1

Baze de date Access

Baza de date se prezinta ca fiind o colectie de inregistrari si fisiere inre care exista
anumite relatii. Altfel spus o baza de date reprezinta o baza de date integrate. Exemplu: orice
persoana are acasa o carte de telefoane sau o agenda cu nr de telefoane si adresele
prietenilor.
Categoria de date - cum ar fi: numele, prenumele, strada, orasul, nr de telefon se
numeste camp, iar totalitatea informatiilor referitoare la o entitate cum ar fi toate datele
despre o persoana formeaza o inregistrare.
Intr-o baza de date (bd) cel mai important element este data; din acest motiv bd este
considerata ca fiind o colectie de date. Campul si inregistrarea sunt 2 entitati ale unei bd.
Pentru a proiecta o bd trebuie parcurse urmatoarele etape:
1. Se determina necesitatea/rolul acestei bd (nevoia de informatizare a activitatii din cadrul
bibliotecii scolare);
2. Se decide asupra elementelor (tabelelor) pe care le va contine bd;
3. Se specifica campurile ce intra in componenta tabelelor (ele contin valori unice);
Odata stabilite tabelele ce urmeaza a fi create se determina informatia.
Un camp sau o combinatie de campuri care identifica in mod unic o anumita inregistrare
dintr-un tabel se numeste cheie primara.
4. Se decide asupra legaturilor (relatiilor) care se vor stabilii intre tabele;
O relatie creaza o legatura intre 2 tabele prin includerea unei chei primare a unui tabel
in alt tabel.
5. Se construesc tabelele, se stabilesc legaturile si se populeaza bd cu exemple date;
6. Se creaza formularele, interogarile, rapoartele si paginile de acces la date.
Avantajele unei bd:
-partajarea (impartirea resurselor);
-securitatea informatiilor;
-eliminarea redundantei datelor-numarul de fisiere de date este redus si accesabil de mai
multe departamente care folosesc datele respective;
-integritatea datelor.
In general o bd trebuie sa dispuna de mijloace de accesare a ei. Termenul folosit
pentru intretinerea si accesarea unei bd este gestiunea bazei de date(GBD).
Pentru a usura gestiunea colectiilor de date acestea trebuie organizate conform unui
model. Se poate vorbii de 4 modele de baze de date:
bd ierarhice
bd retea
bd relationare
bd orientate - obiect

1. Baze de date ierarhice :

In aceste bd campurile si inregistrarile sunt structurate in noduri. Nodurile sunt puncte
intr-o structura arborescenta care conecteaza partea superioara de cea inferioara. Fiecare
intrare este considerata un nod de tip parinte care poate avea mai multe noduri de tip copil.
Exemplu: sistemul de rezervari aeriene.
2. Baza de date de tip retea:
Aceasta bd are o aranjare ierarhica a nodurilor cu diferenta ca un nod de tip copil poate
mai multi parinti. Exemplu: alocarea cursurilor in functie de obtiunea elevilor. In acest caz
un elev poate participa la mai multe cursuri, iar un profesor poate sa predea mai multe
cursuri.
3. Baze de date relationare:
Aceste bd reprezinta cel mai flexibil mod de organizare a datelor. In acest caz nu exista o
cale ierarhica de acces la date. Datele elementare sunt stocate in diferite tabele, formate
fiecare din randuri si coloane. Intre 2 tabele se poate stabilii o legatura/relatie. Exemplu:fie
T1 si T2 doua tabele, iar A o coloane din tabelul T1 si B o coloana din tabelul T2. Cele 2
coloane au valori de acelasi tip. Vom numi tabelul T1 tabel principal, iar T2 tabel secundar.
Astfel unei inregistrari din T1 cu o valoare V in coloana A ii putem pune in corespondenta
anumite inregistrari din tabelul T2. Deoarece valorile din coloana A se vor cauta in alt tabel,
vom numi aceasta coloana cheie externa.
4. Baze de date orientate-obiect:
Aceste bd sunt mult mai flexibile si permit atat utilizarea datelor structurate cat si a celor
nestructurate cum ar fi graficele fotografiile sau secventele video si audio. In acest caz
vorbim despre obiecte sau entitati care contin atat date cat si actiuni. Exemplu : pt un club de
agrement se poate realiza o bd orientata-obiect care sa contina date despre membrii lui cum
ar fi : numele, adresa, taxa lunara etc. Bd creata va considera fiecare membru ca un obiect.

