe Terminare aplicaie. Eroarea care a cauzat aceast problem poate fi raportat la Microsoft, pentru a fi utilizat la mbuntirea versiunilor viitoare ale programului. Facei clic pe Trimite raport de eroare sau pe Nu se trimite.

4.

Not Dac nu suntei conectat la Internet, avei posibilitatea s facei clic pe Trimitere raport de eroare mai trziu pentru a vi se solicita s trimitei raportul urmtoarea dat cnd v vei conecta.
2. 3. Deschidei programul Office. Reexaminai fiierele listate n panoul de activitate (panou de activitate: O fereastr n interiorul unei aplicaii Office care furnizeaz comenzile utilizate n mod obinuit. Amplasarea i mrimea redus a ferestrei permit utilizarea acestor comenzi n acelai timp n care ce se lucreaz la fiiere.) Recuperare documente i decidei pe care dintre acestea dorii s le pstrai.

- 124 -

Cum?
o

Dac un fiier are n titlu [Recuperat], aceasta nseamn c conine modificri mai recente dect un fiier care are n titlu [Original].

4.

5.

Dac dorii s vedei ce recuperri au fost efectuate, indicai spre panoul de activitate Recuperare documente, facei clic pe sgeata din dreptul numelui fiierului, apoi clic pe Arat recuperri. o Dac dorii s reexaminai versiunile recuperate, deschidei toate versiunile i salvai-o pe cea care convine. Pentru fiecare fiier pe care dorii s-l pstrai, indicai spre fiier n panoul de activitate Recuperare documente, facei clic pe sgeata din dreptul numelui fiierului, apoi efectuai una dintre operaiunile urmtoare: o Pentru a executa fiierul, facei clic pe Deschis. o Pentru a salva fiierul, facei clic pe Salvare ca, apoi introducei un nume pentru fiier. Prin setare implicit, fiierul este salvat n acelai folder ca i fiierul original. Avei posibilitatea de a utiliza acelai nume cu cel al fiierului original, urmnd ca noul fiier s fie suprascris peste cel original. La afiarea unui mesaj n care suntei ntrebat dac dorii nlocuirea fiierului existent (cu modificrile efectuate pn la ultima salvare a fiierului), facei clic pe Da. Dup ce ai deschis sau salvat toate fiierele pe care dorii s le pstrai, facei clic pe nchidere n panoul de activitate Recuperare documente. o

Este posibil ca numele fiierului s fie prea lung Numele fiierului sau al cii nu trebuie s depeasc 223 de caractere. Variante disponibile:

Scurtai numele fiierului. Mutai fiierul ntr-un alt folder, situat pe o poziie superioar n ierarhia folderelor.
- 125 -

ncercai din nou s deschidei fiierul. Este posibil ca discul pe care este amplasat fiierul s fie prea plin ncercai s mutai fiierele pe un alt disc, cu mai mult spaiu disponibil. Caseta de dialog Deschidere nu afieaz fiierul cutat Verificai tipul fiierului Asigurai-v c ai selectat corect tipul de fiier n caseta Fiiere de tipul. Efectuarea unei cutri n caseta de dialog Deschidere, facei clic pe Instrumente, apoi facei clic pe Cutare. Selectai opiunile dorite, apoi facei clic pe Cutare. Verificarea conexiunii la reea Dac fiierul pe care l cutai este pe reea, iar unitatea de reea nu apare n caseta de dialog Deschidere din Cutare n, efectuai una din operaiunile urmtoare: 1. Facei clic pe Instrumente, apoi clic pe Harta unitii de reea. 2. n caseta Unitate, facei clic pe litera unitii pe care dorii s o utilizai pentru a v conecta la reea.
- 126 -

3. n caseta Folder, introducei calea n care este amplasat pe reea fiierul de exemplu, tastai \\server\partajare. Sfat De asemenea, avei posibilitatea de a cuta fiiere ntr-o unitate n reea, dac reeaua accept UNC (convenia universal de denumire (UNC): O convenie de denumire pentru fiiere care furnizeaz mijloace de localizare a fiierului independente de platforma hardware. n loc s utilizeze o liter de unitate i o cale, numele UNC utilizeaz sintaxa \server tajarecale ume fiier.). Tastai calea UNC n caseta Nume fiier din caseta de dialog Deschidere de exemplu, tastai \\plans\documents. Cutare n Amplasrile mele n reea Dac fiierele cutate sunt pe un server Web (server Web: Un computer care gzduiete pagini Web i rspunde la cererile browser-elor. Cunoscut i ca server HTTP, un server Web stocheaz fiierele ale cror URL-uri ncep cu http://.):

n caseta de dialog Deschidere, facei clic pe Amplasrile mele n reea din bara Amplasrile mele (Bara de poziii: Bara din latura din stnga a unor casete de dialog (cum ar fi Deschidere, Salvare ca sau Inserare imagine) care conine comenzile rapide ctre folderele Documentele mele recente, Spaiul de lucru, Documentele mele, Computerul meu i Amplasrile mele n reea.) pentru afiarea folderelor pe serverul Web. Facei dublu-clic pe foldere pn deschidei folderul care conine documentul cutat.

- 127 -

De asemenea, avei posibilitatea de a tasta calea folderului n caseta Nume fiier din caseta de dialog Deschidere de exemplu, tastai http://myserver/public. Deschiderea unui fiier protejat cu parol este imposibil
Parolele (parol: O metod de securizare utilizat pentru a restrnge accesul la fiierele sistem i fiierele sensibile din computer. n World Wide Web, parolele sunt iruri de caractere permind accesul vizitatorilor la serviciile Internet, n cazul n care este solicitat autentificarea.) difereniaz literele mari de cele mici. Verificai dac tasta CAPS LOCK este activat sau tastai parola din nou pentru a v asigura c nu ai tastat-o greit.

Fiierul este deschis ntr-o fereastr separat

Cnd creai sau deschidei un fiier ntr-un program Microsoft Office, fiierul se deschide ntr-o fereastr separat. Avei posibilitatea s comutai rapid ntre un fiier i altul fcnd clic pe butonul fiierului din bara de activiti sau apsnd ALT+TAB.

Comanda rapid ctre fiier nu mai funcioneaz Fiierul a fost renumit sau ters Comanda rapid nu va funciona dac numele sau extensia fiierului int au fost n vreun fel modificate. Utilizai caracteristica din Microsoft Office numit Cutare pentru a cuta fiiere care au nume similare sau care au fost create ori modificate pe aceeai dat cu fiierul pe care ncercai s l deschidei. Efectuarea unei cutri

- 128 -

n caseta de dialog Deschidere, facei clic pe Instrumente, apoi facei clic pe Cutare. Selectai opiunile dorite, apoi facei clic pe Cutare. Este posibil ca fiierul s fie indisponibil temporar
Dac fiierul este amplasat pe un server de reea, consultai administratorul de reea pentru a afla dac unitatea de stocare server este indisponibil. Dac fiierul este amplasat pe medii detaabile, de exemplu un disc flexibil, asigurai-v c mediile ce conin fiierul int sunt corect inserate n unitatea de stocare informaii sau n dispozitiv.

Deschiderea unei baze de date sau proiect eantion

1. 2. n meniul Ajutor, poziionai pe Baze de date eantion, apoi facei clic pe baza de date proiectul pe care dorii s le deschidei. Dac baza de date sau proiectul nu sunt instalate, facei clic pe Da pentru instalare imediat.

Note
Dac nu observai nici o list cu eantioane la poziionarea pe Baze de date eantion, se pot instala fcnd dublu clic pe Adugare sau eliminare programe n Panoul de control din Windows i executnd Programul de instalare Office 2003. Dac suntei conectat la un computer unde nu avei permisiuni de administrator, fiierele eantion vor fi doar-n-citire deoarece contul utilizator nu are permisiuni de editare a fiierelor. Copiai fiierele eantion ntr-o amplasare unde avei permisiuni de editare, apoi ncercai s deschidei fiierele din aceast nou amplasare.

Ascundere total
- 129 -

Crearea unei comenzi rapide pentru deschiderea unui fiier tip Access sau obiect al bazei de date
Crearea unei comenzi rapide la un fiier tip Access n folderul Preferine Folderul Preferine memoreaz comenzi rapide la folderele i fiierele utilizate frecvent, inclusiv cele din amplasrile aflate la distan, pentru a evita cutarea fiierelor de fiecare dat. Fiierul sau folderul iniial nu este mutat prin crearea unei comenzi rapide la acesta.
1. 2. Facei clic pe Deschidere n bara de instrumente. Pentru crearea unei comenzi rapide la un folder, subfolder, baz de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.), sau proiect Microsoft Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) care apare n lista din caseta Privire n, selectai fiierul sau folderul, facei clic pe Instrumente, apoi clic pe Adugare la Preferine.

Crearea unei comenzi rapide pentru deschiderea unui fiier tip Access sau obiect al bazei de dat

- 130 -

Avei posibilitatea crerii unei comenzi rapide pentru deschiderea unui obiect al bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) ntr-un fiier tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) care este memorat local pe calculatorul utilizatorului sau la distan pe un server de reea sau ntr-un director partajat.
1. Sub Obiecte n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), facei clic pe tipul obiectului bazei de date dorit pentru crearea comenzii rapide. Facei clic cu butonul drept al mausului, i apoi clic pe Creare comand rapid. Dac dorii s trimitei comanda rapid ctre o amplasare diferit de spaiul de lucru, tastai o cale nou n caseta Amplasare, sau clic pe Rsfoire pentru alegerea amplasrii i pentru ca Access s completeze calea. De exemplu, avei posibilitatea s memorai comanda rapid n folderul Preferine, care memoreaz comenzile rapide ctre elementele utilizate frecvent.

2. 3.

La crearea unei comenzi rapide pentru un obiect ntr-o baz de date aflat pe o reea, Access selecteaz Aceast baz de date este n reea, i completeaz calea de reea n caseta Cale complet n reea. Dac ulterior baza de date este mutat, noua cale de reea poate fi tastat n urmtorul format: \\server\partajare\numefiier

- 131 -

Dup precizarea cii de reea, se poate, de exemplu, trimite comanda rapid prin pota electronic astfel nct i ali utilizatori cu acces la reea s poat beneficia de comanda rapid.
4. Facei clic pe OK.

La apelarea comenzii rapide prin dublu clic, Access deschide baza de date n care este memorat obiectul i l afieaz. O comand rapid pentru o macrocomand (macrocomand: O aciune sau un set de aciuni care se utilizeaz pentru a automatiza activitile.) sau procedur memorat execut macrocomanda respectiv sau procedura memorat. Pentru deschiderea unui obiect ntr-o anumit vizualizare, facei clic pe comanda rapid cu butonul drept al mausului, i apoi clic pe vizualizarea dorit. Note
Dac baza de date este mutat dup crearea comenzii rapide, aceasta trebuie tears i creat alt comand rapid. Pentru tergerea unei comenzi rapide, facei clic pe aceasta i apoi apsai tasta DELETE. tergerea comenzii rapide nu determin tergerea obiectului deschis prin comanda rapid.

Sfat Avei totodat posibilitatea glisrii obiectului din fereastra baz de date pe spaiul de lucru sau ntr-un folder. Asigurai-v c locul n care dorii s glisai comanda rapid este vizibil. (Dac anterior fereastra Access a fost maximizat, trebuie minimizat doar att ct s afieze spaiul de lucru sau folderul n care se dorete plasarea comenzii rapide). Ascundere total
- 132 -

Deschiderea unui fiier

1. 2. 3. 4. n programul Microsoft Office facei clic pe Fiier, apoi facei clic pe Deschidere. n lista Privire n facei clic pe unitatea de stocare, folderul sau amplasarea pe Internet ce conine fiierul pe care dorii s-l deschidei. n lista de foldere, gsii si deschidei folderul care conine fiierul. Facei clic pe fiier, apoi pe Deschidere.

Deschiderea unui fiier ca o copie

1. 2. 3. 4. n programul Office, facei clic pe Fiier, apoi pe Deschidere. n lista Privire n, facei clic pe unitatea de stocare, folderul sau amplasarea din Internet care conine fiierul pe care dorii s-l deschidei. n lista de foldere, gsii i deschidei folderul care conine fiierul. Selectai fiierul pentru care dorii s deschidei o copie. Facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi facei clic pe Deschidere ca o copie.

Not Cnd deschidei un fiier ca o copie, o nou copie a fiierului este creat n folderul care conine fiierul original. Deschiderea unui fiier doar n citire
1. 2. 3. 4. n programul Office, facei clic pe Fiier, apoi pe Deschidere. n lista Privire n, facei clic pe unitatea de stocare informaii, folderul sau amplasarea pe Internet ce conine fiierul pe care dorii s-l deschidei. n lista de foldere, gsii i deschidei folderul care conine fiierul. Selectai fiierul pentru care dorii s deschidei o copie. Facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi facei clic pe Deschidere doar n citire.

- 133 -

Sfaturi
Pentru a crea o comand rapid la un folder dintr-un server de fiiere din reea sau dintr-un server Web utilizai Amplasrile mele n reea. Panoul de activitate (panou de activitate: O fereastr n interiorul unei aplicaii Office care furnizeaz comenzile utilizate n mod obinuit. Amplasarea i mrimea redus a ferestrei permit utilizarea acestor comenzi n acelai timp n care ce se lucreaz la fiiere.) Pornire afieaz o list cu ultimele cteva fiiere deschise. Facei clic pe numele fiierului pentru a-l deschide. Folderul Documentele mele recente din dialogul Deschidere listeaz fiierele i folderele pe care le-ai deschis anterior.

Ascundere total

Copierea sau mutarea unui fiier tip Access

1. nchidei fiierul tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.). Dac utilizai o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) ntr-un mediu multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.), asigurai-v c toi utilizatorii au nchis fiierul. n Computerul meu, gsii fiierul baz de date (.mdb) sau proiect (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte

2.

- 134 -

bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) (.adp) i facei clic.

Pentru selectarea mai multor fiiere pentru mutare sau copiere, inei apsat tasta CTRL i facei clic pe fiecare fiier.
3. Variante disponibile: o Pentru copierea fiierului, facei clic pe Copiere n meniul Editare. o Pentru mutarea fiierului, facei clic pe Decupare

n meniul Editare.
4. 5. Deschidei folderul sau unitatea de stocare n care dorii amplasarea fiierului sau fiierelor. n meniul Editare, facei clic pe Lipire.

Pentru anularea operaiei de lipire, facei clic pe Anulare copiere sau Anulare mutare n meniul Editare. Note
La copierea sau mutarea unui fiier tip proiect Access, nu este copiat sau mutat baza de date Microsoft SQL Server (baz de date Microsoft SQL Server: O baz de date n Microsoft SQL Server compus din tabele, vizualizri, indexuri, proceduri stocate, funcii i triggere.) la care este conectat proiectul Access. La copierea sau mutarea unei baze de date Access, iar dac alt baz de date conine legturi la obiectele din acea baz de date, utilizai Managerul de tabele legate n cealalt baz de date pentru actualizarea informaiei de legtur. n caz contrar, Access va produce o eroare la ncercarea de utilizare a acelor obiecte legate n cealalt baz de date.

Sfat Dac destinaia la care dorii plasarea fiierului este deja vizibil, avei posibilitatea mutrii rapide a fiierului prin glisarea acestuia

- 135 -

ctre noua destinaie, sau avei posibilitatea copierii fiierului innd apsat tasta CTRL n timp ce glisai fiierul. Ascundere total

Modificarea formatului implicit de fiier

1. Deschidei un fiier tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) n cazul n care nu avei deschis nc nici unul.

2. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni, apoi clic pe fila Complex.

3. Sub Format implicit de fiier, facei clic pe formatul de fiierul tip Access dorit.

Un fiier n format Access 2000 poate fi deschis n Access 2000 sau ulterior. Avei posibilitatea s deschidei un fiier n format Access 2002 - 2003 numai din Access 2002 sau o versiune mai recent. Ascundere total

tergerea unui fiier tip Access

1. nchidei fiierul tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access

- 136 -

stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.). Dac utilizai o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) ntr-un mediu multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.), asigurai-v c toi utilizatorii au fiierul nchis. 2. 3. 4. Facei clic pe Deschidere n bara de instrumente. n caseta de dialog Deschidere, gsii fiierul tip Access dorit pentru tergere, i apoi facei clic pe fiier cu butonul drept al mausului. n meniul de comenzi rapide (meniu de comenzi rapide: Un meniu care afieaz o list de comenzi relevante pentru un element particular. Pentru afiarea unui meniu de comenzi rapide se face clic cu butonul din dreapta pe un element, sau se apas SHIFT+F10.), facei clic pe tergere.

Note
Dac dorii restabilirea fiierului, explorai Coul de reciclare. Fiierul ters va rmne n Coul de reciclare pn la golirea acesteia. La tergerea unui fiier tip Access care conine pagini de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.), nu se terg paginile fiierelor HTML (.htm). La tergerea unui proiect Access, nu se terge baza de date Microsoft SQL Server (baz de date Microsoft SQL Server: O baz de date n Microsoft SQL Server compus din tabele, vizualizri, indexuri, proceduri stocate, funcii i triggere.) la care este conectat proiectul Access. Dac tergei o baz de date Access, i o alt baz de date conine legturi la obiectele din baza de date respectiv, utilizai Managerul de tabele legate n cealalt baz de date pentru actualizarea informaiei de legtur. n caz contrar, Access va produce o eroare atunci cnd vei ncerca s utilizai obiectele legate respective n cealalt baz de date.

- 137 -

Sfat Pentru tergerea unui fiier tip Access din exteriorul Access, nchidei fiierul, facei clic pe fiier cu butonul drept al mausului n Computerul meu, apoi facei clic pe tergere n meniul de comenzi rapide. Ascundere total

Redenumirea unui fiier tip Access

1. nchidei fiierul tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.). Dac utilizai o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) ntr-un mediu multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.), asigurai-v c toi utilizatorii au fiierul nchis. Facei clic pe Deschidere n bara de instrumente. n caseta de dialog Deschidere, gsii fiierul tip Access pentru care dorii redenumire, i apoi facei clic pe fiier cu butonul drept al mausului. n meniul de comenzi rapide, facei clic pe Redenumire. Tastai noul nume. Includei extensia .mdb sau .adp doar dac ai setat Microsoft Windows s afieze extensiile de fiier pentru tipurile de fiier cunoscute. Apsai ENTER.

2. 3. 4. 5.

- 138 -

Note

Un nume de fiier poate conine pn la 215 caractere, inclusiv spaii. Dac redenumii o baz de date Microsoft Access, i alt baz de date conine legturi la obiectele din acea baz de date, utilizai Managerul de tabele legate n cealalt baz de date pentru actualizarea informaiilor de legtur. n caz contrar, Access va produce o eroare la ncercarea de utilizare a acelor obiecte legate n cealalt baz de date. Sfat

Avei totodat posibilitatea redenumirii unui fiier tip Access din afara Access. nchidei fiierul, facei clic pe fiier cu butonul drept al mausului pe Computerul meu, i apoi clic pe Redenumire n meniul de comenzi rapide. Ascundere total

Depanarea cutrii fiierelor

Cutarea fiierelor dureaz mult
Poate fi necesar activarea cutrii rapide. Panoul de activitate (panou de activitate: O fereastr n interiorul unei aplicaii Office care furnizeaz comenzile utilizate n mod obinuit. Amplasarea i mrimea redus a ferestrei permit utilizarea acestor comenzi n acelai timp n care ce se lucreaz la fiiere.) Cutare de baz fiiere afieaz o not care arat dac este activat sau dezactivat cutarea rapid. Dac este activat, facei clic pe legtura Opiuni cutare din panoul de activitate Cutare de baz fiiere, apoi n

- 139 -

dialogul Setri Serviciu de indexare, asigurai-v c este selectat caseta Da, iar Serviciul de indexare se va executa cnd computerul este inactiv.

Nu pot s salvez o interogare de cutare Nu avei posibilitatea s salvai interogri de cutare n Microsoft Office 2003. Cu toate acestea, panoul de activitate Cutare fiiere va afia cea mai recent interogare. tiu c un fiier se afl pe o unitate de stocare sau ntr-un folder Web, dar Cutare fiiere nu l gsete Cutarea curent specific amplasarea corect a fiierului, dar alte criterii exclud fiierul cutat. ncercai urmtoarele:

Introducei nc o dat criterii de cutare n panoul de activitate Cutare complex fiiere. Asigurai-v c toate fiierele sunt incluse n cutare. n caseta Rezultatele trebuie s fie, facei clic pe Orice. Asigurai-v c subfolderele sunt incluse n cutare. n caseta Cutare n, facei clic pe Oriunde sau revedei seleciile de foldere. Asigurai-v c tipul de fiier pe care l cutai nu este ascuns. Pentru a afla cum s afiai toate fiierele, inclusiv pe cele cu extensii ca .dll i .sys, consultai Ajutor Microsoft Windows. Cutarea returneaz fiiere greite

Indexul poate fi inactual pe computerul pe care facei cutarea. Pentru ajutor la actualizarea indexului, facei clic pe legtura Opiuni de cutare din panoul de activitate Cutare de baz fiiere, apoi facei clic pe Ajutor pentru a vedea Ajutorul pentru Serviciul de indexare.

- 140 -

Nu pot s caut n unele din folderele Web personale Nu toate tipurile de foldere Web accept cutarea din Microsoft Office. Cu toate acestea, dac folderul Web este un sit Web, bazat pe Windows SharePoint Services de la Microsoft i aflat n reeaua local, sau dac se afl pe un server Microsoft SharePoint Portal, sau dac indic o partajare unde este instalat Serviciul indexare, cutarea acestuia este posibil. Nu pot cuta un anumit tip de fiier n cazul n care cutai un fiier Office, cum ar fi un fiier Microsoft Word sau Excel, asigurai-v c tipul de fiier Office dorit este selectat n cmpul Rezultatele vor fi al panoului de activitate Cutare fiiere. Pentru a cuta un tip de fiier care nu este listat, facei clic pe Orice. Am dificulti n utilizarea cutrii n limbaj natural Aspecte de reinut pentru mbuntirea rezultatelor cutrii n limbaj natural:

Cutai ntr-un folder public? Cutarea n limbaj natural nu este acceptat n folderele publice Outlook. Texul n limbaj natural de cutat este ambiguu? De exemplu, ntr-o cutare poate fi neclar dac August este numele unei persoane sau al unei luni. Outlook nu cunoate unele lucruri la care v ateptai. De exemplu, textul de cutare urmtor este incorect pentru c Outlook nu ine evidena rolurilor echipei: Toat corespondena de la managerul meu. Este posibil s fi inclus i sau sau n interogare ntr-un mod care nu este acceptat. De exemplu, urmtoarea
- 141 -

interogare va funciona: Mesaje de pot electronic de la Eugen sau Adina. Interogarea urmtoare nu va funciona: Mesaje de pot electronic de la Andrei sau despre previziuni vnzri . n general, utilizai sau sau i pentru a separa valori posibile ale unui cmp. Este posibil s fi inclus nu n cutarea n limbaj natural ntr-un mod care nu este acceptat. Nu este recomandat n cutarea n limbaj natural doar cnd este parte a unui nume de proprietate, ca n Toate elementele potei electronice care nu sunt citite. Cutarea n limbaj natural nu funcioneaz bine n cazul propoziiilor generale cu nu, cum ar fi Mesaje de pot electronic nu de la Maria. Ascundere total

Despre setarea unui hyperlink pentru un fiier tip Access

Atunci cnd creai un hyperlink (hyperlink: Text colorat i subliniat sau grafic pe care se face clic pentru a ajunge la un fiier, o amplasare dintr-un fiier, o pagin Web de pe World Wide Web sau o pagin Web dintr-un intranet. Hyperlink-urile pot, de asemenea, conduce la grupurile de tiri i la siturile Gopher, Telnet i FTP.) ntr-un fiier tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.), se poate stabili calea pentru destinaia (destinaie: Termen general pentru numele elementului la care se ajunge printr-un hyperlink.) hyperlink-ului ca amplasare fix (legtur absolut), ceea ce va identifica destinaia prin adresa ntreag
- 142 -

cum ar fi C:\Documentele mele\Sales.doc sau se poate stabili calea ca o legtur relativ (legtur relativ: Cnd un hyperlink utilizeaz o cale bazat pe o legtur relativ, este posibil mutarea fiierului care conine hyperlink-ul i a destinaiei hyperlink-ului fr ntreruperea hyperlink-ului. Se mut fiierul care conine hyperlink-ul mpreun cu destinaia sa.). Putei modifica cu uurin calea unei legturi relative prin setarea bazei hyperlink (baz hyperlink: Cnd o legtur relativ este bazat pe o cale pe care o specificai (prima parte a cii comune fiierului care conine hyperlink-ul i a fiierului destinaie) atunci calea este baza hyperlink-ului.) pentru fiierul tip Access. Valoarea proprietii BazHyperlink a unui fiier tip Access poate fi un URL (Descriptor uniform de resurse (URL - Uniform Resource Locator): O adres care specific un protocol (ca HTTP sau FTP) i o amplasare a unui obiect, document, pagin World Wide Web sau alt destinaie din Internet sau dintr-un intranet, de exemplu: http://www.microsoft.com/.) sau o amplasare pe o reea sau propria unitate de stocare. De exemplu, dorii hyperlink-uri ctre pagini Web de pe un server intranet (intranet: O reea n interiorul unei organizaii care utilizeaz tehnologii Internet (cum ar fi protocoalele HTTP sau FTP). Utilizarea hyperlink-urilor permite explorarea obiectelor, documentelor, paginilor i altor destinaii din intranet.) n fiierul tip Access. Dac setai valoarea bazei hyperlink-ului la http://numeserver1, se poate crea un hyperlink ca legtur relativ, cum ar fi paginweb.htm. Fcnd clic pe acest hyperlink vei deschide pagina web amplasat la adresa http://numeserver1/paginweb.htm. Dac ulterior mutai paginile web pe un server intranet diferit, va trebui s modificai doar valoarea proprietii BazHyperlink la http://numeserver2 pentru a adapta toate legturile relative din fiierul tip Access.

- 143 -

Stabilirea unui model de baz pentru un hyperlink pentru un fiier tip Access
Avei posibilitatea s setai calea legturilor relative (legtur relativ: Cnd un hyperlink utilizeaz o cale bazat pe o legtur relativ, este posibil mutarea fiierului care conine hyperlink-ul i a destinaiei hyperlink-ului fr ntreruperea hyperlink-ului. Se mut fiierul care conine hyperlink-ul mpreun cu destinaia sa.) ntr-un fiier tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) prin setarea proprietii BazHyperlink.
1. 2. Deschidei baza de date pentru care dorii setarea unui model de baz pentru hyperlink. n meniul Fiier, facei clic pe Proprieti Baz de date, apoi clic pe fila Rezumat.

3. n caseta Baz Hyperlink, tastai calea legturii relative pe care dorii s o utilizai pentru toate hyperlink-urile create n baza de date respectiv. Calea poate conduce ctre o amplasare de pe unitatea de stocare local, unitatea de stocare de pe o reea, un intranet (intranet: O reea n interiorul unei organizaii care utilizeaz tehnologii Internet (cum ar fi protocoalele HTTP sau FTP). Utilizarea hyperlink-urilor permite explorarea obiectelor, documentelor, paginilor i altor destinaii din intranet.) sau pe Internet (Internet: O reea mondial compus din mii de reele mai mici de computere i milioane de computere comerciale, educaionale, guvernamentale i particulare.
- 144 -

Internetul seamn cu un ora electronic, avnd biblioteci virtuale, magazine virtuale, galerii de art virtuale, etc.). Ascundere total

Vizualizarea atributelor unui fiier tip Access

1. Avnd deschis fiierul tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.), facei clic pe Proprieti Baz de date n meniul Fiier. Facei clic pe fila General.

2.

Ascundere total

Eliminarea informaiilor personale sau ascunse

nainte de a oferi altor persoane o copie a bazei de date, proiectului sau a paginii de acces la date, se recomand examinarea informaiilor personale i a celor ascunse pentru a hotr dac se includ sau nu. De exemplu, la introducerea informaiilor personale cum ar fi numele sau adresa de pot electronic, unele documente Microsoft Office rein aceste informaii n fiier la nregistrarea software-ului. De asemenea, informaiile coninute n proprietile de fiier i n cele
- 145 -

particularizate adugate fiierului, cum ar fi cmpurile autor sau proprietar, nu se elimin automat. Se recomand eliminarea informaiilor personale din fiier i din proprietile fiierului, nainte de a le partaja cu alte persoane. Eliminarea informaiilor personale dintr-un fiier Access
1. 2. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni. Pe fila General, selectai caseta de selectare Eliminare informaii personale din acest fiier.

Eliminarea informaiilor personale dintr-o pagin de acces la date

1. Deschidei pagina de acces la date n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). n meniul Editare, facei clic pe Selectare pagin. Dac foaia de proprieti nu este vizibil, facei clic pe Proprieti n bara de instrumente Proiectare pagin. Pe fila Other, setai proprietatea RemoveFileProperties la True.

2. 3.

4.

Documentele personale i Microsoft Dac nu trimitei documentul la Microsoft, Microsoft nu are acces la nici o informaiile din document. V Ascundere total

- 146 -

Documentarea informaiilor de sintez pentru un fiier sau o pagin Access

Documentarea informaiilor de sintez pentru un fiier Microsoft Access
1. Avnd deschis fiierul tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.), facei clic pe Proprieti baz de date n meniul Fiier. Facei clic pe fila Sintez, apoi precizai cantitatea de informaie necesar. Facei clic pe OK.

2. 3.

Not Pentru fiecare element menionat n fila Sintez, se seteaz automat proprietile asociate. Documentarea informaiilor de sintez pentru o pagin de acces la date
1. Deschidei pagina de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) sau Vizualizare pagin (Vizualizare pagin: O fereastr Access n care se poate rsfoi coninutul unei pagini de acces la date. Paginile au aceeai funcionalitate n Vizualizarea pagin ca n Internet Explorer 5.0 sau ulterior.). Dac este o pagin nou care nu a fost nc salvat, facei clic pe Salvare n meniul Fiier. - 147 -

2. 3.

n meniul Fiier, facei clic pe Proprieti pagin. Setai proprietile necesare n filele urmtoare. o Generale Sunt aceleai informaii afiate atunci cnd facei clic cu butonul drept al mausului pe numele unui fiier n Microsoft Windows Explorer, apoi facei clic pe Proprieti din meniul de comenzi rapide. Unica diferen este c la vizualizarea acestor proprieti n Microsoft Access, setrile Atribute sunt doar n citire. o Sintez Informaiile introduce n aceast fil sunt adugate obiectului Document SummaryInfo din colecia Documents. Aceste informaii sunt similare informaiilor de sintez pe care este posibil s le furnizai n alte aplicaii Microsoft Office. Informaiile de sintez v permit o identificare mai bun a paginii din Microsoft Access i din alte programe cum ar fi programul Find Files din Microsoft Windows. Setarea Baz hyperlink din fila Sintez este utilizat pentru crearea cii de baz a hyperlink-ului care se adaug la nceputul setrilor proprietii Adres Hyperlink. o Statistic Aceste informaii cuprind data i ora la care a fost creat pagina activ, data i ora ultimei sale modificri, cine a modificat-o, numrul de revizuiri i timpul total de editare. o Cuprins Aceste informaii cuprind titlul i irul de conectare. o Particularizare Proprietile particularizate introduse devin proprietile obiectului UserDefined Document din colecia Documents.

Ascundere total

Crearea proprietilor particularizate pentru utilizare la gsirea unui fiier tip Access
1. Avnd deschis fiierul tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date

- 148 -

2. 3. 4.

Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.), facei clic pe Proprieti Baz de date n meniul Fiier. Facei clic pe fila Particularizare, i apoi tastai valori pentru noua proprietate n casetele Nume, Tip, i Valoare. Facei clic pe Adugare. Cnd ai terminat de adugat proprieti, facei clic pe OK.

Ascundere total

Modificarea sau tergerea proprietilor particularizate ale unui fiier tip Access
1. Avnd deschis fiierul tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.), facei clic pe Proprieti baz de date n meniul Fiier. Facei clic pe fila Particularizare. Facei clic pe numele proprietii dorite pentru tergere sau modificare n coloana Nume din caseta Proprieti. Pentru modificarea proprietii, introducei modificrile n casetele Tip sau Valoare, i apoi facei clic pe Modificare.

2. 3. 4.

Pentru tergerea proprietii, facei clic pe tergere. Not Dac ncercai s modificai numele proprietii, aceasta devine o nou proprietate, i avei doar posibilitatea adugrii acesteia. Pentru modificarea numelui proprietii, tergei proprietatea existent i adugai-o cu noul su nume.

- 149 -

Ascundere total

Filtre grafice i formate de fiier ce pot fi utilizate cu Microsoft Access

Avei posibilitatea s inserai multe formate de fiier reprezentare grafic ntr-un formular (formular: Obiect baz de date Access n care se plaseaz controale pentru efectuarea aciunilor sau introducerea, afiarea sau editarea datelor n cmpuri.), raport (raport: Un obiect baz de date Access care imprim informaii formatate i organizate potrivit specificaiilor. Exemple de rapoarte sunt situaiile vnzrilor, agendele telefonice i etichetele potale.), sau pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.). Acest lucru se efectueaz direct, sau cu filtre de grafic separate, utiliznd comanda Imagine din meniul Inserare. Pentru formulare i rapoarte, nu este necesar s fie instalat un filtru grafic separat, pentru a insera reprezentri grafice Enhanced Metafile (.emf), Windows bitmap (.bmp, .rle, .dib), Windows Metafile (.wmf) i pictogram (.ico). Este necesar instalarea unui filtru grafic, pentru a insera toate formatele de fiier reprezentare grafic listate mai jos.
Formate de fiier reprezentare grafic necesitnd filtre grafice n formulare i rapoarte - 150 -

Computer Graphics Metafile (.cgm) CorelDRAW (.cdr) Encapsulated PostScript (.eps) Graphic Interchange Format (.gif) Hanako (.jsh, .jah, .jbh) JPEG File Interchange Format (.jpg)

Macintosh PICT (.pct) Portable Network Graphics (.png) Tagged Image File Format (.tif) WordPerfect Graphics (.wpg) X-Bitmap (.xbm)

Pentru pagini, nu este necesar s fie instalat un filtru grafic separat, pentru a insera reprezentri grafice Microsoft Windows bitmap (.bmp, .rle, .dib). Este necesar s fie instalat un filtru grafic, pentru a insera toate celelalte formate de fiier reprezentare grafic. Filtrele grafice separate nu se furnizeaz cu versiunea de sine stttoare a Microsoft Access. Pentru a utiliza filtrele, este necesar s se instaleze Microsoft Office Professional Edition, Microsoft Office Premier Edition, sau o versiune de sine stttoare a Microsoft Word mpreun cu versiunea de sine stttoare a Access. Not Pentru mai multe informaii despre fiecare filtru grafic separat, vedei Ajutorul Microsoft Word.

Despre modul de cutare n Access pentru biblioteci referin

Proiectul Visual Basic corespunztor unui fiier tip Microsoft Access conine referine ctre biblioteci obiect, i poate conine de asemenea referine ctre alte fiiere, inclusiv alte fiiere tip Access. Amplasrile fiierelor referite sunt precizate n caseta de
- 151 -

dialog Referine care este disponibil de la comanda Referine din meniul Instrumente al Editorului Visual Basic. Atunci cnd deschidei un fiier tip Access, dac Access nu gsete un fiier referit la amplasarea precizat, va cuta referina dup cum urmeaz.
Pentru nceput, Access caut o cheie RefLibPaths la urmtoarea amplasare din Registry din Microsoft Windows:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\1 1.0\Access Dac exist cheia, Access verific existena unui nume valoare care se potrivete cu numele fiierului referit. Dac gsete un nume valoare care se potrivete, Access ncarc referina de la calea precizat n datele valoare corespunztoare.
Dac Access nu gsete nici o cheie RefLibPaths, va cuta fiierul referit n amplasrile listate dedesubt n urmtoarea ordine: o Folder aplicaie ce conine aplicaia (folderul n care este amplasat Msaccess.exe). o Folder curent. o Foldere System (folderele System i System32 amplasate n folderul Windows sau WINNT). o Folder Windows sau WINNT. o Variabila de mediu PATH. Pentru mai multe informaii despre variabile de mediu, consultai Ajutor Windows. o Folderul ce conine fiierul tip Access, i oricare subfoldere amplasate n folderul respectiv. Dac totui Access nu poate gsi referina dup efectuarea respectivei cutri, referina trebuie reglat manual.

Ascundere total

- 152 -

Salvarea de rezerv i restaurarea unei baze de date Access (MDB)

Salvarea de rezerv a unei baze de date Access
1. 2. 3. Salvai i nchidei toate obiectele din baza de date. n meniul Fiier, facei clic pe Copie de rezerv a bazei de date. n caseta de dialog Salvare copie de rezerv ca, precizai numele i amplasarea copiei de rezerv.

Atenie Dac utilizai securitate la nivel utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.), trebuie de asemenea creat o copie de rezerv a fiierului cu informaii despre un grup de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.). Dac acest fiier este pierdut sau deteriorat, Microsoft Access nu va putea fi pornit dect dup restaurarea sau reconstituirea fiierului. Restaurarea unei baze de date Access dintr-o copie de rezerv
n funcie de metoda utilizat iniial pentru producerea copiei de rezerv, utilizai My Computer, Instrumentele de salvare de rezerv i - 153 -

restaurare din Windows 2000 sau ulterior sau alt aplicaie pentru salvare de rezerv pentru copierea de rezerv a bazei de date Access n folderul bazei de date.

Atenie Dac baza de date Access existent n folderul bazei de date i copia de rezerv au acelai nume, restaurarea copiei de rezerv poate conduce la nlocuirea fiierului existent. Dac dorii salvarea fiierului existent, acesta trebuie redenumit nainte de copierea bazei de date de rezerv. Not Pot fi efectuate copii de rezerv pentru anumite obiecte ale bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) prin crearea unei baze de date necompletate i importul obiectelor dorite din baza de date iniial.

Setarea numrului de fiiere afiate n lista celor mai recent utilizate fiiere
La pornirea Microsoft Access, cnd facei clic pe Nou n meniul Fiier, sau cnd facei clic pe Fiier n bara de meniuri, apare o list coninnd cele mai recent utilizate fiiere. Avei posibilitatea s facei clic pe un nume de fiier din aceast list pentru deschiderea fiierului cu aceleai opiuni de setare corespunztoare ultimei deschideri. Avei totodat posibilitatea modificrii numrului de fiiere ce apar n lista celor mai recent utilizate fiiere.

- 154 -

1. 2.

n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni. Pe fila General, efectuai la alegere: o Pentru prevenirea apariiei n list a oricror fiiere, golii caseta de selectare Lista celor mai recent utilizate fiiere. o Pentru modificarea numrului de fiiere care apar n list, asigurai-v c este selectat caseta de selectare Lista celor mai recent utilizate fiiere, iar apoi, n caseta din dreapta acesteia, selectai numrul de fiiere dorit n list. Implicit, n lista celor mai recent utilizate fiiere apar patru fiiere, dar avei posibilitatea setrii listei pentru un numr de nou fiiere.

Ascundere total

Despre compactarea i remedierea unui fiier tip Access

Microsoft Access combin compactarea i remedierea unui fiier tip Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) ntr-un singur proces. Compactarea unui fiier tip Access Dac tergei date sau obiecte ntr-o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) sau dac tergei obiecte ntr-un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz
- 155 -

de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.), fiierul poate deveni defragmentat i utiliza ineficient spaiul pe disc. Prin compactarea fiierului tip Access se creeaz o copie a fiierului i se rearanjeaz modul de memorare a fiierului pe disc. Prin compactarea unei versiuni anterioare a bazei de date Access aceasta nu va fi transformat n format Access 2002 - 2003. Compactarea optimizeaz att performana bazei de date Access ct i a proiectelor Access. Totui, ntr-un proiect Access, compactarea nu afecteaz obiectele bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) cum ar fi tabele sau vizualizri care se gsesc n baza de date a Microsoft SQL Server (baz de date Microsoft SQL Server: O baz de date n Microsoft SQL Server compus din tabele, vizualizri, indexuri, proceduri stocate, funcii i triggere.) i nu n proiectul Access. Compactarea nu afecteaz numerotarea automat ntr-un proiect Access. Totui, ntr-o baz de date Access, dac ai ters nregistrri de la sfritul unui tabel care conine un cmp AutoNumerotare (Tip de date AutoNumerotare: ntr-o baz de date Microsoft Access, un tip de date de cmp care stocheaz automat un numr unic pentru fiecare nregistrare, pe msur ce sunt adugate la tabel. Exist trei tipuri de numere ce pot fi generate: secveniale, aleatoare i ID reproducere.), prin compactarea bazei de date se reiniializeaz valoarea AutoNumerotare; valoarea AutoNumerotare a urmtoarei nregistrri adugate va fi cu una mai mare dect valoarea AutoNumerotare a ultimei nregistrri neterse din tabel.

