VALIDAREA DATELOR

Le-ai tot explicat colegilor cum s completeze rapoartele pe

care le trimii dar de fiecare dat trebuie sa le corectezi.

Folosind opiunea de validare a datelor pe care o gseti n tab-

ul de DATA poi s te asiguri

c n cmpurile unde ai numere acestea se ncadreaz n

limitele pe care le doreti

sau c n coloana categorie pot fi completate doar categoriile

definite de tine.

Hai sa vedem, ce poate fi mai interesant

decat sa corectezi informatii in Excel primite intr-o forma altfel

decat cea ceruta.

Date calendaristice scrise gresit cand fac filtrarea imi apar ca

date text; cele scrise corect cand fac filtarea le vizualizez dupa
luna.

. sa calculez o data de scadenta la 10 zile dupa data vanzarii

textul este aliniat la stanga

datele la dreapta
 In functie de setarile de limba EXCEL-ul reactioneaza diferit la modul in
care scriem datele.
Mod corect de a scrie datele an-luna-zi

Urmatoarele lucruri le consider prostii:

Scrii o data gresit pe care Excel-ul o interpreteaza ca si text foarte

comuna
Scrii un numar gresit pe care Excel-ul il vede ca si text
Unde ar trebui sa scrii numere pozitive tu scrii numere negative
Pe o coloana unde ar trebui sa alegi intre 3 optiuni, o inventezi pe a 4-a

Validarea datelor = ?
In mod normal poti scrie orice, oricum in Excel.

Cu validarea datelor asta se schimba. Pot defini asupra unei zone de

celule o anumita regula, de ex: aici sa permiti doar valori numerice
pozitive.

Dupa ce am introdus o valoare, Excel-ul va verifica daca am scris un

numar pozitiv si daca da, il va scrie in acea celula. Daca nu, imi va da
un mesaj de eroare.

Inca un lucru, optiunea de validare a datelor o gasim in tab-ul data,

socant, nu?
 Tipuri de validari
Eu ti-am spus de numere pozitive, sunt insa mai multe tipuri de validari
pe care le pot face:

Numar intreg (ex: doar numere intre 1 si 10)

Numar cu zecimale (ex: doar numere intre 2.1416 si 2.4116)
Lista de elemente (ex: lista centre de cost din companie)
Data (ex: doar date intre 1 Ianuarie si 31 Decembrie 1987)
Timp (ex: intre 09:00 si 17:00)
Lungimea textului (ex: lungime de 13 caractere lungimea unui CNP)
Custom (nu stiu, alte optiuni)

Stabilirea restrictiilor pe o baza de date

In aceasta postare vei afla cum poti valida datele in Excel.

In primul rand trebuie sa stii ca aceasta validare este utila intrucat astfel
iti protejezi foaia de lucru, fisierul, de informatii introduse fara
respectarea anumitor reguli. Daca ai creat o lista de validare sau ai
aplicat o validare anumitor celule, atunci utilizatorul cand va dori sa
introduca un text sau o informatie in celulele respective va fi atentionat
printr-un mesaj de eroare sau doar un mesaj de informare asupra
valorii care ar trebui tastate sau asupra conditiilor care trebuie respectate
pentru a fi acceptate si validate.
Excel are mai multe optiuni de validare, le puteti vedea pe toate mai
jos:
Numar intreg intre anumite limite
Numar cu zecimale intre anumite limite
Elemente dintr-o lista, cum am facut pentru coloana B, sursa
Date, cum am facut pentru coloana A
Timp
Lungimea textului
Validare pe baza unei formule pe care o definim

Mesaj de informare

Din Data Data Tools Data Validation - Data Validation... Input

Message. Aici introducem un titlu i un mesaj i avem grij s fie
selectat opiunea de vizualizare a mesajului atunci cnd celula este
selectat (Show input message when cell is selected).
Mesaj de atenionare

Din Data Data Tools Data Validation - Data Validation... Error

Alert. Aici introducem un titlu i un mesaj i avem grij s fie selectat
opiunea de vizualizare a mesajului atunci cnd o valoare este introdus
greit (Show error alert after invalid data is entered).

Crearea listelor de tip drop-down

Pentru a limita erorile la introducerea de date n formulare, putei

folosi liste cu date predefinite, liste de tip drop-down.
Vom folosi drept exemplu, introducerea ntr-un formular a lunii pentru
care face nscrierea un personaj.
Deoarece aceast informaie este folosit pe viitor n interogri, datele
trebuie s fie corect introduse. De aceea vom crea o list predefinit care
s fie folosit la introducerea datelor.
Vom folosi din Data Data Tools Data Validation - Data Validation...
Settings Allow List. La Source vom selecta lista cu lunile anului
creata n aceeai foie de calcul.

Dup validare la celula din formular apare un meniu derulant cu date

selectate.
 Tipul datei poate fi selectat din lista ascunsa Allow (permis). Pot fi
utilizate urmatoarele tipuri de date:

- valori de tip oarecare (Any value)

- numere intregi (Whole number)

- numere zecimale (Decimal)

- elementele unei liste desemnate (Liste)

- date calendaristice (Date)

- siruri de caractere de lungime specificata de utilizator

- date de tip utilizatr (Custom)

Tipul operatorului utilizat poate fi selectat din lista ascunsa Data.

Variantele posibile sint:

- between (intre)

- not between (nu este intre)

- equal to (egal cu)

- not equal to (diferit de)

- greater than (mai mare decat)

 - less than (mai mic decit)

- greater than or equal to (mai mare sau egal)

- less than ( mai mic decit)

- greater than or equal to (mai mare sau egal)

- less than or equal to (mai mic sau egal)

Urmatoarele date care se introduc depind de tipul datei si de tipul

operatorului utilizat.

- la valori numerice (intreg si zecimal) se va defini valoarea minima si/sau

maxima (Minimum si Maximum) permisa a numarului.

- la date calendaristice si ore (Time si Date) se va stabili data sau ora de

inceput si/sau de sfirsit (Start date si End date)

- in cazul sirurilor de caractere (Text length) se va preciza lungimea minima

si/sau maxima a sirului (Minimum si Maximum)
FORMATARE CONDITIONALA

In aceasta postare vei afla mai multe informatii despre formatarea

conditionala. Nu o sa stau prea mult la povesti, o sa-ti spun doar ca daca
vrei sa-ti uimesti managerul cu situatii frumoase, evidentiate sau sa ai
anumite valori care vrei sa fie cu bling, bling pentru audienta, ar fi
frumos sa folosesti aceasta formatare conditionala.

Formatarea conditionala coloreaza, adauga iconuri ( mici pictograme)

in celule, in functie de anumite criterii si are mai multe ramuri, in functie
de colorarea tuturor celulelor, doar partial, de culori diferite sau nu.

Formatarea conditionala standard este usor de folosit, intrucat se

acceseaza prin click pe modalitatea dorita sau vedeti preview-ul doar
prin directionarea mouseului.

Lucrurile devin mai provocatoare cand avem conditii multiple de aplicat

si trebuie sa apelam la formule. Aaaa si ca sa nu uit, se pot aplica mai
multe reguli pentru aceeasi plaja de celule.