Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Administrarea listelor
Generalitati
In Microsoft Excel, puteti folosi foarte usor o lista1 ca o baza de date. Cand executati sarcinile bazei de date, cum ar fi cautarea, sortarea sau subtotalizarea datelor, Microsoft Excel recunoaste automat lista ca o baza de date si foloseste urmatoarele elemente pentru a organiza datele: Coloanle din lista rezprezinta campurile din baza de date. Etichetele coloanelor din lista rezprezinta numele campurilor din baza de date. Fiecare linie din lista rezprezinta un articol din baza de date.
lista (list) o succesiune de linii ale foii de calcul care contin date inrudite, cum ar fi numele clientului si numerele de telefon sle acestuia.
Sortarea listei
Prin sortare puteti rearanja liniile sau coloanele unei liste dupa valorile din lista. Cand sortati, Excel rearanjeaza liniile, coloanele sau celulele individuale folosind ordinea de sortare specificata. Puteti sorta listele In ordine ascendenta (1 la 9, A la Z) sau descendenta (9 la 1, Z la A) si dupa continutul uneia sau a mai multor coloane. Implicit, Excel sorteaza listele alfabetic. Daca trebuie sa sortati lunile si zilele saptamanii In functie de ordinea lor din calendar si nu in ordinea alfabetica, folositi o ordine de sortare personalizata. De asemenea, puteti rearanja listele intr-o anumita ordine prin crearea criteriilor de sortare personalizate. De exemplu, daca aveti o lista care contine intrarile "Low," "Medium," sau "High" intr-o coloana, puteti crea o ordine de sortare care sa aranjeaza liniile astfel: cele ce contin "Low" sa fie primele, cele ce contin "Medium" sa fie in continuare, iar cele ce contin "High" sa fie ultimele.
pentru sortare ascendenta sau Sort Descending ( ) pentru sortare descendenta. Nota: Intr-un PivotTable, Excel foloseste campul selectat pentru a sorta elementele In ordine alfabetica pentru sortarea ascendenta (invers alfabetica pentru sortaredescendenta). Numerele sunt sortate de la cel mai mic la cel mai mare In sortarea ascendenta (de la cel mai mare la cel mai mic In sortarea descendenta)
4. 5.
6.
7.
Pentru fiecare criteriu de sortare se stabeste ordinea de aranjare prin selectarea optiunii Ascending sau Descending, din zona criteriului respectiv. Daca lista contine in prima linie antete de coloana, atunci se va selecta butonul de optiune Header row; daca nu este deja selectat; in caz contrar, se va selecta butonul de optiune No header row. Daca este necesar sa stabiliti si alte optiuni de sortare, atunci executati clic pe butonul Options. Pe ecran apare caseta de dialog Sort Options (figura 3). De exemplu, daca vreti ca la sortare sa se faca deosebire intre literele mari si cele mici, atunci selectati caseta de validare Case sensitive. Dupa ce ati stabilit optiunile suplimentare de sortare, executati clic pe butonul OK pentru a inchide caseta de dialog Sort Options si a reveni in dialogul Sort. Dupa ce ati terminat de stabilit criteriile si optiunile de sortare, executati clic pe butonul OK pentru a inchide caseta de dialog Sort si a lansa operatia de sortare. 3
Microsoft Excel Liste i formulare Note: Daca coloana specificata in caseta Sort by are elemente duplicate, puteti sorta valorile suplimentar, specificand alta coloana in prima caseta Then by. Daca exista elemente duplicate si in a doua coloana, puteti specifica o a treia coloana de sortare in a doua caseta Then by. Cand se sorteaza liniile gupate ale unei foi de calcul, Excel ordoneaza grupurile de cel mai Inalt nivel (nivelul 1) astfel incat liniile sau coloanele detaliu sa ramana impreuna, chiar daca liniile sau coloanele detaliu sunt mascate.
4.