- 156 -

Atenie Cnd compactai un fiier Microsoft Access amplasat pe un volum care utilizeaz sistemul de fiiere NTFS, Access elimin fiierul existent i l nlocuiete cu fiierul compactat. Access aplic apoi permisiunile de fiier implicite la noul fiier. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.), utilizai securitatea la nivel utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) Access. n caz contrar, utilizai permisiunile folderului. Pentru mai multe informaii, despre permisiunile de folder i sistemul de fiiere NTFS, vezi Ajutorul Windows. Remedierea unui fiier tip Access n majoritatea cazurilor, Microsoft Access detecteaz la deschiderea unui fiier Access dac acesta este deteriorat i ofer opiunea de remediere imediat. Dac fiierul tip Access curent conine o referin ctre alt fiier tip Access care este corupt, Access nu va ncerca s remedieze cellalt fiier. n unele situaii, Access poate s nu detecteze c un fiier este deteriorat. Dac un fiier tip Access are o evoluie neregulat, compactai i remediai fiierul. Access poate remedia:

Coruperea ntr-un tabel al unei baze de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt
- 157 -

corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.). Lipsa informaiilor despre structura unui proiect din Visual Basic for Applications (VBA) al unui fiier tip Access. Coruperea ntr-un formular, raport sau modul. Lipsa informaiilor necesare Access pentru deschiderea unui anumit formular, raport sau modul.

Pentru a ajuta la prevenirea coruperii fiierelor Access, urmai aceste indicaii:

Compactai i remediai fiierele tip Access n mod constant. Putei preciza ca Access s compacteze automat un fiier la nchidere. Efectuai copii de rezerv ale fiierelor tip Access n mod regulat. Evitai prsirea Access n mod neateptat. De exemplu, nu prsii Access brusc prin dezactivarea calculatorului. Dac v confruntai cu probleme de reea, evitai utilizarea unei baze de date Access partajate amplasate pe un server de reea pn cnd problemele vor fi rezolvate. Dac este posibil, mutai baza de date Access pe un calculator de unde s se poat accesa local i nu din cadrul reelei. Remedierea fiierelor dup nchiderea neateptat a Access

Dac apare o problem serioas i cauzeaz nchiderea Microsoft Access, atunci Access va reporni, va crea o copie a fiierului care a fost deschis i o va denumi numefiier_Backup.mdb sau numefiier_Backup.adp, unde numefiier reprezint numele fiierului iniial. Dac numefiier_Backup.mdb sau numefiier_Backup.adp exist deja, Access va ntreba pentru precizarea numelui de fiier. Access va ncerca apoi s compacteze i s remedieze fiierul iniial.
- 158 -

Ascundere total

Compactarea i remedierea unui fiier tip Access

Pentru asigurarea performanei optime, fiierele tip Microsoft Access trebuie compactate i remediate n mod periodic. Totodat, dac apare o problem serioas n timpul lucrului ntr-un fiier tip Access i Access ncearc recuperarea acestuia, poate apare un mesaj despre anularea operaiei de remediere i necesitatea compactrii i remedierii fiierului. Atenie Cnd compactai un fiier Microsoft Access amplasat pe un volum care utilizeaz sistemul de fiiere NTFS, Access elimin fiierul existent i l nlocuiete cu fiierul compactat. Apoi Access aplic permisiunile de fiier implicite la noul fiier. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.), utilizai securitatea la nivel utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) Access. n caz contrar, utilizai permisiunile folderului. Pentru mai multe informaii, despre sistemul de fiiere despre permisiunile de folder i sistemul de fiiere NTFS, vezi Ajutorul Windows. Pentru compactarea i remedierea unei baze de date Access trebuie s existe permisiuni (permisiuni: Un set de atribute care
- 159 -

specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) pentru Deschidere/Execuie i Deschidere Exclusiv. Compactarea i remedierea fiierului curent tip Access
1. Pentru compactarea unei baze de date Microsoft Access partajat (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) care este amplasat pe un server sau folder partajat, asigurai-v c aceasta nu este deschis. n meniul Instrumente, indicai spre Utilitare pentru baza de date, apoi facei clic pe Compactare i remediere/Proiect.

2.

Compactarea i remedierea unui fiier tip Access care nu este deschis

1. nchidei fiierul curent tip Microsoft Access. Pentru compactarea unei baze de date Access partajat (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau un folder partajat, asigurai-v c aceasta nu este deschis. n meniul Instrumente, indicai spre Utilitare pentru baza de date, apoi facei clic pe Compactare i remediere baz de date. n caseta de dialog Baza de date pentru compactare, precizai fiierul tip Access dorit pentru compactare, i apoi clic pe Compactare. n caseta de dialog Compactare baz de date ca, precizai un nume, unitate de stocare, i folder pentru fiierul tip Access compactat. Facei clic pe Salvare.

2. 3. 4. 5.

Dac utilizai acelai nume, unitate de stocare, i folder, iar baza de date Access sau proiectul Access este compactat cu succes, Microsoft Access nlocuiete fiierul iniial cu versiunea compactat.

- 160 -

Compactarea i remedierea automat a unui fiier tip Access la fiecare nchidere Compactarea nu apare la nchiderea unei baze de date Access partajate (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) dac aceasta este deschis de un alt utilizator.
1. 2. 3. 4. Deschidei baza de date Access sau proiectul Access pe care Microsoft Access s l compacteze automat. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni. Facei clic pe fila General. Selectai caseta de selectare Compactare la nchidere.

Not Putei opri procesul de compactare i remediere apsnd CTRL+BREAK sau ESC. Ascundere total

Depanare la compactarea, remedierea sau recuperarea unui fiier tip Access

Nu poate fi compactat i remediat un fiier tip Access Un fiier tip Access nu poate fi compactat dac oricare din cele ce urmeaz sunt adevrate.

- 161 -

Nu exist suficient spaiu de memorie pe disc att pentru versiunea iniial ct i cea compactat ale bazei de date Access sau proiectului Access. tergei orice fiiere care nu mai sunt necesare i ncercai din nou. Nu avei ambele permisiuni (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) pentru Deschidere/Execuie i Deschidere exclusiv pentru baza de date Access. Dac nu suntei proprietarul bazei de date, contactai proprietarul pentru a afla dac avei posibilitatea s primii aceste drepturi. Dac suntei proprietarul bazei de date, trebuie s actualizai drepturile. Un alt utilizator a deschis baza de date Access sau proiectul Access. Baza de date Access sau proiectul Access sunt amplasate pe o partajare de reea doar n citire, sau atributul su de fiier este setat ca fiind Doar n Citire.

Compactarea unui fiier tip Access elimin drepturile fiierelor NTFS La compactarea unui fiier tip Microsoft Access amplasat pe un volum care utilizeaz sistemului de fiiere NTFS, Access elimin fiierul existent i l nlocuiete cu fiierul compactat. Apoi sunt aplicate drepturile implicite ale fiierului la noul fiier. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.), utilizai securitatea la nivel de utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) din Access n locul drepturilor la nivel de fiier. Altfel, utilizai drepturile folderului. Pentru mai multe informaii despre sistemul de fiiere NTFS i drepturile folderului, consultai Ajutor Windows.
- 162 -

Un fiier jurnal a fost creat n timpul recuperrii unui fiier tip Access Dup apariia unei probleme serioase cum ar fi o nchidere neateptat, dac orice obiecte dintr-un fiier tip Microsoft Access sunt terse sau recuperate atunci cnd Access creeaz copii i recupereaz fiierul, Access nregistreaz aceast informaie ntrun fiier jurnal cu numele <FiierDestinaie.log>, unde FiierDestinaie este numele noului fiier. Ascundere total

Despre conversia unui fiier Access

Cnd se transform sau se activeaz un fiier Access? Conversia sau activarea unui fiier Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) depinde de versiunile de Access actualizate de utilizatori. Cnd trebuie efectuat conversia din Access 97 sau anterior n formatul de fiier Access 2002 - 2003 n majoritatea cazurilor, vei dori conversia unei baze de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un
- 163 -

anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) din versiune anterioar n formatul de fiier Access 2000 dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2000 sau ulterior i vei dori conversia n formatul de fiier Access 2002 - 2003 dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2002 sau o versiune ulterioar. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, avei posibilitatea modificrii datelor i efecturii modificrilor de form pentru un fiier Access 2000. Dei avei de asemenea posibilitatea s activai (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.) o baz de date din Access 97 sau anterior n Access 2002 sau o versiune ulterioar fr conversia acesteia, avei posibilitatea modificrii formei obiectelor (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) numai n versiunea anterioar. Dup conversia unei baze de date Access n formatul de fiier Microsoft Access 2000 sau Access 2002 - 2003, nu mai avei posibilitatea deschiderii acesteia n versiune Access anterioar. Avei posibilitatea conversiei unei baze de date Access 2000 napoi la Access 97. Totui, nu este posibil conversia unei baze de date Access 2000 napoi la Access versiune 2.0 sau 95. Dac baza de date Access este o baz de date multiutilizator (partajat) (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) i nici un utilizator nu poate actualiza simultan la Microsoft Access 2000 sau ulterior, avei posibilitatea scindrii bazei de date astfel nct s devin o
- 164 -

aplicaie front-end/back-end (aplicaii front-end/back-end: Aplicaie constnd dintr-un fiier baz de date "back-end" care conine tabele i copii ale unui fiier baz de date "front-end" care conine toate celelalte obiecte baz de date cu legturi la tabelele back-end.). Astfel vei avea diferite versiuni de tip front end conectate la back end, care rmne nemodificat. Utilizatorii de Acess 2000 sau ulterior pot utiliza o versiune transformat de tip front end, unde pot beneficia de caracteristici noi. Cnd trebuie transformat un fiier Access 2000 n formatul de fiier Access 2002 - 2003 Dac dorii salvarea fiierului Access ca MDE (fiier MDE: Un fiier baz de date Microsoft Access (.mdb) cu toate modulele compilate i tot codul surs editabil eliminat.) sau ADE (fiier ADE: Un fiier proiect Microsoft Access (.adp) cu toate modulele compilate i tot codul surs editabil eliminat.) n Access 2002 sau o versiune ulterioar, trebuie s transformai fiierul n formatul de fiier Access 2002 - 2003. Altfel, nu este neaprat necesar s transformai un fiier Microsoft Access 2000 n formatul de fiier Access 2002 - 2003. Dac transformai baze de date Access din Access 97 sau anterior, se recomand nti transformarea n formatul de fiier Access 2000. Utilizatorii de Access 2000 pot deschide aceste fiiere Access, iar la utilizarea unui fiier Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar sunt disponibile noi caracteristici Access 2002 sau o versiune ulterioar. Odat cu transformarea unui fiier Access n formatul de fiier Access 2002 - 2003, nu avei posibilitatea deschiderii fiierului n Access 2000. Totui, se poate transforma un fiier Access 2002 - 2003 napoi la Access 2000. Transformai n formatul de fiier Access 2002 - 2003 numai dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2002 sau o versiune ulterioar i ai utilizat cu succes fiierul n format de fiier Access
- 165 -

2000. Dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2002 sau o versiune ulterioar, avei posibilitatea dezvoltrii unei aplicaii n format de fiier Access 2002 - 2003 fr s fie necesar ca orice obiect, metod, proprietate sau funcie utilizat s fie totodat disponibil n Access 2000. Formatul de fiier Access 2002 - 2003 ofer urmtoarele avantaje:
Provizioane pentru proprieti i obiecte necunoscute care pot exista n versiuni viitoare de Access Posibilitatea de salvare a unui fiier Access ca MDE sau ADE din Access 2002 sau o versiune ulterioar Format de memorare mbuntit

Cnd trebuie deschis o baz de date Access din versiune anterioar n Access 2002 sau o versiune ulterioar fr conversie Vei dori s activai (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.) o baz de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) ntr-un mediu multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) n care nici un utilizator s nu poat actualiza simultan din Access 97 sau anterior la Access 2002 sau o versiune ulterioar. n aceast situaie, o baz de date trebuie s fie utilizat simultan cu diferite versiuni ale Microsoft Access, iar utilizatorii care au activat la Access 2002 sau o versiune ulterioar s poat activa o baz de date ntrun format dintr-o versiune anterioar.
- 166 -

La utilizarea Access 2002 sau o versiune ulterioar pentru lucrul cu o baz de date din versiune anterioar Access activat (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.), avei posibilitatea utilizrii obiectelor (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) n baza de date pentru vizualizarea i modificarea datelor. Totui, nu avei posibilitatea salvrii modificrilor la obiectele bazei de date. Pentru modificarea aspectului unui obiect sau crearea unui obiect n baza de date Access, trebuie fie s l deschidei n versiunea anterioar sau s transformai baza de date n formatul de fiier Microsoft Access 2000 sau Access 2002 - 2003. Conversia unui fiier Access dintr-o versiune anterioar n formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 Avei posibilitatea conversiei unei baze de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) create n Access 2.0 sau mai recent n formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003. Totodat, avei posibilitatea conversiei unui proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) din Access 2000 n formatul de fiier Access 2002 2003.
- 167 -

Conversia unei baze de date Access poate fi afectat de urmtoarele modificri:

Compatibilitate de cod Access 2000 sau ulterior nu recunoate biblioteca de compatibilitate Microsoft DAO (Data Access Objects (DAO): O interfa de acces date care comunic cu Microsoft Jet i sursele de date conforme ODBC, pentru a se conecta, a prelua datele, a manipula datele i a actualiza datele i structura bazei de date.) 2.5/3.x. Dac ncercai s transformai o baz de date Access n care codul conine versiuni anterioare ale obiectelor, metodelor i proprietilor DAO care depind de biblioteca de compatibilitate DAO 2.5/3.x, vei recepiona un mesaj despre apariia erorilor de compilare n timpul conversiei bazei de date. nainte de conversia unei baze de date Access, trebuie actualizat codul astfel nct s nu depind de biblioteca de compatibilitate DAO 2.5/3.x. Dac recepionai n continuare un mesaj despre apariia erorilor de compilare n timpul conversiei, deschidei baza de date transformat n Access 2002 sau o versiune ulterioar, eliminai referina la biblioteca de compatibilitate DAO 2.5/3.x lips, apoi setai o referin la Biblioteca Obiect Microsoft DAO 3.6. Dac baza de date Access utilizeaz programe de completare (component inclus la cerere: Un program suplimentar care adaug comenzi sau caracteristici particularizate n Microsoft Office.) sau baze de date bibliotec (baz de date bibliotec: Colecie de proceduri i obiecte baz de date ce pot fi apelate din cadrul aplicaiei. Pentru a utiliza elementele din bibliotec, trebuie mai nti s se stabileasc o referin la de la baza de date curent la baza de date bibliotec.) create n Access 97 sau anterior, acestea trebuie de asemenea transformate. Totui, avei posibilitatea utilizrii unui

- 168 -

program de completare sau a unei baze de date bibliotec create n Access 2000 cu un fiier n formatul Access 2002 - 2003.

ExecuieArticolMeniu nlocuit cu ExecuieComand Aciunea ExecuieArticolMeniu este nlocuit n Microsoft Access 2000 sau ulterior cu aciunea ExecuieComand; ExecuieArticolMeniu este totui acceptat pentru compatibilitate retroactiv. La conversia unei baze de date, aciunea ExecuieArticolMeniu este automat transformat n aciune ExecuieComand.
Bare de instrumente i bare meniu Access 2002 sau o versiune ulterioar recunoate nc macrocomenzi pentru barele de meniu pentru aplicaii create cu versiuni Access anterioare. n Access 2000 sau ulterior, barele de meniu i meniurile pentru comenzi rapide (ca i pentru barele de instrumente) sunt create i particularizate din caseta de dialog Particularizare. Avei totodat posibilitatea utilizrii acestei casete de dialog pentru particularizarea barelor de meniu i barelor de instrumente predefinite.

Microsoft Access 97 sau ulterior recunoate un stil nou de bare de instrumente i de bare meniu. La conversia unei baze de date Microsoft Access de la versiunea 2.0 sau 95 la Microsoft Access 2000, toate barele de instrumente particularizate, precum i barele de instrumente predefinite sunt transformate automat la noul stil de bar de instrumente. Barele de meniu particularizate, create cu Generatorul de meniuri din Microsoft Access 95 sau cu macrocomenzi ce utilizeaz aciuni AdugareMeniu, sunt interpretate ca bare meniu n stil nou la deschiderea unei baze de date Access transformate. Totui, acestea nu sunt transformate automat i nu avei posibilitatea utilizrii casetei de dialog Particularizare pentru editarea lor dect dup conversie.

- 169 -

Conversia unei baze de date protejate dintr-o versiune anterioar de Access la formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 Conversia unui proiect Microsoft Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) protejat din formatul de fiier Access 2000 la Access 2002 - 2003 nu necesit aciuni suplimentare deoarece securitatea este meninut n baza de date Microsoft SQL Server (baz de date Microsoft SQL Server: O baz de date n Microsoft SQL Server compus din tabele, vizualizri, indexuri, proceduri stocate, funcii i triggere.) la care este conectat proiectul Access. Totui, apar probleme suplimentare la conversia unei baze de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) protejate dintr-o versiune anterioar. Dac toi utilizatorii unei baze de date din versiunea anterioar protejat vor face actualizarea la Microsoft Access 2000 sau mai recent, baza de date Access trebuie transformat la formatul de fiier Access 2000. Dac toi utilizatorii au fcut actualizarea la Access 2002 sau o versiune ulterioar, baza de date Access poate fi transformat n formatul de fiier Access 2002 - 2003. Dac este necesar, fiierul cu informaii despre un grup de lucru poate fi utilizat fr conversie. Totui, se recomand recrearea n Access 2002 sau o versiune ulterioar a fiierului cu informaii despre un grup de lucru. Dac doar civa utilizatori ai unei baze de date protejate vor face actualizarea la Access 2002 sau o versiune ulterioar, baza de date
- 170 -

i fiierul cu informaii despre un grup de lucru pot fi partajate pentru toate versiunile Microsoft Access utilizate n mod curent. Important Securitatea la nivel de utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) din Microsoft Access 2000 sau ulterior nu ajut la protejarea codului Visual Basic din modulele (modul: O colecie de declaraii, instruciuni i proceduri stocate mpreun ca o unitate numit. Exist dou tipuri de module: module standard i module de clas.) sau codul din spatele formularelor i rapoartelor. Codul dintr-o baz de date protejat care a fost transformat din Access 97 sau anterior nu menine msurile de securitate pn la crearea unei parole pentru proiectul Visual Basic (proiect: Set al tuturor modulelor de cod dintr-o baz de date, inclusiv module standard i module de clas. n mod implicit, proiectele au acelai nume cu baza de date.). naintea conversiei unei baze de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) protejate, asigurai-v c utilizai fiierul cu informaii despre un grup de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) care definete conturile utilizatorilor necesare accesului la baza de date. Contul utilizatorului necesar pentru conectare n timpul conversiei trebuie s conin urmtoarele drepturi:

- 171 -

Drepturi Deschidere/Execuie i Deschidere exclusiv pentru baza de date Drept de Administrare n tabelele de sistem MSysACES i MSysObjects Drepturi Modificare proiect pentru toate celelalte tabele din baza de date, sau trebuie s deinei proprietatea asupra tuturor tabelelor din baza de date Drepturi Citire proiect pentru toate obiectele din baza de date

Conversia unui set de reproduceri dintr-o versiune anterioar la formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003
ntr-o reproducere (reproducere: O copie a bazei de date care este membru al unui set de reproduceri i se poate sincroniza cu alte reproduceri din set. Datele modificate dintr-un tabel reprodus al unei reproduceri sunt trimise i aplicate celorlalte reproduceri.), avei posibilitatea de a preciza c un tabel, o interogare sau o relaie din reproducere este local, astfel nct s fie memorat numai n acel membru al setului de reproducere. Totui, n Access 2000 sau ulterior, nu mai avei posibilitatea s creai formulare, rapoarte, macrocomenzi, module, sau bare de comand locale ntr-o reproducere transformat. Un set al reproducerii trebuie sincronizat naintea conversiei. Dac setul de reproduceri conine reproduceri pariale (reproducere parial: O baz de date care conine numai un subset de nregistrri dintr-o reproducere complet. Cu o reproducere parial, se pot seta filtre i identifica relaii care definesc ce subset de nregistrri din reproducerea complet sunt prezente n baza de date.), acesta trebuie sincronizat naintea conversiei i apoi re-create reproducerile pariale dup conversie.

Atenie Sincronizarea reproducerilor pariale n formatul de fiier Access 2000 cu un Coordonator de reproduceri (Coordonator de reproduceri: Singurul membru al setului de reproduceri n care se pot face modificri ale structurii bazei de date care se pot propaga n alte reproduceri.) n formatul de fiier Access 2002 - 172 -

2003 poate avea ca rezultat pierderea obiectelor bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) n proiectul Visual Basic for Applications (VBA) (proiect: Set al tuturor modulelor de cod dintr-o baz de date, inclusiv module standard i module de clas. n mod implicit, proiectele au acelai nume cu baza de date.) al bazei de date Access.
Dac se efectueaz conversia unui Coordonator de reproduceri (Design Master) din Access 95 sau 97 la formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003, nu va mai fi posibil sincronizarea cu alte reproduceri Access 95 sau 97. Reproducerile Access 95 sau 97 trebuie transformate n formatul de fiier corespunztor (Access 2000 sau o versiune ulterioar).

Un Coordonator de reproduceri n Access 2000 sau o versiune ulterioar poate sincroniza numai reproducerile n formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003. Singurul mod pentru conversia reproducerilor Access 2000 la formatul de fiier Access 2002 - 2003 este prin sincronizarea acestora cu un Coordonator de reproduceri transformat. Atenie Dac se efectueaz conversia unui Coordonator de reproduceri din Access 2000 la formatul de fiier Access 2002 - 2003 i apoi sincronizarea cu alte reproduceri n formatul de fiier Access 2000, reproducerile respective sunt transformate n formatul de fiier Access 2002 - 2003 i nu va mai fi posibil deschiderea lor n Access 2000.

- 173 -

Conversia unui fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 la o versiune anterioar Avei posibilitatea transformrii unei baze de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) din formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 napoi la Access 97. O baz de date Access sau un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) pot fi, de asemenea, transformate din formatul de fiier Access 2002 - 2003 napoi la formatul de fiier Access 2000. Conversia unei baze de date Access 2000 sau o versiune ulterioar napoi la Access 97 O baz de date Microsoft Access 2000 sau o versiune ulterioar poate fi transformat la o baz de date Access 97 dac nu este membr a unui set de reproduceri (set de reproduceri: Coordonatorul de reproduceri i toate reproducerile care partajeaz aceeai form a bazei de date i identificatorul unic al setului de reproduceri.). Orice funcionalitate specific Access 2000 sau o versiune ulterioar este pierdut prin conversia bazei de date la Access 97. Un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) nu poate fi transformat napoi la Access 97.
- 174 -

Important Spre deosebire de Access 2000 sau o versiune ulterioar, Access 97 nu este proiectat s lucreze cu ActiveX Data Objects (ADO) (ActiveX Data Objects (ADO): O interfa de acces la date care comunic cu surse de date conforme OLE DB, n vederea conectrii la aceste surse, a prelurii, manipulrii i actualizrii datelor.). Conversia unei baze de date Access 2000 sau o versiune ulterioar la o baz de date Access 97 determin urmtoarele modificri n baza de date transformat.
Legturile la paginile de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntro pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) sunt pierdute. Totui, fiierele pagin (fiierele HTML care se afl n exteriorul bazei de date Access) rmn intacte. Datele care se bazeaz pe suportul Unicode (Unicode: Un standard de codare a caracterelor dezvoltat de Unicode Consortium. Utiliznd mai mult de un octet pentru reprezentarea fiecrui caracter, Unicode permite ca practic toate limbile scrise din lume s fie reprezentate utiliznd un set unic de caractere.) ntr-o baz de date avnd formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 pot fi incorect transformate. Access 97 utilizeaz caractere dintr-o singur pagin de coduri un set numerotat de 256 caractere. De exemplu, o baz de date Access 97 poate utiliza numai caractere ANSI (set de caractere ANSI: Un set de caractere pe 8 bii folosit de Microsoft Windows care permite reprezentarea a pn la 256 de caractere (de la 0 la 255) prin intermediul tastaturii. Setul de caractere ASCII este un subset al setului ANSI.). n timpul conversiei, ordinea de triere a bazei de date Access 2000 iniiale determin setul de caractere ce poate fi utilizat de baza de date Access 97 rezultat; caracterele care nu se afl n acest set nu sunt corect transformate. O baz de date Access 2000 sau o versiune ulterioar ce conine un tabel cu o proprietate Dimensiune cmp pentru Zecimale nu poate fi transformat n Access 97. Proprietatea Dimensiune cmp trebuie modificat la o valoare diferit cum ar fi Simpl precizie sau Dubl precizie, sau trebuie modificat tipul de date al cmpului la Moned nainte de transformarea cu succes a bazei de date. - 175 -

Dac se transform o baz de date Access protejat, contul de utilizator folosit pentru conectare trebuie s aib urmtoarele drepturi:
Drepturi Deschidere/Execuie i Deschidere exclusiv pentru baza de date. Drepturi Citire proiect pentru toate obiectele bazei de date. Pentru protejarea bazei de date transformate, aceasta trebuie deschis n Microsoft Access 97 i i se aplic securitatea la nivel utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.). La transformarea unei baze de date din formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 napoi la Access 97, drepturile din noua baz de date Access 97 sunt reiniializate la valorile implicite, deoarece Access 97 nu poate utiliza un fiier cu informaii despre un grup de lucru n formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003.

Dac ai utilizat o parol pentru protejarea bazei de date Access, aceasta poate fi transformat fr eliminarea parolei. Dac ai utilizat o parol pentru protejarea codului Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), trebuie s dai parola n Editorul Visual Basic (Editor Visual Basic: Un mediu n care se scrie cod i proceduri noi sau se editeaz cele existente n Visual Basic pentru aplicaii. Editorul Visual Basic conine un set complet de instrumente de depanare, pentru a gsi n cod erori de sintax, la execuie i logice.) n timpul conversiei. Conversia unui fiier Access 2002 - 2003 napoi la Access 2000 O baz de date Access 2002 sau o versiune ulterioara sau un proiect Access 2002 sau o versiune ulterioar pot fi transformate napoi la formatul de fiier Access 2000. La utilizarea unui fiier Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, noile
- 176 -

caracteristici Access 2002 sau o versiune ulterioar sunt nc disponibile. Totui, caracteristicile respective nu sunt disponibile dac utilizai acelai fiier n Access 2000. Dac fiierul conine proceduri Visual Basic care utilizeaz obiecte, funcii, proprieti, metode, sau argumente disponibile numai n Access 2002 sau o versiune ulterioar, vei recepiona o eroare la compilare la deschiderea fiierului n Access 2000. Tabelul Erori de conversie Dac Microsoft Access nregistreaz erori n timpul conversiei unui fiier tip Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.), putei vizualiza un rezumat al acestor erori prin deschiderea tabelului Erori de Conversie n noul fiier tip Access. Tabelul Erori de Conversie conine urmtoarele coloane: Tip Obiect Tipul obiectului bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) la care Access a nregistrat o eroare, sau Baz de date dac Access a nregistrat o eroare ce nu este specific anumit tip de obiect. Nume Obiect Numele obiectului la care Access a nregistrat o eroare. Dac totui Access nregistreaz o eroare de compilare n timpul conversiei, numele modulului ce conine eroarea nu este precizat.

- 177 -

Descriere Eroare Dac este necesar, putei apsa SHIFT+F2 pentru vizualizarea ntregii descrieri a erorii. Despre deschiderea unui fiier Access ntr-o versiune anterioar fr a fi transformat La deschiderea unei baze de date Microsoft Access versiune 2.0, o baz de date Access 95, sau o baz de date Access 97 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, caseta de dialog Conversie/Deschidere Baz de date v solicit s alegei ntre conversia i deschiderea (activarea) bazei de date Access. Atunci cnd un utilizator al Access 2002 sau o versiune ulterioar activeaz baza de date, Access pstreaz formatul iniial astfel nct utilizatorii versiunilor Access anterioare pot continua s utilizeze baza de date. De exemplu, dac o baz de date partajat este creat n versiune Access 2.0, poate fi utilizat n versiune Access 2.0 i activat n Access 2002 sau o versiune ulterioar. La utilizarea unei baze de date Access activat n Access 2002 sau o versiune ulterioar, putei vizualiza obiectele bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) precum i aduga, terge, sau modifica nregistrri n Access 2002 sau o versiune ulterioar, dar nu putei modifica forma obiectelor. Pentru modificarea formei obiectelor existente sau adugarea de obiecte noi, trebuie s deschidei fiierul n versiunea Access anterioar. Dimensiunea unei baze de date Access activate La activare baza de date Microsoft Access i poate mri dimensiunea. Dac ai activat deja o baz de date ntr-o versiune Access anterioar, i dac o activai din nou n Access 2002 sau o versiune ulterioar, dimensiunea proiectului (proiect: Set al tuturor modulelor de cod
- 178 -

dintr-o baz de date, inclusiv module standard i module de clas. n mod implicit, proiectele au acelai nume cu baza de date.) Visul Basic se va mri i mai mult. n situaii rare, putei activa o baz de date Access din versiune 2.0 n Access 95, apoi n Access 97, i apoi din nou n Access 2000 sau o versiune ulterioar; n acest caz, proiectul Visual Basic trebuie s memoreze informaiile n formatul fiecrei versiuni. Activarea unei baze de date Access protejate Dac baza de date Microsoft Access este protejat, putei fi sigur c i menine securitatea prin re-crearea fiierului cu informaii despre un grup de lucru n Access 2002 sau o versiune ulterioar. Dac nu putei re-crea fiierul cu informaii despre un grup de lucru, putei utiliza Administratorul Grupului de Lucru pentru asocierea fiierului protejat cu informaii despre un grup de lucru al unei baze de date dintr-o versiune anterioar. Totui, este recomandabil s transformai fiierul cu informaii despre un grup de lucru n fiier n format Access 2000 nainte s efectuai asocierea acestuia. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, putei utiliza un fiier cu informaii despre un grup de lucru creat ntr-o versiune anterioar; totui nu putei utiliza un fiier creat n Access 2002 sau o versiune ulterioar cu informaii despre un grup de lucru n Access 97 sau anterior. Atta timp ct utilizai baza de date cu informaia iniial despre un grup de lucru, aceasta reine toat protecia cu excepia permisiunilor pentru module. n versiunea Access 2000 sau ulterioar, nu se poate utiliza securitatea la nivel utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) pentru a ajuta la protejarea modulelor. Totui,

- 179 -

putei ajuta la protejarea codului Visual Basic for Applications (VBA) utiliznd o parol. Compatibilitate cod Versiunea Microsoft Access 2000 sau mai avansat nu accept biblioteca de compatibilitate DAO (Data Access Objects (DAO): O interfa de acces date care comunic cu Microsoft Jet i sursele de date conforme ODBC, pentru a se conecta, a prelua datele, a manipula datele i a actualiza datele i structura bazei de date.) 2.5/3.x. Dac ncercai s activai o baz de date Access n care codul conine versiuni mai vechi de obiecte DAO, metode, i proprieti care depind de biblioteca de compatibilitate DAO 2.5/3.x, vei primi un mesaj despre eroare la compilare n timpul activrii bazei de date. nainte s activai baza de date Access, actualizai codul astfel nct s nu depind de biblioteca de compatibilitate DAO 2.5/3.x. Stiluri noi de bare de instrumente i bare de meniu Microsoft Access 97 sau versiuni mai recente accept un nou stil de bare de instrumente i bare de meniu. La activarea unei baze de date Access 95 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, barele de instrumente particularizate sunt transformate la noul stil, dar transformarea nu este salvat. Barele de meniu particularizate sunt interpretate ca bare de meniu n stil nou, dar macrocomenzile barelor de meniu nu sunt transformate i continu s fie acceptate. Ascundere total

Conversia unui fiier tip Access

Important Ar trebui s se efectueze o copie de rezerv pentru un fiier tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access
- 180 -

stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) nainte de conversie. Conversia unui fiier tip Access dintr-o versiune anterioar n format de fiier tip Microsoft Access 2000 sau Access 2002 2003 Se poate transforma o baz de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) din Access 2.0 sau ulterior n format de fiier tip Access 2000 sau Access 2002 - 2003. Totodat se poate transforma un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) din format de fiier tip Access 2000 n format de fiier tip Access 2002 - 2003. 1. Dac este posibil, se compileaz fiierul tip Microsoft Access pentru care se efectueaz conversia aceasta reduce posibilitatea apariiei erorilor n timpul conversiei. Se poate deschide i compila un fiier tip Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar. Totui, dac fiierul este o baz de date Access creat n Access 97 sau anterior, trebuie s efectuai aceasta n versiunea anterioar. Cum?

- 181 -

1. Se deschide un modul (modul: O colecie de declaraii, instruciuni i proceduri stocate mpreun ca o unitate numit. Exist dou tipuri de module: module standard i module de clas.) n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). 2. Variante disponibile: n Access 2002 sau o versiune ulterioar, n meniul Depanare, se face clic pe Compilare <NumeProiect>. n Access 95 sau 97, n meniul Depanare, se face clic pe Compilare toate modulele. n Access 2.0, n meniul Execuie, se face clic pe Compilare module ncrcate. 2. Se nchide fiierul tip Microsoft Access pentru care se efectueaz conversia. Dac fiierul este o baz de date Access multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu este deschis de altcineva. 3. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, efectuai la alegere: Conversia unei baze de date Access din Access 97 sau anterior la formatul implicit de fiier (Access 2000 sau Access 2002 - 2003)
1. n meniul Fiier, se face clic pe Deschidere .

- 182 -

2.

3.

Se face clic pe o comand de meniuri rapide n partea stng a casetei de dialog Deschidere, sau n caseta Privire n n, clic pe unitatea de stocare sau folderul care conine fiierul tip Access dorit. n lista folderelor, se face dublu clic pe foldere pn cnd se deschide folderul ce conine baza de date. Dac nu se gsete baza de date dorit pentru deschidere, se face clic pe Instrumente n bara de instrumente din caseta de dialog Deschidere i apoi clic pe Cutare . n caseta de dialog Cutare, se introduc criterii de cutare suplimentare. Se face dublu clic pe fiierul dorit pentru deschidere. n caseta de dialog Conversie/Deschidere Baz de date, se face clic pe Conversie baz de date.

4. 5.

Conversia unui fiier tip Access din versiune anterioar la un format de fiier precizat
6. Efectuai o copie de rezerv a fiierului tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) pentru care dorii conversie. Dac este posibil, compilai fiierul tip Access n versiunea Access anterioar. Astfel se reduce posibilitatea apariiei erorilor n timpul conversiei. nchidei fiierul tip Access. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu mai este deschis de altcineva. Pornii Access.

7. 8.

9.

- 183 -

10. n meniul Instrumente, poziionai pe Utiliti Baz de date, poziionai pe Conversie Baz de date, apoi facei clic pe formatul de fiier dorit pentru noul fiier. 11. n caseta de dialog Baz de date pentru conversie, selectai baza de date dorit pentru conversie i apoi clic pe Conversie. 12. n caseta de dialog Conversie Baz de date ca, efectuai la alegere: Tastai un nume pentru noul fiier. Selectai o amplasare diferit pentru noul fiier. (Avei posibilitatea s pstrai acelai nume, sau s l modificai).

Nu avei posibilitatea s transformai o baz de date Access ntr-un fiier cu acelai nume i amplasare cu baza de date iniial.
13. Facei clic pe Salvare.

Note
La conversia unei baze de date Microsoft Access din versiune anterioar care conine tabele legate (tabel legat: Un tabel stocat ntrun fiier din afara bazei de date deschise, din care Access poate accesa nregistrri. Este posibil adugarea, tergerea i editarea de nregistrri dintr-un tabel legat, ns nu i se poate modifica structura.), asigurai-v c tabelele externe sunt n acelai folder n care au fost iniial. Dac Microsoft Access nu gsete tabelele care sunt legate la o baz de date care este transformat, nu va fi posibil utilizarea bazei de date transformat. Dup conversia bazei de date Access, se pot muta aceste tabele i utiliza Managerul de tabele legate pentru relegarea acestora. Conversia unei baze de date ce conine tabele legate la aceasta nu determin conversia tabelelor legate. Se poate totodat transforma o baz de date Access din versiune anterioar prin importul obiectelor bazei sale de date ntr-o nou baz de date Access 2000 sau o versiune ulterioar. Se poate utiliza aceast metod dac nu se dorete ca toate obiectele bazei de date din versiune anterioar s existe n baza de date Access 2000. La conversia unei baze de date prin importul obiectelor sale, nu sunt importate automat referinele n biblioteci, i ar fi posibil s reiniializai acele referine n noul fiier tip Access.

- 184 -

La conversia unui fiier tip Access 2000 care conine pagini de accesare date, Access nu transform automat paginile. Totui, la deschiderea unei pagini de accesare date n vizualizare n mod proiectare, Access o transform pentru utilizarea celei mai recente versiuni de Microsoft Office Web Components i creeaz o copie de rezerv a paginii iniiale. Se poate utiliza copia de rezerv dac se dorete revenire la Microsoft Office 2000 Web Components.

Conversia unui fiier tip Access la versiune anterioar

Se poate transforma o baz de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) din format de fiier tip Access 2000 sau Access 2002 - 2003 napoi la Access 97. Totodat se poate transforma o baz de date Access sau un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) din format de fiier tip Access 2002 - 2003 napoi la format de fiier tip Access 2000. 1. Se deschide fiierul tip Microsoft Access pentru care se dorete conversia. Dac este o baz de date Access multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu este deschis de altcineva.

Important Dac ai utilizat caracteristicile de securitate n codul Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), trebuie s furnizai parola nainte de conversia fiierului fcnd clic pe Cod n bara de instrumente Baz de date i tastnd parola n caseta de dialog Parol numebazdedate. Dac transformai o baz de date Access cu securitate activat, trebuie s avei drepturi pentru
- 185 -

Deschidere/Execuie i Deschidere Exclusiv pentru baza de date nsi i drepturi Citire Form pentru toate obiectele bazei de date. Pentru a contribui la protejarea unei baze de date transformat n Access 97, aceasta trebuie deschis n Access 97 i aplicat securitatea la nivel utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.).
2. 3. 4. n meniul Instrumente, poziionai-v pe Utilitare baze de date, facei clic pe Conversie baz de date/proiect, apoi facei clic pe formatul de fiier dorit. n caseta de dialog Conversie Baz de date ca, se tasteaz numele noii baze de date n versiune anterioar care se dorete creat n caseta Nume fiier, i apoi clic pe Salvare. Dac baza de date convertit n Access 97 conine cod, se deschide noua baz de date n Access 97, se deschide un modul i se face clic pe Referine n meniul Instrumente, iar n caseta Referine disponibile, se golesc casetele de selectare de lng orice referine lips i se seteaz o referin n Microsoft Access DAO 3.51 Object Library.

Dac baza de date Access utilizeaz programe de completare (component inclus la cerere: Un program suplimentar care adaug comenzi sau caracteristici particularizate n Microsoft Office.) sau baze de date tip bibliotec (baz de date bibliotec: Colecie de proceduri i obiecte baz de date ce pot fi apelate din cadrul aplicaiei. Pentru a utiliza elementele din bibliotec, trebuie mai nti s se stabileasc o referin la de la baza de date curent la baza de date bibliotec.), trebuie transformate de asemenea napoi la Access 97.

- 186 -

Conversia unei baze de date cu securitate activat din Access 95 sau 97 n format de fiier tip Access 2000 sau Access 2002 2003 Dup trecerea de la Microsoft Access 95 sau 97, trebuie transformat baza de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) cu securitate activat, dar nu trebuie transformat fiierul cu informaii despre grupul de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) pentru utilizare cu Microsoft Access 2000. Totui, ar trebui compactat fiierul cu informaii despre un grup de lucru nainte de utilizare. Procedura urmtoare nu este aplicabil unui proiect Access, deoarece securitatea sa este meninut n baza de date Microsoft SQL Server (baz de date Microsoft SQL Server: O baz de date n Microsoft SQL Server compus din tabele, vizualizri, indexuri, proceduri stocate, funcii i triggere.) la care este conectat proiectul.
1. Conversia bazei de date Access cu securitate activat.

