Microsoft Excel

Noiuni generale
Procesorul tabelar Microsoft Excel 2003 este destinat prelucrrii informaiei,
organizate n form de tabele electronice, n scopul introducerii i modificrii datelor,
efecturii diferitor calcule, obinerii unor reprezentri grafice a datelor etc. ntruct
Excel este parte component a sistemului integral MS Office, multe tehnologii i
procedee de lucru, descrise n partea a III-a a lucrrii de fa, sunt valabile i pentru
procesorul tabelar MS Excel.
Versiunea MS Excel 2003 are afiniti cu versiunile MS Excel 2000 i MS Excel
97, expuse n ediiile anterioare ale crii Bazele informaticii aplicate. Din aceste
considerente descrierea de fa poate fi folosit ca mijloc de instruire att pentru
utilizatorii versiunii MS Excel 2003, ct i pentru utilizatorii versiunilor MS Excel
2000/97. Excepie fac doar compartimentele, puine la numr, n care sunt prezentate
posibilitile suplimentare ale versiunii MS Excel 2003.
Lansarea MS Excel
Lansarea procesorului tabelar MS Excel este analogic cu lansarea procesorului de
texte MS Word i poate fi fcut n mai multe moduri:
1. Activnd consecutiv / (sau )/
Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003.
2. Acionnd butonul din bara de lansare rapid (dac acest buton a fost
inclus anterior pe bar).
3. Executnd dublu-clic pe orice fiier, creat anterior n Excel.
ncheierea sesiunii de lucru poate fi fcut n unul din modurile de mai jos:
1. Acionnd butonul de gestiune a ferestrei din colul din stnga al
barei de titlu i n meniul afiat activnd opiunea Close/.
2. Selectnd comanda din meniul .
3. Acionnd butonul din colul dreapta-sus al ferestrei Excel.
4. Apsnd combinaia de taste Alt+F4.
Structura ferestrei Excel
Dup lansarea programului Excel pe ecran apare o fereastr, structura creia este
reprezentat n figura 1.
Fereastra Excel conine multe elemente comune pentru aplicaiile Windows, dar i
elemente specifice numai aplicaiei MS Excel.

Bara de meniuri (Menu bar) conine denumirile diferitor meniuri n care sunt
incluse liste de comenzi, destinate gestionrii aplicaiei Excel i a informailor create cu
ajutorul acestei aplicaii. Deschiderea unui meniu se face prin executarea unui clic pe
denumirea respectiv. Reamintim, c n Office 2003 meniurile au dou forme de afiare:
redus i deplin.


Figura 1. Fereastra procesorului tabelar MS Excel.

Barele cu instrumente (Toolbars) conin butoane i liste derulante care faciliteaz
accesul rapid la cele mai des utilizate comenzi i atribute. n Excel, la fel ca i n Word,
exist mai multe bare cu instrumente, dar, implicit, sunt prezente doar dou: bara cu
instrumente i bara de formatare .
Afiarea/ascunderea barelor cu instrumente se face la fel ca n toate aplicaiile
Windows, adic prin selectarea/deselectarea denumirilor respective din submeniul
/Toolbars al meniului /View. Putem modifica att
coninutul barelor cu instrumente, ct i locul lor de amplasare. Deoarece barele cu
instrumente ocup o parte a ecranului i a memoriei calculatorului, vom lsa pe ecran
doar seturile de butoane necesare. Denumirile butoanelor din barele cu instrumente pot
fi obinute prin poziionarea indicatorului mouse-ului pe butonul respectiv; n cteva
clipe apare o noti explicativ care specific denumirea i, implicit, destinaia (funcia)
butonului.
Bara formulelor (Formula bar) conine dou cmpuri:
1. Cmpul pentru afiarea adresei celulei active (n partea stng).
2. Cmpul pentru afiarea/editarea coninutului celulei active a
tabelului (n partea dreapt).
n faa cmpului al doilea este amplasat butonul , acionarea cruia lanseaz un
asistent de introducere/editare a funciilor standard. n afar de aceasta, n procesul
Bara de titlu Bara de meniuri Bare cu instrumente
Adresa celulei
active
Bara formulelor Etichetele coloanelor
Etichetele liniilor
(rndurilor)
Celula activ
Etichetele (denumirile)
foilor de calcul
Bara de stare
(informativ)
Bloc de celule
introducerii/editrii datelor n bara formulelor apar nc dou butoane: i ,
semnificaia crora va fi descris pe parcurs.