Se selecteaza optiunea de filtrare dorita. In lista din foaia de calcul vor apare numai liniile ce indeplinesc criteriul de filtrare selectat, vezi figura 5. Pentru a aplica conditii suplimentare bazate pe o valoare din alta coloana, repetati pasii 3 si 4 in alta coloana. Optiunea (All) asigura eliminarea criteriului de filtrare pentru coloana respectiva (vor fi afisate toate liniile listei, daca nu sunt stabilite criterii de filtrare pentru celelalte coloane ale listei.
Optiunea (Top 10), se foloseste numai pentru coloanele care au valori numerice si permite afisarea nesortata a liniilor cu cele mai mari (mici) valori in aceasta coloana. La selectarea acestei optiuni pe ecran se afiseaza caseta de dialog Top 10 AutoFilter (vezi figura 6) care permite stabilirea optiunile de filtrare.
Selectati Top sau Bottom pentru a se afisa liniile cu cele mai mari sau cele mai mici valori.
Stabiliti numarul de elemente (poate fi mai mare sau mai mic ca 10) sau in procente din
Selectati Items sau Percent pentru a afisa numarul de nregistrari sau a procentului de nregistrari. Figura 6. Caseta de dialog Top 10 AutoFilter.
Operatorii de comparatie
Operator equals Does not equals Is greater than Is greater than or equal to Is less than Is less than or equal to Begins with Does not begins with Ends with Does not ends with Contains Does not contains Semnificatie Egal cu Diferit de Mai mare de cat Mai mare de cat sau egal cu Mai mic de cat Mai mic de cat sau egal cu Incepe cu Nu incepe cu Se termina cu Nu se termina cu Contine Nu contine
Criteriu de comparaie (comparison criteria) un set de condiii de cautare folosite pentru gasirea datelor. Criteriul de comparaie poate fi un ir de caractere, cum ar fi "Northwind Traders" sau o expresie, cum ar fi ">300."
Microsoft Excel Liste i formulare Note: Cand aplicati un filtru pentru o coloana, numai filtrele disponibile pentru alte coloane sunt valori vizibile in lista filtrata. Cu AutoFilter puteti aplica cel mult doua conditii. Daca trebuie sa aplicati trei sau mai multe conditii la o coloana, atunci folositi valorile calculate drept criterii sau copiati articolele in alta locatie pentru a folosi filtre avansate (vezi Filtrarea unei liste folosind criterii avansate).
5. 6.
Deschideti meniul Data, indicati optiunea Filter si selectati comanda Advanced Filter. Apare caseta de dialog Advanced Filter, vezi figura 9. Pentru a filtra lista prin ascunderea liniilor care nu corespund criteriului, executati clic pe Filter the list, in-place. Pentru a filtra lista prin copierea liniilor care corespund criteriului precizat Intr-o alta zona a foii de calcul, executati clic pe Copy to another.
domeniul criteriilor (criteria range) un domeniu de celule care conine un set de condiii de filtrare pe care le putei folosi cu comanda Advanced Filter (meniul Data, submeniul Filter) pentru a filtra datele din lista. Un domeniu al criteriilor consta dintr-o linie a etichetelor criteriilor i cel puin o linie care definete condiiile de filtrare.
7.
8.
Microsoft Excel Liste i formulare Pentru a filtra lista prin copierea liniilor, ce corespund criteriului precizat, intr-o alta zona a foii de calcul, executati clic pe Copy to another location, executati clic in Copy to box si apoi executati clic in coltul din stanga sus a zonei de lipire. In caseta Criteria range, introduceti sau selectati referinta pentru domeniul criteriilor inclusiv etichetele criteriilor. Pentru a muta temporar caseta de dialog Advanced Filter in scopul selectarii domeniului criteriului, executati clic pe Collapse Dialog Box al casetei Criertia range. Executati clic pe OK pentru a Inchide caseta de dialog si a se executa filtrarea stabilita.
Domeniul criteriilor Caseta de dialog Advanced Filter
Sugestie: Daca foaia de calcul contine un domeniu numit Criteria, referinta acestui domeniu va apare automat in caseta Criteria range.
Trei conditii pentru o coloana Rezultate obtinute Figura 10. Stabilirea a trei conditii pentru o coloana.