Relatii intre tabele

O bd se numeste relationara deoarece tabelele sunt corelate unele cu altele.
O relatie leaga 2 tabele prin specificarea unui camp comun ce apare in ambele tabele.
O relatie reprezinta o legatura informationala intre datele a 2 tabele.
Intre tabele unei baze de date se pot stabilii urmatoarele relatii:
-relatia unu-la-unu (1
1) numita relatie biunivoca. Exemplu: fiecarei inregistrari din
tabelul A ii va corespunde cel mult o inregistrare din tabelul B.
-relatia unu-la-mai-multi (1
n). In acest caz unei inregistrari din tabelul A ii vor
corespunde mai multe inregistrari din tabelul B. Exemplu: un elev poate face parte dintr-o
singura clasa, iar acea clasa poate avea mai multi elevi.
-relatia mai-multi-la-mai-multi (n
n). Se caracterizeaza prin aceea ca unei inregistrati
din tabelul A i se pot asocia mai multe inregistrari din tabelul B, iar o inregistrare din tabelul

B poate fi simultan in relatie cu mai multe inregistrari din tabelul A. Exemplu:un elev poate
avea mai multi profesori, iar un profesor poate avea mai multi elevi.
Din meniul Tools se alege obtiunea - Relationships.
Lansarea programului Access:
Start - All Programs - Microsoft Access (cheia rosie). De la panoul de activitate din partea
dreapta se alege Baza de date necompletata Se deschide o fereastra unde se da numele
fisierului si calea.

Obiectele unei baze de date

1. Tabele
2. Interogari
3. Formulare
4. Rapoarte
5. Pagini
6. Macrouri
7. Module

Tabele
Operatii asupra inregistrarilor din tabele
1. Adaugarea unei inregistrari(se face pe linia cu caracter *)
2. Stergerea unei inregistrari:
-se selecteaza inregistrarea cu dublu-clic si din meniu fisier se alegere obtiune stergere
inregistrare (delete record)
3. Stergerea unui camp (renuntarea la anumita caracteristica din descrierea entitatii la care se
refera tabela). Aceasta caracteristica determina o coloana in tabela.
Din meniul Editare - Stergere coloana (delete column)
4. Inserarea unui camp (coloane):
Se selecteaza coloana in fata careia va fi inserata noua coloana si din meniul inserare se
alege obtiunea coloana.
5. Deplasarea inregistrarilor:
Se vor folosii operatii de tip selectare taiere (cut) - pozitie noua lipire (paste)
6. Sortarea inregistrarilor A
sau Z
Z
A
7.Cautarea inregistrarilor:
-se selecteaza butonul Find din bara de instructiuni si se deschide fereastra de dialogGasire apoi se introduce sirul (valoarea) de cautat din caseta text: De cautat (Find What) apoi
se indica modul de comparare: cu intreg campul, cu o parte a lui sau numa cu inceputul
acestuia; se acctioneaza butonul Urmatorul (Find Next).
8. Inlocuirea datelor in mai multe inregistrari se face cu operatie de inlocuire.
9. Importarea datelor sau copierea unui tabel dintr-o alta bd (din Word sau Excel).

Formulare
Reprezinta interfata cu utilizatorul a bd. Ele permit crearea unei configuratii
personalizate a ecranului (mai atractiv prin aplicarea de culori).

Interogari
Sunt operatii care dupa cum le spune si numele permit accesul la datele din mai
multe tabele sau dintr-un tabel si o alta interogare.
O interogare(Query) este o definitie a datelor care se extrag: ce campuri?, din care
tabele?, criterii de selectie, in ce ordine de sortare?.
Tipuri de interogari:
-de selectie (cel mai simplu tip)
-de parametru : La criteria : [Tastati textul ce vreti sa apara (Ex: medicamentul)]
-de tip total - se selecteaza

-de actiune - pentru modificarea unui grup de inregistrari

-incrucisate - pentru rezumarea informatiilor din 2 sau mai multe tabele (Exemplu :
vrem sa avem o situatie a nr de carti imprumutate in functie de edituri).

Rapoarte
Ori de cate ori proiectam o bd ne gandim si la utilitatea ei si anume la obtinerea unor
situatii centralizate numite rapoarte (preluarea informatiilor sub forma tiparita).
Structura unui raport are: - antet;
- zona unde se afiseaza datele;
- zona de incheiere a raportului (data si nr de pagini).

Macrouri
O componenta importanta a perfomantei unei aplicatii realizata in Access o constituie
automatizarea acesteia, adica efectuarea mai multor operatii la o actiune a utilizatorului.
Pentru realizarea acesteia exista 2 posibilitati:
- crearea de comenzi macro prin simpla alegere a actiunilor pentru care realizatorul aplicatiei
nu trebuie sa posede cunostinte de programare;
- dezvoltarea de proceduri in cod VBA9limbaj de programare), ceea ce presupune o
cunoastere temeinica a acestui limbaj de programare.
Prin intermediul unui macro utilizatorul poate automatiza aplicatia sa prin selectarea
actiunilor dintr-o lista derulanta si precizarea detaliilor asupra obiectelor implicate in

operatia respectiva. Un macro transforma un set de actiuni care executa fiecare in parte o
operatie intr-o singura comanda.
Aceste comenti macro pot fi atasate:
- unui eveniment,ce apare la un control ,formular sau raport
- unei operatii din meniu
- unei chei sau combinatie de taste
Din fereastra Database se alege obiectul macro - butonul new.