Bara de stare (Status bar) afieaz informaii despre starea curent, inclusiv
modurile de lucru ale programului i tastaturii.
Spaiul de lucru reprezint un tabel electronic compus din 256 de coloane (notate
cu literele alfabetului englez A,B...,Z, AA, AB..., AZ, BA, BB, ...BZ,...IA, IB...IV) i
65536 linii (notate cu numerele 1,2,3,....65536). Literele care marcheaz denumirile
coloanelor se numesc etichete ale coloanelor, iar numerele liniilor - etichete ale
liniilor. La intersecia coloanelor i liniilor se formeaz casete, numite celule (engl./rus.
cells/ ), n care pot fi introduse date. Fiecare celul are o adres unic, format
din eticheta coloanei i eticheta liniei (ex.: B34, FQ21, W572 etc.). Tabelul care
formeaz cmpul de lucru se mai numete foaie de calcul (engl. - worksheet) sau tabel
electronic. De regul, un document Excel conine cteva foi de calcul, acestea formnd
un registru electronic (engl. - workbook). Implicit registrul conine 3 foi de calcul, ns
numrul lor poate fi mrit/micorat, n funcie de necesiti. Atunci cnd deschidem un
registru nou, sistemul i atribuie denumirea 1/Book1, denumirea fiind afiat n
linia de titlu a ferestrei de document. Foile de calcul au iniial denumirile
1/2/3 (Sheetl/Sheet2/Sheet3); denumirile sunt afiate n partea de jos a
ferestrei. Ulterior aceste denumiri pot fi nlocuite cu altele sugestive. De exemplu,
denumirea registrului poate fi Dare de seam, iar denumirile foilor de calcul
Ianuarie, Februarie, Martie.
Afiarea/ascunderea elementelor ferestrei procesorului tabelar Excel poate fi fcut
prin stabilirea opiunilor respective n caseta de dialog care apare n urma selectrii
opiunii /Options din meniul /Tools. Utilizatorul poale schimba, de
asemenea, amplasarea unor elemente n fereastra de lucru. O examinare mai detaliat a
acestor modaliti va fi dat pe parcurs.
Tipuri de indicatoare
Alturi de indicatoare, comune pentru diferite aplicaii ale sistemului Windows, n
Excel se utilizeaz i indicatoare specifice doar acestei aplicaii, n cele ce urmeaz sunt
descrise cteva dintre ele:
1. - Indicatorul celulei active (Indicatorul tabelar), care iniial
este plasat n celula Al.
2. - Indicatorul punctului de inserie (cursorul de text) de forma unei bare
verticale clipitoare, care indic poziia din care urmeaz a fi introduse datele.
3. Indicatorul mouse-ului, care poate avea mai multe forme:
- forma obinuit;
- apare cnd este poziionat cu vrful pe chenarul celulei active sau a unui bloc
selectat;
- apare cnd este poziionat n punctul din colul dreapta-jos al unei celule
active sau al unui bloc selectat;
- apare cnd este poziionat pe frontiera dintre etichetele a dou coloane;
- apare cnd este poziionat pe frontiera dintre etichetele a dou linii.
Foi de calcul
n Excel, o foaie de calcul este numit worksheet, sau doar sheet. Ambii termeni
nseamn acelai lucru. O foaie de calcul este ca o foaie de hrtie pe care v scriei
lucrarea. Un fiier Excel const dintr-un teanc de foi incluse ntr-un registru de calcul
(workbook).
Gndii-v la un registru de calcul ca la un dosar, foile de calcul fiind ca nite
pagini. Prima oar cnd deschidei programul Excel este ca i cum ai deschide un dosar
nou la prima pagin.
Excel acord automat fiierului registru numele Book 1. Acest nume este afiat n
partea de sus a ferestrei. Dac n decursul aceleiai sesiuni de lucru vei deschide nc
un registru nou, Excel l va numi provizoriu Book 2.
Un registru nou are pentru nceput trei foi de calcul, etichetate Sheet 1, Sheet 2,
respectiv Sheet 3. Putei s dai foaia, s adugai sau s scoatei pagini din registru,
exact aa cum procedai du dosarele din biroul dumneavoastr.
Deplasarea n cadrul foii de calcul
Trecerea n diferite celule ale foii de calcul poate fi fcut utiliznd mouse-ul sau
tastatura.