Cum?
1. Efectuai o copie de rezerv a fiierului tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) pentru care dorii conversie.

- 187 -

2. 3.

4. 5. 6. 7.

Dac este posibil, compilai fiierul tip Access n versiunea Access anterioar. Astfel se reduce posibilitatea apariiei erorilor n timpul conversiei. nchidei fiierul tip Access. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu mai este deschis de altcineva. Pornii Access. n meniul Instrumente, poziionai pe Utiliti Baz de date, poziionai pe Conversie Baz de date, apoi facei clic pe formatul de fiier dorit pentru noul fiier. n caseta de dialog Baz de date pentru conversie, selectai baza de date dorit pentru conversie i apoi clic pe Conversie. n caseta de dialog Conversie Baz de date ca, efectuai la alegere: Tastai un nume pentru noul fiier. Selectai o amplasare diferit pentru noul fiier. (Avei posibilitatea s pstrai acelai nume, sau s l modificai).

Nu avei posibilitatea s transformai o baz de date Access ntr-un fiier cu acelai nume i amplasare cu baza de date iniial.
2. 8. Facei clic pe Salvare. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, se deschide noua baz de date Access, i apoi se compacteaz prin poziionarea pe Utiliti Baz de date n meniul Instrumente i clic pe Compactare i Reparare Baz de date. Se nchide baza de date Access i se ataeaz temporar unui fiier cu informaii despre un grup de lucru (.mdw) diferit de cel utilizat cu baza de date cu securitate activat.

3.

- 188 -

Cum? Important Dac setai securitatea la nivel de utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) i trebuie s v asigurai c nu se duplic grupul de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntrun mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.) i permisiunile (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) sale, asigurai-v c fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) ce definete grupul de lucru la care v raliai, a fost creat cu un ID al grupului de lucru (WID) (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.) unic. Dac un astfel de fiier de informaii al grupului de lucru nu exist, trebuie creat unul.
1. 2. Pornii Microsoft Access. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Administrator grup de lucru.

- 189 -

3. 4.

n caseta de dialog Administrator grup de lucru, facei clic pe Asociere. Tastai calea i numele fiierului grupului de lucru ce definete grupul de lucru Microsoft Access la care v raliai, apoi facei clic pe OK, sau facei clic pe Rsfoire apoi utilizai caseta de dialog Selectare Fiier cu informaiile grupului de luc pentru a afla unde este fiierul de informaii al grupului de lucru.

Data urmtoare cnd pornii Microsoft Access, acesta utilizeaz conturile de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.) i de grup (cont de grup: Colecie de conturi utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) i parolele stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru la care vai raliat. Dac nu exist alt fiier cu informaii despre un grup de lucru, ar trebui creat nainte. Cum? Un fiier de informaii al unui grup de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) Microsoft Access conine o list de utilizatori care partajeaz date, cunoscui i ca grup de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu
- 190 -

multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.). De asemenea, parolele utilizatorilor sunt stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru. Pentru a controla cine are acces n baza de date, este necesar s se creeze un fiier de informaii al grupului de lucru.
5. 6. 7. 8. Pornii Microsoft Access. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Administrator grup de lucru. n caseta de dialog Administrator grup de lucru, facei clic pe Creare. n caseta de dialog Informaii proprietar grup de lucru, tastai numele i firma, apoi tastai orice combinaie de pn la 20 de numere i litere pentru ID-ul grupului de lucru (WID) (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.).

Atenie Notai-v exact numele, firma i ID-ul grupului de lucru inclusiv dac literele sunt mici sau majuscule (pentru toate trei intrrile) i pstrai-le ntr-un loc sigur. Dac este necesar s creai din nou fiierul de informaii al grupului de lucru, trebuie s precizai exact acelai nume, firm i ID al grupului de lucru. Dac uitai sau pierdei aceste intrri, este imposibil s le recuperai i pierdei accesul la bazele de date.
9. Tastai un nume nou pentru fiierul de informaii al noului grup de lucru. Implicit, fiierul de informaii al grupului se salveaz n folderul limbii. Pentru a salva ntr-o amplasare diferit, tastai o cale nou, sau, facei clic pe Rsfoire, pentru a specifica noua cale. 10. Facei clic pe OK.

- 191 -

Noul fiier de informaii al grupului de lucru se utilizeaz data viitoare cnd pornii Microsoft Access. Orice conturi de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.) i conturi de grup (cont de grup: Colecie de conturi utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) sau parole pe care le-ai creat, se salveaz n noul fiier de informaii al grupului de lucru. Pentru ca ceilali s se ralieze la grupul de lucru definit de noul fiier de informaii al grupului de lucru, copiai fiierul ntr-un folder partajat (dac nu l-ai salvat deja ntr-un folder partajat n pasul 5), apoi fiecare utilizator execut Administrator grup de lucru pentru a se ralia noului fiier de informaii al grupului de lucru.
4. 5. Se prsete i apoi se pornete din nou Access. Se compacteaz fiierul cu informaii despre un grup de lucru utilizat cu baza de date cu securitate activat prin poziionare pe Utiliti Baz de daten meniul Instrumente i clic pe Compactare i Reparare Baz de date. Se informeaz utilizatorii s execute Administrator Grup de lucru i s se ataeze fiierului cu informaii despre grupul de lucru naintea deschiderii bazei de date cu securitate activat.

6.

Conversia unui fiier cu informaii despre un grup de lucru n format de fiier tip Access 2000 sau Access 2002 - 2003 Nu este necesar conversia unui fiier cu informaii despre un grup de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) din Microsoft Access 2000 n Access 2002 sau o
- 192 -

veriune ulterioar. Totui, pentru a beneficia de mbuntirile aduse securitii i performanei, ar trebui re-create fiierele cu informaii despre un grup de lucru din Access 97 sau anterior dup cum urmeaz.
1. Creai un fiier cu informaii despre un grup de lucru, asigurnd introducerea exact, a numelor sensibile la litere mari i mici, numele companiei, i ID pentru grupul de lucru (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.) care au fost utilizate la crearea fiierului iniial. Eroarea la reintroducerea exact a intrrilor utilizate pentru crearea fiierului iniial va determina un grup Admins (grupul Admin: Grupul de conturi pentru administratorii de sistem care deine permisiuni depline pentru toate bazele de date utilizate de un grup de lucru. Programul de iniializare adaug automat contul utilizator implicit Admin la grupul Admin.) invalid.

Cum? Un fiier de informaii al unui grup de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) Microsoft Access conine o list de utilizatori care partajeaz date, cunoscui i ca grup de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.). De asemenea, parolele utilizatorilor sunt stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru. Pentru a controla cine are acces n baza de date, este necesar s se creeze un fiier de informaii al grupului de lucru.

- 193 -

1. 2. 3. 4.

Pornii Microsoft Access. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Administrator grup de lucru. n caseta de dialog Administrator grup de lucru, facei clic pe Creare. n caseta de dialog Informaii proprietar grup de lucru, tastai numele i firma, apoi tastai orice combinaie de pn la 20 de numere i litere pentru ID-ul grupului de lucru (WID) (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.).

Atenie Notai-v exact numele, firma i ID-ul grupului de lucru inclusiv dac literele sunt mici sau majuscule (pentru toate trei intrrile) i pstrai-le ntr-un loc sigur. Dac este necesar s creai din nou fiierul de informaii al grupului de lucru, trebuie s precizai exact acelai nume, firm i ID al grupului de lucru. Dac uitai sau pierdei aceste intrri, este imposibil s le recuperai i pierdei accesul la bazele de date.
5. Tastai un nume nou pentru fiierul de informaii al noului grup de lucru. Implicit, fiierul de informaii al grupului se salveaz n folderul limbii. Pentru a salva ntr-o amplasare diferit, tastai o cale nou, sau, facei clic pe Rsfoire, pentru a specifica noua cale. Facei clic pe OK.

6.

Noul fiier de informaii al grupului de lucru se utilizeaz data viitoare cnd pornii Microsoft Access. Orice conturi de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.) i conturi de grup (cont de grup: Colecie de conturi
- 194 -

utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) sau parole pe care le-ai creat, se salveaz n noul fiier de informaii al grupului de lucru. Pentru ca ceilali s se ralieze la grupul de lucru definit de noul fiier de informaii al grupului de lucru, copiai fiierul ntr-un folder partajat (dac nu l-ai salvat deja ntr-un folder partajat n pasul 5), apoi fiecare utilizator execut Administrator grup de lucru pentru a se ralia noului fiier de informaii al grupului de lucru.
2. Recreai fiecare cont de grup, introducnd numele exact al grupului, difereniind literele mari i mici, i ID-ul personal (PID) (ID personal: ir alfa-numeric care face diferenierea dintre majuscule i minuscule, de 4 pn la 20 de caractere pe care Access l utilizeaz n combinaie cu numele de cont pentru a identifica un utilizator sau un grup dintr-un grup de lucru Access.) pentru fiecare grup.

Cum? Ca parte a securizrii unei baze de date, se creeaz conturi de grup (cont de grup: Colecie de conturi utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) n grupul de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.) Microsoft Access, utilizat pentru a asocia un set obinuit de permisiuni (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) mai multor utilizatori. Pentru a efectua aceast procedur, trebuie s v conectai ca membru al grupului Admins (grupul Admin: Grupul de
- 195 -

conturi pentru administratorii de sistem care deine permisiuni depline pentru toate bazele de date utilizate de un grup de lucru. Programul de iniializare adaug automat contul utilizator implicit Admin la grupul Admin.).
1. Pornii Microsoft Access utiliznd grupul de lucru n care intenionai s utilizai contul.

Important Conturile create pentru utilizatori trebuie s fie stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) pe care l vor utiliza acetia. Dac se utilizeaz un grup diferit de lucru pentru a crea baza de date, se schimb grupul de lucru nainte de crearea conturilor. Avei posibilitatea s schimbai grupurile de lucru utiliznd Administrator grup de lucru.
2. 3. 4. 5. Deschidei baza de date. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Conturi utilizator i de grup. n fila Grupuri, facei clic pe Nou. n caseta de dialog Utilizator/Grup nou, tastai numele noului cont i un ID personal (PID) (ID personal: ir alfanumeric care face diferenierea dintre majuscule i minuscule, de 4 pn la 20 de caractere pe care Access l utilizeaz n combinaie cu numele de cont pentru a identifica un utilizator sau un grup dintr-un grup de lucru Access.).

Atenie Notai-v numele exact al contului i PID, inclusiv dac literele sunt mari sau mici i pstraile ntr-un loc sigur. Dac este necesar s creai din nou un cont care a fost ters sau creat ntr-un grup
- 196 -

diferit de lucru, trebuie s furnizai aceleai intrri pentru nume i PID. Dac uitai sau pierdei aceste intrri, este imposibil s le recuperai. Not Numele de cont de utilizator nu poate fi acelai cu numele unui cont existent de grup i invers.
6. Facei clic pe OK pentru a crea noul cont de grup.

Not PID introdus n pasul 5 nu este o parol. Microsoft Access utilizeaz PID i numele utilizatorului ca rdcini pentru un algoritm de criptare, pentru a genera un identificator criptat pentru contul de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.).
3. Recreai fiecare cont de utilizator, introducnd numele exact al utilizatorului, difereniind literele mari i mici, i PID-ul fiecrui utilizator.

Cum? Pentru a efectua aceast procedur, trebuie s v conectai ca membru al grupului Admins (grupul Admin: Grupul de conturi pentru administratorii de sistem care deine permisiuni depline pentru toate bazele de date utilizate de un grup de lucru. Programul de iniializare adaug automat contul utilizator implicit Admin la grupul Admin.). Not De obicei, securitatea se gestioneaz mai uor dac se organizeaz utilizatorii n grupuri, apoi se asociaz permisiuni (permisiuni: Un set de atribute care specific ce
- 197 -

tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) mai degrab grupurilor dect utilizatorilor individuali.
1. Pornii Microsoft Access utiliznd grupul de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.) n care se utilizeaz contul.

Important Conturile create pentru utilizatori trebuie s fie stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) pe care l vor utiliza acetia. Dac se utilizeaz un grup diferit de lucru pentru a crea baza de date, se schimb grupul de lucru nainte de crearea conturilor.
2. 3. 4. 5. Deschidei baza de date. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Conturi utilizator i de grup. n fila Utilizatori, facei clic pe Nou. n caseta de dialog Utilizator/Grup nou, tastai numele noului cont i un ID personal (PID) (ID personal: ir alfanumeric care face diferenierea dintre majuscule i minuscule, de 4 pn la 20 de caractere pe care Access l utilizeaz n combinaie cu numele de cont pentru a identifica un utilizator sau un grup dintr-un grup de lucru Access.), apoi facei clic pe OK pentru a crea contul nou, care se adaug automat n grupul Users (Grupul Users: Contul de grup care conine toate conturile de utilizator. Access adaug automat conturi de utilizator n grupul Users cnd se creeaz utilizatori.).

Atenie Notai-v numele exact al contului i PID, inclusiv dac literele sunt mari sau mici i pstrai- 198 -

le ntr-un loc sigur. Dac este necesar s creai din nou un cont care a fost ters sau creat ntr-un grup diferit de lucru, trebuie s furnizai aceleai intrri pentru nume i PID. Dac uitai sau pierdei aceste intrri, este imposibil s le recuperai. Note
o o Numele unui cont de utilizator nu poate fi identic cu un nume de cont de grup existent i nici invers. PID-ul introdus n pasul 5 nu este o parol. Microsoft Access utilizeaz PID i numele utilizatorului ca rdcini pentru un algoritm de criptare, pentru a genera un identificator criptat pentru contul de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.).

Conversia unei baze de date cu securitate activat din Access 2.0 n format de fiier tip Access 2000 sau Access 2002 - 2003
1. Conversia bazei de date cu securitate activat.

Cum?
1. Efectuai o copie de rezerv a fiierului tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) pentru care dorii conversie. Dac este posibil, compilai fiierul tip Access n versiunea Access anterioar. Astfel se reduce posibilitatea apariiei erorilor n timpul conversiei.

2.

- 199 -

3.

4. 5. 6. 7.

nchidei fiierul tip Access. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu mai este deschis de altcineva. Pornii Access. n meniul Instrumente, poziionai pe Utiliti Baz de date, poziionai pe Conversie Baz de date, apoi facei clic pe formatul de fiier dorit pentru noul fiier. n caseta de dialog Baz de date pentru conversie, selectai baza de date dorit pentru conversie i apoi clic pe Conversie. n caseta de dialog Conversie Baz de date ca, efectuai la alegere: Tastai un nume pentru noul fiier. Selectai o amplasare diferit pentru noul fiier. (Avei posibilitatea s pstrai acelai nume, sau s l modificai).

Nu avei posibilitatea s transformai o baz de date Access ntr-un fiier cu acelai nume i amplasare cu baza de date iniial.
2. 3. 8. Facei clic pe Salvare. Se transform fiierul cu informaii despre un grup de lucru (denumit system.mda) utilizat cu baza de date cu securitate activat, respectnd procedura anterioar. Se informeaz utilizatorii s execute Administrator Grup de lucru i s se ataeze fiierului compactat cu informaii despre un grup de lucru nainte de deschiderea bazei de date cu securitate activat.

Cum?

- 200 -

Important Dac setai securitatea la nivel de utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) i trebuie s v asigurai c nu se duplic grupul de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntrun mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.) i permisiunile (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) sale, asigurai-v c fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) ce definete grupul de lucru la care v raliai, a fost creat cu un ID al grupului de lucru (WID) (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.) unic. Dac un astfel de fiier de informaii al grupului de lucru nu exist, trebuie creat unul.
1. 2. 3. 4. Pornii Microsoft Access. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Administrator grup de lucru. n caseta de dialog Administrator grup de lucru, facei clic pe Asociere. Tastai calea i numele fiierului grupului de lucru ce definete grupul de lucru Microsoft Access la care v raliai, apoi facei clic pe OK, sau facei clic pe Rsfoire apoi - 201 -

utilizai caseta de dialog Selectare Fiier cu informaiile grupului de luc pentru a afla unde este fiierul de informaii al grupului de lucru.

Data urmtoare cnd pornii Microsoft Access, acesta utilizeaz conturile de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.) i de grup (cont de grup: Colecie de conturi utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) i parolele stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru la care vai raliat. Conversia unui set de reproduceri din versiune anterioar n format de fiier tip Access 2000 sau Access 2002 - 2003 Abordai o atitudine conservatoare la conversia unui set de reproduceri. Este important s nu se sincronizeze (sincronizare: Procesul de actualizare a doi membri ai unui set de reproduceri transfernd toate nregistrrile i obiectele actualizate din fiecare membru. Doi membri ai unui set de de reproduceri sunt sincronizai cnd modificrile din fiecare au fost aplicate celuilalt.) testul Coordonator de reproduceri (Coordonator de reproduceri: Singurul membru al setului de reproduceri n care se pot face modificri ale structurii bazei de date care se pot propaga n alte reproduceri.) i reproducerile (reproducere: O copie a bazei de date care este membru al unui set de reproduceri i se poate sincroniza cu alte reproduceri din set. Datele modificate dintr-un tabel reprodus al unei reproduceri sunt trimise i aplicate celorlalte reproduceri.) create respectnd aceste proceduri cu membrii
- 202 -

setului de reproduceri (set de reproduceri: Coordonatorul de reproduceri i toate reproducerile care partajeaz aceeai form a bazei de date i identificatorul unic al setului de reproduceri.) de lucru. n caz contrar, pot apare modificri neintenionate asupra datelor sau structurii setului de reproduceri de lucru. Precauie

Dac un Coordonator reproducere este transformat din format de fiier Access 2000 n format de fiier Access 2002 - 2003 i apoi sincronizat cu alte reproduceri, Access transform celelalte reproduceri n format de fiier tip Access 2002 - 2003. Aceste reproduceri nu vor mai putea fi deschise n Access 2000.
Dac setul de reproduceri conine reproduceri pariale (reproducere parial: O baz de date care conine numai un subset de nregistrri dintr-o reproducere complet. Cu o reproducere parial, se pot seta filtre i identifica relaii care definesc ce subset de nregistrri din reproducerea complet sunt prezente n baza de date.), setul de reproduceri trebuie sincronizat nainte de conversie i apoi re-create reproducerile pariale dup conversie. Sincronizarea reproducerilor pariale n format de fiier tip Access 2000 utiliznd un Coordonator de reproducere (Coordonator de reproduceri: Singurul membru al setului de reproduceri n care se pot face modificri ale structurii bazei de date care se pot propaga n alte reproduceri.) n format de fiier Access 2002 - 2003 poate avea ca rezultat pierderea obiectelor bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) din proiectul VBA (proiect: Set al tuturor modulelor de cod dintr-o baz de date, inclusiv module standard i module de clas. n mod implicit, proiectele au acelai nume cu baza de date.) al bazei de date Access.

1. Dac efectuai conversie la format de fiier tip Access 2000, asigurai-v c toi utilizatorii care vor accesa setul de reproduceri au instalat Access 2000 sau ulterior. Dac efectuai conversie la format de fiier tip Access 2002 2003, asigurai-v c toi utilizatorii care vor accesa setul
- 203 -

de reproduceri au instalat Access 2002 sau o versiune ulterioar. 2. Efectuai o copie a Coordonatorului de reproducere care este nc n formatul versiunii anterioare de Access, i plasai o copie pe un calculator diferit sau l izolai complet de orice ali membri ai setului de reproduceri.
3. n versiunea anterioar de Access, efectuai copia izolat a noului Coordonator de reproducere prin poziionarea pe Reproducere n meniul Instrumente i apoi clic pe Recuperare Coordonator de reproducere.

Dac efectuai conversie din Access 97 sau anterior, trebuie s recuperai Coordonatorul de reproduceri n versiunea anterioar de Access.
4. 5. Creai cteva reproduceri pe baza noului Coordonator de reproduceri. n meniul Instrumente, poziionai pe Utiliti Baz de date, i apoi clic pe Conversie Baz de date pentru conversia noului Coordonator de reproducere la Microsoft Access 2000 sau ulterior.

Dac efectuai conversie din Access 97 sau anterior, repetai acest pas pentru fiecare reproducere nou din setul de reproduceri. Reproducerile din format de fiier tip Access 2000 sau Access 2002 - 2003 nu pot fi sincronizate cu reproducerile din Access 95 sau Access 97.
6. 7. Sincronizai noul Coordonator de reproducere transformat cu noile reproduceri. Executai orice teste dorii.

Dac se dorete modificarea anumitor obiecte, fie se pot efectua modificri din nou n Coordonatorul de reproducere iniial dup conversie, fie se pstreaz copia atta timp ct s se importe obiectele modificate din aceasta.
8. Dac suntei mulumit de funcionarea copiei, tergei noul Coordonator de reproducere i toate reproducerile sale.

- 204 -

9.

Transformai Coordonatorul de reproducere iniial la noua versiune Microsoft Access.

Dac efectuai conversia din Access 97 sau anterior, transformai toate reproducerile iniiale.
10. Sincronizai reproducerile.

Dup conversia unui set de reproduceri din Microsoft Access 97 sau anterior la Access 2000 sau o versiune ulterioar, nu se mai pot deschide reproducerile n versiunea anterioar de Access. Ascundere total

Caracteristici Access 2002 sau o versiune ulterioar care nu sunt disponibile la Access 2000
Noile caracteristici din Microsoft Access 2002 sau o versiune ulterioar sunt disponibile atunci cnd utilizai un fiier tip Microsoft Access 2000 (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) n format de fiier tip Access 2002 - 2003, dar nu sunt disponibile atunci cnd utilizai acelai fiier n Access 2000. Aceste caracteristici includ urmtoarele:
Vizualizare PivotTable (Vizualizare PivotTable: O vizualizare care sintetizeaz i analizeaz datele dintr-o foaie de date sau dintr-un formular. Se utilizeaz diferite niveluri de detaliere sau se organizeaz - 205 -

datele prin glisarea cmpurilor i elementelor, prin afiarea sau ascunderea elementelor din listele verticale pentru cmpuri.) i Vizualizare PivotChart (Vizualizare PivotChart: O vizualizare care arat o analiz vizual a datelor dintr-o foaie de date sau dintr-un formular. Sunt vizibile diferite niveluri de detaliere sau se indic aspectul prin glisarea de cmpuri i elemente sau prin expunerea i ascunderea de elemente n listele verticale pentru cmpuri.). Posibilitatea de a utiliza interogri n mod interogare ANSI-92 (mod de interogare SQL ANSI: Unul din cele dou tipuri de sintax SQL: ANSI-89 SQL (denumit i Microsoft Jet SQL i ANSI SQL), care este sintaxa tradiional Jet SQL i ANSI-92 SQL, care are noi i diferite cuvinte rezervate, reguli de sintax i metacaractere.) fr a utiliza ActiveX Data Objects (ADO) (ActiveX Data Objects (ADO): O interfa de acces la date care comunic cu surse de date conforme OLE DB, n vederea conectrii la aceste surse, a prelurii, manipulrii i actualizrii datelor.) ntr-o procedur (procedur: Secven de declaraii i instruciuni dintr-un modul care se execut ca o unitate. Procedurile din Visual Basic cuprind proceduri Sub i Function.) Microsoft Visual Basic dintr-o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.). Posibilitatea de a importa i exporta XML (Limbajul extensibil de marcare (XML): O form condensat a Standard Generalized Markup Language (SGML) care permite dezvoltatorilor s creeze etichete particularizate, care ofer flexibilitate n organizarea i prezentarea informaiilor.). Identificarea vorbirii i a scrierii de mn. Multiple anulri i refaceri. Legarea rapoartelor, casetelor list, i casetelor combo la seturi de nregistrri (recordset: Nume colectiv dat unor obiecte de tip tabel, dinamic i instantaneu Recordset, care sunt seturi de nregistrri cu comportament de obiecte.) ADO. Posibilitatea de precizare a pictogramei utilizate n bara de titlu a formularelor i rapoartelor ntr-un anumit fiier tip Access. Adugarea, editarea, sau tergerea nregistrrilor ntr-un proiect Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) fr a defini o cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O

- 206 -

cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) n tabel. Suport pentru funcii definite de utilizator (funcie: O interogare care ia parametri de intrare i returneaz un rezultat ca o procedur stocat. Tipuri: scalar (cu mai multe instruciuni; returneaz o valoare), inline (o instruciune; o valoare de tabel actualizabil) i de tabel (cu mai multe instruciuni; valoare de tabel).), proprieti extinse, vizualizri indexate, i parametrii denumii ntr-un proiect Access. Posibilitatea de alegere a codificrii la ieirea unui obiect al bazei de date ca text sau HTML. Extinderea limitei de 32.750 caractere pentru o instruciune SQL care servete drept proprietate Sursnregistrare sau proprietate SursRnd pentru un formular, raport sau pentru un control cum ar fi o caset list (caset list: Un control care furnizeaz o list de opiuni. O caset list const dintr-o list i o etichet opional.), caset combo (caset combo: Control utilizat ntr-un formular, care furnizeaz funcionalitatea combinat a casetei list i a casetei text. Este posibil s se tasteze o valoare sau s se fac clic pe control pentru a afia o list i pentru a selecta apoi un element din respectiva list.), un cadru obiect nemrginit (cadru de obiect nelegat: Control care se plaseaz ntr-un formular sau raport pentru a include un obiect nelegat. Un obiect nelegat este un obiect, cum ar fi o imagine, a crui valoare nu este derivat din datele stocate ntr-un tabel.), sau o Component Microsoft Office Web (Componente Web Microsoft Office: Componente interactive, cum ar fi foi de lucru, diagrame i liste PivotTable pe pagini Web care faciliteaz analiza datelor. Pentru a utiliza aceste componente trebuie deinut o licen Microsoft Office.). La Access 2000, aceast limit este de aproximativ 2000 caractere.

n majoritatea situaiilor, se poate utiliza un fiier tip Access care implementeaz fr probleme o caracteristic din Access 2002 sau o versiune ulterioar. Totui, dac deschidei un fiier tip Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar i creai o procedur Visual Basic care utilizeaz un obiect, o funcie, proprietate, metod, sau un argument care este disponibil numai n Access 2002 sau o versiune ulterioar, vei obine o eroare de compilare la deschiderea fiierului tip Access.

- 207 -

Ascundere total

Despre utilizarea unui fiier tip Access cu multiple versiuni Access

n anumite situaii, nu toi utilizatorii unei baze de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) partajate au posibilitatea s treac simultan la Access 2002 sau o versiune ulterioar. n aceste cazuri, se poate partaja o baz de date Access cu utilizatori de diferite versiuni Microsoft Access fr schimbarea bazei de date iniial. Putei utiliza o baza de date Access 2000 sau proiect Access 2000 (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) n Access 2002 sau o versiune ulterioar prin simpla deschidere a fiierului nu este necesar alt aciune. Putei efectua modificri de form care s beneficieze de noile caracteristici din Access 2002 sau o versiune ulterioar. La deschiderea fiierului n Access 2000, orice funcionalitate specific lui Access 2002 sau o versiune ulterioar este pur i simplu ignorat. Putei efectua modificri de form n Access 2000. La deschiderea fiierului n Access 2002 sau o versiune ulterioar, modificrile de form care beneficiaz de o

- 208 -

caracteristic specific din Access 2002 sau o versiune ulterioar rmn neschimbate n majoritatea cazurilor. Not Un fiier tip Access utilizat att n Access 2000 ct i n Access 2002 sau o versiune ulterioar poate beneficia de caracteristici specifice Access 2002 sau o versiune ulterioar. Totui, dac fiierul conine cod Visual Basic care utilizeaz obiecte, metode, proprieti, evenimente, funcii, sau argumente disponibile doar n Access 2002 sau o versiune ulterioar, vei obine o eroare de compilare dac ncercai s utilizai fiierul n Access 2000. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, se poate de asemenea deschide o baz de date creat n Access 97 sau anterior prin activarea acesteia. Dezvoltarea unei aplicaii pentru utilizare n Access 2000 sau o versiune ulterioar Dac dezvoltai o aplicaie pentru utilizare n Access 2000 sau o versiune ulterioar, la compilarea aplicaiei n Access 2000 nainte de distribuire exist dou avantaje: Performan mbuntit n Access 2000 Atunci cnd deschidei un fiier tip Microsoft Access 2000 pentru prima dat n Access 2002 sau o versiune ulterioar i salvai modificrile la orice modul (modul: O colecie de declaraii, instruciuni i proceduri stocate mpreun ca o unitate numit. Exist dou tipuri de module: module standard i module de clas.) inclusiv un modul ce conine codul corespunztor unui formular sau raport Access incrementeaz versiunea proiectului Visual Basic (proiect: Set al tuturor modulelor de cod dintr-o baz de date, inclusiv module standard i module de clas. n mod implicit, proiectele au acelai nume cu baza de date.). Aceasta previne Access 2000 de la
- 209 -

ncrcarea versiunii compilate a proiectului Visual Basic. Ca rezultat, aplicaia ar putea rula mult mai ncet n Access 2000. Pentru a asigura performana optim a unui fiier tip Access 2000 care va fi utilizat n Access 2000 sau o versiune ulterioar, compilai i salvai aplicaia n Access 2000. Prevenirea erorilor datorate diferenelor ntre versiuni Bibliotecile obiect livrate cu Access 2002 sau o versiune ulterioar conin cteva obiecte, metode, proprieti, i evenimente noi care nu sunt disponibile n Access 2000. Utilizarea unuia dintre aceste obiecte, metode, proprieti, sau evenimente noi n Access 2000 conduce la apariia unei erori de compilare. Dac dorii s utilizai un fiier tip Access n Access 2000 sau o versiune ulterioar, compilai i salvai aplicaia n Access 2000 pentru a v asigura c obiectele, metodele, proprietile, i evenimentele din cod sunt disponibile n ambele versiuni. Deschiderea unei baze de date Access n versiune anterioar fr conversia acesteia La deschiderea unei baze de date Microsoft Access versiune 2.0, o baz de date Access 95, sau o baz de date Access 97 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, caseta de dialog Conversie/Deschidere Baz de date v solicit s alegei ntre conversia i deschiderea (activarea) bazei de date Access. Atunci cnd un utilizator al Access 2002 sau o versiune ulterioar activeaz baza de date, Access pstreaz formatul iniial astfel nct utilizatorii versiunilor Access anterioare pot continua s utilizeze baza de date. De exemplu, dac o baz de date partajat este creat n versiune Access 2.0, poate fi utilizat n versiune Access 2.0 i activat n Access 2002 sau o versiune ulterioar. La utilizarea unei baze de date Access activat n Access 2002 sau o versiune ulterioar, se poate vizualiza obiectele bazei de
- 210 -

date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) precum i aduga, terge, sau modifica nregistrri n Access 2002 sau o versiune ulterioar, dar nu se poate modifica forma obiectelor. Pentru modificarea formei obiectelor existente sau adugarea de obiecte noi, trebuie s deschidei fiierul n versiunea Access anterioar. Dimensiunea unei baze de date Access activate La activare baza de date Microsoft Access i poate mri dimensiunea. Dac ai activat deja o baz de date ntr-o versiune Access anterioar, i dac o activai din nou n Access 2002 sau o versiune ulterioar, dimensiunea proiectului (proiect: Set al tuturor modulelor de cod dintr-o baz de date, inclusiv module standard i module de clas. n mod implicit, proiectele au acelai nume cu baza de date.) Visul Basic se va mri i mai mult. n situaii rare, se poate activa o baz de date Access din versiune 2.0 n Access 95, apoi n Access 97, i apoi din nou n Access 2000 sau o versiune ulterioar; n acest caz, proiectul Visual Basic trebuie s memoreze informaiile n formatul fiecrei versiuni. Activarea unei baze de date Access care utilizeaz msuri de securitate Dac baza de date Microsoft Access utilizeaz aceste msuri de securitate, asigurai-v c i menine nivelul de securitate prin re-crearea fiierului cu informaii despre grupul de lucru n Access 2002 sau o versiune ulterioar. Dac nu se poate re-crea fiierul cu informaii despre un grup de lucru, se poate utiliza Administratorul Grupului de Lucru pentru asocierea fiierului protejat cu informaii despre un grup de lucru al unei baze de date dintr-o versiune anterioar. Totui, este recomandabil s transformai fiierul cu informaii despre un grup de lucru n fiier n format Access 2000 nainte s efectuai asocierea acestuia. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, se poate utiliza un fiier cu informaii despre un grup de lucru creat ntr-o
- 211 -

versiune anterioar; totui nu se poate utiliza un fiier creat n Access 2002 sau o versiune ulterioar cu informaii despre un grup de lucru n Access 97 sau anterior. Atta timp ct utilizai baza de date cu informaia iniial despre grupul de lucru, aceasta reine toate elementele de protecie cu excepia permisiunilor pentru module. n versiune Access 2000 sau mai avansat, nu se poate utiliza securitatea la nivel utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) pentru protejarea modulelor. Totui, avei posibilitatea s contribuii la protejarea codului Visual Basic for Applications (VBA) utiliznd o parol. Compatibilitate cod Versiunea Microsoft Access 2000 sau mai avansat nu accept biblioteca de compatibilitate DAO (Data Access Objects (DAO): O interfa de acces date care comunic cu Microsoft Jet i sursele de date conforme ODBC, pentru a se conecta, a prelua datele, a manipula datele i a actualiza datele i structura bazei de date.) 2.5/3.x. Dac ncercai s activai o baz de date Access n care codul conine versiuni mai vechi de obiecte DAO, metode, i proprieti care depind de biblioteca de compatibilitate DAO 2.5/3.x, vei primi un mesaj despre eroare la compilare n timpul activrii bazei de date. nainte s activai baza de date Access, actualizai codul astfel nct s nu depind de biblioteca de compatibilitate DAO 2.5/3.x. Stiluri noi de bare de instrumente i bare de meniu Versiunea Microsoft Access 97 sau mai avansat accept un nou stil de bare de instrumente i bare de meniu. La activarea unei baze de date Access 95 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, barele de instrumente particularizate sunt transformate
- 212 -

la noul stil dar transformarea nu este salvat. Barele de meniu particularizate sunt interpretate ca bare de meniu n stil nou, dar macrocomenzile barelor de meniu nu sunt transformate i continu s fie acceptate. Utilizarea tabelelor Access cu cteva versiuni ale unei baze de date tip front-end Putei trece la Access 2002 sau o versiune ulterioar pri ale unei baze de date Access pentru a beneficia de avantajele noilor caracteristici, dar utiliznd totui baza de date iniial nemodificat pentru utilizatorii versiunilor anterioare de Microsoft Access. Utilizatorii tuturor versiunilor pot partaja aceleai date. Putei utiliza aceast strategie dac baza de date Access se gsete ntr-un singur fiier, sau este o aplicaie tip front-end/backend (aplicaii front-end/back-end: Aplicaie constnd dintr-un fiier baz de date "back-end" care conine tabele i copii ale unui fiier baz de date "front-end" care conine toate celelalte obiecte baz de date cu legturi la tabelele back-end.). Pentru utilizarea unei baze de date Access care este un singur fiier n cteva versiuni ale Microsoft Access, trebuie transformat ntr-o aplicaie tip front-end/back-end. Datele din formatul tip back end rmn n cea mai veche versiune a Microsoft Access, i vei utiliza un format tip front end care a fost convertit la Access 2002 sau o versiune ulterioar. Pentru utilizarea unei aplicaii tip frontend/back-end cu cteva versiuni ale Microsoft Access, transformai aplicaia tip front end. Cnd trebuie convertit sau activat o versiune anterioar a unui fiier Access? Conversia sau activarea unui fiier Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect
- 213 -

Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) depinde de versiunile de Access actualizate de utilizatori. Cnd trebuie efectuat conversia din Access 97 sau anterior n formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 n majoritatea cazurilor, vei dori conversia unei baze de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) din versiune anterioar n formatul de fiier Access 2000 dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2000 sau ulterior i vei dori conversia n formatul de fiier Access 2002 - 2003 dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2002 sau o versiune ulterioar. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, avei posibilitatea modificrii datelor i efecturii modificrilor de form pentru un fiier Access 2000. Dei avei de asemenea posibilitatea s activai (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.) o baz de date din Access 97 sau anterior n Access 2002 sau o versiune ulterioar fr conversia acesteia, avei posibilitatea modificrii formei obiectelor (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) numai n versiunea anterioar. Dup conversia unei baze de date Access n formatul de fiier Microsoft Access 2000 sau Access 2002 - 2003, nu mai avei
- 214 -

posibilitatea deschiderii acesteia n versiune Access anterioar. Avei posibilitatea conversiei unei baze de date Access 2000 napoi la Access 97. Totui, nu este posibil conversia unei baze de date Access 2000 napoi la Access versiune 2.0 sau 95. Dac baza de date Access este o baz de date multiutilizator (partajat) (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) i nici un utilizator nu poate actualiza simultan la Microsoft Access 2000 sau ulterior, avei posibilitatea scindrii bazei de date astfel nct s devin o aplicaie front-end/back-end (aplicaii front-end/back-end: Aplicaie constnd dintr-un fiier baz de date "back-end" care conine tabele i copii ale unui fiier baz de date "front-end" care conine toate celelalte obiecte baz de date cu legturi la tabelele back-end.). Astfel vei avea diferite versiuni de tip front end conectate la back end, care rmne nemodificat. Utilizatorii de Acess 2000 sau ulterior pot utiliza o versiune transformat de tip front end, unde pot beneficia de caracteristici noi. Cnd trebuie transformat un fiier Access 2000 n formatul de fiier Access 2002 - 2003 Dac dorii salvarea fiierului Access ca MDE (fiier MDE: Un fiier baz de date Microsoft Access (.mdb) cu toate modulele compilate i tot codul surs editabil eliminat.) sau ADE (fiier ADE: Un fiier proiect Microsoft Access (.adp) cu toate modulele compilate i tot codul surs editabil eliminat.) n Access 2002 sau o versiune ulterioar, trebuie s transformai fiierul n formatul de fiier Access 2002 - 2003. Altfel, nu este neaprat necesar s transformai un fiier Microsoft Access 2000 n formatul de fiier Access 2002 - 2003. Dac transformai baze de date Access din Access 97 sau anterior, se recomand nti transformarea n formatul de fiier Access 2000. Utilizatorii de Access 2000 pot
- 215 -

deschide aceste fiiere Access, iar la utilizarea unui fiier Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar sunt disponibile noi caracteristici Access 2002 sau o versiune ulterioar. Odat cu transformarea unui fiier Access n formatul de fiier Access 2002 - 2003, nu avei posibilitatea deschiderii fiierului n Access 2000. Totui, se poate transforma un fiier Access 2002 - 2003 napoi la Access 2000. Transformai n formatul de fiier Access 2002 - 2003 numai dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2002 sau o versiune ulterioar i ai utilizat cu succes fiierul n format de fiier Access 2000. Dac toi utilizatorii au actualizat la Access 2002 sau o versiune ulterioar, avei posibilitatea dezvoltrii unei aplicaii n format de fiier Access 2002 - 2003 fr s fie necesar ca orice obiect, metod, proprietate sau funcie utilizat s fie totodat disponibil n Access 2000. Formatul de fiier Access 2002 - 2003 ofer urmtoarele avantaje:
Provizioane pentru proprieti i obiecte necunoscute care pot exista n versiuni viitoare de Access Posibilitatea de salvare a unui fiier Access ca MDE sau ADE din Access 2002 sau o versiune ulterioar Format de memorare mbuntit

Cnd trebuie deschis o baz de date Access din versiune anterioar n Access 2002 sau o versiune ulterioar fr conversie Vei dori s activai (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.) o baz de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o
- 216 -

anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) ntr-un mediu multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) n care nici un utilizator s nu poat actualiza simultan din Access 97 sau anterior la Access 2002 sau o versiune ulterioar. n aceast situaie, o baz de date trebuie s fie utilizat simultan cu diferite versiuni ale Microsoft Access, iar utilizatorii care au activat la Access 2002 sau o versiune ulterioar s poat activa o baz de date ntrun format dintr-o versiune anterioar. La utilizarea Access 2002 sau o versiune ulterioar pentru lucrul cu o baz de date din versiune anterioar Access activat (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.), avei posibilitatea utilizrii obiectelor (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) n baza de date pentru vizualizarea i modificarea datelor. Totui, nu avei posibilitatea salvrii modificrilor la obiectele bazei de date. Pentru modificarea aspectului unui obiect sau crearea unui obiect n baza de date Access, trebuie fie s l deschidei n versiunea anterioar sau s transformai baza de date n formatul de fiier Microsoft Access 2000 sau Access 2002 - 2003. Legarea i importul tabelelor n versiuni multiple
n Microsoft Access 97 sau anterior, nu este posibil legarea sau importul unui tabel dintr-o baz de date Access 2000 sau o versiune ulterioar. Totui, avei posibilitatea exportului unui tabel dintr-o baz de date Access 2000 sau o - 217 -

versiune ulterioar ntr-o baz de date ntr-o versiune Access anterioar. Avei totodat posibilitatea copierii i lipirii datelor dintr-un tabel al unui fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003 ntr-un tabel dintr-o versiune Access anterioar.