Criteriu pentru doua sau mai multe coloane Pentru a gasi datele ce corspund unei conditii din doua sau mai multe coloane, se introduc toate conditiile pe aceeasi linie in domeniului criteriilor (vezi figura 11). In exemplul din figura 11, lista afiseaza numai liniile care au in coloana Nume valoarea Ionescu si in coloana Departament valoarea Personal.
Rezultate obtinute
Microsoft Excel Liste i formulare Criterii pentru conditii din coloane diferite Pentru a gasi datele care indeplinesc o conditie dintr-o coloana sau o conditie din alta coloana, criteriul se introduce in linii diferite (vezi figura 12). In exemplul din figura 12, lista va afisa numai liniile care au valoarea Ionescu in coloana Nume sau valoarea Apostol In coloana Prenume sau valoarea Financiar In coloana Departament.
Valori cuprinse intre limitele specificate. Pentru a afisa numai liniile a caror valori dintr-o anumita coloana sunt cuprinse in limitele specificate, tastati, intr-o celula de sub eticheta criteriului, un operator de comparatie urmat de o valoare. De exemplu, pentru ca lista sa afiseze numai liniile ce au In coloana Retributie valori mai mari ca sau cel putin egale cu 1500000, tastati >=1500000 sub linia etichetei criteriului Retributie din domeniul criteriilor. Nota: Atunci cand evalueaza datele, Microsoft Excel nu face deosebire Intre literele mari si literele mici.
3. 4. 5. 6.
Se executa clic pe butonul New. Se tasteaza informatiile pentru noul articol. Pentru a muta pe campul urmator, se apasa tasta Tab. Pentru a muta pe campul anterior, se foloseste combinatia de Shift+Tab.
10
Microsoft Excel Liste i formulare 7. Cand ati terminat de tastat datele pentru noul articol, se apasa tasta Enter pentru a adauga noul articol. 8. Cand ati terminat de adaugat articolele, se executa clic pe butonul Close pentru ca ultimul articol introdus sa fie adaugat in lista si a se Inchide formularul de date. Note: Campurile care contin formule vor afisa rezultatele formulelor ca o etichete. Aceste etichete nu pot fi modificate in formularul de date. Daca adaugati un nou articol ce contine o formula, formula nu este calculata pana cand nu apasati tasta Enter sau nu executati clic pe butonul Close pentru a se adauga articolul in lista. In timp ce adaugati un articol, nu puteti anula modificarile decat daca executati clic pe butonul Restore, inainte de a apasa tasta Enter sau de a executa clic pe butonul Close pentru ca articolul sa fie adaugat In lista. Microsoft Excel adauga articolul si atunci cand va mutati pe un alt articol sau inchideti formularul de date.
Figure 14. Caseta de avertizare ce se afiseaza la stergerea unui articol din lista.
11
12
2. 3. 4.
5.
Structura (outline) Datele foii de calcul n care liniile sau coloanele datelor detaliate sunt grupate, astfel nct puteti crea rapoarte de rezumare. Structura poate rezuma fie ntreaga foaie de calcul fie o portiune selectata a ei.
13
6.
Microsoft Excel Liste i formulare In caseta Add subtotal to a dialogului Subtotal, activati casetele de validare pentru coloanele ce contin valorile pentru care vreti subtotaluri. Pentru exemplificare am selectat casetele de validare pentru coloanele Cantitate si Pret Total.
Caseta de validare Page break between groups; cand este activata, insereaza automat salturi de pagina dupa fiecare grup de date subtotalizat. Caseta de validare Replace current subtotals; cand este activata, inlocuieste toate subtotalurile din lista cu noile subtotaluri. Caseta de validare Summary below data; cand este activata, insereaza liniile de subtotal si total general sub datele de detaliu. Figura 16. Caseta de dialog Subtotal.
7.
Dupa selectarea tuturor optiunilor dorite, se executa clic pe butonul OK pentru a inchide caseta de dialog si a reveni in foaia de calcul. Rezultatele obtinute In urma aplicarii algoritmului prezentat sunt aratate In figura 17.