Pentru a ne deplasa n cadrul foii de calcul cu ajutorul barelor de defilare (utiliznd
mouse-ul) procedm n felul urmtor:
acionm (prin clic) sgeile de la capetele barelor de defilare pe
vertical/orizontal pentru a ne deplasa cu un rnd/o coloan n direcia sgeii; inem
apsat butonul stng al mouse-ului pe una din sgeile menionate pentru a ne deplasa
continuu n direcia respectiv;
deplasm (prin tragere) ascensorul vertical/orizontal pentru a afia seciunea
dorit a foii de calcul;
executm un clic pe bara de defilare pe vertical, mai sus/mai jos de
ascensor, pentru a ne deplasa cu un ecran n sus/n jos, respectiv.
executm un clic pe bara de defilare pe orizontal, n stnga/n dreapta
ascensorului, pentru a ne deplasa cu un ecran n stnga/n dreapta, respectiv.
Pentru deplasri rapide n foile de calcul ale registrului, selectm opiunea
/Go To a meniului /Edit sau apsam tasta F5; n caseta de dialog
/Reference text care apare (ea nu este prezentat aici) indicm adresa celulei la
care vrem s ne deplasm (de ex.: M25). Pentru a ne deplasa la o celul din alt foaie de
calcul, indicm numele foii respective i adresa celulei, separndu-le prin semnul !
(de ex.: 3!M25).
n tabelul 1 sunt prezentate tastele i combinaiile de taste utilizate pentru
deplasarea n cadrul foii de calcul.






Tabelul 1.
Tastele Deplasarea indicatorului tabelar
, , , Cu o celul n direcia sgeii
Enter Cu o celul n jos
Shift+Enter Cu o celul n sus
Tab Cu o celul la dreapta
Shift+Tab Cu o celul la stnga
Ctrl + n rndul 1
Ctrl + n rndul 65536
Ctrl + La stnga, n prima celul cu date sau n coloana A
Ctrl + La dreapta, n prima celul cu date sau n coloana IV
PgUp Cu un ecran n sus.
PgDn Cu un ecran n jos.
Alt+PgUp Cu un ecran la stnga
Alt+PgDn Cu un ecran la dreapta
Home n celula din coloana A a liniei curente.
Ctrl + Home n celula A1
I ntroducerea datelor n foile de calcul
Introducerea datelor de la tastatur
n celulele cmpului de lucru pot fi introduse date de mai multe tipuri:
1. Dale numerice, inclusiv date calendaristice, formule i funcii numerice;
2. Date textuale.
Datele n celulele foii de calcul se introduc de la tastatur sau se copie prin
intermediul memoriei Clipboard. n procesul introducerii datelor n celul, acestea apar
i n cmpul respectiv din bara formulelor.
Finalizarea introducerii datelor se face n unul din modurile urmtoare:
a) apsnd tasta ENTER;
b) acionnd butonul de confirmare din bara formulelor;
c) deplasnd indicatorul celulei active n alt celula.
Datele numerice i de tip text se introduc n mod obinuit. Implicit, datele
numerice se aliniaz automat la marginea dreapt a celulei respective, iar datele textuale
- la marginea stng. Dac dorim s introducem un numr care s aib atributele unui
text (de exemplu, un cod potal), plasm semnul apostrof n faa numrului (ex.: 2005).
Pentru a anula introducerea datelor n celul, pn la executarea uneia din aciunile
descrise n punctele a)-c), apsam tasta Esc sau acionm butonul , care apare n bara
formulelor n timpul introducerii datelor.
Dac numrul introdus nu se ncadreaz n celul, el este transformat n form
exponenial sau este nlocuit cu semnele ####. n asemenea situaii trebuie s mrim
limea coloanei respective (vezi p. 2.12).
Lungimea textului introdus n celul nu trebuie s depeasc 255 de caractere.
Dac lungimea textului depete limea curent a celulei, atunci textul se prelungete
(vizibil) n celula din dreapta. Dac ns celula din dreapta conine date, atunci textul se
trunchiat (vizibil), dar rmne intact n memoria calculatorului.
Pentru a introduce un text n mai multe linii ale celulei trebuie s apsam
combinaia de taste Alt+Enter de fiecare dat cnd dorim s trecem la o linie nou. Ca
rezultat, nlimea rndului, n care este situat celula respectiv, se mrete
corespunztor.
Introducerea formulelor. Orice formul introdus n celul trebuie s fie
precedat de semnul = (egal). De ex.: =SUM(b6:e6); =dI4+a3-d5/4 etc.