Ascundere total

Utilizarea unui fiier tip Access n mai multe versiuni de Access

Se poate utiliza o baz de date Microsoft Access 2000 (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) sau un proiect Access 2000 (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) att n Access 2000 ct i n versiuni mai recente chiar dac fiierul este o baz de date Access care utilizeaz caracteristici de securitate. Pentru ca o baz de date Access s fie accesibil utilizatorilor de Access 97 sau versiuni mai vechi, utilizai una sau mai multe din urmtoarele proceduri. Utilizarea unui singur fiier baz de date Access cu mai multe versiuni de Microsoft Access Dac baza de date Microsoft baza (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o
- 218 -

comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) se afl ntr-un singur fiier i o utilizai n mai multe versiuni de Microsoft Access, facei conversia la o aplicaie front-end/backend (aplicaii front-end/back-end: Aplicaie constnd dintr-un fiier baz de date "back-end" care conine tabele i copii ale unui fiier baz de date "front-end" care conine toate celelalte obiecte baz de date cu legturi la tabelele back-end.). Datele rmn n vechea versiune de Access i vei utiliza o baz de date front end care a fost convertit la Access 2000 sau versiuni mai recente.
1. Facei conversia bazei de date Access la formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003. La conversie, specificai un nume nou de fiier.

How?
1. Efectuai o copie de rezerv a fiierului tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) pentru care dorii conversie. Dac este posibil, compilai fiierul tip Access n versiunea Access anterioar. Astfel se reduce posibilitatea apariiei erorilor n timpul conversiei. nchidei fiierul tip Access. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu mai este deschis de altcineva. Pornii aplicaia Access.

2. 3.

4.

- 219 -

5. 6. 7.

n meniul Instrumente, poziionai pe Utiliti Baz de date, poziionai pe Conversie Baz de date, apoi facei clic pe formatul de fiier dorit pentru noul fiier. n caseta de dialog Baz de date pentru conversie, selectai baza de date dorit pentru conversie i apoi clic pe Conversie. n caseta de dialog Conversie Baz de date ca, efectuai la alegere: Tastai un nume pentru noul fiier. Selectai o amplasare diferit pentru noul fiier. (Avei posibilitatea s pstrai acelai nume, sau s l modificai).

Nu avei posibilitatea s transformai o baz de date Access ntr-un fiier cu acelai nume i amplasare cu baza de date iniial.
2. 3. 8. Facei clic pe Salvare. n meniul Instrumente, indicai la Utilitare baz de date i utilizai Expertul divizare baz de date pentru a diviza baza de date convertit ntr-o aplicaie front-end/back-end. tergei baza de date back-end creat de Expertul divizare baz de date.

Pentru ca datele s rmn n baza de date iniial, utilizai baza de date iniial ca baz de date back-end. Baza de date back-end ar trebui s fie n cea mai veche versiune de Microsoft Access utilizat.
4. n meniul Instrumente, indicai la Utilitare baz de date i alegei Manager de tabele legate pentru a lega (legare (pentru tabele): O aciune care stabilete o conexiune la datele din alt aplicaie, astfel nct s fie posibil vizualizarea i editarea datelor, att n aplicaia iniial ct i n Access.) noua baz de date front-end la tabelele din baza de date din versiunea anterioar.

Ulterior se poate mbunti noua baz de date front-end pentru a accepta noi caracteristici pentru utilizatorii care au fcut upgrade la Microsoft Access 2000 sau versiuni
- 220 -

mai recente. Utilizatorii versiunilor anterioare pot continua s utilizeze baza de date din versiunea anterioar. De exemplu, dac tabelele din baza de date back-end sunt n format Microsoft Access versiunea 2.0, se pot utiliza cteva versiuni de Microsoft Access: Microsoft Access versiunea 2.0 (utiliznd baza de date originar), Microsoft Access 95 i 97 (utiliznd o versiune enabled a bazei de date originare sau o baz de date front-end convertit), Microsoft Access 2000 sau o versiune ulterioar (utiliznd o baz de date front-end convertit). Utilizarea unei aplicaii front-end/back-end cu mai multe versiuni de Microsoft Access Dac baza de date Microsoft Access (baz de date: O colecie de date relative la un anumit subiect sau scop. ntr-o baz de date, informaiile despre o anumit entitate, cum ar fi un angajat sau o comand, este aranjat n tabele, nregistrri i cmpuri.) este deja o aplicaie front-end/back-end (aplicaii front-end/back-end: Aplicaie constnd dintr-un fiier baz de date "back-end" care conine tabele i copii ale unui fiier baz de date "front-end" care conine toate celelalte obiecte baz de date cu legturi la tabelele back-end.), facei numai conversia bazei de date front-end la formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003
1. 2. Prsii baza de date back-end. Facei conversia bazei de date front-end la formatul de fiier Access 2000 sau Access 2002 - 2003.

How?
1. Efectuai o copie de rezerv a fiierului tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier - 221 -

2. 3.

4. 5. 6. 7.

proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) pentru care dorii conversie. Dac este posibil, compilai fiierul tip Access n versiunea Access anterioar. Astfel se reduce posibilitatea apariiei erorilor n timpul conversiei. nchidei fiierul tip Access. Dac fiierul este o baz de date Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu mai este deschis de altcineva. Pornii aplicaia Access. n meniul Instrumente, poziionai pe Utiliti Baz de date, poziionai pe Conversie Baz de date, apoi facei clic pe formatul de fiier dorit pentru noul fiier. n caseta de dialog Baz de date pentru conversie, selectai baza de date dorit pentru conversie i apoi clic pe Conversie. n caseta de dialog Conversie Baz de date ca, efectuai la alegere: Tastai un nume pentru noul fiier. Selectai o amplasare diferit pentru noul fiier. (Avei posibilitatea s pstrai acelai nume, sau s l modificai).

Nu avei posibilitatea s transformai o baz de date Access ntr-un fiier cu acelai nume i amplasare cu baza de date iniial.
3. 8. Facei clic pe Salvare. n meniul Instrumente, indicai la Utilitare baz de date i utilizai Manager de tabele legate pentru a lega (legare (pentru tabele): O aciune care stabilete o conexiune la datele din alt aplicaie, astfel nct s fie posibil vizualizarea i editarea datelor, att n aplicaia iniial ct i n Access.) noua baz de date front-end Access 2000 sau versiuni mai recente, la tabelele din baza de date back-end din versiunea anterioar. Apoi se poate perfeciona baza de date front-end

- 222 -

Access 2000 sau versiuni mai recente, pentru a accepta caracteristici noi pentru utilizatorii care au fcut upgrade la Access 2000 sau versiuni mai recente.

Deschiderea unei baze de date creat n Access 97 sau versiuni anterioare, fr conversie Avei posibilitatea deschiderii unei baze de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) creat n Access 97 sau anterior fr conversia acesteia.
1. Asigurai-v c baza de date Access pentru activare (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.) este nchis. Dac fiierul este o baz de date Access multiutilizator (baz de date multiutilizator (partajat): O baz de date care permite ca mai mult de un singur utilizator s acceseze i s modifice acelai set de date n acelai timp.) amplasat pe un server sau ntr-un folder partajat, asigurai-v c nu este deschis de altcineva. Facei clic pe Deschidere n bara de instrumente Baz de date. n caseta de dialog Deschidere, facei clic pe baza de date Access n versiune anterioar pentru care dorii activare i clic pe Deschidere. n caseta de dialog Conversie/Deschidere baz de date, facei clic pe Deschidere baz de date.

2. 3. 4.

Microsoft Access activeaz (baz de date ncorporat: O versiune anterioar de baz de date care a fost deschis n Access 2000 sau versiuni mai recente fr conversia formatului su. Pentru a modifica formatul bazei de date. ea trebuie deschis n versiunea de Access n care a fost creat.) baza de date n versiune anterioar prin memorarea de informaii suplimentare n fiier
- 223 -

pentru adaptarea formatului de fiier implicit precizat n fila Complex din caseta de dialog Opiuni. O baz de date activat poate fi nc deschis n versiunea sa iniial de Microsoft Access. Utilizarea unei baze de date Access ca caracteristici de securitate n mai multe versiuni de Access Cu o singur excepie, problemele legate de partajarea unei baze de date care deine caracteristici de securitate n mai multe versiuni de Microsoft Access sunt aceleai cu cele legate de partajarea unei baze de date nesecurizate n mai multe versiuni. Singura excepie privete modalitatea de tratare a fiierelor de informaii ale grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) utilizate cu baza de date securizat.

Varianta disponibile:
o Dac partajai o baz de date securizat din Access 95 sau 97, informai utilizatorii care vor face upgrade la Access 2002 sau versiuni mai recente s asocieze fiierul de informaii ale grupului de lucru corespunztor cu cea mai veche versiune de Access care va partaja baza de date securizat.

How? Important Dac setai securitatea la nivel de utilizator (securitate la nivel de utilizator: Cnd se utilizeaz securitatea la nivel de utilizator ntr-o baz de date Access, un administrator al bazei de date sau proprietarul unui obiect' poate acorda utilizatorilor individuali sau grupurilor de
- 224 -

utilizatori anumite permisiuni pe tabele, interogri, formulare, rapoarte i macrocomenzi.) i trebuie s v asigurai c nu se duplic grupul de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.) i permisiunile (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) sale, asigurai-v c fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) ce definete grupul de lucru la care v raliai, a fost creat cu un ID al grupului de lucru (WID) (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.) unic. Dac un astfel de fiier de informaii al grupului de lucru nu exist, trebuie creat unul.
1. 2. 3. 4. Pornii Microsoft Access. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Administrator grup de lucru. n caseta de dialog Administrator grup de lucru, facei clic pe Asociere. Tastai calea i numele fiierului grupului de lucru ce definete grupul de lucru Microsoft Access la care v raliai, apoi facei clic pe OK, sau facei clic pe Rsfoire apoi utilizai caseta de dialog Selectare - 225 -

Fiier cu informaiile grupului de luc pentru a afla unde este fiierul de informaii al grupului de lucru.

Data urmtoare cnd pornii Microsoft Access, acesta utilizeaz conturile de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.) i de grup (cont de grup: Colecie de conturi utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) i parolele stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru la care v-ai raliat. Access 2002 sau versiunile mai recente pot utiliza fiiere de informaii ale grupului de lucru care au fost create cu orice versiune anterioar. Cu o singur excepie, o versiune anterioar de Access nu poate utiliza informaii ale grupului de lucru create ntr-o versiune mai recent. Excepia este Access 2000, care poate utiliza un fiier de informaii ale grupului de lucru creat n Access 2002 sau versiuni mai recente, dac acest fiier este n format de fiier Access 2000. Important Dac utilizatorii partajeaz o baz de date securizat din Access 95 sau 97, fiierul curent de informaii ale grupului de lucru trebuie compactat cu Access 2002 sau versiuni mai recente, nainte de a-l utiliza. Compactarea fiierului cu Access 2002 sau versiuni mai recente
- 226 -

nu schimb formatul de fiier, astfel c fiierul poate fi utilizat n continuare de orice utilizator de Microsoft Access 95 sau 97 care nu a fcut upgrade.
o Dac baza de date partajat este n Microsoft Access versiunea 2.0, facei conversia fiierului de informaii ale grupului de lucru care va fi utilizat de baza de date securizat.

How? Nu este necesar conversia unui fiier cu informaii despre un grup de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) din Microsoft Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar. Totui, pentru a beneficia de mbuntirile aduse securitii i performanei, ar trebui re-create fiierele cu informaii despre un grup de lucru din Access 97 sau anterior dup cum urmeaz.
1. Creai un fiier cu informaii despre un grup de lucru, asigurnd introducerea exact, a numelor sensibile la litere mari i mici, numele companiei, i ID pentru grupul de lucru (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.) care au fost utilizate la crearea fiierului iniial. Eroarea la reintroducerea exact a intrrilor utilizate pentru - 227 -

crearea fiierului iniial va determina un grup Admins (grupul Admin: Grupul de conturi pentru administratorii de sistem care deine permisiuni depline pentru toate bazele de date utilizate de un grup de lucru. Programul de iniializare adaug automat contul utilizator implicit Admin la grupul Admin.) invalid.

How? Un fiier de informaii al unui grup de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) Microsoft Access conine o list de utilizatori care partajeaz date, cunoscui i ca grup de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.). De asemenea, parolele utilizatorilor sunt stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru. Pentru a controla cine are acces n baza de date, este necesar s se creeze un fiier de informaii al grupului de lucru.
1. 2. 3. Pornii Microsoft Access. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Administrator grup de lucru. n caseta de dialog Administrator grup de lucru, facei clic pe Creare.

- 228 -

4.

n caseta de dialog Informaii proprietar grup de lucru, tastai numele i firma, apoi tastai orice combinaie de pn la 20 de numere i litere pentru ID-ul grupului de lucru (WID) (ID al grupului de lucru: Un ir de caractere alfanumeric sensibil la literele mari i mici de 4 pn la 20 de caractere i care se introduce cnd se creeaz un nou fiier de informaii al grupului de lucru utiliznd Workgroup Administrator. Aceste identific n mod unic grupul Admins pentru acest fiier al grupului de lucru.).

Atenie Notai-v exact numele, firma i ID-ul grupului de lucru inclusiv dac literele sunt mici sau majuscule (pentru toate trei intrrile) i pstrai-le ntr-un loc sigur. Dac este necesar s creai din nou fiierul de informaii al grupului de lucru, trebuie s precizai exact acelai nume, firm i ID al grupului de lucru. Dac uitai sau pierdei aceste intrri, este imposibil s le recuperai i pierdei accesul la bazele de date.
5. Tastai un nume nou pentru fiierul de informaii al noului grup de lucru. Implicit, fiierul de informaii al grupului se salveaz n folderul limbii. Pentru a salva ntr-o amplasare diferit, tastai o cale nou sau facei clic pe Rsfoire, pentru a specifica noua cale. Facei clic pe OK.

6.

Noul fiier de informaii al grupului de lucru se utilizeaz data viitoare cnd pornii
- 229 -

Microsoft Access. Orice conturi de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.) i conturi de grup (cont de grup: Colecie de conturi utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) sau parole pe care le-ai creat, se salveaz n noul fiier de informaii al grupului de lucru. Pentru ca ceilali s se ralieze la grupul de lucru definit de noul fiier de informaii al grupului de lucru, copiai fiierul ntr-un folder partajat (dac nu l-ai salvat deja ntr-un folder partajat n pasul 5), apoi fiecare utilizator execut Administrator grup de lucru pentru a se ralia noului fiier de informaii al grupului de lucru.
2. Recreai fiecare cont de grup, introducnd numele exact al grupului, difereniind literele mari i mici, i ID-ul personal (PID) (ID personal: ir alfa-numeric care face diferenierea dintre majuscule i minuscule, de 4 pn la 20 de caractere pe care Access l utilizeaz n combinaie cu numele de cont pentru a identifica un utilizator sau un grup dintr-un grup de lucru Access.) pentru fiecare grup.

How?

- 230 -

Ca parte a securizrii unei baze de date, se creeaz conturi de grup (cont de grup: Colecie de conturi utilizator ntr-un grup de lucru, identificat prin numele de grup i ID-ul personal (PID). Permisiunile atribuite unui grup se aplic tuturor utilizatorilor din grup.) n grupul de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.) Microsoft Access, utilizat pentru a asocia un set obinuit de permisiuni (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) mai multor utilizatori. Pentru a efectua aceast procedur, trebuie s v conectai ca membru al grupului Administratori (grupul Admin: Grupul de conturi pentru administratorii de sistem care deine permisiuni depline pentru toate bazele de date utilizate de un grup de lucru. Programul de iniializare adaug automat contul utilizator implicit Admin la grupul Admin.).
1. Pornii Microsoft Access utiliznd grupul de lucru n care intenionai s utilizai contul.

Important Conturile create pentru utilizatori trebuie s fie stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care
- 231 -

Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) pe care l vor utiliza acetia. Dac se utilizeaz un grup diferit de lucru pentru a crea baza de date, se schimb grupul de lucru nainte de crearea conturilor. Avei posibilitatea s schimbai grupurile de lucru utiliznd Administrator grup de lucru.
2. 3. 4. 5. Deschidei o baz de date. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Conturi utilizator i de grup. n fila Grupuri, facei clic pe Nou. n caseta de dialog Utilizator/Grup nou, tastai numele noului cont i un ID personal (PID) (ID personal: ir alfa-numeric care face diferenierea dintre majuscule i minuscule, de 4 pn la 20 de caractere pe care Access l utilizeaz n combinaie cu numele de cont pentru a identifica un utilizator sau un grup dintr-un grup de lucru Access.).

Atenie Notai-v numele exact al contului i PID, inclusiv dac literele sunt mari sau mici i pstrai-le ntr-un loc sigur. Dac este necesar s creai din nou un cont care a fost ters sau creat ntrun grup diferit de lucru, trebuie s furnizai aceleai intrri pentru
- 232 -

nume i PID. Dac uitai sau pierdei aceste intrri, este imposibil s le recuperai. Not Numele unui cont de utilizator nu poate fi identic cu un nume de cont de grup existent i nici invers.
6. Facei clic pe OK pentru a crea noul cont de grup.

Not PID-ul introdus n pasul 5 nu este o parol. Microsoft Access utilizeaz PID i numele utilizatorului ca rdcini pentru un algoritm de criptare, pentru a genera un identificator criptat pentru contul de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.).
3. Recreai fiecare cont de utilizator, introducnd numele exact al utilizatorului, difereniind literele mari i mici, i PID-ul fiecrui utilizator.

How? Pentru a efectua aceast procedur, trebuie s v conectai ca membru al grupului Administratori (grupul Admin: Grupul de conturi pentru administratorii de sistem care deine permisiuni depline pentru toate
- 233 -

bazele de date utilizate de un grup de lucru. Programul de iniializare adaug automat contul utilizator implicit Admin la grupul Admin.). Not De obicei, securitatea se gestioneaz mai uor dac se organizeaz utilizatorii n grupuri, apoi se asociaz permisiuni (permisiuni: Un set de atribute care specific ce tip de acces are un utilizator la datele sau la obiectele dintr-o baz de date.) mai degrab grupurilor dect utilizatorilor individuali.
1. Pornii Microsoft Access utiliznd grupul de lucru (grup de lucru: Un grup de utilizatori ntr-un mediu multiutilizator care partajeaz date i acelai fiier de informaii al grupului de lucru.) n care se utilizeaz contul.

Important Conturile create pentru utilizatori trebuie s fie stocate n fiierul de informaii al grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) pe care l vor utiliza acetia. Dac se utilizeaz un grup diferit de lucru pentru a crea baza de date, se

- 234 -

schimb grupul de lucru nainte de crearea conturilor.

2. 3. 4. 5. Deschidei o baz de date. n meniul Instrumente, indicai spre Securitate, apoi facei clic pe Conturi utilizator i de grup. n fila Utilizatori, facei clic pe Nou. n caseta de dialog Utilizator/Grup nou, tastai numele noului cont i un ID personal (PID) (ID personal: ir alfa-numeric care face diferenierea dintre majuscule i minuscule, de 4 pn la 20 de caractere pe care Access l utilizeaz n combinaie cu numele de cont pentru a identifica un utilizator sau un grup dintr-un grup de lucru Access.), apoi facei clic pe OK pentru a crea contul nou, care se adaug automat n grupul Users (Grupul Users: Contul de grup care conine toate conturile de utilizator. Access adaug automat conturi de utilizator n grupul Users cnd se creeaz utilizatori.).

Atenie Notai-v numele exact al contului i PID, inclusiv dac literele sunt mari sau mici i pstrai-le ntr-un loc sigur. Dac este necesar s creai din nou un cont care a fost ters sau creat ntrun grup diferit de lucru, trebuie s furnizai aceleai intrri pentru nume i PID. Dac uitai sau pierdei aceste intrri, este imposibil s le recuperai. Note

- 235 -

Numele unui cont de utilizator nu poate fi identic cu un nume de cont de grup existent i nici invers. PID-ul introdus n pasul 5 nu este o parol. Microsoft Access utilizeaz PID i numele utilizatorului ca rdcini pentru un algoritm de criptare, pentru a genera un identificator criptat pentru contul de utilizator (cont de utilizator: Un cont identificat prin nume de utilizator i de ID personal (PID) care este creat pentru gestionarea permisiunilor utilizatorilor de a accesa obiecte ale bazelor de date ntr-un grup de lucru Access.).

Informai numai utilizatorii care vor face upgrade la Microsoft Access 2000 sau versiuni mai recente s asocieze fiierul de informaii ale grupului de lucru convertit. Toi utilizatorii care nu fac upgrade-ul de la versiunea 2.0 trebuie s utilizeze n continuare fiierul de informaii ale grupului de lucru produs cu versiunea lor. Ascundere total

Modificarea formatului implicit de fiier

1. Deschidei un fiier tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) n cazul n care nu avei deschis nc nici unul.

2. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni, apoi clic pe fila Complex.

- 236 -

3.

Sub Format implicit de fiier, facei clic pe formatul de fiierul tip Access dorit.

Un fiier n format Access 2000 poate fi deschis n Access 2000 sau ulterior. Avei posibilitatea s deschidei un fiier n format Access 2002 - 2003 numai din Access 2002 sau o versiune mai recent. Ascundere total

Despre tabelul Erori de conversie

Dac Microsoft Access nregistreaz erori n timpul conversiei unui fiier tip Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.), se poate vizualiza un rezumat al acestor erori prin deschiderea tabelului Erori de conversie n noul fiier tip Access. Tabelul Erori de conversie conine urmtoarele coloane: Tip obiect Tipul obiectului bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) pentru care Access a nregistrat o eroare, sau Baz de date dac Access a nregistrat o eroare ce nu este specific anumit tip de obiect. Nume obiect Numele obiectului pentru care Access a nregistrat o eroare. Dac totui Access nregistreaz o eroare de compilare n
- 237 -

timpul conversiei, numele modulului ce conine eroarea nu este precizat. Descriere eroare Dac este necesar, se poate apsa SHIFT+F2 pentru vizualizarea ntregii descrieri a erorii. Ascundere total

Depanarea la utilizarea unui fiier Access 2000 cu versiuni multiple de Access

Apare o eroare de compilare la deschiderea unui fiier Microsoft Access 2000 n Access 2000 Fiierul Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) conine o procedur Visual Basic (procedur: Secven de declaraii i instruciuni dintr-un modul care se execut ca o unitate. Procedurile din Visual Basic cuprind proceduri Sub i Function.) care utilizeaz un obiect, o metod (metod: O procedur asemntoare unei instruciuni sau unei funcii care opereaz asupra unor anumite obiecte. De exemplu, se poate aplica metoda Print unui obiect Debug pentru a transfera o ieire imprimat la fereastra Immediate.), proprietate (proprietate: Un atribut numit al unui control, al unui cmp, sau al unui obiect setat pentru a se defini una din caracteristicile obiectului (cum ar fi mrime, culoare sau poziia
- 238 -

pe ecran) sau un aspect al comportamentului su (cum ar fi dac obiectul este ascuns).), sau un eveniment (eveniment: O aciune recunoscut de un obiect, cum ar fi un clic de maus sau apsarea unei taste, pentru care se poate defini un rspuns. Un eveniment poate fi datorat unei aciuni a utilizatorului sau unei declaraii Visual Basic, sau poate fi activat de sistem.) disponibil n Access 2002 sau o versiune ulterioar, dar care nu este disponibil n Access 2000. Dac dorii s utilizai un fiier Access att n Access 2000 ct i n Access 2002 - 2003, compilai i salvai aplicaia n Access 2000 pentru a asigura disponibilitatea obiectelor, metodelor, proprietilor i evenimentelor din cod n ambele versiuni. O aplicaie Access 2000 este executat mai ncet dup salvarea modificrilor n Access 2002 sau o versiune ulterioar La prima deschidere a unui fiier Microsoft Access 2000 (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) n Access 2002 sau o versiune ulterioar i salvarea modificrilor unui formular, raport, macrocomand, sau modul, Access incrementeaz versiunea proiectului Visual Basic. Aceasta mpiedic Access 2000 s ncarce versiunea compilat a proiectului Visual Basic. Ca rezultat, aplicaia poate fi executat mai ncet n Access 2000. Pentru a asigura performana optim pentru un fiier Access 2000 care va fi utilizat n Access 2000 sau o versiune ulterioar, compilai i salvai aplicaia n Access 2000. Dup sincronizarea unei reproduceri n Access 2000, aceasta nu mai poate fi deschis n Access 2000

- 239 -

Un membru al setului reproducerii a fost transformat n format de fiier Access 2002 - 2003. Prin sincronizarea unei baze de date Access 2000 cu o baz de date n Access 2002 sau o versiune ulterioar este sincronizat baza de date. Un formular, raport, o caset list, sau caset combo ntr-un fiier Access 2000 afieaz date corecte n Access 2002 sau o versiune ulterioar, dar nu i n Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, o instruciune SQL care servete drept proprietate Sursnregistrare sau proprietate SursRnd pentru un formular, raport, sau un control cum ar fi o caset list (caset list: Un control care furnizeaz o list de opiuni. O caset list const dintr-o list i o etichet opional.), caset combo (caset combo: Control utilizat ntr-un formular, care furnizeaz funcionalitatea combinat a casetei list i a casetei text. Este posibil s se tasteze o valoare sau s se fac clic pe control pentru a afia o list i pentru a selecta apoi un element din respectiva list.), cadru obiect nelegat (cadru de obiect nelegat: Control care se plaseaz ntr-un formular sau raport pentru a include un obiect nelegat. Un obiect nelegat este un obiect, cum ar fi o imagine, a crui valoare nu este derivat din datele stocate ntr-un tabel.), sau Component Microsoft Office Web (Componente Web Microsoft Office: Componente interactive, cum ar fi foi de lucru, diagrame i liste PivotTable pe pagini Web care faciliteaz analiza datelor. Pentru a utiliza aceste componente trebuie deinut o licen Microsoft Office.) poate conine maximum 32.750 caractere. n Access 2000, aceast limit este aproximativ 2.000 caractere. O macrocomand ntr-un fiier Access 2000 utilizat n Access 2000 sau o versiune ulterioar nu funcioneaz corespunztor.
- 240 -

Anumite aciuni macrocomand disponibile n Access 2002 sau o versiune ulterioar pot s nu fie disponibile n Microsoft Access 2000. La deschiderea unei macrocomenzi n vizualizare n mod proiectare n Access 2000, apare un argument formal n coloana Comentarii pentru orice aciune care nu este disponibil avnd urmtorul text: Aciune macrocomand din noua versiune Access: aciune macrocomand Dac dorii editarea macrocomenzii n Access 2000, avei posibilitatea modificrii aciunilor ce urmeaz dup orice apariie a textului argumentului formal i avei posibilitatea inserrii de aciuni noi dup ultima apariie a textului argumentului formal. Totui, dac modificai aciuni ce apar naintea textului argumentului formal, inserai aciuni noi naintea textului argumentului formal, sau modificai chiar argumentul formal, macrocomanda poate s nu funcioneze corespunztor n Access 2002 sau o versiune ulterioar. Nu pot fi vizualizate cteva interogri dintr-o baz de date Access 2000 la deschiderea acesteia n Access 2000 n Microsoft Access 2000, interogrile bazate pe sintaxa interogare SQL (mod de interogare SQL ANSI: Unul din cele dou tipuri de sintax SQL: ANSI-89 SQL (denumit i Microsoft Jet SQL i ANSI SQL), care este sintaxa tradiional Jet SQL i ANSI-92 SQL, care are noi i diferite cuvinte rezervate, reguli de sintax i metacaractere.) ANSI-92 nu sunt vizibile n fereastra Baz de date. Dac dorii ca toate interogrile ntr-o baz de date Microsoft Access s fie disponibile n Access 2000 sau o versiune ulterioar, deschidei baza de date Access n Access 2002 sau o versiune ulterioar, facei clic pe Opiuni n meniul Instrumente, clic pe fila Tabele/Interogri, iar sub Sintax compatibil SQL
- 241 -

Server (ANSI 92) golii caseta de selectare Aceast Baz de date. Dup golirea casetei de selectare, ar trebui s modificai cteva interogri pentru a utiliza sintaxa Microsoft Jet SQL. Dup deschiderea unui fiier Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, nu pot fi utilizate paginile de acces la date n Access 2000 n Access 2002 sau o versiune ulterioar, la deschiderea unei pagini de acces la date n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), Access efectueaz o copie de rezerv a paginii i o transform pentru a utiliza utlima versiune a Componentelor Microsoft Office Web (Componente Web Microsoft Office: Componente interactive, cum ar fi foi de lucru, diagrame i liste PivotTable pe pagini Web care faciliteaz analiza datelor. Pentru a utiliza aceste componente trebuie deinut o licen Microsoft Office.). n Access 2000, nu mai avei posibilitatea deschiderii paginii n vizualizare n mod proiectare, dar este posibil deschiderea copiei de rezerv a paginii n Access 2000. Nu poate fi salvat un fiier Access 2000 ca un MDE sau ADE n Access 2002 sau o versiune ulterioar La salvarea unui fiier tip Microsoft Access (fiier Microsoft Access: Un fiier baz de date Access sau proiect Access. O baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier .mdb. Un fiier proiect n'u conine date i se utilizeaz pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.) ca un fiier MDE (fiier MDE: Un fiier baz de date Microsoft Access (.mdb) cu toate modulele compilate i tot codul surs editabil
- 242 -

eliminat.) sau ADE (fiier ADE: Un fiier proiect Microsoft Access (.adp) cu toate modulele compilate i tot codul surs editabil eliminat.), Access 2002 sau o versiune ulterioar adaug informaii la fiier. Deoarece Access 2000 nu poate interpreta aceste informaii, nu avei posibilitatea salvrii unui fiier din format de fiier tip Access 2000 ca un fiier MDE sau ADE atta timp ct suntei n Access 2002 sau o versiune ulterioar. Pentru salvarea unui fiier din format de fiier Access 2000 ca un fiier MDE sau ADE, efectuai la alegere:
Deschidei fiierul tip Access n Access 2000, apoi l salvai ca fiier MDE sau ADE. n Access 2002 sau o versiune ulterioar, transformai fiierul tip Access n format de fiier Access 2002 - 2003, apoi l salvai ca fiier MDE sau ADE.

Ascundere total

Depanarea proprietilor pentru tabele i cmp (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Nu se poate salva un tabel dup stabilirea unei chei primare Microsoft Access nu poate crea o cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic.
- 243 -

Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) pentru un cmp care conine deja date dac datele conin valori dublate sau valori Null (Null: Valoare care se poate insera ntr-un cmp sau se poate utiliza n expresii sau interogri pentru a preciza date lips sau necunoscute. n Visual Basic, cuvntul cheie Null indic o valoare Null. Unele cmpuri cum ar fi cmpurile primare nu pot conine valori Null.). Dac nu putei elimina rapid valorile Null sau intrrile dublate prin editarea datelor, efectuai la alegere:
Pentru a gsi nregistrrile cu valori dublate, utilizai o interogare pentru Cutare dubluri. Pentru gsirea nregistrrilor cu valori Null, creai o interogare pentru selectare i tastai expresia Este Null n celula Criterii pentru cmpul n care dorii stabilirea cheii primare. Alegei un cmp diferit pentru cheia primar. Adugai un cmp AutoNumerotare (Tip de date AutoNumerotare: ntr-o baz de date Microsoft Access, un tip de date de cmp care stocheaz automat un numr unic pentru fiecare nregistrare, pe msur ce sunt adugate la tabel. Exist trei tipuri de numere ce pot fi generate: secveniale, aleatoare i ID reproducere.) i stabilii-l ca o cheie primar. Definii o cheie primar pentru cmpuri multiple.

Legenda unui cmp din tabel a fost tears Dac redenumii un cmp cu o legend n timp ce lucrai n mod vizualizare Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.), legenda este tears i nlocuit cu noul nume al cmpului. Pentru redefinirea legendei cmpului, deschidei tabelul n mod Vizualizare form (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la
- 244 -

date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), facei clic pe cmpul dorit pentru definirea unui nume de coloan diferit, iar n seciunea inferioar a ferestrei, tastai noul nume al coloanei n caseta proprieti Legend. La compactarea bazei de date Microsoft Access dup modificarea valorii de nceput a unui cmp AutoNumerotare, valoarea AutoNumerotare pentru noua nregistrare este reiniializat la 1 Dac dorii compactarea bazei de date dup modificarea valorii AutoNumerotare (Tip de date AutoNumerotare: ntr-o baz de date Microsoft Access, un tip de date de cmp care stocheaz automat un numr unic pentru fiecare nregistrare, pe msur ce sunt adugate la tabel. Exist trei tipuri de numere ce pot fi generate: secveniale, aleatoare i ID reproducere.) de nceput, asigurai nti introducerea a cel puin unei nregistrri n tabel. n caz contrar, la compactarea bazei de date, valoarea AutoNumerotare pentru urmtoarea nregistrare adugat va fi reiniializat cu 1 mai mult dect cea mai mare valoare anterioar. De exemplu, dac nu au existat nregistrri n tabel la reiniializarea valorii de nceput, compactarea va stabili la 1 valoarea AutoNumerotare pentru urmtoarea nregistrare adugat; de exemplu, dac au existat nregistrri n tabel la reiniializarea valorii de nceput i valoarea anterioar cea mai mare a fost 50, compactarea va stabili la 51 valoarea AutoNumerotare pentru urmtoarea nregistrare adugat. La tastarea unui numr ntr-un cmp sau control, apar numai zerouri la dreapta punctului zecimal Proprietatea DimensiuneCmp a cmpului este ntreg sau ntreg Lung. ntregii sunt numere care nu conin zecimale sau fracii.
- 245 -

Chiar atunci cnd proprietatea Zecimale a unui cmp ntreg este stabilit la un numr mai mare dect zero, la dreapta punctului zecimal apar numai zerouri. Modificai proprietatea DimensiuneCmp, sau modificai tipul datelor (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) la Moned. Ascundere total

Despre tabele (MDB)

Un tabel este o colecie de date despre un anumit subiect, cum ar fi produse sau furnizori. Utilizarea unui tabel separat pentru fiecare subiect presupune memorarea o singur dat a datelor respective. Rezultatul const n obinerea unei baze de date mai eficiente i mai puine erori pentru datele de intrare. Modul de organizare a datelor n tabele Tabelele organizeaz datele n coloane (numite cmpuri) i rnduri (numite nregistrri).

De exemplu, fiecare cmp dintr-un tabel Produse conine acelai tip de informaii pentru fiecare produs, cum ar fi numele produsului. Fiecare nregistrare din acel tabel conine toate informaiile despre un produs, cum ar fi numele produsului, numrul de ID al furnizorului, uniti n stoc, i altele.
- 246 -

Vizualizare n mod proiectare tabel n vizualizare n mod proiectare tabel, avei posibilitatea s creai un tabel ntreg pornind de la zero, sau s adugai, s tergei sau s particularizai cmpurile n tabelul existent.

Dac dorii s urmrii datele suplimentare dintr-un tabel, adugai mai multe cmpuri. Dac un nume de cmp existent nu este suficient de explicit, avei posibilitatea redenumirii cmpului. Setarea tipului de date (tipul de date al cmpului: Caracteristic a unui cmp care determin tipul de date ce poate fi stocat. De exemplu un cmp cu tipul de date Text poate stoca date constnd fie n text, fie n caractere numerice, dar un cmp Numr poate pstra numai date numerice.) al unui cmp definete tipul de valori ce pot fi introduse n cmp. De exemplu, dac dorii ca un cmp s memoreze valori numerice pe care s le utilizai n calcule, setai tipul de date pentru Numr sau Moned. Utilizai o etichet unic, numit cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..), pentru identificarea fiecrei nregistrri din tabel. Cheia primar a unui tabel este utilizat pentru referire la nregistrrile n relaie din alte tabele.

- 247 -

Proprietile cmpului reprezint un set de caracteristici care furnizeaz control suplimentar asupra modului n care sunt memorate, introduse, sau afiate datele ntr-un cmp. Proprietile disponibile depind de tipul de date al cmpului. Modul de relaionare a dou tabel Dou tabele sunt relaionate printr-un cmp comun astfel nct Microsoft Access poate reuni datele din dou tabele pentru vizualizare, editare, sau imprimare. ntr-un tabel, cmpul este o cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) pe care o setai n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) tabel. Acelai cmp exist totodat n tabelul nrudit ca o cheie extern (cheie strin: Unul sau mai multe cmpuri dintr-un tabel care refer cmpul sau cmpurile n cheie primar dintr-un alt tabel. Cheia strin precizeaz modul de corelare al tabelelor.).

n tabelul Furnizori, introducei ID-ul furnizorului, numele societii etc. Pentru fiecare furnizor, IDFurnizor este cheia primar setat n Vizualizarea proiect a tabelului.

- 248 -

n tabelul Produse, este cuprins cmpul IDFurnizor, astfel ca la introducerea unui nou produs s fie posibil identificarea furnizorului prin numrul unic ID al furnizorului. IDFurnizor este cheia extern din tabelul Produse. Vizualizare n mod foaie de date ntr-un tabel sau interogare, vizualizarea Foii de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.) furnizeaz toate instrumentele necesare pentru lucrul cu date. Utilizarea barelor de instrumente Foaie de date tabel i Foaie de date interogare Barele de instrumente (bar de instrumente: O bar cu butoane i opiuni care se utilizeaz pentru a efectua comenzi. Pentru a afia o bar de instrumente, facei clic pe Particularizare n meniul Instrumente, apoi facei clic pe fila Bare de instrumente.) Foaie de date tabel i Foaie de date interogare furnizeaz multe dintre instrumentele necesare cutrii, editrii i imprimrii nregistrrilor.

Imprimare sau examinare date. Verificare ortografie.

- 249 -

Decupare, copiere sau lipire text, cmpuri, nregistrri ntregi selectate sau ntreaga foaie de date. Sortare nregistrri. Filtrare nregistrri i cutare sau nlocuire valori. Adugare sau tergere nregistrri. Lucrul cu coloane, rnduri i subfoi de date Avei posibilitatea de a gsi instrumente pentru lucrul cu coloane, rnduri i subfoi de date (subfoaie de date: O foaie de date imbricat n cadrul altei foi de date i care conine date corelate sau unite cu prima foaie de date.) chiar n foaia de date, sau cu dublu clic pe un selector de coloan (selector de coloan: Bar orizontal n partea de sus a unei coloane. Prin clic pe selectorul de coloan se selecteaz ntreaga coloan din grila de proiect a unei interogri sau a unui filtru.).

Utilizarea selectorului de coloan pentru mutarea, ascunderea sau redenumirea unei coloane. Redimensionarea coloanelor sau rndurilor.

- 250 -

Utilizarea subfoilor de date pentru vizualizarea datelor n relaie. nghearea coloanei celei mai din stnga pentru afiarea acesteia la defilarea spre dreapta. Deplasarea prin nregistrri Avei posibilitatea s utilizai bara de instrumente de navigare pentru deplasarea prin nregistrrile unei foi de date.

Deplasare la prima nregistrare. Deplasare la nregistrarea anterioar. Tastarea unui numr de nregistrare la care s se efectueze deplasarea. Deplasare la nregistrarea urmtoare. Deplasare la ultima nregistrare. Deplasare la o nregistrare necompletat (nou).

- 251 -

Ascundere total

Comutarea ntre vizualizrile obiectelor bazei de date

Comutarea ntre vizualizri a unui formular, raport, interogare sau tabel
Se face clic pe butonul Vizualizare de pe bara de instrumente. Pentru a modifica pe vizualizarea indicat de grafic, se face clic pe butonul nsui. Pentru a vedea o list a altor vizualizri din care se poate alege, se face clic pe sgeata de lng buton.