Grup de date Linie cu datele de detaliu a unui grup de date. Subtotalul unui grup de date. Totalul general al listei
Nota
Pentru a elimina subtotalurile dintr-o lista se deschide caseta de dialog Subtotal si se executa clic pe butonul Remove All.
Structurarea automata
1. 2. Pentru a structura automat o foaie de calcul se procedeaza astfel: Se sorteaza lista dupa coloana ce se va folosi pentru gruparea datelor. Dupa fiecare grup de date se intoduce o linie In care se va realiza subtotalul pentru fiecare grup (vezi figura 18). 14
3. 4.
Microsoft Excel Liste i formulare Se selecteaza domeniul de celule pe care vreti sa-l structurati. Pentru a structura intreaga foaie de calcul, se selecteaza o celula din foaia de calcul. Se deschide meniul Data, se indica optiunea Group and Outline si apoi se selecteaza comanda Auto Outline.
Linie de totalizare a datelor grupului introdusa manual.
Aplicand acest algoritm listei din figura 18 se va obtine o imagine similara celei prezentate in figura 19.
Structurarea manuala
Pentru a structura manual o lista, aceasta trebuie sa indeplineasca aceleasi conditii ca si pentru structurarea automata. Structurarea manuala a unei liste se realizeaza executand urmatoarele operatii: 1. Se sorteaza lista dupa coloana care va sta la baza structurarii. 2. Se introduc liniile de rezumat pentru fiecare grup din lista (vezi figura 18). 3. Se selecteaza liniile sau coloanele ce contin datele de detaliu ale unui grup. Liniile sau coloanele de detaliu sunt de regula adiacente liniei sau coloanei ce contin datele rezumat. De exemplu, daca linia 10 contine totalurile pentru liniile 5 la 9, atunci se selecteaza liniile 5 la 9. 4. Se deschide meniul meniul Data, se indica comanda Group and Outline si se selecteaza optiunea Group. In caseta de dialog Group, care apare pe ecran (figura 20), se seleceaza optiunea corespunzatoare Figura 20. Caseta de dialog Group. modului de grupare a datelor, pe linii (Rows) sau pe coloane (Columns), dupa care se executa clic pe butonul OK, pentru a reveni In foaia de calcul. Simbolurile de structura apar pe ecran alaturi de grup. 5. Se continua selectarea liniilor sau coloanelor detaliu pentru executarea gruparii, pana cand s-au creat toate nivelurile dorite. 15
Microsoft Excel Liste i formulare Rezultatele obtinute In urma aplicarii acestui algoritm sunt prezentate in figura 21.
Grup in interiorul altui grup.
Sugestie:O structura poate avea pana la 8 nivele de detaliu. Fiecare nivel interior furnizeaza detalii pentru nivelul exterior care-l precede Nota: In mod prestabilit, Excel presupune ca liniile si coloanele rezumat sunt sub sau la dreapta liniilor si coloanelor detaliu. Daca liniile rezumat sunt deasupra liniilor detaliu sau coloanele rezumat sunt la stanga coloanelor detaliu, se deschide meniul Data, se indica comanda Group and Outline si se selecteaza optiunea Settings. In caseta de dialog Settings, care apare pe ecran (vezi figura 22) se inactiveaza optiunile Summary rows below detail si Summary colums to right of detail din zona Direction.
Simbolul celui mai mic nivel de linie si coloana. De exemplu, pentru o structura cu trei nivele, se executa clic pe simbolul nivelului 3.
16
Microsoft Excel Liste i formulare Ascunderea datelor de detaliu ale unei structuri
Pentru a ascunde Datele de detaliu dintr-un grup Se executa clic Bara nivelului de linie. Simbouluri
Se executa clic undeva pe bara nivelului de linie sau pe simbolul de ascundere a detaliilor. Simbolul de nivel al liniei sau coloanei care Il precede. Spre exemplu, la o structura cu trei nivele, nivelul 3 se ascunde executand clic pe simbolul nivelului 2. Se executa clic pe simbolul primului nivel.
17