Introducerea datelor calendaristice. n celulele foii de calcul pot fi introduse
date calendaristice din intervalul 1 ianuarie 1900 - 31 decembrie 9999.
Formatul general al datelor calendaristice se stabilete prin intermediul aplicaiei
/Regional Options, dar poate fi ajustat parial la rigorile
utilizatorului, (vezi p. 6.2). n calitate de delimitatoare la introducerea datelor
calendaristice pot fi utilizate bara (/), punctul (.) i semnul minus (-).
Ex.: 15.8.99, 15/08/1999, 15-8-99, 15.08.2005, Mar/05, Aug-2005.
Dei aspectul datelor calendaristice poale fi diferit, n memoria calculatorului orice
dat calendaristic este reprezentat printr-un numr ntreg, avnd ca punct de referin
data de 1 ianuarie 1900. Acestei date i corespunde valoarea 1. Orice alt dat se
exprim printr-un numr ce corespunde numrului de zile care au trecut de la data de
referin. Astfel, datei de 1.09.1914 i corespunde numrul 5358, datei de 01.01.2005
numrul 38353, iar datei de 31.12.9999 numrul 2958465. Din aceste considerente
datele calendaristice pot fi transformate n numere i viceversa, n acest scop se
utilizeaz comanda /Format, descrierea creia este dat n p.6.2. De asemenea,
putem efectua anumite operaii aritmetice cu datele calendaristice, operaii descrise n p.
8.2.
Vom mai meniona, c n cazul cnd se omit primele 2 cifre din scrierea anului,
Excel 2003 interpreteaz anii n felul urmtor:
Pentru valorile cuprinse ntre 00 i 29 anii 2000-2029;
Pentru valorile cuprinse ntre 30 i 99 anii 1930-1999.
Dac datele numerice, datele calendaristice i formulele nu corespund regulilor
impuse, ele sunt interpretate ca text. Astfel, dac la scrierea unui numr n locul cifrei 0
(zero) a fost introdus litera o, coninutul celulei este interpretat ca text (se aliniaz la
stnga). Acelai lucru se ntmpl, dac la introducerea unei date calendaristice numrul
care indic luna depete 12, numrul zilelor lunii depete numrul de zile real etc. n
sfrit, dac la scrierea unei formule a fost omis semnul =, coninutul formulei este
interpretat ca un text obinuit.
tergerea datelor
Pentru a terge coninutul unei celule, o selectm, apoi apsam tasta Delete. Pentru
a terge coninutul mai multor celule, le selectm, apoi apsam aceeai tast (Delete).
De asemenea, putem executa comanda /Clear Contents din
meniul contextual care apare la executarea unui clic-dreapta pe una din celulele
selectate (fig. 22).
n cazul cnd coninutul celulelor a fost ters accidental, putem executa comanda
/Undo din meniul /Edit pentru a restabili coninutul lor.
O alt metod de tergere a datelor const n urmtoarele:
1. Selectm blocul cu datele care urmeaz a fi terse (dac blocul nu este
selectat, se va terge coninutul celulei din poziia indicatorului tabelar).
2. Executm comanda /Clear din meniul /Edit, apoi din
submeniul care apare selectm una din opiunile care urmeaz:
/All pentru a terge formatul, coninutul i comentariile;
/Format pentru a readuce coninutul celulei la o nfiare
standard;
/Contents pentru a terge numai coninutul celulelor;
/Comments pentru a terge comentariile ataate la celulele
selectate.
Modificarea coninutului celulei
Pentru modificarea coninutului celulei curente (n care este poziionat indicatorul
tabelar), putem aplica una din urmtoarele metode:
apsam tasta F2, apoi, utiliznd mouse-ul i/sau tastele direcionale,
efectum modificrile necesare;
executm un dublu-clic n celula, coninutul creia trebuie modificat, apoi
efectum modificrile necesare;
executm un clic n bara formulelor (coninutul celulei este afiat i n
cmpul respectiv din aceast bar), apoi efectum modificrile necesare.
Pentru validarea (confirmarea) schimbrilor efectuate, apsam tasta Enter sau
acionm butonul din bara formulelor. Pentru renunarea la modificri, apsam tasta
Esc sau acionm butonul din bara formulelor.

Not: n cazul cnd coninutul celulei este scurt, el poate fi reintrodus.
Pentru a diminua riscul pierderii informaiei, n timpul introducerii i/sau
modificrii datelor se recomand salvarea periodic (la intervale de 10-20 de minute) a
registrului pe un suport magnetic.