Not Vizualizrile afiate n lista butonului Vizualizare i pe meniul Vizualizare depind de setarea proprietilor SePermiteVizualizareFormular, SePermiteVizualizareFoaieDeDate, SePermiteVizualizarePivotTable i SePermiteVizualizarePivotChart ale formularului. Comutarea ntre vizualizri a unui subformular Cnd un formular principal este deschis n Vizualizare formular, se poate comuta ntre vizualizrile subformularelor sale.
1. 2. 3. Se deschide formularul principal n Vizualizare formular. Se face clic pe subformularul a crui vizualizare se va schimba. n meniul Vizualizare, indicai spre Subform, apoi facei clic pe vizualizarea dorit.

- 252 -

Not Vizualizrile disponibile pentru un subformular depind de setarea proprietilor SePermiteVizualizareFormular, SePermiteVizualizareFoaieDeDate, SePermiteVizualizarePivotTable i SePermiteVizualizarePivotChart ale subformularului. Comutarea ntre vizualizri a unei pagini de acces la date Pentru a deschide o pagin de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), Vizualizare pagin (Vizualizare pagin: O fereastr Access n care se poate rsfoi coninutul unei pagini de acces la date. Paginile au aceeai funcionalitate n Vizualizarea pagin ca n Internet Explorer 5.0 sau ulterior.) sau n Microsoft Internet Explorer, trebuie s avei Microsoft Internet Explorer 5.01 cu Service Pack 2 (SP2) sau o versiune ulterioar pe calculator.
Pentru a comuta ntr-o alt vizualizare Microsoft Access, se face clic pe butonul Vizualizare de pe bara de instrumente. Pentru a schimba pe vizualizarea indicat de grafic, se face clic pe butonul nsui. Pentru a vedea o list a altor vizualizri din care se poate alege, se face clic pe sgeata de lng buton. Pentru a comuta din Internet Explorer n Microsoft Access, se face clic pe Editare cu Microsoft Access din meniul Fiier.

Ascundere total

- 253 -

Deschiderea unui obiect al bazei de date

Deschiderea unui tabel
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Tabele . Facei clic pe tabelul care dorii s se deschid. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide tabelul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide tabelul n Vizualizare Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.), se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Deschiderea unui formular sau subformular
- 254 -

1.

n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Formulare . Se face clic pe formularul sau subformularul care se va deschide. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide formularul n Vizualizare formular, (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Not Dac formularul principal este deschis n Vizualizare proiect i se dorete s se deschid un subformular ntr-o fereastr separat, se selecteaz subformularul i se face clic pe Subformular n Fereastr Nou din meniul Vizualizare. Controlul subformularului din formularul principal va deveni alb i va afia numele subformularului. Trebuie salvate individual modificrile formularului principal i subformularului. Deschiderea unui raport sau subraport
- 255 -

1.

n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Rapoarte. Se face clic pe raportul sau subraportul care se va deschide. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide raportul n Examinare naintea Imprimrii (examinare naintea imprimrii: O vizualizare a unui document aa cum va apare la imprimare.), se face clic pe Examinare de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Deschiderea unei interogri (selectare sau tabel ncruciat) care afieaz nregistrri
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Interogri . Facei clic pe interogarea care vrei s o deschidei. Variante disponibile:

2. 3.

- 256 -

Pentru a deschide interogarea n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide interogarea n Vizualizare foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.), se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Note
Cnd se deschide interogarea selectare sau tabel ncruciat n Vizualizare foaie de date, de fapt se efectueaz interogarea. Dac anterior a fost salvat o interogare n timp ce a fost deschis n vizualizare SQL (Vizualizare SQL: O fereastr care afieaz instruciunea SQL pentru interogarea curent sau care se utilizeaz pentru crearea unei interogri specifice SQL (de uniune, direct sau de definiie date). Cnd se creeaz o interogare n Vizualizare proiect, Access construiete echivalentul su SQL n Vizualizare SQL.), Microsoft Access deschide interogarea n vizualizare SQL data viitoare cnd se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date a acelei interogri.

Deschiderea unei pagini de acces la date Pentru a deschide o pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se
- 257 -

adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.), trebuie s avei Microsoft Internet Explorer 5.01 cu Service Pack 2 (SP2) sau o versiune ulterioar pe calculator.
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Pagini . Facei clic pe pagina de acces la date pe care vrei s o deschidei. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide pagina n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide pagina n Vizualizare pagin (Vizualizare pagin: O fereastr Access n care se poate rsfoi coninutul unei pagini de acces la date. Paginile au aceeai funcionalitate n Vizualizarea pagin ca n Internet Explorer 5.0 sau ulterior.), se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide pagina n Internet Explorer, se execut una din urmtoarele variante:

- 258 -

o o

Se deschide pagina n Vizualizare proiect sau Vizualizare pagin, iar apoi se face clic pe Examinare Pagin Web din meniul Fiier. Dac avei Internet Explorer ca browser Web implicit, n Windows Explorer, se face dublu clic pe fiierul HTML pentru a deschide pagina n Internet Explorer.

Not De asemenea, se poate deschide o pagin n Vizualizare pagin fcnd clic pe Deschidere din meniul Fiier din Microsoft Access. Access deschide pagina fr a deschide baza de date la care este conectat pagina, deci experii, generatorii i programele de completare nu sunt disponibile. Deschiderea unei macrocomenzi
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Macrocomenzi . Facei clic pe numele macrocomenzii pe care dorii s o deschidei. Se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date.

2. 3.

Deschiderea unui modul

1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Module . Variante disponibile:

2.

Pentru a deschide un nou modul standard (modul standard: Modul n care se amplaseaz procedurile Sub i Function
- 259 -

care vor fi disponibile altor proceduri din cadrul bazei de date.), se face clic pe butonul Nou de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide un modul standard sau de clas existent, se selecteaz modulul pe care vrei s-l deschidei, iar apoi se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide un modul formular (modul formular: Modul care cuprinde cod pentru toate procedurile eveniment declanate de evenimentele care apar ntr-un anumit formular sau n controalele sale.) sau un modul raport (modul raport: Modul care include cod pentru toate procedurile eveniment declanate de evenimentele aprute ntr-un anumit raport sau n controalele sale.), deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), apoi facei clic pe Cod bara de instrumente. n

Pentru a deschide un modul de clas (modul de clas: Un modul care poate conine definiia pentru un obiect nou. Cnd se creeaz o nou instan a unei clase, se creeaz noul obiect. Procedurile definite n modul devin proprietile i metodele obiectului.) care nu este asociat cu un formular sau raport, se face clic pe Modul de Clas din meniul Inserare. Ascundere total
- 260 -

Despre crearea unui tabel (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Pentru crearea unui tabel necompletat (liber) pentru introducerea propriilor date, avei posibilitatea:
Utiliza Expertul Tabel pentru a alege cmpurile (cmp: Un element al unui tabel care conine o informaie specific, cum ar fi numele de familie. Un cmp Titlu trebuie s conin Dl. sau Dna. Bazele de date, cum ar fi Microsoft SQL Server, denumesc cmpurile drept coloane.) pentru tabel dintr-o varietate de tabele predefinite cum ar fi persoane de contact, inventar casnic, sau nregistrri medicale. Creai un tabel n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), n care s se poat aduga cmpuri, defini modul de apariie sau utilizare a datelor pentru fiecare cmp, i creai o cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..). Introducei date direct ntr-o foaie de date (foaie de date: Date dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat care se afieaz ntr-un format pe rnduri i coloane.) necompletat. La salvarea noii foi de date, Microsoft Access va analiza datele i asocia automat tipul de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) i formatul (format: Precizeaz modul de afiare i imprimare a datelor. O baz de date Access furnizeaz formate standard pentru tipuri de date specifice, aa cum face un proiect Access pentru tipurile echivalente SQL. Se pot crea formate personalizate.) corespunztor fiecrui cmp.

- 261 -

Pentru crearea unui tabel pornind de la existena datelor, se poate:

Importa (import: Copierea de date dintr-un fiier text, foaie de date sau tabel dintr-o baz de date, ntr-un tabel Access. Datele importate se pot importa pentru a crea un tabel nou sau pentru a le aduga la sfritul unui tabel existent cu o structur de date corespondent.) sau lega (legare (pentru tabele): O aciune care stabilete o conexiune la datele din alt aplicaie, astfel nct s fie posibil vizualizarea i editarea datelor, att n aplicaia iniial ct i n Access.) date din alt baz de date Access sau date ntr-o varietate de formate de fiier din alte programe. Efectuai o interogare pentru creare tabel pentru a crea un tabel bazat pe datele dintr-un tabel curent. De exemplu, se pot utiliza interogri de creare tabel pentru arhivarea vechilor nregistrri, pentru efectuarea copiilor de rezerv pentru tabele, pentru selectarea unui grup de nregistrri pentru exportul n alt baz de date, sau pentru utilizarea ca baz pentru rapoartele ce afieaz date la un anumit moment.

Despre particularizarea unui tabe (MDB)l

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). n vizualizare n mod proiectare tabel, avei posibilitatea s creai un tabel ntreg pornind de la zero, sau s adugai, tergei, sau particularizai cmpurile n tabelul existent.

Dac dorii s urmrii datele suplimentare dintr-un tabel, adugai mai multe cmpuri. Dac un nume de cmp existent nu este suficient de explicit, avei posibilitatea redenumirii cmpului.
- 262 -

Setarea tipului de date (tipul de date al cmpului: Caracteristic a unui cmp care determin tipul de date ce poate fi stocat. De exemplu un cmp cu tipul de date Text poate stoca date constnd fie n text, fie n caractere numerice, dar un cmp Numr poate pstra numai date numerice.) al unui cmp definete tipul valorilor ce pot fi introduse ntr-un cmp. De exemplu, dac dorii ca un cmp s memoreze valori numerice pe care s le utilizai n calcule, setai datele acestuia pentru Numr sau Moned. Utilizai o etichet unic, numit cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..), pentru identificarea fiecrei nregistrri din tabel. Cheia primar a unui tabel este utilizat pentru referire la nregistrrile n relaie din alte tabele. Proprietile cmpului reprezint un set de caracteristici care furnizeaz control suplimentar asupra modului n care sunt memorate, introduse, sau afiate datele ntr-un cmp. Proprietile disponibile depind de tipul de date al cmpului. Ascundere total

Creare tabel (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb).
- 263 -

Crearea unui tabel utiliznd Expertul Tabel

1. Apsai pe F11 pentru comutare la fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.). Facei clic pe Tabele sub Obiecte, apoi facei clic pe Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Facei dublu clic pe Expert Tabel. Urmai instruciunile din casetele de dialog ale Expertului tabel.

2. 3. 4.

Not Dac dorii modificarea sau extinderea tabelului rezultat, se poate efectua aceasta n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) dup ce ai ncheiat utilizarea Expertului Tabel. Crearea unui tabel n vizualizare n mod proiectare
1. Apsai pe F11 pentru comutare la fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.). Facei clic pe Tabele sub Obiecte, apoi facei clic pe Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Facei dublu clic pe vizualizare n mod proiectare. Definii fiecare cmp din tabel.

2. 3. 4.

Cum?
- 264 -

1.

2.

Deschidei tabelul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Pentru inserarea cmpului n tabel, facei clic sub rndul cruia dorii adugarea cmpului, i apoi facei clic pe Inserare Rnduri n bara de instrumente.

Pentru adugarea cmpului la sfritul tabelului, facei clic n primul rnd necompletat.
3. 4. Facei clic n coloana Nume Cmp i tastai un nume unic pentru cmp. n coloana Tip Date, pstrai implicit (Text); sau facei clic n coloana Tip Date, clic pe sgeat, i selectai tipul de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) dorit. n coloana Descriere, tastai o descriere a informaiei ce va fi coninut n acest cmp. Aceast descriere este afiat pe bara de stare (bar de stare: O bar orizontal n partea de jos a ecranului care afieaz informaia despre condiia curent a programului, cum ar fi starea elementelor din fereastr, modul de progresare al operaiei curente sau informaii despre elementul selectat.) la adugarea datelor n cmp i este inclus n Definiie Obiect din tabel. Descrierea este opional.

5.

5. Definii un cmp cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) nainte de a salva tabelul. Cum?
- 265 -

1.

2.

Deschidei un tabel n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Selectai cmpul sau cmpurile pentru care dorii definiie de cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..).

Pentru a selecta un cmp, facei clic pe selectorul de rnd (selector de rnd: O mic bar sau caset care, atunci cnd se face clic pe ea, selecteaz un rnd ntreg n modul Vizualizare proiect pentru tabel sau macrocomand, sau la sortarea i gruparea nregistrrilor n modul Vizualizare proiect pentru raport.) pentru cmpul dorit. Pentru selectarea mai multor cmpuri, inei apsat tasta CTRL i apoi facei clic pe selectorul de rnd pentru fiecare cmp.
3. Facei clic pe Cheie primar n bara de instrumente.

Not Dac dorii ca ordinea cmpurilor ntr-o cheie primar dup cmpuri multiple s fie diferit de ordinea cmpurilor respective n tabel, facei clic pe Indexuri n bara de instrumente pentru afiarea ferestrei Indexuri (Fereastra indexuri: ntr-o baz de date Access, fereastra n care se vizualizeaz sau se editeaz indexurile unui tabel, sau n care se pot crea indexuri pentru cmpuri multiple.), i apoi reordonai numele cmpurilor pentru
- 266 -

indexul (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) numit CheiePrimar. Not Nu este necesar s definii o cheie primar, dar de obicei este bine. Dac nu definii o cheie primar, Microsoft Access va ntreba dac dorii crearea acesteia de ctre Access la salvarea tabelului.
6. Cnd suntei pregtit pentru salvarea tabelului, facei clic pe Salvare n bara de instrumente, i apoi tastai un nume unic pentru tabel.

Crearea unui tabel prin introducerea datelor ntr-o foaie de date

1. Apsai pe F11 pentru comutare la fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.). Facei clic pe Tabele sub Obiecte, apoi facei clic pe Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Facei dublu clic pe vizualizare Foaie de date. Este afiat o foaie de date necompletat. Numele implicite pentru coloane sunt Cmp1, Cmp2, i aa mai departe. Redenumii fiecare coloan pe care o vei utiliza: facei dublu clic pe numele coloanei, tastai un nume pentru coloan, i apoi apsai ENTER. Se pot insera coloane suplimentare n orice moment: facei clic n coloana la dreapta creia dorii inserarea unei coloane noi, i apoi pe meniul Inserare, facei clic pe Coloan. Redenumii coloana ca la pasul 4. Introducei datele n foaia de date. - 267 -

2. 3. 4. 5.

6.

Introducei fiecare tip de date n propria coloan (fiecare coloan este considerat un cmp (cmp: Un element al unui tabel care conine o informaie specific, cum ar fi numele de familie. Un cmp Titlu trebuie s conin Dl. sau Dna. Bazele de date, cum ar fi Microsoft SQL Server, denumesc cmpurile drept coloane.) n Microsoft Access). De exemplu, dac introducei nume, introducei prenumele n propria coloan i numele ntr-o coloan separat. Dac introducei date calendaristice, ore, sau numere, efectuai introducerea ntr-un format consecvent astfel nct Microsoft Access s creeze un tip de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) i format de afiare (format: Precizeaz modul de afiare i imprimare a datelor. O baz de date Access furnizeaz formate standard pentru tipuri de date specifice, aa cum face un proiect Access pentru tipurile echivalente SQL. Se pot crea formate personalizate.) corespunztoare pentru coloan. Coloanele care vor fi lsate necompletate vor fi terse la salvarea foii de date.
7. Dup adugarea datelor tuturor coloanelor pe care dorii s le utilizai, facei clic pe Salvare n bara de instrumente pentru a salva foaia de date. Microsoft Access va solicita crearea unei chei primare (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..). Dac nu ai introdus date ce pot fi utilizate pentru identificarea unic a fiecrui rnd din tabel, cum ar fi cod produs sau numere ID, este recomandabil s facei clic pe Da. Dac ai introdus date ce pot identifica n mod unic fiecare rnd, facei clic pe Nu, i apoi precizai n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri,

8.

- 268 -

formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) cmpul ce conine datele respective ca fiind o cheie primar.

Cum?
1. Deschidei un tabel n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Selectai cmpul sau cmpurile pentru care dorii definiie de cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..).

2.

Pentru a selecta un cmp, facei clic pe selectorul de rnd (selector de rnd: O mic bar sau caset care, atunci cnd se face clic pe ea, selecteaz un rnd ntreg n modul Vizualizare proiect pentru tabel sau macrocomand, sau la sortarea i gruparea nregistrrilor n modul Vizualizare proiect pentru raport.) pentru cmpul dorit. Pentru selectarea mai multor cmpuri, inei apsat tasta CTRL i apoi facei clic pe selectorul de rnd pentru fiecare cmp.
3. Facei clic pe Cheie primar n bara de instrumente.

- 269 -

Not Dac dorii ca ordinea cmpurilor ntr-o cheie primar dup cmpuri multiple s fie diferit de ordinea cmpurilor respective n tabel, facei clic pe Indexuri n bara de instrumente pentru afiarea ferestrei Indexuri (Fereastra indexuri: ntr-o baz de date Access, fereastra n care se vizualizeaz sau se editeaz indexurile unui tabel, sau n care se pot crea indexuri pentru cmpuri multiple.), i apoi reordonai numele cmpurilor pentru indexul (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) numit CheiePrimar. Microsoft Access va asocia tipurile de date fiecrui cmp (coloan) n funcie de tipul datelor introduse. Dac ulterior dorii particularizarea definiiei de cmp de exemplu, modificarea tipului su de date, sau definirea unei reguli de validare (regul de validare: O proprietare care definete valori de intrare corecte pentru un cmp sau o nregistrare dintr-un tabel sau un control al unui formular. Access afieaz mesajul specificat n proprietatea ValidationText cnd se ncalc regula.), utilizai vizualizarea n mod proiectare. Ascundere total

- 270 -

Despre interogarea Analizatorului de tabel (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb).

Tabel iniial Tabele create cu Analizatorul de tabel Interogare creat cu Analizatorul de tabel List de cutare Dac baza de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) include un tabel care conine informaii ce se repet n unul sau mai multe cmpuri, putei utiliza Analizatorul de tabel pentru scindarea datelor n tabele n relaie pentru a memora datele mai eficient. Acest proces se numete normalizare. Analizatorul de tabel scindeaz un tabel care conine informaii ce se repet n tabele separate n care fiecare tip de informaie este memorat doar o singur dat. n acest mod baza de date devine
- 271 -

mai eficient i mai uor de actualizat, i reduce dimensiunea acesteia. Dup ce expertul scindeaz datele, putei totui vizualiza i lucra cu datele ntr-un loc prin crearea unei interogri de ctre expert. Avei posibilitatea s utilizai interogarea pentru actualizarea datelor din mai multe tabele n acelai timp. Interogarea ofer, de asemenea, caracteristici de economisire a timpului pentru creterea acurateei datelor.
Dac modificai un cmp care este repetat n interogare, toate nregistrrile cu valoarea respectiv se vor actualiza automat deoarece actualizai numai un cmp din tabelul pe care se bazeaz interogarea. Din tabelele noi, interogarea motenete cmpurile de cutare, care v permit s modificai valori de cmp alegnd valori dintr-o list. Lista de cutare i extrage valorile din tabelul pe care se bazeaz. Cnd o valoare este valabil pentru mai multe nregistrri, asigurai acurateea i consistena alegnd acea valoare din list, de fiecare dat. Formularele, rapoartele i paginile de acces la date care se bazau pe tabelul original, se vor baza acum pe interogare deoarece expertul atribuie interogrii numele iniial al tabelului i redenumete tabelul. Formularele i rapoartele existente, bazate pe interogare, vor moteni actualizarea automat a cmpurilor. Noile formulare i rapoarte vor moteni, de asemenea, Listele de cutare.

Scindarea unui tabel n tabele n relaie (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb).
1. 2. n meniul Instrumente, indicai spre Analiz, apoi facei clic pe Tabel. Urmai instruciunile din etapele Expertului Analizator de tabel.

- 272 -

Not ntr-un proiect Microsoft Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.), tabelele se afl ntr-o baz de date Microsoft SQL Server; de aceea, Analizatorul de tabel nu este disponibil. Ascundere total

Adugarea unui cmp la un tabel (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Adugarea unui cmp la un tabel n vizualizare n mod proiectare
1. Deschidei tabelul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Pentru inserarea cmpului n tabel, facei clic sub rndul unde adugai cmpul, apoi facei clic pe Inserare Rnduri instrumente. n bara de

2.

Pentru adugarea cmpului la sfritul tabelului, facei clic n primul rnd necompletat.

- 273 -

3. 4.

5.

Facei clic n coloana Nume Cmp i tastai un nume unic pentru cmp. n coloana Tip Date, pstrai implicit (Text); sau facei clic n coloana Tip Date, clic pe sgeat, i selectai tipul de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) dorit. n coloana Descriere, tastai o descriere a informaiei ce va fi coninut n acest cmp. Aceast descriere este afiat pe bara de stare (bar de stare: O bar orizontal n partea de jos a ecranului care afieaz informaia despre condiia curent a programului, cum ar fi starea elementelor din fereastr, modul de progresare al operaiei curente sau informaii despre elementul selectat.) la adugarea datelor n cmp i este inclus n Definiie Obiect din tabel. Descrierea este opional.

Adugarea unui cmp (coloan) la un tabel n vizualizare Foaie de date

1. Deschidei tabelul n Vizualizare foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.). Facei clic la dreapta coloanei lng care dorii s introducei o nou coloan, i apoi n meniul Inserare, facei clic pe Coloan. Facei dublu clic pe noul nume al coloanei, i apoi tastai un nume unic pentru coloan.

2. 3.

Dac ulterior dorii s particularizai o definiie de cmp de exemplu, s modificai tipul datelor (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).), sau s definii o regul de validare (regul de validare: O proprietare care definete valori de intrare corecte pentru un cmp sau o nregistrare dintr-un tabel sau un control al
- 274 -

unui formular. Access afieaz mesajul specificat n proprietatea ValidationText cnd se ncalc regula.), utilizai vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) tabel. Not Pentru adugarea unui cmp la un tabel corelat (tabel legat: Un tabel stocat ntr-un fiier din afara bazei de date deschise, din care Access poate accesa nregistrri. Este posibil adugarea, tergerea i editarea de nregistrri dintr-un tabel legat, ns nu i se poate modifica structura.) n alt baz de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.), trebuie s deschidei baza de date surs. Dac tabelul corelat provine din alt aplicaie, trebuie s deschidei fiierul surs cu aplicaia respectiv pentru adugarea unui cmp. Ascundere total

Indicaii pentru denumirea cmpurilor, controalelor i obiectelor

Denumirile cmpurilor, controalelor (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit
- 275 -

utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) i ale obiectelor din Microsoft Access:
Poate s aib lungimea de cel mult 64 caractere. Pot conine orice combinaie de litere, numere, spaii i caractere speciale, mai puin simbolurile punct (.), semn de exclamare (!), accent grav (`) sau paranteze drepte ([ ]). Nu este posibil s nceap cu spaii libere. Nu este posibil s apar caractere control (valori ASCII de la 0 la 31). Nu este posibil s apar un simbol ghilimele duble (") ntr-un nume de tabel, de vizualizare sau de procedur stocat (procedur stocat: Colecie precompilat de instruciuni SQL i de instruciuni de control depozitate sub un nume i procesate unitar. Colecia este pstrat ntro baz de date SQL i se execut prin intermediul unui apel dintr-o aplicaie.) dintr-un proiect Microsoft Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.).

Cu toate c este posibil apariia de spaii n denumirile de cmpuri, controale sau obiecte, majoritatea exemplelor din documentaia Microsoft Access prezint denumirile controalelor i cmpurilor fr spaii, deoarece este posibil ca spaiile din denumiri s produc conflicte de nume n Microsoft Visual Basic for Applications (Visual Basic pentru Aplicaii (VBA): O versiune de limbaj pentru macrocomenzi a Visual Basic, utilizat pentru programarea aplicaiilor Windows i este inclus n unele aplicaii Microsoft.), n anumite situaii. Atunci cnd denumii un cmp, control sau obiect, este indicat s v asigurai c numele nu dubleaz numele unei proprieti (proprietate: Un atribut numit al unui control, al unui cmp, sau al unui obiect setat pentru a se defini una din caracteristicile obiectului (cum ar fi mrime, culoare sau poziia pe ecran) sau un aspect al comportamentului su (cum ar fi dac
- 276 -

obiectul este ascuns).) sau a unui alt element utilizat de Microsoft Access; n caz contrar, este posibil ca baza de date s se comporte neobinuit n anumite situaii. De exemplu, dac facei referire la valoarea unui cmp denumit Name ntr-un tabel InfoNume utiliznd sintaxa InfoNume.Name, Microsoft Access afieaz valoarea proprietii Nume pentru tabel n loc s afieze valoarea cmpului Name. Un alt procedeu de a evita rezultatele neprevzute este de a utiliza ntotdeauna operatorul ! n loc de operatorul . (punct) pentru a face referire la valoarea unui cmp, control sau obiect. De exemplu, urmtorul identificator se refer explicit la valoarea cmpului Name i nu la proprietatea Name: [InfoNume]![Name]

Copierea unui cmp i a proprietilor sale (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Aceast procedur copiaz doar definiia unui cmp; nu copiaz nici una din valorile cmpului.
1. Deschidei un tabel n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Selectai cmpul sau cmpurile pe care dorii s le copiai.

2.

- 277 -

Pentru a selecta un cmp, facei clic pe selectorul de rnd (selector de rnd: O mic bar sau caset care, atunci cnd se face clic pe ea, selecteaz un rnd ntreg n modul Vizualizare proiect pentru tabel sau macrocomand, sau la sortarea i gruparea nregistrrilor n modul Vizualizare proiect pentru raport.) al cmpului respectiv. Pentru a selecta un grup de cmpuri, glisai peste selectorii de rnd ai cmpurilor respective.

Selectori de rnd
3. Facei clic pe Copiere primul rnd necompletat. n bara de instrumente i apoi clic n

4. 5.

Facei clic pe Lipire n bara de instrumente. Tastai un nume nou pentru cmpul copiat.

Ascundere total

tergerea unui cmp dintr-un tabel (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb).

- 278 -

La tergerea unui cmp, reinei c dac alte obiecte ale bazei de date (obiecte baz de date: O baz de date Access conine obiecte ca tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module. Un proiect Access conine obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.) conin referine la cmpul ters, vor trebui terse i acele referine. De exemplu, dac un raport include un control legat (control legat: Control utilizat ntr-un formular, raport sau ntr-o pagin de acces la date pentru a afia sau modifica date dintr-un tabel, interogare sau instruciune SQL. Proprietatea Surs control a controlului pstreaz numele cmpului la care este legat respectivul control.) la cmpul ters, Microsoft Access nu va putea gsi datele din cmp i va transmite un mesaj. Nu se poate terge un cmp care face parte dintr-o relaie (relaie: Asociaie care se stabilete ntre cmpurile (coloanele) a dou tabele. Relaia poate fi unu la unu, unu la mai muli sau muli la mai muli.)-mai nainte trebuie tears relaia. tergerea unui cmp dintr-un tabel n vizualizare n mod proiectare
1. Deschidei tabelul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Selectai cmpul sau cmpurile pentru tergere.

2.

Pentru selectarea unui cmp, facei clic pe selectorul de rnd (selector de rnd: O mic bar sau caset care, atunci cnd se face clic pe ea, selecteaz un rnd ntreg n modul Vizualizare proiect pentru tabel sau macrocomand, sau la sortarea i gruparea nregistrrilor n modul Vizualizare proiect pentru raport.) al cmpului respectiv.
- 279 -

Pentru selectarea unui grup de cmpuri, glisai peste selectorii de cmp ai cmpurilor respective.

Selectori de rnd
3. Facei clic pe tergere rnd n bara de instrumente.

tergerea unui cmp dintr-un tabel n vizualizare foaie de date

1. Deschidei tabelul n Vizualizare foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.). Facei clic pe selectorul de cmp (selector de cmp: Caset sau bar mic pe care se face clic pentru a se selecta ntreaga coloan dintr-o foaie de date.) pentru coloana de ters.

2.

3.

n meniul Editare, facei clic pe tergere coloan.

Ascundere total

- 280 -

Despre tipuri de date i dimensiuni de cmp (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Pe baza urmtoarelor consideraii, decidei ce tip de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) trebuie s utilizai pentru un cmp:
Ce tip de valori dorii s permitei n cmp? De exemplu, nu avei posibilitatea s memorai text ntr-un cmp cu un tip de date Numr. Ct spaiu de memorie dorii s utilizai pentru valorile din cmp? Ce tipuri de operaii dorii s efectuai asupra valorilor din cmp? De exemplu, Microsoft Access poate nsuma valori n cmpuri Numr sau Moned, dar nu valori n cmpuri Text sau obiect OLE (Tip de date obiect OLE: Tip de date care se utilizeaz pentru obiecte create n alte aplicaii care pot fi fi legate sau ncorporate (inserate) ntr-o baz de date Access.). Dorii sortarea sau indexarea (index: Facilitate care accelereaz cutarea i sortarea ntr-un tabel bazat pe valori cheie i poate impune unicitatea pentru rndurile dintr-un tabel. Cheia primar a unui tabel este automat indexat. Anumite cmpuri nu pot fi indexate datorit tipului lor de date.) unui cmp? Cmpurile obiecte OLE nu pot fi sortate sau indexate. Dorii s utilizai un cmp pentru gruparea nregistrrilor n interogri sau rapoarte? Cmpurile obiecte OLE nu pot fi utilizate pentru gruparea nregistrrilor. Cum dorii sortarea valorilor ntr-un cmp? ntr-un cmp Text, numerele sunt sortate ca iruri de caractere (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.) i nu ca valori numerice. Utilizai un cmp Numr sau Moned pentru sortarea numerelor ca valori numerice. Totodat, multe formate de dat nu vor fi sortate corect dac sunt introduse ntr-un cmp Text.

- 281 -

Utilizai un cmp Dat/Or pentru a asigura sortarea corect pentru date.

Ar trebui memorate documente, imagini, sunete Microsoft Word sau Microsoft Excel i alte tipuri de date binare create n alte programe? Obiectele OLE pot fi legate (legtur OLE/DDE: Conexiune ntre un obiect i serverul su OLE sau ntre documentul surs pentru Schimb Dinamic de Date (DDE) i documentul destinaie.) la sau ncorporate (ncorporare: Inserarea unei copii ale unui obiect OLE dintr-o alt aplicaie. Sursa obiectului, denumit server OLE, poate fi orice aplicaie care accept legarea i ncorporarea de obiecte. Modificrile la un obiect ncorporat nu sunt reflectate n obiectul original.) ntr-un cmp obiect OLE ntr-un tabel Microsoft Access. Pentru afiarea obiectului OLE, utilizai un control (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) ntr-un formular sau raport. Alegerea ntre un cmp Text sau Memo

Microsoft Access furnizeaz dou tipuri de date pentru cmp (tipul de date al cmpului: Caracteristic a unui cmp care determin tipul de date ce poate fi stocat. De exemplu un cmp cu tipul de date Text poate stoca date constnd fie n text, fie n caractere numerice, dar un cmp Numr poate pstra numai date numerice.) pentru memorarea datelor cu text sau combinaii de text i numere: Text i Memo. Utilizai un tip de date Text pentru memorarea datelor cum ar fi nume, adrese i orice numere care nu necesit calcule, cum ar fi
- 282 -

numere de telefon, comenzi, sau coduri potale. Un cmp Text poate memora pn la 255 caractere, dar dimensiunea implicit de cmp este de 50 caractere. Proprietatea DimensiuneCmp controleaz numrul maxim de caractere ce pot fi introduse ntrun cmp Text. Utilizai tipul de date Memo dac dorii memorare pentru mai mult de 255 caractere. Un cmp Memo poate memora pn la 65,536 caractere. Dac dorii memorarea textelor formatate sau documentelor lungi, trebuie creat un cmp obiect OLE n locul unui cmp Memo. Att tipurile de date Text ct i Memo memoreaz doar caracterele introduse ntr-un cmp; caracterele spaiu pentru poziiile neutilizate din cmp nu sunt memorate. Avei posibilitatea sortrii sau gruprii ntr-un cmp Text sau Memo, dar Access utilizeaz doar primele 255 caractere la sortarea sau gruparea ntr-un cmp Memo. Alegerea ntre un cmp Numr sau Moned Microsoft Access furnizeaz dou tipuri de date pentru cmp (tipul de date al cmpului: Caracteristic a unui cmp care determin tipul de date ce poate fi stocat. De exemplu un cmp cu tipul de date Text poate stoca date constnd fie n text, fie n caractere numerice, dar un cmp Numr poate pstra numai date numerice.) pentru memorarea datelor ce conin valori numerice: Numr i Moned. Utilizai un cmp Numr pentru memorarea datelor numerice utilizate pentru calcule matematice, cu excepia calculelor care implic valut sau care necesit un grad ridicat de exactitate. Tipul i dimensiunea valorilor numerice ce pot fi memorate ntr-un
- 283 -

cmp Numr sunt controlate prin setarea proprietii DimensiuneCmp. De exemplu, dimensiunea de cmp Byte va memora doar numere ntregi (fr valorile zecimale) de la 0 la 255 i ocup 1 octet de spaiu pe disc. Utilizai un cmp Moned pentru a preveni rotunjirea n timpul calculelor. Un cmp Moned este corect pn la a 15-a cifr la stnga punctului zecimal i 4 cifre la dreapta. Un cmp Moned ocup 8 octei de spaiu pe disc. Cmpurile Numr i Moned furnizeaz formate de afiare (format: Precizeaz modul de afiare i imprimare a datelor. O baz de date Access furnizeaz formate standard pentru tipuri de date specifice, aa cum face un proiect Access pentru tipurile echivalente SQL. Se pot crea formate personalizate.) predefinite, sau avei posibilitatea s creai un format particularizat. Alegerea ntre un cmp incrementare sau un cmp aleator AutoNumerotare Microsoft Access furnizeaz tipul de date AutoNumerotare pentru crearea cmpurilor care introduc automat o valoare unic la adugarea unei nregistrri. Imediat ce un numr este generat pentru o nregistrare, acesta nu poate fi ters sau modificat. Un cmp AutoNumerotare poate genera trei tipuri de numere: numere secveniale care sunt incrementate cu unu, numere aleatoare i numere ID Reproducere (numite i GUIDs identificatori unici globali). Numerotrile automate care efectueaz incrementarea cu unu sunt cele mai obiniute tipuri de numerotri automate i reprezint o bun alegere pentru utilizarea drept cheie primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna
- 284 -

un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) a unui tabel. Numerotrile automate aleatoare vor genera un numr aleator care este unic fiecrei nregistrri din cadrul tabelului. Numerotrile automate ID reproducere sunt utilizate n reproducerea bazei de date (reproducerea bazei de date: Procesul de creare a dou sau mai multe copii speciale (reproduceri) ale unei baze de date Access. Reproducerile se pot sincroniza, avnd posibilitatea ca modificrile datelor dintr-o reproducere, sau modificrile efectuate n Coordonatorul de reproduceri, s se trimit altor reproduceri.) la generarea identificatorilor unici pentru sincronizarea reproducerilor (reproducere: O copie a bazei de date care este membru al unui set de reproduceri i se poate sincroniza cu alte reproduceri din set. Datele modificate dintr-un tabel reprodus al unei reproduceri sunt trimise i aplicate celorlalte reproduceri.). Ascundere total

Tipuri de date ale cmpurilor disponibile n Access (MDB)

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Urmtoarea list rezum toate tipurile de date ale cmpurilor (tipul de date al cmpului: Caracteristic a unui cmp care determin tipul de date ce poate fi stocat. De exemplu un cmp cu tipul de date Text poate stoca date constnd fie n text, fie n caractere numerice, dar un cmp Numr poate pstra numai date numerice.) disponibile n Microsoft Access, utilizrile acestora i dimensiunile de unitii de memorie.
- 285 -

Text Utilizat pentru text sau combinaii de text i numere, cum ar fi adrese sau pentru numere care nu necesit calcule, cum ar fi numere de telefon, comenzi sau coduri potale. Memoreaz pn la 255 caractere. Proprietatea DimensiuneCmp controleaz numrul maxim de caractere ce pot fi introduse. Memo Utilizat pentru texte i numere lungi, cum ar fi note sau descrieri. Memoreaz pn la 65,536 caractere. Numr Utilizat pentru introducerea datelor n calcule matematice, cu excepia calculelor ce implic valori monetare (utilizare tip Moned). Memoreaz 1, 2, 4 sau 8 octei; memoreaz 16 octei pentru Reproducere ID (GUID). Proprietatea DimensiuneCmp definete tipul anumit de Numr. Dat/Or Utilizat pentru date calendaristice i ore. Memoreaz 8 octei. Moned Utilizat pentru valori monetare i pentru prevenirea rotunjirii n timpul calculelor. Memoreaz 8 octei. AutoNumerotare Utilizat pentru numere secveniale unice (incrementare cu 1) sau aleatoare care sunt automat introduse la adugarea unei nregistrri. Memoreaz 4 octei; memoreaz 16 octei pentru ReproducereID (GUID). Da/Nu Utilizat pentru date ce pot avea doar una din dou valori posibile, cum ar fi Da/Nu, Adevrat/Fals, Activ/Inactiv. Valorile Null (Null: Valoare care se poate insera ntr-un cmp sau se poate utiliza n expresii sau interogri pentru a preciza date lips sau necunoscute. n Visual Basic, cuvntul cheie Null indic o valoare Null. Unele cmpuri cum ar fi cmpurile primare nu pot conine valori Null.) nu sunt permise. Memoreaz 1 bit. Obiect OLE Utilizat pentru obiecte OLE (cum ar fi documente Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, imagini, sunete sau alte date binare) care au fost create n alte programe utiliznd protocolul OLE (OLE: O tehnologie pentru integrarea programelor care se poate utiliza pentru a partaja informaii ntre programe. Toate programele Office accept OLE, deci este posibil partajarea informaiilor prin intermediul obiectelor legate i ncorporate.). - 286 -

Memoreaz pn la 1 gigaoctet (limitat de spaiul pe disc). Hyperlink Utilizat pentru hyperlink-uri (hyperlink: Text colorat i subliniat sau grafic pe care se face clic pentru a ajunge la un fiier, o amplasare dintr-un fiier, o pagin Web de pe World Wide Web sau o pagin Web dintr-un intranet. Hyperlink-urile pot, de asemenea, conduce la grupurile de tiri i la siturile Gopher, Telnet i FTP.). Un hyperlink poate fi o cale UNC (convenia universal de denumire (UNC): O convenie de denumire pentru fiiere care furnizeaz mijloace de localizare a fiierului independente de platforma hardware. n loc s utilizeze o liter de unitate i o cale, numele UNC utilizeaz sintaxa \server tajarecale ume fiier.) sau un URL (Descriptor uniform de resurse (URL - Uniform Resource Locator): O adres care specific un protocol (ca HTTP sau FTP) i o amplasare a unui obiect, document, pagin World Wide Web sau alt destinaie din Internet sau dintr-un intranet, de exemplu: http://www.microsoft.com/.). Memoreaz pn la 64,000 caractere. Expert cutare Utilizat pentru crearea unui cmp ce permite alegerea unei valori din alt tabel sau dintr-o list de valori utiliznd o caseta combo-alegerea acestei opiuni n lista de tipuri de date determin pornirea unui expert care s defineasc aceasta. Necesit aceeai dimensiune de memorare ca i cheia primar (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) care corespunde cmpului Cutare (Cmp de opiune: Cmp utilizat ntr-un formular sau raport dintr-o baz de date Access, care fie afieaz o list de valori regsite dintr-un tabel sau nregistrare, fie stocheaz un set static de valori.)-normal 4 octei.

Ascundere total

- 287 -

Despre modificarea tipului de date al unui cmp (MDB

Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Cteodat este necesar modificarea tipurilor de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) pentru cmpuri care conin deja date. Probabil c ai importat date, iar Microsoft Access nu a setat corespunztor tipurile datelor. Sau este posibil ca tipul datelor setat nainte pentru un cmp s nu mai corespund. naintea conversiei de la un tip de date la altul, trebuie evaluat modul n care modificarea va afecta ntreaga baz de date. Ce interogri, formulare i rapoarte utilizeaz cmpul care este transformat? Va fi probabil necesar modificarea expresiilor (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) care depind de cmpul modificat. Cele mai frecvent utilizate modificri ale tipului de date se mpart n urmtoarele patru categorii: conversia la Text de la alte tipuri de date; conversia din Text la Numr, Moned, Dat/Or, sau Da/Nu; conversia ntre Moned i Numr sau ntre Text i Memo; precum i modificarea setrii proprietii Dimensiune cmp pentru cmpurile Numr.

- 288 -

Conversia la tipul Text de la alte tipuri de date La memorarea numerelor ce vor utilizate n calcule ntr-un cmp Numr sau Moned, poate fi necesar ca pentru un cmp care a fost iniial setat numai pentru numere s se solicite utilizarea literelor i altor caractere ne-numerice. De exemplu, se presupune c exist un cmp Numr ce memoreaz numere de cod. Dac ulterior vei observa c este necesar includerea de litere, de cratime, de parenteze, sau de alte caractere ne-numerice ca pri ale codului, va trebui modificat tipul datelor cmpului la Text. Microsoft Access transform valorile numerice n text utiliznd un format de Numr general i valorile de date la text utiliznd un format Dat general. Valorile transformate nu vor include nici un Moned sau alte caractere de formatare speciale pe care le-ai setat pentru cmp. Conversia din Text la Numr, Moned, Dat/Or, sau Da/Nu Dac exist date memorate ntr-un cmp Text i dorii modificarea cmpului la alt tip de date, Microsoft Access poate transforma valori corespunztoare pentru noul tip de date. De exemplu, dac avei numere memorate ntr-un cmp Text i dorii efectuarea de calcule matematice cu datele respective, trebuie transformat cmpul la tipul de date Numr sau Moned. Dac toate datele memorate n cmp constau numai n valori, avei posibilitatea modificrii tipului de date fr pierderea datelor. Pentru conversii ale tipului de date din Text la Numr, punctele zecimale i separatorii miilor sunt interpretate corespunztor. Simbolurile valutare sunt interpretate n raport cu setrile regionale din Panoul de control din Microsoft Windows.

- 289 -

Pentru conversii de la Text la Dat/Or, majoritatea formatelor dat i or sunt transformate corect. Formatele dat i or sunt interpretate n raport cu setrile regionale din Panoul de control din Windows. Pentru conversii de la Text la Da/Nu, cuvintele Da, Adevrat, sau Activat sunt transformate la o valoare Da, iar Nu, Fals, sau Dezactivat la o valoare Nu. Pentu afiarea cuvintelor Da sau Nu n locul casetelor de selectare, trebuie s facei clic pe fila Cutare dinvizualizare Proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) pentru tabel i s modificai proprietatea Control afiare din Caset de selectare n Caset text. (De asemenea, avei posibilitatea transformrii de la tipul de date Numr la Da/Nu: valorile zero sau Null (Null: Valoare care se poate insera ntr-un cmp sau se poate utiliza n expresii sau interogri pentru a preciza date lips sau necunoscute. n Visual Basic, cuvntul cheie Null indic o valoare Null. Unele cmpuri cum ar fi cmpurile primare nu pot conine valori Null.) sunt transformate n Nu iar valorile diferite de zero n Da). Conversia ntre tipurile Moned i Numr sau ntre Text i Memo Avei ntotdeauna posibilitatea conversiei ntre tipurile de date Moned i Numr. Memorarea valorilor monetare trebuie efectuat ntotdeauna cu tipul de date Moned pentru a asigura corectitudinea calculelor. Trebuie totodat s utilizai un tip de date Moned dac intenionai executarea mai multor calcule ntrun cmp ce conine numere cu pn la patru zecimale. Cmpurile Moned utilizeaz o metod de calcul cu virgul fix, care previne erorile de rotunjire.
- 290 -

Avei oricnd posibilitatea conversiei unui cmp Text ntr-un cmp Memo. De exemplu, dac dorii s memorai valori text mai lungi dect ai intenionat iniial, avei posibilitatea modificrii unui cmp la tipul de date Memo. Totui, dac un cmp nu poate memora mai mult de 255 caractere, trebuie s utilizai tipul de date Text. Modificarea dimensiunii cmpului pentru cmpurile Numr Pentru cmpuri cu tipul de date Numr, setarea proprietii Dimensiune cmp determin tipul specific de numr: Octet, ntreg, ntreg lung, Simpl precizie, Dubl precizie, Zecimal, sau ID reproducere (GUID). Dac transformai un cmp la tipul Numr, gndii-v dac va trebui s modificai setarea Dimensiune cmp pentru valorile memorate n cmp. Dac modificai setarea Dimensiune cmp de la o dimensiune mai mare, cum ar fi Dubl precizie, la o dimensiune mai mic, cum ar fi ntreg, trebuie s v asigurai c valorile memorate n cmp se potrivesc la noua dimensiune a cmpului. Dac trecei la o setare Dimensiune cmp care nu permite numrul de zecimale inclus n valorile curente, numerele vor fi rotunjite. De exemplu, dac modificai un cmp din Dubl precizie la ntreg Lung, zecimalele sunt rotunjite la cel mai apropiat numr ntreg. Totodat, la ncercarea de a salva un tabel ce conine valori prea mari pentru a fi memorate n noua dimensiune, Microsoft Access v avertizeaz c va urma tergerea acestora i nlocuirea lor cu valori Null, dac continuai. Rezultatele conversiei tipului de date al unui cmp Lista urmtoare prezint rezultatele celor mai cunoscute conversii ale tipului de date atunci cnd tabelul conine date.
De la Toate tipurile de date la AutoNumerotare - 291 -

Interzise de Microsoft Access. De la Text la Numr, Moned, Dat/Or, sau Da/Nu Transform textul la valori corespunztoare. Asigur potrivirea valorilor n noul tip de date; valorile necorespunztoare sunt terse. De la Memo la Text Conversie simpl. Datele mai lungi dect setarea Dimensiune cmp sunt trunchiate. De la Numr la Text Transform valorile n text. Numerele preiau formatul Numr general. De la Numr la Moned Conversie din Numr n Moned. Valorile trebuie s se potriveasc noului tip de date; valorile necorespunztoare vor fi terse. De la Dat/Or la Text Transform valorile n text. Datele calendaristice sau orele preiau formatul Dat general. De la Moned la Text Transform valorile n text. Textul nu include simbolurile valutare, cum ar fi $. De la Moned la Numr Conversie simpl. Valorile trebuie s se potriveasc noului tip de date; valorile necorespunztoare vor fi terse. De la AutoNumerotare la Text Transform valorile n text. Valorile pot fi trunchiate n funcie de setarea Dimensiune cmp. De la AutoNumerotare la Numr Conversie simpl. Valorile trebuie s se potriveasc noului tip de date; valorile necorespunztoare vor fi terse. De la Da/Nu la Text Face conversia valorilor la text.

Ascundere total

- 292 -

Setarea sau modificarea tipului de date sau dimensiunii unui cmp (MDB)
Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Dac tabelul conine date, efectuai o copie de rezerv a tabelului naintea modificrii tipului datelor (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) sau dimensiunilor cmpului. Modificarea tipului de date al unui cmp
1. Deschidei tabelul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei clic pe coloana Tip date a cmpului pentru care dorii modificare, clic pe sgeat, i selectai noul tip de date. Facei clic pe Salvare n bara de instrumente.

2.

3.

Atenie Dac la conversia tipului de date va rezulta pierderea valorilor, Microsoft Access afieaz un mesaj despre erorile aprute n timpul conversiei nainte de salvarea modificrilor. Facei clic pe Revocare pentru anularea modificrilor. Facei clic pe OK pentru continuare i salvarea modificrilor.

- 293 -

Not n tabele mari, modificarea unui tip de date poate dura timp ndelungat. Dac la un anumit moment dorii anularea procesului de conversie n timpul execuiei conversiei, apsai CTRL+BREAK, i apoi clic pe OK. Modificarea dimensiunii unui cmp Text sau Numr
1. n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) tabel, n seciunea superioar a ferestrei, facei clic pe cmpul a crui proprietate DimensiuneCmp dorii s o setai. n seciunea inferioar a ferestrei pe fila General, facei clic n caseta proprietate DimensiuneCmp. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru un cmp Text, tastai numrul maxim de caractere pe care le permitei n cmp (pn la 255). Pentru un cmp Numr, facei clic pe sgeat i selectai dimensiunea de cmp dorit. Pentru mai multe informaii despre dimensiuni de cmp, facei clic pe caseta proprietate DimensiuneCmp i apsai F1. Modificarea dimensiunii de cmp implicite pentru cmpuri Text i Numr 1. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni, i clic pe fila Tabele/Interogri. 2. Sub Dimensiuni implicite de cmp, efectuai la alegere:

- 294 -

n caseta Text, tastai numrul maxim de caractere pe care le permitei n cmp (pn la 255). n caseta Numr, facei clic pe sgeat i selectai dimensiunea de cmp dorit. Ascundere total

Despre crearea unui cmp ce caut sau listeaz valori n tabele (MDB)
Not Informaiile din acest articol se aplic numai unei baze de date Microsoft Access (.mdb). Un cmp de cutare furnizeaz o list de valori din care se poate alege la introducerea datelor. Astfel este posibil introducerea mai uoar a datelor i se asigur consecvena datelor n cmpul respectiv. Un cmp de cutare i poate prelua lista de valori de la un tabel sau o interogare, sau de la un set fixat de valori precizate. Cmpuri de cutare care afieaz valori de la un tabel sau o interogare Cea mai cunoscut list de cutare afieaz valori cutate de la un tabel corelat. De exemplu, cmpul IDFurnizor din tabelul Produse afieaz urmtoarea list de cutare:

- 295 -

List de cutare Aceast list este creat prin cutarea valorilor IDFurnizor n tabelul Furnizori i afiarea numelor corespunztoare Furnizorilor. Prin alegerea unei valori dintr-o list de cutare este stabilit valoarea cheii externe (cheie strin: Unul sau mai multe cmpuri dintr-un tabel care refer cmpul sau cmpurile n cheie primar dintr-un alt tabel. Cheia strin precizeaz modul de corelare al tabelelor.) n nregistrarea curent (IDFurnizor din tabelul Produse) la valoarea cheii primare (cheie primar: Unul sau mai multe cmpuri (coloane) ale cror valori identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. O cheie primar nu permite valori Null i trebuie s aib ntotdeauna un index unic. Cheia primar este utilizat pentru a corela un tabel la cheile strine din alte tabele..) a nregistrrii corespunztoare din tabelul corelat (IDFurnizor n tabelul Furnizori). Aceasta creeaz o asociere cu tabelul corelat pentru afiarea (dar nu memorarea) numelor Furnizorilor n nregistrare. Cheia extern (IDFurnizor) este memorat dar nu este afiat. De aceea, orice actualizri efectuate datelor din tabelul Furnizori se vor reflecta att n lista ct i n nregistrrile din tabelul Produse. Trebuie definit un cmp al listei de cutare n tabelul ce va conine cheia extern i va afia lista de cutare. n exemplul de mai sus, cmpul listei de cutare va fi definit n tabelul Produse. Cmpuri de cutare care afieaz un set de valori fixe O list de valori este asemntoare unei liste de cutare, dar const ntr-un set de valori fixe pe care le tastai la crearea acesteia. O list de valori trebuie folosit doar pentru valori care nu se modific prea des i nu necesit memorare ntr-un tabel. De exemplu, o list pentru un cmp cu Formule de adresare ce conine Dl., Dna., sau Dra. ar fi un candidat ideal pentru o list de valori. Prin alegerea unei valori dintr-o list de valori se va
- 296 -

memora valoarea respectiv n nregistrare dar nu creeaz o asociere ctre un tabel corelat. De aceea, dac ulterior se modific oricare din valori iniiale din lista de valori, acestea nu vor fi reflectate n nregistrrile adugate nainte de efectuarea modificrii. Formulare bazate pe tabele cu cmpuri de cutare Dac dup crearea unui cmp al listei de cutare, adugai cmpul unui formular, Microsoft Access copiaz definiia acestuia n formular. Caseta combo sau caseta list sunt create automat pentru formular. Totui, la modificarea definiiei unui cmp al listei de cutare sau de valori n tabel dup adugarea sa la un formular, acele modificri nu vor fi reflectate n formularul respectiv. Pentru a corecta aceasta, tergei cmpul din formular i apoi adugai-l din nou. Crearea unui cmp pentru cutarea datelor n acelai tabel ntr-un tabel se poate crea un cmp de cutare care afieaz valori din acelai tabel. De exemplu, n tabelul Angajai, se poate afia numele superiorului fiecrui angajat n cmpul RaportareLa un cmp de cutare care afieaz datele din cmpurile Prenume i Nume prin cutarea IDAngajat corespunztor. Ascundere total

- 297 -

Crearea unui cmp ce caut sau listeaz valori n tabele (MDB)

Putei aduga un nou cmp List de opiuni (Cmp de opiune: Cmp utilizat ntr-un formular sau raport dintr-o baz de date Access, care fie afieaz o list de valori regsite dintr-un tabel sau nregistrare, fie stocheaz un set static de valori.) sau list de valori fie n vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) tabel sau vizualizare foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.) tabel. Totui, dac un cmp pe care dorii s l utilizai drept cheie extern (cheie strin: Unul sau mai multe cmpuri dintr-un tabel care refer cmpul sau cmpurile n cheie primar dintr-un alt tabel. Cheia strin precizeaz modul de corelare al tabelelor.) pentru un cmp list de opiuni care deja exist, trebuie deschis tabelul cmpului respectiv n vizualizare n mod proiectare pentru a defini cmpul list de opiuni. De exemplu, dac un tabel Produse care conine un cmp IDFurnizor deja definit, se dorete modificat ntr-un cmp list de opiuni pentru afiarea numelor de furnizori din tabelul Furnizori, trebuie deschis tabelul Produse n vizualizare n mod proiectare pentru a schimba IDFurnizor ntr-un cmp list de opiuni. n vizualizare n mod proiectare, creai un fiier care caut date din alt tabel
- 298 -

1. 2.

n vizualizare n mod proiectare, deschidei tabelul n care dorii adugarea cmpului list de opiuni. Variante disponibile:

Pentru a introduce un cmp nou ntr-un tabel, facei clic sub rndul n care dorii introducerea cmpului, i apoi clic pe Inserare rnduri n bara de instrumente, sau pentru adugarea unui cmp nou la sfritul unui tabel, facei clic n primul rnd necompletat. Tastai un nume pentru cmp n coloana Nume Cmp. Dac deja exist cmpul pe care dorii s l utilizai drept cheie extern pentru cmpul list de cutare, facei clic pe rndul cmpului respectiv. De exemplu, dac avei un tabel Produse care conine un cmp IDFurnizor deja definit, i dorii s l modificai ntr-un cmp List de cutare pentru afiarea numelor de furnizori din tabelul Furnizori, facei clic pe rndul cmpului IDFurnizor.
3. 4. 5. n coloana Tip Date, facei clic pe sgeat i selectai Expert de cutare. n prima caset de dialog a Expertului Cutare, selectai opiunea prin care cmpul list de cutare va cuta valorile ntr-un tabel sau o interogare. Facei clic pe Urmtorul i urmai directivele din restul casetelor de dialog din Expertul cutare.

La acionarea butonului Terminare, Microsoft Access creeaz un cmp list de cutare ale crui proprieti se bazeaz pe opiunile pe care le alegei n expert. n vizualizare Foaie de date, creai un cmp care caut date din alt tabel
1. n vizualizare Foaie de date, deschidei tabelul n care dorii adugarea cmpului list de cutare. - 299 -

2. 3. 4.

Facei clic n coloana la dreapta creia dorii inserarea cmpului, i apoi n meniul Inserare, clic pe Coloan de cutare. n prima caset de dialog a Expertului Cutare, selectai opiunea prin care cmpul list de cutare va cuta valorile ntr-un tabel sau o interogare. Facei clic pe Urmtorul i urmai directivele din restul casetelor de dialog din Expertul cutare.

Microsoft Access seteaz proprietile cmpului pe baza opiunilor pe care le alegei n Expert. Implicit, numele noului cmp list de cutare este Cmp#, unde # este un numr oarecare. Dac dorii, se poate modifica numele cmpului. n vizualizare mod proiectare, creai un cmp list de valori
1. Deschidei tabelul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Variante disponibile:

2.

Pentru inserarea cmpului ntr-un tabel, facei clic sub rndul n care dorii adugarea cmpului, i apoi clic pe Inserare rnduri n bara de instrumente.

Pentru adugarea cmpului la sfritul tabelului, facei clic n primul rnd necompletat.
3. 4. 5. 6. n coloana Nume cmp, tastai un nume unic pentru cmp. n coloana Tip date, facei clic pe sgeat i selectai Expert de cutare. n prima caset de dialog Expert de cutare, facei clic pe opiunea care v indic s tastai valorile dorite. Facei clic pe Urmtorul i urmai directivele din restul casetelor de dialog Expert cutare.

- 300 -

Microsoft Access seteaz proprietile cmpului n funcie de alegerile efectuate n expert. n vizualizare Foaie de date, creai un cmp list de valori
1. 2. 3. 4. Deschidei tabelul n Vizualizare foaie de date. Facei clic n coloana la dreapta creia dorii inserarea cmpului, i apoi n meniul Inserare, clic pe Coloan de cutare. n prima caset de dialog din Expert cutare, selectai opiunea care precizeaz c vor fi tastate valorile dorite. Facei clic pe Urmtorul i urmai directivele din restul casetelor de dialog din Expertul cutare.

Microsoft Access seteaz proprietile cmpului pe baza opiunilor pe care le facei n expert. Implicit, numele noului cmp list de cutare este Cmp#, unde # este un numr oarecare. Dac dorii, se poate modifica numele cmpului. Ascundere total

Despre formulare
Un formular este un tip de obiect al bazei de date, care este folosit n primul rnd pentru a introduce sau afia date ntr-o baz de date. De asemenea, se poate folosi un formular ca un panou de comutare care deschide alte formulare i rapoarte din baza de date, sau ca o caset de dialog particularizat care accept intrarea utilizatorului i realizarea unei aciuni bazat pe intrare.

- 301 -

Un formular intrare date Un formular panou de comutare O caset de dialog particularizat Majoritatea formularelor sunt legate de unul sau mai multe tabele i interogri (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.) dintr-o baz de date. O surs de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) a formularului se refer la cmpurile din tabelele i interogrile de baz. Un formular nu trebuie s conin toate cmpurile din fiecare tabel sau interogare pe care se bazeaz. Un formular legat memoreaz sau regsete date din sursa de nregistrri de baz. Alte informaii din formular, cum ar fi titlu, data i numrul paginii sunt memorate n forma formularului.

Elementele grafice, cum sunt liniile i dreptunghiurile, sunt memorate n forma formularului. Datele provin din cmpuri din sursa de nregistrri de baz.
- 302 -

Un calcul provine dintr-o expresie, care este memorat n forma formularului. Textul descriptiv este memorat n forma formularului. Se poate crea o legtur ntre un formular i sursa sa de nregistrri prin folosirea obiectelor grafice, numite controale (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.). Tipul cel mai comun de control folosit pentru afiarea i introducerea datelor este o caset text.

Etichetele afieaz text descriptiv. Casetele text afieaz date din tabelul Produse i introduc date n tabelul Produse. O caset text folosete o expresie pentru a calcula un total. De asemenea, se poate deschide un formular n Vizualizare PivotTable sau PivotChart pentru analizarea datelor. n aceste vizualizri, se poate modifica dinamic aspectul unui formular pentru prezentarea datelor n diferite moduri. Se pot rearanja titlurile rndurilor, coloanelor i cmpurile filtru pn cnd se obine aspectul dorit. De fiecare dat cnd este modificat aspectul,
- 303 -

formularul recalculeaz imediat datele bazate pe aranjamentul nou.

n vizualizarea PivotTable se pot vizualiza datele detaliate sau concise prin aranjarea cmpurilor n filtru, rnd, coloan i arii detaliate. n vizualizarea PivotChart, se pot afia datele vizual prin selectarea unui tip de diagram i vizualizarea datelor prin aranjarea cmpurilor n filtru, serie, categorie i arii de date. Crearea unui formar Se poate crea un formular repede prin folosirea comenzii Formular automat sau a unui expert. Formular automat creeaz un formular care afieaz toata cmpurile i nregistrrile dintr-un tabel sau interogare (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.) de baz. Un expert pune ntrebri i creeaz un formular bazat pe rspunsurile primite. Apoi se poate particulariza formularul n modul dorit n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Particularizarea unui formular
- 304 -

n Vizualizare proiect Se poate particulariza un formular n Vizualizare proiect n urmtoarele moduri: Sursa nregistrare Se modific tabelele i interogrile pe care se bazeaz un formular. Controlul i asistarea utilizatorului Se pot seta proprietile formularului pentru a permite sau preveni utilizatorii de la adugarea, tergerea sau editarea nregistrrilor afiate ntr-un formular. De asemenea se poate aduga Ajutor particularizat unui formular pentru a asista utilizatorii la folosirea formularului. Fereastra Formular Se pot aduga sau elimina butoanele Maximizare i Minimizare, meniuri rapide i alte elemente ale ferestrei Formular. Seciuni Se poate aduga, elimina,ascunde sau redimensiona antetul, subsolul i seciunea detalii ale unui formular. De asemenea, se pot seta proprietile seciunii pentru a controla aspectul i imprimarea unui raport. Controale Se pot muta,redimensiona sau seta proprietile fonturilor unui control. De asemenea, se pot aduga controale pentru a afia valori calculate, totaluri, data i ora curent i alte informaii folositoare ntr-un formular. n Vizualizare PivotTable sau PivotChart Se poate particulariza un formular n Vizualizare PivotTable sau PivotChart n urmtoarele moduri:

- 305 -

Adugarea, mutarea sau eliminarea cmpurilor Se pot aduga cmpuri ariilor filtru, rnd, coloan i detaliu n Vizualizare PivotTable i ariilor filtru, categorie,serie i date n Vizualizare PivotChart. De asemenea, se pot muta cmpuri dintr-o arie n alta i elimina cmpuri din vizualizare. nregistrri filtru Se pot filtra date afiate n vizualizare prin adugarea sau mutarea unui cmp n aria filtru. De asemenea, se poate filtra un cmp n aria rnd i coloan. Sortare nregistrri Se pot sorta elemente n cmpuri rnd sau coloan n ordine ascendent sau descendent. De asemenea, se pot sorta elemente ntr-o ordine particularizat n vizualizarea PivotTable. nregistrri grup Se pot grupa elemente n cmpuri rnd sau coloan pe intervale sau crea grupuri particularizate. Formatare elemente i modificare legende n Vizualizare PivotTable, se pot modifica setrile fonturilor,alinierea, culoarea fundalului i formatul numrului unui cmp. De asemenea, se pot modifica legendele cmpurilor i grupurilor particularizate. n Vizualizare PivotChart, se poate modifica tipul diagramei, formatul semnelor datelor i altele. Ascundere total

Modaliti de a lucra cu date ntrun formular

n Vizualizarea formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor.
- 306 -

Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.), exist toate instrumentele necesare pentru a lucra cu date.

Comutarea vizualizrilor Editarea, verificarea ortografiei sau imprimarea Sortarea, filtrarea sau localizarea nregistrrilor Adugarea sau tergerea nregistrrilor Navigarea prin date Modificarea la alte vizualizri Se poate comuta la alte vizualizri ale unui formular folosind butonul Vizualizare de pe bara de instrumente. Butonul Vizualizare este disponibil n toate vizualizrile unui formular.

Fcnd clic pe buton se va schimba n vizualizarea indicat de butonul grafic.

- 307 -

Sgeata de lng buton expune o list de vizualizri posibile din care se alege. Sortare, filtrare i gsire date Se pot sorta nregistrrile dintr-un formular dup datele dintr-un cmp.

Sortarea nregistrrilor n ordine ascendent sau descendent. Se face clic pe butoanele filtru pentru a limita nregistrrile care se vd ntr-un formular. Cutarea i nlocuirea valorilor n nregistrri. Adugarea i tergerea nregistrrilor Se pot aduga i terge nregistrri n Vizualizare formular.

Acest buton afieaz o nregistrare necompletat pentru a fi completat.

- 308 -

Acest buton terge nregistrarea curent. Navigarea nregistrrilor Se poate naviga ntre nregistrrile afiate ntr-un formular n Vizualizare formular.

Prima nregistrare nregistrare anterioar Se tasteaz un numr nregistrare pentru a trece la. nregistrarea urmtoare Ultima nregistrare nregistrare necompletat (nou) Ascundere total

- 309 -

Depanarea formularelor
Vizualizarea i editarea datelor Formularul este necompletat Un formular poate aprea necompletat pentru unul din urmtoarele motive:

Formularul poate s nu fie legat de o surs de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) de baz. Pentru a lega un formular de o surs de nregistrri de baz, se deschide formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), iar apoi se face dublu clic pe selectorul formularului (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) pentru a deschide foaia de proprieti. n caseta de proprieti Surs de nregistrri se face clic pe o surs de nregistrri din list sau, dac sursa de nregistrri este o interogare (interogare: Chestionare a

- 310 -

datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.), se face clic pe butonul Generare pentru a deschide Generatorul de interogare. Formularul poate fi legat de o surs de nregistrri de baz care nu conine nici o dat. Se verific sursa de nregistrri de baz pentru a se asigura c are date. Formularul se poate baza pe o interogare care nu ntoarce nici o dat. Pentru a vedea dac interogarea ntoarce date, se face dublu clic pe selectorul formularului pentru a deschide foaia de proprieti a formularului, se face dublu clic pe butonul Generare de lng caseta de proprieti Surs de nregistrri pentru a deschide Generatorul de interogare, iar apoi se face clic pe Vizualizare din Generatorul de interogare. Formularul poate fi deschis n modul Intrare Date. Cnd un formular este deschis n modul Intrare Date, se afieaz o nregistrare necompletat astfel nct s se poat aduga date. Pentru a expune toate nregistrrile, se face clic pe comanda Eliminare Filtru/Sortare din meniul nregistrri. Antetul formularului (antet formular: Utilizat pentru a afia un titlu pentru formular, instruciuni pentru utilizarea lui sau butoane de comand care deschid formulare corelate sau realizeaz alte activiti. Apare n partea de sus a formularului din vizualizare Formular i la nceputul unei imprimri.) sau subsolul formularului (subsol formular: Se utilizeaz pentru a afia instruciuni de utilizare a formularului, butoane de comand sau controale nelegate pentru a accepta introducerea de date. Se afieaz n partea de jos a formularului n Vizualizare formular i la sfritul unei imprimri.) poate fi att de mare nct s nu
- 311 -

mai fie spaiu pentru seciunea detaliu (seciunea detalii: Utilizat pentru a cuprinde corpul principal al unui formular sau raport. Aceast seciune conine de obicei controale legate la cmpurile din sursa nregistrrilor, dar este posibil s conin i controale nelegate, cum ar fi etichetele care identific coninutul cmpurilor.). Cnd se deschide un formular pentru prima dat n Vizualizare PivotTable sau PivotChart, nu se vede nici o dat. Folosind lista cmpurilor, se adaug cmpuri ariilor diferite ale vizualizrii. Se pot vedea date doar dintr-un tabel

Pentru a vedea date din mai mult de un tabel, formularul trebuie bazat pe o interogare (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.) care adun mpreun datele din tabele. Pentru a crea o interogare din mai multe tabele fr a nchide formularul, se face astfel: 1. n formular n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face dublu clic pe selectorul formularului (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) pentru a deschide foaia de proprieti a formularului.

- 312 -

2. Se face clic pe caseta de proprieti Surs de nregistrri i apoi se face clic pe butonul Construire de lng caseta de proprieti pentru a deschide Generatorul de interogare. 3. n Generatorul de interogare, se adaug tabelele i cmpurile care se vor include n interogarea de baz, iar apoi se nchide Generatorul de interogare. Microsoft Access actualizeaz proprietatea Surs de nregistrri pentru a folosi interogarea creat. Not De asemenea, se poate crea un formular cu tabele multiple prin folosirea Expertului Formular, Expertului PivotTable sau Expertului PivotChart. Nu se pot edita date n formular Nu se pot edita date ntr-un formular din cauza unuia din urmtoarele motive:

Formularul a fost creat ca un formular doar n citire. Dac proprietile SePermittergeri, SePermitAdugri i SePermitEditri ale formularului sunt setate pe Nu, nu se pot face modificri datelor de baz. Proprietatea Blocat pentru unul sau mai multe controale (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) poate fi setat la Da. Altcineva poate folosi formularul simultan, iar proprietatea Blocarenregistrri pentru formular este setat la Toate
- 313 -

nregistrrile sau nregistrare Editat. Se va vedea indicatorul nregistrare blocat din selectorul nregistrare (selector nregistrare: O caset sau o bar mic la stnga unei nregistrri pe care se face clic pentru a selecta ntreaga nregistrare n Vizualizare foaie de date sau Vizualizare formular.) dac acesta este cazul. Se ateapt un timp i apoi se ncearc din nou. Poate se ncearc editarea datelor ntr-un control calculat. Un control calculat afieaz rezultatul unei expresii (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.). Datele afiate ntr-un control calculat nu sunt memorate, deci nu pot fi editate. Interogarea (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.) sau instruciunea SQL de baz pentru un formular poate s nu fie actualizabil. Nu se pot edita date n vizualizarea PivotTable sau PivotChart. Formulare PivotTable Not Un formular PivotTable este diferit de un formular care se deschide in vizualizare PivotTable. Nu avei posibilitatea s creai formulare PivotTable n Microsoft Access 2002 sau n versiunile ulterioare. n schimb, avei posibilitatea s deschidei n vizualizare PivotTable un formular existent i s construii aspectul vizualizrii sau s utilizai Expertul PivotTable pentru a v ajuta s proiectai vizualizarea PivotTable pentru un formular nou.
- 314 -

Unele date din formularul PivotTable sunt n afara ferestrei i nu exist nici o bar de defilare pentru a vedea restul datelor

Pentru a defila printre datele din formularul PivotTable, se face clic pe butonul Editare Obiect PivotTable, care deschide Microsoft Excel. Atunci se poate vedea ntregul formular PivotTable i defila prin date.

S-a fcut clic pe buton pentru a edita formularul PivotTable, dar Microsoft Excel nu permite nici o modificare nainte de a putea modifica un formular PivotTable, este necesar s se actualizeze datele afiate. 1. Deschidei formularul PivotTable n Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.). 2. Se face clic pe butonul Editare Obiect PivotTable. 3. Pe meniul Date din Microsoft Excel, se face clic pe Remprosptare Date. Not Cnd se editeaz formularul PivotTable, se folosete Microsoft Excel i se poate obine Ajutor Excel pentru rapoarte PivotTable. Dac nu se gsete rspunsul necesar n temele Ajutor Excel, se poate folosi Ajutorul Microsoft Access cnd formularul PivotTable este deschis n Vizualizare Formular, n Access.

- 315 -

Dac se deschide Microsoft Excel fr a trece prin formularul care conine obiectul PivotTable, nu se gsete formularul PivotTable Un obiect PivotTable este un obiect ncorporat, care este memorat n Microsoft Access. Dac se dorete s se lucreze cu obiectul PivotTable folosind Expert Raport PivotTable al Excel, se face clic pe butonul Editare Obiect PivotTable de pe formularul Access. O dat ce a fost deschis obiectul PivotTable n Excel, se poate salva o copie ca un raport Excel PivotTable. Oricum, raportul PivotTable din Excel i obiectul PivotTable din formularul Access nu sunt legate. Dac se modific obiectul PivotTable din Access, modificrile nu se vor reflecta n raportul PivotTable din Excel, i invers, deci datele vor fi discordante. Formularul PivotTable arat diferit de un formular PivotTable care este creat folosind Microsoft Access 2002 sau o versiune ulterioar Nu se pot crea formulare PivotTable n Access 2002 sau o versiune ulterioar. n schimb, se poate deschide un formular n Vizualizare PivotTable sau PivotChart pentru a obine aceeai funcionalitate ca un formular PivotTable. De asemenea, se pot folosi experii PivotTable sau Chart pentru a genera vizualizarea pentru un formular nou. Subformulare Toate nregistrrile apar n subformular - ele nu se modific cnd sunt mutate nregistrare cu nregistrare n formularul principal
- 316 -

Este necesar legarea formularului principal i a subformularului folosind proprietile LegareCmpuri Secundare i LegareCmpuriPrincipale. 1. Deschidei formularul principal n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). 2. Dup ce ai selectat controlul subformular (control subformular/subraport: Control care afieaz un subformular ntr-un formular sau un subformular sau un subraport ntr-un raport.), facei clic pe Proprieti n bara de instrumente, pentru a afia foaia de proprieti a controlului subformular. 3. Se tasteaz cmpuri sau controale legate n proprietile LegareCmpuriSecundare i LegareCmpuriPrincipale. Pentru a introduce mai mult de un cmp sau control legat, se separ numele cmpurilor sau a controalelor cu punct i virgul. Dac se introduce mai mult de un nume de cmp sau control, trebuie introduse numele n aceeai ordine n ambele proprieti. o n caseta de proprieti LegareCmpuriSecundare, se introduce numele fiecrui cmp legat n subformular. (Nu se poate folosi numele unui control n aceast proprietate). o n caseta de proprieti LegareCmpuriPrincipale se introduce numele fiecrui cmp legat sau control n formularul principal. Dac nu se tie sigur care cmp legat sau control este pentru fiecare proprietate, se face clic pe butonul Construire de lng caseta de proprieti
- 317 -

pentru a deschide Subformular Editor de Legturi. 4. Se comut pe Vizualizare Formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) pentru a testa legtura. Dac deja au fost setate proprietile LegareCmpuriSecundare i LegareCmpuriPrincipale i subformularul nc nu merge, trebuie asigurat c nu s-au folosit cmpuri care au fost redenumite sau terse. De asemenea, trebuie asigurat c s-au ortografiat corect numele cmpurilor. Note

Cmpurile legate nu trebuie s apar n formularul principal sau n subformular, dar trebuie s fie incluse n sursa de nregistrri de baz. Cmpurile legate trebuie s conin acelai fel de date i s aib acelai tip de date (tip de date: Caracteristica unui cmp care determin ce tip de date poate conine. Tipurile de date includ Boolean, ntreg, Lung, Simbol monetar, cu simpl precizie, cu dubl precizie, ir de caractere i Variant (implicit).) sau unul compatibil sau dimensiune a cmpului. Trebuie asigurat c proprietatea LegareCmpuriSecundare este setat la numele cmpului (cum este specificat n proprietatea SursaControl), nu pe numele controlului (cum este specificat n proprietatea Nume). Proprietatea

- 318 -

LegareCmpuriPrincipale poate fi setat fie pe numele cmpului, fie al controlului. S-a obinut #Eroare? sau #Nume? cnd s-a ncercat afiarea datelor din subformular n formularul principal Pentru a afia o valoare dintr-un subformular n formularul principal, se creeaz un control calculat (control calculat: Control care se utilizeaz ntr-un formular, raport sau ntr-o pagin de acces la date pentru a afia rezultatul unei expresii. Rezultatul este recalculat de fiecare dat cnd se efectueaz o modificare a vreuneia dintre valorile pe care se bazeaz expresia.) care se refer la controlul subformularului folosind urmtoarea sintax: =Forms![numeformular]![numesubformular]![numecontrol] De exemplu, se presupune c exist un formular Comenzi i un subformular Comenzi. n subsolul formularului al subformularului, este o caset text numit SubtotalComand care nsumeaz nregistrrile din subformular. Pentru a afia valoarea acestui control din formularul principal, se folosete urmtoarea expresie: =Forms![Comenzi]![Subformular Comenzi]![SubtotalComenzi] Dac deja a fost folosit aceast sintax i nc se obine o eroare, se verific pentru a se asigura c formularul, subformularul i numele controalelor sunt corecte. Se asigur c numele la care se face referire sunt numele specificate n proprietatea Nume pentru fiecare obiect. De asemenea, se asigur c s-a inclus semnul de exclamare n locurile corecte. Nu se pot afia anteturile formularelor sau subsolurile formularelor n subformularul foaie de date
- 319 -

Un formular sau subformular vizualizat n Vizualizare Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.) nu afieaz un antet i subsol de formular chiar dac au fost incluse n Vizualizare n mod proiectare (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Se pot afia un antet i un subsol de formular ntr-un subformular i fcute s arate ca o foaie de date (foaie de date: Date dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat care se afieaz ntr-un format pe rnduri i coloane.) prin dimensionarea seciunii detaliu (seciunea detalii: Utilizat pentru a cuprinde corpul principal al unui formular sau raport. Aceast seciune conine de obicei controale legate la cmpurile din sursa nregistrrilor, dar este posibil s conin i controale nelegate, cum ar fi etichetele care identific coninutul cmpurilor.) a formularului la dimensiunea unui singur rnd i seta proprietatea VizualizareImplicit a subformularului pe Formulare Continui. Foaie de proprieti Nu se poate deschide foaia de proprieti n Vizualizare Formular sau Foaie de date Pentru a putea deschide foaia de proprieti cnd un formular este deschis n Vizualizare Formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) sau
- 320 -

Vizualizare Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.), proprietatea SePermitModificriProiect a formularului trebuie setat la Toate Vizualizrile. Imagini Se obine un mesaj de eroare cnd se ncearc adugarea unei imagini n format grafic JPEG Variante disponibile:

Transformarea imaginii n format grafic GIF sau BMP. Se reduce dimensiunea imaginii. Ascundere total

Comutarea ntre vizualizrile obiectelor bazei de date

Comutarea ntre vizualizri a unui formular, raport, interogare sau tabel
Se face clic pe butonul Vizualizare de pe bara de instrumente. Pentru a modifica pe vizualizarea indicat de grafic, se face clic pe butonul nsui. Pentru a vedea o list a altor vizualizri din care se poate alege, se face clic pe sgeata de lng buton.

- 321 -

Not Vizualizrile afiate n lista butonului Vizualizare i pe meniul Vizualizare depind de setarea proprietilor SePermiteVizualizareFormular, SePermiteVizualizareFoaieDeDate, SePermiteVizualizarePivotTable i SePermiteVizualizarePivotChart ale formularului. Comutarea ntre vizualizri a unui subformular Cnd un formular principal este deschis n Vizualizare formular, se poate comuta ntre vizualizrile subformularelor sale.
1. 2. 3. Se deschide formularul principal n Vizualizare formular. Se face clic pe subformularul a crui vizualizare se va schimba. n meniul Vizualizare, indicai spre Subform, apoi facei clic pe vizualizarea dorit.

Not Vizualizrile disponibile pentru un subformular depind de setarea proprietilor SePermiteVizualizareFormular, SePermiteVizualizareFoaieDeDate, SePermiteVizualizarePivotTable i SePermiteVizualizarePivotChart ale subformularului. Comutarea ntre vizualizri a unei pagini de acces la date Pentru a deschide o pagin de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), Vizualizare pagin (Vizualizare pagin: O fereastr Access n care se poate rsfoi coninutul unei pagini de acces la date. Paginile au aceeai funcionalitate n Vizualizarea pagin ca n Internet Explorer 5.0 sau ulterior.) sau n Microsoft
- 322 -

Internet Explorer, trebuie s avei Microsoft Internet Explorer 5.01 cu Service Pack 2 (SP2) sau o versiune ulterioar pe calculator.
Pentru a comuta ntr-o alt vizualizare Microsoft Access, se face clic pe butonul Vizualizare de pe bara de instrumente. Pentru a schimba pe vizualizarea indicat de grafic, se face clic pe butonul nsui. Pentru a vedea o list a altor vizualizri din care se poate alege, se face clic pe sgeata de lng buton. Pentru a comuta din Internet Explorer n Microsoft Access, se face clic pe Editare cu Microsoft Access din meniul Fiier.

Ascundere total

Deschiderea unui obiect al bazei de date

Deschiderea unui tabel
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Tabele . Facei clic pe tabelul care dorii s se deschid. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide tabelul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte
- 323 -

baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide tabelul n Vizualizare Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.), se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Deschiderea unui formular sau subformular
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Formulare . Se face clic pe formularul sau subformularul care se va deschide. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide formularul n Vizualizare formular, (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc
- 324 -

de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Not Dac formularul principal este deschis n Vizualizare proiect i se dorete s se deschid un subformular ntr-o fereastr separat, se selecteaz subformularul i se face clic pe Subformular n Fereastr Nou din meniul Vizualizare. Controlul subformularului din formularul principal va deveni alb i va afia numele subformularului. Trebuie salvate individual modificrile formularului principal i subformularului. Deschiderea unui raport sau subraport
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Rapoarte. Se face clic pe raportul sau subraportul care se va deschide. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide raportul n Examinare naintea Imprimrii (examinare naintea imprimrii: O vizualizare a unui document aa cum va apare la imprimare.), se face
- 325 -

clic pe Examinare de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Deschiderea unei interogri (selectare sau tabel ncruciat) care afieaz nregistrri
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Interogri . Facei clic pe interogarea care vrei s o deschidei. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide interogarea n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide interogarea n Vizualizare foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.), se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Note
Cnd se deschide interogarea selectare sau tabel ncruciat n Vizualizare foaie de date, de fapt se efectueaz interogarea.

- 326 -

Dac anterior a fost salvat o interogare n timp ce a fost deschis n vizualizare SQL (Vizualizare SQL: O fereastr care afieaz instruciunea SQL pentru interogarea curent sau care se utilizeaz pentru crearea unei interogri specifice SQL (de uniune, direct sau de definiie date). Cnd se creeaz o interogare n Vizualizare proiect, Access construiete echivalentul su SQL n Vizualizare SQL.), Microsoft Access deschide interogarea n vizualizare SQL data viitoare cnd se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date a acelei interogri.

Deschiderea unei pagini de acces la date Pentru a deschide o pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.), trebuie s avei Microsoft Internet Explorer 5.01 cu Service Pack 2 (SP2) sau o versiune ulterioar pe calculator.
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Pagini . Facei clic pe pagina de acces la date pe care vrei s o deschidei. Variante disponibile:

2. 3.

Pentru a deschide pagina n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), se

- 327 -

face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide pagina n Vizualizare pagin (Vizualizare pagin: O fereastr Access n care se poate rsfoi coninutul unei pagini de acces la date. Paginile au aceeai funcionalitate n Vizualizarea pagin ca n Internet Explorer 5.0 sau ulterior.), se face clic pe Deschidere de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide pagina n Internet Explorer, se execut una din urmtoarele variante:
o o Se deschide pagina n Vizualizare proiect sau Vizualizare pagin, iar apoi se face clic pe Examinare Pagin Web din meniul Fiier. Dac avei Internet Explorer ca browser Web implicit, n Windows Explorer, se face dublu clic pe fiierul HTML pentru a deschide pagina n Internet Explorer.

Not De asemenea, se poate deschide o pagin n Vizualizare pagin fcnd clic pe Deschidere din meniul Fiier din Microsoft Access. Access deschide pagina fr a deschide baza de date la care este conectat pagina, deci experii, generatorii i programele de completare nu sunt disponibile. Deschiderea unei macrocomenzi
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Macrocomenzi . Facei clic pe numele macrocomenzii pe care dorii s o deschidei.

2.

- 328 -

3.

Se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date.

Deschiderea unui modul

1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Module . Variante disponibile:

2.

Pentru a deschide un nou modul standard (modul standard: Modul n care se amplaseaz procedurile Sub i Function care vor fi disponibile altor proceduri din cadrul bazei de date.), se face clic pe butonul Nou de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide un modul standard sau de clas existent, se selecteaz modulul pe care vrei s-l deschidei, iar apoi se face clic pe Form de pe bara de instrumente a ferestrei Baz de date. Pentru a deschide un modul formular (modul formular: Modul care cuprinde cod pentru toate procedurile eveniment declanate de evenimentele care apar ntr-un anumit formular sau n controalele sale.) sau un modul raport (modul raport: Modul care include cod pentru toate procedurile eveniment declanate de evenimentele aprute ntr-un anumit raport sau n controalele sale.), deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica
- 329 -

proiectul celor existente.), apoi facei clic pe Cod bara de instrumente.

Pentru a deschide un modul de clas (modul de clas: Un modul care poate conine definiia pentru un obiect nou. Cnd se creeaz o nou instan a unei clase, se creeaz noul obiect. Procedurile definite n modul devin proprietile i metodele obiectului.) care nu este asociat cu un formular sau raport, se face clic pe Modul de Clas din meniul Inserare. Ascundere total

Despre vizualizrile unui formular

Vizualizare proiect Pentru crearea unui formular se lucreaz n Vizualizare proiect. Vizualizarea unui formular n Vizualizare proiect este ca statul la o mas de lucru nconjurat de instrumente utile

Se face clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta pe alt vizualizare. Se folosete bara de instrumente Formatare pentru a modifica fonturile sau dimensiunile fonturilor, a alinia textul,
- 330 -

modifica chenarul sau limea liniei sau a aplica culori sau efecte speciale. Se aliniaz controalele (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) cu riglele. Se plaseaz controalele n seciunea detaliu (seciunea detalii: Utilizat pentru a cuprinde corpul principal al unui formular sau raport. Aceast seciune conine de obicei controale legate la cmpurile din sursa nregistrrilor, dar este posibil s conin i controale nelegate, cum ar fi etichetele care identific coninutul cmpurilor.) sau n una din celelalte seciuni. Se folosete caseta de instrumente pentru a aduga controale, ca etichetele i casetele text. Vizualizare formular i Vizualizare foaie de date Dup ce este creat un formular n Vizualizare proiect, se poate vizualiza n Vizualizare formular sau Vizualizare foaie de date.

n Vizualizare foaie de date, se pot vizualiza nregistrri n format linie i coloan, astfel nct se pot vedea multe nregistrri o dat.
- 331 -

n Vizualizare formular, se poate privi, de obicei, la o singur nregistrare o dat. n Vizualizare formular sau Vizualizare foaie de date, se folosesc butoanele de navigare (butoane de navigare: Butoane care se utilizeaz pentru a parcurge nregistrrile. Sunt plasate n colul din stnga sus al ferestrei vizualizrii Foaie de date i Formular. Sunt disponibile i n timpul examinrii, aa nct se poate face deplasarea printre paginile documentului.) pentru a naviga rapid ntre nregistrri. Vizualizare PivotTable i Vizualizare PivotChart Se poate deschide un formular care este legat de date n Vizualizare PivotTable sau Vizualizare PivotChart. n aceste vizualizri, se poate modifica dinamic aspectul unui formular pentru a analiza date n modaliti diferite. Se pot rearanja titlurile rndurilor, titlurile coloanelor i cmpurile filtru pn cnd se realizeaz aspectul dorit. De fiecare dat cnd este modificat aspectul, formularul recalculeaz imediat datele bazate pe aranjamentul nou.

n Vizualizare PivotTable, se pot vizualiza date detaliate sau rezumate prin aranjarea cmpurilor n filtru, rnd, coloan i arii detaliu.

- 332 -

n vizualizarea PivotChart, se pot afia date vizual prin selectarea unui tip de diagram i vizualizarea datelor prin aranjarea cmpurilor n filtru, serie, categorie i arii date. Ascundere total

Crearea unui formular

Exist trei moduri de a crea un formular. Bazarea pe un singur tabel sau interogare prin folosirea AutoFormular AutoFormular creeaz un formular care afieaz toate cmpurile i nregistrrile din tabelul de baz sau din interogare (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.). Dac sursa de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) selectat are tabele sau interogri n relaie, formularul va include, de asemenea, toate cmpurile i nregistrrile din acele surse de nregistrri. Cum?
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i - 333 -

deschiderea obiectelor existente.), de sub Obiecte, facei clic pe Formulare . Facei clic pe butonul Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. n caseta de dialog Formular Nou se face clic pe unul dintre experii urmtori: o AutoFormular: Coloane Fiecare cmp apare pe o linie separat cu o etichet n stnga lui. o AutoFormular: Tabele Cmpurile din fiecare nregistrare apar pe o linie, cu etichetele afiate o singur dat n partea superioar a formularului. o AutoFormular: Foaie de date Cmpurile din fiecare nregistrare apar n format rnd-i-coloan, cu o nregistrare n fiecare rnd i un cmp n fiecare coloan. Numele cmpurilor apar n partea superioar a fiecrei coloane. o AutoFormular: PivotTable Formularul se deschide n Vizualizare PivotTable. Se pot aduga cmpuri prin glisarea acestora din lista de cmpuri n diferite arii de vizualizare. o AutoFormular: PivotChart Formularul se deschide n Vizualizare PivotChart. Se pot aduga cmpuri prin glisarea acestora din lista de cmpuri n arii diferite de vizualizare. Se face clic pe tabelul sau interogarea care include datele pe care se dorete s se bazeze formularul. Facei clic pe OK.

2. 3.

4. 5.

Microsoft Access aplic ultima AutoFormatare (autoformatare: O colecie de formate care determin aspectul controalelor i seciunilor dintr-un formular sau raport.) folosit pentru formular. Dac nu a fost creat nainte un formular cu un expert sau nu a fost folosit comanda AutoFormatare din meniul Formatare, se folosete autoformatarea Standard. Sfat De asemenea, se poate crea un AutoFormular coloane, bazat pe sursa de nregistrri deschis sau pe sursa de nregistrri care este selectat n fereastra Baz de date. Se face clic pe AutoFormular
- 334 -

din meniul Inserare sau se face clic pe sgeata de lng butonul Obiect Nou de pe bara de instrumente i apoi se face clic pe AutoFormular. Dac sursa de nregistrri selectat are tabele n relaie, AutoFormular adaug un subformular care conine tabelele n relaie afiate ca foi de date (foaie de date: Date dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat care se afieaz ntr-un format pe rnduri i coloane.) i subfoi de date (subfoaie de date: O foaie de date imbricat n cadrul altei foi de date i care conine date corelate sau unite cu prima foaie de date.). Bazarea pe unul sau mai multe tabele sau interogri cu un expert Expertul pune ntrebri detaliate despre sursele de nregistrri, cmpuri, aspectul i formatul dorit i creeaz un formular bazat pe rspunsurile primite. Cum?
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Formulare . Facei clic pe butonul Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. n caseta de dialog Formular Nou se face clic pe expertul care va fi folosit. O descriere a expertului apare n partea stng a casetei de dialog. Se face clic pe numele tabelului sau alt surs de nregistrri care include datele pe care se va baza formularul.

2. 3. 4.

Not Nu este necesar efectuarea acestui pas, dac este selectat ExpertFormular sau Expert PivotTable n pasul 3 se poate specifica sursa de nregistrri pentru formular mai trziu.
- 335 -

5. 6.

Facei clic pe OK. Urmai instruciunile din Expert.

Dac formularul rezultat nu arat n modul dorit, se poate modifica n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), Vizualizare PivotTable sau Vizualizare PivotChart. Note

Dac se dorete includerea cmpurilor din mai multe tabele sau interogri n formular, nu se face clic pe Urmtorul sau Terminat dup selectarea cmpurilor din primul tabel sau interogare din Expert Formular. Se repet paii pentru a selecta un tabel sau interogare i se aleg cmpurile care se vor include n formular, pn se selecteaz toate cmpurile solicitate. Dac se face clic pe una din opiunile AutoFormular, Microsoft Access folosete autoformatarea (autoformatare: O colecie de formate care determin aspectul controalelor i seciunilor dintr-un formular sau raport.) specificat ultima dat n Expert Formular sau folosete comanda AutoFormatare din meniul Formatare n Vizualizare proiect.

Pe cont propriu n Vizualizare proiect Se creeaz un formular primar i se particularizeaz n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) pentru a se potrivi cerinelor.
- 336 -

Cum?
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Formulare . Facei clic pe butonul Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. n caseta de dialog Formular Nou se face clic pe Vizualizare proiect. Se face clic pe numele tabelului sau altei surse de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) care include datele pe care se va baza formularul. Dac formularul nu va conine date (de exemplu, dac se dorete s se creeze un formular pentru a-l folosi ca panou de comutare pentru a deschide alte formulare sau rapoarte sau dac se dorete crearea unei casete de dialog particularizate), nu se selecteaz nimic din aceast list.

2. 3. 4.

Sfat Dac se dorete s se creeze un formular care s foloseasc date din mai mult de un tabel, se bazeaz formularul pe o interogare (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.). 5. Facei clic pe OK. Microsoft Access afieaz formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul
- 337 -

urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Ascundere total

Despre folosirea unui ablon pentru crearea unui formular sau raport
Atunci cnd se creeaz un formular sau raport fr a se folosi un expert, Microsoft Access folosete un ablon pentru a defini caracteristicile implicite ale formularului sau raportului. ablonul determin ce seciuni va avea un formular sau raport i definete dimensiunile fiecrei seciuni. De asemenea, ablonul conine toate proprietile implicite setate pentru formular sau raport i pentru seciunile i controalele (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) acestuia. n orice caz, un ablon nu creeaz controale ntr-un formular sau raport nou. abloanele implicite pentru formulare sau rapoarte sunt denumite Normal. Oricum, se poate folosi orice formular sau raport existent ca un ablon. De asemenea, se poate crea un formular sau raport pentru a fi folosit doar ca ablon. Modificarea ablonului nu are nici un efect asupra formularului sau raportului existent.
- 338 -

Microsoft Access salveaz setrile pentru opiunile ablon Formular i ablon Raport n fiierul cu informaiile grupului de lucru (fiier de informaii al grupului de lucru: Un fiier pe care Access l citete la pornire care conine informaii despre utilizatorii dintr-un grup de lucru. Aceast informaie include numele de cont ale utilizatorilor , parolele lor, i grupurile n care sunt membri.) Microsoft Access, nu n baza de date Microsoft Access (baz de date Microsoft Access: O colecie de date i obiecte (cum ar fi tabele, interogri sau formulare) care sunt corelate cu un anumit subiect sau scop. Motorul baz de date Microsoft Jet gestioneaz datele.) (fiier.mdb) sau proiect Microsoft Access (proiect Microsoft Access: Un fiier Access care se conecteaz la o baz de date Microsoft SQL Server i se utilizeaz pentru a crea aplicaii client/server. Un fiier proiect nu' conine date sau obiecte bazate pe definiii de date, precum tabele i vizualizri.) (fiier.adp). Atunci cnd se modific o opiune a setrii, modificarea se aplic oricrei baze de date Access sau proiect Access deschise sau create. Dac abloanele nu sunt ntr-o baz de date Access sau ntr-un proiect Access, Microsoft Access folosete ablonul Normal pentru orice formular sau raport nou creat. Oricum, numele abloanelor apar n opiunile ablon Formular i ablon Raport n orice baz de date Access sau proiect Access din sistemul dumneavoastr de baze de date, chiar dac abloanele nu sunt n toate bazele de date Access sau proiectele Access.

Setarea ablonului implicit pentru formulare i rapoarte

Se poate folosi fie un formular sau raport existent ca ablon, fie crea un formular sau raport numai pentru folosirea ca ablon.
- 339 -

Modificarea ablonului implicit nu are nici un efect asupra formularelor i rapoartelor existente.
1. 2. 3. 4. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni. Facei clic pe fila Formulare/Rapoarte. Se tasteaz numele noului ablon n caseta ablon formular sau ablon raport. Facei clic pe OK.

Not Pentru a vedea numele ablonului care este folosit curent pentru formulare sau rapoarte noi, se face clic pe Opiuni din meniul Instrumente, iar apoi se face clic pe tabulatorul Formulare/Rapoarte.

Utilizarea unui format predefinit

1. Deschidei un formular sau raport n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Variante disponibile:

2.

Pentru formatarea ntregului formular sau raport, se face clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau pe selectorul de raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.).

- 340 -

Pentru formatarea unei seciuni individuale, se face clic pe selectorul de seciune (selectorul de seciune: Caseta care apare n partea stng a unei bare de seciune, la deschiderea unui obiect n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru efectuarea de operaiuni la nivel de seciune, cum ar fi selectarea seciunii.). Pentru formatarea unuia sau a mai multor controale (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.), se selecteaz controalele.
3. 4. 5. Facei clic pe AutoFormatare n bara de instrumente. Se face clic pe unul din formatele din list. Dac se dorete specificarea cror atribute s li se aplice (font, culoare sau bordur), se face clic pe Opiuni.

Not Trebuie selectat ntregul formular sau raport pentru a aplica o imagine fundal.

Crearea, actualizarea sau tergerea unui format automat

1. Deschidei un formular sau raport n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). n meniul Format, facei clic pe AutoFormatare. - 341 -

2.

3. 4. 5.

n caseta de dialog AutoFormatare se face clic pe un format automat din list. Se face clic pe butonul Opiuni, iar apoi trebuie asigurat c atributele care se vor modifica sunt selectate. Se face clic pe butonul Particularizare, iar apoi se face clic pe o opiune particularizat. Variante disponibile:

Se creeaz un format automat nou bazat pe formularul sau raportul deschis. Se actualizeaz formatul automat bazat pe formularul sau raportul deschis. Se terge formatul automat selectat din list.
6. Se face clic pe OK de dou ori pentru a nchide casetele de dialog.

Ascundere total

Legarea unui formular sau a unui raport necompletat la unul sau mai multe tabele sau interogri
1. Stabilii sursa de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) a formularului sau raportului.

Cum?

- 342 -

Dup ce a fost creat un formular sau raport, se poate modifica sursa sa de nregistrri pentru a include sau exclude unul sau mai multe cmpuri, coloane, tabele sau interogri (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.). Modificnd sursa de nregistrri se va schimba coninutul listei de cmpuri (list de cmpuri: Fereastr care listeaz toate cmpurile din sursa de nregistrri sau obiectul baz de date subordonate, exceptnd n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date. n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date, ea listeaz toate sursele de nregistrri din baza de date subordonat.).
1. Deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei dublu clic pe selectare formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau pe selectare raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.) pentru a deschide foaia de proprieti. Varianta disponibile: Pentru a include toate cmpurile sau coloanele dintrun singur tabel sau interogare n sursa de nregistrri, se face clic pe sgeata din caseta de proprieti Sursa de nregistrri pentru a selecta dintr-o list de tabele i interogri. Pentru a baza un formular sau raport pe anumite cmpuri sau coloane sau pe mai mult de un tabel sau - 343 -

2.

3.

2.

interogare, se face clic pe butonul Generare de lng proprietatea Surs de nregistrri pentru a deschide interogarea. Utilizai lista de cmpuri (list de cmpuri: Fereastr care listeaz toate cmpurile din sursa de nregistrri sau obiectul baz de date subordonate, exceptnd n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date. n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date, ea listeaz toate sursele de nregistrri din baza de date subordonat.) pentru a aduga controale (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) legate la cmpurile sau la coloanele subordonate formularului sau raportului.

Ascundere total

Modaliti de a particulariza un formular

n Vizualizare proiect Se poate particulariza un formular n Vizualizare proiect n urmtoarele moduri:
Sursa nregistrare Se modific tabelele i interogrile pe care se bazeaz un formular.

Controlul i asistarea utilizatorului Se pot seta proprietile formularului pentru a permite sau preveni utilizatorii de la adugarea, tergerea sau editarea nregistrrilor afiate ntr-un
- 344 -

formular. De asemenea se poate aduga Ajutor particularizat unui formular pentru a asista utilizatorii la folosirea formularului. Fereastra Formular Se pot aduga sau elimina butoanele Maximizare i Minimizare, meniuri rapide i alte elemente ale ferestrei Formular. Seciuni Se poate aduga, elimina,ascunde sau redimensiona antetul, subsolul i seciunea detalii ale unui formular. De asemenea, se pot seta proprietile seciunii pentru a controla aspectul i imprimarea unui raport. Controale Se pot muta,redimensiona sau seta proprietile fonturilor unui control. De asemenea, se pot aduga controale pentru a afia valori calculate, totaluri, data i ora curent i alte informaii folositoare ntr-un formular. n Vizualizare PivotTable sau PivotChart Se poate particulariza un formular n Vizualizare PivotTable sau PivotChart n urmtoarele moduri: Adugarea, mutarea sau eliminarea cmpurilor Se pot aduga cmpuri ariilor filtru, rnd, coloan i detaliu n Vizualizare PivotTable i ariilor filtru, categorie,serie i date n Vizualizare PivotChart. De asemenea, se pot muta cmpuri dintr-o arie n alta i elimina cmpuri din vizualizare. nregistrri filtru Se pot filtra date afiate n vizualizare prin adugarea sau mutarea unui cmp n aria filtru. De asemenea, se poate filtra un cmp n aria rnd i coloan. Sortare nregistrri Se pot sorta elemente n cmpuri rnd sau coloan n ordine ascendent sau descendent. De asemenea, se
- 345 -

pot sorta elemente ntr-o ordine particularizat n vizualizarea PivotTable. nregistrri grup Se pot grupa elemente n cmpuri rnd sau coloan pe intervale sau crea grupuri particularizate. Formatare elemente i modificare legende n Vizualizare PivotTable, se pot modifica setrile fonturilor,alinierea, culoarea fundalului i formatul numrului unui cmp. De asemenea, se pot modifica legendele cmpurilor i grupurilor particularizate. n Vizualizare PivotChart, se poate modifica tipul diagramei, formatul semnelor datelor i altele. Ascundere total

Modificarea sursei de nregistrri sau a informaiilor de conectare

Modificarea sursei de nregistrri a unui formular sau raport Dup ce a fost creat un formular sau raport, se poate modifica sursa sa de nregistrri pentru a include sau exclude unul sau mai multe cmpuri, coloane, tabele sau interogri (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.). Modificnd sursa de nregistrri se va schimba coninutul listei de cmpuri (list de cmpuri: Fereastr care listeaz toate cmpurile din sursa de nregistrri sau obiectul baz de date subordonate, exceptnd n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date. n Vizualizare
- 346 -

proiect pentru paginile de acces la date, ea listeaz toate sursele de nregistrri din baza de date subordonat.).
1. Deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Se face dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau selectorul de raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.) pentru a deschide foaia de proprieti. Variante disponibile: o Pentru a include toate cmpurile sau coloanele dintr-un singur tabel sau interogare n sursa de nregistrri, se face clic pe sgeata din caseta de proprieti Sursa de nregistrri pentru a selecta dintr-o list de tabele i interogri. o Pentru a baza un formular sau raport pe anumite cmpuri sau coloane sau pe mai mult de un tabel sau interogare, se face clic pe butonul Generare de lng proprietatea Surs de nregistrri pentru a deschide interogarea.

2.

3.

Modificarea informaiilor de conectare a unei pagini de acces la date

1. Deschidei pagina de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). n meniul Editare, facei clic pe Selectare pagin. n foaia de proprieti, facei clic pe fila Date. Variante disponibile:

2. 3. 4.

- 347 -

Setarea sau editarea proprietii ConnectionString a paginii Not Editarea proprietii ConnectionString a unei pagini legate la un fiier de conectare va ntrerupe legtura dintre pagin i fiierul de conectare.
o n caseta proprietii ConnectionString, fie tastai noul ir de conectare, fie facei clic pe butonul Generare pentru a utiliza caseta de dialog Data Link Properties la construirea irului de conectare.

Sfat Dac avei nevoie de mai mult spaiu pentru a tasta irul de conectare, apsai SHIFT+F2 pentru a deschide caseta Panoramare. Specificarea sau schimbarea fiierului de conectare la care este legat pagina
o n caseta proprietii ConnectionFile, fie tastai numele noului fiier de conectare, fie facei clic pe butonul Generare pentru a gsi fiierul.

Not Microsoft Access va actualiza automat proprietatea ConnectionString pentru a reflecta noile informaii de conectare. Editarea fiierului de conectare al paginii
- 348 -

Not Dac pagina este legat la un fiier de conectare, avei posibilitatea s editai coninutul fiierului. Editarea va afecta alte pagini care sunt legate la acel fiier de conectare.
3. n caseta proprietate Fiier de conectare, facei clic pe butonul Generare . 4. n caseta de dialog Selectare surs de date, facei clic cu butonul drept al mausului pe fiierul de conectare, indicai la Open With i facei clic pe Notepad. 5. Cutai <odc:ConnectionString> (fr ghilimele) pentru a gsi informaiile de conectare i a efectua modificrile dorite. 6. Salvai i nchidei fiierul. 7. n caseta de dialog Select Data Source, facei clic pe OK.

Note

Dac ai specificat un fiier de conectare implicit n fila Pagini din caseta de dialog Opiuni, Microsoft Access va seta automat proprietile ConnectionFile i ConnectionString pentru o pagin, la crearea sa.
Aceast procedur nu se aplic la componentele Microsoft Office PivotTable, foi de calcul sau diagrame. Pentru informaii suplimentare despre lista PivotTable, foi de calcul sau diagrame, facei clic pe Ajutor n bara de instrumente a respectivelor componente.

Schimbarea sursei de nregistrri ntr-o pagin de acces la date Avei posibilitatea s nlocuii sursa de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL
- 349 -

sau o procedur stocat.) a unei seciuni (seciune: Parte a unui formular, raport sau a unei pagini de acces la date cum ar fi antetul, subsolul sau seciunea detalii.) dintr-o pagin negrupat, dac sursa de nregistrri pe care dorii s o utilizai conine toate cmpurile care exist deja n seciunea antet. De exemplu, dac adugai cmpuri din tabelul Detalii comenzi, apoi v decidei s utilizai interogarea Extindere detalii comenzi n locul tabelului, avei posibilitatea s modificai, pur i simplu, proprietatea seciunii antet.
1. Deschidei pagina de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei dublu clic pe bara de seciune (bara de seciune: Bara orizontal de deasupra seciunii unei pagini de acces la date n vizualizare Proiect. Bara de seciune afieaz tipul i numele seciunii. Se utilizeaz pentru a accesa foaia de proprieti a seciunii.) a seciunii antet. n caseta proprietii Surs nregistrri, selectai sursa de nregistrri din list.

2.

3.

Not Numele seciunilor i proprietatea Surs Control a controalelor vor fi automat actualizate pentru a reflecta noua surs de nregistrri. Ascundere total

Despre crearea unui formular cu file sau pagini multiple

Se poate crea un formular cu pagini multiple prin adugarea fie a unui control fil (control fil: Control care se utilizeaz pentru
- 350 -

construirea unui singur formular sau a unei singure casete de dialog care s conin mai multe pagini, fiecare pe o fil, fiecare coninnd controale similare, cum ar fi casete text sau butoane de opiune. Atunci cnd un utilizator face clic pe o fil, respectiva pagin devine activ.) fie a unui sfrit de pagin control (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) formularului.

5.3

Un formular cu file

Un control fil este modalitatea cea mai uoar i cea mai eficient de a crea un formular cu pagini multiple. Cu un control fil, paginile separate sunt toate generate ntr-un singur control. Pentru comutarea paginilor, se face clic pe unul dintre tabulatoare.

Informaii generale despre angajai sunt afiate pe aceast pagin. Informaiile personale, cum ar fi Adresa de domiciliu i Numr de telefon, sunt afiate pe aceast pagin.

5.4

Un formular cu sfrituri de pagin

Se poate folosi un control sfrit de pagin pentru a marca o ntrerupere orizontal ntre controale ntr-un formular. Un sfrit de pagin este activ n Vizualizare formular (Vizualizare
- 351 -

formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) doar atunci cnd proprietatea Vizualizare Implicit a formularului este setat la Formular unic. n Vizualizare formular, apsarea pe tastele CU O PAGIN MAI SUS sau CU O PAGIN MAI JOS va defila formularul la pagina de dinaintea sau de dup controlul sfrit de pagin. Atunci cnd un formular este imprimat, un sfrit de pagin marcheaz nceputul unei noi pagini dintr-o seciune. Ascundere total

Exemple de expresii pentru numere de pagin

Ceea ce urmeaz este o list de exemple de expresii numere de pagin, care pot fi utilizate ntr-un formular sau raport Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) i rezultatele care se vor vedea n alte vizualizri.

Expresie: =[Page] Rezultat: 1, 2, 3

Expresie: ="Pagina " & [Page]

- 352 -

Rezultat: Pagina 1, Pagina 2, Pagina 3

Expresie: ="Pagina " & [Page] & " din " & [Pages] Rezultat: Pagina 1 din 3, Pagina 2 din 3, Pagina 3 din 3

Expresie: =[Page] & " din " & [Pages] & " Pagini" Rezultat: 1 din 3 Pagini, 2 din 3 Pagini, 3 din 3 Pagini

Expresie: =[Page] & "/"& [Pages] & " Pagini" Rezultat: 1/3 Pagini, 2/3 Pagini, 3/3 Pagini

Expresie: =[ara] & " - " & [Page] Rezultat: RO - 1, RO - 2, RO - 3

Expresie: =Format([Page], "000") Rezultat: 001, 002, 003 Ascundere total

Adugarea unei control fil sau sfrit de pagin la un formular

1. Se creeaz un formular necompletat.

Cum?
- 353 -

1.

n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Formulare . Facei clic pe butonul Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. n caseta de dialog Formular Nou se face clic pe Vizualizare proiect. Se face clic pe numele tabelului sau altei surse de nregistrri (surs de nregistrri: Sursa de date subordonat pentru un formular, raport sau pentru o pagin de acces la date. ntr-o baz de date Access, poate fi un tabel, o interogare sau o instruciune SQL. ntr-un proiect Access, poate fi un tabel, o vizualizare, o instruciune SQL sau o procedur stocat.) care include datele pe care se va baza formularul. Dac formularul nu va conine date (de exemplu, dac se dorete s se creeze un formular pentru a-l folosi ca panou de comutare pentru a deschide alte formulare sau rapoarte sau dac se dorete crearea unei casete de dialog particularizate), nu se selecteaz nimic din aceast list.

2. 3. 4.

Sfat Dac se dorete s se creeze un formular care s foloseasc date din mai mult de un tabel, se bazeaz formularul pe o interogare. 5. Facei clic pe OK. Microsoft Access afieaz formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.).

- 354 -

2.

Variante disponibile:

Adugarea unui control fil formularului

1. Deschidei un formular n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). n caseta de instrumente (caset de instrumente: Set de instrumente disponibile n Vizualizare proiect pentru a aduga controale la un formular, raport sau la o pagin de acces la date. Setul de instrumente disponibil n Vizualizare proiect pentru pagin este diferit de setul de instrumente disponibil n vizualizare Proiect pentru formular sau raport.), facei clic pe instrumentul Control Fil i apoi pe formularul n care intenionai s plasai controlul.

2.

Microsoft Access adaug un control fil cu dou pagini. Prima pagin este n faa celei de a doua.
3. Pentru a aduga controale la controlul fil, facei clic pe fila paginii n care intenionai s adugai controale. Apoi adugai controale utiliznd oricare dintre urmtoarele metode: Facei clic pe Lista de cmpuri din bara de instrumente (bar de instrumente: O bar cu butoane i opiuni care se utilizeaz pentru a efectua comenzi. Pentru a afia o bar de instrumente, facei clic pe Particularizare n meniul Instrumente, apoi facei clic pe fila Bare de instrumente.) pentru a afia lista de cmpuri (list de cmpuri: Fereastr care listeaz toate cmpurile din sursa de nregistrri sau obiectul baz de date subordonate, exceptnd n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date. n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date, ea listeaz toate sursele de nregistrri din baza - 355 -

4.

de date subordonat.) i apoi glisai unul sau mai multe cmpuri la fila paginii. Facei clic pe un instrument din caseta de instrumente i apoi pe fila din pagin. Avei posibilitatea s adugai orice tip de control, cu excepia altui control fil. Copiai controale din alt parte a formularului sau din alt pagin. (Nu este posibil, ns, s glisai controale din alt parte a formularului sau din alt pagin). Particularizai controlul fil.

Cum?
n Vizualizarea proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.) a formularului, efectuai una sau mai multe din operaiile de mai jos:

5.5 Adugarea, tergerea sau modificarea ordinii filelor

Facei clic pe chenarul controlului fil, apoi facei clic pe Inserare pagin, tergere pagin sau Ordine pagini.

5.6 Modificarea ordinii tabulatorilor n controalele unei pagini

Facei clic cu butonul drept al mausului pe pagin, apoi facei clic pe Ordine tabulatori.

- 356 -

5.7 Specificarea dac un control fil are mai multe rnduri de file

Facei clic pe marginea controlului fil pentru a afia foaia sa de proprieti, apoi setai proprietatea Multi-rnd la Da. Dac proprietatea Multi-rnd este setat la Nu, Microsoft Access trunchiaz filele care nu ncap pe limea controlului i adaug o bar de defilare.

5.8 Specificarea dac se afieaz file sau butoane de comand n partea superioar a controlului fil

Facei dublu clic pe marginea controlului fil pentru a afia foaia sa de proprieti, apoi setai proprietatea Stil la File, la Butoane sau la Fr. Facei clic pe Fr dac avei n vedere utilizarea unui buton de comand n afara controlului fil, pentru a determina care pagin a controlului fil are focalizarea (focalizare: Capacitatea de a recepiona datele introduse de utilizator prin acionarea mausului sau tastaturii sau prin metoda SetFocus. Focalizarea poate fi setat de utilizator sau de aplicaie. Obiectul care a primit focalizarea este n mod normal indicat prin evidenierea barei de titlu.).

- 357 -

5.9 Setarea nlimii filelor

Facei dublu clic pe marginea controlului fil pentru a afia foaia sa de proprieti, apoi tastai o valoare n caseta nlime fix fil. Dac valoarea este 0, fiecare fil va fi suficient de nalt pentru a cuprinde coninutul.

5.10 Setarea limii filelor

Facei dublu clic pe marginea controlului fil pentru a afia foaia sa de proprieti, apoi tastai o valoare n caseta Lime fix fil Dac valoarea este 0, fiecare fil va fi suficient de lat pentru a cuprinde coninutul i, dac exist mai multe rnduri de file, limea fiecrei file va crete astfel nct fiecare rnd de file s se extind pe limea controlului fil. Dac valoarea este mai mare dect zero, toate filele au o lime identic specificat de proprietate.

5.11 Specificarea proprietilor fonturilor din legendele filelor

Facei dublu clic pe marginea controlului fil pentru a afia foaia sa de proprieti, apoi setai proprietile Nume font,

- 358 -

Dimensiune font, Lime font, Font italic sau Font subliniat. Nu este posibil specificarea de setri diferite pentru file diferite.

5.12 Specificarea textului ce va fi afiat pe o fil

Facei dublu clic pe fila pentru pagin pentru a afia foaia sa de proprieti, apoi tastai textul n caseta Legend. Dac nu specificai o legend, Microsoft Access utilizeaz textul din caseta proprietii Nume.

5.13 Adugarea unei imagini la o fil

Facei dublu clic pe fila pentru pagin pentru a afia foaia sa de proprieti, facei clic pe butonul Generare (...) care urmeaz casetei Imagine, apoi selectai o imagine din Generatorul de imagini. Imaginea apare la stnga textului specificat n proprietatea Legend. Dac intenionai s afiai numai o imagine fr text, introducei un spaiu cu SPACEBAR n proprietatea Legend. Controalele fil pot conine fiiere bitmap, dar nu metafiiere Microsoft Windows.

- 359 -

Not Pentru informaii suplimentare despre o proprietate, facei clic pe caseta proprietii n foaia de proprieti, apoi apsai tasta F1.
5. Dimensionai corespunztor controlul fil. Facei clic pe fiecare fil pentru a v asigura c toate controalele sunt bine cuprinse n cadrul fiecrei file.

Not Microsoft Access nu va reteza controalele atunci cnd dimensionai controlul fil. Va fi nevoie s deplasai controalele pentru a face controlul fil mai mic.
6. Comutai la Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) pentru a testa controlul.

Adugarea sfriturilor de pagin formularului

7. Deschidei formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei clic pe instrumentul Sfrit de pagin n caseta de instrumente (caset de instrumente: Set de instrumente disponibile n Vizualizare proiect pentru a aduga controale la un formular, raport sau la o pagin de acces la date. Setul de instrumente disponibil n Vizualizare proiect pentru pagin este diferit de setul de instrumente disponibil n vizualizare Proiect pentru formular sau raport.). Se face clic unde se dorete s se plaseze sfritul de pagin. Se plaseaz sfritul de pagin deasupra sau dedesubtul controlului (control: Un obiect grafic al interfeei cu

8.

9.

- 360 -

utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) pentru a evita scindarea datelor n acel control.

10. Microsoft Access marcheaz sfritul de pagin pe bordura stng a formularului cu o linie punctat. 11. Not Dac se dorete ca fiecare pagin s fie de aceeai dimensiune i fiecare fereastr s expun doar o pagin o dat, se proiecteaz formularul astfel nct fiecare sfrit de pagin s fie la distan egal una de alta. Se poate face aceasta prin poziionarea controalelor sfriturilor de pagin cu rigla vertical.
12. Se face dublu clic pe selectorul formularului (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) pentru a deschide foaia de proprieti i se face clic pe Pagina Curent din caseta de proprieti Circuit. Acesta va preveni utilizatorul de la mutarea la pagina urmtoare prin apsarea tastei TAB. 13. Se elimin bara de defilare pe vertical prin setarea proprietii Bare de defilare pe Numai Orizontal sau Fr. 14. Se comut pe Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) pentru a testa formularul i se dimensioneaz astfel nct se poate vedea doar o pagin o dat. Se pot apsa tastele CU O PAGIN MAI JOS sau CU O PAGIN MAI SUS pentru deplasarea ntre pagini.

Not Se poate dori adugarea unui buton de comand pentru fiecare pagin pe care utilizatorii s l foloseasc pentru deplasarea activrii (focalizare: Capacitatea de a recepiona datele introduse de utilizator prin acionarea mausului sau tastaturii sau prin metoda SetFocus.
- 361 -

Focalizarea poate fi setat de utilizator sau de aplicaie. Obiectul care a primit focalizarea este n mod normal indicat prin evidenierea barei de titlu.) paginii urmtoare sau anterioare. Ascundere total

Afiarea unei pagini Web ntr-un formular

nainte de a fi posibil adugarea controlului (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) Microsoft Web Browser la un formular, trebuie s instalai Microsoft Internet Explorer.
1. Deschidei formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). n caseta de instrumente (caset de instrumente: Set de instrumente disponibile n Vizualizare proiect pentru a aduga controale la un formular, raport sau la o pagin de acces la date. Setul de instrumente disponibil n Vizualizare proiect pentru pagin este diferit de setul de instrumente disponibil n vizualizare Proiect pentru formular sau raport.), facei clic pe Mai multe controale .

2.

- 362 -

Va aprea un meniu care enumer toate controalele ActiveX (control ActiveX: Un control, cum ar fi o caset de selectare sau un buton, care ofer opiuni utilizatorilor sau execut macrocomenzi sau scripturi ce automatizeaz o aciune. Este posibil scrierea de macrocomenzi pentru control n Microsoft Visual Basic pentru aplicaii sau scripturi n Microsoft Script Editor.) nregistrate n sistem.
3. 4. 5. n meniul cu controalele ActiveX, facei clic pe Microsoft Web Browser. n formular, facei clic n poziia unde intenionai s amplasai controlul. Deplasai i redimensionai controlul dac este nevoie.

Ascundere total

Afiarea unei pagini Web ntr-un formular

nainte de a fi posibil adugarea controlului (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) Microsoft Web Browser la un formular, trebuie s instalai Microsoft Internet Explorer.
1. Deschidei formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). - 363 -

2.

n caseta de instrumente (caset de instrumente: Set de instrumente disponibile n Vizualizare proiect pentru a aduga controale la un formular, raport sau la o pagin de acces la date. Setul de instrumente disponibil n Vizualizare proiect pentru pagin este diferit de setul de instrumente disponibil n vizualizare Proiect pentru formular sau raport.), facei clic pe Mai multe controale .

Va aprea un meniu care enumer toate controalele ActiveX (control ActiveX: Un control, cum ar fi o caset de selectare sau un buton, care ofer opiuni utilizatorilor sau execut macrocomenzi sau scripturi ce automatizeaz o aciune. Este posibil scrierea de macrocomenzi pentru control n Microsoft Visual Basic pentru aplicaii sau scripturi n Microsoft Script Editor.) nregistrate n sistem.
3. 4. 5. n meniul cu controalele ActiveX, facei clic pe Microsoft Web Browser. n formular, facei clic n poziia unde intenionai s amplasai controlul. Deplasai i redimensionai controlul dac este nevoie.

Ascundere total

Aplicarea, modificarea sau eliminarea unei teme

Pentru formulare Aplicarea temei curente Windows la controalele formularului

- 364 -

1. 2.

3.

Asigurai-v c sistemul de operare este Microsoft Windows XP SP1 sau ulterior. Selectai o alt tem n afar de Clasic Windows ca tem Windows. Pentru a verifica sau a modifica tema Windows, deschidei fereastra Afiare din Panoul de control. n fila Teme, selecta o alt tem n afar de Clasic Windows din caseta list Tem. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni. n fila Formulare/Rapoarte, selectai caseta de selectare Utilizare Controale Windows tematice n formulare.

Modificarea temei care se aplic la controalele formularului

1. 2. Deschidei fereastra Afiare din Panoul de control. n fila Teme, selecta o alt tem n afar de Clasic Windows din caseta list Tem.

Eliminarea temelor din controalele formularului

1. 2. n meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni. n fila Formulare/Rapoarte, deselectai caseta de selectare Utilizare Controale Windows tematice n formulare.

Pentru paginile de acces la date Aplicarea unei teme Pentru o pagin de acces la date nou
1. n fereastra Baz de date (Fereastra Baz de date: Fereastra care apare la deschiderea unei baze de date Access sau a unui proiect Access. Ea afieaz comenzile rapide pentru crearea noilor obiecte baz de date i deschiderea obiectelor existente.), sub Obiecte, facei clic pe Pagini . - 365 -

2. 3. 4. 5. 6.

Facei clic pe butonul Nou n bara de instrumente a ferestrei Baz de date. n caseta de dialog Pagin nou, facei clic pe Expert pagin i urmai instruciunile expertului. n ultimul ecran din expert, selectai caseta de selectare Aplicai o tem la pagin?, apoi facei clic pe Terminare. n caseta de dialog Tem, sub Alegere tem, facei clic pe tema dorit. Selectai opiunea dorit.

Pentru o pagin de acces la date existent

1. n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), deschidei pagina de acces la date. n meniul Format, facei clic pe Tem. n lista Alegere tem, facei clic pe tema dorit. Selectai opiunea dorit.

2. 3. 4.

Modificarea temei unei pagini de acces la date

1. n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), deschidei pagina de acces la date. n meniul Format, facei clic pe Tem. n lista Alegere tem, facei clic pe tema dorit. Selectai opiunea dorit.

2. 3. 4.

Eliminarea unei teme Dintr-o pagin de acces la date

- 366 -

1.

2. 3.

n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), deschidei pagina de acces la date. n meniul Format, facei clic pe Tem. n lista Alegere tem, facei clic pe (Fr tem).

Din toate paginile de acces la date

1. n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), deschidei orice pagin de acces la date. n meniul Format, facei clic pe Tem. n lista Alegere tem, facei clic pe (Fr tem). Facei clic pe Setare implicit. Facei clic pe Da.

2. 3. 4. 5.

Ascundere total

Afiarea titlului i altor informaii text

Pe un formular sau raport
1. Se face clic pe instrumentul Etichet de pe caseta de instrumente (caset de instrumente: Set de instrumente disponibile n Vizualizare proiect pentru a aduga controale la un formular, raport sau la o pagin de acces la date. Setul de instrumente disponibil n

- 367 -

2. 3. 4.

Vizualizare proiect pentru pagin este diferit de setul de instrumente disponibil n vizualizare Proiect pentru formular sau raport.). Se face clic pe seciunea din formular sau raport unde se dorete s se plaseze eticheta. Se face clic n afara etichetei, iar apoi se face dublu clic pe ea pentru a afia foaia de proprieti. Se seteaz alte proprieti pentru a particulariza aspectul vizual al etichetei i al coninutului su.

Pe o pagin de acces la date

1. Deschidei pagina de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Pentru a aduga un titlu sau alt text, facei clic pe textul substituent etichetat Facei clic aici i scriei textul titlului, apoi tastai textul dorit.

2.

Not Apsai ENTER pentru a ncepe un nou paragraf.

3. Utilizai butoanele din bara de instrumente Formatare (pagin) pentru a schimba fontul, dimensiunea lui i alte caracteristici ale textului.

Not Pentru a afia un text formatat ca HTML ntr-o pagin, adugai un control extins legat (control lrgit legat: Un control care se utilizeaz n pagina de acces la date pentru a lega codul HTML la cmpuri de tip Text sau Memo dintr-o baz de date Access sau la o coloan de tip text, ntext sau varchar dintr-un proiect Access. Nu se poate edita coninutul unui control lrgit legat.) la corpul paginii sau la o seciune (seciune: Parte a unui formular, raport sau a unei pagini de acces la date cum ar fi antetul, subsolul sau seciunea detalii.). Ascundere total
- 368 -

Afiarea datei i orei curente

1. Deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Pe meniul Inserare se face clic pe Data i ora. Pentru a include o dat se selecteaz caseta de selectare Includere Dat, iar apoi se face clic pe format dat. Pentru a include ora, se selecteaz caseta de selectare Includere Or, iar apoi se face clic pe format or.

2. 3. 4.

Not Microsoft Access adaug la formular sau raport dou casete text (caset text: Control denumit i cmp de editare, care se utilizeaz ntr-un formular, raport sau ntr-o pagin de acces a date pentru a afia text sau pentru a accepta introducerea de text. Este posibil s aib ataat o etichet.), una pentru a afia datele, iar cealalt ora i seteaz proprietatea SursControl la o expresie corespunztoare. Dac exist un formular sau antet raport (antet de raport: Seciune dintr-un raport utilizat pentru plasarea de informaii (cum ar fi titlul, data sau o prefa) la nceputul unui raport.), Access adaug casetele text la acea seciune. Altfel, adaug casetele text n seciunea detaliu (seciunea detalii: Utilizat pentru a cuprinde corpul principal al unui formular sau raport. Aceast seciune conine de obicei controale legate la cmpurile din sursa nregistrrilor, dar este posibil s conin i controale nelegate, cum ar fi etichetele care identific coninutul cmpurilor.). Casetele text se pot muta, dimensiona sau poziiona, iar proprietile lor se pot seta pentru a le particulariza aspectul. Afiare total

- 369 -

Afiarea numerelor de pagin

1. 2. 3. Deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect. n meniul Inserare se face clic pe Numere de pagin. n caseta de dialog Numere de pagin, se selecteaz formatul, poziia i alinierea pentru numrul de pagin. Pentru aliniere, sunt disponibile urmtoarele opiuni:

Stnga stng.

Numrul de pagin se expune n marginea

Centru Numrul de pagin este centrat ntre marginea dreapt i cea stng. Dreapta Numrul de pagin se expune n marginea dreapt. Interior Numerele de pagin impare se imprim n stnga, iar cele pare se imprim n dreapta. Exterior Numerele de pagin pare se imprim n stnga, iar cele impare se imprim n dreapta.
4. Pentru a expune un numr pe prima pagin, se selecteaz caseta de verificare Afiare numr pe prima pagin.

Not Microsoft Access adaug o caset text fie antetului paginii, fie subsolului bazndu-se pe selecia fcut. Proprietatea SursaControl este setat la o expresie bazat pe formatul ales. Se poate muta, dimensiona sau poziiona caseta text i seta proprietile sale pentru a-i particulariza aspectul. Ascundere total
- 370 -

Setarea dimensiunii i poziiei unui formular sau raport

Setarea dimensiunii implicite a unui formular sau raport
1. Se deschide un formular n Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) sau un raport n Examinare naintea Imprimrii. Se dimensioneaz formularul sau raportul prin glisarea bordurilor ferestrei. Facei clic pe Salvare n bara de instrumente.

2.

3.

Not Dac proprietatea AutoRedimensionare este setat la Da, Microsoft Access dimensioneaz automat dimensiunile formularului sau raportului pentru a afia nregistrri complete. Pentru a seta fereastra formularului sau raportului la dimensiunea dorit, asigurai-v c proprietatea AutoRedimensionare este setat la Nu. Proprietatea AutoRedimensionare pentru un raport nu este disponibil n Microsoft Access 2000 sau o versiune anterioar. Centrarea unui formular sau raport n fereastra aplicaiei cnd este deschis prima dat
1. Deschidei un formular sau raport n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). - 371 -

2.

3.

Se face dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau selectorul de raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.) pentru a deschide foaia de proprieti. Se seteaz proprietatea AutoCentrare pe Da.

Data viitoare cnd va fi deschis formularul sau raportul, acesta va fi centrat n fereastra aplicaiei. Not Proprietatea AutoCentrare pentru un raport nu este disponibil n Microsoft Access 2000 sau o versiune anterioar. Dimensionarea unui formular pentru a se potrivi coninutului su
1. Deschidei un formular n Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.). Pe meniul Fereastr, se face clic pe Dimensiune Dup Adaptare Formular. Dac fereastra Formular este maximizat, comanda nu este disponibil. Se face clic pe Salvare dimensiunea formularului. de pe bara de instrumente pentru a salva

2.

3.

Not Dac proprietatea formularului VizualizareImplicit este setat la Formular Unic i nregistrarea afiat este mai mic dect fereastra Formular, Dimensiune Dup Adaptare Formular trunchiaz fereastra la dimensiunea nregistrrii. Dac nregistrarea este mai mare dect fereastra Formular, Dimensiune Dup Adaptare Formular extinde fereastra Formular pentru a afia ct de mult este posibil din nregistrare. Dac proprietatea
- 372 -

este setat la Formulare Continue, i numai o parte din partea inferioar a nregistrrii este afiat, Dimensiune Dup Adaptare Formular trunchiaz acea nregistrare. Dac doar o nregistrare este afiat parial, Dimensiune Dup Adaptare Formular lrgete fereastra pentru a afia ct de mult este posibil din nregistrare.

Particularizarea unei ferestre formular sau raport

1. Deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Se face dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau selectorul de raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.) pentru a afia foaia de proprieti. Variante disponibile:

2.

3.

Modificarea textului barei de titlu

1. 2. n caseta de proprieti Legend se tasteaz textul barei de titlu. Pentru a vedea textul barei de titlu a formularului se comut pe Vizualizare formular. Pentru a vedea textul barei de titlu a unui raport se comut pe modul examinare.

Sfat
- 373 -

Dac nu exist nici un text al barei de titlu, se tasteaz un spaiu n caseta de proprieti Legend. Ascunderea butoanelor de Minimizare i Maximizare
o Se seteaz proprietatea ButoaneMinMax pe Fr.

Not Dac proprietatea StilChenar pentru formular este setat la Fr sau Dialog, formularul nu are butoanele Minimizare i Maximizare chiar dac proprietatea ButoaneMinMax este setat la Activat Min, Activat Max sau Activate Ambele. Dezactivarea butonului nchidere
o Se seteaz proprietatea Butonnchidere pe Nu.

Not Cnd se seteaz proprietatea Butonnchidere pe Nu, Microsoft Access dezactiveaz butonul nchidere i de asemenea dezactiveaz comanda nchidere din meniul Control. Dac se dorete eliminarea butonului nchidere complet se seteaz proprietatea StilChenar pe Fr. Ascunderea meniului control
o Se seteaz proprietatea CasetControl pe Nu.

Not Cnd se seteaz proprietatea CasetControl pe Nu, butoanele Minimizare, Maximizare i nchidere sunt de asemenea ascunse. Dac proprietatea StilChenar este setat la Fr, formularul sau raportul nu are un meniu
- 374 -

Control chiar dac proprietatea CasetControl este setat la Da. Ascunderea meniului comand rapid ntr-un formular
o Se seteaz proprietatea MeniuComandRapid pe Nu.

Ascunderea butoanelor de deplasare ntr-un formular

o Se seteaz proprietatea Butoane deplasare pe Nu.

Ascunderea liniilor de divizare a nregistrrilor ntrun formular continuu

o Se seteaz proprietatea LiniiDivizare pe Nu.

Ascunderea liniilor de divizare a seciunilor ntr-un formular

o Se seteaz proprietatea LiniiDivizare pe Nu.

Ascunderea selectorilor de nregistrri ntr-un formular

o Se seteaz proprietatea Selectori de nregistrri pe Nu.

Ascundere total

- 375 -

Afiarea sau ascunderea meniului comand rapid

1. Deschidei formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) pentru a deschide foaia de proprieti a formularului. Se seteaz caseta de proprieti Meniu Comand Rapid pe Nu.

2.

3.

Restricionarea unui formular de introducere date sau a unei pagini de la afiarea nregistrrilor existente
Restricionarea unui formular de la afiarea nregistrrilor existente
1. Deschidei formularul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare

2.

- 376 -

3.

proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) pentru a deschide foaia de proprieti a formularului. Variante disponibile:

Dac nu vrei ca formularul s afieze nregistrri existente, se seteaz proprietatea IntrareDate pe Da. Dac vrei ca formularul s se deschid cu toate nregistrrile afiate, se seteaz proprietatea IntrareDate pe Nu. Restricionarea unei pagini de acces la date de la afiarea nregistrrilor existente
1. Se deschide pagina de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Pe meniul Editare se face clic pe Selectare Pagin. Variante disponibile:

2. 3.

Dac nu vrei ca pagina s afieze nregistrrile existente, setai proprietatea IntrareDate pe Adevrat. Dac vrei ca pagina s se deschid cu toate nregistrrile afiate, se seteaz proprietatea IntrareDate pe Fals.

- 377 -

Afiarea sau ascunderea listei de cmpuri

n vizualizare Proiect Utilizai lista de cmpuri (list de cmpuri: Fereastr care listeaz toate cmpurile din sursa de nregistrri sau obiectul baz de date subordonate, exceptnd n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date. n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date, ea listeaz toate sursele de nregistrri din baza de date subordonat.) pentru a aduga controale (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.), care sunt legate la cmpurile sau coloanele de baz dintr-un formular, raport sau pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.).
1. Deschidei un formular, raport sau pagin de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei clic pe Proprieti n bara de instrumente.

2.

- 378 -

n vizualizare PivotTable sau PivotChart Utilizai lista de cmpuri (list de cmpuri: Fereastr care listeaz toate cmpurile din sursa de nregistrri sau obiectul baz de date subordonate, exceptnd n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date. n Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date, ea listeaz toate sursele de nregistrri din baza de date subordonat.) pentru a vizualiza lista de cmpuri care sunt disponibile din obiectul de baz al bazei de date i a aduga cmpuri la zone diferite din vizualizare.
1. Deschidei o foaie de date n vizualizarea PivotTable (Vizualizare PivotTable: O vizualizare care sintetizeaz i analizeaz datele dintr-o foaie de date sau dintr-un formular. Se utilizeaz diferite niveluri de detaliere sau se organizeaz datele prin glisarea cmpurilor i elementelor, prin afiarea sau ascunderea elementelor din listele verticale pentru cmpuri.) sau vizualizarea PivotChart (Vizualizare PivotChart: O vizualizare care arat o analiz vizual a datelor dintr-o foaie de date sau dintr-un formular. Sunt vizibile diferite niveluri de detaliere sau se indic aspectul prin glisarea de cmpuri i elemente sau prin expunerea i ascunderea de elemente n listele verticale pentru cmpuri.). Facei clic pe List cmpuri PivotTable sau PivotChart. din bara de instrumente

2.

Note
n lista de cmpuri, cmpurile care nu sunt reprezentate cu aldine sunt disponibile dar nc nu sunt afiate n vizualizare. Cmpurile reprezentate cu aldine sunt deja afiate n vizualizare. Avei posibilitatea s defilai i s facei clic pe indicatorii de extindere (casetele sau ) din lista de cmpuri pentru a afia sau a ascunde cmpuri suplimentare.

- 379 -

Ascundere total

Afiarea sau ascunderea grilei

1. Deschidei un formular, un raport sau o pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). n meniul Vizualizare, facei clic pe Gril.

2.

Ascundere total

Modificarea distanei ntre puncte pe o gril

Se poate modifica distana dintre punctele dintr-o gril pentru un formular, raport sau pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.).

- 380 -

1.

2.

Deschidei un formular, raport sau pagin de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Se afieaz foaia de proprieti prin una din urmtoarele variante:

Pentru un formular sau raport, se face dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau pe selectorul de raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.). Pentru o pagin de acces la date, se face clic pe Selectare Pagin din meniul Editare.
3. Se modific distana dintre puncte prin una sau ambele variante urmtoare:

Pentru punctele orizontale, se tasteaz o valoare nou pentru proprietatea GrilaX. Numerele mai mari indic distan mai mic ntre puncte. Pentru punctele verticale, se tasteaz o valoare nou pentru proprietatea GrilaY. Not Grila este prestabilit pe 24 puncte per inch orizontal i 24 de puncte per inch vertical. Dac se folosesc centrimetri ca unitate de msur, grila este setat la 10 x 10. Se pot modifica aceste setri pe orice valoare ntreag de la 1 la 64. Punctele pe gril sunt invizibile dac se alege o setare care este mai mare de 24 puncte per inch sau 9 puncte per centimetru.
- 381 -

Deschiderea sau nchiderea casetei de instrumente

1. Deschidei un formular, un raport sau o pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei clic pe Caset de instrumente n bara de instrumente.

2.

Blocarea sau deblocarea unui instrument al barei de instrumente

Cnd un instrument al barei de instrumente este blocat, nu trebuie s se fac clic pe buton de fiecare dat pentru a efectua o aciune repetat. De exemplu, dac se dorete s se adauge cteva etichete unui formular, se poate bloca instrumentul Etichet din bara de instrumente.

Pentru a bloca un instrument, se face dublu clic pe instrument. Pentru a elibera blocarea de pe un instrument, se apas ESC.

- 382 -

Despre proprietatea foilor

n Microsoft Access, se folosesc proprietile pentru a determina caracteristicile tabelelor, interogrilor (interogare: Chestionare a datelor stocate n tabele sau cerere de efectuare a unei aciuni asupra datelor. O interogare poate altura date din mai multe tabele pentru a servi ca surs de date pentru un formular, un raport sau o pagin de acces la date.), cmpurilor, formularelor, rapoartelor i paginilor de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.). Fiecare seciune i control (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) dintr-un formular, raport sau pagin de acces la date are proprieti n aceeai msur. Proprietile controlului determin structura, aspectul i comportamentul unui control, precum i caracteristicile textului sau datelor pe care le conine. Se seteaz proprietile prin folosirea proprietilor foii. De exemplu, ilustraia urmtoare expune proprietatea foii pentru un control VnzriTotale dintr-un raport. Proprietatea Format pentru acest control este setat la Moned.

- 383 -

Bara de titlu expune tipul i numele obiectului selectat. Fiecare tabulator afieaz proprieti ale unei categorii specifice. Valorile afiate n controlul TotalVnzri vor fi formatate ca moned. Ascundere total

Setarea unei proprieti n Vizualizare proiect

1. Deschidei un tabel, o interogare, un formular, un raport sau o pagin de acces la date (pagin de acces date: O pagin Web, publicat din Acces, care are o conexiune la o baz de date. ntr-o pagin de acces date se vizualizeaz, se adug, se editeaz i se manipuleaz datele stocate n baza de date. Este posibil ca o pagin s conin, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Se deschide foaia de proprieti optnd pentru una din urmtoarele variante: o Pe un formular sau raport, se face dublu clic pe selectorul de formular (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau pe selectorul de raport (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din

2.

- 384 -

colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.).

Selector de formular sau raport

o Pe o pagin de acces la date, se face clic pe Selectare Pagin din meniul Editare. Pe un tabel sau interogare, se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru o seciune dintr-un formular sau raport, se face dublu clic pe selectorul de seciune (selectorul de seciune: Caseta care apare n partea stng a unei bare de seciune, la deschiderea unui obiect n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru efectuarea de operaiuni la nivel de seciune, cum ar fi selectarea seciunii.).

o o

Selector de seciune
o Pentru o seciune a unei pagini de acces la date, se face dublu clic pe bara seciunii.

Bara de seciune

- 385 -

Pentru a seta proprietile unui cmp al interogrii, se face clic pe celul n rndul Cmp, iar apoi se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru a seta proprietile unei liste de cmpuri a interogrii, se face clic oriunde n list, iar apoi se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru a seta proprietile pentru corpul unei pagini de acces la date, se face clic deasupra primei seciuni, iar apoi se face clic pe Proprieti de pe bara de instrumente. Pentru a seta proprietile pentru un control (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.), se face clic pe control, iar apoi se face clic pe

3.

Proprieti de pe bara de instrumente. n foaia de proprieti, facei clic pe proprietatea pe care dorii s o setai, iar apoi optai pentru una din urmtoarele variante: o Dac o sgeat apare n caseta de proprieti, se face clic pe ea i apoi se selecteaz o valoare din list. o Se tasteaz o setare sau o expresie (expresie: Orice combinaie de operatori matematici sau logici, constante, funcii i nume de cmpuri, controale i proprieti evaluate ca valoare unic. Expresiile efectueaz calcule, manipuleaz caractere sau testeaz date.) n caseta de proprieti. o Dac un buton Generare apare lng caseta de proprieti, se face clic pe acesta pentru a afia un generator (generator: Instrument Access care simplific o activitate. De exemplu, este posibil crearea rapid a unei expresii complexe cu Generatorul de expresii.) sau o list de generatori.

Sfaturi
- 386 -

Pentru a obine Ajutor pentru orice proprietate din caseta de proprieti, se face clic pe proprietate i apoi se apas F1. Dac este necesar mai mult spaiu pentru a introduce sau edita o setare a unei proprieti, se apas SHIFT+F2 pentru a deschide caseta Panoramare.

Not Dac proprietatea SePermitModificriProiect a unui formular este setat la Toate Vizualizrile, se pot seta de asemenea proprietile formularului n Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) i Vizualizare foaie de date (Vizualizare foaie de date: O fereastr care afieaz datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedur stocat n format rnduri i coloane. n vizualizare foaie de date se pot edita cmpuri, aduga i terge date i cuta date.). Ascundere total

Despre seciunile unui formular

Informaiile dintr-un formular pot fi mprite n seciuni. Toate formularele au o seciune detaliu (seciunea detalii: Utilizat pentru a cuprinde corpul principal al unui formular sau raport. Aceast seciune conine de obicei controale legate la cmpurile din sursa nregistrrilor, dar este posibil s conin i controale nelegate, cum ar fi etichetele care identific coninutul cmpurilor.), dar un formular poate avea i antet al formularului, antet al paginii (antet de pagin: Utilizat pentru a afia titlul, titluri
- 387 -

de coloane, date calendaristice sau numere de pagin n partea de sus a fiecrei pagini a unui formular sau raport. ntr-un formular, antetul de pagin apare numai cnd formularul este imprimat.), subsol al paginii (subsol de pagin: Utilizat pentru a afia rezumate de pagin, date calendaristice sau numere de pagin n partea de jos a fiecrei pagini dintr-un formular sau raport. ntr-un formular, subsolul de pagin apare numai cnd formularul se imprim.) i subsol al formularului. Fiecare seciune are un scop specific i se imprim ntr-o ordine prestabilit ntr-un formular. n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.), seciunile sunt reprezentate ca benzi, iar fiecare seciune a formularului este reprezentat o singur dat. ntr-un formular imprimat, antetul i subsolul paginii pot fi repetate o dat pentru fiecare pagin. Se determin dac informaiile apar n fiecare seciune prin aezarea controalelor (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.), cum sunt etichetele (etichet: Control care afieaz un text descriptiv, cum ar fi titluri, legende sau instruciuni n formulare, rapoarte i pagini de acces la date. Etichetele pot fi sau nu ataate la un alt control.) i casetele text (caset text: Control denumit i cmp de editare, care se utilizeaz ntr-un formular, raport sau ntr-o pagin de acces a date pentru a afia text sau pentru a accepta introducerea de text. Este posibil s aib ataat o etichet.). Aceast ilustrare expune formularul Produse Adugate n Vizualizare proiect.
- 388 -

Antetul formularului afieaz informaii care rmn aceleai pentru fiecare nregistrare, cum este titlul pentru formular. Antetul formularului apare n partea superioar a ecranului n Vizualizare formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) i n partea superioar a primei pagini cnd este imprimat. Antetul de pagin afieaz informaiile cum ar fi un titlu sau anteturile coloanelor n partea superioar a fiecrei pagini imprimate. Anteturile paginilor apar doar pe formularele imprimate. O seciune detaliu afieaz nregistrri. Se poate afia fie o nregistrare pe ecran sau pe pagin fie attea cte se vor potrivi. Un subsol de pagin afieaz informaii ca data sau numrul paginii n partea inferioar a fiecrei pagini imprimate. Subsolurile paginilor apar doar pe formularele imprimate. Un subsol al formularului afieaz informaii care rmn aceleai pentru fiecare nregistrare, ca butoanele de comand (buton de comand: Control care execut o macrocomand, apeleaz o funcie Visual Basic sau execut o procedur eveniment. Este denumit uneori buton de apsare n alte aplicaii.) sau instruciunile pentru folosirea formularului. Un
- 389 -

subsol de formular apare n partea inferioar a ecranului n Vizualizare proiect sau dup ultima seciune detaliu de pe ultima pagin cnd este imprimat. Aceast ilustraie expune formularul Produse Adugate aa cum va aprea cnd este imprimat.

Antetul formularului se imprim n partea superioar a primei pagini. Antetul paginii se imprim n partea superioar a fiecrei pagini, dar apare doar atunci cnd este imprimat sau n Examinare Imprimare. Seciunea detaliu imprim datele din sursa de nregistrri. Aceast ilustraie expune formularul Produse Adugate n Vizualizare proiect.

Antetul unui formular afieaz un titlu. Seciunea detaliu afieaz date din sursa de nregistrri. Un subformular (subformular: Un formular cuprins ntr-un alt formular sau ntr-un raport.) poate de asemenea s aib seciuni.
- 390 -

De exemplu, acest subformular are un antet i un subsol al formularului, pe lng seciunea detaliu.

Antet formular Subsol formular Seciunea detaliu Subformular Se poate ascunde sau redimensiona o seciune, aduga o imagine sau seta culoarea fundalului unei seciuni. De asemenea, se pot seta proprietile seciunii pentru a particulariza cu total Ascundere

Selectarea unei seciuni

Selectarea unei seciuni a formularului sau raportului
1. Deschidei un formular sau raport n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Variante disponibile: - 391 -

2.

o o

Se face clic pe selectorul de seciune (selectorul de seciune: Caseta care apare n partea stng a unei bare de seciune, la deschiderea unui obiect n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru efectuarea de operaiuni la nivel de seciune, cum ar fi selectarea seciunii.). Se face clic oriunde n bara seciunii.

Se face clic oriunde pe fundalul seciunii.

Selector de seciune Bara seciunii Fundalul seciunii Selectarea unei seciuni a paginii de acces la date
1. 2. Se deschide o pagin de acces la date n Vizualizare proiect. Variante disponibile: o Se face clic pe bara seciunii. o Se face clic oriunde pe fundalul seciunii.

Bara seciunii Fundalul seciunii m va fi imprimat coninutul unei seciuni.

- 392 -

Ascundere total

Adugarea sau eliminarea unei seciuni

Adugarea sau eliminarea unei seciuni de formular sau raport Anteturile i subsolurile formularului apar n partea superioar sau inferioar a unui formular n Vizualizare Formular (Vizualizare formular: Fereastr n care se afieaz un formular pentru prezentarea sau acceptarea datelor. Vizualizarea formularului este principalul mijloc de adugare i modificare a datelor n tabele. n aceast vizualizare este posibil modificarea proiectului unui formular.) i la nceputul i sfritul unui formular imprimat. Anteturile raportului (antet de raport: Seciune dintr-un raport utilizat pentru plasarea de informaii (cum ar fi titlul, data sau o prefa) la nceputul unui raport.) i subsolurile (subsol de raport: Seciune dintr-un raport care este utilizat pentru a plasa informaii ce n mod normal apar n partea de jos a unei pagini, cum ar fi numrul de pagin, datele i sumele.) apar la nceputul i sfritul unui raport imprimat. Anteturile (antet de pagin: Utilizat pentru a afia titlul, titluri de coloane, date calendaristice sau numere de pagin n partea de sus a fiecrei pagini a unui formular sau raport. ntr-un formular, antetul de pagin apare numai cnd formularul este imprimat.) i subsolurile paginii (subsol de pagin: Utilizat pentru a afia rezumate de pagin, date calendaristice sau numere de pagin n partea de jos a fiecrei pagini dintr-un formular sau raport. ntr-un formular, subsolul de pagin apare numai cnd formularul se imprim.) apar
- 393 -

n partea superioar i cea inferioar a fiecrei pagini nu apar n Vizualizare Formular.

1. Deschidei un formular sau raport n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Variante disponibile: o Pentru a aduga sau elimina antetul i subsolul formularului, se face clic pe Antet/Subsol formular din meniul Vizualizare. o Pentru a aduga sau elimina antetul i subsolul raportului, se face clic pe Antet/subsol raport din meniul Vizualizare. o Pentru a aduga sau elimina antetul i subsolul paginii dintrun formular sau raport, se face clic pe Antet/subsol pagin din meniul Vizualizare. o Pentru a aduga sau elimina antet antet de grup: Utilizat pentru a plasa informaii, cum ar fi numele de grup sau totalul de grup, la nceputul unui grup de nregistrri. sau subsol grup subsol de grup: Utilizat pentru a plasa informaii, cum ar fi numele de grup sau totalul de grup, la sfritul unui grup de nregistrri. ntr-un raport, se fac urmtoarele: 1. 2. 3. 4. Se face clic pe Sortare i Grupare pe bara de instrumente. n caseta de dialog Sortare i Grupare, se face clic pe un rnd din coloana Cmp/Expresie. Pentru a ascunde seciunea de antet grup, din poriunea cea mai de jos a casetei de dialog, se seteaz proprietatea Antet grup pe Nu. Pentru a ascunde seciunea de subsol grup, se seteaz proprietatea Subsol grup pe Nu.

2.

Note
Dac se elimin un antet i un subsol, Microsoft Access terge controalele (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o

- 394 -

aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) din antet i subsol. Se poate aduga un antet i un subsol (exceptnd antetul i subsolul grup) doar ca o pereche. Dac nu se dorete i un antet i un subsol, se poate seta proprietatea Vizibil a seciunii nedorite pe Nu, sau se pot elimina toate controalele din seciune, iar apoi se dimensioneaz seciunea la nlime zero sau se seteaz proprietatea nlime pe 0. De asemenea, se poate seta proprietatea Afiare a unui antet i subsol de formular pentru a specifica cnd se dorete s se afieze antetul i subsolul - ntotdeauna, doar n imprimare, sau doar pe ecran.

Adugarea sau eliminarea unei seciuni pagin de acces la date Se poate aduga sau elimina seciuni (seciune: Parte a unui formular, raport sau a unei pagini de acces la date cum ar fi antetul, subsolul sau seciunea detalii.) la nivelul de grup (nivel de grup: Adncimea pn la care este imbricat un grup n interiorul altor grupuri ntr-un raport sau pagin de acces la date. Grupurile sunt imbricate cnd un set de nregistrri este grupat dup mai multe cmpuri, expresii sau surse de nregistrri ale grupului.) ntr-o pagin de acces la date legat la date. Se poate, de asemenea, aduga o seciune nelegat la o pagin nelegat la date.
1. Deschidei o pagin de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Alegei una sau ambele variante disponibile:

2.

Adugarea sau eliminarea unei seciuni antet sau subsol de grup, legend sau a unei seciuni de navigare n nregistrri

- 395 -

1.

2.

Facei clic pe sgeat n bara seciunii (bara de seciune: Bara orizontal de deasupra seciunii unei pagini de acces la date n vizualizare Proiect. Bara de seciune afieaz tipul i numele seciunii. Se utilizeaz pentru a accesa foaia de proprieti a seciunii.) antet a grupului pentru care intenionai s adugai sau s eliminai o seciune. Dac grupul nu are antet, facei clic pe bara seciunii subsol a grupului. Alegei una sau ambele variante disponibile: Pentru a aduga o seciune, facei clic pe numele seciunii. Pentru a elimina o seciune, deselectai caseta de selectare din stnga numelui seciunii.

Sfat Avei posibilitatea s eliminai o seciune i orice control coninut n aceasta, selectnd seciunea, apoi apsnd DELETE. Note
o o

Nu este posibil adugarea unui subsol la cel mai jos nivel de grup din pagin. Nu este posibil adugarea de controale legate la legende (seciune legend: Seciunea unei pagini de acces la date grupate care afieaz legende pentru coloanele de date. Ea apare imediat nainte de antetul grupului. Nu se poate aduga un control legat la seciune legend.) i seciuni de navigare n nregistrri (seciune navigare nregistrri: O seciune dintr-o pagin de acces la date care afieaz controlul de navigare printre nregistrri pentru un anumit nivel de grupare. El apare dup seciunea corespunztoare a antetului grupului. Nu este posibil's se plaseze controale legate ntr-o seciune de navigare printre nregistrri.).

- 396 -

Adugarea sau eliminarea unei seciuni nelegate

5. 6. Deschidei pagina de acces la date n Vizualizare proiect. Variante disponibile: Pentru a aduga o seciune nelegat, facei clic pe Seciune nelegat n meniul Inserare. Pentru a elimina o seciune nelegat, facei clic pe bara seciunii (bara de seciune: Bara orizontal de deasupra seciunii unei pagini de acces la date n vizualizare Proiect. Bara de seciune afieaz tipul i numele seciunii. Se utilizeaz pentru a accesa foaia de proprieti a seciunii.), apoi apsai DELETE.

Ascundere total

Afiarea sau ascunderea unei seciuni

Ascunderea seciunilor dintr-un formular sau dintr-un raport este util atunci cnd nu dorii s afiai informaiile coninute ntr-o seciune.
1. Deschidei un formular sau raport n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei dublu clic pe selectorul de formulare (selector de formular: Caseta n care se ntlnesc riglele, din colul stnga sus n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru a efectua operaii la nivel de formular, cum ar fi selectarea formularului.) sau pe selectorul de rapoarte (selector de raport: Caseta de ntlnire a riglelor din colul din stnga sus al raportului n Vizualizare proiect. Se utilizeaz pentru operaii la nivel de raport, cum ar fi selectarea raportului.). - 397 -

2.

3.

Setai proprietatea Vizibil pe Da sau pe Nu.

Not Nu se pot ascunde seciunile antet pagin (antet de pagin: Utilizat pentru a afia titlul, titluri de coloane, date calendaristice sau numere de pagin n partea de sus a fiecrei pagini a unui formular sau raport. ntr-un formular, antetul de pagin apare numai cnd formularul este imprimat.) i subsol (subsol de pagin: Utilizat pentru a afia rezumate de pagin, date calendaristice sau numere de pagin n partea de jos a fiecrei pagini dintr-un formular sau raport. ntr-un formular, subsolul de pagin apare numai cnd formularul se imprim.) dintr-un formular. Ascundere total

Redimensionarea unei seciuni

Redimensionarea unui formular sau raport Se poate crete sau descrete nlimea unor seciuni (seciune: Parte a unui formular, raport sau a unei pagini de acces la date cum ar fi antetul, subsolul sau seciunea detalii.) de formular i raport individual. n orice caz, cnd se modific limea unei seciuni, se modific limea ntregului formular sau raport.
1. Deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Variante disponibile:

2.

- 398 -

Pentru a modifica nlimea unei seciuni, se plaseaz indicatorul pe muchia inferioar a seciunii i se gliseaz indicatorul n sus sau n jos.

Pentru a modifica limea unei seciuni, se plaseaz indicatorul pe muchia dreapt a seciunii i se gliseaz indicatorul spre stnga sau dreapta.

Pentru a modifica att nlimea ct i limea unei seciuni, se plaseaz indicatorul n colul din dreapta jos i se gliseaz diagonal n orice direcie.

Redimensionarea unei pagini de acces la date Avei posibilitatea s mrii sau s scdei nlimea unei seciuni (seciune: Parte a unui formular, raport sau a unei pagini de acces la date cum ar fi antetul, subsolul sau seciunea detalii.) a paginii de acces la date separat. Cnd modificai, ns, limea unei seciuni, Microsoft Access redimensioneaz automat celelalte seciuni care se afl n acelai nivel de grup (nivel de grup: Adncimea pn la care este imbricat un grup n interiorul altor grupuri ntr-un raport sau pagin de acces la date. Grupurile sunt imbricate cnd un set de nregistrri este grupat dup mai multe cmpuri, expresii sau surse de nregistrri ale grupului.) pentru a se potrivi noii limi.

- 399 -

1.

2.

Deschidei o pagin de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei clic pe bara seciunii (bara de seciune: Bara orizontal de deasupra seciunii unei pagini de acces la date n vizualizare Proiect. Bara de seciune afieaz tipul i numele seciunii. Se utilizeaz pentru a accesa foaia de proprieti a seciunii.) pe care o vei redimensiona.

Access afieaz ghidajele de selecie n jurul perimetrului seciunii.

3. Variante disponibile: o Pentru a modifica nlimea unei seciuni, plasai indicatorul pe ghidajul de selecie din centru jos i glisai indicatorul n sus sau n jos.

Pentru a modifica limea unei seciuni, plasai indicatorul pe ghidajul de selecie din centru dreapta i glisai indicatorul la stnga sau la dreapta.

Pentru a modifica att nlimea ct i limea unei seciuni, plasai indicatorul pe ghidajul de selecie din dreapta jos i glisai-l n diagonal n orice direcie.

Note
Avei posibilitatea s glisai orice caset de selecie pentru a redimensiona o seciune, dar Access ajusteaz ntotdeauna o seciune

- 400 -

de la marginea de jos sau din dreapta. De exemplu, dac glisai caseta de selecie de sus a seciunii n jos pentru a reduse nlimea seciunii, Access deplaseaz n sus marginea de jos a seciunii. Nu va mai fi posibil glisarea ghidajelor dup ce marginea de jos sau din dreapta a seciunii ntlnete un control din interiorul seciunii.

Ascundere total

Pstrarea coninuturilor unei seciuni mpreun

Proprietatea SeciuneUnit este disponibil pentru toate seciunile formularelor i rapoartelor mai puin anteturile (antet de pagin: Utilizat pentru a afia titlul, titluri de coloane, date calendaristice sau numere de pagin n partea de sus a fiecrei pagini a unui formular sau raport. ntr-un formular, antetul de pagin apare numai cnd formularul este imprimat.) i subsolurile paginilor (subsol de pagin: Utilizat pentru a afia rezumate de pagin, date calendaristice sau numere de pagin n partea de jos a fiecrei pagini dintr-un formular sau raport. ntr-un formular, subsolul de pagin apare numai cnd formularul se imprim.).
1. Deschidei formularul sau raportul n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei dublu clic pe selectorul de seciune (selectorul de seciune: Caseta care apare n partea stng a unei bare de seciune, la deschiderea unui obiect n Vizualizare proiect. Caseta se utilizeaz pentru efectuarea de operaiuni la nivel de seciune, cum ar fi selectarea seciunii.) pentru a deschide foaia de proprieti. Se seteaz proprietatea SeciuneUnit pe Da.

2.

3.

- 401 -

Note

Dac seciunea este mai lung dect aria de imprimare de pe pagin, setarea proprietii SeciuneUnit este ignorat. Dac se dorete pstrarea datelor ntr-o seciune unit de exemplu, antetul grupului antet de grup: Utilizat pentru a plasa informaii, cum ar fi numele de grup sau totalul de grup, la nceputul unui grup de nregistrri., nregistrrile detaliu i subsolul grupului subsol de grup: Utilizat pentru a plasa informaii, cum ar fi numele de grup sau totalul de grup, la sfritul unui grup de nregistrri. se seteaz proprietatea SeciuneUnit pentru grup din caseta de dialog Sortare i Grupare. Ascundere total

Modificarea culorii de fundal a unui control sau seciune

1. Deschidei un formular, raport sau pagin de acces la date n Vizualizare proiect (Vizualizare proiect: O fereastr care afieaz proiectul urmtoarelor obiecte baz de date: tabele, interogri, formule, rapoarte, macrocomenzi i pagini de acces la date. n Vizualizare proiect se pot crea obiecte baz de date noi i modifica proiectul celor existente.). Facei clic pe controlul (control: Un obiect grafic al interfeei cu utilizatorul, cum ar fi o caset text, o caset de selectare, o bar de defilare sau un buton de comand, care permit utilizatorului s controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afia date sau opiuni, a executa o aciune sau a face interfaa cu utilizatorul mai uor de citit.) sau seciunea (seciune: Parte a unui formular, raport sau a unei pagini de acces la date cum ar fi antetul, subsolul sau seciunea detalii.) pe care dorii s le modificai.

2.

- 402 -

3.

n bara de instrumente Formatare formular/raport sau Formatare pagin, facei clic pe sgeata de lng Culoare de umplere/fundal . Facei clic pe o culoare din palet.

4.

Sfat Dac dorii s utilizai aceeai culoare pentru un alt control sau seciune, avei posibilitatea s facei clic pe Culoare de umplere/fundal (nu trebuie s facei clic pe sgeata de lng buton i s preluai din nou culoarea din palet). Dac dorii s setai diferite culori pentru mai multe controale odat, facei clic pe sgeata de lng Culoare de umplere/fundal , pe bara orizontal din partea de sus a paletei de culori i glisai-o la alt amplasament. Astfel, nu va mai trebui s facei clic pe Culoare de umplere/fundal culoare. de fiecare dat cnd dorii s aplicai o

CREARE SUBFORMULARE

- 403 -